Importy danych księgowych

Uwaga

W przypadku importu rejestrów VAT wymagane jest zainstalowanie na tym stanowisku programu MS Excel. Dla wersji MS Excel 2010 Starter import nie będzie możliwy ze względu na ograniczenia tej wersji MS Excel.

Funkcja umożliwia import zapisów do rejestru VAT z plików w formacie .DAT (Clarion) lub plików tekstowych COMMA. Format tych plików jest standardowym formatem wykorzystywanym przez programy z serii Comarch ERP Klasyka firmy Comarch: Firma++, Faktury, KP, KH). Aby wykonać import należy podać kilka informacji: Plik źródłowy – w przypadku wyboru jako źródła importu pliku COMMA, należy podać pełną ścieżkę dostępu do pliku zawierającego dane do importu, włącznie z nazwą importowanego zbioru – plik nazywa się standardowo VAT_R.TXT. Po wciśnięciu klawisza  w linii  pojawia się okno nawigacyjne pozwalające wskazać plik do importu, możemy pełną ścieżkę wpisać również ręcznie z klawiatury. Katalog źródłowy – w przypadku wyboru jako źródła importu pliku DAT, należy wskazać katalog, w którym umieszczone są pliki do zaimportowania. Po wciśnięciu klawisza  w linii  pojawia się okno nawigacyjne pozwalające wskazać lokalizację tego katalogu, możemy tą lokalizację wpisać również ręcznie z klawiatury. Źródło importu – Plik COMMA lub Plik DAT – rodzaj zbioru zawierającego dane do importu. Import danych ogranicz do zakresu – przez zaznaczenie tego parametru określamy zakres dat, którego import dotyczy – bark zakresu oznacza import wszystkich zapisów z pliku spełniających pozostałe warunki. Ponadto należy zdecydować, czy import dotyczy dokumentów zakupu czy dokumentów sprzedaży, może również dotyczyć jednych i drugich jednocześnie oraz wskazać rejestry VAT, z których mają zostać zaimportowane zapisy. Dla nowych klientów, których dokumenty są importowane, program automatycznie zakłada karty w słowniku kontrahentów. Każdy nowy kontrahent jest przypisywany do grupy IMPORT_VAT. Grupa ta jest automatycznie dopisywana do listy istniejących grup kontrahentów. Podczas importu danych z pliku COMMA zaimportowane dane są usuwane z pliku – ma to na celu zabezpieczenie przed ponownym lub wielokrotnym importem danych.

Uwaga

W przypadku importu rejestru VAT formy płatności (gotówka, kredyt, czek itp.) są z góry zdefiniowane, zgodnie z zasadami obowiązującymi w programach Comarch ERP Klasyka. W związku z powyższym, aby możliwy był poprawny import form płatności, NIE NALEŻY kasować (czy też dezaktywować) form płatności domyślnych, dodawanych przy kreowaniu bazy danych przez system Comarch ERP Optima. W celu przygotowania pliku importu w odpowiedniej strukturze należy skontaktować się z Autoryzowanym Partnerem Comarch.

Uwaga

 W przypadku importu danych z KP wymagane jest zainstalowanie na tym stanowisku programu MS Excel. Dla wersji MS Excel 2010 Starter import nie będzie możliwy ze względu na ograniczenia tej wersji MS Excel. 

Funkcja importu danych z KP służy do zaimportowania danych z programu Księga Podatkowa (KP) firmy Comarch, pracującego w środowisku MS DOS i zapewnia dotychczasowym użytkownikom KP możliwość łatwej zmiany programu w trakcie roku podatkowego. Po uruchomieniu funkcji program poszukuje wszystkich dysków w systemie, na których znajduje się katalog programu KP. Następnie odczytuje z pliku konfiguracyjnego programu KP listę baz danych w tym programie, dzięki czemu wybór katalogu, z którego dokonujemy importu jest wygodny dla użytkownika. Okno zawiera następujące kontrolki: Dysk – dysk, na którym jest zainstalowany program KP Firma – lista firm zarejestrowanych w programie KP Katalog – nazwa katalogu, w którym znajdują się dane programu KP. Nazwa katalogu jest automatycznie odczytywana po wybraniu firmy. Jeżeli katalog z danymi KP nie był zarejestrowany w programie KP, przez co nie ma możliwości automatycznego wyboru katalogu, katalog z danymi źródłowymi można wpisać w polu Katalog lub wybrać katalog przez wciśnięcie przycisku . Import danych księgowych ogranicz do okresu – zaznaczenie tej opcji umożliwia zawężenie okresu importowanych danych wyłącznie zawierających się w zaznaczonym przedziale czasu. Jeżeli opcja ta jest zaznaczona, wówczas Użytkownik powinien wypełnić datę początkową (Od:) oraz końcową (Do:). Ograniczenie importu do okresu dotyczy tylko danych księgowych (takich jak zapisy w rejestrach VAT, wynagrodzenia itp.), natomiast nie ma wpływu na import takich danych jak np. kartoteki kontrahentów. Poziom szczegółowości opisu – określa poziom szczegółowości raportu, który zostanie przedstawiony Użytkownikowi na zakończenie importu. W dolnej części okna znajduje się lista rodzajów danych, które chcemy importować. Zaimportowane zostaną tylko te dane, które zostały zaznaczone do importu. Zaznaczanie odbywa się poprzez kliknięcie lewym klawiszem myszy w obszarze obok opcji, lub przez ustawienie kursora na wybranej opcji i wciśnięcie klawisza <SPACJA>. Po wybraniu katalogu, określeniu okresu importu oraz wybraniu danych do zaimportowania należy uruchomić import za pomocą przycisku   Uruchom import lub klawisza <F8>.

Uwaga

W trakcie importu nie są przenoszone zapisy Księgi przychodów i rozchodów ani ewidencji ryczałtowej, a jedynie zapisy z ewidencji źródłowych (takich jak rejestry VAT, amortyzacja, wynagrodzenia). Po zakończeniu importu należy dokonać zaksięgowania danych z ewidencji pomocniczych do księgi, uzupełnienia danych, które były wprowadzane w księdze ręcznie, oraz kontrolnego przeliczenia wszystkich deklaracji podatkowych.

Po dokonaniu importu, program przedstawia raport z przebiegu operacji, na którym wyszczególnione są informacje o zaimportowanych danych oraz ewentualnych problemach, które wystąpiły w trakcie importu.