Status VAT kontrahenta- czy jest podatnikiem VAT czynnym można sprawdzić na karcie kontrahenta. W tym celu na formularzu kontrahenta dodano przycisk  Sprawdź status VAT. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP (weryfikowane są wyłącznie polskie numery NIP).

Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/Aktywny w VIES, Użytkownik jest przenoszony na zakładkę Handlowe, parametr Podatnik VAT czynny/Aktywny w VIES  jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji), a obok parametru pojawia się komunikat: Ustawiono zgodnie z danymi Ministerstwa finansów. W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent w programie widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika.

W programie Comarch ERP Optima istnieje również możliwość automatycznej weryfikacji statusu VAT/ VAT-UE kontrahenta na dokumentach handlowych. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE kontrahenta.

Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

W sytuacji kiedy w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczono parametr: Ceny z czterema miejscami po przecinku, z poziomu menu Ogólne/ Cennik dostępna jest operacja seryjna: Zmiana precyzji ceny.

Menu operacji seryjnych dostępne jest z poziomu menu Ogólne/ Cennik, na liście rozwijanej obok ikony:  Operacje seryjne.

Po wcześniejszym zaznaczeniu na liście towarów, których precyzję ceny chcemy zmodyfikować wybieramy na liście funkcję „Zmiana precyzji ceny”. Funkcja ta pozwala jednocześnie zmienić precyzję ceny, offset oraz zaokrąglenie.

Jeżeli Comarch ERP Optima Detal współpracuje z drukarką fiskalną należy w oknie logowania do Detalu wybrać przycisk Zaloguj do konfiguracji, a następnie Drukarka fiskalna.

W oknie Ustawień drukarki fiskalnej wszystkie używane w Detalu formy płatności powinny mieć przypisaną  Nazwę fiskalną. Jeżeli dla którejś z form płatności pole w kolumnie Nazwa fiskalna jest nieuzupełnione – to taka forma będzie nieaktywna w Detalu w oknie płatności do dokumentu.

Może się również zdarzyć, że forma płatności jest nieaktywna mimo, iż przypisano jej Nazwę fiskalną w Ustawieniach drukarki fiskalnej. Taka sytuacja dotyczy zazwyczaj form, które w Comarch ERP Optima mają określony typ inny niż Gotówka z terminem 0 dni (np. przelew).

W wersjach Comarch ERP Optima Detal starszych niż 2012 wystawienie dokumentu z formą płatności odroczoną było możliwe tylko i wyłącznie po wybraniu Kontrahenta innego niż !NIEOKREŚLONY!.
Od wersji 2012 możliwe jest wystawianie dokumentów z płatnością odroczoną również dla kontrahenta !Nieokreślonego pod warunkiem, że dla konkretnego operatora pracującego na stanowisku detalicznym został w programie Comarch ERP Optima zaznaczony parametr Płatność odroczona dla !Nieokreślonego. Parametr jest dostępny na karcie operatora w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Detal/ Funkcje pracowników.

Jeśli dokument PZ nie został jeszcze przekształcony do FZ, można najpierw wystawić do niego korektę wartościową, a następnie przekształcić dokument PZ do FZ. Ceny widoczne na fakturze zakupu będą uwzględniały utworzoną wcześniej korektę.

Po przekształceniu dokumentu PZ do Faktury Zakupu (FZ), zmiana cen na FZ jest możliwa  po zaznaczeniu parametru Pozwalaj na edycję cen/kursu na FZ powstałym z PZ w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry w zakładce [Ceny] w sekcji Zmiana ceny/kursu.

Po zaznaczeniu powyższego parametru, dostępny jest parametr Przeliczaj ceny po nowym kursie. Jeśli nie jest on zaznaczony, na FZ jest przenoszony kurs z PZ, z możliwością ręcznej zmiany. Jeśli jest zaznaczony, na FZ program pobiera aktualne notowanie, przeliczane są ceny (użytkownik również ma możliwość ręcznej zmiany).

Przy zatwierdzaniu Faktury Zakupu, na której zmodyfikowano ceny, tworzona jest korekta wartości do Przyjęcia Zewnętrznego.

Jeśli natomiast dokument FZ został zapisany na stałe istnieje możliwość anulowania dokumentu FZ bez powiązanego z nim dokumentu PZ, a następnie wykonania korekty wartościowej do dokumentu PZ.

Ceny sprzedaży można modyfikować na kartach towarów. Lista towarów dostępna jest w menu Ogólne/ Cennik oraz Handel/ Zasoby.

Z poziomu tych list można również dokonywać zmian cen w ramach operacji seryjnych. Menu operacji seryjnych dostępne jest na liście rozwijanej obok ikony . Funkcja Zmiana precyzji ceny widoczna jest po zaznaczeniu parametru w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry/ Ceny z czterema miejscami po przecinku.

Po wcześniejszym zaznaczeniu na liście towarów, których ceny chcemy zmodyfikować wybieramy na liście funkcję „Zmiana ceny”. Funkcja ta pozwala w prosty sposób modyfikować ceny w oparciu o wskazane wartości kwotowe.

Pole Cena bazowa daje możliwość wyboru ceny w oparciu, o którą zostanie zmieniona wartość ceny wskazanej w polu Cena wyliczana. Cena wyliczana to cena, która zostanie zmieniona o wskazany % lub kwotę.

Zmiana ceny o % to możliwość wskazania o jaki % ma zostać zmieniona cena (na plus lub na minus). Zmiana ceny o kwotę to możliwość wpisania kwoty (dodatniej lub ujemnej), we wskazanej walucie o jaką ma zostać zmieniona cena. Jeżeli na podstawie ustawień wyliczona cena będzie ujemna – program ustawi cenę zerową. Po naciśnięciu ikony pioruna ceny zostaną przeliczone.

W menu Ogólne/ Cennik na liście rozwijanej przy przycisku Funkcje dodatkowe znajduje się opcja Karty cennikowe.

Wybieramy opcję Przecena grup towarowych. W otwartym oknie określamy pola:

W menu Ogólne/ Cennik istnieje również możliwość wyeksportowania cennika do pliku XML za pomocą przycisku . Za pomocą dowolnego edytora plików XML można zaktualizować cennik, a następnie zaimportować go do programu.

Comarch ERP Optima przyciskiem  z zaznaczeniem opcji Dopisywanie nowych pozycji i aktualizacji istniejących. W trakcie importu dla towarów nieistniejących w bazie zakładane są nowe karty, natomiast na już istniejących kartach wprowadzane są informacje zgodne z zapisanymi w pliku. Wiąże się to z nadpisaniem m.in. nazwy towaru, cen sprzedaży itp. Taki sam efekt można uzyskać po wyeksportowaniu Cennika do pliku MS Excel (również poprzez przycisk z dyskietką), wprowadzenie nowych cen na arkuszu i import do programu.

Aby zmienić wartość towarów na magazynie (obniżyć lub podwyższyć) należy najpierw wystawić dokument RW (Rozchód Wewnętrzny), a następnie wprowadzić dokument PW (Przyjęcie Wewnętrzne) na te towary z nowymi cenami. Po wprowadzeniu dokumentu PW na kartach towarów zaktualizuje się ostatnia cena zakupu, natomiast wartość towaru widoczna jest na karcie towaru, na zakładce Zasoby.

Ostatnia cena zakupu widoczna jest na zakładce Ogólne formularza towaru, natomiast rzeczywiste ceny towaru uśrednione (dla metody rozliczania magazynu AVCO) lub ceny dla poszczególnych dostaw towaru (dla FIFO lub LIFO) widoczne są na formularzu towaru, na zakładce Zasoby. Według tych cen z zakładki Zasoby wydawany jest towar i odpowiednio naliczane koszt i marża.

Ceny rzeczywiste ewidencjonowane są w programie na podstawie dokumentów przychodowych wprowadzających towar na magazyn (PZ, PW, BO, PKA). Zmieniane są tylko na podstawie cen pobranych z dokumentów przychodowych lub korekt do nich.

Ostatnia cena zakupu jest aktualizowana automatycznie przez program po wystawieniu każdej kolejnej transakcji przychodowej – Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego, Przyjęcia Kaucji, Bilansu Otwarcia. Cenę tę można aktualizować w oparciu o korekty wartości (ceny) do tych dokumentów. W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry w zakładce [Ceny] w sekcji Aktualizacja ceny zakupu znajduje się parametr Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny).

Do wyboru dostępne są dwie opcje:

Ręczna zmiana ostatniej ceny zakupu na karcie towaru jest możliwa tylko, gdy dana karta nie została wykorzystana na żadnym dokumencie.

W sytuacji, gdy karta towaru została już wykorzystana na dokumencie np. FA/ PA, wówczas pole z ostatnią ceną zakupu jest wyszarzone. Każdy kolejny dokument przychodowy na towar zaktualizuje ostatnią cenę zakupu na karcie towaru.

Podczas importu cennika mamy możliwość zaktualizowania cen sprzedaży towarów. Okno importu dostępne jest z poziomu list: Ogólne/ Cennik, Handel/ Zasoby (importu dokonujemy wówczas przyciskiem dyskietki w lewym dolnym rogu) lub Narzędzia/ Importy/ Słowników z pliku/ Cennik. Należy wybrać opcję Plik w formacie MS Excel, wskazać plik źródłowy i zaznaczyć opcję: Dopisywanie nowych pozycji i aktualizacja istniejących.

Szczegółowe informacje na temat wymaganej struktury arkusza MS Excel znajdują się w biuletynie „OPT009-Import danych z arkusza MS Excel do systemu Comarch ERP Optima„, dostępnym w pomocy.

W Comarch ERP Optima istnieje możliwość blokowania sprzedaży dla kontrahenta, jeśli przekroczony zostanie określony dla niego limit przeterminowanych płatności. Dopuszczalny limit przeterminowanych płatności jest określany na karcie kontrahenta w polu: Limit przetermin. płatn. (zakładka Handlowe). Aby program kontrolował limit przeterminowanych płatności dla danego kontrahenta należy na jego karcie zaznaczyć ten parametr i wskazać dopuszczalną wartość.

Wartość przeterminowanych płatności jest wyliczana w momencie zatwierdzania dokumentu na podstawie dokumentów przeterminowanych w Preliminarzu płatności. Jako datę graniczną wg. której określany jest termin do blokady przyjmowany jest termin realizacji płatności, który uwzględnia automatycznie dwa parametry:

Jeśli Użytkownik chce, by blokada nie następowała zaraz po przekroczeniu terminu płatności, tylko dopuszcza jeszcze jakiś okres „przejściowy” od terminu płatności – może wypełnić na karcie kontrahenta pole Maksymalna zwłoka. Podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności, uwzględniane są dokumenty z Preliminarza: typu przychodowego, zarówno płatności w buforze, jak i „do realizacji”.

Program kontroluje limit przeterminowanych płatności w następującym przypadku:

Sposób kontroli przeterminowanych płatności ustawia się dla każdego operatora indywidualnie. Czyni się to na jego karcie w Konfiguracja/ Program /Użytkowe /Operatorzy, na zakładce Parametry – opcja Kontrola płatności: Zapis na trwałe lub Zapis do bufora. Dostępne opcje to:

Dodatkowo program umożliwia kontrolę płatności dla dokumentów WZ, RO, FPF – po zaznaczeniu parametru Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO, FPF.

Podczas Seryjnego zatwierdzania faktur kontrolowane są zarówno limit kredytu jak i limit przeterminowanych płatności. W przypadku, gdy kontrahent przekroczy któryś z tych limitów – dokument nie zostanie zatwierdzony, niezależnie od uprawnień operatora (ostrzeżenie/ blokada).

Na oknie Sprzedaż dedykowana w zakładce Handel, w polu Po terminie wykazywana jest wartość przeterminowanych płatności, o jaką przekroczono przyznany kontrahentowi limit. Wartość jest liczona w oparciu o termin realizacji płatności. Po wciśnięciu przycisku widocznego obok pola wyświetlany jest Preliminarz płatności podmiotu, wyświetlający wszystkie przeterminowane płatności kontrahenta (wg terminu realizacji).

Dodatkowe informacje dotyczące blokad dostępne są w pomocy po wybraniu F1.

Istnieje możliwość ustawiania zakazów dostępu do magazynów dla poszczególnych operatorów (podobnie jak w przypadku kas w module Comarch ERP Optima Kasa/Bank). Umożliwia to obsługę sytuacji, gdy operator może pracować na kilku magazynach, na pozostałych natomiast ma zakaz wystawiania dokumentów. Założenie zakazu dla operatora jest możliwe z poziomu formularza magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny), z zakładki Zakazy.

Prawo do zakładania zakazów ma tylko operator z ustawionymi uprawnieniami administratora (w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy) należy na karcie operatora, na zakładce Ogólne zaznaczyć parametr Administrator).
Zakładanie zakazów polega na wskazaniu operatorów, którzy nie mają prawa do pracy w tym magazynie. Na liście operatorów, których możemy wskazać nie pojawią się operatorzy, którzy dany magazyn mają wskazany jako swój magazyn domyślny (na karcie operatora w Konfiguracji).

Pewnym wyjątkiem są dokumenty Przesunięcia Międzymagazynowego (MM), gdzie operator może wskazać magazyn docelowy pomimo tego, że ma założony do niego zakaz.

Możemy również skorzystać z parametrów dostępnych z poziomu Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy/ Parametry.

Domyślny magazyn – w programie istnieje możliwość określenia magazynu domyślnego, z którym kojarzone są automatycznie dokumenty wystawiane przez operatora. Magazyn może zostać wybrany z listy zdefiniowanych w systemie magazynów, dostępnej po wciśnięciu przycisku. – przejdź do artykułu.

Blokada zmiany magazynu domyślnego – dokument – parametr jest dostępny tylko jeśli operator ma przypisany magazyn domyślny. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – magazyn domyślny proponuje się w trakcie wystawiania dokumentu, ale operator ma możliwość zmiany na inny. Jeśli parametr jest zaznaczony – operator nie ma możliwości wystawienia dokumentu na innym magazynie niż jego magazyn domyślny.

Blokada zmiany magazynu domyślnego – listy – parametr jest dostępny tylko jeśli operator ma przypisany magazyn domyślny. Daje możliwość zablokowania operatorowi zmiany przypisanego mu magazynu na listach: zarówno listach dokumentów, jak i liście zasobów oraz na raportach historia obrotu towarem i historia obrotów z kontrahentem.

Dodatkowe informacje dotyczące blokad dostępne są  na formularzu magazynu w zakładce [Zakazy] pod przyciskiem F1.