Jak wysłać maile do Klientów z informacją o podatkach i składkach ZUS do zapłaty?

W programie Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe możliwa jest seryjna wysyłka wiadomości mailowych do Klientów z informacją o podatkach i składkach ZUS. W panelu Operacje seryjne w zakładce Informacja dla Klientów.

Operacje seryjne. Informacja dla Klientów.

Po kliknięciu w opcję Informacja dla Klientów dostępne są dwa warianty do wyboru:

– Wyślij e-mail o podatkach/ ZUS – po wybraniu tej opcji pojawia się okno z szablonem wiadomości mailowej. W jej załączniku program dodaje plik PDF zabezpieczony hasłem. Użytkownik może wiadomość wysłać od razu klikając w albo może umieścić ją w Kopiach roboczych. Więcej o haśle w dalszej części
artykułu.

Wskazówka

Funkcja wysyłki wiadomości mailowych do Klientów z informacją o podatkach i składkach ZUS jest dostępna dla Użytkowników posiadających licencję na moduł Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe oraz moduł CRM ze zdefiniowaną w programie skrzynką pocztową.

– Zapisz plik z informacją o podatkach/ ZUS – po wybraniu tej opcji zostanie wygenerowany plik pdf zabezpieczony hasłem.

Wskazówka

W przypadku funkcji zapisywania pliku z informacją o podatkach/ ZUS, nie jest wymagane posiadanie modułu CRM oraz aktywnej skrzynki pocztowej. Wystarczy sam moduł Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe.

Jak przesłać informację o podatkach i składkach ZUS do swoich Klientów mailem?

Krok pierwszy:

Należy wybrać jakie informacje mają zostać przesłane do Klientów:

Plik PDF zawiera informacje o podatkach dla wszystkich deklaracji, które zaznaczone są w programie Comarch ERP Optima w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa.

W wysyłanym mailu lub zapisanym pliku PDF może pojawić się informacja o wyliczonych przez Biuro Rachunkowe podatkach dla Klienta z tytułu:

podatku VAT
zaliczek na PIT-4, PIT-8AR, PIT-28, PIT-36, PIT-36L
zaliczek na CIT-8
składek ZUS
PPK
płatności do deklaracji AKC-WW
płatności do deklaracji CUK-1
deklaracji rocznych PIT-28, PIT-36, PIT-36L, CIT-8

Krok drugi:

Należy zdefiniować adresatów wiadomości. W poszczególnych bazach danych Klientów należy wskazać adresy na jakie mają zostać przesłane informacje o podatkach.

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/Biuro Rachunkowe/Parametry dostępne są dwa parametry możliwe do zaznaczenia:

Konfiguracja firmy – gałąź Biuro Rachunkowe/Parametry

Adres właściciela – po zaznaczeniu tego parametru wiadomość e-mail wysyłana jest na adres wskazany na formularzu właścicieli.

Każdy z właścicieli/współwłaścicieli dostaje informację o: swoich podatkach i składkach ZUS (dotyczy PIT i DRA) oraz informacje o podatkach firmy.

Załącznik PDF zabezpieczony jest hasłem. Domyślne hasło do pliku to numer PESEL, a w przypadku braku PESEL, jako hasło ustawiana jest data urodzenia w formacie DDMMRRRR. Istnieje możliwość ustawienia własnego hasła do pliku. Hasło to można ustawić na formularzu właściciela, w zakładce [Ogólne], z sekcji Hasło dla wydruków.

Wskazany adres – wybierając tę opcję samodzielnie wpisujemy adres/ adresy e-mail, na które ma zostać wysłana wiadomość.

W przypadku wysyłania wiadomości na wskazany adres w załączniku pojawią się informacje o wszystkich zaznaczonych w Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa zaliczkach/deklaracjach, również te dotyczące właścicieli.

Możemy podać hasło dla wydruków wpisując je ręcznie lub wygenerować za pomocą przycisku Generuj.

Wskazówka

Hasło powinno zawierać co najmniej 8 znaków (mała, duża litera i znak specjalny). Pole z hasłem dostępne jest dla operatorów z zaznaczonym parametrem Prawo do generowania i podglądu haseł dla plików PDF.

Wskazówka

Zakładka Start/Konfiguracja/ Firma/ Biuro Rachunkowe/ Parametry jest dostępna dla Operatora, który na swojej karcie ma zaznaczony moduł Biuro Rachunkowe (BR).

Krok trzeci:

W aplikacji Biuro Rachunkowe w panelu Operacje seryjne w zakładce Informacja dla Klientów należy wybrać Wyślij e-mail o podatkach/ ZUS .

Po wybraniu tej opcji pojawia się okno z szablonem wiadomości mailowej.

Szablon wiadomości e-mail

Taką wiadomość można wysłać od razu klikając w albo umieścić w Kopiach roboczych i wysłać później. Każda z wiadomość zawiera załącznik PDF zabezpieczony hasłem. Przykładowy załącznik wiadomości:

Przykładowy plik PDF generowany i wysyłany na adres wskazany w konfiguracji firmy

Wydruk generowany jest na bieżący dzień i zawiera informacje o podatkach i składkach ZUS za wskazany w Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe miesiąc i rok.

Wskazówka

Aby umieścić logo Biura Rachunkowego generującego/wysyłającego plik PDF należy je dodać w pieczątce firmy Biura Rachunkowego w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy.

Jak zapisać plik z informacją o podatkach aby dołączyć go do wiadomości wysyłanej z dowolnej skrzynki pocztowej?

Wybierając Zapisz plik z informacją o podatkach/ ZUS

zostanie wygenerowany plik zabezpieczony hasłem (zasady ustawienia hasła są takie same jak przy wysyłce wiadomości e-mail).

Gdzie zapisywany jest plik?

Domyślnie plik jest zapisywany w lokalizacji: C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Wydruki\Biuro Rachunkowe. W katalogu Biuro Rachunkowe dla każdej firmy jest tworzony oddzielny katalog. Użytkownik może wskazać własną lokalizację do zapisywania pliku z poziomu zakładki: Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Biuro rachunkowe/ Parametry.

Konfiguracja stanowiska – Informacja o podatkach/ ZUS – katalog do plików pdf.