Rozliczenie przejazdów - Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima

Rozliczenie przejazdów (Księgowość/ Samochody/ Rozliczenia samochodu) pozwala na:

Prowadzenie Ewidencji Przejazdów samochodem prywatnym właściciela lub pracownika.
Prowadzenie Ewidencji Kosztów używania samochodu będącego własnością właściciela firmy.
Rozliczanie comiesięcznych kosztów wynikających z używania samochodu prywatnego do celów służbowych.
Rozliczenie przejazdów jest otwierane na Ewidencji samochodów przez naciśnięcie przycisku Lista rozliczeń przejazdów .

Lista rozliczeń przejazdów składa się z trzech zakładek:

[Przejazdy],
[Koszty],
[Rozliczenie].

Rozliczenie przejazdów – Przejazdy

Zakładka [Przejazdy] zawiera Ewidencje przejazdów samochodem prywatnym właściciela firmy lub pracownika. Na zakładce tej widoczne są następujące informacje: Lp., Data przejazdu, Odległość, Cel wyjazdu, Trasa, Wartość oraz kolumna Potwierdzony.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Numer rejestracyjny – pozwala na wybranie samochodu z listy pojazdów. Samochód można wybrać przez wpisanie numeru rejestracyjnego lub przez wybór z listy pomocniczej samochodów, która jest otwierana przyciskiem.

Dzień, miesiąc, rok – lista przejazdów może być wyświetlana za wybrany dzień, miesiąc i rok. Na liście w obrębie dnia, miesiąca lub roku można również dodawać zapisów.

Uwaga

Jeżeli zostało dokonane rozliczenie kosztów dla samochodu za dany miesiąc, to w tym miesiącu nie ma możliwości dodawania, usuwania ani zmiany zapisów w ewidencji przejazdów.

Renumeracja – funkcja renumeracji służy do chronologicznego uporządkowania zapisów na liście. Renumerację należy przeprowadzić w przypadku, gdy zapisy nie były wprowadzane w porządku chronologicznym lub było wykonywane usuwanie zapisów z listy. Przycisk aktywny tylko w przypadku wybrania listy zapisów za miesiąc.

Z poziomu listy rozliczeń przejazdu na zakładce Przejazdy dostępne są wydruki:

Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów,
Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów do VAT,
Ewidencja samochodowa/ Zestawienia przejazdów do VAT – wynajem

W menu kontekstowym rozwijanym przez kliknięcie prawym przyciskiem myszy na pozycji przejazdu, widnieje opcja Potwierdź. Funkcja działa na zaznaczone lub podświetlone przejazdy. Dostępna tylko, gdy zaznaczony jest na liście konkretny miesiąc. Po zaznaczeniu lub podświetleniu przejazdu i wywołaniu funkcji podnosi się okienko z wyborem,

gdzie widoczne jest pole na wybór Operatora (opcja domyślna) lub Właściciela i pole z datą (domyślna na koniec miesiąca, bez opcji wyczyść). Zatwierdzenie powoduje na przejeździe zaznaczonym lub podświetlonym zaznaczenie parametru Potwierdził i ustawia odpowiednio akronim Operatora lub Właściciela i datę potwierdzenia. Jeżeli dany miesiąc został już rozliczony (zakładka [Rozliczenia]) po wybraniu opcji w menu kontekstowym Potwierdź i zatwierdzeniu pojawi się komunikat: Błąd potwierdzania przejazdu: Lp. [tu numer lp. przejazdu]. Miesiąc został już rozliczony (AutoRozlicz), zarówno dla pojedynczego przejazdu jak i przy potwierdzaniu seryjnym.

Formularz przejazdu

W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.

Lp. – liczba porządkowa pozycji na liście, nadawana automatycznie przez program w momencie dodawania przejazdu.

Data wyjazdu – data, z jaką przejazd zostanie wprowadzony do Ewidencji przejazdów.

Kod wyjazdu – służy do wyboru trasy przejazdu z listy pomocniczej tras. Wyboru trasy można dokonać poprzez wpisanie kodu trasy lub wybór z listy tras. Lista pomocnicza tras otwierana jest przyciskiem . Po wybraniu trasy z listy pomocniczej pozostałe pola formularza wypełniane są automatycznie.

Cel wyjazdu – określa cel wyjazdu. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie.

Trasa – określa trasę przejazdu. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie. W polu można wprowadzić maksymalnie 1 000 znaków.

Odległość – określa długość pokonanej trasy. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie.

Początkowy stan licznika – do pola przenosi się domyślnie stan końcowy licznika z poprzedniego przejazdu. Funkcja przenoszenia działa prawidłowo, jeśli przejazdy są wprowadzane chronologicznie. Pole jest możliwe do edycji, dlatego w przypadku wprowadzania przejazdów z różnymi datami należy stan licznika ręcznie zmodyfikować.

Końcowy stan licznika – pole wylicza się jako suma stanu początkowego plus odległość. Możliwe do ręcznej modyfikacji. Blokowana jest możliwość zmiany wartości w tym polu poniżej stanu początkowego.

Dysponent samochodu – pobierany z listy pracowników/wspólników wywołanej w trybie wyboru przez przycisk. Domyślnie ustawia się wartość z karty samochodu bez adresu dysponenta (Wspólnik), z możliwością zmiany na pracownika. Można również wpisać samo imię i nazwisko dysponenta nie wskazując konkretnego pracownika czy wspólnika z bazy danych.

Potwierdził – parametr, z możliwością wyboru Operatora (opcja domyślna) lub Właściciela. Domyślnie parametr jest niezaznaczony.

Data – pole z datą potwierdzenia. Data domyślnie podpowiada się na koniec danego miesiąca (bez możliwości wyczyszczenia daty).

Przejazd objęty limitem jazd miejskich – pole widoczne tylko w przypadku samochodu będącego własnością pracownika, określa, czy przejazd odbywał się w granicach miasta czy poza granicami. W przypadku wyboru trasy z listy pole to wypełniane jest automatycznie.

Stawka za kilometr – pole określające stawkę za jeden kilometr przebiegu. Wartość tego pola jest pobierana z konfiguracji programu, zgodnie z typem samochodu.

Wartość – kwota wynikająca z pomnożenia długości przebytej trasy przez stawkę za kilometr przebiegu.

Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który wprowadził i zmodyfikował zapis oraz daty tych operacji.

Uwaga

Formularz przejazdu po rozliczeniu danego miesiąca jest blokowany przed zmianami. Dlatego przed rozliczeniem danego miesiąca należy w pierwszej kolejności potwierdzić wprowadzone przejazdy.

Rozliczenie przejazdu – Koszty

Zakładka [Koszty] zawiera Ewidencje kosztów związanych z używaniem samochodu. Zakładka ta jest aktywna wyłącznie w przypadku samochodu będącego własnością właściciela firmy. Na zakładce tej widoczne są następujące informacje: Lp., Data dokumentu, Numer dokumentu, Wartość, Opis.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy.

Numer rejestracyjny – pozwala na wybranie samochodu z listy pojazdów. Samochód można wybrać przez wpisanie numeru rejestracyjnego lub przez wybór z listy pomocniczej samochodów, która jest otwierana przyciskiem lub wybranie z rozwijanej listy pomocniczej (ang. drop-down)

Dzień, miesiąc, rok – lista kosztów może być wyświetlana za wybrany dzień, miesiąc i rok. Na liście w obrębie dnia, miesiąca lub roku można również dodawać zapisy.

Uwaga

Jeżeli zostało dokonane rozliczenie kosztów dla samochodu za dany miesiąc, to w tym miesiącu nie ma możliwości dodawania, usuwania ani zmiany zapisów w ewidencji kosztów.

Obok ikony plusa dostępne jest rozwijalne menu z możliwymi do wyboru opcjami:

Dodaj – pozwala na dodanie pojedynczego formularza kosztu,
Dodaj seryjnie (również skrót klawiszowy <Shift+<Insert>) – pozwala na seryjne dodanie kosztów. Po wyborze opcji pojawia się okno z listą dokumentów z rejestru VAT zakupu. Po zaznaczeniu dokumentów i zaakceptowaniu wyboru za pomocą przycisku zatwierdź powstanie tyle formularzy kosztów, ile pozycji zaznaczono na liście.

Uwaga

Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową to podczas próby dodania od 01.01.2019 r. kosztu związanego z samochodem właściciela pojawia się komunikat: Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów wskazując na pozycji kategorię ze wskazanym procentem kosztów.

Formularz kosztu, jaki poniesiono w związku z używaniem pojazdu

W tym miejscu zostaną opisane przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.

Lp. – kolejny numer wprowadzanego kosztu w danym miesiącu, nadawany automatycznie przez program w momencie dodawania pozycji.

Dokument – numer dokumentu potwierdzającego poniesienie kosztu. W przypadku, gdy dokument został wprowadzony do Rejestru Zakupów VAT, istnieje możliwość automatycznego pobrania takiego dokumentu z Rejestru VAT. Aby tego dokonać, należy otworzyć listę pomocniczą dokumentów w rejestrze VAT poprzez przycisk i wybrać odpowiedni dokument z wyświetlonej listy przez przycisk Wybierz , klawiszem <ENTER> lub poprzez dwukrotne kliknięcie. Aby zawęzić liczbę wyświetlonych pozycji na liście pomocniczej dokumentów w rejestrze VAT, należy przed wciśnięciem przycisku wpisać w polu Dokument fragment numeru Faktury Zakupu.

Po wybraniu dokumentu z listy pomocniczej, automatycznie wypełniane są pola Data, Wartość i Opis, a numer dokumentu na formularzu kosztu, dla dokumentów pobranych z rejestru VAT, wyświetlany jest na niebiesko.

Lista pomocnicza dokumentów w rejestrze VAT

Uwaga

Jeżeli na fakturze wprowadzonej do rejestru zaznaczono odliczenia VAT: NIE, do Ewidencji kosztów samochodu proponuje się wartość brutto, w przypadku odliczeń TAK lub WARUNKOWO – kwotę netto

Data zapisu – data, z jaką dokument zostaje zapisany do ewidencji kosztów.

Opis – opis zdarzenia gospodarczego. Opis może być pobrany z listy pomocniczej kategorii, poprzez wpisanie Kodu kategorii lub wybór z listy otwieranej przyciskiem . Jeżeli opis nie został wybrany z listy kategorii, należy go uzupełnić bezpośrednio na formularzu koszty.

Wartość – wartość dokumentu potwierdzającego poniesienie kosztu.

Wprowadził, zmodyfikował – kod operatora, który zapis wprowadził i zmodyfikował, oraz daty tych operacji.

Podczas dodawania zarówno pojedynczego zapisu kosztowego, jak i seryjnego generowania kosztów, po wyborze z rejestru VAT zakupu:

dokumentu nie posiadającego żadnej pozycji lub
jeżeli jako Rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową dokumentu na którym w kolumnie Kolumna wybrano opcję inną niż Nie księgować

nie jest tworzony zerowy zapis kosztowy w ewidencji samochodów.

Rozliczenie przejazdu – Rozliczenie

Zakładka [Rozliczenie] zawiera wyniki rozliczenia kosztów używania pojazdu prywatnego do celów służbowych, tzn. obejmuje kwoty wynikające z porównania poniesionych kosztów z kwotą będącą wynikiem pomnożenia faktycznie przejechanej odległości przez stawkę za kilometr.

Uwaga

Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową to podczas próby dodania od 01.01.2019 r. rozliczenia związanego z samochodem właściciela pojawia się komunikat: Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów wskazując na pozycji kategorię ze wskazanym procentem kosztów.

Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to podczas próby dodania od 01.01.2019 r. rozliczenia związanego z samochodem właściciela pojawia się komunikat: Od 01.01.2019 roku koszty samochodu właściciela należy księgować bezpośrednio z rejestru VAT zakupu lub ewidencji dodatkowej kosztów.

Formularz rozliczenia przebiegu pojazdu

Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.

Miesiąc i rok – rok i miesiąc, za które dokonywane jest rozliczenie.

Kategoria – opis zdarzenia gospodarczego. Opis może być pobrany z listy pomocniczej kategorii, poprzez wpisanie Kodu kategorii lub wybór z listy otwieranej przyciskiem . Jeżeli opis nie został wybrany z listy kategorii, należy go uzupełnić bezpośrednio na formularzu rozliczenia.

Tabela kwot (na formatce dodawania rozliczenia) z Ewidencji przejazdów, z Ewidencji kosztów i Do zaksięgowania w rozbiciu: w miesiącu, w poprzednich i narastająco, przedstawia zestawienie kosztów wynikających z ewidencji kosztów i ewidencji przejazdów oraz wartość kosztów podlegających księgowaniu.

Uwaga

Koszty używania pojazdu prywatnego właściciela firmy rozliczane są w układzie narastającym, tzn. jeżeli w którymś z miesięcy koszty wynikające z faktur były niższe niż koszty wynikające z przejazdów, a w następnym miesiącu na odwrót, to program automatycznie zaliczy część nierozliczonych kosztów w następnym miesiącu.

Dodanie rozliczenia przejazdów za dany miesiąc

Przelicz wartość – naciśnięcie tego przycisku pozwala na rozliczenie przebiegu pojazdów. Do kosztów uzyskania przychodu z tytułu używania samochodu zalicza się faktycznie poniesione wydatki w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów przejechanych razy stawka za jeden kilometr, przy czym obie te kwoty wyliczane są narastająco. Rozliczenia przebiegu pojazdu można również dokonać klawiszem <F8>.

W przypadku pojazdu będącego własnością pracownika, rozliczane są wyłącznie koszty wynikające z przebiegu pojazdu, przy czym przejazdy w granicach miasta nie mogą przekroczyć zadeklarowanego limitu.