Plik xml deklaracji JPK_V7 generuje się w momencie przeliczania deklaracji i zapisuje we wskazanym miejscu na komputerze. Miejsce, gdzie taki plik xml ma być zapisywany wskazujemy w Konfiguracji programu z poziomu Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Jednolity plik kontrolny.

W przypadku gdy użytkownik nie ma dostępu do wskazanej ścieżki, plik został usunięty lub z innych przyczyn istnieje potrzeba ponownego wygenerowania pliku JPK_V7 w formacie XML wówczas jest taka możliwość. Na oknie Pliki PK_V7 z ulgą na złe długi w menu podręcznym, po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na wybranym pliku JPK, dostępna jest opcja Eksportuj dane w formacie JPK_V7. Po jej wybraniu w folderze zapisu plików JPK wskazanym w Konfiguracji Stanowiska/ Ogólne/ Jednolity plik kontrolny tworzony jest plik XML.

W przypadku metody kasowej dokumenty trafiają do deklaracji w miesiącu, w którym zostały rozliczone. W celu wykazania dokumentu w danym miesiącu na deklaracji JPK_V7, mimo że nie został on jeszcze rozliczony lub wykazania go w innym miesiącu niż nastąpiło rozliczenie należy na danym dokumencie odznaczyć parametr Wg kasy a następnie pod przyciskiem Do VAT wpisać kwotę rozliczenia oraz miesiąc, w którym chcemy wykazać dokument na deklaracji.

Jeżeli plik JPK_V7 został wysłany w wersji kwartalnej, wówczas nie ma możliwości wygenerowania korekty do tego pliku w wersji miesięcznej. W takim przypadku należy z listy usunąć wysłany plik JPK_V7 i dodać go na nowo w odpowiedniej formie rozliczenia.

Aby odblokować wysłany plik JPK_V7, plik powinien mieć status Wysłano/Odebrano UPO, natomiast operator powinien mieć zaznaczony parametr Prawo do odblok. wysłanej e-Deklaracji w zakładce Start/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy. Po zaznaczeniu danego pliku na liście należy wybrać opcję Odblokuj JPK_V7 dostępną pod prawym przyciskiem myszy. Po odblokowaniu pliku można go usunąć.

Następnie w Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe należy wskazać miesiąc i rok, od którego mają być wyliczane pliki JPK_V7 w wersji miesięcznej i odznaczyć parametr Kwartalne rozliczenia VAT. Po zapisaniu zmian w konfiguracji, można dodać nowy plik JPK_V7 w wersji miesięcznej.

W celu zachowania informacji o wysyłce pliku JPK_V7 zalecane jest wykonanie wydruku UPO, pobranie pliku w formacie xml oraz wykonanie kopii bazy danych.

Na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży należy na zakładce [KSeF/JPK] w sekcji Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 dodać atrybut o kodzie SPRZ_ENERGIA_GAZ_OO. Po wybraniu tego atrybutu na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży, kwota netto i VAT z takiego dokumentu jest wykazywana w części deklaracyjnej pliku w polach P_31 oraz P_32 oraz w części ewidencyjnej w polach K_31 oraz K_32.

Aby zweryfikować, które dokumenty i w jakiej wysokości składają się na sumę kwot w poszczególnych polach pliku JPK _V7 można skorzystać z wydruku pomocniczego – Klasyfikacja wg pól na JPK_V7. Jest on dostępny zarówno w Rejestrze VAT Zakupu oraz sprzedaży z poziomu zakładki drugiej – DO VAT/JPK_V7.

W zestawieniu znajdują się dokumenty zakwalifikowane tylko do części deklaracyjnej pliku JPK_V7, wobec tego może być pomocne w przypadkach  gdy występuje rozbieżność części ewidencyjnej z częścią deklaracyjną pliku JPK_V7.

W przypadku faktur zakupu wydruk ten prezentuje również podział dokumentów na odliczone całkowicie oraz odliczone warunkowo, czyli przemnożone przez współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży jeśli taki jest stosowany podczas przeliczenia pliku JPK_V7.

Zaznaczenie opcji Drukuj tylko podsumowania skutkuje pojawieniem się na zestawieniu zsumowanych kwot przyporządkowanym do poszczególnych pól na JPK_V7 bez rozbicia na poszczególne dokumenty.