Jakie dane z faktury mogą zostać rozpoznane za pomocą usługi Comarch OCR?

Za pomocą usługi Comarch OCR mogą zostać rozpoznane następujące dane z faktury:

  • numer NIP (dane kontrahenta przenoszone są z karty kontrahenta lub pobierane z bazy REGON w zależności od zaznaczenia parametru Przenoś dane adresowe z karty kontrahenta podczas dodawania dokumentów w menu Start/Konfiguracja/Program/OCR)
  • numer dokumentu,
  • data wystawienia i sprzedaży,
  • forma płatności i termin płatności,
  • stawki VAT oraz kwoty,
  • numer rachunku bankowego,
  • numer KSeF.




Faktury z jakim rozszerzeniem są rozpoznawane za pomocą usługi Comarch OCR?

Za pomocą usługi Comarch OCR rozpoznawane są skany dokumentów/zdjęcia w formacie pdf, jpg, jpeg, tiff lub png. W przypadku plików jpeg konieczna jest wersja Comarch ERP Optima 2020.0 .1. W przypadku skanów minimalna rozdzielczość przetwarzanych dokumentów to 200 dpi. Zdjęcie musi zawierać wyłącznie przetwarzany dokument oraz dane dokumentu muszą być wyraźnie widoczne i czytelne dla ludzkiego oka.Maksymalna rozdzielczość strony na zaczytywanym skanie nie może przekroczyć 20 mln pikseli a rozmiar 11,7×16,5 cali co odpowiada formatowi A3.
Maksymalny rozmiar pojedynczej strony to 5MB.




Jak działa usługa Comarch OCR przy rozpoznawaniu faktur?

Usługa Comarch OCR analizuje dostarczony plik graficzny i rozpoznaje na nim tekst. Po zmianie obrazu na tekst i odczytaniu z niego danych merytorycznych, przypisuje je do odpowiednich kategorii – NIP, numer faktury, data, kwota netto, brutto, VAT, numer rachunku bankowego itp. Następnie przetworzona przez Comarch OCR faktura zostaje wprowadzona do programu Comarch ERP Optima, gdzie w dalszym etapie może być zweryfikowana, zaksięgowana i zarchiwizowana przez Użytkownika.

Poszczególne kroki procesu wyglądają następująco:

  • zeskanowanie lub zrobienie zdjęcia fakturze przez Użytkownika,
  • dodanie pliku z fakturą do usługi Comarch OCR, która to przetwarza fakturę i zwraca dane merytoryczne do programu Comarch ERP Optima,
  • sprawdzenie przez Użytkownika poprawności odczytanych danych z poziomu programu Comarch ERP Optima.




Czy za pomocą usługi Comarch OCR można rozpoznać plik zawierający wiele faktur?

Tak, usługa Comarch OCR umożliwia rozpoznawanie wielu faktur znajdujących się w jednym pliku pdf.  Na dokument dodawany jest atrybut NUMER_STRONY, który odpowiada za poprawne wyświetlanie skanu na dokumencie w rejestrze VAT Do działania tej funkcji potrzebny jest program Comarch ERP Optima w wersji 2019.5.1 lub późniejszej.




Czy podczas przetwarzania faktur ma miejsce kontrola duplikacji?

Usługa Comarch OCR nie pozwala na wprowadzenie kilka razy tego samego dokumentu. Przy rozpoznawaniu dokumentów następuje kontrola duplikacji, która sprawdza, czy w bazie danych znajduje się już dokument o takich samych danych:

  • numer dokumentu,
  • numer NIP,
  • kwota netto,
  • data wystawienia.




W jaki sposób są rozpoznawane faktury na których widnieje kilka pozycji w tej samej stawce?

Podsumowane są wartości dla poszczególnych stawek VAT.




W jaki sposób ustawiana jest data wpływu na dokumencie dodanym za pomocą usługi Comarch OCR?

Na dokumencie przetworzonym za pomocą usługi Comarch OCR data wpływu jest ustawiana taka jak data wystawienia.




Czy, jeżeli na formularzu kategorii ustawiono podział odliczeń, to czy po dodaniu faktury zakupu w rejestrze VAT za pomocą usługi Comarch OCR i przypisaniu tej kategorii na dokumencie, nastąpi automatyczny podział odliczeń na fakturze?

Tak, jeżeli po rozpoznaniu faktury zakupu w rejestrze VAT za pomocą usługi Comarch OCR zostanie podstawiona kategoria, na której formularzu zaznaczono Podział odliczeń to program automatycznie dzieli kwotę zgodnie z procentem wskazanym na formularzu kategorii. Kategoria pobierana jest z formularza kontrahenta.




Czy kategoria uzupełniona na karcie kontrahenta jest automatycznie przenoszona na dokument dodany za pomocą usługi Comarch OCR?

Tak, pod warunkiem, że w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona zaznaczony jest parametr Pobieranie kategorii z karty kontrahenta oraz w bazie jest już karta kontrahenta z uzupełnionymi kategoriami.

Niezależnie od Stawki VAT wybranej na kategorii przenoszona jest zawsze Stawka VAT ze skanu/zdjęcia dokumentu.

Rodzaj oraz Kolumna na fakturze ustawiane są takie, jakie zostały ustawione na formularzu kategorii. Przenoszony jest również Podział odliczeń co powoduje, że po wczytaniu faktury następuje automatyczny podział pozycji w takich proporcjach, jaki został ustalony na kategorii.

Z kategorii przenoszone jest Odliczenie, jeżeli jego wartość wynosi Warunkowo. Odliczenia TAK/NIE ustawiane są w zależności od weryfikacji w bazie Podatników VAT czynnych, która odbywa się automatycznie w momencie wysłania dokumentu do rozpoznania. Jeżeli jednak Użytkownik będzie miał zaznaczony w Konfiguracji Firmy/ OCR/ Parametry parametr „Ustawiaj odliczenia na NIE w rejestrze VAT zakupu” wówczas odliczenia na pozycjach dokumentu zostaną ustawione na NIE bez względu na wynik weryfikacji w bazie podatników VAT oraz ustawienia odliczeń na kategorii.

Jeżeli na karcie kontrahenta nie ma uzupełnionej kategorii to na dokumencie pozostanie ona pusta. Brak ustawienia kategorii na karcie Kontrahenta powoduje wczytanie faktury z rodzajem Towar.

Do zakładki KSeF/JPK do sekcji Kody JPK_V7  przenoszone są domyślne kody JPK przypisane do karty kontrahenta.

Podczas dodawania dokumentu sprzedaży w zakładce KSeF/JPK w sekcji Kody JPK_V7 tworzy się automatycznie kod TP, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczony jest parametr Kontrahent powiązany.

Podczas dodawania dokumentu zakupu w zakładce KSeF/JPK w sekcji Kody JPK_V7 tworzy się automatycznie kod VAT_RR, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczony jest parametr Rolnik.




Dlaczego po dodaniu faktur za pomocą usługi Comarch OCR nie jest rozpoznawany kontrahent pomimo tego, że jego kartoteka widnieje w programie Comarch ERP Optima?

Taka sytuacja może mieć miejsce wtedy, gdy w bazie danych istnieje więcej niż jeden kontrahent o danym numerze NIP. W takim przypadku faktura zostanie dodana na kontrahenta o akronimie !NIEOKREŚLONY!. Należy zweryfikować, czy w  Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów wybrano opcję Blokuj. Zduplikowane karty kontrahentów należy usunąć (połączyć).

Od wersji 2020.5.1 Comarch ERP Optima po rozpoznaniu dokumentu zostaje wyświetlona lista kontrahentów, którzy mają taki sam nr NIP. Użytkownik sam wskazuje, z którym kontrahentem powiązać fakturę.