Serwis - informacje dodatkowe

Terminarz

Terminarz jest funkcją obejmującą wizualizację czynności do wykonania ze zlecenia serwisowego z możliwością szybkiego podglądu i edycji. Na oknie w obszarze Pracownicy jest możliwość wskazania Operatorów/Pracowników, dla których terminarz jest wyświetlany. W Terminarzu uwzględniane są tylko te czynności ze zlecenia serwisowego, dla których zaznaczono parametr Rezerwuj czas w terminarzu.
Uwaga
 Użytkownicy, którzy korzystają jednocześnie z modułu Comarch ERP Optima CRM i modułu Comarch ERP Optima Serwis mają wspólny Terminarz dla zadań CRM i zleceń serwisowych. Terminarz widoczny jest w module Comarch ERP Optima CRM (na zakładce [CRM]).
Uwaga
 Użytkownicy, którzy korzystają tylko z modułu Comarch ERP Optima Serwis mają Terminarz dla zleceń serwisowych widoczny na zakładce [CRM].
Terminarz ma postać siatki. Kolumny to poszczególne dni (domyślnie 5 kolumn). Jeden wiersz standardowo obejmuje 30 minut. Domyślnie wyświetlany jest bieżący tydzień – zmiana jest możliwa po wskazaniu w kalendarzu innej daty. Na każdym obszarze obrazującym czas zajęty umieszczany jest temat i opis zadania. Użytkownik ma możliwość modyfikacji widoku Terminarza – zarówno w przypadku okresu dla jakiego jest on wyświetlany (Dzień, Tydzień roboczy, Tydzień, Miesiąc, Oś czasu), jak i informacji wyświetlanych dla zadań. Jeżeli użytkownik korzysta jednocześnie z modułu Comarch ERP Optima CRM i modułu Comarch ERP Optima Serwis wówczas w terminarzu oprócz czynności do wykonania widoczne będą również zadania (zrealizowane i niezrealizowane) z modułu Comarch ERP Optima CRM. Zadania i czynności zrealizowane bądź niezrealizowane, rozróżniane są za pomocą koloru:
  • niezrealizowane – pomarańczowy,
  • zrealizowane – biały,
  • powiązane –zielony (tylko dla zadań z modułu Comarch ERP Optima CRM).
Terminarz
Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Comarch ERP Optima CRM wówczas „kliknięcie” na „wolnym” obszarze terminarza – podnosi nowy formularz zadania/ kontaktu CRM.
Uwaga
 Odświeżanie terminarza odbywa się po otwarciu okna oraz po zmianie operatora lub daty.
 

Tworzenie zleceń serwisowych z Terminarza

Użytkownik ma możliwość planowania i dodawania czynności serwisowych bezpośrednio z poziomu Terminarza. Funkcja dostępna jest w menu kontekstowym okna. Wystarczy zaznaczyć okres, w jakim planowane jest wykonanie zlecenia i klikając prawym klawiszem myszy wybrać opcję Nowe zlecenie serwisowe. W efekcie powstanie nowe zlecenie serwisowe oraz wyświetli się formularz czynności.
Terminarz operatora – Menu kontekstowe
Na czynności utworzonej z poziomu Terminarza automatycznie zaznaczone będą parametry Wg terminu oraz Rezerwuj czas w terminarzu, a w pole Termin od: … zostanie przeniesione data i czas zgodnie z tym, co użytkownik zaznaczył w Terminarzu przed utworzeniem zlecenia. W zależności od ustawionego w Terminarzu widoku na czynności i zleceniu proponowany będzie operator:
  • Jeżeli włączono grupowanie (po dacie lub wg zasobu) to operator/pracownik będzie ustawiany zgodnie z tym, z jakiej grupy w Terminarzu wywołano tworzenie zlecenia.
  • Jeżeli grupowanie jest wyłączone to na zleceniu oraz czynności zostanie ustawiony zalogowany operator.
Użytkownik ma możliwość zmiany przeniesionych ustawień (zarówno terminu jak i przypisanego do czynności serwisanta). Po uzupełnieniu reszty informacji i zapisie formularza czynności, możliwe będzie wprowadzenie pozostałych danych na zleceniu serwisowym (kontrahent, opis itp.).

Planowanie terminu wykonania czynności- Terminarz serwisanta

Podczas rejestrowania czynności do wykonania oraz planowania ich terminu użytkownik ma możliwość wywołania Terminarza serwisanta. Służy do tego przyciskTerminarz serwisanta, dostępny na formularzu czynności z zaznaczonym parametrem Rezerwuj czas w terminarzu. Po jego wciśnięciu otworzy się Terminarz, wybranego na czynności operatora/pracownika. Data oraz czas ustawione w Terminarzu będą zgodne z ustawieniami w polu Termin od:… na formularzu czynności. Natomiast ustawienia dotyczące prezentowanych Informacji, Rodzaju wyświetlanych zadań oraz stanu realizacji tych zadań będą zgodne z zapamiętanym widokiem okna dla operatora.
Uwaga
 Jeżeli w Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy zalogowany operator na zakładce [Parametry cd.] nie ma zaznaczonej opcji Dostęp do zadań innych operatorów, to będzie mógł sprawdzać za pomocą przycisku Terminarz serwisanta tylko swoje zaplanowane zadania. W przypadku, gdy na czynności wybrany będzie inny operator/pracownik – Terminarz otworzy się, ale nie będą w nim wyświetlone zadania innych użytkowników.  
Użytkownik może wskazać w wyświetlonym oknie Terminarza inny termin, niż pierwotnie planowany  na dwa sposoby:
  • podświetlając odpowiednie pole i wciskając w oknie ikonę Przenieś wybrany termin na dokument lub
  • klikając w  polu z wybranym terminem prawym klawiszem myszy i wybierając opcję Przenieś termin na zlecenie.
Jeżeli w ustawieniach widoku Terminarza włączono grupowanie (po dacie lub wg zasobu), to użytkownik może dodatkowo zmienić operatora/pracownika na innego, niż wstępnie wybrany na czynności. Wystarczy, że ustawi kursor w odpowiednim polu w Terminarzu i zaakceptuje wybrany termin.
Uwaga
 Zadania widoczne w Terminarzu wywołanym z poziomu formularza czynności nie podlegają edycji. Użytkownik może jedynie przenieść wybrany termin i/lub operatora na czynność, z poziomu której wywołał okno Terminarza.

Kontrola terminu zadania

Jeżeli na formularzu zlecenia serwisowego (zakładka [Czynności]) dla danej czynności wybierzemy sposób realizacji wg terminu wówczas oprócz pola: Termin od (data i godz.) oraz Termin do (data i godzina) mamy możliwość zaznaczenia parametru Rezerwuj czas w terminarzu. Jeżeli zaznaczony jest parametr Rezerwuj czas – program sprawdza, czy w terminarzu tego operatora/ pracownika nie ma innego zlecenia serwisowego lub zadania CRM w podanym okresie czasu. Jeśli tak – pojawia się komunikat informujący, że czas przeznaczony na wykonanie tej czynności pokrywa się z czasem przeznaczonym na wykonanie innej czynności lub zadania w module Comarch ERP Optima CRM. Przy zapisie czynności program sprawdza, czy termin „do” nie wykracza poza planowany termin realizacji zlecenia. Jeśli przekracza – pojawia się komunikat informujący, że czas przeznaczony na wykonanie tej czynności wykracza poza czas przeznaczony na wykonanie zlecenia serwisowego. Jeśli dla czynności na zleceniu serwisowym jest zaznaczona opcja zarezerwowania czasu w terminarzu, to w przypadku zakończenia tej czynności zdarzenie w terminarzu jest wyświetlane w kolorze szarym.

Okno informacji bieżących

Sposób włączania/ wyłączania oraz zasada obsługi okna informacji bieżących (OIB) został opisany w podręczniku do konfiguracji – Comarch ERP Optima Ogólne i Konfiguracja. Wyboru analiz, które będą dostępne dla operatora dokonujemy z poziomu karty operatora (Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy), na zakładce [Informacje]. Dla każdego operatora istnieje możliwość zdefiniowania odrębnego zestawu wiadomości wyświetlanych w oknie Informacje bieżące, poprzez zaznaczenie na zakładce [Informacje] tych pozycji (modułów lub konkretnych analiz), które dotyczą operatora. Dla modułu Comarch ERP Optima Serwis istnieją dwie analizy:
  • Zlecenia serwisowe operatora zaległe,
  • Zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj.
Jeżeli operator ma prawo do pracy z modułem Comarch ERP Optima Serwis i zaznaczono dla niego dostęp do przynajmniej jednej analizy związanej z tym modułem – w OIB pojawia się zarówno grupa Serwis (na zakładce [Ogólne]) jak i konkretna zakładka związana z modułem – Serwis. Na liście wyświetlamy „elementy” zlecenia, czyli konkretne czynności do wykonania. Jeżeli zdarzy się sytuacja, że w jednym zleceniu serwisowym jest wiele czynności (zaległych/ na dzisiaj) do wykonania dla danego operatora, wówczas każda czynność wyświetlana jest na OIB odrębnie. Zlecenia serwisowe operatora zaległe – wyświetlane są te czynności ze zlecenia, których termin realizacji minął. Zadania zaległe obejmują tylko czynności z zaznaczonym sposobem realizacji „wg terminu”. Filtrowane są kolejno: wszystkie czynności przypisane do operatora z zaznaczoną opcją Wg terminu, a następnie czynności, gdzie data bieżąca to Termin do. Zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj – wyświetlane są czynności do wykonania dla danego operatora (aktualnie zalogowanego), dla których termin realizacji jest zgodny z data bieżącą, które nie mają statusu zrealizowane, oraz te, które w opcji Realizacja mają wybrane: niezależna lub po wykonaniu poprzedniej (gdy faktycznie poprzednia czynność została wykonana).

Analizy

Użytkownicy, którzy posiadają moduł Comarch ERP Optima Analizy, mają możliwość raportowania informacji gromadzonych w module Comarch ERP Optima Serwis. Na liście zleceń serwisowych po wciśnięciu strzałki  widocznej obok przycisku  dostępne są następujące zestawienia:
  • analiza czynności wg serwisantów,
  • analiza wartości zleceń wg serwisantów,
  • wykonane czynności w zadanym okresie,
  • najczęściej pobierane części,
  • najczęściej wykonane czynności.
Więcej informacji na temat dostępnych zestawień znajduje się w podręczniku do modułu Comarch ERP Optima Analizy.

Comarch ERP Optima Przypominacz

Użytkownicy korzystający z modułu Comarch ERP Optima Przypominacz mogą na karcie Czynności dla zlecenia serwisowego zaznaczając opcję rezerwowania czasu w terminarzu, wybrać również przypomnienie. Zaznaczenie parametru i wybranie czasu przypomnienia spowoduje, że w określonym czasie przed Terminem rozpoczęcia realizacji czynności pojawi się okno przypomnienia o zadaniu.
Przypomnienie

Serwis - wiadomości ogólne

Moduł Comarch ERP Optima Serwis dedykowany jest dla firm zajmujących się działalnością serwisową. Umożliwia rejestrację zdarzeń dotyczących zleceń serwisowych. Potrzeby firm w zakresie usług serwisowych zależą zarówno od wielkości firmy jak i specyfiki jej działania. Tak więc, w zależności od firmy w module Comarch ERP Optima Serwis można:
  • rejestrować wszystkie przyjmowane w firmie zlecenia serwisowe (zrealizowane i „w toku”),
  • harmonogramować zadania i rejestrować wykonane czynności (zlecenia są albo od razu przydzielane konkretnemu serwisantowi, albo trafiają do kolejki zgłoszeń oczekujących skąd serwisanci pobierają je dla siebie – w zależności od zasad obsługi serwisu w danej firmie),
  • rejestrować historię realizacji napraw (wraz z rejestracją czasu trwania) oraz wykorzystanych części,
  • bezpośrednio z poziomu zlecenia wystawić fakturę/ paragon na wykonaną usługę,
  • w przypadku zleceń związanych z wyjazdem do Klienta istnieje możliwość zarezerwowania czasu – będzie to widoczne w terminarzu operatora.
Moduł Comarch ERP Optima Serwis może współpracować z modułem Comarch ERP Optima Faktury (w zakresie wystawiania faktur) oraz z modułem magazynowym Comarch ERP Optima Handel/ Handel Plus (w zakresie pobierania części z magazynu). Jednak moduły te nie są wymagane do funkcjonowania modułu serwisowego (jeżeli użytkownik nie posiada modułów handlowo-magazynowych to funkcje przekształceń do dokumentów handlowych i magazynowych nie będą dostępne).  
Dodatkową funkcją jest terminarz, który umożliwia wizualizację zadań z możliwością dodawania/ edycji zleceń serwisowych. Terminarz może być wykorzystywany przez szefa, który będzie miał możliwość szybkiego podglądu zarejestrowanych zadań i ich modyfikacji. Ponadto w terminarzu jest możliwość ustawienia danego operatora, dla którego zostaną wyświetlone zarejestrowane przez niego zadania.
Uwaga
Modułu Comarch ERP Optima Serwis nie można uruchomić w wersji oddziałowej programu Comarch ERP Optima (współpracującej z systemem Comarch ERP XL).

Magazyn serwisowy

System Comarch ERP Optima obsługuje wiele magazynów. Na potrzeby obsługi modułu Comarch ERP Optima Serwis należy utworzyć magazyn części, który będzie wykorzystywany do napraw. Dzięki takiemu rozwiązaniu – w momencie pobrania części z magazynu nie będą one widoczne np. na spisie z natury dla tego magazynu. Będą automatycznie przesuwane na magazyn serwisowy, gdzie na bieżąco widać, jakie części są aktualnie wykorzystywane w serwisie. Lista zdefiniowanych magazynów dostępna jest z poziomu Ogólne/ Inne/ Magazyny (kombinacja klawiszy <CTRL>+<M>). Definiując nowy magazyn wypełniamy następujące pola:
  • Symbol – jest to 20 znakowe pole jednoznacznie określające dany magazyn. Symbol magazynu jest wielokrotnie wykorzystywany w programie. Każdy dokument dotyczy wybranego magazynu, dlatego zalecane jest przemyślane nadawanie symboli dla magazynów.
  • Nazwa – pełna nazwa magazynu.
  • Symbol w numeracji – 5 znakowy symbol, który może zostać użyty do oznaczania dokumentów wystawianych w tym magazynie. Do tego celu (oprócz ustalenia w tym miejscu symbolu numeracji) należy zastosować w schematach numeracji dokumentów człon MAGAZYN.
  • Opis – dodatkowe pole opisujące dany magazyn.
  • Typ – typ magazynu dla modułu Comarch ERP Optima Serwis musi być zdefiniowany jako magazyn serwisowy. Możliwość zmiany typu magazynu jest blokowana, jeśli w danym magazynie zostanie wprowadzony dokument.
  • Nieaktywny – parametr, który decyduje o sposobie filtrowania listy magazynów, domyślnie pole to nie jest zaznaczone. Puste pole oznacza magazyn aktywny, czyli magazyn, który bierze udział w obrocie towarowym. Po zaznaczeniu tego pola magazyn staje się nieaktywny – nie można wystawiać dokumentów z nim związanych. Wszystkie dokumenty związane z magazynem nieaktywnym pozostają w programie.
  • Wprowadził/ zmodyfikował – pola te informują o dacie i osobie, która założyła dany magazyn i jako ostatnia modyfikowała formularz magazynu.
Formularz magazynu
Uwaga
 Dodając nowy magazyn należy na formularzu określić typ magazynu serwisowy.
Jeżeli użytkownik używa modułu Comarch ERP Optima Handel może wprowadzać wiele magazynów typu serwisowy. Taka funkcjonalność może być przydatna np. W firmach remontowo – budowlanych, gdzie każda budowa ma własny magazyn, na który przesuwany jest materiał. Dopuszczalne jest tylko usuwanie magazynów, z którymi niezwiązane są żadne dokumenty. W przypadku próby usuwania magazynu, dla którego istnieje chociaż jeden dokument, program wyświetli odpowiedni komunikat i nie wykona danego polecenia. Przy wystawianiu pierwszego zlecenia serwisowego program sprawdza, czy jest założony magazyn serwisowy – jeśli nie, pojawia się komunikat, informujący, że przed wystawieniem zlecenia serwisowego należy do słownika magazynów dodać magazyn serwisowy. Użytkownik ma możliwość założenia zakazu pracy na danym magazynie serwisowym dla poszczególnych operatorów. Założenie zakazu dla operatora jest możliwe z poziomu formularza magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny), z zakładki [Zakazy]. Prawo do zakładania zakazów ma tylko operator, który na karcie (Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy) ma ustawione uprawnienia administratora. Zakładanie zakazów polega na wskazaniu operatorów, którzy nie mają prawa do pracy w tym magazynie. Operator nie ma możliwości podglądu zleceń serwisowych wystawionych na magazyn, do którego ma zakaz. Przy próbie dodania nowego zlecenia na magazyn, do którego operator ma zakaz – program wyświetli komunikat o zakazie i uniemożliwi wystawienie dokumentu.
Uwaga
 W przypadku zleceń serwisowych kontrola zakazów dla magazynu odbywa się na poziomie zlecenia (zakładka [Ogólne]). Wprowadzając części na zlecenie nie są kontrolowane zakazy do magazynów lokalnych (źródłowych). Dopiero przy próbie generowania dokumentów MM program poinformuje o ewentualnym zakazie.

Konfiguracja

W menu Start/Konfiguracja (kombinacja klawiszy <CTRL>+<F9>) Firma/ Serwis znajdują się parametry, które dotyczą modułu Serwis: Dokumenty Dokumenty powiązane Parametry Statusy zleceń  

Ceny z czterema miejscami po przecinku

Na Zleceniu Serwisowym oraz Wzorcu Zlecenia Cyklicznego możliwe jest wprowadzanie cen dla czynności i części z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Taka możliwość jest dostępna po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry parametru Ceny z czterema miejscami po przecinku. Cena podana na Zleceniu jest przenoszona na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku. Wyjątek stanowi Paragon, na którym ceny czynności i części ze Zlecenia Serwisowego są zaokrąglane do dwóch miejsc po przecinku. Dla towarów, których ceny na karcie są wykazane w czterech miejscach po przecinku, użytkownik może bezpośrednio na formularzu czynności/ części na Zleceniu Serwisowym i Wzorcu Zlecenia zmienić precyzję ceny do dwóch miejsc wyłączając parametr:
Formularz części

Informacje o firmie – Serwis

Sekcja Informacje o firmie to dashboard Comarch ERP Optima zawierający przygotowane analizy dotyczące różnych modułów. Po kliknięciu ikony Informacje o firmie otwiera się okno Informacje o firmie podzielone na zakładki związane określonymi modułami. Na górze okna znajduje się nazwa firmy której dotyczą informacje oraz data i godzina ostatniego zaczytania danych. Dane prezentowane są na dzień zgodny z ustawieniem daty bieżącej w programie (Narzędzia / Data bieżąca). Ikona  służy do odświeżenia danych. Jeżeli w menu Widok zaznaczona jest opcja Pokaż informacje o firmie, okno Informacje o firmie jest automatycznie otwierane po zalogowaniu określonego operatora. Dla modułu Comarch ERP Optima Serwis istnieją dwie analizy:
  • Zlecenia serwisowe operatora zaległe,
  • Zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj.
Jeżeli operator ma prawo do pracy z modułem Comarch ERP Optima Serwis i zaznaczono dla niego dostęp do przynajmniej jednej analizy związanej z tym modułem – w OIB pojawia się zarówno grupa Serwis (na zakładce [Ogólne]) jak i konkretna zakładka związana z modułem – Serwis. Zadaniem okna Informacji bieżących jest przedstawienie informacji aktualnych na chwilę (dzień) wywoływania raportu, czyli po uruchomieniu okna informacji bieżących. Dane są wyświetlane na dzień zgodny z datą bieżącą programu ustawioną w menu Narzędzia/Data bieżąca. Raport (informacje) wywoływany jest po przejściu do menu Start/ Informacje o firmie. Na liście wyświetlamy „elementy” zlecenia, czyli konkretne czynności do wykonania. Jeżeli zdarzy się sytuacja, że w jednym zleceniu serwisowym jest wiele czynności (zaległych/ na dzisiaj) do wykonania dla danego operatora, wówczas każda czynność wyświetlana jest w Informacjach bieżących odrębnie. Zlecenia serwisowe operatora zaległe – W zestawieniu wyświetlane są czynności do wykonania dla danego operatora (aktualnie zalogowanego), których termin realizacji minął. Zadania zaległe obejmują tylko czynności z zaznaczonym sposobem realizacji wg terminu. Zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj - W zestawieniu wyświetlane są czynności do wykonania dla danego operatora (aktualnie zalogowanego), dla których termin realizacji jest zgodny z data bieżącą, które nie mają statusu zrealizowane oraz te, które w opcji Realizacja mają wybrane: niezależna lub po wykonaniu poprzedniej (gdy faktycznie poprzednia czynność została wykonana). Dostęp do danej sekcji (raportu zależny jest od modułów, na które zalogował się operator oraz ustawień dostępu do informacji, określanych na karcie danego operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Informacje]. Przy każdej z analiz dostępny jest przycisk Pokaż, po kliknięciu którego otwierane jest okno programu z odpowiednio odfiltrowanymi danymi. Jeżeli w menu Widok zaznaczona jest opcja Pokaż informacje o firmie, okno Informacje o firmie jest automatycznie otwierane po zalogowaniu określonego operatora.

Fakturowanie jedną usługą

W wielu firmach na fakturze dla klienta nie ma potrzeby wykazywania poszczególnych części i czynności związanych z wykonywanym zleceniem. W związku z tym moduł Comarch ERP Optima Serwis umożliwia fakturowanie czynności i części przy pomocy jednej usługi, której koszt i wartość jest wyliczana w oparciu o usługi i części określone na zleceniu. Użytkownik ma możliwość:
  • fakturowania czynności i części jedną usługą łącznie,
  • fakturowania dwoma usługami: odrębnie czynności, odrębnie części,
  • fakturowania usług jedną czynnością, a części indywidualnie,
  • fakturowania czynności indywidualnie, a części jedną usługą.

Ustawienia

Parametry w konfiguracji

Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi zbiorczo za pomocą usług należy w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczyć opcje Fakturowanie zbiorcze czynności oraz Fakturowanie zbiorcze części. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania domyślnej usługi z cennika, którą mają być fakturowane czynności i części. Po zaznaczeniu parametru Ustaw domyślne wprowadzone tutaj ustawienia są przenoszone na zlecenia serwisowe.
  • Parametr o domyślnym ustawieniu można zaznaczyć tylko w przypadku, gdy zaznaczony jest równocześnie parametr o zbiorczym fakturowaniu czynności/ części.
  • Jeśli parametr o ustawieniu domyślnym jest odznaczony, wtedy na każdym dodawanym zleceniu pojawia się parametr o fakturowaniu zbiorczym, ale jest odznaczony. W efekcie domyślne ustawienie jest takie, że fakturowane są poszczególne czynności/ części, ale Użytkownik może to zmienić (zaznaczyć fakturowanie zbiorcze).
  • Jeśli parametr o ustawieniu domyślnym jest zaznaczony, wtedy na każdym nowym zleceniu od razu zaznaczony jest parametr o fakturowaniu zbiorczym czynności/ części. Użytkownik dla danego zlecenia może to ustawienie zmienić.
Fakturowanie zbiorcze – Konfiguracja

Lista czynności

Po włączeniu w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry opcji Zbiorcze fakturowanie czynności oraz zaznaczeniu opcji Ustaw domyślne– na liście czynności zlecenia serwisowego zaznaczany jest parametr Zbiorcze fakturowanie czynności. Opcja umożliwia określenie usługi, za pomocą której będą fakturowane czynności skojarzone ze zleceniem. Do fakturowania zbiorczego proponowana jest usługa wskazana w konfiguracji, użytkownik może ją zmienić. Po zafakturowaniu pierwszej czynności parametr jest blokowany do edycji.
Zbiorcze fakturowanie czynności – Lista czynności
Przy włączonej opcji fakturowania zbiorczego parametr występujący na formularzu czynności Uwzględniaj na FA/ PA staje się niewidoczny dla użytkownika – domyślnie, wszystkie czynności zostaną zafakturowane przy pomocy jednej usługi, stąd kolumna Fakturować znajdująca się na liście czynności nie jest uzupełniania.

Lista części

Po włączeniu w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry opcji Fakturowanie zbiorcze części oraz zaznaczeniu opcji Ustaw domyślne – na liście części zlecenia serwisowego zaznaczany jest parametr Zbiorcze fakturowanie części. Opcja umożliwia określenie usługi, za pomocą której będą fakturowane części wykorzystywane przy realizacji zlecenia. Do fakturowania zbiorczego proponowana jest usługa wskazana w konfiguracji, użytkownik może ją zmienić. Po wydaniu dokumentem Rozchód Wewnętrzny jakiejkolwiek części parametr jest blokowany do edycji.
Zbiorcze fakturowanie części
Przy włączonej opcji fakturowania zbiorczego parametr występujący na formularzu części Uwzględniaj na FA/ PA staje się niewidoczny dla użytkownika – domyślnie, wszystkie części zostaną zafakturowane przy pomocy jednej usługi, stąd kolumna Fakturować znajdująca się na liście części nie jest uzupełniania.

Fakturowanie

Użytkownik ma możliwość decydowania, w jaki sposób zafakturować dane zlecenie. Poprzez fakturowanie zbiorcze może:
  • Zdefiniować tą samą usługę na liście czynności i na liście części. Na Fakturę Sprzedaży/ Paragon zostanie przeniesiona jedna usługa, a jej koszt i wartość będzie sumą kosztu i wartości wszystkich części i czynności związanych ze zleceniem.
  • Zdefiniować na liście czynności i części różne usługi – wtedy odrębnie fakturowane będą czynności (jedną usługą), a odrębnie części (inną usługą).
  • Może także fakturować czynności jedną wspólną usługą, natomiast części indywidualnie (wówczas części przeznaczone do zafakturowania zostaną rozchodowane dokumentem Wydanie Zewnętrzne, pozostałe przy pomocy Rozchodu Wewnętrznego).
  • Można także fakturować tylko części przy pomocy jednej usługi ustalonej na liście części, a czynności indywidualnie (na FA zostaną przeniesione tylko te czynności, które na kartach mają zaznaczony parametr Uwzględniaj na FA/ PA).
Fakturowanie zbiorcze czynności:
  • Na Fakturę Sprzedaży/ Paragon przenoszona jest jedna usługa wskazana na zakładce [Czynności] zlecenia serwisowego:
    • Wartość usługi stanowi suma wartości wszystkich czynności pochodzących ze zlecenia,
    • Koszt usługi to suma kosztu wszystkich czynności zlecenia.
  • Czynności wykonane przy realizacji zlecenia, po zafakturowaniu zbiorczą usługą otrzymują na liście czynności status FA.
  • W oknie Wartość zlecenia (dla kosztorysowania – dostępnym w górnym pasku zadań z poziomu formularza zlecenia) Czynności fakturowane zbiorczo wykazywane są w pozycji Usługi na FA/ PA.
  • Czynności fakturowane zbiorczo uwzględniane są w kolumnach Netto FA/ Brutto FA ( widocznych z poziomu listy zleceń).
Fakturowanie zbiorcze części:
  • Na Fakturę Sprzedaży/ Paragon przenoszona jest jedna usługa wskazana na zakładce [Części] zlecenia serwisowego:
    • Wartość usługi jest sumą wartości wszystkich części pochodzących ze zlecenia,
    • Koszt usługi to wartość Rozchodu Wewnętrznego wygenerowanego na te części.
  • Podczas tworzenia FA/ PA wszystkie części pobrane do realizacji zlecenia są rozchodowane dokumentem Rozchód Wewnętrzny.
  • W oknie Wartość zlecenia (dla kosztorysowania – dostępnym w górnym pasku zadań z poziomu formularza zlecenia). Części fakturowane zbiorczo wykazywane są w pozycji Części na FA/ PA.
  • Części fakturowane zbiorczo uwzględniane są w kolumnach Netto FA/ Brutto FA (widocznych z poziomu listy zleceń).
Warunki zbiorczego fakturowania wielu zleceń:
  • Jeżeli na zaznaczonych do zafakturowania jednym dokumentem FA zleceniach wskażemy usługę zbiorczą/ usługi zbiorcze dla czynności wykonanych przy realizacji tych zleceń oraz dla wszystkich wykorzystanych przy realizacji tych zleceń części wskazane zostaną usługi zbiorcze to na dokumencie FA/ PA powstałym dla takich zleceń te same usługi zbiorcze zostaną zagregowane do jednej pozycji.
Przykład
Fakturujemy:
  • Zlecenie serwisowe SRW/1/2009 – czynności fakturowane będą zbiorczą usługą U_X, części fakturowane będą zbiorczą usługą U_Y.
  • Zlecenie serwisowe SRW/2/2009 – czynności fakturowane będą zbiorczą usługą U_X, części fakturowane będą zbiorczą usługą U_Z.
Faktura Sprzedaży będzie zawierać pozycje:
  • Usługa zbiorcza U_X obejmująca czynności skojarzone ze zleceniami SRW/1/2009 i SRW/2/2009,
  • Usługa zbiorcza U_Y obejmująca części skojarzone ze zleceniem SRW/1/2009,
  • Usługa zbiorcza U_Z obejmująca części skojarzone ze zleceniem SRW/2/2009.
Jeżeli na zaznaczonych do zafakturowania jednym dokumentem FA zleceniach wskażemy usługę zbiorczą/ usługi zbiorcze dla czynności natomiast przynajmniej na jednym zleceniu pojawią się części fakturowane indywidualnie wówczas nie będzie możliwa agregacja usług zbiorczych na wygenerowanym dla takich zleceń dokumencie FA/ PA.
Przykład
Fakturujemy:
  • Zlecenie serwisowe SRW/1/2009 – czynności fakturowane będą zbiorczą usługą U_X, części fakturowane będą zbiorczą usługą U_Y.
  • Zlecenie serwisowe SRW/2/2009 – czynności fakturowane będą zbiorczą usługą U_X, części fakturowane będą indywidualnie.
Faktura Sprzedaży będzie zawierać pozycje:
  • Usługa zbiorcza U_X obejmująca czynności skojarzone ze zleceniem SRW/1/2009,
  • Usługa zbiorcza U_X obejmująca czynności skojarzone ze zleceniem SRW/2/2009,
  • Usługa zbiorcza U_Y obejmująca części skojarzone ze zleceniem SRW/1/2009,
  • Części skojarzone ze zleceniem SRW/2/2009.
Fakturowanie częściowe Przy fakturowaniu częściowym w oknie wyboru pozycji do zafakturowania pojawiają się:
  • Wszystkie nie zafakturowane jeszcze czynności związane ze zleceniem.
  • Wszystkie nie rozchodowane jeszcze części.
Użytkownik z listy wybiera te, które aktualnie powinny zostać zafakturowane. Na powstałym w ten sposób FA/ PA znajduje się usługa, której wartość i koszt jest wykazywany dla wskazanych do fakturowania pozycji zlecenia.

Fakturowanie zleceń

Dla zleceń serwisowych użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo – magazynowych. Ogólnie fakturowanie indywidualne części i czynności skojarzonych ze zleceniem polega na tworzeniu:
  • dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
  • dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
  • dokumentu FA/ PA, zawierającego części z wcześniej tworzonych WZ oraz usługi cennikowe z zakładki [Czynności].
Podstawa do określenia, czy część będzie wydana na RW czy na WZ jest parametr Uwzględniaj na FA/ PA. Wprowadzając części/czynności na zlecenie serwisowe użytkownik może wskazać, które części/czynności mają być uwzględnione jako pozycja na Fakturze Sprzedaży/ Paragonie, a które pozostają kosztem serwisowym. Jeżeli na oknie Części/Czynności dla zlecenia serwisowego parametr Uwzględniaj na FA/ PA będzie:
  • zaznaczony – wówczas części/czynności będą przeniesione na FA/PA,
  • odznaczony – wówczas części/czynności będą kosztem serwisowym.
W programie istnieje możliwość częściowego fakturowania zlecenia (wydawania części). Dzięki temu użytkownik ma możliwość wskazania, które części lub czynności mają być aktualnie zafakturowane (wydane). Po częściowym zafakturowaniu zlecenia nadal pozostaje otwarte i użytkownik może wprowadzać zmiany (nowe części i czynności). Zafakturowanie całkowite sprowadza się do zamknięcia zlecenia i automatycznego wygenerowania do niego wszystkich możliwych dokumentów (FA, WZ, RW). Opcje dostępne są w menu obok przycisków widocznych na liście zleceń: (przykładowo z menu obok przycisku FS) Dotyczą odpowiednio generowania dokumentów:  – Utworzenie Faktury Sprzedaży,  – Utworzenie Paragonu,  – Utworzenie dokumentu Rozchodu Wewnętrznego,  – Utworzenie dokumentu Wydania Zewnętrznego. Opcje związane z realizacją zleceń są dostępne również w menu kontekstowym. Domyślnie wciśnięcie przycisku wywołuje funkcję całkowitego rozliczenia zlecenia. Fakturowanie zleceń w cenach brutto Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi w cenach brutto należy w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczyć parametr Fakturowanie zleceń w cenach brutto. Jeśli parametr jest zaznaczony:
  • przy dodawaniu części i usług jako cena początkowa jest wprowadzana cena brutto (od niej liczone są rabaty),
  • przy fakturowaniu, na dokumentach FA, WZ zawsze ustawiany jest algorytm liczenia od brutto.
Jeśli parametr jest odznaczony:
  • dla Kontrahenta detalicznego (z zaznaczonymi parametrami na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe]: Status – osoba fizyczna, cena domyślna – typu brutto) przy dodawaniu części i usług jako cena początkowa jest wprowadzana cena brutto. Wyliczanie cen odbywa się algorytmem od brutto.
  • Dla pozostałych Kontrahentów wykorzystywany jest algorytm od netto.
Domyślnie parametr Fakturowanie zleceń w cenach brutto jest odznaczony.

Realizacja częściowa

W przypadku realizacji częściowej użytkownik może ze zlecenia serwisowego wybrać pojedyncze części/ usługi do zafakturowania/ wydania. Po zaznaczeniu zleceń i zainicjowaniu wygenerowania dokumentu skojarzonego, tworzona jest lista części i usług dostępnych do wydania/ zafakturowania. Jest ona dostępna w oknie Częściowe fakturowanie zlecenia – pozycje do przeniesienia na dokument. Oprócz listy części i czynności na okno składa się również panel Dokument będzie wystawiony dla:, w którym wyświetlany jest nabywca i odbiorca przeniesiony z zaznaczonych zleceń zgodnie z zasadami:
  • Jeśli kontrahent na wskazanych do częściowej realizacji zleceniach jest zgodny- to jego dane zostaną przeniesione w odpowiednie pola okna. Użytkownik będzie miał możliwość zmiany nabywcy/ odbiorcy poprzez zaznaczenie odpowiednio parametru: Zmień nabywcę/ Zmień odbiorcę i  wskazanie nowego kontrahenta.
  • Jeśli na wskazanych do częściowej realizacji zleceniach występują różni kontrahenci to pola nabywcy i/lub odbiorcy w oknie będą puste. Użytkownik musi je uzupełnić, aby móc zrealizować zlecenia.
Częściowa realizacja – zmiana kontrahenta
W oknie Częściowe fakturowanie zlecenia – pozycje do przeniesienia na dokument pojawiają się czynności i części, które spełniają kryteria pozwalające na ich wydanie czy zafakturowanie. Przy czym jeśli czynność/ część zostanie już raz zafakturowana (wydana), wtedy nie ma możliwości ponownego przeniesienia jej na dokument handlowo-magazynowy. I tak odpowiednio w oknie pojawią się:
  • Dla dokumentu RW – części ze statusem pobrania: „pobrano” lub „bez pobrania” oraz bez zaznaczonego parametru o fakturowaniu, dla których ilość wydana >0,
  • Dla dokumentu WZ – części ze statusem pobrania: „pobrano” lub „bez pobrania” oraz z zaznaczonym parametrem o fakturowaniu, dla których ilość wydana >0,
  • Dla dokumentów FA/PA:
    • czynności powiązane z cennikiem, ze statusem zakończonych, które wcześniej nie zostały zafakturowane,
    • wszystkie części ze statusem „pobrano” lub „bez pobrania”, z zaznaczonym parametrem o fakturowaniu (podobnie jak dla WZ).
Formularz listy pozycji do przeniesienia na dokument

Wybrane przez użytkownika pozycje są przenoszone na tworzony dokument. Równocześnie na zleceniu części i czynności te otrzymują status FA/PA, WZ, RW. Zlecenie nie jest zamykane, wiec użytkownik może dopisywać do niego kolejne czynności i części.

Uwaga
Wybrane do częściowego zafakturowania/ wydania wykorzystane na zleceniu części/ usługi są zawsze przenoszone w całości (pobierana jest wartość z pola Ilość wydana z formularza części oraz Ilość z formularza czynności).
Uwaga
Jeśli czynność/ część została wydana/ zafakturowana – formularz Czynności/ Części jest blokowany do edycji. W przypadku całkowitej realizacji zlecenia dokument jest zamykany.
W przypadku tworzenia FA/PA – jeśli operator wystawił wcześniej dokumenty WZ nie skojarzone z FA/ PA to przy pierwszej próbie wygenerowania do zlecenia Faktury Sprzedaży/ Paragonu dokumenty WZ zostaną automatycznie powiązane z tą FA/ PA. Opis dokumentów FA/ PA, RW/ WZ utworzonych na podstawie zleceń serwisowych został szczegółowo omówiony poniżej Przekształcenie całkowite.

Przekształcenia całkowite

W przypadku przekształceń całkowitych użytkownik nie ma możliwości wybrania usług i części, które na tworzonym dokumencie powinny się znaleźć. Tworzony jest wybrany dokument na wszystkie części/ czynności spełniające warunki i automatycznie zamykane jest zlecenie. Aby zamknąć zlecenie spełnione muszą być następujące warunki:
  • wszystkie czynności muszą mieć status zakończone <Tak>,
  • wszystkie części muszą mieć status pobrano albo bez pobrania (czyli muszą być przesunięte dokumentem MM na magazyn serwisowy lub być pobierane bezpośrednio z magazynu serwisowego).
Uwaga
Dokumenty magazynowe WZ/ RW zapisywane są na trwałe, natomiast dokumenty handlowe FA/ PA zapisywane są do bufora.
Uwaga
Dokumenty FA/ PA na magazynie serwisowym mogą być utworzone tylko ze zlecenia serwisowego. Na magazynie serwisowym dokumenty nie mogą być wystawiane „ręcznie”. Dokumenty RW/WZ/FA/PA na magazynie serwisowym będą tylko dokumentami wystawionymi automatycznie na podstawie danych ze zlecenia. Wyjątkiem są korekty do tych dokumentów, które Użytkownik może wystawić „ręcznie”.
Przekształcenia całkowite są domyślnie wywoływane po wciśnięciu przycisku:  – tworzony jest automatycznie dokument RW na wszystkie części, które nie maja zaznaczonego parametru o fakturowaniu. Zlecenie jest zamykane, ale jeśli istnieje taka potrzeba to użytkownik może jeszcze wygenerować do zlecenia dokumenty typu WZ (części do fakturowania) lub FA/PA (usługi do fakturowania).  – tworzony jest automatycznie dokument WZ na wszystkie części, które mają zaznaczony parametr o fakturowaniu. Nie powstaje od razu dokument FA/PA i użytkownik może jeszcze wygenerować FA lub dokument RW do tego zlecenia.   – mechanizm fakturowania zlecenia wiąże się z automatycznym generowaniem dodatkowo wszystkich dokumentów magazynowych (WZ i RW). Został on opisany w rozdziale poniżej. W programie pamiętane są pełne powiązania pomiędzy dokumentami skojarzonymi ze zleceniem serwisowym. Na FA, RW, WZ, PA, MM, ZD utworzonych do zlecenia serwisowego, na zakładce [Dokumenty] widnieje nie tylko numer powiązanego zlecenia serwisowego, ale również innych dokumentów handlowych i magazynowych. Jeżeli w Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry włączona została opcja Ostrzegaj przed trwałym zapisem dokumentu z kontrahentem !Nieokreślony! to podczas generowania FA/ RW/ WZ do zlecenia wystawionego dla kontrahenta nieokreślonego program generuje komunikat: Czy zapisać dokument z kontrahentem nieokreślonym? (Tak/ Nie).

Przekształcenie do FA/ PA   

Na liście zleceń serwisowych znajdują się przyciski umożliwiające wystawienie dokumentów handlowych:  – Przekształcenie do faktury,  – Przekształcenie do paragonu. Jeśli użytkownik wybierze całkowite przekształcenie do FA/ PA program tworzy najpierw dokument RW na części będące kosztem serwisowym (parametr Uwzględniaj na FA/ PA odznaczony) zapisuje na stałe. W kolejnym etapie tworzy dokument WZ na części, które miały zaznaczony parametr Uwzględniaj na FA/ PA zatwierdza go na stałe. Następnie podnosi się formularz FA /PA, na którym uwzględniane są zarówno pozycje z WZ, jak również wykonane usługi, ale tylko te które na zleceniu były pobrane z cennika miały zaznaczony parametr Uwzględniaj na FA/PA. Usługi wpisane „z ręki” oraz notatki zostaną pominięte. Faktura/ Paragon tworzy się do bufora, ale edycja dokumentu jest ograniczona. Użytkownik nie może zmieniać: kontrahenta, magazynu, algorytmu wyliczania dokumentu. Edycja pozycji będących częściami z WZ jest ograniczona tylko do możliwości zmiany ceny sprzedaży. Pozycji przeniesionych z dokumentu WZ nie można usuwać, natomiast lista usług jest edytowalna (można usuwać, dopisywać, zmieniać ilość, zmieniać wartość). Na dokumencie FA/ PA utworzonym ze zlecenia serwisowego można dopisywać nowe usługi oraz pozycje towarowe, ale tylko te które są dostępne na magazynie serwisowym. Jeżeli dopisane zostaną jakieś pozycje towarowe wówczas przy zapisywaniu dokumentu FA/ PA na stałe program wygeneruje dodatkowy dokument WZ. W przypadku wystawiania dokumentów FA/ PA całkowicie realizujących zlecenie – program automatycznie zamyka zlecenie i  oznacza je jako zrealizowane.
Uwaga
Program kontroluje, czy operator nie ma założonych blokad na dodawanie dokumentów RW/ WZ/ PA lub FA. W przypadku założonej blokady na przynajmniej jeden z tworzonych rodzajów dokumentów, przy fakturowaniu całkowitym przekształcenie jest zupełnie blokowane.
Przy próbie fakturowania sprawdzane jest, czy nie ma już wystawionego jakiegoś dokumentu WZ, który nie jest powiązany z Fakturą sprzedaży.
  • Jeśli do zlecenia został wygenerowany dokument WZ (bez faktury sprzedaży) – wtedy wystawienie FA/PA spowoduje „podpięcie” dokumentu WZ do FA. W efekcie na Fakturze będą widoczne wszystkie pozycje z wcześniej wystawionej WZ.
  • Na wszystkie części i czynności, które jeszcze nie zostały wydane (zafakturowane), utworzone zostaną odpowiednio dokumenty RW i WZ. Następnie na podstawie dokumentów WZ tworzona jest Faktura (zawierająca ponadto czynności do zafakturowania).
Na utworzonej Fakturze sprzedaży/ Paragonie:
  • Data – jest zgodna z datą wykonania operacji (datą bieżącą).
  • Magazyn – jest taki sam jak na zleceniu serwisowym (na zakładce [Ogólne]).
  • Kontrahent i odbiorca – zgodny z kontrahentem/ odbiorcą ze zlecenia (przepisywana jest nazwa i adres ze zlecenia serwisowego).
  • Forma płatności, termin płatności przenoszona jest zgodnie z ustawieniami na zleceniu serwisowym.
    • Jeżeli na zleceniu zaznaczono płatność kontrahenta przepisywane są ustawienia z karty kontrahenta. Jeżeli kontrahent nie ma indywidualnego terminu płatności wówczas termin pobierany jest z definicji formy płatności.
    • Jeżeli na zleceniu zaznaczono płatność ustalona- na utworzone dokumenty zostanie przeniesiona forma płatności wskazana na zleceniu wraz z datą z pola ustaw termin na:… Jeżeli na zleceniu nie określono konkretnego terminu płatności, ilość dni zostanie pobrana z konfiguracji z definicji formy płatności.
  • Kategoria – przepisywana jest z ze zlecenia.
  • Algorytm – w zależności od dokumentu i kontrahenta:
    • jeśli użytkownik wybrał PA – zawsze algorytm od brutto,
    • jeśli użytkownik wybrał FA, ale kontrahent ma status osoba fizyczna i cenę domyślną detaliczną – algorytm od brutto,
    • w pozostałych przypadkach – algorytm od netto.
  • Przenoszone pozycje mają ilości i ceny zgodne z tymi, które zostały podane na zleceniu. W zależności od algorytmu liczenia dokumentu przenoszona jest albo cena netto albo brutto.
  • Przenoszone pozycje mają atrybuty zgodne z tym, jak zostały zdefiniowane na zleceniu.
Jeżeli zlecenie serwisowe wystawione jest na kontrahenta, który ma na karcie określony i przekroczony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności, a operator wybierze przekształcenie do FA/ PA to, jeżeli na zleceniu serwisowym są części (do fakturowania oraz te, które stanowią koszt serwisowy) wówczas:
  • w pierwszym etapie tworzą się dokumenty magazynowe WZ/ RW – zapisane na trwałe,
  • w kolejnym etapie tworzą się dokumenty handlowe FA/ PA:
    • jeżeli operator wykonujący operację ma zaznaczoną na karcie Kontrolę płatności: Zapis do bufora ostrzeżenie, wówczas zostanie utworzone FA/ PA,
    • jeżeli operator wykonujący operację ma zaznaczoną na karcie Kontrolę płatności: Zapis do buforablokada, wówczas generowanie dokumentu zostaje przerwane, pojawia się komunikat informujący, że limit kredytu został przekroczony i FA/ PA nie zostanie utworzone.
Działanie opisane powyżej zostanie przerwane już w pierwszym etapie – nie powstanie dokument WZ jeżeli:
  • zlecenie serwisowe wystawione jest na kontrahenta, który ma na karcie określony i przekroczony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności,
  • na karcie operatora zaznaczono parametr Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO , FPF,
  • operator wykonujący operację dla parametru: Kontrola płatności: Zapis na stałe lub Zapis do bufora ma wybraną opcję
Na liście zleceń można zaznaczyć wiele zleceń serwisowych i utworzyć do nich jeden dokument FA/ PA. Program sprawdza czy na wszystkich zaznaczonych zleceniach był ten sam kontrahent. Jeżeli nie – zbiorczy dokument FA/ PA nie zostanie utworzony. Dla każdego zlecenia utworzy się odrębny dokument WZ/ RW. Na podstawie dokumentów WZ tworzony jest jeden dokument FA/ PA, na który dodatkowo przepisywane są wszystkie usługi dodane z listy cennikowej. Pomijane są usługi, które na zlecenie serwisowe dodane były „z ręki”.

Dokumenty WZ/ RW do zlecenia serwisowego

Jeśli na zleceniu są części z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA program umożliwia utworzenie dokumentu WZ. Na formularzu dokumentu WZ:
  • data – jest zgodna z datą wykonania operacji (datą bieżącą),
  • magazyn – jest taki sam jak na zleceniu serwisowym,
  • kontrahent – zgodny z kontrahentem ze zlecenia (przepisywana jest nazwa i adres ze zlecenia serwisowego),
  • kategoria – przepisywana jest z karty kontrahenta,
  • algorytm – w zależności od dokumentu i kontrahenta:
    • jeśli użytkownik wybrał PA – zawsze algorytm od brutto,
    • jeśli użytkownik wybrał FA, ale kontrahent ma status osoba fizyczna i cenę domyślną detaliczną – algorytm od brutto,
    • w pozostałych przypadkach – algorytm od netto,
  • przenoszone towary mają ilości i ceny zgodne z tymi, które zostały podane na zleceniu. W zależności od algorytmu liczenia WZ przenoszona jest albo cena netto albo brutto.
  • Przenoszone pozycje mają atrybuty zgodne z tym, jak zostały zdefiniowane na zleceniu.
  • Dokument WZ jest automatycznie zatwierdzany na stałe.
Jeżeli zlecenie serwisowe wystawione jest na kontrahenta, który ma na karcie określony i przekroczony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności, a operator wykonujący operację ma na karcie zaznaczony parametr Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO, FPF to:
  • jeżeli operator ma dodatkowo zaznaczoną na karcie Kontrolę płatności: Zapis do bufora/ Zapis na stałe ostrzeżenie, wówczas dokument WZ zostanie utworzony.
  • Jeżeli operator ma dodatkowo zaznaczoną na karcie Kontrolę płatności: Zapis do bufora/ Zapis na stałe blokada, wówczas generowanie dokumentu zostaje przerwane, pojawia się komunikat informujący, że limit kredytu został przekroczony i WZ nie zostanie utworzony.
Jeśli na zleceniu są części z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA program przepisuje je na dokument RW. Na formularzu dokumentu RW:
  • data – jest zgodna z datą wykonania operacji (datą bieżącą),
  • magazyn – jest taki sam jak na zleceniu serwisowym,
  • kontrahent – zgodny z kontrahentem ze zlecenia (przepisywana jest nazwa i adres ze zlecenia serwisowego),
  • kategoria – przepisywana jest z karty kontrahenta,
  • przenoszone towary mają ilości zgodne z tymi, które zostały podane na zleceniu. Wartość obliczana jest zgodnie z przyjętą metodą rozliczania magazynu np. FIFO, LIFO, AVCO.
  • Przenoszone pozycje mają atrybuty zgodne z tym, jak zostały zdefiniowane na zleceniu.
  • Dokument RW jest automatycznie zatwierdzany.
Na liście zleceń serwisowych znajdują się przyciski umożliwiające wystawienie dokumentów magazynowych:  - Przekształcenie do RW,  - Przekształcenie do WZ. Na RW są pobierane części z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA. Funkcja powinna być wykorzystywana podczas przekształcania zleceń (zawierających tylko części bez parametru Uwzględniaj na FA/ PA), do których nie będzie tworzony dokument handlowy FA/ PA. Jeżeli do zlecenia będzie wystawiony dokument FA/ PA – użytkownik powinien od razu zafakturować zlecenie (podczas tej operacji automatycznie zostanie utworzony dokument RW). Dla części z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA tworzony jest dokument WZ. Jeżeli do zlecenia będzie wystawiony dokument FA/ PA – użytkownik powinien od razu zafakturować zlecenie (podczas tej operacji automatycznie zostanie utworzony dokument WZ).
Uwaga
Jeżeli Operator ma założoną blokadę na dodawanie dokumentów RW/ WZ/ PA lub FA, to podczas fakturowania zlecenia przekształcenie jest całkowicie blokowane w przypadku blokady na przynajmniej jeden z tworzonych rodzajów dokumentów.
Na FA, RW, WZ, PA, MM, ZD utworzonych do zlecenia serwisowego, na zakładce [Dokumenty] widnieje numer powiązanego zlecenia serwisowego. Dodatkowo, na dokumencie FA/ PA utworzonym ze zlecenia serwisowego, do którego wygenerowano także dokumenty RW/ WZ, widnieje informacja o takim dokumencie.

Generowanie dokumentów Zlecenia nadania przesyłki z poziomu dokumentu Zlecenia serwisowego.

Dla Zleceń serwisowych istnieje możliwość generowanie przesyłek kurierskich z poziomu listy Zleceń serwisowych i formularza Zlecenia serwisowego. W Konfiguracja/Firma/Przesyłki dla wszystkich kurierów na zakładce [Szablon spedycji] dostępna jest zakładka [Usługi dodatkowe – Serwis], na której można odrębnie skonfigurować ustawienia usług dodatkowych dla dokumentów Zlecenia nadania przesyłek tworzonych ze Zlecenia serwisowego. Na zakładce tej umieszczone są te same opcje co na zakładce [Usługi dodatkowe] z niewielkimi modyfikacjami:
  • Ustawiaj domyślnie pobranie – w przypadku zaznaczenia tego parametru nie uzależniamy go od formy płatności na dokumencie, tak jak ma to miejsce w przypadku dokumentów handlowych. Po zaznaczeniu tej opcji istnieje możliwość wskazania sposobu przenoszenia kwoty pobrania na dokument Zlecenia nadania przesyłki generowany ze Zlecenia serwisowego. Może to być kwota „z dokumentu” lub „ustalona”:
    • Jeżeli wybrana zostanie opcja „z dokumentu” do wyliczania kwoty pobrania pobierana jest wartość brutto dokumentu Zlecenia serwisowego z zakładki [Części] i [Czynności] dla towarów i usług, podlegających fakturowaniu. W przypadku zbiorczego fakturowania części/czynności jest to wartość brutto wszystkich części/czynności znajdujących się na zleceniu.
    • Jeżeli wybrana zostanie opcja „ustalona” na dokument Zlecenia nadania przesyłki generowany ze Zlecenia serwisowego przenoszona jest kwota ustalona w konfiguracji.
  • Deklarowana wartość/ubezpieczenie – dla tej opcji dostępna jest tylko możliwość ustawienia określonej kwoty. Jeżeli opcja zostanie zaznaczona w pole obok należy wpisać kwotę, która będzie przenoszona na dokument Zlecenia nadania przesyłki generowany ze Zlecenia serwisowego.
Ustawienia i działanie pozostałych parametrów dostępnych dla poszczególnych kurierów jest niezmienne w stosunku do zakładki [Usługi dodatkowe]. Więcej informacji na temat ich działania i konfiguracji dostępnych jest w dokumentacji dotyczącej przesyłek kurierskich Na zakładce [Parametry przesyłki] w sekcji Domyślna definicja paczki dla kurierów DPD, DHL, Poczta Polska i Sendit udostępniono nowy parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych powiązanych z urządzeniem (ze zleceń serwisowych) widoczny tylko po zalogowaniu na moduł Serwis. Przy konwersji bazy danych przenoszone jest ustawienie parametru: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych na ustawienie parametru: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych powiązanych z urządzeniem (ze zleceń serwisowych) . Parametr ma zastosowanie wtedy, gdy na Zleceniu serwisowym w polu Urządzenie jest wybrane urządzenie, które jest powiązane z pozycją towarową i na pozycji tej uzupełniona jest masa:
  • Parametr ma pierwszeństwo działania na Zleceniach nadania przesyłki generowanych ze Zleceń serwisowych przed parametrem: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych (jeżeli oba zaznaczone równocześnie). Jeżeli zaznaczony jest tylko parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych pobierana i sumowana jest waga z towarów znajdujących się na zakładce [Części].
  • Jeżeli parametr jest zaznaczony to waga zostanie pobrana z kartoteki towarowej powiązanej danym z urządzeniem. Waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce Dodatkowe.
  • Jeżeli parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych powiązanych z urządzeniem (ze zleceń serwisowych) jest zaznaczony, ale waga na towarze powiązanym z urządzeniem wynosi zero, albo towar nie jest powiązany z urządzeniem i nie jest zaznaczony parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to na dokument Zlecenia nadania przesyłki generowany ze Zlecenia serwisowego brana jest pod uwagę waga ustalona przez użytkownika dla konkretnej kategorii paczki lub usługi (w przypadku Poczty Polskiej). Jeżeli waga nie jest tam ustalona, to na dokument Zlecenia nadania przesyłki generowany ze Zlecenia serwisowego nie są brane żadne domyślne ustawienia.
Na zakładce [Parametry przesyłki] w sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia w polach Informacje o zawartości i Referencje dla opcji Nr dokumentu źródłowego uwzględnione jest przenoszenie numeru dokumentu Zlecenia serwisowego na dokument Zlecenia nadania przesyłki. W polu Informacje o zawartości pod opcją Nazwa pierwszej pozycji dla Zlecenia nadania przesyłki stworzonego z dokumentu Zlecenia serwisowego przenoszona będzie nazwa urządzenia powiązanego ze Zleceniem serwisowym. Jeżeli urządzenie nie będzie powiązane ze zleceniem serwisowym, to na Zleceniu nadania przesyłki pole z zawartością pozostanie puste.

Seryjne generowanie Zleceń nadania przesyłki z poziomu listy Zleceń serwisowych

Z poziomu listy Zleceń serwisowych istnieje możliwość seryjnego generowania przesyłek kurierskich. Domyślnie po zaznaczeniu kliku dokumentów Zlecenia serwisowego i wyborze opcji Nadanie przesyłki będą tworzone dokumenty Zlecenia nadania przesyłki do każdego zaznaczonego wcześniej dokumentu, które zapisywane będą w tle na liście Zleceń nadania przesyłek z możliwością późniejszej modyfikacji. W przypadku dokumentów wystawionych na tego samego odbiorcę możliwe jest ich zagregowanie do jednego Zlecenia nadania przesyłki. Jeżeli w Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki w ustawieniach kuriera na zakładce [Parametry przesyłki] zaznaczony zostanie parametr: Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów. Do jednego Zlecenia nadania przesyłki będą agregowane dokumenty, które mają tego samego odbiorcę i dane tego odbiorcy są identyczne. Jeżeli odbiorca lub dane odbiorcy będą różne dokumenty te będą wyodrębniane do osobnych Zleceń nadania przesyłek. Przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki do zaznaczonych dokumentów pobierane będą domyślne dane dotyczące parametrów przesyłek i usług dodatkowych ustawione w konfiguracji kurierów. W przypadku, gdy w konfiguracji zaznaczony zostanie parametr: Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów podczas pobierania domyślnych ustawień z konfiguracji będą brane pod uwagę następujące założenia:
  • Agregowane będą dokumenty wystawione na tego samego odbiorcę. Dodatkowo jeżeli w Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy oddziałów do adresu oddziału został przypisany magazyn wybrany na Zleceniu serwisowym, to przy tworzeniu Zlecenia nadania przesyłki z zaznaczonych dokumentów agregowane będą tylko dokumenty wystawione na ten sam magazyn powiązany z tym samym adresem nadawczym.
  • Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Parametry przesyłki] zaznaczono parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych powiązanych z urządzeniem (ze zleceń serwisowych), to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki waga ta zostanie zsumowana z dokumentów agregowanych do jednego Zlecenia nadania przesyłki.
  • Jeżeli powyższy parametr nie jest zaznaczony, ale zaznaczono parametr: W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki zostanie szumowana waga towarów znajdujących się na zakładce [Części] z dokumentów agregowanych do jednego Zlecenia nadania przesyłki.
  • Jeżeli, żaden z powyższych parametrów nie jest zaznaczony, to przy seryjnym generowaniu Zlecenia nadania przesyłki zostanie przeniesiona waga ustalona przez użytkownika dla konkretnej kategorii paczki (dla DPD, DHL, SENDIT) lub usługi (dla Poczty Polskiej).
  • Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe – Serwis] zaznaczono parametr: Ustawiaj domyślnie pobranie i kwota pobrania z dokumentu, to przy seryjnym generowaniu przesyłek do jedno dokumentu pobierana będzie suma wartość brutto z dokumentów Zlecenia serwisowego z zakładki [Części] i [Czynności] dla towarów i usług, podlegających fakturowaniu. W przypadku zbiorczego fakturowania części/czynności jest to suma wartość brutto wszystkich części/czynności znajdujących się na agregowanych Zleceniach serwisowych.
  • Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe- Serwis] zaznaczony parametr: Ustawiaj domyślnie pobranie i kwota pobrania ustalona, to przy seryjnym generowaniu przesyłek do jedno dokumentu pobierana będzie kwota ustalona w konfiguracji.
  • Jeżeli w konfiguracji na zakładce [Usługi dodatkowe- Serwis] zaznaczony parametr: Deklarowana wartość/Ubezpieczenie i wskazana kwota, to przy seryjnym generowaniu przesyłek do jednego dokumentu pobierana będzie kwota ustalona w konfiguracji.

Zlecenia serwisowe w walutach obcych

W systemie istnieje możliwość rejestracji zleceń w walutach obcych. W walucie podawana jest zarówno wartość poszczególnych części i czynności jak i całego zlecenia. Wartości te są ponadto przenoszone na dokumenty (FA/PA/WZ) powstałe przy realizacji zlecenia.
Uwaga
Funkcjonalność zleceń serwisowych w walutach obcych nie dotyczy Zleceń cyklicznych. 

Konfiguracja

Podczas konfigurowania systemu do ewidencji dokumentów w walutach obcych konieczne jest zdefiniowanie obsługiwanych walut w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty. Aby możliwe było wystawianie zleceń w walutach i prawidłowe przeliczanie wartości dokumentu dla każdej waluty należy zdefiniować kurs. W systemie może funkcjonować kilka typów kursów (np. kurs średni NBP – pobierany na życzenie użytkownika, kurs podstawowy- uzupełniany ręcznie itp.). Rodzaje kursów, które są wykorzystywane w firmie, definiuje użytkownik z poziomu Konfiguracji programu/ Ogólne/ Typy kursów walut. Jeden z nich musi być kursem domyślnym i jest proponowany na zleceniu w walucie. Kurs domyślny Użytkownik może określić zaznaczając na formularzu typu kursu parametr Domyślny: Określenie notowania na dany dzień jest możliwe z poziomu listy walut po wciśnięciu przycisku . W przypadku, gdy na dzień, dla którego powinien zostać pobrany kurs nie ma wprowadzonego notowania działanie programu zależne jest od ustawienia parametru Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datąKonfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry
  • jeśli jest on odznaczony – wyświetlony zostanie komunikat o braku kursu i typ kursu zmieni się na ręczny, z możliwością wprowadzenia notowania przez użytkownika.
  • jeśli parametr jest zaznaczony – pobrany zostanie ostatni kurs wprowadzony przed wskazaną datą kursu bądź datą bieżącą (jeżeli zlecenia wystawiane są wg aktualnego kursu).
Oprócz powyższych ustawień konieczne jest również określenie w jaki sposób mają być wyliczane ceny walutowe dla czynności oraz części dodawanych na zlecenie. W tym celu w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis należy wybrać jedną z opcji:
  • wg kursu na zleceniu (domyślnie zaznaczona) – ceny czynności oraz części będą przeliczane w oparciu o kurs określony przez Operatora na formularzu zlecenia serwisowego,
  • wg aktualnego kursu – ceny czynności oraz części będą przeliczane wg kursu domyślnego, pobieranego z konfiguracji programu w momencie wprowadzania pozycji na zlecenie. Tym samym w długim okresie czasu poszczególne części i czynności mogą być przeliczane wg różnych kursów (aktualnych na dzień ich wprowadzenia na zlecenie).

Rejestrowanie zlecenia serwisowego w walucie obcej

 
Uwaga
Aby użytkownik miał możliwość rejestracji zleceń serwisowych w walucie innej niż systemowa (PLN) należy zaznaczyć w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry parametr Zezwalaj na zmianę waluty na dokumencie.
Jeśli parametr Zezwalaj na zmianę waluty na dokumencie jest zaznaczony i w systemie zdefiniowano obsługiwane waluty obce to na Formularzu zlecenia serwisowego, na zakładce [Ogólne] aktywne jest pole Waluta. Użytkownik może określić walutę dla rejestrowanego zlecenia wybierając odpowiednią z rozwijanej listy.
Formularz zlecenia serwisowego – Waluta
W przypadku, gdy w Konfiguracji wybrano opcję przeliczania cen wg kursu na zleceniu – na formularzu zlecenia oprócz waluty użytkownik może określić: typ kursu waluty oraz datę notowania, a w przypadku typu kursu ręcznego może wprowadzić kurs bezpośrednio na zleceniu. Kurs określony na zleceniu będzie stosowany dla wszystkich czynności i części dodawanych na dokument. Jeżeli natomiast w Konfiguracji wybrano metodę wyliczania cen wg aktualnego kursu – wówczas użytkownik wskazuje na zleceniu tylko walutę dla dokumentu, natomiast kurs jest pobierany każdorazowo z Konfiguracji w chwili dodawania czynności i części. Wyliczone zgodnie z kursem ceny walutowe na zleceniu użytkownik może modyfikować. W przypadku zmiany notowania lub typu kursu ceny walutowe na zleceniu nie są ponownie przeliczane. Wyliczana jest wówczas jedynie nowa wartość PLN pozycji w oparciu o wprowadzoną uprzednio cenę walutową oraz nowy kurs.
Uwaga
Wartości PLN są przeliczane tylko dla pozycji, które nie zostały jeszcze wydane lub zafakturowane.
Uwaga
Jeżeli na zlecenie dodano już pozycje, po czym nastąpi zmiana waluty na taką, dla której brak notowania to ceny zostaną przeliczone po kursie 1:1. Zmiana notowania na właściwe nie spowoduje ponownego przeliczenia cen pozycji.

Zmiana waluty na zleceniu

Do momentu rozpoczęcia realizacji zlecenia – tj. do momentu wystawienia do zlecenia pierwszego dokumentu typu FA/PA/WZ możliwa jest zmiana waluty na zleceniu. W przypadku, gdy na zleceniu są już wprowadzone czynności/ części, a użytkownik zmieni walutę dokumentu na walutę obcą (inną niż PLN) wszystkie ceny zostaną od nowa pobrane z cennika i przeliczone zgodnie ze wskazanym/pobranym kursem. W przypadku zmiany waluty obcej na walutę systemową PLN – program podstawi w miejsce ceny walutowej cenę PLN ze zlecenia, nie przeliczając jej. Dzięki temu użytkownik może obsłużyć sytuację, gdy ceny na zleceniu są uzależnione od kursu waluty, ale samo zlecenie ma być fakturowane w PLN:
  1. Zlecenie jest rejestrowane w walucie.
  2. Przed zafakturowaniem zlecenia Użytkownik wprowadza odpowiedni kurs.
  3. Przeliczane są wartości w PLN wg podanego kursu.
  4. Użytkownik zmienia walutę zlecenia na PLN.
  5. Ceny w PLN są przeliczone z waluty wg podanego kursu.

Zmiana kontrahenta na zleceniu

Jeżeli nastąpi zmiana Kontrahenta na zleceniu użytkownik decyduje czy ceny czynności i części mają być na nowo pobrane z cennika i wyliczone zgodnie z kursem, czy mają pozostać bez zmian.

Realizacja zleceń w walucie

Realizacja zleceń walutowych przebiega wedle określonych zasad:
  • Na dokumenty FA/WZ powstałe w wyniku realizacji zleceń w walutach obcych przenoszone są ceny i wartości w walucie określonej na zleceniu.
  • W przypadku fakturowania jedną usługą zlecenia w walucie obcej na Fakturę przekazywana jest suma wartości fakturowanych pozycji w walucie.
  • Jeżeli w Konfiguracji zaznaczono opcję przeliczania cen na zleceniu wg kursu aktualnego to na Fakturach sprzedaży oraz Wydaniach zewnętrznych podpowie się typ kursu określony jako domyślny w Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut.
  • W przypadku, gdy ceny wyliczane są wg kursu wskazanego na zleceniu na dokumenty FA/WZ przenoszony jest typ kursu ze zlecenia.
  • W przypadku, gdy na zleceniu wybrany jest kurs ręczny, na dokument FA (i WZ) przenoszony jest taki sam kurs.
  • Zgodnie z obowiązującymi przepisami na dokumentach FA (i WZ) tworzonych podczas realizacji zleceń w walutach obcych proponowane jest notowanie z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury.
  • Zasady naliczania VAT-u na zleceniach walutowych są analogiczne jak w przypadku walutowych dokumentów handlowych. Podatek VAT jest naliczany pod warunkiem, że zlecenie zarejestrowano dla Kontrahenta o statusie Krajowy i w menu Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczono opcję VAT na fakturach w walucie.
    • Jeśli parametr VAT na fakturach w walucie jest niezaznaczony i kontrahent ma status Krajowy to dla Czynności i Części zostanie przyjęta stawka VAT – 0%
    • Jeśli parametr jest niezaznaczony i kontrahent ma status Wewnątrzunijny/Pozaunijny to dla Czynności będzie się ustawiać stawka VAT – NP, a dla Części stawka– 0%.
  • Jeżeli na zleceniu fakturowane są tylko czynności (nie jest generowany dokument WZ), wówczas na powstałym dokumencie FA użytkownik ma możliwość zmiany waluty, typu kursu oraz notowania.
  • Jeżeli podczas realizacji zlecenia generowany jest dokument FA powiązany z WZ użytkownik nie ma możliwości zmiany waluty na powstałej Fakturze. Może natomiast zmienić typ kursu i notowanie. Wówczas w zależności od ustawienia parametru Generuj korekty WZ po zmianie ceny/kursu na FA/PA dostępnego w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry zostaną /lub nie wygenerowane odpowiednie korekty do WZ.
  • Nie można wystawiać Paragonów do zleceń w walutach obcych, ani przekształcać zleceń w różnych walutach lub z różnymi typami kursów waluty do jednego dokumentu FA/WZ. 

Procedura OSS na dokumencie zlecenia serwisowego

W programie istnieje możliwość wystawiania zleceń serwisowych i dokumentów z nich powstałych z zastosowaniem szczególnej procedury rozliczania VAT dla e-Commerce. Szczegóły dotyczące ustawień na karcie kontrahenta i towaru zostały opisane TUTAJ. Zasady wystawiania dokumentów zleceń serwisowych wystawionych dla kontrahenta z rodzajem transakcji: Procedura OSS:
  • Na pozycjach czynności/części stawki VAT zawężone są do kraju odbiorcy.
  • Jeżeli na karcie towaru/usługi nie została przypisana stawka OSS, obowiązująca w kraju odbiorcy, użytkownik zostanie o tym poinformowany stosownym komunikatem, nie będzie możliwości zapisania dokumentu bez uzupełnienia tej stawki na czynności/części.
  • Procedura OSS zastosowana na dokumentach zleceń serwisowych przenoszona jest na dokumenty: Faktur sprzedaży, Wydań zewnętrznych.
  • Procedura OSS nie ma zastosowania na dokumentach: Przesunięcia międzymagazynowego, Rozchodu wewnętrznego, Zamówieniu Dostawcy i Paragonie:
    • na dokumenty MM stworzone z dokumentu zlecenia serwisowego pobierana jest krajowa stawka VAT przypisana na karcie towaru/usługi,
    • na dokumenty RW stworzone z dokumentu zlecenia serwisowego dla kontrahenta ustawiany jest rodzaj transakcji: wewnątrzunijny i stawka VAT 0%,
    • nie ma możliwości stworzenia paragonu z dokumentu zlecenia serwisowego wystawionego z wykorzystaniem procedury OSS, przy próbie przekształcenia takiego dokumentu do Paragonu użytkownik otrzyma stosowny komunikat.
  • Jeżeli ze zlecenia serwisowego wykonywane jest zbiorcze fakturowanie czynności lub części, a na usłudze wykorzystywanej do tego fakturowania nie została wskazana stawka VAT OSS, stawkę VAT należy uzupełnić na dokumencie Faktury sprzedaży.

Wskazanie dostaw na Zleceniach serwisowych.

Na Zleceniu serwisowym umożliwiliśmy wskazanie partii dostaw pobranych części, które wykorzystywane są do realizacji zlecenia.
Uwaga
Funkcjonalność dostępna tylko przy współpracy z modułem Handel Plus

Konfiguracja parametrów dla Serwisu.

W Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry w sekcji Wskazanie cech dla części dostępne są parametry:
  • Automatyczny wybór ocechowanych dostaw - po zaznaczeniu parametru aktywowana jest funkcja automatycznego wskazywania partii dostaw na częściach zlecenia serwisowego. Dla każdej części zlecenia serwisowego, która na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty] ma wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy, na oknie wyboru partii zostaną automatycznie wskazane pobierane dostawy, zgodnie z metodą rozliczania magazynu wybraną w konfiguracji (FIFO, LIFO). Funkcja działa analogicznie jak opisana w artykule Automatyczne wskazanie rozchodowanych partii towaru na dokumentach rozchodowych. 
W nowych bazach danych powyższy parametr jest domyślnie zaznaczony.
  • Obowiązek wyboru partii dla części na zleceniu serwisowym -przypomina o konieczności uzupełnienia partii dla części na zleceniu serwisowym posiadających atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Kontrola wskazania partii następuje podczas tworzenia powiązanych dokumentów magazynowych do zlecenia serwisowego.

Zlecenie Serwisowe - lista części

Na formularzu Zlecenia Serwisowego, na zakładce [Części] znajduje się przycisk     Wskazanie cech dla części (można również użyć kombinacji klawiszy <ALT>+<C> dla pozycji typu towar) : Kliknięcie przycisku spowoduje podniesienie okna Zasoby dla części, na której ustawiony jest kursor, z zasobami dostępnymi w dniu przyjęcia zlecenia serwisowego, czyli zgodnie z datą przyjęcia, znajdującą się na zakładce [Ogólne] zlecenia serwisowego, oraz znajdującymi się na magazynie wskazanym na formularzu części w polu Magazyn. Ilość potrzebnych części wprowadzamy w kolumnie Ilość pobrana. Po zapisie, na formularzu części aktualizowana jest ilość pobrana zgodnie ze wskazaniem na oknie partii. Na formularzu części pojawia się dodatkowa zakładka [Zasoby], na której można zobaczyć ocechowane partie dostaw dla części. Na liście Części w kolumnie Czy wskazano cechę można zweryfikować, czy dla danej części na zleceniu zostały wskazane partie dostaw. Kolumna przyjmuje wartości: wartość pusta – pozycja nie posiada cech – dotyczy części , które nie mają przypisanych atrybutów z parametrem Przenosić na dostawy na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty]. - pozycja posiada cechy, ale nie zostały one wskazane – dotyczy części, które mają przypisany co najmniej jeden atrybut z parametrem Przenosić na dostawy na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty]. - cechy poprawnie wskazane - niezgodność ilości części z ilością, dla której wskazano cechy – może wystąpić po zmianie daty dokumentu, jednostki miary, jeśli ilość na formularzu części jest inna niż dostępna ilość towaru wskazana na oknie partii towaru.
Uwaga
Wskazane dostawy są zapisywane na formularzu części na zakładce [Zasoby]. Są blokowane na magazynie i nie mogą być wykorzystane do realizacji innych zleceń serwisowych oraz nie można wskazać ich na żadnym innym dokumencie. Części o określonych cechach mogą zostać zrealizowane tylko i wyłącznie na tym zleceniu serwisowym, do którego zostały przypisane.
Więcej informacji na temat wydawania towarów ze wskazaniem konkretnych partii istniejących na magazynie znajduje się tutaj.

Formularz części na zleceniu serwisowym

Ten sam przycisk  Wskazanie cech dla części umieszczony jest na formularzu części, na wszystkich zakładkach. Działanie przycisku jest analogiczne jak na liście części – pozwala na ocechowanie części, które wykorzystywane są do realizacji zlecenia serwisowego. W przypadku gdy cechy zostaną przypisane do części, to przy próbie zmiany ilości w polu ilość pobrana na formularzu części wyświetli się komunikat: Ilość na dostawach jest inna niż ilość na elemencie. Ilość na elemencie zostanie zmieniona. Zmianę ilości części należy wykonać na oknie Wskazanie cech dla części. Zmieniając magazyn na formularzu części, w sytuacji gdy cechy dostaw zostały wcześniej przypisane, również pojawi się komunikat: Dla pozycji z dokumentu, dla których zostały wybrane dostawy, magazyn nie może zostać zmieniony. Czy usunąć wybrane dostawy i zmienić magazyn? Jeśli wybierzemy TAK, wówczas wskazanie dostaw zostanie usunięte, a magazyn zmieniony. Powyższe komunikaty pojawiają się tylko jeśli nie jest włączony parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw w Konfiguracji Firmy/ Serwis/ Parametry.

Pobieranie części dla zlecenia serwisowego

Podczas tworzenia dokumentu MM (pobierania części z magazynu lokalnego na magazyn serwisowy), wskazane dla części partie dostaw, są przenoszone na dokument MM. Dokument MM zapisuje się na trwałe (nie do bufora), dlatego nie można dokonywać na nim żadnych zmian. Więcej informacji na temat pobierania części na zlecenie serwisowe znajduje się tutaj.

Obowiązek wyboru partii części na zleceniu serwisowym.

Podczas pobierania części z magazynu na zlecenie serwisowe (  – przekształcenie do MM) sprawdzane jest ustawienie parametru Obowiązek wyboru partii dla części na zleceniu serwisowym w menu Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry. Jeśli parametr jest zaznaczony, przy pobieraniu części weryfikowane jest, czy określono partie dostawy na oknie Wskazanie cech dla części. Weryfikacja dotyczy wszystkich części, które mają na formularzu na zakładce [Atrybuty] wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Jeśli dla którejkolwiek części spełniającej ten warunek, nie określono partii dostaw, przy próbie przekształcenia do dokumentu MM pojawi się komunikat: W celu utworzenia dokumentu, wskaż partie dostaw dla towaru KOD_TOWARU [nazwa towaru]. Dopóki Użytkownik nie uzupełni brakujących danych, nie ma możliwości pobrania części na zlecenie serwisowe. W przypadku, gdy w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczony jest parametr: Automatyczny wybór ocechowanych dostaw, Użytkownik nie musi wskazywać cech, program automatycznie uzupełni pobrane dostawy. 

Zwrot niewykorzystanych części z cechami dostaw

W przypadku części dla których zostały wskazane cechy dostaw, dla zwracanej ilości należy wskazać konkretne dostawy, które chcemy zwrócić. Zwracane dostawy można wskazać na oknie Wskazanie cech dla części, wywoływanym z poziomu listy części lub formularza części. W kolumnie ilość wykorzystana należy wpisać ilość rzeczywiście wykorzystanych części i za pomocą dokumentu MM (– Zwrot towaru) zwrócić niewykorzystaną ilość na magazyn lokalny, z którego została pobrana. Dokument MM tworzy się na wskazane części, na różnicę między ilością pobraną a wykorzystaną. Zwrot zapisywany jest tylko na stałe. Więcej informacji na temat zwrotu niewykorzystanych części znajduje się tutaj.

Przekształcenie zlecenia serwisowego do dokumentów

Dla zleceń serwisowych użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo – magazynowych:
  • dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
  • dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
  • dokumentu FS/ PA, zawierającego części z wcześniej tworzonych WZ
Na wyżej wymienione dokumenty magazynowe przenoszone są części wraz z przypisanymi wcześniej cechami dostaw na zleceniu serwisowym. Utworzone dokumenty magazynowe zapisywane są na stałe, w związku z tym nie ma możliwości modyfikowania pobranych partii dostaw. Więcej informacji na temat fakturowania zleceń znajduje się tutaj.

Zasoby

Na liście Zasobów znajduje się kolumna Rezerwacje dla zleceń, w której wyświetlana jest ilość towaru, jaka została przypisana na zleceniach serwisowych ze wskazaniem partii dostaw. Rezerwacje dla zleceń zmniejszają ilość dostępną towaru na magazynie. Na karcie towaru w zakładce [Rezerwacje] wyświetlane są Zlecenia Serwisowe, na których znajduje się dany towar z wskazanymi partiami dostaw.

Urządzenia

Lista urządzeń

Lista urządzeń jest dostępna w menu Handel/ Urządzenia.
Lista urządzeń
Lista zbudowana jest z następujących kolumn:
  • Kod – kod urządzenia,
  • Nazwa – nazwa urządzenia,
  • Kontrahent – pełna nazwa Kontrahenta wskazanego na Formularzu zlecenia,
  • Odbiorcapełna nazwa Odbiorcy wskazanego na Formularzu zlecenia,
  • Rodzaj – kod rodzaju wskazanego na formularzu urządzenia.
Ponadto korzystając z opcji Wybór kolumn (dostępnej po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w sekcji kolumn) można wyświetlić na liście kolumny odpowiadające wybranym atrybutom urządzenia. Na liście znajdują się pola umożliwiające filtrowanie rodzajów urządzeń: Filtruj  , Filtruj na bieżąco  , Konstruktor filtra  , Wyczyść filtr  . Zasady filtrowania list zostały opisane tutaj. Listę urządzeń serwisowych można przeszukiwać korzystając z sekcji Dla kontrahenta uwzględniającego pola Kontrahent i Odbiorca
  • Zaznaczenie parametru Kontrahent skutkuje filtrowaniem listy urządzeń wyłącznie z uwzględnieniem Kontrahenta przypisanego do urządzenia.
  • Zaznaczenie parametru Odbiorca skutkuje filtrowaniem listy urządzeń wyłącznie z uwzględnieniem Odbiorcy przypisanego do urządzenia.
Listę urządzeń można również filtrować wykorzystując pole Cennik. Przykładowo wybór w polu Cennik karty towarowej Drukarki spowoduje, że na liście wyświetlone będą tylko te urządzenia, które są powiązane z kartą cennikową Drukarki. W dolnej części okna dostępne są przyciski szczegółowo opisane w rozdziale Standardy w programie:  - Dodaj,  - Zmień,  - Usuń oraz przyciski:  - Dodaj wzorzec zlecenia cyklicznego – po wybraniu funkcji zostanie wygenerowany Wzorzec zlecenia cyklicznego dla zaznaczonego na liście urządzenia. Do pola Kod wzorcaNazwa zostanie skopiowany Kod urządzenia. Dodatkowo na wzorzec zlecenia cyklicznego przeniesione zostaną dane takie jak: Urządzenie oraz Kontrahent i Odbiorca. Szczegółowe informacje na temat Zleceń cyklicznych zamieszczono w artykule Zlecenia cykliczne.  - Dodaj nowe zlecenie serwisowe - po wybraniu funkcji dla zaznaczonego na liście urządzenia zostanie wygenerowane nowe Zlecenie serwisowe. Na powstałe zlecenie przeniesione zostaną dane Urządzenia wraz z atrybutami oraz Kontrahent i Odbiorca przypisany do urządzenia. Szczegółowe informacje na temat Zleceń serwisowych zamieszczono w artykule Zlecenia serwisowe.  Z poziomu listy istnieje możliwość eksportu i importu urządzeń oraz ich rodzajów za pośrednictwem arkusza MS Excel. Eksport Po wciśnięciu przycisku pojawi się okno, na którym należy wskazać lokalizację (dysk lokalny lub IBARD) i nazwę pliku. Plik będzie się składał z czterech arkuszy i zostaną do niego przeniesione następujące dane:
  • Urządzenia – kod i nazwa urządzenia, kod kontrahenta i odbiorcy, rodzaj urządzenia, powiązany towar, opis, informacja o fakturowaniu czynności i części,
  • Atrybuty urządzeń – kod urządzenia, kod i wartość atrybutu, informacja, czy atrybut jest obowiązkowy,
  • Rodzaje – kod i nazwa rodzaju urządzenia,
  • Atrybuty rodzajów – kod rodzaju, kod atrybutu, informacja, czy atrybut jest obowiązkowy.
Import Pod przyciskiem  dostępny jest Z arkusza MS Excel importowane są analogiczne dane, jak w przypadku eksportu, przy czym należy pamiętać, że podczas importu do urządzeń i ich rodzajów dopisywane są wyłącznie atrybuty istniejące w bazie. Import nie powoduje dodania nowych atrybutów towaru oraz nowych wartości atrybutów (dla atrybutu typu lista) do programu. Jeżeli do rodzaju urządzenia są przypisane atrybuty i rodzaj ten został powiązany w arkuszu z urządzeniem, podczas importu urządzenia do programu zostaną do niego dodane również atrybuty rodzaju.  

Formularz urządzenia - zakładka Ogólne

Kolejne pola znajdujące się na zakładce to:
W przypadku dodawania nowego urządzenia z poziomu zlecenia, Kontrahent i Odbiorca wskaza
  • Kod – dowolny 50-znakowy ciąg alfanumeryczny, jednoznacznie określający urządzenie;
  • Nazwa – opisowa nazwa rodzaju urządzenia. W pole to można wpisać 250 znaków;
  • Rodzaj – z listy rozwijalnej można wybrać rodzaj zdefiniowany na Liście Rodzajów urządzeń. Jeżeli na formularzu wskazanego rodzaju urządzenia zdefiniowane są atrybuty, to zostaną one przeniesione na formularz urządzenia, na zakładkę [Atrybuty].
  • Cennik – pole to umożliwia przypisanie karty cennikowej do danego urządzenia. Wybranie przycisku Cennik otwiera listę cennikową towarów. Urządzenie można powiązać tylko z towarem.
  • Kontrahent – do karty urządzenia można przypisać wybrany podmiot, domyślnie jest to Kontrahent. Po wciśnięciu rozwijanej listy można wskazać Bank, Pracownika, Wspólnika albo Urząd. Podmiot z tego pola jest przenoszony jako płatnik na dokumenty FA/PA/WZ. Podmiot wskazany na liście serwisowanych urządzeń jest automatycznie przenoszony na formularz dodawanego urządzenia.
  • Odbiorca – na formularzu istnieje możliwość przypisania odbiorcy innego niż powyżej wskazany Kontrahent. W polu automatycznie pojawia się domyślny Odbiorca wskazany na karcie Kontrahenta wybranego w sekcji powyżej. Jeżeli Kontrahent nie posiada zdefiniowanego odbiorcy, w pole to wprowadzane są dane identyczne z powyższymi. Po wciśnięciu rozwijanej listy można wskazać Bank, Pracownika, Wspólnika, Urząd albo Odbiorcę. Jeżeli wybrana zostanie opcja ostatnia, wyświetlona zostanie lista odbiorców podmiotu z pola Kontrahent. Opcję wprowadzenia innego odbiorcy niż wskazany kontrahent można wykorzystać w przypadku kilku lokalizacji/oddziałów firmy. Podmiot wskazany na liście serwisowanych urządzeń jest automatycznie przenoszony na formularz dodawanego urządzenia.
W przypadku dodawania nowego urządzenia z poziomu zlecenia, Kontrahent i Odbiorca wskazani na tym zleceniu są automatycznie przenoszeni na formularz dodawanego urządzenia.
  • Zlecenia serwisowe – panel ten umożliwia użytkownikowi zdefiniowanie ustawień domyślnych dotyczących fakturowania czynności i części na Zleceniach serwisowych, na których wybrano dane urządzenie. Panel pojawia się pod warunkiem, że w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry,obszarze Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu zaznaczono opcję: Urządzenia.
  • Opis – pole tekstowe przeznaczone na wprowadzenie dodatkowych informacji o urządzeniu.
Formularz urządzenia

Okno Atrybut urządzenia

Okno wywoływane jest przy wyborze dodania lub edycji atrybutu z listy na zakładce [2. Atrybuty]. Kolejne pola znajdujące się w oknie atrybutu urządzenia to:
  • Atrybut – Kod i nazwa atrybutu.
  • Format – format danej zapisywanej jako atrybut, przeniesiony z definicji atrybutu zapisanej w Ogólne/ Atrybuty towaru. Dostępne są typy: tekst, liczba, data, binaria.
  • Parametr obowiązkowy zaznaczenie parametru obowiązkowy spowoduje, że program nie pozwoli usunąć atrybutu z listy atrybutów urządzenia edytowanej z poziomu zlecenia serwisowego. Przy próbie skasowania takiej pozycji pojawi się komunikat: Wybrany do skasowania atrybut jest obowiązkowy dla urządzenia i nie może być usunięty!. Jeżeli na zleceniu zostanie wybrane urządzenie posiadające atrybuty obowiązkowe, to program nie pozwoli zamknąć zlecenia bez wpisania wartości tych atrybutów.
  • Wartość – w pole można od razu wprowadzić wartość atrybutu, zgodnie ze zdefiniowanym formatem. Jeżeli wartość będzie uzupełniona, przeniesie się ona na zlecenie serwisowe i nie będzie konieczności każdorazowego jej uzupełniania. Jeśli zaś pole pozostanie puste, przy zapisie zlecenia program kontroluje, czy wszystkie atrybuty obowiązkowe są uzupełnione i nie pozwoli na zapis bez ich wprowadzenia. Jeśli więc wartość atrybutu jest zmieniana na zleceniach i Operator powinien każdorazowo ją uzupełnić – wtedy lepiej pozostawić pole na karcie niewypełnione aby program wymagał wprowadzenia aktualnej wartości na zleceniu serwisowym.
Atrybut urządzenia
W oknie atrybutu urządzenia dostępne są standardowe przyciski:  - Zapisz zmiany,  - Anuluj zmiany.
Uwaga
Wprowadzanie atrybutów typu binaria powoduje zwiększenie obszaru pamięci dyskowej zajmowanej przez bazę danych Comarch ERP Optima.
 

Formularz - Rodzaj urządzenia

Formularz rodzaju urządzenia służy do rejestracji typu urządzeń oraz związanych z nim atrybutów. Na formularzu dostępne są pola: 
  • Kod – to dowolny 20-znakowy ciąg alfanumeryczny, jednoznacznie określający rodzaj urządzenia;
  • Nazwa – opisowa nazwa rodzaju urządzenia. W pole to można wpisać 50 znaków.
Dostępna jest także tabela zawierająca dane atrybutów. Składa się ona z kolumn:
  • Atrybut – Lista Atrybutów jest obsługiwana przez standardowe przyciski:
 – Dodaj,  – Zmień,  – Usuń. Przyciski opisane zostały szczegółowo tutaj.
  • Nazwa – nazwa atrybutu.
  • Obowiązkowy (Tak/Nie) – Jeżeli na karcie atrybutu zaznaczono parametr Obowiązkowy, w kolumnie pojawi się wartość Tak.
Formularz - rodzaj urządzenia
Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski opisane szczegółowo tutaj.  - Zapisz zmiany,  - Anuluj zmiany. Po wybraniu opcji dodania lub edycji atrybutu podnoszony jest formularz Atrybut dla rodzaju urządzenia.  W oknie tym można wskazać Atrybut zdefiniowany na liście Ogólne/ Atrybuty. Wybierając przycisk  można edytować listę Atrybutów towaru. Z tego poziomu można też dodawać nowe atrybuty. Zaznaczenie parametru obowiązkowy  spowoduje, że program nie pozwoli usunąć atrybutu z formularza urządzenia o takim rodzaju. Przy próbie skasowania takiej pozycji z formularza urządzenia, z zakładki [2. Atrybuty] pojawi się komunikat: Wybrany do skasowania atrybut jest obowiązkowy dla urządzenia i nie może być usunięty!
Atrybut dla rodzaju urządzenia
 

Formularz urządzenia

Na formularzu zapisywane są informacje dotyczące danego urządzenia. Formularz urządzenia składa się z zakładek:
  • [Ogólne] – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące urządzenia.
  • [Dokumenty] – zakładka widoczna tylko w przypadku współpracy z modułem Obieg Dokumentów, zawiera informacje o powiązanych dokumentach z Biblioteki dokumentów
  • [Atrybuty] zawiera informacje o atrybutach przypiętych do urządzenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego urządzenia (numer seryjny, dane techniczne, daty produkcji itp.).
Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski:  – Zapisz zmiany,  – Anuluj zmiany.  Na formularzu urządzenia znajdują się ponadto przyciski:
- Wybierz rodzaj akcji – przycisk widoczny tylko dla nowo dodawanych urządzeń, w przypadku współpracy z modułem Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów. W ten sposób możemy wskazać jeden plik, który zostanie powiązany z urządzeniem. Po naciśnięciu przycisku możemy wybrać jedną z opcji dodania powiązanego pliku: Powyższe funkcje opisane są w artykule Formularz dokumentu w Bibliotece -zakładka Ogólne. - Podgląd dokumentu z biblioteki - przycisk widoczny na formularzu urządzenia, z którym powiązany jest co najmniej jeden plik graficzny lub PDF. Podgląd pliku wyświetlany jest w oknie z lewej strony formularza. Jeśli powiązanych plików jest więcej niż jeden, wówczas wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.  - Dodaj wzorzec zlecenia cyklicznego – po wybraniu funkcji zostanie wygenerowany Wzorzec zlecenia cyklicznego dla urządzenia. Do pola Kod wzorcaNazwa zostanie skopiowany Kod urządzenia. Dodatkowo na wzorzec zlecenia cyklicznego przeniesione zostaną dane takie jak: Urządzenie oraz Kontrahent i Odbiorca. Szczegółowe informacje w artykule Zlecenia cykliczne.  

Urządzenia serwisowane

W menu Handel dostępne są listy Rodzaje urządzeń oraz Urządzenia. Na liście Urządzenia użytkownik może zakładać kartoteki dla urządzeń, które przyjmuje do serwisu. Na liście Rodzajów  może zdefiniować typy urządzeń i zdeklarować jakie cechy będą związane z urządzeniami danego rodzaju. Informacje te są wprowadzane jako atrybuty. Dla każdego rodzaju można zdefiniować zestaw atrybutów, spośród nich można wybrać, które będą traktowane jako atrybuty obowiązkowe. Przy zakładaniu karty urządzenia i wybraniu rodzaju urządzenia, na odpowiedniej zakładce formularza automatycznie pojawia się lista atrybutów do uzupełnienia. Każde urządzenie można przypisać do konkretnego podmiotu, np. kontrahenta, oraz powiązać z kartą cennikową. Przykładem zastosowania może być serwis komputerowy. Załóżmy, że Firma X zajmująca się sprzedażą i serwisowaniem sprzętu pod jedną kartą cennikową Monitor_LCD sprzedaje monitory o tej samej cenie, ale różniące się numerami seryjnymi, kolorem, modelem etc. W dziale serwisu bardzo ważne jest, żeby przyjmowane urządzenie było wyróżnione unikalnym numerem seryjnym i innymi indywidualnymi cechami. Jeżeli przyjmowany jest do naprawy monitor sprzedany przez Firmę X, to ważne jest aby powiązać go w momencie przyjęcia do naprawy z kartą w Cenniku. Dzięki temu Firma X będzie mogła odpowiednio analizować jaki odsetek sprzedawanego przez nich sprzętu wraca do naprawy. W takiej sytuacji wystarczy w module Comarch ERP Optima Serwis utworzyć kartę urządzenia, np. Monitor_LCD_XS345, przypisać mu atrybuty, w tym Numer Seryjny i powiązać z kartą Monitor_LCD z Cennika.

Tworzenie urządzeń podczas sprzedaży

Firmy serwisujące urządzenia często zajmują się także ich sprzedażą. Dlatego użytkownicy modułu Comarch ERP Optima Serwis współpracującego z modułem Comarch ERP Optima Handel mają możliwość tworzenia urządzeń w serwisie jeszcze na etapie realizacji procesu sprzedaży. Na dokumencie sprzedażowym (Faktura sprzedaży lub Paragon), na formularzu pozycji dokumentu dostępna jest ikona - Tworzenie urządzenia w Serwisie.
Tworzenie urządzenia - Formularz pozycji dokumentu
Po wybraniu funkcji Tworzenie urządzenia w Serwisie zostanie otwarty formularz urządzenia serwisowego. Na formularz ten dane zostaną przeniesione następująco :
  • do pola Kod oraz Nazwa – kopiowane są odpowiednio kod i nazwa towaru z pozycji dokumentu,
  • do pola Cennik – przekazywany jest kod towaru z pozycji dokumentu,
  • do pól KontrahentOdbiorca – przenoszony jest odpowiednio kod kontrahenta oraz kod odbiorcy z dokumentu.
Ponadto jeżeli na pozycji dokumentu, na podstawie której jest tworzone urządzenie występowały atrybuty to po wciśnięciu przycisku  pojawi się pytanie: „Dla tej pozycji faktury dodano atrybuty. Czy przenieść atrybuty na kartę tworzonego urządzenia?”. Jeżeli użytkownik wybierze opcję: Tak - atrybuty z pozycji zostaną przeniesione wraz z ich wartościami na formularz utworzonego Urządzenia.
Uwaga
Ikona Tworzenie urządzenia w Serwisie na formularzu pozycji dokumentu dostępna jest tylko, w przypadku gdy pobrano licencję na moduł Comarch ERP Optima Serwis i jednocześnie podniesiony formularz pozycji dotyczy indeksu o typie towar.

Lista rodzajów urządzeń

Lista rodzajów urządzeń jest dostępna w menu Serwis/ Rodzaje urządzeń. Na liście znajdują się kolumny:
  • Kod – kod rodzaju,
  • Nazwa – pełna nazwa rodzaju urządzenia.
Dostępne są przyciski, które szczegółowo zostały opisane tutaj  - Dodaj,  - Zmień,  - Usuń.
Uwaga
Nie można usunąć z listy Rodzaju urządzenia przypisanego do karty urządzenia.
Lista rodzajów urządzeń
Na liście znajdują się pola umożliwiające filtrowanie rodzajów urządzeń: Filtruj , Filtruj na bieżąco  , Konstruktor filtra  , Wyczyść filtr . Zasady filtrowania list zostały opisane tutaj.  

Formularz urządzenia - zakładka Atrybuty

Na zakładce znajduje się lista zbudowana z następujących kolumn:
  • Atrybut – kod atrybutu urządzenia,
  • Nazwa – nazwa atrybutu urządzenia,
  • Wartość – wartość atrybutu,
  • Obowiązkowy (Tak/Nie) – jeżeli na karcie atrybutu zaznaczono parametr Obowiązkowy, w kolumnie pojawi się wartość Tak.
Atrybuty urządzenia
Na zakładce dostępne są przyciski:  - Dodaj,  - Zmień,  - Usuń,  - Zapisz zmiany, - Anuluj zmiany. Przyciski zostały opisane szczegółowo tutaj.

Formularz urządzenia - Zakładka Dokumenty

Zakładka jest widoczna tylko w przypadku współpracy z modułem Obieg Dokumentów.
Formularz urządzenia – zakładka [Dokumenty]
Na zakładce [Dokumenty] widoczne są kolumny: Numer, Data, Kontrahent, Tytuł – zawierające informacje o powiązanych dokumentach z Biblioteki dokumentów. Lista działa na zasadzie opisanej w punkcie Wiązanie dokumentu z transakcją.

Zlecenia

Zlecenia serwisowe - Lista zleceń

Lista zleceń jest dostępna w menu Handel/ Zlecenia. Lista zbudowana jest z następujących kolumn (układ domyślny):
  • Numer dokumentu – numer zlecenia zgodny z przyjętym schematem numeracji.
  • Dokumenty – pole to określa stan danego zlecenia. Pole to może przyjmować następujące wartości
    • Puste pole statusu oznacza, że z tym zleceniem nie jest związany żaden inny dokument.
    • MM oznacza, że zlecenie jest powiązane z Przesunięciem Międzymagazynowym.
    • ZD oznacza, że zlecenie jest powiązane z Zamówieniem u Dostawcy.
    • PA oznacza, że zlecenie jest powiązane z Paragonem.
    • FA oznacza, że zlecenie jest powiązane z Fakturą Sprzedaży.
    • WZ/ RW informuje o powiązaniu zlecenia z Wydaniem Zewnętrznym lub rozchodem wewnętrznym części.
  • Realizacja – status w kolumnie uzależniony jest od stanu zafakturowania/ wykorzystania pozycji znajdujących się na zleceniu. Pole może przyjmować następujące wartości:
    • Przyjęte pole statusu oznacza, że ze zleceniem nie została powiązana żadna pozycja (czynność lub część).
    • W realizacji – status nadawany jest w chwili wprowadzenia pierwszej czynności/ części na zlecenie.
    • Zrealizowane oznacza, że wszystkie czynności są zakończone (i ewentualnie zafakturowane), a wszystkie części zostały wykorzystane (RW, FA).
  • Kontrahent – pełna nazwa kontrahenta wskazanego na Formularzu zlecenia.
  • Data przyjęcia – data przyjęcia zlecenia.
  • Data realizacji – planowana data realizacji zlecenia.
Znak  umieszczony obok daty realizacji oznacza zlecenie przeterminowane lub zadanie, którego termin przypada na dziś.
  • Status zlecenia – informacja o statusie wybranym na zleceniu. Użytkownik może definiować własne statusy zleceń, które później będą dostępne na formularzu zlecenia. Lista statusów znajduje się w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Statusy zleceń.
  • Magazyn – informacja o magazynie wybranym na zleceniu.
  • Opis – tekst opisu z Formularza zlecenia serwisowego.
Na liście zleceń ustawiając kursor w nagłówku kolumny, po naciśnięciu prawego przycisku myszki istnieje możliwość wybrania opcji Wybór kolumn. Na ekranie zostanie wyświetlona lista dostępnych kolumn, dzięki temu użytkownik może sam definiować dane, które mają być widoczne na liście. Lista ta składa się z następujących kolumn:
  • Adres dod. – dodatkowy adres kontrahenta przenoszony ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent], z pola Dodatkowe.
  • Brutto – wartość brutto wszystkich części i czynności wprowadzonych na zlecenie wyrażona w walucie zlecenia.
  • Brutto FA – wartość brutto pozycji zlecenia przeznaczonych do zafakturowania wyrażona w walucie zlecenia.
  • Brutto FA PLN – wartość brutto pozycji z ustawioną opcją uwzględniaj na FA/PA wyrażona w walucie systemowej (PLN).
  • Brutto PLN – wartość brutto zlecenia wyrażona w walucie systemowej (PLN).
  • Czas realizacji – całkowity planowany czas realizacji, zlecenia.
  • Data zamknięcia – data zamknięcia zlecenia. Pojawia się tylko dla zleceń zrealizowanych.
  • Kategoria – kategoria skojarzona ze zleceniem, pobierana z karty Kontrahenta z pola Kategoria sprzedaży. W przypadku zmiany Kontrahenta wartość w polu jest aktualizowana. Kategoria przenoszona jest na dokumenty powiązane ze zleceniem jako kategoria nagłówka.
  • Kod Kontrahenta – kod Kontrahenta wybrany na zleceniu.
  • Miasto – nazwa miasta Kontrahenta.
  • Netto – wartość netto wszystkich części i czynności wprowadzonych na zlecenie wyrażona w walucie zlecenia.
  • Netto FA – wartość netto pozycji zlecenia przeznaczonych do zafakturowania wyrażona w walucie zlecenia.
  • Netto FA PLN – wartość netto pozycji z ustawioną opcją uwzględniaj na FA/PA wyrażona w walucie systemowej (PLN).
  • Netto PLN – wartość netto zlecenia wyrażona w walucie systemowej (PLN).
  • Odbiorca – pełna nazwa odbiorcy wskazanego na Formularzu zlecenia, na zakładce [Kontrahent].
  • Odbiorca – Adres dod. – dodatkowy adres Odbiorcy przenoszony ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent], z pola Dodatkowe.
  • Odbiorca – Kod – kod Odbiorcy wybrany na zleceniu, na zakładce [Kontrahent].
  • Odbiorca – Miasto – nazwa miasta Odbiorcy przenoszona ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent].
  • Odbiorca – Telefon – telefon Odbiorcy przenoszony ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent].
  • Odbiorca – Ulica – nazwa ulicy Odbiorcy przenoszona ze zlecenia, z zakładki [Kontrahent].
  • Osoba zlecającaimię i nazwisko Osoby zlecającej, wskazanej na Formularzu zlecenia.
  • Priorytet – priorytet określony dla zlecenia.
  • Prowadzący – kod Operatora wskazany na zleceniu, w polu Prowadzący.\
  • Rzeczywisty czas realizacjicałkowity rzeczywisty czas realizacji zlecenia, wyliczany w oparciu o czas trwania poszczególnych czynności.
  • Telefon – telefon Kontrahenta wybranego na zleceniu.
  • Ulica – nazwa ulicy Kontrahenta wybranego na zleceniu.
  • Urządzenie – kod urządzenia, które zostało wybrane na zleceniu.
  • Waluta – symbol waluty w jakiej wystawiono zlecenie.
Korzystając z opcji Wybór kolumn użytkownik ma także możliwość wyświetlenia na liście wartości określonych atrybutów, przypisanych do zlecenia na zakładce [Atrybuty].
Lista zleceń serwisowych
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:  Dodaj,  Zmień,  Usuń – Usunięcie jest możliwe tylko w przypadku, gdy zlecenie nie zostało jeszcze zamknięte. Istnieje możliwość odblokowania zlecenia – zasady zostały opisane w odrębnym rozdziale.  – Zamknij. Ponadto w pasku zadań znajdują się przyciski:  – Wydruk,  – Wysyłanie wydruków w postaci PDF – przycisk dostępny po zalogowaniu do modułu CRM. Umożliwia wysłanie wiadomości e-mail do kontrahenta wybranego na zaznaczonym zleceniu. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów wiadomości, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego). Szczegóły działania funkcji Wiadomości SMS zostały opisane w podręczniku do modułu CRM.  – Wykres,  – Eksport do programu Ms Excel,  – Wyślij SMS – przycisk dostępny po zalogowaniu do modułu CRM. Umożliwia wysłanie wiadomości SMS do kontrahenta wybranego na zaznaczonym zleceniu. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów Wiadomości SMS, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego, Waluta dokumentu). Szczegóły działania funkcji Wiadomości SMS zostały opisane w podręczniku do modułu CRM.  – Kontakty CRM – za pomocą przycisku możliwe jest wyświetlenie listy kontaktów CRM lub listy wiadomości e‑mail kontrahenta (ze zlecenia aktualnie podświetlonego na liście). Przycisk jest dostępny, jeżeli użytkownik posiada moduł Comarch ERP Optima CRM. Szczegółowy opis przycisków oraz zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Lista zbudowana jest z dwóch zakładek:
  • [Wg numeru] – lista zleceń. Standardowo wyświetlane są wszystkie dokumenty.
  • [Wg atrybutów] – lista zleceń wg poszczególnych atrybutów lub dotyczących tylko jednego wybranego atrybutu.
W zależności od stanu zlecenia na liście zaznaczone są kolorami:
  • zielony – oznacza zlecenie jeszcze nie zamknięte,
  • czarny – oznacza zlecenie zamknięte.
Niezależnie od zakładki na liście znajdują się pola umożliwiające filtrowanie zleceń wg warunków zadanych przez użytkownika: Filtruj  , Filtruj na bieżąco , Konstruktor filtra  , Wyczyść filtr . Zasady filtrowania list zostały opisane tutaj.
  • Status zlecenia – można wybrać z listy. Listę statusów zleceń użytkownik może definiować sam wg własnych potrzeb w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Statusy zleceń.
  • Serwisant – lista zleceń może zostać ograniczona do wybranego serwisanta. Jeżeli pole jest puste to uwzględniane są wszystkie zlecenia bez względu na serwisanta. Program filtruje listę zleceń uwzględniając czynności wpisane na zlecenia. Jeżeli użytkownik poda serwisanta, wówczas program wyfiltruje wszystkie zlecenia, na których dany serwisant na przypisaną czynność do wykonania. Serwisantem może być operator lub pracownik wpisany na listę dostępną na zakładce [Ogólne/ Pracownicy]. Na liście zleceń wyboru operator/ pracownik można dokonać po wciśnięciu strzałki obok pola.
  • Data zamknięcia – po zaznaczeniu można określić zakres dat zamknięcia zleceń. Lista zleceń jest filtrowana w zależności od określonego zakresu dat.
  • Planowany czas realizacji – po zaznaczeniu można określić zakres planowanego czasu realizacji zleceń. Lista zleceń jest filtrowana w zależności od określonego zakresu czasu.
  • Data przyjęcia zlecenia – po zaznaczeniu można określić zakres dat przyjęcia zleceń. Lista zleceń jest filtrowana w zależności od określonego zakresu dat.
  • Planowana data realizacji – po zaznaczeniu można określić zakres planowanej daty realizacji zleceń. Lista zleceń jest filtrowana w zależności od określonego zakresu dat.
  • Do zafakturowania – filtrowanie dokumentów w zależności od typu dokumentów, jakie jeszcze pozostały do wygenerowania w związku z realizacją zlecenia.
  • Urządzenie – podczas filtrowania listy zleceń można wskazać jako kryterium urządzenie związane ze zleceniem serwisowym.
  • Cennik – podczas filtrowania listy zleceń można wskazać jako kryterium kartę cennikową. Spowoduje to wyświetlenie tych zleceń, na których wykorzystane są czynności i części powiązane z tą kartą cennikową.
  • W przypadku jeżeli urządzenia serwisowe na swoich kartach są powiązane z kartami cennikowymi to po wybraniu towaru filtrowane są zlecenia dla urządzeń, które są powiązane z tym towarem.
  • Schemat numeracji – lista może zostać zawężona do zleceń ponumerowanych w ramach jednego wybranego schematu. Schemat można wybrać z listy schematów zdefiniowanych dla zleceń (Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Serwis/ Zlecenia serwisowe). Lista dostępna jest po wciśnięciu strzałki obok pola. Aby schemat nie był uwzględniany podczas filtrowania list pole powinno być puste.
  • Numery od/ do – po zaznaczeniu można zdefiniować numery kolejne zleceń, do których powinna być zawężona lista.
  • Należy pamiętać, że działanie obu parametrów jest ze sobą ściśle związane. Jeśli określony zostanie tylko schemat numeracji, natomiast nieokreślone numery (parametr nie aktywny) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje, w których go wykorzystano. Jeśli wybierzemy schemat numeracji i określimy numery – wyświetlone zostaną pozycje z zadanego zakresu numerów tylko w ramach danego schematu. Jeśli zaznaczymy numery, natomiast nie określimy schematu (pozycja pusta) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje o określonych numerach bez względu na wykorzystany schemat numeracji.
  • Kontrahent – można wpisać kod kontrahenta „z ręki” lub wybrać z listy. Domyślnie każde zlecenie dotyczy Kontrahenta. Podmiotem jednak może być również pracownik, wspólnik, urząd czy bank wpisany na jedną z list dostępnych na zakładce [Ogólne]. Rodzaj podmiotu (czy jest to kontrahent, bank, urząd itp.) można wybrać po wciśnięciu rozwinięcia obok pola. Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista z zakładki [Ogólne]. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole.
  • Osoba zlecająca – zlecenia serwisowe można filtrować wg osoby zlecającej tylko dla danych pobranych z karty Kontrahenta, czyli wyboru z listy rozwijalnej. Na formularzu zlecenia można wpisać „z ręki” dane.
  • Stan zamknięte/ otwarte/ wszystkie lista filtrowana względem faktu zamknięcia zlecenia (kolor zielony na liście– zlecenie otwarte, czarny – zamknięte).
Uwaga
Jeśli parametry dotyczące daty przyjęcia i daty realizacji są zaznaczone równocześnie – działają na zasadzie filtrowania wg terminu przyjęcia i terminu realizacji zlecenia. Wyfiltrowane zostaną wszystkie zlecenia z datą przyjęcia w poszczególnych dniach z podanego zakresu i równocześnie z datą realizacji w podanym przedziale od … do …
– Przekształcenie do faktury – wykonuje się po zaznaczeniu wybranych zleceń. Opcja dostępna dla Użytkowników, którzy korzystają z modułu Comarch ERP Optima Faktury. Przekształcenie do paragonu – wykonuje się po zaznaczeniu wybranych zleceń. Opcja dostępna dla użytkowników, którzy korzystają z modułu Comarch ERP Optima Faktury. Przekształcenie do RW – funkcja umożliwia utworzenie dokumentu RW na podstawie wybranych zleceń. Opcja dostępna dla Użytkowników, którzy korzystają z modułu Comarch ERP Optima Handel. Przekształcenie do WZ – funkcja umożliwia utworzenie dokumentu WZ na podstawie wybranych zleceń. Opcja dostępna dla użytkowników, którzy korzystają z modułu Comarch ERP Optima Handel. Zasady przekształcania zlecenia do innych dokumentów są opisane w odrębnym rozdziale. Na zakładce [Wg atrybutów] – dane dotyczące zleceń serwisowych filtrowane są wg atrybutów zapisanych na zakładce [Atrybuty] na formularzu zlecenia serwisowego. Lista zleceń serwisowych, zakładka [Wg atrybutów] zbudowana jest z takich samych kolumn jak zakładka [Wg numerów]. Dodatkowo znajdują się kolumny: atrybut, wartość atrybutów.
  • Atrybut – w polu można podać atrybut, dla którego mają być filtrowane zlecenia serwisowe.
  • Wartość atrybutu – wartość wskazanego atrybutu, która ma być wyszukiwana na dokumentach. Pole to przyjmuje format zgodny z definicją atrybutu (tekst/ lista/ liczba/ data).
Zarówno pole Atrybut, jak i Wartość mogą pozostać puste:
  • jeśli użytkownik nie wypełni żadnego pola – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wprowadzono jakikolwiek Atrybut,
  • jeśli użytkownik wypełni tylko pole Atrybut – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wykorzystano dany Atrybut, niezależnie od wartości,
  • jeśli użytkownik wypełni pole Atrybut oraz Wartość – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje, gdzie wykorzystano wybrany Atrybut o wskazanej wartości.

Formularz zlecenia – zakładka Ogólne

Kolejne pola znajdujące się na zakładce to: 
  • Dokument – w pole należy wpisać schemat numeracji, wg którego nadany zostanie numer dla dokumentu. Proponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Dokumenty. Jeśli chcemy go zmienić lista schematów zdefiniowanych w klasie Zlecenia serwisowe jest dostępna po wciśnięciu przycisku. Nowy schemat można dodać z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Serwis/ Zlecenia serwisowe.
  • Numer – program proponuje numer zgodny z określonym schematem numeracji. Jako numer kolejny na nowo otwartym formularzu wpisane jest AUTO. Numer zostanie nadany dopiero po pierwszym zatwierdzeniu dokumentu.
  • Jeśli w schemacie wykorzystana jest seria proponowana jest seria zdefiniowana jako domyślna w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Dokumenty. Jeśli użytkownik chce ją zmienić – lista dostępna jest po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola. Nową serię można dopisać z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Serwis/ Serie dokumentów.
  • Zasady tworzenia schematów numeracji oraz numerowania dokumentów zostały dokładniej opisane w podręczniku Comarch ERP Optima Konfiguracja systemu.
  • Kontrahent – domyślnie każde zlecenie serwisowe dotyczy kontrahenta. Podmiotem jednak może być również pracownik, wspólnik, urząd czy bank wpisany na jedną z list dostępnych na zakładce [Ogólne]. Rodzaj podmiotu (czy jest to kontrahent, bank, urząd itp.) można wybrać po wciśnięciu obok pola. Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista z zakładki [Ogólne]. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole. Po wybraniu kontrahenta pola: nazwa kontrahenta (wszystkie trzy linie), ulica, numer domu, miejscowość, kod pocztowy, telefon, e‑mail wypełniane są danymi z karty. Pola te są możliwe do edycji jednak zmiana danych kontrahenta na formularzu zlecenia nie powoduje zmiany na kartotece kontrahenta.Aby dopisać nowego kontrahenta z poziomu formularza zlecenia w module Comarch ERP Optima Serwis należy otworzyć listę kontrahentów i dopiero wtedy dopisać nową pozycję (tak jak w przypadku innych modułów). W sytuacji, gdy na zleceniu serwisowym wybraliśmy kontrahenta, określiliśmy czynności do wykonania oraz części do pobrania a następnie zmieniamy kontrahenta wówczas program pyta czy wykonać aktualizację warunków handlowych dla pozycji. Jeżeli wybierzemy Tak na zleceniu zaktualizują się dane kontrahenta oraz ceny dla czynności i części.
  • Odbiorca – poprzez wybranie przycisku można wskazać jako odbiorcę zlecenia Kontrahenta, Bank, Pracownika, Wspólnika, Urząd lub Odbiorcę z listy odbiorców wskazanego powyżej Kontrahenta. Istnieje powiązanie Kontrahenta/Odbiorcy i Urządzenia:
    • Jeśli na zleceniu Operator poda najpierw urządzenie, to automatycznie podpowie się Kontrahent i Odbiorca z karty urządzenia.
    • Jeśli na zleceniu Operator poda Kontrahenta/Odbiorcę, to na liście urządzeń następuje automatyczne filtrowanie.
  • Osoba zlecająca (Kontrahenta/ Odbiorcy) – w polu można wprowadzić dane osoby, która złożyła zlecenie do serwisu. Na liście rozwijalnej dostępne są dane osób wprowadzonych na karcie Kontrahenta/ Odbiorcy, na zakładce [Dodatkowe], w tabeli Przedstawiciele. Oprócz imienia i nazwiska osoby zlecającej na zleceniu prezentowane są także jej dane kontaktowe.

Użytkownik może wprowadzić imię i nazwisko oraz telefon osoby zlecającej, wpisując te dane bezpośrednio w odpowiednie pola na zleceniu.

Jeżeli na zleceniu serwisowym zostanie wypełnione pole Osoba zlecająca i zostanie utworzone zdarzenie CRM skojarzone z tym zleceniem serwisowym, to dane z pola Osoba zlecająca są przenoszone na Formularz Kontaktu CRM w pole Osoba kontaktowa.

  •   – Wyślij e-mail na adres: – Przycisk aktywny tylko wtedy, gdy wypełniony jest adres elektroniczny podmiotu/ osoby zlecającej. Funkcja pozwala na wysłanie wiadomości e-mail bezpośrednio na wskazany (po ustawieniu kursora na przycisku) adres e-mail.
  • Telefon – pole ma formę rozwijanej listy z wszystkimi numerami telefonu, przypisanymi do podmiotu lub osoby zlecającej. Użytkownik ma ponadto możliwość wpisania odpowiedniego numeru telefonu bezpośrednio w pole na formularzu zlecenia. Obok pól z numerem telefonu dostępny jest przycisk  – Zadzwoń/Wyślij SMS, dzięki któremu możliwe jest wysłanie wiadomości SMS pod wskazany Telefon podmiotu/ osoby zlecającej.
    Uwaga
    Funkcja Wyślij SMS działa tylko w przypadku współpracy z modułem CRM. 
    Tworząc szablony Wiadomości SMS z poziomu zlecenia serwisowego użytkownik ma do dyspozycji makra takie jak:

Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym – makro zwraca nazwę urządzenia, wybranego na zleceniu;

Wartość zlecenia serwisowego – makro zwraca wartość brutto pozycji przeznaczonych do zafakturowania;

Waluta dokumentu – makro zwraca symbol waluty ze zlecenia serwisowego.

  • Kategoria – kategoria dokumentu pobierana jest z karty Kontrahenta z pola Kategoria sprzedaży, w przypadku zmiany Kontrahenta wartość w polu jest aktualizowana. Kategoria przenoszona jest na dokumenty powiązane ze zleceniem jako kategoria nagłówka.
  • Urządzenie – umożliwia powiązanie karty urządzenia ze Zleceniem serwisowym. Po wskazaniu serwisowanego urządzenia na formularzu zlecenia uzupełniane są informacje o Kontrahencie i Odbiorcy zgodnie z informacjami na karcie urządzenia.
Uwaga
W przypadku, gdy na formularzu zlecenia wskazano serwisowane urządzenie powiązane z innym kontrahentem/odbiorcą niż ten wybrany na zleceniu, pojawi się pytanie: Czy aktualizować kontrahenta/odbiorcę na zleceniu? W zależności od wyboru użytkownika kontrahent/odbiorca ze zlecenia zostanie zaktualizowany na podstawie danych z urządzenia lub pozostanie bez zmian.
Uwaga
Dane o kontrahencie z urządzenia wybranego na zleceniu będą automatycznie przenoszone na formularz zlecenia pod warunkiem, że nazwa kontrahenta !NIEOKREŚLONY! jest pusta (domyślne ustawienia) lub jest słowem NIEOKREŚLONY.
  • Po prawej stronie znajduje się ikona Atrybuty urządzenia. Poprzez wciśnięcie przycisku wyświetlana jest lista atrybutów urządzenia wskazanego na zleceniu. W przypadku zleceń otwartych istnieje możliwość edycji listy. Jeżeli użytkownik wprowadzi wartości atrybutów inne niż te zdefiniowane na karcie urządzenia, pojawi się komunikat Czy aktualizować wartości atrybutów na karcie urządzenia? (TAK/NIE). Potwierdzenie „TAK” spowoduje, że na karcie słownikowej urządzenia wartość atrybutu zostanie zaktualizowana.
Uwaga
Jeżeli Operator ma założoną blokadę modyfikacji karty urządzenia komunikat aktualizacji wartości nie pojawia się i wartości nie są modyfikowane na karcie urządzenia.
Atrybuty urządzenia
Jeżeli na zleceniu zostanie wybrane urządzenie posiadające atrybuty obowiązkowe, to program nie pozwoli zamknąć zlecenia bez podanych wartości tych atrybutów. Przy próbie zamknięcia zlecenia, w przypadku nie wypełnionych wartościach atrybutów obowiązkowych pojawi się komunikat Nie ustalono wartości dla atrybutu obowiązkowego!. Aby zapisać zlecenie należy wprowadzić wartości przynajmniej dla atrybutów obowiązkowych.
  • Magazyn – na nowe zlecenie proponowany jest pierwszy magazyn typu serwisowy z listy. Po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista magazynów z zakładki [Ogólne/ Inne/ Magazyny], która zawężona jest tylko do magazynów o typie serwisowy. Na wskazany magazyn przesuwane będą części wykorzystywane podczas wykonania zlecenia. Na zleceniu pole magazyn blokowane jest po wykonaniu pierwszego przesunięcia MM.
  • Data przyjęcia – na zleceniu proponowana jest zawsze data bieżąca. Podczas ustalania daty można się posłużyć kalendarzem dostępnym pod prawym przyciskiem myszy lub po naciśnięciu w polu data przyjęcia.
  • Data realizacji – pozwala ustalić datę, kiedy realizacja zlecenia powinna zostać zakończona. Na zleceniu proponowana jest zawsze data bieżąca.
  • Data zamknięcia – jest automatycznie zapamiętywana w momencie zamykania zlecenia.
  • Planowany czas realizacji – określa, jaki jest planowany czas przeznaczony na realizację zlecenia (domyślnie proponowana jest wartość 0, maksymalnie możliwe jest wprowadzenie czasu 9999h).
  • Priorytet – dla każdego zlecenia należy określić priorytet – do wyboru są cztery stopnie: najwyższy, wysoki, niski i najniższy. Domyślnie proponowany jest priorytet najwyższy.
  • Prowadzący – osoba odpowiedzialna za dane zlecenie. W chwili wypełniania nowego formularza proponowany jest zawsze operator pracujący aktualnie w programie. Istnieje jednak możliwość, że inna osoba wpisuje zlecenie, a kto inny jest za nie odpowiedzialny. Wtedy osoba wpisująca zlecenie powinna uzupełnić informacje dotyczące operatora. Kod operatora można wybrać albo z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku albo wpisać bezpośrednio w pole.
  • Rzeczywisty czas realizacji – całkowity rzeczywisty czas realizacji zlecenia, wyliczany w oparciu o czas trwania poszczególnych czynności.
  • Waluta – waluta, w jakiej rejestrowane jest zlecenie.
  • Płatność:
    • kontrahenta – forma i termin płatności są pobierane z karty kontrahenta,
    • ustalona – na dokumenty powstałe przy realizacji zlecenia przenoszona jest (niezależnie od ustawień kontrahenta) forma płatności, wskazana na zleceniu.
    • Jeśli ustalona forma płatności ma odroczony termin płatności, dodatkowo pojawia się parametr do zaznaczenia Ustaw termin na: …  W przypadku, gdy parametr jest zaznaczony – na dokumenty powstałe w wyniku realizacji zlecenia (w pole Termin) przenoszona jest data, wskazana na formularzu. Jeśli na zleceniu nie określono konkretnego terminu płatności jest on ustawiany w zależności od ilości dni zdeklarowanej na definicji płatności w Konfiguracji.
Formularz zlecenia
Na formularzu zlecenia, w prawym górnym rogu znajduje się parametr: Zlecenie otwarte/ zlecenie zamknięte – na nowym formularzu parametr jest zaznaczony – oznacza to, że zlecenie jest realizowane. Po zakończeniu realizacji zamykamy zlecenie – należy wtedy odznaczyć parametr (zmieni się również data realizacji zlecenia na datę zamknięcia). Po zamknięciu zlecenia nie można już wprowadzać na formularzu żadnych zmian.  

Pobieranie części z magazynu

Uwaga
Pobieranie części z magazynu jest możliwe, jeśli użytkownik korzysta z modułu Comarch ERP Optima Serwis oraz Comarch ERP Optima Handel/ Comarch ERP Optima Handel Plus.
Na formularzu zlecenia na pierwszej zakładce [Ogólne] określamy magazyn serwisowy, na który mają być przesunięte części potrzebne do realizacji zlecenia (np. W firmie remontowo- budowlanej każda budowa może mieć odrębny magazyn serwisowy, na który będzie tworzyła zlecenia serwisowe i przesuwała potrzebne do budowy materiały). Na formularzu zlecenia na zakładce [Części] określamy towary oraz magazyn, z którego mają one być przesunięte na magazyn serwisowy. Na liście Części znajduje się przycisk  - przekształcenie do MM. Użytkownik zaznacza na liście części, które chce pobrać z magazynu lokalnego na magazyn serwisowy i wciska przycisk . Pojawi się komunikat: Utworzony zostanie dokument MM. Wszystkie dotychczasowe zmiany wprowadzone na zleceniu zostaną zapisane. Czy utworzyć dokument? Po wybraniu opcji Tak tworzy się dokument MM na wskazane części.
Uwaga
Dokument MM zapisuje się na trwałe (nie do bufora), dlatego też nie można dokonywać na nim żadnych zmian.
Jeżeli przekształcenie do MM przebiegnie poprawnie wydane części otrzymują na liście status pobrano, zaś w kolumnie Pobrano pojawia się ilość, która została przesunięta na magazyn serwisowy. Na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie zlecenia z dokumentem MM. Dla części, które mają status pobrano nie można modyfikować: magazynu, ilości pobranej oraz j.m. Aktywne do edycji jest pole nazwa towaru, ilość wykorzystana, serwisant, cena netto/ brutto oraz rabat. Jeżeli części są pobierane z różnych magazynów źródłowych – wtedy dla każdego magazynu źródłowego tworzy się odrębny dokument MM.
Jeżeli na magazynie lokalnym, z którego mają być przesunięte towary nie ma wystarczającej ilości, wówczas program nie wygeneruje dokumentu MM i wyświetli komunikat błędu. W sytuacji, gdy towar został już pobrany na magazyn serwisowy a użytkownik wybierze opcję:
  • usuń – wyświetli się komunikat, że usunięcie części pobranej z magazynu nie powoduje automatycznego usunięcia dokumentu MM.
Uwaga
Usunięcie części pobranej nie powoduje automatycznego anulowania dokumentów MM.
  • przekształcenie do MM – wyświetli się komunikat: Dla danej pozycji już wcześniej wygenerowano dokument MM, czy pobrać część ponownie?
Uwaga
Dokumenty MM utworzone na magazyn serwisowy nie mogą być wyeksportowane.
Jeżeli w Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie Operatora – zakładka [Parametry cd] – w sekcji dla modułu Serwis – nie jest zaznaczony parametr Kontrola części pobranych – przy próbie ponownego wygenerowania MM na część już pobraną program wyświetla ostrzeżenie: Dla pozycji X już wcześniej wygenerowano dokument MM. Czy chcesz pobrać ją ponownie?, ale pozwala na jej ponowne pobranie. Przy zaznaczonym parametrze:
  • przy próbie ponownego pobrania części program blokuje taką możliwość.
  • W przypadku, gdy zaznaczono więcej części do pobrania – te już pobrane są pomijane.
  • Operator nie może usunąć z listy części już pobranej.
Istnieje również możliwość pobrania części bezpośrednio z magazynu Serwisowego. Na formularzu dodania części można wybrać jako magazyn – magazyn serwisowy. Na liście Części pozycja pojawi się ze statusem bez pobrania. W momencie fakturowania zlecenia (tworzenia dokumentów WZ i RW) dla takich części program nie będzie wymagał statusu pobrano. Części będą pobrane od razu z magazynu serwisowego.
Części z magazynu serwisowego
Opcja ta umożliwia serwisantom pobieranie części z magazynu głównego na serwisowy nie tylko dla konkretnego zlecenia, ale także dokumentem MM wystawionym z listy Przesunięć międzymagazynowych. Przy zatwierdzaniu zleceń, na które części pobrano z magazynu serwisowego, nie ma konieczności komunikacji z magazynem lokalnym. Na karcie operatora (Start/Konfiguracja/ Program/Użytkowe/ Operatorzy, zakładka [Parametry cd] – Serwis) znajdują się parametry, które weryfikują możliwość pobierania części na zlecenia z magazynów lokalnych oraz magazynu serwisowego:
  • Prawo do pobrania części z mag. serwis.(domyślnie zaznaczony). Jeżeli opcja zostanie wyłączona, operator nie będzie mógł pobierać na zlecenie części znajdujących się na magazynie serwisowym (na formularzu części magazyn serwisowy stanie się niewidoczny, aktywne będą tylko magazyny lokalne). W trakcie realizacji zlecenia operator będzie musiał każdą część pobrać z magazynu lokalnego dokumentem Przesunięcie Międzymagazynowe.
  • Prawo do pobrania części z mag. lokalnych –  (domyślnie zaznaczony). Jeżeli opcja zostanie wyłączona, operator nie będzie mógł pobierać na zlecenie części znajdujących się na magazynach lokalnych (na formularzu części magazyny lokalne staną się niewidoczne, aktywny będzie tylko magazyn serwisowy).
Gdy użytkownik-serwisant może fakturować zlecenia bez konieczności pobierania części z magazynu innego niż serwisowy można także założyć blokady na magazyny, dając serwisantowi dostęp jedynie do magazynu serwisowego. Ułatwia to kontrolę ilości towarów pobieranych do serwisu.
Uwaga
Jeżeli na zleceniu na zakładce [Ogólne] jest wybrany magazyn serwisowy natomiast na zakładce [Części] magazyn lokalny to do momentu pobrania części aktywna jest opcja zmiany magazynu serwisowego. Jeśli części zostaną pobrane nie ma możliwości zmiany magazynu. Jeżeli na zleceniu na zakładce [Ogólne] jak i zakładce [Części] jest wybrany magazyn serwisowy to nie można na zakładce [Ogólne] zmienić magazynu.

Okno Czynności dla zlecenia serwisowego

Okno Czynności dla zlecenia serwisowego – zakładka Ogólne

Dopisywanie nowych czynności jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Ponadto z poziomu Tabeli Czynności możliwe jest również ich kopiowanie za pomocą skrótu klawiszowego <CTRL+INSERT>. Dodając czynność można posłużyć się listą usług z Cennika. Jeśli kursor znajduje się w polu Usługa – można ją wpisać z klawiatury lub wybrać z listy, która pojawi się na ekranie po: naciśnięciu <ALT>+<strzałka w dół> z klawiatury lub prawego klawisza myszki albo po naciśnięciu myszką przycisku Usługa. Na liście zasobów wyświetlonej z zakładki [Czynności] znajdują się tylko pozycje o typie: usługa prostausługa złożona. Z tego poziomu istnieje również możliwość dopisania nowych pozycji do cennika. Po wybraniu usługi na zlecenie przyciskiem  albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod usługi i nazwa. Podgląd pełnej karty cennikowej (bez możliwości edycji), jest możliwy po naciśnięciu przycisku  obok pola z nazwą usługi. Na pustym oknie czynności przycisk jest nieaktywny, dopiero po wpisaniu kodu usługi przycisk się uaktywnia. Podgląd karty cennikowej jest możliwy tylko dla usług pobranych z cennika nawet, gdy zlecenie jest zamknięte. Można wpisać usługi, które nie mają odpowiednika w cenniku. Należy wtedy uzupełnić tylko pole Nazwa bez podawania „kodu”. Dla czynności wpisanych „ręcznie” nie jest aktywny przycisk do podglądu karty towaru.
  • Kategoria – domyślnie podpowiada się kategoria sprzedaży z karty cennikowej usługi. Użytkownik ma możliwość zmiany kategorii. Wartość jest przenoszona na dokumenty powiązane, po ich wygenerowaniu pole blokowane do edycji.
  • Wykonanie– wybór osoby, która ma wykonać czynność. Domyślnie jako serwisant podpowie się ostatni wybrany w tym oknie operator. Serwisantem może być również pracownik wpisany na listę dostępną na zakładce [Ogólne/ Pracownicy]. Wyboru operator/ pracownik można dokonać po wciśnięciu obok pola.
  • Czas trwania – określa, jaki jest czas wykonania czynności (domyślnie proponowana jest wartość 0). Wartość w tym polu może być wyliczana automatycznie na podstawie pól Termin od i Termin do, jeżeli czynność realizowana jest wg terminu oraz w Start/Konfiguracja/ Serwis/ Parametry zaznaczono opcję Automatycznie uzupełniaj czas trwania czynności wg terminu.
  • Data wykonania – data wykonania czynności, pole domyślnie puste. Użytkownik ma możliwość wprowadzenia wybranej daty. Jeśli tego nie zrobi, w momencie zaznaczenia, że czynność została wykonana, automatycznie podpowie się aktualna data, którą można zmienić. W momencie zaznaczania wszystkich czynności jako zakończone (za pomocą ikony  z poziomu listy czynności) pole uzupełniane jest datą systemową z możliwością ręcznej modyfikacji.
  • Realizacja – określa sposób, w jaki ma być realizowana przez serwisanta dana czynność. Do wyboru są trzy możliwości:
    • niezależna – czynność, która może być zrealizowana w dowolnym momencie w trakcie realizacji zlecenia,
    • po wykonaniu poprzedniej – czynność, która może być zrealizowana dopiero gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie wykonana,
    • wg terminu – czynność, która może być zrealizowana w podanym terminie.
Domyślnie proponowana jest opcja niezależna.
  • Jeżeli zaznaczymy opcję niezależna wówczas na liście czynności serwisowych w polu termin od/do wyświetli się (—). W oknie informacji bieżących czynność do wykonania będzie się wyświetlać w opcji zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj dopóki nie zostanie ona zrealizowana.
  • Jeżeli zaznaczymy opcję po wykonaniu poprzedniej wówczas na liście czynności serwisowych w polu termin od/do wyświetli się (—).W oknie informacji bieżących czynność do wykonania pojawi się w opcji zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj w momencie, gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie zaznaczona jako zrealizowana. Opcja po wykonaniu poprzedniej jest nieaktywna dla pierwszej czynności na zleceniu serwisowym.
  • Jeżeli zaznaczymy opcję wg terminu wówczas pojawiają się pola: Termin od (data i godz.) oraz Termin do (data i godzina) – gdzie proponowana jest data i godz. bieżąca z chwili dodawania czynności.
  • Rezerwuj czas w terminarzu – jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas rezerwowany jest czas w terminarzu operatora.
W oknie informacji bieżących czynność do wykonania pojawi się w opcji zlecenia serwisowe operatora na dzisiaj w dniu wskazanym terminem od… do..
Czynności dla zlecenia serwisowego – zakładka Ogólne
Podczas dodawania do Cennika nowej usługi z poziomu formularza Zlecenia Serwisowego (zakładka [Części]) lub Wzorca Zlecenia Cyklicznego typ karty jest ustawiany domyślnie jako usługa prosta. Dla czynności z zaznaczonym parametrem rezerwuj czas w terminarzu użytkownik ma możliwość wyświetlenia Terminarza wybranego operatora/pracownika. Służy do tego przycisk Terminarz serwisanta. Funkcja została szczegółowo opisana w rozdziale Planowanie terminu wykonania czynności- Terminarz serwisanta.
Uwaga
Jeśli zaznaczony jest parametr Rezerwuj czas – program sprawdza, czy w terminarzu tego operatora/ pracownika nie ma innego zlecenia serwisowego lub zadania CRM w podanym okresie czasu. Jeśli tak – pojawia się komunikat informujący, że czas przeznaczony na wykonanie tej czynności pokrywa się z czasem przeznaczonym na wykonanie innej czynności lub zadania/kontaktu w module Comarch ERP Optima CRM.
Uwaga
Przy zapisie czynności program sprawdza, czy termin „do” nie wykracza poza planowany termin realizacji zlecenia określony na zakładce [Ogólne]. Jeśli przekracza – pojawia się komunikat informujący, że czas przeznaczony na wykonanie tej czynności wykracza poza czas przeznaczony na wykonanie zlecenia serwisowego.
  • Wycena – widoczna jest tylko dla usługi wprowadzonej z cennika (dlatego też nie jest widoczna zaraz po podniesieniu formularza nowej czynności, lecz dopiero po pobraniu usługi z cennika).
Uwaga
Dla usług wprowadzonych „ręcznie” (uzupełnione tylko pole „nazwa” bez podania „kodu”) wycena nie będzie dostępna.
  • Ilość – domyślnie proponowana jest zawsze 1 jednostka usługi. Ilość można zmienić wpisując odpowiednią wartość z klawiatury lub też przy pomocy strzałek znajdujących się obok pola.
  • J.m. – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Ilość można podać również w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola j.m. (lub strzałkę w dół z klawiatury) i wskazać jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej. Należy jednak pamiętać, że jednostka pomocnicza musi być określona na karcie cennikowej usługi.
  • Cena początkowa – cena za jednostkę podstawową towaru.
    • Jeśli dla magazynu z zakładki [Ogólne] zlecenia określono domyślną grupę cenową wówczas jako cena początkowa ustawiana jest cena domyślna magazynu.
    • Jeśli dla magazynu nie zostały ustalone domyślne grupy cenowe to w polu tym wyświetlona zostanie cena z grupy cenowej, która określona jest jako domyślna na karcie kontrahenta.
Pole nie jest aktywne do edycji. Grupę cenową można zmienić naciskając przycisk Cena początkowa i dokonując wyboru z wyświetlonej listy.
Uwaga
W przypadku zmiany magazynu na zakładce Ogólne – ceny z magazynu/ z karty kontrahenta pobierane są na nowo bez ostrzeżenia.
  • Rabat – podawany w %. O podany % pomniejszona jest cena początkowa. Jeżeli kontrahent, który został wybrany na zleceniu ma określony rabat standardowy na karcie kontrahenta wówczas pole rabat zostanie automatycznie uzupełnione. Rabat można zmieniać.
  • Cena – cena za wskazaną jednostkę miary. Cena początkowa pomniejszona o ewentualny rabat (cena netto = cena początkowa – rabat).
  • Stawka VAT – stawka VAT usługi pobierana zależnie od statusu kontrahenta oraz waluty zlecenia serwisowego. Użytkownik może ją dowolnie zmieniać w przypadku transakcji w PLN.  W przypadku zleceń w walucie obcej zmiana stawki VAT jest możliwa tylko wówczas, gdy w Konfiguracji (Firma/Handel/Parametry) zaznaczono parametr VAT na fakturach w walucie. Zmiana stawki VAT na formularzu czynności skutkuje przeniesieniem wskazanej stawki na odpowiednie pozycje podczas fakturowania zlecenia.
  • Wartość netto/ brutto – pole zablokowane do edycji (wartość = ilość x cena netto/ brutto).
Jeżeli na zakładce [Czynności] wybierzemy usługę, która ma zdefiniowane na karcie cennikowej ceny w walucie obcej, wówczas program przeliczy je na walutę systemową PLN po aktualnie obowiązującym w programie kursie (zdefiniowanym jako domyślny). Użytkownik może sprawdzić w konfiguracji kurs domyślny (Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut) oraz notowanie kursu (Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty/ na karcie waluty zakładka [Historia] – na zakładce tej można zmienić wprowadzony wcześniej kurs dnia). W górnej części formularza znajduje się parametr (do zaznaczenia) Uwzględniaj na FA/ PA. Użytkownik może wskazać, które czynności mają być uwzględnione jako pozycja na Fakturze Sprzedaży/ Paragonie, a które pozostają kosztem serwisowym. Parametr jest dostępny jeśli jako Czynność dodana zostanie usługa z cennika (domyślnie zaznaczony). Domyślne ustawienia parametru można zdefiniować w Konfiguracji firmy/ Serwis/ Parametry w panelu Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu. Obok znajduje się parametr (do zaznaczenia) Zakończona, który informuje czy dana czynność została wykonana. Czynność zakończona nie podlega edycji. Po zaznaczeniu parametrów Uwzględniaj na FA/ PA i Zakończona, z listy zleceń serwisowych możliwe jest utworzenie Faktury Sprzedaży na wskazane Czynności – należy pamiętać, że wszystkie czynności muszą być oznaczone jako Zakończone.
Uwaga
Jeśli czynność nie ma zaznaczonego parametru Po wykonaniu poprzedniej – wtedy parametr zakończona można zaznaczyć w dowolnym momencie. Natomiast, jeśli czynność ma zaznaczony parametr Po wykonaniu poprzedniej – wówczas zaznaczenie jej jako zakończonej będzie możliwe dopiero, gdy czynność poprzedzająca ją na liście zostanie zakończona.

Okno Czynności dla zlecenia serwisowego – zakładka Szczegóły

Na zleceniu pamiętany jest koszt dla wykorzystanych usług. Dzięki temu użytkownik ma możliwość sprawdzenia marży.
  • Wartość netto – cena netto usługi pomnożona przez ilość,
  • Koszt – pobierany jest z karty cennikowej usługi, Użytkownik może ewentualnie wpisać go ręcznie. Proponowana wartość to koszt całkowity (jednostkowy pomnożony przez ilość). Pole edytowalne do momentu zafakturowania pozycji. Na dokument FA koszt przenoszony jest ze zlecenia.
  • Marża – wyliczana automatycznie jako różnica wartości netto i kosztu, obok podany jest %marży wyliczony zgodnie z ustawieniem w Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry („w stu” lub od „stu”).
W chwili dodawania usługi:
  • Jeśli Operator wpisuje ją ręcznie – na zakładce [Szczegóły] nie są dostępne pola Wartość netto, Koszt, Marża – brak wyceny.
  • Jeśli usługa jest pobierana z cennika – koszt przenoszony jest z karty cennikowej.
Uwaga
W przypadku gdy Operator założoną ma blokadę dostępu do cen zakupu (Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – Parametry) na zakładce [Szczegóły] pola Wartość netto, Koszt, Marża są ukrywane!
Czynności dla zlecenia serwisowego – zakładka Szczegóły
  • Opis – zdefiniować można informacje dotyczące czynności. Jeśli na karcie cennikowej zaznaczony jest parametr Kopiuj opis na FA – wartość pobierana jest z karty usługi. Na edycję pola pozwala parametr Pozwalaj na edycja opisu na FA. Jeśli na formularzu atrybutu zaznaczony jest parametr Dokleić do opisu elementu w pole Opis kopiowane są także atrybuty z karty usługi. Pole Opis przenoszone jest na dokumenty powiązane w pole Opis/ atrybuty na pozycji dokumentu.

Okno Czynności dla zlecenia serwisowego – zakładka Atrybuty

Uwaga
Dla usług wprowadzonych „ręcznie” (uzupełnione tylko pole Nazwa, brak powiązania z cennikiem) zakładka [Atrybuty] nie będzie dostępna.
Zakładka [Atrybuty] daje użytkownikom możliwość dodatkowego opisywania wykonywanych w ramach zlecenia czynności. Lista atrybutów jest dostępna w menu Ogólne/ Atrybuty/ zakładka Towaru. Więcej informacji na temat ich definiowania znajduje się w podręczniku Comarch ERP Optima Ogólne i Konfiguracja. Na zakładce [Atrybuty] wyświetlana jest lista atrybutów przypisanych do czynności. Lista ta może być automatycznie uzupełniona atrybutami i ich wartościami pobranymi z formularza usługi – o ile dla atrybutu zaznaczono parametr przenosić na transakcje. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w biuletynie Atrybuty Towaru W przypadku, gdy na atrybucie usługi zaznaczono dodatkowo opcję zależny od kontrahenta, to na formularz czynności zostanie przeniesiony atrybut z taką wartością, jaka została zdefiniowana dla kontrahenta wybranego na zleceniu serwisowym. Przypisane na czynnościach atrybuty można dowolnie modyfikować (usuwać, dodawać nowe, zmieniać wartości) dopóki czynność nie zostanie przeniesiona na dokument handlowy. Operatorzy, którzy otrzymali prawo do zmiany atrybutów na zatwierdzonych dokumentach (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy/ formularz Operatora/ zakładka Parametry) mogą modyfikować atrybuty czynności w dowolnym momencie (nawet w przypadku, gdy zlecenie zostało już zrealizowane). Atrybuty wraz z wartościami zdefiniowanymi dla czynności będą przenoszone na odpowiednie elementy dokumentów handlowych, wygenerowanych w efekcie realizacji zlecenia.
Uwaga
W przypadku przekształcenia wielu zleceń do jednego dokumentu, jeśli ta sama czynność występuje na zleceniach wielokrotnie, ale posiada różne zestawy atrybutów lub wartości tych atrybutów są różne, to takie czynności nie będą agregowane na wygenerowanym dokumencie.

Zamknięcie zlecenia

Niepobrane części na zleceniu serwisowym wpływają na stan magazynu (części ze wskazanymi partiami dostaw rezerwują towar), w związku z tym podczas zamykania zlecenia są usuwane. Po wybraniu pod prawym przyciskiem myszy z menu kontekstowego opcji Zamknij zlecenie lub odznaczeniu parametru zlecenie otwarte na formularzu zlecenia, mogą pojawić się komunikaty: Nie wszystkie czynności związane z tym zleceniem zostały wykonane. Czy zamknąć zlecenie i zakończyć czynności?Jeśli wybierzemy TAK, zlecenie serwisowe zostanie zamknięte, a czynności zostaną zakończone. Jeśli wybierzemy NIE, to zlecenie nie zostanie zamknięte a czynności nie zostaną zakończone. Nie wszystkie części związane z tym zleceniem zostały pobrane do realizacji zlecenia. Po zamknięciu zlecenia niepobrane części zostaną usunięte. Czy zamknąć zlecenie ? Jeśli wybierzemy TAK, zlecenie serwisowe zostanie zamknięte, a niepobrane części zostaną usunięte ze zlecenia. Dotyczy to tylko części, które nie zostały przesunięte dokumentem MM na magazyn serwisowy, lub nie zostały wskazane bezpośrednio z magazynu serwisowego. Jeśli wybierzemy NIE, to zlecenie nie zostanie zamknięte, a niepobrane części nie zostaną usunięte. Niewykorzystane części ze wskazanymi partiami dostaw, które znajdują się na zamkniętym zleceniu serwisowym, ale nie zostały wydane na dokumencie FS/PA, WZ lub RW, rezerwują towar na magazynie. Usunięcie takiej rezerwacji możliwe jest za pomocą funkcji Zwolnij zarezerwowane części. Po jej wykonaniu rezerwacje dla takich części są usuwane, a zakładka [Zasoby] na formularzu części będzie pusta. Opcja dostępna jest z poziomu listy w menu kontekstowym, tylko dla zamkniętych Zleceń serwisowych.
Uwaga
Po zamknięciu zlecenia nie można na formularzu wprowadzać żadnych zmian.
 

Formularz zlecenia – zakładka Części

Z poziomu zakładki [Części] istnieje możliwość pobierania części potrzebnych do realizacji zlecenia.
Uwaga
Zakładka [Części] jest widoczna również, jeśli użytkownik korzysta tylko z modułu Comarch ERP Optima Serwis. Istnieje wtedy możliwość dodawania, usuwania, podglądu części na zleceniu. Nie można natomiast przeprowadzać żadnych operacji magazynowych (pobieranie, wydawanie, zwrot części).
W zakładce [Części] znajduje się lista, na którą wprowadzane będą kolejne pozycje zlecenia serwisowego. Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski, szczegółowo opisane TUTAJ:  - Dodaj,  - Otwórz,  - Usuń.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Po dodaniu części na listę możliwa jest zmiana kolejności pozycji na liście za pomocą metody „przeciągnij i upuść”.
Użytkownik, który korzysta z modułu Comarch ERP Optima Handel (Faktury + Magazyn) oprócz standardowych przycisków ma dostępne również: - Przekształcenie do MM – umożliwia pobranie towarów z magazynów na zlecenie. Tworzy się dokument przesunięcia międzymagazynowego MM. Więcej informacji znajduje się tutaj.  - Zwrot towaru – umożliwia zwrot ilości niewykorzystanej przy realizacji zlecenia na magazyn, z którego została pobrana. Więcej informacji znajduje się tutaj.   - Przekształcenie do ZD - utworzenie zamówienia u dostawcy na wskazane części. Na formularzu Zlecenia serwisowego za pomocą przycisków  , dostępnych na zakładkach [Czynności][Części], możliwy jest eksport oraz import pozycji z/do Zlecenia za pośrednictwem plików w formacie *.txt lub *.csv. Niezależnie od zakładki, z której zostanie uruchomiona funkcjonalność, eksportowane i importowane są jednocześnie czynności i części. Pliki z pozycjami zlecenia mogą być umieszczane na dysku lokalnym lub IBARD.
  • Eksport – czynności i części można eksportować według kodu towaru lub kodu EAN. W drugim przypadku wymagane jest, aby wszystkie pozycje na zleceniu posiadały przypisany kod EAN. Ilości dla części mogą być eksportowane do pliku według ilości pobranej lub wykorzystanej.
  • Import – podczas importu pozycji użytkownik może zadecydować, jakie ceny powinny być zaimportowane na Zlecenie – z pliku, czy domyślne z programu.
Na zakładce [Części] widoczne są następujące kolumny:
  • Lp.numer porządkowy pozycji.
  • Kod towaru – kod pobranego towaru.
  • Nazwa towaru – nazwa pobranego towaru.
  • Serwisant – Operator, który pobiera części.
  • Magazyn – magazyn, z którego pobrana została część.
  • Status pobrania – kolumna przyjmuje wartości:
    • nie pobrano – dla pobranej na zlecenie części nie został wygenerowany jeszcze dokument MM przesuwający towar na magazyn serwisowy,
    • pobrano – dla pobranej części został wygenerowany dokument MM przesuwający towar na magazyn serwisowy,
    • bez pobrania – towar pobierany jest z magazynu serwisowego,
    • zamówiono – na pobraną cześć zostało wygenerowane Zamówienie u Dostawcy,
  • Pobrano – pobrana na zlecenie ilość towaru – wartość w kolumnie uzupełniana jest po utworzeniu MM przesuwającego część z magazynu lokalnego na serwisowy,
  • Status wydania – kolumna przyjmuje wartości:
    • nie wydano – status oznacza, że część nie została wydana jeszcze z magazynu serwisowego,
    • RW/ WZ – część została wydana na dokumenty FA/ PA, RW, WZ.
  • Wydano – ilość wykorzystana przy realizacji zlecenia – wartość w kolumnie pojawia się po wygenerowaniu FA/ PA, RW, WZ.
  • Zwrot – ilość pobrana, ale nie wykorzystana przy realizacji zlecenia – kolumna uzupełniana po utworzeniu dokumentu MM zwracającego niewykorzystaną ilość na magazyn, z którego część została pobrana.
  • Fakturować kolumna przyjmuje wartości Tak/ Nie – określa czy część jest przeznaczona do zafakturowania.
Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy (będąc w nagłówku kolumny) można wybrać opcję Wybór kolumn. Użytkownik może wyświetlić takie kolumny jak:
  • Cena brutto cena brutto części wyrażona w walucie zlecenia.
  • Cena netto – cena netto części wyrażona w walucie zlecenia.
  • Do pobrania – ilość jaka zostanie pobrana z magazynu w momencie wygenerowania dokumentu MM. Ilość w opisywanej kolumnie będzie prezentowana dopóki użytkownik nie pobierze części.
  • Do wykorzystania – ilość wykorzystana przy realizacji zlecenia – czyli taka, którą wprowadzono w polu Ilość wykorzystana na formularzu części. Ilość w tej kolumnie jest prezentowana dopóki część nie zostanie wydana na dokumencie WZ lub RW.
  • Kontrahent – kod Nabywcy, dla którego został wystawiony dokument FA/PA/WZ/RW na daną część.
  • Waluta – symbol waluty zlecenia.Wartość brutto – wartość brutto pozycji wyrażona w walucie zlecenia.
  • Wartość netto – wartość brutto pozycji wyrażona w walucie zlecenia.

Formularz zlecenia – zakładka Opis

Zakładka zbudowana jest z pól:
  • Status zlecenia – dla każdego zlecenia można wybrać z listy status. Listę statusów użytkownik może zdefiniować w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Statusy zleceń. Na liście statusy pojawią się w kolejności zgodnej z pozycjonowaniem ustalonym w konfiguracji. Opis statusu zlecenia – miejsce na wpisanie informacji dodatkowych na temat statusu. Proponowana jest wartość domyślna z listy statusów w konfiguracji. Jeżeli status zlecenia skojarzony jest z datą, wówczas pojawi się pole z datą, które może określać np. planowaną dostawę części. Proponowana jest zawsze data bieżąca, ale użytkownik może ją zmienić.
  • Opis – pole tekstowe przeznaczone na zamieszczenie krótkiej notatki dotyczącej danego zlecenia np. objawów usterki, prawdopodobnych powodów powstania usterki itp.

Formularz zlecenia – zakładka Kontrahent

Na zakładce tej użytkownik może wprowadzić Kontrahenta i Odbiorcę. Na formularzu istnieje możliwość przypisania odbiorcy innego niż Kontrahent. W polu automatycznie pojawia się domyślny Odbiorca wskazany na karcie Kontrahenta wybranego w sekcji powyżej. Jeżeli Kontrahent nie posiada zdefiniowanego odbiorcy, w pole to wprowadzane są dane tego kontrahenta. Po wciśnięciu  można wskazać Bank, Pracownika, Wspólnika, Urząd albo Odbiorcę. Jeżeli wybrana zostanie opcja ostatnia, wyświetlona zostanie lista odbiorców podmiotu z pola Kontrahent. Wprowadzone dane dotyczące kontrahenta i odbiorcy są przenoszone na powiązane ze zleceniem dokumenty FA.

Kopiowanie zlecenia

W celu ułatwienia pracy i przyspieszenia obsługi klienta istnieje możliwość kopiowania wcześniej wystawionych zleceń serwisowych. Kopiowanie to polega na przepisaniu zawartości dokumentu do nowego formularza. Aby skopiować zlecenie serwisowe należy otworzyć listę zleceń serwisowych, ustawić kursor na dokumencie, który będzie kopiowany. Zlecenie kopiujemy za pomocą kombinacji <CTRK>+<INSERT> lub <CTRL> . Otwarty zostanie formularz nowego zlecenia serwisowego ze skopiowanymi danymi, które można modyfikować. Dokument podstawowy i kopia dotyczą tego samego magazynu, wystawione są dla tego samego kontrahenta, mają identyczny: priorytet, prowadzącego, status zlecenia, opis zlecenia, planowany czas realizacji, atrybuty. Na zakładce [Czynności] kopiowane są wszystkie czynności z takimi samymi ilościami, ceną i atrybutami, ale jako niezależne ze statusem nie zakończono. Na zakładce [Części] kopiowane są wszystkie części z takimi samymi ilościami pobranymi, ceną i atrybutami, w polu Ilość wydana podpowiada się wartość z pola Ilość pobrana. Dla części pobranych z magazynu lokalnego ustawiany jest status – nie pobrano. Różnica pomiędzy dokumentem podstawowym i kopią dotyczy dat (przyjęcia, realizacji, daty przy statusie zlecenia, daty dla notatki) - zawsze proponowane są daty bieżące i numeru – zawsze nadawany jest numer kolejny w schemacie zastosowanym na dokumencie pierwotnym. Nie są kopiowane dane dotyczące dokumentów skojarzonych.

Okno Części dla zlecenia serwisowego

Okno Części dla zlecenia serwisowego – zakładka Ogólne

Dopisywanie nowych części na zlecenie serwisowe jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj.    
  • Jeśli kursor znajduje się w polu Towar – można go wpisać z klawiatury lub wybrać z listy zasobów. Na liście zasobów wyświetlonej z zakładki [Części] znajdują się tylko pozycje o typie: towar prosty i towar złożony. Z tego poziomu istnieje również możliwość dopisania nowych pozycji do cennika. Po wybraniu towaru na zlecenie przyciskiem „Wybierz” albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod towaru, nazwa oraz nr katalogowy z karty towaru. Podgląd pełnej karty cennikowej jest możliwy po naciśnięciu przycisku „Lupa” obok pola z nazwą towaru. Na pustym oknie części przycisk jest nieaktywny, dopiero po wpisaniu kodu towaru przycisk się uaktywnia. Możliwy jest podgląd karty cennikowej nawet, gdy zlecenie jest zamknięte.
Uwaga
Na zakładce [Części] użytkownik musi pobrać towar z listy cennikowej. Nie ma możliwości wprowadzenia towaru ręcznie (tak jak w przypadku usług na zakładce [Czynności]).
  • Magazyn – proponowany jest magazyn główny. Po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista magazynów z zakładki [Ogólne/ Inne/ Magazyny]. Magazyn wybrany jako ostatni przy dodawaniu części przez danego operatora będzie dla tego operatora proponowany domyślnie przy dodawaniu części na kolejnych zleceniach. Ze wskazanego magazynu przesuwane będą części na magazyn serwisowy. Pole magazyn blokowane jest po wykonaniu pierwszego przesunięcia MM. Jeśli jako magazyn zostanie wybrany magazyn serwisowy, to na liście Części pozycja pojawi się ze statusem bez pobrania. W momencie fakturowania zlecenia (tworzenia dokumentów WZ i RW) dla takich części program nie będzie wymagał statusu pobrano. Części będą pobrane od razu z magazynu serwisowego.
Uwaga
Jeżeli operator ma na karcie (Konfiguracja programu/Użytkowe/Operatorzy) wskazany magazyn domyślny oraz zablokowaną możliwość zmiany tego magazynu na dokumentach – to wprowadzając części, w polu Magazyn będzie mógł wybrać tylko swój magazyn domyślny lub magazyn Serwisowy z zakładki [Ogólne] zlecenia.
  • Kategoria – domyślnie podpowiada się kategoria sprzedaży z karty towarowej. Użytkownik ma możliwość zmiany kategorii. Wartość pola jest przenoszona na dokumenty powiązane, po ich wygenerowaniu pole jest blokowane do edycji.
  • Serwisant – operator, który pobiera części. Domyślnie jako serwisant podpowie się ostatni wybrany w tym oknie operator. Serwisantem może być również pracownik wpisany na listę dostępną na zakładce [Ogólne/ Pracownicy]. Wyboru Operator/ Pracownik można dokonać po wciśnięciu Rozwinięcia obok pola.
Wycena części
  • Ilość pobrana – ilość pobrana na zlecenie, domyślnie proponowana jest zawsze 1 jednostka towaru. Ilość można zmienić wpisując odpowiednią wartość z klawiatury lub tez przy pomocy strzałek znajdujących się obok pola.
  • Ilość wykorzystana – jest to ilość faktycznie wykorzystana przy realizacji zlecenia, domyślnie program proponuje ilość równą ilości pobranej na zlecenie. Użytkownik może wprowadzić faktycznie wykorzystaną ilość z przedziału <0; ilość pobrana>. Ta ilość jest uwzględniana podczas generowania FA, PA, RW czy WZ. Pole aktywne do czasu zafakturowania/ wydania części (przy realizacji częściowej lub całkowitej zleceń). Jednostka miary Ilości wydanej jest zgodna z jednostką Ilości pobranej.
Przykład
Pobierając część z magazynu lokalnego na serwisowy użytkownik, na formularzu tej części, w polu Ilość pobrana musi wprowadzić ilość, którą planuje wykorzystać przy realizacji zlecenia np. 3 szt., automatycznie ta sama ilość podpowie się w polu Ilość wykorzystana. Jeśli w rzeczywistości zużyje mniej sztuk np. 2, powinien w polu Ilość wykorzystana zmienić wartość na 2 szt. Niewykorzystaną ilość może zwrócić za pomocą MM na magazyn, z którego część została pobrana.
  • J.m. – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Ilość można podać również w jednostkach pomocniczych – wystarczy nacisnąć myszką strzałkę obok pola j.m.j wskazać jednostkę pomocniczą. Akceptacja zmiany automatycznie przeliczy cenę dla jednostki pomocniczej. Należy jednak pamiętać, że jednostka pomocnicza musi być określona na karcie cennikowej towaru.
  • Cena początkowa – cena za jednostkę podstawową towaru.
  • Jeśli dla magazynu z zakładki [Ogólne] zlecenia określono domyślną grupę cenową wówczas jako cena początkowa ustawiana jest cena domyślna magazynu.
  • Jeśli dla magazynu nie zostały ustalone domyślne grupy cenowe to w polu tym wyświetlona zostanie cena z grupy cenowej, która określona jest jako domyślna na karcie kontrahenta.
Pole nie jest aktywne do edycji. Grupę cenową można zmienić naciskając przycisk Cena początkowa i dokonując wyboru z wyświetlonej listy.
Uwaga
W przypadku zmiany magazynu na zakładce [Ogólne] – ceny z magazynu/ z karty kontrahenta pobierane są na nowo bez ostrzeżenia.
  • Rabat – podawany w %. O podany % pomniejszona jest cena początkowa. Jeżeli kontrahent, który został wybrany na zleceniu ma określony rabat standardowy na karcie kontrahenta wówczas pole rabat zostanie automatycznie uzupełnione. Rabat można zmieniać.
  • Cena netto/ brutto – cena za wskazaną jednostkę miary. Cena pomniejszona o ewentualny rabat (cena netto = cena początkowa – rabat).
  • Stawka VAT – stawka VAT towaru pobierana zależnie od statusu kontrahenta oraz waluty zlecenia serwisowego. Użytkownik może ją dowolnie zmieniać w przypadku transakcji w PLN.  W przypadku zleceń w walucie obcej zmiana stawki VAT jest możliwa tylko wówczas, gdy w Konfiguracji (Firma/Handel/Parametry) zaznaczono parametr VAT na fakturach w walucie. Zmiana stawki VAT na formularzu części skutkuje przeniesieniem wskazanej stawki na odpowiednie pozycje podczas fakturowania zlecenia.
  • Wartość netto/ brutto – pole zablokowane do edycji (wartość = ilość x cena netto/ brutto).
Jeżeli na zakładce [Części] wybierzemy towar, który ma zdefiniowane na karcie cennikowej ceny w walucie obcej, wówczas program przeliczy je na walutę systemową PLN po aktualnie obowiązującym w programie kursie (zdefiniowanym jako domyślny). Użytkownik może sprawdzić w konfiguracji kurs domyślny (System/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut) oraz notowanie kursu (Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty/ na karcie waluty zakładka [Historia] – na zakładce tej można zmienić wprowadzony wcześniej kurs dnia). W górnej części formularza znajduje się parametr (do zaznaczenia) Uwzględniaj na FA/ PA. Użytkownik może wskazać, które części mają być uwzględnione jako pozycja na fakturze sprzedaży/ paragonie, a które pozostają kosztem serwisowym (na te pozycje podczas zamykania zlecenia zostanie utworzony dokument RW). Domyślne ustawienia parametru można zdefiniować w Konfiguracji firmy/ Serwis/ Parametry w panelu Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu.

Okno Części dla zlecenia serwisowego – zakładka Szczegóły

Na zleceniu pamiętany jest koszt dla wykorzystanych części. Użytkownik ma możliwość sprawdzenia marży.
  • Wartość netto – cena netto części pomnożona przez ilość z pola Ilość wykorzystana.
  • Koszt – pole nieedytowalne, domyślnie podpowiada się wartość symulowana wyliczona w oparciu o ilość z pola Ilość wykorzystana pomnożoną przez ostatnią cenę zakupu/ średnią ważoną (w zależności od ustawień w Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry). w momencie wydania części na WZ/ RW widoczny jest koszt rzeczywisty, wyliczony w oparciu o zdjęte dostawy.
  • Marża – wyliczana automatycznie jako różnica wartości netto i kosztu, obok podany jest %marży wyliczony zgodnie z ustawieniem w Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry („w stu” lub od stu”).
Uwaga
W przypadku gdy Operator założoną ma blokadę dostępu do cen zakupu (Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – Parametry) na zakładce [Szczegóły] pola Wartość netto, Koszt, Marża są ukrywane.
Części dla zlecenia serwisowego – zakładka Szczegóły
  • Opis – zdefiniować można informacje dotyczące pobranej części. Jeśli na karcie cennikowej zaznaczony jest parametr Kopiuj opis na FA – wartość pobierana jest z karty towaru. Na edycję pola pozwala parametr Pozwalaj na edycja opisu na FA. Jeśli na formularzu atrybutu zaznaczony jest parametr dokleić do opisu elementu w pole Opis kopiowane są także atrybuty z karty towaru. Pole Opis przenoszone jest na dokumenty powiązane w pole Opis/ atrybuty na pozycji dokumentu.   

Okno Części dla zlecenia serwisowego – zakładka Atrybuty

Zakładka [Atrybuty] daje użytkownikom możliwość dodatkowego opisywania wykorzystanych części. Lista atrybutów jest dostępna w menu Ogólne/ Atrybuty/ zakładka Towaru. Więcej informacji na temat ich definiowania znajduje się w podręczniku Comarch ERP Optima Ogólne i Konfiguracja.
Części dla zlecenia serwisowego - zakładka Atrybuty
Na zakładce [Atrybuty] wyświetlana jest lista atrybutów przypisanych do danej części. Lista ta może być automatycznie uzupełniona atrybutami i ich wartościami pobranymi z formularza towaru – o ile dla atrybutu zaznaczono parametr przenosić na transakcje. Użytkownik może także wprowadzać odpowiednie cechy i ich wartości ręcznie. Szczegółowy opis funkcjonalności znajduje się w biuletynie Atrybuty Towaru W przypadku, gdy na atrybucie towaru zaznaczono dodatkowo opcję zależny od kontrahenta, to na formularz części zostanie przeniesiony atrybut z taką wartością, jaka została zdefiniowana dla kontrahenta wybranego na zleceniu. Przypisane na częściach atrybuty można dowolnie modyfikować (usuwać, dodawać nowe, zmieniać wartości) dopóki dana część nie zostanie przeniesiona na dokument handlowy/magazynowy. Operatorzy, którzy otrzymali prawo do zmiany atrybutów na zatwierdzonych dokumentach (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy/ formularz Operatora/ zakładka [Parametry]) mogą modyfikować atrybuty części w dowolnym momencie (nawet w przypadku, gdy zlecenie zostało już zrealizowane). Atrybuty wraz z wartościami zdefiniowanymi dla części będą przenoszone na odpowiednie elementy dokumentów handlowych i magazynowych, wygenerowanych w efekcie realizacji zlecenia.
Uwaga
W przypadku przekształcenia wielu zleceń do jednego dokumentu, jeśli ta sama część występuje na zleceniach wielokrotnie, ale posiada różne zestawy atrybutów lub wartości tych atrybutów są różne, to takie części nie będą agregowane na wygenerowanym dokumencie.

Formularz zlecenia – zakładka Dokumenty

Zakładka ta zawiera listę związanych ze zleceniem serwisowym dokumentów. Lista ta składa się z czterech kolumn:
  • Numer – dokumentu skojarzonego ze zleceniem serwisowym.
  • Typ – dokumentu związanego ze zleceniem. Pole to może przyjmować wartość:
    • FA – oznacza, że zlecenie jest powiązane z Fakturą Sprzedaży.
    • PA – oznacza, że zlecenie jest powiązane z Paragonem.
    • WZ/ RW – informuje o powiązaniu zlecenia z Wydaniem Zewnętrznym lub rozchodem wewnętrznym części.
    • MM – oznacza, że części potrzebne do wykonania zlecenia zostały przesunięte z magazynu lokalnego na magazyn serwisowy, bądź też zwrócone na magazyn lokalny.
    • ZD – oznacza, że części potrzebne do wykonania zlecenia zostały zamówione u dostawcy.
  • Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego ze zleceniem.
  • Opis – dodatkowo wyświetlana jest informacja o dokumentach skojarzonych. 
W programie możliwe jest ręczne powiązanie Zlecenia Serwisowego z innymi dokumentami w programie. Funkcjonalność jest dostępna na formularzu Zlecenia Serwisowego na zakładce [Dokumenty]. W obszarze Dokumenty powiązane dostępne są następujące przyciski:  - Dodaj dokument – po kliknięciu na przycisk strzałki rozwinie się lista dostępnych typów dokumentów: handlowych, magazynowych, księgowych, kasowo-bankowych oraz innych zleceń serwisowych, która pozwala na wyświetlenie listy określonych dokumentów i powiązanie ich ze Zleceniem. Kliknięcie w przycisk plusa spowoduje podniesienie listy o takim samym typie jak ta, która była wyświetlona z tego poziomu jako ostatnia..  - Otwórz – pozwala na wyświetlenie formularza aktualnie zaznaczonego dokumentu.  - Usuń – pozwala na usunięcie dokumentu powiązanego z listy. Przycisk jest aktywny wyłącznie dla dokumentów powiązanych ręcznie. Dokumenty te na liście wyświetlane są w kolorze czarnym. Dokumenty powiązane automatycznie przez przekształcanie zlecenia, na liście wyświetlane są w kolorze szarym. W przypadku współpracy z modułem Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów i/lub Comarch ERP Optima CRM na zakładce tej dostępne są dodatkowo odpowiednie listy Biblioteka dokumentów oraz Zadania i kontakty CRM. Z poziomu tych list (także na zamkniętych zleceniach) istnieje możliwość dodawania  i podglądu powiązanych Dokumentów OBD oraz dodawania , podglądu i usuwania powiązanych Kontaktów i Zadań CRM. Ponadto możliwe jest również kojarzenie zleceń serwisowych z wiadomościami e-mail .

Usunięcie zlecenia

Zlecenie można usunąć przyciskiem  (klawisz <DELETE>), gdy:
  • z magazynu nie zostały jeszcze pobrane żadne części,
  • zaznaczony jest parametr zlecenie w realizacji,
  • części zostały zamówione a nie pobrane (zlecenie może być powiązane z zamówieniem u dostawcy),
  • czynności zostały zakończone lub nie zakończone.
Jeśli Serwisant założoną ma blokadę na usuwanie części pobranych (parametr Kontrola części pobranychStart/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy/ Parametry cd) wtedy może wykonać zwrot części z poziomu zakładki [Części]. Zlecenia natomiast nie będzie mógł usunąć.
Uwaga
Zlecenie można usunąć nawet, jeśli będą istniały pozycje zamówione.

Zwrot niewykorzystanych części

Czasem zdarza się, że Serwisant pobiera części potrzebne do realizacji zlecenia, po czym okazuje się, że wykorzystał mniejszą ilość niż pobrał. Wtedy w pole Ilość wykorzystana na Formularzu części może wpisać ilość rzeczywiście wykorzystaną i za pomocą dokumentu MM zwrócić niewykorzystaną ilość na magazyn lokalny, z którego została pobrana. Na liście części znajduje się przycisk  - Zwrot towaru. Po zaznaczeniu części do zwrotu i wciśnięciu przycisku pojawia się komunikat: Utworzony zostanie dokument MM. Wszystkie dotychczasowe zmiany wprowadzone na zleceniu zostaną zapisane. Czy utworzyć dokument? Po wybraniu opcji Tak tworzy się dokument MM na wskazane części na ilość będącą różnicą między pobraną a wykorzystaną.
Jeżeli przekształcenie do MM przebiegnie poprawnie w kolumnie Zwrot pojawia się ilość zwróconego towaru. Na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie zlecenia z dokumentem MM. MM tworzona jest dla zaznaczonych części pod warunkiem, że:
  • magazyn, z którego pobrano część nie jest magazynem serwisowym,
  • na formularzu Części występuje różnica pomiędzy ilością pobraną i wydaną.
Uwaga
Dokument MM zapisuje się na trwałe (nie do bufora), dlatego też nie można dokonywać na nim żadnych zmian.
W przypadku generowania MM różnicowego dla wielu części, tworzona ilość dokumentów zależy od ilości magazynów, z których zostały one pobrane. Części pobrane z tego samego magazynu zwracane są na jednym dokumencie MM. Dla każdego magazynu lokalnego tworzone jest odrębne przesunięcie międzymagazynowe. Część można zwrócić tylko raz. Po utworzeniu MM zwrotnego program blokuje powtórną próbę wykonania tej czynności, generując komunikat: Dokument nie będzie utworzony! Żadna z wybranych pozycji nie może być przeniesiona na dokument. Po wygenerowaniu MM zwrotnego pole Ilość wykorzystana jest blokowane do edycji.
Uwaga
Usunięcie części pobranej nie powoduje automatycznego anulowania dokumentów MM.
Jeżeli na zleceniu występują części, dla których ilość pobrana jest większa od ilości wydanej i jednocześnie nie zostało na nie utworzone MM zwrotne, wówczas przy próbie zamknięcia zlecenia pojawi się ostrzeżenie: Na zlecenie pobrano więcej materiałów, niż zostanie wydane. Dotyczy towaru(ów): TOWAR_1 (2 szt), TOWAR_2 (0.5 szt). Czy na pewno zamknąć zlecenie? Po wybraniu opcji Nie zlecenie pozostanie otwarte – będzie możliwe skorzystanie z funkcji Zwrot towaru. W przypadku wybrania opcji Tak zlecenie zostanie zamknięte, a możliwość wykonanie MM zwrotnego będzie dopiero po odblokowaniu zlecenia. Jeżeli zamknięcie zlecenia następuje w momencie jego przekształcania (np. podczas fakturowania), wówczas informacja o niezwróconych częściach zostanie wyświetlona w tzw. „logu” z przebiegu operacji.

Odblokowanie zlecenia

Na liście zleceń w menu kontekstowym dostępna jest opcja Odblokuj zlecenie, która umożliwia odblokowanie zlecenia do edycji. Na Karcie Operatora, Zakładka [Parametry cd] znajduje się parametr Prawo do odblokowania zleceń. Odznaczenie parametru odbiera operatorowi możliwość odblokowania do bufora zatwierdzonego zlecenia. W przypadku zaznaczenia parametru operator może przenieść do bufora zatwierdzone zlecenie poprzez wybór opcji z menu kontekstowego.
Uwaga
Zaznaczony parametr Prawo do odblokowania zlecenia pozwala na odblokowanie zlecenia nawet jeśli występują dokumenty powiązane (FA/ PA, RW, WZ).

Formularz zlecenia – zakładka Atrybuty

W programie istnieje możliwość dodatkowego opisywania zleceń za pomocą atrybutów (dokumentu lub kontrahenta). Lista atrybutów jest dostępna na zakładce Ogólne/ Atrybuty. Na zakładce [Atrybuty] wyświetlana jest lista atrybutów przypisanych do zlecenia serwisowego. Na liście są dwie kolumny: Kod atrybutuWartość. Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski:  - Dodaj – umożliwi dodanie atrybutu dla dokumentu.  - Otwórz – edycja szczegółów o atrybucie. Przycisk nie jest dostępny, jeśli lista atrybutów jest pusta.  - Usuń – powoduje usunięcie atrybutu. Przycisk nie jest dostępny, jeśli lista atrybutów jest pusta. Dopisywanie atrybutów na zlecenie serwisowe jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Jeśli kursor znajduje się w polu Atrybut – można go wpisać z klawiatury lub wybrać z listy atrybutów, która pojawi się na ekranie po naciśnięciu myszką przycisku Atrybut. Na wyświetlonej liście atrybutów znajdują się dwie zakładki: [Atrybuty dokumentu] oraz [Kontrahenta]. Atrybuty można wcześniej zdefiniować na zakładce Ogólne/ Atrybuty lub dopisać z tego poziomu. Po wybraniu atrybutu na zlecenie przyciskiem  albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod atrybutu, nazwa, format (tekst/ liczba/ lista/ data) oraz pole wartość, gdzie użytkownik może określić wartość atrybutu. Do momentu, gdy zlecenie serwisowe jest „w realizacji” atrybuty są w pełni edytowalne tzn. można je usuwać, zmieniać, dodawać nowe. Po zamknięciu zlecenia serwisowego atrybuty są dostępne tylko do podglądu. Jeżeli w Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kopiuj atrybuty na dokumenty powiązane, to na dokumenty tworzone ze zlecenia serwisowego, tj. RW/WZ, FA/PA oraz ZD i MM przenoszone są atrybuty z formularza zlecenia. Przy odznaczonym parametrze przenoszone są te atrybuty z karty kontrahenta, które mają zaznaczoną opcję przenosić na transakcje.

Formularz zlecenia

Na formularzu jest możliwość rejestrowania wszystkich informacji związanych z danym zleceniem. Nowe zlecenie można dodać tylko z poziomu zakładki na Liście zleceń: Wg numeru. Formularz zlecenia składa się z siedmiu zakładek:
  • [Ogólne] – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia.
  • [Kontrahent] – zawiera dane Kontrahenta i Odbiorcy.
  • [Czynności] – zawiera wszystkie informacje o czynnościach, które należy wykonać.
  • [Części] zawiera informacje o wykorzystanych częściach.
  • [Atrybuty]zawiera informacje o atrybutach przypiętych do zlecenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego zlecenia (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.).
  • [Dokumenty]zawiera listę związanych ze zleceniem dokumentów.
  • [Opis] zawiera opis oraz status zlecenia.
Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski, które szczegółowo zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.  – Zapisz zmiany,   – Anuluj zmiany. Ponadto w pasku zadań znajdują się przyciski:  – Wydruk,  – Wysyłanie wydruków w postaci PDF – Podczas wysyłania wydruku Przyjęcia do serwisu/ Wydania z serwisu do maila w wiadomości pocztowej automatycznie uzupełniany jest adres Kontrahenta ze zlecenia. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów wiadomości, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego).  – Wyślij SMS – przycisk dostępny po zalogowaniu do modułu CRM. Umożliwia wysłanie wiadomości SMS do kontrahenta wybranego na zleceniu. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów Wiadomości SMS, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego, Waluta dokumentu). Szczegóły działania funkcji Wiadomości SMS zostały opisane w podręczniku do modułu CRM.  – Kontakty CRM  – Wartość zlecenia (dla kosztorysowania) – przycisk umożliwia wyliczenie wartości netto, brutto dla czynności (usług) i części określonych na formularzu zlecenia oraz pokazuje koszt poniesiony przy realizacji zlecenia wraz z uzyskaną marżą. W oknie tym wartości usług i części wyrażone są w walucie zlecenia, natomiast koszt i  marża są wyrażone w  walucie systemowej PLN i wyliczane w oparciu o wartości PLN wprowadzonych czynności i części.
Wartość zlecenia
  • Usługi na FA/PA – wartość czynności z zakładki [Czynności]zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
  • Usługi pozostałe – wartość czynności z zakładki [Czynności]odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
  • Części na RW – wartość części pobrana z zakładki [Części]odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
  • Części na FA/PA – wartość części pobrana z zakładki [Części]zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
  • Koszt – całkowity koszt dla związanych ze zleceniem czynności i wykorzystanych części.
  • Marża – różnica pomiędzy wartością netto PLN i kosztem.
  • Marża[%] – marża podana w procentach.

Formularz zlecenia – zakładka Czynności

Na zakładce tej użytkownik może określić czynności do wykonania dla danego zlecenia serwisowego lub wprowadzić notatki. Zakładka [Czynności] podzielona jest na dwie części: Czynności i Notatki.

Tabela czynności

W części dotyczącej czynności znajdują się następujące kolumny: Lp., Nazwa czynności, Serwisant, dla którego została przydzielona czynność do wykonania, Termin od – data/ godz., Termin do – data / godz., Czas trwania, Zakończona (Tak/ Nie), Fakturować (Tak/ Nie), Ilość, Status - po wygenerowaniu dla czynności Faktury sprzedaży, Paragonu pojawia się status FA/ PA. Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy (będąc na nazwie kolumny) można wybrać opcję Wybór kolumn. Użytkownik może wyświetlić takie kolumny jak: Cena brutto, Cena netto, Wartość brutto, Wartość netto- wyrażone w walucie zlecenia (kolumna Waluta), Data wykonania oraz Kontrahent- kod Nabywcy, dla którego wystawiono dokument FA/PA na daną czynność . Dla czynności wprowadzonych „z ręki” (a nie z Cennika) w kolumnach tych (oprócz kolumny Data wykonania) wartości nie są wyświetlane. Zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski, szczegółowo opisane tutaj:  - Dodaj pozycję,  - Zmień pozycję,  - Usuń pozycję,  - Oznaczenie wszystkich czynności jako zakończonych – po wybraniu przycisku dla wszystkich czynności zostanie zmieniony status Zakończone na Tak.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Możliwa jest zmiana kolejności czynności na liście za pomocą metody „przeciągnij i upuść”.

Tabela notatki

W tej części formularza użytkownik może zamieszczać w formie notatki dodatkowe informacje dotyczące zlecenia serwisowego. Na liście znajdują się następujące kolumny: Lp., Data, Serwisant, Treść.

Okno Notatka do zlecenia serwisowego

Dopisywanie nowych notatek do zlecenia serwisowego jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj.
  • Data – dodając notatkę proponowana jest zawsze data bieżąca.
  • Serwisant – domyślnie jako serwisant podpowiada się operator aktualnie zalogowany. Serwisantem może być również pracownik wpisany na listę dostępną w Słownikach. Wyboru operator/ pracownik można dokonać po wciśnięciu Rozwinięcia obok pola.
  • Treść – pole tekstowe, w którym można zamieścić treść notatki.
Notatka do zlecenia serwisowego

Zamawianie części

Uwaga
Zamawianie części jest możliwe, jeśli użytkownik korzysta z modułu Comarch ERP Optima Serwis oraz Comarch ERP Optima Handel.
Z poziomu zlecenia serwisowego istnieje możliwość zamówienia części wykorzystywanych na zleceniu. Na liście Części znajduje się przycisk   Przekształcenie do ZD. Użytkownik zaznacza na liście części, które chce zamówić i wciska przycisk. Pojawi się komunikat: Utworzony zostanie dokument ZD. Wszystkie dotychczasowe zmiany wprowadzone na zleceniu zostaną zapisane. Czy utworzyć dokument? Po wybraniu opcji Tak tworzy się dokument ZD na wskazane części. Jeżeli przekształcenie do ZD przebiegnie poprawnie części otrzymują na liście status zamówiono. Na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie zlecenia z dokumentem ZD.
Uwaga
Dokument ZD zapisuje się do bufora (nie na trwałe), dlatego też można dokonywać pewnych zmian na dokumencie. Aby dokument zapisać na trwałe, należy przejść na zakładkę [Dokumenty] otworzyć dokument, odznaczyć parametr bufor i zapisać zmiany. Można również przejść do zakładki Handel/ Zamówienia u dostawcytam zapisać dokument na trwałe.
Dokument ZD tworzy się na magazyn określony jako źródłowy dla danej części. Jeżeli dokument ZD znajduje się w buforze wówczas jest możliwość dopisania nowych pozycji, zmiany magazynu. Dokument ZD tworzy się z listą pozycji oraz z ilościami podanymi na zleceniu. Ceny na dokumencie określone są na podstawie karty towaru i jest to ostatnia cena zakupu. Istnieje możliwość generowania dokumentów ZD na pozycje, które zostały już wcześniej pobrane lub zamówione. Do zlecenia może być równocześnie tworzonych kilka dokumentów ZD na różne magazyny. W trakcie tworzenia dokumentów ZD wyświetlany jest tzw. „log” z przebiegu operacji, gdzie wyświetlana jest informacja ile dokumentów ZD i z jakimi numerami zostało utworzonych. W sytuacji, gdy towar został już zamówiony, a użytkownik wybierze opcję usuń – wyświetli się komunikat, że usunięcie części, dla której wygenerowano zamówienie nie powoduje automatycznego usunięcia dokumentu ZD. Usuń lub anuluj dokument ZD z poziomu listy Zamówień u dostawcy. Jeżeli dodając część użytkownik wybrał magazyn serwisowy to ZD jest zawsze tworzone na magazyn główny (domyślnie zdefiniowany w programie). Poniżej przedstawiony jest przykład ilustrujący zamawianie części:
Przykład
Pobieramy na zlecenie:
  • Towar T1 z magazynu lokalnego głównego MAGAZYN,
  • Towar T2 z magazynu lokalnego głównego MAGAZYN,
  • Towar T3 z magazynu lokalnego MAGAZYN1,
  • Towar T4 z magazynu lokalnego MAGAZYN1,
  • Towar T5 z magazynu lokalnego serwisowego SERWIS,
  • Towar T6 z magazynu lokalnego serwisowego SERWIS.
Po zaznaczeniu na liście części powyższych pozycji utworzone zostaną następujące ZD:
  • ZD1 na części T1, T2 – magazyn główny MAGAZYN,
  • ZD2 na części T3, T4 – magazyn lokalny MAGAZYN1,
  • ZD3 na części T5, T6 – magazyn główny MAGAZYN. 
Uwaga
Program umożliwia usunięcie z listy części, która została już zamówiona. Usunięcie części zamówionej nie powoduje usunięcia dokumentu ZD.

Wskazanie dostaw na Zleceniach serwisowych.

Na Zleceniu serwisowym umożliwiliśmy wskazanie partii dostaw pobranych części, które wykorzystywane są do realizacji zlecenia.
Uwaga
Funkcjonalność dostępna tylko przy współpracy z modułem Handel Plus

Konfiguracja parametrów dla Serwisu.

W Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry w sekcji Wskazanie cech dla części dostępne są parametry:
  • Automatyczny wybór ocechowanych dostaw - po zaznaczeniu parametru aktywowana jest funkcja automatycznego wskazywania partii dostaw na częściach zlecenia serwisowego. Dla każdej części zlecenia serwisowego, która na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty] ma wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy, na oknie wyboru partii zostaną automatycznie wskazane pobierane dostawy, zgodnie z metodą rozliczania magazynu wybraną w konfiguracji (FIFO, LIFO). Funkcja działa analogicznie jak opisana w artykule Automatyczne wskazanie rozchodowanych partii towaru na dokumentach rozchodowych. 
W nowych bazach danych powyższy parametr jest domyślnie zaznaczony.
  • Obowiązek wyboru partii dla części na zleceniu serwisowym -przypomina o konieczności uzupełnienia partii dla części na zleceniu serwisowym posiadających atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Kontrola wskazania partii następuje podczas tworzenia powiązanych dokumentów magazynowych do zlecenia serwisowego.

Zlecenie Serwisowe - lista części

Na formularzu Zlecenia Serwisowego, na zakładce [Części] znajduje się przycisk     Wskazanie cech dla części (można również użyć kombinacji klawiszy <ALT>+<C> dla pozycji typu towar) : Kliknięcie przycisku spowoduje podniesienie okna Zasoby dla części, na której ustawiony jest kursor, z zasobami dostępnymi w dniu przyjęcia zlecenia serwisowego, czyli zgodnie z datą przyjęcia, znajdującą się na zakładce [Ogólne] zlecenia serwisowego, oraz znajdującymi się na magazynie wskazanym na formularzu części w polu Magazyn. Ilość potrzebnych części wprowadzamy w kolumnie Ilość pobrana. Po zapisie, na formularzu części aktualizowana jest ilość pobrana zgodnie ze wskazaniem na oknie partii. Na formularzu części pojawia się dodatkowa zakładka [Zasoby], na której można zobaczyć ocechowane partie dostaw dla części. Na liście Części w kolumnie Czy wskazano cechę można zweryfikować, czy dla danej części na zleceniu zostały wskazane partie dostaw. Kolumna przyjmuje wartości: wartość pusta – pozycja nie posiada cech – dotyczy części , które nie mają przypisanych atrybutów z parametrem Przenosić na dostawy na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty]. - pozycja posiada cechy, ale nie zostały one wskazane – dotyczy części, które mają przypisany co najmniej jeden atrybut z parametrem Przenosić na dostawy na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty]. - cechy poprawnie wskazane - niezgodność ilości części z ilością, dla której wskazano cechy – może wystąpić po zmianie daty dokumentu, jednostki miary, jeśli ilość na formularzu części jest inna niż dostępna ilość towaru wskazana na oknie partii towaru.
Uwaga
Wskazane dostawy są zapisywane na formularzu części na zakładce [Zasoby]. Są blokowane na magazynie i nie mogą być wykorzystane do realizacji innych zleceń serwisowych oraz nie można wskazać ich na żadnym innym dokumencie. Części o określonych cechach mogą zostać zrealizowane tylko i wyłącznie na tym zleceniu serwisowym, do którego zostały przypisane.
Więcej informacji na temat wydawania towarów ze wskazaniem konkretnych partii istniejących na magazynie znajduje się tutaj.

Formularz części na zleceniu serwisowym

Ten sam przycisk  Wskazanie cech dla części umieszczony jest na formularzu części, na wszystkich zakładkach. Działanie przycisku jest analogiczne jak na liście części – pozwala na ocechowanie części, które wykorzystywane są do realizacji zlecenia serwisowego. W przypadku gdy cechy zostaną przypisane do części, to przy próbie zmiany ilości w polu ilość pobrana na formularzu części wyświetli się komunikat: Ilość na dostawach jest inna niż ilość na elemencie. Ilość na elemencie zostanie zmieniona. Zmianę ilości części należy wykonać na oknie Wskazanie cech dla części. Zmieniając magazyn na formularzu części, w sytuacji gdy cechy dostaw zostały wcześniej przypisane, również pojawi się komunikat: Dla pozycji z dokumentu, dla których zostały wybrane dostawy, magazyn nie może zostać zmieniony. Czy usunąć wybrane dostawy i zmienić magazyn? Jeśli wybierzemy TAK, wówczas wskazanie dostaw zostanie usunięte, a magazyn zmieniony. Powyższe komunikaty pojawiają się tylko jeśli nie jest włączony parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw w Konfiguracji Firmy/ Serwis/ Parametry.

Pobieranie części dla zlecenia serwisowego

Podczas tworzenia dokumentu MM (pobierania części z magazynu lokalnego na magazyn serwisowy), wskazane dla części partie dostaw, są przenoszone na dokument MM. Dokument MM zapisuje się na trwałe (nie do bufora), dlatego nie można dokonywać na nim żadnych zmian. Więcej informacji na temat pobierania części na zlecenie serwisowe znajduje się tutaj.

Obowiązek wyboru partii części na zleceniu serwisowym.

Podczas pobierania części z magazynu na zlecenie serwisowe (  – przekształcenie do MM) sprawdzane jest ustawienie parametru Obowiązek wyboru partii dla części na zleceniu serwisowym w menu Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry. Jeśli parametr jest zaznaczony, przy pobieraniu części weryfikowane jest, czy określono partie dostawy na oknie Wskazanie cech dla części. Weryfikacja dotyczy wszystkich części, które mają na formularzu na zakładce [Atrybuty] wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Jeśli dla którejkolwiek części spełniającej ten warunek, nie określono partii dostaw, przy próbie przekształcenia do dokumentu MM pojawi się komunikat: W celu utworzenia dokumentu, wskaż partie dostaw dla towaru KOD_TOWARU [nazwa towaru]. Dopóki Użytkownik nie uzupełni brakujących danych, nie ma możliwości pobrania części na zlecenie serwisowe. W przypadku, gdy w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczony jest parametr: Automatyczny wybór ocechowanych dostaw, Użytkownik nie musi wskazywać cech, program automatycznie uzupełni pobrane dostawy. 

Zwrot niewykorzystanych części z cechami dostaw

W przypadku części dla których zostały wskazane cechy dostaw, dla zwracanej ilości należy wskazać konkretne dostawy, które chcemy zwrócić. Zwracane dostawy można wskazać na oknie Wskazanie cech dla części, wywoływanym z poziomu listy części lub formularza części. W kolumnie ilość wykorzystana należy wpisać ilość rzeczywiście wykorzystanych części i za pomocą dokumentu MM (– Zwrot towaru) zwrócić niewykorzystaną ilość na magazyn lokalny, z którego została pobrana. Dokument MM tworzy się na wskazane części, na różnicę między ilością pobraną a wykorzystaną. Zwrot zapisywany jest tylko na stałe. Więcej informacji na temat zwrotu niewykorzystanych części znajduje się tutaj.

Przekształcenie zlecenia serwisowego do dokumentów

Dla zleceń serwisowych użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo – magazynowych:
  • dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
  • dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
  • dokumentu FS/ PA, zawierającego części z wcześniej tworzonych WZ
Na wyżej wymienione dokumenty magazynowe przenoszone są części wraz z przypisanymi wcześniej cechami dostaw na zleceniu serwisowym. Utworzone dokumenty magazynowe zapisywane są na stałe, w związku z tym nie ma możliwości modyfikowania pobranych partii dostaw. Więcej informacji na temat fakturowania zleceń znajduje się tutaj.

Zasoby

Na liście Zasobów znajduje się kolumna Rezerwacje dla zleceń, w której wyświetlana jest ilość towaru, jaka została przypisana na zleceniach serwisowych ze wskazaniem partii dostaw. Rezerwacje dla zleceń zmniejszają ilość dostępną towaru na magazynie. Na karcie towaru w zakładce [Rezerwacje] wyświetlane są Zlecenia Serwisowe, na których znajduje się dany towar z wskazanymi partiami dostaw.

Zlecenia cykliczne

Tworzenie zlecenia na podstawie wzorca

Ręczne generowanie zleceń cyklicznych

Generowanie zlecenia serwisowego na podstawie wzorca odbywa się poprzez wywołanie funkcji  Generuj zlecenie dostępnej z poziomu Listy wzorców zleceń cyklicznych oraz z poziomu Formularza wzorca zlecenia cyklicznego. Jeżeli na formularzu Wzorca zlecenia cyklicznego nie ustawiono magazynu serwisowego dla zlecenia, magazynu dla poszczególnych części i/lub serwisanta dla poszczególnych części i czynności, wówczas w momencie tworzenia zlecenia na podstawie wzorca pojawia się dodatkowe okno z parametrami do ustalenia:
Generowanie ręczne zlecenia cyklicznego
Serwisant - domyślnie proponowany jest operator aktualnie zalogowany. W polu tym można wskazać Operatora lub Pracownika. Wskazany w polu serwisant jest przenoszony na wygenerowane na podstawie wzorca zlecenie jako:
  • Prowadzący zlecenie serwisowe na zakładkę [Ogólne].
  • Serwisant dla przenoszonych na zlecenie czynności – pole Operator w panelu Wykonanie na formularzu czynności.
  • Serwisant dla przenoszonych na zlecenie części.
Uwaga
Jeśli w polu Serwisant zostanie wskazany Pracownik, który nie może być wskazany jako Prowadzący zlecenie – to jako opiekun powstałego z wzorca zlecenia domyślnie pojawi się zalogowany w momencie generowania zlecenia Operator.
Magazyn serwisowy proponowany jest pierwszy magazyn typu serwisowy z listy. Po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest lista magazynów z zakładki Ogólne/ Inne/ Magazyny, która zawężona jest tylko do magazynów o typie serwisowy. Wartość z pola jest przenoszona na powstałe z wzorca zlecenie cykliczne jako magazyn serwisowy na zakładkę [Ogólne]. Magazyn części proponowany jest magazyn serwisowy wybrany w oknie jako Magazyn serwisowy. Użytkownik ma możliwość wskazania innego magazynu części – na liście magazynów do wyboru wyświetlane będą wszystkie, aktywne magazyny lokalne oraz Magazyn serwisowy wskazany w polu powyżej. Wartość z pola jest przenoszona do pola Magazyn, na wszystkie części przenoszone z wzorca na zlecenie cykliczne.
Uwaga
Jeżeli operator ma na karcie (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) wskazany magazyn domyślny oraz zablokowaną możliwość zmiany tego magazynu na dokumentach – to w obszarze Magazyn części będzie mógł wybrać tylko swój magazyn domyślny lub magazyn Serwisowy wskazany w oknie w polu powyżej.
Po ustaleniu wartości powyższych parametrów ikoną  można wywołać generowanie zlecenia.
Uwaga
Każdorazowo w momencie generowania zlecenia na podstawie wzorca program przelicza datę kolejnego zlecenia na wzorcu zgodnie z algorytmem: aktualna Data kolejnego zlecenia + ilość miesięcy z pola Generuj co…

Automatyczne generowanie zleceń

Aby automatyczne generowanie zleceń cyklicznych było możliwe, należy w pierwszym kroku uruchomić Serwis Operacji Automatycznych (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry – szczegóły konfiguracji serwisu zostały opisane w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja). Dodatkowo, jeżeli przy okazji automatycznego utworzenia zlecenia cyklicznego użytkownik będzie chciał przesłać powiadomienie do klienta w formie wiadomości e-mail lub SMS, konieczne będzie skonfigurowanie programu w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail oraz SMS. Następnie w Konfiguracji Firmy/ Serwis/ Automat zleceń cyklicznych należy włączyć automat poprzez zaznaczenie parametru Automatyczne generowanie zleceń cyklicznych i ustawić pozostałe parametry:
Okno konfiguracji Automatu Zleceń Cyklicznych
Operator – operator, w imieniu którego będą generowane automatyczne zlecenia cykliczne. Hasło – hasło wybranego operatora (jeśli zostało ustawione). Wysyłka e-mail – jeżeli po wygenerowaniu zlecenia cyklicznego ma zostać utworzona wiadomość e-mail z informacją dla klienta o zaplanowanym dla niego zleceniu serwisowym, należy wskazać:
  • Konto e-mail – konto ustawione w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail, którego wybrany operator jest użytkownikiem.
  • Realizacja wysyłki e-mail – pozwala na wybór, czy utworzona wiadomość zostanie wysłana od razu po utworzeniu, czy też zapisana w folderze Robocze z możliwością późniejszej wysyłki przez Operatora.
Realizacja wysyłki sms – dla automatycznie wygenerowanych zleceń cyklicznych możliwe jest utworzenie wiadomości SMS dla klienta z informacją o zaplanowanym dla niego zleceniu serwisowym. Wiadomość SMS może zostać wysłana natychmiast po utworzeniu, lub zapisana z możliwością późniejszej wysyłki przez Operatora. Uruchom generowanie zleceń cyklicznych o godzinie – godzina, o której uruchamiany będzie Automat, czyli tworzone będą zlecenia cykliczne oraz wiadomości e-mail/SMS. Po skonfigurowaniu Automatu, na formularzu Zlecenia Cyklicznego pojawi się zakładka [Zlecenia automatyczne]. Na zakładce [Ogólne] na Wzorcu Zlecenia Cyklicznego znajduje się pole Prowadzący oraz Magazyn. Wprowadzone tu dane zostaną przeniesione na zlecenie wygenerowane automatycznie jako Prowadzący i Magazyn serwisowy dla zlecenia, Serwisant i Magazyn dla części oraz Serwisant dla czynności. Jeżeli zlecenie serwisowe będzie realizowane przez kilku pracowników w ramach kilku magazynów, odpowiednie informacje można wprowadzić bezpośrednio Wzorcu, na karcie czynności/części dla zlecenia serwisowego.

Zasady przenoszenia wartości na zlecenie powstałe z wzorca

Czynności:

1. Czynności przenoszone są w kolejności ustalonej na wzorcu.

2. Parametr dotyczące fakturowania – przenoszony zgodnie z wzorcem.

3. Parametr Zakończona na przeniesionych czynnościach jest domyślnie odznaczony (analogicznie jak przy dodawaniu nowych czynności).

4. W obszarze Wykonanie – wstawiana jest wartość pola Serwisant uzupełnionego w momencie tworzenia zlecenia lub uzupełnionego bezpośrednio na oknie czynności na wzorcu.

5. Ilośćjednostka miary – jak na wzorcu.

6. Cena początkowa :

  • Dla opcji cena stała – przenoszona jest cena wskazana na wzorcu.
  • Dla opcji ceny kontrahenta – cena zgodna z warunkami handlowymi kontrahenta kontrahenta.

7. Rabat:

  • Dla opcji cena stała – rabat w wysokości 0%.
  • Dla opcji ceny kontrahenta – rabat zgodny z warunkami handlowymi kontrahenta.

8. Cena netto:

  • Dla opcji cena stała – cena przeniesiona z wzorca.
  • Dla opcji ceny kontrahenta – cena z grupy cenowej kontrahenta po uwzględnieniu rabatów.

 Cena brutto – j.w.

10. Atrybuty – przenoszone zgodnie z definicją na wzorcu.

Części:

1. Części przenoszone są w kolejności ustalonej na wzorcu.

2. Parametr dotyczący fakturowania Uwzględniaj na FA/PA– przenoszony zgodnie z wzorcem.

3. Pole Numer katalogowy – jest pobierany z karty cennikowej towaru wskazanego na wzorcu jako część.

4. Pole Magazyn – wstawiana jest wartość pola Magazyn części uzupełnionego w momencie tworzenia zlecenia lub uzupełnionego bezpośrednio na oknie części na wzorcu.

5. Serwisant – wstawiana jest wartość pola Serwisant uzupełnionego w momencie tworzenia zlecenia lub uzupełnionego bezpośrednio na oknie części na wzorcu.

6. Ilośćjednostka miary – jak na wzorcu.

7. Cena początkowa:

  • Dla opcji cena stała – przenoszona jest cena wskazana na wzorcu.
  • Dla opcji ceny kontrahenta – cena zgodna z warunkami handlowymi kontrahenta kontrahenta.

8. Rabat:

  • Dla opcji cena stała – rabat w wysokości 0%.
  • Dla opcji ceny kontrahenta – rabat zgodny z warunkami handlowymi kontrahenta.

9. Cena netto:

  • Dla opcji cena stała – cena przeniesiona z wzorca.
  • Dla opcji ceny kontrahenta – cena z grupy cenowej kontrahenta po uwzględnieniu rabatów.

10. Cena brutto – j.w.

11. Atrybuty – przenoszone zgodnie z definicją na wzorcu.

Zlecenia cykliczne

Często w praktyce zdarza się, że firmy serwisujące wykonują zlecenia serwisowe z pewną określoną regularnością i wedle określonego schematu np. W przypadku przeglądów serwisowych. Dlatego moduł Comarch ERP Optima Serwis umożliwia zdefiniowanie Wzorców zleceń cyklicznych.

 Lista wzorców zleceń cyklicznych

Lista wzorców zleceń cyklicznych jest dostępna w menu Handel/ Zlecenia cykliczne . Lista zbudowana jest z następujących kolumn (układ domyślny):
  • Kod – kod wzorca zlecenia cyklicznego.
  • Urządzenie – kod urządzenia, którego dotyczy wzorzec.
  • Kontrahent – nazwa kontrahenta wskazanego na wzorcu.
Dodatkowo ustawiając kursor w nagłówku kolumny, w menu kontekstowym (prawy przycisk myszki) istnieje możliwość wybrania opcji Wybór kolumn. Na ekranie zostanie wyświetlona lista dostępnych kolumn, dzięki temu użytkownik może sam definiować dane, które mają być widoczne na liście. Lista dodatkowych kolumn do wyboru zawiera:
  • Adres dod. – dodatkowy adres kontrahenta przenoszony z wzorca, z zakładki [Kontrahent], z pola Dodatkowe.
  • Automat – informacja o tym, z których wzorców zlecenia będą tworzone automatycznie.
  • Data kolejnego zlecenia – data określająca planowany termin wykonania kolejnego zlecenia cyklicznego. Przenoszona jest z wzorca zlecenia cyklicznego z pola o tej samej nazwie.
  • Kod Kontrahenta – kod Kontrahenta wybranego na wzorcu zlecenia.
  • Miasto – nazwa miasta Kontrahenta.
  • Nazwa – nazwa zlecenia cyklicznego.
  • Odbiorca – pełna nazwa odbiorcy wskazanego na wzorcu zlecenia, na zakładce [Kontrahent].
  • Odbiorca – Adres dod. – dodatkowy adres Odbiorcy przenoszony z wzorca zlecenia cyklicznego, z zakładki [Kontrahent], z pola Dodatkowe.
  • Odbiorca – Kod – kod Odbiorcy wybrany na wzorcu, na zakładce [Kontrahent].
  • Odbiorca – Miasto – nazwa miasta Odbiorcy przenoszona z wzorca, z zakładki [Kontrahent].
  • Odbiorca – Telefon – telefon Odbiorcy przenoszony z wzorca, z zakładki [Kontrahent].
  • Odbiorca – Ulica – nazwa ulicy Odbiorcy przenoszona z wzorca, z zakładki [Kontrahent].
  • Telefon – telefon Kontrahenta wybranego na wzorcu zlecenia cyklicznego.
  • Ulica – nazwa ulicy Kontrahenta wybranego na wzorcu zlecenia cyklicznego.
Lista wzorców zleceń cyklicznych
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:  – Dodaj, Zmień, Usuń, – Zamknij. Na liście znajduje się ponadto przycisk: – Generuj zlecenie – tworzenie zlecenia serwisowego na podstawie wzorca. Dodatkowo w pasku zadań znajdują się przyciski:  – Wydruk,  – Wysyłanie wydruków w postaci PDF,  – Wykres,  – Eksport do programu MsExcel,  – Kontakty CRM – za pomocą przycisku możliwe jest wyświetlenie listy kontaktów CRM lub listy wiadomości e-mail kontrahenta (z aktualnie podświetlonego na liście wzorca). Przycisk jest dostępny, jeżeli użytkownik posiada moduł Comarch ERP Optima CRM. Szczegółowy opis przycisków oraz zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Na liście znajdują się standardowo pola umożliwiające filtrowanie zleceń wg warunków zadanych przez użytkownika: Filtruj  , Filtruj na bieżąco , Konstruktor filtra , Wyczyść filtr . Zasady filtrowania list zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Oprócz standardowych pól umożliwiających filtrowanie na liście wzorców, w rozwijanym panelu Filtr aktywny znajdują się dodatkowe parametry filtrowania: Listę wzorców zleceń cyklicznych można przeszukiwać korzystając z parametru Dla kontrahenta uwzględniającego pola Kontrahent i Odbiorca:
  • Zaznaczenie opcji Dla kontrahenta powoduje automatyczne włączenie parametrów Kontrahent, Odbiorca – lista urządzeń jest filtrowana zgodnie ze wskazanym Kontrahentem i Odbiorcą.
  • Odznaczenie opcji Dla kontrahenta powoduje automatyczne wyłączenie parametrów Kontrahent, Odbiorca – wyświetlana jest lista wszystkich zdefiniowanych w programie urządzeń.
  • Odznaczenie parametru Odbiorca skutkuje filtrowaniem listy urządzeń wyłącznie z uwzględnieniem Kontrahenta przypisanego do urządzenia.
  • Odznaczenie parametru Kontrahent skutkuje filtrowaniem listy urządzeń wyłącznie z uwzględnieniem Odbiorcy przypisanego do urządzenia.
Urządzenie – podczas filtrowania listy wzorców można wskazać jako kryterium Urządzenie związane ze zleceniem cyklicznym. Aktualne – zaznaczenie parametru powoduje, że lista wzorców zostanie zawężona do takich, dla których [data kolejnego zlecenia – przypomnienie] jest mniejsza lub równa dacie bieżącej.
Przykład
Załóżmy, że na liście wzorców mamy 3 wzorce : 1) z datą kolejnego zlecenia – 25.06 br., bez ustawionego wcześniejszego przypomnienia, 2) z datą kolejnego zlecenia – 5.07 br. I przypomnieniem ustawionym na 4 dn. przed terminem, 3) z datą wykonania 15.07 br i przypomnieniem ustawionym na 1 tyg przed terminem. Data bieżąca to 1.07 . Zaznaczenie parametru Aktualne spowoduje zawężenie listy do wzorca 1 i 2, ponieważ tylko one spełniają warunek filtrowania [data kolejnego zlecenia – przypomnienie] jest mniejsza lub równe dacie bieżącej. 1) 25.06 – 0 dni < 1.07, 2) 5.07 – 4 dni = 1.07, 3) 15.07 – 7 dni > 1.07 wzorzec zostanie ukryty.
Pokazuj nieaktywne – parametr domyślnie zaznaczony , powoduje wyświetlenie zarówno aktywnych jak i nieaktywnych wzorców zleceń cyklicznych; odznaczony – wyświetla tylko wzorce aktywne.

Formularz wzorca zlecenia cyklicznego

Uwaga
Wzorce zleceń cyklicznych mogą być tworzone tylko w walucie systemowej PLN.
Formularz wzorca zlecenia cyklicznego składa się z  następujących zakładek:
  • [Ogólne] – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia cyklicznego .
  • [Kontrahent] – zawiera dane Kontrahenta i Odbiorcy.
  • [Czynności] – zawiera wszystkie informacje o czynnościach, które należy wykonać w ramach zlecenia cyklicznego.
  • [Części] – zawiera informacje o wykorzystywanych częściach w trakcie realizacji zlecenia cyklicznego.
  • [Atrybuty] – zawiera informacje o atrybutach zlecenia cyklicznego. Za pomocą Atrybutów można wpisać charakterystyczne cechy zlecenia cyklicznego (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.).
  • [Dokumenty] – wyświetla wszystkie powiązane zlecenia serwisowe, utworzone z tego wzorca w sposób ręczny lub automatyczny.
  • [Zlecenia automatyczne] – zakładka widoczna po uruchomieniu Automatu Zleceń Cyklicznych (Konfiguracja Firmy/ Serwis/ Automat zleceń cyklicznych). Zawiera informacje o tym czy i na jaki adres e-mail/numer telefonu klienta będą wysyłane automatyczne powiadomienia o utworzonym zleceniu.
Nowy formularz wzorca zlecenia cyklicznego można dodać z poziomu Listy wzorców zleceń cyklicznych lub poprzez funkcję - Dodaj wzorzec zlecenia cyklicznego z poziomu Formularza urządzenia. Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski, które szczegółowo zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.  - Zapisz zmiany,  - Anuluj zmiany. Na Formularzu wzorca znajduje się dodatkowo przycisk:   - Generuj zlecenie, który służy do tworzenia zlecenia serwisowego na podstawie wzorca.

Formularz wzorca zlecenia cyklicznego – zakładka Ogólne

Kolejne pola znajdujące się na zakładce to:
  • Nieaktywny pole to można wykorzystać do zaznaczania wzorców zleceń, które aktualnie nie są wykorzystywane. Pole to może być następnie użyte w filtrze na liście wzorców , w celu wyświetlenia listy tylko aktywnych wzorców. Wzorzec, który został zaznaczony jako Nieaktywny, jest widoczny na liście w kolorze czerwonym.
  • Kod wzorca – pole obowiązkowe pozwalające na wprowadzenie 20 znakowego kodu, identyfikującego wzorzec zlecenia cyklicznego. Kod wzorca musi posiadać unikalną wartość, tzn. na liście wzorców nie może być dwóch wzorców o identycznym kodzie.
  • Nazwa – pole obowiązkowe pozwalające na wprowadzenie 50 znakowej nazwy dla wzorca zlecenia cyklicznego.
Panel Cykl generowanie grupuje pola pozwalające na ustalenia warunków dotyczących cykliczności generowania z wzorca zleceń. Zawiera następujące pola:
  • Generuj co: … miesiąc – umożliwia określenie co jaki okres czasu powinny być generowane zlecenia serwisowe wedle danego wzorca. W polu Generuj co… można maksymalnie ustawić generowanie wzorca co 255 miesięcy.
  • Począwszy od: pole z datą , w oparciu o którą wyliczana jest data kolejnego zlecenia.
  • Przypomnij … dni przed terminem – umożliwia określenie na jaki czas przed datą kolejnego zlecenia ma się pojawiać przypomnienie o konieczności wygenerowania zlecenia serwisowego na podstawie wzorca. W oparciu o te dane wyświetlane będą przypomnienia w Comarch ERP Optima Przypominacz, a także wzorce na liście po zaznaczeniu parametru Aktualne.
  • Data kolejnego zlecenia: pole z datą określająca planowany termin wykonania kolejnego zlecenia cyklicznego. Data ta jest wyliczana przez program automatycznie jako data z pola począwszy od… + określona w polu Generuj co: … ilość miesięcy. Użytkownik ma możliwość edycji pola zgodnie z potrzebą.
Cykl generowania
W kolejnej części okna Formularza wzorca znajdują się pola:
  • Kontrahent – możliwość wskazania Kontrahenta lub innego podmiotu (po wciśnięciu Rozwinięcia obok pola), którego dotyczyć będzie zlecenie wygenerowane na podstawie danego wzorca. Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista z zakładki [Ogólne]. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole. Po wybraniu kontrahenta pola z nazwa kontrahenta, telefonem oraz adresem e‑mail wypełniane są danymi z karty. Pola te są możliwe do edycji. Obok adresu e-mail znajduje się przycisk wyślij pocztę, który umożliwia wysyłanie wiadomości e‑mail do kontrahenta. Przycisk ten jest aktywny tylko wtedy, gdy wypełniony jest adres e-mail kontrahenta. Po wciśnięciu przycisku otwierany jest formularz nowej wiadomości z wpisanym adresem.
  • Odbiorca – poprzez wybranie przycisku Rozwinięcia można wskazać jako odbiorcę zlecenia cyklicznego Kontrahenta, Bank, Pracownika, Wspólnika, Urząd lub Odbiorcę z listy odbiorców wskazanego powyżej Kontrahenta.
Istnieje powiązanie Kontrahenta/Odbiorcy i Urządzenia:
  • Jeśli na wzorcu zlecenia cyklicznego Operator poda najpierw urządzenie, to automatycznie podpowie się Kontrahent i Odbiorca z formularza urządzenia.
  • Jeśli na wzorcu zlecenia Operator poda Kontrahenta/Odbiorcę, to na liście urządzeń następuje automatyczne filtrowanie.
    • W pole Osoba zlecająca można wprowadzić dane osoby, która złożyła zlecenie do serwisu. Na liście rozwijalnej dostępne są dane wprowadzone na karcie Kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe], Przedstawiciele. Użytkownik może również wprowadzić imię i nazwisko osoby zlecającej bezpośrednio w to pole.
    • Kategoria – kategoria dokumentu pobierana jest z karty Kontrahenta z pola Kategoria sprzedaży, w przypadku zmiany Kontrahenta wartość w polu jest aktualizowana. Kategoria przenoszona jest na dokumenty powiązane ze zleceniem powstałym na podstawie wzorca jako kategoria nagłówka.
    • Prowadzący – operator, który zostanie przeniesiony jako Prowadzący na wygenerowane Zlecenie Serwisowe. Dla zleceń tworzonych automatycznie Prowadzący zostanie ustawiony również jako Serwisant czynności/części, dla których nie wprowadzono Serwisanta bezpośrednio na wzorcu zlecenia na oknie czynności/części.
    • Urządzenie – umożliwia wskazanie urządzenia, którego dotyczy wzorzec zlecenia cyklicznego. Jeśli na wzorcu zlecenia cyklicznego Operator wybierze najpierw urządzenie, to automatycznie podpowie się Kontrahent i Odbiorca z formularza urządzenia.
    • Magazyn – domyślny magazyn dla Zlecenia Serwisowego. Dla zleceń tworzonych automatycznie wyświetli się również jako magazyn części, dla których nie wprowadzono magazynu bezpośrednio na wzorcu zlecenia na oknie części.
    • Dokument – schemat numeracji dla zleceń powstałych na podstawie wzorca.
Uwaga
Jeżeli na wzorcu ustawiony jest nieaktywny schemat numeracji, to proces generowania zlecenia zostanie przerwany, a w logu z operacji pojawi się komunikat: „Schemat numeracji (…) wybrany dla zleceń jest nieaktywny. Dokumenty nie będą generowane!”.
    • Opis – pole tekstowe przeznaczone na zamieszczenie krótkiej notatki dotyczącej danego wzorca.
Wzorzec zlecenia cyklicznego - zakładka Ogólne
 

Okno Czynności dla wzorca zlecenia cyklicznego

Dopisywanie nowych czynności jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Ponadto z poziomu Tabeli Czynności możliwe jest również ich kopiowanie za pomocą skrótu klawiszowego <CTRL+INSERT>.
Wzorzec zlecenia cyklicznego - okno Czynności
Wszystkie informacje ujęte na oknie Czynności będą przenoszone na zlecenie serwisowe wygenerowane na podstawie wzorca. Dodając czynność można posłużyć się listą usług z Cennika. Po wybraniu usługi na zlecenie przyciskiem  albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod usługi nazwa. Podgląd pełnej karty cennikowej (bez możliwości edycji), jest możliwy po naciśnięciu przycisku  obok pola z nazwą usługi. W oknie Czynności można wpisać usługi, które nie mają odpowiednika w cenniku. Należy wtedy uzupełnić tylko pole Nazwa bez podawania kodu. Dla czynności wpisanych „ręcznie” nie jest aktywny przycisk do podglądu karty towaru.
  • Kategoria – domyślnie podpowiada się kategoria sprzedaży z karty cennikowej usługi. Użytkownik ma możliwość zmiany kategorii.
  • Serwisant – operator lub pracownik, który jest domyślnym serwisantem dla dodawanej czynności.
  • Wycena – widoczna jest tylko dla usługi wprowadzonej z cennika (dlatego też nie jest widoczna zaraz po podniesieniu formularza nowej czynności, lecz dopiero po pobraniu usługi z cennika).
Uwaga
Dla usług wprowadzonych „ręcznie” (uzupełnione tylko pole Nazwa bez podania kodu) wycena nie będzie dostępna.
  • Ilość – domyślnie proponowana jest zawsze 1 jednostka usługi. Ilość można zmienić wpisując odpowiednią wartość z klawiatury lub też przy pomocy strzałek znajdujących się obok pola.
  • J.m. – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Ilość można podać również w jednostkach pomocniczych. Wybór jednostki pomocniczej automatycznie przeliczy cenę (opcja cena stała) zgodnie z przelicznikiem zdefiniowanym na karcie usługi.
  • Cena – użytkownik może wybrać jedną z dwóch opcji:
    • Stała – Po wybraniu tej opcji pojawiają się dodatkowe pola Cena netto , Cena brutto, a także Wartość netto oraz Wartość brutto. Ceny te można edytować. Pola Wartość nettobrutto wyliczane są jako iloczyn ilości i ceny oraz nie podlegają edycji. W przypadku opcji Cena stała na zlecenie cykliczne powstałe na podstawie danego wzorca zostaną przeniesione dokładnie takie ceny jakie ustalono na wzorcu.
    • Kontrahenta – (domyślnie zaznaczona) – cena ta jest pobierana dopiero w chwili tworzenia zlecenia na podstawie wzorca. Jest to cena zależna od warunków handlowych kontrahenta (aktualnych w chwili tworzenia zlecenia).
W górnej części formularza znajduje się parametr Uwzględniaj na FA/ PA. Użytkownik może wskazać, które czynności mają być uwzględnione jako pozycja na Fakturze Sprzedaży/ Paragonie, a które pozostają kosztem serwisowym. Parametr jest dostępny jeśli jako Czynność dodana zostanie usługa z cennika (domyślnie zaznaczony). Domyślne ustawienia parametru można zdefiniować w Konfiguracji firmy/ Serwis/ Parametry w panelu Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu. Na zakładkę [Atrybuty] (widoczną dla czynności powiązanych z cennikiem) będą przenoszone odpowiednio atrybuty z formularza usługi wybranej na zakładce [Ogólne]. Zasady dotyczące obsługi atrybutów czynności opisano TUTAJ.

Formularz wzorca zlecenia cyklicznego – zakładka Zlecenia automatyczne

Zakładka widoczna jest po skonfigurowaniu Automatu zleceń cyklicznych.
Wzorzec Zlecenia Cyklicznego - zakładka Zlecenia automatyczne
Jeżeli użytkownik zaznaczy parametr Generuj zlecenia automatyczne, wówczas zlecenie zostanie wygenerowane po uruchomieniu się Automatu w dniu, jaki jest podany na Wzorcu Zlecenia na zakładce [Ogólne] w polu Data kolejnego zlecenia. Po zaznaczeniu parametru Generuj zlecenia automatyczne użytkownik będzie miał możliwość wyboru, w jaki sposób klient zostanie powiadomiony o planowanym dla niego zleceniu serwisowym. Po zaznaczeniu wiadomości e-mail i/lub SMS, należy wskazać szablon, jaki będzie stosowany dla tych powiadomień oraz podać adres e-mail i/lub numer telefonu, na jaki zostanie wysłane powiadomienie. Adres oraz telefon jest wczytywany automatycznie na podstawie danych Kontrahenta, Odbiorcy i Osoby zlecającej, wprowadzonych na zakładce [Ogólne]. Użytkownik może wybrać inne dane wskazując je z rozwijanej listy lub wpisać je ręcznie. W przypadku zmiany Kontrahenta na zakładce [Ogólne], dane kontaktowe na zakładce [Zlecenia automatyczne] zostaną zaktualizowane. Po wygenerowaniu Zlecenia pole Data kolejnego zlecenia zostanie zaktualizowane.

Formularz wzorca zlecenia cyklicznego – zakładka Części

Z poziomu zakładki [Części] istnieje możliwość pobierania części potrzebnych do realizacji zlecenia cyklicznego. Na liście części znajdują się domyślnie następujące kolumny: Lp., Nazwa czynności, Fakturować (Tak/ Nie), Ilość. Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy (będąc ustawionym na nazwie kolumny) można wybrać opcję Wybór kolumn. Użytkownik może wyświetlić takie kolumny jak: Cena brutto, Cena netto, Wartość brutto, Wartość netto. Dla części z opcją Cena kontrahenta w kolumnach tych wartości nie są wyświetlane. Jeśli w Konfiguracji/ Firma/ Serwis/ Parametry jest zaznaczone zbiorcze fakturowanie czynności na wzorcu zlecenia pod tabelą z czynnościami pojawi się sekcja: Jeśli w konfiguracji zaznaczono parametr Ustaw domyślnie to parametr Zbiorcze fakturowanie czynności zostanie automatycznie zaznaczony. Wartość w polu Cennik również pobierana jest z konfiguracji (z możliwością zmiany). Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski, szczegółowo opisane w rozdziale Standardy w programie:  - Dodaj,  - Otwórz,  - Usuń.
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Po dodaniu części na listę możliwa jest zmiana kolejności pozycji na liście za pomocą metody „przeciągnij i upuść”.

Okno Części dla wzorca zlecenia cyklicznego

Dopisywanie nowych części jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Ponadto z poziomu Tabeli Czynności możliwe jest również ich kopiowanie za pomocą skrótu klawiszowego <CTRL+INSERT>.
Wzorzec zlecenia cyklicznego - zakładka Części
Wszystkie informacje ujęte na oknie Części będą przenoszone na zlecenie serwisowe wygenerowane na podstawie wzorca. Dodając część można posłużyć się listą towarów z Cennika. Po wybraniu towaru na wzorzec przyciskiem  albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod towaru oraz jego nazwa. Podgląd pełnej karty cennikowej (bez możliwości edycji), jest możliwy po naciśnięciu przycisku  obok pola z nazwą towaru. Kategoria - domyślnie podpowiada się kategoria sprzedaży z karty cennikowej towaru. Użytkownik ma możliwość zmiany kategorii. Magazyn – domyślny magazyn części. Serwisant - operator lub pracownik, który jest domyślnym serwisantem dla dodawanej części. Panel Wycena zawiera:
  • Ilość – domyślnie proponowana jest zawsze 1 jednostka towaru. Ilość można zmienić wpisując odpowiednią wartość z klawiatury lub też przy pomocy strzałek znajdujących się obok pola.
  • J.m. – program standardowo proponuje jednostkę podstawową. Ilość można podać również w jednostkach pomocniczych. Wybór jednostki pomocniczej automatycznie przeliczy cenę (opcja cena stała) zgodnie z przelicznikiem zdefiniowanym na karcie towaru.
  • Cena– użytkownik może wybrać jedną z dwóch opcji:
    • Stała – Po wybraniu tej opcji pojawiają się dodatkowe pola Cena netto, Cena brutto, a także Wartość netto oraz Wartość brutto. Ceny te można edytować. Pola Wartość nettobrutto wyliczane są jako iloczyn ilości i ceny oraz nie podlegają edycji. W przypadku opcji Cena stała na zlecenie cykliczne powstałe na podstawie danego wzorca zostaną przeniesione dokładnie takie ceny jakie ustalono na wzorcu.
    • Kontrahenta – (domyślnie zaznaczona) – cena ta jest pobierana dopiero w chwili tworzenia zlecenia na podstawie wzorca. Jest to cena zależna od warunków handlowych kontrahenta (aktualnych w chwili tworzenia zlecenia).
W górnej części formularza znajduje się parametr Uwzględniaj na FA/ PA. Użytkownik może wskazać, które czynności mają być uwzględnione jako pozycja na Fakturze Sprzedaży/ Paragonie, a które pozostają kosztem serwisowym. Domyślne ustawienia parametru można zdefiniować w Konfiguracji firmy/ Serwis/ Parametry w panelu Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu. Na zakładkę [Atrybuty] będą przenoszone odpowiednio atrybuty z formularza towaru wybranego na zakładce [Ogólne]. Zasady dotyczące obsługi atrybutów części opisano TUTAJ.

Formularz wzorca zlecenia cyklicznego – zakładka Atrybuty

W programie istnieje możliwość dodatkowego opisywania zleceń cyklicznych za pomocą atrybutów (dokumentu lub kontrahenta). Lista atrybutów jest dostępna w programie na zakładce Ogólne/ Atrybuty. Na zakładce [Atrybuty] wyświetlana jest lista atrybutów przypisanych do zlecenia cyklicznego. Na liście są dwie kolumny: Kod Wartość. Lista obsługiwana jest przez przyciski:  - Dodaj – umożliwi dodanie atrybutu dla dokumentu.  - Otwórz – edycja szczegółów o atrybucie. Przycisk nie jest dostępny, jeśli lista atrybutów jest pusta.  - Usuń – powoduje usunięcie atrybutu. Przycisk nie jest dostępny, jeśli lista atrybutów jest pusta. Dopisywanie atrybutów na zlecenie cykliczne jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Jeśli kursor znajduje się w polu Atrybut – można go wpisać z klawiatury lub wybrać z listy atrybutów, która pojawi się na ekranie po naciśnięciu myszką przycisku Atrybut. Na wyświetlonej liście atrybutów znajdują się dwie zakładki: [Atrybuty dokumentu] oraz [Kontrahenta]. Atrybuty można wcześniej zdefiniować na zakładce Ogólne/ Atrybuty lub dopisać z tego poziomu. Po wybraniu atrybutu na zlecenie cykliczne przyciskiem  albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod atrybutu, nazwa, format (tekst/ liczba/ lista/ data) oraz pole wartość, gdzie użytkownik może określić wartość atrybutu. Wprowadzone na zakładce atrybuty wraz z przypisanymi wartościami będą przenoszone na Zlecenia serwisowe powstałe na podstawie wzorca.

Formularz wzorca zlecenia cyklicznego – zakładka Dokumenty

Wyświetla listę wszystkich powiązanych zleceń utworzonych ręcznie lub automatycznie do danego wzorca.

Formularz wzorca zlecenia cyklicznego – zakładka Kontrahent

Na zakładce tej znajdują się szczegółowe dane Kontrahenta i Odbiorcy wskazanego na zakładce [Ogólne] wzorca.
Wzorzec zlecenia cyklicznego - zakładka Kontrahent

Formularz wzorca zlecenia cyklicznego – zakładka Czynności

Na zakładce tej użytkownik może określić czynności do wykonania typowe dla danego zlecenia cyklicznego.

Tabela czynności

Na liście czynności znajdują się domyślnie następujące kolumny: Lp., Nazwa czynności, Fakturować (Tak/ Nie), Ilość. Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy (będąc ustawionym na nazwie kolumny) można wybrać opcję Wybór kolumn. Użytkownik może wyświetlić takie kolumny jak: Cena brutto, Cena netto, Wartość brutto, Wartość netto.
Wzorzec zlecenia cyklicznego - zakładka Czynności
Dla czynności wprowadzonych bezpośrednio na wzorcu, bez pobierania z cennika oraz dla czynności z opcją Cena kontrahenta w kolumnach tych wartości nie są wyświetlane. Na formularzu Wzorca zlecenia cyklicznego za pomocą przycisków  , dostępnych na zakładkach [Czynności][Części], możliwy jest eksport oraz import pozycji z/do Zlecenia za pośrednictwem plików w formacie *.txt lub *.csv. Niezależnie od zakładki, z której zostanie uruchomiona funkcjonalność, eksportowane i importowane są jednocześnie czynności i części. Pliki z pozycjami zlecenia mogą być umieszczane na dysku lokalnym lub IBARD. Eksport można wykonać według kodów towarów lub kodów EAN (pod warunkiem, że każda pozycja ma przypisany kod EAN). Eksport i import dotyczy kodów czynności i części oraz ich ilości, jako cena pozycji ustawiana jest domyślnie cena kontrahenta. Jeśli w Konfiguracji/ Firma/ Serwis/ Parametry jest zaznaczone zbiorcze fakturowanie czynności na wzorcu zlecenia pod tabelą z czynnościami pojawi się sekcja: Jeśli w konfiguracji zaznaczono parametr Ustaw domyślnie to parametr Zbiorcze fakturowanie czynności zostanie zaznaczony. Wartość w polu Cennik również pobierana jest z konfiguracji (z możliwością zmiany). Zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski, szczegółowo opisane w rozdziale Standardy w programie:  - Dodaj pozycję,  - Zmień pozycję,  - Usuń pozycję,
Dotyczy wersji: 2019.0.1
Dodatkowo możliwa jest zmiana kolejności czynności na liście za pomocą metody „przeciągnij i upuść”.