Program podczas naliczania limitu sprawdza historię zatrudnienia pracownika. Jeżeli w tym samym miesiącu, w którym zatrudniono pracownika był on jeszcze pracownikiem innej firmy to poprzedni pracodawca miał obowiązek udzielić urlopu za ten miesiąc. Dlatego program nie uwzględnia tego miesiąca do wyliczenia limitu.
W sytuacji, gdy poprzedni pracodawca nie udzielił pracownikowi urlopu za ten miesiąc należy zwiększyć limit urlopu poprzez korektę ręczną.

W celu wygenerowania oraz wysłania haseł do wydruków dla pracowników należy:

1. Nadać operatorowi uprawienia do generowania haseł.

Na formularzu danego operatora z poziomu zakładki Start/ Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy, na zakładce ‘[Ogólne]’, w sekcji odnoszącej się do parametrów wspólnych, należy zaznaczyć parametr Prawo do generowania i podglądu haseł dla plików PDF. Operator z zaznaczonym parametrem ma możliwość generowania haseł pojedynczo/seryjnie dla pracowników oraz właścicieli.

2. Wygenerować hasła dla pracowników.

Z poziomu Płace i kadry/ Kadry należy zaznaczyć pracowników, a następnie na pasku pod przyciskiem Inne wybrać opcję 'Generowanie hasła dla plików PDF’. Opcje dotyczące generowania / wysyłania / eksportu haseł – są widoczne jedynie dla operatora z nadanym uprawnieniem do generowania haseł.

Hasła zostaną utworzone oraz zapisane na formularzu pracownika.

W celu automatycznego nadawania haseł dla nowo zatrudnionych pracowników należy zaznaczyć parametr ’Automatyczne generowanie haseł plików PDF nowo zatrudnionym pracownikom’ (dostępny z poziomu Start/Konfiguracja /Firma / Place / Parametry/ Dane kadrowe i deklaracje).

W sytuacji braku zaznaczenia w konfiguracji parametru ’Automatyczne generowanie haseł plików PDF nowo zatrudnionym pracownikom’ po uruchomieniu opcji ‘’Generowanie hasła dla plików PDF’ dodatkowo wyświetlany jest komunikat ‘Istnieje możliwość automatycznego generowania haseł dla plików PDF przy zapisie formularza nowego pracownika. Czy chcesz, aby dla nowo zatrudnionych pracowników hasła były generowane automatycznie?
Przy wyborze ‘TAK’ – w konfiguracji firmy zostanie automatycznie zaznaczony parametr ’Automatyczne generowanie haseł plików PDF nowo zatrudnionym pracownikom’.

3. Wysłać hasło SMS / wyeksportować hasła do pliku MS Excel

‘Wyślij hasło – SMS’ powoduje wysyłkę haseł do zaznaczonych pracowników na numer telefonu podany jako Telefon SMS w kartotece pracownika.

‘Eksport hasła do pliku MS Excel’ powoduje utworzenie pliku w MS Excel z hasłami dla zaznaczonych pracowników.

4. Udostępnić pracownikowi wydruk zabezpieczony hasłem.
Podczas generowania wydruku z hasłem program sprawdza czy pracownik, dla którego wysyłany jest wydruk, posiada uzupełnione pole hasło na formularzu pracownika/właściciela. Jeżeli tak, to pracownik będzie mógł otworzyć plik PDF tylko po podaniu tego hasła. Jeśli hasło nie będzie uzupełnione to hasłem dla wydruku będzie PESEL lub data urodzenia pracownika.

Od wersji Comarch ERP Optima 2023 został wprowadzony mechanizm automatycznego ustalania okresu zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych.

Automatyczne ustalenie okresu zwolnienia z opłacania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych dotyczy nowo dodawanych nieobecności pracownika.

Zwolnienie z opłacania składek na FP/FGŚP związane jest z konkretnym dzieckiem, dlatego na formularzu nieobecności po wybraniu urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego/wychowawczego Użytkownik w polu Dziecko, wskazuje dziecko, na które jest udzielony urlop. Dziecko należy wcześniej wprowadzić na listę członków rodziny pracownika. Informacja, w którym miejscu należy wskazać dziecko znajduje się w artykule: Gdzie mogę wskazać dziecko, na które został udzielony Urlop ojcowski/rodzicielski/ wychowawczy? Po wskazaniu dziecka w nieobecności wprowadzonej dla pracownika-kobiety automatycznie zostanie zaznaczony parametr Zwolnienie z FP/FGŚP. W przypadku, gdy ze zwolnienia będzie korzystał pracownik-mężczyzna podczas wprowadzania urlopu związanego z rodzicielstwem należy zaznaczyć parametr Zwolnienie z FP/FGŚP.

Podczas zapisu kalendarza (Nie)obecności automatycznie zostanie ustalony okres zwolnienia z FP/FGŚP i zapisany na formularzu wskazanego dziecka na zakładce [4 Zwolnienie z FP/FGŚP]. Okres zwolnienia z FP/FGŚP ustalany jest zgodnie z opisanymi zasadami wynikającymi z przepisów. Okres zwolnienia może być modyfikowany przez Użytkownika.

Po odnotowaniu urlopu na formularzu danych pracownika na zakładce [6 Inne informacje] w sekcji FP/FGŚP automatycznie zostanie zaznaczony parametr: Nie naliczać składek na FP/FGŚP po powrocie z urlopów macierzyńskich/wychowawczych z okresem od-do, w którym wyświetlana jest informacja o obowiązującym na dany dzień zwolnieniu z opłacania składek na FP/FGŚP z tytułu powrotu z urlopów związanych z rodzicielstwem pobrana z formularza dziecka z zakładki [4 Zwolnienie z FP/FGŚP]. Zmiana ustawienia parametru lub okresu z poziomu zakładki [6 Inne informacje] nie jest możliwa.

W przypadku firm, w których wypłaty realizowane są z przesunięciem, np. za okres 05.2022 z datą wypłaty 10.06.2022, nieobecności z kodem 1XX (np. urlop bezpłatny, urlop wychowawczy, nieobecność usprawiedliwiona, nieobecność nieusprawiedliwiona) będą wykazywane na ZUS RSA na deklaracji za miesiąc, w którym wystąpiły.

Informację o uczestnictwie/ rezygnacji należy odnotować poprzez aktualizację danych pracownika.  Aktualizacja powinna zostać wprowadzona zgodnie z datą przystąpienia pracownika do PPK lub datą złożenia przez niego rezygnacji.

W tym celu należy podświetlić pracownika i wcisnąć przycisk „Aktualizacja zapisu”  lub klawisze < Ctrl >+< Insert >.  Pojawi się okno Data aktualizacji, w którym należy podać datę, od której obowiązują zmiany na pracowniku. Po zaakceptowaniu okna z wpisaną datą automatycznie otworzy się formularz pracownika, na zakładce [PPK/Dodatkowe] należy wprowadzić, datę przystąpienia lub datę rezygnacji pracownika. Po zapisaniu formularza danych kadrowych, zostanie dodana nowa pozycja na liście zapisów historycznych pracownika.

W module Płace i Kadry Plus za pomocą ‘Seryjnej zmiany wartości pola’ jest możliwość wprowadzenia informacji o uczestnictwie/ rezygnacji z PPK dla zaznaczonych pracowników.

Z poziomu listy pracowników należy zaznaczyć pracowników. Następnie pod ikoną ‘Operacje seryjne’  wybrać opcje ‘Seryjna zmiana wartości pola’, zaznaczyć parametr ‘Z aktualizacją’ i podać datę od kiedy ma obowiązywać zmiana. Następnie w sekcji ‘Definicje zmiany’ kliknąć w ikonę lupki zaznaczyć parametr Wyświetl dodatkową listę pól a następnie odszukać właściwą pozycję (PPK -data przystąpienia lub PPK – data rezygnacji).

Zmianę wykonujemy za pomocą ‘pioruna’.

W seryjnej zmianie wartości pola znajdują się  opcje Kod FEP, FEP od dnia oraz FEP do dnia umożliwiające odnotowanie informacji o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnych charakterze seryjnie dla zaznaczonych pracowników.

Pomniejszenie wysokości limitu urlopu wypoczynkowego reguluje Kodeks Pracy art. 155² §1 i §2. Program automatycznie, proporcjonalnie pomniejsza wysokość limitu urlopu dla pracowników przebywających na urlopach bezpłatnych lub urlopach wychowawczych.

Gdy pracownik po co najmniej miesięcznej nieobecności typu: nieobecność nieusprawiedliwiona (152), służba wojskowa (350), urlop bezpłatny (111)-wniosek pracownika, urlop bezpłatny (112)-wniosek pracownika, wraca do pracy w ciągu roku kalendarzowego, program pomniejsza wysokość limitu urlopu wypoczynkowego.

W przypadku, gdy nieobecność typu ‘Urlop bezpłatny’ lub ‘Urlop wychowawczy’:

• trwa w ciągłości cały rok, program naliczy limit urlopu wypoczynkowego w wysokości 0
• rozpoczyna się w trakcie roku i trwa co najmniej do końca roku, wysokość limitu urlopu wypoczynkowego nie jest pomniejszana proporcjonalnie
• rozpoczyna się w trakcie roku i pracownik powrócił do pracy przed końcem roku, wysokość limitu urlopu wypoczynkowego nie jest pomniejszana proporcjonalnie (tylko w przypadku powrotu z urlopu wychowawczego)
• rozpoczyna się od początku roku i pracownik powrócił do pracy przed końcem roku, wysokość limitu urlopu wypoczynkowego jest pomniejszana proporcjonalnie.