Użytkownicy mają możliwość wybrania następujących typów nieobecności: 

W celu odnotowania takiej nieobecności należy po wejściu w kalendarz (Nie)obecności pracownika dodać plusem nieobecność i formularzu nieobecności wybrać typ nieobecności (urlop macierzyński lub rodzicielski), podać daty a następnie określić przyczynę (urlop macierzyński 100%, urlop macierzyński 81,5% urlop macierzyński 80%, urlop rodzicielski 100%, urlop rodzicielski 81,5%, urlop rodzicielski 80%, urlop rodzicielki 70%, urlop rodzicielski 60%,Urlop rodzicielski 70% (do 9 tygodni), Urlop rodzicielski 70% (ustawa ‘Za życiem’), Urlop rodzicielski 81,5% (ustawa ‘Za życiem’).

Po wprowadzeniu jednej z tych nieobecności w wypłacie naliczy się odpowiedni zasiłek w wysokości 100%, 81,5%, 80%, 70% lub 60%.

Od wersji 2021.0.1 Comarch ERP Optima na formularzu nieobecności Urlop ojcowski/rodzicielski/ wychowawczy zostało dodane pole Opieka nad, w którym umożliwiono wskazanie dziecka, na które został udzielony dany urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 – dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka. Edycja tego pola jest dostępna także na rozliczonych nieobecnościach. Dane dziecka wpisane w tym polu będą wykazane na świadectwie pracy.

Ponowne zatrudnienie osoby, która była już kiedyś pracownikiem naszej firmy, należy w programie odnotować za pomocą aktualizacji danych kadrowych. Odszukujemy nazwisko osoby na Liście pracowników – Wszyscy, następnie za pomocą przycisku  ‘Aktualizacja zapisu’ odnotowujemy ponowne zatrudnienie, podając w oknie ‘Data aktualizacji’ datę zawarcia aktualnej umowy. Następnie po otwarciu formularza danych kadrowych wprowadzamy dane kadrowe i etatowe dotyczące nowej umowy o pracę, m.in. datę zatrudnienia / zwolnienia, informacje dotyczące stawki zaszeregowania i wymiaru etatu, dane dotyczące ubezpieczeń, itp.

Wprowadzony zapis aktualizacyjny będzie widoczny na ‘Liście zapisów historycznych pracownika’ – po podświetleniu pracownika i wybraniu z menu przycisku .

W programie jest możliwość wygenerowania deklaracji RUD – Zgłoszenie umowy o dzieło jako plik xml, który można wczytać do PUE. Deklarację można utworzyć pojedynczo dla wskazanego pracownika lub seryjnie dla zaznaczonych pracowników z poziomu zakładki Deklaracje zgłoszeniowe ZUS bądź Deklaracje seryjne ZUS. Przed wygenerowaniem deklaracji należy wskazać okres z jakiego mają być wykazane umowy. Deklaracja zostanie wygenerowana dla osób, które we wskazanym okresie mają wprowadzone umowy z ustawioną pozycją na deklaracji PIT jako PIT-8B 6. Przychody z osobiście wykonywanej działalności w tym umowy o dzieło lub PIT-8B 10. Prawa autorskie i inne prawa. Jako przedmiot umowy zostanie wykazany tytuł umowy. W tytule umowy nie mogą być użyte znaki specjalne. W jednej deklaracji RUD w xml zostanie wykazanych maksymalnie 10 umów zawartych z jednym wykonawcą, dlatego w przypadku, gdy wykonawca ma więcej niż 10 umów w podanym okresie program wygeneruje kilka plików xml z umowami. W przypadku seryjnego naliczania dla każdej osoby zostanie wygenerowany oddzielny plik xml z deklaracją. W podanej nazwie pliku zostanie dodany akronim pracownika. Podczas zapisu do xml należy podać nową nazwę pliku.

Plik xml z RUD można zaczytać w PUE z poziomu zakładki Ogólny, Ubezpieczony lub Płatnik. Z bocznego menu należy wybrać  [Dokumenty i Wiadomości]>[Dokumenty robocze] i następnie kliknąć w opcję Importuj. Na oknie importu należy wybrać Dodaj dokumenty, wskazać pliki xml z RUD, określić rolę dla importowanych dokumentów i ponownie kliknąć w opcję Importuj. Dokumenty zostaną dodane na listę dokumentów roboczych, skąd można je wysłać do ZUS.

W momencie dodawania nowego pracownika domyślnie jest dla niego przypisywana forma płatności – gotówka.
Jeżeli wynagrodzenie pracownika w całości ma być przelewane na rachunek bankowy należy:

1. wejść w Schemat płatności dostępny z poziomu otwartego formularza danych kadrowych pracownika po kliknięciu w ikonę 
2. edytować domyślną płatność – gotówka i wybrać z listy formę płatności – przelew,
3. uzupełnić dodatkowe pola ‘Bank’ oraz ‘Numer rachunku’.
   Uwaga

   UWAGA: Jeżeli zmieniamy schemat płatności na przykład z gotówki na przelew, a są już naliczone wypłaty, to należy wprowadzić taki zapis przez aktualizację danych kadrowych !

W programie Comarch ERP Optima limity urlopu wypoczynkowego wyliczane są i wyświetlane na oknie ‘Lista limitów nieobecności’ (z poziomu menu dostępnych opcji przy przycisku Kalendarz). Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami Kodeksu Pracy urlop wypoczynkowy jest udzielany i rozliczany w ujęciu godzinowym, a nie w odniesieniu do ilości dni. Urlop jest udzielany w wymiarze tylu godzin, ile w danym dniu pracownik powinien przepracować zgodnie z obowiązującym go harmonogramem. Art. 154.2 § 2 Kodeksu Pracy brzmi: “… 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy’, co oznacza, że w sytuacji zatrudnienia pracownika na niepełny wymiar etatu lub zmiany wymiaru etatu, ilości dni przysługującego urlopu będą widoczne w wielkościach ułamkowych.

Przede wszystkim pracownik musi mieć wprowadzoną datę zwolnienia – na formularzu danych kadrowych na zakładce Etat (taka informacja pojawia się przed wydrukiem świadectwa pracy, w oknie ‘Ustalenie wartości parametrów wydruku’).

Informacje o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym pojawią się na świadectwie pracy pod warunkiem, iż urlop został udzielony i wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Pracownik musi mieć przypisany limit nieobecności ‘Urlop wypoczynkowy’, urlop wykorzystany musi dotyczyć roku, w którym ustał stosunek pracy.

Użytkownik może zmodyfikować ilość dni wykorzystanego urlopu (np. chcąc wprowadzić informację o wypłaconym ekwiwalencie za niewykorzystany urlop), jeśli przed wydrukiem, w oknie ‘Ustalenie wartości parametrów wydruku’, odznaczy parametr ‘Urlop zgodny z limitem’ i w polu ‘Liczba dni z ekwiw.’ wpisze łączną ilość dni wykorzystanego urlopu oraz urlopu niewykorzystanego, za który wypłacono ekwiwalent.

Informacja o liczbie godzin/dni, za który wypłacony został ekwiwalent, pojawi się na wydruku w polu 'Wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze’, jeśli Użytkownik naliczy wypłatę pracownikowi z rozliczonym ekwiwalentem za niewykorzystany urlop.

Aby ekwiwalent za niewykorzystany urlop naliczył się w wypłacie etatowej automatycznie, muszą być spełnione warunki:

• pracownik ma odnotowaną w kadrach datę zwolnienia w zapisie historycznym dotyczącym okresu, za który jest naliczona wypłata na liście etatowej,
• pracownik nie ma przedłużonej umowy z dniem kolejnym po zwolnieniu,
• wypłata jest naliczana na liście płac o rodzaju Etat,
• pracownik ma niewykorzystany urlop w standardowym limicie nieobecności urlop wypoczynkowy, którego data do jest równa dacie zwolnienia pracownika,
• pracownik nie ma naliczonego standardowego typu wypłaty Ekwiwalent za niewykorzystany urlop, na innej liście płac za ten sam miesiąc.

Nowość w wersji 2019.5
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Sparametryzowano automatyczne naliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop dla zwolnionego pracownika. Z poziomu Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry/ Wynagrodzenie/Ekwiwalent za urlop dodano parametr ‘Ekwiwalent za urlop liczony automatycznie po zwolnieniu pracownika’. Działanie parametru:
• Zaznaczony (domyślne ustawienie) – dla zwolnionego pracownika, który nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego, automatycznie w wypłacie za ostatni miesiąc zatrudnienia zostanie naliczony ekwiwalent za niewykorzystany urlop.
• Niezaznaczony – ekwiwalent za niewykorzystany urlop nie będzie automatycznie naliczany w wypłacie dla zwolnionego pracownika. Użytkownik, w przypadku konieczności wypłaty ekwiwalentu może go dodać ręcznie w wypłacie.

‘Nieobecności typu ZUS wykazywać na podstawie wypłat’ – nieobecności typu ZUS wykazywane są zgodnie z elementami z zakładki ‘2 Elementy wypłaty” z okresów, w których wystąpiły te nieobecności.

Aby pojawiła się informacja o urlopie opiekuńczym udzielonym na podstawie art. 188 Kodeksu Pracy, pracownik musi mieć przypisany limit nieobecności ‘Urlop opiekuńczy kp.188’.

Liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie zgodnie z art. 92 Kodeksu Pracy pojawi się na wydruku świadectwa pracy pod warunkiem, że zwolnienie lekarskie zostało rozliczone – na formularzu wypłaty na zakładce ‘Elementy wypłaty’ pojawił się składnik ‘Wynagrodzenie za czas choroby’.
Dodatkowo umożliwiono dla kilku pozycji na wydruku świadectwa pracy opcjonalne drukowanie opisu ‘nie dotyczy’, jeżeli nie ma żadnych informacji do wykazania. Parametry są dostępne przed wydrukiem, domyślnie są zaznaczone.

Aby naliczyć pracownikowi urlop wg zasad obowiązujących w pierwszym kalendarzowym roku pracy należy zaznaczyć parametr ‘Limit urlopu – pierwsza praca’ na zakładce nr 3 Etat w formularzu danych kadrowych.

Od wersji Comarch ERP Optima 2018.0.1 umożliwiono automatyczne ustawianie statusu parametru Limit urlopu – pierwsza praca na formularzu pracownika zgodnie z odnotowaną historią zatrudnienia. W zakładce Konfiguracja/Płace/Parametry/ Dane kadrowe i deklaracje  dodano parametr Ustawiaj parametr 'Limit urlopu – pierwsza praca’ zgodnie z historią zatrudnienia. Działanie parametru: