Eksport danych kadrowych dostępny jest pod przyciskiem na liście pracowników w kadrach (Płace i Kadry /Kadry). Pozwala na wyeksportowanie informacji o pracowniku do arkusza *.xls programu MS Excel. Eksportowany plik można zapisać na dysku lokalnym lub w IBARD.
Uwaga
Wymagane rozszerzenie pliku docelowego Eksportu danych kadrowych to *.xls. Warunek konieczny także dla stanowisk, gdzie wykonywany jest eksport, a jest zainstalowany tylko arkusz kalkulacyjny Open Office.
Zakres informacji exportu do arkusza Excel:
Dane identyfikacyjne (kod, nazwisko, imię, drugie imię, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe, nazwisko rodowe matki, płeć, PESEL, NIP, dowód osobisty, data ważności dowodu, paszport wydział),
Dane adresowe adres zameldowania, zamieszkania oraz korespondencyjny (kraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, poczta, rodzaj miejscowości, kod gminy, telefon, E-mail),
Dane etatowe (data zatrudnienia, data zwolnienia, rodzaj zatrudnienia, rodzaj umowy, stanowisko, licznik wymiaru etatu, mianownik wymiaru etatu, rodzaj stawki, stawka minimalna, stawka, procent wynagrodzenia zasadniczego z 50% kosztami uzyskania przychodu),
Dane dotyczące ubezpieczeń (kod tytułu ubezpieczenia, prawo do renty lub emerytury, stopień niepełnosprawności, data zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, rodzaj ubezpieczenia – emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, data ubezpieczenia zdrowotnego, informacja o nie naliczaniu składek FP/FGŚP, okresy od do nie naliczania FP/FGŚP),
Inne dane (numer RCP, kategoria, opis kategorii, opis pracownika),
Uwaga
Można eksportować tylko jeden zapis RCP – najbardziej aktualny na liście.
Podczas eksportu, jeśli pracownik w obrębie wypłaty ma więcej niż jeden tytuł ubezpieczenia, to dla takiego pracownika kwoty z wypłat będą podzielone na tyle wierszy ile ma tytułów ubezpieczenia w wypłatach na danej liście – np. osoba przebywająca przez część miesiąca na urlopie macierzyńskim będzie miała w wypłacie elementy z kodem 1240xx (zasiłek macierzyński i składki od niego) i elementy z kodem 0110xx (wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca).
Formy płatności – tj. dane związane ze schematem płatności pracownika (lp., forma płatności, typ formy płatności, numer banku, nazwa banku, IBAN, numer rachunku, procent wynagrodzenia, kwota wynagrodzenia, reszta wynagrodzenia wynikająca z podziału procentowego lub kwotowego),
Akordy (nazwa akordu, rodzaj akordu, miesiąc wykonywania akordu, rok wykonywania akordu, ilość wykonanych jednostek akordowych, czas wykonywania akordu, kwota akordu grupowego),
Atrybuty (opcja dostępna w module Płace i Kadry Plus) – nazwa atrybutu, typ atrybutu, daty obowiązywania atrybutu od – do, wartość atrybutu,
Ustaw w kolumnie 'Data od’ datę zgodnie z okresem eksportu. Przy zaznaczonym parametrze, jeśli pracownik ma atrybut w danym miesiącu, podczas eksportu arkusza Excel, w kolumnie Data od ustawia się data będąca pierwszym dniem okresu, za który jest eksport.
Plan pracy (kalendarz normatywny),
Czas przepracowany z kalendarza – odczytywany czas pracy z kalendarza tylko dla pracowników rozliczanych wg Kalendarza i wg Obecności do/z Kalendarza (Nie)obecności,
Nieobecności,
Zestawienia czasu pracy,
Umowy – w przypadku eksportu umów, dostępne są dodatkowo 2 opcje:
Tylko umowy nierozliczone – jeśli zostanie zaznaczona to zostaną wyeksportowane tylko te umowy, które nie są w bazie oznaczone jako Spłacone. Jeśli nie jest zaznaczona – eksport niezależnie od tego, czy umowa jest spłacona;
Tylko umowy rozpoczynające się w okresie od – do – dotyczy zawężenia eksportu do umów, które są zawarte w okresie Od-Do (istotna data zawarcia). Jeśli nie zostanie zaznaczona, to pola z zakresem dat nieaktywne – wyeksportowane zostaną wszystkie umowy.
Czas pracy zleceniobiorców:
Czas przepracowany z kalendarza – czas przepracowany przez zleceniobiorców pobrany z kalendarza (Nie)obecności.
Uproszczone zestawienie czasu pracy – czas pracy pobrany z zakładki Zestawienie czasu pracy z umowy. Dane zostaną wyeksportowane tylko w sytuacji, gdy pracownik posiada umowę cywilnoprawną rozliczaną według uproszczonego zestawienia.
Diety kierowcy międzynarodowego– kwota diet, okres od- do za który przysługują oraz kraj
Aby ułatwić sobie przygotowanie pustego arkusza z prawidłowymi nagłówkami poszczególnych kolumn i zakładek należy:
zalogować się do przygotowanej, pustej bazy w Comarch ERP Optima,
z zakładki Płace i Kadry wybrać Kadry,
jeśli lista pracowników jest pusta należy wprowadzić jeden zapis, w tym celu naciskamy przycisk plusa lub <INSERT>. Wystarczy uzupełnić pola: akronim, nazwisko, imię, następnie zapisać formularz,
aktywny stanie się przycisk eksportu danych kadrowych . Po naciśnięciu przycisku pojawi się okno z parametrami eksportu danych kadrowych można wybrać zakres danych, które użytkownik chce zapisać w formacie pliku *.xls.
W sytuacji, gdy w bazie znajdują się już dane kadrowe pracowników, a użytkownik chciałby wyeksportować dane do pliku *.xls należy zaznaczyć pracowników i nacisnąć ikonę eksportu , a następnie wybrać zakres eksportowanych danych.
Eksport czasu pracy i nieobecności
Przy każdej pozycji znajdują się pola dotyczące okresu eksportu. Daty od/ do można wpisywać „ z ręki” lub nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się kalendarz.
Eksport danych dotyczący czasu pracy wykonywany jest dla zaznaczonych pracowników.
Eksport czasu pracy, nieobecności dostępny jest z tego samego miejsca, co eksport danych kadrowych tj. z listy pracowników w kadrach. Chcąc przygotować eksport czasu pracy, nieobecności należy:
wyświetlić listę pracowników (Kadry),
zaznaczyć pracowników, których dane o czasie pracy i / lub nieobecnościach chcemy umieścić w arkuszu *.xls,
następnie nacisnąć przycisk eksportu .
W oknie eksportu należy zaznaczyć właściwą opcję dotyczącą czasu pracy, czy nieobecności.
Przy eksporcie czasu pracy do arkusza *.xls sprawdzany jest sposób rozliczania czasu pracy z etatu pracownika z zapisu historycznego aktualnego na dzień zgodny z datą aktualności na liście pracowników.
Jeśli pracownik ma aktualizację związaną ze zmianą rodzaju rozliczenia w obrębie okresu, za który użytkownik chce wykonać eksport przykładowo: Zmiana z wg kalendarza na wg zestawienia od 15.10.2006 i wyeksportować do arkusza informacje o czasie pracy za cały miesiąc październik, należy:
wykonać eksport Czasu przepracowanego (arkusz wypełniany dla rozliczenia wg kalendarza i wg obecności) przy dacie aktualności ustawionej na dzień przypadający w okresie między 1 – 14.10.2006 (pracownik był wtedy rozliczany np. wg kalendarza),
wykonać eksport Zestawienia (arkusz wypełniany dla rozliczenia wg zestawienia) przy dacie aktualności ustawionej na dzień przypadający w okresie 15-31.10.2006 (pracownik był wtedy rozliczany wg zestawienia).
Eksport planu pracy – kalendarza normatywnego – wykonywany jest dla zadanego okresu. Jest realizowany w identyczny sposób dla wszystkich pracowników, niezależnie od tego, według jakiej metody mają rozliczany czas pracy (wg kalendarza, wg obecności, wg zestawienia).
Uwaga
Eksport planu pracy – jest wykonywany za cały miesiąc, nawet jeśli osoba nie była zatrudniona od 1-go danego miesiąca.
Eksport czasu przepracowanego (obecności) dotyczy pracowników rozliczanych:
Wg Kalendarza,
Wg Obecności.
W arkuszu *.xls znajdą się informacje o czasie przepracowanym dla poszczególnych dni (i wejść w tych dniach) we wskazanym okresie.
Dla pracowników rozliczanych wg Zestawienia jest możliwość wyeksportowania do arkusza *.xls informacji o czasie przepracowanym zapisanym w zestawieniu za wskazany miesiąc. Zestawienia podlegają eksportowi wraz z pozycjami tych zestawień dla poszczególnych stref. Przy opcji eksportu zestawienia czasu przepracowanego jest parametr Tylko pracownicy z wypełnionym zestawieniem:
Zaznaczony [√] – w arkuszu znajdą się pracownicy rozliczani wg zestawienia, którzy wskazany okres mieli uzupełnione w programie Zestawienie,
Niezaznaczony [ ] – dla pracowników rozliczanych ‘wg zestawienia’, którzy w danym miesiącu nie posiadali żadnego zestawienia utworzy się puste zestawienie czasu pracy z wypełnionym Akronimem, Nazwiskiem i Imieniem pracownika. Okres Od Do nie jest wypełniany, należy go samodzielnie uzupełnić w arkuszu *.xls.
Eksport czasu pracy zleceniobiorcy dotyczy pracowników z dodanymi umowami cywilnoprawnymi. W zależności od sposobu rozliczania czasu pracy, dostępne są dwie opcje:
Czas przepracowany z kalendarza – zaznaczenie tego parametru, umożliwi wskazanie okresu, za który ma zostać eksportowany czas pracy zleceniobiorcy z kalendarza (Nie)obecności. Podczas eksportu sprawdzane jest czy pracownicy, których dane są eksportowane, w podanym okresie mają dodaną umowę cywilnoprawną.
Uproszczone zestawienie czasu pracy – zaznaczenie tej opcji oraz wskazanie okresu, spowoduje, że zostanie wyeksportowany czas pracy pobrany z uproszczonego zestawiania czasu pracy, odnotowanego w umowie. Podczas eksportu sprawdzane jest czy pracownicy, których dane są eksportowane mają w umowie cywilnoprawnej wprowadzone zestawienie czasu pracy za wskazany okres.
Eksport nieobecności do Excela za wskazany okres. Dostępny jest parametr Tylko pracownicy z nieobecnościami. Operator za pomocą tego parametru określi, czy chce eksportować dodatkowo wiersze niewypełnione nieobecnością dla osób, które w zadanym okresie nie mają ani jednego dnia nieobecności.
Zaznaczony [√] – w arkuszu znajdą się tylko zaznaczeni pracownicy, którzy w zadanym okresie mają odnotowane w programie nieobecności,
Niezaznaczony [ ] – do arkusza zostaną wyeksportowani zaznaczeni pracownicy, również Ci, którzy nie mają w zadanym okresie nieobecności, będą mieć wypełnione w arkuszu tylko kolumny z kodem, imieniem i nazwiskiem, a kolejne komórki arkusza są puste. Ta opcja eksportu nieobecności ma na celu automatyczne przygotowanie arkusza o wymaganym formacie, co ułatwi klientom skorzystanie z importu nieobecności (wystarczy tylko uzupełnić informacje o nieobecnościach i zaimportować).
Uwaga
Eksport nieobecności jest wykonywany jednakowo dla wszystkich zaznaczonych pracowników, niezależnie od tego, jaki sposób rozliczenia czasu pracy ustawiono dla danego pracownika.
Słowniki
W programie wielokrotnie wykorzystujemy nazwy tych samych miejscowości, funkcji czy stanowisk. W celu zoptymalizowania pracy z programem stworzono słowniki. W module Płace i Kadry dostępne są:
Stanowiska,
Czynniki niebezpieczne, szkodliwe, uciążliwe,
Funkcje,
Przyczyny zwolnienia,
Kody zawodów
Tytuły umów,
Miejscowości,
Schorzenia,
Uprawnienia/kwalifikacje,
Rodzaje stażu pracy,
Pracodawcy – użytkownicy.
Tytuły dokumentów w e-Teczce
Rodzaje okresów niewliczanych do stażu pracy
Wszystkie te słowniki obsługiwane są przez identyczne przyciski:
lub <INSERT> dodanie pozycji do wybranego słownika
lub <ENTER> edycja pozycji wybranego słownika
lub <DELETE> usunięcie pozycji z wybranego słownika.
Możliwy jest import słowników pomiędzy obsługiwanymi przez system firmami. Wykonujemy to z poziomu Narzędzi/ Importy / Import z innej bazy danych. Udostępniono importy:
form płatności,
funkcji pracowników,
stanowisk,
czynniki niebezpieczne, szkodliwe, uciążliwe,
tytułów umów,
przyczyn zwolnienia,
serii kalendarzy,
kalendarzy,
typów wypłat,
limitów nieobecności,
typów nieobecności,
wskaźników,
akordów.
tytuły dokumentów w e-Teczce.
rodzajów okresów niewliczanych do stażu pracy
Dodatkowo w wersji Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus można zaimportować do innej bazy:
serie dokumentów płacowych,
wydziały,
definicje stref,
wzorce płacowe,
atrybuty pracownika,
RCP formatów importu,
RCP reguł wygładzania,
wzorców zmiany pola,
rodzajów stażu pracy,
Import następuje ze wskazanej bazy do bazy firmy, w której aktualnie się znajdujemy. Importowane są tylko zaznaczone słowniki.
Nieobecności na część dnia
Nieobecności na część dnia
W programie Comarch ERP Optima możliwe jest wprowadzenie nieobecności „na godziny”, a nie tylko na cały dzień roboczy pracownika.
Pozwoli to między innymi na obsłużenie przypadku, gdy zwalnianemu pracownikowi pozostał do wykorzystania urlop, który w godzinach nie jest pełną dniówką pracownika (np. dzień pracy to 8 godz., a pozostało do wykorzystania 6 godz. urlopu).
Podczas dodawania nieobecności na część dnia „na godziny” wpisywana jest ilość godzin z minutami. Nieobecności „na godziny” można rejestrować dla jednodniowych nieobecności typu Urlop.
Dodawanie nieobecności na część dnia możliwe jest tylko w trybie indywidualnym z menu ikonki pod opcją (Nie)obecności:
Na zakładce [Kalendarz] lub,
Z zakładki [Nieobecności].
Dotyczy to zarówno dodawania takiej nieobecności w dniu, na który nie ma jeszcze żadnego wpisu, jak i w dniu na który odnotowano już jakąś obecność (lub nieobecność).
Dodawanie obecności na dniu, na który jest już odnotowana nieobecność jest dostępne tylko w trybie indywidualnym z poziomu Kalendarza, opcja (Nie)obecności , na zakładce [Kalendarz].
Po anulowaniu nieobecności wpisanej na część dnia, będzie możliwe odnotowanie w jej miejsce nieobecności korygującej na cały dzień bądź na część dnia (taką samą bądź inną część jak była nieobecność anulowana).
W sekcji Nieobecność na część dnia, która staje się aktywna po wybraniu nieobecności typu urlop, pojawi się:
pole Nieobecność na część dnia [ ] (domyślnie niezaznaczone), jest równoznaczne z tym, że nieobecność trwa cały dzień. Taką nieobecność można dodać, jak dotychczas, tylko w dniu, w którym nie ma żadnej innej nieobecności, ani zapisu o obecności. Dodanie nieobecności na dzień, w którym jest już obecność będzie możliwe tylko wtedy, gdy wprowadzona nieobecność będzie miała zaznaczone [v] to pole;
Ilość godzin (gg:mm) – domyślnie podpowiada się ilość godzin z minutami (np. 8:00) pobrana z dnia planu pracy z dnia na który jest wpisywana nieobecność. W sytuacji, gdy na ten dzień jest już wpisana inna nieobecność , to podpowie się ilość godzin pomniejszona o tą nieobecność (nieobecność anulowana nie jest brana pod uwagę). Ilość godzin nieobecności nie może przekraczać ilości godzin do przepracowania wynikających z planu pracy, co oznacza, że jeśli użytkownik wpisze większą ilość godzin, przy zapisie formularza pojawi się stosowny komunikat.
Nieobecność odnotowana na część dnia z ilością godzin nie może być dłuższa niż jeden dzień.
Formularz nieobecności z sekcją „Nieobecność na część dnia”
Na liście nieobecności pracownika kolumna Nieobec. na część dnia pokazuje informację tylko dla nieobecności zapisanych na część dnia (ilość godzin).
Aby obsłużyć więcej niż jeden zapis dotyczący obecności/nieobecności na dany dzień na zakładce [Kalendarz], z opcji (Nie)obecności przy przyciskach można wykorzystać opcje:
-Dodaj nieobecność/Dodaj obecność:
Dodaj nieobecność – na dniu, w którym jest już wpisana nieobecność, można dodać kolejną nieobecność, ale danego dnia nie może być wprowadzonych więcej niż 2 nieobecności (pojawi się stosowny komunikat). Jeśli w takim dniu jest już odnotowana obecność, pojawi się zapytanie „[…] Czy chcesz wpisać dodatkowo nieobecność?”, po potwierdzeniu otworzy się formularz nieobecności;
Dodaj obecność – na dniu, w którym jest już wpisana obecność, pojawi się komunikat z zapytaniem, czy chcemy zmodyfikować zapis. Po zatwierdzeniu, wchodzimy w edycję dnia. W sytuacji, gdy jest wprowadzona całodzienna nieobecność nie ma możliwości dodania obecności (komunikat). Jeśli danego dnia jest wprowadzona nieobecność na część dnia, pojawi się stosowna informacja, po jej zaakceptowaniu otworzy się formularz dnia.
– Edytuj nieobecność/Edytuj obecność:
Edytuj nieobecność – na dniu, w którym jest wpisana jedna nieobecność (bez znaczenia, czy całodzienna), niezależnie od tego, czy jest w tym samym dniu odnotowana obecność, podnosi do edycji formularz nieobecności, która dotyczy tego dnia. Jeśli danego dnia jest wprowadzona więcej niż jedna nieobecność, wyświetli się lista nieobecności zawężona do dat obejmujących wskazany dzień pozwalająca na wskazanie która z nieobecności ma być usunięta, czy edytowana.
Edytuj obecność – na dniu, w którym nie ma wpisu nieobecności podniesie do edycji formularz dnia. Jeśli tego dnia jest już całodzienna nieobecność, pojawi się stosowny komunikat. W sytuacji, gdy na część dnia jest wprowadzona co najmniej jedna nieobecność pojawi się stosowny komunikat i dopiero po jego potwierdzeniu, otworzy się formularz obecności.
– Usuń nieobecność/Usuń obecność:
Usuń nieobecność – na dniu, w którym jest wpisana jedna nieobecność (bez znaczenia, czy całodzienna) funkcja usunie tą nieobecność (całą nieobecność, niezależnie od tego czy trwa 1 dzień, czy dłużej). Jeśli danego dnia, odnotowano więcej niż jedną nieobecność, pojawi się komunikat, po jego zatwierdzeniu pomocnicza lista nieobecności obejmujących wskazany dzień.
Usuń obecność – na dniu, na który jest zapis obecności, niezależnie od tego, czy jest w tym dniu inny zapis, usuwa obecność z tego dnia.
Uwaga
Przycisk jest wyszarzany na dniu, dla którego nie ma żadnego wpisu o obecności/nieobecności.
Działanie parametru Modyfikowanie planu pracy przez nieobecność
Parametr znajduje się na formularzu kalendarza w Konfiguracji firmy/ Płace/ Kalendarze. Jeśli jest zaznaczony to w planie pracy pracownika zostanie przywrócona strefa PP (Czas pracy podstawowy) we wszystkich wejściach ze strefami wliczanymi do czasu pracy, niezależnie od tego, czy pracownikowi odnotowano nieobecność całodzienną, czy na część dnia.
Obliczanie czasu przepracowanego, a nieobecności na część dnia
Wyliczenie czasu pracy następuje na podstawie planu pracy z uwzględnieniem:
nieobecności całodziennej: czas przepracowany wyniesie 0:00;
nieobecności na część dnia typu Urlop: czas przepracowany = czas odczytany z planu pracy – pomniejszony o ilość godzin (z minutami) zapisanymi dla nieobecności. Domyślnie obliczony przez program czas przepracowany można edytować (Edytuj obecność) i zmienić np. odnotować pracownikowi nadgodziny. Wybranie opcji Edytuj obecność podniesie do edycji formularz dnia pracy z domyślnie wypełnionymi godzinami Od – Do pomniejszonymi o czas nieobecności od końca (We_6… We_2).
Przykład
Pracownik zatrudniony na pełny etat. 3 października 2016 ma wpisany Urlop wypoczynkowy na część dnia z ilością godzin 3:00. W planie pracy ten dzień ma normę 8:00 (7:00 -15:00), od tego dnia odejmujemy ilość godzin nieobecności (urlopu) 3:00 -> czas przepracowany wyniesie tego dnia 5:00. Po wybraniu Edycji obecności pojawią się godziny 7:00 – 12:00, które można zmodyfikować.
Eksport za pomocą definiowalnych formatów przelewów
Predefiniowane standardowe formaty zostały przedstawione tutaj.
Użytkownik może sam w Ogólne /Inne /Formaty przelewów zdefiniować format, przy czym musi to być plik tekstowy z polami oddzielonymi separatorami. Format zostanie dodany na liście formatów użytkownika.
Obsługiwane są 2 rodzaje formatów:
plik tekstowy, w którym każda linia ma taką samą strukturę – składa się z pól oddzielonych znakiem separatora i jest rekordem z danymi dotyczącymi operacji,
plik tekstowy, w którym pierwsza linia ma charakter nagłówka (i/lub ostatnia linia ma charakter stopki) o strukturze innej niż pozostałe.
Zarówno struktura linii, nagłówka, stopki jak i rekordu definiowana jest poprzez zbudowanie listy pól wybranych z predefiniowanej listy. Dla każdego formatu można określić ogólne parametry takie jak: znak separatora linii, format daty itp.
Zdefiniowany format można również wykorzystać do importu przelewów wysłanych z aplikacji bankowej. Identyfikacja podmiotu odbywa się poprzez kod podmiotu bądź numer rachunku bankowego. Przenoszenie formatów pomiędzy bazami jest możliwe poprzez plik xml. Użytkownik ma również możliwość kopiowania zdefiniowanych formatów w ramach jednej bazy wykorzystując kombinacje klawiszy <CTRL>+<INSERT> bądź <CTRL> wciśnięty łącznie z przyciskiem .
Przygotowanie formularza banku do wysyłania przelewów
W celu poprawnego wysłania zdarzeń z Preliminarza do banku, należy wcześniej odpowiednio skonfigurować formularz banku (menu Ogólne/ Inne/ Banki). W przypadku, kiedy użytkownik chce, aby w momencie wykonywania eksportu podpowiadał się format, który będzie wykorzystywany, należy na formatce banku w polu Format eksportu dla przelewów zwykłych wybrać odpowiedni format przypisany dla danego banku.
W polu Format eksportu dla MPP należy wskazać format, wg którego będą tworzone zlecenia przelewów split payment. Format eksportu dla przelewów zwykłych i przelewów z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności powinny być tego samego rodzaju. Nie może być takiej sytuacji, że jeden z nich jest formatem typu webservice a drugi nie. W przypadku, gdy korzystamy z wymiany danych z bankiem za pomocą webserwisów format dla zwykłych przelewów i przelewów MPP jest taki sam.
W polach Format eksportu dla przelewów dla US oraz Format eksportu dla przelewów do ZUS można wybrać formaty za pomocą, którego wysyłane będą przelewy do US oraz ZUS. W sytuacji, kiedy format eksportu dla przelewów zwykłych nie zostanie wybrany, za każdym razem w momencie eksportu użytkownik będzie musiał wybrać format, który chce zastosować. W przypadku, gdy dla przelewów zwykłych wybrano jeden z formatów Webservice pola są niewidoczne.
Uwaga
Przelewy do ZUS z datą 01.01.2018 lub późniejszą powinny być eksportowane jako przelewy zwykłe. W przypadku korzystania z formatów definiowalnych w polu Format eksportu dla przelewów do ZUS należy wskazać format taki, jak dla przelewów zwykłych.
Formatka banku z możliwymi do wyboru formatami wymiany danych
Jak przygotować listę przelewów do wysłania?
Przelewy, które mają zostać wykonane, będą realizowane przez bank obsługujący naszą firmę (lub jeden z banków, jeśli mamy otwartych więcej rachunków w różnych bankach). Dla każdego prowadzonego przez firmę rachunku bankowego otwarliśmy oddzielny rejestr bankowy (rejestr typu BANK) i definiując go podaliśmy dane banku oraz numer rachunku bankowego.
Listę przelewów, które mają zostać zrealizowane przez wskazany bank, przygotowujemy z poziomu Preliminarza Płatności, przy wybranym konkretnym rejestrze.
Uwaga
Możliwość eksportu danych pojawi się tylko wtedy, gdy preliminarz wyświetla zdarzenia nierozliczone dla rejestru typu BANK.
Na ekranie pojawią się:
– przycisk pozwalający na wykonanie eksportu.
Przelewy do wysłania – włączenie parametru zawęzi listę zdarzeń w Preliminarzu tylko do tych, które mogą zostać wysłane do banku.
Aby zdarzenia z Preliminarza mogły zostać przesłane do banku:
W definicji rejestru (typu BANK), z poziomu, którego dokonujemy eksportu, musi być poprawnie wypełniona nazwa i numer rachunku naszego banku.
Format wymiany danych dla naszego banku ustawiony jest, jako format zdefiniowany przez użytkownika.
Zdarzenia przeznaczone do wysłania mogą mieć status nierozliczone (N) lub częściowo rozliczone (C).
Nie da się wysłać zdarzeń znajdujących się w buforze. Muszą być w stanie Zatwierdzone do realizacji.
Kierunek przepływu środków finansowych na zdarzeniu musi być typu Rozchód.
Na zdarzeniu poprawnie są wypełnione pola: podmiot, bank oraz numer rachunku podmiotu.
Uwaga
W przypadku eksportu do banku zdarzeń na których zaznaczony jest parametr MPP – podzielona płatność i które są częściwo rozliczone należy zweryfikować kwotę podatku VAT.
Listę zdarzeń, które mają zostać przesłane do banku można przygotować na dwa sposoby:
Na liście wszystkich nierozliczonych zdarzeń w rejestrze zaznaczyć (klawiszem spacji lub myszką) te, które mają zostać wysłane. Należy przy tym uważać, aby zaznaczone pozycje spełniły wymienione powyżej warunki (status N lub C, zatwierdzone do realizacji, typu rozchód i poprawnie wypełnione dane bankowe).
Zaznaczyć Przelewy do wysłania. Lista wszystkich zdarzeń zawężona zostanie tylko do tych, które spełniają powyższe warunki. Na tak przefiltrowanej liście znacznie łatwiej będzie odnaleźć i zaznaczyć te pozycje, które przeznaczone są do wysłania.
Podczas przygotowywania listy przelewów do banku warto również pamiętać o standardowo dostępnych narzędziach, które bardzo mogą ułatwić pracę:
Jeśli na liście zdarzeń ustawimy zakres dat – nie tylko lista, ale wszystkie stosowane na niej filtry będą brały ten zakres pod uwagę. Wprowadzając zakres dat i włączając Przelewy do wysłania otrzymamy listę zdarzeń możliwych do wysłania, których data realizacji przypada na wskazany okres czasu.
Filtr i Konstruktor filtra. Jeśli zdefiniujemy jakiś własny filtr na liście zdarzeń i włączymy Przelewy do wysłania – na ekranie otrzymamy listę zgodną ze stosowanym filtrem i możliwą do wysłania do banku. Np. jeśli skonstruowany filtr ma pokazać wyłącznie zdarzenia dla określonego podmiotu (kontrahenta), ustawimy zakres dat tak, aby dotyczył zdarzeń, których daty realizacji minęły i włączymy Przelewy do wysłania – otrzymamy przygotowaną do wysłania listę przelewów dotyczących wskazanego kontrahenta, ale tylko tych, z których realizacją się spóźniliśmy.
Wysyłanie danych do banku
Jeśli lista zdarzeń, które jako polecenia przelewów mają zostać wysłane do banku jest przygotowana – naciskamy przycisk .
W tym momencie program sprawdzi czy wśród wybranych płatności znajdują się takie, które należy zweryfikować w Wykazie podatników VAT. Weryfikacji podlegają płatności:
wystawione dla kontrahenta, który na karcie kontrahenta ma uzupełniony polski NIP,
kwota płatności to co najmniej 15 000 zł lub równowartość w walucie (w przypadku płatności, które powstały dla dokumentów handlowych, rejestru VAT czy ewidencji dodatkowej sprawdzana jest łączna kwota z dokumentu źródłowego)
Dotyczy wersji: 2020.2.1
Kryterium to zależy od ustawienia w Konfiguracji firmy /Ogólne /Parametry – Automatyczna weryfikacja numerów rachunków bankowych w Wykazie podatników VAT. Jeśli parametr niezależnie od kwoty dokumentu jest zaznaczony nie sprawdzamy kwoty transakcji.
na płatności uzupełniony jest rachunek bankowy.
Jeśli te wszystkie warunki są spełnione następuje weryfikacja rachunku odczytanego z płatności z Wykazem podatników VAT.
W pierwszej kolejności sprawdzamy czy na dzień zlecenia przelewu w Comarch ERP Optima mamy już informację o weryfikacji rachunku bankowego. Jeśli nie ma takiej informacji to łączymy się z Wykazem podatników VAT, odczytujemy zawartą tam informację, zapisujemy ją na karcie kontrahenta dla danego rachunku i przechodzimy do realizacji zlecenia.
W sytuacji, gdy wśród weryfikowanych płatności znajdzie się chociaż jedna zweryfikowana negatywnie program wyświetli informację o tej płatności i rachunku bankowym oraz wstrzyma eksport.
Od decyzji Użytkownika zależy czy eksport wszystkich płatności zostanie wykonany czy przerwany.
W przypadku, gdy żadna z płatności nie spełni warunków do weryfikacji w Wykazie podatników VAT od razu pojawi się okno Eksport przelewów do pliku.
Eksport przelewów
Okno zawiera następujące parametry:
Aktualizuj informacje ZUS na zdarzeniach przy eksporcie – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż informacje Opis do banku pobierane są bezpośrednio z deklaracji DRA i dodatkowo aktualizowane są również na zdarzeniu w Preliminarzu. Odznaczony parametr sprawia, iż informacje do pliku pobierane są ze zdarzenia w Preliminarzu.
Kolejność przelewów w pliku wg sortowania na liście – domyślnie parametr nie jest zaznaczony. Po zaznaczeniu przelewy do pliku zostaną wyeksportowane wg kolejności sortowania ustawionej na liście. Jeżeli w oknie eksportu przelewów zostanie zaznaczony parametr Przelewy zbiorczo wg podmiotów wówczas parametr Kolejność przelewów w pliku wg sortowania na liście będzie nieaktywny. Zbiorcze przelewy nie przejmują sortowania z listy.
Nazwa pliku – nazwa pliku, do którego chcemy eksportować zdarzenia.
Format wymiany – rozwijalna lista z dostępnymi formatami eksportu. Domyślnie wybranym formatem jest format, który przypisany został jako domyślny dla danego banku. Data przelewu – domyślnie wybraną datą będzie data realizacji, natomiast oprócz tego dostępne są jeszcze: dzisiejsza, termin płatności, inna (z możliwością wpisania daty).
Format wymiany dla MPP – rozwijalna lista ze zdefiniowanymi w programie formatami eksportu przelewów. Program proponuje format, który został wskazany na formularzu banku, do którego przygotowujemy zlecenie przelewów. Wskazane formaty wymiany powinny mieć ten sam rodzaj. Nie wykonamy eksportu jeśli jeden z formatów będzie typu webservice a drugi nie. Rodzaje formatów wymiany muszą być z sobą zbieżne. Jeśli w danej organizacji nie stosujemy metody podzielonej płatności nie ma konieczności wskazywania formatu wymiany dla MPP.
Przelewy zbiorczo wg podmiotów – zaznaczenie tego parametru przez użytkownika spowoduje, iż zdarzenia dla danego kontrahenta zostaną zsumowane. Parametr ten nie ma znaczenia dla przelewów dla których stosujemy mechanizm podzielonej płatności.
Uwaga
Przelewy z podzieloną płatnością (paramet MPP-podzielona płatność jest zaznaczony) zawsze wysyłane są pojedynczo.
Grupuj wg dat – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów. Parametr ten nie ma wpływu przy tworzeniu zbiorczych przelewów MPP.
Jeżeli Przelewy zbiorczo wg podmiotów jest zaznaczony, a Grupuj wg dat nie jest zaznaczony, to zdarzenia przeznaczone do eksportu zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty. Następnie zostanie utworzony jeden przelew zbiorczy dla danego podmiotu (rachunku, waluty).
Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu).
Przy eksporcie formatami definiowalnymi znaczenie ma data wybrana w formacie przelewów:
jeżeli w formacie wybrana jest Data dokumentu, to przelewy są eksportowane zawsze z datą dokumentu, niezależnie od tego jaka data jest wybrana na oknie Eksport przelewów do pliku. Dlatego po zaznaczeniu Grupuj wg dat powstanie tyle zbiorczych przelewów ile jest różnych Dat dokumentów w eksportowanych płatnościach
jeżeli w formacie wybrana jest Data operacji, to przelewy są eksportowane zgodnie z datą wskazaną w oknie Eksport przelewów do pliku, tj. datą dzisiejszą/ terminem płatności/ datą realizacji/ inną. Dlatego po zaznaczeniu Grupuj wg dat powstanie tyle zbiorczych przelewów ile jest różnych terminów płatności/ dat realizacji (w zależności od ustawień wybranych na oknie)
jeżeli w formacie wybrana jest i Data dokumentu i Data operacji, to przelewy będą grupowane zgodnie z datą operacji (opisane wyżej).
Eksportuj wszystkie linie opisu do banku – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów.
Dziel przelewy wg długości opisu – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Spowoduje on, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelew wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych. Parametr ten nie ma wpływu przy tworzeniu zbiorczych przelewów MPP.
Istnieje również możliwość dopisania przelewów do już istniejącego pliku. Aby dopisać przelewy do pliku należy zaznaczyć parametr Dopisz do pliku, a następnie w polu Plik docelowy wskazać plik, do którego informacje powinny być dopisane. Zatwierdzenie okna spowoduje dopisanie przelewów zatwierdzonych do wysłania do podanego pliku.
Uwaga
W trakcie dopisywania przelewów do już istniejącego pliku program sprawdza, czy Numer Rozliczeniowy Banku (NRB) dla banku związanego z rejestrem, z którego dokonywany jest eksport, jest taki sam jak NRB zapisany w pliku, do którego dopisujemy przelewy. Kontrola NRB w trakcie eksportu uniemożliwi dopisanie przelewów do pliku adresowanego do innego banku, niż powiązany z danym rejestrem bankowym.
Uwaga
Jeśli podczas eksportu przelewów wskażemy istniejący plik i nie zaznaczymy parametru Dopisz do pliku – spowoduje to wykasowanie dotychczasowej zawartości pliku i nadpisanie nowych informacji.
Warto pamiętać, że podczas eksportu przelewów do pliku program zapamiętuje katalog, w którym ostatnio zapisany był plik z przelewami i zaproponuje go podczas ponownego eksportu.
W dolnej części okna Eksport przelewów do pliku widoczna jest sekcja pokazująca łączną wartość przelewów przeznaczonych do wyeksportowania. Wyświetlane sumy zależą od ustawień parametru Eksport poleceń: Zaznaczonych lub Wszystkich zatwierdzonych do realizacji. Osobno sumowane są przelewy zwykłe, do US i do ZUS. Kwoty dla przelewów do US i ZUS widoczne są zawsze w PLN. Kwota dla przelewów zwykłych wyświetlana jest w walucie rejestru, z którego wykonywany jest eksport. Sumowane są kwoty pozostające do rozliczenia z przelewów rozchodowych, o stanie Do realizacji.
Szczegółowe zestawienie informacji zapisywanych do pliku tekstowego znajduje się w artykule Definiowanie formatów. Najważniejsze z nich to:
kwota przelewu. Dla zdarzeń nierozliczonych (N) – jest to pełna kwota dokumentu, dla zdarzeń rozliczonych częściowo (C) – kwota dotychczas nierozliczona,
Uwaga
W sytuacji, gdy eksportujemy do banku zdarzenie z podzieloną płatnością, które jest częściowo rozliczone należy zweryfikować kwotę VAT.
dane kontrahenta, jego banku i numer jego rachunku,
dane naszej firmy, naszego banku i numer naszego rachunku,
data płatności,
opis płatności.
Plik z danymi może zostać wykorzystany przez program służący do komunikacji z bankiem.
Przelewy zbiorcze dla „zwykłych” płatności
Program Comarch ERP Optima umożliwia również wysyłanie przelewów zbiorczych.
Zaznaczenie przez użytkownika parametru Przelewy zbiorczo wg podmiotów (na formatce Eksport przelewów do pliku) spowoduje, iż zdarzenia dla których nie stosujemy MPP i są przeznaczone do eksportu zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty. Następnie zostanie utworzony jeden przelew zbiorczy dla danego podmiotu (rachunku, waluty). Dane adresowe zostaną pobrane z karty danego podmiotu (np. kontrahenta, pracownika).
Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu).
Kwota przelewu to suma nierozliczonych kwot w walucie dokumentu ze zdarzeń składających się na przelew zbiorczy. W przypadku, gdy jako datę przelewu użytkownik wybierze datę realizacji bądź termin płatności, jako data przelewu zbiorczego zostanie pobrana data z najwcześniejszego zdarzenia.
Jeżeli w momencie eksportu nadawany jest Identyfikator operacji, to wszystkie przelewy cząstkowe wchodzące w skład przelewu zbiorczego otrzymają taki sam identyfikator.
Opis dla przelewów zbiorczych jest wypełniany następująco:
Jeżeli w definicji formatu występuje pole Numer dokumentu i numery eksportowanych dokumentów nie zmieszczą się w tym polu – pozostała część zostanie przeniesiona do innych pól opisowych, kolejno Opis księgowy, Opis do banku – pierwsza, druga, trzecia, czwarta linijka. Aby zawsze opis, czy to w przelewach zbiorczych czy zwykłych, zawierał numery dokumentów to np. dla formatu Elixir-O można zdefiniować go następująco: Numer dokumentu – nowe pole, 35 znaków. Opis do banku (druga linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków . Opis do banku (trzecia linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków. Opis do banku (czwarta linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków.
W ten sposób otrzymamy pole zawierające 4×35. W przelewie zbiorczym druga, trzecia i czwarta linijka opisu do banku nie będzie pobierana ze zdarzenia, tylko zawsze wypełniana numerami dokumentów, jeżeli nie zmieszczą się w poprzednich polach. Jeżeli się zmieszczą – pola te będą puste.
Jeżeli opis w definicji formatu będzie zdefiniowany następująco: Opis do banku(pierwsza linijka) – nowe pole, 35 znaków. Opis do banku(druga linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków. Opis do banku (trzecia linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków. Opis do banku (czwarta linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków.
Wtedy w przypadku przelewu zbiorczego zostaną połączone opisy z pierwszej linijki opisu do banku wszystkich zdarzeń składających się na dany przelew zbiorowy i wklejone kolejno do pól Opis do banku. Opisy do banku ze zdarzeń z drugiej, trzeciej i czwartej linijki nie zostaną pobrane do pliku.
Wtedy w przypadku przelewu zbiorczego zostaną połączone opisy z pierwszej linijki opisu do banku wszystkich zdarzeń składających się na dany przelew zbiorowy i wklejone kolejno do pól Opis do banku. Opisy do banku ze zdarzeń z drugiej, trzeciej i czwartej linijki nie zostaną pobrane do plikuPoszczególne numery dokumentów w opisie są oddzielone znakiem „;”.
W sytuacji, gdy chcielibyśmy aby w przelewie zbiorczym program umieścił wszystkie linie opisu do banku (od pierwszej do czwartej linii opisu z każdego przelewu) możemy zaznaczyć parametr Eksportuj wszystkie linie opisu do banku. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów. Poszczególne linie opisu z danego przelewu będą oddzielone spacją. Program połączy cztery linie opisu do banku z pierwszego przelewu, następnie 4 linie z przelewu drugiego itd. Poszczególne linie opisu z danego przelewu będą oddzielone spacją. W przypadku, gdy tworzymy przelew zbiorczy na podstawie wielu przelewów cząstkowych może zdarzyć się, że pola z opisem nie będą zawierały wszystkich danych (wszystkie opisy się nie zmieszczą). W takiej sytuacji możemy skorzystać z parametru Dziel przelewy wg długości opisu.
Przykład
Mamy 5 przelewów dla kontrahenta Aloza po 100 zł każdy. Pierwszy przelew ma uzupełnione 3 linie opisu do banku: FA/2018/07/00001/VAT, Z dnia 20 czerwca 2018, Wplata raty numer 1.
Drugi przelew ma uzupełnione 2 linie opisu do banku:
FA/2018/07/00002/VAT, Usług obce.
Kolejne 3 przelewy mają uzupełnioną tylko pierwszą linię opisu FA/2018/07/00003/VAT,FA/2018/07/00004/VAT,FA/2018/07/00005/VAT
Jeśli parametr Eksportuj wszystkie linie opisu do banku:
nie będzie zaznaczony – w przelewie zbiorczym pojawią się tylko pierwsze linie opisu do banku
będzie zaznaczony – w przelewie zbiorczym pojawią się kolejno pierwsze 3 linie z przelewu pierwszego, następnie 2 linie opisu z przelewu drugiego, pierwsze linie z przelewu 3 i 4 oraz początek (pierwsza litera) opisu z przelewu 5
W pliku przygotowanym formatem Elixir-0 BPH, który ma zdefiniowane wykazywanie czterech linii opisu do banku wygląda to tak:
„FA/2018/07/00001/VAT Z dnia 20 czer|wca 2018 Wplata raty numer 1;FA/201|8/07/00002/VAT Uslugi obce;FA/2018/|07/00003/VAT;FA/2018/07/00004/VAT;F”
Zaznaczenie parametru Dziel przelewy wg długości opisu spowoduje, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelew wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych
Przykład
Mamy 5 przelewów dla kontrahenta Aloza z przykładu powyżej. Tworzymy plik formatem Elixir-0 BPH.
Jeśli zaznaczymy parametr Eksportuj wszystkie linie opisu do banku i Dziel przelewy wg długości opisu program utworzy nam 2 przelewy zbiorcze, na kwotę:
400 zł z opisem FA/2018/07/00001/VAT Z dnia 20 czer|wca 2018 Wplata raty numer 1;FA/201|8/07/00002/VAT Uslugi obce;FA/2018/|07/00003/VAT;FA/2018/07/00004/VAT”
100 zł z opisem: „FA/2018/07/00005/VAT|||”
Dotyczy wersji: 2020.1.1
Przelewy zbiorcze MPP
Od wersji 2020.1 w programie Comarch ERP Optima mamy możliwość tworzenia zbiorczych przelewów dla płatności MPP. Zbiorczy przelew może dotyczyć zarówno płatności obowiązkowo objętych mechanizmem MPP jak i płatności dla których mechanizm podzielonej płatności stosujemy dobrowolnie. Istnieje jednak kilka warunków które muszą być spełnione aby przelew zbiorczy można było zrealizować.
Przelew zbiorczy dla płatności MPP:
musi obejmować wszystkie faktury wystawione od jednego dostawcy lub usługodawcy,
faktury muszą być wystawione w okresie nie krótszym niż 1 dzień i nie dłuższym niż 1 miesiąc kalendarzowy,
przelew musi zawierać całą kwotę podatku VAT wykazaną na tych fakturach.
Oznacza to, że w przypadku przelewu zbiorczego wszystkie faktury od danego kontrahenta wystawione w danym okresie mają być zapłacone mechanizmem podzielonej płatności. W przelewie zamiast informacji o numerach faktur za które regulujemy płatność podajemy okres którego one dotyczą. Przelewem zbiorczym nie można zrealizować wybranych faktur z danego okresu, musi on dotyczyć wszystkich faktur z tego okresu.
W preliminarzu płatności po zaznaczeniu wybranych zdarzeń przy tworzeniu zbiorczego przelewu program weryfikuje czy są to przelewy objęte mechanizmem podzielonej płatności. Jeśli tak, to dla danego kontrahenta ustala okres przelewu. Daty od – do przelewu pobierane są z dokumentu źródłowego, np. FZ (data wystawienia), a dla zdarzeń wprowadzonych bezpośrednio do preliminarza jest to data dokumentu. Kolejna weryfikacja dotyczy tego czy:
w okresie przelewu zaznaczono wszystkie płatności dla danego kontrahenta (niezależnie od tego, w którym rejestrze bankowym występują),
wszystkie zdarzenia mają być realizowane jako płatnościMPP,
zdarzenia mają status Dorealizacji,
zdarzenia są w całościnierozliczone (stan Niepodlega wyklucza przelew zbiorczy),
zdarzenia mają taką samą walutę rozliczenia,
na zdarzeniach wybrano ten sam numerrachunkubankowego,
na zdarzeniach w sekcji MPP widnieje ten sam numer
Przykład
Spełnienie wszystkich tych warunków pozwala na przygotowanie przelewu zbiorczego.
Od kontrahenta ABC otrzymaliśmy faktury zakupu objętych mechanizmem MPP.
Fa/2019/0001 – data wystawienia 08.11.2019, termin płatności 14.11.2019
Fa/2019/0002 – data wystawienia 12.11.2019, termin płatności 15.11.2019
Fa/2019/0003 – data wystawienia 12.11.2019, termin płatności 18.11.2019
Fa/2019/0004 – data wystawienia 13.11.2019, termin płatności 19.11.2019 – na płatności wskazano inny (drugi) rachunek bankowy kontrahenta ABC
Jeśli w preliminarzu płatności zaznaczymy:
– tylko dwie płatności Fa/20190001 i Fa/2019/0002 i wybierzemy przelew zbiorczy pojawi się komunikat: Wybranych płatności [Fa/2019/0001], [Fa/2019/0002] nie można zapłacić zbiorczym przelewem. W komunikacie zbiorczym powinny się znaleźć wszystkie dokumenty wystawione przez kontrahenta ABC w zadanym okresie, nie dłuższym niż miesiąc kalendarzowy.
W tym przypadku w przelewie zbiorczym powinny znaleźć się wszystkie płatności wystawione w okresie 08.11 – 12.11.2019 czyli także FA/2019/003.
– wszystkie cztery faktury – pojawi się komunikat: Wybranych płatności [Fa/2019/0001], [Fa/2019/0002], [Fa/2019/0003], [Fa/2019/0004] nie można zapłacić zbiorczym przelewem. Wybrane są różne numery rachunków / numery NIP / waluty rozliczenia / ustawienia SEPA lub płatności pochodzą z dokumentów wystawionych w okresie dłuższym niż miesiąc kalendarzowy.
– zaznaczymy trzy pierwsze faktury – zostanie utworzony przelew zbiorczy na łączną kwotę płatności. W sekcji dotyczącej MPP zamiast numeru faktur pojawi się okres przelewu 08.11-12.11.2019.
Przy tworzeniu przelewów zbiorczych dla płatności MPP opcje Grupuj wg dat i Dziel przelewy wg długości opisu nie mają znaczenia. W zbiorczym przelewie muszą zostać ujęte wszystkie płatności do dokumentów wystawionych w danym okresie.
Pozostałe parametry działają analogicznie jak przy tworzeniu zbiorczych przelewów dla ‘zwykłych’ płatności (nie objętych MPP).
Eksport przelewów do plików XML
Istnieje możliwość eksportu przelewów do plików xml. Służą do tego standardowe formaty: Przelewy krajowe(xml), Przelewy SEPA (xml), Przelewy SEPA BZWBK (xml),Przelewy walutowe (xml),
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Citi Handlowy – Przelewy krajowe, w tym MPP (xml), Citi Handlowy – Przelewy międzynarodowe (xml), Citi Handlowy – Przelewy podatkowe (xml), Citi Handlowy – Przelewy SEPA (xml)
. Pliki generowane są zgodnie ze standardem XML opartym o normę ISO 20022.
Format Przelewy krajowe (xml) służy do eksportu przelewów złotówkowych, zarówno przelewów zwykłych, jak i przelewów do urzędu skarbowego oraz ZUS. Jeżeli wśród zaznaczonych płatności są przelewy do US i/lub ZUS i w oknie Eksport przelewów do pliku jako format wymiany wybierzemy Przelewy xml, wówczas przelewy również eksportowane są tym formatem, a nie formatem do US/ZUS przypisanym na karcie banku.
Dotyczy wersji: 2020.5.1
Wysyłając przelewy do banku Citi Handlowy jednym z formatów XML należy na formularzu banku, z którego robiony jest przelew uzupełnić kod SWIFT. Aby prawidłowo sparametryzować kod SWIFT prosimy o kontakt z Citi Handlowy.
Citi Handlowy – Przelewy krajowe, w tym MPP (xml) – służy do eksportowania do banku przelewów złotówkowych oraz przelewów realizowanych metodą podzielonej płatności. W sytuacji, gdy eksportowane płatności będą miały ustawiony priorytet Wysoki zostaną wysłane jako przelewy natychmiastowe (Express Elixir). Citi Handlowy – Przelewy międzynarodowe (xml) to format, który pozwala na wyeksportowanie do banku przelewów walutowych. Citi Handlowy – Przelewy podatkowe (xml) umożliwia wyeksportowanie przelewów do urzędów skarbowych. W preliminarzu płatności wybieramy przelewy podatkowe i na oknie Eksport przelewów do banku w polu Format wymiany wybieramy Citi Handlowy – Przelew podatkowy (XML). W tym przypadku nie ma znaczenia ustawienie formatu dla przelewów podatkowych na formularzu banku. Citi Handlowy – Przelewy SEPA (xml) pozwala na wysłanie do banku przelewów europejskich, realizowanych w bankach, które należą do Jednolitego Obszaru Płatniczego i są one w walucie Euro.
W przypadku przelewów walutowych jako opcja rozliczania opłat ustawiana jest domyślnie „SHAR” – prowizje i opłaty są dzielone pomiędzy zleceniodawcę i beneficjenta.
Po zaznaczeniu kilku przelewów i wyeksportowaniu ich formatem xml, powstaje jeden zbiorczy plik. Jeżeli wśród zaznaczonych przelewów będą zarówno przelewy zwykłe, jak i przelewy do US i/lub ZUS, w momencie eksportu formatem Przelewy krajowe (xml) powstaną osobne zbiorcze pliki dla przelewów zwykłych, US i ZUS.
Jeżeli w oknie Eksportu przelewów do pliku w formacie wymiany wybrany będzie format xml, wówczas parametr Aktualizuj przy eksporcie informacje ZUS na zdarzeniach (w formacie Elixir-O) jest niewidoczny.
Przy eksporcie przelewów walutowych i SEPA, litery ze znakami diakrytycznymi wpisane w nazwie firmy/ danych adresowych firmy/ nazwie podmiotu/ danych adresowych podmiotu/ opisie do banku są zamieniane na ich odpowiedniki, np. ‘ü’ na ‘ue’, ‘д’ na ‘d’.
Przy eksporcie przelewów do pliku XML dla każdej płatności automatycznie nadawany jest unikalny Identyfikator operacji. Identyfikator jest zapisywany w pliku w tagu <EndToEndId>.
Przy zaznaczonej opcji Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów wszystkie przelewy cząstkowe wchodzące w skład przelewu zbiorczego otrzymają taki sam identyfikator.
Identyfikator operacji może być wykorzystywany do automatycznego rozliczania przelewów przy imporcie.
Konsekwencje wysłania przelewów do banku
Stan zdarzeń, które zostały wysłane do banku zmienia się na Zlecenie wysłane do banku. Na takich zdarzeniach nie da się wprowadzać żadnych zmian. Nie zmienia się natomiast status wysłanego zdarzenia – pozostaje ono w dalszym ciągu nierozliczone(N) lub rozliczone częściowo (C).
Rozliczenie tych zdarzeń może nastąpić dopiero wtedy, gdy otrzymamy z banku wyciąg bankowy potwierdzający ich realizację. Pozycje z takiego wyciągu wprowadzamy na listę zapisów kasowych/bankowych odpowiedniego rejestru i rozliczamy je z naszymi zdarzeniami.
Eksport przelewów odbywa się z poziomu Preliminarza dla wybranego konkretnego rejestru. Wybór formatu predefiniowanego bądź też zdefiniowanego przez użytkownika spowoduje pojawienie się formatki eksportu. Wynikiem eksportu jest plik tekstowy, który można wczytać do systemu konkretnego banku. Po zakończeniu operacji eksportu użytkownik otrzymuje log z informacją, które przelewy zostały wyeksportowane oraz jakie ewentualnie błędy miały miejsce.
Wymiana danych z bankami online
System Comarch ERP Optima obsługuje wymianę danych z bankiem (eksport i import przelewów) za pomocą automatycznej wymiany danych z bankami opartej o standard Comarch Data Connect 2.0.
Ten sposób wymiany danych umożliwia pobieranie wyciągów bankowych oraz historii operacji, a także eksport przelewów bezpośrednio z/do systemu bankowego, bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową oraz Comarch ERP Optima. Możliwe jest również pobieranie dla każdego wysłanego przelewu jego aktualnego statusu w banku (przelew może oczekiwać na realizację, zostać zrealizowany, odrzucony, anulowany itp.).
Informacja o stanie środków na rachunkach – ikona dostępna na wstążce i umożliwia pobranie informacji o stanie środków na rachunkach obsługiwanych za pomocą usługi sieciowej z listy rejestrów k/b, listy zapisów k/b oraz preliminarza płatności.
Automatyczna komunikacja z bankiem odbywa się przez wymianę komunikatów w formacie plików XML (standard ISO 20022) przy wykorzystaniu technologii web-services. Całość komunikacji jest zabezpieczona przez bezpieczny kanał HTTPS z wykorzystaniem dwustronnego SSL. Dzięki tym technologiom komunikacja pomiędzy Bankiem a klientem jest szyfrowana i nikt niepowołany nie ma dostępu do przesyłanych informacji. Dodatkowo dzięki dwustronnemu SSL Bank otrzymuje możliwość wstępnej weryfikacji klienta, a klient może zweryfikować, czy faktycznie podłączył się do serwera Banku.
Do zabezpieczenia wymiany informacji zastosowane zostały: certyfikat transportowy, który weryfikuje Klienta i pozwala zweryfikować jego prawo do danego rachunku (rachunków) oraz certyfikat autoryzacyjny (podpis elektroniczny), którym mogą być podpisywane wysyłane do banku przelewy. Gdy przelewy nie zostaną podpisane lub zostaną podpisane przez nieuprawnioną osobę – zlecenia będą oczekiwały w banku na akceptację uprawnionej osoby.
Na liście Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów dostępny jest format:
Alior Bank WebService do bezpośredniej wymiany danych z Alior Bankiem,
ING WebService do bezpośredniej wymiany danych ING Bank Śląski,
Citi Handlowy – API do bezpośredniej wymiany danych z bankiem Citi Handlowy,
Pekao WebService do bezpośredniej wymiany danych z bankiem Pekao,
BNP Paribas WebService do bezpośredniej wymiany z bankiem BNP Paribas
mBank WebService do bezpośredniej wymiany danych z mBankiem,
Millennium Webservice do bezpośredniej wymiany danych z Bankiem Millennium,
PKO BP WebService do bezpośredniej wymiany danych z bankiem PKO Bank Polski,
Santander WebService, do bezpośredniej wymiany danych z Santander Bank Polska.
W przypadku innych banków należy zweryfikować możliwość wymiany danych online kontaktując się z danym bankiem. Jeżeli bank wdrożył standard Comarch Data Connect 2.0, użytkownik może samodzielnie dodać format przelewu za pomocą którego będzie możliwa wymiana. Na formularzu formatu przelewu na zakładce [Ogólne] trzeba zaznaczyć parametr Bezpośrednia wymiana danych za pomocą usługi sieciowej oraz wpisać adres usługi sieciowej. Na formularzu nowododawanego formatu przelewu po zaznaczeniu opcji Bezpośrednia wymiana danych za pomocą usługi sieciowej widoczne będzie dodatkowe pole z możliwością wskazania jednej z opcji: Alior Bank, Bank Millennium, BNP Paribas, Citi Handlowy, ING, mBank, PeKaO, PKO BP, Santander lub Inny. Wybór ma znaczenie w przypadku identyfikowania statusów przelewów. Po wskazaniu opcji ING, status ACWC jest identyfikowany jako zlecenie anulowane. Zaznaczając Inny status ACWC jest rozpoznawany, jako zlecenie wprowadzone zmodyfikowane w systemie bankowym bądź do ręcznej modyfikacji. Wybór opcji ma również znaczenie przy wysyłaniu przelewów europejskich (SEPA) dla banków Pekao oraz BNP Paribas. Możliwość wskazania jednej z opcji dostępna jest wyłącznie dla formatów dodawanych przez użytkownika.
Do wymiany danych z bankami, za pomocą webserwisów wymagana jest instalacja komponentu Microsoft .NET Framework w wersji co najmniej 4.5.
Eksport za pomocą webserwisów
Możliwy jest eksport przelewów krajowych (w tym do Urzędu Skarbowego i ZUS) oraz przelewów walutowych (w tym przelewów europejskich SEPA).
Na formularzu banku w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych można wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Format ten będzie podpowiadał się, jako domyślny podczas eksportu i importu przelewów. Po wybraniu takiego formatu na formularzu banku pojawia się zakładka [Ustawienia usługi sieciowej]. Na zakładce tej użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji z bankiem.
W celu uzyskania informacji na temat bezpośredniej wymiany danych z bankiem, proszę skorzystać z linku do strony:
W przypadku przelewów walutowych istotne jest uzupełnienie pól: Opłatę ponosi, Osoba kontaktowa oraz Kontakt. W przypadku pola Opłatę ponosi jest możliwość wyboru trzech opcji: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Po równo. W przypadku niektórych rachunków opcja Zleceniobiorca może być zablokowana. Pokaże się wtedy odpowiedni komunikat przy próbie eksportu z wybraną tą opcją.
Eksport przelewów za pomocą webserwisów jest możliwy z poziomu preliminarza płatności dla wybranego konkretnego rejestru. Jeżeli wybrany rejestr ma na formularzu banku przypisany format automatyczną współpracę z bankiem, wtedy ikona Eksportuj polecenia przelewu ma rozwijalne menu z dwoma opcjami: Eksportuj przelewy oraz Aktualizuj stany przelewów . Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksport przelewów do pliku.
Okno eksportu przelewów do banku online
W Konfiguracji stanowiska/ Kasa/Bank/ Parametry znajdują się parametry usług webserwisów bankowych (domyślnie nie są one zaznaczone). Po zaznaczeniu parametru:
Zapisuj dane wymieniane z bankiem do plików XML – w pliku XML zapisywane będą dane wysyłane/importowane z banku.
Zapisuj szczegółowe logi z komunikacji z bankiem – w pliku tekstowym zapisywane będą informacje związane z komunikacją z bankiem. Informacje te mogą być pomocne przy ustalaniu przyczyny nieprawidłowej komunikacji z bankiem. Pliki zapisywane będą w katalogu z logami programu Comarch ERP Optima, w podkatalogu WebserwisyBankowe (%appdata%\Comarch\Opt!ma\Logs).
Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pokazuje się okno, na którym można ustawić wybrane opcje eksportu. Po ustawieniu parametrów, eksport uruchamiamy ikoną pioruna. Eksportowane są zarówno przelewy w PLN jak również w walucie obcej. Możliwy jest także eksport przelewów zbiorczych, jaki i możliwość podpisania przelewów za pomocą podpisu kwalifikowanego. Pojawia się okno z możliwością wyboru właściwego certyfikatu. Jeżeli okno z wyborem certyfikatu zostanie anulowane – przelewy zostaną wysłane i będą oczekiwały na akceptację po stronie banku. Nieco inaczej wygląda to w sytuacji, gdy przelewy eksportowane są do mBanku lub banku Citi Handlowy.
W przypadku komunikacji webservice z mBankiem okno do wskazania certyfikatu do podpisywania nie jest pokazywane przy eksporcie. Jest to związane z tym, że przelewy mogą być podpisywane przez kilka osób (kilkoma certyfikatami). Jeżeli przelewy mają być wysłane podpisane, należy je najpierw podpisać, a następnie wysłać. Dokładniejszy opis eksportu przy wymianie webservice z mBankiem zamieszczony jest w kolejnym podrozdziale Eksport przelewów do mBanku.
W przypadku komunikacji webservice z bankiem Citi Handlowy wysyłane są podpisane przelewy. Więcej informacji na temat eksportu przelewów do banku CITI Handlowy znajduje się w kolejnym podrozdziale Eksport przelewów do banku Citi Handlowy.
Przy eksporcie przelewów za pomocą webserwisów dla każdej płatności automatycznie nadawany jest unikalny Identyfikator operacji. Identyfikator jest zapisywany w pliku w tagu <EndToEndId>.
Przy zaznaczonej opcji Przelewy zbiorczo wg podmiotów wszystkie przelewy cząstkowe wchodzące w skład przelewu zbiorczego otrzymają taki sam identyfikator.
Identyfikator operacji może być wykorzystywany do automatycznego rozliczania przelewów przy imporcie. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w rozdziale Automatyczne rozliczanie przy imporcie przelewów.
W przypadku importu Alior Bank WebService automatyczne rozliczanie przelewów przy imporcie nie zadziała dla przelewów walutowych, US oraz ZUS. W przypadku tych przelewów nie jest zwracana sygnatura przelewów.
Przy zaznaczonej opcji Wysyłaj przelewy w jednym pliku przy eksporcie kilku przelewów tworzony jest jeden plik XML, w którym zapisane są wszystkie pojedyncze przelewy.W przypadku eksportu do PKO BP zawsze tworzony jest jeden plik (parametr nie jest widoczny na oknie eksportu).
Uwaga
Opcja Wysyłaj przelewy w jednym pliku jest niedostępna przy eksporcie przelewów do banku Citi Handlowy.
Jeżeli parametr nie jest zaznaczony, to każdy z przelewów zapisywany jest w osobnym pliku.
Przy eksporcie przelewów walutowych i SEPA do banku online (webservice), litery ze znakami diakrytycznymi wpisane w nazwie firmy/ danych adresowych firmy/ nazwie podmiotu/ danych adresowych podmiotu/ opisie do banku są zamieniane na ich odpowiedniki, np. ‘ü’ na ‘ue’, ‘д’ na ‘d’.
Jeżeli w nazwie podmiotu jest cudzysłów, to przy eksporcie przelewów za pomocą usługi sieciowej (webservice) znak ten nie jest zapisywany w pliku. Dodatkowo przy eksporcie przelewów zagranicznych i SEPA znaki & @ ’ # $ % ^ * \ / | również nie są eksportowane.
Przy eksporcie przelewów krajowych (PLN) litery ze znakami diakrytycznymi występujące w polach tekstowych (nazwa i adres firmy, nazwa i adres odbiorcy, opis do banku) zamieniane są na ich odpowiedniki, np. ‘ü’ na ‘ue’, ‘д’ na ‘d’. Wyjątkiem są litery polskiego alfabetu (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ż, ź) które nie są zamieniane.
W preliminarzu płatności, jeżeli wybrany zostanie rejestr, który obsługuje wymianę danych poprzez usługę sieciową wśród kolumn na liście dostępne są kolumny: Data wysłania do banku, Komunikat z banku, Data komunikatu z banku. W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie płatności do banku oraz przy każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku.
Opcja Aktualizuj stany przelewów sprawdza stan przelewów w banku oraz aktualizuje informacje na liście w preliminarzu płatności oraz na formularzu zdarzenia.
W celu skonfigurowania wymiana danych z bankiem mBank w systemie Comarch ERP Optima należy:
ustawić format wymiany danych – mBank Webservice,
podać informację o numerze identyfikacyjnym firmy (DIK),
określić typ logowania: certyfikat lub token mobilny (i jeżeli jest to certyfikat, to podpiąć certyfikat komunikacyjny),
dla przelewów walutowych wskazać kto ponosi opłaty związane z takimi przelewani.
Na formularzu banku na zakładce [2 Import / Eksport] wybieramy format wymiany danych mBank Webservice. Przechodzimy na zakładkę [3 Ustawienia usługi sieciowej] i wprowadzamy ustawienia dotyczące:
przelewów walutowych ,
podpinamy certyfikat do komunikacji z bankiem. Certyfikat ten powinien mieć aktualną datę ważności, posiadać informacje o obsługujących go kluczach prywatnych. Należy upewnić się czy certyfikat znajduje się we właściwym magazynie certyfikatów.
podajemy login (ID) Użytkownika w banku i typ logowania. Logowanie może odbywać się z wykorzystaniem certyfikatu lub tokena mobilnego. W przypadku tokena mobilnego potwierdzenie operacji wykonywane jest w aplikacji mobilnej zainstalowanej na telefonie.
Formularz banku – ustawienie logowania za pomocą tokena mobilnego
W przypadku przelewów walutowych istotne jest uzupełnienie pól:
Opłatę ponosi – mamy tutaj do wyboru trzy opcje: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Porówno.
Osoba kontaktowa – nasz przedstawiciel wybrany do kontaktu z bankiem.
Kontakt – numer telefonu, adres e-mail.
Na formularzu rejestru bankowego związanego z mBankiem należy uzupełnić informację o identyfikatorze firmy (DIK). Jest to unikalny identyfikator klienta banku w mBank CompanyNet. Brak tej informacji lub błędne dane uniemożliwi wymianę danych z bankiem (istotna jest wielkość liter) .
Rejestr bankowy – identyfikator firmy (DIK)
Eksport przelewów za pomocą webservice wykonujemy z poziomu preliminarza płatności. W preliminarzu płatności należy:
wybrać rejestr, który dotyczy mBank i ma ustalony format wymiany danych za pomocą usługi sieciowej (w naszym przypadku mBank WebService),
na liście powinny wyświetlać się tylko zdarzenia nierozliczone lub rozliczone częściowo.
Preliminarz płatności – parametry
Po spełnieniu tych warunków w preliminarzu płatności będzie dostępna ikona Eksportuj polecenia przelewu .
Wymiana danych z mBankiem pozwala na:
wysłanie przelewu, który oczekuje w banku na jego autoryzację (zatwierdzenie),
wysłanie podpisanego przelewu, który zostanie w banku przekazany do realizacji,
autoryzację (zatwierdzenie częściowe/finalne) wysłanych wcześniej przelewów.
W mBanku możliwa jest wieloosobowa autoryzacja transakcji. Dzięki tej usłudze istnieje możliwość autoryzacji przelewów przez więcej niż 1 osobę (w banku można ustalać limity do autoryzacji samodzielnej i dwuosobowej oraz nadać uprawnienia do wykonywania zleceń bez ich autoryzacji).
W Comarch ERP Optima na zdarzeniu w preliminarzu płatności możemy:
podpisaćprzelew – podpisujemy przelewy o stanie Do realizacji, które nie zostały wysłane do banku. Jeśli wymagają tego ustalenia z bankiem przelew może być podpisany przez kilka osób. Na liście wyświetlamy informacje o tym kto, kiedy i jakim certyfikatem podpisał dany przelew. Podpisanego przelewu nie możemy już modyfikować. Każdazmiana częściowe rozliczenie czy zmiana dat uniemożliwi jego wysłanie. Konieczne będzie usunięcie istniejącego podpisu/podpisów i ponowne podpisanie przelewu. Wysłanie podpisanego przelewu spowoduje, że w banku zostanie on skierowany do weryfikacji a później do realizacji.
Formularz zdarzenia – Podpisy
autoryzować przelew – przelewy możemy autoryzować na stronie banku lub bezpośrednio w Comarch ERP Optima. W Comarch ERP Optima autoryzacji może dokonać tylko ten operator, który korzysta z tokena mobilnego. Autoryzacja (zatwierdzanie) dotyczy przelewu, który został wysłany do banku. W systemie mamy zarówno możliwość autoryzacji częściowej, jak i finalnej (pełnej). Przed autoryzacją przelewu zalecamy uruchomienie na telefonie aplikacji bankowej, gdyż pojawi się w niej wiadomość prezentująca szczegóły zatwierdzanej dyspozycji (data przelewu, kwota). Ostateczna akceptacja lub odrzucenie dyspozycji wykonywane są za pomocą przycisku na telefonie. Na formularzu przelewu zapisujemy historię autoryzacji, która została wykonana z poziomu Comarch ERP Optima.
Formularz zdarzenia – Historia autoryzacji
Podpisanie i autoryzacja pojedynczego przelewu możliwe są z poziomu formularza płatności. Operacje te można też wykonać seryjnie dla zaznaczonych zdarzeń. W tym celu będąc w Preliminarzu płatności należy wybrać strzałkę obok przycisku . Pojawi się dodatkowe menu :
Podpisz przelewy – podpisujemy zaznaczone zdarzenia o stanie Do realizacji.
Eksportuj przelewy – wysyłamy do banku zaznaczone przelewy. Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pojawi się okno Eksportuj przelewy do pliku na którym określamy parametry eksportu. Format wymiany przepisuje się z formularza banku, format wymiany dla MPP nie podlega edycji i jest taki sam jak format wymiany.
Data przelewu – jako data przelewu zawsze wstawiana jest data realizacji przelewu.
Przelewy zbiorczo wg podmiotów – po zaznaczeniu tej opcji przelewy które nie zostały podpisane zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty i wysyłane jako jeden, zbiorczy przelew. Podpisane przelewy zawsze wysyłane są pojedynczo, nie są grupowane. Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu).
Eksportuj wszystkie linie opisu do banku – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów.
Dziel przelewy wg długości opisu – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Spowoduje on, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelew wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych. Parametr ten nie ma wpływu na przelewy zbiorcze MPP
Wysyłaj przelewy w jednym pliku – zaznaczenie tego parametru powoduje, że wysyłając kilka przelewów tworzymy jeden plik xml, w którym zapisujemy wszystkie pojedyncze przelewy. Jeśli parametr nie jest zaznaczony to każdy z tych przelewów zapisywany jest w osobnym pliku.
Eksport uruchamiamy ikoną pioruna. Eksportowane są zarówno przelewy w PLN jak również w walucie obcej.
Jeżeli w preliminarzu płatności wybierzemy rejestr, który obsługuje wymianę danych z bankiem online wśród kolumn na liście dostępne są kolumny:
Data wysłania do banku,
Komunikat z banku,
Data komunikatu z banku.
W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie przelewów online oraz przy każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku.
Autoryzuj przelewy częściowo – operacja dostępna jest dla Użytkownika, który korzysta z tokena mobilnego i dotyczy przelewów wysłanych do banku. W sytuacji, gdy przelewy zostały wysłane w jednym pliku autoryzacja dotyczy wszystkich przelewów wchodzących w skład tego pliku (paczki). W banku przelewy będą miały status zautoryzowane częściowo i będą czekały na ostateczne zatwierdzenie.
Autoryzuj przelewy finalnie – operacja dostępna jest dla Użytkownika, który korzysta z tokena mobilnego i wykonywana jest dla przelewów wysłanych do banku. W sytuacji, gdy przelewy zostały wysłane w jednym pliku autoryzacja dotyczy wszystkich przelewów wchodzących w skład tego pliku (paczki). W banku przelewy zostaną skierowane do realizacji.
Aktualizuj stany przelewów – sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku.
Eksport przelewów do banku Citi Handlowy
Wymiana danych z bankiem Citi Handlowy dostępna jest w systemie Comarch ERP Optima od wersji 2020.6.1.
W systemie Comarch ERP Optima na formularzu banku z którego wysyłane będą przelewy należy:
uzupełnić informację o kodzie SWIFT
ustawić format wymiany danych
podpiąć certyfikaty i uzupełnić Client ID i Client secret
Na formularzu banku na zakładce [1. Ogólne] należy sprawdzić czy uzupełniono pole kod SWIFT. Podane kodu SWIFT jest wymagane w przypadku wykonywania przelewów z rachunku w banku Citi Handlowy. Aby prawidłowo sparametryzować kod SWIFT prosimy o kontakt z bankiem Citi Handlowy.
Na zakładce [2 Import/Eksport] formularza banku w polach:
Format eksportu dla przelewów zwykłych
Format importu wyciągów bankowych
wybieramy właściwy dla banku format obsługujący wymianę za pomocą webservice. W naszym przypadku dla banku Citi Handlowy dostępny jest format Citi Handlowy – API (standardowy). Wybrany przez nas format będzie później podpowiadany jako domyślny format podczas eksportu i importu przelewów.
Formularz banku, zakładka [2 Import/Eksport]Po wybraniu formatu Citi Handlowy – API (standardowy) na formularzu banku pojawia się dodatkowa zakładka [3 Ustawienia usługi sieciowej].
Na zakładce tej wprowadzamy ustawienia dotyczące:
przelewów walutowych – uzupełniamy informację, kto ponosi opłatę za przelewy walutowe,
podpinamy certyfikaty do komunikacji z bankiem. Certyfikaty powinny mieć aktualną datę ważności, posiadać informacjeo obsługujących je kluczach prywatnych. Należy upewnić się czy certyfikat znajduje się we właściwym magazynie certyfikatów.
Formularz banku, zakładka [3 Ustawienia usługi sieciowej]Do poprawnej komunikacji z bankiem Citi Handlowy potrzebne jest wskazanie na formularzu banku czterech certyfikatów. Są to:
Client Signing and Encryption Certificate – certyfikat zakupiony przez Użytkownika i zainstalowany w systemie.
Citi Encryption Certificate – certyfikat dostarczany przez bank.
Citi Signing Certificate – certyfikat dostarczany przez bank.
Client SSL Certificate – certyfikat zakupiony przez Użytkownika i zainstalowany w systemie.
Dany rodzaj certyfikatu może pojawić się na liście certyfikatów dla banku Citi Handlowy tylko raz. Po wciśnięciu przycisku <Insert> lub pojawi się okno do wskazania danego certyfikatu. W nazwie okna wyświetlana jest informacja o aktualnie dodawanym certyfikacie.
Certyfikaty można też dodawać w dowolnej kolejności poprzez jego wybór z menu kontekstowego, które dostępne jest po wciśnięciu strzałki obok plusa .
W sytuacji, gdy dla Citi Encryption Certificate lub Citi Signing Certificate wskażemy inny plik niż *.pem pojawi się komunikat błędu: Wskazano niepoprawny plik z certyfikatem.
Certyfikat ten nie pojawi się na liście certyfikatów dla banku Citi Handlowy. Użytkownik powinien wskazać poprawny plik, który otrzymał z banku.
Uzupełniamy Client ID i Client secret. Informacje te dostarczane są przez bank Citi Handlowy.
Eksport przelewów wykonujemy z poziomu preliminarza płatności. W preliminarzu płatności należy:
wybrać rejestr, który dotyczy banku Citi Handlowy i ma ustalony format wymiany danych za pomocą webservice (w naszym przypadku Citi handlowy – API),
na liście powinny wyświetlać się tylko zdarzenia nierozliczone lub rozliczone częściowo.
Preliminarz płatności – parametry
Po spełnieniu tych warunków w preliminarzu płatności będzie dostępna ikona Eksportuj polecenia przelewu. Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksport przelewów do pliku, na którym określamy dodatkowe opcje eksportu. Data przelewu – do wyboru mamy cztery opcje: dzisiejsza, termin płatności, data realizacji, inna (samodzielnie ustalona). Przelewy zbiorczo wg podmiotów – po zaznaczeniu tej opcji przelewy zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty i wysyłane jako jeden, zbiorczy przelew. Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu). Eksportuj wszystkie linie opisu do banku – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów. Dziel przelewy wg długości opisu – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Spowoduje on, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelew wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych.
Eksport uruchamiamy ikoną pioruna .
Eksportowane są zarówno przelewy w PLN, jak również w walucie obcej.
Wysyłamy podpisane przelewy. Skutkuje to tym, że przelewy te są automatycznie realizowane przez bank.
Jeżeli w preliminarzu płatności wybierzemy rejestr, który obsługuje wymianę danych z bankiem online, na liście dostępne są kolumny:
Data wysłania do banku
Komunikat z banku
Data komunikatu z banku
W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie przelewów online oraz przy każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku.
Sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku Citi Handlowy wykonujemy korzystając z opcji Aktualizuj stany przelewów. Jest ona dostępna po wciśnięciu strzałki obok przycisku
Eksport przelewów europejskich SEPA
Przy automatycznej komunikacji z bankiem możliwy jest również eksport do banku przelewów europejskich (SEPA). Na formularzu rejestru bankowego w EURO obsługującego wymianę danych za pomocą webservice dostępny jest parametr Przelewy SEPA.
Jeżeli na formularzu rejestru w walucie EUR parametr zostanie zaznaczony wówczas będzie on również automatycznie zaznaczany na wszystkich zdarzeniach rozchodowych dodawanych do tego rejestru (zarówno zdarzeniach generowanych do dokumentów, jak również ręcznie wprowadzanych do preliminarza płatności). Jeżeli parametr na formularzu rejestru będzie odznaczony, wówczas również na zdarzeniach w preliminarzu będzie domyślnie odznaczony, z możliwością ręcznego zaznaczenia.
Na zdarzeniach rozchodowych z walutą rozliczenia EURO, wprowadzonych do rejestru w PLN obsługującego wymianę danych za pomocą webservice, parametr Przelew SEPA jest widoczny, ale domyślnie niezaznaczony (z możliwością ręcznego zaznaczenia).
Parametr Przelew SEPA można również zaznaczyć na zdarzeniach seryjnie poprzez wybór opcji Oznacz jako przelew SEPA dostępnej w preliminarzu płatności pod ikoną operacji seryjnych i w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Parametr można zaznaczyć tylko na zdarzeniach o Stanie: Bufor i Do realizacji.
W przypadku eksportu przelewów z zaznaczonym Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów osobno są sumowane przelewy z zaznaczonym parametrem Przelew SEPA, a osobno przelewy bez zaznaczonego parametru.
W związku z rozpoczęciem obowiązywania Rozporządzenia 260/2012 Parlamentu Europejskiego i Rady UE ustanawiającego wymogi techniczne i handlowe w odniesieniu do poleceń przelewu i poleceń zapłaty w euro oraz zmieniające rozporządzenie (WE) nr 924/2009 (tzw. Rozporządzenie SEPA), które wprowadza pewne zmiany w strukturze plików SEPA, na płatnościach i zapisach bankowych umożliwiono uzupełnienie dodatkowych informacji.
Na zdarzeniach rozchodowych z zaznaczonym parametrem Przelew SEPA pojawia się kolejna zakładka [Dodatkowe SEPA], na której można wpisać informacje, które będą wysyłane do banku. Pola są do ręcznego uzupełnienia przez użytkownika i nie są obowiązkowe.
Na zakładce [Dodatkowe SEPA] dostępne są 4 sekcje: Zleceniodawca, Pierwotnyzleceniodawca, Kontrahent i Finalnyodbiorca. Dla Pierwotnego zleceniodawcy, Kontrahenta i Finalnego odbiorcy do wyboru jest opcja Osobaprawna i Osoba fizyczna. Dla Zleceniodawcy jest tylko osoba prawna. W przypadku osoby prawnej do uzupełnienia są następujące pola: BIC/BEI lub Identyfikator, Typ, Wystawca. W przypadku osoby fizycznej do uzupełnienia są: Data urodzenia, Kraj (kod kraju, np. PL), Województwo i Miasto lub Identyfikator, Typ i Wystawca.
Część danych jest automatycznie uzupełniania z karty podmiotu. Jeżeli na płatności wybrany będzie bank, urząd lub kontrahent (który na karcie ma zaznaczony status Podmiot gospodarczy), po zaznaczeniu na zakładce [Dodatkowe SEPA] opcji Kontrahent domyślnie zaznaczona jest Osoba prawna. Jeżeli na płatności wybrany będzie pracownik, wspólnik lub kontrahent (który na karcie ma zaznaczony status Osoba fizyczna), po zaznaczeniu na zakładce [Dodatkowe SEPA] opcji Kontrahent domyślnie zaznaczona jest Osoba fizyczna i pola Województwo, Kraj, Miasto i Data urodzenia są uzupełniane danymi z karty podmiotu.
Polskie znaki (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż) wpisane w nazwie lub w danych adresowych, do banku są eksportowane odpowiednio jako: a, c, e, l, n, o, s, z, z.
Na płatnościach o stanie wysłane lub zrealizowane pola na zakładce [Dodatkowe SEPA] są wyszarzane.
Zakładka [Dodatkowe SEPA] widoczna jest również na zapisach bankowych automatycznie zaimportowanych z banku poprzez webservice do rejestru, który ma zaznaczony parametr Przelewy SEPA. Zakładka widoczna jest tylko na przelewach, które w systemie bankowym miały uzupełnione Dodatkowe informacje SEPA.
Opis do banku
Podczas eksportu w pliku można umieścić Opis dla polecenia przelewu. Pole na opis jest dostępne z poziomu zakładki [Dodatkowe] na formularzu zdarzenia (Preliminarz płatności). Treść tego opisu można wpisać bezpośrednio na zdarzenie lub powiązać z kategorią skojarzoną ze zdarzeniem.
Na formularzu kategorii znajdują się pola Opis do banku, w które można wpisać definicje dla opisu do banku. Podczas definiowania opisu można posłużyć się makrami w oparciu, o które podstawiane są informacje z dokumentu.
Makra, które mogą być wykorzystywane podczas tworzenia opisu do banku na poleceniu przelewu to:
@DOC – w pole Opis do banku wstawiany będzie numer obcy dokumentu. Jeśli dokument nie posiada numeru obcego w pole wstawiany będzie numer własny (nadany w programie)
@DATA – data dokumentu
@MC – miesiąc pobierany z daty dokumentu
@ROK – rok z daty dokumentu
@PD –poprzedni dzień (przed datą dokumentu)
@BD –data dokumentu (równoważny z @DATA)
@ND – następny dzień (po dacie dokumentu)
@PM – poprzedni miesiąc (w stosunku do daty wystawienia dokumentu)
@BM – bieżący miesiąc
@NM – następny miesiąc
@PK – poprzedni kwartał (w stosunku do daty wystawienia dokumentu)
@BK – bieżący kwartał
@NK – następny kwartał
@PR – poprzedni rok (w stosunku do daty wystawienia dokumentu)
@BR – bieżący rok
@NR – następny rok (równoważny z @ROK)
@OPISLP – pobiera opis z nagłówka listy z pola OPIS
@PodmiotId – przenosi Id podmiotu
@PodmiotTyp – przenosi typ podmiotu np: kontrahent, bank…
@ZdarzenieId – przenosi id zdarzenia, tylko w przypadku zmiany kategorii na zapisanym wcześniej zdarzeniu.
@PodmiotKod – przenosi kod podmiotu z pola domyślny płatnik
@KategoriaOpis – pobiera opis z kategorii, która na płatność przenosi się z nagłówka dokumentu
@PodmiotNazwa1 – pobiera pierwszą linię nazwy podmiotu, a w przypadku pracownika nazwisko
@PodmiotNazwa2 – pobiera drugą linię nazwy podmiotu, a w przypadku pracownika imię
@PodmiotNazwa3 – pobiera trzecią linię nazwy podmiotu
@DokumentyRozliczające – pobiera numery dokumentów z którymi dana płatność została rozliczona (Poszczególne numery oddzielane są spacjami. Jeżeli makro będzie wpisane na kategorii w kilku liniach opisu do banku, wówczas na płatności w kolejnych liniach opisu do banku będą widoczne kolejne numery dokumentów rozliczających.)
Opis pojawi się automatycznie w polu Opis do banku, jeśli na zdarzeniu wybrana zostanie kategoria, dla której zdefiniowano zawartość pola Opis do banku.
W Konfiguracji firmy /Kasa/Bank /Parametry dostępny jest także parametr Domyślny początek opisu do banku dla przelewów zwykłych.
Zaznaczenie parametru spowoduje, że wpisany w konfiguracji opis będzie przenoszony dla nowotworzonych płatności na zdarzenie w preliminarzu do pierwszej linii „Opis do Banku” dla przelewów zwykłych.
Jeżeli parametr nie będzie zaznaczony opis zostanie pobrany z makr na kategorii bądź też w przypadku braku kategorii podpowiadać się będzie domyślnie: „Zapłata za” lub „Wynagrodzenie za”.
Eksportując przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów, powtarzająca się fraza np. „Zapłata za” do pliku przenosić się będzie tylko na początku, a po niej będą pojawiać się numery kolejnych dokumentów.
Elektroniczna wymiana danych z bankiem – import
System Comarch ERP Optima umożliwia również import przelewów z aplikacji bankowej. Mechanizm budowania formatów eksportu opisany powyżej można wykorzystać do budowania formatu służącego do importu zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank. Dostępny jest również import za pomocą formatów predefiniowanych z płaskich plików tekstowych oraz import przelewów z pliku w formacie MT-940 (*.STA).
Import z pliku MT-940
Import dla plików w formacie MT-940 można wykonać z poziomu menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe/ dla wybranego otwartego raportu. Z listy rozwijanej należy wybrać format wymiany MT-940 oraz plik z rozszerzeniem *.STA. Wyciąg w formacie SWIFT MT-940 może zawierać dane dotyczące wielu rachunków, jednak jest on importowany do raportu dotyczącego jednego rejestru, czyli jednego rachunku bankowego. W związku z tym istnieje możliwość zaznaczenia parametru Dodawaj zapisy dotyczące innych rachunków. Jeżeli parametr zostanie zaznaczony przed importem, zostaną wczytane wszystkie przelewy znajdujące się w importowanym pliku. Jeżeli parametr będzie odznaczony – zaimportowane zostaną tylko przelewy powiązane z rachunkiem dotyczącym rejestru, do którego importowane są dane. Jest również możliwość określenia strony kodowej – wybór spośród następujących możliwości: Windows (1250), Latin II, Mazovia, ISO 8859-2 oraz UTF-8. Dla większości formatów właściwym ustawieniem jest Latin II. Identyfikacja podmiotu odbywa się na podstawie numeru rachunku bankowego, jeżeli taka informacja jest w pliku. W przypadku, kiedy numer rachunku bankowego jest niepoprawny, podczas importu pojawia się ostrzeżenie o błędnym numerze rachunku i na zapisie numer rachunku bankowego zostawiany jest pusty. Jeżeli z pliku nie uda się odczytać nazwy podmiotu, jest ona przepisywana z karty kontrahenta.
Uwaga
W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry dostępny jest parametr Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta. Podczas importu przelewów z pliku gdy kontrahent nie zostanie zidentyfikowany to na zapisie kasowym/bankowym podstawi się jako nieokreślony, natomiast rachunek bankowy może zostać przepisany z wyciągu. Przy zaznaczonym parametrze Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta przy edycji zaimportowanego zapisu i zmianie kontrahenta z nieokreślonego na innego pojawi się pytanie: Na karcie kontrahenta nie ma takiego numeru rachunku bankowego. Czy dodać numer rachunku na kartę kontrahenta? Akceptacja spowoduje, że na kartę wybranego kontrahenta zostanie dodany rachunek bankowy zaimportowany z wyciągu. Wszelkie modyfikacje później w obrębie rachunku nie będą już miały odzwierciedlenia w numerze. Jeżeli parametr w konfiguracji nie będzie zaznaczony po zmianie kontrahenta komunikat się nie pojawi i numer rachunku nie będzie dopisywany do karty kontrahenta.
Uwaga
Numer rachunku nie zostanie przepisany na kartę kontrahenta w przypadku gdy jest to kontrahent unijny który nie posiada uzupełnionego prefiksu kraju. Dla transakcji unijnych wymagane jest uzupełnienie prefiksu kraju na karcie kontrahenta.
W przypadku importu wyciągów walutowych importowanych do rejestru, który obsługuje Magazyn walut, jeżeli w magazynie jest niewystarczająca ilość środków do rozliczenia, przy imporcie pokaże się komunikat o braku środków i dokument zapisze się z zaznaczonym parametrem Magazyn walut. Oznacza to, że taki zapis wpływa na magazyn walut, jednakże nie zostanie rozliczony w magazynie walut, ani on, ani żaden zapis występujący po nim. Zapisy można będzie rozliczyć dopiero, gdy do rejestru wpłyną odpowiednie środki.
Definiowanie formatu importu
Definiowanie formatów importu przelewów z aplikacji bankowych jest dostępne w menu Ogólne /Inne /Formaty przelewów i przebiega w taki sam sposób jak definiowanie formatów eksportu.
Przy imporcie odczytywane są następujące pola:
Akronim podmiotu,
Data dokumentu,
Kierunek przepływu,
Kwota płatności,
Nazwa podmiotu 1,
Nazwa podmiotu 2,
Nazwa podmiotu 3,
Numer dokumentu,
Numer rachunku podmiotu,
Numer rozliczeniowy banku podmiotu,
Opis do banku (pierwsza linijka),
Opis do banku (druga linijka),
Opis do banku (trzecia linijka),
Opis do banku (czwarta linijka),
Opis księgowy,
Pełny numer rachunku podmiotu,
Suma kontrolna – rachunek podmiotu,
Suma kontrolna – rachunek własny.
Identyfikator operacji
Ponadto pola Data dokumentu oraz Kwota płatności są polami wymaganymi.
Warunki wymagane do prawidłowego zdefiniowania formatu importu
W momencie uruchomienia importu przelewów zostanie sprawdzona struktura formatu, zdefiniowany format musi zawierać przynajmniej pola Kwota płatności oraz Data dokumentu.
Jeżeli w formacie występują pola łączone, to, aby zostały odczytane przy imporcie, muszą zostać połączone znakiem podziału wiersza bądź też format musi posiadać stałą szerokość pól.
Gdy zdefiniowany przez użytkownika format ma zmienną szerokość pól, dodatkowo musi posiadać: separator pól, separator wierszy oraz ograniczniki tekstu.
Jeżeli format ma pozycje zdefiniowane, jako liczba, chociaż jest w nich tekst, a format nie zawiera separatorów tekstu, jako liczba formatowane jest tylko pole Kwota płatności. Pozostałe pola formatowane są, jako: tekst, czyli znaki takie jak: spacja, kropka, przecinek nie są usuwane.
Jeżeli, w polach w pliku z banku nie ma ogranicznika tekstu wówczas, jako typ pola w formacie przelewów należy wybrać liczba, a nie tekst.
Format nie może zawierać stopki.
Jeżeli struktura pliku nie spełnia warunków, zostanie wyświetlony komunikat z błędem.
Import przelewów z pliku
Import zapisów kasowych/bankowych dostępny jest w menu Kasa/Bank /Zapisy kasowe/bankowe /Ikona importu jest aktywna po wybraniu przez użytkownika otwartego raportu. Uruchomienie importu za pomocą ikony Importuj polecenie przelewu powoduje otwarcie okna Import przelewów z pliku, które zawiera następujące informacje:
Listę formatów wymiany
Plik źródłowy – pole pokazuje ścieżkę dostępu do pliku, z którego wykonywany jest import
Definicja KP – symbol numeracji dla dokumentów typu przychód
Definicja KW – symbol numeracji dla dokumentów typu rozchód
Zakres dat – po jego zaznaczeniu, z pliku wczytywane są tylko te zapisy, które należą do wskazanego zakresu dat
Wybierz sposób automatycznego rozliczania przelewów – automatyczne rozliczenia przelewów nastąpi według wybranego z listy sposobu
Dodawaj zapisy dotyczące innych rachunków – po jego zaznaczeniu, będą importowane zapisy również dotyczące innych rachunków bankowych
Po wybraniu przycisku Dalej zapisy z pliku zostaną wczytane do tabeli
Wybranie przycisku Zapisz spowoduje przeniesienie zapisów z tabeli tymczasowej do raportu kasowego/bankowego
Tabela tymczasowa, w której znajdują się zapisy wczytane z pliku. Pozycje znajdujące się w tabeli nie podlegają edycji
Import przelewów z pliku
Po wczytaniu pliku, tabela tymczasowa wypełniana jest informacjami odczytanymi z pliku. Pozycje znajdujące się w tabeli nie podlegają edycji. Jeżeli w kolumnie Nazwa pojawi się akronim kontrahenta nie oznacza to, że kontrahent został zidentyfikowany w bazie danych tylko, że w formacie importu jest pole Nazwa podmiotu i dla danego zapisu jest ono wypełnione w pliku.
Przeniesienie zapisów z tabeli tymczasowej do raportu zakończone jest standardowym logiem, który szczegółowo przedstawia, które zapisy zostały zaimportowane, a które nie i z jakiego powodu.
Uwagi:
Jeżeli w formacie znajduje się Numer dokumentu, zostanie on przeniesiony na Zapis kasowy/bankowy do pola Numer obcy.
Jeżeli numer obcy w pliku ma więcej niż 30 znaków zostanie ucięty, a w całości zostanie dodany do pola Opis, razem z ewentualnym opisem z innych pól w pliku. Taka sytuacja może wystąpić zwłaszcza wtedy, gdy przelew dotyczył zapłaty za kilka faktur.
Jeżeli w formacie importu są pola związane z nazwą podmiotu, to nazwa podmiotu zostanie przeniesiona na zapis kasowy/bankowy z pliku. W przypadku, kiedy nie ma takich pól, to nazwa zostanie pobrana z karty podmiotu (pod warunkiem, że podmiot zostanie zidentyfikowany). Jeśli podmiot nie będzie rozpoznany wówczas na zapis kasowy/ bankowy będzie podstawiony kontrahent Nieokreślony.
Identyfikacja podmiotu odbywa się w pierwszej kolejności po Akronimie podmiotu oraz w drugiej kolejności po numerze rachunku bankowego.
Dla pól Pełny numer rachunku, Numer rachunku podmiotu, Numer rozliczeniowy banku podmiotu, jeżeli zadeklarowano określoną szerokość pól np. 26 znaków, pobierane jest ostatnie 26 znaków z tego pola. Tak otrzymany numer jest następnie brany pod uwagę przy identyfikacji podmiotu i przepisywany na zapis kasowy/bankowy.
Rozpoznawanie przelewów dla których zastosowano metodę podzielonej płatności odbywa się poprzez rozpoznanie ciągu znaków /VAT/ (…) /IDC/ (…) /INV/. Oznacza on, że jest to przelew MPP. Jeżeli w importowanym pliku będą dwa przelewy z identycznym opisem o takiej strukturze, to ten na mniejszą kwotę zostanie oznaczony jako Kwota VAT. W przypadku, gdy oba przelewy będą miały taki sam opis i taką samą kwotę – żaden z nich nie będzie miał zaznaczonego parametru Kwota VAT.
Po imporcie wyciągu do rejestru oznaczonego jako Rachunek VAT dla MPP wszystkie zapisy mają zaznaczone parametry: MPP- podzielona płatność i Kwota podatku.
Na przelewach oznaczanych jako Kwota VAT domyślnie jest ustawiany Status: Nie podlega rozliczeniu.
Uwaga
W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry dostępny jest parametr Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta. Podczas importu przelewów z pliku gdy kontrahent nie zostanie zidentyfikowany to na zapisie kasowym/bankowym podstawi się jako nieokreślony, natomiast rachunek bankowy może zostać przepisany z wyciągu. Przy zaznaczonym parametrze Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta przy edycji zaimportowanego zapisu i zmianie kontrahenta z nieokreślonego na innego pojawi się pytanie: Na karcie kontrahenta nie ma takiego numeru rachunku bankowego. Czy dodać numer rachunku na kartę kontrahenta? Akceptacja spowoduje, że na kartę wybranego kontrahenta zostanie dodany rachunek bankowy zaimportowany z wyciągu. Wszelkie modyfikacje później w obrębie rachunku nie będą już miały odzwierciedlenia w numerze. Jeżeli parametr w konfiguracji nie będzie zaznaczony po zmianie kontrahenta komunikat się nie pojawi i numer rachunku nie będzie dopisywany do karty kontrahenta.
Uwaga
Numer rachunku nie zostanie przepisany na kartę kontrahenta w przypadku gdy jest to kontrahent unijny który nie posiada uzupełnionego prefiksu kraju. Dla transakcji unijnych wymagane jest uzupełnienie prefiksu kraju na karcie kontrahenta.
W przypadku importu wyciągów walutowych importowanych do rejestru, który obsługuje Magazyn walut, jeżeli w magazynie jest niewystarczająca ilość środków do rozliczenia, przy imporcie pokaże się komunikat o braku środków i dokument zapisze się z zaznaczonym parametrem Magazyn walut. Oznacza to, że taki zapis wpływa na magazyn walut, jednakże nie zostanie rozliczony w magazynie walut, ani on, ani żaden zapis występujący po nim. Zapisy można będzie rozliczyć dopiero, gdy do rejestru wpłyną odpowiednie środki.
Import – wymiana danych z bankiem on-line
W systemie jest również dostępny automatyczny import danych z banku. Jest możliwość importu wyciągów bankowych bądź historii operacji, jeżeli za dany okres nie jest jeszcze dostępny wyciąg bankowy.Z Banku Millennium, PKO BP zawsze importujemy historię operacji, z Citi Handlowy i mBanku importowane są wyciągi, z banku Santander importujemy wyciągi i historię.
Zalecamy, aby okres raportów kasowych/bankowych w systemie Comarch ERP Optima był taki sam jak okres raportów w systemie bankowym.
Jeżeli okres raportu się nie pokrywa to przy imporcie pojawi się odpowiedni komunikat wraz z pytaniem czy wykonać import historii operacji. Jeżeli wykonany został import historii operacji i następnie potem wykonywany jest ponowny import historii bądź import wyciągu wtedy importowane są tylko te przelewy, które nie zostały jeszcze zaimportowane. Duplikaty są odrzucane. Duplikaty są rozpoznawane po numerze referencyjnym zwracanym przez bank.
Nieco inaczej wygląda to w przypadku importu historii/wyciągu za pomocą usługi sieciowej (webservice) w BNP Paribas, Citi Handlowy, Banku Millennium i mBanku. Duplikaty są sprawdzane nie po numerze referencyjnym, a wg następujących kryteriów:
data księgowania,
numer rachunku podmiotu,
kwota,
opis przelewu.
W przypadku importu historii na rachunek prowadzony w PKO BP duplikaty są rozpoznawane po:
dacie operacji,
numerze rachunku podmiotu,
kwocie,
opisie przelewu.
Podczas importu sprawdzany jest stan początkowy raportu i porównywany ze stanem początkowym wyciągu bankowego. Jeżeli stany będą niezgodne w logu pokaże się odpowiednie ostrzeżenie. Po zakończeniu importu aktualizowany jest stan końcowy raportu i porównywany ze stanem końcowym w wyciągu. W przypadku braku zgodności również pokazywane jest odpowiednie ostrzeżenie.
Przy automatycznej komunikacji z bankiem sposób rozpoznawania czy dla zaimportowanego przelewu została zastosowana metoda MPP jest analogiczna jak w przypadku importu przelewów z pliku. Zostało to opisane w rozdziale powyżej (Import przelewów z pliku)
Uwaga
W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry dostępny jest parametr Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta. Podczas importu przelewów z pliku gdy kontrahent nie zostanie zidentyfikowany to na zapisie kasowym/bankowym podstawi się jako nieokreślony, natomiast rachunek bankowy może zostać przepisany z wyciągu. Przy zaznaczonym parametrze Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta przy edycji zaimportowanego zapisu i zmianie kontrahenta z nieokreślonego na innego pojawi się pytanie: Na karcie kontrahenta nie ma takiego numeru rachunku bankowego. Czy dodać numer rachunku na kartę kontrahenta? Akceptacja spowoduje, że na kartę wybranego kontrahenta zostanie dodany rachunek bankowy zaimportowany z wyciągu. Wszelkie modyfikacje później w obrębie rachunku nie będą już miały odzwierciedlenia w numerze. Jeżeli parametr w konfiguracji nie będzie zaznaczony po zmianie kontrahenta komunikat się nie pojawi i numer rachunku nie będzie dopisywany do karty kontrahenta.
Uwaga
Numer rachunku nie zostanie przepisany na kartę kontrahenta w przypadku gdy jest to kontrahent unijny który nie posiada uzupełnionego prefiksu kraju. Dla transakcji unijnych wymagane jest uzupełnienie prefiksu kraju na karcie kontrahenta.
Na liście raportów kasowych/bankowych dla rejestru, który obsługuje import przelewów poprzez usługę sieciową, wśród kolumn na liście jest kolumna Wyciąg z banku, w której zapisywana jest informacja, czy wyciąg bankowy został pobrany. W sytuacji kiedy najpierw importowana była historia, a następnie wyciąg i żaden z zapisów wyciągu nie został zaimportowany ze względu na duplikację to status raportu w kolumnie Wyciąg z banku zmienia się na Pobrano.
W przypadku importu wyciągów walutowych importowanych do rejestru, który obsługuje Magazyn walut, jeżeli w magazynie jest niewystarczająca ilość środków do rozliczenia, przy imporcie pokaże się komunikat o braku środków i dokument zapisze się z zaznaczonym parametrem Magazyn walut. Oznacza to, że taki zapis wpływa na magazyn walut, jednakże nie zostanie rozliczony w magazynie walut, ani on, ani żaden zapis występujący po nim. Zapisy można będzie rozliczyć dopiero, gdy do rejestru wpłyną odpowiednie środki.
Eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej jest opisany w pkt. Eksport za pomocą usługi sieciowej.
Import przelewów europejskich SEPA
Na zapisach bankowych zaimportowanych do programu dzięki automatycznej wymianie danych z bankiem (webservice) do rejestru, który ma zaznaczony parametr Przelewy SEPA widoczna jest dodatkowa zakładka [Dodatkowe SEPA]. Zakładka widoczna jest tylko na przelewach, które w systemie bankowym miały uzupełnione Dodatkowe informacje SEPA.
Eksport przelewów europejskich SEPA za pomocą usługi sieciowej jest opisany w pkt. Eksport przelewów europejskich SEPA.
Automatyczne rozliczanie przy imporcie przelewów
Automatycznie rozliczanie jest możliwe zarówno podczas importu zapisów w PLN, jak i importu do rejestrów walutowych (w tym do rejestrów obsługujących magazyn walut). W sytuacji kiedy kurs waluty na rozliczanej płatności będzie różny od kursu na zaimportowanym zapisie bankowym, automatycznie zostanie wygenerowana różnica kursowa.
Funkcjonalność automatycznego rozliczania podczas importu działa zarówno przy imporcie zdefiniowanymi formatami przelewów, jak i formatami MT-940 oraz przy komunikacji z bankiem on-line.
W przypadku importu Alior Bank WebService automatyczne rozliczanie przelewów przy imporcie nie zadziała dla przelewów walutowych, US oraz ZUS. W przypadku tych przelewów nie jest zwracana sygnatura przelewów.
Jeżeli w momencie importu przelewów ma nastąpić ich automatyczne rozliczanie, w oknie Import przelewów należy zaznaczyć parametr Rozliczaj przy imporcie. Po jego zaznaczeniu pojawią się następujące opcje do wyboru:
wg identyfikatora
wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i kwoty
wg identyfikatora oraz kolejno wg kwoty i opisu
wg identyfikatora oraz kolejno według podmiotu i opisu
wg identyfikatora oraz kolejno chronologicznie wg podmiotu
Zaznaczenie parametru jest zapamiętywane dla danego operatora.
Opcja wg identyfikatora oznacza, że w momencie importu w importowanym przelewie rozchodowym wyszukiwany jest Identyfikator operacji, następnie sprawdzane jest czy istnieje nierozliczona płatność o takim samym identyfikatorze. Jeżeli uda się sparować dokumenty, to następuje ich rozliczenie.
Jeżeli w importowanym przelewie nie ma identyfikatora operacji lub jeżeli w Preliminarzu płatności nie będzie nierozliczonej płatności o identyfikatorze takim samym jak w importowanym wyciągu, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Brak pary do rozliczenia. i zapis bankowy się zaimportuje, ale jako nierozliczony.
Przy wybranej opcji wg identyfikatoraoraz kolejno wg podmiotu i kwoty program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. podmiot i kwota. Jeżeli w Preliminarzu płatności znajduje się nierozliczona płatność na ten sam podmiot i taką samą kwotę co w importowanym przelewie (oraz zgadza się kierunek przychód/ rozchód) to następuje ich rozliczenie.
Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg kwoty i opisu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. kwota i opis. Program wyszukuje nierozliczone płatności o takiej samej kwocie jak na importowanym zapisie, jeżeli znajdzie taką płatność to dalej sprawdzane jest czy pole Opis na importowanym zapisie zawiera ciąg znaków z pola Numer obcy/ Opis do banku ze zdarzenia. W przypadku gdy uda się znaleźć odpowiednią płatność, następuje ich rozliczenie.
Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno według podmiotu iopisu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. podmiot i opis. Program wyszukuje nierozliczone płatności na ten sam podmiot jaki jest na importowanym zapisie, jeżeli znajdzie taką płatność to dalej sprawdzane jest czy pole Opis na importowanym zapisie zawiera ciąg znaków z pola Numer obcy/ Opis do banku ze zdarzenia. W przypadku gdy uda się znaleźć odpowiednią płatność, następuje ich rozliczenie.
Po wybraniu opcji wg identyfikatora oraz kolejno chronologicznie wg podmiotu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to wyszukiwane są nierozliczone płatności na ten sam podmiot, jaki jest na importowanym zapisie i następuje ich rozliczanie chronologicznie, zaczynając od najstarszego.
Jeżeli w pliku z banku jest kilka przelewów z tym samym identyfikatorem (np. zapłata za fakturę i opłata bankowa), to przy imporcie z zaznaczoną opcją Rozliczaj przy imporcie, w pierwszej kolejności rozliczany jest ten przelew, na którym został rozpoznany podmiot.
Jeżeli nie uda się znaleźć żadnej płatności spełniającej wybrane kryterium, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Brak pary do rozliczenia. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony.
W przypadku, gdy znaleziona zostanie więcej niż jedna płatność spełniająca dane kryteria (np. importujemy zapisy z wybraną opcją wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i kwoty, w Preliminarzu płatności są 2 płatności bez Identyfikatora operacji ale wprowadzone na ten sam podmiot i tą samą kwotę co w importowanym zapisie) to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Został znaleziony więcej niż jeden dokument spełniający wybrane kryteria rozliczania. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony.
W przypadku, gdy znaleziona zostanie jedna płatność spełniająca dane kryteria, ale jest ona w buforze, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie niemożliwe. Dokument [NR DOK] jest w buforze. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony.
W przypadku, gdy znaleziona zostanie jedna płatność spełniająca dane kryteria, ale jest ona w innej walucie niż waluta danego wyciągu, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie niemożliwe. Dokumenty posiadają różne waluty rozliczenia. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony.
W przypadku, gdy dany operator posiada zakaz do rozliczania w danym rejestrze, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie niemożliwe. Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji rozliczanie na obiektach typu zdarzenia i zapisy k/b w rejestrze [REJESTR]. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony.
Na liście zapisów kasowych/bankowych można dodać kolumnę Identyfikator eksportu, która domyślnie jest dostępna w kolumnach ukrytych.
Aby w momencie importu przelewów odpowiedni identyfikator został zaczytany z pliku, w wykorzystywanym formacie przelewów musi znajdować się pozycja Identyfikator operacji. W przypadku importu z pliku MT-940, identyfikator jest wyszukiwany jako ciąg 13 znaków, znajdujący się w sekcji :61: po ostatnim znaku kwoty i po symbolach N lub S i 3 dowolnych znakach. W przypadku importu przelewów za pomocą usługi sieciowej (webservice), identyfikator jest zaczytywany z pliku xml z tagu < EndToEndId>.
Uwaga
Przelewy MPP które mają zaznaczony parametr Kwota podatku nie podlegają rozliczeniu.
Zapisy kasowe/bankowe – operacje na zapisach
Zmiana danych na wprowadzonym zapisie
Możliwość wprowadzenia zmian na zapisie jest uwarunkowana stanem raportu kasowego/bankowego, w którym jest zapisany oraz uprawnieniami operatora.
Jeśli raport jest otwarty – większość informacji na zapisie jest edytowalna. Można zmienić datę zapisu, kwotę, formę wpłaty/wypłaty oraz podmiot i jego dane bankowe. Te dane są edytowalne do chwili zamknięcia raportu.
Aktywna jest również zakładka [Rozliczenia dokumentów]. Rozliczenie całkowite powoduje jedynie, że przycisk Dodaj nie jest aktywny, możliwe jest jednak usunięcie rozliczenia.
Uwaga
Edycja danych (np. kwoty) na zapisie nie dotyczy zapisu powiązanego z dokumentem – fakturą, paragonem, zapisem w rejestrze VAT itp.
Jeżeli operator ma odznaczone prawo zmiany zapisów k/b w zamkniętych raportach (w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy, na formularzu Operatora, na zakładce [Parametry]) i raport jest zamknięty – na zapisie kasowym nie można wprowadzać żadnych zmian. Aktywna jest jedynie zakładka [Rozliczenia dokumentów]. Oznacza to, że zapis w raporcie można rozliczać (również usuwać rozliczenia). Do czasu zaksięgowania aktywne jest również pole Konto przeciwstawne, waluta rozl. oraz kolumna KPiR (w przypadku książki przychodów i rozchodów). Zmiana waluty rozliczenia jest możliwa tylko na zapisach, których waluta dokumentu ustawiona jest, jako PLN.
Jeżeli prawo zmiany zapisów k/b w zamkniętych raportach (w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy, na formularzu Operatora, na zakładce [Parametry]) jest zaznaczone, to operator ma dostępne do edycji niektóre pola na zapisie kasowym/bankowym, znajdującym się w raporcie zamkniętym (pola są aktywne w raportach niezaksięgowanych i bez uzupełnionej zakładki predekretacja, zapisy nie mogą być również zaksięgowane do KPiR).
Na zapisach automatycznych powstałych do dokumentów gotówkowych aktywne są pola: Nazwa podmiotu, Kategoria, Opis, Konto przeciwstawne, Kolumna KPiR.
Na pozostałych zapisach aktywne są pola: Lp, Numer obcy, Data, Kwota, Status, Podmiot, Nazwa podmiotu, Bank, Numer rachunku, Kategoria, Opis, Konto przeciwstawne, Kolumna KPiR, Waluta rozl. (tylko na zapisach złotówkowych), Typ kursu, Data kursu, Notowanie kursu.
Przy czym na zapisach rozliczonych nieaktywne są pola Data, Podmiot i Waluta rozl. Na zapisach rozliczonych w Magazynie Walut nieaktywne są pola Data, Kwota, Typ kursu, Data kursu i Notowanie kursu.
Rozliczanie zapisu z kilkoma zdarzeniami
W przypadku, gdy zapis rozliczany jest z kilkoma zdarzeniami istnieją dwa sposoby wskazania tych zdarzeń:
wprowadzanie kolejno rozliczanych zdarzeń – przy pomocy przycisku Dodaj należy otworzyć listę zdarzeń do rozliczenia, wybrać zdarzenie, zatwierdzić. Kiedy zdarzenie pojawi się na zakładce [Rozliczenia dokumentów] należy ponownie otworzyć listę, wybrać zdarzenie itd.
Wprowadzenie wszystkich rozliczanych zdarzeń równocześnie – po wciśnięciu przycisku Dodaj na wyświetlonej liście zdarzeń należy zaznaczyć wszystkie, z którymi rozliczany jest zapis (zaznaczając check widoczny obok zdarzenia). Po zatwierdzeniu wszystkie zaznaczone zdarzenia pojawiają się na zakładce [Rozliczenia dokumentów]. Zaznaczone zdarzenia rozliczane są kolejno – jeśli program napotka zdarzenie, które nie może być rozliczone wyświetla komunikat i kontynuuje rozliczanie.
Podobna zasada dotyczy kompensat.
Uwaga
Obowiązuje zasada, że zapis można rozliczyć ze zdarzeniami posiadającymi taką samą walutę rozliczenia.
Synchronizacja kwoty zapisu z sumą rozliczeń
Na zakładce [Rozliczenia dokumentów] w dolnej części okna widoczny jest parametr Uzgodnij kwotę zapisu z wartością rozliczanych dokumentów. Służy on do synchronizacji kwoty zapisu z sumą dokumentów rozliczających ten zapis.
Domyślnie parametr jest aktywny na wszystkich nowo otwieranych zapisach (do chwili wpisania kwoty zapisu). Po wpisaniu kwoty – parametr jest automatycznie wyłączany. Podobnie parametr nie jest aktywny podczas powtórnej edycji zapisu.
Jeśli parametr nie jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że suma rozliczanych dokumentów musi być mniejsza lub równa kwocie do rozliczenia na zapisie, przy czym kwota na zapisie jest nadrzędna.
Przykład
Zapis kasowy na kwotę 250 zł rozliczamy ze zdarzeniami:
FA/1234/2010 na kwotę 100 zł – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego całkowicie,
FA/1235/2010 na kwotę 200 zł – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego częściowo (pozostaje do rozliczenia 50 zł).
Zapis kasowy otrzymuje status rozliczonego całkowicie – jak widać wartość kwot rozliczonych na zdarzeniach jest identyczna jak kwota zapisu.
Jeśli parametr jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że kwota zapisu jest przyrównywana do sumy rozliczanych dokumentów. Wprowadzenie rozliczanego zdarzenia powoduje zmianę kwoty na zapisie.
Przykład
Zapis kasowy rozliczamy ze zdarzeniami:
FA/1234/2010 na kwotę 100 zł – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego całkowicie, kwota zapisu wynosi również 100 zł,
FA/1235/2010 na kwotę 200 zł – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego całkowicie, kwota na zapisie wynosi 300 zł (100+200).
Po zatwierdzeniu zapis kasowy również otrzymuje status rozliczonego całkowicie.
Kiedy można wykorzystać funkcję synchronizacji kwot?
Kiedy klient chce zapłacić gotówką wszystkie zaległe faktury sprzedaży. Z poziomu otwartego zapisu kasowego przechodzimy na zakładkę [Rozliczenia] i włączamy parametr Uzgodnij kwotę zapisu z wartością rozliczanych dokumentów. Od tej pory każde wprowadzane zdarzenie do rozliczenia zostaje doliczone do kwoty zapisu. Kiedy wskażemy wszystkie zaległe płatności – od razu widać, jaka kwota powinna być zapłacona.
Uwaga
Należy zwrócić uwagę, by parametr nie został zaznaczony podczas rozliczania zapisu, którego kwota nie powinna zostać zmieniona.
Np. zapis będący potwierdzeniem wpłaty na konto nie może mieć zmienionej kwoty. Jednak w sytuacji, gdy podczas rozliczania włączony będzie parametr – każde dodane rozliczenie zmieni kwotę zapisu.
Podczas synchronizacji kwot można rozliczać tylko zdarzenia w takiej samej walucie.
Uwaga
Podczas synchronizacji kwot można rozliczać tylko zdarzenia w takiej samej walucie.
Pierwsze kroki
Zaczynamy od założenia bazy danych odpowiadającej firmie użytkownika i wprowadzenia podstawowych danych o firmie. Kolejne kroki, związane już bezpośrednio z modułem Kasa/Bank to zdefiniowanie klas dokumentów, z których będziemy korzystać w programie i zasad ich numeracji oraz określenie używanych form płatności. Kolejny etap, to zdefiniowanie słowników pomocniczych – list kontrahentów, pracowników, kategorii, banków i urzędów. Uzupełnianie tych list przed rozpoczęciem pracy nie jest obowiązkowe. Dane można wprowadzać na bieżąco. Zanim jednak zaczniemy pracę – warto zastanowić się nad sposobem wprowadzania tych informacji. Szczególnie chcielibyśmy zwrócić Państwa uwagę na listę kategorii – dobrze przemyślana struktura tej listy, odpowiadająca organizacji firmy i pozwalająca w przyszłości na definiowanie raportów i analiz faktycznie wspomagających zarządzanie – może być świetnym narzędziem w rękach osób zarządzających przedsiębiorstwem.
Zanim przystąpimy do pracy warto również zastanowić się nad konstrukcją list kontrahentów i pracowników – sposobem podziału na grupy, nadawania kodów i kategorii.
Następny krok to zdefiniowanie rejestrów kasowych/bankowych, otwarcie pierwszych raportów kasowych/bankowych i szereg informacji o tym jak wprowadzać kolejne zapisy kasowe/bankowe.
Preliminarz płatności – a więc kalendarz przyszłych przychodów i rozchodów finansowych w firmie oraz zasady prowadzenia rozliczeń z kontrahentami i urzędami.
Uwaga
Warto pamiętać, że podczas wypełniania formularzy wszystkie pola, które muszą być koniecznie wypełnione opisane są pogrubioną czcionką.
W chwili otwierania po raz pierwszy nowo założonej bazy otwierany jest kreator, który pomaga użytkownikowi w szybkiej konfiguracji bazy tak, aby spełniała jego wymagania. Podczas konfigurowania bazy pojawiają się okna pozwalające na ustalenie podstawowych parametrów pracy dla poszczególnych zainstalowanych modułów.
Szczegółowy opis kreatora znajduje się w Pomocy dostępnej z poziomu poszczególnych okien pod klawiszem <F1>.
Jeśli użytkownik nie skorzysta z pomocy kreatora – ma możliwość ustawienia parametrów bezpośrednio w programie.
Informacje ogólne (potrzebne dla każdego modułu):
Założenie nowej bazy danych (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Bazy danych)
Uzupełnienie danych o firmie (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy)
Wpisanie listy użytkowników (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy)
Założenie blokad nie jest niezbędne do poprawnego działania programu i można je uzupełnić w razie konieczności już podczas pracy z programem.
Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Inne/ Banki) – przede wszystkim wprowadzamy dane o bankach, w których mamy założone rachunki.
Uzupełnienie list:
urzędów (Ogólne/ Inne/ Urzędy),
właścicieli (Ogólne/ Inne/ Właściciele),
pracowników (Ogólne/ Pracownicy),
kontrahentów (Ogólne/ Kontrahenci).
Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu.
Otwarcie raportówkasowych/bankowych (Kasa/ Bank/ Raporty kasowe/ bankowe).
Otwarcie raportów kasowych/ bankowych jest niezbędne dopiero w chwili wprowadzania dokumentów (zapisów kasowych/bankowych) w programie. Dlatego raporty kasowe/ bankowe nie muszą być otwierane w chwili konfiguracji systemu, należy jednak pamiętać o tym przed rozpoczęciem pracy.
Schematy numeracji dla zapisów kasowych/ bankowych (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Wpłata i Wypłata).
Np. możemy zdefiniować dwa rodzaje wpłaty – wpłata gotówką i wpłata przelewem bankowym. Dla każdego rodzaju wpłaty można ustalić odrębny schemat numeracji.
Ustalenie wykorzystywanych w firmie form płatności, powiązanych konkretnymi rejestrami (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności).
Ustalenie listy wykorzystywanych kart kredytowych (Konfiguracja firmy/ Kasa i Bank/ Karty kredytowe).
Po ustaleniu tych informacji można rozpocząć wprowadzanie danych oraz wystawianie dokumentów. Warto przy tym pamiętać, że w chwili otwierania nowej bazy danych część informacji jest predefiniowana (np. numeracja raportów i zapisów) – a zatem użytkownik może je wykorzystać i pracować z programem bez konieczności ich definiowania.
Formularz pozycji na deklaracji INTRASTAT
Na formularzu pozycji zawarte są informacje:
Kod CN – symbol kodu CN (ośmioznakowy, numeryczny). Wg kodów CN grupowane są pozycje na deklaracji.
Kod transakcji – lista kodów transakcji jest zdefiniowana w programie i dostępna po wciśnięciu ikony. Jest uzupełniana na podstawie e-formularza ze strony: https://te.puesc.gov.pl/.
Masa netto – pole jest dostępne tylko, jeśli kod CN wymaga przeliczenia na masę (zaznaczony parametr Masa na definicji kodu). Pole zawiera informację o masie wywiezionych/ przywiezionych towarów, z przypisanym kodem CN. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji wyliczana jest zgodnie z przelicznikiem na kartach poszczególnych towarów uwzględnionych w danej pozycji.
Uwaga
Masa towaru wykazywana na deklaracji jest zaokrąglana do pełnych kilogramów.
Ilość w jedn. uzupełniającej – pole jest dostępne tylko, jeśli kod CN wymaga podania ilości w jednostce uzupełniającej (wybrana jednostka uzupełniająca na definicji kodu CN). W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel) wyliczana jest zgodnie z przelicznikiem podanym na kartach poszczególnych towarów uwzględnionych w danej pozycji.
Kod kraju przeznaczenia/ Kod kraju wysyłki – lista kodów krajów UE jest zdefiniowana w programie. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel) wartość pola pobierana jest z formularza transakcji.
Kod kraju pochodzenia – kod kraju, z którego pochodzi dany towar. W przypadku automatycznego wyliczania deklaracji (tylko w module Handel) wartość ta jest pobierana pozycji dokumentu, z zakładki [Intrastat].
Wartość netto – wartość na deklaracji powinna być podana w PLN. Jeżeli wartość na dokumencie, który powinien być uwzględniony w deklaracji, podana jest w innej walucie, kwotę faktury należy przeliczyć na walutę polską. Przeliczenie w module Handel powinno nastąpić na podstawie kursu waluty ustalonego dla celów podatku od towarów i usług, wybranego na deklaracji w polu Typ kursu waluty.
Numer identyfikacyjny VAT kontrahenta – na formularzu deklaracji wywozowej znajduje się kolumna Numer identyfikacyjny NIP kontrahenta, w której widoczny jest numer NIP z prefiksem. W przypadku automatycznego przeliczania deklaracji, pole to jest uzupełniane na podstawie wystawionych dokumentów. Natomiast podczas ręcznego wypełniania deklaracji pole to należy uzupełnić na oknie dodawania elementów deklaracji. W polu można wpisać Natural Person – ma to zastosowanie dla kontrahentów o statusie osoby fizycznej.
Element deklaracji Intrastat
Historia zdarzeń generowanych dla windykacji
Lista zawiera historię wszystkich akcji wykonanych przez Automat Windykacji oraz w ramach windykacji na żądanie. Lista składa się z kolumn:
Data zdarzenia – data wykonania etapu.
Płatność – numer płatności z Preliminarza płatności.
Akcja – opis wykonywanego etapu (e-mail/ zadanie lub kontakt CRM/ sms/ Ponaglenie zapłaty/ blokada sprzedaży).
Identyfikator (pole w zależności od etapu zawiera numer wygenerowanej wiadomości e-mail, numer kontaktu/zadania CRM, numer Ponaglenia zapłaty, w przypadku blokady sprzedaży lub akcji, której wykonanie nie powiodło się – pole jest puste).
Podmiot – akronim kontrahenta, dla którego został wykonany etap.
Podmiot – Nazwa – nazwa kontrahenta.
Opis – opis wykonanego etapu.
Wywołanie – informacja o rodzaju wykonanej akcji: Automatyczne/ Ręczne).
Dla każdej płatności generowany jest w historii oddzielny wpis.
Na liście dostępne są przyciski:
Podgląd formularza – przycisk umożliwia podgląd wiadomości e-mail, kontaktu/zadania CRM, wiadomości sms,Ponagelnia Zapłaty i formularza kontrahenta w przypadku blokady sprzedaży. Dla etapu, który się nie powiódł przycisk jest wyszarzony.
Podgląd płatności – przycisk umożliwia podgląd płatności w Preliminarzu płatności, opcja jest wyszarzona w przypadku blokady sprzedaży i etapu, którego wykonanie nie powiodło się.
Historia zdarzeń generowanych dla windykacji
Windykacja na żądanie
Windykacja na żądanie pozwala użytkownikowi na wykonanie wybranych etapów windykacyjnych dla wskazanych należności bezpośrednio z poziomu Preliminarza Płatności. Podczas realizacji tych akcji, uwzględniane są ustawienia z Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Windykacja należności (z pominięciem opcji Pomijaj należności do) oraz parametry konkretnego etapu (z pominięciem ustawień dotyczących terminu).
Funkcjonalność dostępna jest na oknie Preliminarza Płatności w menu Kasa/Bank/ Preliminarz Płatności pod przyciskiem Windykacja oraz w menu kontekstowym. Przycisk działa dla pozycji zaznaczonych na liście, a w przypadku braku zaznaczenia – dla podświetlonej transakcji.
Domyślny schemat dla windykacji na żądanie ustalany jest następująco:
Jeżeli na zaznaczonych w Preliminarzu zdarzeniach dodany jest ten sam schemat, to będzie on widoczny jako domyślny na oknie windykacji na żądanie.
Jeżeli na zaznaczonych zdarzeniach są różne schematy, to na formularzu podpowie się ten z nich, który jest określony jako schemat domyślny dla danej bazy firmowej.
Jeżeli żadne z zaznaczonych zdarzeń nie ma przypisanego schematu domyślnego, to na formularzu widoczny jest losowo jeden z dodanych do zaznaczonych zdarzeń schematów.
Użytkownik może jednak ręcznie zmienić schemat windykacyjny na inny dostępny w menu CRM/ Schematy lub dodać nowy – po kliknięciu w przycisk Schemat windykacji. Szczegółowe zasady tworzenia schematów windykacji zostały opisane w artykule Schematy windykacji.
Dla wskazanego schematu widoczna jest lista wszystkich przypisanych do niego etapów – wraz z kodem, nazwą i typem. Przycisk lupy umożliwia dodanie nowych oraz edycję już istniejących etapów. Nie jest możliwa edycja pojedynczego etapu bezpośrednio oknie windykacji na żądanie.
Na formularzu widoczna jest również lista dokumentów (wraz z ich numerami i podmiotami), które zostały wskazane do windykacji na żądanie.
Po wybraniu przynajmniej jednego etapu, przycisk Wykonaj staje się aktywny. Wówczas program dla wybranych zdarzeń w Preliminarzu Płatności wygeneruje zaznaczone etapy z danego schematu windykacji. Jeżeli wskazana płatność ma już przypisany stały schemat windykacji, to program zrealizuje etapy zarówno według automatycznej windykacji należności oraz ponowi wybrane przez użytkownika akcje w ramach windykacji na żądanie.
Informacja o wykonanych akcjach będzie widoczna w menu CRM/ Historia zdarzeń, na płatności na zakładce [Windykacji]oraz zostanie zapisana w logu tekstowym.
Uwaga
Windykacja na żądanie działa dla zaznaczonych zdarzeń, ale jednocześnie uwzględnia tylko te płatności, które mają stan: Do realizacji i nie rozliczone.
Uwaga
Ponaglenie zapłaty w ramach windykacji na żądanie wykonywane jest tylko dla przeterminowanych płatości.
Podczas wykonywania wybranych etapów windykacji na żądanie dla zaznaczonych płatności widoczny jest log z informacją o uwzględnianych zdarzeniach oraz wykonywanych etapach. Jeżeli podczas operacji wystąpiły błędy, okno z informacją o logach nie zostanie zamknięte automatycznie. Informacja o wywołanych akcjach windykacyjnych, ich dacie i godzinie, użytkowniku oraz ewentualne błędy zapisywane są dodatkowo w pliku opt!ma.log.
Formularz schematu windykacji
Schemat windykacji jest tworzony przez operatora zgodnie z indywidualnymi preferencjami, w skład schematu może wchodzić wysłanie do kontrahentów wiadomości e-mail informujących o nieuregulowanych należnościach, tworzenie kontaktów/ zadań CRM związanych z takimi kontrahentami, wysyłanie wiadomości sms, generowanie i wysyłanie poprzez e-mail Ponagleń zapłaty oraz blokowanie sprzedaży problematycznym kontrahentom.
Formularz schematu windykacji zawiera:
Kod – kod schematu windykacji (pole obowiązkowe).
Nazwa – nazwę schematu windykacji.
Parametr Domyślny – jeśli dla kontrahenta nie ustalonego indywidualnego schematu windykacji (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakładka [Płatności] – Schemat windykacji), na Płatnościach kontrahentów w menu Kasa/ Bank/ Preliminarz płatności, na zakładce [Windykacja] będzie automatycznie podpowiadał się domyślny schemat windykacji. Zaznaczenie parametru Domyślny na edytowanym schemacie windykacji skutkuje jego automatycznym odznaczeniem na schemacie dotychczas oznaczonym jako domyślny.
Tabelę z etapami schematu windykacji zawierającą kolumny Kod, Nazwa, Typ, Termin. Dla tabeli Etapy dostępne są przyciski:
– tworzenie etapów windykacji.
Otwórz – edycja etapu windykacji.
Usuń – usunięcie etapu windykacji.
Schemat windykacji może obejmować wysyłanie do kontrahentów wiadomości e-mail, generowanie kontaktów i zadań CRM, generowanie i wysyłanie poprzez e-mail Ponagleń Zapłaty oraz blokowanie sprzedaży:
e-mail:
Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności – należy określić w jakim czasie w odniesieniu do terminu realizacji płatności ma zostać wysłana do kontrahenta wiadomość e-mail z przypomnieniem o zaległych należnościach. Zero oznacza wysłanie wiadomości e-mail w dniu terminu realizacji, liczba dodatnia oznacza wysłanie wiadomości e-mail po upływie terminu realizacji, liczba ujemna oznacza wysłanie wiadomości e-mail przed upływem terminu realizacji płatności.
Wyślij jedną wiadomość e-mail dla wszystkich płatności z tym samym terminem płatności – W przypadku gdy dla kontrahenta jest kilka płatności podlegających windykacji z tym samym terminem płatności to:
jeśli parametr jest zaznaczony, dla takich płatności wysyłana jest zbiorcza wiadomość e-mail.
jeśli parametr jest odznaczony, do każdej płatności generowany jest osobny e-mail.
Szablon e-mail – pole obowiązkowe, należy wybrać szablon wiadomości e-mail spośród szablonów zdefiniowanych na formularzu zdarzenia w Preliminarzu płatności (menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności – po otwarciu okna płatności na wstążce w górnym menu ikon pod ikoną Wyślij jest dostępna opcja Konfiguracja szablonów e-mail , gdzie można zdefiniować szablony e-mail dla zdarzenia z Preliminarza płatności). Jeżeli wybrano szablon z wprowadzonym adresem UDW, w polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne będą adresy UDW wprowadzone na szablonie.
Jeśli nie zdefiniowano żadnego szablonu e-mail z poziomu zdarzenia w Preliminarzu płatności, szablon można zdefiniować w oknie Etapu schematu windykacji po naciśnięciu przycisku Szablon e-mail.Wysłana wiadomość e-mail będzie zgodna z wybranym szablonem.
W oknie edycji szablonu e-mail dla zdarzenia w Preliminarzu płatności oprócz standardowych dostępne są następujące makra:
Zestawienie dokumentów windykowanych – makro podstawia informacje o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta zgodnie z terminem wskazanym na akcji windykacyjnej. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Walutaoraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty.
Zestawienie dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni po terminie jest większa niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie oraz podsumowanie dokumentów z podziałem na waluty
Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych po terminie – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych i przeterminowanych płatnościach kontrahenta. Uzupełniając zestawienie dokumentów przeterminowanych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Po terminie oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
Zestawienie dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, których liczba dni przed terminem jest mniejsza niż dokumentu podlegającego windykacji. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych, których termin jeszcze nie minął, program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty. Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych przed terminem.
Zestawienie wszystkich dokumentów nierozliczonych przed terminem – makro podstawia informację o wszystkich nieuregulowanych płatnościach kontrahenta, które nie są jeszcze przeterminowane. Uzupełniając zestawienie dokumentów nierozliczonych program uwzględnia datę realizacji lub termin płatności, w zależności od ustawień w konfiguracji windykacji. Zestawienie zawiera kolumny Numer dokumentu (jeśli na płatności nie zdefiniowano numeru wówczas podpowiada się numer obcy z płatności), Termin płatności, Kwota należności, Waluta, Dni do terminu, oraz podsumowanie tych dokumentów z podziałem na waluty.
Usunięcie z programu szablonu e-mail przypisanego do etapu windykacji uniemożliwi wysłanie do kontrahentów wiadomości e-mail.
Zadanie lub kontakt CRM
Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności – należy określić ile dni w odniesieniu do terminu realizacji płatności ma zostać wygenerowany kontakt/ zadanie CRM. Zero oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM w dniu terminu realizacji, liczba dodatnia oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM po upływie terminu realizacji, liczba ujemna oznacza wygenerowanie kontaktu/ zadania CRM przed upływem terminu realizacji płatności.
Dokument – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla generowanych kontaktów/ zadań CRM. Nie jest możliwe usunięcie z programu schematu numeracji wskazanego dla kontaktu/ zadania CRM w etapie windykacji.
Temat – przenoszony na kontakt/ zadanie CRM.
Generuj kontakt/ zadanie CRM – należy wybrać czy w module CRM mają być generowane kontakty czy zadania.
W przypadku generowania zadań CRM będą pobierane ustawienia z menu Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Windykacja/ CRM– sekcja Zadanie (przedział czasowy zadania, jego czas trwania i związane z nim przypomnienie).
Etap schematu windykacji – kontakt
Ponaglenie zapłaty
Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
Wykonaj [ ] po terminie realizacji płatności – należy określić ile dni po terminie realizacji płatności ma zostać wygenerowane Ponaglenie Zapłaty (najwcześniej jeden dzień po terminie realizacji płatności).
Dokument – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Ponagleń Zapłaty. Nie jest możliwe usunięcie z programu schematu numeracji wskazanego dla Ponaglenia Zapłaty w etapie windykacji.
Koszty dodatkowe – waluta wprowadzonych kosztów jest zgodna z walutą Ponaglenia Zapłaty. W przypadku, kiedy koszty dodatkowe mają generować płatności, należy określić dla nich formę płatności i termin płatności liczony od dnia generowania Ponaglenia.
Wyślij e-mail z wydrukiem ponaglenia zapłaty – po zaznaczeniu parametru w chwili generowania Ponaglenia zostanie wysłana do kontrahenta wiadomość e-mail zgodna z wybranym szablonem zawierająca w załączniku wydruk Ponaglenia. Dla wysłanego wydruku należy określić tytuł Ponaglenia Zapłaty: Ponaglenie/ Wezwanie/ Upomnienie.
Jeśli zaznaczono wysyłkę wydruku mailem, możliwy jest wybór wzorca wydruku (lista jest zgodna z lista wydruków dostępnej z poziomu formularza Ponaglenia zapłaty, z wyłączeniem wydruków tekstowych i kaskadowych).
Jeżeli wybrano szablon z wprowadzonym adresem UDW, w polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne będą adresy UDW wprowadzone na szablonie.
Uwaga
Podczas wysyłania poprzez e-mail wydruku Ponaglenia Zapłaty nie są uwzględniane parametry dla wydruku: Popisz cyfrowo pliki PDF i Kopia elektroniczna.
Etap schematu windykacji – Ponaglenie Zapłaty
Uwaga
W przypadku wskazania szablonu z przypisanym adresem nadawczym do wysyłki wiadomości e-mail w ramach operacji automatycznych, domyślny adres nadawaczy z szablonu będzie ignorowany, a wiadomość zostanie wysłana z adresu e-mail określonego w konfiguracji danego automatu.
Blokada sprzedaży
Kod – należy podać kod etapu windykacji (pole obowiązkowe, nieunikalne).
Wykonaj [] po terminie realizacji płatności – zgodnie z ustalonym terminem dla kontrahentów spełniających kryteria zostanie włączona blokada wystawiania dokumentów rozchodowych (menu Ogólne/ Kontrahenci – formularz kontrahenta, zakłada [Handlowe]).
Etap schematu windykacji – Blokada sprzedaży
Automatyczne odznaczenie parametru Blokada wystawiania dok. rozchodowych na karcie kontrahenta, następuje w momencie całkowitego rozliczenia wszystkich płatności, które w wyniku automatycznej windykacji spowodowały nałożenie tej blokady. Jeśli dana płatność została podzielona w preliminarzu płatności na raty, zdjęcie blokady następuje po rozliczeniu wszystkich rat. Blokada nie jest zdejmowana automatycznie, jeśli została założona w wyniku ręcznej windykacji lub manualnie przez operatora na karcie kontrahenta.
SMS
Dla akcji sms należy określić w jakim terminie w odniesieniu do terminu nieuregulowanych płatności ma zostać wysłany sms (liczba ujemna oznacza wysłanie wiadomości o podana ilość dni przed upływem terminu płatności). Wybierając szablon SMS należy zdefiniować treść wiadomości, która zostanie wysłana przez automat windykacji lub w ramach windykacji na żądanie. Szablony wykorzystywane w windykacji są pobierane z formularza płatności w Preliminarzu. Po naciśnięciu przycisku Szablon SMS można utworzyć nowy szablon.
Podczas automatycznej windykacji wysyłany jest jeden sms zawierający informację o jednej nieuregulowanej płatności (w przypadku istnienia kilku niezapłaconych dokumentów, wysyłanych jest kilka wiadomości sms).
SMS jest wysyłany na numer telefonu wpisany na karcie kontrahenta, na zakładce [Płatności] w sekcji Windykacja należności. Jeśli tu nie podano numeru, pobierany jest numer telefonu SMS z karty kontrahenta, z zakładki [Ogólne].
Na formularzu SMS, na zakładce [Dokumenty] w tabeli Dokumenty skojarzone jest automatycznie podpinany dokument, na podstawie którego został wysłany SMS.
Etap schematu windykacji – SMS
Uwaga
Mogą wystąpić kilkuminutowe przesunięcia między czasem wykonania etapu ustawionym w konfiguracji a rzeczywistym czasem.