W programie istnieje mechanizm sugerujący użytkownikowi, które dokumenty wystawiane w programie ręcznie, mogą być generowane automatycznie za pomocą funkcji faktur cyklicznych.
Generowanie listy potencjalnych faktur cyklicznych.
Sprawdzanie faktur potencjalnie cyklicznych uruchamiane jest raz dziennie, przy pierwszym zalogowaniu do danej bazy danych.
Dokumenty kwalifikowane są jako potencjalne faktury cykliczne jeżeli spełniają następujące warunki:
- rodzaj dokumentu faktura sprzedaży lub faktura pro forma;
- na dokumencie są te same pozycje towarowe (sprawdzana jest zbieżność pozycji do 80%);
- podobne dokumenty wystawione są w odstępie jednego lub kilku miesięcy, weryfikowany jest dzień wystawienia dokumentu z precyzją +/- 4 dni;
- na dokumentach znajduje się ten sam Nabywca i Odbiorca.
Kiedy w bazie zostaną znalezione co najmniej trzy podobne dokumenty kwalifikujące się do cyklicznego wystawiania, to na liście propozycji zostaną one zaproponowane jako faktura cykliczna. Pod uwagę brane są dokumenty wystawione w przeciągu ostatnich 13 miesięcy.
Pod uwagę nie są brane dokumenty wystawione na kontrahenta !NIEOKREŚLONY!, anulowane, korekty, takie same wystawione tego samego dnia, faktury VAT marża oraz dokumenty w buforze. Pomijane są także faktury, które zostały wygenerowane na podstawie istniejącego już wzorca faktury cyklicznej.
Przykład 1:
Kontrahent A kupił towar T1 w dniach 01.01, 01.02 i 01.03. W tym samym czasie Kontrahent B również kupił towar T1. Mechanizm zasugeruje te dokumenty jako potencjalnie cykliczne, jako jeden wzorzec .
Przykład 2:
Kontrahent A kupił towar T1 w dniach 1.01 (FS1), 20.01 (FS2), 1.02 (FS3), 20.02(FS4), 1.03 (FS5) i 20.03 (FS6). Na podstawie powyższych dokumentów zaproponowane zostaną dwa wzorce potencjalnych faktur cyklicznych. Pierwszy z dokumentami FS1, FS3, FS5 i drugi z FS2, FS4, FS 6. Ponieważ są dwa różne cykle wystawiania co miesiąc na pierwszy dzień miesiąca i co miesiąc na 20 dzień miesiąca.
Przykład 3:
Kontrahent A co miesiąc pierwszego dnia miesiąca kupuje towar T1 01.03, 01.04 natomiast w maju pierwszy był świętem i pierwszy dzień roboczy wypadł 4.05, więc Kontrahent A kupił towar T1 dopiero czwartego. Mechanizm zakwalifikuje te faktury jako potencjalnie cykliczne, ponieważ tolerancja jest do 4 dni rozbieżności.
Przykład 4:
Kontrahent A 10.01 kupił towary T1 i T2, 10.02 T1 i T2 a 10.03 T1, T2 i T3. W przedstawionym przypadku będzie jeden wzorzec na towary T1i T2, ponieważ zakup jest cykliczny i większość pozycji na dokumentach się zgadza.
Po wykryciu nowych potencjalnych faktur cyklicznych, każdemu operatorowi po wejściu na listę faktur sprzedaży, listę faktur pro forma oraz listę faktur cyklicznych, wyświetli się informacja: Przygotowaliśmy dla Ciebie nowe propozycje faktur cyklicznych. Kliknij tutaj aby je zobaczyć.
Dostęp do listy proponowanych faktur cyklicznych zależy od uprawnień danego operatora. W menu Start/Konfiguracja/Użytkowe/Operatorzy na karcie operatora na zakładce Parametry cd dostępny jest parametr Dostęp do listy propozycji faktur cyklicznych:
- zaznaczony– po kliknięciu w informacje o proponowanych fakturach cyklicznych wyświetli się lista z propozycjami faktur cyklicznych.
- odznaczony– operator nie ma dostępu do listy proponowanych faktur cyklicznych, po kliknięciu w żółty dymek wyświetli się komunikat: „Jeśli chcesz wyświetlić listę z proponowanymi fakturami cyklicznymi skontaktuj się z Administratorem w celu zaznaczenia dostępu do listy propozycji faktur cyklicznych na karcie operatora.”
Po kliknięciu w komunikat wyświetli się lista zawierająca propozycje faktur cyklicznych. Listę Propozycji faktur cyklicznych można również otworzyć z poziomu zakładki CRM/Faktury cykliczne za pomocą przycisku 
.
Lista zbudowana jest z następujących kolumn:
- Typ dokumentu – przyjmuje wartość Faktura Pro Forma lub Faktura Sprzedaży
- Kontrahent – nazwa kontrahenta, dla którego proponowana jest faktura cykliczna. Jeżeli proponowana faktura cykliczna dotyczy kilku kontrahentów, to wyświetla się nazwa kontrahenta z pierwszej proponowanej faktury + suma pozostałych kontrahentów.
- Pozycje faktury – nazwy pozycji towaru/usługi z faktur, jakie zostaną przeniesione na wzorzec.
Przy każdej propozycji znajduje się przycisk plusa, który umożliwia podejrzenie listy faktur, które zostały zakwalifikowane jako potencjalnie cykliczne. Na liście znajdują się kolumny: Numer dokumentu, Nabywca, Odbiorca, Data wystawienia i Data sprzedaży.
Lista obsługiwana jest przez przyciski:
Dodaj fakturę cykliczną – umożliwia utworzenie nowego wzorca faktury cyklicznej;
Zmień – przycisk jest aktywny w przypadku, gdy podświetlona jest faktura zakwalifikowana jako potencjalnie cykliczna. Umożliwia on podgląd tej faktury;
Usuń fakturę cykliczną – umożliwia usunięcie wzorca z listy;
Zamknij okno – umożliwia zamknięcie okna.
Proponowane wzorce można usunąć za pomocą przycisku Usuń fakturę cykliczną. Proces ten jest nieodwracalny i usunięty wzorzec nie będzie się więcej pojawiał na liście Propozycji faktur cyklicznych.
Dodawanie nowych wzorców faktur cyklicznych.
Użytkownik zalogowany do programu z uprawnieniami (zaznaczony parametr Dostęp do listy propozycji faktur cyklicznych na karcie Użytkownika) oraz z licencją na moduł CRM lub CRM Plus, może z poziomu listy Propozycji faktur cyklicznych utworzyć nowy wzorzec faktury cyklicznej. W tym celu należy podświetlić wybraną propozycję i kliknąć w ikonę Dodaj fakturę cykliczną. Pojawi się kreator:
KROK 1:
Okno składa się z trzech sekcji:
Kod i Nazwa – pola Kod i Nazwa są automatycznie uzupełniane w zależności od rodzaju dokumentu.
Podmioty – znajduje się tam lista Kontrahentów utworzona na podstawie faktur zakwalifikowanych jako potencjalnie cykliczne dla danego wzorca. Lista zawiera kolumny: Lp, Kod nabywcy, Nazwa nabywcy, Kod odbiorcy, Nazwa odbiorcy, Obowiązuje od, Obowiązuje do. Obsługiwana jest przez przyciski:
Dodaj –umożliwia dodanie podmiotu. Wybierając 
pojawia się okno z listą podmiotów 
, umożliwiające wybór podmiotu z dedykowanej dla niego listy. Program umożliwia seryjne dodanie podmiotów na wzorzec. Przed dodaniem zaznaczonych podmiotów pojawia się okno z możliwością podania okresu obowiązywania umowy.
Usuń– umożliwia usunięcie podmiotu.
Podgląd karty podmiotu – otwiera okno Faktura cykliczna – Edycja danych o podmiocie, w którym można ustalić Odbiorcę, okres obowiązywania umowy oraz Indywidualny opis na fakturze.
Więcej informacji na temat dodawania podmiotów na wzorzec faktury cyklicznej znajduje się tutaj.
Pozycje faktury – lista zawiera towary i usługi, uzupełniona jest na podstawie faktury, która zawiera najwięcej pozycji z pośród wszystkich faktur potencjalnie cyklicznych zakwalifikowanych dla tego wzorca. Lista składa się z kolumn: Lp, Kod, Nazwa, Ilość, Jm, Cena PLN i wartość PLN oraz magazyn (domyślnie ukryta).
Lista obsługiwana jest przez przyciski:
Dodaj pozycję – umożliwia dodanie nowej pozycji
Usuń pozycję – umożliwia usunięcie pozycji
Zmień pozycję – otwiera okno – Pozycja faktury cyklicznej
Domyślnie ustawiana jest podstawowa jednostka miary oraz cena domyślna z karty danego towaru. Pole magazyn jest aktywne tylko w przypadku pracy z modułem Handel Plus.
Więcej informacji na temat formularza Pozycja faktury cyklicznej znajduje się tutaj.
KROK 2:
Cykl fakturowania – domyślnie proponowany jest miesięczny okres fakturowania. Wartość pola Generuj w .. dniu miesiąca pobierana jest z ostatniej faktury potencjalnie cyklicznej zakwalifikowanej do danego wzorca, a cykl generowania ustawiany jest co 1 miesiąc. W polu Data generowania faktur domyślnie ustawiona jest data bieżąca. Więcej informacji na temat cyklu fakturowania znajduje się tutaj.
Daty: Data wystawienia i Data sprzedaży domyślnie ustawione są z opcją bieżąca. Więcej informacji na temat daty wystawienia i sprzedaży na fakturze cyklicznej znajduje się tutaj.
Inne – zawiera opcje:
- Magazyn – domyślnie ustawiony Magazyn główny. W przypadku, gdy operator ma na swojej karcie przypisany magazyn domyślny, proponowany jest magazyn domyślny dla operatora.
- Waluta – domyślnie pobierana jest z ostatniej faktury potencjalnie cyklicznej zakwalifikowanej do danego wzorca.
- Faktura liczona od – algorytm domyślnie ustawiony jest na podstawie ostatniej faktury potencjalnie cyklicznej zakwalifikowanej do danego wzorca.
- Zapisuj fakturę – domyślnie ustawiona jest opcja do bufora.
KROK 3:
W tym kroku można ustawić:
- schemat numeracji dla generowanych dokumentów;
- kategorię, domyślnie ustawione jest pobieranie kategorii z karty kontrahenta;
- formę płatności jaka ma się znaleźć na dokumencie, domyślnie ustawione jest żeby forma i termin płatności pobierały się z karty kontrahenta;
- można wprowadzić opis jaki ma się znaleźć na fakturze;
- dodać atrybuty dokumentu;
- Generuj faktury automatycznie- parametr widoczny jest jeżeli w menu Start/Konfiguracja/Firma/ CRM skonfigurowana jest funkcja Automatu faktur cyklicznych. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w tutaj.
Po kliknięciu w przycisk 
nowy wzorzec zostanie dodany na listę Faktur cyklicznych w zakładce CRM.
Więcej informacji na temat funkcji Faktur cyklicznych w programie znajduje się tutaj.
