W programie istnieje możliwość dodatkowego opisywania zleceń za pomocą atrybutów (dokumentu lub kontrahenta). Lista atrybutów jest dostępna na zakładce Ogólne/ Atrybuty.

Na zakładce [Atrybuty] wyświetlana jest lista atrybutów przypisanych do zlecenia serwisowego. Na liście są dwie kolumny: Kod atrybutu i Wartość.

Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski:

 – Dodaj – umożliwi dodanie atrybutu dla dokumentu.

 – Otwórz – edycja szczegółów o atrybucie. Przycisk nie jest dostępny, jeśli lista atrybutów jest pusta.

 – Usuń – powoduje usunięcie atrybutu. Przycisk nie jest dostępny, jeśli lista atrybutów jest pusta.

Dopisywanie atrybutów na zlecenie serwisowe jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj. Jeśli kursor znajduje się w polu Atrybut – można go wpisać z klawiatury lub wybrać z listy atrybutów, która pojawi się na ekranie po naciśnięciu myszką przycisku Atrybut. Na wyświetlonej liście atrybutów znajdują się dwie zakładki: [Atrybuty dokumentu] oraz [Kontrahenta]. Atrybuty można wcześniej zdefiniować na zakładce Ogólne/ Atrybuty lub dopisać z tego poziomu. Po wybraniu atrybutu na zlecenie przyciskiem  albo klawiszem <ENTER> pojawi się kod atrybutu, nazwa, format (tekst/ liczba/ lista/ data) oraz pole wartość, gdzie użytkownik może określić wartość atrybutu.

Do momentu, gdy zlecenie serwisowe jest „w realizacji” atrybuty są w pełni edytowalne tzn. można je usuwać, zmieniać, dodawać nowe. Po zamknięciu zlecenia serwisowego atrybuty są dostępne tylko do podglądu.

Jeżeli w Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kopiuj atrybuty na dokumenty powiązane, to na dokumenty tworzone ze zlecenia serwisowego, tj. RW/WZ, FA/PA oraz ZD i MM przenoszone są atrybuty z formularza zlecenia. Przy odznaczonym parametrze przenoszone są te atrybuty z karty kontrahenta, które mają zaznaczoną opcję przenosić na transakcje.

Na formularzu jest możliwość rejestrowania wszystkich informacji związanych z danym zleceniem. Nowe zlecenie można dodać tylko z poziomu zakładki na Liście zleceń: Wg numeru.

Formularz zlecenia składa się z siedmiu zakładek:

• [Ogólne] – zawiera wszystkie informacje ogólne dotyczące zlecenia.
• [Kontrahent] – zawiera dane Kontrahenta i Odbiorcy.
• [Czynności] – zawiera wszystkie informacje o czynnościach, które należy wykonać.
• [Części] – zawiera informacje o wykorzystanych częściach.
• [Atrybuty] – zawiera informacje o atrybutach przypiętych do zlecenia, za pomocą których można wpisać charakterystyczne cechy danego zlecenia (numer seryjny, dane techniczne samochodu itp.).
• [Dokumenty] – zawiera listę związanych ze zleceniem dokumentów.
• [Opis] – zawiera opis oraz status zlecenia.

Formularz jest obsługiwany przez standardowe przyciski, które szczegółowo zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

 – Zapisz zmiany,

  – Anuluj zmiany.

Ponadto w pasku zadań znajdują się przyciski:

 – Wydruk,

 – Wysyłanie wydruków w postaci PDF – Podczas wysyłania wydruku Przyjęcia do serwisu/ Wydania z serwisu do maila w wiadomości pocztowej automatycznie uzupełniany jest adres Kontrahenta ze zlecenia. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów wiadomości, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego).

 – Wyślij SMS – przycisk dostępny po zalogowaniu do modułu CRM. Umożliwia wysłanie wiadomości SMS do kontrahenta wybranego na zleceniu. W ramach funkcjonalności możliwe jest definiowanie własnych szablonów Wiadomości SMS, z wykorzystaniem makr dedykowanych dla zleceń serwisowych (Nazwa urządzenia na zleceniu serwisowym, Wartość zlecenia serwisowego, Waluta dokumentu). Szczegóły działania funkcji Wiadomości SMS zostały opisane w podręczniku do modułu CRM.

 – Kontakty CRM

 – Wartość zlecenia (dla kosztorysowania) – przycisk umożliwia wyliczenie wartości netto, brutto dla czynności (usług) i części określonych na formularzu zlecenia oraz pokazuje koszt poniesiony przy realizacji zlecenia wraz z uzyskaną marżą. W oknie tym wartości usług i części wyrażone są w walucie zlecenia, natomiast koszt i  marża są wyrażone w  walucie systemowej PLN i wyliczane w oparciu o wartości PLN wprowadzonych czynności i części.

• Usługi na FA/PA – wartość czynności z zakładki [Czynności] z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
• Usługi pozostałe – wartość czynności z zakładki [Czynności] z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
• Części na RW – wartość części pobrana z zakładki [Części] z odznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
• Części na FA/PA – wartość części pobrana z zakładki [Części] z zaznaczonym parametrem Uwzględniaj na FA/ PA.
• Koszt – całkowity koszt dla związanych ze zleceniem czynności i wykorzystanych części.
• Marża – różnica pomiędzy wartością netto PLN i kosztem.
• Marża[%] – marża podana w procentach.

Na zakładce tej użytkownik może określić czynności do wykonania dla danego zlecenia serwisowego lub wprowadzić notatki.

Zakładka [Czynności] podzielona jest na dwie części: Czynności i Notatki.

Tabela czynności

W części dotyczącej czynności znajdują się następujące kolumny: Lp., Nazwa czynności, Serwisant, dla którego została przydzielona czynność do wykonania, Termin od – data/ godz., Termin do – data / godz., Czas trwania, Zakończona (Tak/ Nie), Fakturować (Tak/ Nie), Ilość, Status – po wygenerowaniu dla czynności Faktury sprzedaży, Paragonu pojawia się status FA/ PA.

Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy (będąc na nazwie kolumny) można wybrać opcję Wybór kolumn. Użytkownik może wyświetlić takie kolumny jak: Cena brutto, Cena netto, Wartość brutto, Wartość netto- wyrażone w walucie zlecenia (kolumna Waluta), Data wykonania oraz Kontrahent- kod Nabywcy, dla którego wystawiono dokument FA/PA na daną czynność .

Dla czynności wprowadzonych „z ręki” (a nie z Cennika) w kolumnach tych (oprócz kolumny Data wykonania) wartości nie są wyświetlane.

Zakładka obsługiwana jest przez standardowe przyciski, szczegółowo opisane tutaj:

 – Dodaj pozycję,

 – Zmień pozycję,

 – Usuń pozycję,

 – Oznaczenie wszystkich czynności jako zakończonych – po wybraniu przycisku dla wszystkich czynności zostanie zmieniony status Zakończone na Tak.

Tabela notatki

W tej części formularza użytkownik może zamieszczać w formie notatki dodatkowe informacje dotyczące zlecenia serwisowego. Na liście znajdują się następujące kolumny: Lp., Data, Serwisant, Treść.

Dopisywanie nowych notatek do zlecenia serwisowego jest możliwe po wciśnięciu przycisku Dodaj (klawisz <INSERT>) lub wybraniu z menu kontekstowego pozycji Dodaj.

Z poziomu zlecenia serwisowego istnieje możliwość zamówienia części wykorzystywanych na zleceniu.

Na liście Części znajduje się przycisk   Przekształcenie do ZD. Użytkownik zaznacza na liście części, które chce zamówić i wciska przycisk. Pojawi się komunikat: Utworzony zostanie dokument ZD. Wszystkie dotychczasowe zmiany wprowadzone na zleceniu zostaną zapisane. Czy utworzyć dokument? Po wybraniu opcji Tak tworzy się dokument ZD na wskazane części. Jeżeli przekształcenie do ZD przebiegnie poprawnie części otrzymują na liście status zamówiono. Na zakładce [Dokumenty] widoczne jest powiązanie zlecenia z dokumentem ZD.

Dokument ZD tworzy się na magazyn określony jako źródłowy dla danej części. Jeżeli dokument ZD znajduje się w buforze wówczas jest możliwość dopisania nowych pozycji, zmiany magazynu.

Dokument ZD tworzy się z listą pozycji oraz z ilościami podanymi na zleceniu. Ceny na dokumencie określone są na podstawie karty towaru i jest to ostatnia cena zakupu.

Istnieje możliwość generowania dokumentów ZD na pozycje, które zostały już wcześniej pobrane lub zamówione.

Do zlecenia może być równocześnie tworzonych kilka dokumentów ZD na różne magazyny. W trakcie tworzenia dokumentów ZD wyświetlany jest tzw. „log” z przebiegu operacji, gdzie wyświetlana jest informacja ile dokumentów ZD i z jakimi numerami zostało utworzonych.

W sytuacji, gdy towar został już zamówiony, a użytkownik wybierze opcję usuń – wyświetli się komunikat, że usunięcie części, dla której wygenerowano zamówienie nie powoduje automatycznego usunięcia dokumentu ZD. Usuń lub anuluj dokument ZD z poziomu listy Zamówień u dostawcy.

Jeżeli dodając część użytkownik wybrał magazyn serwisowy to ZD jest zawsze tworzone na magazyn główny (domyślnie zdefiniowany w programie). Poniżej przedstawiony jest przykład ilustrujący zamawianie części:

Na Zleceniu serwisowym umożliwiliśmy wskazanie partii dostaw pobranych części, które wykorzystywane są do realizacji zlecenia.

Konfiguracja parametrów dla Serwisu.

W Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry w sekcji Wskazanie cech dla części dostępne są parametry:

• Automatyczny wybór ocechowanych dostaw – po zaznaczeniu parametru aktywowana jest funkcja automatycznego wskazywania partii dostaw na częściach zlecenia serwisowego. Dla każdej części zlecenia serwisowego, która na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty] ma wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy, na oknie wyboru partii zostaną automatycznie wskazane pobierane dostawy, zgodnie z metodą rozliczania magazynu wybraną w konfiguracji (FIFO, LIFO). Funkcja działa analogicznie jak opisana w artykule Automatyczne wskazanie rozchodowanych partii towaru na dokumentach rozchodowych. 

W nowych bazach danych powyższy parametr jest domyślnie zaznaczony.

• Obowiązek wyboru partii dla części na zleceniu serwisowym -przypomina o konieczności uzupełnienia partii dla części na zleceniu serwisowym posiadających atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Kontrola wskazania partii następuje podczas tworzenia powiązanych dokumentów magazynowych do zlecenia serwisowego.

Zlecenie Serwisowe – lista części

Na formularzu Zlecenia Serwisowego, na zakładce [Części] znajduje się przycisk     Wskazanie cech dla części (można również użyć kombinacji klawiszy <ALT>+<C> dla pozycji typu towar) :

Kliknięcie przycisku spowoduje podniesienie okna Zasoby dla części, na której ustawiony jest kursor, z zasobami dostępnymi w dniu przyjęcia zlecenia serwisowego, czyli zgodnie z datą przyjęcia, znajdującą się na zakładce [Ogólne] zlecenia serwisowego, oraz znajdującymi się na magazynie wskazanym na formularzu części w polu Magazyn.

Ilość potrzebnych części wprowadzamy w kolumnie Ilość pobrana. Po zapisie, na formularzu części aktualizowana jest ilość pobrana zgodnie ze wskazaniem na oknie partii. Na formularzu części pojawia się dodatkowa zakładka [Zasoby], na której można zobaczyć ocechowane partie dostaw dla części.

Na liście Części w kolumnie Czy wskazano cechę można zweryfikować, czy dla danej części na zleceniu zostały wskazane partie dostaw.

Kolumna przyjmuje wartości:

wartość pusta – pozycja nie posiada cech – dotyczy części , które nie mają przypisanych atrybutów z parametrem Przenosić na dostawy na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty].

– pozycja posiada cechy, ale nie zostały one wskazane – dotyczy części, które mają przypisany co najmniej jeden atrybut z parametrem Przenosić na dostawy na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty].

– cechy poprawnie wskazane

– niezgodność ilości części z ilością, dla której wskazano cechy – może wystąpić po zmianie daty dokumentu, jednostki miary, jeśli ilość na formularzu części jest inna niż dostępna ilość towaru wskazana na oknie partii towaru.

Więcej informacji na temat wydawania towarów ze wskazaniem konkretnych partii istniejących na magazynie znajduje się tutaj.

Formularz części na zleceniu serwisowym

Ten sam przycisk  Wskazanie cech dla części umieszczony jest na formularzu części, na wszystkich zakładkach. Działanie przycisku jest analogiczne jak na liście części – pozwala na ocechowanie części, które wykorzystywane są do realizacji zlecenia serwisowego.

W przypadku gdy cechy zostaną przypisane do części, to przy próbie zmiany ilości w polu ilość pobrana na formularzu części wyświetli się komunikat:

Ilość na dostawach jest inna niż ilość na elemencie. Ilość na elemencie zostanie zmieniona.

Zmianę ilości części należy wykonać na oknie Wskazanie cech dla części.

Zmieniając magazyn na formularzu części, w sytuacji gdy cechy dostaw zostały wcześniej przypisane, również pojawi się komunikat:

Dla pozycji z dokumentu, dla których zostały wybrane dostawy, magazyn nie może zostać zmieniony. Czy usunąć wybrane dostawy i zmienić magazyn?

Jeśli wybierzemy TAK, wówczas wskazanie dostaw zostanie usunięte, a magazyn zmieniony.

Powyższe komunikaty pojawiają się tylko jeśli nie jest włączony parametr Automatyczny wybór ocechowanych dostaw w Konfiguracji Firmy/ Serwis/ Parametry.

Pobieranie części dla zlecenia serwisowego

Podczas tworzenia dokumentu MM (pobierania części z magazynu lokalnego na magazyn serwisowy), wskazane dla części partie dostaw, są przenoszone na dokument MM.

Dokument MM zapisuje się na trwałe (nie do bufora), dlatego nie można dokonywać na nim żadnych zmian.

Więcej informacji na temat pobierania części na zlecenie serwisowe znajduje się tutaj.

Obowiązek wyboru partii części na zleceniu serwisowym.

Podczas pobierania części z magazynu na zlecenie serwisowe (  – przekształcenie do MM) sprawdzane jest ustawienie parametru Obowiązek wyboru partii dla części na zleceniu serwisowym w menu Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry. Jeśli parametr jest zaznaczony, przy pobieraniu części weryfikowane jest, czy określono partie dostawy na oknie Wskazanie cech dla części. Weryfikacja dotyczy wszystkich części, które mają na formularzu na zakładce [Atrybuty] wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Jeśli dla którejkolwiek części spełniającej ten warunek, nie określono partii dostaw, przy próbie przekształcenia do dokumentu MM pojawi się komunikat:

W celu utworzenia dokumentu, wskaż partie dostaw dla towaru KOD_TOWARU [nazwa towaru].

Dopóki Użytkownik nie uzupełni brakujących danych, nie ma możliwości pobrania części na zlecenie serwisowe.

W przypadku, gdy w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczony jest parametr: Automatyczny wybór ocechowanych dostaw, Użytkownik nie musi wskazywać cech, program automatycznie uzupełni pobrane dostawy. 

Zwrot niewykorzystanych części z cechami dostaw

W przypadku części dla których zostały wskazane cechy dostaw, dla zwracanej ilości należy wskazać konkretne dostawy, które chcemy zwrócić. Zwracane dostawy można wskazać na oknie Wskazanie cech dla części, wywoływanym z poziomu listy części lub formularza części. W kolumnie ilość wykorzystana należy wpisać ilość rzeczywiście wykorzystanych części i za pomocą dokumentu MM (– Zwrot towaru) zwrócić niewykorzystaną ilość na magazyn lokalny, z którego została pobrana. Dokument MM tworzy się na wskazane części, na różnicę między ilością pobraną a wykorzystaną. Zwrot zapisywany jest tylko na stałe.

Więcej informacji na temat zwrotu niewykorzystanych części znajduje się tutaj.

Przekształcenie zlecenia serwisowego do dokumentów

Dla zleceń serwisowych użytkownik ma możliwość tworzenia dokumentów handlowo – magazynowych:

• dokumentu RW na części nie podlegające fakturowaniu,
• dokumentu WZ na części podlegające fakturowaniu,
• dokumentu FS/ PA, zawierającego części z wcześniej tworzonych WZ

Na wyżej wymienione dokumenty magazynowe przenoszone są części wraz z przypisanymi wcześniej cechami dostaw na zleceniu serwisowym. Utworzone dokumenty magazynowe zapisywane są na stałe, w związku z tym nie ma możliwości modyfikowania pobranych partii dostaw.

Więcej informacji na temat fakturowania zleceń znajduje się tutaj.

Zasoby

Na liście Zasobów znajduje się kolumna Rezerwacje dla zleceń, w której wyświetlana jest ilość towaru, jaka została przypisana na zleceniach serwisowych ze wskazaniem partii dostaw. Rezerwacje dla zleceń zmniejszają ilość dostępną towaru na magazynie.

Na karcie towaru w zakładce [Rezerwacje] wyświetlane są Zlecenia Serwisowe, na których znajduje się dany towar z wskazanymi partiami dostaw.