W sytuacji, jeśli użytkownik ręcznie podczas wystawiania nowego dokumentu FA/100/2023 omyłkowo przypisał niepoprawny numer dokumentu w polu AUTO – np. numer 1000. Kolejny dokument Faktury Sprzedaży zostanie wystawiony z numerem: FA/1001/2023.

W takiej sytuacji, aby powrócić do auto numeracji należy anulować taki dokument, a następnie kolejnemu wystawianemu dokumentowi automatycznie zostanie nadany numer 101.

W przypadku kiedy dane z faktury nie zostały rozpoznane bądź zostały rozpoznane niepoprawnie prosimy o wysłanie zgłoszenia poprzez System Obsługi Zgłoszeń lub wiadomość na adres ocr@comarch.pl wraz ze skanem faktury oraz opisem problemu.

Przesłany plik umożliwi nam udoskonalenie mechanizmów rozpoznawania dokumentów przez Comarch OCR.

W przypadku programu Comarch ERP Optima w wersji 2020.1.1 z poziomu zakładki [Rejestry VAT] oraz [Wg atrybutów] dostępna jest domyślnie ukryta kolumna OCR. Kolumna może przyjmować następujące wartości:

• „-” – dla dokumentów, które nie zostały przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR,
• „Niezweryfikowany” – dla dokumentów, które zostały przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR, ale nie zostały jeszcze zweryfikowane przez użytkownika,
• „Zweryfikowany” – dla dokumentów, które zostały przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR i zostały zweryfikowane przez użytkownika,
• „*” – dla dokumentów, na których widnieje więcej niż jeden atrybut OCR.

W przypadku programu Comarch ERP Optima w wersji wcześniejszej niż 2020.1.1, aby dodać kolumnę Atrybuty OCR (można nadać własną nazwę kolumny) w rejestrze VAT, należy po zalogowaniu się do programu na operatora z uprawnieniami Administratora z poziomu personalizacji aktywnego okna <Shift>+<F9>,  po naciśnięciu przycisku  w kolumnie Instrukcja pobierania danych wprowadzić:

(Select DAt_WartoscTxt from CDN.DokAtrybuty Join CDN.DefAtrybuty on DAt_DeAId=DeA_DeAId Where VaN_VaNID = DAt_VaNID AND DeA_Kod = 'OCR')

Dodatkowo należy uzupełnić kolumnę Nazwa dla użytkownika (przykładowo: Atrybuty OCR) oraz zaznaczyć  w kolumnie Domyślnie widoczna.

Status Zweryfikowany można cofnąć bezpośrednio w dokumencie klikając na przycisk lub w operacjach seryjnych .

Dokument, który zostanie poprawnie przetworzony przez usługę Comarch OCR trafia do rejestru VAT i jest na nim dodawany atrybut OCR o wartości Niezweryfikowany. Atrybut ten jest dodawany, aby łatwo można było odnaleźć dokumenty, które zostały przetworzone za pomocą Comarch OCR. Użytkownik po sprawdzeniu dokumentu może zmienić wartość atrybutu na Zweryfikowany.

W kolejnych wersjach usługi Comarch OCR planowane jest dodanie dla atrybutu OCR wartości Błędny ­– aby w ten sposób oznaczyć dokument, dla którego nie udało się rozpoznać wszystkich jego elementów, np. kwoty, daty.

Dokumenty przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR można seryjnie oznaczyć jako zweryfikowane z poziomu

operacji seryjnych wybierając Oznacz dokumenty jako zweryfikowane

Dokumenty przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR powinny zostać zweryfikowane przez Użytkownika pod kątem poprawności zaimportowanych danych.

1. przycisk dostępny po prawej stronie dokumentu. Jest on wyświetlany na dwa sposoby. Po dodaniu dokumentu za pomocą usługi Comarch OCR na przycisku jest znak ? który świadczy o tym, że dokument nie został jeszcze zweryfikowany (na zakładce [Atrybuty] atrybut OCR ma wartość Niezweryfikowany). Po naciśnięciu przycisku , wartość atrybutu zmienia się na Zweryfikowany i przycisk zmienia swój wygląd na  .
2. operację seryjną Oznacz dokumenty jako zweryfikowane 

W menu CRM/ Obieg Dokumentów na formularzu dokumentu firmowego w sekcji Archiwum plików należy dla dokumentu zaznaczyć  parametr udostępnienia  w kolumnie Udostępnij dla usługi OCR. Po zaznaczeniu parametru, załącznik będzie dostępny dla usługi Comarch OCR, uruchamianej z poziomu rejestru VAT.

Kolumna Udostępnij dla usługi OCR nie jest dostępna na dokumentach, na których wskazano Typ: Wspólny.

Comarch OCR pozwala na przetwarzanie jednocześnie wielu plików. Po naciśnięciu przycisku  istnieje możliwość wskazania dokumentów z dysku lub  z Obiegu Dokumentów.

Opcja Wybierz dokumenty z dysku otwiera okno, na którym można wskazać dokumenty zapisane na dysku. Natomiast opcja Wybierz dokumenty z Obiegu Dokumentów otwiera okno, na którym można wskazać skany zapisane w Bibliotece dokumentów.

Po rozpoczęciu przetwarzania dokumentów na ekranie widoczne jest okno, które wyświetla przetwarzane dokumenty. Użytkownik widzi nazwy plików dokumentów, ich numery oraz daty wystawienia, które są aktualnie przetwarzane i czy przetwarzanie zakończyło się poprawnie, czy z błędem.

Szczegółowe informacje dostępne są w biuletynie Usługa Comarch OCR – instrukcja instalacji i korzystania.