Komunikat pojawia się, jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/Parametry wskazano datę księgowania inną niż bieżącą i księgowane są zbiorczo dokumenty z różnych miesięcy.

W menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7/ plik JPK_V7  wskazana została opcja blokada. Zmiany może dokonać wyłącznie operator z uprawnieniami administratora.

Zaakceptowanie komunikatu powoduje zmianę kwoty składek w danym miesiącu oraz w miesiącach po nim następujących (w tym samym roku). Wybór opcji Nie powoduje zmianę kwoty składek tylko w danym miesiącu.

W takiej sytuacji należy przejść do formularza właściciela (z poziomu Ogólne/Inne/ Właściciele) na Listę kwot deklaracji właściciela (dostępną pod przyciskiem Udziały i kwoty deklaracji) i sprawdzić w danym roku, czy w którymś miejscu (na zakładkach Dz. gospodarcza, Strefa, Najem) jest zaznaczony parametr Pobieraj dane z bazy danych i wybrana jest baza, która została usunięta z serwera.

Przede wszystkim należy sprawdzić jakie informacje zostały wprowadzone na formularzu danych kadrowych pracownika, na zakładce [Nr ident./podatki]. W sekcji Dane podatkowe powinny być wprowadzone odpowiednie współczynniki kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Jeżeli wprowadzono współczynnik 0, wówczas na formularzu wypłaty pracownika, zakładka [Podatki], w polu Koszty uzyskania/ Ulga podatkowa ‘Należne w miesiącu’ będzie wykazana wartość 0. Jeżeli natomiast w wypłacie pracownika koszty uzyskania/ulga podatkowa ‘Należne w miesiącu’ mają stosowną wartość, ale w polu Odliczone jest wartość 0, to najprawdopodobniej pracownik ma w tym miesiącu deklaracji naliczoną drugą wypłatę, w której koszty uzyskania/ulga podatkowa zostały już odliczone. Obliczając składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy uwzględniane są wszystkie wypłaty dokonane w obrębie danego miesiąca deklaracji (podatek i składki są liczone globalnie).

Przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych pracodawca stosuje: 

Takie rozstrzygnięcie wynika z art. 32 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176; z późn. zm.).

Pracodawca od łącznej kwoty wypłat dokonanych pracownikowi w danym miesiącu deklaracji obowiązany jest więc obliczyć składki ZUS oraz potrącić zaliczkę na podatek dochodowy stosując pojedyncze koszty uzyskania i pojedynczą kwotę zmniejszającą podatek.

Skoro w pierwszej wypłacie pracownika koszty uzyskania / ulga podatkowa zostały już odliczone, nie ma podstaw do odliczenia ich w drugiej wypłacie.

Aby sprawdzić jakie wynagrodzenia w danym miesiącu zostały pracownikowi wypłacone, należy z poziomu formularza danych kadrowych pracownika uruchomić Wydruki płacowe – ‘Karta wynagrodzeń wg deklaracji’, wskazując w parametrach wydruku odpowiedni miesiąc deklaracji. Można to również sprawdzić z poziomu okna Wypłaty pracowników, po zaznaczeniu pracownika wybierając z głównego menu przycisk 'Lista wszystkich wypłat pracownika’.

W wersji programu Comarch ERP Optima 2023.1.1 został wprowadzony parametr Uwzględniaj wnioski pracownika dot. naliczania podatku jedynie w okresie zatrudnienia (Start / Konfiguracja / Firma  / Płace/ Parametry). Zaznaczenie parametru (domyślne ustawienie) powoduje, że w przypadku naliczania wypłaty pracownikowi po zakończeniu stosunku prawnego łączącego go z pracodawcą nie są stosowane złożone w trakcie trwania stosunku pracy wnioski dotyczące naliczania podatku.

Jeśli parametr jest zaznaczony, podczas naliczania wypłaty etatowej, innej, zaliczki brutto, której data wypłaty jest późniejsza niż data zwolnienia pracownika mimo ustawienia w danych kadrowych: :

Zgodnie z obowiązującymi przepisami składka na ubezpieczenie zdrowotne wynosi 9 %.

Jeżeli  wyliczona składka zdrowotna jest wyższa od zaliczki na podatek, wówczas Płatnik jest obowiązany obniżyć wyliczoną składkę w wysokości 9% podstawy wymiaru do wysokości zaliczki na podatek dochodowy zgodnie z przepisami aktualnymi na dzień 31.12.2021 (art. 83 ust.1 ustawy zdrowotnej – Dz.U.z 2004 r., nr 210, poz. 2135). Taka sytuacja ma miejsce, gdy pracownik uzyskuje w danym miesiącu niskie wynagrodzenie.

Program posiada funkcjonalność pozwalającą na ograniczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości zaliczki na podatek. Decyduje o tym parametr Składka zdrowotna ograniczona do wysokości podatku dostępny z poziomu formularza danych kadrowych pracownika – zakładka [Ubezpieczenie (etat)].

Uzupełniając informacje dotyczące ubezpieczeń pracownika, po wpisaniu kodu ubezpieczenia, program domyślnie zaznacza parametr. W wypłacie składka zdrowotna zostaje ograniczona do wysokości podatku. Wyłączenie parametru powoduje, że dla wypłat pracownika liczonych dla wybranego kodu ubezpieczenia składka zdrowotna liczy się bez ograniczenia do wysokości podatku (do wykorzystania przy naliczaniu wypłat dla pracowników eksportowych lub otrzymujących wynagrodzenia finansowane z funduszy Unii Europejskiej). Dodatkowo należy zwrócić uwagę, iż obliczając składki na ubezpieczenia oraz zaliczkę podatku, uwzględniane są wszystkie wypłaty w danym miesiącu deklaracji.

Przykład

Poniżej zaprezentowano przykładowe naliczenie wynagrodzenia pracownika z zastosowanym ograniczeniem składki zdrowotnej do wysokości zaliczki podatku.

Założenia: Pracownik zatrudniony jest na 1/3 etatu, osiąga wynagrodzenie w wysokości 1200,00 zł miesięcznie. Koszty uzyskania przychodów wynoszą dla pracownika 300,00 zł, zaliczkę na podatek dochodowy zakład zmniejsza o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, od lipca 2022 o kwotę 300 zł.

Wyszczególnienie	Poz.	Obciążenia składkowo-podatkowe
Wynagrodzenie	1	1200
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (poz. 1)	2	1200
Składka na ubezpieczenia emerytalne (poz. 2 x 9,76 %)	3	117.12
Składka na ubezpieczenia rentowe (poz. 2 x 1,50 %)	4	18
Składka na ubezpieczenia chorobowe (poz. 2 x 2,45 %)	5	29.4
Składki na ubezpieczenia społeczne pobrane z wynagrodzenia pracownika (poz. 3 + poz. 4 + poz. 5)	6	164.52
Podstawa wymiaru składki zdrowotnej (poz. 2 - poz. 6)	7	1035.48
Składka na ubezpieczenie zdrowotne do pobrania z wynagrodzenia pracownika (poz. 7 x 9%)	8	93.19
Podstawa opodatkowania po zaokrągleniu do pełnych złotych (poz. 1 - 300 zł [KUP] - poz. 6)	9	735
Zaliczka przed pomniejszeniem o składkę zdrowotną (poz. 9 x 17%) - 300 [kwota wolna]	10	0
Zaliczka obliczona na zasadach aktualnych na 31.12.2021(poz. 9 x 17%) – 43,76 zł [kwota wolna]	11	81,19
Składka na ubezpieczenie zdrowotne ograniczona do wysokości zaliczki podatku obliczonej zgodnie z zasadami obowiązującymi na dzień 31.12.2021	12	81.19

*Wyliczona składka na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 9% podstawy wymiaru, czyli 93,19 zł, jest wyższa od wyliczonej zaliczki na podatek dochodowy, tj. 81,19 zł, stąd składka zdrowotna ulega obniżeniu do wysokości zaliczki.

Pracownik otrzyma wynagrodzenie w wysokości 954,29 zł, tj. 1200 zł – 164,52 zł – 81,19 zł – 0 zł.

[/example]

Obowiązkowe składki na Fundusz Pracy ustala się od kwot stanowiących podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (bez stosowania rocznego ograniczenia), wynoszących w przeliczeniu na okres miesiąca, co najmniej minimalne wynagrodzenie. Przy czym jeżeli ubezpieczony podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z więcej niż jednego tytułu, to obowiązek opłacania składek na Fundusz Pracy powstaje z każdego z tych tytułów wtedy, gdy łączna kwota stanowiąca podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wyniesie co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. Jeśli oskładkowane zarobki pracownika są niższe niż minimalne wynagrodzenie, pracodawca nie płaci tej składki. Ubezpieczony jest zobowiązany złożyć stosowne oświadczenie każdemu pracodawcy lub w terenowej jednostce organizacyjnej Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jeżeli sam opłaca składki na ubezpieczenia społeczne. Takie rozstrzygnięcie wynika z art. 104 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. nr 99, poz. 1001; z późn. zm.). W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość opcjonalnego naliczania składki na Fundusz Pracy. Decyduje o tym parametr Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy znajdujący się na formularzu danych kadrowych – zakładka [Inne informacje].

Działanie parametru::

Zgodnie z przepisami osoba zatrudniona w pełnym wymiarze nie może otrzymywać wynagrodzenia poniżej minimalnej płacy (proporcjonalnie do przepracowanego czasu). Z kolei od osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze, nie ma obowiązku opłacania składek na FP, jeżeli ich wynagrodzenie jest niższe niż obowiązująca minimalna płaca w danym roku . Stąd dla osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze etatu, z niskim wynagrodzeniem (nieprzekraczającym minimalnej płacy), dla których zaznaczono parametr Nie naliczać FP dla podstawy poniżej minimalnej płacy, składka na FP jest naliczana warunkowo: nalicza się tylko wtedy, gdy podstawa za miesiąc przekroczy wartość minimalnej płacy (np. gdy pracownik otrzymał w danym miesiącu dodatkowa premię, która spowodowała przekroczenie progu minimalnej płacy).

Informacje dotyczące sposobu opodatkowania wynagrodzenia pracownika znajdują się na formularzu danych kadrowych pracownika – zakładka [Nr ident./podatki].

Od wersji programu Comarch ERP Optima 2024.3.1, jeżeli pracownik złożył płatnikowi oświadczenie, że za dany rok zamierza opodatkować dochody w sposób określony w art. 6 ust. 2 (wspólnie z małżonkiem) albo 4d (wspólnie z dzieckiem) ustawy, należy na formularzu pracownika w sekcji  Progi  podatkowe  zaznaczyć  parametr  opodatkowanie  z  małżonkiem/samotny rodzic. 

Przy takim  ustawieniu w wypłacie, w której naliczane są elementy mające ustawioną opcję ‘naliczać wg progów,’ zaliczka podatku jest wyliczana według pierwszego progu podatkowego ustawionego w konfiguracji programu (12 %), niezależnie od kwoty dochodu.

Dodatkowo jeśli pracownik oświadczył, że jego dochody w danym roku nie przekroczą 120 000 zł., należy  zaznaczyć parametr Stosować dodatkową ulgę podatkową w przypadku opodatkowania z małżonkiem/dzieckiem , dzięki temu podczas naliczania zaliczki podatku jest uwzględniana ulga podatkowa ustawiona na formularzu pracownika oraz dodatkowa ulga w wysokości 1/12 kwoty rocznej, czyli 300 zł.

W starszych  wersjach  programu  jeżeli istnieje konieczność zmiany progów podatkowych, należy odznaczyć pole Standardowe, co umożliwia edycję kwot progowych i stawek podatku. Pracownikowi, który wspólnie opodatkowuje się z małżonkiem, należy zmodyfikować pozycję ‘Dochód ponad’ wprowadzając odpowiednio wyższą kwotę, procenty pozostają te same.

W przypadku wystąpienia w jednym miesiącu nieobecności typu ‘urlop wypoczynkowy’ oraz nieobecności typu ‘zwolnienie ZUS’ mamy do czynienia z różnymi pomniejszeniami wynagrodzenia zasadniczego. Pomniejszenia z tytułu nieobecności dokonywane są na podstawie przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie Pracy (Dz. U. nr 62 z 1996 r., poz. 289).

Kontynuując przykład z pytania (pomniejszenie wynagrodzenia zasadniczego w przypadku wystąpienia nieobecności), do tak wyliczonej kwoty wynagrodzenia zasadniczego, należy dodatkowo zastosować przepisy Ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2002 r. nr 200, poz.1679, z późn. zm.). Program Comarch ERP Optima kontroluje, czy wynagrodzenie pracownika obliczone za czas przepracowany nie jest zbyt niskie, i czy nie należy dopełnić go do ustawowego minimalnego wynagrodzenia. Kwotę minimalnego wynagrodzenia pobierana jest z poziomu Start/Konfiguracja/ Program/ Płace/ Wynagrodzenia.

Od lipca 2024 r. płaca minimalna wynosi 4 300,00 zł. W związku z powyższym, należy sprawdzić, czy wynagrodzenie za czas przepracowany przez pracownika w miesiącu lipcu 2024 r. nie jest niższe od płacy minimalnej.

Wyliczenie jest następujące:
4 300/184* 48(40h przepracowane + 8h urlopu wliczane do czasu pracy) = 1 121,74

Otrzymana kwota jest minimalnym wynagrodzeniem, jakie pracownik powinien otrzymać za przepracowane godziny w miesiącu lipcu. W podanym przykładzie wynagrodzenie pracownika w miesiącu lipcu wyniosło 1 003,33 zł, tj. wynagrodzenie zasadnicze po pomniejszeniach 816,37 zł + wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego 186,96 zł.

Otrzymane wynagrodzenie jest niższe, niż wynika to z powyższych wyliczeń, pracownikowi należy dopłacić wyrównanie do najniższego wynagrodzenia w wysokości 118,41 zł. Jeżeli po wyliczeniu wypłaty zostały dokonane zmiany, tj. dodano lub usunięto element wypłaty, konieczne jest ponowne przeliczenie wyrównania do najniższego wynagrodzenia.

Przy ustalaniu minimalnego wynagrodzenia za pracę wyłącza się niektóre składniki wypłacane pracownikom (np. potrącenia z wypłaty netto pracownika, nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalno– rentowe, itp.). Z poziomu Start/Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat, po otwarciu formularza edycji składnika, na zakładce [Szczegółowe] znajduje się parametr Przyrównuj do najniższego wynagrodzenia. Zaznaczenie parametru powoduje, iż dany typ wypłaty będzie uwzględniany podczas analizy minimalnego wynagrodzenia pracownika, gwarantowanego przepisami.

Podgląd standardowych typów wypłat i weryfikacja ich ustawień jest możliwa po wybraniu w konfiguracji (Start/Konfiguracja / Firma / Płace / Typy wypłat) przycisku ‘Pokaż standardowe’.

Z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ 2 Naliczanie wypłat dostępny jest parametr Nie licz wyrównania do najniższego wynagr. przy pomniejszeniu za zwoln.chorob., który odpowiada za naliczanie wyrównania do najniższego wynagrodzenia, w przypadku gdy pracownik nie otrzymał minimalnego wynagrodzenia za czas przepracowany, w związku wystąpieniem nieobecności typu ZUS, np. zwolnienia chorobowego. Działanie parametru:

Wyliczenie wyrównania do najniższego wynagrodzenia uzależnione od parametru dotyczy wszystkich rodzajów wypłat etatowych: dla ‘zwykłych’ pracowników, dla pracowników oddelegowanych za granicę i dla pracowników tymczasowych.