Rezerwacje towaru a zasoby

Pracując w programie z Rezerwacjami, użytkownik może przyjąć jedną z dwóch zasad działania, dotyczących wydania towaru z magazynu. Działanie to jest zależne od zaznaczenia parametru Nie pozwalaj na wydanie towaru gdy występują rezerwacje w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje: 

  • Jeżeli parametr jest wyłączony – program pozwoli na wydanie towaru, jeśli tylko w magazynie jest wystarczająca jego ilość.
  • Jeżeli parametr jest zaznaczony – wydanie towaru zostanie zablokowane, jeżeli jego ilość dostępna jest niewystarczająca z powodu istniejących rezerwacji (ilość dostępna w programie to całkowita ilość towaru w magazynie pomniejszona o rezerwacje). Jeżeli równocześnie zaznaczony zostanie parametr Konwersja RO/PF do WZ, RW, MM, FS i PA (pobranie) – pobieraj ilość dostępną, wówczas możliwe będzie wydanie towaru z Rezerwacji w takiej ilości, która nie jest zarezerwowana innymi dokumentami (RO, FA, PA, SRW z wskazanymi partiami dostaw dla części).

Uwaga
Ilość towaru dostęonego na magazynie pomniejszana jest również o Zlecenia serwisowe na których dla części wskazano partię dostaw.

W ramach ustawionej blokady użytkownik może warunkowo zezwolić na wydanie z magazynu towarów, jeżeli zostały wcześniej zarezerwowane. W konfiguracji znajduje się parametr Pozwalaj na przekształcenie RO do WZ, RW, MM, FS i PA (pobranie), który jest dostępny po zaznaczeniu parametru Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeżeli parametr jest Zaznaczony – możliwe będzie przekształcenie dowolnej Rezerwacji do dokumentu, do wysokości stanów magazynowych.

Przykład

W magazynie znajduje się 10 szt. towaru. 6 szt. zostało zarezerwowanych.

NazwaIlośćRezerwacjeBrakiZamówieniaIlość dostępna
TOWAR106004

W sytuacji, gdy parametr Nie pozwalaj na wydanie towaru jeżeli występują rezerwacje jest:

  • Nieaktywny – program nie sprawdza, czy istnieją jakieś rezerwacje na ten towar i pozwala na wydanie z magazynu całej jego ilości, czyli 10 sztuk,
  • Aktywny – wydanie towaru jest możliwe tylko w ilości dostępnej (4 szt.).

Jeżeli jednak dodatkowo zaznaczony zostanie parametr Pozwalaj na przekształcenie RO do WZ, RW, MM, wówczas po zarezerwowaniu towaru dokumentem RO, możliwe będzie wydanie całego zasobu z magazynu, bez względu na to, czy istnieją inne rezerwacje.



Formularz rezerwacji odbiorcy

Formularz rezerwacji odbiorcy, który pojawia się po wciśnięciu przycisku lub klawisza <INS> na liście rezerwacji odbiorcy, składa się z zakładek: [Ogólne], [Kontrahent], [Dodatkowe], [Dokumenty], [Atrybuty] i [Realizacja].

Uwaga
Na wydruku dokumentu RO oprócz nazwy i danych adresowych firmy drukowane są dodatkowo informacje związane z KRS: oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, numer rejestru, pod którym spółka jest zarejestrowana oraz wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego (w zależności od rodzaju spółki). Dane pobierane są z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka)

Formularz rezerwacji: zakładka Ogólne

Zakładka ta pozwala na określenie podstawowych danych potrzebnych do wystawienia dokumentu, czyli:

Dokument – determinuje, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu, można wybrać inny typ dostępny na liście rozwijalnej pod ikoną . Więcej informacji na temat definicji dokumentów i schematów numeracji można znaleźć w poniższych artykułach pomocy.

Numer – podczas wpisywania nowej rezerwacji jako numer wpisany jest AUTO. Numer kolejny rezerwacji zostanie nadany dopiero po jej zapisaniu (na trwałe lub do bufora).

Numer zamówienia – numer zewnętrzny rezerwacji (np. numeru zamówienia zarejestrowanego u dostawcy). Wypełnienie pola nie jest wymagane przez program. Podczas przekształcania rezerwacji do innego dokumentu zawartość pola numer zamówienia jest przenoszona w pole OPIS.

Kontrahent – kontrahent, dla którego wystawiana jest rezerwacja. Można go wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku. Po wybraniu kontrahenta, który ma przeterminowane płatności pojawia się informacja o tym fakcie.

Kategoria – kategoria sprzedaży przepisywana jest z karty ewidencyjnej kontrahenta. Można ją zmienić wybierając z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku.

Magazyn – magazyn, na którym rezerwowany jest towar. W przeciwieństwie do innych dokumentów zmiana magazynu jest możliwa również po wpisaniu pozycji na dokument, aż do czasu jego zapisu na trwałe.

Data wystawienia – data wystawienia rezerwacji, od tego dnia towar jest zarezerwowany.

Termin rezerwacji – data, do kiedy towar dla wybranego kontrahenta jest zarezerwowany. Po tym terminie towar zostaje odblokowany i zwiększa ilość dostępną. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry można wskazać domyślny termin dla RO wpisując ilość dni względem, której będzie liczony termin rezerwacji od daty wystawienia dokumentu. W przypadku RO importowanych z pliku XML nie działa ustawienie z konfiguracji – termin jest zawsze pobierany z pliku XML.

Dokument liczony od – netto/ brutto. Wybór algorytmu wyliczania podatku VAT. Warto pamiętać, że aby rezerwację przekształcić do Paragonu musi ona być wyliczona algorytmem od brutto.

Rabat – początkowo jest to standardowy rabat przepisywany z karty kontrahenta. Obsługa tego pola została dokładnie opisana w rozdziale Udzielanie rabatów.

Forma i termin płatności – informacje o formie i terminie płatności na rezerwacji mają charakter wyłącznie informacyjny (rezerwacje nie tworzą zdarzenia w Preliminarzu płatności). Podczas konwersji forma oraz termin są przepisywane na nowo tworzony dokument. W przypadku konwersji kilku dokumentów (ZD/ RO) do jednego – forma płatności oraz termin są proponowane zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta.

Razem brutto – wartość brutto rezerwacji, wyliczona na podstawie ilości i cen wpisanych towarów.

Netto – łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej.

Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji).

Zadłużenie – kwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta.

Na zatwierdzonym dokumencie RO można zobaczyć czy i jakie pozycje rezerwacji zostały zrealizowane. Po zapisie dokumentu na trwałe, w tabeli z pozycjami dokumentu pojawiają się dwie kolumny – Zrealizowano i Pozostaje. Kolumny widoczne są tylko dla dokumentów RO zapisanych na stałe, ponieważ tylko takie mogą być przekształcane do innych dokumentów. Na edytowanym dokumencie (podczas wprowadzania lub edycji w buforze) kolumny te są niewidoczne.

Wartość podlegająca MPP – łączna wartości brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie, wyświetlana jest suma wartości pozycji przeliczonych na walutę PLN. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności.

Zrealizowano – w kolumnie tej widać ilość towaru zarezerwowanego, która została pobrana po przekształceniu do dokumentów WZ/FA/PA. Ilość ta jest sumą ilości pobranej na dokumenty wynikowe utworzone do tego RO, bez względu na to, czy dokumenty wpływają na stany czy tylko rezerwują towar. Ilość jest wyliczona dla jednostki, która została wprowadzona na RO.

Pozostaje – kolumna zawiera ilość rezerwacji dla danej pozycji towarowej, którą można jeszcze przekształcić do dokumentów wynikowych. Jest to ilość z dokumentu RO pomniejszona o ilość z pola Zrealizowano.

Na formularzu dokumentu zamkniętego kolumna Pozostaje nie jest wyświetlana. W takim przypadku widoczna jest jedynie kolumna Zrealizowano, w której znajduję się informacja o ilościach zrealizowanych. Po zamknięciu Zamówienia u dostawcy, ilości, które nie zostały zrealizowane, nie są brane pod uwagę w wyliczeniach ilości zamówionych, które można zweryfikować przechodząc do Handel/ Zasoby.

Przykład

Wystawiamy RO na 10 sztuk towaru T1. Następnie przekształcamy dokument RO do Wydania Zewnętrznego (WZ1) na 4 sztuki oraz WZ2 na 3 sztuki.

Na RO widać wartości w kolumnach – Ilość: 10 szt., Zrealizowano: 7, Pozostaje: 3. W magazynie rezerwowane są 3 sztuki towaru T1.

W kolejnym kroku zamykamy dokument RO.

Jeśli podniesiemy dokument RO w trybie podglądu, wówczas możemy zobaczyć tylko kolumnę Ilość: 10 szt. oraz Zrealizowano: 7. Znikają też rezerwacje na towar T1 z listy zasobów.


Na formularzu RO w prawym, górnym rogu znajduje się parametr Rezerwacja wewnętrzna. Po jego zaznaczeniu pole z wyborem kontrahenta zostanie zastąpione polem, w którym należy wskazać magazyn docelowy dla rezerwowanego towaru. Takie RO można przekształcać również do innych dokumentów.

Formularz rezerwacji: zakładka Kontrahent

Zakładka ta została podzielona na dwie części.

W pierwszej znajdują się dane kontrahenta – Nabywcy wybranego na zakładce [Ogólne]. Dane te podlegają modyfikacji. Zmiany zostaną zapamiętane tylko na tym zamówieniu, nie wpływają na informacje zawarte na karcie kontrahenta.

Znajdujący się obok przycisk  umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta – nabywcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian).

Druga część dostarcza informacji o Odbiorcy. Odbiorca zostaje odczytany z karty ewidencyjnej kontrahenta – nabywcy.
Jeśli na karcie kontrahenta (zakładka [Dodatkowe]) na liście odbiorców, jeden z nich ma status Domyślny, wówczas Odbiorcą będzie podmiot z listy ze statusem Domyślny, w przeciwnym wypadku pola Nabywca i Odbiorca zostaną wypełnione danymi Nabywcy.

Na rezerwacji można wpisać „ręcznie” dane dostawcy z poziomu zakładki [Kontrahent] (bez konieczności zakładania karty ewidencyjnej dla kontrahenta). W chwili konwersji dane te zostaną przeniesione na dokument rozchodowy. Należy jednak pamiętać, że informacje takie zostaną zapamiętane tylko na danym dokumencie (i ewentualnie kolejnych powstałych w wyniku konwersji), ale nie wpłyną na dane zapisane na karcie kontrahenta

W ostatniej linii zakładki [Kontrahent] można uzupełnić nr listu przewozowego oraz informację o nazwie przewoźnika. Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service.

Formularz rezerwacji: zakładka Dodatkowe

Na zakładce znajdują się informacje o wartości netto, brutto i VAT rezerwacji, pole zmiany waluty dokumentu oraz miejsce na dodatkowy opis.

Na dole formularza widoczne są pola Wprowadził, Zmodyfikował i Zatwierdził zawierające daty utworzenia oraz ostatniej modyfikacji dokumentu wraz z akronimami operatorów, którzy tych operacji dokonywali.

Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.

Formularz rezerwacji: zakładka Dokumenty

Zakładka [Dokumenty] wyświetla listę wszystkich związanych z rezerwacją dokumentów. Obok numeru dokumentu skojarzonego, jego daty i kwoty netto w tabeli znajduje się informacja o typie:

  • FS – jeśli rezerwacja została przekształcona do Faktury Sprzedaży
  • PA – jeśli rezerwacja została przekształcona do Paragonu
  • WZ – jeśli rezerwacja została przekształcona do WZ.
  • ZD – jeśli rezerwacja została przekształcona do ZD.
  • PWP – jeśli rezerwacja została przekształcona do WZ.
  • PF – jeśli rezerwacja została przekształcona z Faktury proforma.

W przypadku posiadania modułów Obieg dokumentów i/lub CRM, w zakładce [Dokumenty] mogą być widoczne również sekcje:
Biblioteka dokumentów – umożliwia dodanie nowego dokumentu do biblioteki, który automatycznie będzie powiązany z Zamówieniem u Dostawcy lub powiązanie edytowanego zamówienia z dokumentami dodanymi już w menu CRM/ Biblioteka dokumentów.

Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej jeden dokument z przypisanym schematem obiegu oraz z załącznikiem, na formularzu rezerwacji odbiorcy na zakładce [Ogólne] po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki.

Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima – przejdź do artykułu.
Zadania i kontakty CRM – umożliwia kojarzenie kontaktów i zadań w module CRM z edytowanym zamówieniem.

Formularz rezerwacji: zakładka Atrybuty

Na zakładce widoczna jest tabela z kodami i wartościami atrybutów przypisanych do dokumentu.

Formularz rezerwacji: zakładka Realizacja

Zakładka [Realizacja] jest dostępna jeżeli Rezerwacja Odbiorcy jest tworzona ręcznie. W przypadku rezerwacji odbiorcy importowanych z Comarch e-Sklep oraz Comarch e-Sale jest zastępowana zakładką [e-Sklep/e-Sale] – przejdź do artykułu.

Na zakładce możliwe jest uzupełnienie informacji potrzebnych do realizacji zamówienia używając operacji seryjnej na liście dokumentów rezerwacji odbiorcy – przejdź do artykułu.

W sekcji Informacje ogólne są dostępne poniższe pola:

Do zamówienia wystawić – w tym polu można określić rodzaj dokumentu handlowego do jakiego powinna zostać przekształcona rezerwacja. Pole jest aktywne dopóki rezerwacja odbiorcy nie otrzyma statusu Zrealizowano.

Uwagi klienta – dodatkowe informacje do zamówienia otrzymane od klienta. Pole nie jest prezentowane na wydrukach.

W sekcji Dostawa widoczne są pola dotyczące realizacji wysyłki dla klienta:

Sposób dostawy – można wybrać rodzaj dostawy (Przesyłka, Kurier, Punkt odbioru, Wysyłka elektroniczna).
W zależności od wybranego sposobu dostawy dostępne są dodatkowe pola do uzupełnienia.

Status dostawy – w polu można ustawić status dostawy dla zamówienia. Pole jest edytowalne niezależnie od statusu rezerwacji odbiorcy.

Nazwa sposobu dostawy – nazwa sposobu dostawy wybranego przez klienta podczas składania zamówienia, należy uzupełnić ręcznie jeżeli zamówienie nie pochodzi z Comarch e-sklep/ e-Sale.

Formularz rezerwacji: zakładka e-Sklep

Zakładka jest widoczna na dokumentach RO, zaimportowanych z Comarch e-Sklep oraz Comarch e-Sale. Na zakładce są prezentowane dodatkowe informacje dotyczące zamówienia Klienta. Szczegóły opisano w artykułach Współpraca z Comarch e-Sklep oraz Współpraca z Comarch e-Sale.

Formularz rezerwacji – dopisywanie pozycji

Zasady wprowadzania pozycji na rezerwację odbiorcy są takie same jak w przypadku wystawiania innych dokumentów sprzedaży.
Formularz pozycji wpisanej na rezerwację odbiorcy jest zbliżony do formularza pozycji na fakturze sprzedaży i został opisany w artykule Formularz pozycji na fakturze.



Lista Rezerwacji odbiorcy

Co należy wiedzieć o rezerwacjach?

Rezerwacje Odbiorcy to funkcja w programie, która pozwala na zarezerwowanie towaru dla kontrahenta. Nie powoduje ona „zdjęcia” towaru z magazynu, a jedynie pomniejszenie ilości dostępnej do sprzedaży.

W programie rozróżniamy dwa rodzaje rezerwacji:

Rezerwacja terminowa powoduje zarezerwowanie towaru w określonym przedziale czasu. Przedział ten określony jest przez datę wystawienia rezerwacji i termin rezerwacji. Towary z przeterminowanych rezerwacji zostają odblokowane, czyli zwiększają ilość dostępną towaru.

Rezerwacja bezterminowa wynika z wystawionych Faktur Sprzedaży i Paragonów. Dokument handlowy rezerwuje towar jeśli: 

  • dla dokumentu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu: inicjowanie dokumentu zaznaczony jest parametr rezerwacja.
  • jeśli parametr jest zaznaczony rezerwacja pojawia się niezależnie od tego czy dokumenty sprzedaży są zatwierdzone na stałe czy do bufora.

Rezerwacja zostaje skasowana w chwili skojarzenia dokumentu handlowego z magazynowym (na podstawie Faktury/ Paragonu powstaje dokument WZ).

Uwaga
Zatwierdzonego dokumentu RO nie można korygować. W takim przypadku konieczne jest jego anulowanie i ponowne wystawienie.

Lista Rezerwacji Odbiorcy

Lista zawiera wszystkie dokumenty rezerwacji. Zasady obsługi są podobne jak na innych listach dokumentów i zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Standardowo lista rezerwacji składa się z kolumn:

Numer dokumentu – numer dokumentu rezerwacji. Kasując dokument może powstać luka w numeracji i można ją uzupełnić poprzez ‘ręczne’ wpisanie numeru na formularzu dokumentu.

S (status) – pozwala na określeniu stanu danej rezerwacji. Jeśli w polu wyświetla się:

  • Zrealizowano: dokument w całości został przekształcony do dokumentów wynikowych (zasady przekształceń do dokumentów wynikowych opisane zostały w rozdziale Przekształcanie RO do FS/PA/WZ)
  • W realizacji: dokument, w którym część towaru została przeniesiona na dokumenty wynikowe
  • Zamknięto: dokument niezrealizowany, zrealizowany częściowo lub też zrealizowany całkowicie, który nie będzie realizowany i uzyskał status „Zamknięty” (zamykanie dokumentów RO opisane zostało w dalszej części rozdziału).
  • PF – dla niezrealizowanych RO powiązanych z Fakturą proforma.
  • Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
  • Dla niezrealizowanych RO niepowiązanych z FPF pole „Status” jest puste.

Termin rezerwacji – jest to data, do kiedy dana rezerwacja obowiązuje. Data ta ma wpływ na wyliczanie ilości towaru w danym dniu. Termin rezerwacji kontrolowany jest w stosunku do daty systemowej. Znak  umieszczony obok daty oznacza rezerwacje przeterminowane,

Magazyn – symbol magazynu, którego dotyczy rezerwacja,

Kontrahent – nazwa kontrahenta, który dokonał rezerwacji,

NIP – numer NIP kontrahenta,

Miasto – miasto pochodzenia kontrahenta,

Netto – wartość netto wynikająca z rezerwacji,

Brutto – wartość brutto dokumentu,

Na liście znajduje się sekcja Rodzaj, w której użytkownik może zaznaczyć jedną z następujących opcji:

  • Wszystkie: wszystkie RO, które spełniają pozostałe warunki filtra, łącznie z dokumentami anulowanymi
  • Zrealizowano: wszystkie całkowicie przekształcone lub zamknięte
  • Do realizacji: nieprzekształcone oraz przekształcone częściowo

Parametr Przeterminowane

Pod sekcją Rodzaj znajduje się parametr Przeterminowane. Jeśli zostanie on włączony, wyświetlane będą wszystkie rezerwacje, bez względu na to czy są przeterminowane czy nie. W przeciwnym wypadku, jeśli wyłączymy ten parametr, na liście pominięte zostaną przeterminowane dokumenty. Domyślnie parametr jest zaznaczony.

Istnieje możliwość filtrowania dokumentów ze względu na daty wystawienia, jak też terminy rezerwacji.

Data wystawienia od-do oraz Termin rezerwacji od-do:

Zaznaczenie jednego z parametrów i określenie zakresu dat umożliwi wyfiltrowanie tych dokumentów, których data wystawienia lub termin rezerwacji mieści się pomiędzy wybranymi zakresami. Jeśli zostaną zaznaczone parametry przy dacie wystawienia i terminie rezerwacji jednocześnie, wówczas dokumenty muszą spełniać obydwa warunki zakresów dat.

Oprócz standardowych przycisków, na liście rezerwacji znajdują się przyciski umożliwiające przekształcanie rezerwacji do dokumentów wynikowych (FPF, FS, PA, WZ, RW, MM) lub utworzenie na ich podstawie dokumentów ZD lub PWP.

 Przekształcenie do Faktury – funkcja programu pozwala na przekształcenie wybranych rezerwacji do Faktury Sprzedaży. Funkcja ta dotyczy tylko zatwierdzonych rezerwacji.

 Przekształcenie do Paragonu – wykonuje się po zaznaczeniu wybranych rezerwacji. Do Paragonu można przekształcić tylko zatwierdzoną rezerwację, wyliczoną algorytmem od brutto.

 Przekształcenie do Faktury proforma – funkcja pozwala zaznaczyć na liście kilka RO i przekształcić je do jednej Faktury proforma. FPF jest edytowalna tylko częściowo – daty, numer, termin, rabat, ceny. Nie można zmieniać ilości czy też dodawać nowych pozycji, zmieniać Kontrahenta.

 Przekształcenie do WZ – funkcja umożliwia utworzenie dokumentu WZ na podstawie wcześniejszej rezerwacji towaru. Należy jednak pamiętać, że dokument WZ powoduje od razu zdjęcie towaru z magazynu – aby przekształcenie powiodło się, w magazynie musi być odpowiednia ilość towaru.

 Przekształcenie do Rozchodu Wewnętrznego – funkcja pozwala na wydanie z magazynu towaru, zarezerwowanego np. na wewnętrzne potrzeby przedsiębiorstwa. Ponieważ wartość towarów na RW wyliczana jest zgodnie z rzeczywistym rozchodem, w przypadku tego przekształcenia ceny wprowadzone na RO nie mają znaczenia.

 Przekształcenie do Przesunięcia Międzymagazynowego – aby użytkownicy programu mogli zarezerwować towar wewnątrz firmy na potrzeby innego magazynu lub oddziału, w programie możliwe jest tworzenie Rezerwacji Wewnętrznych, a następnie przekształcenie ich do MM. Operacja taka jest dostępna na liście Rezerwacji Odbiorcy pod przyciskiem  oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Na formularzu RO w prawym górnym rogu znajduje się parametr Rezerwacja wewnętrzna. Po jego zaznaczeniu pole z wyborem kontrahenta zostanie zastąpione polem, w którym należy wskazać magazyn docelowy dla rezerwowanego towaru. Wartość towarów na MM jest wyliczana zgodnie z rzeczywistą wartością tego przesunięcia. Przesunięcie Międzymagazynowe realizuje Rezerwacje na zasadach analogicznych, jak w przypadku przekształcenia RO do innych dokumentów.

Do Przesunięcia Międzymagazynowego można przekształcać wyłącznie rezerwacje oznaczone jako Rezerwacja wewnętrzna. Takie RO można przekształcać również do innych dokumentów.

Uwaga

Do RW i MM nie można przekształcić Rezerwacji wystawionych na różne magazyny.

Ponieważ dokumenty RW i MM wystawiane są według rzeczywistych kosztów towarów, możliwe jest wygenerowanie tych dokumentów z RO wystawionych w różnych walutach.

 Przekształcenie do ZD – na podstawie jednej lub kilku rezerwacji można utworzyć dokument zamawiający towar u dostawcy. Istnieje również możliwość przekształcenia Rezerwacji odbiorcy zapisanej w buforze do ZD. Zasady zostały dokładniej opisane w rozdziale poświęconym dokumentom skojarzonym.

 Przekształcenie do PWP – na podstawie rezerwacji można utworzyć dokument produkcyjny PWP. Na PWP zostaną przeniesione tylko produkty złożone z rezerwacji.

Przy przekształcaniu do ZD/PWP, ilości mogą być przenoszone w całości z dokumentu RO lub tylko ilości pozostające do realizacji, w zależności od wyboru opcji na całość/na różnicę. Opcje dostępne są po rozwinięciu przycisku strzałki  znajdującej się obok przycisku przekształcenia do ZD/PWP.

 – Utwórz /pokaż awizo wysyłki – funkcjonalność dostępna tylko dla Klientów posiadających wykupioną opcję współpracy z Comarch EDI. Opis funkcji znajduje się w odrębnej instrukcji.

 – import zamówienia z Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy Użytkownik posiada wykupioną opcję współpracy z Comarch EDI. Opis funkcji znajduje się w odrębnej instrukcji.

– Operacje seryjne umożliwiające:

  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
  • zmianę kategorii dokumentu,
  • zmianę statusu płatności i dostawy w Comarch e-Sklep,
  • przekształcenie dokumentu do Faktury Sprzedaży, Paragonu, Wydania Zewnętrznego lub zgodnie z zamówieniem złożonym w Comarch e-Sklep
  • zrealizowanie zamówienia.

 

Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne.

– OCR – Optyczne Rozpoznanie Znaków (ang. Optical Character Recognition) to usługa, która umożliwia wczytywanie Przyjęć Zewnętrznych na podstawie skanów i zdjęć dokumentów. Opis funkcji znajduje się w artykule Usługa Comarch OCR dla Przyjęć zewnętrznych.

Zasady przekształcania RO do FS/PA/WZ zostały opisane w rozdziale Przekształcanie RO do FS/PA/WZ. Natomiast zasady przekształcania RO do FPF znajdują się w rozdziale Przekształcanie RO do Faktury proforma.

Przy przekształcaniu RO do dokumentów handlowych bądź magazynowych można wskazać konkretne dokumenty RO poprzez zaznaczenie na liście, a następnie wybrać jedną z opcji: FS, PA, WZ. Żeby możliwe było przekształcenie kilku dokumentów RO do jednego dokumentu wynikowego, muszą być spełnione warunki, opisane w rozdziale Edycja dokumentu wynikowego.

Po zmianie ilości na dokumencie wynikowym, pozostała część towaru przywracana jest na dokument rezerwacji.

Jeśli podczas edycji dokumentu wynikowego ilości na pozycjach są:

  • zmienione na większe lub dodane nowe pozycje towarowe– wówczas nie ma to wpływu na rezerwacje na dokumencie RO.
  • zmniejszone – pozostała ilość wraca na dokument RO.

W przypadku, gdy podczas edycji usuniemy jakąś pozycję, wtedy cała ilość zarezerwowana wraca na dokument rezerwacji.

Anulowanie i usuwanie dokumentów wynikowych

Po anulowaniu dokumentu wynikowego towary, które były pobrane na  ten dokument, mogą wrócić na RO.

Tutaj należy rozpatrzyć dwa przypadki:

  • jeśli RO ma status Zamknięto, wówczas na formularzu dokumentu RO w kolumnie „Zrealizowano” ilość zostanie zmniejszona o ilość towaru z dokumentu anulowanego. Jednak jest to tylko wartość informacyjna ponieważ dokumenty zamknięte nie wpływają na rezerwacje na liście zasobów tak więc anulowany dokument wynikowy również nie będzie miał wpływu na rezerwacje na zasobach
  • jeśli RO nie zostały jeszcze zamknięte, wówczas anulowanie dokumentu wynikowego spowoduje zwrócenie rezerwacji na dokument źródłowy. Zostanie to odnotowane w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Fakt ten będzie miał również wpływ na ilość towaru zarezerwowanego na liście zasobów.

Uwaga
Jeśli chcemy anulować dokument RO, należy wcześniej anulować lub usunąć wszystkie dokumenty wynikowe, powiązane z tym RO.

Powiązania pomiędzy RO a dokumentami wynikowymi

Z jednego dokumentu RO można wygenerować wiele dokumentów wynikowych, jak również wiele RO może być przekształcanych do jednego dokumentu wynikowego.

Każdy element dokumentu RO może występować na wielu dokumentach wynikowych oraz ten sam towar występujący na wielu RO może występować na jednym dokumencie wynikowym.

Informacje o tym, które towary zostały już przeniesione na dokumenty wynikowe a które są jeszcze rezerwowane są widoczne dla poszczególnych elementów na dokumencie w kolumnach „Zrealizowano” i „Pozostaje”. Natomiast powiązania obustronne widoczne są na formularzach dokumentów powiązanych na zakładce [Dokumenty].

Funkcja zamykania rezerwacji

Często zdarza się tak, że rezerwacja nie jest realizowana lub jest realizowana tylko częściowo. Dlatego istnieje możliwość zamknięcia RO, które już nie będą realizowane.

Opcja zamknięcia RO dostępna jest z poziomu menu kontekstowego, wywoływanego po kliknięciu prawym klawiszem myszy na liście dokumentów (dostępna również z poziomu okna sprzedaży dedykowanej na zakładce [Rezerwacje]). Wykonanie tej operacji dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów z listy.

Po zaznaczeniu opcji Zamknij, dokument otrzymuje status Zamknięto (widoczny w kolumnie Status) i nie można mu przywrócić aktywności. Dokument zamknięty nie wpływa na rezerwacje na magazynie.

Po wybraniu opcji pojawi się pytanie:

Czy zamknąć zaznaczone dokumenty? Tak/Nie.

Opcja Tak  spowoduje operację ustawienia statusu Zamknięto  na zaznaczonych dokumentach. Po przeprowadzeniu operacji wyświetlony zostanie komunikat informujący, które dokumenty zamknięto a dla których operacja nie była możliwa.

Dokumentów zamkniętych lub zrealizowanych nie można przekształcić do innych dokumentów, podczas próby przekształcenia otrzymamy komunikat:

Błąd agregowania dokumentów.

Rezerwacja odbiorcy jest przekształcona całkowicie lub została zamknięta.

Poniżej opcji Zamknij w menu znajduje się opcja Zamknij i wygeneruj RO różnicowe. Funkcja ta pozwoli podczas zamykania dokumentu, na wygenerowanie dokumentu RO różnicowego, zawierającego tylko pozycje i ilości niezrealizowane, pochodzące z dokumentu źródłowego.

Opcja działa dla dokumentów zaznaczonych i może być generowana dla wielu RO – tworzy się również wiele różnicowych. Po wybraniu dokumentów i uruchomieniu funkcji pojawia się komunikat:

Czy zamknąć zaznaczone dokumenty i wygenerować dokumenty różnicowe do nich? TAK/NIE

Jeśli zatwierdzimy komunikat, wówczas wygenerowane zostaną dokumenty RO/ZD różnicowe w buforze, każdy z nich powiązany z dokumentem źródłowym. Wszystkie dane, takie jak data, termin, numer zamówienia, kontrahent, warunki płatności, przenoszone są z dokumentu źródłowego.



Tax Free

W systemie istnieje możliwość tworzenia dokumentów Tax Free do zarejestrowanych wcześniej Paragonów. Funkcja jest dostępna po wciśnięciu przycisku  lub z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) na liście Paragonów.

Dokumenty Tax Free są widoczne na odrębnej liście dokumentów w menu Handel/ Inne(Handel)/ Tax Free. Lista jest obsługiwana w analogiczny sposób jak pozostałe listy w module Handel.

Uwaga
Dokumenty Tax Free mogą być tworzone przez przekształcenie Paragonu. Nie ma możliwości dodawania Tax Free z poziomu listy.

  1. Tworzony dokument Tax Free jest zapisywany do bufora.
  2. Dokument Tax Free tworzy w Preliminarzu płatność dotyczącą wartości VAT.
  3. Dokument Tax Free nie ma wpływu na zasoby w magazynie.
  4. Dokument Tax Free może zostać anulowany na podobnych zasadach jak inne dokumenty w module. Anulowanie Tax Free powoduje rozpięcie jego powiązania z Paragonem, natomiast Paragon nie jest anulowany i może zostać ponownie przekształcony.

Formularz dokumentu Tax Free

Numeracja dokumentów Tax Free jest obsługiwana w identyczny sposób jak wszystkich pozostałych dokumentów w systemie (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie).

Schematy numeracji dla Tax Free można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.

Na dokumencie Tax Free użytkownik ma możliwość określenia nowego kontrahenta lub wpisania jego danych bezpośrednio na zakładce [Kontrahent]:

  • rodzaj transakcji na Tax Free jest automatycznie ustawiany na Pozaunijny (zwrot VAT).
  • numer dokumentu tożsamości(widoczny na zakładce [Kontrahent]) jest pobierany z pola Dodatkowe na karcie kontrahenta.

W pole Data sprzedaży na dokumencie Tax Free jest przepisywana data sprzedaży z Paragonu, natomiast jako data wystawienia ustawiana jest data bieżąca.

Lista pozycji na Tax Free jest przepisywana z Paragonu (z pominięciem usług) i użytkownik nie ma możliwości jej zmiany.

W zawiązku z możliwością dokonywania zwrotu podatku na rzecz podróżnego nie tylko w gotówce, ale również na rachunek bankowy, na dokumencie Tax Free można ustalić formę oraz termin płatności.

W programie można zarejestrować fakt potwierdzenia dokumentu Tax Free. Opcja jest dostępna w menu kontekstowym na liście Tax Free. W polu Data potwierdzenia należy podać rzeczywistą datę otrzymania przez podatnika dokumentu potwierdzającego wywóz towaru poza terytorium Unii Europejskiej. Po potwierdzeniu dokument otrzymuje status P. Tylko dokument potwierdzony można zaksięgować. W momencie potwierdzenia Tax Free tworzona jest płatność w preliminarzu:

  • wartość zdarzenia to kwota VAT
  • po stronie rozchodu 

Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.

Zasady przekształcania Paragonów do Tax Free

  1. Do dokumentu TF można przekształcić tylko Paragon (opcja nie dotyczy Faktur Sprzedaży).
  2. Paragon przekształcany do TF: 
    • musi być zatwierdzony na stałe,
    • musi być poprawnie zafiskalizowany,
    • nie może posiadać żadnych dokumentów korygujących,
    • nie może być przekształcony do Faktury Sprzedaży
  1. Jeśli na Paragonie znajduje się pozycja o statusie usługi – zostanie ona pominięta podczas tworzenia TF.
  2. Po przekształceniu PA na liście otrzymuje status X i nie ma możliwości ponownego utworzenia Tax Free do tego PA.
  3. Powiązanie pomiędzy Paragonem i Tax Free jest widoczne na zakładce [Dokumenty].
  4. Po utworzeniu TF blokowana jest możliwość wystawiania korekt do Paragonu źródłowego.
  5. Paragon, do którego utworzono Tax Free, nie może zostać przekształcony do Faktury Sprzedaży.

 

 

 

 



Listy dokumentów handlowych/magazynowych

Listy dokumentów handlowych i magazynowych dostępnych w module Faktury i Magazyn wyglądają bardzo podobnie. W podobny sposób są również obsługiwane.

Uwaga
W menu Start/Konfiguracja/Firma/Magazyn/Parametry/Ogólne znajduje się parametr: Ilości na listach: liczba miejsc po przecinku. Pozwala on określić format liczb (maksymalnie cztery miejsca po przecinku), na listach, na których występują ilości związane z magazynem. Należy jednak pamiętać, że format dotyczy jedynie wyświetlania nieznaczących zer – jeśli ilość towaru przekracza określony format zostanie on wyświetlony poprawnie (niezależnie od ustalonego formatu).

Warto również wiedzieć, że na wszystkich listach przyjęto zasadę oznaczania dokumentów przy pomocy kolorów:

zielony – oznacza dokument w buforze (niezapisany na trwałe),

czarny – oznacza dokument zapisany na trwałe,

niebieski– oznacza dokument zaksięgowany (przesłany do modułów księgowych, np. do rejestru VAT) ‑ dokument taki nie może być anulowany,

szary – oznacza dokument anulowany, nieuwzględniany w żadnych zestawieniach.

Filtrowanie list

Listy dokumentów zawęzić można do pozycji spełniających wskazane przez użytkownika warunki. Standardowo wyświetlane są wszystkie dokumenty.

Uwaga
Podczas określania warunków wyszukiwania dokumentów, brane są pod uwagę wszystkie określone w oknie parametry. Jeśli określimy np. kod kontrahenta i zakres dat wystawienia – na liście widoczne będą wszystkie dokumenty sprzedaży wystawione w podanym okresie dla danego kontrahenta.

Schemat numeracji – listę można zawęzić tylko do dokumentów wystawionych wg jednego schematu numeracji. Strzałka z prawej strony pola rozwija zestaw dostępnych schematów. Wybór jednego z nich zawęża listę pozycji. Jeśli chcemy wrócić do pełnej listy – na liście schematów numeracji wybieramy opcję wszystkie.

Numery od/do– listę dokumentów można zawęzić wskazując przedział, do którego powinny należeć numery kolejne dokumentów. Jeśli zaznaczymy parametr Numery i podamy zakres numerów, na ekranie pozostaną wszystkie dokumenty, których numery kolejne mieszczą się w podanym przedziale.

Data sprzedaży od/do – na liście będą widoczne wszystkie dokumenty wystawione z datą sprzedaży mieszczącą się w podanym okresie czasu.

Data wystawienia od/do – pole pozwala wyszukać wszystkie dokumenty wystawione w podanym okresie czasu.

Kwota od/do – pozwala wyszukać wszystkie dokumenty, których wartość netto mieści się w podanym zakresie, w polu można wprowadzić kwotę ujemną.

Dla parametrów: Numery od – do, Data sprzedaży od – do, Data wystawienia od – do, Kwota od – do należy zaznaczyć widoczny obok znacznik, by parametr był uwzględniony. Po zaznaczeniu dostępne są pola, gdzie można określić przedział od – do.

Magazyn – lista wystawionych dokumentów może zostać ograniczona do pozycji dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Można wskazać również magazyn nieaktywny.

Kontrahent – listę zawęzić można do dokumentów wystawionych dla danego podmiotu. Rodzaj podmiotu – czy jest to kontrahent, bank, pracownik, wspólnik czy urząd określamy naciskając strzałkę obok przycisku Kontrahent. W polu obok podajemy kod podmiotu, lub po naciśnięciu przycisku – wybieramy odpowiednią pozycję z listy. Po zaznaczeniu na liście kontrahentów parametru Pokazuj nieaktywnych można wskazać również kontrahenta nieaktywnego.

Dotyczy wersji: 2022.1.1
Faktoring/Windykacja – filtr związany z integracją z platformą Comarch Apfino, umożliwia zawężenie listy do dokumentów kwalifikujących się do faktoringu/windykacji lub przesłanych do Comarch Apfino i objętych faktoringiem/ windykacją lub odrzuconych. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Integracja z Comarch Apfino.

Listę zawęzić można zgodnie z kryteriami filtra zaawansowanego:

Zasady obsługi filtra:

Tak – wyszukane zostaną pozycje spełniające warunek

Nie – wyszukane zostaną pozycje, które nie spełniają warunku

Tak i Nie – warunek nie będzie uwzględniony podczas wyszukiwania

Przykład
W zależności od zaznaczeń program wyszukuje faktury np. zaksięgowane lub te, które jeszcze nie zostały zapisane w rejestrze VAT. Jeśli chcemy aby podczas wyszukiwania status zaksięgowany nie był brany pod uwagę – należy zaznaczyć oba pola . Wtedy podczas wyszukiwania wyszukiwane będą zarówno faktury zaksięgowane jak i nie.

 



Co zrobić, aby na fakturze pojawiły się dane Banku?

  1. Wpisujemy bank na listę w menu Ogólne/ Banki.
  2. Zakładamy rejestr bankowy typu konto bankowe związany z danym bankiem.
  3. Określamy sposób numeracji raportów (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa/ Bank/ Raport).
  4. Otwieramy raporty kasowo/ bankowe (Kasa/Bank/ Raporty kasowe/ bankowe).
  5. Definiujemy formę płatności typu przelew, powiązaną z utworzonym rejestrem bankowym.

Jeśli na fakturze wykorzystamy wskazaną formę płatności – na wydruku pojawią się dane bankowe powiązane poprzez rejestr z płatnością.

Przykład
Mamy konto w banku PKO S.A. Wprowadzamy bank na listę banków, a następnie zakładamy dla niego rejestr bankowy PKO. Z poziomu konfiguracji zakładamy formę płatności PRZELEW_PKO, którą wiążemy z rejestrem PKO. Teraz, jeśli na fakturze wykorzystamy formę płatności PRZELEW_PKO, to na wydruku pojawią się dane bankowe PKO S.A.



Pierwsze kroki w module Handel

Zanim zaczniemy wystawiać dokumenty

Podczas pierwszego uruchamiania bazy pojawia się kreator, który ułatwi podstawową konfigurację systemu. Pojawiające się kolejno okna są uzależnione od zainstalowanych modułów. Szczegółowe informacje dotyczące znaczenia poszczególnych części kreatora znajdują się w Pomocy, dostępnej pod przyciskiem <F1> z poziomu okien.

Uwaga
Jeżeli kreator zostanie zamknięty, wprowadzenie danych oraz konfiguracja programu będzie możliwa w dowolnym momencie, po przejściu na zakładkę Start/Konfiguracja.

Rozpoczynamy pracę, czyli jak skonfigurować moduł Handel?

Informacje ogólne

  1. Założenie nowej bazy danych (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Bazy danych).
  2. Uzupełnienie danych o firmie (Konfiguracja Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy).
  3. Wpisanie listy użytkowników (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy).
  4. Ustalenie blokad dostępu dla użytkowników (Narzędzia/ Blokady dostępu).
  5. Założenie blokad nie jest niezbędne do poprawnego działania programu i można je uzupełnić w razie konieczności już podczas pracy z programem.
  6. Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Banki) – przede wszystkim wprowadzamy dane o bankach, w których mamy założone rachunki.
  7. Uzupełnienie list: 
    • cennika (Ogólne/ Cennik),
    • kontrahentów (Ogólne/ Kontrahenci),
    • urzędów (Ogólne/ Urzędy),
    • wspólników (Ogólne/ Właściciele),
    • pracowników (Ogólne/ Pracownicy). 

Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu.

Moduł Kasa/Bank

  1. Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Banki) – przede wszystkim o banki, w których założone są rachunki firmowe.
  2. Założenie rejestrów bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe) – każdy rejestr powinien odpowiadać jednej kasie gotówkowej/ rachunkowi bankowemu/ firmowej karcie płatniczej w firmie.
  3. Otwarcie raportów bankowych dla utworzonych rejestrów (Kasa/Bank/ Raporty kasowe/bankowe).
  4. Zdefiniowanie form płatności (Konfiguracja Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności) – każdy rejestr kasowy/bankowy powinien być skojarzony z odrębną formą płatności.

Moduł Handel

Część fakturująca:

  1. Wpisanie aktualnych stawek VAT wykorzystywanych podczas sprzedaży (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Stawki VAT).
  2. Wpisanie wykorzystywanych walut wraz z aktualnym kursem (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Waluty).
  3. Zdefiniowanie grup cenowych (Konfiguracja Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług).
  4. Zdefiniowanie grup towarowych (Ogólne/ Grupy towarowe).
  5. Zdefiniowanie wykorzystywanych jednostek miary (Konfiguracja Firmy/ Ogólne/ Jednostki miary).
  6. Ustalenie parametrów pracy modułu (Konfiguracja Firmy/ Handel/ Parametry).
  7. Ustalenie sposobu numeracji dokumentów: 
    • utworzenie schematów numeracji dokumentów sprzedaży (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/ Handel),
    • ustalenie serii wykorzystywanych w numeracji faktur (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/Handel/ Serie) – niezbędne, jeśli są umieszczone w schematach numeracji,
    • ustalenie domyślnego schematu numeracji oraz domyślnej serii dla faktur i korekt (Konfiguracja Firmy/ Handel/ Dokumenty) 

  1. Podpięcie drukarki fiskalnej: 
    • wskazanie sterownika dla drukarki fiskalnej (Konfiguracja Stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna),
    • wpisanie drukarki fiskalnej na listę urządzeń fiskalnych (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne),
    • przypisanie stawek VAT zdefiniowanych w programie – stawkom na drukarce fiskalnej (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT).

Część magazynowa:

  1. Ustalenie parametrów pracy modułu (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Parametry): 
    • zasady rozliczania magazynu,
    • zasady kontroli ilości na dokumentach rozchodowych,
    • sposób wybierania pozycji z listy zasobów.
  1. Ustalenie sposobu numeracji dokumentów:
    • ustalenie schematów numeracji dla dokumentów magazynowych (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn),
    • ustalenie serii dla dokumentów magazynowych (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Serie),
    • określenie domyślnych schematów numeracji dla poszczególnych rodzajów dokumentów (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Dokumenty)



Moduł Handel – informacje ogólne

System Comarch ERP Optima pozwala na pełna obsługę firmy handlowej. Obsługa ta została podzielona pomiędzy dwie, ściśle ze sobą współpracujące części, dotyczące fakturowania oraz prowadzenia gospodarki magazynowej.

Część dotycząca fakturowania obejmuje miedzy innymi: 

  • Wystawianie Faktur Sprzedaży dla podmiotów gospodarczych.
  • Wystawianie Faktur Sprzedaży i Zakupu w walutach obcych.
  • Faktury Sprzedaży dla osób fizycznych, z możliwością ich fiskalizacji – współpraca z drukarkami fiskalnymi.
  • Faktury Korygujące (ilość, wartość, podatek VAT).
  • Pełna współpraca z modułem Kasa/Bank: ewidencja zapłat gotówką lub kartą płatniczą, lista zaległych płatności, rozliczanie i kompensaty niezapłaconych dokumentów, preliminarz płatności ułatwiający planowanie przepływu środków finansowych w firmie.
  • Standardowe formy płatności: gotówka i przelew oraz płatności kartami kredytowymi, kompensaty, kredyty. Możliwość definiowania własnych form płatności przez użytkownika.
  • Elastyczne możliwości numeracji dokumentów.
  • Listę towarów i usług z możliwością podziału na grupy asortymentowe.
  • Obsługę kodów kreskowych.
  • Zintegrowaną współpracę z modułami księgowymi systemu.
  • Różnorodne raporty i analizy, oparte między innymi o definiowany przez użytkownika system kategorii.

Część dotycząca gospodarki magazynowej pozwala zarządzać zasobami towarów w magazynie.

Podstawowe funkcje to:

  • Obsługa dokumentów zewnętrznych (PZ – Przyjęć Zewnętrznych, WZ – Wydań Zewnętrznych). W zależności od przyjętego w firmie schematu obiegu dokumentów możemy wybrać jeden z trzech dostępnych sposobów pracy:
    • wystawiamy PZ/WZ, a następnie przekształcamy dokument do Faktury Zakupu/ Sprzedaży,
    • z kilku dokumentów PZ/WZ generujemy jedną Fakturę Zakupu/ Sprzedaży,
    • wystawiamy dokument FS/FZ, a następnie na jego podstawie wystawiamy dokumenty magazynowe WZ/PZ.
  • Obsługa dokumentów wewnętrznych (PW – Przyjęć Wewnętrznych, RW – Rozchodów Wewnętrznych, MM – Przesunięć Międzymagazynowych). Są to samodzielne dokumenty, które odzwierciedlają ruch towarów w firmie. Nie powodują naliczania podatku VAT i płatności. W momencie rozpoczynania pracy z systemem wprowadzany jest bilans otwarcia BO (możliwe jest korygowanie wartości poszczególnych pozycji wprowadzonych dokumentem BO).
  • Inwentaryzacja – dotyczy wybranego magazynu. Cały proces inwentaryzacji przebiega w 3 etapach: stworzeniu podkładek, policzeniu towaru i uzupełnieniu informacji o ilości i zamknięciu inwentaryzacji. Uzgodnienie ilości wykonywane jest za pomocą dokumentów PW i RW.
  • Kompletacja – umożliwia produkcję towaru/ usługi w oparciu o zdefiniowane wcześniej receptury. Produkt wprowadzany jest na podstawie dokumentu PWP – Przyjęcia Wewnętrznego Produktu, składniki rozchodowane są na dokumencie RWS – Rozchód Wewnętrzny Składników.
  • Wielomagazynowość – w obrębie jednej firmy możliwe jest prowadzenie kilku lokalnych magazynów. Na każdym wystawionym w programie dokumencie konieczne jest określenie magazynu, którego on dotyczy.
  • Możliwość rozliczania kosztu własnego sprzedaży jedną z trzech metod:
    • FIFO,
    • LIFO,
    • AVCO (średnie ważone),
    • Dodatkowo w module Handel Plus możliwe jest wydawanie towaru z konkretnych dostaw.
  • Faktury proforma – funkcja dostępna jest w menu
  • Rezerwacje Odbiorcy – Dokumenty RO powodują zarezerwowanie towaru dla wybranego klienta. Okres obowiązywania danej rezerwacji określają: data wystawienia i data ważności. Po zaznaczeniu parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/Zamówienia i Rezerwacje Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, dopiero po upływie daty rezerwacji towar jest odblokowany i można go wydać z magazynu. Na podstawie wystawionych rezerwacji możemy wystawić Paragon lub Fakturę Sprzedaży.
  • Zamówienia u Dostawcy – w programie istnieją dwa sposoby tworzenia zamówień. Pierwszy polega na ‘ręcznym’ utworzeniu zamówienia, drugi wykonywany jest z poziomu Raportu Braków. Tworząc zamówienie możemy odwołać się do brakującej ilości, stanu minimalnego i maksymalnego towaru określonego na formularzu towaru. Zatwierdzone Zamówienie można przekształcić w Przyjęcie Zewnętrzne.
  • Sprzedaż dedykowana – okno zawiera wszystkie kluczowe informacje dotyczące kontrahenta. Umożliwia wystawianie dokumentów sprzedaży oraz rejestrację kontaktów CRM. Jako informację pomocniczą okno zawiera wykres przedstawiający sprzedaż dla kontrahenta za ostatnie 3 miesiące.
  • Łatwa sprzedaż – podobnie jak Rezerwacje Odbiorcy dostępna jest w menu Handel/ Handel/ Inne. Pozwala ona na znaczne skrócenie całego procesu wystawiania dokumentów sprzedaży. Samo wystawienie dokumentu składa się z 3 kroków:
  • zaznaczenie zasobów i określenie ich ilości,
  • wybór dokumentu (Faktura, Paragon),
  • wybór kontrahenta.
  • Łatwe zakupy – funkcja dostępna jest w menu Handel/ Handel/ Inne. Pozwala na skrócenie procesu wprowadzenia towaru do magazynu.
  • Zintegrowana współpraca z modułami księgowymi systemu.
  • Elastyczne możliwości numeracji dokumentów.

Przepływ informacji w systemie Comarch ERP Optima

Centralną częścią systemu Comarch ERP Optima jest moduł Kasa/Bank. W nim gromadzona jest pełna informacja dotycząca przepływu środków pieniężnych w firmie. Dane w module Kasa/Bank pochodzą między innymi z:

  • Zapisów operatora wykonanych bezpośrednio w tym module.
  • Informacji pochodzących z innych części systemu. Z modułów księgowych do Kasy/Banku wprowadzane są np. zapłaty za faktury kosztowe oraz informacje o planowanych lub dokonanych płatnościach związanych z podatkami, z modułu Płace i Kadry – listy płac i wszelkie świadczenia wypłacane pracownikom firmy.

Duża ilość informacji wymieniana jest również pomiędzy modułami Faktury i Kasa/Bank:

  • każda faktura gotówkowa powoduje zapis (wpłatę lub wypłatę w przypadku korekt) we wskazanym rejestrze kasowym,
  • każda faktura z odroczoną płatnością zapisuje w preliminarzu zdarzenie. Planujemy w ten sposób przyszłe wpłaty i wypłaty związane z realizacją płatności,
  • rozliczenie płatności z poziomu modułu Kasa/Bank automatycznie jest widoczne na fakturze (faktura otrzymuje status zapłaconej),
  • każda korekta lub anulowanie faktury ma wpływ na stan kasy lub preliminarz płatności,
  • wszelkie zestawienia związane z nieuregulowanymi płatnościami, listy dłużników i wierzycieli otrzymamy z poziomu modułu Kasa/Bank.

W przypadku wykorzystania w firmie modułów księgowych systemu Comarch ERP Optima, wprowadzane z poziomu Faktur informacje o wystawionych fakturach są przekazywane do rejestrów VAT i za pomocą zdefiniowanych schematów na odpowiednie konta księgowe. Na konta księgowe zapisywane są również informacje zawarte na dokumentach wystawionych w menu Handel/Magazyn.

Zasady działania modułu Handel

Podczas tworzenia systemu przyjęto zasadę, że funkcjonalność handlowa jest oddzielona od funkcjonalności magazynowej. Dokumenty handlowe to Faktury Sprzedaży, Paragony i Faktury Zakupu, jak również Zamówienia u Dostawców oraz Rezerwacje Odbiorców. Dokumenty magazynowe to Wydania Zewnętrzne i Przyjęcia Zewnętrzne oraz Rozchody Wewnętrzne, Przychody Wewnętrzne i Przesunięcia Międzymagazynowe.

Kontrola obrotu ilościowego jest związana z dokumentami magazynowymi (WZ i PZ), a nie handlowymi (FS, FZ). Koszt własny sprzedanych towarów jest potwierdzony dokumentem WZ. Rozliczenie magazynu (koszt własny sprzedanych towarów i stan magazynowy) oparte jest o ilości i wartości zawarte na dokumentach magazynowych.

Dlatego z każdym dokumentem handlowym powinien być skojarzony odpowiedni dokument magazynowy. Z Fakturą Sprzedaży – dokument WZ, z Fakturą Zakupu – dokument PZ. Dopiero dokumenty magazynowe powodują ruch towaru w magazynie. W programie istnieje możliwość wykorzystania jednego z trzech modeli pracy:

  • model 1:1 – wystawiany jest dokument magazynowy WZ/PZ, powodujący ruch towaru w magazynie. Następnie na jego podstawie tworzony jest dokument handlowy FS/FZ (np. przyjmując towar do magazynu wystawiamy PZ, a dopiero później powstaje Faktura Zakupu.)
  • model n:1 – dla kilku dokumentów magazynowych powstaje jeden dokument handlowy (np. wystawiamy dla danego kontrahenta kilka dokumentów WZ, a następnie na ich podstawie tworzona jest jedna Faktura Sprzedaży)
  • model FZ/FS → PZ/WZ – najpierw wystawiany jest dokument handlowy, a następnie dla każdego z nich tworzony jest dokument magazynowy (np. najpierw wystawiana jest Faktura Sprzedaży, a dopiero potem tworzony jest dokument magazynowy WZ, potwierdzający wyjście towaru z magazynu).

W programie mamy również możliwość rejestracji Zamówień u Dostawców (ZD) oraz Rezerwacji Odbiorców (RO).

W związku z oddzieleniem funkcjonalności handlowej i magazynowej w programie funkcjonuje:

  • Ilość towaru – ilość wynikająca z dokumentów magazynowych wprowadzonych w systemie,
  • Ilość zarezerwowana – ilość zablokowana do sprzedaży,
  • Ilość dostępna – ilość dostępna do sprzedaży uwzględniająca wszystkie rezerwacje towaru.

Warto wiedzieć, że w systemie istnieje możliwość wprowadzania dokumentów do tzw. Bufora – dokumenty są zapisywane, ale możliwa jest ich dalsza edycja do momentu zatwierdzenia. Dokumenty przychodowe (FZ, PW, PZ) w buforze mają wpływ na ilość zamówioną. Dokumenty rozchodowe magazynowe (RW, WZ) – zdejmują towar z magazynu, natomiast dokumenty handlowe (FS, PA) niepowiązane jeszcze z dokumentem WZ w zależności od ustawień systemu mogą rezerwować towar lub od razu zdejmować go z magazynu.

Magazyn składa się z kartotek towarowych. Z kolei kartoteki towarowe składają się z zasobów. Zasób reprezentuje ilość i wartość każdej dostawy towaru, wprowadzonej dokumentem magazynowym (Bilans Otwarcia, PW, PZ, MM, korekty WZ, korekty RW). Jeżeli na jednym dokumencie dany towar został wprowadzony w kilku pozycjach, to każda pozycja jest traktowana jako odrębny zasób. Zasoby nie są łączone.

W programie dostępne jest rozliczenie magazynu jedną z wybranych metod: FIFO, LIFO, AVCO, a w module Handel Plus dodatkowo możliwe jest wskazanie na konkretne dostawy podczas wydawania towaru z magazynu.



Księgowanie Paragonów w rejestrach VAT

Księgowanie Paragonów do rejestru VAT możliwe jest po wciśnięciu przycisku  lub wybraniu z menu kontekstowego funkcji Księgowanie do rejestru VAT. Księgowanie jest również wykonywane po wciśnięciu klawisza <F7> na liście, gdzie zaznaczone są Paragony.

Księgowane są wszystkie Paragony zaznaczone na liście. Zaznaczone Paragony są księgowane do rejestru jednym zbiorczym zapisem. Wartość zapisu w rejestrze wyliczana jest na podstawie wartości poszczególnych Paragonów.

Uwaga
Przypominamy, że sposoby zaznaczania elementów na liście opisane są w podręczniku do konfiguracji (rozdział Zaznaczanie pozycji na liście) Jednym ze sposobów jest zaznaczenie przy pomocy lewego przycisku myszki – zaznaczenie pojedynczego Paragonu, <CTRL>+ lewy przycisk myszki – zaznaczenie kolejnego Paragonu, <SHIFT> + lewy przycisk myszki – zaznaczenie wszystkich Paragonów na liście od pierwszego zaznaczonego do aktualnie podświetlonego kursorem.

Na zapisie w rejestrze VAT lista Paragonów zaksięgowanych tym zapisem jest widoczna na zakładce [Dokumenty]. Zapis w rejestrze VAT automatycznie otrzymuje status Sprzedaż detaliczna. Status Transakcja fiskalna jest nadawany w zależności od tego czy księgowane były Paragony fiskalne czy niefiskalne (nie ma możliwości księgowania fiskalnych i niefiskalnych łącznie)

Zasady księgowania Paragonów:

  1. Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony w buforze – są pomijane podczas księgowania.
  2. Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony anulowane – są pomijane podczas księgowania.
  3. Paragon może zostać zaksięgowany tylko raz – jeśli został on przekształcony do faktury, to po jej zaksięgowaniu również otrzymuje status zaksięgowanego.
  4. Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragony i zwroty do Paragonów.
  5. Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragony fiskalne i niefiskalne.
  6. Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony przekształcone do faktury – księgować należy skojarzoną fakturę.

Paragony, podobnie jak inne dokumenty w systemie są księgowane z podziałem na kategorie.



Raport sprzedaży towarów

W menu wydruków w Cenniku znajduje się pozycja Raporty. Zawarte tam raporty informują o wartości sprzedaży poszczególnych towarów.

W RS wg kodu listę towarów, dla których liczony jest raport uporządkowano wg ich kodów (alfabetycznie).

W RS wg grup lista towarów uwzględnionych w raporcie uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie grup. Dodatkowo wartości wykazane dla towarów w grupie są podsumowane.

W RS wg kategorii lista towarów uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie przypisanych im kategorii. Dodatkowo wykazane wartości dla towarów w kategorii są podsumowane.

W raporcie sprzedaży wyliczane jest sprzedana ilość, wartość netto sprzedaży poszczególnych towarów, ich koszt, uzyskana marża oraz kwota VAT.

Koszt usługi wyliczany jest na podstawie informacji wprowadzonych na karcie usługi (koszt kwotowy lub procentowy na zakładce [Dodatkowe]), aktualnych w chwili sprzedaży.

Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane ma być sprzedaż. Pod uwagę brana jest data sprzedaży z faktury.

W raporcie uwzględniane są korekty do Faktur pierwotnych, Faktury zapisane w buforze oraz Faktury zaliczkowe (jeśli zostały uwzględnione na Fakturze finalnej).

Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście towarów (np. grupa towarów).