Import zwolnień lekarskich jest dostępny z poziomu Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ Z pliku *.csv z e-zwolnieniami. Plik ze zwolnieniem powinien mieć odpowiedni format danych. Po zalogowaniu do PUE w panelu Płatnika należy zaznaczyć wybrane zwolnienie pracownika i wybrać opcję 'Eksportuj’.

Pracownicy znajdujący się w pliku, są identyfikowani z pracownikami w bazie po numerze PESEL lub numerze paszportu, odpowiednio do tego, który z tych numerów identyfikacyjnych jest zapisany w importowanym pliku. Jeśli w bazie jest więcej niż jeden pracownik o danym numerze PESEL (numerze paszportu) zgodnym z danymi z importowanego pliku, nieobecność jest dodawana do wszystkich pracowników o danym identyfikatorze, dotyczy to np. pracowników wieloetatowych. Nieobecność jest dodawana, jeśli w bazie istnieje pracownik o podanym identyfikatorze. Podczas importu e-zwolnień sprawdzana jest poprawność formatu pliku. Jeśli plik ma niepoprawny format pojawi się komunikat: Import nie jest możliwy – niepoprawny format pliku i import się zakończy. Po wykonaniu importu e-zwolnień w logu wyświetlana jest informacja o pracownikach, dla których dodano nieobecność i dla których nie została ona zaczytana, z podaną przyczyną.

Na oknie importu nieobecności z pliku  pobranego z PUE znajduje się  parametr: Zamień nieobecność/obecność na e – Zwolnienie. Działanie parametru:

• Zaznaczony – e-zwolnienie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik nie posiada w tym okresie rozliczonej innej nieobecności. Jeśli okres importowanego e-zwolnienia pokrywa się w całości lub jest dłuższy niż okres występującej u pracownika nieobecności i ta nieobecność nie jest rozliczona, e-zwolnienie zostanie zaimportowane, a inna nieobecność automatycznie usunięta. W przypadku, gdy e-zwolnienie tylko częściowo pokrywa się z wprowadzoną u pracownika nieobecnością i ten pokrywający się okres nie jest rozliczony w wypłacie, pierwotna nieobecność zostanie automatycznie skrócona i zostanie wprowadzone e-zwolnienie. W logu Użytkownik dodatkowo będzie miał dostępną informację o typie nieobecności i jej okresie, który został zamieniony na e-zwolnienie. Jeśli w okresie e-zwolnienia pracownik ma wprowadzoną obecność w kalendarzu (Nie)obecność i za ten miesiąc wypłata etatowa nie jest naliczona obecność zostanie usunięta i zostanie dodane e-zwolnienie. W logu zostanie wykazana informacja o zamianie obecności na e-zwolnienie.

Jeśli występująca u pracownika nieobecność lub jej część pokrywająca się z e-zwolnieniem będzie rozliczona w wypłacie to e-zwolnienie nie zostanie zaimportowanie. W logu zostanie wyświetlona informacja: Błąd importowania nieobecności: Istnieje już rozliczona nieobecność w tym dniu.

Pomimo zaznaczenia parametru Zamień nieobecność/obecność na e – Zwolnienie w przypadku próby zaimportowania e-zwolnienia będącego zwolnieniem chorobowym/zasiłkiem opiekuńczym obejmującego okres, na który wprowadzono: Urlop bezpłatny (111)/wniosek pracownika, Urlop bezpłatny (112)/odrębne ustawy, , Urlop bezpłatny (111)/służba wojskowa, Urlop bezpłatny (młodociany), Urlop macierzyński, Urlop macierzyński dodatkowy, Urlop ojcowski, Urlop rodzicielski nie łączony z pracą na część etatu, Urlop wychowawczy (121), Urlop wychowawczy (122), służbę wojskową oraz dodatkowo w przypadku e-zwolnienia będącego zasiłkiem opiekuńczym przypadającym w okresie urlopu wypoczynkowego e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane.

• Nie zaznaczony – e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik w jego okresie ma wprowadzoną inną nieobecność (obecne działanie).

 

Jeśli pracownik nabywa prawo do świadczenia rehabilitacyjnego, należy z listy typów nieobecności wybrać „Urlop rehabilitacyjny”.

W celu odnotowania świadczenia rehabilitacyjnego związanego z wypadkiem w pracy lub w drodze do/z pracy należy pracownikowi wprowadzić nieobecność „Urlop rehabilitacyjny” i ustawić odpowiednią przyczynę.

Wybranie jednego z powyższych rodzajów nieobecności spowoduje, że w wypłacie policzy się ‘Świadczenie rehabilitacyjne’ w wysokości 90% podstawy zasiłku za pierwsze trzy miesiące, a jeżeli nieobecność będzie trwała dłużej niż 3 miesiące to za kolejne policzy się 75% podstawy. W przypadku urlopu rehabilitacyjnego spowodowanego wypadkiem wysokość świadczenia rehabilitacyjnego wyniesie 100% podstawy. Zgodnie z przepisami podstawa świadczenia rehabilitacyjnego jest jednorazowo waloryzowana w oparciu o wskaźnik aktualny w miesiącu, kiedy pracownik przechodzi na świadczenie (jeżeli jest wyższy niż 100), nie może być jednak niższa niż podstawa zasiłku chorobowego. Wskaźnik waloryzacji jest zapisany w programie z poziomu Start / Konfiguracja/ Program / Płace / Wynagrodzenia – zmienia się co kwartał i można go pobrać (podobnie jak inne wskaźniki) wchodząc w Ogólne / Pobieranie wskaźników.

Z poziomu formularza pracownika w gałęzi 'Wydruki kadrowe’ dostępny jest wydruk 'Oświadczenie do celów świadczenia rehab. (ZNp-7)’, który jest składany przez pracownika do ZUS w celu uzyskania świadczenia rehabilitacyjnego po wyczerpaniu okresu zasiłkowego.

W module Płace i Kadry Plus istnieje możliwość odebrania nadgodzin w bieżącym i kolejnych miesiącach rozliczeniowych.

Przykład

Odbiór nadgodzin w bieżącym miesiącu: 

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze etatu i jest rozliczany według kalendarza Standard godziny pracy 7:00-15:00.W dniu 03.02.2020r. przepracował 11 godzin, czyli za ten dzień należą się pracownikowi 3 nadgodziny. Ustalono, że 05.02.2020r. pracownik odbierze wypracowane wcześniej nadgodziny i skończy pracę wcześniej. Aby poprawnie odnotować odbiór nadgodzin w programie należy wejść w (Nie)obecności pracownika i otworzyć formularz dnia 03.02.2020 r. Następnie należy wprowadzić nowe wejście ikoną  i wprowadzić czas pracy ponad normę (15:00-18:00), strefę Czas przerwy oraz w polu ‘nadgodziny’ wybrać O.BM. Formularz dnia 03.02.2020 powinien wyglądać następująco:

W kolejnym kroku należy ustawić odpowiednio formularz dnia pracy, w którym pracownik będzie odbierać czas wolny za nadgodziny. Dzień należy podzielić na dwa wejścia. Pierwsze wejście tego dnia jest faktycznie przepracowanym czasem pracy w tym dniu. Zostało ono skrócone o liczbę godzin, które pracownik odbiera. Drugie wejście należy ustawić od godziny 12:00 do godziny 15:00 (jest to czas pracy, który pracownik odbiera) strefa Czas pracy podstawowy, nadgodziny W.PŁ. Formularz dnia 05.02.2020r. powinien wyglądać tak jak poniżej:

Więcej dokładniejszych informacji, przykładów oraz opisów zostało umieszczonych w biuletynie: Rozliczanie czasu pracy w modułach płacowych  

W programie Comarch ERP Optima nie ma standardowego typu wypłaty – potrącenie netto np.składki na ubezpieczenia PZU. Aby taki element zdefiniować należy wejść w Start/Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat i dodać nowy składnik (ikoną plusa). Otworzy się konfiguracja typu wypłaty, gdzie:

1. Na zakładce [Ogólne ]: 
   • Podajemy nazwę (dowolna) np. Składka PZU oraz akronim (dowolny): Skł.PZU
   • Rodzaj – dodatek
   • Wybieramy Algorytm 1 – kwota (wartość tego potrącenia podamy w Kadrach na formularzu dodatku lub bezpośrednio w wypłacie)
   • Stała okresowa – Brak
   • Zaznaczamy, że definiowana wypłata jest potrąceniem (parametr ‘Potrącenie’)
   • Automatyczne korygowanie wynagrodzenia za czas nieobecności jest wyłączone          

2. 2. Zakładka Podatki/Nieobecności – po zaznaczeniu, że ten składnik jest potrąceniem wszystkie pozycje na tej zakładce ustawiają się jako ‘Nie dotyczy/Nie naliczać’ – czyli będzie to potrącenie od netta.

3. 3. Zakładka Szczegółowe:

4. Zapisujemy taki typ wypłaty.

5. Potrącenie możemy następnie dodać pracownikowi na liście dodatków w Kadrach, jeżeli ma być naliczane np. co miesiąc (wpisując na formularzu dodatku wartość bezwzględną – czyli bez minusa) lub jednorazowo po naliczeniu wynagrodzenia na zakładce ‘Elementy wypłaty’.

Ponowne zatrudnienie osoby, która była już kiedyś pracownikiem naszej firmy, należy w programie odnotować za pomocą aktualizacji danych kadrowych. Odszukujemy nazwisko osoby na Liście pracowników – Wszyscy, następnie za pomocą przycisku  ‘Aktualizacja zapisu’ odnotowujemy ponowne zatrudnienie, podając w oknie ‘Data aktualizacji’ datę zawarcia aktualnej umowy. Następnie po otwarciu formularza danych kadrowych wprowadzamy dane kadrowe i etatowe dotyczące nowej umowy o pracę, m.in. datę zatrudnienia / zwolnienia, informacje dotyczące stawki zaszeregowania i wymiaru etatu, dane dotyczące ubezpieczeń, itp.

Wprowadzony zapis aktualizacyjny będzie widoczny na ‘Liście zapisów historycznych pracownika’ – po podświetleniu pracownika i wybraniu z menu przycisku .

Eksport danych kadrowych dostępny jest pod przyciskiem   na liście pracowników w kadrach (Płace i Kadry /Kadry). Pozwala na wyeksportowanie informacji o pracowniku do arkusza *.xls programu MS Excel. Eksportowany plik można zapisać na dysku lokalnym lub w IBARD.

W oknie Eksport danych kadrowych znajduje się parametr Czas pracy zleceniobiorców z dwoma opcjami: Czas przepracowany z kalendarza oraz Uproszczone zestawienie czasu pracy. Zaznaczenie powyższych parametrów spowoduje eksport czasu pracy z kalendarza (Nie)obecności oraz zestawienia czasu pracy zleceniobiorców.

Na oknie Importu danych kadrowych dostępnym z poziomu zakładki Narzędzia >Importy > Danych kadrowych > Z arkusza Excel dostępne są opcje dotyczące importu czasu przepracowanego oraz zestawienia zleceniobiorcy. Zaznaczenie opcji Czas przepracowany zleceniobiorcy spowoduje import czasu pracy do kalendarza (Nie)obecności dla pracownika, który ma w tym dniu umowę cywilnoprawną. Zaznaczenie opcji –Zestawienia zleceniobiorcy -umożliwia import uproszczonego zestawienia czasu pracy dla zleceniobiorcy mającego umowę rozliczaną według zestawienia.

 

W programie umożliwiono import/eksport dodatkowych danych dotyczących umów cywilnoprawnych takich jak: stawka godzinowa, informacja o sposobie ewidencji czasu przepracowanego zleceniobiorcy oraz przyrównywaniu wynagrodzenia do stawki minimalnej. Powyższe dane można wyeksportować z programu za pomocą opcji Eksport danych kadrowych do arkusza Excel oraz zaimportować z poziomu zakładki Narzędzia > Importy > Danych kadrowych > Z arkusza MS EXCEL i za pomocą Comarch Migrator. Stawka godzinowa wykazywana jest w kolumnie Stawka_godz. Zostanie zaczytana, jeśli zleceniobiorcę ma importowaną umowę, która ma ustawiony Rodzaj umowy jako ‘Umowa-zlecenie godzinowa’ lub inna umowa, która w konfiguracji jest zdefiniowana algorytmem 14. Informacja o parametrze ’Wypłata umowy przyrównywana do stawki minimalnej’ zapisywana jest w kolumnie Przyrownanie_do_minimum. Gdy  wstawiona jest  wartosć 0 – oznacza to, że parametr jest niezaznaczony, gdy 1 parametr zaznaczony.

Informacja  o sposobie ewidencji  czasu przepracowanego  zleceniobiorcy  wykazywana jest w kolumnie Czas_pracy.  W kolumnie można wprowadzić wartości 0 lub 1. 0 – oznacza, że czas pracy pobierany jest 'z kalendarza nieobecności, 1 – 'z uproszczonego zestawienia w umowie’. W przypadku umów, które nie mają prowadzonej ewidencji czasu pracy w kolumnie Czas_pracy należy podać wartość 0.

Przy naliczaniu limitu urlopu wypoczynkowego proponuje się należny limit w wysokości wyliczonej na podstawie ogólnego stażu pracy (w firmie i poza firmą) oraz nauki. Pobierane są informacje o stażu z następujących formularzy kadrowych: historia zatrudnienia, historia wykształcenia i historia etatu. Aby program naliczył limit w wysokości 26 dni należy uzupełnić historię wykształcenia i zatrudnienia, tak aby łączny limit stażu pracy i nauki wynosił co najmniej 10 lat. Jeśli staż wynikający z ukończonej szkoły ma być wliczany do stażu przy wyliczaniu limitu urlopu, na formularzu historii wykształcenia należy zaznaczyć parametr ‘Wliczać do stażu pracy’.

W wersji Comarch ERP Optima 2018.0.1 w historii zatrudnienia dodano możliwość szybkiego wprowadzenia informacji o stażu pracy u poprzednich pracodawców w wysokości 10 lat, bez konieczności ręcznego edytowania formularza historii zatrudnienia. Na liście historii zatrudnienia pracownika dodano nowy przycisk Dodaj zbiorczy 10–letni staż z poprzednich zakładów pracy , który powoduje automatyczne dopisanie pozycji w historii zatrudnienia o nazwie Zbiorczy 10-letni staż z poprzednich zakładów pracy