Włączenie/Wyłączenie loginu CDNGosc

Funkcja służąca do włączenia lub wyłączenia użytkownika CDNGosc. W celu wykonania operacji należy podać login SQL, który posiada uprawnienia administratora serwera SQL. Po podaniu użytkownika i hasła należy wybrać jedną z dwóch opcji:

Włącz użytkownika CDNGosc

Wyłącz użytkownika CDNGosc

Włączenie loginu z poziomu Comarch ERP Optima jest możliwe, jeżeli login ma ustawione hasło. Można je ustawić np. przez aplikację SQL Server Management Studio.

Formularz kontrahenta – zakładka Historia weryfikacji statusu VAT/VIES

Na tej zakładce wyświetlane są informacje dotyczące historii weryfikacji zarówno statusu podatnika VAT czynnego, jak również zarejestrowania w bazie VIES dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych określonego kontrahenta. Widoczne są tu takie informacje, jak numer NIP, data sprawdzenia oraz status na określony dzień (czynny / zwolniony / zarejestrowany dla statusu w VAT oraz aktywny / nieaktywny w przypadku VIES). W ramach jednego dnia dla określonego numeru NIP zapisywany jest tylko jeden wpis do historii. Dostępna na tej zakładce ikona kosza umożliwia usunięcie podświetlonej bądź zaznaczonych pozycji.

Każda weryfikacja podatnika VAT / rejestracji w VIES wykonana z poziomu dokumentu lub z poziomu operacji seryjnych powoduje najpierw sprawdzenie czy istnieje już zapis historii weryfikacji na wybraną datę w bazie danych, a dopiero w razie braku takiego wpisu na określony dzień pobierany jest raport z serwisu Ministerstwa Finansów / bazy VIES. Jedynie weryfikacja wykonana z poziomu formularza kontrahenta zawsze pobiera dane z serwisu Ministerstwa Finansów / bazy VIES.

Na formularzu kontrahenta, pod przyciskami Zapisz i Anuluj znajduje się przycisk „Sprawdź w rejestrze REGON”. Funkcję można również wywołać za pomocą skrótu <CTRL>+<SHIFT>+<G>. Funkcja pozwala na szybsze wprowadzanie danych identyfikacyjnych i adresowych kontrahentów oraz wyeliminowanie pomyłek związanych z ręcznym wypełnianiem formularzy.

Przycisk jest aktywny, gdy w polu z prefiksem kraju (przed NIP-em) jest wybrany przedrostek PL lub przedrostek jest niewypełniony (kontrahent jest krajowy) i uzupełniony jest NIP.

Uwaga

Usługa importu danych z bazy GUS jest dostępna wyłącznie dla Klientów z aktualną gwarancją.

Przycisk uruchamia nowe okno (formularz) z następującymi polami:

NIP – numer pobrany z formularza kontrahenta, bez przedrostka unijnego, pole nieedytowalne,
Stan danych na dzień.
Data rozpoczęcia działalności. Data nie jest podawana gdy firma jest zlikwidowana.
Data zakończenia działalności. Data nie jest wyświetlana gdy firma nadal działa.
Jeżeli firma jest zlikwidowana – pojawia się czerwony napis „Podmiot został wykreślony z rejestru REGON.”
Jeżeli w nazwie firmy występuje „w likwidacji” – czerwony napis „Podmiot w stanie likwidacji”.
Jeżeli w nazwie firmy występuje „w upadłości” – czerwony napis „Podmiot w stanie upadłości”.
Jeżeli numer nie występuje w rejestrze – czarny napis „Numer identyfikacyjny [numer]
nie występuje w rejestrze REGON”.

W tabelce pojawią się następujące informacje:

Nazwa
REGON
Forma prawna
Województwo
Powiat, Miejscowość, Ulica, nr domu i lokalu
Kod pocztowy, Poczta
Telefon, Fax, E-mail, adres www
Data powstania, PKD (nie przenoszone do programu)

Dane w tabelce są edytowalne i mogą zostać zmienione przez Użytkownika przed przeniesieniem na formularz.

Po pobraniu danych pod tabelką dostępny jest przycisk „Przenieś na formularz”. Jego użycie powoduje przeniesienie (w tym nadpisanie) danych z tabelki na formularz kontrahenta i zamknięcie okna.

Jeżeli nie uda się połączyć z usługą, wyświetli się komunikat: Wystąpił błąd: Nie udało się połączyć z usługą.

Uwaga

Dane są pobierane bezpośrednio ze strony www.stat.gov.pl/regon. Od dostępności i poprawnego działania wyszukiwarki na stronie zależy poprawne działanie opcji w programie.

Dodatkowo na działanie funkcji importu z GUS na platformach serwerowych mają wpływ ustawienia opcji internetowych. Należy m.in. włączyć opcję „Inicjowanie i wykonywanie skryptów formantów ActiveX niezaznaczonych jako bezpieczne do wykonania”.

Na formularzu kontrahenta znajduje się przycisk Sprawdź status VAT. Umożliwia on weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP (weryfikowane są wyłącznie polskie numery NIP).

Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT, pojawia się chmurka z komunikatem: Jest podatnikiem VAT czynnym. Jeżeli parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES na zakładce [Handlowe] dla kontrahenta nie był zaznaczony, następuje jego zaznaczenie. Jeżeli kontrahent w programie widniał jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest rodzaj transakcji: Podmiot gospodarczy.

W przypadku kiedy kontrahent nie jest podatnikiem VAT, pojawia się chmurka z komunikatem: Nie jest podatnikiem VAT czynnym. Jeżeli parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES na zakładce [Handlowe] dla kontrahenta był zaznaczony, następuje jego odznaczenie.

Jeżeli kontrahent na swojej karcie w sekcji Centralizacja jednostek budżetowych ma wskazany podmiot nadrzędny któremu podlega (np. gminę), wówczas podczas sprawdzania statusu VAT weryfikowany będzie numer NIP jednostki nadrzędnej. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: . Funkcja weryfikacji statusu VAT i VIES kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

Poniżej znajduje się również przycisk Sprawdź w bazie VIES. Umożliwia weryfikację numeru indentyfikacyjnego VAT w przypadku podmiotów gospodarczych zarejestrowanych w Unii Europejskiej dla potrzeb transakcji transgranicznych dotyczących towarów i usług w bazie VIES (VAT Information Exchange System). Weryfikacja następuje na podstawie wprowadzonego numeru NIP wraz z przedrostkiem kraju UE. Po kliknięciu na ikonę otwierane jest okno z następującymi danymi:

NIP – numer pobrany z formularza kontrahenta, wraz z przedrostkiem unijnym, pole nieedytowalne,
Stan na dzień (pole nieedytowalne),
Wynik weryfikacji (pole nieedytowalne),
Nazwa,
Ulica, Numer domu, Numer mieszkania
Kod pocztowy,
Miasto,

Dane kontrahenta są edytowalne i mogą zostać zmienione przez Użytkownika przed przeniesieniem na formularz.

Wybranie opcji Wyszukaj ponownie umożliwia ponowne wpisanie numeru NIP wraz z przedrostkiem na podstawie którego zostanie przeszukana baza VIES.

Uwaga

Funkcja weryfikacji i pobierania danych kontrahenta z bazy VIES dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

Po kliknięciu na karcie istniejącego kontrahenta przycisku Sprawdź w bazie VIES a następnie przeniesieniu danych na formularz, jeżeli okaże się że kontrahent z przedrostkiem kraju UE innym niż PL ma aktywny numer VAT a w programie nie jest oznaczony jako wewnątrzunijny, wówczas Użytkownik jest przenoszony na zakładkę [Handlowe] i tam ustawiany jest status Wewnątrzunijny a w dymku pojawia się odpowiednia informacja. Z poziomu formularz kontrahenta możliwy jest eksport danych osobowych kontrahenta do pliku XML za pomocą ikony Eksport danych osobowych do XML. Jej kliknięcie powoduje otwarcie okna na którym należy wskazać lokalizację dla tworzonego pliku:

Plik XML z danymi osobowymi kontrahenta może zostać zapisany zarówno na lokalnym dysku komputera, jak i na IBARD. Plik tworzony jest o nazwie zgodnej z akronimem kontrahenta.

Zaktualizuj dane z GUS/VIES

Dla zaznaczonych kontrahentów następuje weryfikacja czy numer NIP znajduje się w bazie REGON lub VIES. Jeżeli na karcie kontrahenta wybrany jest prefiks odpowiadający krajowi członkowskiemu UE, wówczas uruchamiane jest sprawdzanie w bazie VIES i pojawia się informacja o statusie VAT kontrahenta. W przypadku kiedy kontrahent ma wybrany prefiks PL lub wprowadzony numer NIP bez prefiksu, wówczas uruchamiane jest sprawdzenie w rejestrze REGON i jeśli numer VAT jest aktywny następuje aktualizacja danych na karcie kontrahenta (nadpisanie danych).

Sendit

Uwaga

Od dnia 01.02.2021 r. zostanie wyłączona integracja systemu Comarch ERP Optima z platformą Sendit. Zachęcamy do skonfigurowania współpracy bezpośredniej z DHL, DPD, InPost lub Pocztą Polską.

Uwaga

Integracja Comarch ERP Optima z Sendit jest dostępna wyłącznie dla użytkowników posiadających aktualną gwarancję na program, bez względu na posiadane moduły.

Konfiguracja współpracy z Sendit, która znajduje się w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Sendit będzie możliwa do 31.01.2021. Aby nadawać paczki z programu za pośrednictwem Sendit należy zaznaczyć parametr Sendit i przeprowadzić konfigurację konta. Od 1.02.2021 r. dla nowych użytkowników parametr Sendit będzie nieaktywny, natomiast jeśli Sendit został skonfigurowany przed 1 lutym 2021 r., to parametr będzie można odznaczyć.

Konto do współpracy z Comarch ERP Optima powinno być założone z poziomu programu. Nie ma możliwości współpracy z kontami założonymi poprzez serwis Sendit. Aby skonfigurować konto NIP wpisany w pieczątce firmy musi być zgodny z numerem NIP zapisanym na Certyfikacie Rejestracji Oprogramowania wystawionym przez Comarch. Jeżeli numery NIP nie będą zgodne, konfiguracja konta Sendit nie będzie możliwa.

Jeśli zostanie zaznaczony parametr Spedytor domyślny, Zlecenia nadania przesyłki domyślnie będą tworzone dla tego spedytora (wymagane w przypadku korzystania z więcej niż jednego spedytora).

Zakładka [Ogólne]

Na zakładkę [Ogólne] pobierane są dane adresowe z Pieczątki Firmy. Następnie należy wprowadzić:

Imię, nazwisko i telefon osoby kontaktowej.
Adres e-mail – adres kontaktowy. Domyślnie przenoszony jest adres e-mail z Pieczątki Firmy, ale można go zmienić. Równocześnie podczas zakładania konta w Sendit.pl adres ten staje się loginem.
Konto bankowe – numer rachunku bankowego, na który Sendit będzie przesyłał rozliczenia w przypadku wysłania przesyłki za pobraniem.

Przed wysyłką zlecenia zawsze wyświetl wycenę – jeżeli parametr będzie zaznaczony, podczas zamawiania kuriera z poziomu dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki zostanie wyświetlona wycena dla przesyłki. Przy seryjnym zamawianiu kuriera z poziomu listy dokumentów w logu pojawi się ostrzeżenie: ZNP/X/20XX: Wymagana wycena przed wysłaniem zlecenia. Przy wyłączonym parametrze, po wciśnięciu przycisku Zamów kuriera zlecenie zostanie od razu przesłane do serwisu Sendit. Przy zaznaczonym parametrze nie jest możliwe seryjne zamówienie kuriera z listy zleceń.

Aby zarejestrować nowe konto, należy wybrać opcję Załóż konto w Sendit:

Adres e-mail jest przenoszony z okna konfiguracji i staje się loginem do serwisu Sendit. Aby założyć konto, należy wprowadzić hasło (6-30 znaków alfanumerycznych) oraz zaakceptować regulamin (dostępny pod przyciskiem Regulamin) i zgodę na przetwarzanie danych, a następnie wcisnąć przycisk Załóż konto.

Na adres e-mail podany przy rejestracji przesłana zostanie wiadomość o założeniu konta z prośbą o przesłanie dokumentów rejestracyjnych firmy. Wysyłanie Zleceń Nadania Przesyłki możliwe będzie od razu po założeniu konta.

Podczas każdego połączenia z serwisem Sendit sprawdzane jest, czy adres firmy i dane kontaktowe w Sendit i w Comarch ERP Optima są takie same. Jeżeli się różnią, zostaną zaktualizowane po stronie Sendit.

Jeżeli użytkownik zakładał już z poziomu programu konto, które z jakiejś przyczyny obecnie nie jest dostępne (np. zostało odłączone przez użytkownika, założono nową bazę, program został zainstalowany na innym stanowisku), pod przyciskiem Odzyskaj poprzednią konfigurację możliwe jest ponowne jego podłączenie. Należy wówczas podać hasło do tego konta oraz ponownie zaakceptować regulamin i zgodę na przetwarzanie danych.

Aby ustawić nowe hasło, po wciśnięciu przycisku Zresetuj hasło użytkownik zostanie przekierowany na stronę Sendit.pl.

Po założeniu nowego lub podłączeniu już istniejącego konta w oknie konfiguracji wyświetlone zostaną przyciski:

Zresetuj hasło, Zmień hasło – po wciśnięciu przycisku użytkownik zostanie przekierowany na stronę Sendit.pl w celu resetu lub zmiany hasła.

Odłącz konto – po zatwierdzeniu komunikatu powiązanie z kontem w Sendit zostanie usunięte, funkcjonalność będzie wyłączona.

Jeżeli konto Sendit zostanie odłączone lub program nie będzie na gwarancji, funkcjonalność będzie działać w trybie tylko do odczytu.

W sytuacji, kiedy zmieniony zostanie klucz do programu, aby konto działało poprawnie konieczne będzie jego odłączenie i ponowne podłączenie.

Zakładka [Szablon spedycji]:

Ogólne:

Należy wybrać domyślną numerację i opcjonlanie domyślną serię dla dokumentów Zlecenia Nadania Przesyłki. Nowe schematy numeracji i serie dla dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki można dodać w Konfiguracji Firmy/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie nadania paczek oraz Serie dokumentów.

Ponadto na zakładce [Parametry przesyłki] można określić za pomocą liczb całkowitych domyślne parametry paczki (kartonu o kształcie prostopadłościanu lub koperty) dodawanej na tworzone Zlecenie nadania przesyłki:

wagi w kg (maks. 999 kg),
wysokości, szerokości i długości paczki w cm.

Na Zleceniu nadania przesyłki domyślnie będzie tworzona paczka o zadanych parametrach.

Aby paczka została automatycznie dodana na zlecenie należy zaznaczyć parametr Dodaj paczkę na nowe zlecenie.

Uwaga

Konfiguracja domyślnej wagi i wymiarów kartonu o kształcie prostopadłościanu lub koperty jest dostępna dla aktywnego, podłączonego do programu konta Sendit.

W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych – po zaznaczeniu parametru przy generowaniu Zlecenia nadania przesyłki wyliczana jest sumaryczna waga pozycji z dokumentu, na podstawie którego powstało ZNP (waga, która jest brana do wyliczenia znajduje się na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe]). Jeśli łączna waga pozycji przekracza wagę maksymalną, na zleceniu zostanie ona zaokrąglona do wartości granicznej – 999 kg.

Waga ustalona przez użytkownika w konfiguracji jest brana domyślnie dla pojedynczej paczki na zleceniu jeżeli:

ZNP jest tworzone ręcznie,
parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest niezaznaczony,
parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych jest zaznaczony, ale suma wagi pozycji z dokumentu wynosi zero.

Uwagi – wartość tego pola jest przenoszona na Zlecenie Nadania Przesyłki do pola Uwagi. Można w nim wybrać następujące wartości:

ustalona treść – należy podać tekst, który ma być przenoszony na ZNP,
nazwa pierwszej pozycji – na ZNP do pola Uwagi zostanie pobrana nazwa pierwszej pozycji z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie,
nr dokumentu źródłowego – na ZNP do pola Uwagi zostanie przeniesiony numer dokumentu, z którego tworzone jest Zlecenie,
nr powiązanego zamówienia (RO) – na ZNP do pola Uwagi zostanie przeniesiony numer Rezerwacji Odbiorcy, zarówno kiedy ZNP jest tworzone bezpośrednio z RO, jaki i kiedy jest tworzone z dokumentów powstałych na podstawie RO.

Dotyczy wersji: 2020.5.1

Seryjne generowanie przesyłek – jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów – domyślnie dany parametr jest niezaznaczony. Jeśli parametr jest zaznaczony to w momencie generowania przesyłek dla dokumentów, które wystawiono dla tego samego odbiorcy oraz na ten sam magazyn (o ile jest powiązany z adresem nadawczym) zostanie utworzone jedno zbiorcze Zlecenie Nadania Przesyłki. W przypadku tworzenia ZNP z dokumentów MM, agregowane są te dokumenty, dla których występują te same magazyny źródłowe i docelowe. Jeśli zostaną zaznaczone dokumenty dla różnych magazynów, to agregowane do jednego dokumentu ZNP są tylko te dokumenty MM, które mają spójne magazyny. Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty ZNP.

Na zakładce [Usługi dodatkowe] można określić domyślne usługi dodatkowe dla tworzonych ZNP:

Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu parametru na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) będzie zaznaczona opcja Pobranie – parametr dotyczy kwoty, jaka ma zostać pobrana od odbiorcy przesyłki. Dla opcji Pobranie wymagane jest uzupełnienie rachunku bankowego na pierwszej zakładce [Ogólne].

jeśli forma płatności na dokumencie to – po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których dotyczy pobranie. Na ZNP tworzonym do dokumentu ustawiane będzie pobranie w sytuacji, kiedy na dokumencie wskazano jako główną formę płatności taką samą jak w konfiguracji.
Na Zleceniu Nadania Przesyłki powstałym z Wydania Zewnętrznego:
- zostanie ustawione pobranie w sytuacji kiedy WZ generuje płatność i w konfiguracji wskazano taką samą formę płatności jak na WZ,
- dla WZ niegenerującego płatności zostanie ustawione pobranie na ZNP w oparciu o formę płatności z powiązanego dokumentu FS, PA, FPF. Jeśli WZ jest powiązane tylko z RO, pobranie zostanie ustawione na ZNP w oparciu o formę płatności z RO.
- dla WZ niegenerującego płatności i niepowiązanego z dokumentem handlowym, pobranie na ZNP nie zostanie zaznaczone.
ustawiaj domyślnie pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW – po zaznaczeniu tego parametru, na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie.
Kwota pobrania (wartość maksymalna pobrania to 11 000,00 PLN):
- z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczenia tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
- ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki.

Uwaga

Parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW jest widoczny tylko po zalogowaniu do modułu HANDEL lub HANDEL PLUS.

Deklarowana wartość/ Ubezpieczenie (wartość maksymalna ubezpieczenia to 50 000,00 PLN):

z dokumentu – wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. W przypadku zaznaczonej tej opcji, na zleceniu tworzonym ręcznie wartość domyślnie wynosi 0,00 PLN.
ustalona – podana wartość domyślnie podpowie się na Zleceniu nadania przesyłki.

Usługi dodatkowe można modyfikować z poziomu formularza Zlecenia nadania przesyłki (zakładka [Paczki i usługi]).

SENT

Aby poprzez Comarch ERP Optima wysyłać zgłoszenia przewozu towarów na platformę PUESC do systemu SENT (system rejestracji i monitorowania przewozu tzw. towarów „wrażliwych”), należy zaznaczyć parametr SENT:

Na liście adresów domyślnie podpowiada się adres wprowadzony w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. Należy wprowadzić tu dane adresowe miejsc załadunku towaru (dla zgłoszeń podmiotu wysyłającego) oraz dane adresowe miejsc dostarczania towaru (dla zgłoszeń podmiotu odbierającego), które następnie będzie można wybrać na Zgłoszeniu przewozu towaru SENT.

Na formularzu adresu nadawczego można wprowadzić współrzędne geograficzne środka transportu przewożącego towary. Dane są przenoszone na zgłoszenie SENT podmiotu wysyłającego.

Dotyczy wersji: 2020.3.1

W sekcji Urządzenia grzewcze można uzupełnić wartość dla pola Numer identyfikacyjny miejsca lub Numer identyfikacyjny urządzeń grzewczych (niestacjonarnych). Nie ma możliwości wypełnienia obu pól jednocześnie. Uzupełnienie jednego pola wyszarza drugie. Dane są wykorzystywane na formularzu zgłoszenia SENT o typie paliwa opałowe dla podmiotu odbierającego.

W sekcji Urządzenia grzewcze można uzupełnić wartość dla pola Numer identyfikacyjny miejsca lub Numer identyfikacyjny urządzeń grzewczych (niestacjonarnych). Nie ma możliwości wypełnienia obu pól jednocześnie. Uzupełnienie jednego pola wyszarza drugie. Dane są wykorzystywane na formularzu zgłoszenia SENT o typie paliwa opałowe dla podmiotu odbierającego.

Lista adresów dla SENT jest wspólną listą z adresami wprowadzonymi w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy nadawcze.

W konfiguracji SENT należy podać imię i nazwisko osoby wysyłającej Zgłoszenie przewozu towaru oraz adres e‑mail, na który zostanie przesłane potwierdzenie zgłoszenia przewozu.

Zarówno adres załadunku/ dostarczenia towaru, jak i dane wysyłającego zgłoszenie można edytować z poziomu Zgłoszenia przewozu towaru.

Adresy oddziałów

Znajduje się tu lista adresów firmowych, kontaktowych oraz adresów nadawczych, z których mogą być realizowane przesyłki. Jest to wspólna lista adresów dla: zamówień z Comarch e-Sklep (punkty odbioru osobistego), DHL, DPD, Poczty Polskiej, InPost, oraz dla SENT i elektronicznego dokumentu dostawy (eDD).

Do listy adresów automatycznie dodawany jest adres firmowy uzupełniony danymi wprowadzonymi w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. Adres ten ma zaznaczone opcje Domyślny i Korespondencyjny. Pozycji tej nie można usuwać ani edytować. Możliwe jest natomiast dodanie kolejnych adresów nadawczych. Użytkownik jako adres domyślny lub korespondencyjny może wskazać inny adres niż firmowy. Zaznaczenie parametru Domyślny lub Korespondencyjny na jednym adresie, spowoduje wyłączenie go na innym.

Na formularzu zostały wyodrębnione zakładki [Ogólne], [Przesyłki kurierskie], [SENT],[eDD].

Uwaga

Uwaga: Zakładka [SENT] jest widoczna w zależności od zaznaczenia w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Handel/SENT) parametru SENT, bądź skonfigurowania ustawień dla przesyłek kurierskich.

Zakładka [eDD] jest widoczna wyłącznie w przypadku posiadania licencji Handel Plus oraz po zaznaczeniu parametru Obrót wyrobami węglowymi (Start/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Akcyza- wyroby węglowe).

Zakładka [Ogólne]:

Formularz adresu oddziału – zakładka [Ogólne]

Adres domyślny jest automatycznie przenoszony na nowo utworzone Zlecenie nadania przesyłki/ zgłoszenie SENT jako adres Nadawcy.

Na liście przewozowym drukowana jest nazwa wprowadzona na formularzu adresu nadawczego, o ile nie została zmieniona bezpośrednio na Zleceniu nadania przesyłki.

Adres korespondencyjny jest adresem kontaktowym.

Zakładka [Przesyłki kurierskie]:

Imię i nazwisko – Imię i nazwisko osoby kontaktowej po stronie odbiorcy przesyłki, która przypisana jest do wskazanego adresu oddziału.

Telefon – Telefon osoby kontaktowej po stronie odbiorcy przesyłki, która przypisana jest do wskazanego adresu oddziału.

E-mail – E-mail osoby kontaktowej po stronie odbiorcy przesyłki, która przypisana jest do wskazanego adresu oddziału.

Magazyn – wskazujemy magazyn, który jest powiązany z danym adresem oddziału firmy. Jeden magazyn możemy przypisać tylko do jednego adresu. Na liście magazynów wyświetlane są tylko aktywne magazyny.

W przypadku tworzenia dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki, na podstawie innego dokumentu handlowego lub magazynowego, na zlecenie ustawiany jest adres oddziału, powiązany z danym magazynem który został do niego przypisany w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy oddziałów). Jeśli do danego adresu nadawczego nie zostanie przypisany żaden magazyn, to na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Adres Nadawczy przenoszony jest domyślny adres oddziału.

Uwaga

Przycisk Magazyn jest dostępny tylko po zalogowaniu do modułu HANDEL lub HANDEL PLUS.

Poprzez przycisk Urząd nadania – Poczta Polska należy wskazać Urząd pocztowy, w którym będą nadawane przesyłki. Aby wyświetlić Paczkomaty w oknie wyboru Paczkomatu należy podać kod pocztowy. Zostaną wyszukane Paczkomaty w odległości do 2 km od podanego kodu. Aby wyświetlić listę wszystkich Paczkomatów InPost należy wcisnąć przycisk bez podawania kodu pocztowego. Urząd nadania można wskazać również w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Poczta Polska. W pierwszej kolejności na Zleceniu nadania przesyłki podpowiada się Urząd pocztowy z adresu nadawczego.

Jeśli na formularzu adresu zaznaczony zostanie parametr Punkt odbioru osobistego, pola województwo i kraj ISO są obowiązkowe. Adresy, na których parametr jest zaznaczony, są dostępne do wyboru z listy Punktów odbioru osobistego na zamówieniach z Comarch e-Sklep.

Zakładka [SENT]

Do systemu monitorowania przewozu towarów SENT należy przekazywać dane geolokalizacyjne środka transportu. W związku z tym na formularzu adresu oddziału dostępne są pola współrzędne geograficzne (szerokość, wysokość). Dane są domyślnie przenoszone na zgłoszenie przewozu towaru dla podmiotu wysyłającego z możliwością ręcznej zmiany z poziomu formularza zgłoszenia.

Dane uzupełnione na adresach oddziałów przenoszą się zgodnie z poniższymi zasadami:

Dla zleceń nadania przesyłki tworzonych ręcznie pobierane są dane z domyślnego adresu oddziału.
Dla zleceń nadania przesyłki tworzonych z dokumentów handlowych i magazynowych (bez Przesunięć międzymagazynowych) jako adres nadawczy podpowie się domyślny adres oddziału lub jeśli magazyn wskazany na dokumencie, z którego tworzone jest zleceń nadania przesyłki , jest powiązane z adresem oddziału, to taki adres zostanie przeniesiony na zleceń nadania przesyłki.
Dla zleceń nadania przesyłki tworzonych z Przesunięć międzymagazynowych jako adres nadawczy i odbiorczy zostanie ustawiony adres powiązany z magazynem z MM lub domyślny adres oddziału, jeśli takiego powiązania nie ustawiono.

Zakładka [eDD]

Kod urzędu – w tym miejscu należy wskazać kod urzędu skarbowego, który będzie uwzględniany podczas generowania Dokumentu dostawy w Ewidencji wyrobów węglowych i wysyłki tego dokumentu w formie elektronicznej na PUESC. Kod urzędu musi składać się z ośmiu znaków: przedrostka, kodu urzędu skarbowego (cztery pierwsze znaki), kodu nadrzędnego urzędu celnego (dwa kolejne znaki).

Generowanie opisu analitycznego

Opis analityczny dla słownika/dokumentu można wprowadzić z listy dokumentów/słowników lub z poziomu otwartego formularza dokumentu/słownika po naciśnięciu przycisku lub za pomocą skrótu klawiaturowego <Ctrl>+<F7> . Na oknie opisu analitycznego nie można usunąć żadnej kolumny.

Opis analityczny na słownikach

Opis analityczny na formularzu konta księgowego

Dodając opis analityczny na słowniku należy wskazać co najmniej jeden element dla dowolnego wymiaru. Nie można zapisać pozycji bez wskazanych elementów.

Wprowadzając opis na słowniku program pilnuje poprawności opisu, tzn. słownik musi być opisany w 100% – czyli suma procentów na słowniku musi wynosić 100%. W przeciwnym wypadku nie będzie możliwości zapisania opisu na słowniku. Przy próbie zapisu opisu pojawi się odpowiedni komunikat.

Opis analityczny dodany na koncie syntetycznym przenoszony jest na wszystkie jego konta analityczne (w tym na konta dodane już po uzupełnieniu opisu analitycznego na koncie nadrzędnym). Istnieje możliwość jego edycji. Opis analityczny przenosi się podczas dodawania nowego okresu obrachunkowego na podstawie kont z poprzedniego okresu oraz podczas aktualizacji planu kont z poprzedniego okresu, ale tylko w stosunku do kont nowo dodawanych. Dla kont analitycznych nowo dodawanych opis przenoszony jest zawsze z syntetyki danego konta. Zmiana opisu analitycznego na koncie syntetycznym powoduje zmianę opisu na wszystkich jego kontach analitycznych (ewentualne indywidualne ustawienia konta analitycznego są usuwane). Opis analityczny nadawany jest również w momencie zakładania konta poprzez grupę kont – przenosi się z konta syntetycznego, do którego dodano analitykę.

Opis analityczny dodany na grupie towarowej przenosi się na jej podgrupy oraz na wszystkie towary znajdujące się w danej grupie. Podczas dodawania nowego towaru opis analityczny przenosi się z grupy wskazanej jako domyślna dla towaru. Jeżeli towar należy do wielu grup towarowych to opis na towar przenosi się z ostatnio modyfikowanej grupy, do której towar należy. Usunięcie opisu z grupy towarowej usuwa opis z jej podgrup towarowych oraz z towarów należących do danej grupy.

Opis analityczny na dokumentach

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość dodania opisu analitycznego do następujących dokumentów:

Dokument TaxFree,
Dowód wewnętrzny sprzedaży,
Dowód wewnętrzny zakupu,
Ewidencja kosztów,
Ewidnecja przychodów,
Faktury sprzedaży,
Faktury zakupu,
Kompletacja przyjęcie produktów,
Kompletacja rozchód składników
Paragony,
Przesunięcia międzymagazynowe,
Przyjęcie kaucji,
Przyjęcie wewnętrzne,
Przyjęcie zewnętrzne,
Rejestr sprzedaży,
Rejestr zakupu,
Rozchód wewnętrzny,
Wydanie kaucji,
Wydanie zewnętrzne.

Aby „ręcznie” opisać dokument należy:

Dodać pozycję opisu wybierając w kolumnie Pozycja odpowiednią wartość, którą użytkownik chce opisać z dokumentu.
Uzupełnić wymiary elementami.
Określić, jaki procent danej pozycji ma zostać w ten sposób opisany – wyliczy się wartość lub:
Wpisać wartość pozycji, co spowoduje automatyczne wyliczenie procentu.

Aby wygenerować opis analityczny na podstawie słownika należy nacisnąć ikonę lub przycisk <F8>.

Opis analityczny na towarze

Opis analityczny na formularzu Faktury sprzedaży

Okno opisu analitycznego na dokumencie zawiera domyślne kolumny: Pozycja, Procent oraz Wartość. Dla każdego typu dokumentu w kolumnie Pozycja do wyboru są inne wartości. Nie można zapisać opisu analitycznego na dokumencie bez uzupełnienia kolumny Pozycja.

W programie istnieje kontrola 100% oraz wartości dokumentu lub pozycji – sumarycznie musi się zgadzać z wartością dokumentu lub pozycji. Jeżeli ze wskazanego procentu podczas podziału kwoty wyniknie różnica groszowa to różnica groszowa jest dodawana do ostatniej pozycji z kwotą. Analogicznie jeżeli ze wskazanej wartości podczas podziału procentu wyniknie konieczność zaokrąglenia procentu to jest on aktualizowany w ostatniej pozycji.

Uwaga

Po zmianie kwot na pozycji, dodaniu nowej pozycji lub usunięciu pozycji na dokumencie należy ponownie wprowadzić opis analityczny.

Opis analityczny na dokumencie zapisywany jest w bazie danych w momencie zapisywania dokumentu. Jeżeli dokument został zablokowany przed zmianami to opis analityczny można dodać tylko z poziomu listy dokumentów.

Uwaga

Dodanie opisu analitycznego na dokumencie, a następnie zapisanie dokumentu nie powoduje modyfikacji w polach Wprowadził, Zmodyfikował.

Opis na podstawie słownika lub ręczny

Dokumenty handlowe oraz magazynowe

Użytkownik może uzupełnić opis analityczny na dokumentach handlowych oraz magazynowych „ręcznie” lub wygenerować go za pomocą ikony lub przycisku <F8> na podstawie zdefiniowanego wcześniej opisu na towarze.

Aby opis analityczny ze słownika (towaru, konta) w całości przeniósł się na dokument należy ustawić takie same wymiary na słowniku, jak i na dokumencie, na którym wybierany jest dany słownik. Jeżeli wymiary będą różne to na dokument zostanie przeniesiony tylko opis z elementami dla wymiarów, które pokrywają się na słowniku i na dokumencie. Ponowne użycie ikony pioruna powoduje nadpisanie poprzedniego opisu nowo wygenerowanym.

Na dokumentach handlowych oraz magazynowych użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:

Pozycja/Lp/Kod towaru/[Kwota netto pozycji],
Pozycja/Dokument/[Kwota netto dokumentu].

Na dokumencie WZ użytkownik dodatkowo ma możliwość wyboru pozycji:

Pozycja/Koszt_zakupu/Lp/Kod towaru/[Kwota kosztu zakupu pozycji],
Pozycja/Koszt_zakupu/Dokument/[Kwota kosztu zakupu dokumentu.

Uwaga

Opis analityczny na dokumencie WZ należy wygenerować dopiero po zapisaniu dokumentu. Wynika to z tego, iż w przypadku WZ koszt zakupu wyliczany jest po zapisaniu dokumentu. Ponadto jeżeli użytkownik dokona zmian na dokumencie WZ (np. zmieni ilość) to po zapisaniu dokumentu powinien zmodyfikować opis analityczny (nie aktualizuje się on automatycznie).

Opisu analitycznego nie można generować dla faktur pierwotnych, faktur korygujących dane, faktur anulowanych oraz not korygujących. Jeżeli przed anulowaniem dokumentu dodano do niego opis analityczny, w momencie anulowania faktury jest on usuwany.

Rejestr VAT zakupu oraz sprzedaży

Opis analityczny na dokumentach w rejestrze VAT należy uzupełnić „ręcznie”.

Na dokumencie w rejestrze VAT zakupu oraz sprzedaży użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:

Pozycja/Lp/Netto, Stawka VAT/[Kwota netto pozycji],
Pozycja/Dokument/Netto/[Kwota netto dokumentu],
Pozycja/Lp/Kwota dodatkowa/[Kwota z pozycji kwot dodatkowych].

Na oknie opisu analitycznego związanego z dokumentem w rejestrze VAT zakupu w kolumnie Pozycja wyświetlane są poszczególne pozycje w wartości zależnej od wybranego rodzaju odliczeń:

odliczenia Tak i Warunkowo:
- Pozycja/Lp/Netto, Stawka VAT/[Kwota netto pozycji],
- Pozycja/Lp/Koszt, Stawka VAT/[Kwota netto pozycji],
- Pozycja/Lp/VAT_KOSZT, Stawka VAT/[0.00].
odliczenia Nie:
- Pozycja/Lp/Netto, Stawka VAT/[Kwota netto pozycji],
- Pozycja/Lp/Koszt, Stawka VAT/[Kwota brutto pozycji],
- Pozycja/Lp/VAT_KOSZT, Stawka VAT/[Kwota VAT pozycji].

Ewidencja dodatkowa kosztów oraz przychodów

Opis analityczny na dokumentach w ewidencji dodatkowej należy uzupełnić „ręcznie”.

Na dokumencie w ewidencji dodatkowej kosztów oraz przychodów użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:

Pozycja/Dokument/[Kwota dokumentu],
Pozycja/Lp/Kwota dodatkowa/[ Kwota z pozycji kwot dodatkowych].

Opis analityczny można uzupełnić również na dokumentach zaksięgowanych, z uzupełnioną predekretacją, wyeksportowanych lub przekształconych do wewnętrznych.

Dokument polecenia księgowania

Na dokumencie PK Użytkownik może uzupełnić opis analityczny „ręcznie” lub wygenerować za pomocą ikony lub przycisku <F8> na podstawie zdefiniowanego wcześniej opisu na koncie księgowym.

Na dokumencie PK użytkownik ma możliwość wyboru pozycji:

Pozycja/Lp/Numer konta/[Kwota pozycji] Strona Wn,
Pozycja/Lp/Numer konta/[Kwota pozycji] Strona Ma.

Uwaga

Jeżeli na dokumencie dodano opis analityczny związany z wymiarem, na formularzu którego odznaczono później dany typ dokumentu to na tym dokumencie nie ma możliwości modyfikacji istniejących pozycji opisu analitycznego. Użytkownik może je usunąć, a następnie wprowadzić nowe. Na nowych dokumentach tego wymiaru już nie będzie widać ale na dokumentach, które były wcześniej wprowadzone i opisane tym wymiarem nadal będzie można podglądnąć jakimi elementami ten wymiar był opisany.

Wymiar, podwymiar oraz element

Wymiar

Na formularzu wymiaru należy określić typu wymiaru:

Opisowy – w przypadku wymiaru opisowego istnieje możliwość dodania elementu bezpośrednio do wymiaru (z pominięciem podwymiaru).
Z planu kont – pozwala na wskazanie konta z planu kont bieżącego okresu obrachunkowego (zarówno syntetyki, jak i analityki). Jeżeli wybrane zostanie konto syntetyczne to na dokumencie/słowniku lista elementów zostanie zawężona do tego konta syntetycznego i wszystkich jego analityk. Jeżeli użytkownik nie wskaże żadnego konta to na dokumencie/słowniku widoczne będą wszystkie konta z bieżącego okresu obrachunkowego.
Kategoria – pozwala na wskazanie kategorii ogólnej lub szczegółowej z listy kategorii. Jeżeli wybrana zostanie kategoria główna to na dokumencie/słowniku lista elementów zostanie zawężona do tej kategorii i jej kategorii podrzędnych. Jeżeli użytkownik nie wskaże żadnej kategorii to na dokumencie/słowniku widoczna będzie pełna lista kategorii. Nie można usunąć z programu kategorii użytej w definicji wymiaru.
Słownik – pozwala na wybór jednego ze słowników: Kontrahent, Bank, Pracownik, Wspólnik, Środek trwały, Towar lub Urząd. Jeżeli wybrany zostanie konkretny element słownika to na dokumencie/słowniku lista elementów zostanie zawężona do tej konkretnej pozycji. Jeżeli użytkownik nie wskaże żadnego elementu słownika to na dokumencie/słowniku widoczna będzie pełna lista elementów danego słownika.

Zmiana typu wymiaru nie jest możliwa jeżeli wykorzystano jego element do opisania dokumentu/słownika, a w przypadku wymiaru o typie Opisowy nie jest również możliwa jeżeli dodano do niego podwymiar/element.

Na formularzu wymiaru użytkownik powinien wskazać, na jakich dokumentach/słownikach wymiar może zostać wykorzystany.

Dotyczy wersji: 2018.2.1

Użytkownik ma możliwość oznaczenia wymiaru jako wymaganego. Powoduje to konieczność wybrania jego elementu podczas dodawania opisu analitycznego na dokumencie/słowniku. Jeżeli wymiar oznaczony został jako wymagany to podczas próby zapisania pozycji bez wskazanego elementu pojawia się komunikat: Opis analityczny jest niepełny. Nie wybrano elementu dla wymiaru [Kod wymiaru].

Podczas próby dodania wymiaru o kodzie WYDZIAŁ pojawia się komunikat: Nie można dodać wymiaru o kodzie [WYDZIAŁ], gdyż jest zarezerwowany dla opisu analitycznego w płacach. Analogicznie dla wymiaru o kodzie PROJEKT i LOKALIZACJA pojawia się odpowiedni komunikat.

Podwymiar

Podczas dodawania podwymiaru domyślnie zaznaczany jest typ Opisowy. Do wymiarów o typie Opisowy można dodawać kolejnej podwymiary nawet jeżeli wymiar/podwymiar posiada elementy.

Formularz podwymiaru

Elementy wymiaru

Elementy wymiaru można dodawać tylko dla wymiarów/podwymiarów o typie Opisowy. Na formularzu elementu istnieje możliwość wskazania konta księgowego, które istnieje w bieżącym okresie obrachunkowym oraz możliwe jest wpisanie „z ręki” konta, które nie istnieje w planie kont, a może posłużyć do przyszłego księgowania.

Formularz elementu wymiaru opisowego

Użytkownik ma możliwość seryjnego usunięcia z listy wymiarów tych pozycji, które nie zostały wykorzystane w programie do wygenerowania opisu analitycznego. Nie ma możliwości usunięcia domyślnie zdefiniowanych wymiarów/podwymiarów. W przypadku pozycji wykorzystanych do opisania dokumentów/słowników można oznaczyć je jako nieaktywne. Jeżeli na formularzu wymiaru/ podwymiaru/ elementu zaznaczono parametr Nieaktywny to jest on widoczny na liście w kolorze szarym pod warunkiem wskazania w filtrze opcji Nieaktywne. Zaznaczenie/odznaczenie parametru przenosi się z gałęzi nadrzędnej na podrzędną. Nie ma możliwości odznaczenia parametru na gałęzi podrzędnej, jeżeli został on zaznaczony na gałęzi nadrzędnej. Możliwe jest zaznaczenie parametru na gałęzi podrzędnej, bez zaznaczenia na gałęzi nadrzędnej.

Lista wymiarów analitycznych

Istnieje możliwość generowania opisu analitycznego na słownikach (grupy towarowe, towary, konta księgowe) oraz na dokumentach (Faktury zakupu i sprzedaży, rejestry VAT zakupu i sprzedaży, ewidencja dodatkowa kosztów i przychodów oraz dokumenty polecenia księgowania). Funkcja jest dostępna jeżeli pobrano moduł Opis analityczny (w Menadżerze Kluczy numer 1700 – Optima – Opis analityczny) oraz w wersji DEMO programu. Funkcja opisu analitycznego nie jest dostępna jeżeli użytkownik zaloguje się do programu w trybie tylko do odczytu.

Lista wymiarów analitycznych

W menu Ogólne po naciśnięciu przycisku użytkownik ma możliwość dodania wymiarów służących do opisania słowników oraz dokumentów. W programie dostępne są predefiniowane wymiary:

Lista predefiniowanych wymiarów analitycznych

Lista wymiarów może składać się z dowolnej liczby poziomów, gdzie pierwszy poziom to wymiar, kolejne to podwymiary, a ostatni poziom w przypadku wymiarów opisowych to elementy. Każdy wymiar może posiadać dowolną ilość podwymiarów, a w ramach podwymiarów opisowych dowolną ilość elementów. Istnieje możliwość zwijania listy oraz rozwijania listy .

Kod wymiaru analitycznego/ podwymiaru/ elementu wymiaru powinien być unikalny w obrębie jednego poziomu. Kod wymiaru analitycznego nie może zaczynać się od cyfry, wyrażeń typu AND, OR, ALL itp. Po wpisaniu w kodzie znaków: , ,, -, ‘,’’,<>, [], (), ^, ~, !, ?, @, #, %, &, $, *, |, /\, +, = lub spacji, są one zamieniane na znak podkreślenia dolnego. Kod wymiaru będzie nieaktywny jeżeli jego element zostanie wybrany na dokumencie/słowniku. Jeżeli wymiar będzie miał podwymiar i dopiero ten podwymiar będzie miał element to zablokowany będzie kod podwymiaru a wymiar będzie ciągle aktywny do zmiany.

Po rozwinięciu strzałki obok przycisku plusa oraz w menu kontekstowym dostępnym pod prawym przyciskiem myszy widoczne są opcje:

Dodaj wymiar – pozwala na dodanie formularza wymiaru analitycznego,
Dodaj podwymiar – opcja aktywna jeżeli na liście wskazano wymiar lub podwymiar,
Dodaj element – opcja aktywna jeżeli na liście wskazano wymiar lub podwymiar opisowy.

Jak zastosować mechanizm odwrotnego obciążenia w programie?

Szczegóły zostały zaprezentowane tutaj.