Dokumenty korygujące w systemie Comarch ERP Optima mogą dotyczyć:
ilości sprzedanego towaru lub usługi,
wartości sprzedanego towaru lub usługi,
kursu waluty,
podatku VAT wyliczonego na Fakturze źródłowej,
danych kontrahenta, nazwy towarów/usług, formy i terminu płatności.
Uwaga
W przypadku Paragonów, PWP, RW i MM możliwa jest jedynie korekta ilości towaru. Pozostałe opcje nie są dostępne.
Uwaga
Do wystawiania dokumentów magazynowych, tym samym korekt do tych dokumentów, wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Uwaga
Na korektach do Faktur Zakupu oraz do Faktur Zakupu od Rolnika Ryczałtowego zawsze automatycznie ustawiany jest domyślny rachunek bankowy Płatnika (nie jest przenoszone konto bankowe Płatnika z dokumentu korygowanego). Użytkownik ma możliwość ręcznej zmiany na korekcie numeru rachunku bankowego Płatnika.
Podczas wystawiania dokumentów korygujących należy pamiętać o tym, że:
Dokument korygujący może korygować albo ilość, albo wartość albo podatek na dokumencie podstawowym. Nie da się wystawić korekty, która będzie jednocześnie dotyczyła dwóch lub więcej typów korekt.
Do jednego dokumentu można wystawić kilka korekt. Każda kolejna bierze pod uwagę wystawione wcześniej korekty.
Przykład
Jeśli sprzedaliśmy 10 szt. towaru po 5 zł i nastąpił zwrot 3 szt. (po 5 zł.), przy wystawianiu kolejnej korekty program wie, że w efekcie dwóch poprzednich transakcji sprzedane zostało 7 szt. po 5 zł. Druga korekta (dowolnego typu) będzie więc dotyczyła tylko tych 7 szt.
Nie da się wystawić korekty do dokumentu w buforze i do dokumentu anulowanego.
Nie da się wystawić korekty do dokumentu, do którego istnieje inna korekta będąca w buforze.
Nie da się wystawić korekty do korekty. Próba utworzenia dokumentu korygującego do istniejącej korekty spowoduje, że program odszuka dokument źródłowy i zaproponuje korektę pozostałych na nim pozycji.
Nie można wystawić korekty do Paragonu przekształconego do Faktury. Należy korygować Fakturę.
Nie można wystawić korekty do dokumentów magazynowych przekształconych do dokumentów handlowych. Korekta musi dotyczyć dokumentu handlowego.
Weryfikacja statusu VAT
Na formularzu korekty na zakładce [Ogólne] i [Kontrahent] znajduje się przycisk Weryfikacja statusu VAT kontrahenta umożliwiający weryfikację czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym. Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP. Po wykonaniu weryfikacji, jeżeli kontrahent ma niewłaściwie zaznaczoną wartość parametru Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, parametr na dokumencie Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES jest zaznaczany bądź odznaczany (w zależności od wyniku weryfikacji). W przypadku, kiedy jest to podatnik VAT czynny, a kontrahent widnieje jako osoba fizyczna, dodatkowo ustawiany jest status kontrahenta: Podmiot gospodarczy. Jeżeli kontrahent ma poprawnie ustawione w/w parametry, po wywołaniu funkcji sprawdzenia statusu nie pojawia się żaden komunikat dla Użytkownika. Informacje dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl, natomiast Informacje dotyczące statusu kontrahenta w bazie VIES pobierane są z Portalu komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/vatRequest.html.
Uwaga
Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.
W przypadku korekt do Faktur Zakupu i Faktur Sprzedaży, w sytuacji kiedy:
łączna kwota brutto korekty jest większa niż 8 000 PLN (w przypadku korekt w walucie obcej sprawdzana jest wartość po przeliczeniu na PLN wg kursu wskazanego na dokumencie), bądź niezależnie od kwoty, jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zaznaczono Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT – Niezależnie od kwoty dokumentu,
na korekcie, na pierwszej zakładce jest wybrana forma płatności powiązana z rejestrem bankowym,
NIP płatnika jest polskim numerem NIP,
Następuje automatyczne sprawdzenie, czy wskazany numer rachunku bankowego znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. Jeżeli numeru rachunku bankowego nie ma w Wykazie podatników VAT, użytkownik otrzymuje odpowiedni komunikat (nie jest blokowana możliwość zapisania dokumentu).
Wynik każdej weryfikacji numeru rachunku bankowego zapisywany jest na karcie kontrahenta (zakładka [Płatności], tabela Numery rachunków bankowych). Dzięki temu użytkownik ma potwierdzenie, że dany numer rachunku został w określonym dniu zweryfikowany. Szczegóły tej funkcji zostały opisane w artykule
Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.
W numerze dokumentu korygującego można wskazać serię jako dodatkową informację do rozróżnienia dokumentów (schematy numeracji definiujemy w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów).
W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Serie i Daty znajduje się opcja Przenoś serie na dokumenty korygujące – po zaznaczeniu parametru seria w numerze korekty jest przenoszona z dokumentu korygowanego.
Konfiguracja uprawnień operatora
Na formularzu operatora (Konfiguracja programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Parametry] znajduje się grupa parametrów związanych z modułami handlowymi (Faktury i Handel). W grupie znajdują się parametry pozwalające na określenie poziomu uprawnień poszczególnych operatorów:
Aktualizacja kontrahenta na dokumencie – umożliwia zmianę danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach. Funkcja polega na podmianie danych z dokumentu, widocznych na zakładce [Kontrahent], na dane aktualne na karcie kontrahenta. Funkcja jest dostępna na liście z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy).
funkcja nie podmienia danych na dokumentach skojarzonych (np. na WZ do faktury trzeba dane podmienić odrębnie).
funkcja nie działa na dokumentach zaksięgowanych (do rejestrów VAT oraz bezpośrednio na konta księgowe).
podmianę danych można wykonać seryjnie, dla dokumentów zaznaczonych na liście.
Blokada anulowania dokumentu – blokuje możliwość anulowania dokumentów. Blokada dotyczy wszystkich dokumentów zarówno handlowych jak i magazynowych. W sytuacji, gdy operator nie ma uprawnień do anulowania dokumentów opcja w menu kontekstowym nie jest dostępna.
Blokada edycji pozycji cennika – przy aktywnym parametrze operator nie ma możliwości dokonywania zmian na już istniejących kartach towarów/ usług. Natomiast nadal zachowuje prawo podglądu informacji na kartach istniejących oraz zakładania nowych.
Blokada ponownej fiskalizacji FS i PA – funkcja została opisana w artykule poświęconym zmianom w fiskalizacji dokumentów.
Blokada zapisu dokumentów FS i PA do bufora – przy aktywnej blokadzie operator nie może zapisać dokumentu FS i PA do bufora. Wprawdzie parametr Bufor jest dostępny na formularzu dokumentu i operator może go zaznaczyć, jednak przy próbie zatwierdzenia program wyświetli komunikat i nie pozwoli na zapisanie faktury/ paragonu. Możliwy jest jedynie zapis na trwałe (bez możliwości późniejszych zmian).
Jeśli operator nie ma uprawnień do zapisu dokumentów do bufora podczas przekształceń, gdzie dokumentem wynikowym będzie Faktura Sprzedaży lub Paragon, program zapyta użytkownika, czy kontynuować i zapisać dokument od razu na trwałe, czy też zrezygnować z przekształcenia. Jeśli Faktura Sprzedaży/ Paragon jest zapisywany od razu do bufora – nie jest podnoszony formularz dokumentu, tak, jak ma to miejsce przy zapisie do bufora. Należy przy tym pamiętać, że przekształcenie takie nie będzie możliwe, jeśli kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu, a operator nie będzie miał uprawnień do zapisu dokumentu po przekroczeniu limitu.
Parametry dotyczące blokady zmiany ceny dotyczą możliwości zmiany cen sprzedaży podczas wystawiania poszczególnych dokumentów. Oprócz braku możliwości zmiany ceny oraz udzielenia rabatu bezpośrednio na dokumencie, program blokuje również możliwość zmiany grupy cenowej, wg której wystawiany jest dokument (przypisanej kontrahentowi). Blokada może dotyczyć różnych typów dokumentów wystawianych w module: FS i WZ, Faktura Pro Forma, Faktura Zakupu, Paragon, Rezerwacja Odbiorcy, Zamówienie u Dostawcy.
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Brak dostępu do cen zakupu – jeśli parametr jest aktywny (zaznaczony) operator pracujący w programie nie ma dostępu do informacji dotyczących cen zakupu. Zamiast cen zakupu (kosztu) na dokumentach widoczne są —.
Rozliczanie dokumentów z poziomu listy – zpoziomu listy dokumentów związanych z powstawaniem płatności w Kasie/Banku (Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, dokumenty kaucyjne WKA i PKA) dostępna jest opcja rozliczania z poziomu listy dokumentów. Rozliczanie dokumentów jest również możliwe z poziomu okna Sprzedaży Dedykowanej. Funkcja jest dostępna w menu kontekstowym, wyświetlanym pod prawym przyciskiem myszy na odpowiednich listach. Po wybraniu schematu numeracji dla tworzonego zapisu kasowego i wybraniu rejestru, do którego ma trafić, program tworzy zapis KP lub KW, pobierając dane z rozliczanego dokumentu. Działanie funkcji jest analogiczne jak w przypadku funkcji Rozliczdostępnej w Preliminarzu płatności.
Sprzedaż poniżej minimalnej marży/ maksymalnego rabatu – jeśli parametr jest zaznaczony operator może korygować ceny sprzedaży niezależnie od granicy ceny ustalonej dla poszczególnych towarów. Zasady zostały opisane w artykule Granica ceny sprzedaży.
Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w artykule Kontrola limitu płatności kontrahenta).
jeśli jest aktywny – operator ma prawo zmiany kwoty przyznanego limitu na formularzu kontrahenta (zakładka [Handlowe]).
jeśli parametr nie jest aktywny – pole z kwotą przyznanego limitu nie jest dostępne dla operatora.
Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora/ zapis na trwałe – parametr jest związany z mechanizmem kontroli limitu kredytu dla kontrahenta (funkcja opisana w artykule Kontrola limitu płatności kontrahenta).
Zapisywanie dokumentów FS i PA po wydruku na trwałe – zaznaczenie parametru spowoduje, że wydruk dokumentu (również wywołanie podglądu wydruku) powoduje zapis dokumentu na trwałe (niezależnie od ustawienia parametru Bufor na formularzu). Jeśli przed wydrukiem na formularzu zaznaczony będzie parametr WZ (dotyczy modułów Handel, Handel Plus) – program automatycznie utworzy Wydanie Zewnętrzne do drukowanego dokumentu. W innym przypadku utworzenie WZ będzie możliwe po zatwierdzeniu dokumentu z poziomu listy.
Podobna zasada dotyczy fiskalizacji. Jeśli parametr Drukuj fiskalnie będzie zaznaczony przed wydrukiem dokumentu – fiskalizacja będzie automatyczna. Jeśli nie – wydruk na drukarce fiskalnej będzie możliwy z poziomu listy, po zatwierdzeniu dokumentu.
Zapisywanie dok. mag. po wydruku na trwałe – jeśli parametr zostanie włączony, wówczas operator drukując dokumenty magazynowe, będzie te dokumenty zapisywał na trwałe (nie do bufora).
Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie – jeśli parametr jest zaznaczony to dany operator ma prawo do zmiany kategorii oraz jej opisu w nagłówku dokumentu i na pozycjach, pomimo, że dokument został już zapisany na trwałe. Zmianę można zapisać przy pomocy przycisku , widocznego obok pola Kategoria.
Uwaga
Funkcja dotyczy dokumentów zapisanych na trwałe do czasu ich zaksięgowania (do rejestrów VAT lub bezpośrednio do Księgi Handlowej).
Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumencie – parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany:
osoby odbierającej dokument ze strony kontrahenta,
opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem,
opisu na pozycji dokumentu – warunkiem jest zaznaczony parametr Pozwól na edycję opisu na fakturze na karcie towaru w cenniku.
Zmiana wysłanych/odebranych e-faktur – parametr związany z funkcjonalnością wystawiania faktur elektronicznych, która opisana została w osobnym dokumencie. Zaznaczenie tego parametru pozwoli na anulowanie dokumentów wysłanych do systemu IWD.
Anulowanie dokumentu
Anulowanie dokumentu jest dostępne wyłącznie z menu kontekstowego otwieranego po kliknięciu w obrębie listy prawym klawiszem myszy.
Zasady rządzące anulowaniem dokumentów to:
1. Nie da się anulować dokumentów w buforze (na liście oznaczone kolorem zielonym).
2. Nie da się anulować dokumentów przeniesionych do rejestru VAT i zaksięgowanych na konta (na liście kolor niebieski).
Nie da się anulować dokumentu, do którego jest korekta.
Jeśli do dokumentu jest jedna korekta – korektę tą trzeba anulować (oczywiście jeśli spełnione są pozostałe warunki). Gdy anulujemy korektę – staje się możliwe anulowanie dokumentu podstawowego.
jeśli korekt jest więcej – można anulować ostatnią z nich. Gdy ta jest anulowana – przedostatnią itd.
3. Anulować można dokument bez względu na datę jego wystawienia (również wstecz)
4. Dokument anulowany pozostaje na liście (ma kolor szary), natomiast w kolumnie Status wyświetla się wartość Anulowano.
5. Istnieje możliwość wykorzystania numeru dokumentu anulowanego i wielokrotne anulowanie dokumentu z takim samym numerem. W przypadku anulowania dokumentu handlowego/ magazynowego, kolejnemu wystawianemu dokumentowi zostanie nadany numer dokumentu anulowanego.
6. Jeśli dokument powstał na podstawie rezerwacji/ zamówienia – anulowane są oba dokumenty (rezerwacja/ zamówienie są widoczne na liście w kolorze szarym).
7. Dokument handlowy może zostać anulowany niezależnie od tego, czy jest skojarzony z magazynowym. Podczas anulowania dokumentów handlowych typu FA, PA, FZ program pyta, czy równocześnie anulować skojarzone z nim dokumenty magazynowe (WZ/ PZ). W przypadku, gdy anulowanie dokumentu handlowego się nie powiedzie – dokumenty magazynowe również nie są anulowane.
8. Dokument magazynowy (WZ, PZ) może być anulowany tylko, jeśli nie jest skojarzony z dokumentem handlowym (FA, FZ).
Anulowanie dokumentu magazynowego skojarzonego z handlowym musi odbywać się w dwóch etapach:
najpierw anulujemy dokument handlowy (FA, FZ),
anulujemy dokument magazynowy (WZ, PZ).
Skutki anulowania dokumentu w module Kasa/Bank zostały opisane w artykule: Płatności a dokumenty anulowane.
W przypadku dokumentów wprowadzających towar do magazynu (np. PZ) anulowanie dokumentu jest możliwe tylko w przypadku, gdy towar z dostawy, która powstała w wyniku zatwierdzenia PZ, jest jeszcze dostępny na magazynie. Jeśli dostawa została już wyprowadzona z magazynu – anulowanie nie będzie możliwe (pozostaje korekta ilościowa do dokumentu).
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Dokumenty w buforze
Każdy dokument można zapisać:
w sposób trwały. Wtedy nie można dokonywać na nim żadnych zmian ani go skasować. Dopuszczane są jedynie korekty ilościowe lub wartościowe albo anulowanie. W tym ostatnim przypadku dokument anulowany pozostaje na liście faktur (ma kolor szary), ale nie jest brany pod uwagę w żadnych analizach i zestawieniach.
do bufora. Dokumenty w buforze, na liście oznaczone kolorem zielonym, to dokumenty, na których można dokonywać wszelkich zmian.
Możliwość zapisu do bufora może zostać zablokowana dla wybranych operatorów. Parametr Blokada zapisu dokumentów FS i PA do bufora został dokładniej opisany w artykule Konfiguracja uprawnień operatora.
Najważniejsze zasady (i konsekwencje) umieszczania dokumentów w buforze
Dokumentowi w buforze nadawany jest numer kolejny w obrębie wykorzystywanego schematu numeracji. Skasowanie dokumentu w buforze pozostawia lukę w numeracji, której program nie wypełnia automatycznie. Użytkownik powinien to zrobić we własnym zakresie.
Dokumentów w buforze nie da się anulować, ani wystawiać do nich korekt. Można je modyfikować lub usunąć.
Na podstawie dokumentu w buforze nie można utworzyć innego, skojarzonego z nim dokumentu.
Do dokumentów w buforze nie da się zrealizować żadnych płatności. Oznacza to, że zatwierdzenie do bufora faktury płatnej gotówką nie wprowadzi zapisu do rejestru kasowego.
Wszystkie płatności do dokumentów w buforze (bez względu na formę płatności) umieszczane są w buforze preliminarza płatności, ze statusem (N) nierozliczone. Z poziomu preliminarza nie da się ich rozliczać ani zmienić ich stanu i statusu. Dopiero trwałe zatwierdzenie dokumentu zmienia stan zdarzenia w preliminarzu na Zatwierdzone do realizacji i pozwala na wykonywanie dalszych rozliczeń (automatem, lub ręcznie).
Do dokumentów w buforze nie da się wydrukować Paragonu fiskalnego.
Dokumentów w buforze nie można przenieść do rejestru VAT ani zaksięgować na konta.
Dokumenty w buforze a ilość towaru
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Program umożliwia zapisywanie wszystkich dokumentów do bufora, ale nie wszystkie one wpływają na ilość towaru. Generalna zasada jest taka, że:
dokumenty magazynowe, przychodowe (PZ, PW) nie wpływają na ilości, wpływają na zamówienia
dokumenty magazynowe, rozchodowe (WZ, RW) zmniejszają ilości (magazynową i dostępną)
dokumenty handlowe sprzedaży (FS, PA) powodują rezerwacje lub pobranie.
Dla przypomnienia, w programie z towarem związane są 2 ilości:
ilość towaru jaki jest na magazynie (fizycznie)
ilość dostępna, uwzględniającą rezerwacje
W trakcie wystawiania dokumentów magazynowych WZ, RW program sprawdza aktualną ilość towaru na magazynie lub ilość dostępną (pomniejszoną o rezerwacje) jeżeli zaznaczono parametr w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/Zamówienia i Rezerwacje – Nie pozwalaj na wydanie towaru gdy występują rezerwacje. Ilość ta sprawdzana jest także w przypadku dokumentów handlowych (PA, FS) jeśli określono, że mają one pobierać a nie rezerwować.
W tabeli poniżej przedstawiony został wpływ dokumentów handlowych zapisanych do bufora (nie na stałe) na poszczególne ilości widoczne na liście zasobów.
TYP DOKUMENTU
ILOŚĆ
REZERWACJE
ZAMÓWIENIA
FS/PA (pobranie)
√
FS/PA (rezerwacja)
√
FS/PA Kor. ilości
√
FZ
√
FZ Kor. ilości
√
Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku dokumentów magazynowych.
Rabaty występujące w programie zostały podzielone na dwie grupy: rabaty związane z kontrahentem i z towarem. O tym, który rabat będziemy wykorzystywać decydują:
priorytety – program zawsze stosuje rabat o najwyższym priorytecie
ustawienie metody obliczania w Konfiguracji firmy/ Handel/ Rabaty.
Uwaga
Funkcja rabatowania jest aktywna tylko, jeśli Użytkownik posiada moduł Handel lub Handel Plus.
Uwaga
Rabaty procentowe można ustalać wyłącznie dla domyślnej grupy towarów. Jest to grupa, którą wskazuje się w oknie pozycji cennika na zakładce [Ogólne].
Metoda obliczania upustu:
W programie mamy możliwość określenia metody obliczania upustu (parametry dostępne są w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Rabaty)::
rabat addytywny – jest sumą rabatu udzielonego dla kontrahenta i danego towaru. Rabat ten polecany jest przy niskich stopach upustów, w szczególnych przypadkach może przekroczyć 100%
rabat multiplikatywny – zapewnia, że rabat wypadkowy kontrahenta i towaru nie przekroczy 100%.
rabat kontrahenta – w przypadku zdefiniowania rabatu dla kontrahenta i dla towaru, ważniejszy jest rabat kontrahenta i on zostanie uwzględniony na dokumencie.
rabat towaru – w sytuacji zadeklarowania rabatu dla kontrahenta i dla towaru, program uwzględni rabat związany z towarem.
Przykład
W celu łatwiejszego zrozumienia istoty rabatów przeanalizujmy następującą sytuację:
kontrahent CIS ma 20% rabat
towar AB ma ustalony 30% rabat
Jaki rabat zostanie wyliczony jeśli kontrahent CIS kupi towar AB?
Rabat addytywny
20%+30% = 50%
Rabat multiplikatywny
(1-(1-20%)*(1-30%) = 44%
Ważniejszy rabat towaru
0.3
Ważniejszy rabat kontrahenta
0.2
2. Rabaty terminowe.
Dla każdego rodzaju rabatu możemy w kolumnach Data rozpoczęcia promocji oraz Data zakończenia promocji określić ich okres obowiązywania.
Jeżeli w wyżej wyszczególnionych kolumnach nie zostaną zdefiniowane żadne daty, będzie to oznaczało, że promocja obowiązuje bezterminowo. W momencie gdy zostanie zdefiniowana tylko Data rozpoczęcia promocji, jednocześnie bez wskazania Daty zakończenia promocji, oznaczać to będzie promocję obowiązującą bezterminowo rozpoczynającą się we wskazanej dacie. W odwrotnej sytuacji, gdy tylko Data zakończenia promocji będzie wskazana, promocja trwa tylko do wskazanej daty.
Podczas definiowania nowego rabatu program sprawdza, czy we wskazanym okresie obowiązywania nie obowiązuje inna promocja. W przypadku nałożenia się na siebie okresów obowiązywania, zostanie wyświetlona ikona błędu z informacją:
Data promocji pokrywa się z istniejącą promocją. Zmień daty obowiązywania promocji.
3. Rabat typu stała cena.
Rabat typu stała cena ma najwyższy priorytet w stosunku do innych rabatów ustalonych w programie. Oznacza to, że w przypadku określenia stałej ceny dla towaru pomijane są pozostałe rabaty zdefiniowane dla tego towaru lub dla kontrahenta.
Stałą cenę dla towaru można określić z poziomu okna Rabaty, zakładka Stała cena.
Rabat typu stała cena
Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski. Podczas definiowania ceny należy określić: Kod towaru – którego dotyczy definiowana stała cena Typ ceny – czy definiowana cena jest ceną netto czy brutto. Podczas wpisywania towaru na dokument program automatycznie wylicza cenę zgodną z algorytmem liczenia tego dokumentu. Cena – cena stała Waluta – waluta, w jakiej określona jest cena. W przypadku cen określonych w walutach obcych program automatycznie przelicza je wg obowiązującego kursu na walutę zgodną z walutą wystawianego dokumentu. Opis – opis rabatu. Data rozpoczęcia promocji – określa początek obowiązywania rabatu. Data zakończenia promocji – określa koniec obowiązywania rabatu.
Stała cena na towar może dotyczyć:
wszystkich kontrahentów – wtedy niezależnie od kontrahenta wpisanego na dokument dla towaru zawsze proponowana jest stała cena.
grupy kontrahentów – w przypadku kontrahentów należących do wskazanej grupy proponowana jest stała cena. Dla wszystkich pozostałych proponowane są ceny zgodne z określoną na ich karcie grupą cenową oraz przyznanymi rabatami. W przypadku ceny definiowanej dla grupy kontrahentów należy wcześniej wskazać grupę (wybór jest możliwy z rozwijanej listy).
jednego kontrahenta – podane ceny stałe dotyczą tylko danego kontrahenta. Wyboru kontrahenta można dokonać z listy wyświetlanej po wciśnięciu przycisku lub wpisując bezpośrednio w pole.
4. Operacje seryjne dla listy rabatów.
Na liście rabatów możliwe jest seryjne dodawanie nowych lub modyfikację już istniejących rabatów. Po rozwinięciu strzałki przycisku operacji seryjnych dostępne są dwie opcje:
Dodaj rabaty – wybór umożliwia zdefiniowanie nowych rabatów
Zmień rabaty – wybór umożliwia modyfikację istniejących rabatów.
Operacje seryjne mają zastosowanie dla zaznaczonych pozycji na liście rabatów. W przypadku, gdy żaden nie jest zaznaczony, funkcja wywoływana jest dla pozycji, która została wskazana kursorem.
5. Priorytety rabatów
Rabat typu stała cena ma najwyższy priorytet w stosunku do innych rabatów ustalonych w programie. Oznacza to, że w przypadku określenia stałej ceny dla towaru pomijane są pozostałe rabaty zdefiniowane dla tego towaru lub dla kontrahenta.
Pozostałe rabaty zdefiniowane w grupie kontrahenta na liście ustawione są wg priorytetu narastająco, co oznacza, że w przypadku wystąpienia dwóch rabatów z grupy dla kontrahentów – rabat o niższym priorytecie zostanie pominięty.
Przykład
Dla kontrahenta ALOZA zdefiniowany jest rabat typu jeden kontrahent/ wszystkie towary w wysokości 2%. Równocześnie zdefiniowany jest rabat typu grupa kontrahenta/ grupa towarowa dla grupy ODB_FIRMY, do której należy kontrahent ALOZA i grupy asortymentowej ROŚLINY w wysokości 4%.
W chwili wystawiania faktury dla kontrahenta ALOZA na towary z grupy ROŚLINY udzielony zostanie rabat 4% (wyższy priorytet rabatu typu grupa kontrahenta/ grupa towarowa), natomiast na wszystkie pozostałe towary upust w wysokości 2% (wynikający z rabatu typu jeden kontrahent/ wszystkie towary).
Podobnie została rozwiązana sytuacja, gdy nakładają się rabaty z grupy dla towarów: rabat typu grupa towarowa/ wszyscy kontrahenci zostanie pominięty na rzecz rabatu typu jeden towar/ wszyscy kontrahenci.
Dodatkowo na karcie kontrahenta jest pole Rabat standardowy (zakładka [Handlowe]), które oznacza rabat typu jeden kontrahent/wszystkie towary (1K/WT). W przypadku modułu Faktury, gdzie ma możliwości nadawania rabatów w menu Ogólne/ Rabaty, jeśli kontrahent na swojej karcie ewidencyjnej ma wpisany Upust standardowy – gdy wystawiamy dla niego fakturę, upust ten przepisywany jest w pole Rabat i odpowiednio pomniejszane są ceny na wprowadzanych pozycjach.
Może się zdarzyć, że równocześnie zadeklarowane są rabaty z grupy dla kontrahentów i z grupy dla towarów. Należy wtedy ustalić priorytet ich uwzględniania na fakturach.
Takie ustalenie jest możliwe z poziomu Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry.
Zestawienie jest tworzone w oparciu o rabaty procentowe i typu stała cena, zdefiniowane w oknie Ogólne/ Rabaty.
W oknie Rabaty kontrahenta znajduje się przycisk , który umożliwia wyliczenie zarówno informacji o przydzielonych rabatach, jak również indywidualnego cennika „na życzenie” użytkownika. Dane nie są wyświetlane zaraz po otwarciu okna - pojawiają się dopiero po wciśnięciu przycisku. Jeśli użytkownik zmieni parametry wyświetlania przycisk zmieni się na , informując o konieczności ponownego wyliczenia.
Zakładka [Rabaty]
Zestawienie zawiera wszystkie rabaty typu procentowego, przyznane kontrahentowi. Na zakładce wyświetlane są rabaty obowiązujące dla kontrahenta – w przypadku, gdy kontrahentowi przyznane jest kilka rabatów na ten sam towar, wyświetlany jest ten o najwyższym priorytecie (na przykład przyznany jest rabat typu wszyscy kontrahenci/ jeden towar oraz jeden kontrahent/ jeden towar – w takim przypadku wyższy priorytet ma rabat jeden kontrahent/ jeden towar i on pojawi się na zestawieniu). Przy czym jeśli na dany towar przyznany jest zarówno upust typu rabat kontrahenta i rabat towaru – to na zestawieniu wyświetlone zostaną obydwa upusty.
Na zestawieniu pojawiają się wszystkie towary, na które został udzielony jakikolwiek rabat.
W lewym dolnym rogu znajduje się pole Na dzień z możliwością wskazania daty, dla której wyświetlana jest lista rabatów. Podpowiadana jest data bieżąca (ustalona w menu Narzędzia/ Data bieżąca) lub data dokumentu (data sprzedaży, termin rezerwacji lub data wydania). Istnieje możliwość ustawienia dowolnej daty w tym polu.
Uwaga
Uwaga: W przypadku wywoływania zestawienia rabatów kontrahenta z poziomu formularza dokumentu, domyślnie wyświetlana data jest uzależniona od jego statusu. W sytuacji gdy dokument jest jeszcze w edycji/buforze, lista rabatów kontrahenta jest wyświetlana domyślnie na dzień określony przez datę dokumentu (data sprzedaży, termin rezerwacji lub data wydania). Dla dokumentów zatwierdzonych podpowiadana jest data bieżąca lub ustalona w menu Narzędzia/Data bieżąca.
Typ rabatu – określa sposób przyznania rabatu dla kontrahenta:
kontrahent – rabat dla pojedynczego kontrahenta,
grupa kontrahentów – rabat dla grupy kontrahentów,
wszyscy kontrahenci – rabat dla wszystkich kontrahentów.
Na co – określa sposób przyznania rabatu na dany towar:
towar – rabat dla wskazanego pojedynczego towaru,
grupa towarów – rabat przyznany dla całej grupy towarów,
wszystkie towary – upust standardowy na wszystkie towary.
Przykład
Kombinacja tych dwóch wartości określa, jakiego typu jest dany rabat.
Kontrahent i Grupa towarów [Akcesoria] – jest to rabat typu pojedynczy kontrahent/ grupa towarowa [Akcesoria]
Wszyscy kontrahenci i towar – jest to rabat typu jeden towar/ wszyscy kontrahenci
Zakładka [Stała cena]
Na zakładce widoczne są wszystkie przyznane kontrahentowi rabaty typu stała cena obowiązujące w dniu określonym w polu Na dzień. W kolumnie Poziom podana jest informacja, czy jest to stała cena przyznana na towar dla pojedynczego kontrahenta, grupy kontrahentów czy też wszystkich kontrahentów. Przy czym należy pamiętać, że na zestawieniu wyświetlana jest stała cena o najwyższym priorytecie. Przykładowo, jeśli na jeden towar ustalona jest stała cena zarówno dla grupy kontrahentów jak i dla pojedynczego kontrahenta – na zestawieniu pojawi się cena przyznana dla pojedynczego kontrahenta. Zakładka [Indywidualny cennik]
Na zakładce dostępny jest cennik dla kontrahenta, uwzględniający wszystkie przyznane kontrahentowi stałe ceny, rabaty oraz sposób ich wyliczania. Na zestawieniu widoczne są ceny końcowe na wszystkie towary oraz procentowa wartość udzielonych na nie upustów (jeśli przyznane rabaty są typu procentowego).
Cennik indywidualny dla kontrahenta jest wyliczany po wciśnięciu przycisku „pioruna”. Wyliczany cennik można zawęzić do wybranej grupy towarów (uwzględniana jest grupa domyślna, przypisana na karcie towaru na zakładce [Ogólne]), po zaznaczeniu parametru Pokazuj nieaktywne uwzględniane są również towary, które na kartotece, na zakładce [Dodatkowe] mają zaznaczoną opcję Karta nieaktywna.
7. Obsługa rabatów na dokumencie
Podczas wystawiania faktury korzystając z wcześniej określonych rabatów – program sam, w zależności od zadanego sposobu upustów ustali właściwe ceny sprzedaży. Dla każdej pozycji zostanie uzupełnione pole rabat (pole jest edytowalne – rabat można zmienić).
Jeśli nie zdefiniowano rabatów dla kontrahenta/ towaru (funkcja jest dostępna również w module Faktury):
podczas wystawiania faktury dla każdej pozycji możemy oddzielnie ustalać upusty (lub wpisać bezpośrednio cenę sprzedaży).
jeśli na danym dokumencie wszystkie pozycje mają mieć taki sam rabat (bez względu na proponowane) – wtedy po wpisaniu wszystkich pozycji na dokument należy zadeklarować rabat w nagłówku. Program ponownie przeliczy ceny sprzedaży. Należy pamiętać, że punktem wyjścia będzie cena z karty towaru.
Niezależnie od sposobu ustalania rabatów wynikowyupust dla całego dokumentu jest widoczny w nagłówku dokumentu w polu RABAT. Wartość pola jest automatycznie przeliczana po dopisaniu kolejnej pozycji lub wprowadzeniu zmian na już istniejącej.
Niezależnie od sposobu udzielania rabatu – zawsze pomniejszane są ceny jednostkowe towarów. Jako cena wyjściowa proponowana jest cena z karty towaru z grupy przypisanej kontrahentowi. Przy zmianie wartości rabatu, nowa cena wyliczana jest zawsze od ceny odczytanej z karty towaru.
Rabaty terminowe
Podczas wystawiania dokumentów, przyznanie rabatu będzie uzależnione od tego, czy dla udzielonego rabatu określona jest data początkowa i/ lub końcowa oraz czy data na dokumencie zawiera się w tym przedziale czasowym.
Po ustaleniu okresu obowiązywania rabatu, jego przyznanie na dokumentach będzie uzależnione od:
Daty sprzedaży dla dokumentów:
Faktura Sprzedaży
Faktura VAT marża
Faktura proforma
Paragon
Terminu rezerwacji dla dokumentów:
Rezerwacja odbiorcy
Daty wydania dla dokumentów:
Wydanie Zewnętrzne
Wydanie Kaucji
W przypadku zmiany powyższych dat na dokumencie nieprzekształconym z innego dokumentu, zapisanym wcześniej do bufora wystąpi komunikat:
Czy wykonać aktualizację warunków handlowych dla pozycji?
Jeśli użytkownik wybierze:
Tak – program naliczy promocje zgodnie z wybraną datą sprzedaży,
Nie – program nie zmieni cen na dokumencie.
Dokumenty przekształcone będą posiadały ceny oraz wartości rabatów przeniesione z dokumentów pierwotnych.
Uwaga
Dla poszczególnych operatorów można zablokować możliwość zmiany ceny bądź udzielania dodatkowych rabatów na dokumentach. Parametry są opisane w artykule Konfiguracja uprawnień operatora.
8. Rabaty na dokumentach skojarzonych
W przypadku konwersji dokumentów mechanizm wyliczania rabatu w nagłówku działa w ten sposób, że:
jeśli dokumenty konwertowane są 1→1: na tworzony dokument przepisywany jest rabat z nagłówka z dokumentu pierwotnego
jeśli dokumenty konwertowane są w stosunku wiele →1: na tworzonym dokumencie wyliczany jest rabat wynikowy wg wzoru: (wartość przed rabatem – wartość po rabacie)/ wartość przed rabatem * 100%.
Zestawienie jest tworzone w oparciu o rabaty procentowe i typu stała cena, zdefiniowane w oknie Ogólne/ Rabaty.
W oknie Rabaty kontrahenta znajduje się przycisk , który umożliwia wyliczenie zarówno informacji o przydzielonych rabatach, jak również indywidualnego cennika „na życzenie” użytkownika. Dane nie są wyświetlane zaraz po otwarciu okna – pojawiają się dopiero po wciśnięciu przycisku. Jeśli użytkownik zmieni parametry wyświetlania przycisk zmieni się na , informując o konieczności ponownego wyliczenia.
Zakładka [Rabaty]
Zestawienie zawiera wszystkie rabaty typu procentowego, przyznane kontrahentowi. Na zakładce wyświetlane są rabaty obowiązujące dla kontrahenta – w przypadku, gdy kontrahentowi przyznane jest kilka rabatów na ten sam towar, wyświetlany jest ten o najwyższym priorytecie (na przykład przyznany jest rabat typu wszyscy kontrahenci/ jeden towar oraz jeden kontrahent/ jeden towar – w takim przypadku wyższy priorytet ma rabat jeden kontrahent/ jeden towar i on pojawi się na zestawieniu). Przy czym jeśli na dany towar przyznany jest zarówno upust typu rabat kontrahenta i rabat towaru – to na zestawieniu wyświetlone zostaną obydwa upusty.
Na zestawieniu pojawiają się wszystkie towary, na które został udzielony jakikolwiek rabat.
W lewym dolnym rogu znajduje się pole Na dzień z możliwością wskazania daty, dla której wyświetlana jest lista rabatów. Podpowiadana jest data bieżąca (ustalona w menu Narzędzia/ Data bieżąca) lub data dokumentu (data sprzedaży, termin rezerwacji lub data wydania). Istnieje możliwość ustawienia dowolnej daty w tym polu.
Uwaga
Uwaga: W przypadku wywoływania zestawienia rabatów kontrahenta z poziomu formularza dokumentu, domyślnie wyświetlana data jest uzależniona od jego statusu. W sytuacji gdy dokument jest jeszcze w edycji/buforze, lista rabatów kontrahenta jest wyświetlana domyślnie na dzień określony przez datę dokumentu (data sprzedaży, termin rezerwacji lub data wydania). Dla dokumentów zatwierdzonych podpowiadana jest data bieżąca lub ustalona w menu Narzędzia/Data bieżąca.
Typ rabatu – określa sposób przyznania rabatu dla kontrahenta:
kontrahent – rabat dla pojedynczego kontrahenta,
grupa kontrahentów – rabat dla grupy kontrahentów,
wszyscy kontrahenci – rabat dla wszystkich kontrahentów.
Na co – określa sposób przyznania rabatu na dany towar:
towar – rabat dla wskazanego pojedynczego towaru,
grupa towarów – rabat przyznany dla całej grupy towarów,
wszystkie towary – upust standardowy na wszystkie towary.
Przykład
Kombinacja tych dwóch wartości określa, jakiego typu jest dany rabat.
Kontrahent i Grupa towarów [Akcesoria] – jest to rabat typu pojedynczy kontrahent/ grupa towarowa [Akcesoria]
Wszyscy kontrahenci i towar – jest to rabat typu jeden towar/ wszyscy kontrahenci
Zakładka [Stała cena]
Na zakładce widoczne są wszystkie przyznane kontrahentowi rabaty typu stała cena obowiązujące w dniu określonym w polu Na dzień. W kolumnie Poziom podana jest informacja, czy jest to stała cena przyznana na towar dla pojedynczego kontrahenta, grupy kontrahentów czy też wszystkich kontrahentów. Przy czym należy pamiętać, że na zestawieniu wyświetlana jest stała cena o najwyższym priorytecie. Przykładowo, jeśli na jeden towar ustalona jest stała cena zarówno dla grupy kontrahentów jak i dla pojedynczego kontrahenta – na zestawieniu pojawi się cena przyznana dla pojedynczego kontrahenta. Zakładka [Indywidualny cennik]
Na zakładce dostępny jest cennik dla kontrahenta, uwzględniający wszystkie przyznane kontrahentowi stałe ceny, rabaty oraz sposób ich wyliczania. Na zestawieniu widoczne są ceny końcowe na wszystkie towary oraz procentowa wartość udzielonych na nie upustów (jeśli przyznane rabaty są typu procentowego).
Cennik indywidualny dla kontrahenta jest wyliczany po wciśnięciu przycisku „pioruna”. Wyliczany cennik można zawęzić do wybranej grupy towarów (uwzględniana jest grupa domyślna, przypisana na karcie towaru na zakładce [Ogólne]), po zaznaczeniu parametru Pokazuj nieaktywne uwzględniane są również towary, które na kartotece, na zakładce [Dodatkowe] mają zaznaczoną opcję Karta nieaktywna.
Uwagi o kontrahencie przy wystawianiu dokumentu
W programie istnieje możliwość wyświetlania dodatkowych informacji o kontrahencie podczas wystawiania i podglądu dokumentów handlowo-magazynowych za pomocą żółtej karteczki, na którą są przenoszone informacje z pola Opis na formularzu kontrahenta.
Formularze dokumentów
Na formularzach dokumentów handlowo-magazynowych, na wysokości nazwy kontrahenta, kategorii i magazynu, dostępne jest okno informacji o kontrahencie. Widoczne jest ono na wszystkich dokumentach, gdzie można wskazać jednego kontrahenta, tj.: FS, PA, RO, FPF, FZ, ZD, TaxFree, FRR, FSW, FZW, WZ, PZ, RW, PW, PKA, WKA. Jeżeli na dokumencie zostanie wybrany inny typ podmiotu (bank, urząd, pracownik, wspólnik) niż kontrahent, okno nie jest wyświetlane, nie jest też otwierane dla wewnętrznych dokumentów magazynowych, na których informacja ta jest zbędna.
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Informacje o kontrahencie na FS, PA, RO, FPF, WZ
Najbardziej rozbudowana wersja okna dostępna jest na dokumentach: FS, PA, RO, FPF, WZ oraz ich korektach. Okno wyświetlane jest tylko na zakładce [Ogólne]. Przy pracy w trybie wielu okien żółta karteczka wyświetlana jest dla aktywnego okna/formularza dokumentu, nie jest dostępna na innych otwartych oknach/ formularzach dokumentów, na których standardowo jest widoczna.
Wyświetlane są tam trzy rodzaje informacji:
Sprzedaż z ostatnich trzech miesięcy (w przeliczeniu na walutę systemową), tj. ostatnich 90 dni, licząc od daty wystawienia dokumentu. Wartość ta uwzględnia także korekty (również korekty do dokumentów pierwotnych). Dodatkowo nagłówek zawiera opcje:
Informacja o oknie. Po najechaniu na nią pojawi się krótka informacja o funkcjonalności okna, z możliwością jego powiększenia oraz informacja o możliwości jego wyłączenia.
Minimalizuj, pozwalająca na zminimalizowanie okna, skrót klawiaturowy: <CTRL> + <->
Maksymalizuj, pozwalająca na zmaksymalizowanie okna, skrót klawiaturowy: <CTRL> + <+>
Przywróć, pozwalająca na przywrócenie rozmiaru okna do domyślnych rozmiarów.
Jeżeli kontrahenci zostali scaleni, to wartość sprzedaży na panelu pokazuje:
Dla kontrahenta nadrzędnego – sumę z dokumentów wystawionych dla niego i dla kontrahentów podrzędnych.
Dla podrzędnego – 0,00 PLN.
Uwaga
Faktury zapisane do bufora są uwzględniane w wartości sprzedaży z ostnich trzech miesięcy. Na wartość sprzedaży wpływają także dokumenty z przekształcenia, które przy generowaniu od razu zapisywane są do bufora, np. FS z WZ. Przy włączonym parametrze w Konfiguracji/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne: Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych przy akceptacji pozycji (przez bufor) wartość sprzedaży aktualizowana jest na bieżąco przy dodawaniu pozycji.
Treść opisu kontrahenta wprowadzona na jego karcie. Jeżeli treść opisu jest zbyt długa, na końcu tekstu wyświetlany jest trzykropek. Aby wyświetlić pełny opis należy zmaksymalizować okno. Po zmaksymalizowaniu żółtej karteczki ej wysokość dopasowywana jest do zawartości. Jeżeli opis kontrahenta nie mieści się na zmaksymalizowanym oknie, w części opisowej widoczny jest suwak do przewijania treści opisu. Również w rozmiarze domyślnym wysokość okna dopasowywana jest do zawartości.
Po kliknięciu w treść opisu na żółtej karteczce, użytkownik zostaje przekierowany do karty kontrahenta na zakładkę [Handlowe]. Kursor ustawiony jest w polu Opis. Po zmodyfikowaniu opisu i zapisaniu karty kontrahenta, zawartość pola jest aktualizowana na oknie.
Po zmaksymalizowaniu okna pojawia się trzecia informacja – pięć najstarszych nierozliczonych dokumentówdla tego kontrahenta (pięć najstarszych zdarzeń z preliminarza). Informacja o nierozliczonych fakturach wczytywana jest dopiero w momencie maksymalizacji okna. W dolnej części okna wyświetlane są numery najstarszych, nierozliczonych dokumentów wraz z kwotami do rozliczenia. W przypadku ich braku, wyświetlana jest informacja: „Wszystkie dokumenty zostały rozliczone”. W przypadku, gdy scalano kartoteki kontrahentów i jedną kartotekę oznaczono jako duplikat, przy otwieraniu dokumentu wystawionego na kontrahenta głównego, w najstarszych, nierozliczonych dokumentach wyświetlane są dokumenty wystawione zarówno na kontrahenta głównego jak i na kontrahenta będącego duplikatem.
Żółta karteczka widoczna w oknie dokumentu jest rozwinięta, tylko jeśli na karcie kontrahenta wprowadzono opis (w przeciwnym wypadku karteczka jest widoczna w formie zminimalizowanej).
Karteczkę można „złapać” za nagłówek i przesunąć w dowolne miejsce na oknie programu (bez możliwości nachodzenia na wstążkę). Dla danego typu dokumentu zapamiętywane jest umiejscowienie i rozmiar okna (zminimalizowane, domyślne), jakie ustawił operator w momencie zamykania formularza dokumentu. Jeżeli w chwili zamykania formularza dokumentu okno z opisem było zmaksymalizowane lub wysunięte poza obszar formularza dokumentu, po otwarciu dokumentu przywracane jest do rozmiarów domyślnych.
Po zmianie kontrahenta na dokumencie, na żółtą karteczkę automatycznie pobierane są informacje z karty nowo wybranego kontrahenta. Jeżeli pole Opis na karcie wybranego kontrahenta jest puste, wyświetlana jest stosowna informacja:
Okno informacji o kontrahencie w przypadku nieuzupełnionego opisu na karcie kontrahenta
Uwaga
Dla kontrahenta !Nieokreślony! wyświetlane jest okno z samym opisem.
Informacje o kontrahencie na pozostałych dokumentach
Na formularzach dokumentów: FZ, ZD, TaxFree, FRR, FSW, FZW, PZ, RW, PW, PKA, WKA oraz ich korektach, okno informacji o kontrahencie zawiera tylko sam opis z karty kontrahenta, a w nagłówku okna wyświetlany jest tekst: „Informacje o kontrahencie”.
Sprzedaż dedykowana
Ponieważ wszystkie dane dotyczące zadłużenia i wartości sprzedaży znajdują się już na oknie Sprzedaży Dedykowanej, żółta karteczka wyświetlana w tym miejscu zawiera tylko informacje wprowadzone w polu Opis na karcie kontrahenta.
Okno sprzedaży dedykowanej – domyhślna lokalizacja informacji o kontrahencie
Domyślna szerokość wykresu dostosowana jest do rozmiaru okna informacji o kontrahencie.
Jeżeli przed aktualizacją programu okno z wykresem miało inne ustawienia niż domyślne np. schowany wykres lub ustawiony w innym rozmiarze, panel może przysłaniać dane dostępne na oknie. W takiej sytuacji można go przesunąć w inne, dogodne dla użytkownika miejsce lub zminimalizować.
Informacje o kontrahencie są aktualizowane przy każdej zmianie kontrahenta.
Konfiguracja
Wyświetlanie okna informacji o kontrahencie można wyłączyć na karcie operatora w Start/Konfiguracja/ Program Użytkowe/ Operatorzy na zakładce [Parametry]. W parametrach modułu handlowego dostępny jest parametr: Okno informacji o kontrahencie na dokumentach. Parametr jest domyślnie zaznaczony.
Formularz operatora – zakładka Parametry
Modyfikowanie pokazywanych informacji
Możliwe jest spersonalizowanie wyświetlanych informacji zgodnie z potrzebami użytkownika. Dokonanie takiej personalizacji możliwe jest wyłącznie poprzez zmodyfikowanie funkcji wyświetlających dane przez Autoryzowanych Partnerów Comarch.
Każda informacja na oknie generowana jest za pomocą oddzielnej procedury SQL (z parametrami: ID kontrahenta, rodzaj dokumentu, ID operatora).
Na dokumentach rozchodowych dostępne są procedury:
wartość sprzedaży z ostatnich trzech miesięcy (funkcja GetKntSumaOstatniejSprzedazy),
opis kontrahenta (funkcja GetKntOpis),
pięć najstarszych nierozliczonych faktur – procedura wywoływana dopiero w momencie maksymalizacji okna (funkcja GetKntNajstarszeNierozliczone).
Na oknie sprzedaży dedykowanej oraz na dokumentach przychodowych dostępne są procedury:
stały tekst „Informacje o kontrahencie” (funkcja GetKntSumaOstatniejSprzedazy),
opis kontrahenta (funkcja GetKntOpis).
Zastosowanie parametrów ID kontrahenta, ID operatora oraz rodzaj dokumentu pozwala na dostosowanie informacji do danego operatora biorąc pod uwagę kontrahenta wybranego na dokumencie oraz rodzaj dokumentu. W zależności od potrzeb, na różnych dokumentach będzie można wczytywać zupełnie różne dane.
Widok okna informacji o kontrahencie w połączeniu terminalowym
Na panelu użyta jest czcionka Segoe Print.
Jeżeli:
w połączeniu terminalowym jest wyłączona opcja wygładzania czcionek,
w panelu sterowania wyłączona jest opcja Dopasuj tekst ClearType,
zaznaczono opcję Dopasuj dla uzyskania najlepszej wydajności/ Wygładź krawędzie czcionek ekranowych.
wówczas czcionka zmieniana jest na standardową.
Kontrola limitu płatności kontrahenta
Na karcie kontrahenta znajdują się parametry dotyczące limitu kredytu oraz limitu przeterminowanych płatności dla określonego kontrahenta. W programie istnieje mechanizm, który pozwala kontrolować przy zatwierdzaniu Faktur Sprzedaży oraz Paragonów, czy któryś z limitów nie został przekroczony.
Funkcja działa jeśli na karcie ewidencyjnej kontrahenta został określony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności dla kontrahenta.
Uprawnienia operatorów
Sposób kontroli przeterminowanych płatności ustawiany jest dla każdego operatora indywidualnie (na jego karcie w Konfiguracji). Dostępne opcje to:
brak – program nie kontroluje płatności podczas zapisu dokumentów, niezależnie od tego, czy kontrahent ma ustawione limity, czy nie. opcja jest dostępna tylko podczas zapisu dokumentów do bufora.
ostrzeżenie – podczas zapisu dokumentu program informuje o ewentualnym przekroczeniu limitu kredytu lub limitu przeterminowanych płatności (w zależności od ustawienia parametrów na karcie kontrahenta), ale pozwala na jego zatwierdzenie
blokada – program blokuje możliwość zapisu dokumentu w przypadku, gdy kontrahent przekroczy przyznany limit kredytu lub przeterminowanych płatności. Operator może jedynie powrócić na formularz dokumentu, by dokonać na nim zmian.
Istnieje możliwość kontroli płatności (zarówno limitu kredytowego, jak i limitu płatności przeterminowanych) podczas zapisu dokumentu do bufora. Jeśli użytkownik chce kontrolować płatności podczas zapisu dokumentu do bufora powinien dla operatora zaznaczyć odpowiednią opcję dla parametru Kontrola płatności przy sprzedaży – zapis do bufora. Jeśli użytkownik wybierze opcję brak, wtedy podczas zapisu dokumentów do bufora limity płatności nie będą kontrolowane. Natomiast w przypadku zapisu na stałe – kontrola jest prowadzona zawsze, jeśli kontrahent na swojej karcie ma określony limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności.
Warto przy tym pamiętać, że odrębnie ustalane są uprawnienia dotyczące zapisu do bufora, a odrębnie zapisu na stałe.
Z obsługą funkcji związany jest dodatkowo parametr na karcie operatora Zmiana limitu na karcie kontrahenta:
jeśli parametr jest aktywny – operator może ustalać limit kredytu na karcie kontrahenta
jeśli parametr nie jest aktywny – pole dotyczące limitu kredytu na karcie kontrahenta nie jest dostępne dla operatora
Kontrola limitu kredytu dotyczy transakcji: Faktur Sprzedaży oraz Paragonów i dokumentów WKA (które można wystawiać w module Handel, Handel Plus).
W trakcie zatwierdzania dokumentu, jeśli stan zadłużenia przekracza przyznany limit, a operator blokadę sprzedaży po przekroczeniu limitu, wyświetlany jest komunikat z informacją o kwocie przekraczającej dopuszczalne zadłużenie. Operator ma do wyboru dwie opcje:
Anuluj – powoduje powrót na formularz dokumentu (operator może wtedy zmienić formę płatności)
Pokaż zaległości– otwierany jest Preliminarz płatności kontrahenta, gdzie widać wszystkie dokumenty nierozliczone.
Jeśli stan zadłużenia/ przeterminowanych płatności przekracza przyznany limit, a operator ma ustawione jedynie ostrzeżenie o przekroczeniu limitu, podczas zatwierdzenia faktury/ paragonu pojawia się dodatkowo możliwość zatwierdzenia dokumentu (OK).
Uwaga
Podczas seryjnego zatwierdzania faktur kontrolowane są zarówno limit kredytu jak i limit przeterminowanych płatności. W przypadku, gdy kontrahent przekroczy któryś z tych limitów – dokument nie zostanie zatwierdzony, niezależnie od uprawnień operatora (ostrzeżenie/ blokada).
Limit kredytu kontrahenta
Informacja dotycząca aktualnego zadłużenia kontrahenta jest widoczna na jego karcie ewidencyjnej (zakładka [Handlowe]) w polu Limit wykorzystany. Wartość w polu jest wyliczana na bieżąco podczas wystawiania dokumentów dla kontrahenta, wprowadzania zapisów kasowo/bankowych oraz dokonywania rozliczeń.
Zasady obliczania limitu wykorzystanego:
Podczas obliczania zadłużenia uwzględniane są kwoty jeszcze pozostającedo rozliczenia.
Podczas obliczania zadłużenia kontrahenta uwzględniane są zdarzenia w buforze.
Podczas obliczania zadłużenia nie są uwzględniane zdarzenia o statusie nie podlega.
Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o wpłacone przez kontrahenta zaliczki.
Podczas obliczania zadłużenia kwota zadłużenia jest pomniejszana o zobowiązania wobec kontrahenta (np. nierozliczone faktury korygujące sprzedaż, Faktury Zakupu od kontrahenta itp.)
W przypadku dokumentów w walucie obcej – wartość transakcji w PLN jest wyliczana na podstawie kursu podanego na dokumencie.
W przypadku dokumentów płatnych częściowo gotówką, a częściowo np. przelewem – podczas obliczania zadłużenia kontrahenta program uwzględnia tylko część z odroczonym terminem płatności.
Limit jest kontrolowany również podczas zatwierdzania faktury płatnej gotówką. Program sprawdza, czy kwota wpłacana nie jest mniejsza niż do zapłaty. Jeśli tak – program sprawdza limit kredytu kontrahenta, uwzględniając kwotę pozostającą do zapłaty.
Kontrola limitu kredytu nie jest aktywna w trakcie wystawiania dokumentów pierwotnych (wykorzystywanych podczas wystawiania korekt do dokumentów nie zarejestrowanych w systemie).
Limit przeterminowanych płatności
Wartość przeterminowanych płatności nie jest zapisywana w bazie, tylko wyliczana jest na bieżąco w momencie zatwierdzania dokumentów.
Uwaga
Wartość przeterminowanych płatności dla kontrahenta jest wyliczana w momencie zatwierdzania dokumentu na podstawie dokumentów przeterminowanych w Preliminarzu płatności. Jako datę graniczną, wg której określany jest termin do blokady przyjmowany jest terminrealizacji płatności.
Należy pamiętać, że termin realizacji płatności uwzględnia automatycznie dwa parametry: dopuszczalną zwłokę kontrahenta (określaną na jego karcie ewidencyjnej) oraz czas realizacji przelewu przez bank. Jeśli więc użytkownik chce, by blokada nie następowała zaraz po przekroczeniu terminu płatności, tylko dopuszcza jeszcze jakiś okres „przejściowy” od terminu płatności, zanim sprzedaż zostanie zablokowana – może wypełnić na karcie kontrahenta pole Dopuszczalna zwłoka. Na jej podstawie zostanie wyliczony termin realizacji płatności. W efekcie, podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności, program uwzględni przyznany kontrahentowi „okres przejściowy”.
Podczas wyliczania wartości przeterminowanych płatności uwzględniane są dokumenty z Preliminarza: typu przychodowego, zarówno płatności w buforze, jak i „do realizacji”.
Obsługa limitu kredytu kontrahenta na dokumentach WZ, RO, FPF
Limit kredytu oraz limit przeterminowanych płatności kontrahenta mogą być kontrolowane również podczas wystawiania Wydań Zewnętrznych, Rezerwacji Odbiorcy oraz Faktur proforma. Funkcjonalność jest dostępna po zaznaczeniu parametru Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO, FPF w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora, na zakładce [Parametry].
Ponieważ dokumenty WZ, RO oraz FPF nie tworzą zdarzeń w Preliminarzu Płatności, nie będą wpływać na wysokość zadłużenia kontrahenta oraz przeterminowane płatności. Oznacza to, że kwota z zapisywanego dokumentu nie zwiększy wykorzystanej już kwoty limitu.
W przypadku, gdy któryś z limitów zostanie przekroczony, program zadziała zgodnie z ustawieniami wprowadzonymi na karcie operatora (ostrzeżenie, blokada, brak reakcji).
Podczas wystawiania dokumentu WZ, w przypadku, gdy Klient ma przekroczony limit, wydanie towaru będzie możliwe jeżeli od razu zostanie uregulowana za niego należność (po zaznaczeniu parametru Płatność na dokumencie WZ).
Uwaga
Aby wystawiać dokumenty magazynowe (w tym WZ, RO) wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Zestawienie wg atrybutów towarów
Zestawienie dostępne jest w menu Handel/ Inne(Handel)/ Zestawienie wg atrybutów. Zbudowane jest z dwóch zakładek:
Atrybuty pozycji– dokumenty filtrowane są wg atrybutów towarów, przypisanych do pozycji dokumentów
Atrybuty transakcji– dokumenty filtrowane są wg atrybutów przypisanych na zakładce [Atrybuty/ JPK] na dokumencie.
Uwaga
Zestawienie filtruje dokumenty wg atrybutów wpisanych na zakładkę Atrybuty (odpowiednio na formularzu pozycji lub na formularzu dokumentu). Zestawienie nie uwzględnia atrybutów wpisanych jako opis (towaru/ dokumentu).
Zestawienie wg atrybutów pozycji
Na zestawieniu dostępne są przyciski:
Przelicz – powoduje przeliczenie zestawienia. Jeśli użytkownik zmienił parametry wyliczania zestawienia przycisk zmienia wygląd na , informując w ten sposób o konieczności ponownego wyliczenia.
Podgląd pozycji dokumentu/ Podgląd dokumentu – ikona lupy umożliwia podgląd wybranej pozycji dokumentu <ENTER>, pod strzałką mamy do wyboru podgląd pozycji lub dokumentu <CTRL>+<ENTER>. Formularze są podnoszone tylko do odczytu (nie ma możliwości wprowadzania zmian na dokumentach z tego poziomu).
Zamknij – zamknięcie okna.
Na zestawieniu istnieje możliwość ustalenia parametrów filtrowania:
Atrybut – w polu można podać atrybut, dla którego mają być filtrowane dokumenty.
Wartość atrybutu – wartość wskazanego atrybutu, która ma być wyszukiwana na dokumentach. Pole to przyjmuje format zgodny z definicją atrybutu (tekst/ lista/ liczba/ data).
Zarówno pole Atrybut, jak i wartość mogą pozostać puste:
jeśli użytkownik nie wypełni ani jednego pola – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wprowadzono jakikolwiek atrybut.
jeśli użytkownik wypełni tylko pole Atrybut – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje na dokumentach, gdzie wykorzystano dany atrybut, niezależnie od wartości.
jeśli użytkownik wypełni tylko wartość atrybutu – wyfiltrowane zostaną wszystkie pozycje, gdzie w wartości atrybutu będzie istniała podana wartość (ciąg znaków), niezależnie od tego, jaki atrybut był wpisany na dokument. W takim przypadku program wyszukuje wszystkie wartości atrybutu, niezależnie od ich formatu.
Ponadto podczas wyliczania zestawienia można założyć dodatkowe filtry na:
typ dokumentu (FS/ PA/ WZ….)
data dokumentu – możliwe jest filtrowanie dokumentów za podany okres czasu. Zestawienie jest wyliczane wg daty operacji(data zakupu/ data wydania) nie zaś na podstawie daty wystawienia dokumentu.
dokumenty: bufor/ zatwierdzone/ wszystkie
Kontrahent
Magazyn
Towar – dostępny tylko dla zestawienia wg atrybutów pozycji
Operator – operator wprowadzający dokument
Jeśli dany atrybut został oznaczony jako Nieaktywny, to nie będzie wyświetlany na Zestawieniu wg atrybutów.
Uwaga
Aby w zestawieniu były uwzględniane dokumenty magazynowe wymagana jest licencja na moduł Handel lub Handel Plus.
Atrybuty w modułach Faktury i Handel
W programie istnieje możliwość zdefiniowania odrębnych list dla atrybutów, które będą opisywać pozycje na dokumencie (atrybuty towaru) i odrębnie atrybuty, które będą opisywać cały dokument (atrybuty kontrahenta i dokumentu).
Przed przystąpieniem do uzupełniania atrybutów należy je zdefiniować w systemie. Lista atrybutów jest dostępna w menu Ogólne/ Atrybuty. Składa się ona z odrębnych zakładek, na których wprowadzane są atrybuty określonego typu:
atrybuty towaru – wykorzystywane podczas opisywania pozycji wprowadzanych na dokumenty
atrybuty kontrahenta – wykorzystywane podczas opisywania całych dokumentów. Są to atrybuty, które można skojarzyć z konkretnym kontrahentem (opisujące kontrahenta, dla którego wystawiany jest dokument).
atrybuty dokumentu – wykorzystywane podczas opisywania całych dokumentów, jednak nie są one związane z konkretnym kontrahentem.
Edycja atrybutów na zatwierdzonych dokumentach
W Konfiguracji programu/ Użytkowe/ Operatorzy – na karcie operatora, na zakładce [Ogólne] (parametry wspólne) znajduje się parametr Zmiana atrybutów/ kodów JPK na zatw. dok. Funkcja ta umożliwia edycję atrybutów zmianę kodów JPK_V7 na dokumentach zatwierdzonych na stałe oraz edycję atrybutów pozycji tych dokumentów.
Modyfikacja atrybutu, kodu JPK_V7 dokumentu/ pozycji dokumentu jest możliwa również podczas wykonywania podglądu dokumentu z poziomu innego dokumentu.
Modyfikacja atrybutu dokumentu/ pozycji dokumentu nie powoduje zmiany w tym zakresie na dokumentach powiązanych.