W jaki sposób odnotować pracę zdalną/ pracę zdalną okazjonalną pracownikowi rozliczanemu według zestawienia?

Pracownikowi, który w danych kadrowych, na zakładce [3 Etat] ma wybrany sposób rozliczania czasu pracy ‘według zestawienia’, należy odnotować pracę zdalną na kalendarzu ‘Plan pracy’, analogicznie jak zostało opisane w artykule Jak ewidencjonować pracę zdalną?

Następnie pracownikowi należy na kalendarzu ‘(Nie)obecności’, na zakładce [3 Zestawienia], dodać zestawienie czasu pracy za dany miesiąc. W zestawieniu, na zakładce [1 Ogólne] wpisujemy ile pracownik przepracował godzin oraz dni w miesiącu. Na zakładce [2 Pozycje] należy szczegółowo określić, w jakich strefach pracownik pracował.

Przykład
Pracownik w miesiącu przepracował 168 godzin (21 dni), w tym 21 godzin (3 dni) na pracy zdalnej.

W zestawieniu czasu pracy, w polu ‘Czas (w tym nadgodziny)’ wpisujemy 168h oraz w polu ‘Dni’ – 21 dni. Na zakładce [2 Pozycje] dodajemy element zielonym plusem, gdzie wybieramy strefę ‘Czas pracy podstawowy’ i wpisujemy 147h, 19 dni. Dodajemy kolejną pozycję, gdzie wybieramy strefę ‘Czas pracy wykonywanej zdalnie’, odnotowujemy 21h, 3 dni.

W wypłacie za ten miesiąc zostanie wykazane wynagrodzenie w obu strefach, odpowiednio do ilości godzin wprowadzonych w zestawieniu.

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do Handlu

Po otwarciu listy faktur KSeF dokumenty są automatycznie pobierane z systemu KSeF.

Dla każdego pobranego dokumentu można otworzyć formularz wraz z podglądem dokumentu, klikając dwukrotnie prawym przyciskiem myszy lub używając przycisku Zobacz dokument .

Na podstawie podglądu można wstępnie zweryfikować dokument, sprawdzić kontrahenta, wartości dokumentu, formę płatności, datę przyjęcia w KSeF. Więcej informacji można znaleźć w artykule Podgląd dokumentu pobranego z KSeF.

Z poziomu edytowanego formularza dokumentu można wybrać kwalifikację: Do handlu, co po zatwierdzeniu zmian ikoną Przenieś spowoduje utworzenie Faktury Zakupu.

Fakturę Zakupu można również utworzyć z listy dokumentów z KSeF poprzez zaznaczenie jednego lub kilku dokumentów z KSeF, a następnie kliknięciu przycisku Przenieś do handlu.

Po wygenerowaniu Faktury Zakupu taki dokument otrzyma status FZ.

Import na liście Faktur Zakupu

Na liście Faktur Zakupu dostępny jest przycisk KSeF pozwalający na pobranie Faktur z KSeF. Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:

Dodaj faktury – pobierane są wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno Faktury z KSeF, z dostępną zakładką [Zakup]. Na liście znajdują się dokumenty pobrane z KSeF. Przy pomocy przycisku Przenieś do handlu zaznaczone dokumenty są przenoszone na listę Faktur Zakupu.
Dodaj fakturę – pobierany jest pojedynczy dokument. Pojedynczą Fakturę z KSeF można pobrać na podstawie numeru KSeF identyfikującego dokument na platformie KSeF lub podając numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP Kontrahenta, gdzie również należy wskazać przedział czasowy w jakim został wystawiony ten konkretny dokument.

Nie ma możliwości ponownego pobrania Faktury Zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do handlu. Ponadto system blokuje również próby przeniesienia faktury, na której NIP z konfiguracji znajduje się po stronie Sprzedającego. W ten sposób wyeliminowana jest sytuacja, w której Użytkownik może dodać dokument sprzedażowy jako zakupowy.

Pozycje na fakturze

Podczas importowania Faktur Zakupu, przy wyszukiwaniu pozycji w pierwszej kolejności weryfikowane jest, czy w bazie istnieje produkt o kodzie EAN odczytanym z dokumentu pobranego z KSeF. Jeżeli nie ma takiego kodu EAN w bazie, wówczas weryfikowana jest nazwa. Jeżeli w cenniku znajduje się pozycja o wskazanym kodzie EAN lub nazwie, wówczas dodawana jest na dokument. Więcej informacji na temat weryfikacji pozycji i dodawania ich na dokument znajduje się w artykule Usługa OCR w Comarch ERP Optima.

Jeżeli w bazie nie ma pasującej pozycji, podczas importowania Faktur Zakupu proponowane jest założenie kart towarów/usług. Pojawia się wówczas okno Wybierz parametry dodawanych towarów, na którym widoczne są wszystkie pozycje dokumentu, które nie zostały odnalezione w bazie:

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT

Możliwość przeniesienia faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT jest dostępna w menu KSeF/ Faktury oraz w menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT.

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT z menu KSeF/ Faktury

Faktury pobrane z KSeF można przenieść do rejestru VAT z menu KSeF/ Faktury na dwa sposoby:

1. Z poziomu formularza dokumentu z KSeF. W pierwszej kolejności na dokumencie z KSeF w polu Kwalifikacja należy wybrać opcję Do rejestru VAT oraz wskazać rejestr, do którego ma trafić dokument. Domyślnie ustawiany jest pierwszy rejestr z listy. Po zaznaczeniu opcji Do rejestru VAT aktywny staje się przycisk Przenieś, po naciśnięciu którego faktura jest przenoszona do rejestru VAT.
  Dokument z KSeF
2. Z listy Faktury z KSeF – po zaznaczeniu faktur i naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru VAT.
  Lista Faktury z KSeF
  
  W celu uzupełnienia docelowego rejestru VAT można skorzystać z operacji seryjnej Zmień rejestr. Jeżeli użytkownik nie skorzysta z tej opcji to podczas przenoszenia do rejestru VAT pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury. Domyślnie podpowiadany jest pierwszy rejestr z listy.
  
  Dodawanie faktur do rejestru VAT z poziomu listy Faktury z KSeF
  
  Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.
  
  Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT, ewid. dodatkowej i na fakturach zakupu to podczas przenoszenia dokumentów do rejestru VAT następuje kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT zgodnie kryteriami wskazanymi w Konfiguracji. W przypadku wystąpienia duplikatów, dokumenty nie są przenoszone do rejestru VAT.
  
  Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT oraz na fakturze wskazano formę płatności o typie gotówka to w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający fakturę. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas przenoszenia dokumentów pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas przenoszenia kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie.

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF bezpośrednio z listy dokumentów w rejestrze VAT

Na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu oraz sprzedaży dostępny jest przycisk KSeF, który umożliwia pobranie faktur oraz pobranie pojedynczej faktury z KSeF. Przycisk jest aktywny jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Prawo do odbierania e-Faktur oraz odpowiednio Zakup i/lub Sprzedaż.

Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:

Dodaj faktury – wybór opcji otwiera listę Faktury z KSeF, na którą pobierane są wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. Po wybraniu opcji z poziomu rejestru VAT zakupu wyświetlana jest lista Faktury z KSeF z widoczną tylko zakładką [Zakup]. Po wybraniu opcji z poziomu rejestru VAT sprzedaży wyświetlana jest lista Faktury z KSeF z widoczną tylko zakładką [Sprzedaż]. W filtrze pod listą Faktury z KSeF w polu Dokumenty domyślnie wskazana jest opcja Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT.
Lista Faktury z KSeF – dokumenty niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT

Po naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru VAT, jeżeli na którymś z zaznaczonych dokumentów nie określono rejestru, pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury. Domyślnie podpowiadany jest pierwszy rejestr z listy.

Dodawanie faktur do rejestru VAT z poziomu rejestru VAT

Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.
Dodaj fakturę – wybór opcji umożliwia import pojedynczej faktury z KSeF do rejestru VAT. Z poziomu rejestru VAT sprzedaży istnieje możliwość dodania faktury do rejestru VAT zakupu jeżeli podczas importu okaże się, że to faktura zakupu, a nie sprzedaży. Analogicznie z poziomu rejestru VAT zakupu istnieje możliwość dodania faktury do rejestru VAT sprzedaży.Po wyborze opcji Dodaj fakturę pojawia się okno wraz z domyślnie zaznaczoną opcją numer KSeF.

Dodawanie faktury z KSeF na podstawie numeru KSeF

Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer KSeF.

Użytkownik ma możliwość wyboru opcji numer faktury i NIP kontrahenta. Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP. Istnieje również możliwość wskazania kontrahenta z listy kontrahentów oraz zakresu dat.

Dodawanie faktury z KSeF na podstawie numeru faktury i NIP kontrahenta

Faktura dodawana jest do rejestru wskazanego w filtrze pod listą dokumentów w rejestrze VAT.

Wybór rejestru na liście dokumentów w rejestrze VAT

Jeżeli w polu Rejestr wybrana jest opcja -wszystkie- to pojawia się dodatkowe okno, na którym istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego faktura zostanie dodana.

Dodawanie pojedynczej faktury z poziomu rejestru VAT

Po naciśnięciu przycisku Dodaj dokument na oknie Dodawanie faktury z KSeF wyświetlany jest formularz dokumentu w rejestrze VAT, który podlega edycji przez użytkownika. Jeżeli faktura została już wcześniej przeniesiona do rejestru VAT to dokument podlega edycji pod warunkiem że nie jest zaksięgowany, nie uzupełniono na nim predekretacji a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Nie ma możliwości pobrania do rejestru VAT zakupu faktury zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel oraz faktury, która została zakwalifikowana do modułu Handel. Nie jest również możliwe pobranie dokumentu, który nie został wystawiony przez / dla podatnika.

Dane na dokumencie zaimportowanym z KSeF do rejestru VAT

Na dokumencie dodanym w rejestrze VAT a pobranym z KSeF:

Po lewej stronie wyświetlany jest podgląd dokumentu.
Dokument pobrany z KSeF do Rejestru VAT, zakładka [Ogólne]
Akronim kontrahenta pobierany jest z bazy, a nazwa i adres kontrahenta pobierane są na podstawie informacji otrzymanych z KSeF.
Numer rachunku bankowego, forma płatności oraz termin płatności pobierane są z KSeF.
Na dokumencie w rejestrze VAT zakupu data wpływu, data wystawienia, data obowiązku podatkowego oraz miesiąc rozliczenia w VAT ustawiane są zgodnie z datą przyjęcia w KSeF.
Na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży data wystawienia ustawiana jest zgodnie z datą przyjęcia w KSeF.
Na dokumencie walutowym kwoty są przeliczanie po kursie pobranym z KSeF, a w przypadku jego braku, na dokumencie w rejestrze VAT ustawiany jest Kurs ręczny i wyliczany jest na podstawie odczytanych wartości z dokumentu.
Na dokument w rejestrze VAT zakupu przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii lub karcie kontrahenta (dotyczące zakupu).
Na dokument w rejestrze VAT sprzedaży przenoszone są kody towarowe GTU, procedury: TP, MR_UZ lub MR_T oraz typy dokumentów pobrane z KSeF.
Na zakładce [KSeF/JPK] widoczny jest Numer KSeF oraz Data przyjęcia.
Dokument pobrany z KSeF do Rejestru VAT, zakładka [KSeF/JPK]
Na zakładkę [Notatka/Atrybuty] przenoszona jest notatka uzupełniona na dokumencie KSeF.
Dokument pobrany z KSeF do Rejestru VAT, zakładka [Notatka/Atrybuty]

Podgląd dokumentu pobranego z KSeF

Pobranie faktur z KSeF jest możliwe:

z menu KSeF/ Faktury z KSeF
z menu Rejestry VAT/Rejestry VAT
z menu Handel/ Faktury zakupu

Wybierając spośród listy faktur, po podświetleniu dokumentu i wybraniu opcji Zobacz dokument wyświetlany jest formularz dokumentu pobranego z KSeF. W przypadku pracy w środowisku demo na formularzu podglądu graficznego widoczna jest informacja o serwerze DEMO.

Na zakładce [Ogólne] wyświetlane są następujące sekcje:

Kwalifikacja – W programie zdefiniowano 4 kwalifikacje jakimi możemy opisać dokumenty z KSeF.

Niezakwalifikowany – kwalifikacja ustawiona na dokumencie domyślnie po pobraniu dokumentu z KSeF.
Do rejestru VAT – kwalifikacja przeznaczona dla dokumentów, które moją zostać przeniesione do rejestru VAT.
Do handlu – kwalifikacja dla dokumentów, które będą przenoszone do handlu na listę faktur zakupu.
Do archiwum – kwalifikacja przeznaczona dla pozostałych dokumentów, które nie zostały sklasyfikowane do rejestru VAT lub handlu.

KSeF – znajdują się tutaj dane przeniesione z dokumentu pobranego z KSeF. Dane te nie są możliwe do edycji.

Sprzedawca/Nabywca – jeśli w programie istnieje kontrahent o numerze NIP podanym na fakturze z KSeF, to zostanie zaznaczona opcja Istniejący kontrahent oraz wyświetli się akronim tego kontrahenta. Kontrahenta można zmienić poprzez wskazanie innego z dostępnej listy kontrahentów. Jeśli nie uda się zidentyfikować kontrahenta zostanie zaznaczona opcja Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu. W takim przypadku po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT lub handlu zostanie założona nowa karta kontrahenta.

Pozostałe – można wskazać kategorię, formę płatności i termin płatności, które zostaną przeniesione na Fakturę Zakupu oraz na dokument w rejestrze VAT. Kategoria, forma i termin płatności pobierane są w oparciu o wybór w sekcji Sprzedawca/Nabywca. Jeżeli zostanie zaznaczona opcja Istniejący kontrahent to kategoria, forma płatności oraz termin płatności zostaną przeniesione z karty kontrahenta, dane można edytować. Istnieje również możliwość uzupełnienia notatki, która przenoszona jest na dokument w rejestrze VAT.

W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe nie zostaną uzupełnione. Użytkownik może ręcznie uzupełnić te dane, zostaną one przeniesione na nowo założoną kartę kontrahenta, oraz na dokument przenoszony do handlu lub dokumentu w rejestrze VAT. Jeżeli forma płatności oraz termin płatności nie zostaną uzupełnione przed przeniesieniem dokumentu do handlu lub rejestru VAT, to na karcie kontrahenta zostanie ustawiona domyślna forma płatności z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności wraz ze wskazanym na niej terminem płatności. W przypadku braku domyślnej formy płatności w Konfiguracji, na karcie kontrahenta ustawiana jest gotówka. Ustawienia te przenoszone są na dokument, do handlu i rejestru VAT.

Na zakładce [Atrybuty] istnieje możliwość dodania atrybutu dokumentu lub kontrahenta. Dodanie/ usunięcie dodanego wcześniej atrybutu nie jest możliwe na dokumentach przeniesionych do rejestru VAT lub handlu.

Lista faktur z KSeF

Lista Faktury z KSeF

Po przejściu na listę KSeF/ Faktury z KSeF automatycznie pobierane są faktury za okres dwóch miesięcy wstecz (przykładowo, po przejściu na listę w dniu 15.12.2023, pobierane są faktury za okres 15.10.2023 – 15.12.2023). Przy kolejnym wejściu na listę faktury pobierane są za okres od ostatniego pobrania. W momencie gdy pobierane są faktury z KSeF, pojawia się komunikat informujący o przebiegu procesu. Lista Faktury z KSeF składa się z jednej lub dwóch zakładek (w zależności od ustawienia parametru Prawo do odbierania e-Faktur na formularzu operatora).

W przypadku pracy w środowisku demo na liście widoczna jest informacja: Faktury z KSeF – serwer DEMO. W przypadku pracy w środowisku produkcyjnym na liście widoczna jest informacja: Faktury z KSeF.

Domyślnie faktury są pobierane za okres dwóch miesięcy wstecz. Jeżeli użytkownik chce pobrać faktury z innego zakresu dat, to może tego dokonać za pomocą:

przycisku Pobierz faktury, który jest dostępny na wstążce w pasku głównym programu,
opcji Pobierz faktury, która jest dostępna na liście Faktury z KSeF w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy (również skrót klawiszowy <Ctrl>+<Shift>+<P>).

Po naciśnięciu przycisku Pobierz faktury lub wybraniu w menu kontekstowym opcji Pobierz faktury należy wskazać, za jaki okres faktury mają zostać pobrane. Dokumenty są przenoszone na listę Faktury z KSeF po naciśnięciu przycisku Pobierz. Jeżeli dokument został już wcześniej zaimportowany to przy ponownym pobieraniu nie zostanie dodany ponownie.

Na liście Faktury z KSeF dostępne są następujące kolumny:

NIP – NIP kontrahenta.
Kontrahent – nazwa kontrahenta.
Numer KSeF – numer, który został nadany fakturze w systemie KSeF.
Numer dokumentu – numer dokumentu.
Data wystawienia – data przesłania faktury do KSeF określona jako data wystawienia, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy. Według tej kolumny domyślnie sortowana jest lista Faktury z KSeF.
Netto – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN.
VAT – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN.
Brutto – kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa, kwota w PLN jeśli faktura w PLN.
Waluta – symbol waluty wyświetlany jest po dokonaniu podglądu faktury lub po przeniesieniu faktury do rejestru VAT lub handlu.
Kwalifikacja – może przyjmować wartości: Niezakwalifikowany (domyślny status dla pobranych faktur), Do rejestru VAT, Do handlu (opcja możliwa tylko na zakładce [Zakup]), Do archiwum.
Status – może przyjmować wartości: V (jeżeli dokument jest przeniesiony do rejestru VAT), FZ (jeżeli dokument jest przeniesiony do handlu), A (jeżeli dokument zakwalifikowany jest do archiwum).
Notatka – dodatkowy opis uzupełniony przez użytkownika na formularzu dokumentu KSeF. Kolumna domyślnie ukryta.
Kategoria – kategoria uzupełniona na podstawie informacji z karty kontrahenta odczytanego z dokumentu KSeF lub przez użytkownika. Kolumna domyślnie ukryta.
Opis – opis uzupełniony na podstawie informacji z karty kontrahenta odczytanego z dokumentu KSeF lub przez użytkownika. Kolumna domyślnie ukryta.
Rejestr – pole uzupełnione przez użytkownika na dokumencie zakwalifikowanym do rejestru VAT. Kolumna domyślnie ukryta.

Z poziomu listy Faktury z KSeF istnieje możliwość podglądu graficznego dokumentu pobranego z KSeF za pomocą dostępnego z lewej strony listy pionowego przycisku Podgląd dokumentu. Po jego naciśnięciu wysuwany jest panel boczny z podglądem graficznym podświetlonej faktury. Aby podgląd graficzny podświetlonej faktury był widoczny cały czas, należy nacisnąć przycisk Zadokuj. Ustawienie wyświetlania podglądu graficznego faktury pobranej z KSeF zapamiętywane jest dla danego operatora. Mając rozwinięty podgląd z listy można w prosty sposób, przechodząc pomiędzy dokumentami, zweryfikować zawartość tych faktur.

W dolnej części okna są dostępne następujące przyciski:

Pomoc – przycisk kierujący do pomocy.
Opisz dokument – pod przyciskiem dostępne są operacje seryjne umożliwiające uzupełnienie dodatkowych informacji na dokumentach:
- Zmień opis – funkcja umożliwia seryjną aktualizację opisu na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
- Zmień kategorię – funkcja umożliwia seryjną aktualizację kategorii na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
- Zmień notatkę – funkcja umożliwia seryjną aktualizację dodatkowego opisu na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
- Zmień rejestr – funkcja umożliwia seryjne ustawienie rejestru na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach ze statusem Niezakwalifikowany lub Do rejestru VAT. W przypadku dokumentu o statusie Niezakwalifikowany następuje również zmiana statusu na Do rejestru VAT. Rejestr nie jest ustawiany dla dokumentów ze statusem Do handlu oraz Do archiwum.
- Dodaj atrybut – funkcja umożliwia seryjną aktualizację atrybutu dokumentu lub kontrahenta na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
Zobacz dokument – umożliwia podgląd formularza podświetlonego dokumentu. Szczegóły opisane został poniżej w części Podgląd dokumentu pobranego z KSeF.

Przenieś do handlu– przycisk dostępny na zakładce [Zakup] jeżeli pobrano moduł Faktury, Handel lub Handel Plus. Umożliwia przeniesienie dokumentów na listę Handel/ Faktury zakupu. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do Handlu.

Przenieś do rejestru VAT – umożliwia przeniesienie dokumentów do rejestru VAT. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT.

Na dokumentach przeniesionych do rejestru VAT lub do handlu oraz na dokumentach zakwalifikowanych do archiwum operacje seryjne nie są wykonywane.

Filtry na liście Faktury z KSeF oraz funkcje w menu kontekstowym

Filtrowanie listy Faktury z KSeF jest możliwe po polu Dokument, które jest dostępne pod listą faktur w sekcji z filtrami. Do wyboru są następujące opcje:

Wszystkie – domyślne ustawienie dla okna otwieranego z menu KSeF/ Faktury. Wyświetlane są wszystkie dokumenty pobrane z KSeF.
Niezakwalifikowane – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany.
Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do handlu – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany lub Do handlu.
Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany lub Do rejestru VAT.
Zakwalifikowane do rejestru VAT – dokumenty z zaznaczoną opcją Do rejestru VAT.
Zakwalifikowane do handlu – dokumenty z zaznaczoną opcją Do handlu.
Przeniesione do rejestru VAT – dokumenty, które zostały już przeniesione do rejestru VAT.
Przeniesione do handlu – dokumenty, które zostały już przeniesione do handlu.
Zarchiwizowane – dokumenty z zaznaczoną opcją Do archiwum.

W celu zawężenia listy dokumentów do konkretnego zakresu dat można wykorzystać filtr Za okres.

Na liście Faktury z KSeF w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dostępne są opcje Archiwizuj oraz Przywróć. Funkcja Archiwizuj umożliwia zakwalifikowanie podświetlonego dokumentu do archiwum (np. w przypadku, gdy faktura została wystawiona na firmę omyłkowo), co blokuje jego przeniesienie do rejestru VAT lub handlu. Nie ma możliwości zarchiwizowania dokumentu już przeniesionego do rejestru VAT lub handlu.

Funkcja Przywróć jest aktywna dla dokumentu zarchiwizowanego i umożliwia przywrócenie podświetlonego dokumentu do statusu Niezakwalifikowany.

Menu KSeF

W menu KSeF/ Faktury istnieje możliwość importu faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do rejestru VAT oraz faktur zakupu do modułu Handel.

Jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Prawo do odbierania e-Faktur to po przejściu na listę KSeF/ Faktury pojawia się komunikat: Operator nie posiada uprawnień do obierania e-Faktur z KSeF.

Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ KSeF nie zaznaczono parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF to po przejściu na listę KSeF/ Faktury pojawia się komunikat: Wymiana danych z KSeF nie została aktywowana. Jeśli chcesz eksportować lub importować dokumenty z KSeF włącz wymianę danych w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ KSeF. Czy chcesz włączyć? Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie użytkownika do Konfiguracji, gdzie może zaznaczyć parametr Aktywuj wymianę danych z KSeF oraz wskazać środowisko pracy z KSeF.

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ KSeF nie uzupełniono pola Token to po przejściu na listę KSeF/ Faktury pojawia się lista dostępnych w systemie certyfikatów, z której użytkownik powinien wybrać ten, za pomocą którego będzie identyfikował się w KSeF. Przy ponownym wejściu na listę, okno z wyborem certyfikatów już się nie pojawia (do momentu ponownego uruchomienia programu).

Limit Zwolnienie (siła wyższa)

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.

W celu naliczenia przysługującego pracownikowi limitu zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, w programie służy limit Zwolnienie (siła wyższa), który jest powiązany z nieobecnością Zwolnienie (siła wyższa) (2dni) dzięki któremu można naliczać limit w dniach i Zwolnienie (siła wyższa)/godz, powiązany z nieobecnością Zwolnienie (siła wyższa) (2dni)/godz. dzięki któremu można rozliczać limit w godzinach

Limit Zwolnienie (siła wyższa)/godz, jest liczony proporcjonalnie do wymiaru etatu i przeliczany na godziny. Wyliczony limit podlega zaokrągleniu w górę do pełnych godzin. Limit Zwolnienie (siła wyższa) zawsze jest naliczany w wysokości 2 dni niezależnie od wymiaru etatu pracownika.

Wykorzystane przez pracownika zwolnienie jest wykazywane na świadectwie pracy.

Limit Urlop opiekuńczy kp.173(1)

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego urlop opiekuńczy, w wymiarze 5 dni, w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny (syn, córka, matka, ojciec, małżonek) bądź zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia ze względów medycznych. W celu kontroli limitu rocznego urlopu opiekuńczego kp. 173 należy dodać limit ‘Urlop opiekuńczy kp.173(1)’. Limit ten jest liczony w dniach, bez przeliczania na godziny i bez uwzględniania wymiaru etatu. Wykorzystany przez pracownika urlop wykazywany jest w świadectwie pracy.

Współpraca z Comarch Shipping

W programie Comarch ERP Optima możliwa jest integracja z aplikacją Comarch Shipping, która pozwala na obsługę zleceń przez szerszą listę kurierów.

Aplikacja Comarch Shipping obsługuje procesy związane z nadaniem przesyłek bezpośrednio z dokumentów stworzonych w programie Comarch ERP Optima, jak i daje możliwość ręcznego wprowadzania zleceń w samej aplikacji.

Warunki konieczne do utworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki z wykorzystaniem aplikacji Comarch Shipping:

użytkownik musi posiadać konto w Comarch Cloud i mieć aktywowany dostęp do usługi Comarch Shipping,
przy współpracy z aplikacją Comarch Shipping z poziomu Comarch ERP Optima informacja o kontekście firmy jest ustalana na podstawie nr NIP firmy, w której pracuje (wystawia dokumenty) użytkownik programu,
w aplikacji Comarch Shipping musi być ustawiony jako domyślny co najmniej jeden kurier.

Konfiguracja

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki znajduje się gałąź Comarch Shipping umożliwiająca skonfigurowanie współpracy z aplikacją Comarch Shipping.

Jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora został uzupełniony login SSO do Comarch Cloud, na który jest skonfigurowany dostęp do Comarch Shipping, użytkownik logując się do aplikacji, będzie musiał podać tylko hasło. Jeżeli użytkownik będzie już zalogowany do aplikacji, po otwarciu konfiguracji pojawi się odpowiednia informacja:

Jeżeli na danym koncie SSO usługa Comarch Shipping jest nieaktywna, na oknie widoczna będzie informacja o możliwości jej zamówienia:

Jeżeli, użytkownik nie będzie zalogowany do aplikacji, pojawi się okno informujące o konieczności zalogowania do Comarch Cloud w celu połączenia z usługą.

Po kliknięciu w przycisk Comarch Shipping pojawi się okno umożliwiające zalogowanie do aplikacji.

Po zalogowaniu do usługi, należy skonfigurować współpracę z Comarch Shipping poprzez zaznaczenie parametru: Tworzenie zleceń nadania przesyłek z wykorzystaniem aplikacji Comarch Shipping.

Na oknie konfiguracji znajdują się pola:
Domyślna numeracja – należy wskazać domyślny schemat numeracji dla Zleceń Nadania Przesyłki spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Zlecenie nadania przesyłki.
Domyślna seria – dla Zleceń Nadania Przesyłki można wskazać domyślną serię numeracji spośród zdefiniowanych w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Wspólne/ Serie dokumentów – Zlecenie nadania przesyłki.

Dostępne są także dwa formaty wydruku listu przewozowego: A4 oraz A6 (Etykieta).
W zależności od wybranego formatu dostępne są dwa rozszerzenia plików:

PDF dla formatu A4,
PDF lub ZPL dla formatu A6 (etykieta). Format ten jest ustawiony jako domyślny.

Można ustawić również pozostałe parametry:

Ustawiaj domyślnie pobranie – po zaznaczeniu parametru, na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki w zakładce [Comarch Shipping] zaznaczany jest domyślnie parametr Pobranie.

Jeśli forma płatności na dokumencie to – parametr uaktywnia się po zaznaczeniu parametr Ustawiaj domyślnie pobranie. Po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Jeśli forma płatności na dokumencie z którego generowany jest dokument Zlecenia Nadania Przesyłki, będzie taka sama, jak formy tu zaznaczone, to na ZNP będzie ustawione pobranie.

W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych – gdy parametr jest zaznaczony, przy generowaniu zlecenia nadania przesyłki na podstawie zaznaczonych dokumentów, wyliczana jest sumaryczna waga poszczególnych paczek w zależności od wag określonych na pozycjach z dokumentów. Waga określana jest na formularzu towaru, na zakładce [Dodatkowe] w polu Masa w kg. Jeśli sumaryczna waga pozycji wynosi 0, wówczas wartość wagi zostanie pobrana na zlecenie z szablonu w Comarch Shipping. Jeśli łączna waga pozycji przekracza wagę maksymalną, na zleceniu zostanie ona zaokrąglona do wartości granicznej – 9999,99 kg. Może się też zdarzyć, że dla określonego kuriera waga graniczna będzie mniejsza, wtedy otrzymamy stosowną informację bezpośrednio z serwisu kuriera przy rejestracji przesyłki. Jeśli kurier nie udostępnia opcji zmiany wagi dla danego rodzaju paczki, wówczas na zlecenie nadania przesyłki zostanie przeniesiona waga zdefiniowana w Comarch Shipping, bez uwzględnienia wag określonych na kartotekach towarowych..

Przesyłki zbiorcze – domyślnie parametr nie jest zaznaczony. Jeśli parametr zostanie zaznaczony, to w momencie generowania przesyłek dla dokumentów, które wystawiono dla tego samego odbiorcy oraz na ten sam magazyn (o ile jest powiązany z adresem nadawczym) zostanie utworzone jedno zbiorcze Zlecenie Nadania Przesyłki. W przypadku tworzenia Zlecenie Nadania Przesyłki z dokumentów MM, agregowane są te dokumenty, dla których występują te same magazyny źródłowe i docelowe. Jeśli zostaną zaznaczone dokumenty dla różnych magazynów, to agregowane do jednego dokumentu ZNP są tylko te dokumenty MM, które mają spójne magazyny. Dla pozostałych dokumentów MM zostaną wygenerowane osobne dokumenty ZNP.

Ilość paczek na zleceniu zgodna z ilością zaznaczonych dokumentów – parametr aktywny tylko po zaznaczeniu parametru Przesyłki zbiorcze. Jeżeli obydwa parametry (Przesyłki zbiorcze oraz Ilość paczek na zleceniu zgodna z ilością zaznaczonych dokumentów) będą zaznaczone, wówczas w ramach jednego zlecenia, będzie dodawana ilość paczek zgodna z ilością dokumentów, z których to zlecenie powstało. Jeśli dodatkowo zaznaczony będzie parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, wówczas dla każdej paczki wyliczana będzie waga pozycji z poszczególnych dokumentów. Jeśli wskazany kurier w Comarch Shipping nie udostępnia opcji tworzenia wielu paczek, wówczas na zlecenie nadania przesyłki zostanie dodana jedna paczka oraz sumaryczna waga pozycji dla zaznaczonych dokumentów.

Generowanie przesyłek kurierskich z wykorzystaniem aplikacji Comarch Shipping
Nadanie przesyłki możliwe jest z listy oraz formularzy wymienionych dokumentów: Faktur Sprzedaży, Paragonów, Wydań Zewnętrznych, Rozchodów Wewnętrznych, Rezerwacji Odbiorcy, Faktur proforma, Zleceń Serwisowych, Przesunięć Międzymagazynowych, a także z listy Zleceń Nadania Przesyłek.

Lista dokumentów:

Formularz dokumentu:

Jeżeli w programie nie jest skonfigurowana współpraca z kurierami, po kliknięciu w ikonę Przesyłki kurierskie pojawi się komunikat: Czy chcesz teraz skonfigurować funkcję nadawania przesyłek kurierskich? Po kliknięciu w opcję Tak, użytkownik jest przekierowywany do menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Comarch Shipping, gdzie może skonfigurować usługę.

Jeżeli usługa Comarch Shipping została skonfigurowana poprawnie, na liście dokumentów handlowo-magazynowych pod przyciskiem Przesyłki kurierskie dostępna jest opcja Comarch Shipping pozwalająca na wybór opcji:

Zarejestruj przesyłkę – po wyborze tej opcji w tle tworzy się Zlecenie Nadania Przesyłki w programie Comarch ERP Optima, a następnie przesyłane jest do Comarch Shipping i rejestrowane u kuriera. Jeżeli Zlecenie zostało zarejestrowanie poprawnie, przyjmuje stan Potwierdzone.

Zarejestruj i zamów kuriera – po wyborze tej opcji w tle tworzy się Zlecenie Nadania Przesyłki w programie Comarch ERP Optima, a następnie przesyłane jest do Comarch Shipping i rejestrowane u kuriera przy jednoczesnym jego zamówieniu. Jeżeli zostanie zamówiony kurier, przyjmuje stan Zlecone.

Zamówienie kuriera z poziomu Comarch ERP Optima będzie możliwe tylko wtedy, gdy na szablonie spedycji w Comarch Shipping jest ustawiona opcja Zamówienie kuriera i kurier posiada taką opcję.

Jeżeli na szablonie została ustawiona opcja Stały odbiór, po wybraniu opcji Zarejestruj i zamów kuriera przesyłka będzie tylko rejestrowana w serwisie danego kuriera. Użytkownik może zamówić kuriera bezpośrednio w aplikacji Comarch Shipping.

Z poziomu formularza dokumentu zlecenia nadania przesyłki istnieje możliwość zapisania zlecenia nadania przesyłki w Comarch Shipping oraz zarejestrowania przesyłki z równoczesnym zamówieniem kuriera.

Ustal parametry przesyłki – funkcja umożliwia ustalenie parametrów zlecenia nadania przesyłki dla zaznaczonych dokumentów przed wygenerowaniem ZNP. Wybór opcji Ustal parametry przesyłki powoduje podniesienie formularza zlecenia nadania przesyłki w sytuacji, gdy:

na liście zaznaczony jest jeden dokument,
na liście zaznaczonych jest kilka dokumentów z tym samym odbiorcą oraz magazynem i jednocześnie zaznaczony jest parametr Przesyłki zbiorcze w Konfiguracji firmy / Przesyłki / Comarch Shipping. Dodatkowo weryfikowane są warunki agregacji do jednego ZNP, np. dla odbiorcy na każdym dokumencie powinna być ta sama osoba kontaktowa czy numer telefonu odbiorcy.

Jeżeli natomiast na liście dokumentów zaznaczonych jest kilka dokumentów dla różnych odbiorców, wówczas wybór opcji wywołuje okno, na którym można ustalić parametry przesyłki. Oprócz ustawień widocznych na oknie, wpływ na tworzenie zlecenia nadania przesyłki mają też ustawienia parametrów w Konfiguracji firmy/ Przesyłki/ Comarch Shipping.

Kurier – proponowany jest kurier zdefiniowany w aplikacji Comarch Shipping jako domyślny. Istnieje możliwość zmiany kuriera poprzez wybranie go z listy rozwijalnej. Na liście widoczni są kurierzy oznaczeni w Comarch Shipping jako aktywni.

Szablon – domyślny szablon spedycji dla wybranego kuriera skonfigurowany i ustawiony w Comarch Shipping. Istnieje możliwość zmiany szablonu spedycji poprzez wybranie go z listy rozwijalnej.

Przycisk Aktualizuj szablony powoduje aktualizację szablonów zmodyfikowanych po stronie Comarch Shipping. Dodawane są nowe szablony na listę rozwijaną oraz aktualizowane wymiary oraz wagi paczek. Jeśli w Comarch Shipping zmieniony został kurier lub szablon domyślny, wówczas zmiany te zostaną uwzględnione na nowo tworzonych zleceniach nadania przesyłki.

Kod punktu odbioru – pole widoczne jeśli zaznaczone dokumenty mają tego samego odbiorcę oraz spełnione są warunki agregacji dokumentów do jednego ZNP (np. dla odbiorcy na każdym dokumencie powinna być ta sama osoba kontaktowa czy numer telefonu odbiorcy).

Rodzaj usługi – pole wyświetlane tylko dla kurierów, którzy udostępniają opcję wyboru rodzaju usługi. Proponowany jest domyślny rodzaj usługi ustalony w Comarch Shipping. Istnieje możliwość rodzaju usługi poprzez wybranie wartości z listy rozwijalnej.

Rodzaj paczki – lista wyboru zdefiniowana w Comarch Shipping. Podpowiadana jest wartość domyślna.

Waga (kg) – Jeśli w menu Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/Comarch Shipping zaznaczony jest parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych, wówczas na formularzu domyślnie zaznaczona będzie opcja pobieraj wagę z kartotek towarowych z możliwością zmiany. Jeśli zaznaczymy opcję ustalona, wówczas wypełniona zostanie waga domyślna dla wybranego rodzaju paczki, wartość jest edytowalna. Jeżeli kurier nie umożliwia dla danego rodzaju paczki edycji wagi, wówczas pole to nie będzie wyświetlane.

Wymiary – podpowiadane są wymiary domyślne dla wybranego rodzaju paczki, wartości są edytowalne. Jeżeli kurier nie umożliwia edycji wymiarów dla danego rodzaju paczki lub rodzaju usługi, wówczas pola te nie będą wyświetlane lub będą blokowane do edycji.

Jeśli opcja Ustal parametry przesyłki wywoływana jest dla listy rezerwacji odbiorcy, wówczas dodatkowo weryfikowane są ustawienia na formularzu rezerwacji odbiorcy, na zakładce [Realizacja]. Jeśli wśród zaznaczonych dokumentów znajdują się rezerwacje odbiorcy z uzupełnionymi danymi kuriera, wówczas pojawia się zapytanie Wśród zaznaczonych dokumentów znajdują się rezerwacje odbiorcy, na których wybrano ustawienie kuriera. Czy mimo tego chcesz ustalić inne parametry przesyłki? Wybór opcji Nie powoduje powrót do listy dokumentów, natomiast wybór opcji Tak powoduje wyświetlenie okna Parametry zlecenia nadania przesyłki.

Formularz Zlecenia Nadania Przesyłki

Zakładka [Ogólne]

Dokument – numer dokumentu Zlecenia Nadania Przesyłki zgodnie z domyślnym schematem numeracji wybranym w konfiguracji,
Data wystawienia – data utworzenia zlecenia w Comarch ERP Optima,
Nadawca – jako adres nadawczy na zlecenie automatycznie ustawiany jest adres oddziału, powiązany z danym magazynem, który został do niego przypisany w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. Jeśli do danego adresu nadawczego nie zostanie przypisany żaden magazyn, to na formularz Zlecenia Nadania Przesyłki w sekcji Adres Nadawczy przenoszony jest domyślny adres oddziału. Użytkownik może po rozwinięciu listy wybrać inny adres spośród wprowadzonych w konfiguracji lub wpisać go ręcznie, bezpośrednio na dokument.
Kod punktu nadania dla Poczty Polskiej, InPost Paczkomat można wskazać w menu Start/Konfiguracja/ Dane firmy/ Adresy oddziałów i przenoszony jest na ZNP w Comarch Shipping
Operator/ Pracownik – domyślnie pobierane są dane aktualnie zalogowanego operatora. Możliwe jest wskazanie innego operatora lub pracownika. Dane można również uzupełnić bezpośrednio na zleceniu
Osoba kontaktowa – imię i nazwisko osoby kontaktowej pobierane z karty operatora lub pracownika,
Telefon – pobierany jest z karty operatora lub pracownika. W przypadku pracownika numer telefonu pobierany jest z pola Telefon SMS lub, jeżeli pole to nie jest uzupełnione, numer wczytywany jest z pola Telefon.
E-Mail – pobierany jest z karty operatora lub pracownika.
Odbiorca – dane odbiorcy przenoszone są z dokumentu, do którego tworzone jest Zlecenie Nadania Przesyłki. Odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane teleadresowe są pobierane z karty wybranego odbiorcy. Dodatkowo należy wskazać osobę kontaktową. Można ją wpisać ręcznie lub wybrać z listy przedstawicieli danego kontrahenta. Jeżeli przedstawiciel zostanie wybrany z listy, adres i telefon zostanie zaktualizowany zgodnie z danymi przypisanymi do tego przedstawiciela.. W polu Kraj ISO należy uzupełnić kraj odbiorcy. Dane są pobierane z karty kontrahenta. Jeżeli pole nie jest uzupełnione, to w Comarch Shipping w polu Kraj ustawiana jest domyślnie wartość Polska i na jej podstawie aktualizowane jest pole Kraj ISO w Comarch ERP Optima.

W przypadku nieuzupełnienia wystarczającej ilości danych, podczas tworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki, dokumenty zostaną zapisane w Comarch ERP Optima i Comarch Shipping wraz ze szczegółową informacją o brakujących danych. Dane te można uzupełnić na Zlecenie Nadania Przesyłki w Comarch Shipping, a następnie dokonać ich aktualizacji na ZNP w Comarch ERP Optima.

Zakładka [Paczki i usługi]

Kurier – podstawiany jest kurier zdefiniowany w aplikacji Comarch Shipping jako domyślny. Istnieje możliwość zmiany kuriera poprzez wybranie go z listy rozwijalnej. Na liście widoczni są kurierzy oznaczeni w Comarch Shipping jako aktywni. Po zapisaniu formularza pole jest niedostępne do edycji. Jeżeli Zlecenie Nadania Przesyłki tworzone jest z listy dokumentów, to zawsze podstawiany jest domyślny kurier wskazany w Comarch Shipping. W przypadku współpracy z Comarch e-Sklep/ e-Sale, jeżeli na formularzu Rezerwacji Odbiorcy na zakładce [e-Sklep/ e-Sale] wybrany jest sposób dostawy, w którym zdefiniowana jest nazwa kuriera, wówczas kurier jest mapowany na ZNP i informacja o nim jest przenoszona do tego pola.
Kod punktu odbioru – w polu należy wpisać kod punktu odbioru.
Szablon – domyślny szablon spedycji dla wybranego kuriera skonfigurowany i ustawiony w Comarch Shipping. Istnieje możliwość zmiany szablonu spedycji poprzez wybranie go z listy rozwijalnej.
Ubezpieczenie\ Deklarowana wartość – wartość brutto pobierana z dokumentu. Pole Ubezpieczenie/ Deklarowana wartość może być edytowane jeśli na szablonie w Comarch Shipping zaznaczona jest opcja: Wartość z dokumentu źródłowego. Jeżeli na szablonie zaznaczona opcja: Stała wartość, wówczas pole jest blokowane do edycji i przenoszona jest wartość z szablonu.
Pobranie – po zaznaczeniu parametru, do pola przenoszona jest wartość brutto pobierana z dokumentu. Parametr nie jest uwzględniany dla dokumentów Rozchodu Wewnętrznego i Przesunięcia Międzymagazynowego. Jeżeli w konfiguracji został zaznaczony parametr Ustawiaj domyślnie pobranie, po utworzeniu Zlecenia Nadania Przesyłki parametr jest domyślnie zaznaczony.
W przypadku dokumentów Zlecenia Serwisowego, kwotą pobrania jest suma wartości podlegających fakturowaniu. Dodatkowo, jeżeli w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Comarch Shipping został zaznaczony parametr Jeśli forma płatności to, a na Zleceniu Serwisowym została wybrana forma płatności:
- kontrahenta – to forma płatności ustawiona na karcie kontrahenta porównywana jest z formą płatności ustawioną w konfiguracji,
- ustalona – to forma płatności wybrana na Zleceniu Serwisowym porównywana jest z formą płatności ustawioną w konfiguracji

Obok pola Szablon dostępny jest przycisk Aktualizuj szablony. Przycisk jest aktywny tylko na zleceniach w edycji do momentu zapisu zlecenia. Naciśnięcie przycisku powoduje aktualizację szablonów zmodyfikowanych po stronie Comarch Shipping. Dodawane są nowe szablony na listę rozwijaną oraz aktualizowane parametry przesyłki. Jeśli w Comarch Shipping zmieniony został kurier domyślny lub szablon domyślny, wówczas naciśnięcie przycisku Aktualizuj szablony, spowoduje uwzględnienie tych zmian na nowo tworzonych zleceniach nadania przesyłki.

Na zakładce [Paczki i usługi] znajduje się sekcja Paczki, w której możliwe jest wprowadzenie kilku paczek tego samego rodzaju oraz zmiana gabarytów paczki, jeśli kurier umożliwia taką modyfikację.

Nad listą paczek wyświetlane jest pole Rodzaj usługi, w którym podpowiada się wartość pobrana z domyślnego szablonu dla kurierów, którzy mają taką opcję zdefiniowaną na szablonie Comarch Shipping. W przypadku kurierów, którzy nie mają zdefiniowanego rodzaju usługi, pole jest niewidoczne. Rodzaj usługi można zmienić bezpośrednio na zleceniu i wybrać inną dostępną dla wskazanego kuriera usługę, według której definiowane są gabaryty dla paczek.

Na liście paczek można zobaczyć rodzaj paczki, jej wagę i wymiary przeniesione z domyślnego szablonu zdefiniowanego w Comarch Shipping, dla wybranego kuriera. W przypadku zmiany kuriera, zmienia się również szablon, a w związku z tym też rodzaj i wymiary paczki. Zmiana parametrów paczki możliwa jest do momentu zapisu zlecenia.

Dla poszczególnych paczek możliwa jest też edycja kolumny Zawartość. Informacje wprowadzone w tej kolumnie przekazywane są do Comarch Shipping. Po stronie Comarch Shipping możliwe jest ustawienie na konkretnym szablonie w polu Zawartość przesyłki zadeklarowanej wartości, numeru dokumentu źródłowego lub numerów dokumentów powiązanych. Jeśli na szablonie zadeklarowana jest jakakolwiek wartość, wówczas treść wprowadzona na zleceniu w Comarch ERP Optima jest doklejana do tej wartości.

W celu dodania wielu paczek w ramach jednego rodzaju paczki należy użyć ikony zielonego plusa . Ikona będzie aktywna, jeśli wskazany kurier umożliwia dodawanie wielu paczek dla określonego szablonu. W przypadku niektórych firm kurierskich możliwość tworzenia wielu paczek jest zależna od sposobu odbioru ustawionego na szablonie, więc ikona dodawania pozycji może być aktywna tylko w przypadku dostawy przez kuriera, a w przypadku dostawy do punktu nieaktywna.

W specyficznych sytuacjach, jeśli wielopaki mimo aktywnego plusa nie mogą być obsłużone po stronie Comarch Shipping, w programie pojawi się komunikat informujący o tym. Wówczas należy usunąć nadmiarowe paczki na zleceniu nadania przesyłki w Comarch ERP Optima i ponownie zapisać zlecenie.

Dodawane paczki muszą mieć ten sam rodzaj, dlatego zmiana rodzaju na jednej z paczek lub dodanie nowej paczki innego rodzaju powoduje zmianę rodzaju na wszystkich paczkach widocznych na liście.

Możliwość edycji poszczególnych danych paczki takich jak rodzaj, wymiary, waga, czy zawartość zależy od wybranego kuriera i jest dostępna tylko na niezapisanej jeszcze przesyłce.

Dodane paczki można usuwać ikoną kosza , natomiast wymagane jest wprowadzenie co najmniej jednej paczki.

Lista zdefiniowanych paczek przenoszona jest na zakładkę [Comarch Shipping], gdzie po poprawnym zarejestrowaniu przesyłki u kuriera, widoczny będzie numer listu przewozowego oraz link do śledzenia paczki w kolumnie URL (jeżeli został udostępniony przez kuriera).

Zakładka [Comarch Shipping]

Data nadania – data oraz przedział czasowy, w którym planowany jest przyjazd kuriera. Domyślnie dla zleceń tworzonych przed godziną osiemnastą, podpowiada się data bieżąca i przedział czasowy od najbliższej pełnej godziny do trzech godzin w przód. Pole jest możliwe do edycji do momentu, kiedy nie zamówiono kuriera, czyli dopóki stan zlecenia przyjmuje wartość Zapisane lub Potwierdzone.
Nr zlecenia – pole uzupełniane jest po zapisaniu formularza Zlecenia Nadania Przesyłki i przekazaniu zlecenia do Comarch Shipping. Pole nie jest możliwe do edycji.
Stan zlecenia – stan zwracany z Comarch Shipping. Pole może przyjmować wartości: Zapisane, Potwierdzone, Zlecone, Wysłane, Anulowane, Przetwarzane.
Data zgłoszenia – pobierana jest data utworzenia Zlecenia Nadania Przesyłki w Comarch Shipping. Pole nie jest możliwe do edycji.

Po zapisaniu formularza Zlecenia Nadania Przesyłki pojawi się przycisk Pokaż Zlecenie Nadania Przesyłki w Comarch Shipping. Po kliknięciu przycisku użytkownik jest przekierowywany do aplikacji Comarch Shipping, gdzie może zobaczyć Zlecenie Nadania Przesyłki.

Modyfikacja danych, które są niemożliwe do edycji na formularzu Zlecenia Nadania Przesyłki w Comarch ERP Optima, możliwa jest w Comarch Shipping. Tak zmodyfikowane dane można pobrać i zaktualizować na ZNP w Comarch ERP Optima przy użyciu przycisku Aktualizuj dane.

Na formularzu dostępny jest przycisk Zarejestruj i zamów kuriera umożliwiający zarejestrowanie przesyłki i zamówienie kuriera dla pojedynczego zlecenia.

Jeżeli na szablonie została ustawiona opcja Stały odbiór, po wybraniu opcji Zarejestruj i zamów kuriera przesyłka będzie tylko rejestrowana w serwisie danego kuriera. Użytkownik może zamówić kuriera bezpośrednio w aplikacji Comarch Shipping.

Po zapisaniu Zlecenia Nadania Przesyłki za pomocą ikony Zapisz, zlecenie jest zapisywane w Comarch Shipping bez żadnych dodatkowych akcji u kuriera. Rejestracja zlecenia u kuriera lub jego zamówienie jest dostępne z poziomu listy Zleceń Nadania

Przesyłki w aplikacji Comarch Shipping lub z poziomu listy ZNP w Comarch ERP Optima.

Po poprawnym zapisaniu formularza i zamówieniu kuriera, zapisywane są dodatkowe dane dotyczące statusu przesyłki, numeru listu przewozowego, linku do śledzenia przesyłki (jeżeli został udostępniony przez kuriera) oraz dane dotyczące rodzaju paczki, wymiarów lub gabarytów, wagi i ostateczna kwota ubezpieczenia.

Jeżeli nie uda się prawidłowy zapis, rejestracja czy zamówienia kuriera użytkownik zostanie o tym poinformowany stosownym komunikatem Na formularzu ZNP poza informacją o zwróconych błędach będzie otwierane ZNP w Comarch Shipping w oknie przeglądarki, gdzie będzie można poprawić zwrócone błędy.

Zakładka [Dokumenty]

W sekcji Dokumenty powiązane wyświetlane są dokumenty, z których zostało utworzone zlecenie.

Jeśli włączony jest moduł Obieg dokumentów, wówczas pod tabelą dokumentów skojarzonych pojawią się informacje na temat powiązanych dokumentów z Biblioteki Dokumentów. Pliki do tabeli Biblioteka dokumentów można dodawać również metodą „przeciągnij i upuść”.

W przypadku modułu CRM dodatkowo pojawia się lista powiązanych kontaktów i zadań.

Usuwanie Zlecenia Nadania Przesyłki w Comarch ERP Optima

Usunięcie dokumentu ZNP w Comarch ERP Optima skutkuje usunięciem zlecenia w aplikacji Comarch Shipping. Usunięcie zlecenia jest możliwe dla zleceń, których stan jest: pusty lub Zapisane. Przy próbie usunięcia zlecenia z innym stanem, pojawia się komunikat: Kasowanie zlecenia niemożliwe. Stan zlecenia: [STAN].

Usunięcie dokumentu ZNP w aplikacji Comarch Shipping skutkuje usunięciem powiązania tego zlecenia ze zleceniem w Comarch ERP Optima. Po wykonaniu aktualizacji danych w programie aktualizowane jest pole Stan zlecenia i Nr zlecenia. Na zakładce [Comarch Shipping] w polu Zwrócone błędy widoczna jest informacja: Zgłoszenie nadania przesyłki zostało usunięte w Comarch Shipping.

Jeżeli aktualizacja danych jest wykonywana z poziomu formularza ZNP, pojawia się komunikat Zlecenie Nadania Przesyłki o numerze [NUMER] nie istnieje w Comarch Shipping. Czy usunąć zlecenie w Comarch ERP Optima? Mamy możliwość usunięcia tego zlecenia.

Usunięcie zlecenia w Comarch Shipping, dla pozostałych stanów zlecenia (czyli innych niż: pusty lub Zapisane) jest możliwe tylko w aplikacji Comarch Shipping.

W menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na karcie operatora na zakładce [Blokady dostępu] można zablokować operatorowi możliwość dodawania i edycji formularza Zlecenia Nadania Przesyłki.

Lista dokumentów Zlecenia Nadania Przesyłki

Na liście Zleceń Nadania Przesyłek dostępnej w menu Ogólne/ Przesyłki kurierskie znajduje się zakładka [Comarch Shipping]. Dostępne są na niej kolumny:

Numer zlecenia – numer Zlecenia Nadania Przesyłki w Comarch ERP Optima,
Nr zlecenia w Comarch Shipping – numer powiązanego Zlecenia Nadania Przesyłki w aplikacji Comarch Shipping,
Kurier – wybrany kurier,
Data zgłoszenia – data utworzenia zgłoszenia w Comarch Shipping,
Stan zlecenia – stan zwracany z Comarch Shipping. Kolumna może przyjmować jedną z wartości: Zapisane, Potwierdzone, Zlecone, Wysłane, Anulowane, Przetwarzane.
Kod odbiorcy – kod odbiorcy, do którego adresowana jest przesyłka, wartość pobrana z formularza ZNP
Nazwa odbiorcy – nazwa odbiorcy, do którego adresowana jest przesyłka, wartość pobrana z formularza ZNP
Osoba kontaktowa – osoba kontaktowa odbiorcy pobrana z formularza ZNP
E-Mail – adres e-mail odbiorcy lub osoby kontaktowej odbiorcy pobrany z formularza ZNP
Telefon – numer telefonu odbiorcy lub osoby kontaktowej odbiorcy pobrany z formularza ZNP
Status przesyłki – wartość zwrócona z Comarch Shipping po zamówieniu kuriera. Pole może przyjmować wartości: Doręczono, Nie doręczono, Oczekuje na odbiór, Odmówiono przyjęcia, W doręczeniu, Wstrzymano, Zarejestrowano przesyłkę, Zwrot do nadawcy, Odebrano od nadawcy, Niejednoznaczny.
Nr Listu Przewozowego – numer listu zwracany po zarejestrowaniu przesyłki u kuriera, nadawany przez kuriera, dzięki któremu można śledzić status przesyłek.
Błąd walidacji – informacja o błędzie, który wystąpił podczas zapisu, rejestracji czy zamówieniu kuriera, zwracany z Comarch Shipping.
Kod nadawcy – dane nadawcy wskazane w zakładce [Ogólne] na formularzu ZNP.
Nazwa nadawcy – dane nadawcy wskazane w zakładce [Ogólne] na formularzu ZNP.

Na liście znajdują się przyciski:

Aktualizuj dane – przycisk umożliwia aktualizację danych, jeżeli na zapisanym w Comarch Shipping ZNP zostaną zmienione dane odbiorcy lub nadawcy lub z poziomu aplikacji Comarch Shipping zostanie zarejestrowana przesyłka u kuriera bądź zamówiony kurier. Dane będzie można zaktualizować za pomocą tego przycisku.
Pokaż zlecenie nadania przesyłki w Comarch Shipping – przycisk umożliwia podgląd ZNP w Comarch Shipping po wcześniejszym zalogowaniu się na konto Comarch Shipping w przeglądarce internetowej. Jeżeli zostanie zaznaczonych więcej pozycji na liście, pojawi się komunikat: Zaznaczono zbyt wiele dokumentów!
Zatwierdź przesyłki i przekaż do nadania – przycisk umożliwia zarejestrowanie przesyłki u kuriera, jeżeli nie była ona wcześniej zarejestrowana.
Zamów kuriera – przycisk umożliwia zamówienie kuriera dla zapisanych i zarejestrowanych dokumentów ZNP.
Drukuj protokół odbioru – przycisk umożliwia wydrukowanie protokołu odbioru.
Drukuj list przewozowy – przycisk umożliwia wydrukowanie listu przewozowego.

Po wybraniu przycisku Drukuj protokół odbioru pojawia się okno umożliwiające wybranie kuriera i datę nadania przesyłki:

W przypadku wyboru kuriera DPD, na oknie Generowanie protokołu odbioru pojawia się dodatkowo pole Typ przesyłki, które umożliwia wybranie, czy przesyłka jest krajowa, czy zagraniczna.

Protokół odbioru generowany jest na podstawie określonej przez użytkownika daty nadania oraz dla wybranego kuriera. Nie ma możliwości utworzenia jednego potwierdzenia dla przesyłek o różnych datach nadania.

Etykiety mogą być drukowane w formacie PDF lub ZPL (dostępny format etykiety jest uzależniony od oferowanego formatu przez konkretny serwis kuriera) dla zleceń zarejestrowanych u kuriera. W przypadku, kiedy wybrany jest w Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Comarch Shipping format etykiety nie obsługiwany przez kuriera wskazanego na Zleceniu Nadania Przesyłki , pojawia się komunikat: Wystąpił błąd podczas pobierania listu przewozowego dla zgłoszenia [NUMER DOKUMENTU]: Niepoprawny format wydruku etykiety.

Dokumenty Zlecenia Nadania Przesyłki , które w Comarch Shipping:

mają stan Zapisane wyświetlane są na liście Zleceń Nadania Przesyłek w kolorze zielonym.
które zostały zarejestrowane lub został do nich zamówiony kurier wyświetlane są na liście Zleceń Nadania Przesyłek w kolorze czarnym.
zostały usunięte wyświetlane są na liście Zleceń Nadania Przesyłek w kolorze szarym.

Kod QR na wydruku Faktury

Na wydruku Faktury sPrint możliwe jest drukowanie kodu QR, pozwalającego na szybkie uzupełnienie danych w aplikacji bankowej w celu opłacenia Faktury.

Kod QR jest drukowany dla wydruków sPrint:

Faktury Sprzedaży,
Faktury Zaliczkowej,
Faktury Finalnej,
Faktury VAT Marża.

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry wydruku faktury w sekcji Parametry dotyczące wydruków sPrint znajduje się parametr Drukuj kod QR do przelewu. Parametr jest domyślnie zaznaczony. Jeżeli Faktura będzie spełniała określone warunki, na wydruku sPrint będzie drukowany kod QR zawierający numer rachunku bankowego, kwotę do opłacenia, nazwę odbiorcy i tytuł przelewu.

Warunki wydruku kodu QR na Fakturze (po zaznaczeniu parametru Drukuj kod QR do przelewu):

dokument jest wystawiony w walucie PLN,
forma płatności na dokumencie jest powiązana z rejestrem bankowym,
dokument jest zatwierdzony,
dokument jest nierozliczony lub częściowo rozliczony,
dokument nie jest rozliczany mechanizmem podzielonej płatności (split payment).

Kod QR zawiera:

nazwę odbiorcy płatności – pobieranych jest 20 pierwszych znaków z pola Nazwa z Pieczątki firmy,
numer rachunku bankowego odbiorcy,
tytuł płatności – pobierany jest numer Faktury,
kwotę dokumentu – wartość pobierana jest z pola Pozostaje z formularza dokumentu. Jeżeli Faktura posiada kilka płatności, to pobierana jest całkowita kwota z pola Pozostaje.