Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT

Możliwość przeniesienia faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT jest dostępna w menu KSeF/ Faktury oraz w menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT.

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT z menu KSeF/ Faktury

Faktury pobrane z KSeF można przenieść do rejestru VAT z menu KSeF/ Faktury na dwa sposoby:

    1. Z poziomu formularza dokumentu z KSeF. W pierwszej kolejności na dokumencie z KSeF w polu Kwalifikacja należy wybrać opcję Do rejestru VAT oraz wskazać rejestr, do którego ma trafić dokument. Domyślnie ustawiany jest pierwszy rejestr z listy. Po zaznaczeniu opcji Do rejestru VAT aktywny staje się przycisk Przenieś, po naciśnięciu którego faktura jest przenoszona do rejestru VAT.

      Dokument z KSeF
    2. Z listy Faktury z KSeF – po zaznaczeniu faktur i naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru VAT.

      Lista Faktury z KSeF

      W celu uzupełnienia docelowego rejestru VAT można skorzystać z operacji seryjnej Zmień rejestr. Jeżeli użytkownik nie skorzysta z tej opcji to podczas przenoszenia do rejestru VAT pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury. Domyślnie podpowiadany jest pierwszy rejestr z listy.

      Dodawanie faktur do rejestru VAT z poziomu listy Faktury z KSeF

      Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.

      Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT, ewid. dodatkowej i na fakturach zakupu to podczas przenoszenia dokumentów do rejestru VAT następuje kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT zgodnie kryteriami wskazanymi w Konfiguracji. W przypadku wystąpienia duplikatów, dokumenty nie są przenoszone do rejestru VAT.

      Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT oraz na fakturze wskazano formę płatności o typie gotówka to w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający fakturę. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas przenoszenia dokumentów pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas przenoszenia kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie.

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF bezpośrednio z listy dokumentów w rejestrze VAT

Na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu oraz sprzedaży dostępny jest przycisk KSeF, który umożliwia pobranie faktur oraz pobranie pojedynczej faktury z KSeF. Przycisk jest aktywny jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Prawo do odbierania e-Faktur oraz odpowiednio Zakup i/lub Sprzedaż.

Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:

  • Dodaj faktury – wybór opcji otwiera listę Faktury z KSeF, na którą pobierane są wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. Po wybraniu opcji z poziomu rejestru VAT zakupu wyświetlana jest lista Faktury z KSeF z widoczną tylko zakładką [Zakup]. Po wybraniu opcji z poziomu rejestru VAT sprzedaży wyświetlana jest lista Faktury z KSeF z widoczną tylko zakładką [Sprzedaż]. W filtrze pod listą Faktury z KSeF w polu Dokumenty domyślnie wskazana jest opcja Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT.

    Lista Faktury z KSeF – dokumenty niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT

    Po naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru VAT, jeżeli na którymś z zaznaczonych dokumentów nie określono rejestru, pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury. Domyślnie podpowiadany jest pierwszy rejestr z listy.

    Dodawanie faktur do rejestru VAT z poziomu rejestru VAT

    Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.

  • Dodaj fakturę – wybór opcji umożliwia import pojedynczej faktury z KSeF do rejestru VAT. Z poziomu rejestru VAT sprzedaży istnieje możliwość dodania faktury do rejestru VAT zakupu jeżeli podczas importu okaże się, że to faktura zakupu, a nie sprzedaży. Analogicznie z poziomu rejestru VAT zakupu istnieje możliwość dodania faktury do rejestru VAT sprzedaży.Po wyborze opcji Dodaj fakturę pojawia się okno wraz z domyślnie zaznaczoną opcją numer KSeF.

Dodawanie faktury z KSeF na podstawie numeru KSeF

Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer KSeF.

Użytkownik ma możliwość wyboru opcji numer faktury i NIP kontrahenta. Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP. Istnieje również możliwość wskazania kontrahenta z listy kontrahentów oraz zakresu dat.

Dodawanie faktury z KSeF na podstawie numeru faktury i NIP kontrahenta

Faktura dodawana jest do rejestru wskazanego w filtrze pod listą dokumentów w rejestrze VAT.

Wybór rejestru na liście dokumentów w rejestrze VAT

Jeżeli w polu Rejestr wybrana jest opcja -wszystkie- to pojawia się dodatkowe okno, na którym istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego faktura zostanie dodana.

Dodawanie pojedynczej faktury z poziomu rejestru VAT

Po naciśnięciu przycisku Dodaj dokument na oknie Dodawanie faktury z KSeF wyświetlany jest formularz dokumentu w rejestrze VAT, który podlega edycji przez użytkownika. Jeżeli faktura została już wcześniej przeniesiona do rejestru VAT to dokument podlega edycji pod warunkiem że nie jest zaksięgowany, nie uzupełniono na nim predekretacji a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Nie ma możliwości pobrania do rejestru VAT zakupu faktury zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel oraz faktury, która została zakwalifikowana do modułu Handel. Nie jest również możliwe pobranie dokumentu, który nie został wystawiony przez / dla podatnika.

 

Dane na dokumencie zaimportowanym z KSeF do rejestru VAT

Na dokumencie dodanym w rejestrze VAT a pobranym z KSeF:

  1. Po lewej stronie wyświetlany jest podgląd dokumentu.
    Dokument pobrany z KSeF do Rejestru VAT, zakładka [Ogólne]
  2. Akronim kontrahenta pobierany jest z bazy, a nazwa i adres kontrahenta pobierane są na podstawie informacji otrzymanych z KSeF.
  3. Numer rachunku bankowego, forma płatności oraz termin płatności pobierane są z KSeF.
  4. Na dokumencie w rejestrze VAT zakupu data wpływu, data wystawienia, data obowiązku podatkowego oraz miesiąc rozliczenia w VAT ustawiane są zgodnie z datą przyjęcia w KSeF.
  5. Na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży data wystawienia ustawiana jest zgodnie z datą przyjęcia w KSeF.
  6. Na dokumencie walutowym kwoty są przeliczanie po kursie pobranym z KSeF, a w przypadku jego braku, na dokumencie w rejestrze VAT ustawiany jest Kurs ręczny i wyliczany jest na podstawie odczytanych wartości z dokumentu.
  7. Na dokument w rejestrze VAT zakupu przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii lub karcie kontrahenta (dotyczące zakupu).
  8. Na dokument w rejestrze VAT sprzedaży przenoszone są kody towarowe GTU, procedury: TP, MR_UZ lub MR_T oraz typy dokumentów pobrane z KSeF.
  9. Na zakładce [KSeF/JPK] widoczny jest Numer KSeF oraz Data przyjęcia.
    Dokument pobrany z KSeF do Rejestru VAT, zakładka [KSeF/JPK]
  10. Na zakładkę [Notatka/Atrybuty] przenoszona jest notatka uzupełniona na dokumencie KSeF.
    Dokument pobrany z KSeF do Rejestru VAT, zakładka [Notatka/Atrybuty]