Sekcja Wymiana danych zawiera pozycje:

• Wyślij dane – po rozwinięciu dostępne są opcje:
  • Wyślij dane dotąd nieeksportowane i zmienione
  • Wyślij wszystkie dane

Po kliknięciu wysyłane są dane zgodnie z wybraną opcją. Ich zakres zależy od programu używanego przez Klienta który ma je odebrać. W przypadku Comarch ERP XT/MBR są to:

• Kontrahenci,
• Kategorie,
• Faktury za usługi księgowe,
• Płatności do deklaracji,
• Zamknięcie miesiąca.

W przypadku Comarch ERP Optima są to wszystkie dane możliwe do zaznaczenia w menu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Eksport.

• Odbierz dane – po rozwinięciu dostępne są opcje:
  • Odbierz tylko nowe dane
  • Odbierz nowe i zmienione dane

Po kliknięciu odbierane są dane zgodnie z wybraną opcją. Importowane są wszystkie dane możliwe do zaznaczenia w menu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Import (wszystkie słowniki i wszystkie rodzaje dokumentów).

• Historia wymiany – po kliknięciu otwierane jest okno zawierające informacje dotychczas dostępne na oknie Skrzynka IWD w menu Narzędzia. Okno zawiera zakładki Wysłane i Odebrane:
  

W bazach Klientów Biura rachunkowego w sekcji Wymiana danych dostępna jest pozycja  .

Po naciśnięciu przycisku Status miesiąca  zostaje otworzone okno, na którym znajdują się  następujące dane: Miesiąc i Rok, Status oraz Data zamknięcia. Domyślnie widoczny jest miesiąc poprzedni w stosunku do daty bieżącej.

Na oknie Status miesiąca można zmienić Status oraz ustalić nową datę zamknięcia. Po zmianie statusu automatycznie zostanie zmieniona Data zamknięcia na dzień bieżący. W polu Data zamknięcia można pozostawić datę bieżącą lub wybrać późniejszą. Nie ma możliwości wybrania daty wcześniejszej. Gdyby użytkownik wybrał datę wcześniejszą, to zostanie ona automatycznie zmieniona na datę bieżącą.

Zmiana statusu oraz daty zamknięcia jest możliwa dla miesięcy poprzednich w stosunku do miesiąca bieżącego. Pola ze statusem i datą zamknięcia na oknie Status miesiąca dla miesiąca bieżącego i kolejnych są zablokowane do edycji.

Po zapisaniu formularza przyciskiem Zmień dane dotyczące statusu i daty zamknięcia miesiąca zostają zaktualizowane na karcie tego kontrahenta [Księgowe] w bazie Biura. Podczas zapisywania formularza  tworzy się paczka z informacjami dotyczącymi zamknięcia miesiąca u Klienta Comarch ERP XT/ Comarch Moje BR i jest ona automatycznie wysłana do Klienta.

Zamknięcie miesiąca u klient jest możliwe jeżeli:

• Na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe] w sekcji Klient Biura rachunkowego w polu Firma wskazano bazę firmową Klienta;
• Klient ma skonfigurowaną Internetową Wymianę Dokumentów w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana dokumentów/ Aktywacja, zakładka [Klienci];
• W Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana dokumentów/ Aktywacja, zakładka [Klienci], w kolumnie Aplikacja klienta wskazany jest typ wymiany z Klientem XT / Moje BR.

Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/Aktywacja nie jest zaznaczony parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch, wówczas po kliknięciu w którąś z opcji w sekcji Wymiana danych pojawia się komunikat:

Aby wymieniać dane z Klientem przez Internet utwórz konto w portalu iKsiegowosc24.pl, a następnie aktywuj wymianę w Konfiguracja -> Program -> Internetowa Wymiana Dokumentów->Aktywacja. Czy chcesz teraz przejść do konfiguracji?
Po kliknięciu opcji Tak otwierane jest okno w Konfiguracji, gdzie operator może włączyć wymianę danych przez serwer Comarch.

Ustawienia w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja są podzielone na trzy zakładki:

• Konfiguracja – zawierająca ustawienia dotyczące biura rachunkowego lub oddziału oraz datę ważności certyfikatu
• Klienci – tabela z listą baz Klientów. Kolumna Aplikacja, może przyjmować wartości: brak, XT/MBR lub Optima.
• Opcje – zakładka jest widoczna jeżeli zalogowano się do programu na klucz z modułami dla Biur Rachunkowych. Na zakładce dostępne są parametry:
  • Wymagaj opisywania dokumentów kosztowych – parametr domyślnie zaznaczony. W przypadku zaznaczenia tej opcji Klient korzystający z Comarch Moje BR lub Comarch ERP XT wprowadzając dokumenty, które prześle do Biura Rachunkowego, będzie obowiązkowo uzupełniał pola opisujące dokumenty, ułatwiając ich odpowiednie zaksięgowanie w Biurze.
  • Udostępniaj pakiet Comarch OCR swoim Klientom – parametr jest domyślnie niezaznaczony. W przypadku jego zaznaczenia Klient korzystający z Comarch Moje BR lub Comarch ERP XT może skorzystać z pakietu Comarch OCR wykupionego przez Biuro Rachunkowe podczas dodawania dokumentów kosztowych ze skanów.
  • Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ] – Parametr domyślnie nie jest zaznaczony. Po zaznaczeniu parametru uaktywnia się pole, w którym Biuro rachunkowe może wskazać dzień, kiedy nastąpi zamknięcie miesiąca dla wszystkich Klientów Comarch ERP XT i Comarch Moje BR, z którymi wymienia dane za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów. Domyślnie w tym miejscu podpowiada się 15. dzień następnego miesiąca.