Gdy klient płaci kartą.

Płatność kartą kredytową łączy w sobie zarówno cechy płatności gotówkowej jak i płatności przelewem. Podobieństwa do płatności gotówkowej są przede wszystkim w tym, że nie występuje odroczenie płatności i konieczność wykonywania późniejszego rozrachunku. W przypadku zapłaty kartą – tak jak w przypadku zapłaty gotówką z punktu widzenia klienta płatność jest dokonana natychmiastowo.

Pieniędzy za wykonaną usługę lub sprzedany towar nie otrzymujemy natychmiast. Transakcja zapłaty kartą jest rejestrowana na ogół w elektronicznym terminalu autoryzującym kartę lub w przypadku mniejszych kwot wykorzystywane jest tzw. „żelazko”. Raport z zapłat przyjętych od klientów kartą kredytową jest przedstawiany instytucji rozliczającej płatności. Na ogół firma przyjmująca zapłatę kartą ma podpisaną umowę z jednym lub kilkoma centrami rozliczającymi karty kredytowe. Po przesłaniu raportu płatności firma rozliczająca przelewa na konto kwotę wynikającą z przedstawionego raportu. Kwota ta jest pomniejszona o prowizję, na którą centrum rozliczające wystawia osobną fakturę.

Przykład

Załóżmy, że nasza firma prowadzi jedną kasę gotówkową, dla której utworzony został rejestr kasowy o nazwie KASAG. Proponujemy wykorzystać ten rejestr nie tylko do wprowadzania zapisów związanych z płatnościami gotówką, ale także wprowadzać do niego zapisy związane z płatnościami kartami płatniczymi przez klientów.

1. Klient płaci kartą płatniczą. Wprowadzamy do rejestru KASAG zapis kasowy/bankowy KP/000111/20XX/KASAG – zapłata kartą kredytową kwoty 150 zł.

2. Tego dnia kolejni klienci zapłacili różnymi kartami kredytowymi jeszcze 1250 zł.

3. Oprócz tych zapłat, KASAG przyjęła również zapłaty gotówką na kwotę 1540 zł

4. Łączna wartość przychodów na raporcie kasowym wynosi: 150 + 1250 + 1540 = 2940 zł. Z tego 1540 zł w gotówce i 1400 zapłacone kartami płatniczymi. Obydwie te kwoty widoczne są na wydruku raportu kasowego. Będą również widoczne na ekranie, jeśli skonstruujemy filtr wyświetlający tylko zapisy dokonane kartą lub tylko te dokonane w gotówce.

5. Załóżmy, że mamy podpisaną umowę z jednym centrum rozliczeniowym obsługującym płatności kartą. Potraktujmy centrum jako jednego z naszych kontrahentów i załóżmy mu kartę ewidencyjną o akronimie CENTRUM_KART.

6. Na koniec dnia musimy zamknąć raport kasowy, a jego bilans zamknięcia przeniesiony zostanie jako saldo otwarcia na dzień następny (będzie to stan kasy, z którym kasjer rozpocznie pracę następnego dnia).

7. Zanim to zrobimy, pomniejszamy stan kasy o kwoty zapłacone kartami płatniczymi. Wykonujemy wypłatę KW/000212/20XX/KASAG na kwotę 1400 zł. Kontrahentem jest CENTRUM_KART, a zapis otrzymuje status (N) nierozliczonego. W ten sposób odnotowaliśmy, że CENTRUM_KART musi z nami rozliczyć się na kwotę 1400 zł. Jest to nasza należność.

8. Na podstawie podpisanej umowy CENTRUM_KART pobiera prowizję wysokości 3% od dokonanych płatności kartami. 3% z kwoty 1400 zł to 42 zł. Spodziewamy się więc wpłaty od CENTRUM_KART równej 1358 zł oraz faktury dotyczącej prowizji na kwotę 42 zł.

9. Po kilku dniach otrzymujemy wyciąg bankowy potwierdzający wpłatę 1358 zł. Wprowadzamy go do rejestru bankowego jako wpłatę KP/000134/20XX/BANK.

10. Otrzymujemy również fakturę od CENTRUM_KART na kwotę 42 zł. Wprowadzając tę fakturę w preliminarzu płatności powstaje zobowiązanie na 42 zł (FZ/000345/20XX na kwotę 42 zł).

11. Dokonujemy kompensaty dwóch zapisów kasowych: KW/000212/20XX/KASAG (1400 zł) oraz KP/000134/20XX/BANK (1358 zł). Wpłata KP/000134/20XX/BANK otrzymuje status rozliczonej (R), natomiast wypłata KW/000212/20XX/KASAG status częściowo rozliczonej (C). Pozostaje do rozliczenia 42 zł.

12. Rozliczony częściowo zapis KW/000212/20XX/KASAG rozliczamy ze zdarzeniem z preliminarza – zobowiązaniem FZ/000345/20XX na kwotę 42 zł. Obydwa dokumenty zostają całkowicie rozliczone.

Opisany powyżej przykład jest bardzo uproszczony. W praktyce wpłaty i faktury z centrów rozliczeniowych nie muszą wpływać z taką samą częstotliwością jak okres zamykania raportów kasowych. Ale bez względu na częstotliwość rozliczeń – stosując powyższy schemat, na bieżąco będziemy znali stan naszych rozliczeń z CENTRUM KART oraz wartość transakcji dokonywanych przy użyciu kart kredytowych.



Informacja (34570) „Dokument posiada rozliczone płatności”.

Jeśli dokument jest już rozliczony, wówczas nie można go anulować, dopóki nie usuniemy rozliczenia powiązanego z tym dokumentem. Dokumenty wystawione na gotówkę rozliczane są automatycznie w momencie zapisu dokumentu.

Najprostszym sposobem na usunięcie rozliczenia jest jego automatyczne skasowanie podczas anulowania dokumentu.

Jeśli chcemy, żeby taki zapis był usuwany automatycznie, wystarczy jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa i Bank/ Parametry zaznaczymy parametr Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów.

Wtedy podczas anulowania dokumentu rozliczonego, kasowany jest dokument rozliczający płatność.

Pod przyciskiem  Lista dokumentów rozliczających widocznym w pasku zadań z poziomu listy lub formularza dokumentu, możemy zobaczyć zapisy kasowe/bankowe powiązane z dokumentem.

Można odnaleźć dany zapis na liście zapisów kasowych/bankowych (menu Kasa/bank / Zapisy kasowe/bankowe) i usunąć go. Wcześniej jednak (przed usunięciem zapisu) należy rozpiąć rozliczenie tego zapisu z dokumentem, który jest nim rozliczony. Aby to zrobić należy otworzyć dany zapis kasowy/bankowy, przejść na zakładkę Rozliczenia dokumentów, tam w dolnej części okna znajduje się lista rozliczeń tego zapisu, należy je usunąć przyciskiem kosza znajdującym się po prawej stronie tej listy. Po rozpięciu zdarzenia (powstało w Preliminarzu płatności w wyniku wystawienia dokumentu) z zapisem rozliczającym, możemy usunąć sam zapis oraz anulować dokument, który był rozliczony tym zapisem.



Pytanie (25207) „Czy anulować powiązane dokumenty magazynowe?”

Jeżeli chcemy anulować dokument, który powiązany jest z dokumentem magazynowym np. faktura sprzedaży powiązana z dokumentem WZ, faktura zakupu powiązana z dokumentem PZ, wówczas na pytanie Czy anulować powiązane dokumenty magazynowe? możemy odpowiedzieć:

  • Tak – zostanie anulowany dokument handlowy FS/ FZ oraz dokument magazynowy WZ/ PZ, towar zostanie zwrócony/ wydany z magazynu.
  • Nie – zostanie anulowany dokument handlowy FS/ FZ natomiast dokument magazynowy WZ/ PZ pozostanie na liście. Nie będzie żadnego ruchu na magazynie.


Komunikat (25003) „Błąd ustalania kursu waluty [waluta] dla ceny towaru.”

Komunikat pojawia się, gdy dla którejkolwiek z występujących w programie walut nie został ustalony kurs waluty albo, gdy w transakcjach lub w cenniku zastosowano walutę, która nie istnieje w konfiguracji (np. został importowany cennik z pliku XML, gdzie występują towary w walucie niezdefiniowanej w konfiguracji).

Należy ustalić jakie waluty występują na transakcjach lub w cenniku i dodać w konfiguracji brakującą walutę (w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty).

Należy też dla każdej waluty ustawić kurs waluty dla domyślnego typu kursu (który typ kursu został ustawiony w programie jako domyślny należy sprawdzić z poziomu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Typy kursów walut).

Kurs waluty można ustawić w menu Start/Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Waluty/ przycisk  Notowanie kursu dnia.

W sytuacji, kiedy włączony jest parametr Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu) w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry, program odwołuje się do ostatnio ustawionego kursu. Jeśli dla danej waluty nigdy nie był wprowadzony kurs – komunikat o błędzie nadal będzie się pojawiał. Wystarczy wprowadzić notowanie kursu dnia z datą wstecz, do którego program będzie się odwoływał.

Natomiast, jeśli parametr nie jest zaznaczony, wówczas należy codziennie uzupełniać kursy walut. Można ustawić parametr Pokazuj formularz kursów walut po wejściu do programu, jeśli nie był aktualizowany w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry. Wówczas uaktywni się parametr: Pokazuj okno wprowadzania kursu dnia od godziny:, umożliwiający określenie od jakiej godziny po zalogowaniu do bazy (w przypadku braku wprowadzonego kursu na bieżący dzień) ma pojawiać się okno Wprowadzanie kursu dnia.

Dodatkowo istnieje możliwość automatycznego pobierania kursów. W tym celu należy zaznaczyć parametr: Automatycznie pobieraj kursy walut znajdujący się w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Parametry. W przypadku zaznaczenia parametru, po zalogowaniu do bazy firmowej program pobierze kursy walut z poprzednich dni (do 30 dni wstecz), w przypadku ich nie pobrania. Proces pobierania notowań z bieżącego dnia zostanie uruchomiony, jeżeli upłynęła godzina 12:20.



Informacja (25032) „Kontrahent !Nieokreślony! nie może posiadać odroczonych płatności.”

W domyślnym ustawieniu konfiguracji programu kontrahent !Nieokreślony! nie może posiadać odroczonych płatności. Istnieje jednak możliwość zaznaczenia odpowiedniego parametru, który umożliwi zapisanie dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony!. Parametr ten znajduje się w konfiguracji (Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry) – Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczoną płatnością dla kontrahenta !Nieokreślony!.



Komunikat (34039) „Nie można anulować dokumentu. Dokument jest w buforze.”

Nie ma możliwości anulowania dokumentu zapisanego do bufora (na liście w kolorze zielonym). Dokument w buforze można w dowolny sposób edytować (np. dodać lub usunąć pozycje towarowe, zmienić kontrahenta lub datę) lub usunąć (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na dokument należy wybrać opcję Usuń), co spowoduje zniknięcie dokumentu z listy.



Komunikat (25099) „Niepoprawny numer PESEL.”

Program sprawdza poprawność numeru PESEL na podstawie algorytmu zawartego w kodzie programu. Można jednak wyłączyć kontrolę poprawności PESEL odznaczając parametr Sprawdzanie poprawności PESEL w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry.



Ostrzeżenie (32932) „Nie można utworzyć dokumentu korygującego. Do dokumentu istnieje niezatwierdzona korekta w buforze [numer dokumentu].”

Komunikat informuje o braku możliwości wystawienia korekty do dokumentu, do którego istnieje inna korekta będąca w buforze. Wynika to z faktu, że każda kolejna korekta bierze pod uwagę poprzednie, a dokument zapisany do bufora podlega edycji (może na nim zostać zmieniona np. ilość, wartość, stawka VAT w zależności od rodzaju korekty). Do jednego dokumentu można wystawić kilka korekt, jednak wszystkie poprzednie muszą być zapisane na stałe.



Komunikat (34394) „Błąd agregowania dokumentów! Nie można przekształcać dokumentów, które nie są zatwierdzone lub są anulowane.”

Nie można przekształcać dokumentów anulowanych, dokumenty takie są widoczne na liście w kolorze szarym. Dokument anulowany nie wpływa na zasoby ani na płatności, nie jest też brany pod uwagę przy analizach jest pozostawiony na liście tylko do podglądu.

Dokumenty niezatwierdzone są to dokumenty w buforze (widoczne w kolorze zielonym), które zostaną zapisane na stałe dopiero po odznaczeniu parametru Bufor na formularzu dokumentu i zapisie dyskietką.



Ostrzeżenie (34111) „Wybrano nieprawidłowy magazyn. Magazyn docelowy musi być różny od magazynu źródłowego.”

Komunikat o wybraniu nieprawidłowego magazynu pojawia się w sytuacji, gdy podczas wystawiania dokumentu przesunięcia międzymagazynowego (MM) w polu Mag. docelowy: (magazyn, na który chcemy przesunąć towar) wskazano ten sam magazyn co w polu Mag. źródłowy: (magazyn, z którego chcemy wykonać przesunięcie).