Z poziomu otwartego formularza wiadomości e-mail można przenieść załączniki bezpośrednio do Biblioteki dokumentów lub do Rejestrów VAT za pomocą funkcji OCR.
Na formularzu wiadomości mailowej na zakładce [Załączniki] dostępne są ikony:
– Zapisz załącznik.
W rozwijanym menu dostępne są opcje:
- Zapisz załączniki, umożliwia zapisanie załączników we wskazanym miejscu na dysku;
- Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia podpięcie załączników do istniejących dokumentów w Bibliotece dokumentów.
- Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów, umożliwia dodanie nowego dokumentu w Bibliotece dokumentów i zapisanie w nim załączników.
Zaczytaj dokument przez OCR do rejestru VAT.
Przenoszenie załączników do Obiegu dokumentów.
Po wybraniu opcji Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów dla zaznaczonych pozycji utworzy się nowy dokument firmowy w Obiegu dokumentów i zostaną podpięte załączniki do Archiwum plików, pliki zapisywane są w bazie. Jako tytuł dokumentu przenosi się nazwa załącznika, natomiast w polu Numer obcy przenosi się numer wątku, np. EMAIL/38/2021, lub numer wiadomości mailowej w przypadku gdy w programie wyłączone jest wątkowanie korespondencji.
Po zaznaczeniu na liście kilku załączników i wybraniu opcji Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów pojawia się komunikat:
„Zaznaczono kilka załączników do przeniesienia do dokumentu Obiegu dokumentów. Czy powiązać je z jednym dokumentem obiegu?”
Do wyboru opcje:
–Tak, przenieś do jednego – po wybraniu tej opcji wszystkie załączniki zostaną powiązane z jednym nowoutworzonym dokumentem w Bibliotece dokumentów;
– Nie, przenieś 1:1 – po wybraniu tej opcji, dla każdego załącznika program utworzy osobny dokument w Bibliotece dokumentów.
Wybranie opcji Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu otworzy listę dokumentów w Bibliotece dokumentów. W przypadku gdy wiadomość z której przenosimy załączniki jest kolejną wiadomością w danym wątku mailowym, który wcześniej został już powiązany z dokumentem w bibliotece, na wyświetlonej liście domyślnie zaznaczony jest parametr Powiązany z wątkiem mailowym, lista dokumentów jest zawężana do dokumentów z danego wątku mailowego.
Jeśli wątek nie został jeszcze powiązany z żadnym dokumentem w Obiegu dokumentów to parametr Powiązany z wątkiem mailowym jest odznaczony.
Po wykonaniu powyższych czynności na wiadomości mailowej w zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów widoczne jest powiązanie z dokumentem w Obiegu dokumentów.
Zaczytywanie dokumentów przez OCR do rejestru VAT
Wybranie opcji Zaczytaj dokument przez OCR do rejestru VAT uruchamia funkcję OCR, która zaczytuje dokument tak samo jak przy uruchomieniu OCR z poziomu Rejestrów VAT.
Przy zaczytywaniu dokumentu przez OCR wyświetla się okno z możliwością wyboru do jakiego rejestru mają trafić dokumenty. Na oknie można wybrać, czy dokumenty ma zostać dodany do rejestrów zakupu, czy sprzedaży. W zależności od wybranej opcji z rozwijanej listy można wybrać rejestry zakupu lub sprzedaży zdefiniowane w konfiguracji Firma/Księgowość/Rejestry zakupów VAT lub Rejestry sprzedaży VAT.
Po wybraniu rejestru dokumenty są przetwarzane przez OCR i dodawane do wybranego rejestru.
Więcej informacji na temat funkcji OCR znajduje się tutaj.
Po zaczytaniu dokumentu przez OCR z poziomu wiadomości mailowej utworzy się dokument w Obiegu dokumentów z podpiętym i zapisanym do bazy załącznikiem, analogicznie jak przy zaczytywaniu dokumentów z dysku przez OCR. Utworzony dokument w Obiegu dokumentów jest powiązany zarówno z dokumentem z Rejestru VAT jak i wiadomością mailową. Na wiadomości mailowej również widoczne jest powiązanie z dokumentem z Rejestru VAT i dokumentem OBD, a na dokumencie w rejestrze VAT jest powiązanie z dokumentem w Obiegu dokumentów i wiadomością mailową.
Opcja przeniesienia dokumentu za pomocą funkcji OCR do Rejestru VAT dostępna jest na formularzu wiadomości mailowej, niezależnie od tego czy operator jest zalogowany z modułem OBD. Dokumenty w Bibliotece dokumentów tworzą się bez modułu OBD tak jak ma to miejsce w przypadku zaczytywania dokumentów przez OCR w Rejestrze VAT. Opcja przeniesienia dokumentów przez OCR do Rejestru VAT dostępna jest w przypadku kiedy użytkownik zalogowany jest na moduł CRM lub CRM Plus oraz dowolny moduł zawierający dostęp do Rejestrów VAT (np.: Faktury, Handel, Handel Plus, Księga podatkowa, Księga Handlowa, lub Księga Handlowa Plus).
