Dodanie nowego zapisu – zakładka Kontrahent - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima

Zakładka [Kontrahent] zawiera pełne informacje o danych podmiotu. Podmiotem może być: Kontrahent, Bank, Pracownik, Wspólnik, Urząd. Menu podmiotów otwieramy przyciskiem .

Przy wprowadzaniu zapisu ewidencji, dane na zakładce Dodatkowe muszą być uzupełnione w dwóch przypadkach:

Wprowadzanie dokumentu z tzw. Kontrahentem (podmiotem) jednorazowym, którego nie ma potrzeby umieszczać w bazie podmiotów. W takim przypadku wszystkie dane podmiotu wpisujemy bezpośrednio na zakładce [Kontrahent].
Dokument (rachunek) od podmiotu, którego dane są już wprowadzone na liście podmiotów, a pewne dane, np. adres, muszą zostać jednorazowo, na wprowadzanym zapisie, zmodyfikowane. Przy dodawaniu zapisu dla podmiotu już istniejącego w pierwszej kolejności musimy go wybrać z listy podmiotów (analogicznie, jak przy wyborze na zakładce [Ogólne]).

Na zakładce tej dodatkowo użytkownik ma możliwość podglądnięcia informacji związanych z płatnościami do dokumentu.

Zawarte są one w Tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól:

Termin – termin, czyli data realizacji wpłaty

Forma płatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana

Kwota – wartość płatności

Rozliczono – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za wystawiony dokument (rachunek).

Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:

– dodanie nowej raty płatności

– edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian

– usunięcie pozycji z listy płatności.

Uwaga

Przy dzieleniu płatności na raty program w bardziej skomplikowanych przypadkach nie jest w stanie automatycznie przeliczać kwot tak, aby suma rat zgadzała się z wartością dokumentu. Jeśli kwoty te są różne, przy próbie zatwierdzenia dokumentu pojawia się stosowny komunikat, wyświetlający wartość różnicy

Przykład

Jeśli wprowadzimy dokument, który w całości ma zostać zapłacony określonego dnia i w określonej formie płatności, na zakładce [Płatności] automatycznie pojawi się jedna pozycja. Termin oraz forma płatności będą takie same, jak ustalone na zakładce [Ogólne]. Kwota będzie równa wartości z pola Razem dokumentu. Kwota rozliczona w chwili wystawiania dokumentu będzie równa zero. Zmieni się dopiero w chwili, gdy wśród zapisów w rejestrach kasowych lub bankowych pojawi się potwierdzenie otrzymanej należności. Opisywany tutaj przypadek, gdy realizacja zapłaty będzie wykonana w całości określonego dnia, nie wymaga od użytkownika wprowadzania jakichkolwiek zmian w proponowanym przez program zapisie.

Do ewidencji wprowadzamy zapis płatny w całości, w chwili wystawiania dokumentu, gotówką, na kwotę brutto 800 zł. Na zakładce [Ogólne] w Tabeli płatności pojawi się zapis:

termin – data dzisiejsza,
forma płatności: gotówka,
kwota: 800 zł,
kwota rozliczona: 0 zł.

W chwili zatwierdzenia zapisu do ewidencji program automatycznie generuje wpłatę gotówki (800 zł) do kasy.

Efekty zatwierdzenia zapisu płatnego gotówką przy wystawieniu to:

na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 800 zł, w polu pozostaje – kwota 0 zł,

na zakładce Dodatkowe w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 800 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka – patrz konfiguracja form płatności) pojawi się zapis potwierdzający przyjęcie kwoty 800 zł przez kasjera,

w Preliminarzu pojawiło się Rozliczone zdarzenie sygnalizujące dokonanie zapłaty za dokument.

Przykład

Wprowadzam zapis do ewidencji dodatkowej płatny w całości przelewem, w terminie 14 dni, na kwotę brutto 700 zł. Na zakładce Dodatkowe, w Tabeli płatności pojawi się zapis:

termin – data dzisiejsza + 14 dni,
forma płatności: przelew,
kwota: 700 zł,
kwota rozliczona: 0 zł.

Efekty zatwierdzenia zapisu z odroczoną w całości płatnością to:

na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono w dalszym ciągu mamy 0 zł. Przelew za dokument jeszcze nie wpłynął,
na zakładce Dodatkowe w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 0 zł (bo nie otrzymaliśmy zapłaty),
w żadnym z rejestrów bankowych nie pojawił się zapis związany z naszym dokumentem,
w Preliminarzu pojawiło się Nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 700 zł.

Gdy za 14 dni, na wyciągu bankowym, otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 700 zł – taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:

zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła na nasze konto – 1300 zł,

na zakładce Dodatkowe, w Tabeli płatności, Kwota rozliczona również będzie równa 700 zł (do banku wpłynęła zapłata).

Przykład

Jeśli wprowadzany dokument ma zostać zapłacony w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom.

Wprowadzamy dokument na kwotę 2400 zł. Klient wpłaca gotówką, w chwili wystawiania dokumentu 500 zł, pozostałe 1900 zł zapłaci przelewem w terminie 14 dni. W tym przypadku płatność musimy rozbić na dwie części (dwie pozycje w Tabeli płatności):

Pierwsza pozycja dotyczyć będzie zapłaty gotówką:

termin: data dzisiejsza ,
forma płatności: gotówka,
kwota: 500 zł,
kwota rozliczona: 0 zł.

Druga pozycja to dane dotyczące przelewu:

termin – data dzisiejsza + 14 dni,
forma płatności: przelew,
kwota: 1900 zł,
kwota rozliczona: 0 zł.

Zatwierdzamy zapis. Efekty zatwierdzenia to:

na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 500 zł,
na zakładce Dodatkowe w Tabeli płatności, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie równa 500 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności, w pozycji Przelew, nic się nie zmieni – nie otrzymaliśmy jeszcze wpłaty,
w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka) pojawił się zapis rozliczony, potwierdzający przyjęcie kwoty 500 zł przez kasjera,
w Preliminarzu pojawiło się Nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 1900 zł,
w Preliminarzu pojawiło się Rozliczone zdarzenie sygnalizujące, że wpłacono już kwotę 500 zł.

Gdy za 14 dni, na wyciągu bankowym otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 1900 zł – taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:

zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się całkowita kwota zapłacona jako rozliczenie naszej faktury: 500 + 1900 = 2400 zł,
na zakładce Dodatkowe, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie w dalszym ciągu równa 500 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
na zakładce Kontrahent, w pozycji Przelew, kwota rozliczona będzie równa 1900 zł (otrzymaliśmy potwierdzenie przelewu i rozliczyliśmy zdarzenie w Preliminarzu),

zdarzenie w Preliminarzu na kwotę 1900 zł uzyskało status Rozliczonego

Zaliczki do rozliczenia

Program pozwala na realizację zaliczek dotyczących różnych rodzajów podmiotów: kontrahentów, pracowników/wspólników, banków i urzędów.

Podczas dodawania dokumentu bezpośrednio do ewidencji pomocniczej, na dokumencie na zakładce [Kontrahent] jest tabelka pozwalająca na wprowadzanie informacji o zaliczce bezpośrednio związanej z danym zapisem. Przycisk wyboru zaliczkobiorcy, widoczny pod tabelką, w ewidencji dodatkowej domyślnie wskazuje pracownika. Można jednak na liście pomocniczej pod przyciskiem wybrać inny rodzaj podmiotu.

W przypadku zaliczki płatnika, jeżeli w zapisach kasowych/bankowych znajdują się jakieś nierozliczone dokumenty związane z danym płatnikiem, to w momencie wprowadzania dokumentu ikona plusa dostępna pod tabelą zawiera dodatkowo wykrzyknik . Aby zaliczka pojawiła się w tabeli należy kliknąć ikonę plusa, otworzy się wtedy dodatkowa lista potencjalnych zaliczek, na której należy wybrać konkretną zaliczkę. Kwotę, jaką chcemy rozliczyć można podać już na liście potencjalnych zaliczek w kolumnie Do rozliczenia lub po wybraniu zaliczki, która zostanie podstawiona do tabeli, zmodyfikować wartość w kolumnie Kwota. Dla pracownika, jeżeli dany dokument jest związany z zaliczką dla konkretnego pracownika, należy wpisać w pole Pracownik jego kod (lub wybrać go z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku Pracownik) i z listy potencjalnych zaliczek wybranego pracownika wybrać konkretną zaliczkę postępując analogicznie jak w przypadku zaliczki kontrahenta. Jeśli zaliczka dotyczy wspólnika należy na liście pomocniczej pod przyciskiem wybrać rodzaj podmiotu Wspólnik.

W tabeli dotyczącej zaliczek do rozliczenia dostępne są kolumny:

Kwota – kwota, jaką chcemy rozliczyć. Program nie pozwoli rozliczyć kwoty większej niż to wynika z zapisu kasowego/bankowego.
Kwota maks. – wyświetlona jest tu kwota, jaką możemy rozliczyć. Kwota ta wynika bezpośrednio z zapisu kasowego/bankowego w module Kasa/Bank.
Numer dokumentu – wyświetlany jest numer dokumentu, z którym będzie rozliczana faktura.

Pod tabelą dostępne są przyciski plus, lupka i kosz pozwalające na dodawanie, edycję oraz usuwanie zaliczek.

Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać podczas dodawania faktury i podczas edycji, ale tylko do momentu zaksięgowania. Na fakturach zaksięgowanych nie ma możliwości wprowadzania zmian, ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze.

W wyniku rozliczenia zaliczki:

Dokument otrzymuje status rozliczonego w części odpowiadającej rozliczonej zaliczce.
Na liście zapisów KB zaliczka otrzymuje status rozliczonej częściowo lub całkowicie, w zależności od kwoty rozliczonej z wystawionym dokumentem.