Zakładka [Uczestnicy] wyświetla listę operatorów/ pracowników przypisanych do realizacji zadania.

Nas liście uczestników znajdują się kolumny:

Na zakładce [Uczestnicy], przy zaznaczonej na zakładce [Automatyczne przypomnienia] opcji Generuj automatyczne przypomnienia dla operatorów, widoczne są dodatkowo trzy kolumny:

Przypomnienie – do zaznaczonego uczestnika wysyłane jest przypomnienie w formie określonej na zakładce [Automatyczne przypomnienia]. Domyślnie zaznaczony dla każdego dodanego uczestnika. Pod prawym przyciskiem myszy dostępne są opcje pozwalające na ustawienie (skrót klawiaturowy <CTRL>+<A>) i wyłączenie (<CTRL>+<O>) przypomnienia zbiorczo dla wszystkich dodanych uczestników.

Telefon – numer telefonu pobierany z karty operatora/ pracownika. Jeżeli na karcie numer nie został dodany, istnieje możliwość ręcznego uzupełnienia tego pola.

Adres e-mail – adres e-mail przenoszony z karty operatora/ pracownika. Jeżeli na karcie adres e-mail nie został wpisany, istnieje możliwość ręcznego uzupełnienia tego pola.

Zakładka [Dokumenty] wyświetla listę dokumentów skojarzonych oraz tabele: Biblioteka dokumentów oraz Zadania i Kontakty CRM.

Dokumenty skojarzone

W programie istnieje możliwość kojarzenia kontaktów zadań z innymi dokumentami zarejestrowanymi w systemie Comarch ERP Optima: sprzedaży, zakupu, dokumentami magazynowymi, księgowymi, kasy/ banku, ankietami zleceniami serwisowymi oraz zleceniami nadania paczki.

Kojarzenie dokumentów jest możliwe z poziomu zakładki [Dokumenty], tabela Dokumenty skojarzone.

Lista dokumentów skojarzonych z kontaktem jest obsługiwana przez standardowe przyciski:

Dodaj – po wciśnięciu przycisku Dodaj wyświetlana jest lista Faktur Sprzedaży, z poziomu której można dokonać wyboru dokumentu skojarzonego (przyciskiem ). Po wciśnięciu strzałki widocznej obok przycisku Dodaj wyświetlana jest lista dokumentów skojarzonych, pogrupowana wg rodzaju dokumentu (Sprzedaż, Zakup, Kasa/ Bank, Księgowość itd.). W skład danego rodzaju wchodzą poszczególne typy dokumentów.

 Usuń – pozwala na usunięcie aktualnie podświetlonej na liście pozycji z listy dokumentów skojarzonych.

 Zmień – umożliwia podgląd dokumentu skojarzonego. W przypadku, gdy dokument jest zapisany na trwałe możliwy jest jedynie jego podgląd. Natomiast jeśli istnieje możliwość wprowadzania zmian na dokumencie (np. faktura w buforze) – również po otwarciu dokumentu z poziomu kontaktu istnieje możliwość jego edycji.

Podczas kojarzenia kontaktu z innym dokumentem zarejestrowanym w systemie Comarch ERP Optima wyświetlana lista dokumentów jest zawężana do dokumentów związanych z kontrahentem wpisanym na kontakcie. Funkcja może być przydatna w sytuacji, gdy dane zadanie/ kontakt jest bezpośrednio związane z określonym dokumentem już zarejestrowanym w systemie. Wtedy użytkownik ma możliwość podglądnięcia takiego dokumentu z poziomu formularza kontaktu/ zadania, bez konieczności jego wyszukiwania na innych listach.

Kojarzenie kontaktów i zadań od strony innych dokumentów

Na zakładce [Dokumenty] znajdują się dwie tabele: Obieg dokumentów oraz Zadania i Kontakty CRM. W poszczególnych tabelach jest możliwość kojarzenia kontaktu i zadania z dokumentami z Biblioteki dokumentów oraz z innymi kontaktami i zadaniami w module CRM – umożliwia to tworzenie całych „łańcuchów” powiązanych ze sobą dokumentów (np. zadanie do wykonania może być powiązane z wcześniej zarejestrowaną w module CRM rozmową telefoniczną z klientem).

Warto przy tym pamiętać, że powiązane ze sobą dokumenty nie muszą dotyczyć tego samego kontrahenta ‑ użytkownik ma pełną dowolność w doborze dokumentów. Dodatkowo możliwy jest równoczesny wybór kilku dokumentów skojarzonych.

Dodatkowo kontakt i zadanie można powiązać od strony większości dokumentów handlowo – magazynowych, księgowych, kasowych itd. Na tych dokumentach znajduje się tabela Zadania i Kontakty CRM, czyli inaczej mówiąc kojarzenie kontaktów może się odbywać w obu kierunkach. Przykładowo, kontakt można powiązać z poziomu formularza Faktury Sprzedaży w module Handel i będzie on widoczny na formularzu kontaktu w module CRM i odwrotnie powiązanie może nastąpić z poziomu formularza kontaktu w module CRM i będzie on widoczny w tabeli Zadania i Kontakty CRM na formularzu Faktury sprzedaży w module Handel.

W tabeli znajdują się kolumny:

Ponadto okno obsługiwane jest przez przyciski:

Podgląd – podgląd/ edycja e-maila

Usuń – możliwość usunięcia skojarzonego e-maila. Jeśli kontakt/ zadanie jest zrealizowany ikona jest nieaktywna.

– możliwość dodania nowego bądź powiązania kontaktu/ zadania z istniejącym e‑mailem. Wybierając opcję Dodaj istniejący e-mail – lista wiadomości e-mail zawężona będzie do podmiotu wybranego na formularzu wiadomości.

– możliwość dodania nowego bądź powiązania kontaktu/ zadania z istniejącym smsem. Wybierając opcję Dodaj istniejący SMS – lista wiadomości sms zawężona będzie do podmiotu wybranego na formularzu wiadomości.

Z poziomu zakładki [Atrybuty i Pliki] jest możliwość przypisania Atrybutu dokumentu do kontaktu i zadania, kojarzenia z plikami zewnętrznymi oraz wskazywania plików z Comarch IBARD

Przypisywanie atrybutów do kontaktu i zadania

Na zakładce [Atrybuty i Pliki] jest możliwość przypisania atrybutu dokumentu do zadania/ kontaktu. Dodając atrybut wyświetlana jest lista atrybutów dokumentu do wyboru, z możliwością wpisania jego wartości. Podczas dodawania atrybutu użytkownik może wybrać atrybut dokumentu lub kontrahenta.

Jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Parametry zaznaczono parametr Przenoś atrybuty kontrahenta na kontakty/zadania, to atrybuty (z zaznaczoną opcją Przenoś na transakcje) skojarzone z kontrahentem zostaną dodane automatycznie do kontaktu/ zadania.

Na zakładce [Atrybuty] wyświetlana jest kolumna Kod atrybutu i wartość. Do momentu, kiedy zadania/ kontakt mają status Do realizacji, atrybuty są w pełni edytowalne tzn. można je usuwać, zmieniać, dodawać nowe. Po zapisie zadania/ kontaktu na trwałe atrybuty są tylko do podglądu.

Zakładka [Atrybuty] obsługiwana jest przez następujące przyciski:

Dodaj– po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno Atrybut dokumentu – atrybut można wpisać z ręki bądź wybrać z listy

Zmień– możliwość zmiany/ edycji atrybutu

Usuń- pozwala na usunięcie dotychczas wprowadzonych atrybutów

Zapisz – zapisuje i zamyka formularz

Anuluj Zmiany – zamyka formularz bez zapisywania wprowadzonych zmian.

Przy dodawaniu zadania powiązanego, atrybuty dokumentu są kopiowane z zadania nadrzędnego na nowo tworzone z możliwością pełnej ich edycji.

Kojarzenie kontaktu/ zadania z plikami zewnętrznymi

Zadania/ kontakty można kojarzyć z plikami zewnętrznymi (tabela Pliki). Kojarzenie z plikami zewnętrznymi polega na zapamiętaniu w programie ścieżki dostępu do wskazanego pliku.

Lista jest obsługiwana przez przyciski:

Dodaj – po wciśnięciu przycisku wyświetlane jest okno Wybierz plik, z poziomu którego można wybrać dokument, z którym kojarzymy kontakt/ zadanie. Podczas wyboru pliku, który kojarzony jest z kontaktem/ zadaniem istnieje możliwość zawężenia listy do wybranego typu plików (*.doc, *.xls itp.). Program zapamiętuje ostatnio wybrany typ pliku.

Inny sposób dodania plików to przeciągnięcie za pomocą myszki. W tym celu należy wskazać plik w Eksploratorze Windows, a następnie z przytrzymanym lewym klawiszem myszy przeciągnąć go do programu Comarch ERP Optima i upuścić na liście załączników.

Usuń – pozwala na usunięcie zapamiętanej ścieżki dostępu do skojarzonego pliku. Oczywiście nie powoduje to usunięcia pliku z dysku.

Zmień – pozwala na zmianę zapamiętanej ścieżki dostępu, bez konieczności ponownego korzystania z okna Wybierz plik.

Otwórz plik – pozwala na podgląd zapisanego dokumentu. Dotyczy to standardowych dokumentów (typu *.doc, *.xls, *.ppt, *.bmp). Na podstawie rozszerzenia rozpoznawany jest program, który powinien być wykorzystany do otwarcia pliku.

Rodzaj podmiotu należy wybrać z poziomu zakładki [Ogólne]. Tam również można skorzystać z listy kontrahentów (banków, urzędów, pracowników lub właścicieli) dostępnej po wciśnięciu przycisku. Kiedy podmiot zostanie wybrany – na zakładce [Kontrahent] uzupełniane są jego dane.

Dane podmiotu pobierane są z jego karty ewidencyjnej i nie są edytowalne (tzn. nie można ich zmieniać). Wszelkie uwagi odnośnie podmiotu można wtedy rejestrować w polu Opis na zakładce [Ogólne].

Na nowym formularzu pole dotyczące kodu podmiotu jest puste. Dopóki nie zostanie ono wypełnione – żadne pole na zakładce [Kontrahent] nie jest edytowalne.

Z kolei po wpisaniu kodu podmiotu – na zakładce [Kontrahent] informacje są wypełniane zgodnie z zawartością karty ewidencyjnej.

Na zakładce [Kontrahent] znajdują się pola dotyczące adresu e-mail oraz strony internetowej podmiotu. Jeśli pole jest wypełnione – przyciski umożliwiające wysłanie wiadomości oraz otwarcie strony WWW są aktywne (niezależnie od tego czy dane kontrahenta są edytowalne czy też nie). Jeśli pole nie jest wypełnione – przyciski nie są aktywne.

Dla potrzeb CRM jest stworzony dodatkowy rodzaj kontrahenta – Klient Potencjalny. Parametr ten znajduje się na karcie kontrahenta. Kontrahent oznaczony jako klient potencjalny nie wyświetla się na liście kontrahentów widocznych z poziomu dokumentów. Z poziomu CRM lista kontrahentów podnoszona jest z ustawieniem na rodzaj Wszyscy.

Lista przedstawicieli

Na zakładce [Kontrahent] znajduje się również lista przedstawicieli. Lista jest pobierana z karty kontrahenta (menu Ogólne).

Na liście jest możliwość poglądu jak również znajduje się przycisk , który umożliwia wysłanie wiadomości e‑mail do wybranego przedstawiciela. Po wciśnięciu przycisku otwierany jest formularz nowej wiadomości z wpisanym adresem (jeśli został prawidłowo podany na karcie przedstawiciela).

Natomiast przycisk  umożliwia wysłanie SMS lub zatelefonowanie bezpośrednio do wybranej osoby kontaktowej danego kontrahenta (pod warunkiem uzupełnienia pól Telefon SMS/ Telefon GSM/ Telefon na formularzu przedstawiciela).

Pola, które muszą zostać obowiązkowo wypełnione są opisane pogrubioną czcionką. Kolejne pola znajdujące się na zakładce to:

Dokument – w pole należy wpisać schemat numeracji, wg którego nadany zostanie numer dla dokumentu. Proponowany jest schemat zdefiniowany jako domyślny w Konfiguracji firmy/ CRM/ Dokumenty. Jeśli chcemy go zmienić lista schematów zdefiniowanych w klasie Kontakty jest dostępna po wciśnięciu przycisku.

Nowy schemat można dodać z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ CRM/ Kontakty.

Numer – program proponuje numer zgodny z określonym schematem numeracji. Jako numer kolejny na nowo otwartym formularzu wpisane jest AUTO. Numer zostanie nadany dopiero po pierwszym zatwierdzeniu dokumentu.

Jeśli w schemacie wykorzystana jest seria proponowana jest seria zdefiniowana jako domyślna w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ CRM/ Kontakty. Jeśli użytkownik chce ją zmienić – lista dostępna jest po wciśnięciu strzałki widocznej obok pola. Nową serię można dopisać z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ CRM/ Serie.

Dokładniej zasady zarówno tworzenia schematów numeracji jak i numerowania dokumentów zostały opisane w podręczniku do Konfiguracji.

Kontrahent – domyślnie każde zadanie/ kontakt dotyczy kontrahenta. Podmiotem jednak może być również pracownik, wspólnik, urząd czy bank wpisany na jedną z list dostępnych w Słownikach. Rodzaj podmiotu (czy jest to kontrahent, bank, urząd itp.) można wybrać po wciśnięciu przycisku  obok pola. Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista ze Słowników. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole.

Osoba kontaktowa – osoba, która odpowiada za wykonanie zadania. Osobę kontaktową można wpisać „z ręki” bądź wybrać z listy przedstawicieli zdefiniowanych na karcie kontrahenta.

Operator – dla każdego zadania można ustalić osobę odpowiedzialną za jego wykonanie (opiekuna). W chwili wypełniania nowego formularza proponowany jest zawsze operator pracujący aktualnie w programie.

Istnieje jednak możliwość, że kto inny wpisuje zadanie, a kto inny jest za nie odpowiedzialny. Wtedy osoba wpisująca zadanie powinna uzupełnić informacje dotyczące opiekuna. Opiekunem może być operator lub pracownik firmy. Wyboru można dokonać po wciśnięciu przycisku strzałki (automatycznie zmieni się opis przycisku). Następnie kod operatora/ pracownika można wybrać albo z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku albo wpisać bezpośrednio w pole.

Obsługa przed sprzedażą/ po sprzedaży – w programie istnieje możliwość rozgraniczenia kontaktów i zadań dotyczących obsługi przed sprzedażą (czyli np. spotkania handlowe, prezentacje, sporządzanie ofert handlowych itd.) oraz po sprzedaży (czyli usługi serwisowe). Odpowiednie oznaczenie może potem ułatwić analizę kontaktów z klientami.

Zadanie – jeśli uzupełniany formularz dotyczy zaplanowanego zadania (a nie jest to kontakt z klientem np. przeprowadzana rozmowa telefoniczna) należy zaznaczyć parametr. Jeżeli realizacja zadania powtarza się w regularnych odstępach czasu, można za pomocą przycisku  ustalić parametry zadania realizowanego w cyklu.

Dla zadania można ustalić termin wykonania, priorytet, przypomnienie oraz Cykl zadania.

Priorytet – dla każdego zadania należy określić priorytet – do wyboru są cztery stopnie: najwyższy, wysoki, niski i najniższy.

Termin od – pozwala ustalić datę oraz godzinę, kiedy powinna rozpocząć się realizacja zadania.

Termin do – pozwala ustalić datę oraz godzinę, kiedy realizacja zadania powinna zostać zakończona.

Przypomnienie – po zaznaczeniu tego parametru, użytkownik jest informowany o zbliżającym się terminie wykonania zadania.

Termin wykonania jest bardzo istotny dla późniejszego działania sekcji Informacje o firmie, którego zadaniem jest wyświetlanie m.in. aktualnych zadań do wykonania.

Warto pamiętać, że w przypadku gdy określimy Termin od i zaakceptujemy pole – w polu Termin do ustawia się taka sama data.

Data rozpoczęcia – data rozpoczęcia realizacji zadania/ kontaktu

Godzina rozpoczęcia – godzina rozpoczęcia realizacji zadania/ kontaktu. Na nowym formularzu proponowane są data i godzina aktualna w chwili otworzenia formularza. Jest to pomocne zwłaszcza podczas uzupełniania informacji o kontakcie, jeśli zakładamy, że kontakt jest rejestrowany w systemie w chwili jego rozpoczęcia (np. rozpoczynamy rozmowę telefoniczną i otwieramy dla niej formularz kontaktu).

Czas kontaktu – łączny czas poświęcony dla danego kontaktu/ zadania. Zasady rejestrowania czasu kontaktu zostały opisane w odrębnym rozdziale.

Czas bieżący – bieżący czas trwania zadania/ kontaktu

Procent realizacji – istnieje możliwość określenia w jakim stopniu (%) zostało dane zadanie wykonane.

W systemie istnieje możliwość zdefiniowania skoku stopnia realizacji. Oznacza to, że na formularzu podczas określania wykonania będzie można „przeskakiwać” o określoną wartość (np. co 10% i wtedy możliwy procent realizacji to 0%, 10%, 20% itd.). Domyślnie zdefiniowane jest 25%. Skok taki można określić (zmienić) w Konfiguracji firmy/ CRM/ Parametry parametr Wykonanie co.

Etap realizacji – istnieje możliwość zdefiniowania etapów realizacji, które są wykorzystywane na zadaniu/ kontakcie. Etapy należy zdefiniować w Konfiguracji/ firma/ CRM/ Etapy.

To, które pole będzie wyświetlane na formularzu zadania/ kontaktu, czy Procent realizacji czy Etapy realizacji zależy od ustawień w Konfiguracji (Konfiguracja/ CRM/ Parametry). Użytkownik ma możliwość wyboru, z której opcji chce korzystać. Domyślnie ustawiony jest Procent Realizacji.

Temat – pole, na którym zapisywany jest temat zadania/kontaktu.

Opis – pole służy do rejestrowania przebiegu zadania czy kontaktu (np. krótki opis rozmowy telefonicznej czy przebiegu wizyty u klienta, a w przypadku usług serwisowych np. przeprowadzonych napraw).

Warto jednak pamiętać, że jeśli pole temat jest niewypełnione to pierwsza linia pola opis jest wyświetlana na liście kontaktów jako temat zadania/ kontaktu.

Uwagi do realizacji – poniżej pola Opis znajduje się dodatkowe pole opisowe. W przypadku, gdy program współpracuje z Comarch ERP Mobilnym Sprzedawcą pole jest niedostępne do edycji, a w to miejsce z urządzenia mobilnego są importowane uwagi do realizacji.

Kontakt w realizacji/ kontakt zamknięty – na nowym formularzu parametr jest zaznaczony – oznacza to, że zadanie/ kontakt jest realizowane.

Po zakończeniu realizacji zamykamy zadanie/ kontakt – należy wtedy parametr odznaczyć (zmieni się również opis na Kontakt zrealizowany). Po zamknięciu kontaktu nie można już wprowadzać na formularzu żadnych zmian.

Odznaczenie tego parametru na formularzu zadania cyklicznego spowoduje wyświetlenie komunikatu: Zadanie oznaczono jako zrealizowane, a jest zadaniem cyklicznym. Po zapisaniu zmian wszystkie wystąpienia w cyklu zostaną zakończone. Czy mimo to chcesz kontynuować zapis? Wybranie opcji Tak, spowoduje odznaczenie tego parametru. Po zapisaniu formularza dyskietką, zadanie cykliczne zostanie oznaczone jako zrealizowane, z możliwością podglądu wzorca cyklu i listy zadań cząstkowych wygenerowanych w cyklu. Program nie będzie również przypomniał o poszczególnych zadaniach cząstkowych z cyklu. Kliknięcie w opcję Nie, będzie oznaczało, że dane zadanie ma być nadal w realizacji.

Nowe zadanie/ kontakt można dodać z poziomu jednej z dwóch zakładek na Liście kontaktów: Wg numeru oraz Wg wątków.

Formularz kontaktu/ zadania składa się z zakładek:

Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski:

 Zapisz zmiany – zapisuje zmiany i zamyka formularz

Anuluj zmiany – zamyka formularz bez zapisywania wprowadzonych zmian

Ponadto w menu głównym (wstążka) znajdują się podstawowe przyciski (opisane w Standardy w programie) oraz dostęp do Historii kontrahenta wybranego na formularzu kontaktu lub zadania.

Lista kontaktów i zadań jest dostępna w menu CRM/ Kontakty i zbudowana jest z następujących kolumn (układ domyślny):

Numer dokumentu – numer zadania/ kontaktu zgodny z przyjętym schematem numeracji, dodatkową ikoną  oznaczone są zadania cykliczne

Data i godzina – data i godzina rozpoczęcia

Opiekun – osoba odpowiedzialna za zadanie/ kontakt

R (rodzaj) – określa rodzaj zapisu: Z – oznacza zadanie, K – oznacza kontakt

Kontrahent – pierwsza linia nazwy kontrahenta

Termin od – data określona jako Termin od, czyli data i godzina, kiedy realizacja zadania powinna być rozpoczęta (wypełniane tylko dla zadań); dla zadań cyklicznych – to data dla najwcześniejszego, w stosunku do daty bieżącej, zadania cząstkowego w ramach całego cyklu, które czeka na zrealizowanie.

Termin do – data określona jako Termin do, czyli data i godzina kiedy realizacja zadania powinna być zakończona (wypełniane tylko dla zadań); dla zadań cyklicznych – to data dla najwcześniejszego, w stosunku do daty bieżącej, zadania cząstkowego w ramach całego cyklu, które czeka na zrealizowanie.

Priorytet – priorytet określony dla zadania. W przypadku kontaktu kolumna jest pusta.

Temat – temat zadania lub kontaktu.

Czas łączny – całkowity czas jaki poświęcono dla zrealizowania zadania (czas przygotowania, trwania i opracowania)

Ponadto w zależności od ustawień w Konfiguracji wyświetlana jest kolumna:

Procent realizacji – procentowy stopień realizacji zadania bądź Etapy realizacji – zdefiniowany etap realizacji zadania.

Osoba do kontaktów – osoba odpowiedzialna za wykonanie zadania

Na liście kontaktów i zadań, ustawiając kursor w nagłówku kolumny, po naciśnięciu prawego przycisku myszki istnieje możliwość wybrania opcji Wybór kolumn. Na ekranie zostanie wyświetlona lista dostępnych kolumn, dzięki temu użytkownik może sam definiować dane, które mają być widoczne na liście.

Lista ta składa się z następujących kolumn:

Adres dodatkowy – dodatkowy adres kontrahenta przenoszony z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent] z pola Dodatkowe

Kod kontrahenta – kod kontrahenta wybranego na kontakcie lub zadaniu

Miasto – miasto kontrahenta przenoszone z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent]

Opis – opis kontaktu lub zadania

Telefon – telefon kontrahenta przenoszony z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent]

Ulica – ulica kontrahenta przenoszona z kontaktu lub zadania z zakładki [Kontrahent]

Automat – może ona przyjmować dwie wartości: Tak (dla zadań, które mają na zakładce [Automatyczne przypomnienia] zaznaczony parametr: Generuj automatyczne przypomnienia dla klientów/ operatorów) i Nie (dla kontaktów oraz zadań, które nie mają zaznaczonego tego parametru na formularzu zadania).

Korzystając z opcji Wybór kolumn użytkownik ma także możliwość wyświetlenia na liście wartości określonych atrybutów, przypisanych do kontaktu/ zadania na zakładce [Atrybuty].

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

Dodaj – umożliwia otwarcie nowego formularza zadania/ kontaktu, strzałka obok plusa umożliwia dodanie zadania głównego lub powiązanego

Zmień – umożliwia podgląd/ edycję już istniejącego formularza

 Usuń – umożliwia usunięcie pozycji z listy. Usunięcie jest możliwe tylko, jeśli zadanie/ kontakt nie został jeszcze zamknięty.

Kontakt zamknięty można jedynie anulować. Funkcja dostępna w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Kontaktu anulowanego również nie można usunąć z listy – będzie na niej widoczny w kolorze czerwonym.

Zamknij – umożliwia zamknięcie okna

Ponadto w menu głównym (wstążka) znajdują się podstawowe przyciski (opisane Tutaj).

Eksport – powoduje przeniesienie zawartości bieżącej listy do arkusza kalkulacyjnego

Wydruk danych

Wydruki listy kontaktów/zadań oraz formularzy, zostały wprowadzone za pomocą Generatora Raportów, który jest zintegrowanym narzędziem pozwalającym na stworzenie, modyfikację i dostosowanie wydruków do własnych potrzeb.

Podgląd wydruku – przycisk uruchamia podgląd domyślnego wydruku

 Wyślij – wysyłanie wydruku do maila

Analizy. Dzięki temu użytkownik ma możliwość podpinania własnych analiz dotyczących modułu CRM.

Funkcje dodatkowe

 Historia kontrahenta

Lista zbudowana jest z zakładek: 

1. Kontakty moje – to wszystkie kontakty, gdzie jako osoba odpowiedzialna, wpisany został operator aktualnie pracujący w programie. Również wszystkie zadania (w tym powiązane), na których aktualnie zalogowany operator został wskazany na zakładce [Ogólne] lub na zakładce [Uczestnicy].
2. Kontakty operatora – to wszystkie kontakty operatora/ pracownika. Również wszystkie zadania (w tym powiązane), na których wybrany operator/ pracownik został wskazany na zakładce [Ogólne] lub na zakładce [Uczestnicy]. Wyboru operator/ pracownik można dokonać wciskając przycisk  .
3. Kontakty wszystkie – wszystkie kontakty/ zadania niezależnie od osoby odpowiedzialnej.

Wykonanie – w zależności od tego jaka opcja zostanie zaznaczona w Konfiguracji czy Etapy realizacji czy Procent realizacji: 

Comarch ERP Optima Przypominacz to program zewnętrzny, który sprawdza zadania (zwykłe i cykliczne) oraz faktury cykliczne dla operatora bezpośrednio w bazie danych i niezależnie od operacji przeprowadzanych w samym programie wyświetla informacje o zbliżających się terminach.

W programie wyświetlane są również przypomnienia dla zleceń serwisowych wystawionych w module Comarch ERP Optima Serwis oraz przypomnienia dla poszczególnych etapów w module Comarch ERP Optima Obieg dokumentów.

Uruchomienie programu

Działanie funkcji oparte jest o program zewnętrzny. W związku z czym w Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Przypomnienie należy zaznaczyć parametr: Uruchamiaj Przypominacz przy uruchomieniu systemu operacyjnego.

Jeśli parametr jest zaznaczony Comarch ERP Optima Przypominacz uruchamiany jest w momencie uruchomienia systemu operacyjnego, jeśli nie, należy program uruchomić ręcznie.

Po zainstalowaniu i uruchomieniu programu, pojawia się ikona w pasku zadań. Po jej „kliknięciu” wyświetlana jest lista zadań i czynności do wykonania. Dodatkowo w momencie, gdy na liście pojawi się nowe zadanie – w prawym dolnym rogu wyświetli się informacja. Po pojawieniu się przypomnienia w prawym dolnym rogu ekranu nie zniknie ono od razu. Użytkownik może je zamknąć klikając w przycisk na okienku powiadomienia. Jeśli nie zamknie okna, zniknie ono dopiero po godzinie.

Bazy danych operatora

Comarch ERP Optima Przypominacz może gromadzić zadania z wielu baz danych. W Konfiguracji programu na karcie operatora na zakładce [Bazy], należy zaznaczyć bazy, z jakich dla danego operatora mają być „ściągane” zadania do Comarch ERP Optima Przypominacz.

Zaznaczyć konkretną bazę można tylko w przypadku, gdy:

• Baza nie jest zaznaczona jako nieaktywna na liście baz
• Operator nie ma zaznaczonej blokady dostępu do bazy danych

Dla każdego operatora powinna być zaznaczona przynajmniej jedna baza, gdyż podczas logowania jest to sprawdzane przez program Comarch ERP Optima Przypominacz. W przypadku nie zaznaczenia ani jednej bazy dla przypomnienia wyświetli się komunikat: Operator nie ma zaznaczonych baz dla przypomnień. Aplikacja nie zostanie uruchomiona.

Jeśli operator nie będzie miał zaznaczonej przynajmniej jednej bazy dla przypomnienia, program nie zostanie uruchomiony.

Termin i czas przypomnienia

Na formularzu zadania znajdują się parametry, które umożliwiają określenie, czy program ma przypominać o zadaniu oraz określenie czasu, na ile wcześniej przypomnienie ma być wyświetlane.

Po zaznaczeniu parametru: Przypomnienie jest możliwość ustalenia czasu – na ile wcześniej ma zostać wyświetlone przypomnienie, czas ten może być ustalony w minutach (0,5,10,15,30 min.) godzinach (1,2,3…11,12,18 godz.) dniach (1,2,3,4,5,6 dzień) tygodniach (1,2 tyg.).

W module Comarch ERP Optima Serwis na zleceniu serwisowym na zakładce [Czynności] należy zaznaczyć parametr wg terminu oraz rezerwuj czas w terminarzu, po zaznaczeniu tych parametrów będzie możliwość zaznaczenia przypomnienia.

W module Obieg dokumentów należy na formularzu etapu zaznaczyć parametr rezerwuj czas w terminarzu a następnie parametr przypomnienie.

Wyświetlanie przypomnienia

Program przypomina o zadaniu w momencie, gdy przypada określony czas przed terminem lub w momencie rozpoczęcia. Wyświetlana jest lista zadań i czynności do wykonania. Lista zawiera zadania aktualne i zaległe. Jest również możliwość wyświetlenia wszystkich zadań oraz z poziomu wyświetlanej listy możliwość podglądu konkretnego zadania/ czynności.

Na liście zadań/ czynności do wykonania w Przypominaczu wyświetlane są:

• temat zadania – jeśli temat zadania nie jest uzupełniony to wyświetla się numer zadania,
• termin wykonania ( data i godzina rozpoczęcia), dla zadań realizowanych w ramach cyklu dodatkowo pojawia się ikona cykliczności,
• podmiot.

Dostępne parametry do zaznaczenia:

• aktualne – wyświetla tylko zadania/ czynności określone jako aktualne,
• zaległe – wyświetla tylko zadania/ czynności określone, jako zaległe,
• wszystkie – wyświetla wszystkie zadania/ czynności.

Ponadto:

• otwórz – wyświetla formularz wskazanej pozycji. Otwierany jest formularz Comarch ERP Optima. Jeśli program Comarch ERP Optima nie jest aktualnie otwarty w zależności od wskazanej pozycji otwierany jest Comarch ERP Optima w bazie, w której dotyczy dana pozycja,
• odrzuć- możliwość usunięcia wyświetlanych pozycji,
• odłóż – pozycje są usuwane z listy do momentu ponownego uruchomienia programu.

Zasady filtrowania zadań dla Comarch ERP Optima Przypominacz:

• Opiekunem jest zalogowany operator,
• Zadania są niezakończone,
• Zadania mają zaznaczone przypomnienie.

Status aktualne/ zaległe jest określany w oparciu o termin rozpoczęcia.

Na liście dostępne są standardowe przyciski: . Po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są dwie opcje do wyboru:

Funkcja Definicji grup kont poprawia ergonomię pracy na etapie definiowania Planu Kont, a także podczas dodawania/usuwania powtarzających się na wielu kontach analityk w trakcie roku.

Użytkownik musi zdefiniować wszystkie analityki dla jednego konta, a  funkcja grup kont umożliwi skopiowanie tych analityk do innych kont należących do wybranej grupy.

Definiowanie grupy kont

W górnym menu z poziomu Księgowość/ Plan Kont dostępna jest ikona grup kont , której kliknięcie wywoła listę definicji grup kont.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

 Synchronizuj lub klawisz <F8> – przycisk pozwala na aktualizację Planu Kont w oparciu o wskazaną grupę kont.

Kliknięcie na ikonę  na liście Definicji grup kont wywoła formatkę Grupy kont. Użytkownik może wówczas zdefiniować grupę kont, wg której będzie dokonywana synchronizacja.

Działanie synchronizacji grupy kont

Funkcja synchronizacji działa zarówno na Planie Kont, jak również z poziomu Listy grup kont.

W Planie Kont, dodanie/usuwanie analityki na jednym z kont grupy wywoła komunikat (podczas zapisywania nowej analityki): Konto należy do grupy [Symbol grupy]. Czy dodać/usunąć analitykę do pozostałych kont tej grupy?

Zaakceptowanie pytania, zarówno w przypadku dodawania analityk jak również ich usuwania, spowoduje odpowiednio próbę dodania lub usunięcia kont i zostanie wyświetlony log z przebiegu procesu (zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi na karcie operatora). Anulowanie spowoduje zapisanie aktualnego konta bez dodawania analityk do innych kont danej grupy.

Funkcja synchronizacji z poziomu Listy grup kont uruchamiana jest za pomocą przycisku  lub klawisza <F8>. W pierwszej kolejności wybieramy grupę w oparciu o którą chcemy dokonać synchronizacji a następnie klikamy na ikonę , wówczas pojawi się następujący komunikat: Czy jesteś pewien, że chcesz zaktualizować plan kont w oparciu o wskazaną grupę kont?

Zaakceptowanie pytania spowoduje próbę dodania analityk do kont należących do wskazanej grupy. Po zakończeniu działania funkcji synchronizacji zostanie wyświetlona informacja z przebiegu procesu (zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi na karcie operatora).

Funkcja synchronizacji nie będzie działała dla kont zakładanych automatycznie podczas księgowania dokumentów schematami księgowymi. W związku z tym istnieje możliwość wykonania synchronizacji „ręcznie” z poziomu Listy grup kont.

Podczas synchronizacji dodawane konta otrzymują symbol, nazwę, typ z konta kopiowanego. Ponadto z konta wzorcowego na nowe konto kopiowane są ustawienia pola: Kontrola salda, Waluta oraz Kontrola budżetu.

Przykłady zastosowania synchronizacji grupy kont