Czy istnieje możliwość sprawdzenia jakie składniki zostały wliczone do podstawy zasiłku chorobowego/ wynagrodzenia za urlop/ ekwiwalentu za urlop?

Program posiada tzw. logi systemowe, za pomocą, których można przeanalizować wyliczony u pracownika zasiłek chorobowy, urlop lub ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Warunkiem generowania się w programie podstaw obliczeniowych jest zaznaczenie odpowiednich logów z poziomu Start/Konfiguracja / Program / Płace / Parametry. Następnie naliczamy wypłatę, w której rozliczony jest np. urlop wypoczynkowy, zapisujemy ją i ponownie edytujemy. Na Formularzu wypłaty na zakładce  [ Elementy wypłaty ] pojawi się ‘Wynagrodzenie za czas urlopu’. Należy go edytować przy pomocy przycisku Następnie chcąc zobaczyć podstawę obliczeniową, należy z poziomu Formularza elementu wypłaty (po wejściu do 'Wynagrodzenia za czas urlopu’) wybrać przycisk ’Podstawa obliczeniowa’ .

Formularz podstawy obliczeniowej jest nieedytowalny/wyszarzony, zawiera informacje na temat nazwy wypłaconego elementu, okresu oraz wyliczonej kwoty. Formularz podstawy dla urlopu podaje wartość stawki za godzinę urlopu oraz poszczególne wyliczenia stawki za godzinę urlopu ze składników stałych oraz składników zmiennych.

Aby zobaczyć i wydrukować podstawę naliczania urlopu, w której możemy przeanalizować jakie składniki i w jakich wartościach zostały uwzględnione do naliczania podstawy urlopu, z poziomu otwartego formularza podstawy obliczeniowej wybieramy przycisk drukarki .

Z menu wydruków wybieramy opcję ‘Naliczenie podstawy urlopu’ oraz rodzaj wydruku: uproszczony lub szczegółowy. Uproszczony wydruk pokazuje w formie tabeli sumę składników wliczonych do podstawy z wypłat za poprzednie miesiące i z miesiąca bieżącego, oraz czas pracy za te okresy. Na wydruku szczegółowym widzimy listy płac w rozbiciu na poszczególne składniki wliczane do podstawy urlopu, ich wartość i czas pracy, za które są one należne.

W podobny sposób możemy przeanalizować podstawy do chorobowego i ekwiwalentu za urlop oraz każdego dodatku zdefiniowanego algorytmem 9. Naliczenie podstawy zasiłku / wynagrodzenia za czas urlopu / ekwiwalentu za niewykorzystany urlop można również sprawdzić z poziomu formularza danych kadrowych pracownika – wybierając z menu przycisk ’Podstawy obliczeniowe’. Przy czym z tego poziomu widoczne są wszystkie podstawy.

Warunkiem wygenerowania właściwego wydruku ze szczegółami wyliczenia każdej podstawy jest naliczenie i zapisanie wypłaty!



Jakie ustawienia należy wprowadzić u zleceniobiorcy, aby został dla niego poprawnie naliczony zasiłek chorobowy?

Warunkiem naliczenia zasiłku chorobowego i wygenerowania RSA dla zleceniobiorcy są następujące dane:

  1. Dodanie umowy zleceniobiorcy w oknie ’Lista umów pracownika’ – przycisk dostępny w Kadrach z poziomu ’Listy pracowników’.
  2. Zgłoszenie zleceniobiorcy z tytułu tej umowy do ubezpieczenia chorobowego. Zgłoszenie dostępne jest na Formularzu umowy – zakładka [Ubezpieczenie]. Okres podlegania ubezpieczeniu powinien wynosić co najmniej 90 dni (od 2009.01.01). Kod tytułu ubezpieczenia oraz daty zgłoszenia do ubezpieczeń (taki sam jak w umowie) należy również wypełnić na Formularzu danych kadrowych pracownika – zakładka [4 Ubezpieczenie (etat)].
  3. Wprowadzenie nieobecności na kalendarzu – typ nieobecności „Zwolnienie chorobowe”.

Przepisy nie nakładają na zleceniodawcę wprost obowiązku odprowadzania zaliczki podatku od zasiłków wypłaconych osobom nie będącymi pracownikami. Jest to jednak dopuszczalne (i w praktyce bardzo często stosowane), ale uzależnione od zgody zleceniobiorcy. Sposób opodatkowania/wykazania na PIT zasiłków ZUS zleceniobiorcy ustala Użytkownik programu wskazując odpowiednią opcję na nieobecności.

Na formularzu nieobecności pracownika w grupie 'Zasiłek ZUS dla zleceniobiorcy nie będącego pracownikiem etatowym’ w polu 'Zaliczka podatku od zasiłku’ dostępne są następujące opcje: 

  • PIT-11 – podatek z przychodami ze stosunku pracy (domyślna – opodatkowane i wykazywane na PIT tak samo dla pracowników etatowych)
  • PIT-11 – podatek z przychodami z „Innych źródeł” (opodatkowane, ale zaliczka od zasiłku zleceniobiorcy będzie wykazana na PIT w Innych źródłach)
  • PIT-11 – bez podatku
  • PIT-8C – bez podatku (historyczny).

W zależności od opcji na wypłacie generowane jest odpowiednie rozliczenie. I tak dla opcji:

  • PIT-11 – podatek z przychodami ze stosunku pracy generowany jest standardowy typ wypłaty (jak dla zwykłej nieobecności typu Zwolnienie lekarskie).
  • PIT-11 – podatek z przychodami z „Innych źródeł” generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (i) np. Zasiłek chorobowy (i).
  • PIT-11 – bez podatku, generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (n), np. Zasiłek chorobowy (n)
  • PIT-8C (historyczny) – bez podatku generowany jest typ wypłaty z informacją w nazwie (n) np. Zasiłek chorobowy (n).

Podczas naliczania wypłaty dla zleceniobiorcy zasiłek chorobowy zostanie rozliczony w jednej wypłacie (łącznie z wynagrodzeniem z tytułu umowy) po zaznaczeniu parametru Rozlicz zasiłki ZUS i spłaty pożyczek/zaliczek w wypłacie umów cywilnoprawnych (dostępnego z poziomu Start / Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry zakładka [Naliczanie wypłat]).

Jeśli parametr nie będzie zaznaczony, wówczas po naliczeniu wypłaty pojawi się komunikat ‘Naliczono wiele wypłat jednocześnie’. Po wejściu w wypłatę zleceniobiorcy, na liście wypłat będą widoczne dwie pozycje: jedna wypłata to naliczona umowa cywilnoprawna, druga wypłata to rozliczenie nieobecności. Na formularzu każdej z wypłat (po wciśnięciu przycisku 'lupy’) – zakładka [Ubezpieczenie], powinien być widoczny właściwy kod tytułu ubezpieczenia (co warunkuje wygenerowanie dla tej osoby załączników RCA/RSA).  



W jaki sposób w programie wprowadzić informację, iż pracownik ma prawo do zasiłku chorobowego od pierwszego dnia zatrudnienia (bez okresu wyczekiwania)?

Jeśli pracownik od pierwszego dnia zatrudnienia uzyskuje prawo do zasiłku chorobowego, należy na formularzu danych kadrowych przejść na zakładkę [Inne informacje] i w sekcji Bilans otwarcia nieobecności ZUS uzupełnić dwie pozycje:

Informacje na dzień

Prawo do zasiłku chorobowego od dnia

W obu polach podajemy datę, od której pracownikowi będzie przysługiwał zasiłek/wynagrodzenie za czas choroby – czyli datę zatrudnienia.

Od wersji Comarch ERP Optima 2018.0.1 wprowadzono automatyczne ustawianie parametrów dotyczących naliczania prawa do zasiłku chorobowego, bez okresu wyczekiwania (w wersji programu Comarch ERP Optima 2023.5.1 funkcjonalność została rozszerzona o dodatkowe parametry). Dla nowo zatrudnionego pracownika, jeśli z odnotowanych w historii zatrudnienia i historii wykształcenia danych wynika, że nie obowiązuje go okres wyczekiwania na zasiłek, bo spełnia co najmniej jeden z poniższych warunków:

  • pracownik posiada 10-cio letni staż pracy poza firmą lub w firmie,
  • pracownik podjął pracę po przerwie nie dłużej niż 30 dni od poprzedniego zatrudnienia odnotowanego w historii zatrudnienia,
  • pracownik jest absolwentem szkoły i podjął pracę w ciągu 90 dni od ukończenia szkoły,
  • pracownik został zatrudniony ponownie w danej firmie, ale przerwa pomiędzy kolejnymi okresami zatrudnienia jest nie dłuższa niż 30 dni,
  • pracownik posiadał w firmie umowę cywilnoprawną z tytułu której podlegał ubezpieczeniu chorobowemu i przerwa pomiędzy umową, a zatrudnieniem na etat jest nie dłuższa niż 30 dni.


W jaki sposób w programie odnotować pracownikowi informację o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych?

Przekroczenie rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych należy pracownikowi odnotować na Formularzu danych pracownika. Na zakładce [Ubezpieczenie cd] w sekcji Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych należy wybrać, kto przekazał  informację (brak – domyślne ustawienie, Ubezpieczony, Płatnik, ZUS), wypełnić miesiąc i rok (jest to miesiąc i rok deklaracji, zgodny z datą wypłaty) w którym nastąpiło przekroczenie rocznej podstawy składek i wpisać kwotę przekroczenia.

Kwota ta może oznaczać podstawę, od jakiej będą liczone składki we wskazanym miesiącu (podstawa składki) lub kwotę przychodu pracownika (przekroczenie podstawy) osiągniętego do danego miesiąca. W tym drugim przypadku program sam wyliczy, w którym miesiącu ma ograniczyć podstawę składek emerytalno – rentowych.

W wypłacie naliczonej w miesiącu przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek  na zakładce [Ubezpieczenie] zostanie wykazana odpowiednio pomniejszona podstawa składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz naliczone od nich składki.



Co zrobić, żeby w deklaracjach rozliczeniowych ZUS DRA uwzględnić składki właścicieli?

Aby składki właściciela były uwzględnione na deklaracjach rozliczeniowych, należy w pierwszej kolejności poprawnie uzupełnić informacje na formularzu danych kadrowych właściciela (Ogólne/ Inne/ Właściciele): 

    • dane personalne, identyfikacyjne (zakładka [Ogólne]),
    • informacje dotyczące ubezpieczeń (zakładka [Ubezpieczenie (etat)],
    • data zatrudnienia/ rozpoczęcia działalności, stawka, ‘rodzaj zatrudnienia’ (zakładka [Etat]),
    • informacje dotyczące ustalenia podstawy składki zdrowotnej (zakładka [Ubezpieczenie (zdrow.)]).

Dla właściciela odprowadzającego składki na ubezpieczenia społeczne od minimalnej podstawy wymiaru (60% przeciętnego wynagrodzenia), na zakładce [ Etat] należy zaznaczyć parametr Dochód deklarowany. W polu Stawka pojawi się kwota stanowiąca podstawę naliczania składek ZUS, dla osób prowadzących działalność, wpisana z poziomu Start/Konfiguracja/ Program/ Płace/ Wynagrodzenia.

Jeśli osoba prowadząca działalność opłaca składki od innej, zadeklarowanej przez siebie kwoty lub w przypadku prowadzących działalność gospodarczą nie dłużej niż 24 miesiące (nowe firmy), opłacających składki od obniżonej podstawy (30% kwoty minimalnego wynagrodzenia), parametr Dochód deklarowany powinien być pusty, a kwotę podstawy należy wówczas wpisać w polu Stawka.

Dodatkowo należy podać w jaki sposób właściciel rozlicza się z ZUS – łącznie z pracownikami, czy na odrębnej deklaracji. Standardowo program proponuje umieszczanie właściciela wspólnie z pracownikami. Tworzona jest jedna deklaracja DRA wraz z odpowiednimi załącznikami. Drugi sposób polega na generowaniu dla właściciela oddzielnej deklaracji DRA. W tym celu należy na formularzu danych kadrowych właściciela, zakładka [Ubezpieczenie (etat)] zaznaczyć parametr Indywidualna DRA.

Warunkiem niezbędnym do umieszczenia właściciela na deklaracji ZUS DRA, raporcie RCA jest utworzenie listy płac o rodzaju ‘Właściciel’ i naliczenie właścicielowi ‘wypłaty’ do tej listy. Wynagrodzenie zostanie naliczone z kwotą do wypłaty 0,00 zł. Na formularzu wypłaty, zakładka [ Ubezpieczenie] będą wykazane właściwy kod ubezpieczenia, podstawy składek oraz naliczone składki.

Ostatnim etapem jest utworzenie deklaracji rozliczeniowej ZUS. Jeżeli dla właściciela tworzona jest indywidualna deklaracja, w sekcji Rozliczenie właściciela wciskamy przycisk ‘Właściciel’ i wybieramy z listy nazwisko właściciela. Po ustawieniu pozostałych parametrów, tj. wskazaniu pliku KEDU, podaniu miesiąca, uruchamiamy przeliczenie deklaracji. Jeżeli właściciel rozlicza się wspólnie z pracownikami, nie wskazujemy właściciela w sekcji Rozliczenie właściciela, w wyszarzonym wierszu powinien być widoczny opis ‘pracownicy’.

Zasady rozliczania właściciela oraz ustalania podstawy składki zdrowotnej dla danej formy opodatkowania zostały szczegółowo opisane w artykułach



Co zrobić, żeby program nie/naliczał zasiłków ZUS, gdy firma nie/jest uprawniona do wypłaty świadczeń w imieniu ZUS?

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość opcjonalnego naliczania zasiłków ZUS. Decyduje o tym parametr Firma wypłaca zasiłki ZUS znajdujący się w Start / Konfiguracja / Firma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS/PFRON. Jeśli parametr jest: 

  • zaznaczony [v] (domyślnie): program zawsze nalicza zasiłki
  • nie zaznaczony [ ]: program nie nalicza zasiłków. 

W programie Comarch ERP Optima w Konfiguracji / Firma / Płace / Zobowiązania wobec ZUS/PFRON funkcjonuje mechanizm historyczności danych umożliwiający zapisanie w konfiguracji firmy zmian ustawień, odpowiednio do tego, jak te zmiany następowały w czasie. U góry okna wyświetlany jest miesiąc i rok (domyślnie bieżący) – z możliwością przesuwania na inne okresy. Parametry pokazywane są z wartościami aktualnymi na miesiąc wyświetlony w nagłówku okna, z dodatkową informacją (wyszarzane pola z datami obok parametrów), od kiedy obowiązuje taka wartość danego parametru. Zmiana ustawień – np. zaznaczenie parametru, który wcześniej nie był zaznaczony – jest zapisywane z datą 1-go dnia miesiąca wyświetlonego w nagłówku okna.

Przykład

Firma  w 2023 r. nie wypłacała zasiłków w imieniu ZUS, ale w związku ze wzrostem zatrudnienia (powyżej 20 pracowników) od stycznia 2024 r. ma obowiązek wypłacać zasiłki ZUS. W konfiguracji wprowadzamy to w następujący sposób.

Po wejściu w Zobowiązania wobec ZUS/PFRON, ustawiamy w nagłówku styczeń 2023 następnie usuwamy zaznaczenie przy parametrze Firma wypłaca zasiłki ZUS (domyślnie w nowych bazach parametr jest zaznaczony, bez daty obowiązywania ) i zapisujemy ustawienie za pomocą przycisku „dyskietki”. Obok zmodyfikowanego parametru wyświetli się data 01.01.2024

Następnie zmieniamy miesiąc/rok w nagłówku okna na styczeń 2024, zaznaczamy parametr Firma wypłaca zasiłki ZUS i zapisujemy ustawienie przyciskiem „dyskietki”. Obok ponownie zmienionego parametru wyświetli się data 01.01.2024

Po wybraniu w nagłówku okna dowolnego miesiąca z 2023 roku, zobaczymy niezaznaczony parametr Firma wypłaca zasiłki ZUS i obok niego datę 01.01.2023. Jeśli wybierzemy jakikolwiek miesiąc późniejszy niż grudzień 2023 to zobaczymy zaznaczony parametr i datę 01.01.2024. Rozliczenia nieobecności w wypłatach również będą zgodne z tymi ustawieniami, to znaczy w wypłatach za okres 2023 r. zasiłek chorobowy ZUS pokaże się w kwocie 0,00 zł, a w wypłatach za 2024 r. naliczy się odpowiednia niezerowa wartość zasiłku.



Jak naliczyć Ekwiwalent za urlop?

W wersji Comarch ERP Optima 2018.6. wprowadzono mechanizm automatycznego naliczania się ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, dla zwolnionego pracownika, w wypłacie etatowej za ostatni miesiąc zatrudnienia.

Aby ekwiwalent za niewykorzystany urlop naliczył się w wypłacie etatowej automatycznie, muszą być spełnione warunki:

  •  pracownik ma odnotowaną w kadrach datę zwolnienia, w zapisie historycznym dotyczącym okresu, za który jest naliczona wypłata na liście etatowej,
  •  pracownik nie ma przedłużonej umowy z dniem kolejnym po zwolnieniu,
  • wypłata jest naliczana na liście płac o rodzaju Etat,
  •  pracownik ma niewykorzystany urlop w standardowym limicie nieobecności ‘Urlop wypoczynkowy’, którego data do jest równa dacie zwolnienia pracownika,
  •  pracownik nie ma naliczonego standardowego typu wypłaty ‘Ekwiwalent za niewykorzystany urlop’, na innej liście płac, za ten sam miesiąc.

Mechanizm automatycznego naliczania  ekwiwalentu za niewykorzystany urlop dotyczy tylko list płac o rodzaju Etat, które nie są przeznaczone dla pracowników tymczasowych (na liście płac nie jest zaznaczony parametr Lista tylko dla pracowników tymczasowych). Nie ma obsługi automatycznego naliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop dla pracowników tymczasowych.

W starszych wersjach programu, aby rozliczyć ekwiwalent należało naliczyć wypłatę, na liście o rodzaju Etat lub Inna, a następnie na zakładce [Elementy wypłaty] dodać za pomocą zielonego plusa typ wypłaty – ‘Ekwiwalent za niewykorzystany urlop’.

Od wersji 2019.6 Użytkownik ma możliwość wyłączenia automatycznego naliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Z poziomu Start / Konfiguracja /Firma/ Płace/ Parametry należy odznaczyć parametr Ekwiwalent za urlop liczony automatycznie po zwolnieniu pracownika. Parametr domyślnie jest zaznaczony.



Czy w Comarch ERP Optima można skorygować składkę wypadkową bez usuwania wypłat pracowników?

W programie Comarch ERP Optima jest dostępna funkcja pozwalająca na przeliczenie składki wypadkowej w już naliczonych wypłatach, bez konieczności ich usuwania i ponownego wyliczania. Aby dokonać korekty należy wejść z poziomu zakładki Narzędzia / Korekty danych / ‘Korekta składki wypadkowej’. Po wskazaniu miesiąca deklaracji dla którego chcemy wykonać korektę, wystarczy wcisnąć przycisk 'piorunka’. Program przelicza składkę wypadkową zgodnie z aktualnym na wskazany miesiąc procentem składki wprowadzonym z poziomu Start / Konfiguracja / Firma / Płace / Składki ZUS.

Uwaga
Składka wypadkowa zostanie skorygowana w niezaksięgowanych (mogą być zamknięte) listach płac (za wyjątkiem listy ‘Właściciel’).



Jak w Comarch ERP Optima odnotować skrócony okres wypłacania wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez firmę dla pracowników, którzy ukończyli 50-ty rok życia?

Zgodnie z art. 92 § 1 k.p., pracownicy, którzy ukończyli 50 lat, otrzymują wynagrodzenie chorobowe finansowane przez pracodawcę przez okres 14 dni (zamiast standardowych 33 dni).

W programie Comarch ERP Optima skrócony do 14 dni okres wynagrodzenia finansowego przez pracodawcę jest ustawiany automatycznie, w oparciu o datę urodzenia pracownika.

Na formularzu danych kadrowych pracownika, zakładka [Inne informacje], w sekcji Niestandardowe wyliczanie znajduje się parametr Chorobowe finansowane przez pracodawcę do, z datą obowiązywania ustawienia.

W przypadku braku daty obowiązywania ustawienia, należy sprawdzić, czy jest uzupełniona data urodzenia pracownika.



Co należy zrobić, aby program nie naliczał składki na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych?

Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce [Inne informacje] w części FP/FGŚP znajdują się następujące parametry: Nie naliczać składek na FP oraz Nie naliczać składek na FGŚP.  Zaznaczenie ich oznacza zaprzestanie naliczania składek na FP i FGŚP dla danego pracownika.

Od 1 lipca 2009 r. obowiązuje zwolnienie z obowiązku opłacania składek na FP i FGŚP za pracowników, którzy ukończyli 55 lat (kobiety) lub 60 lat (mężczyźni). W związku z tym parametry oraz dane dotyczące okresu zwolnienia ze składek FP/FGŚP są automatycznie wypełniane po wprowadzeniu daty urodzenia oraz płci pracownika. Zwolnienie ustawiane jest od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pracownik ukończył 55 lat (w przypadku kobiet) lub 60 lat (w przypadku mężczyzn) dla osób urodzonych 1-go dnia miesiąca, zwolnienie ustawiane od miesiąca w którym pracownik kończy 55/60 lat. Dodatkowo sprawdzana jest data obowiązywania zmian w przepisach i w przypadku pracowników, którzy ukończyli odpowiednio 55 lat(kobiety) i 60 lat (mężczyźni) przed 01.07.2009 ustawiana jest ta data.

W przypadku zwolnienia z opłacania składek na FP i FGŚP z innych przyczyn należy zmienić okres zwolnienia z opłacania FP/FGŚP. Zmianę tą należy odnotować poprzez aktualizację zapisu.

W module Płace i Kadry Plus można również dokonać seryjnej zmiany dla wielu zaznaczonych pracowników za pomocą operacji ‘Seryjnej zmiany wartości pola’, aktualizując dane z odpowiednią datą.

W odniesieniu do osób, które mają odnotowane zwolnienie ze składek FP/FGŚP okresowo, w zapisie historycznym przypadającym po zakończeniu tego okresu, należy usunąć zaznaczenie zwolnienia z FP i FGŚP – wówczas na zapisie formularza program ustawi automatycznie daty wyliczone jako przypadające po ukończeniu 55/60 lat przez tego pracownika.

Od wersji programu Comarch ERP Optima 2023.0.1 został wprowadzony mechanizm automatycznego ustalania okresu zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. Funkcjonalność została opisana w artykule Jak odnotować zwolnienie z FP/FGŚP pracownikowi, który wraca z urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego/ wychowawczego ?