W programie istnieje funkcjonalność wysyłki faktur ustrukturyzowanych do Krajowego Systemu e-Faktur.

Aby dokumenty mogły być wysyłane do KSeF konieczne jest zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF, w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF. Dedykowany artykuł zawiera więcej informacji na temat konfiguracji integracji z KSeF – przejdź do artykułu.

Dokumenty, które mogą być wysyłane do KSeF:

• Faktury Sprzedaży (w przypadku, gdy faktura posiada powiązania z Wydaniami Zewnętrznymi, do KSeF wysyłana jest również informacja o numerach dokumentów WZ),
• Faktury VAT marża,
• Faktury zaliczkowe,
• Korekty wystawione do wyżej wymienionych dokumentów z wyłączeniem korekty danych.

Przed wysłaniem faktury do KSeF, wyżej wymienione dokumenty są weryfikowane co do zgodności ze strukturą KSeF. Jeżeli dokument zawiera błędy, należy go poprawić, w innym wypadku nie zostanie przesłany do KSeF.

Istnieją dwie możliwości wysyłki faktur do KSeF.

Wysyłka automatyczna przy zatwierdzaniu dokumentu – wymagane jest zaznaczenie odpowiednich parametrów tj. Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO oraz Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu, parametry dostępne są w menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na zakładce [Parametry cd].  Podczas wysyłki automatycznej program także weryfikuje dokumenty pod kątem zgodności ze strukturą KSeF. Jeśli są rozbieżności pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Czy chcesz poprawić błędy i wysłać dokument? Wybór opcji Tak skutkuje powróceniem do edycji dokumentu, natomiast po zaznaczeniu opcji Nie – faktura zostaje zatwierdzona, ale program nie wyśle jej do KSeF. Jeżeli Użytkownik zatwierdza dokumenty seryjnie z poziomu listy Faktur Sprzedaży, dokumenty będą wysyłane natychmiastowo po ich zatwierdzeniu. Podczas wykonywania operacji seryjnego zatwierdzania dokumentów, faktury niezgodne ze strukturą KSeF, nie zostaną zatwierdzone ani rozliczone. Zostanie wyświetlony komunikat blokujący to działanie.

Wysyłka z listy Faktur Sprzedaży – opcja dostępna jest na liście Faktur Sprzedaży, pod przyciskiem Wyślij faktury do KSeF . Operator ma możliwość wysyłki pojedynczego dokumentu, ale także opcję seryjnego wysyłania faktur do KSeF po zaznaczeniu wybranych dokumentów na liście. W przypadku takiej wysyłki nie jest możliwe uwierzytelnianie za pomocą tokena generowanego w programie Comarch ERP Optima, konieczne jest posiadanie certyfikatu lub tokena wygenerowanego na platformie KSeF. Podczas tego typu wysyłki system również sprawdza zgodność dokumentu/dokumentów ze strukturą KSeF. Jeżeli wśród zaznaczonych dokumentów znajdują się faktury, które nie przeszły weryfikacji lub nie mogą zostać wysłane pojawi się odpowiednia informacja w logu.

Na dokumentach na zakładce [KSeF] znajdują się wszystkie najważniejsze informacje związane z wysyłką i odbiorem dokumentów z KSeF.

Przy wysyłce do KSeF faktur zaliczkowych, faktur rozliczających lub faktur korygujących nie jest weryfikowany numer KSeF dokumentów źródłowych jeżeli dokumenty nie zostały przesłane do KSeF. Oznacza to, że możemy przesłać do KSeF np. dokument korygujący do faktury, która nie jest dostępna na stronie ministerstwa.

W przypadku przesłania do KSeF dokumentu źródłowego, konieczne jest pobranie UPO, w innym wypadku nie będzie możliwe przesłanie kolejnych powiązanych dokumentów, wystąpią następujące komunikaty:

• Nie odebrano UPO dla dokumentu zaliczki.
• Nie odebrano UPO dla dokumentu, do którego jest utworzona korekta.

W menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na zakładce [Parametry cd] znajduje się sekcja poświęcona KSeF – Krajowy System e-Faktur.

W sekcji KSeF dostępne są następujące parametry:

• Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO – po zaznaczeniu tego parametru, operator ma możliwość wysyłania faktur do KSeF.
• Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu – zaznaczenie tego parametru skutkuje wysyłaniem faktur do systemu KSeF bezpośrednio po ich zatwierdzeniu, opcja aktywna wyłącznie po uprzednim zaznaczeniu parametru: Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO.
• Prawo do odbierania e-Faktur – po zaznaczeniu tego parametru, operator ma możliwość pobierania faktur z KSeF. Po jego zaznaczeniu domyślnie zaznaczona jest opcja Zakupu. Jeżeli Użytkownik chce importować Faktury Sprzedaży do rejestru VAT Sprzedaży to powinien również zaznaczyć opcję Sprzedaży.

Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF w pierwszej kolejności należy przejść do menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.

Zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF umożliwia konfigurację integracji z KSeF oraz import i eksport dokumentów.

W sekcji Środowisko pracy z KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy:

demo – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Ta forma w przeciwieństwie do opcji produkcyjnej, umożliwia: anulowanie, korygowanie dokumentów oraz nie powoduje zapisu z historii zmian. Środowisko demo Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/.

produkcyjne – praca odbywa się w trybie produkcyjnym, faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Zgodnie z przepisami możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych, co oznacza, że podatnik może równocześnie wystawiać i przesyłać faktury za pośrednictwem platformy KSeF jak i przekazywać je w tradycyjny sposób (elektronicznie lub papierowo). Środowisko produkcyjne Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/.

Istnieje możliwość zmiany środowiska wymiany danych z KSeF. W bazie danych zapamiętywana jest zawsze data pierwszego uruchomienia pracy w trybie produkcyjnym. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. W przypadku importu dokumentów, ograniczenie co do daty uruchomienia w trybie produkcyjnym nie ma zastosowania.

Uwierzytelnianie w KSeF możliwe jest za pomocą certyfikatu lub tokena.

• Certyfikat

Dostępna jest możliwość uwierzytelniania za pomocą certyfikatu, w takim przypadku każdorazowo przy uruchamianiu komunikacji z KSeF konieczne będzie wybranie prawidłowego certyfikatu. Obecnie akceptowany jest certyfikat zarejestrowany na numer NIP, zgodny z numerem NIP wprowadzonym w pieczątce firmy. Jeżeli używamy certyfikatu to nie ma potrzeby uzupełniania pola Token, jednak jeżeli pole zostanie uzupełnione, uwierzytelnianie będzie odbywało się za pośrednictwem tokena.

• Token

Token może zostać wygenerowany w programie lub na stronie KSeF.

W Comarch ERP Optima token można wygenerować za pomocą certyfikatu, służy do tego opcja Generuj token. Program wygeneruje token na podstawie numeru NIP uzupełnionego w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. Zostanie wyświetlona lista dostępnych certyfikatów, a Użytkownik powinien wybrać ten, który zawiera taki sam NIP, jak wprowadzony w pieczątce firmy.

Jeżeli Użytkownik chce wygenerować token bezpośrednio na stronie KSeF to konieczne jest aby wpisał lub wkleił jego wartość w polu Token. W takiej sytuacji nie należy już używać opcji Generuj token, wystarczy zapisać zmiany ikoną dyskietki.

Opcja Usuń token umożliwia wykasowanie uzupełnionego pola Token, ale tylko jeżeli jego wartość została uzupełniona automatycznie, przy użyciu opcji Generuj token.

Comarch ChatERP to inteligentny asystent wykorzystujący algorytmy sztucznej inteligencji (AI – od ang. Artificial Intelligence), która jest sukcesywnie rozwijana w Comarch ERP Optima. Wykorzystanie zaawansowanych mechanizmów AI ma na celu usprawnienie pracy przedsiębiorstw poprzez zautomatyzowanie powtarzalnych czynności oraz ułatwienie obsługi programu. Dzięki temu Użytkownicy zostają w znacznym stopniu odciążeni od rutynowych czynności, zyskując jednocześnie lepszy wgląd do znajdujących się w programie danych.

Comarch ChatERP umożliwia komunikację Użytkownika z programem za pomocą języka naturalnego. Komunikacja z Comarch ChatERP przypomina zwykłą konwersację międzyludzką – asystent nie tylko odpowiada na pytania, ale także pamięta historię rozmów i jest w stanie kontynuować wątki rozmowy, dostosowując swoje odpowiedzi do kontekstu. Dzięki temu, jak również dzięki odporności na literówki, Comarch ChatERP pozwala na swobodną komunikację na poziomie mowy ludzkiej. Możliwość komunikacji w języku naturalnym znacznie ułatwia i przyspiesza proces wdrażania nowych Użytkowników.

Comarch ChatERP może udzielić informacji o danych zgromadzonych w systemie, wyjaśni jak działają funkcje programu oraz wykona wybrane czynności zlecone przez Użytkownika.

Uprawnienia do Comarch ChatERP

Comarch ChatERP jest wersją demonstracyjną (BETA) przeznaczoną dla Użytkowników, którym administrator programu nadał do niej uprawnienia. W związku z tym na karcie operatora w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy dostępny jest na zakładce [Ogólne] parametr Prawo do korzystania z ChatERP.

Wyłącznie operator mający ten parametr zaznaczony może korzystać z Inteligentnego asystenta Comarch. Domyślnie żaden operator w programie nie ma zaznaczonego tego parametru. Zaznaczając go Użytkownik otrzymuje komunikat informujący o usłudze:

Comarch ChatERP to eksperymentalna usługa inteligentnego asystenta w fazie testów BETA. Korzystając z niej wyrażasz zgodę na przesłanie danych zawartych w pytaniach i odpowiedziach do firmy Comarch lub podwykonawców technologicznych. Dane zawarte w pytaniach zależą od Ciebie i zobowiązujesz się do nieprzekazywania w nich danych osobowych. Więcej na temat usługi znajdziesz w pomocy.

Jeżeli operator, który nie ma zaznaczonego na swojej karcie parametru Prawo do korzystania z ChatERP ale posiada uprawnienia administratora, uruchomi Inteligentnego asystenta Comarch, otrzyma komunikat o tej samej treści, jak włączając parametr z poziomu Konfiguracji.

Po kliknięciu na przycisk Rozpocznij rozmowę taki Użytkownik przejdzie do Comarch ChatERP a parametr Prawo do korzystania z ChatERP na jego karcie zostanie zaznaczony.

W przypadku użytkownika bez prawa do korzystania z ChatERP który nie jest administratorem, przy próbie uruchomienia funkcji pojawia się informacja: W celu włączenia funkcji skontaktuj się z administratorem programu w Twojej firmie.

Korzystanie z Comarch ChatERP

W menu Sztuczna inteligencja w sekcji Asystent AI dostępna jest funkcja  ChatERP. Po jej wybraniu przez operatora z nadanymi uprawnieniami do korzystania z Comarch ChatERP otwierane jest okno Inteligentnego asystenta Comarch:

W dolnej części okna dostępne jest pole służące do wpisania treści pytania. Po wpisaniu treści i kliknięciu przycisku  Wyślij lub naciśnięciu klawisza <Enter> następuje przesłanie zapytania i wyświetlenie przygotowanej przez asystenta odpowiedzi:

Przykładowe pytania jakie mogą zostać zadane to:

• Ile jest na stanie towaru Sekator?
• Wyświetl 5 ostatnich faktur na których znajduję się towar Grabie ogrodnicze
• Wyświetl listę faktur sprzedaży dla kontrahentów z Krakowa
• Czy plik JPK_V7 za grudzień 2023 został już wysłany?
• Ile wynosi podatek vat z pliku JPK_V7 za 12/2023 do zapłaty?
• Czy odpis dla Maszyna ogrodnicza za 12/2023 został już wygenerowany?
• Którzy pracownicy mają uprawnienie do obsługi koparki?
• Pokaż pracowników bez wybranego urzędu skarbowego
• Pokaż kto jest dzisiaj nieobecny

W zależności od zadanego pytania, zwracane przez Comarch ChatERP odpowiedzi mogą wskazywać konkretną wartość (np. stan magazynowy towaru) lub wymieniać wiele pozycji (np. kontrahentów czy dokumentów) spełniających warunek z zadanego pytania. W przypadku kiedy w wyniku zapytania zwracanych jest kilka wartości, są one wyświetlane w osobnych liniach.

W przypadku, kiedy Comarch ChatERP nie jest w stanie odpowiedzieć na zadane przez Użytkownika pytanie, udzielana jest informacja o treści: Przepraszam, ale na podstawie dostępnych danych nie mogę udzielić odpowiedzi na Twoje pytanie.

Comarch ChatERP może również wykonywać wybrane operacje w programie na podstawie poleceń wydawanych przez Użytkownika.

Przykłady takich poleceń skutkujących wykonaniem określonych czynności w programie to:

• Ustaw limit kredytu 15000 PLN na kontrahencie Aloza
• Wystaw zamówienie na towar Grabie do liści na dodatkowe 200 sztuk
• Dodaj fakturę sprzedaży na towar Sekator 300 sztuk dla kontrahenta ADM

Comarch ChatERP jest funkcją udostępnioną Użytkownikom Comarch ERP Optima w ramach testów BETA. W związku z tym jej zakres jest ograniczony, a działanie może być obarczone wadami.

Dane z zadawanych pytań i udzielanych odpowiedzi są przesyłane do firmy Comarch oraz Open AI w celu świadczenia usługi. Odpowiedzi udzielane przez Comarch ChatERP są generowane przez algorytmy sztucznej inteligencji (AI). Zadawane pytania i udzielane odpowiedzi są zapisywane i wykorzystywane do doskonalenia działania usługi. Dopuszczane są tylko odpowiedzi które nie generują skutku przetwarzania danych osobowych. Kontrahenci w zadawanych pytaniach są wyszukiwani po nazwie.

W przypadku zadawanych pytań licencje, blokady oraz uprawnienia operatorów w wersji BETA Comarch ChatERP nie są uwzględniane. Są natomiast brane pod uwagę podczas wykonywania poleceń przez inteligentnego asystenta.

Moduł Robotyzacja RPA (ang. Robotic Process Automation) zawiera dostępne w programie funkcje automatyczne ułatwiające pracę poprzez wykonywanie powtarzalnych czynności. Często działają one w tle i są domyślnie włączone. Są to następujące funkcje:

• Pobieranie kursów walut z NBP
• Pobieranie wskaźników
• Weryfikowanie statusu w VAT kontrahenta
• Weryfikowanie rachunków bankowych kontrahentów
• Pobieranie danych kontrahentów przez integrację z GUS
• Wymiana danych z bankami za pośrednictwem Internetu
• IWD – wymiana danych z biurem lub oddziałem
• Windykacja należności
• Faktury cykliczne
• Przypomnienia dla pracowników/operatorów i klientów
• Kopie bezpieczeństwa do IBARD

Na liście funkcji w module Robotyzacja można zapoznać się z ich krótkim opisem, zweryfikować czy określona funkcja jest aktywna oraz po kliknięciu na dostępny przy każdej funkcji link przejść do strony www opisującej szczegółowo tę funkcjonalność w programie:

Możliwe jest wskazanie miejsca przechowywania załączników do przesyłanych dokumentów. Gałąź Konfiguracji niedostępna w przypadku Comarch ERP Optima w Chmurze Standard.

Możliwe jest zaznaczenie jednej z 3 opcji:

• zapisz w bazie (domyślnie zaznaczona opcja),
• zapisz w IBARD (po zaznaczeniu tej opcji staje się aktywne pole Folder dla plików na IBARD; po kliknięciu ikony wyboru folderu  pojawi się okno logowania do Comarch IBARD, jeżeli operator wcześniej się nie zalogował),
• zapisz na dysku (po zaznaczeniu tej opcji pojawia się możliwość określenia domyślnego folderu dla wszystkich stanowisk oraz ewentualnie dodatkowo dedykowanego folderu dla tego stanowiska); po zaznaczeniu opcji zapisz na dysku jeżeli domyślny folder dla wszystkich stanowisk nie był wskazany, podpowiadana jest ścieżka C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Wymiana danych z możliwością wskazania innego folderu.

W przypadku opcji zapisu na dysku dedykowany dla stanowiska folder przechowywania załączników może być również określony w Konfiguracji Stanowiska/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Parametry.

Jeżeli Użytkownik wybrał opcję zapisywania załączników na dysku i uzupełnił folder dedykowany dla stanowiska, załączniki będą zapisywane w tym wskazanym katalogu. Jeżeli folder dla stanowiska nie został wskazany, załączniki będą zapisywane w folderze dla wszystkich stanowisk, określanym w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Parametry.

W przypadku Comarch ERP Optima w Chmurze Standard załączniki zawsze zapisywane są w bazie i nie ma możliwości wskazania innego miejsca ich zapisu.

Jeżeli skonfigurowany jest automatyczny import paczek IWD przy wykorzystaniu Serwisu Operacji Automatycznych, załączniki mogą być zapisywane w bazie lub na dysku. Jeżeli w Konfiguracji wybrana jest w takim przypadku opcja zapisu w Comarch IBARD, załączniki zapisywane są w bazie danych.