W menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności, z poziomu otwartego formularza wybranej formy płatności, istnieje możliwość powiązania formy płatności istniejącej w systemie Comarch ERP Optima z formą płatności wymaganą przez KSeF do eksportu dokumentów.

Jeżeli zostanie utworzona nowa forma płatności i nie zostanie zmapowana z płatnością KSeF to na fakturze wysłanej do KSeF widnieje forma płatności: Płatność inna, wraz z opisem, który jest nazwą dodanej przez użytkownika płatności.

W przypadku tworzenia nowych baz i w bazach po konwersji, dla form płatności takich jak gotówka, przelew i karta program automatycznie dobierze odpowiednie płatności w KSeF.

Typy płatności w programie:

• Gotówka
• Przelew
• Karta
• Kompensata

Domyślna forma płatności pobierana jest na dokument z formularza kontrahenta, z zakładki [Płatności]. Forma płatności dla KSeF prezentowana jest na zakładce [KSeF] i tam można ją również wskazać/zmienić.

Zakładka [KSeF] dostępna jest na formularzach faktur oraz na formularzach korekt, znajdują się na niej wszystkie najważniejsze informacje związane z wysyłką i odbiorem dokumentów z KSeF.

Formularz Faktury Sprzedaży – zakładka [KSeF]

• Numer dokumentu – numer faktury, pod jakim jest identyfikowana w KSeF, numer zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO – przejdź do artykułu.
• Numer referencyjny – numer zgłoszenia wysłanego dokumentu nadany przez KSeF.
• Status – opisowa informacja na temat procesu wysyłki dokumentu do KSeF.
• Operator wysyłający – imię i nazwisko operatora, który wysłał dokument do KSeF.
• Data wysłania – data wysłania dokumentu do KSeF.
• Operator odbierający – imię i nazwisko operatora, który odebrał UPO.
• Data odebrania – data pobrania UPO.
• Data przyjęcia – data, z jaką dokument został przyjęty w KSeF. Pole to jest wypełniane, po otrzymaniu UPO. Data ta decyduje o tym, kiedy dana faktura trafiła do obiegu handlowego i od tego dnia, jest dostępna do pobrania z KSeF dla odbiorcy faktury.
• Środowisko – środowisko pracy z KSeF, wskazane w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.
• Forma płatności – wybrana płatność dla KSeF. Domyślnie podpowiada się forma płatności dla KSeF, wybrana w konfiguracji, jest przenoszona na fakturę, a następnie na zakładkę [KSeF]. – przejdź do artykułu. Pole z możliwością edycji do momentu wysyłki faktury do KSeF
• Status dokumentu – przyjmuje wartości:
  • Nie wysłano – faktura nie została wysłana do KSeF, istnieje możliwość anulowania takiego dokumentu w przypadku pracy w środowisku demo
  • Wysłano/ nie odebrano UPO – faktura wysłana i przetwarzana w KSeF, operator nie pobrał jeszcze UPO, dokumentu nie można anulować w środowisku demo
  • Wysłano/ odebrano UPO – faktura została wysłana do KSeF i potwierdzona dokumentem UPO, dokumentu nie można anulować w środowisku demo
  • Awaria – z powodu awarii faktura nie może zostać wysłana do KSeF, na dokumencie, na zakładce [KSeF] jest zaznaczony parametr Tryb awaryjny wystawiania dokumentu
  • Odrzucono – faktura została wysłana do KSeF, ale odrzucona z powodu błędu, taki dokument można anulować w środowisku demo.
• Tryb awaryjny wystawienia dokumentu – oznaczenie dla faktury wystawionej w przypadku problemów (np. problem z połączeniem internetowym, awaria KSeF). Po zaznaczeniu tego parametru faktura nie będzie wysłana do KSeF. Natomiast nabywca może otrzymać taki dokument np. w formie papierowej lub w inny, uzgodniony umownie sposób.
• Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – ustawienie tego parametru jest przenoszone bezpośrednio z formularza kontrahenta wybranego na dokument. – przejdź do artykułu. Pole z możliwością modyfikacji przez Użytkownika. Faktury z zaznaczonym parametrem nie będą wysyłane do KSeF.
• Poza systemem – zaznaczenie tego parametru umozliwia edycję pól dostępnych na zakładce, pola mogą zostać uzupełnione ręcznie. Parametr powoduje również ustawienie dla dokumentu statusu Poza systemem.

Formularz Faktury Zakupu – zakładka [KSeF]

Po lewej stronie okna znajduje się podgląd dokumentu zaimportowanego z KSeF.

Numer dokumentu – numer dokumentu nadany w KSeF, numer zwracany jest bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO.

Forma płatności – wybrana płatność dla KSeF, przenoszona z dokumentu na zakładkę [KSeF].

Data przyjęcia – data, z jaką dokument został przyjęty w KSeF. Pole to jest wypełniane, po otrzymaniu UPO. Data ta decyduje o tym, kiedy dana faktura trafiła do obiegu handlowego i od tego dnia, jest dostępna do pobrania z KSeF dla odbiorcy faktury.

Środowisko – środowisko pracy z KSeF, wskazane w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.

Zakładka [KSeF] jest dostępna również na dokumentach zakupowych wprowadzonych ręcznie, można na niej edytować pola ręcznie. Wprowadzone w tym miejscu dane są przenoszone do Rejestru VAT. Jeżeli dokument zostanie pobrany z KSeF, dane na zakładce [KSeF] nadal będą zablokowane do edycji.

W programie istnieje funkcjonalność wysyłki faktur ustrukturyzowanych do Krajowego Systemu e-Faktur.

Aby dokumenty mogły być wysyłane do KSeF konieczne jest zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF, w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF. Dedykowany artykuł zawiera więcej informacji na temat konfiguracji integracji z KSeF – przejdź do artykułu.

Dokumenty, które mogą być wysyłane do KSeF:

• Faktury Sprzedaży (w przypadku, gdy faktura posiada powiązania z Wydaniami Zewnętrznymi, do KSeF wysyłana jest również informacja o numerach dokumentów WZ),
• Faktury VAT marża,
• Faktury zaliczkowe,
• Korekty wystawione do wyżej wymienionych dokumentów z wyłączeniem korekty danych.

Przed wysłaniem faktury do KSeF, wyżej wymienione dokumenty są weryfikowane co do zgodności ze strukturą KSeF. Jeżeli dokument zawiera błędy, należy go poprawić, w innym wypadku nie zostanie przesłany do KSeF.

Istnieją dwie możliwości wysyłki faktur do KSeF.

Wysyłka automatyczna przy zatwierdzaniu dokumentu – wymagane jest zaznaczenie odpowiednich parametrów tj. Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO oraz Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu, parametry dostępne są w menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na zakładce [Parametry cd].  Podczas wysyłki automatycznej program także weryfikuje dokumenty pod kątem zgodności ze strukturą KSeF. Jeśli są rozbieżności pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Czy chcesz poprawić błędy i wysłać dokument? Wybór opcji Tak skutkuje powróceniem do edycji dokumentu, natomiast po zaznaczeniu opcji Nie – faktura zostaje zatwierdzona, ale program nie wyśle jej do KSeF. Jeżeli Użytkownik zatwierdza dokumenty seryjnie z poziomu listy Faktur Sprzedaży, dokumenty będą wysyłane natychmiastowo po ich zatwierdzeniu. Podczas wykonywania operacji seryjnego zatwierdzania dokumentów, faktury niezgodne ze strukturą KSeF, nie zostaną zatwierdzone ani rozliczone. Zostanie wyświetlony komunikat blokujący to działanie.

Wysyłka z listy Faktur Sprzedaży – opcja dostępna jest na liście Faktur Sprzedaży, pod przyciskiem Wyślij faktury do KSeF . Operator ma możliwość wysyłki pojedynczego dokumentu, ale także opcję seryjnego wysyłania faktur do KSeF po zaznaczeniu wybranych dokumentów na liście. W przypadku takiej wysyłki nie jest możliwe uwierzytelnianie za pomocą tokena generowanego w programie Comarch ERP Optima, konieczne jest posiadanie certyfikatu lub tokena wygenerowanego na platformie KSeF. Podczas tego typu wysyłki system również sprawdza zgodność dokumentu/dokumentów ze strukturą KSeF. Jeżeli wśród zaznaczonych dokumentów znajdują się faktury, które nie przeszły weryfikacji lub nie mogą zostać wysłane pojawi się odpowiednia informacja w logu.

Na dokumentach na zakładce [KSeF] znajdują się wszystkie najważniejsze informacje związane z wysyłką i odbiorem dokumentów z KSeF.

Przy wysyłce do KSeF faktur zaliczkowych, faktur rozliczających lub faktur korygujących nie jest weryfikowany numer KSeF dokumentów źródłowych jeżeli dokumenty nie zostały przesłane do KSeF. Oznacza to, że możemy przesłać do KSeF np. dokument korygujący do faktury, która nie jest dostępna na stronie ministerstwa.

W przypadku przesłania do KSeF dokumentu źródłowego, konieczne jest pobranie UPO, w innym wypadku nie będzie możliwe przesłanie kolejnych powiązanych dokumentów, wystąpią następujące komunikaty:

• Nie odebrano UPO dla dokumentu zaliczki.
• Nie odebrano UPO dla dokumentu, do którego jest utworzona korekta.

W menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na zakładce [Parametry cd] znajduje się sekcja poświęcona KSeF – Krajowy System e-Faktur.

W sekcji KSeF dostępne są następujące parametry:

• Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO – po zaznaczeniu tego parametru, operator ma możliwość wysyłania faktur do KSeF.
• Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu – zaznaczenie tego parametru skutkuje wysyłaniem faktur do systemu KSeF bezpośrednio po ich zatwierdzeniu, opcja aktywna wyłącznie po uprzednim zaznaczeniu parametru: Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO.
• Prawo do odbierania e-Faktur – po zaznaczeniu tego parametru, operator ma możliwość pobierania faktur z KSeF. Po jego zaznaczeniu domyślnie zaznaczona jest opcja Zakupu. Jeżeli Użytkownik chce importować Faktury Sprzedaży do rejestru VAT Sprzedaży to powinien również zaznaczyć opcję Sprzedaży.

Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF w pierwszej kolejności należy przejść do menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.

Zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF umożliwia konfigurację integracji z KSeF oraz import i eksport dokumentów.

W sekcji Środowisko pracy z KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy:

demo – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Ta forma w przeciwieństwie do opcji produkcyjnej, umożliwia: anulowanie, korygowanie dokumentów oraz nie powoduje zapisu z historii zmian. Środowisko demo Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/.

produkcyjne – praca odbywa się w trybie produkcyjnym, faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Zgodnie z przepisami możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych, co oznacza, że podatnik może równocześnie wystawiać i przesyłać faktury za pośrednictwem platformy KSeF jak i przekazywać je w tradycyjny sposób (elektronicznie lub papierowo). Środowisko produkcyjne Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/.

Istnieje możliwość zmiany środowiska wymiany danych z KSeF. W bazie danych zapamiętywana jest zawsze data pierwszego uruchomienia pracy w trybie produkcyjnym. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. W przypadku importu dokumentów, ograniczenie co do daty uruchomienia w trybie produkcyjnym nie ma zastosowania.

Uwierzytelnianie w KSeF możliwe jest za pomocą certyfikatu lub tokena.

• Certyfikat

Dostępna jest możliwość uwierzytelniania za pomocą certyfikatu, w takim przypadku każdorazowo przy uruchamianiu komunikacji z KSeF konieczne będzie wybranie prawidłowego certyfikatu. Obecnie akceptowany jest certyfikat zarejestrowany na numer NIP, zgodny z numerem NIP wprowadzonym w pieczątce firmy. Jeżeli używamy certyfikatu to nie ma potrzeby uzupełniania pola Token, jednak jeżeli pole zostanie uzupełnione, uwierzytelnianie będzie odbywało się za pośrednictwem tokena.

• Token

Token może zostać wygenerowany w programie lub na stronie KSeF.

W Comarch ERP Optima token można wygenerować za pomocą certyfikatu, służy do tego opcja Generuj token. Program wygeneruje token na podstawie numeru NIP uzupełnionego w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. Zostanie wyświetlona lista dostępnych certyfikatów, a Użytkownik powinien wybrać ten, który zawiera taki sam NIP, jak wprowadzony w pieczątce firmy.

Jeżeli Użytkownik chce wygenerować token bezpośrednio na stronie KSeF to konieczne jest aby wpisał lub wkleił jego wartość w polu Token. W takiej sytuacji nie należy już używać opcji Generuj token, wystarczy zapisać zmiany ikoną dyskietki.

Opcja Usuń token umożliwia wykasowanie uzupełnionego pola Token, ale tylko jeżeli jego wartość została uzupełniona automatycznie, przy użyciu opcji Generuj token.

Comarch ChatERP to inteligentny asystent wykorzystujący algorytmy sztucznej inteligencji (AI – od ang. Artificial Intelligence), która jest sukcesywnie rozwijana w Comarch ERP Optima. Wykorzystanie zaawansowanych mechanizmów AI ma na celu usprawnienie pracy przedsiębiorstw poprzez zautomatyzowanie powtarzalnych czynności oraz ułatwienie obsługi programu. Dzięki temu Użytkownicy zostają w znacznym stopniu odciążeni od rutynowych czynności, zyskując jednocześnie lepszy wgląd do znajdujących się w programie danych.

Comarch ChatERP umożliwia komunikację Użytkownika z programem za pomocą języka naturalnego. Komunikacja z Comarch ChatERP przypomina zwykłą konwersację międzyludzką – asystent nie tylko odpowiada na pytania, ale także pamięta historię rozmów i jest w stanie kontynuować wątki rozmowy, dostosowując swoje odpowiedzi do kontekstu. Dzięki temu, jak również dzięki odporności na literówki, Comarch ChatERP pozwala na swobodną komunikację na poziomie mowy ludzkiej. Możliwość komunikacji w języku naturalnym znacznie ułatwia i przyspiesza proces wdrażania nowych Użytkowników.

Comarch ChatERP może udzielić informacji o danych zgromadzonych w systemie, wyjaśni jak działają funkcje programu oraz wykona wybrane czynności zlecone przez Użytkownika.

Uprawnienia do Comarch ChatERP

Comarch ChatERP jest wersją demonstracyjną (BETA) przeznaczoną dla Użytkowników, którym administrator programu nadał do niej uprawnienia. W związku z tym na karcie operatora w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy dostępny jest na zakładce [Ogólne] parametr Prawo do korzystania z ChatERP.

Wyłącznie operator mający ten parametr zaznaczony może korzystać z Inteligentnego asystenta Comarch. Domyślnie żaden operator w programie nie ma zaznaczonego tego parametru. Zaznaczając go Użytkownik otrzymuje komunikat informujący o usłudze:

Comarch ChatERP to eksperymentalna usługa inteligentnego asystenta w fazie testów BETA. Korzystając z niej wyrażasz zgodę na przesłanie danych zawartych w pytaniach i odpowiedziach do firmy Comarch lub podwykonawców technologicznych. Dane zawarte w pytaniach zależą od Ciebie i zobowiązujesz się do nieprzekazywania w nich danych osobowych. Więcej na temat usługi znajdziesz w pomocy.

Jeżeli operator, który nie ma zaznaczonego na swojej karcie parametru Prawo do korzystania z ChatERP ale posiada uprawnienia administratora, uruchomi Inteligentnego asystenta Comarch, otrzyma komunikat o tej samej treści, jak włączając parametr z poziomu Konfiguracji.

Po kliknięciu na przycisk Rozpocznij rozmowę taki Użytkownik przejdzie do Comarch ChatERP a parametr Prawo do korzystania z ChatERP na jego karcie zostanie zaznaczony.

W przypadku użytkownika bez prawa do korzystania z ChatERP który nie jest administratorem, przy próbie uruchomienia funkcji pojawia się informacja: W celu włączenia funkcji skontaktuj się z administratorem programu w Twojej firmie.

Korzystanie z Comarch ChatERP

W menu Sztuczna inteligencja w sekcji Asystent AI dostępna jest funkcja  ChatERP. Po jej wybraniu przez operatora z nadanymi uprawnieniami do korzystania z Comarch ChatERP otwierane jest okno Inteligentnego asystenta Comarch:

W dolnej części okna dostępne jest pole służące do wpisania treści pytania. Po wpisaniu treści i kliknięciu przycisku  Wyślij lub naciśnięciu klawisza <Enter> następuje przesłanie zapytania i wyświetlenie przygotowanej przez asystenta odpowiedzi:

Przykładowe pytania jakie mogą zostać zadane to:

• Ile jest na stanie towaru Sekator?
• Wyświetl 5 ostatnich faktur na których znajduję się towar Grabie ogrodnicze
• Wyświetl listę faktur sprzedaży dla kontrahentów z Krakowa
• Czy plik JPK_V7 za grudzień 2023 został już wysłany?
• Ile wynosi podatek vat z pliku JPK_V7 za 12/2023 do zapłaty?
• Czy odpis dla Maszyna ogrodnicza za 12/2023 został już wygenerowany?
• Którzy pracownicy mają uprawnienie do obsługi koparki?
• Pokaż pracowników bez wybranego urzędu skarbowego
• Pokaż kto jest dzisiaj nieobecny

W zależności od zadanego pytania, zwracane przez Comarch ChatERP odpowiedzi mogą wskazywać konkretną wartość (np. stan magazynowy towaru) lub wymieniać wiele pozycji (np. kontrahentów czy dokumentów) spełniających warunek z zadanego pytania. W przypadku kiedy w wyniku zapytania zwracanych jest kilka wartości, są one wyświetlane w osobnych liniach.

W przypadku, kiedy Comarch ChatERP nie jest w stanie odpowiedzieć na zadane przez Użytkownika pytanie, udzielana jest informacja o treści: Przepraszam, ale na podstawie dostępnych danych nie mogę udzielić odpowiedzi na Twoje pytanie.

Comarch ChatERP może również wykonywać wybrane operacje w programie na podstawie poleceń wydawanych przez Użytkownika.

Przykłady takich poleceń skutkujących wykonaniem określonych czynności w programie to:

• Ustaw limit kredytu 15000 PLN na kontrahencie Aloza
• Wystaw zamówienie na towar Grabie do liści na dodatkowe 200 sztuk
• Dodaj fakturę sprzedaży na towar Sekator 300 sztuk dla kontrahenta ADM

Comarch ChatERP jest funkcją udostępnioną Użytkownikom Comarch ERP Optima w ramach testów BETA. W związku z tym jej zakres jest ograniczony, a działanie może być obarczone wadami.

Dane z zadawanych pytań i udzielanych odpowiedzi są przesyłane do firmy Comarch oraz Open AI w celu świadczenia usługi. Odpowiedzi udzielane przez Comarch ChatERP są generowane przez algorytmy sztucznej inteligencji (AI). Zadawane pytania i udzielane odpowiedzi są zapisywane i wykorzystywane do doskonalenia działania usługi. Dopuszczane są tylko odpowiedzi które nie generują skutku przetwarzania danych osobowych. Kontrahenci w zadawanych pytaniach są wyszukiwani po nazwie.

W przypadku zadawanych pytań moduły systemu przypisane do operatora, blokady oraz uprawnienia operatorów w wersji BETA Comarch ChatERP nie są uwzględniane. Są natomiast brane pod uwagę podczas wykonywania poleceń przez inteligentnego asystenta.

Regulamin działania usługi Comarch ChatERP jest dostępny na stronie: Regulamin Comarch ChatERP.