• Jeśli w Comarch ERP Optima nie został jeszcze wprowadzony klucz wymiany (co może oznaczać, że użytkownik nie ma jeszcze konta na platformie Comarch Apfino):

• Jeżeli Użytkownik posiada konto na platformie Comarch Apfino, należy kliknąć opcję przejdź do konfiguracji – pojawi się okno umożliwiające wpisanie klucza wymiany.

• Jeśli użytkownik wprowadził błędny klucz wymiany lub integracja z Comarch ERP Optima nie została jeszcze potwierdzona na platformie Comarch Apfino:

• Jeżeli użytkownik posiada konto w Comarch Apfino, ale nie podpisał umowy o windykację:

• Jeżeli Użytkownik nie posiada konta na platformie Comarch Apfino i chciałby je teraz założyć, to  wybiera przycisk Dalej

• Pojawi się okno, na którym można wprowadzić dane i zaznaczyć wymagane zgody. Następnie Użytkownik ponownie wybiera przycisk Dalej.

• Na kolejnym oknie wymagane będzie wpisanie kodu weryfikacyjnego, który Użytkownik otrzyma na adres mailowy podany na początku uzupełniania formularza.

Po uzupełnieniu kodu weryfikacyjnego należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeżeli proces przebiegnie prawidłowo, pojawi się okno:

Jeżeli wszystko jest skonfigurowane prawidłowo, tzn. użytkownik ma założone konto na platformie Comarch Apfino, ma podpisaną umowę na windykację oraz wpisał prawidłowy klucz wymiany w Comarch ERP Optima to pojawi się okno z podsumowaniem sprawy.

• Dane kontrahenta – pobierane z wybranej Faktury, tylko do odczytu.
• Komentarz do sprawy – pole aktywne z możliwością ręcznego uzupełnienia (maksymalnie do 200 znaków), pole nieobligatoryjne.
• Email, Telefon – wymagane jest uzupełnienie obu pól.
• Kwota do odzyskania – wartość brutto niezapłacona z Faktur kontrahenta, pole nieaktywne, o charakterze informacyjnym
• Prognozowana prowizja za sukces – informacja dotycząca przewidywanej prowizji za usługę, pole nieaktywne.
• Dodatkowo w oknie mogą pojawić się także parametry do zaznaczenia różnych zgód, np. Akceptacji Warunków Realizacji Zleceń Windykacji, Wyrażenia zgody na świadczenie usług przed upływem terminu na odstąpienie od umów, chęci obciążenia Klienta kosztami prowizji itp.
• przycisk Pomiń – jeśli przekazano do windykacji więcej niż jedną sprawę, po kliknięciu przycisku następuje rezygnacja z przesłania do windykacji danej sprawy i pojawia się okno dotyczące kolejnej,
• Po wybraniu opcji Przekaż sprawę, sprawa zostanie przekazana do windykacji. Dalsze informacje o statusie sprawy można znaleźć po zalogowaniu na platformie Comarch Apfino

• Sprawa została przekazana. Informacje o statusie sprawy znajdziesz po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino. – pomyślne wysłanie sprawy. Tym samym na liście Faktur obok danej faktury, w kolumnie Windykacja pojawi się status: W trakcie windykacji.
• Sprawa odrzucona. Więcej informacji znajdziesz po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino. – w sytuacji, gdy sprawa nie została przyjęta. Informacje na temat odrzucenia sprawy będą dostępne po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino.

• Założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino
• Zintegrować konta Comarch ERP Optima – Comarch Apfino
• Skopiować klucz wymiany z platformy Comarch Apfino i wprowadzić go w programie Comarch ERP Optima (w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Comarch Apfino)
• Zawrzeć i potwierdzić umowę faktoringową z SMEO/ Faktoria z faktorem, z  którym Klient ma podpisaną umowę w Comarch Apfino.,
• W przypadku finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o.  należy najpierw wprowadzić kontrahentów do Comarch Apfino

• jeśli w Comarch ERP Optima nie został jeszcze wprowadzony klucz wymiany (co może oznaczać, że użytkownik nie ma jeszcze konta na platformie Comarch Apfino):

• jeśli użytkownik wprowadził błędny klucz wymiany lub integracja z Comarch ERP Optima nie została jeszcze potwierdzona na platformie Comarch Apfino:

• jeżeli użytkownik posiada konto w Comarch Apfino, ale nie podpisał umowy o faktoring:

• Maksymalna możliwa kwota – Maksymalna kwota na jaką faktor zgodził się finansować wybraną Fakturę.
• Wybrana kwota – Kwota na jaką faktor zgodził się finansować wybraną Fakturę. Po zaznaczeniu tej opcji Użytkownik może uzupełnić kwotę finansowania Faktury ręcznie, jednak kwota ta nie może być wyższa niż kwota z pola Maksymalna kwota finansowania.

• Maksymalna kwota finansowania– Maksymalna kwota na jaką faktor zgodził się finansować wybraną Fakturę.
• Depozyt – Pozostała kwota z Faktury, która zostaje przechowana przez faktora jako zabezpieczenie. Depozyt zostanie wypłacony po opłaceniu Faktury przez kontrahenta.
• Prognozowana kwota prowizji – Prognozowana wysokość prowizji, naliczona od maksymalnej kwoty możliwej do finansowania dla okresu finansowania faktury.
• Pierwsza transza po opłaceniu prowizji – Prognozowana wysokość pierwszej transzy, która zostanie wypłacona przez faktora w ramach finansowania Faktury, pomniejszona o wartość prowizji.
• Numer faktury – Numer finansowanej Faktury.
• Podgląd faktury – Do wniosku o finansowanie Faktury zostanie dołączony wydruk Faktury. Wybór opcji Zobacz wywołuje podgląd wydruku (Eko Faktura/ Z kodami JPK_V7) danej faktury.
• Dodatkowy okres finansowania – Okres po dacie płatności podanej na Fakturze, w którym naliczane są dodatkowe opłaty jeśli kontrahent nie opłaci Faktury w terminie płatności.
• Termin płatności – Termin płatności z Faktury. W przypadku płatności w ratach to najpóźniejszy z terminów płatności rat.
• Przycisk Pomiń – jest widoczny jeżeli do finansowania przekazywane jest kilka faktur. Po kliknięciu przycisku następuje rezygnacja z przesłania do finansowania danej faktury i pojawia się okno dotyczące kolejnej.

• Dokument został wysłany. Informacje o statusie finansowania i faktury znajdziesz po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino. – pomyślne wysłanie dokumentu do finansowania. Tym samym na liście faktur obok danej Faktury, w kolumnie Faktoring pojawi się status: W trakcie faktoringu.

• Wniosek odrzucony – w sytuacji, gdy wniosek nie został przyjęty. Informacje na temat odrzucenia wniosku będą dostępne po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino.

• założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino,
• zintegrować konto Comarch ERP Optima z Comarch Apfino,
• na platformie Comarch Apfino w menu Ustawienia/ Płatności zaznaczyć parametr Uruchom bezpłatne dodawanie linku do płatności na moich fakturach.

• zatwierdzonych, nierozliczonych, dla których co najmniej jedna płatność trafia do rejestru bankowego,
• wystawionych w PLN,
• które nie są rozliczane mechanizmem podzielonej płatności (split payment)
• których kwota płatności nie przekracza równowartości 1000 euro (przy zastosowaniu średniego kursu NBP obowiązującego w dniu dokonywania transakcji).

• rozliczeniu Faktury (z dowolnego poziomu programu),
• usunięciu rozliczenia,
• zmianie statusu płatności z Nie rozliczono na Nie podlega (i odwrotnie),
• modyfikacji terminu płatności (zmiana dotyczy najpóźniejszego terminu),
• podzieleniu płatności (gdy podczas podzielenia płatności powstanie płatność z terminem późniejszym niż istniejący najpóźniejszy termin płatności),

• Faktury nie zostały już wcześniej przekazane do platformy,
• przekazywane są Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne i korygujące) zatwierdzone na stałe, nie są przekazywane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze, anulowane,
• są wystawione na kontrahenta (Domyślnego płatnika) o rodzaju transakcji: krajowy,
• na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
• posiadają formę płatności: przelew,
• inne dane mogą być dowolne.

• Jeśli w menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Comarch Apfino nie został uzupełniony klucz wymiany pojawi się okno z możliwością uzupełnienia kodu. Kod wpisany w tym miejscu zostanie automatycznie zapisany w Konfiguracji firmy.
• Jeśli klucz wymiany jest uzupełniony w Konfiguracji lub został uzupełniony w poprzednim punkcie, to program weryfikuje czy użytkownik posiada odpowiednio skonfigurowane konto w Comarch Apfino. W przypadku braku konta pojawi się okno z możliwością ponownego uzupełnienia kodu klucza wymiany.
• Jeśli klucz wymiany zostanie uzupełniony, a użytkownik posiada skonfigurowane konto, to dokumenty i płatności z nimi związane zostaną przekazane do platformy Comarch Apfino. Po zakończeniu procesu pojawią się informacje o poprawnym przekazaniu danej Faktury lub ostrzeżenia o odrzuceniu dokumentu: Błąd przekazywania faktury. Faktura nie spełnia warunków do przesłania do Comarch Apfino.

• -wszystkie- – wszystkie dokumenty
• Faktoring – wszystkie – Faktury kwalifikujące się do faktoringu oraz zgłoszone do faktoringu i odrzucone w faktoringu
• Faktoring – możliwe do finansowania – faktury spełniające warunki kwalifikowania do finansowania (Faktury już zgłoszone do faktoringu i/lub odrzucone nie są widoczne)
• Faktoring – wnioskowane o finansowanie – Faktury zgłoszone do finansowania, niezależnie od statusu ich rozliczenia
• Faktoring – odrzucone – Faktury zgłoszone i odrzucone przez faktora
• Windykacja – wszystkie – wszystkie Faktury kwalifikujące się do windykacji oraz zgłoszone do windykacji i odrzucone w windykacjiWindykacja – możliwe do odzyskania – wszystkie faktury spełniające warunki kwalifikowania do windykacji (nie są wyświetlane Faktury wcześniej zgłoszone do windykacji i/lub odrzucone)
• Windykacja – zgłoszone do odzyskania – wszystkie Faktury już zgłoszone do windykacji
• Windykacja – odrzucone – wszystkie Faktury zgłoszone, które zostały odrzucone w windykacji

• Faktoring – kolumna może przyjąć następujący status:
  • pusta – Faktura nie zgłoszona do faktoringu, niespełniająca warunków kwalifikujących do finansowania,
  • Finansuj fakturę – Faktura, która spełnia warunki kwalifikujące do finansowania, a nie została jeszcze zgłoszona, w przypadku Faktorii – tym statusem są również oznaczone Faktury odrzucone ze względu na brak limitu kontrahenta,
  • W trakcie faktoringu – Faktura zgłoszona do faktoringu (finansowania),
  • Faktoring odrzucony – Faktura zgłoszona do faktoringu (finansowania), ale odrzucona.

• Windykacja – kolumna  może przyjąć następujący status:
  • pusta – Faktura nie zgłoszona do windykacji, niespełniająca warunków kwalifikujących do windykacji,
  • Odzyskaj pieniądze – Faktura, która spełnia warunki kwalifikujące do windykacji, a nie została jeszcze zgłoszona. Bezpośrednio po kliknięciu w napis Odzyskaj pieniądze można zgłosić fakturę do windykacji.
  • W trakcie windykacji – Faktura zgłoszona do windykacji,
  • Windykacja odrzucona – Faktura zgłoszona do windykacji, ale odrzucona.

• skorzystanie z przycisku Usługi finansowe w menu głównym, na liście Faktur Sprzedaży,
• skorzystanie z opcji Usługi Finansowe odzyskanie pieniędzy w menu głównym, z poziomu otwartego formularza Faktury,
• skorzystanie z przycisku Usługi Finansowe w menu kontekstowym na liście Faktur.

• Faktoring – finansuj faktury – opcja dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów na liście. Po jej wybraniu program weryfikuje czy wszystkie zaznaczone Faktury spełniają warunki do finansowania, jeżeli tak, to uruchamiany jest proces zgłoszenia ich do faktoringu. Jeśli warunki nie są spełnione to odpowiednio do ilości zgłaszanych dokumentów pojawi się komunikat:
  Faktura nie spełnia warunków do zgłoszenia do faktoringu./ Część z zaznaczonych faktur nie spełnia warunków do zgłoszenia do faktoringu. Skorzystaj z filtra Faktoring / Windykacja: Faktoring – możliwe do finansowania aby zobaczyć, które dokumenty spełniają kryteria do finansowania.

• Windykacja – odzyskaj pieniądze – do windykacji można zgłaszać wiele Faktur jednocześnie, w tym również Faktury wystawione dla różnych kontrahentów. Opcja dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów na liście. Po jej wybraniu program weryfikuje czy wszystkie zaznaczone Faktury spełniają warunki do windykacji, jeżeli tak, to uruchamiany jest proces zlecenia odzyskania pieniędzy. Jeśli warunki nie są spełnione to odpowiednio do ilości zleconych dokumentów pojawi się komunikat:
  Faktura nie spełnia warunków do zgłoszenia do windykacji./ Część z zaznaczonych faktur nie spełnia warunków do zgłoszenia do windykacji. Skorzystaj z filtra Faktoring / Windykacja: Windykacja – możliwe do odzyskania aby zobaczyć, które dokumenty spełniają kryteria windykacji.

• Faktury/ płatności – synchronizuj – po wybraniu tej opcji do platformy Comarch Apfino zostaną przekazane wszystkie zaznaczone dokumenty na liście oraz płatności z nimi związane, a jeżeli żaden nie zostanie zaznaczony, to system zaproponuje przekazanie wszystkich dokumentów do platformy. Więcej informacji odnośnie przekazywania faktur do platformy Comarch Apfino zostało opisane w dalszej części rozdziału.
• Płatności – generuj link do płatności – opcja dostępna tylko na liście Faktur Sprzedaży. Po jej wybraniu generowany jest link do płatności i pojawia się komunikat Pobrano link do płatności dla X faktury.

• zatwierdzone na stałe Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne). Nie są wysyłane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze oraz dokumenty korygujące
• Faktury przeterminowane – termin płatności na Fakturze jest o co najmniej 1 dzień wcześniejszy niż data bieżąca. Jeśli Faktura ma kilka płatności z różnymi terminami, to system bierze pod uwagę najpóźniejszy termin.
• Faktura jest nierozliczona lub częściowo rozliczona (Kwota zgłaszana do windykacji to saldo faktury czyli kwota pozostała do opłacenia).
• Faktura z formą płatności: przelew.
• rodzaj kontrahenta (Domyślnego płatnika): krajowy
• status kontrahenta (Domyślnego płatnika): podmiot gospodarczy,
• na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
• odpowiednio wypełnione dane adresowe kontrahenta (Domyślnego płatnika) – pola obligatoryjne to: ulica, kod pocztowy, miasto.

• brak maksymalnej daty przeterminowania – nie ma określonej najstarszej daty terminu płatności,
• kwota i waluta dokumentu – bez ograniczeń,
• mogą być wysyłane również Faktury, które wcześniej były zgłaszane do faktoringu i np. zostały odrzucone.

• zatwierdzone na stałe Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne). Nie są wysyłane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze oraz dokumenty korygujące
• kwota netto na dokumencie jest większa lub równa 500 zł (lub 100 EUR w przypadku dokumentów walutowych),
• waluta dokumentu to PLN lub EUR (dokumenty w innych walutach będą pomijane w faktoringu),
• termin płatności:
  • jest większy lub równy 7 dni, ale jest mniejszy niż 90 dni – liczony od daty wystawienia,
  • nie jest mniejszy niż 3 dni – liczone od daty bieżącej,
  • jeśli Faktura ma kilka płatności z różnymi terminami, to system bierze pod uwagę zawsze najpóźniejszy termin.
• data wystawienia Faktury nie może być późniejsza niż data bieżąca,
• Faktura jest nierozliczona lub częściowo rozliczona (finansowane jest saldo Faktury, czyli kwota pozostała do spłaty),
• rodzaj kontrahenta na dokumencie (Domyślnego płatnika): krajowy,
• na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
• Faktura z formą płatności: przelew
• Inne dane z dokumentu mogą być dowolne.

• zatwierdzone na stałe Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne), nie są wysyłane Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze oraz dokumenty korygujące,
• waluta dokumentu to PLN lub EUR (dokumenty w innych walutach będą pomijane w faktoringu),
• termin płatności:
  • jest większy lub równy 7 dni, ale maksymalnie 90 dni – liczony od daty wystawienia,
  • jeśli Faktura ma kilka płatności z różnymi terminami, to system bierze pod uwagę zawsze najpóźniejszy termin.
• data wystawienia Faktury nie może być późniejsza niż data bieżąca,
• Faktura jest nierozliczona lub częściowo rozliczona (finansowane jest saldo Faktury, czyli kwota pozostała do spłaty),
• Faktura z formą płatności: przelew,
• Inne dane z dokumentu mogą być dowolne.