Zamknięcie miesiąca dla Klientów Biur rachunkowych pracujących na Comarch ERP XT i Comarch Moje BR
Dla Klientów Biur rachunkowych pracujących na Comarch ERP XT i Comarch Moje BR istnieje możliwość oznaczenia zamknięcia miesiąca, czyli dostarczenia do Biura wszystkich dokumentów za dany miesiąc i przesłania tej informacji do Biura rachunkowego pracującego na Comarch ERP Optima. Biura rachunkowe mają możliwość zamknąć i otworzyć miesiąc u swoich Klientów oraz przesłać do Klientów informację o dniu zamknięcia, czyli o terminie do którego najpóźniej pozwalają Klientom na wysłanie dokumentów
Funkcjonalność została wprowadzona, aby ułatwić Biurom rachunkowym otrzymanie dokumentów w określonym czasie tak, aby mogły terminowo wyliczać deklaracje. Klient może oznaczyć zamknięcie miesiąca po stronie programu Comarch ERP XT/ Comarch Moje BR. W ten sposób poinformuje on Biuro rachunkowe, że wszystkie dokumenty zostały dostarczone. Jeżeli Klient potrzebuje w zamkniętym miesiącu wystawić i dosłać dodatkowe dokumenty, to musi skontaktować się z Biurem rachunkowym, aby Biuro otworzyło mu miesiąc po stronie programu Comarch ERP Optima.
Funkcjonalność zamknięcia miesiąca dostępna jest dla Biur rachunkowych oraz ich Klientów pracujących na Comarch ERP XT i Comarch Moje BR, którzy mają uruchomioną Internetową Wymianę Dokumentów.
Ustawienia w konfiguracji
W Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje] znajduje się parametr Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ]. Po zaznaczeniu parametru uaktywnia się pole, w którym Biuro rachunkowe może wskazać dzień, kiedy nastąpi zamknięcie miesiąca dla wszystkich Klientów Comarch ERP XT i Comarch Moje BR, z którymi wymienia dane za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów. Domyślnie w tym miejscu podpowiada się 15. dzień następnego miesiąca. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.
informacja o tych zmianach zostanie wysłana do poszczególnych Klientów Biura pracujących na Comarch ERP XT i Comarch Moje BR, z którymi Biuro ma skonfigurowaną Internetową Wymianę Dokumentów oraz na karcie klienta w bazie Biura jest wskazana baza klienta na zakładce [Księgowe].
Formularz kontrahenta w bazie Biura rachunkowego
W bazie Biura rachunkowego na formularzu kontrahenta, na zakładce [Księgowe] znajdują się informacje o statusie zamknięcia miesiąca Klienta oraz parametr Automatyczne zamykanie miesiąca służący do wskazania indywidulanego terminu zamykania miesiąca u danego Klienta.
Pola z informacjami dotyczącymi zamknięcia miesiąca Klienta są aktywne na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe] jeżeli:
- Na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe] w sekcji Klient Biura rachunkowego w polu Firma wskazano bazę firmową Klienta;
- Klient ma skonfigurowaną Internetową Wymianę Dokumentów w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana dokumentów/ Aktywacja, zakładka [Klienci];
- W Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana dokumentów/ Aktywacja, zakładka [Klienci], w kolumnie Aplikacja klienta wskazany jest typ wymiany z Klientem XT / Moje BR.
Po lewej stronie okna została dodana tabela z trzema kolumnami: Miesiąc, Status oraz Data zamknięcia. Na liście znajdują się miesiące od stycznia do grudnia. Widok listy zawężony jest do roku wskazanego dla parametru Status zamknięcia miesięcy w roku [ ] znajdującego się nad tabelą.
W kolumnie Status mogą być wskazane dwie opcje: Otwarty i Zamknięty. Domyślnie Status dla wszystkich miesięcy to Otwarty.
Status Otwarty widoczny jest w kolumnie Status jeżeli:
- nie została jeszcze odebrana paczka od Klienta z datą zamknięcia;
- Biuro otworzyło miesiąc klientowi poprzez zmianę daty zamknięcia.
Status Zamknięty widoczny jest w kolumnie Status jeżeli:
- została odebrana paczka od Klienta z datą zamknięcia,
- Biuro zamknęło miesiąc Klientowi ustawiając datę zamknięcia.
Pole w kolumnie Data zamknięcia może być puste lub może być wskazana data zamknięcia. Domyślnie pole jest puste.
Pole w kolumnie Data zamknięcia jest puste jeżeli:
- nie została jeszcze odebrana paczka od Klienta z informacją o dacie zamknięcia,
- Biuro samodzielnie nie zamknęło Klientowi miesiąca.
Pole w kolumnie Data zamknięcia będzie uzupełnione jeżeli:
- Biuro zaimportuje paczkę od Klienta, w której będzie informacja o dacie zamknięcia,
- Biuro ręcznie ustawi datę zamknięcia.
Obok tabeli dostępna jest ikona Zmień 
. Naciśnięcie przycisku pozwala na zmianę pola ze statusem oraz na zmianę daty zamknięcia. Po zmianie statusu automatycznie zostanie zmieniona Data zamknięcia na dzień bieżący. W polu Data zamknięcia można pozostawić datę bieżącą lub wybrać późniejszą. Nie ma możliwości wybrania daty wcześniejszej. Gdyby użytkownik wybrał datę wcześniejszą z kalendarza, to zostanie ona automatycznie zmieniona na datę bieżącą.
Zmiana statusu oraz daty zamknięcia jest możliwa dla miesięcy poprzednich w stosunku do miesiąca bieżącego. Podczas próby zmiany statusu oraz daty zamknięcia dla miesiąca bieżącego oraz dla miesięcy przyszłych na karcie kontrahenta w bazie Biura rachunkowego pojawia się ostrzeżenie: Nie można zamknąć miesiąca bieżącego lub przyszłego.
Na formularzu kontrahenta, na zakładce [Księgowe] po prawej stronie znajduje się parametr Automatyczne zamykanie miesiąca służący do zamykania miesięcy u Klienta. Dla tego parametru dostępne są do zaznaczenia trzy opcje:
- Zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów,
- W kolejnym miesiącu na dzień [ ],
- Brak.
Domyślnie jest ustawiona opcja Zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów. W takim przypadku data zamknięcia dla danego klienta będzie zależna od ustawienia parametru Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ] dostępnego w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje].
- Jeżeli parametr w Konfiguracji jest zaznaczony, to miesiąc u Klienta jest automatycznie zamykany w terminie wskazanym w Konfiguracji.
- Jeżeli parametr w Konfiguracji nie jest zaznaczony, to miesiąc u Klienta nie jest automatycznie zamykany.
Po zaznaczeniu opcji W kolejnym miesiącu na dzień [ ] uaktywnia się pole z opcją wyboru dnia. Zaznaczenie tej opcji pozwala na ustawienie indywidulanego terminu zamknięcia dla danego Klienta, niezależnego od ustawienia parametru Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ] dostępnego w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje].
Po zaznaczeniu opcji Brak Klient nie będzie korzystał z funkcjonalności zamykania miesięcy.
Ustawienia parametru o automatycznym zamykaniu miesiąca na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe] mają pierwszeństwo nad ustawieniami parametru w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje].
Po dodaniu nowego kontrahenta na listę kontrahentów domyślnym ustawieniem dla parametru Automatyczne zamykanie miesiąca będzie opcja Zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów.
Jeżeli na karcie kontrahenta nastąpiła zmiana terminu automatycznego zamykania miesiąca lub zmiana statusu zamknięcia miesiąca lub zmiana daty zamknięcia miesiąca, to podczas zapisywania formularza za pomocą przycisku Zapisz zmiany 
informacja o zmianach zostaje automatycznie wysłana do Klienta. Klient po odświeżeniu danych w aplikacji Comarch ERP XT lub Comarch Moje BR od razu widzi zmiany w statusie miesiąca.
Zamknięcie miesiąca w bazie Klienta
W bazie Klienta Biura na wstążce programu w sekcji Wymiana danych dodano przycisk Status miesiąca 
Przycisk jest dostępny w następujących miejscach w programie Comarch ERP Optima:
- Rejestry VAT,
- Rejestry VAT/ Rejestry VAT
- Kasa Bank
- Kasa Bank/ Preliminarz płatności
Po naciśnięciu przycisku Status miesiąca zostaje otworzone okno, na którym znajdują się następujące dane: Miesiąc i Rok, Status oraz Data zamknięcia. Domyślnie widoczny jest miesiąc poprzedni w stosunku do daty bieżącej.
Na oknie Status miesiąca można zmienić Status oraz ustalić nową datę zamknięcia. Po zmianie statusu automatycznie zostanie zmieniona Data zamknięcia na dzień bieżący. W polu Data zamknięcia można pozostawić datę bieżącą lub wybrać późniejszą. Nie ma możliwości wybrania daty wcześniejszej. Gdyby użytkownik wybrał datę wcześniejszą, to zostanie ona automatycznie zmieniona na datę bieżącą.
Zmiana statusu oraz daty zamknięcia jest możliwa dla miesięcy poprzednich w stosunku do miesiąca bieżącego. Pola ze statusem i datą zamknięcia na oknie Status miesiąca dla miesiąca bieżącego i kolejnych są zablokowane do edycji.
Po zapisaniu formularza przyciskiem Zmień dane dotyczące statusu i daty zamknięcia miesiąca zostają zaktualizowane na karcie tego kontrahenta [Księgowe] w bazie Biura. Podczas zapisywania formularza tworzy się paczka z informacjami dotyczącymi zamknięcia miesiąca u Klienta Comarch ERP XT/ Comarch Moje BR i jest ona automatycznie wysłana do Klienta.
Informacja o zamknięciu miesiąca w bazie Klienta jest również widoczna na pierwszej zakładce:
- w rejestrach VAT sprzedaży,
- w rejestrach VAT zakupu,
- w ewidencji przychodów,
- w ewidencji kosztów.
W nagłówku okna znajduje się informacja o następującej treści: Klient zamknął miesiąc [miesiąc] [rok].
Powyższa informacja jest widoczna w nagłówku okna jeżeli miesiąc poprzedni względem miesiąca z daty systemowej jest zamknięty.
Zamknięcie miesiąca w strukturze pliku XML
Na oknie Eksportu danych za pomocą pracy rozproszonej, w części Dokumenty została dodana pozycja Zamknięcie miesiąca wraz z opisem: Dzień zamknięcia, miesiąc i rok zamknięcia oraz data zamknięcia. Pozycja pojawia się w bazie Klientów Comarch ERP XT oraz Comarch Moje BR, z którymi została skonfigurowana Internetowa Wymiana Dokumentów.
Pozycja Zamknięcie miesiąca na oknie Eksportu jest domyślnie zaznaczona i nie ma możliwości jej odznaczenia. Informacja o zamknięciu miesiąca będzie zawsze wysyłana do Klienta niezależnie od tego czy dla parametru Eksportowane dane została zaznaczona opcja Dotąd nie eksportowane lub zmienione czy Wszystkie oraz jaki został wskazany Zakres dat.
Dzień zamknięcia zapisany w bazie Klienta wysyłany jest podczas każdej wysyłki danych do Klienta. Miesiąc i rok, dla którego zmieniamy status zamknięcia lub otwarcia oraz data zamknięcia eksportowane są tylko w przypadku, gdy po stronie programu Comarch ERP Optima miała miejsce ich modyfikacja.
Klient pracujący na Comarch ERP XT lub Comarch Moje BR przesyła do Biura rachunkowego informację tylko o zamknięciu miesiąca.
Po imporcie paczki, informacje o zamknięciu są zapisywane w bazie firmowej Klienta. Na formularzu kontrahenta w bazie biura rachunkowego zostaje dodany wpis dla miesiąca, który został przez Klienta zamknięty.
Informacje o zamknięciu miesiąca w module Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe
W konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Atrybuty/ Ogólne dodany został nowy atrybut Klient zamknął m-c.
Jeżeli status zamknięcia miesiąca u Klienta jest Otwarty, to program dla atrybutu Klient zamknął m-c. wyświetla wartość Nie. Jeżeli status zamknięcia jest Zamknięty, to program wyświetla wartość Tak.
Atrybut jest widoczny w module Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe w obszarze Informacje o firmie klienta pod grupą: Ogólne.
Informacja o zamknięciu miesiąca jest znajduje się również w widoku standardowym Stan, w kolumnie Klient zamknął m-c.