Faktury cykliczne

• Kod – kod wzorca faktury cyklicznej
• Nazwa – nazwa wzorca faktury cyklicznej
• Data ostatniej generacji – data, w której ostatni raz była generowana faktura cykliczna
• Typ – kolumna informująca, czy na podstawie wzorca tworzona jest Faktura sprzedaży (FA) czy Faktura Pro Forma (FPF)
• Data kolejnego generowania faktur – data kolejnego generowania faktur zgodnie z ustalonym cyklem, Wzorce przeterminowane są oznaczone wykrzyknikiem widocznym w tej kolumnie.
• Waluta – zawiera symbol waluty wzorca. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna.

• Filtr i konstruktor filtra
• Pokazuj nieaktywne – jeśli jest zaznaczony, na liście wyświetlane są wszystkie wzorce, jeśli odznaczony tylko te wykorzystywane
• Faktury cykliczne – filtr umożliwiający wyświetlenie listy względem terminowości wzorców: Faktury cykliczne: wszystkie/ na dziś/ przeterminowane. Filtr działa przez porównanie daty kolejnego generowania oraz daty bieżącej.
• Kontrahent – wzorce dla poszczególnych podmiotów. Listę faktur cyklicznych można filtrować dla każdego rodzaju podmiotu.

Dodaj

Zmień

Usuń

Zamknij

Generuj Faktury cykliczne –

Generowanie faktur cyklicznych

• schemat numeracji – pobrany ze wzorca FC
• magazyn – jeśli na wzorcu wybrany jest konkretny magazyn to wszystkie generowane faktury mają ten magazyn. Jeśli wybrany jest domyślny to na magazyn wprowadzany jest magazyn określony jako domyślny dla operatora/ dla stanowiska (jeśli obydwa są zdefiniowane wtedy wyższy priorytet ma magazyn operatora).Jeśli została ustalona cena sprzedaży dla magazynu a na wzorcu FC jest wybrana cena domyślna dla kontrahenta, to program generując Fakturę pobierze cenę dla magazynu.
• algorytm liczenia netto/brutto – pobrany ze wzorca faktury cyklicznej
• kontrahent – pobrany z zakładki [Kontrahenci], wg listy

• kategoria – pobrana ze wzorca lub z karty kontrahenta (w zależności od wybranej opcji). Dla podmiotów innych niż kontrahent w przypadku wybrania opcji kategoria kontrahenta, na fakturach kategoria nie jest uzupełniana.
• data wystawienia i data sprzedaży – w zależności od wybranej na wzorcu opcji, na dokumenty wprowadzana jest:
  • data bieżąca z chwili generowania faktury lub
  • wskazana konkretna data lub
  • ustawiona na – data ustawiona na konkretny dzień miesiąca, najbliższy dacie generowania faktur.
• płatność – program sprawdza ustawienie na wzorcu faktury. Jeśli zaznaczona jest opcja kontrahenta – na generowanych fakturach podstawiana jest forma płatności z karty kontrahenta (również termin, jeśli jest ustawiony indywidualny termin na karcie kontrahenta). Dla podmiotów innych niż kontrahent ustawiana jest wtedy gotówka. Jeśli zaznaczona jest opcja stała – na fakturach wprowadzana jest forma płatności ze wzorca faktury.
• waluta – pobierana zawsze z wzorca, bez względu na walutę domyślną kontrahenta wskazaną na jego karcie.

• Ilość – w zależności od ustawień:
  • podstawia wartość stałą (ze wzorca) lub
  • jeśli ilość jest indywidualna – sprawdza jaka wartość jest ustawiona dla danego podmiotu na zakładce [Ilości indywidualne] i podstawia wartość atrybutu
• Cena – w zależności od ustawień:
  • podstawia wartość stałą ze wzorca lub
  • podstawia cenę dla kontrahenta (uwzględniającą grupę cenową i rabaty), a w przypadku podmiotów innych niż kontrahenta – cenę domyślną towaru, lub
  • jeśli cena jest indywidualna – sprawdza wartość atrybutu ustawioną dla danego podmiotu na zakładce [Ceny indywidualne] i podstawia ją na dokument lub
  • podstawia cenę w oparciu o wskazaną na wzorcu grupę cenową

• generowane FC są zapisywane na stałe lub do bufora, w zależności od ustawienia parametru na wzorcu.
• FC generowane są zgodnie z ustawioną na wzorcu kolejnością Grup kontrahentów / Podmiotów. Najpierw generowane są faktury dla Podmiotów indywidualnych (zgodnie z kolejnością ustawioną na wzorcu), następnie faktury dla Kontrahentów z Grup kontrahentów (zgodnie z kolejnością grup na wzorcu).
• Podczas tworzenia FC ignorowane są ustawienia dotyczące kontroli limitu kredytu kontrahenta oraz płatności przeterminowanych, sprzedaży poniżej marży itp.
• Cena ustalona z dokładnością do czterech miejsc po przecinku na FC przenoszona jest na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji i dokumentu zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.
• W przypadku zapisu Faktur Sprzedaży na stałe nie mogą być wystawiane dokumenty płatne gotówką z bieżącym terminem płatności (co wiąże się z równoczesnym tworzeniem zapisów KP). Zapisywane na stałe mogą być tylko dokumenty z odroczonym terminem płatności. Zasada ta nie dotyczy Faktur Pro Forma, które nie tworzą płatności i mogą być zapisywane na stałe niezależnie od wybranej formy płatności.
• Podczas kopiowania wzorca faktury cyklicznej przenoszone są pozycje wraz z wartościami indywidualnymi (jeśli takie są), kontrahenci oraz pozostałe ustawienia, również te dotyczące waluty.
• Ponadto na dokumenty walutowe generowane z wzorca przenoszą się następujące ustawienia w module Handel:
  • jeżeli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczono parametr VAT na fakturach w walucie, to dla kontrahentów o statusie krajowy zostanie naliczony VAT na fakturach wynikowych,
  • dla kontrahentów o statusie wewnątrzunijny lub pozaunijny stawka VAT zostanie ustawiona zgodnie z zasadami obowiązującymi przy ręcznym wystawianiu dokumentów (czyli 0% lub NP w zależności od wybranej Kategorii na pozycji dokumentu),
  • jeżeli w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry zaznaczono parametr Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie, to dla kontrahentów krajowych kwota netto faktury do zapłaty będzie widoczna w walucie obcej, natomiast płatność za naliczony VAT będzie w PLN.

Automatyczne generowanie faktur wg wzorca

• określić operatora, w imieniu którego będą automatycznie generowane faktury cykliczne,
• wskazać, o której godzinie mają być generowane faktury cykliczne,
• jeśli w ramach automatycznego generowania faktury cyklicznych mają być równocześnie wysyłane faktury do klientów, należy wybrać konto e-mail, z którego będą wysyłane (z pośród zdefiniowanych uprzednio w Konfiguracji programu/ CRM/ Konta e-mail) oraz określić, czy tworzone maile z wydrukiem mają być od razu wysłane do klienta czy zapisane w folderze roboczym (wtedy operator musi je wysłać do klientów po zalogowaniu do programu).

W przypadku automatycznego generowania faktur cyklicznych na dokumenty wynikowe daty i kurs ustalone na wzorcu w walucie obcej przenoszą się tak samo jak przy ręcznym wystawianiu dokumentów walutowych. Dla kursu ręcznego pobierane jest notowanie ustalone na wzorcu. W przypadku braku odpowiedniego kursu waluty w logu operacji automatycznych pojawi się odpowiedni komunikat z informacją.

Na liście wzorców faktur cyklicznych dostępna jest dodatkowa kolumna Automat przyjmująca wartości Tak/ Nie, gdzie operator może sprawdzić, które faktury są generowane automatycznie, a które z wykorzystaniem Serwisu Operacji Automatycznych.

Blokady na ponowne wygenerowanie faktur na podstawie wzorca faktury cyklicznej.

Zastosowanie makra w nazwie pozycji

• niezaznaczony, to import dostępny jest tylko z poziomu zakładki Podmioty. Żeby był możliwy w arkuszu MS Excel musi znajdować się kolumna z kodem towaru.

• zaznaczony, to import dostępny jest zarówno z zakładki Podmioty (jeżeli jest kolumna z kodem towaru), jak również z poziomu pozycji faktury, pod warunkiem że zaznaczona jest cena i/lub ilość indywidualna. W tym przypadku możliwe jest zaimportowanie towarów wraz z ilościami/cenami indywidualnymi dla podmiotów oraz aktualizacjach tych danych.

• rodzaj dokumentu faktura sprzedaży lub faktura pro forma;
• na dokumencie są te same pozycje towarowe (sprawdzana jest zbieżność pozycji do 80%);
• podobne dokumenty wystawione są w odstępie jednego lub kilku miesięcy, weryfikowany jest dzień wystawienia dokumentu z precyzją +/- 4 dni;
• na dokumentach znajduje się ten sam Nabywca i Odbiorca.

• zaznaczony– po kliknięciu w informacje o proponowanych fakturach cyklicznych wyświetli się lista z propozycjami faktur cyklicznych.
• odznaczony– operator nie ma dostępu do listy proponowanych faktur cyklicznych, po kliknięciu w żółty dymek wyświetli się komunikat: „Jeśli chcesz wyświetlić listę z proponowanymi fakturami cyklicznymi skontaktuj się z Administratorem w celu zaznaczenia dostępu do listy propozycji faktur cyklicznych na karcie operatora.”

• Typ dokumentu – przyjmuje wartość Faktura Pro Forma lub Faktura Sprzedaży
• Kontrahent – nazwa kontrahenta, dla którego proponowana jest faktura cykliczna. Jeżeli proponowana faktura cykliczna dotyczy kilku kontrahentów, to wyświetla się nazwa kontrahenta z pierwszej proponowanej faktury + suma pozostałych kontrahentów.
• Pozycje faktury – nazwy pozycji towaru/usługi z faktur, jakie zostaną przeniesione na wzorzec.

• Magazyn – domyślnie ustawiony Magazyn główny. W przypadku, gdy operator ma na swojej karcie przypisany magazyn domyślny, proponowany jest magazyn domyślny dla operatora.
• Waluta – domyślnie pobierana jest z ostatniej faktury potencjalnie cyklicznej zakwalifikowanej do danego wzorca.
• Faktura liczona od – algorytm domyślnie ustawiony jest na podstawie ostatniej faktury potencjalnie cyklicznej zakwalifikowanej do danego wzorca.
• Zapisuj fakturę – domyślnie ustawiona jest opcja do bufora.

• schemat numeracji dla generowanych dokumentów;
• kategorię, domyślnie ustawione jest pobieranie kategorii z karty kontrahenta;
• formę płatności jaka ma się znaleźć na dokumencie, domyślnie ustawione jest żeby forma i termin płatności pobierały się z karty kontrahenta;
• można wprowadzić opis jaki ma się znaleźć na fakturze;

• dodać atrybuty dokumentu;
• Generuj faktury automatycznie- parametr widoczny jest jeżeli w menu Start/Konfiguracja/Firma/ CRM skonfigurowana jest funkcja Automatu faktur cyklicznych. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w tutaj.

• Kod – tutaj należy wprowadzić kod, dzięki któremu możliwe jest identyfikowanie wzorca przez użytkownika. Kod może się składać z maksymalnie 40 znaków.
• Nazwa – nazwa wprowadzanego wzorca. Nazwa może się składać z maksymalnie z 50 znaków.
• Uwagi – możliwość wprowadzania uwag do wzorca. Należy pamiętać, że uwagi wpisane w tym miejscu nie są przenoszone na faktury.
• Data generowania faktur – Jest to data kolejnego generowania faktur zgodnie z ustalonym cyklem.
• Nieaktywny – parametr do zaznaczania wzorców niewykorzystywanych.

Dodatkowo wyświetlana jest informacja, który operator wprowadził dany wzorzec wraz z datą utworzenia jak również informacja o operatorze, który modyfikował wzorzec.

• jeśli określona jest stała wartość dla ilości/ceny wyświetlana jest ona na liście,
• jeśli ilość lub cena są określone indywidualnie dla podmiotów przypisanych do wzorca – na liście pozycji wyświetlane są [—].

Dodaj –

Usuń-

Zmień-

Znajdź

• indywidualna – wpisywana indywidualnie dla podmiotów przypisanych do danego wzorca na odrębnej zakładce [Ilości indywidualne] (zakładka ta pojawia się w momencie zaznaczenia tego parametru),
• stała – stała ilość dla wszystkich podmiotów przypisanych do wzorca, jest zawsze przenoszona na fakturę.

• cenę stałą, to ustawiamy ją również na fakturach wystawianych dla wszystkich typów podmiotów innych niż kontrahent. Na wzorcu w walucie obcej jest to cena domyślna przeliczona po kursie bieżącym, przy czym użytkownik ma możliwość jej modyfikacji.
• Cenę indywidualną, to na zakładce [Ceny indywidualne] w tabeli Podmioty można ustawić cenę w walucie wzorca dla wszystkich podmiotów (również innych niż kontrahent).
• Cenę kontrahenta, to na fakturze wystawianej dla kontrahenta ustawiana jest cena zgodnie z przypisanym mu cennikiem, natomiast dla innych typów podmiotów – cena domyślna towaru. W przypadku wzorców walutowych zostanie ona pobrana i przeliczona po wskazanym kursie w momencie generowania dokumentów wynikowych.
• Grupa cenowa, to na fakturze zostanie pobrana cena z karty towaru zgodnie ze wskazaną grupą cenową, a dla wzorców w walucie obcej – dodatkowo przeliczona po wskazanym kursie w momencie generowania dokumentów wynikowych.

• kontrahenta – kategoria pobierana jest z karty kontrahenta. Jeżeli wybierze się kategorię kontrahenta – faktury dla innych podmiotów niż kontrahent, zostaną wygenerowane bez kategorii.
• ustalona – kategoria ustalona jest niezależna od ustawień na karcie kontrahenta. Pole to może zostać puste, wtedy na fakturze kategoria również nie będzie wypełniona. Jeśli na wzorcu wybierze się konkretną kategorię – zostanie ona przeniesiona na faktury wygenerowane z wzorca dla wszystkich podmiotów.

• do bufora – faktury zapisywane są do bufora,
• na stałe – faktury zapisywane są od razu na stałe.

• bieżąca – na fakturę pobierana jest data bieżąca z momentu generowania faktury,
• wskazana – możliwość wskazania konkretnej daty, jaka ma być podstawiana na fakturach. Operator powinien sprawdzić poprawność daty na wzorcu.
• ustawiona na – możliwość ustawiania daty na numer dnia w miesiącu,
• ostatni dzień poprzedniego miesiąca – na fakturze ustawiana jest data przypadająca na ostatni dzień miesiąca poprzedzający miesiąc generowania dokumentu.

• bieżąca – na fakturę pobierana jest data bieżąca z momentu generowania faktury,
• wskazana – możliwość wskazania konkretnej daty, jaka ma być podstawiana na fakturach. Operator powinien sprawdzić poprawność daty na wzorcu,
• ustawiona na – możliwość ustawiania daty na numer dnia w miesiącu,
• ostatni dzień poprzedniego miesiąca – na fakturze ustawiana jest data przypadająca na ostatni dzień miesiąca poprzedzający miesiąc generowania dokumentu.

• kontrahenta – forma i termin płatności są pobierane z karty kontrahenta,
• ustalona – na wszystkich fakturach jest ustawiona jedna forma płatności, niezależna od ustawień dla kontrahenta.