Przygotowanie deklaracji rozliczeniowej ZUS

Cel ćwiczenia: Naliczenie deklaracji do ZUS i wyeksportowanie jej do programu Płatnika.

• Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Pliki KEDU.
• Otwieramy nowy plik KEDU (zestaw) i uzupełniamy pola:
  • Nazwa: {rok_ bieżący miesiąc}
  • Zapisujemy formularz
• Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Deklaracje ZUS rozliczeniowe
• Dodajemy nową Deklarację DRA i uzupełniamy na zakładce Ogólne:
  • KEDU – wybieramy z listy utworzony wcześniej plik KEDU (zestaw)
  • Deklaracja za miesiąc: bieżący
  • Identyfikator deklaracji: akceptujemy 01 – będzie to pierwsza deklaracja
• Po uzupełnieniu tych danych, ikoną pioruna uruchamiamy procedurę naliczania deklaracji DRA wraz z załącznikami – po zakończeniu operacji pojawia się log informacyjny, który następnie należy zamknąć.
• Nim zapiszemy formularz deklaracji, sprawdzamy:
  • Zakładkę Dodatkowe – tutaj zostało uzupełnione pole: „Liczba ubezpieczonych”
  • Zakładkę Płatności – pojawiła się  kwota płatności do ZUS.
• Po zapisaniu deklaracji, ponownie ją edytujemy w celu wyeksportowania do programu Płatnik – dokonujemy tego za pomocą przycisku z literą P. Po naciśnięciu tego przycisku pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji. Poprzez przycisk Nazwa pliku wskazujemy dysk, ewentualnie katalog oraz wpisujemy nazwę pliku z rozszerzeniem xml (np. c:\nazwa.xml). Po zaakceptowaniu okna, plik xml zostanie zapisany na dysku (we wskazanym miejscu) oraz automatycznie zostanie uruchomiony Program Płatnik jeśli zaznaczono parametr „Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu” i pod warunkiem, że będzie zainstalowany lokalnie na tym komputerze.
• W programie Płatnik dokonujemy importu dokumentów (wskazując na zapisany plik xml).
• Po zweryfikowaniu poprawności raportów możemy zamknąć deklarację – w tym celu ponownie edytujemy formularz deklaracji i zaznaczamy pole (Na liście kolor deklaracji zmieni się z zielonej na czarny).

Informacja

Istnieje możliwość eksportu deklaracji ZUS DRA bezpośrednio do ZUS. W menu przy przycisku Eksport deklaracji znajduje się opcja ‘Wyślij bezpośrednio do ZUS’ . Wybranie opcji rozpocznie proces wysyłki deklaracji.

W pierwszym kroku zostaną przygotowane dane. Po ich przygotowaniu użytkownik zostanie poinformowany o możliwości ich weryfikacji: „Czy chcesz zweryfikować deklaracje przed wysłaniem ich do ZUS?”
Jeżeli zostanie wybrana opcja NIE, użytkownik zostanie przekierowany do kolejnych kroków wysyłki.
Jeśli zostanie wybrana opcja TAK, wówczas na formularzu deklaracji automatycznie otwiera się zakładka [4 Dokumenty], w której dostępne są formularze naliczonych deklaracji. Z tego poziomu możliwy jest podgląd, edycja i usunięcie deklaracji utworzonych na podstawie danych w programie. Po sprawdzeniu deklaracji, można je przesłać do ZUS wybierając ponownie opcję ‘Wyślij bezpośrednio do ZUS’. Użytkownik zostanie poproszony o wskazanie certyfikatu, który posłuży do podpisywania deklaracji. Po wskazaniu certyfikatu i podaniu numeru PIN, wyświetli się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane: przygotowanie, walidacja, podpisywanie. Podczas walidacji sprawdzane jest czy wszystkie wymagane pola na deklaracji są uzupełnione. Przy braku wymaganych danych pojawia się odpowiedni komunikat informujący, które pole należy uzupełnić.