W celu odnotowania pracownikowi oddelegowania na dany okres należy zaznaczyć na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce ‘3 Etat’ parametr ‘Oddelegowany do pracy za granicą’. Jeżeli pracownik został oddelegowany w trakcie miesiąca należy wykonać taką operację za pomocą aktualizacji zapisu  z dniem oddelegowania. Również powrót z oddelegowania odnotowujemy za pomocą kolejnej aktualizacji zapisu. Należy pamiętać, że wynagrodzenie za czas oddelegowania musi być naliczone na oddzielnej liście płac etatowej przeznaczonej dla pracowników oddelegowanych.

Więcej informacji znajduje się w artykule: Oddelegowanie do pracy za granicą.

Aby możliwe było wystawienie dokumentu w walucie obcej np. w Euro, na którym ma również naliczać się podatek VAT z konkretną stawką, należy upewnić się, że w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznaczone są odpowiednio parametry:

Takie ustawienia umożliwiają oprócz zmiany waluty dokumentu, również naliczenie podatku VAT. Na dokumentach walutowych domyślnie proponowana jest stawka VAT 0% lub NP. Po zaznaczeniu parametru VAT na fakturach w walucie, dla kontrahentów o statusie krajowy proponowana będzie stawka VAT z kartotek towarowych. Dodatkowo Użytkownik będzie miał możliwość jej zmiany na inną albo na poszczególnych towarach, albo globalnie na wszystkich pozycjach dokumentu (poprzez parametr Naliczaj VAT na zakładce [Płatności]).
Dodatkowo parametr Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie powoduje, że dla kontrahentów o statusie krajowy, płatność dokumentu dzielona jest na dwie części – kwotę netto w walucie i kwotę VAT w PLN liczoną po kursie z dokumentu. Obie płatności wynikające z dokumentu przenoszone są do Preliminarza płatności i oddzielnie rozliczane.

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry znajduje się parametr Automatyczna weryfikacja statusu VAT/ VAT-UE na dokumentach handlowych, który jest domyślnie zaznaczony. Przy takim ustawieniu, po wybraniu kontrahenta bądź zmianie jego numeru NIP na dokumentach następuje automatyczna weryfikacja czy jest on podatnikiem VAT lub VIES.

Jeżeli kontrahent wewnątrzunijny wybrany na dokumencie sprzedażowym nie jest podatnikiem aktywnym w bazie VIES, wówczas przy weryfikacji ręcznej pojawi się komunikat: Kontrahent posiada aktywny numer VAT-UE. Czy zweryfikować stawki VAT na towarach? Po kliknięciu przycisku Tak, na pozycji towaru znajdującego się na formularzu dokumentu ustawiane są krajowe stawki VAT.

Jeżeli weryfikacja statusu kontrahenta na dokumencie sprzedażowym przebiegnie negatywnie, a na karcie kontrahenta zaznaczony był parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, zostanie on automatycznie odznaczony zarówno na dokumencie jak i na karcie kontrahenta.

Dodatkowo, w przypadku zmiany stawki VAT wskutek weryfikacji statusu VAT kontrahenta, nie jest zaznaczany parametr Naliczaj VAT na zakładce [Płatności] na formularzu dokumentu.

Jeżeli weryfikacja statusu kontrahenta na dokumencie zakupowym przebiegnie negatywnie, a na karcie kontrahenta zaznaczony był parametr Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES, zostanie on automatycznie odznaczony zarówno na dokumencie jak i na karcie kontrahenta. Stawki VAT na pozycjach dokumentu pozostają bez zmian.

Aby zewidencjonować dodatkowe kwoty związane z zakupem towaru, takie jak: cło, podatek akcyzowy, podatek VAT czy koszt transportu, do należy wystawić k(opcja jest dostępna na liście f w menu rozwijanym ikony korekty oraz pod prawym przyciskiem myszy – korekta graniczna/cło).

Na podniesionym formularzu korekty pojawią się wszystkie towary z dokumentu FZ, z możliwością wpisania wartości kosztów dodatkowych. Po rozwinięciu listy przy przycisku    dostępne są 2 opcje:

1) Kwota korekty

Jeśli wartość korekty wyliczana jest proporcjonalnie dla wszystkich pozycji jedną kwotą tzn. rozdzielenie podanej kwoty proporcjonalnie (w stosunku do wartości pozycji) na wszystkie pozycje z dokumentu. Jeśli chcemy naliczyć kwoty dodatkowe dla wybranych pozycji, należy je uprzednio zaznaczyć na liście.
Należy pamiętać, że wartość korekty dotyczy całej pozycji, a nie pojedynczej jednostki towaru.

2) Kwoty celne

Jeśli zachodzi potrzeba wprowadzenia dodatkowych kosztów związanych z zakupem towaru w sposób bardziej szczegółowy – w rozbiciu na rodzaj kosztów, gdzie dla wszystkich pozycji FZKG, bądź pozycji zaznaczonych, można oddzielnie wprowadzić koszt transportu, kwotę cła czy podatku akcyzowego.

Rodzaje kosztów zostały określone w Konfiguracji: Firma/ Handel/ Kwoty dodatkowe/ celne.
Lista domyślnie zawiera trzy pozycje: Wartość cła, Wartość akcyzy, Koszt transportu. Użytkownik może dodawać nowe pozycje w zależności od potrzeb i specyfiki pracy oraz usuwać/zmieniać domyślne pozycje.

Dla poszczególnych pozycji listy określamy:

Zgodnie z ustawieniem pozycje listy są przenoszone na dokument Korekty Granicznej, gdzie Użytkownik podaje ich kwotową wartość.

Polecamy obejrzenie filmu instruktażowego, pokazującego jak zaewidencjonować koszty dodatkowe przy zakupie towaru, tym SAD. Przejdź do filmu

Od 1 stycznia 2009 można zawierać umowy zlecenia opodatkowane zryczałtowanym podatkiem dochodowym w wysokości 18%, przy których nie występują koszty uzyskania przychodu. Od miesiąca deklaracji 7/2022 obowiązuje stawka podatku w wysokości 12%. W programie Comarch ERP Optima w celu dodania umowy ryczałtowej poniżej 200 zł, na formularzu umowy należy wybrać nowy standardowy rodzaj umowy – PIT-8AR Umowy nie przekraczające.

Fakt otrzymania dokumentu SAD powinien pozwolić użytkownikowi na:

1. Zmianę ceny zakupu towarów (wartości na magazynie) – w zależności od sposobu rozliczania magazynu, zmiana może dotyczyć zmiany kursu waluty, doliczenia cła, doliczenia transportu itp.
2. Zarejestrowanie powstania zobowiązania wobec urzędu na kwoty wynikające z cła, VAT-u, opłaty manipulacyjnej, transportu.
3. Zarejestrowanie dokumentu do potrzeb rozliczenia VAT.

W systemie jest to realizowane poprzez wprowadzenie specjalnego dokumentu korekty (FZKG). Funkcja ta pozwoli Użytkownikowi na poprawne zarejestrowanie na tym dokumencie odpowiednio:

1. Na pozycjach faktury – faktu zmiany wartości towaru
2. W Preliminarzu Płatności – faktu powstania zobowiązania wobec urzędu
3. Na edytowalnej tabeli VAT – przyjęcie dokumentu podlegającego rozliczeniu na deklaracji VAT-7

Jeżeli pracownik ma powtarzalny czas pracy, np. pracuje tylko od poniedziałku do środy, a pozostałe dni ma wolne, wówczas najlepiej stworzyć dla niego oddzielny kalendarz. Czas pracy na kalendarz zostanie wprowadzony za pomocą odpowiednio skonfigurowanej serii kalendarza.

Przedsiębiorcy dokonujący wewnątrzwspólnotowych nabyć i dostaw są zobowiązany do wykazania ich w stworzonym do celów statystycznych systemie Intrastat. W programie Comarch ERP Optima, aby wygenerować tę deklarację konieczne jest zaznaczenie parametru Intrastat w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane Firmy/ Intrastat oraz wypełnienie odpowiednio pól związanych z deklaracją Intrastat (m.in. kodu identyfikacyjnego organu celnego, sekcji Wypełniający, typu kursu waluty).

W deklaracji uwzględniane są tylko transakcje, które:

Więcej informacji na temat konfiguracji deklaracji Intrastat znajduje się w artykule: Deklaracja Intrastat – Konfiguracja.

W programie istnieje możliwość weryfikacji dokumentów uwzględnianych podczas automatycznego wyliczania deklaracji Intrastat. Z poziomu formularza deklaracji Intrastat dostępny jest wydruk: Dokumenty niezakwalifikowane do Intrastat oraz wydruk Dokumenty zakwalifikowane do Intrastat. Więcej informacji na temat wymienionych wydruków znajduje się w artykule: Weryfikacja dokumentów uwzględnianych podczas automatycznego wyliczania deklaracji Intrastat.

Przy sporządzaniu deklaracji Intrastat (statystki handlu towarami pomiędzy państwami członkowskimi Unii Europejskiej), dla każdego dokumentu wywozowego/przywozowego musi być przypisany określony kod transakcji. Jest on liczbowym określeniem rodzaju przeprowadzanej transakcji.

Lista kodów transakcyjnych dla konkretnych rodzajów transakcji opublikowana jest na stronie Głównego Urzędu Statystycznego:
https://stat.gov.pl/badania-statystyczne/sprawozdawczosc/intrastat/kody-rodzajow-transakcji/

Kod taki można w programie Comarch ERP Optima przypisać na karcie konkretnego kontrahenta – zakładka [Handlowe] (będzie automatycznie przenoszony na dokument) lub wpisywać go każdorazowo przy wystawianiu dokumentu – np. na dokumencie FA, na zakładce Dokumenty w sekcji Intrastat.

Wpisanie tego kodu przy wystawianiu dokumentów jest niezmiernie ważne, ponieważ jest to jedno z podstawowych wymagań przy tworzeniu deklaracji Intrastat.

Więcej informacji na temat kodów transakcji zostało przedstawionych na filmie instruktażowym Intrastat – przejdź do filmu

Możemy rozliczać dokumenty z poziomu kilku miejsc w programie Comarch ERP Optima. Załóżmy, że wprowadziliśmy Fakturę Sprzedaży z datą 14.11.20XX na kwotę 129,56 PLN, płatną przelewem.
Wprowadzenie takiego dokumentu wygeneruje płatność odroczoną, którą możemy zobaczyć w menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności.

Dnia 20.11 Klient wpłaca pieniądze na nasze konto bankowe i chcemy odnotować to w systemie.

Możemy to zrobić na jeden z kilku sposobów w programie, między innymi z poziomu:

1. ZAPISÓW KASOWYCH/BANKOWYCH

Menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe. Wskazujemy Rejestr oraz Raport, do którego chcemy wprowadzić zapis:

Ikoną plusa  dodajemy nowy zapis. Na zapisie musimy wybrać typ dokumentu (w tym przypadku będzie to wpłata Klienta czyli dokument KP). Jeśli znamy schemat numeracji wystarczy wpisać odpowiedni symbol w pole „Dokument”.
Schemat możemy też wybrać z listy po naciśnięciu 

Na liście należy wybrać klasę dokumentu Wpłata i wskazać symbol KP.

Na zapisie KP uzupełnić kwotę wpłacaną i dane kontrahenta.
Na zakładce Rozliczenia dokumentów możemy wskazać dokument, z którym chcemy rozliczyć wpłatę kontrahenta.

Po wybraniu opcji Rozliczenie możemy wskazać płatność (lub kilka płatności) z Preliminarza Płatności, które chcemy rozliczyć z zapisem KP.

Jeżeli kwota na zapisie jest większa niż kwota płatności odroczonej z Preliminarza, wówczas dokument KP będzie rozliczony częściowo (w kolumnie Status na liście zapisów kasowych/bankowych pojawi się przy tym zapisie literka „C”). Będzie można w późniejszym terminie wprowadzić kolejne rozliczenie na pozostałą kwotę. Jeśli zapis zostanie rozliczony całkowicie, w kolumnie Status pojawi się litera „R”.

2. PRELIMINARZA PŁATNOŚCI

Menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności.

Chcemy rozliczyć zdarzenie w Preliminarzu z zapisem KP. Wyszukujemy odpowiednią płatność w Preliminarzu wygenerowaną po wprowadzeniu Faktury Sprzedaży (w polu Numer dokumentu znajduje się numer faktury). Po wyszukaniu płatności podnosimy jej formatkę dwukrotnym kliknięciem myszki lub przyciskiem „lupy”.
Na formularzu płatności przechodzimy na zakładkę Rozliczenia i naciskamy ikonę „plusa” – „Dodaj rozliczenie”. Pojawi się lista dokumentów nierozliczonych danego kontrahenta.

Jeśli już wcześniej został wprowadzony zapis KP w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe, wówczas z listy można wybrać ten zapis, który zostanie rozliczony ze zdarzeniem z preliminarza.

3. LISTY DOKUMENTÓW (Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, dokumenty kaucyjne WKA i PKA, rejestry VAT zakupu i sprzedaży, ewidencja dodatkowa kosztów i przychodów))

Dokumenty można rozliczać automatycznie, na przykład z poziomu listy Faktur Sprzedaży. Wcześniej jednak należy nadać odpowiednie uprawnienie operatorowi, żeby mógł on rozliczać dokumenty z poziomu listy.

W Konfiguracji Programu/Użytkowe/Operatorzy na karcie operatora znajduje się parametr (zakładka Ogólne/ Parametry Wspólne) Rozliczanie / usuwanie rozliczeń z listy – należy go zaznaczyć. Po zaznaczeniu parametru, dany operator może przejść do listy dokumentów (np. Faktur Sprzedaży), wybrać dokument, który chce rozliczyć i wcisnąć prawy przycisk myszy. W menu, które rozwinie się pod prawym klawiszem myszki dostępna jest opcja Rozlicz. Należy ją wybrać a następnie wskazać rejestr, do którego ma trafić płatność.
Stan rozliczenia dokumentu i listę dokumentów rozliczających można wyświetlić z poziomu listy faktur lub z poziomu formularza konkretnej faktury po naciśnięciu przycisku Rozliczenia , dostępnego na wstążce.

4. LISTA DOKUMENTÓW NIEROZLICZONYCH

Menu Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone.

W menu Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone znajduje się lista wszystkich dokumentów nierozliczonych w programie. Lista zawiera dwie zakładki: [Ogólne] i [Na dzień]. Lista ta jest posortowana wg terminu płatności, a w obrębie tego samego terminu płatności wg daty dokumentu. Z tego poziomu jest możliwość rozliczania pojedynczych dokumentów oraz rozliczania seryjnego. Aby rozliczyć dokumenty należy zaznaczyć wybrane pozycje na liście (dokumenty muszą wykazywać kwoty po obu stronach: jako Należność i Zobowiązanie), wskazać w filtrze Walutę inną niż „Wszystkie” i kliknąć w ikonę , z której jest możliwość wyboru dwóch typów seryjnych rozliczeń:

– Typ domyślny to Rozliczanie dokumentów dla jednego podmiotu – po wyborze tego typu rozliczenia pojawi się komunikat: Czy na pewno chcesz dokonać seryjnego rozliczenia zaznaczonych dokumentów? Rozliczane będą dokumenty dla tego samego podmiotu. Mechanizm rozliczania wygląda tak samo jak w przypadku listy Rozliczenia podmiotu. Gdy brak pary do rozliczenia, mechanizm przechodzi do rozliczenia dokumentów kolejnego podmiotu, pozostawiając jako nierozliczone dokumenty poprzedniego podmiotu. Jeżeli Użytkownik zaznaczy dwa dokumenty o przeciwnych kierunkach, ale dla różnych podmiotów – w logu z przebiegu rozliczenia będzie informacja o braku pary do rozliczenia. Aby rozliczyć takie dokumenty należy wybrać drugą funkcję,

– Rozliczanie dokumentów wielu podmiotów – po wyborze tego typu rozliczenia pojawi się komunikat: Czy na pewno chcesz dokonać seryjnego rozliczenia zaznaczonych dokumentów? Rozliczane będą również dokumenty różnych podmiotów. Mechanizm rozliczania jest następujący – funkcja kojarzy najpierw dokumenty tego samego podmiotu. Gdy zostaną już tylko dokumenty, dla których nie ma pary dla tego samego podmiotu – funkcja będzie rozliczać dokumenty najpierw próbując dopasować je po takiej samej kwocie, a następnie po terminie płatności.

Nie ma możliwości powiązania faktury sprzedaży z wystawionym ręcznie dokumentem WZ. W tej sytuacji można wykonać jedną z następujących operacji:

1. Anulować fakturę sprzedaży (opcja została dokładniej opisana w pytaniu: Kiedy można anulować dokument?), przekształcić wystawiony ręcznie dokument WZ do FA. W tym celu należy podświetlić dokument WZ na liście i nacisnąć przycisk FS (lub z menu pod prawym klawiszem myszy wybrać Przekształcenie do FS). Jak wyświetli się formularz FA można zmienić datę dokumentu i wpisać numer faktury anulowanej np. 100. Wszystkie dane faktury powinny być zgodne z dokumentem, który otrzymał klient.
2. Anulować dokument WZ (pod prawym klawiszem myszy), przekształcić wystawioną FA nr 100 do dokumentu WZ. W tym celu na liście Faktur sprzedaży należy podświetlić dokument, a następnie nacisnąć przycisk WZ (lub z menu pod prawym klawiszem myszy wybrać Przekształcenie do WZ). Wygenerowany dokument WZ jest zapisywany na stałe bez możliwości zmiany numeru i utworzony z datą systemową (datę tą można ustawić w menu Narzędzia/ Data bieżąca przed przekształceniem do WZ).

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry w zakładce [Serie i daty] znajduje się parametr: Przenoś daty sprzedaży/zakupu na dokumenty powiązane. Po jego zaznaczeniu podczas generowania WZ do faktury sprzedaży data wydania na WZ będzie zgodna z datą sprzedaży na FA. Analogicznie w przypadku generowania FA do WZ daty sprzedaży i wydania będą zgodne.