Preliminarz płatności

• plik tekstowy, w którym każda linia ma taką samą strukturę – składa się z pól oddzielonych znakiem separatora i jest rekordem z danymi dotyczącymi operacji,
• plik tekstowy, w którym pierwsza linia ma charakter nagłówka (i/lub ostatnia linia ma charakter stopki) o strukturze innej niż pozostałe.

Zarówno struktura linii, nagłówka, stopki jak i rekordu definiowana jest poprzez zbudowanie listy pól wybranych z predefiniowanej listy. Dla każdego formatu można określić ogólne parametry takie jak: znak separatora linii, format daty itp. Zdefiniowany format można również wykorzystać do importu przelewów wysłanych z aplikacji bankowej. Identyfikacja podmiotu odbywa się poprzez kod podmiotu bądź numer rachunku bankowego. Przenoszenie formatów pomiędzy bazami jest możliwe poprzez plik xml. Użytkownik ma również możliwość kopiowania zdefiniowanych formatów w ramach jednej bazy wykorzystując kombinacje klawiszy <CTRL>+<INSERT> bądź <CTRL> wciśnięty łącznie z przyciskiem  .

Przygotowanie formularza banku do wysyłania przelewów

W celu poprawnego wysłania zdarzeń z Preliminarza do banku, należy wcześniej odpowiednio skonfigurować formularz banku (menu Ogólne/ Inne/ Banki). W przypadku, kiedy użytkownik chce, aby w momencie wykonywania eksportu podpowiadał się format, który będzie wykorzystywany, należy na formatce banku w polu Format eksportu dla przelewów zwykłych wybrać odpowiedni format przypisany dla danego banku. W polu Format eksportu dla MPP  należy wskazać format, wg którego będą tworzone zlecenia przelewów split payment. Format eksportu dla przelewów zwykłych i przelewów z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności powinny być tego samego rodzaju. Nie może być takiej sytuacji, że jeden z nich jest formatem typu webservice a drugi nie. W przypadku, gdy korzystamy z wymiany danych z bankiem za pomocą webserwisów format dla zwykłych przelewów i przelewów MPP jest taki sam. W polach Format eksportu dla przelewów dla US oraz Format eksportu dla przelewów do ZUS można wybrać formaty za pomocą, którego wysyłane będą przelewy do US oraz ZUS. W sytuacji, kiedy format eksportu dla przelewów zwykłych nie zostanie wybrany, za każdym razem w momencie eksportu użytkownik będzie musiał wybrać format, który chce zastosować. W przypadku, gdy dla przelewów zwykłych wybrano jeden z formatów Webservice pola są niewidoczne.

Uwaga

Przelewy do ZUS z datą 01.01.2018 lub późniejszą powinny być eksportowane jako przelewy zwykłe. W przypadku korzystania z formatów definiowalnych w polu Format eksportu dla przelewów do ZUS należy wskazać format taki, jak dla przelewów zwykłych.

Jak przygotować listę przelewów do wysłania?

Przelewy, które mają zostać wykonane, będą realizowane przez bank obsługujący naszą firmę (lub jeden z banków, jeśli mamy otwartych więcej rachunków w różnych bankach). Dla każdego prowadzonego przez firmę rachunku bankowego otwarliśmy oddzielny rejestr bankowy (rejestr typu BANK) i definiując go podaliśmy dane banku oraz numer rachunku bankowego.

Listę przelewów, które mają zostać zrealizowane przez wskazany bank, przygotowujemy z poziomu Preliminarza Płatności, przy wybranym konkretnym rejestrze.

Uwaga

Możliwość eksportu danych pojawi się tylko wtedy, gdy preliminarz wyświetla zdarzenia nierozliczone dla rejestru typu BANK.

Na ekranie pojawią się:  – przycisk pozwalający na wykonanie eksportu. Przelewy do wysłania –  włączenie parametru zawęzi listę zdarzeń w  Preliminarzu tylko do tych, które mogą zostać wysłane do banku. Aby zdarzenia z Preliminarza mogły zostać przesłane do banku:

• W definicji rejestru (typu BANK), z poziomu, którego dokonujemy eksportu, musi być poprawnie wypełniona nazwa i numer rachunku naszego banku.
• Format wymiany danych dla naszego banku ustawiony jest, jako format zdefiniowany przez użytkownika.
• Zdarzenia przeznaczone do wysłania mogą mieć status nierozliczone (N) lub częściowo rozliczone (C).
• Nie da się wysłać zdarzeń znajdujących się w buforze. Muszą być w stanie Zatwierdzone do realizacji.
• Kierunek przepływu środków finansowych na zdarzeniu musi być typu Rozchód.
• Na zdarzeniu poprawnie są wypełnione pola: podmiot, bank oraz numer rachunku podmiotu.

Uwaga

W przypadku eksportu do banku zdarzeń na których zaznaczony jest parametr MPP – podzielona płatność i które są częściwo rozliczone należy zweryfikować kwotę podatku VAT.

Listę zdarzeń, które mają zostać przesłane do banku można przygotować na dwa sposoby:

• Na liście wszystkich nierozliczonych zdarzeń w rejestrze zaznaczyć (klawiszem spacji lub myszką) te, które mają zostać wysłane. Należy przy tym uważać, aby zaznaczone pozycje spełniły wymienione powyżej warunki (status N lub C, zatwierdzone do realizacji, typu rozchód i poprawnie wypełnione dane bankowe).
• Zaznaczyć Przelewy do wysłania. Lista wszystkich zdarzeń zawężona zostanie tylko do tych, które spełniają powyższe warunki. Na tak przefiltrowanej liście znacznie łatwiej będzie odnaleźć i zaznaczyć te pozycje, które przeznaczone są do wysłania.

Podczas przygotowywania listy przelewów do banku warto również pamiętać o standardowo dostępnych narzędziach, które bardzo mogą ułatwić pracę:

• Jeśli na liście zdarzeń ustawimy zakres dat – nie tylko lista, ale wszystkie stosowane na niej filtry będą brały ten zakres pod uwagę. Wprowadzając zakres dat i włączając Przelewy do wysłania otrzymamy listę zdarzeń możliwych do wysłania, których data realizacji przypada na wskazany okres czasu.
• Filtr i Konstruktor filtra. Jeśli zdefiniujemy jakiś własny filtr na liście zdarzeń i włączymy Przelewy do wysłania – na ekranie otrzymamy listę zgodną ze stosowanym filtrem i możliwą do wysłania do banku. Np. jeśli skonstruowany filtr ma pokazać wyłącznie zdarzenia dla określonego podmiotu (kontrahenta), ustawimy zakres dat tak, aby dotyczył zdarzeń, których daty realizacji minęły i włączymy Przelewy do wysłania – otrzymamy przygotowaną do wysłania listę przelewów dotyczących wskazanego kontrahenta, ale tylko tych, z których realizacją się spóźniliśmy.

Wysyłanie danych do banku

Jeśli lista zdarzeń, które jako polecenia przelewów mają zostać wysłane do banku jest przygotowana – naciskamy przycisk . W tym momencie program sprawdzi czy wśród wybranych płatności znajdują się takie, które należy zweryfikować w Wykazie podatników VAT. Weryfikacji podlegają płatności:

• wystawione dla kontrahenta, który na karcie kontrahenta ma uzupełniony polski NIP,
• kwota płatności to co najmniej 15 000 zł lub równowartość w walucie (w przypadku płatności, które powstały dla dokumentów handlowych, rejestru VAT czy ewidencji dodatkowej sprawdzana jest łączna kwota z dokumentu źródłowego)

Dotyczy wersji: 2020.2.1

Kryterium to zależy od ustawienia w Konfiguracji firmy /Ogólne /Parametry – Automatyczna weryfikacja numerów rachunków bankowych w Wykazie podatników VAT. Jeśli parametr niezależnie od kwoty dokumentu jest zaznaczony nie sprawdzamy kwoty transakcji.

• na płatności uzupełniony jest rachunek bankowy.

Jeśli te wszystkie warunki są spełnione następuje weryfikacja rachunku odczytanego z płatności z Wykazem podatników VAT. W pierwszej kolejności sprawdzamy czy na dzień zlecenia przelewu w Comarch ERP Optima mamy już  informację o weryfikacji rachunku bankowego. Jeśli nie ma takiej informacji to łączymy się z Wykazem podatników VAT, odczytujemy zawartą tam informację, zapisujemy ją na karcie kontrahenta dla danego rachunku i przechodzimy do realizacji zlecenia. W sytuacji, gdy wśród weryfikowanych płatności znajdzie się chociaż jedna zweryfikowana negatywnie program wyświetli informację o tej płatności i rachunku bankowym oraz wstrzyma eksport. Od decyzji Użytkownika zależy czy eksport wszystkich płatności zostanie wykonany czy przerwany. W przypadku, gdy żadna z płatności nie spełni warunków do weryfikacji w Wykazie podatników VAT od razu pojawi się okno Eksport przelewów do pliku.

Okno zawiera następujące parametry:

• Aktualizuj informacje ZUS na zdarzeniach przy eksporcie – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż informacje Opis do banku pobierane są bezpośrednio z deklaracji DRA i dodatkowo aktualizowane są również na zdarzeniu w Preliminarzu. Odznaczony parametr sprawia, iż informacje do pliku pobierane są ze zdarzenia w Preliminarzu.
• Kolejność przelewów w pliku wg sortowania na liście – domyślnie parametr nie jest zaznaczony. Po zaznaczeniu przelewy do pliku zostaną wyeksportowane wg kolejności sortowania ustawionej na liście. Jeżeli w oknie eksportu przelewów zostanie zaznaczony parametr Przelewy zbiorczo wg podmiotów wówczas parametr Kolejność przelewów w pliku wg sortowania na liście będzie nieaktywny. Zbiorcze przelewy nie przejmują sortowania z listy.
• Nazwa pliku – nazwa pliku, do którego chcemy eksportować zdarzenia.
• Format wymiany – rozwijalna lista z dostępnymi formatami eksportu. Domyślnie wybranym formatem jest format, który przypisany został jako domyślny dla danego banku. Data przelewu – domyślnie wybraną datą będzie data realizacji, natomiast oprócz tego dostępne są jeszcze: dzisiejsza, termin płatności, inna (z możliwością wpisania daty).
• Format wymiany dla MPP – rozwijalna lista ze zdefiniowanymi w programie formatami eksportu przelewów. Program proponuje format, który został wskazany na formularzu banku, do którego przygotowujemy zlecenie przelewów. Wskazane formaty wymiany powinny mieć ten sam rodzaj. Nie wykonamy eksportu jeśli jeden z formatów będzie typu webservice a drugi nie. Rodzaje formatów wymiany muszą być z sobą zbieżne. Jeśli w danej organizacji nie stosujemy metody podzielonej płatności nie ma konieczności wskazywania formatu wymiany dla MPP.
• Przelewy zbiorczo wg podmiotów – zaznaczenie tego parametru przez użytkownika spowoduje, iż zdarzenia dla danego kontrahenta zostaną zsumowane. Parametr ten nie ma znaczenia dla przelewów dla których stosujemy mechanizm podzielonej płatności.

Uwaga

Przelewy z podzieloną płatnością (paramet MPP-podzielona płatność jest zaznaczony) zawsze wysyłane są pojedynczo.

• Grupuj wg dat – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów. Parametr ten nie ma wpływu przy tworzeniu zbiorczych przelewów MPP.

Jeżeli Przelewy zbiorczo wg podmiotów jest zaznaczony, a Grupuj wg dat nie jest zaznaczony, to zdarzenia przeznaczone do eksportu zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty. Następnie zostanie utworzony jeden przelew zbiorczy dla danego podmiotu (rachunku, waluty). Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu). Przy eksporcie formatami definiowalnymi znaczenie ma data wybrana w formacie przelewów:

• jeżeli w formacie wybrana jest Data dokumentu, to przelewy są eksportowane zawsze z datą dokumentu, niezależnie od tego jaka data jest wybrana na oknie Eksport przelewów do pliku. Dlatego po zaznaczeniu Grupuj wg dat powstanie tyle zbiorczych przelewów ile jest różnych Dat dokumentów w eksportowanych płatnościach
• jeżeli w formacie wybrana jest Data operacji, to przelewy są eksportowane zgodnie z datą wskazaną w oknie Eksport przelewów do pliku, tj. datą dzisiejszą/ terminem płatności/ datą realizacji/ inną. Dlatego po zaznaczeniu Grupuj wg dat powstanie tyle zbiorczych przelewów ile jest różnych terminów płatności/ dat realizacji (w zależności od ustawień wybranych na oknie)
• jeżeli w formacie wybrana jest i Data dokumentu i Data operacji, to przelewy będą grupowane zgodnie z datą operacji (opisane wyżej).
• Eksportuj wszystkie linie opisu do banku – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów.

• Dziel przelewy wg długości opisu – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Spowoduje on, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelew wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych. Parametr ten nie ma wpływu przy tworzeniu zbiorczych przelewów MPP.

Istnieje również możliwość dopisania przelewów do już istniejącego pliku. Aby dopisać przelewy do pliku należy zaznaczyć parametr Dopisz do pliku, a następnie w polu Plik docelowy wskazać plik, do którego informacje powinny być dopisane. Zatwierdzenie okna spowoduje dopisanie przelewów zatwierdzonych do wysłania do podanego pliku.

Uwaga

W trakcie dopisywania przelewów do już istniejącego pliku program sprawdza, czy Numer Rozliczeniowy Banku (NRB) dla banku związanego z rejestrem, z którego dokonywany jest eksport, jest taki sam jak NRB zapisany w pliku, do którego dopisujemy przelewy. Kontrola NRB w trakcie eksportu uniemożliwi dopisanie przelewów do pliku adresowanego do innego banku, niż powiązany z danym rejestrem bankowym.

Uwaga

Jeśli podczas eksportu przelewów wskażemy istniejący plik i nie zaznaczymy parametru Dopisz do pliku – spowoduje to wykasowanie dotychczasowej zawartości pliku i nadpisanie nowych informacji.

Warto pamiętać, że podczas eksportu przelewów do pliku program zapamiętuje katalog, w którym ostatnio zapisany był plik z przelewami i zaproponuje go podczas ponownego eksportu. W dolnej części okna Eksport przelewów do pliku widoczna jest sekcja pokazująca łączną wartość przelewów przeznaczonych do wyeksportowania. Wyświetlane sumy zależą od ustawień parametru Eksport poleceń: Zaznaczonych lub Wszystkich zatwierdzonych do realizacji. Osobno sumowane są przelewy zwykłe, do US i do ZUS. Kwoty dla przelewów do US i ZUS widoczne są zawsze w PLN. Kwota dla przelewów zwykłych wyświetlana jest w walucie rejestru, z którego wykonywany jest eksport. Sumowane są kwoty pozostające do rozliczenia z przelewów rozchodowych, o stanie Do realizacji. Szczegółowe zestawienie informacji zapisywanych do pliku tekstowego znajduje się w artykule Definiowanie formatów. Najważniejsze z nich to:

• kwota przelewu. Dla zdarzeń nierozliczonych (N) – jest to pełna kwota dokumentu, dla zdarzeń rozliczonych częściowo (C) – kwota dotychczas nierozliczona,

Uwaga

W sytuacji, gdy eksportujemy do banku zdarzenie z podzieloną płatnością, które jest częściowo rozliczone należy zweryfikować kwotę VAT.

• dane kontrahenta, jego banku i numer jego rachunku,
• dane naszej firmy, naszego banku i numer naszego rachunku,
• data płatności,
• opis płatności.

Plik z danymi może zostać wykorzystany przez program służący do komunikacji z bankiem.

Przelewy zbiorcze dla „zwykłych” płatności

Program Comarch ERP Optima umożliwia również wysyłanie przelewów zbiorczych. Zaznaczenie przez użytkownika parametru Przelewy zbiorczo wg podmiotów (na formatce Eksport przelewów do pliku) spowoduje, iż zdarzenia dla których nie stosujemy MPP i są przeznaczone do eksportu zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty. Następnie zostanie utworzony jeden przelew zbiorczy dla danego podmiotu (rachunku, waluty). Dane adresowe zostaną pobrane z karty danego podmiotu (np. kontrahenta, pracownika). Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu). Kwota przelewu to suma nierozliczonych kwot w walucie dokumentu ze zdarzeń składających się na przelew zbiorczy. W przypadku, gdy jako datę przelewu użytkownik wybierze datę realizacji bądź termin płatności, jako data przelewu zbiorczego zostanie pobrana data z najwcześniejszego zdarzenia. Jeżeli w momencie eksportu nadawany jest Identyfikator operacji, to wszystkie przelewy cząstkowe wchodzące w skład przelewu zbiorczego otrzymają taki sam identyfikator. Opis dla przelewów zbiorczych jest wypełniany następująco:

• Jeżeli w definicji formatu występuje pole Numer dokumentu i numery eksportowanych dokumentów nie zmieszczą się w tym polu – pozostała część zostanie przeniesiona do innych pól opisowych, kolejno Opis księgowy, Opis do banku – pierwsza, druga, trzecia, czwarta linijka. Aby zawsze opis, czy to w przelewach zbiorczych czy zwykłych, zawierał numery dokumentów to np. dla formatu Elixir-O można zdefiniować go następująco: Numer dokumentu – nowe pole, 35 znaków. Opis do banku (druga linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków . Opis do banku (trzecia linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków. Opis do banku (czwarta linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków. W ten sposób otrzymamy pole zawierające 4×35.  W przelewie zbiorczym druga, trzecia i czwarta linijka opisu do banku nie będzie pobierana ze zdarzenia, tylko zawsze wypełniana numerami dokumentów, jeżeli nie zmieszczą się w poprzednich polach. Jeżeli się zmieszczą – pola te będą puste.

• Jeżeli opis w definicji formatu będzie zdefiniowany następująco: Opis do banku (pierwsza linijka) – nowe pole, 35 znaków. Opis do banku (druga linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków. Opis do banku (trzecia linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków. Opis do banku (czwarta linijka) połączony z poprzednim znakiem podziału pola na części, 35 znaków. Wtedy w przypadku przelewu zbiorczego zostaną połączone opisy z pierwszej linijki opisu do banku wszystkich zdarzeń składających się na dany przelew zbiorowy i wklejone kolejno do pól Opis do banku. Opisy do banku ze zdarzeń z drugiej, trzeciej i czwartej linijki nie zostaną pobrane do pliku.

Wtedy w przypadku przelewu zbiorczego zostaną połączone opisy z pierwszej linijki opisu do banku wszystkich zdarzeń składających się na dany przelew zbiorowy i wklejone kolejno do pól Opis do banku. Opisy do banku ze zdarzeń z drugiej, trzeciej i czwartej linijki nie zostaną pobrane do plikuPoszczególne numery dokumentów w opisie są oddzielone znakiem „;”. W sytuacji, gdy chcielibyśmy aby w przelewie zbiorczym program umieścił wszystkie linie opisu do banku (od pierwszej do czwartej linii opisu z każdego przelewu) możemy zaznaczyć parametr Eksportuj wszystkie linie opisu do banku. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów. Poszczególne linie opisu z danego przelewu będą oddzielone spacją. Program połączy cztery linie opisu do banku z pierwszego przelewu, następnie 4 linie z przelewu drugiego itd. Poszczególne linie opisu z danego przelewu będą oddzielone spacją. W przypadku, gdy tworzymy przelew zbiorczy na podstawie wielu przelewów cząstkowych może zdarzyć się, że pola z opisem nie będą zawierały wszystkich danych (wszystkie opisy się nie zmieszczą). W takiej sytuacji możemy skorzystać z parametru Dziel przelewy wg długości opisu.

Przykład

Mamy 5 przelewów dla kontrahenta Aloza po 100 zł każdy. Pierwszy przelew ma uzupełnione 3 linie opisu do banku: FA/2018/07/00001/VAT, Z dnia 20 czerwca 2018, Wplata raty numer 1. Drugi przelew ma uzupełnione 2 linie opisu do banku: FA/2018/07/00002/VAT, Usług obce. Kolejne 3 przelewy mają uzupełnioną tylko pierwszą linię opisu FA/2018/07/00003/VAT,FA/2018/07/00004/VAT,FA/2018/07/00005/VAT Jeśli parametr Eksportuj wszystkie linie opisu do banku:

• nie będzie zaznaczony – w przelewie zbiorczym pojawią się tylko pierwsze linie opisu do banku
• będzie zaznaczony – w przelewie zbiorczym pojawią się kolejno pierwsze 3 linie z przelewu pierwszego, następnie 2 linie opisu z przelewu drugiego, pierwsze linie z przelewu 3 i 4 oraz początek (pierwsza litera) opisu z przelewu 5

W pliku przygotowanym formatem Elixir-0 BPH, który ma zdefiniowane wykazywanie czterech linii opisu do banku wygląda to tak: „FA/2018/07/00001/VAT Z dnia 20 czer|wca 2018 Wplata raty numer 1;FA/201|8/07/00002/VAT Uslugi obce;FA/2018/|07/00003/VAT;FA/2018/07/00004/VAT;F”

Zaznaczenie parametru Dziel przelewy wg długości opisu spowoduje, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelew wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych

Przykład

Mamy 5 przelewów dla kontrahenta Aloza z przykładu powyżej. Tworzymy plik formatem Elixir-0 BPH. Jeśli zaznaczymy parametr Eksportuj wszystkie linie opisu do banku i Dziel przelewy wg długości opisu program utworzy nam 2 przelewy zbiorcze, na kwotę:

• 400 zł z opisem FA/2018/07/00001/VAT Z dnia 20 czer|wca 2018 Wplata raty numer 1;FA/201|8/07/00002/VAT Uslugi obce;FA/2018/|07/00003/VAT;FA/2018/07/00004/VAT”
• 100 zł z opisem: „FA/2018/07/00005/VAT|||”

Dotyczy wersji: 2020.1.1

Przelewy zbiorcze MPP

Od wersji 2020.1 w programie Comarch ERP Optima mamy możliwość tworzenia zbiorczych przelewów dla płatności MPP. Zbiorczy przelew może dotyczyć zarówno płatności obowiązkowo objętych mechanizmem MPP jak i płatności dla których mechanizm podzielonej płatności stosujemy dobrowolnie. Istnieje jednak kilka warunków które muszą być spełnione aby przelew zbiorczy można było zrealizować. Przelew zbiorczy dla płatności MPP:

• musi obejmować wszystkie faktury wystawione od jednego dostawcy lub usługodawcy,
• faktury muszą być wystawione w okresie nie krótszym niż 1 dzień i nie dłuższym niż 1 miesiąc kalendarzowy,
• przelew musi zawierać całą kwotę podatku VAT wykazaną na tych fakturach.

Oznacza to, że w przypadku przelewu zbiorczego wszystkie faktury od danego kontrahenta wystawione w danym okresie mają być zapłacone mechanizmem podzielonej płatności. W przelewie zamiast informacji o numerach faktur za które regulujemy płatność podajemy okres którego one dotyczą. Przelewem zbiorczym nie można zrealizować wybranych faktur z danego okresu, musi on dotyczyć wszystkich faktur z tego okresu. W preliminarzu płatności po zaznaczeniu wybranych zdarzeń przy tworzeniu zbiorczego przelewu program weryfikuje czy są to przelewy objęte mechanizmem podzielonej płatności. Jeśli tak, to dla danego kontrahenta ustala okres przelewu. Daty od – do przelewu pobierane są z dokumentu źródłowego, np. FZ (data wystawienia), a dla zdarzeń wprowadzonych bezpośrednio do preliminarza jest to data dokumentu. Kolejna weryfikacja dotyczy tego czy:

• w okresie przelewu zaznaczono wszystkie płatności dla danego kontrahenta (niezależnie od tego, w którym rejestrze bankowym występują),
• wszystkie zdarzenia mają być realizowane jako płatności MPP,
• zdarzenia mają status Do realizacji,
• zdarzenia są w całości nierozliczone (stan Nie podlega wyklucza przelew zbiorczy),
• zdarzenia mają taką samą walutę rozliczenia,
• na zdarzeniach wybrano ten sam numer rachunku bankowego,
• na zdarzeniach w sekcji MPP widnieje ten sam numer

Przykład

Spełnienie wszystkich tych warunków pozwala na przygotowanie przelewu zbiorczego. Od kontrahenta ABC otrzymaliśmy faktury zakupu objętych mechanizmem MPP. Fa/2019/0001 – data wystawienia 08.11.2019, termin płatności 14.11.2019 Fa/2019/0002  – data wystawienia 12.11.2019, termin płatności 15.11.2019 Fa/2019/0003 – data wystawienia 12.11.2019, termin płatności 18.11.2019 Fa/2019/0004 – data wystawienia 13.11.2019, termin płatności 19.11.2019  – na płatności wskazano inny (drugi) rachunek bankowy kontrahenta ABC Jeśli w preliminarzu płatności zaznaczymy: – tylko dwie płatności Fa/20190001 i Fa/2019/0002 i wybierzemy przelew zbiorczy pojawi się komunikat: Wybranych płatności [Fa/2019/0001], [Fa/2019/0002] nie można zapłacić zbiorczym przelewem. W komunikacie zbiorczym powinny się znaleźć wszystkie dokumenty wystawione przez kontrahenta ABC w zadanym okresie, nie dłuższym niż miesiąc kalendarzowy. W tym przypadku w przelewie zbiorczym powinny znaleźć się wszystkie płatności wystawione w okresie 08.11 – 12.11.2019 czyli także FA/2019/003. – wszystkie cztery faktury – pojawi się komunikat: Wybranych płatności [Fa/2019/0001], [Fa/2019/0002], [Fa/2019/0003], [Fa/2019/0004]  nie można zapłacić zbiorczym przelewem. Wybrane są różne numery rachunków / numery NIP / waluty rozliczenia / ustawienia SEPA lub płatności pochodzą z dokumentów wystawionych w okresie dłuższym niż miesiąc kalendarzowy. – zaznaczymy trzy pierwsze faktury – zostanie utworzony przelew zbiorczy na łączną kwotę płatności. W sekcji dotyczącej MPP zamiast numeru faktur pojawi się okres przelewu 08.11-12.11.2019.

Przy tworzeniu przelewów zbiorczych dla płatności MPP opcje Grupuj wg dat  i Dziel przelewy wg długości opisu nie mają znaczenia. W zbiorczym przelewie muszą zostać ujęte wszystkie płatności do dokumentów wystawionych w danym okresie. Pozostałe parametry działają analogicznie jak przy tworzeniu zbiorczych przelewów dla ‘zwykłych’ płatności (nie objętych MPP).

Eksport przelewów do plików XML

Istnieje możliwość eksportu przelewów do plików xml. Służą do tego standardowe formaty: Przelewy krajowe (xml), Przelewy SEPA (xml), Przelewy SEPA BZWBK (xml), Przelewy walutowe (xml),

Dotyczy wersji: 2020.5.1

Citi Handlowy – Przelewy krajowe, w tym MPP (xml), Citi Handlowy – Przelewy międzynarodowe (xml), Citi Handlowy – Przelewy podatkowe (xml), Citi Handlowy – Przelewy SEPA (xml)

. Pliki generowane są zgodnie ze standardem XML opartym o normę ISO 20022. Format Przelewy krajowe (xml) służy do eksportu przelewów złotówkowych, zarówno przelewów zwykłych, jak i przelewów do urzędu skarbowego oraz ZUS. Jeżeli wśród zaznaczonych płatności są przelewy do US i/lub ZUS i w oknie Eksport przelewów do pliku jako format wymiany wybierzemy Przelewy xml, wówczas przelewy również eksportowane są tym formatem, a nie formatem do US/ZUS przypisanym na karcie banku.

Dotyczy wersji: 2020.5.1

Wysyłając przelewy do banku Citi Handlowy jednym z formatów XML należy na formularzu banku, z którego robiony jest przelew uzupełnić kod SWIFT. Aby prawidłowo sparametryzować kod SWIFT prosimy o kontakt z Citi Handlowy. Citi Handlowy – Przelewy krajowe, w tym MPP (xml) – służy do eksportowania do banku przelewów złotówkowych oraz przelewów realizowanych metodą podzielonej płatności. W sytuacji, gdy eksportowane płatności będą miały ustawiony priorytet Wysoki zostaną wysłane jako przelewy natychmiastowe (Express Elixir). Citi Handlowy – Przelewy międzynarodowe (xml) to format, który pozwala na wyeksportowanie do banku przelewów walutowych. Citi Handlowy – Przelewy podatkowe (xml) umożliwia wyeksportowanie przelewów do urzędów skarbowych. W preliminarzu płatności wybieramy przelewy podatkowe i na oknie Eksport przelewów do banku w polu Format wymiany wybieramy Citi Handlowy – Przelew podatkowy (XML). W tym przypadku nie ma znaczenia ustawienie formatu dla przelewów podatkowych na formularzu banku. Citi Handlowy – Przelewy SEPA (xml) pozwala na wysłanie do banku przelewów europejskich, realizowanych w bankach, które należą do Jednolitego Obszaru Płatniczego i są one w walucie Euro.

W przypadku przelewów walutowych jako opcja rozliczania opłat ustawiana jest domyślnie „SHAR” – prowizje i opłaty są dzielone pomiędzy zleceniodawcę i beneficjenta. Po zaznaczeniu kilku przelewów i wyeksportowaniu ich formatem xml, powstaje jeden zbiorczy plik. Jeżeli wśród zaznaczonych przelewów będą zarówno przelewy zwykłe, jak i przelewy do US i/lub ZUS, w momencie eksportu formatem Przelewy krajowe (xml) powstaną osobne zbiorcze pliki dla przelewów zwykłych, US i ZUS. Jeżeli w oknie Eksportu przelewów do pliku w formacie wymiany wybrany będzie format xml, wówczas parametr Aktualizuj przy eksporcie informacje ZUS na zdarzeniach (w formacie Elixir-O) jest niewidoczny. Przy eksporcie przelewów walutowych i SEPA, litery ze znakami diakrytycznymi wpisane w nazwie firmy/ danych adresowych firmy/ nazwie podmiotu/ danych adresowych podmiotu/ opisie do banku są zamieniane na ich odpowiedniki, np. ‘ü’ na ‘ue’, ‘д’ na ‘d’. Przy eksporcie przelewów do pliku XML dla każdej płatności automatycznie nadawany jest unikalny Identyfikator operacji. Identyfikator jest zapisywany w pliku w tagu <EndToEndId>. Przy zaznaczonej opcji Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów wszystkie przelewy cząstkowe wchodzące w skład przelewu zbiorczego otrzymają taki sam identyfikator. Identyfikator operacji może być wykorzystywany do automatycznego rozliczania przelewów przy imporcie.

Konsekwencje wysłania przelewów do banku

Stan zdarzeń, które zostały wysłane do banku zmienia się na Zlecenie wysłane do banku. Na takich zdarzeniach nie da się wprowadzać żadnych zmian. Nie zmienia się natomiast status wysłanego zdarzenia – pozostaje ono w dalszym ciągu nierozliczone (N) lub rozliczone częściowo (C). Rozliczenie tych zdarzeń może nastąpić dopiero wtedy, gdy otrzymamy z banku wyciąg bankowy potwierdzający ich realizację. Pozycje z takiego wyciągu wprowadzamy na listę zapisów kasowych/bankowych odpowiedniego rejestru i rozliczamy je z naszymi zdarzeniami.

Definiowanie formatu wymiany danych z bankami

Definiowanie formatów przelewów jest dostępne w menu Ogólne /Inne /Formaty przelewów. Eksport zdarzeń z Preliminarza do banku Eksport przelewów odbywa się z poziomu Preliminarza dla wybranego konkretnego rejestru. Wybór formatu predefiniowanego bądź też zdefiniowanego przez użytkownika spowoduje pojawienie się formatki eksportu. Wynikiem eksportu jest plik tekstowy, który można wczytać do systemu konkretnego banku. Po zakończeniu operacji eksportu użytkownik otrzymuje log z informacją, które przelewy zostały wyeksportowane oraz jakie ewentualnie błędy miały miejsce.

Wymiana danych z bankami online

System Comarch ERP Optima obsługuje wymianę danych z bankiem (eksport i import przelewów) za pomocą automatycznej wymiany danych z bankami opartej o standard Comarch Data Connect 2.0. Ten sposób wymiany danych umożliwia pobieranie wyciągów bankowych oraz historii operacji, a także eksport przelewów bezpośrednio z/do systemu bankowego, bez konieczności ręcznego przenoszenia plików pomiędzy aplikacją bankową oraz Comarch ERP Optima. Możliwe jest również pobieranie dla każdego wysłanego przelewu jego aktualnego statusu w banku (przelew może oczekiwać na realizację, zostać zrealizowany, odrzucony, anulowany itp.). Informacja o stanie środków na rachunkach – ikona dostępna na wstążce i umożliwia pobranie informacji o stanie środków na rachunkach obsługiwanych za pomocą usługi sieciowej z listy rejestrów k/b, listy zapisów k/b oraz preliminarza płatności. Automatyczna komunikacja z bankiem odbywa się przez wymianę komunikatów w formacie plików XML (standard ISO 20022)  przy wykorzystaniu technologii web-services. Całość komunikacji jest zabezpieczona przez bezpieczny kanał HTTPS z wykorzystaniem dwustronnego SSL. Dzięki tym technologiom komunikacja pomiędzy Bankiem a klientem jest szyfrowana i nikt niepowołany nie ma dostępu do przesyłanych informacji. Dodatkowo dzięki dwustronnemu SSL Bank otrzymuje możliwość wstępnej weryfikacji klienta, a klient może zweryfikować, czy faktycznie podłączył się do serwera Banku. Do zabezpieczenia wymiany informacji zastosowane zostały: certyfikat transportowy, który weryfikuje Klienta i pozwala zweryfikować jego prawo do danego rachunku (rachunków) oraz certyfikat autoryzacyjny (podpis elektroniczny), którym mogą być podpisywane wysyłane do banku przelewy. Gdy przelewy nie zostaną podpisane lub zostaną podpisane przez nieuprawnioną osobę – zlecenia będą oczekiwały w banku na akceptację uprawnionej osoby. Na liście Ogólne/ Inne/ Formaty przelewów dostępny jest format:

• Alior Bank WebService do bezpośredniej wymiany danych z Alior Bankiem,
• ING WebService do bezpośredniej wymiany danych ING Bank Śląski,
• Citi Handlowy – API do bezpośredniej wymiany danych z bankiem Citi Handlowy,
• Pekao WebService do bezpośredniej wymiany danych z bankiem Pekao,
• BNP Paribas WebService do bezpośredniej wymiany z bankiem  BNP Paribas
• mBank WebService do bezpośredniej wymiany danych z mBankiem,
• Millennium Webservice do bezpośredniej wymiany danych z Bankiem Millennium,
• PKO BP WebService do bezpośredniej wymiany danych z bankiem PKO Bank Polski,
• Santander WebService, do bezpośredniej wymiany danych z Santander Bank Polska.

  W przypadku innych banków należy zweryfikować możliwość wymiany danych online kontaktując się z danym bankiem. Jeżeli bank wdrożył standard Comarch Data Connect 2.0, użytkownik może samodzielnie dodać format przelewu za pomocą którego będzie możliwa wymiana. Na formularzu formatu przelewu na zakładce [Ogólne] trzeba zaznaczyć parametr Bezpośrednia wymiana danych za pomocą usługi sieciowej oraz wpisać adres usługi sieciowej. Na formularzu nowododawanego formatu przelewu po zaznaczeniu opcji Bezpośrednia wymiana danych za pomocą usługi sieciowej widoczne będzie dodatkowe pole z możliwością wskazania jednej z opcji: Alior Bank, Bank Millennium, BNP Paribas, Citi Handlowy, ING, mBank, PeKaO, PKO BP, Santander lub Inny. Wybór ma znaczenie w przypadku identyfikowania statusów przelewów. Po wskazaniu opcji ING, status ACWC jest identyfikowany jako zlecenie anulowane. Zaznaczając Inny status ACWC jest rozpoznawany, jako zlecenie wprowadzone zmodyfikowane w systemie bankowym bądź do ręcznej modyfikacji. Wybór opcji ma również znaczenie przy wysyłaniu przelewów europejskich (SEPA) dla banków Pekao oraz BNP Paribas. Możliwość wskazania jednej z opcji dostępna jest wyłącznie dla formatów dodawanych przez użytkownika. Do wymiany danych z bankami, za pomocą webserwisów wymagana jest instalacja komponentu Microsoft .NET Framework w wersji co najmniej 4.5.

Eksport za pomocą webserwisów

Możliwy jest eksport przelewów krajowych (w tym do Urzędu Skarbowego i ZUS) oraz przelewów walutowych (w tym przelewów europejskich SEPA). Na formularzu banku w polach Format eksportu dla przelewów zwykłych oraz Format importu wyciągów bankowych można wskazać format obsługujący wymianę za pomocą usługi sieciowej. Format ten będzie podpowiadał się, jako domyślny podczas eksportu i importu przelewów. Po wybraniu takiego formatu na formularzu banku pojawia się zakładka [Ustawienia usługi sieciowej]. Na zakładce tej użytkownik wprowadza ustawienia dotyczące przelewów walutowych oraz podpina certyfikat do komunikacji z bankiem. W celu uzyskania informacji na temat bezpośredniej wymiany danych z bankiem, proszę skorzystać z linku do strony:

• Alior Bank
• BNP Paribas
• CITI Handlowy
• ING Bank Śląski
• mBank
• Bank Millennium
• Bank Pekao SA
• PKO Bank Polski
• Santander Bank Polska

W przypadku przelewów walutowych istotne jest uzupełnienie pól: Opłatę ponosi, Osoba kontaktowa oraz Kontakt. W przypadku pola Opłatę ponosi jest możliwość wyboru trzech opcji: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Po równo. W przypadku niektórych rachunków opcja Zleceniobiorca może być zablokowana. Pokaże się wtedy odpowiedni komunikat przy próbie eksportu z wybraną tą opcją. Eksport przelewów za pomocą webserwisów jest możliwy z poziomu preliminarza płatności dla wybranego konkretnego rejestru. Jeżeli wybrany rejestr ma na formularzu banku przypisany format automatyczną współpracę z bankiem, wtedy ikona Eksportuj polecenia przelewu ma rozwijalne menu z dwoma opcjami: Eksportuj przelewy oraz Aktualizuj stany przelewów . Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksport przelewów do pliku.

W Konfiguracji stanowiska/ Kasa/Bank/ Parametry znajdują się parametry usług webserwisów bankowych (domyślnie nie są one zaznaczone). Po zaznaczeniu parametru: Zapisuj dane wymieniane z bankiem do plików XML – w pliku XML zapisywane będą dane wysyłane/importowane z banku. Zapisuj szczegółowe logi z komunikacji z bankiem – w pliku tekstowym zapisywane będą informacje związane z komunikacją z bankiem. Informacje te mogą być pomocne przy ustalaniu przyczyny nieprawidłowej komunikacji z bankiem. Pliki zapisywane będą w katalogu z logami programu Comarch ERP Optima, w podkatalogu WebserwisyBankowe (%appdata%\Comarch\Opt!ma\Logs). Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pokazuje się okno, na którym można ustawić wybrane opcje eksportu. Po ustawieniu parametrów, eksport uruchamiamy ikoną pioruna. Eksportowane są zarówno przelewy w PLN jak również w walucie obcej. Możliwy jest także eksport przelewów zbiorczych, jaki i możliwość podpisania przelewów za pomocą podpisu kwalifikowanego. Pojawia się okno z możliwością wyboru właściwego certyfikatu. Jeżeli okno z wyborem certyfikatu zostanie anulowane – przelewy zostaną wysłane i będą oczekiwały na akceptację po stronie banku. Nieco inaczej wygląda to w sytuacji, gdy przelewy eksportowane są do mBanku lub banku Citi Handlowy. W przypadku komunikacji webservice z mBankiem okno do wskazania certyfikatu do podpisywania nie jest pokazywane przy eksporcie. Jest to związane z tym, że przelewy mogą być podpisywane przez kilka osób (kilkoma certyfikatami). Jeżeli przelewy mają być wysłane podpisane, należy je najpierw podpisać, a następnie wysłać. Dokładniejszy opis eksportu przy wymianie webservice z mBankiem zamieszczony jest w kolejnym podrozdziale Eksport przelewów do mBanku. W przypadku komunikacji webservice z bankiem Citi Handlowy wysyłane są podpisane przelewy. Więcej informacji na temat eksportu przelewów do banku CITI Handlowy znajduje się w kolejnym podrozdziale Eksport przelewów do banku Citi Handlowy. Przy eksporcie przelewów za pomocą webserwisów dla każdej płatności automatycznie nadawany jest unikalny Identyfikator operacji. Identyfikator jest zapisywany w pliku w tagu <EndToEndId>. Przy zaznaczonej opcji Przelewy zbiorczo wg podmiotów wszystkie przelewy cząstkowe wchodzące w skład przelewu zbiorczego otrzymają taki sam identyfikator. Identyfikator operacji może być wykorzystywany do automatycznego rozliczania przelewów przy imporcie. Więcej informacji na temat tej funkcjonalności znajduje się w rozdziale Automatyczne rozliczanie przy imporcie przelewów. W przypadku importu Alior Bank WebService automatyczne rozliczanie przelewów przy imporcie nie zadziała dla przelewów walutowych, US oraz ZUS. W przypadku tych przelewów nie jest zwracana sygnatura przelewów. Przy zaznaczonej opcji Wysyłaj przelewy w jednym pliku przy eksporcie kilku przelewów tworzony jest jeden plik XML, w którym zapisane są wszystkie pojedyncze przelewy.W przypadku eksportu do PKO BP zawsze tworzony jest jeden plik (parametr nie jest widoczny na oknie eksportu).

Uwaga

Opcja Wysyłaj przelewy w jednym pliku jest niedostępna przy eksporcie przelewów do banku Citi Handlowy.

Jeżeli parametr nie jest zaznaczony, to każdy z przelewów zapisywany jest w osobnym pliku. Przy eksporcie przelewów walutowych i SEPA do banku online  (webservice), litery ze znakami diakrytycznymi wpisane w nazwie firmy/ danych adresowych firmy/ nazwie podmiotu/ danych adresowych podmiotu/ opisie do banku są zamieniane na ich odpowiedniki, np. ‘ü’ na ‘ue’, ‘д’ na ‘d’. Jeżeli w nazwie podmiotu jest cudzysłów, to przy eksporcie przelewów za pomocą usługi sieciowej (webservice) znak ten nie jest zapisywany w pliku. Dodatkowo przy eksporcie przelewów zagranicznych i SEPA znaki & @ ’ # $ % ^ * \ / | również nie są eksportowane. Przy eksporcie przelewów krajowych (PLN) litery ze znakami diakrytycznymi występujące w polach tekstowych (nazwa i adres firmy, nazwa i adres odbiorcy, opis do banku) zamieniane są na ich odpowiedniki, np. ‘ü’ na ‘ue’, ‘д’ na ‘d’. Wyjątkiem są litery polskiego alfabetu (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ż, ź) które nie są zamieniane. W preliminarzu płatności, jeżeli wybrany zostanie rejestr, który obsługuje wymianę danych poprzez usługę sieciową wśród kolumn na liście dostępne są kolumny: Data wysłania do banku, Komunikat z banku, Data komunikatu z banku. W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie płatności do banku oraz przy każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku. Opcja Aktualizuj stany przelewów sprawdza stan przelewów w banku oraz aktualizuje informacje na liście w preliminarzu płatności oraz na formularzu zdarzenia. Automatyczny import przelewów opisany jest w Import – wymiana danych z bankiem on-line.

Eksport przelewów do mBanku

W celu skonfigurowania wymiana danych z bankiem mBank w systemie Comarch ERP Optima należy:

• ustawić format wymiany danych – mBank Webservice,
• podać informację o numerze identyfikacyjnym firmy (DIK),
• określić typ logowania: certyfikat lub token mobilny (i jeżeli jest to certyfikat, to podpiąć certyfikat komunikacyjny),
• dla przelewów walutowych wskazać kto ponosi opłaty związane z takimi przelewani.

Na formularzu banku na zakładce [2 Import / Eksport] wybieramy format wymiany danych mBank Webservice. Przechodzimy na zakładkę [3 Ustawienia usługi sieciowej] i wprowadzamy ustawienia dotyczące:

• przelewów walutowych ,
• podpinamy certyfikat do komunikacji z bankiem. Certyfikat ten powinien mieć aktualną datę ważności, posiadać informacje o obsługujących go kluczach prywatnych. Należy upewnić się czy certyfikat znajduje się we właściwym magazynie certyfikatów.
• podajemy login (ID) Użytkownika w banku i typ logowania. Logowanie może odbywać się z wykorzystaniem certyfikatu lub tokena mobilnego. W przypadku tokena mobilnego potwierdzenie operacji wykonywane jest w aplikacji mobilnej zainstalowanej na telefonie.

W przypadku przelewów walutowych istotne jest uzupełnienie pól:

• Opłatę ponosi – mamy tutaj do wyboru trzy opcje: Zleceniodawca, Zleceniobiorca, Po równo.
• Osoba kontaktowa – nasz przedstawiciel wybrany do kontaktu z bankiem.
• Kontakt – numer telefonu, adres e-mail.

Na formularzu rejestru bankowego związanego z mBankiem należy uzupełnić informację o identyfikatorze firmy (DIK). Jest to unikalny identyfikator klienta banku w mBank CompanyNet. Brak tej informacji lub błędne dane uniemożliwi wymianę danych z bankiem (istotna jest wielkość liter) .

Eksport przelewów za pomocą webservice wykonujemy z poziomu preliminarza płatności. W preliminarzu płatności należy:

• wybrać rejestr, który dotyczy mBank i ma ustalony format wymiany danych za pomocą usługi sieciowej (w naszym przypadku mBank WebService),
• na liście powinny wyświetlać się tylko zdarzenia nierozliczone lub rozliczone częściowo.

Po spełnieniu tych warunków w preliminarzu płatności będzie dostępna ikona Eksportuj polecenia przelewu  . Wymiana danych z mBankiem pozwala na:

• wysłanie przelewu, który oczekuje w banku na jego autoryzację (zatwierdzenie),
• wysłanie podpisanego przelewu, który zostanie w banku przekazany do realizacji,
• autoryzację (zatwierdzenie częściowe/finalne) wysłanych wcześniej przelewów.

W mBanku możliwa jest wieloosobowa autoryzacja transakcji. Dzięki tej usłudze istnieje możliwość autoryzacji przelewów przez więcej niż 1 osobę (w banku można ustalać limity do autoryzacji samodzielnej i dwuosobowej oraz nadać uprawnienia do wykonywania zleceń bez ich autoryzacji). W Comarch ERP Optima na zdarzeniu w preliminarzu płatności możemy:

• podpisać przelew – podpisujemy przelewy o stanie Do realizacji, które nie zostały wysłane do banku. Jeśli wymagają tego ustalenia z bankiem przelew może być podpisany przez kilka osób. Na liście wyświetlamy informacje o tym kto, kiedy i jakim certyfikatem podpisał dany przelew. Podpisanego przelewu nie możemy już modyfikować. Każda zmiana częściowe rozliczenie czy zmiana dat uniemożliwi jego wysłanie. Konieczne będzie usunięcie istniejącego podpisu/podpisów i ponowne podpisanie przelewu. Wysłanie podpisanego przelewu spowoduje, że w banku zostanie on skierowany do weryfikacji a później do realizacji.

• autoryzować przelew – przelewy możemy autoryzować na stronie banku lub bezpośrednio w Comarch ERP Optima. W Comarch ERP Optima autoryzacji może dokonać tylko ten operator, który korzysta z tokena mobilnego. Autoryzacja (zatwierdzanie) dotyczy przelewu, który został wysłany do banku. W systemie mamy zarówno możliwość autoryzacji częściowej, jak i finalnej (pełnej). Przed autoryzacją przelewu zalecamy uruchomienie na telefonie aplikacji bankowej, gdyż pojawi się w niej wiadomość prezentująca szczegóły zatwierdzanej dyspozycji (data przelewu, kwota). Ostateczna akceptacja lub odrzucenie dyspozycji wykonywane są za pomocą przycisku na telefonie. Na formularzu przelewu zapisujemy historię autoryzacji, która została wykonana z poziomu Comarch ERP Optima.

Podpisanie i autoryzacja pojedynczego przelewu możliwe są z poziomu formularza płatności. Operacje te można też wykonać seryjnie dla zaznaczonych zdarzeń. W tym celu będąc w Preliminarzu płatności należy wybrać strzałkę obok przycisku . Pojawi się dodatkowe menu : Podpisz przelewy – podpisujemy zaznaczone zdarzenia o stanie Do realizacji. Eksportuj przelewy – wysyłamy do banku zaznaczone przelewy. Po wybraniu opcji Eksportuj przelewy pojawi się okno Eksportuj przelewy do pliku na którym określamy parametry eksportu. Format wymiany przepisuje się z formularza banku, format wymiany dla MPP nie podlega edycji i jest taki sam jak format wymiany. Data przelewu – jako data przelewu zawsze wstawiana jest data realizacji przelewu. Przelewy zbiorczo wg podmiotów – po zaznaczeniu tej opcji przelewy które nie zostały podpisane zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty i wysyłane jako jeden, zbiorczy przelew. Podpisane przelewy zawsze wysyłane są pojedynczo, nie są grupowane. Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu). Eksportuj wszystkie linie opisu do banku – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów. Dziel przelewy wg długości opisu – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Spowoduje on, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelew wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych. Parametr ten nie ma wpływu na przelewy zbiorcze MPP Wysyłaj przelewy w jednym pliku – zaznaczenie tego parametru powoduje, że wysyłając kilka przelewów tworzymy jeden plik xml, w którym zapisujemy wszystkie pojedyncze przelewy. Jeśli parametr nie jest zaznaczony to każdy z tych przelewów zapisywany jest w osobnym pliku. Eksport uruchamiamy ikoną pioruna. Eksportowane są zarówno przelewy w PLN jak również w walucie obcej. Jeżeli w preliminarzu płatności wybierzemy rejestr, który obsługuje wymianę danych z bankiem online wśród kolumn na liście dostępne są kolumny:

• Data wysłania do banku,
• Komunikat z banku,
• Data komunikatu z banku.

W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie przelewów online oraz przy każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku. Autoryzuj przelewy częściowo – operacja dostępna jest dla Użytkownika, który korzysta z tokena mobilnego i dotyczy przelewów wysłanych do banku. W sytuacji, gdy przelewy zostały wysłane w jednym pliku autoryzacja dotyczy wszystkich przelewów wchodzących w skład tego pliku (paczki). W banku przelewy będą miały status zautoryzowane częściowo i będą czekały na ostateczne zatwierdzenie. Autoryzuj przelewy finalnie – operacja dostępna jest dla Użytkownika, który korzysta z tokena mobilnego i wykonywana jest dla przelewów wysłanych do banku. W sytuacji, gdy przelewy zostały wysłane w jednym pliku autoryzacja dotyczy wszystkich przelewów wchodzących w skład tego pliku (paczki). W banku przelewy zostaną skierowane do realizacji. Aktualizuj stany przelewów – sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku.

Eksport przelewów do banku Citi Handlowy

Wymiana danych z bankiem Citi Handlowy dostępna jest w systemie Comarch ERP Optima od wersji 2020.6.1. W systemie Comarch ERP Optima na formularzu banku z którego wysyłane będą przelewy należy:

• • uzupełnić informację o kodzie SWIFT
  • ustawić format wymiany danych
  • podpiąć certyfikaty i uzupełnić Client ID i Client secret

Na formularzu banku na zakładce [1. Ogólne] należy sprawdzić czy uzupełniono pole kod SWIFT. Podane kodu SWIFT jest wymagane w przypadku wykonywania przelewów z rachunku w banku Citi Handlowy. Aby prawidłowo sparametryzować kod SWIFT prosimy o kontakt z bankiem Citi Handlowy. Na zakładce [2 Import/Eksport] formularza banku w polach:

• • Format eksportu dla przelewów zwykłych
  • Format importu wyciągów bankowych

wybieramy właściwy dla banku format obsługujący wymianę za pomocą webservice. W naszym przypadku dla banku Citi Handlowy dostępny jest format Citi Handlowy – API (standardowy). Wybrany przez nas format będzie później podpowiadany jako domyślny format podczas eksportu i importu przelewów.

Po wybraniu formatu Citi Handlowy – API (standardowy) na formularzu banku pojawia się dodatkowa zakładka [3 Ustawienia usługi sieciowej]. Na zakładce tej wprowadzamy ustawienia dotyczące:

• • przelewów walutowych – uzupełniamy informację, kto ponosi opłatę za przelewy walutowe,
  • podpinamy certyfikaty do komunikacji z bankiem. Certyfikaty powinny mieć aktualną datę ważności, posiadać informacjeo obsługujących je kluczach prywatnych. Należy upewnić się czy certyfikat znajduje się we właściwym magazynie certyfikatów.

Do poprawnej komunikacji z bankiem Citi Handlowy potrzebne jest wskazanie na formularzu banku czterech certyfikatów. Są to:

• • Client Signing and Encryption Certificate – certyfikat zakupiony przez Użytkownika i zainstalowany w systemie.
  • Citi Encryption Certificate – certyfikat dostarczany przez bank.
  • Citi Signing Certificate – certyfikat dostarczany przez bank.
  • Client SSL Certificate – certyfikat zakupiony przez Użytkownika i zainstalowany w systemie.

Dany rodzaj certyfikatu może pojawić się na liście certyfikatów dla banku Citi Handlowy tylko raz. Po wciśnięciu przycisku <Insert> lub pojawi się okno do wskazania danego certyfikatu. W nazwie okna wyświetlana jest informacja o aktualnie dodawanym certyfikacie. Certyfikaty można też dodawać w dowolnej kolejności poprzez jego wybór z menu kontekstowego, które dostępne jest po wciśnięciu strzałki obok plusa . W sytuacji, gdy dla Citi Encryption Certificate lub Citi Signing Certificate wskażemy inny plik niż *.pem pojawi się komunikat błędu: Wskazano niepoprawny plik z certyfikatem. Certyfikat ten nie pojawi się na liście certyfikatów dla banku Citi Handlowy. Użytkownik powinien wskazać poprawny plik, który otrzymał z banku.

• • Uzupełniamy Client ID i Client secret. Informacje te dostarczane są przez bank Citi Handlowy.

Eksport przelewów wykonujemy z poziomu preliminarza płatności. W preliminarzu płatności należy:

• • wybrać rejestr, który dotyczy banku Citi Handlowy i ma ustalony format wymiany danych za pomocą webservice (w naszym przypadku Citi handlowy – API),
  • na liście powinny wyświetlać się tylko zdarzenia nierozliczone lub rozliczone częściowo.

Po spełnieniu tych warunków w preliminarzu płatności będzie dostępna ikona Eksportuj polecenia przelewu . Domyślnie kliknięcie w ikonę powoduje wywołanie okna Eksport przelewów do pliku, na którym określamy dodatkowe opcje eksportu. Data przelewu – do wyboru mamy cztery opcje: dzisiejsza, termin płatności, data realizacji, inna (samodzielnie ustalona). Przelewy zbiorczo wg podmiotów – po zaznaczeniu tej opcji przelewy zostaną pogrupowane wg podmiotu, numeru rachunku bankowego (wypełnionego na zdarzeniu) oraz waluty i wysyłane jako jeden, zbiorczy przelew. Po zaznaczeniu opcji Grupuj wg dat utworzonych zostanie tyle zbiorczych przelewów, ile jest różnych dat (terminów płatności/ dat realizacji/ dat dokumentu). Eksportuj wszystkie linie opisu do banku – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Parametr ten spowoduje, że w zbiorczym przelewie będziemy starali się umieścić wszystkie uzupełnione linie opisu do banku odczytane z agregowanych przelewów. Dziel przelewy wg długości opisu – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Przelewy zbiorczo wg podmiotów. Spowoduje on, że program utworzy dla danego podmiotu kilka przelewów zbiorczych, przy czym na każdym z nich będzie umieszczony pełny opis do banku z przelewów cząstkowych. Parametr Dziel przelew wg długości opisu może być stosowany razem z pozostałymi parametrami dotyczącymi przelewów zbiorczych. Eksport uruchamiamy ikoną pioruna . Eksportowane są zarówno przelewy w PLN, jak również w walucie obcej. Wysyłamy podpisane przelewy. Skutkuje to tym, że przelewy te są automatycznie realizowane przez bank. Jeżeli w preliminarzu płatności wybierzemy rejestr, który obsługuje wymianę danych z bankiem online, na liście dostępne są kolumny:

• • Data wysłania do banku
  • Komunikat z banku
  • Data komunikatu z banku

W kolumnach tych zapisywane są informacje przy eksporcie przelewów online oraz przy każdorazowym sprawdzeniu stanu przelewów w banku. Sprawdzenia aktualnego statusu przelewów w banku Citi Handlowy wykonujemy korzystając z opcji Aktualizuj stany przelewów. Jest ona dostępna po wciśnięciu strzałki obok przycisku  

Eksport przelewów europejskich SEPA

Przy automatycznej komunikacji z bankiem możliwy jest również eksport do banku przelewów europejskich (SEPA). Na formularzu rejestru bankowego w EURO obsługującego wymianę danych za pomocą webservice dostępny jest parametr Przelewy SEPA. Jeżeli na formularzu rejestru w walucie EUR parametr zostanie zaznaczony wówczas będzie on również automatycznie zaznaczany na wszystkich zdarzeniach rozchodowych dodawanych do tego rejestru (zarówno zdarzeniach generowanych do dokumentów, jak również ręcznie wprowadzanych do preliminarza płatności). Jeżeli parametr na formularzu rejestru będzie odznaczony, wówczas również na zdarzeniach w preliminarzu będzie domyślnie odznaczony, z możliwością ręcznego zaznaczenia. Na zdarzeniach rozchodowych z walutą rozliczenia EURO, wprowadzonych do rejestru w PLN obsługującego wymianę danych za pomocą webservice, parametr Przelew SEPA jest widoczny, ale domyślnie niezaznaczony (z możliwością ręcznego zaznaczenia). Parametr Przelew SEPA można również zaznaczyć na zdarzeniach seryjnie poprzez wybór opcji Oznacz jako przelew SEPA dostępnej w preliminarzu płatności pod ikoną operacji seryjnych i w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Parametr można zaznaczyć tylko na zdarzeniach o Stanie: Bufor i Do realizacji. W przypadku eksportu przelewów z zaznaczonym Przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów osobno są sumowane przelewy z zaznaczonym parametrem Przelew SEPA, a osobno przelewy bez zaznaczonego parametru. W związku z rozpoczęciem obowiązywania Rozporządzenia 260/2012 Parlamentu Europejskiego i Rady UE ustanawiającego wymogi techniczne i handlowe w odniesieniu do poleceń przelewu i poleceń zapłaty w euro oraz zmieniające rozporządzenie (WE) nr 924/2009 (tzw. Rozporządzenie SEPA), które wprowadza pewne zmiany w strukturze plików SEPA, na płatnościach i zapisach bankowych umożliwiono uzupełnienie dodatkowych informacji. Na zdarzeniach rozchodowych z zaznaczonym parametrem Przelew SEPA pojawia się kolejna zakładka [Dodatkowe SEPA], na której można wpisać informacje, które będą wysyłane do banku. Pola są do ręcznego uzupełnienia przez użytkownika i nie są obowiązkowe. Na zakładce [Dodatkowe SEPA] dostępne są 4 sekcje: Zleceniodawca, Pierwotny zleceniodawca, Kontrahent i Finalny odbiorca. Dla Pierwotnego zleceniodawcy, Kontrahenta i Finalnego odbiorcy do wyboru jest opcja Osoba prawna i Osoba fizyczna. Dla Zleceniodawcy jest tylko osoba prawna. W przypadku osoby prawnej do uzupełnienia są następujące pola: BIC/BEI lub Identyfikator, Typ, Wystawca. W przypadku osoby fizycznej do uzupełnienia są: Data urodzenia, Kraj (kod kraju, np. PL), Województwo i Miasto lub Identyfikator, Typ i Wystawca. Część danych jest automatycznie uzupełniania z karty podmiotu. Jeżeli na płatności wybrany będzie bank, urząd lub kontrahent (który na karcie ma zaznaczony status Podmiot gospodarczy), po zaznaczeniu na zakładce [Dodatkowe SEPA] opcji Kontrahent domyślnie zaznaczona jest Osoba prawna. Jeżeli na płatności wybrany będzie pracownik, wspólnik lub kontrahent (który na karcie ma zaznaczony status Osoba fizyczna), po zaznaczeniu na zakładce [Dodatkowe SEPA] opcji Kontrahent domyślnie zaznaczona jest Osoba fizyczna i pola Województwo, Kraj, Miasto i Data urodzenia są uzupełniane danymi z karty podmiotu. Polskie znaki (ą, ć, ę, ł, ń, ó, ś, ź, ż) wpisane w nazwie lub w danych adresowych, do banku są eksportowane odpowiednio jako: a, c, e, l, n, o, s, z, z. Na płatnościach o stanie wysłane lub zrealizowane pola na zakładce [Dodatkowe SEPA] są wyszarzane. Zakładka [Dodatkowe SEPA] widoczna jest również na zapisach bankowych automatycznie zaimportowanych z banku poprzez webservice do rejestru, który ma zaznaczony parametr Przelewy SEPA. Zakładka widoczna jest tylko na przelewach, które w systemie bankowym miały uzupełnione Dodatkowe informacje SEPA.

Opis do banku

Podczas eksportu w pliku można umieścić Opis dla polecenia przelewu. Pole na opis jest dostępne z poziomu zakładki [Dodatkowe] na formularzu zdarzenia (Preliminarz płatności). Treść tego opisu można wpisać bezpośrednio na zdarzenie lub powiązać z kategorią skojarzoną ze zdarzeniem. Na formularzu kategorii znajdują się pola Opis do banku, w które można wpisać definicje dla opisu do banku. Podczas definiowania opisu można posłużyć się makrami w oparciu, o które podstawiane są informacje z dokumentu. Makra, które mogą być wykorzystywane podczas tworzenia opisu do banku na poleceniu przelewu to: @DOC – w pole Opis do banku wstawiany będzie numer obcy dokumentu. Jeśli dokument nie posiada numeru obcego w pole wstawiany będzie numer własny (nadany w programie) @DATA – data dokumentu @MC – miesiąc pobierany z daty dokumentu @ROK – rok z daty dokumentu @PD –poprzedni dzień (przed datą dokumentu) @BD –data dokumentu (równoważny z @DATA) @ND – następny dzień (po dacie dokumentu) @PM – poprzedni miesiąc (w stosunku do daty wystawienia dokumentu) @BM – bieżący miesiąc @NM – następny miesiąc @PK – poprzedni kwartał (w stosunku do daty wystawienia dokumentu) @BK – bieżący kwartał @NK – następny kwartał @PR – poprzedni rok (w stosunku do daty wystawienia dokumentu) @BR – bieżący rok @NR – następny rok (równoważny z @ROK) @OPISLP – pobiera opis z nagłówka listy z pola OPIS @PodmiotId – przenosi Id podmiotu @PodmiotTyp – przenosi typ podmiotu np: kontrahent, bank… @ZdarzenieId – przenosi id zdarzenia, tylko w przypadku zmiany kategorii na zapisanym wcześniej zdarzeniu. @PodmiotKod – przenosi kod podmiotu z pola domyślny płatnik @KategoriaOpis – pobiera opis z kategorii, która na płatność przenosi się z nagłówka dokumentu @PodmiotNazwa1 – pobiera pierwszą linię nazwy podmiotu, a w przypadku pracownika nazwisko @PodmiotNazwa2 – pobiera drugą linię nazwy podmiotu, a w przypadku pracownika imię @PodmiotNazwa3 – pobiera trzecią linię nazwy podmiotu @DokumentyRozliczające – pobiera numery dokumentów z którymi dana płatność została rozliczona (Poszczególne numery oddzielane są spacjami. Jeżeli makro będzie wpisane na kategorii w kilku liniach opisu do banku, wówczas na płatności w kolejnych liniach opisu do banku będą widoczne kolejne numery dokumentów rozliczających.) Opis pojawi się automatycznie w polu Opis do banku, jeśli na zdarzeniu wybrana zostanie kategoria, dla której zdefiniowano zawartość pola Opis do banku. W Konfiguracji firmy /Kasa/Bank /Parametry dostępny jest także parametr Domyślny początek opisu do banku dla przelewów zwykłych. Zaznaczenie parametru spowoduje, że wpisany w konfiguracji opis będzie przenoszony dla nowotworzonych płatności na zdarzenie w preliminarzu do pierwszej linii „Opis do Banku” dla przelewów zwykłych. Jeżeli parametr nie będzie zaznaczony opis  zostanie pobrany z makr na kategorii bądź też w przypadku braku kategorii podpowiadać się będzie domyślnie: „Zapłata za” lub „Wynagrodzenie za”. Eksportując przelewy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów, powtarzająca się fraza np. „Zapłata za” do pliku przenosić się będzie tylko na początku, a po niej będą pojawiać się numery kolejnych dokumentów.

Elektroniczna wymiana danych z bankiem – import

System Comarch ERP Optima umożliwia również import przelewów z aplikacji bankowej. Mechanizm budowania formatów eksportu opisany powyżej można wykorzystać do budowania formatu służącego do importu zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank. Dostępny jest również import za pomocą formatów predefiniowanych z płaskich plików tekstowych oraz import przelewów z pliku w formacie MT-940 (*.STA).

Import z pliku MT-940

Import dla plików w formacie MT-940 można wykonać z poziomu menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe/ dla wybranego otwartego raportu. Z listy rozwijanej należy wybrać format wymiany MT-940 oraz plik z rozszerzeniem *.STA. Wyciąg w formacie SWIFT MT-940 może zawierać dane dotyczące wielu rachunków, jednak jest on importowany do raportu dotyczącego jednego rejestru, czyli jednego rachunku bankowego. W związku z tym istnieje możliwość zaznaczenia parametru Dodawaj zapisy dotyczące innych rachunków. Jeżeli parametr zostanie zaznaczony przed importem, zostaną wczytane wszystkie przelewy znajdujące się w importowanym pliku. Jeżeli parametr będzie odznaczony – zaimportowane zostaną tylko przelewy powiązane z rachunkiem dotyczącym rejestru, do którego importowane są dane. Jest również możliwość określenia strony kodowej – wybór spośród następujących możliwości: Windows (1250), Latin II, Mazovia, ISO 8859-2 oraz UTF-8. Dla większości formatów właściwym ustawieniem jest Latin II. Identyfikacja podmiotu odbywa się na podstawie numeru rachunku bankowego, jeżeli taka informacja jest w pliku. W przypadku, kiedy numer rachunku bankowego jest niepoprawny, podczas importu pojawia się ostrzeżenie o błędnym numerze rachunku i na zapisie numer rachunku bankowego zostawiany jest pusty. Jeżeli z pliku nie uda się odczytać nazwy podmiotu, jest ona przepisywana z karty kontrahenta.

Uwaga

W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry dostępny jest parametr Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta. Podczas importu przelewów z pliku gdy kontrahent nie zostanie zidentyfikowany to na zapisie kasowym/bankowym podstawi się jako nieokreślony, natomiast rachunek bankowy może zostać przepisany z wyciągu. Przy zaznaczonym parametrze Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta przy edycji zaimportowanego zapisu i zmianie kontrahenta z nieokreślonego na innego pojawi się pytanie: Na karcie kontrahenta nie ma takiego numeru rachunku bankowego. Czy dodać numer rachunku na kartę kontrahenta? Akceptacja spowoduje, że na kartę wybranego kontrahenta zostanie dodany rachunek bankowy zaimportowany z wyciągu. Wszelkie modyfikacje później w obrębie rachunku nie będą już miały odzwierciedlenia w numerze. Jeżeli parametr w konfiguracji nie będzie zaznaczony po zmianie kontrahenta komunikat się nie pojawi i numer rachunku nie będzie dopisywany do karty kontrahenta.

Uwaga

Numer rachunku nie zostanie przepisany na kartę kontrahenta w przypadku gdy jest to kontrahent unijny który nie posiada uzupełnionego prefiksu kraju. Dla transakcji unijnych wymagane jest uzupełnienie prefiksu kraju na karcie kontrahenta.

W przypadku importu wyciągów walutowych importowanych do rejestru, który obsługuje Magazyn walut, jeżeli w magazynie jest niewystarczająca ilość środków do rozliczenia, przy imporcie pokaże się komunikat o braku środków i dokument zapisze się z zaznaczonym parametrem Magazyn walut. Oznacza to, że taki zapis wpływa na magazyn walut, jednakże nie zostanie rozliczony w magazynie walut, ani on, ani żaden zapis występujący po nim. Zapisy można będzie rozliczyć dopiero, gdy do rejestru wpłyną odpowiednie środki.

Definiowanie formatu importu

Definiowanie formatów importu przelewów z aplikacji bankowych jest dostępne w menu Ogólne /Inne /Formaty przelewów i przebiega w taki sam sposób jak definiowanie formatów eksportu. Przy imporcie odczytywane są następujące pola:

• Akronim podmiotu,
• Data dokumentu,
• Kierunek przepływu,
• Kwota płatności,
• Nazwa podmiotu 1,
• Nazwa podmiotu 2,
• Nazwa podmiotu 3,
• Numer dokumentu,
• Numer rachunku podmiotu,
• Numer rozliczeniowy banku podmiotu,
• Opis do banku (pierwsza linijka),
• Opis do banku (druga linijka),
• Opis do banku (trzecia linijka),
• Opis do banku (czwarta linijka),
• Opis księgowy,
• Pełny numer rachunku podmiotu,
• Suma kontrolna – rachunek podmiotu,
• Suma kontrolna – rachunek własny.
• Identyfikator operacji

Ponadto pola Data dokumentu oraz Kwota płatności są polami wymaganymi.

Warunki wymagane do prawidłowego zdefiniowania formatu importu

W momencie uruchomienia importu przelewów zostanie sprawdzona struktura formatu, zdefiniowany format musi zawierać przynajmniej pola Kwota płatności oraz Data dokumentu.

• Jeżeli w formacie występują pola łączone, to, aby zostały odczytane przy imporcie, muszą zostać połączone znakiem podziału wiersza bądź też format musi posiadać stałą szerokość pól.
• Gdy zdefiniowany przez użytkownika format ma zmienną szerokość pól, dodatkowo musi posiadać: separator pól, separator wierszy oraz ograniczniki tekstu.
• Jeżeli format ma pozycje zdefiniowane, jako liczba, chociaż jest w nich tekst, a format nie zawiera separatorów tekstu, jako liczba formatowane jest tylko pole Kwota płatności. Pozostałe pola formatowane są, jako: tekst, czyli znaki takie jak: spacja, kropka, przecinek nie są usuwane.
• Jeżeli, w polach w pliku z banku nie ma ogranicznika tekstu wówczas, jako typ pola w formacie przelewów należy wybrać liczba, a nie tekst.
• Format nie może zawierać stopki.
• Jeżeli struktura pliku nie spełnia warunków, zostanie wyświetlony komunikat z błędem.

Import przelewów z pliku

Import zapisów kasowych/bankowych dostępny jest w menu Kasa/Bank /Zapisy kasowe/bankowe /Ikona importu  jest aktywna po wybraniu przez użytkownika otwartego raportu. Uruchomienie importu za pomocą ikony Importuj polecenie przelewu powoduje otwarcie okna Import przelewów z pliku, które zawiera następujące informacje:

• Listę formatów wymiany
• Plik źródłowy – pole pokazuje ścieżkę dostępu do pliku, z którego wykonywany jest import
• Definicja KP – symbol numeracji dla dokumentów typu przychód
• Definicja KW – symbol numeracji dla dokumentów typu rozchód
• Zakres dat – po jego zaznaczeniu, z pliku wczytywane są tylko te zapisy, które należą do wskazanego zakresu dat
• Wybierz sposób automatycznego rozliczania przelewów – automatyczne rozliczenia przelewów nastąpi według wybranego z listy sposobu
• Dodawaj zapisy dotyczące innych rachunków – po jego zaznaczeniu, będą importowane zapisy również dotyczące innych rachunków bankowych
• Po wybraniu przycisku Dalej zapisy z pliku zostaną wczytane do tabeli
• Wybranie przycisku Zapisz spowoduje przeniesienie zapisów z tabeli tymczasowej do raportu kasowego/bankowego
• Tabela tymczasowa, w której znajdują się zapisy wczytane z pliku. Pozycje znajdujące się w tabeli nie podlegają edycji

Po wczytaniu pliku, tabela tymczasowa wypełniana jest informacjami odczytanymi z pliku. Pozycje znajdujące się w tabeli nie podlegają edycji. Jeżeli w kolumnie Nazwa pojawi się akronim kontrahenta nie oznacza to, że kontrahent został zidentyfikowany w bazie danych tylko, że w formacie importu jest pole Nazwa podmiotu i dla danego zapisu jest ono wypełnione w pliku. Przeniesienie zapisów z tabeli tymczasowej do raportu zakończone jest standardowym logiem, który szczegółowo przedstawia, które zapisy zostały zaimportowane, a które nie i z jakiego powodu. Uwagi:

• Jeżeli w formacie znajduje się Numer dokumentu, zostanie on przeniesiony na Zapis kasowy/bankowy do pola Numer obcy.
• Jeżeli numer obcy w pliku ma więcej niż 30 znaków zostanie ucięty, a w całości zostanie dodany do pola Opis, razem z ewentualnym opisem z innych pól w pliku. Taka sytuacja może wystąpić zwłaszcza wtedy, gdy przelew dotyczył zapłaty za kilka faktur.
• Jeżeli w formacie importu są pola związane z nazwą podmiotu, to nazwa podmiotu zostanie przeniesiona na zapis kasowy/bankowy z pliku. W przypadku, kiedy nie ma takich pól, to nazwa zostanie pobrana z karty podmiotu (pod warunkiem, że podmiot zostanie zidentyfikowany). Jeśli podmiot nie będzie rozpoznany wówczas na zapis kasowy/ bankowy będzie podstawiony kontrahent Nieokreślony.
• Identyfikacja podmiotu odbywa się w pierwszej kolejności po Akronimie podmiotu oraz w drugiej kolejności po numerze rachunku bankowego.
• Dla pól Pełny numer rachunku, Numer rachunku podmiotu, Numer rozliczeniowy banku podmiotu, jeżeli zadeklarowano określoną szerokość pól np. 26 znaków, pobierane jest ostatnie 26 znaków z tego pola. Tak otrzymany numer jest następnie brany pod uwagę przy identyfikacji podmiotu i przepisywany na zapis kasowy/bankowy.
• Rozpoznawanie przelewów dla których zastosowano metodę podzielonej płatności odbywa się poprzez rozpoznanie ciągu znaków /VAT/ (…) /IDC/ (…) /INV/. Oznacza on, że jest to przelew MPP.  Jeżeli w importowanym pliku będą dwa przelewy z identycznym opisem o takiej strukturze, to ten na mniejszą kwotę zostanie oznaczony jako Kwota VAT. W przypadku, gdy oba przelewy będą miały taki sam opis i taką samą kwotę – żaden z nich nie będzie miał zaznaczonego parametru Kwota VAT.
• Po imporcie wyciągu do rejestru oznaczonego jako Rachunek VAT dla MPP wszystkie zapisy mają zaznaczone parametry: MPP- podzielona płatność i Kwota podatku.
• Na przelewach oznaczanych jako Kwota VAT domyślnie jest ustawiany Status: Nie podlega rozliczeniu. 

Uwaga

W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry dostępny jest parametr Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta. Podczas importu przelewów z pliku gdy kontrahent nie zostanie zidentyfikowany to na zapisie kasowym/bankowym podstawi się jako nieokreślony, natomiast rachunek bankowy może zostać przepisany z wyciągu. Przy zaznaczonym parametrze Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta przy edycji zaimportowanego zapisu i zmianie kontrahenta z nieokreślonego na innego pojawi się pytanie: Na karcie kontrahenta nie ma takiego numeru rachunku bankowego. Czy dodać numer rachunku na kartę kontrahenta? Akceptacja spowoduje, że na kartę wybranego kontrahenta zostanie dodany rachunek bankowy zaimportowany z wyciągu. Wszelkie modyfikacje później w obrębie rachunku nie będą już miały odzwierciedlenia w numerze. Jeżeli parametr w konfiguracji nie będzie zaznaczony po zmianie kontrahenta komunikat się nie pojawi i numer rachunku nie będzie dopisywany do karty kontrahenta.

Uwaga

Numer rachunku nie zostanie przepisany na kartę kontrahenta w przypadku gdy jest to kontrahent unijny który nie posiada uzupełnionego prefiksu kraju. Dla transakcji unijnych wymagane jest uzupełnienie prefiksu kraju na karcie kontrahenta.

W przypadku importu wyciągów walutowych importowanych do rejestru, który obsługuje Magazyn walut, jeżeli w magazynie jest niewystarczająca ilość środków do rozliczenia, przy imporcie pokaże się komunikat o braku środków i dokument zapisze się z zaznaczonym parametrem Magazyn walut. Oznacza to, że taki zapis wpływa na magazyn walut, jednakże nie zostanie rozliczony w magazynie walut, ani on, ani żaden zapis występujący po nim. Zapisy można będzie rozliczyć dopiero, gdy do rejestru wpłyną odpowiednie środki.

Import – wymiana danych z bankiem on-line

W systemie jest również dostępny automatyczny import danych z banku. Jest możliwość importu wyciągów bankowych bądź historii operacji, jeżeli za dany okres nie jest jeszcze dostępny wyciąg bankowy.Z Banku Millennium, PKO BP zawsze importujemy historię operacji, z Citi Handlowy i mBanku importowane są wyciągi, z banku Santander importujemy wyciągi i historię. Zalecamy, aby okres raportów kasowych/bankowych w systemie Comarch ERP Optima był taki sam jak okres raportów w systemie bankowym. Jeżeli okres raportu się nie pokrywa to przy imporcie pojawi się odpowiedni komunikat wraz z pytaniem czy wykonać import historii operacji. Jeżeli wykonany został import historii operacji i następnie potem wykonywany jest ponowny import historii bądź import wyciągu wtedy importowane są tylko te przelewy, które nie zostały jeszcze zaimportowane. Duplikaty są odrzucane. Duplikaty są rozpoznawane po numerze referencyjnym zwracanym przez bank. Nieco inaczej wygląda to w przypadku importu historii/wyciągu za pomocą usługi sieciowej (webservice) w BNP Paribas,  Citi Handlowy,  Banku Millennium i mBanku. Duplikaty są sprawdzane nie po numerze referencyjnym, a wg następujących kryteriów:

• data księgowania,
• numer rachunku podmiotu,
• kwota,
• opis przelewu.

  W przypadku importu historii na rachunek prowadzony w PKO BP duplikaty są rozpoznawane po:

• dacie operacji,
• numerze rachunku podmiotu,
• kwocie,
• opisie przelewu.

  Podczas importu sprawdzany jest stan początkowy raportu i porównywany ze stanem początkowym wyciągu bankowego. Jeżeli stany będą niezgodne w logu pokaże się odpowiednie ostrzeżenie. Po zakończeniu importu aktualizowany jest stan końcowy raportu i porównywany ze stanem końcowym w wyciągu. W przypadku braku zgodności również pokazywane jest odpowiednie ostrzeżenie. Przy automatycznej komunikacji z bankiem sposób rozpoznawania czy dla zaimportowanego przelewu została zastosowana metoda MPP jest analogiczna jak w przypadku importu przelewów z pliku. Zostało to opisane w rozdziale powyżej (Import przelewów z pliku)

Uwaga

W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry dostępny jest parametr Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta. Podczas importu przelewów z pliku gdy kontrahent nie zostanie zidentyfikowany to na zapisie kasowym/bankowym podstawi się jako nieokreślony, natomiast rachunek bankowy może zostać przepisany z wyciągu. Przy zaznaczonym parametrze Automatyczne dodawanie numerów rachunków bankowych do karty kontrahenta przy edycji zaimportowanego zapisu i zmianie kontrahenta z nieokreślonego na innego pojawi się pytanie: Na karcie kontrahenta nie ma takiego numeru rachunku bankowego. Czy dodać numer rachunku na kartę kontrahenta? Akceptacja spowoduje, że na kartę wybranego kontrahenta zostanie dodany rachunek bankowy zaimportowany z wyciągu. Wszelkie modyfikacje później w obrębie rachunku nie będą już miały odzwierciedlenia w numerze. Jeżeli parametr w konfiguracji nie będzie zaznaczony po zmianie kontrahenta komunikat się nie pojawi i numer rachunku nie będzie dopisywany do karty kontrahenta.

Uwaga

Numer rachunku nie zostanie przepisany na kartę kontrahenta w przypadku gdy jest to kontrahent unijny który nie posiada uzupełnionego prefiksu kraju. Dla transakcji unijnych wymagane jest uzupełnienie prefiksu kraju na karcie kontrahenta.

Na liście raportów kasowych/bankowych dla rejestru, który obsługuje import przelewów poprzez usługę sieciową, wśród kolumn na liście jest kolumna Wyciąg z banku, w której zapisywana jest informacja, czy wyciąg bankowy został pobrany. W sytuacji kiedy najpierw importowana była historia, a następnie wyciąg i żaden z zapisów wyciągu nie został zaimportowany ze względu na duplikację to status raportu w kolumnie Wyciąg z banku zmienia się na Pobrano. W przypadku importu wyciągów walutowych importowanych do rejestru, który obsługuje Magazyn walut, jeżeli w magazynie jest niewystarczająca ilość środków do rozliczenia, przy imporcie pokaże się komunikat o braku środków i dokument zapisze się z zaznaczonym parametrem Magazyn walut. Oznacza to, że taki zapis wpływa na magazyn walut, jednakże nie zostanie rozliczony w magazynie walut, ani on, ani żaden zapis występujący po nim. Zapisy można będzie rozliczyć dopiero, gdy do rejestru wpłyną odpowiednie środki. Eksport przelewów za pomocą usługi sieciowej jest opisany w pkt. Eksport za pomocą usługi sieciowej.

Import przelewów europejskich SEPA

Na zapisach bankowych zaimportowanych do programu dzięki automatycznej wymianie danych z bankiem (webservice) do rejestru, który ma zaznaczony parametr Przelewy SEPA widoczna jest dodatkowa zakładka [Dodatkowe SEPA]. Zakładka widoczna jest tylko na przelewach, które w systemie bankowym miały uzupełnione Dodatkowe informacje SEPA. Eksport przelewów europejskich SEPA za pomocą usługi sieciowej jest opisany w pkt. Eksport przelewów europejskich SEPA.

Automatyczne rozliczanie przy imporcie przelewów

Automatycznie rozliczanie jest możliwe zarówno podczas importu zapisów w PLN, jak i importu do rejestrów walutowych (w tym do rejestrów obsługujących magazyn walut).  W sytuacji kiedy kurs waluty na rozliczanej płatności będzie różny od kursu na zaimportowanym zapisie bankowym, automatycznie zostanie wygenerowana różnica kursowa. Funkcjonalność automatycznego rozliczania podczas importu działa zarówno przy imporcie zdefiniowanymi formatami przelewów, jak i formatami MT-940 oraz przy komunikacji z bankiem on-line. W przypadku importu Alior Bank WebService automatyczne rozliczanie przelewów przy imporcie nie zadziała dla przelewów walutowych, US oraz ZUS. W przypadku tych przelewów nie jest zwracana sygnatura przelewów. Jeżeli w momencie importu przelewów ma nastąpić ich automatyczne rozliczanie, w oknie Import przelewów należy zaznaczyć parametr Rozliczaj przy imporcie. Po jego zaznaczeniu pojawią się następujące opcje do wyboru:

• wg identyfikatora
• wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i kwoty
• wg identyfikatora oraz kolejno wg kwoty i opisu
• wg identyfikatora oraz kolejno według podmiotu i opisu
• wg identyfikatora oraz kolejno chronologicznie wg podmiotu

  Zaznaczenie parametru jest zapamiętywane dla danego operatora. Opcja wg identyfikatora oznacza, że w momencie importu w importowanym przelewie rozchodowym wyszukiwany jest Identyfikator operacji, następnie sprawdzane jest czy istnieje nierozliczona płatność o takim samym identyfikatorze. Jeżeli uda się sparować dokumenty, to następuje ich rozliczenie. Jeżeli w importowanym przelewie nie ma identyfikatora operacji lub jeżeli w Preliminarzu płatności nie będzie nierozliczonej płatności o identyfikatorze takim samym jak w importowanym wyciągu, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Brak pary do rozliczenia. i zapis bankowy się zaimportuje, ale jako nierozliczony. Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i kwoty program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. podmiot i kwota. Jeżeli w Preliminarzu płatności znajduje się nierozliczona płatność na ten sam podmiot i taką samą kwotę co w importowanym przelewie (oraz zgadza się kierunek przychód/ rozchód) to następuje ich rozliczenie. Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg kwoty i opisu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. kwota i opis. Program wyszukuje nierozliczone płatności o takiej samej kwocie jak na importowanym zapisie, jeżeli znajdzie taką płatność to dalej sprawdzane jest czy pole Opis na importowanym zapisie zawiera ciąg znaków z pola Numer obcy/ Opis do banku ze zdarzenia. W przypadku gdy uda się znaleźć odpowiednią płatność, następuje ich rozliczenie. Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno według podmiotu i opisu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim  samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. podmiot i opis. Program wyszukuje nierozliczone płatności na ten sam podmiot jaki jest na importowanym zapisie, jeżeli znajdzie taką płatność to dalej sprawdzane jest czy pole Opis na importowanym zapisie zawiera ciąg znaków z pola Numer obcy/ Opis do banku ze zdarzenia. W przypadku gdy uda się znaleźć odpowiednią płatność, następuje ich rozliczenie. Po wybraniu opcji wg identyfikatora oraz kolejno chronologicznie wg podmiotu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim  samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to wyszukiwane są nierozliczone płatności na ten sam podmiot, jaki jest na importowanym zapisie i następuje ich rozliczanie chronologicznie, zaczynając od najstarszego. Jeżeli w pliku z banku jest kilka przelewów z tym samym identyfikatorem (np. zapłata za fakturę i opłata bankowa), to przy imporcie z zaznaczoną opcją Rozliczaj przy imporcie, w pierwszej kolejności rozliczany jest ten przelew, na którym został rozpoznany podmiot. Jeżeli nie uda się znaleźć żadnej płatności spełniającej wybrane kryterium, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Brak pary do rozliczenia. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony. W przypadku, gdy znaleziona zostanie więcej niż jedna płatność spełniająca dane kryteria (np. importujemy zapisy z wybraną opcją wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i kwoty, w Preliminarzu płatności są 2 płatności bez Identyfikatora operacji ale wprowadzone na ten sam podmiot i tą samą kwotę co w importowanym zapisie) to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Został znaleziony więcej niż jeden dokument spełniający wybrane kryteria rozliczania. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony. W przypadku, gdy znaleziona zostanie jedna płatność spełniająca dane kryteria, ale jest ona w buforze, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie niemożliwe. Dokument [NR DOK] jest w buforze. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony. W przypadku, gdy znaleziona zostanie jedna płatność spełniająca dane kryteria, ale jest ona w innej walucie niż waluta danego wyciągu, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie niemożliwe. Dokumenty posiadają różne waluty rozliczenia. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony. W przypadku, gdy dany operator posiada zakaz do rozliczania w danym rejestrze, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie niemożliwe. Bieżący operator posiada zakaz wykonywania akcji rozliczanie  na obiektach typu zdarzenia i zapisy k/b  w rejestrze [REJESTR]. i zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony. Na liście zapisów kasowych/bankowych można dodać kolumnę Identyfikator eksportu, która domyślnie jest dostępna w kolumnach ukrytych. Aby w momencie importu przelewów odpowiedni identyfikator został zaczytany z pliku, w wykorzystywanym formacie przelewów musi znajdować się pozycja Identyfikator operacji. W przypadku importu z pliku MT-940, identyfikator jest wyszukiwany jako ciąg 13 znaków, znajdujący się w sekcji :61: po ostatnim znaku kwoty i po symbolach N lub S i 3 dowolnych znakach. W przypadku importu przelewów za pomocą usługi sieciowej (webservice), identyfikator jest zaczytywany z pliku xml z tagu < EndToEndId>.

Uwaga

Przelewy MPP które mają zaznaczony parametr Kwota podatku nie podlegają rozliczeniu.

• numer obcy wpisany na formularzu zdarzenia,
• jeśli pole Numer obcy jest puste – wyświetlony jest numer dokumentu, (jeśli zdarzenie zostało zapisane automatycznie przez program, jako planowana płatność do dokumentu wystawionego w systemie Comarch ERP Optima),
• jeśli zarówno numer obcy jak i numer dokumentu są puste – w kolumnie numer wyświetlana jest pierwsza linia opisu.

Rejestr – nazwa rejestru, w którym wpisane zostało zdarzenie. Termin – termin płatności zdarzenia. Data realizacji – planowana data realizacji zdarzenia (niekoniecznie zgodna z terminem płatności właściwym dla zdarzenia). Szczegółowy opis daty realizacji znajduje się w rozdziale przedstawiającym formularz zdarzenia z Preliminarza płatności. Nazwa podmiotu – nazwa podmiotu, z którym skojarzone jest zdarzenie. Kategoria – nazwa kategorii, do której zdarzenie zostało przypisane. Przychód – kwota przychodu. Rozchód – kwota rozchodu. (S) Status – status zdarzenia. Zdarzenia w Preliminarzu mogą przyjmować status:

• (N) – Nierozliczone
• (C) – rozliczone Częściowo
• (R) – Rozliczone całkowicie

Kolorami oznaczony jest stan zdarzenia:

• zielony oznacza zdarzenie w buforze – można na nim dokonywać wszelkich zmian, nie da się wprowadzać rozliczeń,
• czarny to zdarzenia zatwierdzone do realizacji – można na nich wprowadzać zmiany i działa funkcja rozliczeń/kompensat,
• niebieski to zlecenia wysłane do banku – aktywne przy wykorzystywaniu funkcji elektronicznej wymiany danych z bankiem. Zdarzenia, których stan to zlecenia wysłane do banku nie podlegają żadnym modyfikacjom.

Dodatkowa funkcjonalność na liście zdarzeń z Preliminarza to: Zakres dat – listę zdarzeń można zawęzić do wskazanego okresu czasu. Wystarczy zaznaczyć pole Zakres dat i podać daty początkową i końcową. Nierozliczone/Rozliczone (częściowo, całkowicie) / Nie podlega – to możliwość wyświetlenia na liście zdarzeń ze względu na stan ich rozliczenia:

• Nie podlega – wyświetlane są wszystkie zdarzenia, którym w chwili wystawiania nadano status Nie podlega. Takie zdarzenia nie mogą zostać rozliczone.
• Nierozliczone – wyświetlane są zdarzenia, które nie są rozliczone.
• Rozliczone (częściowo, całkowicie) – wyświetlane są zdarzenia, które przynajmniej częściowo zostały rozliczone – o statusach (R) Rozliczone lub (C) rozliczone Częściowo.

Tylko MPP– lista zostanie zawężona do zdarzeń, które mają zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność. Waluta – w systemie można wprowadzać dokumenty również w walutach obcych. Parametr pozwala określić czy na liście mają być wyświetlane wszystkie zdarzenia, niezależnie od waluty, czy też zdarzenia wystawione w jednej wybranej walucie. Tylko przeterminowane (wg terminu płatności) – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż na liście widoczne są tylko dokumenty, które są przeterminowane ze względu na termin płatności. Tylko przeterminowane (wg daty realizacji) – zaznaczenie tego parametru powoduje, iż na liście widoczne są tylko dokumenty, które są przeterminowane ze względu na datę realizacji.

-Wymiana danych- po wejściu do Kasa/Bank lub do Preliminarza płatności mamy możliwość w szybki sposób skonfigurować, a później wymieniać dane z Klientem wykorzystując Internetową Wymianę Dokumentów (IWD). Sekcja zawiera trzy pozycje: Wyślij dane, Odbierz dane i Historia wymiany. Więcej szczegółów w rozdziale poświęconym wymianie danych. – w programie Comarch ERP Optima w wersji dla Biur Rachunkowych po wejściu do Kasa/Bank lub do Preliminarza płatności dostępna jest sekcja iKsięgowość, która posiada dwie opcje: Klienci biura oraz Wiadomości od Klientów. -z poziomu listy Klientów biura możemy dodać nowego Klienta do Internetowej Wymiany Dokumentów. – opcja umożliwia komunikowanie się z Klientami biura rachunkowego bezpośrednio z poziomu programu Comarch ERP Optima Więcej informacji na temat dodawania nowego Klienta do Internetowej Wymiany Dokumentów oraz prowadzenia korespondencji znajduje się w artykule iKsięgowość. -usługi finansowe Comarch Apfino umożliwiają przekazanie faktur do faktoringu, windykacji oraz przesłanie płatności w celu ich uregulowania z poziomu platformy Comarch Apfino Na liście zdarzeń w Preliminarzu część zapisów może być zaznaczona czerwonym wykrzyknikiem. Oznacza to:

• na liście zdarzeń nierozliczonych – zdarzenia przeterminowane, których termin płatności już minął,
• na liście zdarzeń rozliczonych – zdarzenia, które zostały rozliczone po terminie.

• wprowadzane przez operatora „ręcznie” z poziomu Preliminarza. Przykładami mogą być: planowane zakupy wyposażenia do firmy (nie mamy jeszcze dokumentu zakupu, ale planujemy określony wydatek), planowane wpływy środków finansowych niezwiązane z dokonywanymi transakcjami (np. dopłaty wspólników do kapitału firmy) itd.
• Automatycznie dopisywane przez program w chwili wystawiania dokumentu, który pociąga za sobą konieczność uregulowania płatności. Na formularzach dokumentów znajduje się pole z wyborem domyślnego płatnika. Zdarzenie w preliminarzu wygeneruje się albo na podmiot wskazany w dokumencie jako domyślny płatnik, albo na płatnika skojarzonego z formą płatności. Płatność w pierwszej kolejności tworzona jest na płatnika skojarzonego z formą płatności. Gdy na formie płatności nie jest podpięty żaden płatnik to zdarzenie utworzy się na płatnika wskazanego w dokumencie źródłowym. Przykładami mogą być: zatwierdzona faktura sprzedaży lub zakupu z odroczoną płatnością, faktura w buforze – niezależnie od formy płatności, dokumenty tworzone w rejestrach VAT i listy płac. Jak widać więc, zapisy w Preliminarzu mogą pochodzić z różnych modułów systemu Comarch ERP Optima.

Dzięki zdarzeniom zapisanym w Preliminarzu uzyskujemy możliwość:

• dokładnego śledzenia bieżącego stanu naszych zobowiązań i należności,
• dużą łatwość rozliczania planowanych płatności z zapisami potwierdzającymi ich realizację,
• możliwość kompensowania ze sobą zdarzeń,
• prognozowania na przyszłość przepływu i stanu środków finansowych w firmie,
• oceny planowanych wydatków w podziale na poszczególne kategorie – prognozy dla kategorii, które przyniosą nam największe zyski i największe koszty.

Preliminarz płatności dostępny jest w Kasa/Bank /Preliminarz płatności (również pod skrótem klawiszowym <CTRL>+<H>). Preliminarz płatności posiada dwie zakładki:

• Preliminarz
• Kalendarz

• przez operatora „ręcznie” z poziomu Preliminarza.

Przykładami mogą być: planowane zakupy wyposażenia do firmy (nie mamy jeszcze dokumentu zakupu, ale planujemy określony wydatek), planowane wpływy środków finansowych niezwiązane z dokonywanymi transakcjami (np. dopłaty wspólników do kapitału firmy) itd.

• automatycznie dopisywane przez program w chwili wystawiania dokumentu, który pociąga za sobą konieczność uregulowania płatności. 

• od typu płatności: czas realizacji przelewu przez bank jest doliczany zawsze dla płatności typu przelew, natomiast dla pozostałych – nie,
• od terminu płatności: maksymalna dopuszczalna zwłoka jest doliczana do płatności z odroczonym terminem (niezależnie od typu), natomiast nie jest doliczana do płatności z terminem 0.

• Bufor – nadawany jest domyślnie nowo wprowadzanym zdarzeniom. Jeśli zdarzenie ma stan Bufor istnieje możliwość zmiany jedynie na stan Do realizacji. W przypadku zdarzeń powstałych w oparciu o zarejestrowany w systemie dokument stan Bufor nie jest dostępny.
• Do realizacji – operator powinien ustawić dla zdarzenia, które zostało zatwierdzone do zrealizowania. Jeśli zdarzenie ma stan Do realizacji istnieje możliwość zmiany powtórnie na Wysłano lub Bufor (tylko jeśli zdarzenie nie posiada żadnych rozliczeń).
• Wysłano – operator powinien nadać dla przelewu, którego polecenie zrealizowania zostało przesłane już do banku.
• Jeśli przelew został wysłany w formie wydruku – operator musi stan Wysłano zaznaczyć ręcznie.
• Jeśli użytkownik korzysta z elektronicznej wymiany danych – stan Wysłano zaznaczany jest automatycznie w chwili zapisania do pliku. Jeśli bank nie zrealizuje przelewu (np. z powodu błędnego numeru konta) – stan można cofnąć na Do realizacji. Możliwa jest również seryjna zmiana stanu z Wysłane na Do realizacji. Użytkownik zaznacza zdarzenia, którym chce zmienić stan i następnie wywołuje funkcję z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy – funkcja „Zmień na do realizacji”.
• Zrealizowano – w chwili nadania blokowana jest możliwość zmiany informacji wprowadzonych na zdarzeniu.

Stan może być nadawany:

• ręcznie przez operatora, niezależnie od stanu rozliczenia zdarzenia. Nadanie stanu zrealizowano blokuje możliwość wprowadzania zmian na zdarzeniu (z wyjątkiem zmiany stanu).
• automatycznie dla zdarzenia rozliczonego całkowicie.

• kolumna z zaznaczeniami.
• Typ – określa czy dokument jest zapisem czy zdarzeniem.
• Podmiot – podmiot wybrany na dokumencie.
• Termin – termin płatności ze zdarzenia oraz data dokumentu z zapisu kasowego/bankowego.
• Po terminie – ilość dni przeterminowania dokumentu. W sytuacji, gdy termin płatności przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy przy wyliczaniu ilości dni po terminie jako termin przyjmujemy najbliższy dzień roboczy. Jeżeli dokument jest w terminie w kolumnie będzie pusto. Podobnie dla zapisów kasowych/bankowych.
• Kwota dokumentu – kwota z dokumentu w walucie rozliczenia.
• Do rozliczenia – kwota pozostająca do rozliczenia. Może być modyfikowana podczas rozliczania.
• Opis – opis ze zdarzenia bądź zapisu kasowego/bankowego.

Dodatkowo wśród kolumn ukrytych znajdują się następujące kolumny:

• Data dokumentu – data z zapisu kasowego bankowego oraz data dokumentu ze zdarzenia.
• Kategoria – kategoria wybrana na dokumencie.
• Kod podmiotu – kod podmiotu wybranego na dokumencie.
• Numer wewnętrzny.
• Rejestr – symbol rejestru kasowego/bankowego, w którym znajduje się zdarzenie/zapis.

Pod listą dostępne są następujące filtry:

• Rejestr – lista może zostać zawężona do zdarzeń i zapisów z konkretnego rejestru.
• Waluta – zgodna z walutą rozliczenia dokumentu, z którego wykonywane jest rozliczenie. Przy tym sposobie rozliczania nie ma możliwości zmiany waluty.
• Zakres dat – możliwość ograniczenia listy prezentowanych zapisów/zdarzeń dla wybranego zakresu dat.
• Podmiot – domyślnie podpowiadany jest podmiot z rozliczanego dokumentu. Można zmienić podmiot bądź wyświetlić listę zdarzeń/zapisów wszystkich podmiotów.
• Filtr – możliwość filtrowania listy z pomocą filtra prostego oraz zaawansowanego.
• W polu Opis widoczny jest Opis księgowy z rozliczanego zdarzenia.

Na liście widoczna jest również sekcja z podsumowaniem:

• Do rozliczenia – kwota do rozliczenia z rozliczanego dokumentu.
• Zaznaczone do rozliczenia – suma kwot do rozliczenia z zaznaczonych dokumentów.
• Pozostaje do rozliczenia – różnica pomiędzy kwotą Do rozliczenia oraz Zaznaczone do rozliczenia.

• Jeżeli lista jest podnoszona ze zdarzenia przychodowego – wyświetlane są zdarzenia rozchodowe oraz zapisy k/b typu KP.
• Jeżeli lista jest podnoszona ze zdarzenia rozchodowego – wyświetlane są zdarzenia przychodowe oraz zapisy k/b typu KW.

• Schemat windykacji – schemat, wg którego będą wykonywane kolejne operacje w ramach windykacji dla tej płatności.
• Historię zdarzeń windykacyjnych zawierającą kolumny Data, Numer dokumentu, Typ, Temat. Przycisk Podgląd umożliwia podgląd wykonanego etapu schematu windykacji.

• ustawić kursor na dzielonym zdarzeniu (na liście w Preliminarzu),
• z menu kontekstowego wybrać funkcję Podziel.

• na nowe zdarzenie przepisywany jest numer dokumentu,
• na zakładce [Płatności] widocznej z poziomu faktury wprowadzony podział jest widoczny, jako kolejne planowane wpłaty do faktury (zamiast dotychczasowej jednej wpłaty widoczne są dwa planowane zdarzenia),
• na nowe zdarzenie przepisywane są informacje związane z podzieloną płatnością (numer NIP, numer dokumentu). Pola te analogicznie jak na pierwotnym zdarzeniu nie podlegają edycji.

Uwaga

Podczas podziału zdarzenia w walucie obcej informacje o kursie oraz notowaniu są przepisywane na nowe zdarzenie ze zdarzenia dzielonego

• Faktura Sprzedaży i Wpłata dla zdarzeń planujących przychód,
• Faktura Zakupu i Wypłata dla zdarzeń planujących rozchód. 

• kwota – proponowana będzie zawsze kwota, która pozostała do zapłaty. Kwotę tą można zaakceptować lub zmienić (zwiększyć lub zmniejszyć).
  • Jeśli kwota ze zdarzenia i zapisu będą identyczne – zdarzenie i zapis zyskują status rozliczonych całkowicie.
  • Jeśli kwota zapisu będzie większa od kwoty zdarzenia – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego całkowicie, natomiast zapis – rozliczonego częściowo.
  • Jeśli kwota zapisu będzie mniejsza od kwoty zdarzenia – zdarzenie otrzymuje status rozliczonego częściowo, natomiast zapis – rozliczonego całkowicie.
• Waluta – waluta rozliczenia na zapisie musi być zgodna z walutą rozliczanego zdarzenia,
• Dane kontrahenta,
• Dane bankowe i numer rachunku,
• Kategoria .

Jako data zapisu proponowana jest data bieżąca.

• zdarzenie musi mieć status nierozliczony (N) lub rozliczony częściowo (C),
• zdarzenie musi być zatwierdzone do realizacji,
• przy seryjnym rozliczaniu zdarzeń w rejestrze kasowym/bankowym, w którym mają zostać utworzone rozliczające zapisy kasowe/bankowe musi być otwarty raport obejmujący datę zapisów.

Po wyborze opcji Rozlicz pojawia się okno Parametry seryjnego rozliczania, na którym można określić kierunek dokumentu KP/KW, wskazać rejestr do którego będą generowane zapisy kasowe/bankowe, zaznaczyć parametr dotyczący wygenerowania zbiorczego zapisu KP/KW, wskazać datę z jaką ma być wygenerowany zapis oraz wskazać podmiot, który ma być na zapisach k/b.

• Walutę z listy rozwijanej,
• Typ kursu z listy rozwijanej,
• Datę kursu – domyślnie inicjowaną, jako data bieżąca z menu Narzędzia,
• Przelicznik.

• Ustawić kursor na zdarzeniu, które chcemy przenieść.
• Z menu kontekstowego wybrać funkcję Zmień rejestr.
• Wybrać rejestr, do którego zdarzenie ma być przeniesione.

Uwaga

Przeniesienie zdarzenia z zaznaczonym parametrm MPP – podzielona płatność z rejestru bankowego do rejestru kasowego spowoduje, że na zdarzeniu zostaną ukryte informacje związane z podzieloną płatnością.

Aby dokonać seryjnej zmiany rejestru należy:

• Zaznaczyć zdarzenia, które chcemy przenieść do innego rejestru.
• Z menu kontekstowego wybrać funkcję Zmień rejestr.
• Wybrać rejestr, do którego zdarzenia mają być przeniesione.

• Wzór standard – Wydruk przelewu zgodny z drukiem akcydensowym, drukuje przelew razem z tłem i ramkami.
• Nadruk– wydruk na formularzach A4, jednowarstwowych, pionowych, z dwoma dużymi kwitami. Różnią się pomiędzy sobą jedynie przesunięciem wydruku w lewo (w zależności od marginesów ustawionych na drukarce).

• jeśli jest odznaczony – drukowana tylko pierwsza linia nazwy,
• jeśli jest zaznaczony – drukowana jest druga linia nazwy,
• jeśli pierwsza i druga linia nazwy mają razem mniej niż 50 znaków – program „skleja” je i drukuje w jednej linii.

Wydruk przelewu z numerem IBAN: W chwili wydruku przelewu program sprawdza, czy dany numer rachunku jest numerem standardowym czy numerem IBAN. Jeśli spełnia warunki dla numeru IBAN to cyfra kontrolna (dwie pierwsze w numerze) jest umieszczana na nowych drukach przelewów w osobnych kratkach do tego przeznaczonych. Dla prawidłowego wydruku numer nie powinien zawierać sygnatury kraju (PL) na początku.

Wydruk przelewu dla ZUS

Przelewy związane z deklaracjami. W przypadku wyliczenia deklaracji w Preliminarzu Płatności automatycznie tworzony jest skojarzony z nią przelew. Wszystkie dane potrzebne do wydruku takiego przelewu są wypełniane przez program na podstawie danych pobieranych z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy, rejestru bankowego oraz wyliczonej deklaracji. Z poziomu formularza zdarzenia w Preliminarzu można wywołać (przy pomocy strzałki widocznej obok przycisku Drukuj) wydruk Przelew ZUS.

Dotyczy wersji: 2018.2.1

Jeżeli płatność powstała do indywidualnej DRA dla właściciela (lub jest ręcznie ustawiony indywidualny rachunek składkowy powiązany z właścicielem), to na wydruku przelewu do ZUS w sekcji z danymi zleceniodawcy pojawi się Imię i Nazwisko właściciela. W pozostałych przypadkach (płatność do DRA ze składkami pracowników) na wydruku w sekcji z danymi zleceniodawcy pojawi się nazwa wpisana w polu Nazwa skrócona na dekl. ZUS w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA. Na liście płatności w Preliminarzu płatności dostępne są 2 wydruki Przelew ZUS i Przelew ZUS (2017).

   

Wydruk przelewu dla urzędu skarbowego

W chwili zatwierdzenia deklaracji w Preliminarzu Płatności powstaje odpowiedni zapis planujący zapłatę do urzędu skarbowego. Informacje o US pobierane są z ustawień w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa. Rodzaj podatku, widoczny obok pola z akronimem urzędu, jest ustawiany przez program w zależności od rodzaju deklaracji. Wiąże się to od razu z ustawieniem odpowiedniego numeru rachunku. Aby wydrukować przelew należy z menu wydruków, dostępnego na formularzu zdarzenia, wybrać opcję Przelew US. W oknie parametrów przed wydrukiem/nadrukiem można wpisać kwotę, która zostanie doliczona do wartości zdarzenia na wydruku. Na wydruku pojawią się dane odpowiedniego Urzędu Skarbowego, a na podstawie wyliczonej deklaracji wypełniane są informacje: typ identyfikatora, okres (rok, typ okresu, nr okresu) oraz symbol formularza lub płatności. Dane płatnika pobierane są z Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy czy karty wspólnika, w zależności od deklaracji jakiej dotyczy płatność.

Wydruk przelewu celnego

Wydruk dostępny jest z poziomu Preliminarza płatności w sekcji Dokumenty zaznaczone/ Przelew celny oraz z poziomu otwartego formularza zdarzenia: Przelew celny/ Wzór standard oraz Przelew celny/ Nadruk.

Wydruk przelewu z potwierdzeniem

Istnieje również możliwość wydruku przelewu z dowodem pokwitowania dla zleceniodawcy. Wydruk dostępny jest z poziomu Preliminarza płatności w sekcji Dokumenty zaznaczone/ Przelew – Wzór z potwierdzeniem oraz z poziomu otwartego formularza zdarzenia: Przelew/ Wzór z potwierdzeniem.

Wydruk przelewu zbiorowego

Dla wybranego konkretnego podmiotu możliwy jest wydruk przelewu zbiorowego. Wydruk Przelew zbiorowy dostępny jest tylko wtedy, gdy lista płatności jest wyfiltrowana do zdarzeń nierozliczonych i/lub częściowo rozliczonych. Po zaznaczeniu w filtrze opcji Rozliczone: Całkowicie i/lub Nie podlega, wydruk nie jest dostępny. Przed wykonaniem wydruku należy ustalić:

• Wpłata/ wypłata – w zależności od zaznaczenia przelew dotyczy sumy zdarzeń rozchodowych (wypłata) lub przychodowych (wpłata).
• Opis przelewu – opis drukowany na przelewie.
• Rejestr – przelew zbiorczy może dotyczyć tylko zdarzeń pochodzących z jednego rejestru bankowego (na tej podstawie pobierane są informacje o danych bankowych firmy). Domyślnie podpowiadany jest ostatnio wybrany Rejestr.
• Data – data drukowana na przelewie.
• Ustaw stan dokumentów na „wysłany” – po wykonaniu wydruku przelewu stan wszystkich zdarzeń, które zostały uwzględnione zostanie automatycznie zmieniony na wysłany (na liście widoczne będą w kolorze niebieskim).
• Aby pole Opis na przelewie wypełniane było numerami zaznaczonych faktur składających się na przelew, należy dodatkowo na formatce pojawiającej się przed wydrukiem zaznaczyć parametr Wypełnij opis przelewu numerami dokumentów. Do opisu pobierany jest numer obcy, a w przypadku, kiedy nie ma numeru obcego, to numer pełny. W przypadku, kiedy wszystkie numery nie zmieszczą się w polu Opis, są one ucinane i wyświetlane tylko te, które się mieszczą.

Mechanizm podzielonej płatności dostępny jest na zdarzeniach, które znajdują się w rejestrach bankowych i dotyczą kontrahentów lub urzędów. Jeżeli płatność podlega mechanizmowi podzielonej płatności  to na zdarzeniu pojawiają się dodatkowe pola: Kwota podatku, NIP i Numer dokumentu. Na zdarzeniach, które nie mają zaznaczonego parametru Split payment pola są niewidoczne. Na zdarzeniach, które nie mają zaznaczonego parametru MPP – podzielona płatność pola są niewidoczne. W przypadku dokumentów handlowych (faktury zakupu, faktury sprzedaży, faktury zaliczkowej, faktury finalnej i wystawionych do nich korekt) oraz dokumentów wprowadzonych do rejestru VAT parametr MPP

• na dokumenty handlowe, np. faktury zakupu i dokumenty w rejestrze VAT dziedziczony jest z karty kontrahenta (można go samodzielnie zaznaczyć/odznaczyć),
• na płatności do tych dokumentów parametr dziedziczony jest z dokumentów źródłowych (z możliwością zmiany).

Wyjątek stanowią dokumenty wystawione w innej walucie. Jeśli na dokumencie walutowym parametr Płatność VAT w PLN jest:

• zaznaczony – powstają dwa zdarzenia, pierwsze w walucie dokumentu (kwota netto) i parametr MPP – podzielona płatność nie jest zaznaczony oraz drugie zdarzenie w PLN (równowartość kwoty VAT) z zaznaczonym parametrem o podzielonej płatności.
• niezaznaczony – powstaje płatność w walucie, parametr związany z podzieloną płatnością nie jest zaznaczony

Na płatnościach do dokumentu , który ma zaznaczony parametr MPP – podzielona płatność program automatycznie:

• zaznacza MPP – podzielona płatność – parametr odczytany jest z nagłówka dokumentu źródłowego wystawionego dla kontrahenta / urządu,
• uzupełnia Numer dokumentu – pobiera go z dokumentu, z którym związana jest płatność,
• uzupełnia Numer NIP kontrahenta – numer NIP pobierany jest z dokumentu, z którym związana jest dana płatność (numer NIP wpisany na zakładce [2. Kontrahent na fakturze/w rejestrze VAT]),
• przenosi łączną kwotę VAT.

Użytkownik ma możliwość modyfikacji kwoty VAT oraz numeru dokumentu. Program kontroluje, aby kwota VAT na zdarzeniu:

• nie przekroczyła kwoty VAT wykazanej na dokumencie, z którym płatność jest związana,
• nie była wyższa niż kwota tej płatności

Uwaga

Pole z numerem NIP zawsze pobierane jest z dokumentu źródłowego i na płatności nie podlega edycji (nie można go zmienić). Zmiany należy dokonać na dokumencie źródłowym.

• jeśli jest odznaczony – w Kalendarzu uwzględniane są wszystkie płatności/ zapisy kasowe/bankowe,
• jeśli parametr jest zaznaczony – uwzględniane są tylko te, które podlegają rozliczeniom.

 – powoduje przeliczenie wartości w kalendarzu.  – przycisk zmienia wygląd jeśli kalendarz nie był jeszcze przeliczony lub zmieniono parametry listy. Oznacza to, że powinien zostać przeliczony na nowo.

Parametr MPP – podzielona płatność  widoczny jest również na innych płatnościach niż wyżej wymienione (np. płatnościach z BO, do dokumentów wprowadzonych do Ewidencji dodatkowej, ręcznie wprowadzonych do Preliminarza płatności) wprowadzonych na kontrahenta lub urząd, jednak domyślnie jest on zawsze niezaznaczony. Po zaznaczeniu parametru w polu:

• Numer dokumentu –podpowiadany jest Numer obcy ze zdarzenia,
• NIP –podpowiadany jest numer NIP odczytany z formularza kontrahenta,
• Kwota podatku – domyślnie jest zero, należy ją wpisać samodzielnie. Kwota VAT nie może być większa niż kwota płatności

Przy podziale takiego zdarzenia program przepisuje informacje o stosowaniu podzielonej płatności .Kwota podatku jest wyliczona proporcjonalnie na obu płatnościach. 

Od 1 listopada 2019 roku z rachunku VAT można regulować płatności dotyczące:

• podatku dochodowego od osób prawnych,
• podatku dochodowego od osób fizycznych,
• podatku akcyzowego,
• należności celnych
• składek ZUS.

W związku z tym, na płatnościach, które powstały do zaliczek/ deklaracji parametr MPP – podzielona płatność jest domyślnie zaznaczany. W polu Kwota podatku podpowiadana jest cała kwota płatności, jako numer dokumentu wprowadzony jest numer deklaracji, np. DEK/11/2019/VAT7 oraz uzupełniany jest numer NIP (dla podatku od osób fizycznych podpowiadany jest NIP wspólnika, dla pozostałych typów podatków NIP z Pieczątki firmy). Wszystkie te pola można modyfikować.

Uwaga

W przypadku płatności do urzędu skarbowego i ZUS nie ma konieczności zaznaczania parametru MPP – podzielona płatność, bank automatycznie dokona płatności z rachunku VAT.

• Wprowadzanie kolejno rozliczanych zapisów – przy pomocy przycisku Dodaj należy otworzyć listę nierozliczonych zapisów, wybrać zapis, zatwierdzić. Kiedy zapis pojawi się na zakładce [Rozliczenia], należy ponownie otworzyć listę, wybrać kolejny zapis itd.
• Wprowadzenie wszystkich rozliczanych zapisów równocześnie – po wciśnięciu przycisku Dodaj na wyświetlonej liście zapisów należy zaznaczyć wszystkie, z którymi rozliczane jest zdarzenie (zaznaczając pole widoczne obok zdarzenia). Po zatwierdzeniu, wszystkie zaznaczone zapisy pojawiają się na zakładce [Rozliczenia]. Zaznaczone zapisy są rozliczane ze zdarzeniem kolejno – jeśli program napotka zapis, który nie może być rozliczony ze zdarzeniem, wyświetla komunikat i kontynuuje rozliczanie z pozostałymi.

Podobna zasada rozliczania dotyczy kompensat.  

• „ręcznie” przez operatora, niezależnie od tego, czy dane zdarzenie jest już rozliczone. W takiej sytuacji odblokowanie zapisu następuje po zmianie stanu.
• automatycznie po całkowitym rozliczeniu zdarzenia. W takiej sytuacji odblokowanie zdarzenia nastąpi po usunięciu wprowadzonego rozliczenia.

Na zdarzeniu zrealizowanym jedyną możliwością zmiany jest zmiana na zakładce [Rozliczenia] (dodawanie nowych lub usunięcie już wpisanych rozliczeń). Edycja danych jest również ograniczona dla zdarzeń powiązanych z innym dokumentem wprowadzonym w systemie – wtedy nie ma możliwości zmiany informacji nt. kwoty czy kontrahenta. Tutaj ograniczenie nie jest w żaden sposób uzależnione od stanu dokumentu i wynika z faktu, że wszystkie informacje zostały określone wcześniej na powiązanym dokumencie. Na zdarzeniach bankowych, które dotyczą kontrahenta lub urzędu i ich stan to Bufor lub Do realizacji mamy możliwość zmiany parametru MPP – podzielona płatność, numeru dokumentu  oraz kwoty podatku. Kwota podatkuna zdarzeniu nie może być:

• większa od kwoty VAT z dokumentu źródłowego. W przypadku wielu płatności do jednego dokumentu program uwzględnia wszystkie płatności MPP dla danego dokumentu. Łączna kwota VAT z takich zdarzeń nie może przekroczyć kwoty VAT z dokumentu źródłowego.
• większa od kwoty płatności – jeśli zdarzenie zostało wprowadzone ‘ręcznie’.

W polu z numerem dokumentu wstawiany jest numer dokumentu źródłowego. Pole to podlega edycji, co może być wykorzystane w przypadku realizowania płatności do zaliczek. W Ustawie o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw znalazł się zapis mówiący o tym, że w niektórych przypadkach w komunikacie przelewu wpisujemy słowo: zaliczka. Na zdarzeniach wysłanych do banku lub zrealizowanych parametry związane z mechanizmem podzielonej płatnością są nieaktywne.

• Założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino
• Zintegrować konto Comarch ERP Optima – Comarch Apfino
• Zawrzeć i potwierdzić umowę faktoringową z faktorem (SMEO lub Faktoria Sp. z o.o.)
• W przypadku finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o.  należy najpierw wprowadzić kontrahentów do Comarch Apfino. Należy pamiętać, aby dany kontrahent posiadał przyznany limit, gdyż brak limitu będzie skutkować odrzuceniem wniosku. O limit wnioskujemy w Comarch Apfino.

Z poziomu listy płatności do finansowania możemy przesłać dokumenty, które są fakturami sprzedaży (w tym fakturami finalnymi), są zatwierdzone na stałe, wystawione w walucie PLN lub w Euro, faktury są nierozliczone lub rozliczone częściowo. Wszystkie warunki, w zależności od wybranego faktora (SMEO/Faktoria Sp. z o.o.), opisane są  tutaj. Więcej informacji na temat usługi znajdziecie Państwo na stronie Apfino : Faktoring dla mikro i małych firm Faktoring dla średnich i dużych firm Dokumenty do faktoringu możemy przekazać korzystając z przycisku  w menu głównym, z menu kontekstowego lub klikając w kolumnie Faktoring w Finansuj fakturę. Kolumna Faktoring może mieć wartość:

• Finansuj fakturę – faktura spełnia warunki do przesłania jej do finansowania
• W trakcie faktoringu – dokument został przesłany do finansowania
• Faktoring odrzucony – dokument został odrzucony.

Windykacja – odzyskaj pieniądze

W przypadku, gdy mamy założone i zintegrowane z Comarch ERP Optima konto w Comarch Apfino, w Comarch ERP Optima uzupełniony klucz wymiany oraz podpisaną umowę o windykację możemy zgłosić faktury do windykacji. Odzyskanie pieniędzy może dotyczyć jednego dokumentu, kilku faktur wystawionych dla tego samego kontrahenta lub faktur dla różnych kontrahentów. Dokumenty do windykacji można przesłać korzystając z przycisku  w menu głównym, z menu kontekstowego lub klikając w kolumnie Windykacja w tekst Odzyskaj pieniądze. Kolumna Windykacja może mieć wartość:

• Odzyskaj pieniądze – dokument spełnia warunki do przekazania go w celu odzyskania pieniędzy
• W trakcie windykacji – sprawa została przekazana do Comarch Apfino. Informacja o statusie sprawy dostępna jest po zalogowaniu się do platformy Comarch Apfino.
• Windykacja odrzucona – sprawa nie została przyjęta, informacje na temat odrzucenia sprawy są dostępne po zalogowaniu się do platformy Comarch Apfino.

  Sposób przekazywania dokumentów do windykacji został opisany w artykule Jak przekazać Faktury do windykacji? – Baza Wiedzy programu Comarch ERP Optima Więcej informacje o windykacji znajduje się na stronie Apfino.

Płatności – prześlij do Apfino i zapłać

Uruchomienie tej usługi powoduje przesłanie płatności do Comarch Apfino. Płatności te widoczne są na platformie Comarch Apfino w sekcji Płatności na Liście wydatków i Liście wpływów. Z poziomu platformy Comarch Apfino Użytkownik może uregulować płatność. Kolumna Płatności Apfino może mieć wartość:

• Przesłano – oznacza to, że płatność została poprawnie przesłana do Comarch Apfino,
• Prześlij ponownie– oznacza to, że na płatności zostały zmienione dane (np. płatność została rozliczona) i należy ją ponownie przesłać do Comarch Apfino,
• Nie przesłano– oznacza to, że płatność nie została jeszcze przesłana do Comarch Apfino.
• Nie dotyczy– wartość ta pojawia się dla płatności związanych z listami płac, które nigdy nie są wysyłane do Comarch Apfino oraz dla płatności do pozostałych dokumentów które są w buforze.

Po zalogowaniu się na platformę Comarch Apfino Użytkownik ma możliwość wykonania płatności. Do Comarch Apfino można przekazywać płatności związane z dokumentami handlowymi sprzedaży i zakupu, deklaracjami, dokumentami wprowadzonymi do rejestru VAT, ewidencji dodatkowej oraz płatności zarejestrowane bezpośrednio w preliminarzu płatności, które są:

• zatwierdzone na stałe,
• które nie były wcześniej przesyłane lub od czasu wysyłki na formularzu dokumentu zostały zmodyfikowane dane.

Uwaga

Do Comarch Apfino nie przekazujemy płatności związanych z listami płac.

W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość automatycznego wysyłania danych o płatnościach do Comarch Apfino. Umożliwia to usługa Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych (SOA). Dzięki SOA płatności będą wysyłane automatycznie wg ustalonego wcześniej harmonogramu. Cykliczność wysyłania płatności spowoduje, że na platformie Comarch Apfino będzie zawsze aktualna informacja o stanie wydatków i wpływów. Szczegóły na temat wykorzystania SOA znajdują się w artykule dotyczącym parametrów Serwisu Operacji Automatycznych.

Faktury / Płatności – synchronizuj

Usługa Faktura / Płatności – synchronizuj powoduje aktualizację dokumentów i ich płatności pomiędzy Comarch ERP Optima a ich stanem w Comarch Apfino.

Informacja

Automatyczna synchronizacja danych z Comarch Apfino będzie dostępna w Chmurze Standard na początku lipca 2024.