• kod PL lub braku kodu – ustawiany jest status Krajowy,
• kod UE – ustawiany jest status Wewnątrzunijny,
• kod spoza UE – ustawiany jest status Pozaunijny.

  Jeżeli w firmie Biura karta kontrahenta z takim numerem NIP została dodana wcześniej to na tej karcie w polu Baza danych kontrahenta (moduł Biuro Rachunkowe) zostanie wskazana nowo utworzona firma kontrahenta. W przypadku gdy kontrahenci o tym samym numerze NIP zostali scaleni w firmie Biura Rachunkowego, w momencie tworzenia firmy Klienta dla tego numeru NIP, firma podpina się na kontrahenta głównego. W nowo utworzonej firmie Klienta zostanie z kolei dodana karta kontrahenta z danymi Biura Rachunkowego pobranymi z pieczątki firmy Biura Rachunkowego z oznaczeniem podmiot gospodarczy. Dzięki temu Biuro Rachunkowe nie musi zakładać w firmie Klienta swojej karty kontrahenta. Przy zakładaniu karty Biura Rachunkowego następuje sprawdzenie statusu VAT. Konfiguracja w firmie Biura Rachunkowego W Konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Parametry dostępne są parametry:

• Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – w polu tym istnieje możliwość wpisania symbolu rejestru VAT zakupu, do którego w firmie Klienta przeniesione zostaną faktury wystawione za usługi księgowe. Domyślnie widnieje symbol ZAKUP. Jeżeli użytkownik pozostawi to pole puste to faktury przeniesione zostaną w firmie Klienta do rejestru o symbolu ZAKUP.
• Automatyczne przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta – parametr domyślnie odznaczony. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne przenoszenie faktur po ich zatwierdzeniu do rejestru VAT zakupu w firmie Klienta o symbolu wpisanym w polu Przeniesienie faktur za usługi księgowe do rejestru VAT Klienta. Jeżeli w firmie Klienta rejestr o takim symbolu nie istnieje, jest on automatycznie dodawany.

• Wartość przychodu powinna być wprowadzana do Rejestru Sprzedaży z zaznaczeniem parametru Sprzedaż detaliczna w stawce zwolnionej, w polu Wartość brutto.

  

   
• Faktury zakupowe, które mają być uwzględnione przy rozliczeniu struktury zakupów, muszą mieć zaznaczony Rodzaj: Towar, przy czym strukturę zakupów można wyliczać przy uwzględnieniu wszystkich rejestrów lub wybrać tylko jeden konkretny rejestr.

• U którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1 200 000 EURO.
• Prowadzący przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzający funduszami powierniczymi, będący agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45 000 EURO.

Najważniejszą różnicą w zakresie rozliczenia VAT przez małych podatników jest możliwość wyboru metody kasowej rozliczania VAT. Metoda ta polega na tym, że obowiązek podatkowy w VAT powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później niż 180 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, jeżeli kontrahent nie jest podatnikiem VAT czynnym. W przeciwnym wypadku obowiązek podatkowy powstanie z dniem uregulowania całości lub części należności.

Dotyczy wersji: 2020.1.1

Podatnicy, którzy wybiorą kasowe rozliczenie deklaracji VAT w pierwszym roku funkcjonowania działalności muszą rozliczać VAT w okresach miesięcznych. W kolejnych latach kontynuując rozliczenia VAT metodą kasową należy już składać deklaracje kwartalne i zaznaczyć w Konfiguracji parametr Kwartalne rozliczenia VAT.

Podatek należny może zostać obniżony o podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług w rozliczeniu za kwartał/miesiąc, w którym:

• uregulowano częściowo lub w całości należność wynikającą z otrzymanej od kontrahenta faktury,
• dokonano zapłaty podatku wynikającego z dokumentu celnego.

Dodatkowo mali podatnicy, którzy wybrali metodę kasową rozliczania VAT, składają deklaracje podatkowe za okresy kwartalne (za wyjątkiem pierwszych 12 miesięcy od rejestracji do VAT, gdzie deklaracje VAT składane są w okresach miesięcznych), w terminie, do 25 dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy. W związku z powyższymi użytkownik ma możliwość wyboru zwykłej lub kasowej metody rozliczania VAT. Możliwość wyboru kasowej metody rozliczania podatku VAT i wyliczania deklaracji JPK_V7 za okresy kwartalne lub miesięczne dostępna jest w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe.

Dotyczy wersji: 2020.1.1

Po zaznaczeniu dla parametru Rozliczanie VAT metodą opcji kasową automatycznie zaznaczany jest parametr Kwartalne rozliczenia VAT. Użytkownik ma możliwość jego odznaczenia.

Na formatce faktury w Rejestrze Sprzedaży, przy włączonej metodzie kasowej wprowadzono parametr Wg kasy oraz pole . Po naciśnięciu przycisku Do VAT użytkownik ma możliwość sprawdzenia i ewentualnego skorygowania kwot do rozliczenia VAT (zmiana kwot jest możliwa po uprzednim odznaczeniu parametru Wg kasy).

Jeżeli jest zaznaczony parametr Wg kasy, to kwoty na tym oknie rozbijane są proporcjonalnie do poszczególnych zapłat od Kontrahentów o statusie krajowy lub krajowy – podatnikiem jest nabywca na poszczególne miesiące. Pozostali kontrahenci rozliczani są na zasadach ogólnych. Należy pamiętać, że VAT należny musi zostać rozliczony nie później niż 180 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, jeżeli kontrahent nie jest podatnikiem VAT czynnym. W celu automatycznego rozbijania sprzedaży wg dokonywanych zapłat konieczne jest rozliczanie dokumentu w module Kasa/Bank. Jeżeli parametr Wg kasy nie jest zaznaczony, to na oknie działają standardowe przyciski pozwalające na zmianę kwot. Na formatce faktury w rejestrze VAT zakupu wprowadzono również parametr Wg kasy oraz pole . Jeżeli parametr jest zaznaczony, to faktura jest rozliczana w deklaracji JPK_V7 w momencie całkowitej lub częściowej zapłaty. W przypadku wystąpienia szczególnych przypadków przy rozliczaniu VAT metodą kasową, należy odznaczyć parametr Wg kasy i ręcznie ustawić datę rozliczenia na deklaracji.

Uwaga

W sytuacji gdy z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe wybrano rozliczanie VAT metodą kasową oraz na dokumencie w rejestrze VAT odznaczymy parametr Wg kasy, wówczas przy zapisywaniu dokumentu pojawia się komunikat: Wartość dokumentu jest różna od wartości do rozliczenia w VAT‑7. Podatnik rozlicza VAT metodą kasową. Parametr Wg kasy powinien być zaznaczony lub uzupełnione kwoty do rozliczenia VAT.

Wyliczanie deklaracji JPK_V7. Deklaracja JPK_V7 w przypadku użytkowników, którzy wybrali metodę kasową, wyliczana jest za okresy kwartalne (za wyjątkiem pierwszych 12 miesięcy od rejestracji do VAT, gdzie deklaracje JPK_V7 składane są w okresach miesięcznych). Jeżeli w Konfiguracji zaznaczono parametr Kwartalne rozliczenia VAT to po wejściu na deklaracje JPK_V7 wybór danego miesiąca powoduje przeliczenie części ewidencyjnej JPK_V7 za dany miesiąc. Podatnik w każdym momencie (od każdego kwartału) ma możliwość przejścia na metodę kasową i przez pierwsze 2 kwartały przysługuje mu pełne prawo do dołączenia załącznika VAT-ZD z należnościami przeterminowanymi powyżej 90 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada po 31.12.2018 r.) lub 150 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada  przed 01.01.2019 r.) od faktur wystawionych przed wejściem w rozliczenia kasowe. Faktury wystawione w okresie rozliczenia kasowego nie są uwzględniane na zawiadomieniu VAT-ZD. Rejestr Sprzedaży i Zakupu, zakładka [Do VAT/JPK_V7] – został zmieniony sposób wyświetlenia informacji dla poszczególnych miesięcy zgodnie z tym, co było wcześniej ustawione dla poszczególnych faktur na polu .

Uwaga

Jeśli w firmie podatek VAT jest rozliczany według metody kasowej, to Dowody Wewnętrzne wprowadzone do Rejestru VAT będą traktowane jako zapłacone i uwzględniane na deklaracji JPK_V7 z datą obowiązku podatkowego dla sprzedaży lub z datą prawa do odliczenia dla zakupu.

W programie bazy, które nie obsługują metody kasowej mogą kwalifikować do odpowiedniej deklaracji JPK_V7 automatycznie z poziomu Rejestru VAT Zakupu faktury od małych podatników. Na karcie kontrahenta Ogólne/ Kontrahenci na zakładce [Handlowe] widnieje parametr Metoda Kasowa , dostępny do zaznaczenia tylko, gdy wcześniej zaznaczony zostanie parametr Podatnik VAT czynny . Zaznaczenie parametru powoduje oznaczenie podmiotu jako małego podatnika. Zapisy w Rejestrze VAT Zakupu dla tego kontrahenta wykazują sekcję Rozliczać w VAT, parametr Wg Kasy oraz tabelkę Do VAT i prawidłowo kwalifikowane są do VAT/JPK_V7 na podstawie płatności i statusów kontrahentów (krajowy, krajowy – podatnikiem jest nabywca, podatnik VAT czynny, podmiot gospodarczy, osoba fizyczna). W Rejestrze VAT Zakupu na formularzu dokumentu widoczny jest z lewej strony od parametru Wewnętrzny parametr Metoda kasowa.

W sytuacji, gdy w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe zostanie zaznaczony parametr Rozliczanie VAT metodą kasową to na wszystkich dokumentach w Rejestrze VAT parametr Metoda kasowa jest niewidoczny. Kwalifikowanie do deklaracji zapisów krajowych odbywa się wtedy tak samo jak dotychczas zgodnie z metodą kasową. Jeżeli parametr na karcie kontrahenta jest zaznaczony to dodając dokument do Rejestru VAT Zakupu również się zaznaczy automatycznie. Jeżeli na karcie kontrahenta parametr będzie odznaczony to dodając dokument do rejestru VAT również się automatycznie odznaczy. Parametr w rejestrze VAT zakupu można zaznaczyć/odznaczyć niezależnie od tego czy jest zaznaczony on na karcie kontrahenta. Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT zakupu zaznaczono parametr Metoda kasowa to jest on kwalifikowany do JPK_V7 w miesiącu z daty rozliczenia lub wystawienia (w zależności, która z dat jest późniejsza). Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży zaznaczono parametr Metoda kasowa to jest on kwalifikowany do JPK_V7 w miesiącu z daty rozliczenia. Metoda kasowa może być stosowana tylko dla podatników krajowych – podmiotów gospodarczych lub osób fizycznych – podatników VAT czynnych. Jeżeli wybierze się jakiegokolwiek innego podatnika (jeśli jeden z tych składników nie będzie spełniony) to parametr Metoda kasowa jest wyszarzany i faktura jest rozliczana na zasadach ogólnych. Informacja o metodzie kasowej jest zapisywana na dokumencie. Jeżeli kontrahent już nie ma zaznaczonego na karcie parametru o metodzie kasowej, ale wystawiając dokument miał to podglądając dokumenty wstecz nadal na nich będzie informacja o metodzie kasowej i wykazywanie na JPK_V7 będzie wg metody kasowej, a dokładnie według faktycznie dokonanych płatności.. Jeżeli metoda kasowa na karcie kontrahenta zostanie zaznaczona, a już były wystawione/wprowadzone zapisy do Rejestru VAT Zakupu to nie są one modyfikowane. Podobnie jeżeli metoda kasowa zostanie zaznaczona za okres, za który już były wystawione/wprowadzone zapisy do Rejestru VAT Zakupu to nie są one modyfikowane. Przenoszone faktury FZ z modułu Handel bezpośrednio do Rejestru VAT Zakupu, które były wystawione na podmiot z zaznaczonym parametrem Metoda kasowa posiadają po przeniesieniu do rejestru parametr zaznaczony (ale tylko jeśli kontrahent jest krajowy, podmiot gospodarczy i podatnik VAT czynny). 

• Do rejestru VAT przenoszone są wszystkie Paragony (zarówno pojedynczo, jak i zbiorczo), w tym Paragony do których wystawiono wcześniej Faktury, z zaznaczonym parametrem Rozliczać w VAT i wskazanym miesiącem zgodnym z datą wystawienia Paragonu dla zapisów zbiorczych i z datą sprzedaży dla zapisów pojedynczych.
• Faktury wystawione do Paragonów przenoszone są do rejestru VAT z zaznaczonym parametrem Rozliczać w VAT i wskazanym miesiącem zgodnym z datą wystawienia Faktury. W rejestrze VAT sprzedaży nie jest tworzony zapis korekcyjny na wystawione wcześniej Paragony. Takie Faktury nie są widoczne z poziomu zakładki [Do VAT/JPK_V7].

Automatyczne przenoszenie dokumentów zakupowych z modułu Handel Istnieje możliwość automatycznego przenoszenia do rejestru VAT:

• Faktur Zakupu i ich korekt (za wyjątkiem noty korygującej).
• Dowodów Wewnętrznych Zakupu i ich korekt.

Dokumenty mogą być przenoszone automatycznie do rejestru VAT po ich zatwierdzeniu po zaznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry na nowej zakładce [Operacje automatyczne] parametru Automatyczne przenoszenie dokumentów z Handlu do rejestrów VAT i wskazaniu odpowiednich rodzajów dokumentów. Przynajmniej jeden rodzaj dokumentu powinien być zaznaczony. Po zaznaczeniu rodzaju dokumentu użytkownik ma możliwość wybrania rejestru, do którego przeniesione zostaną dane dokumenty. Parametr Automatyczne przenoszenie dokumentów z Handlu do rejestrów VAT w nowych bazach jest domyślnie zaznaczony wraz z opcjami: Dowody wewnętrzne zakupu oraz Faktury zakupu. W przypadku baz zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu parametr jest domyślnie odznaczony. Dokumenty zostaną przeniesione automatycznie do rejestru VAT zakupu po wyborze na liście Faktur Zakupu/ Dowodów Wewnętrznych Zakupu w menu kontekstowym opcji Zatwierdź dokumenty lub po odznaczeniu na Fakturze Zakupu/ Dowodzie Wewnętrznym Zakupu parametru Bufor. Jeżeli do Faktury Zakupu dodano Korektę kursu waluty to przeniesienie obu dokumentów (jako sumy) następuje w momencie zatwierdzenia Korekty.

Uwaga

Dokumenty zaimportowane do modułu Handel jako zatwierdzone oraz dokumenty przekształcane i od razu zatwierdzane w tle, nie przez użytkownika (np. Korekta Dokumentu Wewnętrznego Zakupu, Faktura Zakupu utworzona na podstawie Faktury RR, jeżeli podczas zatwierdzania Faktury RR zaznaczono opcje: FZ i PZ) nie są automatycznie przenoszone do rejestru VAT.

Jeżeli użytkownik w Konfiguracji nie wskaże folderu, do którego mają być automatycznie przenoszone dokumenty lub wskazany w Konfiguracji folder jest nieaktywny to podczas zatwierdzania danego rodzaju dokumentu pojawia się okno z wyborem rejestru, do którego mają zostać przeniesione dokumenty. Rejestr ten zostanie ustawiony w Konfiguracji dla danego rodzaju dokumentu. Jeżeli w Konfiguracji nie zaznaczono parametru Automatyczne przenoszenie dokumentów z Handlu do rejestrów VAT to w następujących przypadkach:

• Jeżeli pobrano moduł Faktury lub Handel lub Handel Plus i w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona wskazano nie lub
• Jeżeli pobrano moduł Faktury lub Handel lub Handel Plus i w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona wskazano księgowość lub
• Jeżeli pobrano moduł Faktury lub Handel lub Handel Plus i w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona wskazano sprzedaż/płace oraz zaznaczono parametr Eksport faktur VAT z rejestrów VAT

to dla operatora będącego Administratorem podczas zatwierdzania Faktur Zakupu/ Dowodów Wewnętrznych Zakupu pojawia się komunikat: Dokumenty wystawiane w module Handel mogą zostać automatycznie przeniesione do rejestrów VAT. Czy chcesz aby przenoszenie odbywało się automatycznie po zatwierdzeniu dokumentów? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zaznaczenie w Konfiguracji parametru Automatyczne przenoszenie dokumentów z Handlu do rejestrów VAT i pojawienie się okna z wyborem rejestru, do którego ma być przenoszony dany rodzaj dokumentu. Okno z wyborem rejestru pojawi się również podczas zatwierdzania innego rodzaju dokumentu. Wybór opcji Nie skutkuje tym, że dokumenty nie będą automatycznie przenoszone do rejestru VAT i komunikat pojawi się ponownie podczas zatwierdzania kolejnego dokumentu. Wybór opcji Nie i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że dokumenty nie będą automatycznie przenoszone do rejestru VAT i komunikat nie pojawi się ponownie podczas zatwierdzania kolejnego dokumentu.   Przenoszenie powiązania dokumentów handlowych z dokumentami Biblioteki do rejestru VAT Podczas przenoszenia z menu Handel do rejestru VAT dokumentu z podpiętym dokumentem Biblioteki, na dokumencie w rejestrze VAT na zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów automatycznie podpinany jest ten dokumentu Biblioteki. Dzięki temu użytkownik ma możliwość bezpośredniego podglądu załącznika z poziomu otwartego formularza dokumentu w rejestrze VAT, a także dostęp do samego dokumentu Biblioteki. Podgląd jest możliwy bez konieczności pobrania modułu Obieg Dokumentów. Możliwość przenoszenia powiązania z dokumentem Biblioteki dotyczy następujących dokumentów:

• Faktury Sprzedaży,
• Faktury Zakupu,
• Paragony,
• Dowody wewnętrzne sprzedaży,
• Dowody wewnętrzne zakupu,
• Korekt do powyższych dokumentów,
• Tax Free.

Po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT, na formularzu dokumentu Biblioteki, na zakładce [Dokumenty] w sekcji Dokumenty skojarzone oprócz dokumentu z modułu Handel widnieje dokument z rejestru VAT. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry parametr Przenoszenie pojedynczych paragonów do rejestru VAT jest odznaczony to po przeniesieniu Paragonów w rejestrze VAT sprzedaży tworzony jest zbiorczy zapis na którym podpinane są wszystkie dokumenty Biblioteki z zaznaczonych Paragonów. Jeżeli po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT usunięte zostanie powiązanie z dokumentem Biblioteki (z formularza dokumentu w menu Handel lub z formularza dokumentu w rejestrze VAT), usuwane jest tylko powiązanie z dokumentem, z którego poziomu nastąpiło to usunięcie. Przykładowo po przeniesieniu do rejestru VAT Faktury Sprzedaży i usunięciu powiązania z dokumentem Biblioteki z poziomu Faktury Sprzedaży, powiązanie z dokumentem w rejestrze VAT pozostaje. Do usuwania powiązań z dokumentem Biblioteki konieczne jest pobranie modułu Obieg dokumentów.

Domyślnie parametr ma zaznaczoną opcję blokada. Opcja ostrzeżenie:

• Jeśli operator będzie miał włączone ostrzeżenie to przy zapisie takiego formularza w Rejestrze VAT otrzyma komunikat: Deklaracja VAT-7/JPK_V7 za podany okres została zatwierdzona. Po zapisaniu dokumentu należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji. Czy chcesz zapisać dokument? i TAK lub NIE. Taki sam komunikat pojawia się w momencie edycji formularza i zmiany daty deklaracji na okres już zatwierdzony
• Przy usuwaniu pojedynczego podświetlonego dokumentu z listy pojawia się komunikat: Deklaracja VAT‑7/JPK_V7 za podany okres została zatwierdzona. Po usunięciu dokumentu należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji. Czy chcesz usunąć dokument? i TAK lub NIE.
• Przy seryjnym usuwaniu program sprawdza czy zaznaczone dokumenty są w okresie zatwierdzonej deklaracji VAT-7i jeśli jakieś z nich są to pokazywany jest komunikat: Część zaznaczonych dokumentów jest ujętych na zatwierdzonej deklaracji VAT-7/JPK_V7 . Po ich usunięciu należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji. Czy chcesz skasować zaznaczone rekordy? Operacji nie można odwrócić! i TAK lub NIE.
• Podczas przenoszenia dokumentów z modułu Handel do Rejestru VAT za okres, w którym deklaracja VAT-7/plik JPK_V7 została zablokowana przed zmianami, pojawia się komunikat: Zaksięgowano dokument nr [numer dokumentu]. Deklaracja VAT-7/JPK_V7 za podany okres została zatwierdzona. Należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji.

Opcja blokada:

• Jeżeli na karcie operatora zostanie zaznaczona opcja blokada to operator nie będzie mógł zapisać nowo dodawanego dokumentu w Rejestrze VAT z datą zatwierdzonej już deklaracji VAT-7. Będzie komunikat: Dokument dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach.
• Jeżeli operator będzie edytował dokument z datą deklaracji VAT-7 ustawioną już w zatwierdzonym okresie to przy zapisywaniu tego dokumentu dostanie komunikat: Dokument dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach.
• Jeżeli operator będzie próbował z listy usunąć pojedynczy podświetlony dokument lub seryjnie usunąć dokumenty ujęte w zatwierdzonej już deklaracji VAT-7 to po pytaniu czy usunąć podświetlony rekord lub zaznaczone rekordy otrzyma komunikat: Dokument [Nr dokumentu] dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już naliczona. Administrator zablokował możliwość usuwania takich dokumentów.

• Kod urzędu skarbowego – na deklarację przepisywany jest z karty urzędu, zakładka: [Ogólne], pole: Kod urzędu.
• Rok i miesiąc/kwartał złożenia deklaracji.
• Cel złożenia deklaracji.
• Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna: Numer NIP podatnika, Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika, Data urodzenia.
• Jeśli podatnikiem jest osoba prawna: Numer NIP podatnika, REGON, Pełna nazwa podatnika,

• Kod urzędu skarbowego – na deklarację przepisywany jest z karty urzędu, zakładka: [Ogólne], pole: Kod urzędu.
• Rok i  kwartał złożenia deklaracji.
• Jeśli podatnikiem jest osoba fizyczna: Numer NIP podatnika, Pierwsze imię oraz nazwisko podatnika.
• Jeśli podatnikiem jest osoba prawna: Numer NIP podatnika, Pełna nazwa podatnika
• Zaznaczyć deklarację na liście i nacisnąć przycisk  .
• Wysyłka deklaracji VIU-DO jest możliwa tylko za pomocą podpisu kwalifikowanego.

Deklaracja VIU-DO składana jest za okresy kwartalne w terminie do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. Termin nie ulega przesunięciu z uwagi na dni wolne. Nie można złożyć deklaracji przed upływem kwartału. Jeżeli deklaracja VIU-DO za dany kwartał została przeliczona i wysłana do systemu e-Deklaracje, a w tym kwartale pojawiły się kolejne dokumenty to zostaną one uwzględnione w deklaracji za kolejny kwartał. Deklaracja VIU-DO jest dostępna w menu Rejestry VAT/ Inne/ Deklaracje VIU-DO jeżeli Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa w sekcji Podatnik składa deklaracje/odprowadza zaliczki z tytułu zaznaczono opcję VIU‑DO. Parametr jest domyślnie zaznaczony zarówno w nowych bazach, jak i w bazach zaktualizowanych z wcześniejszych wersji programu. Deklaracja VIU-DO składana jest do Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście, w związku z tym w polu US (VIU-DO) domyślnie wskazany jest ten Urząd. Pole podlega edycji. W Konfiguracji dostępna jest sekcja Numer rachunku do deklaracji VIU-DO wraz z domyślnie uzupełnionym numerem rachunku: 84 1010 1010 0165 9315 1697 8000. Jest to konto bankowe dla wpłat podatku VAT w banku urzędu skarbowego NBP O/O Warszawa dla płatności dokonywanych z Polski (rachunek prowadzony w walucie EUR). Pole podlega edycji. Podczas generowania płatności do deklaracji VIU-DO pobierany jest numer rachunku bankowego uzupełniony w tej sekcji. Lista deklaracji VIU-DO Po przejściu do menu Rejestry VAT/ Inne/ Deklaracje VIU-DO dostępna jest Lista deklaracji VIU-DO zawierająca kolumny:

• Kwartał – kwartał, za który składana jest deklaracja.
• Rok – rok, za który składana jest deklaracja.
• Wersja – wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą wyliczona została deklaracja.
• Data obliczenia – data obliczenia deklaracji.
• Kwota – kwota należnego podatku VAT do wpłaty. Kwota prezentowana jest w walucie EUR.
• Status – status określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta).
• e-Deklaracje – informacje dotyczące statusu e-Deklaracji.
• Data wysłania – data wysłania deklaracji do systemu e-Deklaracje.

Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku. Wysyłka i odbiór UPO dostępne są z listy deklaracji VIU-D0, a nie jak w przypadku innych deklaracji z samego formularza deklaracji. Przycisk Wyślij  umożliwia wysłanie deklaracji VIU-DO do systemu e-Deklaracje za pomocą podpisu kwalifikowanego. Przycisk Odbierz UPO służy do odebrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru.

Dotyczy wersji: 2022.1.1

Jeżeli pobrano moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus oraz jako rodzaj księgowości wskazano Księgowość kontową to Użytkownik ma możliwość zaksięgowania kwoty należnego podatku VAT do wpłaty z deklaracji VIU-DO po naciśnięciu przycisku . Deklaracja podlega księgowaniu po odebraniu poprawnego UPO. Podczas księgowania kwoty podatku, która jest zawsze wyrażona w EUR, następuje jej przeliczenie po średnim kursie NBP z dnia odebrania UPO. W przypadku braku notowania na ten dzień, księgowanie następuje według Kursu ręcznego z notowaniem 1=1. Księgowane kwoty w walucie EUR i po przeliczeniu na PLN są zgodne z kwotami widocznymi na płatności utworzonej do deklaracji VIU-DO. Użytkownik może zmienić kurs na płatności i zaksięgować według innego niż proponowany, wtedy zmieniana jest wartość w przeliczeniu na PLN, kwota w EUR pozostaje bez zmian. Zaksięgowana deklaracja jest widoczna na liście w kolorze niebieskim.

Przycisk Zmień  umożliwia podgląd utworzonej wcześniej Deklaracji VIU-DO. Po rozwinięciu dodatkowego menu (czarna strzałka obok przycisku ) dostępna jest opcja Podgląd UPO umożliwiająca podgląd Urzędowego Poświadczenia Odbioru.

Uwaga

Podczas edycji deklaracji VIU-DO za pomocą przycisku  dane na deklaracji nie są przeliczane na nowo. Jeżeli w rejestrze VAT sprzedaży nastąpi zmiana związana z procedurą OSS to należy usunąć dodaną wcześniej deklarację VIU-DO i dodać ją na nowo.

Deklaracja VIU-DO jest zawsze widoczna na liście w kolorze czarnym. Przycisk  umożliwia usunięcie deklaracji o statusie obliczona. Wysyłka deklaracji do systemu e-Deklaracje powoduje zmianę jej statusu na zamknięta i blokuje możliwość jej usunięcia. W przypadku gdy podczas odbioru UPO w kolumnie e‑Deklaracje pojawi się Błąd przetwarzania to deklaracja zmienia ponownie status na obliczona i ponownie podlega usunięciu. Odbiór UPO pozostawia status zatwierdzona. Z poziomu listy deklaracji VIU-DO dostępny jest wydruk formularza deklaracji VIU-DO oraz wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru (w tym czarno biały).

Dotyczy wersji: 2022.1.1

Z poziomu listy deklaracji VIU-DO istnieje możliwość dodawania predekretacji, pod przyciskiem Predekretacja lub za pomocą skrótu klawiszowego <Ctrl>+<F8>.

Na liście deklaracji VIU-DO w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest opcja Odblokuj deklarację, która umożliwia zmianę statusu deklaracji do której odebrano UPO na obliczona. W takim przypadku z Preliminarza płatności usuwana jest płatność utworzona do deklaracji. Z listy deklaracji VIU-DO dostępny jest wydruk Urzędowego Poświadczenia Odbioru (w tym czarno biały). Dodanie deklaracji VIU-DO Po naciśnięciu przycisku  pojawia się okno z możliwością wskazania kwartału i roku, za który ma zostać dodana deklaracja.

Po wybraniu kwartału i roku i naciśnięciu przycisku Utwórz deklarację  następuje przeliczenie dokumentów dodanych do rejestru VAT sprzedaży z rodzajem transakcji Procedura OSS, w walucie innej niż EUR i Kursem ręcznym z notowaniem 1=1, dla których w polu Rozliczam podatek w OSS wskazano wybrany w oknie dodawania VIU-DO rok i kwartał. Poszczególne dokumenty przeliczane są po kursie Europejskiego Banku Centralnego z ostatniego dnia kwartału do którego należy data sprzedaży na dokumencie. Po przeliczeniu dokumentu po kursie EBC na dokumencie w walucie innej niż EUR na zakładce [OSS] jako typ kursu pozostaje Kurs ręczny z ustawionym odpowiednim notowaniem oraz wyliczonymi kwotami. Dokumenty, które zostały wcześniej przeliczone po kursie EBC (z notowaniem różnym od 1=1) nie są ponownie przeliczane po kursie EBC podczas dodawania deklaracji VIU-DO.

Uwaga

Dokumenty z rodzajem transakcji Procedura OSS, w walucie innej niż EUR i Kursem ręcznym z notowaniem 1=1 mogą również zostać przeliczone po kursie EBC na koniec kwartału za pomocą dostępnej w rejestrze VAT sprzedaży operacji seryjnej Przelicz po kursie EBC. Szczegóły funkcjonalności opisane zostały poniżej w punkcie nr 2.

Dotyczy wersji: 2022.1.1

Jeżeli w Konfiguracji nie określono Urzędu Skarbowego dla deklaracji VIU-DO to po naciśnięciu przycisku Utwórz deklarację pojawia się komunikat: Błąd obliczania deklaracji. Nie został zdefiniowany urząd skarbowy dla deklaracji. Proszę podać właściwy urząd skarbowy w Konfiguracji -> Firma -> Dane firmy -> Deklaracje.

Jeżeli na ostatni dzień danego kwartału nie opublikowano kursu EBC, a w danym kwartale są dokumenty w walucie innej niż EUR, które kwalifikują się na deklarację VIU-DO to po naciśnięciu przycisku Utwórz deklarację pojawia się komunikat uniemożliwiający dodanie deklaracji: Nie można wyliczyć deklaracji ponieważ istnieją dokumenty w walutach innych niż EUR, a nie ma jeszcze opublikowanego notowania kursu po jakim można przeliczyć wartości dokumentów. Podczas próby dodania deklaracji VIU-DO za okres wcześniejszy niż 3 kwartał 2021 r. pojawia się komunikat: Błąd wyliczania deklaracji. Formularz deklaracji obowiązuje za okres od 01.07.2021. Istnieje możliwość dodania tylko jednej deklaracji VIU-DO za dany kwartał. Jeżeli jest potrzeba korekty już wysłanej deklaracji to należy to zrobić w deklaracji za kolejny kwartał. W momencie przeliczania/ edycji deklaracji VIU-DO w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe, na liście deklaracji VIU-DO w programie Comarch ERP Optima pojawia się okno z informacją: Dodawanie deklaracji VIU-DO/ Trwa edycja deklaracji VIU-DO. Za chwilę otworzy się przygotowana deklaracja. Nie zamykaj tego okna przed zapisaniem deklaracji. Okna nie należy zamykać w programie Comarch ERP Optima przed zapisaniem deklaracji, ponieważ zamknięcie okna spowoduje, że deklaracja VIU-DO nie zostanie zapisana (w przypadku jej dodawania) lub zmiany wprowadzone na formularzu deklaracji VIU-DO nie zostaną zapisane (w przypadku jej modyfikacji). Formularz deklaracji VIU-DO Formularz deklaracji VIU-DO otwierany jest w aplikacji Comarch Deklaracje Podatkowe. Z programu Comarch ERP Optima przenoszone są następujące dane:

• NIP podatnika – nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
• Rok i kwartał, za jaki liczona jest deklaracja – nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
• Urząd Skarbowy, do którego adresowana jest deklaracja – nie podlega edycji na formularzu deklaracji.
• Rodzaj podatnika (osoba fizyczna lub podmiot niebędący osobą fizyczną) – podlega edycji na formularzu deklaracji.
• Pełna nazwa firmy lub nazwisko i imię dla osoby fizycznej – podlega edycji na formularzu deklaracji.
• Dane z dokumentów wprowadzonych do rejestru VAT sprzedaży: kraj, stawki VAT, oznaczenie stawki (podstawowa lub obniżona), rodzaj dostaw (dostawa towarów lub świadczenie usług), podstawa opodatkowania wg danej stawki VAT oraz kwota podatku wg danej stawki VAT – podlegają edycji na formularzu deklaracji.

Do sekcji C.2. Świadczenie usług z państwa członkowskiego identyfikacji oraz stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej poza Unią Europejską oraz dostawy towarów wysyłanych lub transportowanych z państwa członkowskiego identyfikacji kwalifikowane są dokumenty z rodzajem transakcji Procedura OSS z datą sprzedaży należącą do kwartału deklaracji VIU-DO. Dokument z rodzajem Usługi na deklaracji VIU-DO widoczny jest jako Świadczenie usług. Dokument z rodzajem Towary lub Środki trwałe na deklaracji VIU-DO widoczny jest jako Dostawa towarów. Kwoty przenoszone z programu Comarch ERP Optima na formularz deklaracji VIU-DO są sumą poszczególnych pozycji na dokumencie. Z kolei podstawa opodatkowania uzupełniona ręcznie na formularzu deklaracji VIU-DO jest przeliczana po odpowiedniej stawce. Z tego względu mogą pojawić się różnice w kwocie podatku VAT wynikające z zaokrągleń. Do sekcji C.5. Korekty kwot podatku VAT wykazanych w deklaracjach za poprzednie okresy wynikające z korekt dostaw towarów lub świadczonych usług kwalifikowane są dokumenty z rodzajem transakcji Procedura OSS z datą sprzedaży należącą do innego kwartału niż kwartał deklaracji VIU-DO. Do deklaracji VIU-DO nie są przenoszone pozycje w stawce ZW, NP oraz 0%. Na formularzu deklaracji dla każdego kraju w oddzielnym wierszu wykazana jest każda stawka z oznaczeniem Podstawowa/ Obniżona oraz kwota podatku VAT w danej stawce. Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży dodano pozycję w stawce VAT nieobowiązującej w wybranym na dokumencie kraju to taki dokument trafia na deklarację VIU-DU z Rodzajem stawki VAT jako Podstawowa. Dane przeniesione z dokumentów z programu Comarch ERP Optima podlegają edycji/ usunięciu na formularzu deklaracji VIU-DO. Po zmianie w pozycji stawki VAT, kwota VAT wyliczana jest na nowo. Podczas edycji pozycji w sekcji C.2 następuje weryfikacja, czy dla danego kraju nie dodano już pozycji z takim samym rodzajem dostaw i taką samą stawką VAT. Jeżeli taka pozycja została już dodana to pojawia się informacja uniemożliwiająca edycję pozycji: Taki element został już wybrany. Użytkownik ma również możliwość dodawania/ usuwania własnych pozycji na deklaracji VIU-DO. Za pomocą przycisku Dodaj państwo członkowskiego konsumpcji istnieje możliwość dodania nowego kraju ze zdefiniowanej listy krajów. Za pomocą przycisku Dodaj wiersz/ Usuń wiersz istnieje możliwość dodania/ usunięcia pozycji dotyczącej danego rodzaju dostaw i stawki VAT. W sekcji C.2 oraz C.3 istnieje możliwość dodania pozycji dla kraju, którego jeszcze nie ma na liście lub takiego który już jest, ale z inną stawką VAT lub z innym rodzajem dostaw. Nie ma możliwości dodania takiej samej pozycji, która już istnieje. Podczas próby dodania takiej pozycji pojawia się informacja: Taki element został już wybrany. Użytkownik powinien w takim przypadku dokonać modyfikacji już istniejącej pozycji. W sekcji C.2 i C.3 nie jest również możliwe dodanie pozycji z kwotą ujemną Za pomocą przycisku Usuń sekcję istnieje możliwość usunięcia wszystkich pozycji związanych z danym krajem w danej sekcji. Na formularzu deklaracji VIU-DO nie ma mechanizmu weryfikującego, czy stawka VAT uzupełniona w pozycji odpowiada stawkom danego kraju. W sekcji C.5 następuje walidacja, czy wskazano wcześniejszy kwartał niż ten, za który składana jest deklaracja VIU-DO. Kwoty w sekcji C.6 oraz kwota w sekcji C.7 w poz. 18 Całkowita kwota należnego podatku VAT do wpłaty są wyliczane automatycznie i podlegają modyfikacji. Kwota w poz. 18 jest wyliczana jako suma kwot z sekcji C.6 z pominięciem kwot ujemnych. Wszystkie kwoty na formularzu deklaracji VIU-DO wyświetlane są w walucie EUR. Płatność do deklaracji VIU-DO tworzona jest na kwotę z poz. 18 Całkowita kwota należnego podatku VAT w walucie EUR w momencie odbioru UPO. Kwota w PLN na płatności przeliczana jest po średnim kursie NBP z dnia odbioru UPO. Termin płatności ustawiany jest na ostatni dzień miesiąca, a gdy przypada na dzień wolny to jest przesuwany na kolejny dzień roboczy. Istnieje możliwość zmiany kursu na płatności utworzonej do deklaracji VIU-DO. Jeżeli na dzień odbioru UPO nie opublikowano średniego kursu NBP to na płatności ustawiany jest Kurs ręczny z notowaniem 1=1. Kurs ten podlega edycji. Jeżeli na deklaracji nie uzupełniono wszystkich wymaganych pól to podczas próby zapisania formularza wyświetlany jest komunikat: Niektóre pola nie zostały uzupełnione. Popraw błędy na formularzu. Wydruk deklaracji VIU-DO jest dostępny z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem . Podgląd wydruku deklaracji VIU-DO jest dostępny z poziomu otwartego formularza deklaracji pod przyciskiem .

Uwaga

Z poziomu formularza deklaracji VIU-DO nie ma możliwości ponownego jej przeliczenia. Jeżeli w rejestrze VAT sprzedaży nastąpi zmiana i deklaracja VIU-DO za ten kwartał nie została jeszcze wysłana do systemu e‑Deklaracje to należy ją usunąć i dodać ponownie.

• w menu Ogólne/ Inne pojawi się pozycja Kody CN, umożliwiająca zdefiniowanie wykorzystywanych kodów CN
• na formularzu towaru (Cennik i Zasoby) – na zakładce [Dodatkowe] pojawi się grupa Intrastat umożliwiająca przypisanie dla poszczególnych towarów odpowiednich kodów CN
• na formularzu kontrahenta (Ogólne/ Kontrahenci) – na zakładce [Handlowe] pojawi się pole przeznaczone na wpisanie domyślnego kodu transakcji związanego z danym kontrahentem.
• na formularzu magazynu (Ogólne/ Inne/ Magazyny) – możliwość zaznaczenia, że magazyn jest magazynem unijnym, a co za tym idzie określenie kodu kraju dla tego magazynu oraz podanie domyślnego kodu transakcji stosowanego na dokumentach MM
• na formularzu dokumentów (przychodowych: FZ, PZ, PW i MM OL, PKA oraz rozchodowych: FA, WZ, RW i MM LO, WKA) rejestrowanych w programie, na zakładce [Dokumenty] pojawi się ramka Intrastat, gdzie podane będą informacje niezbędne do wyliczenia deklaracji
• z poziomu formularza dokumentów (przychodowych: FZ, PZ, PW i MM OL, PKA oraz rozchodowych: FS, WZ, RW i MM LO, WKA), na pozycji dokumentu będzie widoczna zakładka [Intrastat] zawierająca pole Kod CN oraz Kraj pochodzenia
• na formularzu dokumentów uwzględnianych w automatycznym wyliczeniu deklaracji Intrastat będzie widoczna kolumna Kraj pochodzenia. W kolumnie tej wyświetlany jest kraj pochodzenia pobierany z poszczególnych pozycji dokumentu
• w menu Handel/ Inne pojawi się pozycja Deklaracja Intrastat, umożliwiająca wyliczenie deklaracji

• Kod transakcji– domyślnie pobierany jest z karty kontrahenta (Nabywca/ Dostawca), możliwa jest jednak jego zmiana (lista zdefiniowana w programie). Jeżeli transakcje mają nie być uwzględniane w deklaracji Intrastat, to na dokumentach pole z kodem transakcji należy zostawić puste.
• Kod kraju wysyłki/przeznaczenia – proponowany jest kod pobrany na podstawie przedrostka z numeru NIP kontrahenta (Odbiorcy/ Nadawcy), możliwa jest jednak jego zmiana.
• Data wywozu/przywozu – domyślnie data zakupu/sprzedaży (FA/FZ), wydania/przyjęcia (WZ/PZ), dokumentu (PW/RW/MM), ale użytkownik może ją zmienić. Na podstawie daty przywozu/ wywozu program uwzględnia dokument we właściwej deklaracji INTRASTAT (za dany miesiąc).

• e-Deklaracje, która przyjmuje wartości:
  • Nie wysłano – Deklaracja w buforze lub zatwierdzona, nie przesłana do PUESC.
  • Wysłano/nie odebrano ISTA – Deklaracja została wysłana do PUESC, pobierz potwierdzenie poprawności deklaracji ISTA.
  • Przyjęto/nie odebrano ISTA – Deklaracja została przyjęta przez system PUESC, nie otrzymano potwierdzenia poprawności deklaracji ISTA. Pobierz ponownie za chwilę.
  • Błąd przetwarzania – Wystąpił problem podczas przetwarzania deklaracji przez system PUESC: (komunikat błędu) – taką deklarację można odblokować do edycji z poziomu programu w celu poprawy.
  • Potencjalny błąd, sprawdź szczegóły – Urząd zgłosił potencjalne błędy lub wstrzymał zgłoszenie. Sprawdź czy dane na deklaracji są poprawne i skontaktuj się z urzędem. Jeśli dane są niepoprawne utwórz i wyślij korektę deklaracji.
  • Odrzucono, wygeneruj nową deklarację – Deklaracja została odrzucona przez system Intrastat. Wyślij korektę deklaracji.
  • Wysłano/odebrano ISTA – Deklaracja została przyjęta przez system Intrastat. Odebrano UPO oraz ISTA.
• Data wysłania – zawiera datę wysłania e-deklaracji.

• ustalenie kursu, wg którego wyliczana będzie deklaracja jest obowiązkowe (dopiero wtedy można przeliczyć deklarację),
• po przeliczeniu deklaracji zmiana kursu nie jest już możliwa,
• program pobiera kurs z dnia poprzedzającego datę wystawienia dokumentu źródłowego.

Zablokuj deklarację przed zmianami – parametr odpowiada za możliwość edycji deklaracji:

• jeśli nie jest zaznaczony – na deklaracji możliwe jest wprowadzanie zmian, można ją usunąć z listy, ale nie można korygować ani wysłać do pliku XML.
• jeśli jest zaznaczony – na deklaracji nie można wprowadzać zmian, jest zablokowana do edycji, można ją korygować oraz wysłać do pliku XML. Odblokowanie deklaracji jest możliwe z poziomu menu kontekstowego na liście deklaracji (prawy przycisk myszki).

• Przywóz– pozwala na wyliczanie deklaracji dotyczących przywozu towarów z krajów UE. Deklaracje przywozowe wyliczane są na podstawie dokumentów przychodowych (PZ, FZ, PW, MM-OL, PKA), korekt wartości (ceny) do nich, korekt ilościowych na plus oraz zwrotów do dokumentów rozchodowych(korekt ilościowych na minus).

• Wywóz– pozwala na wyliczenia deklaracji dotyczących wywozu towarów z Polski do krajów UE. Deklaracje wywozowe wyliczane są na podstawie dokumentów rozchodowych (WZ, FA, RW, MM-LO, WKA), korekt wartości (ceny) do nich, korekt ilościowych na plus oraz zwrotów do dokumentów przychodowych (korekt ilościowych na minus).

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski Dodaj, Usuń, Zmień:

• usunąć z listy można tylko deklarację, która nie została zablokowana przed zmianami
• nie ma możliwości kopiowania deklaracji (<CTRL> i Dodaj).

• eksportowana jest zawsze deklaracja zaznaczona na liście ,
• eksportowana może być tylko deklaracja zablokowana przed zmianami,
• każda deklaracja może być eksportowana do pliku XML dowolną ilość razy. W przypadku, gdy deklaracja była już eksportowana program poinformuje o tym użytkownika,
• deklaracja wyeksportowana do pliku jest widoczna na liście ze statusem E,
• domyślną ścieżkę dostępu do katalogu, w którym zapisywane będą deklaracje można ustalić w Konfiguracji stanowiska/ Handel/ Parametry.
• podczas wykonywania przez Użytkownika po raz pierwszy eksportu deklaracji Intrastat (jeśli nie ma uprzednio wskazanej ścieżki w menu Start/Konfiguracja/Stanowisko/Handel/Parametry/Intrastat – katalog dla plików XML) program automatycznie podpowiada oraz uzupełnia w Konfiguracji ścieżkę do katalogu, gdzie zostanie wyeksportowany dokument; w Comarch ERP Optima w wersji chmurowej deklaracja zapisywana jest na dysku Z: nazwa_firmy\rokmiesiac\nazwapliku.xml.

Dodatkowo w oknie znajdują się przyciski umożliwiające filtrowanie listy: Miesiąc i Rok – umożliwiają filtrowanie listy w zależności od okresu, za jaki została wyliczona. Istnieje możliwość wyfiltrowania deklaracji:

• za określony miesiąc (parametry Miesiąc i Rok zaznaczone),
• za określony rok (parametr Rok zaznaczony, Miesiąc odznaczony),
• wszystkie deklaracje (parametry Miesiąc i Rok odznaczone).

Deklaracje widoczne na liście są rozróżniane w następujący sposób:

• zielona – deklaracja w buforze (z możliwością zmiany),
• czarna – deklaracja zablokowana przed zmianami,
• status E – deklaracja wyeksportowana do pliku XML.

• • • [Sekcja C] – zawiera informacje ogólne, m.in. rok i miesiąc deklaracji oraz część informacji znajdujących się w sekcji C deklaracji
    • [Sekcja C, D] – zawiera informacje z sekcji C oraz D na deklaracji VAT-7
    • [Sekcja E] – zakładka ta odpowiada dokładnie sekcji E na deklaracji VAT-7
    • [Sekcja F, G, H] – zakładka ta odpowiada sekcjom od F do H na deklaracji VAT-7
    • [e-Deklaracje]
    • [Predekretacja] – zakładka widoczna po otworzeniu formularza zatwierdzonej deklaracji VAT-7 w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. 

• • • Rok i miesiąc, za który deklaracja ma być obliczona.
    • Rozliczyć zakupy nierozliczone – jeżeli zakupy za poprzednie miesiące nie zostały rozliczone (np. na wskutek tego, że podatnik nie wykazał w tych miesiącach sprzedaży opodatkowanej), należy zaznaczyć parametr Rozliczyć zakupy nierozliczone oraz określić ilość miesięcy, które mają być uwzględniane przy wyliczeniu nierozliczonych zakupów za poprzednie miesiące.
    • Współczynnik szacunkowy struktury sprzedaży – na jego podstawie wyliczana jest wartość podatku naliczonego do odliczenia, wykazywanego na deklaracji VAT-7 w przypadku, gdy mamy do czynienia ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną. Zaznaczenie parametru powoduje odblokowanie pola z wartością i umożliwia dowolną korektę ręczną współczynnika. Zaznaczenie szacunkowego współczynnika i wprowadzenie go z ręki, spowoduje, że przy dodaniu kolejnej deklaracji ten parametr będzie automatycznie zaznaczony, a wartość współczynnika widoczna. Natomiast, jeśli parametr nie zostanie zaznaczony, program wylicza współczynnik na podstawie dokumentów w Rejestrze VAT Sprzedaży, które na pozycji w kolumnie W proporcji mają ustawione Uwzględniaj lub Tylko mianownik. Proporcja jest wyliczana jako iloraz, gdzie w liczniku mamy roczny obrót z tytułu czynności, w związku z którymi podatnik ma prawo do obniżenia podatku należnego, a w mianowniku całkowity roczny obrót podatnika (łącznie np. Z subwencjami). Dla deklaracji od maja do grudnia 2004 proporcja jest wyliczana na podstawie całego roku 2003, a dla deklaracji z roku 2005 proporcja jest wyliczana na podstawie zapisów od maja do grudnia 2004 roku.

Zgodnie z art. 90 pkt. 10 ustawy, gdy proporcja:

• • • Przekroczyła 98% oraz kwota podatku naliczonego niepodlegająca odliczeniu, wynikająca z zastosowania tej proporcji, w skali roku była mniejsza niż 500 zł – podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o całą kwotę podatku naliczonego
    • Nie przekroczyła 2% – podatnik ma prawo uznać, że proporcja ta wynosi 0%

W programie Comarch ERP Optima dla deklaracji liczonych od kwietnia 2011 nastąpiła zmiana w liczeniu podatku naliczonego do odliczenia. Jeżeli proporcja wyliczona za rok poprzedni wynosiła 1% lub 2% to obecnie na deklaracji podatek naliczony związany ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną będzie liczony na podstawie współczynnika 1% lub 2%. Poprzednie przepisy dla współczynnika 1% lub 2% nie pozwalały na odliczenie VAT naliczonego od takich zakupów. Jeżeli użytkownik nie będzie chciał dla współczynnika mniejszego od 2% odliczać VAT naliczonego to musi ręcznie przestawić współczynnik na 0%. W przypadku gdy proporcja za poprzedni rok wynosiła 99% to na podstawie poprzednich przepisów użytkownik odliczał 100% podatku naliczonego związanego ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną. Obecnie (od kwietnia 2011) współczynnik 99% będzie odliczał 99% kwoty podatku naliczonego związanego ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną. Użytkownik ma jednak prawo nadal odliczyć 100% jeśli kwota podatku naliczonego nie podlegającego odliczeniu będzie mniejsza niż 500 zł. Wtedy należy ręcznie ustawić na deklaracji współczynnik na 100%.

• • • Proporcja jest wyliczana i  zaokrąglana zawsze w górę, do najbliższej liczby całkowitej, a potem jest sprawdzany powyższy warunek.
    • Zablokuj deklarację przed zmianami – zabezpiecza deklarację przed skasowaniem i zmianami.
    • Cel złożenia formularza – wskazuje czy deklaracja została obliczona w celu złożenie zeznania, czy korekty deklaracji.

Kolejna część zakładki [Sekcja C] dotyczy transakcji opodatkowanych oraz podatku należnego. [Sekcja C] – Rozliczenie podatku należnego – odpowiada dokładnie sekcji C na deklaracji VAT-7, na ekranie widoczne są wszystkie pola zgodnie z numeracją na deklaracji. W tej części wykazywana jest wartość sprzedaży oraz podatku należnego od tych transakcji. W szczególności transakcjami powodującymi obowiązek podatkowy są:

• • • Sprzedaż krajowa
    • Eksport towarów
    • Dostawa towarów i usług poza terytorium kraju
    • Wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, czyli dostawa na teren wspólnoty europejskiej
    • Przypadek określony w art. 129 ustawy o VAT – w tej pozycji wykazywane są wszystkie transakcje ze stawką 0%, znajdujące się w Rejestrze Sprzedaży VAT, dla których wybrano status Eksport – zwrot VAT  

• • • Wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,
    • Wartość importu usług,
    • Wartość dostaw, dla których podatnikiem jest nabywca,
    • Wartość podatku należnego zapłaconego od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu,
    • Wartość podatku należnego od towarów objętych spisem z natury.  

• Nie można wygenerować korekty na zatwierdzonym VAT-ZD jeżeli deklaracja VAT-7 za ten okres została już zablokowana przed zmianami.
• Nie można odblokować VAT-ZD jeśli ma wygenerowaną korektę.
• Istnieje możliwość wygenerowania zapisu korekcyjnego w Rejestrze VAT w sytuacji gdy w systemie dodano już wcześniej załącznik VAT-ZD w kolejnym miesiącu i wygenerowano do niego korektę w Rejestrze VAT.

• Tak – zakupy opodatkowane związane wyłącznie ze sprzedażą opodatkowaną,
• Nie – zakupy, od których nie ma prawa do odliczenia podatku VAT,
• Warunkowo – zakupy opodatkowane, związane ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną.

Rodzaj zakupów:

• Towary – zakupy towarów handlowych. Zapisy te są uwzględniane przy rozliczaniu sprzedaży metodą struktury zakupów,
• Usługi – zakup usług,
• Inne – zakupy pozostałe. Zapisy te nie są uwzględniane przy rozliczaniu sprzedaży metodą struktury zakupów,
• Środki Trwałe – zakupy środków trwałych,
• Środki transportu – zakup środków transportu,
• Nieruchomości – zakup nieruchomości,
• Paliwo – zakup paliw.

• Krajowy – sprzedaż krajowa
• Dostawa wewnątrzunijna – sprzedaż w ramach Unii Europejskiej
• Dostawa wewnątrzunijna trójstronna – sprzedaż w ramach Unii Europejskiej z pośrednictwem
• Eksport – sprzedaż eksportowa do krajów spoza Unii Europejskiej, ze stawką 0%
• Eksport – zwrot VAT – sprzedaż eksportowa, w przypadku, której odbiorca ubiega się o zwrot podatku
• Krajowy – podatnikiem jest nabywca – sprzedaż towarów, dla której podatnikiem jest nabywca
• Dostawa poza terytorium kraju
• Poza terytorium kraju (stawka NP).
• Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca – status związany z odwrotnym obciążeniem dla kontrahentów wewnątrzunijnych
• Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca – status związany z odwrotnym obciążeniem dla kontrahentów pozaunijnych.

• Towary
• Usługi
• Nowe środki transportu.

• w poz. 60. podpowiadana jest kwota z poz. 58. Pole jest edytowalne – kwotę można zmienić.
• również w poz. 74. zaznaczana jest opcja TAK (jeżeli w poz. 58 kwota jest różna od zera).

Kwota do zwrotu na rachunek bankowy …, poz. 63. Po wpisaniu kwoty do poz. 63. jest ona automatycznie przepisywana do poz. 65. Wpisanie kwoty w poz. 64. lub  66. spowoduje odpowiednie zmniejszenie kwoty w poz. 65. 

Deklaracja VAT-8 jest przeznaczona dla podatników, o których mowa w art. 15 ustawy, inni niż zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni oraz osoby prawne niebędące podatnikami w rozumieniu art. 15 ustawy – zarejestrowani jako podatnicy VAT-UE, którzy zadeklarowali w zgłoszeniu rejestracyjnym VAT-R, że będą dokonywać wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów. Deklaracja VAT-8 składana jest co miesiąc, do tego samego Urzędu Skarbowego co pozostałe deklaracje VAT. Lista deklaracji VAT-8 Na Liście deklaracji VAT-8 dostępne są kolumny:

• Miesiąc – miesiąc, za który składana jest deklaracja.
• Rok – rok, za który składana jest deklaracja.
• Wersja – wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą wyliczona została deklaracja.
• Korekta – oznaczenie, w jakim celu została sporządzona deklaracja (złożenie deklaracji lub korekta deklaracji).
• Data obliczenia – data obliczenia deklaracji.
• Kwota – kwota z poz. 23 Podatek podlegający wpłacie do urzędu skarbowego. Jeżeli kwota > 0 to w Preliminarzu płatności generowane jest zdarzenie rozchodowe o numerze: DEK/Miesiąc/Rok/VAT8, na formularzu którego zaznaczany jest parametr MPP – podzielona płatność.
• Status – status określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta).
• e-Deklaracje – informacje dotyczące statusu e-Deklaracji.
• Data wysłania – data wysłania deklaracji do systemu e-Deklaracje.
• PRED – W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową informuje, czy na deklaracji dodano predekretację. Kolumna domyślnie ukryta.

Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku. Po dodaniu deklaracji VAT-8 za pomocą przycisku  w polu dotyczącym celu złożenia formularza zaznaczana jest domyślnie opcja złożenie zeznania, z możliwością zmiany na korekta deklaracji. Możliwość dodania korekty deklaracji VAT-8 istnieje również z poziomu listy deklaracji VAT-8, poprzez podświetlenie zablokowanej przed zmianami deklaracji, a następnie wciśnięcie przycisku . Na formularzu automatycznie zaznaczana jest opcja korekta deklaracji, bez możliwości zmiany. Jeżeli pobrano moduł Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus oraz jako rodzaj księgowości wskazano Księgowość kontową to użytkownik ma możliwość zaksięgowania kwot z deklaracji VAT-8 po naciśnięciu przycisku  za pomocą predekretacji lub schematu księgowego. W schematach księgowych o typie Deklaracje dostępne są makra:

• w polu Kwota:
• @Vat8DoZaplaty – odwołuje się do kwoty z poz. 23 Podatek podlegający wpłacie do urzędu skarbowego na deklaracji VAT-8.
• @Vat8Nadwyzka – odwołuje się do kwoty z poz. 24 Nadwyżka wpłat do rozliczenia na deklaracji VAT‑8.
• @Vat8KorygDoZaplaty – odwołuje się do różnicy kwot z poz. 23 Podatek podlegający wpłacie do urzędu skarbowego pomiędzy deklaracją korygującą a deklaracją pierwotną VAT-8.
• @Vat8KorygNadwyzka – odwołuje się do różnicy kwot z poz. 24 Nadwyżka wpłat do rozliczenia pomiędzy deklaracją korygującą a deklaracją pierwotną VAT-8.
• w polu Warunek (w nagłówku schematu oraz w elemencie schematu): @Vat8Korygujaca – pozwala na zawężenie księgowania w zależności od tego, czy jest to deklaracja VAT-8 pierwotna, czy też korygująca.

Makro @Dokument dostępne w polu Opis (w nagłówku schematu oraz w elemencie schematu) w przypadku księgowania deklaracji VAT-8 generuje opis: DEK/Miesiąc/Rok/VAT8. Z poziomu listy deklaracji VAT-8 dostępny jest wydruk Lista deklaracji/ Wzór standard. Dodatkowo z poziomu Rejestry VAT/ Rejestry VAT/ Rejestr spr. zakładka [Do VAT/JPK_V7]  dostępny jest wydruk Klasyfikacja sprzedaży/ Wg pól na Deklaracji VAT-8(11). Wydruk nie jest dostępny jeżeli w filtrze zaznaczono parametr Uwzględnić cały kwartał.

Zakładka [Rejestr VAT] pozwala na wprowadzanie dokumentów do dowolnego, wcześniej utworzonego rejestru. Po wprowadzeniu zapisu do rejestru zapis można dowolnie modyfikować i całkowicie usuwać aż do momentu jego zaksięgowania. Do Rejestru VAT można przenosić również dokumenty z modułu Handel, typu FZ, FWZ, FS, FWS, PA, itp. Z poziomu Start/Konfiguracja/ Księgowość/ Parametry widnieje parametr Przenoszenie pojedynczych paragonów do rejestru VAT, który decyduje o tym, w jaki sposób będą przenoszone paragony do Rejestru VAT. Parametr jest domyślnie odznaczony. Po jego zaznaczeniu paragony przenoszone są w stosunku 1:1 z zachowaniem informacji o kontrahencie, numerze dokumentu, kategorii, czy formie płatności. Na zakładce [Rejestr VAT] w Rejestrze Zakupu widoczne są następujące dane dokumentu: Lp. – numer kolejny nadawany przez program wprowadzanym dokumentom. W zależności od wybranego parametru w Konfiguracji Firmy, dokumenty numerowane są narastająco w roku lub tylko w obrębie danego miesiąca. Data wpływu/ wystawienia – data zapisu dokumentu w rejestrze zakupów/sprzedaży VAT. Numer dokumentu – jest to numer faktury (dokumentu źródłowego). Status – F – faktura pochodzi z modułu Faktury, W – faktura, do której wygenerowano dowód wewnętrzny, M – faktura, do której wygenerowano rozliczenie marży, E – wyeksportowana za pomocą tzw. pracy rozproszonej. Kontrahent – w tym polu widoczne są dane podmiotu. Netto – wartość netto faktury. VAT – wartość VAT na fakturze. Brutto – wartość brutto faktury. Id. Księgowy – unikalny numer, nadawany przez program podczas dodawania dokumentów. Opis – w polu tym znajduje się opis zdarzenia gospodarczego. PRED – dostępna tylko dla księgowości kontowej. Informacja, czy na dokumencie użyto predekretacji czy nie. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna. Odliczenia – dostępna tylko dla rejestru VAT zakupu, przyjmuje wartości: Tak, Nie lub Warunkowo. W sytuacji, gdy na dokumencie jest kilka pozycji z różnymi odliczeniami wyświetlana jest gwiazdka. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna. MPP – jeżeli na dokumencie zaznaczono parametr MPP – podzielona płatność to w kolumnie pojawia się wartość Tak, jeżeli parametr jest odznaczony to widnieje opcja Nie. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna. OCR - domyślnie kolumna ta jest niewidoczna. Może przyjmować następujące wartości:

• „-” - dla dokumentów, które nie zostały przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR,
• „Niezweryfikowany” - dla dokumentów, które zostały przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR, ale nie zostały jeszcze zweryfikowane przez użytkownika,
• „Zweryfikowany” - dla dokumentów, które zostały przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR i zostały zweryfikowane przez użytkownika,
• „*” – dla dokumentów, na których widnieje więcej niż jeden atrybut OCR. 

• Wybierz dokumenty z dysku – umożliwia wskazanie jednego lub wielu dokumentów z dysku, które powinny zostać przetworzone. W pierwszej kolejności użytkownik otrzymuje komunikat Wysyłanie dokumentu *.pdf do rozpoznania, który informuje, że dokument jest w trakcie wysyłania do przetworzenia przez usługę Comarch OCR a w drugim etapie informację o wyniku rozpoznania.

Wczytana faktura do rejestru VAT automatycznie tworzy powiązany z nią nowy dokument w Obiegu Dokumentów.

• Wybierz dokumenty z Obiegu Dokumentów – po wybraniu opcji pojawia się lista plików zapisanych w Obiegu Dokumentów. W kolumnie Podmioty wyświetlana jest wartość przypisana w zakładce Podmioty na dokumencie w Obiegu Dokumentów.

Na liście wyświetlane są dokumenty, które:

Za pomocą przycisku   lub po dwukrotnym kliknięciu lewym przyciskiem myszy następuje przekazanie dokumentów do rozpoznania w OCR i automatyczne wczytanie ich do rejestrów VAT.  Na dokumencie w rejestrze VAT na zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów zostaje podpięty dokument z Obiegu Dokumentów oraz automatycznie rozwija się panel podglądu ze wskazaną, rozpoznaną fakturą. W rozwijanej ikonie podglądu użytkownik otrzymuje listę dokumentów powiązanych. Na pierwszym miejscu znajduje się dokument na podstawie którego została rozpoznana faktura. Podgląd dostępny jest również bez pobranego modułu Obieg Dokumentów.

Uwaga

Nie jest możliwe dodanie dokumentów za pomocą usługi Comarch OCR jeżeli w polu Rejestr wybrano opcję – wszystkie-. W takim przypadku po naciśnięciu przycisku  pojawia się komunikat: Nie można rozpocząć przetwarzania dokumentów. Nie ustawiono bieżącego rejestru, do którego mają zostać dodane. Proszę wskazać na oknie rejestru VAT konkretny rejestr.

Uwaga

Podczas pierwszego uruchomienia usługi Comarch OCR w wersji programu 2020.0.1 pojawia się komunikat: Po wskazaniu plików ze skanami dokumentów zostaną one dodane do bieżącego rejestru wybranego na liście rejestru VAT zakupów/sprzedaży w polu Rejestr. Czy kontynuować? Zaznaczenie opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że przy kolejnym rozpoznawaniu faktur komunikat nie pojawi się dla danego operatora.

Uwaga

Podczas próby pierwszego dodania dokumentów za pomocą usługi Comarch OCR po aktualizacji programu do wersji 2020.0.1 następuje weryfikacja, czy w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Sprawdzanie wyst. podobnych dokumentów wybrano opcję Blokuj. W przypadku opcji Brak lub Ostrzegaj pojawia się komunikat: Aktualne ustawienia firmy pozwalają dublować karty kontrahentów. Czy chcesz zmienić te ustawienia i zablokować dodawanie kontrahenta gdy podany kontrahent już istnieje? wraz z możliwością wskazania opcji:

• Tak, w tej firmie – powoduje zaznaczenie opcji Blokuj w tej firmie,
• We wszystkich firmach – powoduje zaznaczenie opcji Blokuj we wszystkich firmach,
• Nie – opcja Blokuj nie jest zaznaczana, co może powodować dublowanie kart kontrahentów.

Zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że komunikat nie pojawi się ponownie dla danego operatora. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Autonumeracja kodów kontrahentów przy dodawaniu to kod kontrahenta nadawany jest zgodnie ze zdefiniowanym w Konfiguracji schematem. Jeżeli parametr jest odznaczony  to jako kod wstawiany jest numer NIP kontrahenta.

• Oznacz dokumenty jako zweryfikowane – pozwala na zmianę na zaznaczonych dokumentach wartości atrybutu OCR-> Niezweryfikowany na Zweryfikowany.

• Oznacz dokumenty jako niezweryfikowane – pozwala na zmianę na zaznaczonych dokumentach wartości atrybutu OCR-> Zweryfikowany na Niezweryfikowany.
• Sprawdź ilość stron do wykorzystania – pozwala na sprawdzenie, ile stron pozostało do wykorzystania w ramach pakietu OCR (bez konieczności przetworzenia faktury).

W momencie seryjnego dodawania faktur na dodawanym dokumencie podpowiadają się daty zgodne z ustawieniami na liście. Dla kolejnych pozycji podpowiada się data z poprzednio wprowadzonej faktury, czyli:

• Dla Faktur Sprzedaży – data wystawienia,
• Dla Faktur Zakupu – data wpływu.

W trybie seryjnego wprowadzania dokumentów nie działa funkcja sprawdzająca, czy zapis spełnia warunki filtra danej listy oraz funkcja automatycznego przekształcania faktur do dowodów wewnętrznych. – funkcja umożliwia pobranie faktur oraz pobranie pojedynczej faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Przycisk jest aktywny jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Prawo do odbierania e-Faktur oraz odpowiednio Zakup i/lub Sprzedaż. Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:

• Dodaj faktury – wybór opcji powoduje pobranie wszystkich dokumentów, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. W momencie gdy automatycznie pobierane są faktury z KSeF, pojawia się komunikat informujący o przebiegu procesu. Po wejściu na listę z poziomu rejestru VAT zakupu, na liście Faktury z KseF widoczna jest tylko zakładka [Zakup]. Po wejściu na listę z poziomu rejestru VAT sprzedaży, na liście Faktury z KseF widoczna jest tylko zakładka [Sprzedaż]. W filtrze pod listą w polu Dokumenty domyślnie wskazana jest w tym przypadku opcja Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT oraz nie jest widoczny przycisk Przenieś do handlu. Po naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru, jeżeli na którymś z zaznaczonych dokumentów nie określono rejestru, pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury.

  

  Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.
• Dodaj fakturę – wybór opcji umożliwia import pojedynczej faktury z KSeF do rejestru VAT. Faktura dodawana jest do rejestru wskazanego w filtrze pod listą dokumentów. Jeżeli wybrana jest opcja -wszystkie- to pojawia się dodatkowe okno, na którym istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego faktura zostanie dodana. Z poziomu rejestru VAT sprzedaży istnieje możliwość dodania faktury do rejestru VAT zakupu jeżeli podczas importu okaże się, że to faktura zakupu, a nie sprzedaży. Analogicznie z poziomu rejestru VAT zakupu istnieje możliwość dodania faktury do rejestru VAT sprzedaży. Po wyborze opcji Dodaj fakturę pojawia się okno wraz z domyślnie zaznaczoną opcją numer KSeF.

  

  Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer KSeF. Użytkownik ma możliwość wyboru opcji numer faktury i NIP kontrahenta. Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP. Istnieje również możliwość wskazania kontrahenta z listy kontrahentów oraz zakresu dat.

  

  W dolnej części okna jest dostępny przycisk Pomoc, który przenosi do opisu funkcjonalności na stronie pomocy. Jeżeli użytkownik wprowadzi numer faktury, która nie jest wystawiona na/ przez numer NIP zgodny z NIP uzupełnionym w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy to po naciśnięciu przycisku Dodaj dokument pojawia się komunikat: Nie dodano dokumentu. Dokument nie został wystawiony przez / dla podatnika. Jeżeli w filtrze pod listą dokumentów w rejestrze VAT nie wskazano rejestru to po naciśnięciu przycisku Dodaj dokument pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego ma zostać dodana faktura.

  

  Po naciśnięciu przycisku Dodaj fakturę wyświetlany jest formularz dokumentu w rejestrze VAT, który podlega edycji przez użytkownika. Jeżeli faktura została już wcześniej przeniesiona do rejestru VAT to po naciśnięciu przycisku Dodaj fakturę wyświetlany jest formularz dokumentu w rejestrze VAT, który podlega edycji przez użytkownika pod warunkiem że nie jest zaksięgowany, nie uzupełniono na nim predekretacji a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych. Jeżeli faktura zakupu została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel to po naciśnięciu przycisku Dodaj fakturę pojawia się komunikat: Nie dodano dokumentu. Faktura [Numer faktury] znajduje się na liście faktur zakupu w module Handel. Jeżeli faktura zakupu została zakwalifikowana do modułu Handel to po naciśnięciu przycisku Dodaj fakturę pojawia się komunikat: Nie dodano dokumentu. Dokument [Numer faktury] został zakwalifikowany do handlu.

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT, ewidencji dodatkowej i na fakturach zakupu to to podczas przenoszenia dokumentów do rejestru VAT następuje kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT zgodnie kryteriami wskazanymi w Konfiguracji. W przypadku wystąpienia duplikatów, dokumenty nie są przenoszone do rejestru VAT. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT oraz na fakturze wskazano formę płatności o typie gotówka to w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający fakturę. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas przenoszenia dokumentów pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas przenoszenia kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie Na przeniesionym dokumencie wyświetlany jest podgląd graficzny dokumentu. Na przeniesionym dokumencie widnieje akronim kontrahenta pobrany z bazy, natomiast nazwa i dane adresowe kontrahenta pobierane są na podstawie informacji z KSeF. Numer rachunku bankowego pobrany z KSeF jest przenoszony na dokument w rejestrze VAT. Jeżeli na dokumencie pobranym z KSeF w sekcji KSeF nie zostanie uzupełniona forma płatności oraz termin płatności to:

• W przypadku zaznaczenia opcji Istniejący kontrahent forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe przenoszone są z karty kontrahenta i podlegają edycji przez użytkownika.
• W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe nie są uzupełniane. Podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT zakładana jest karta kontrahenta na której ustawiana jest forma płatności wskazana jako domyślna w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności wraz z wskazanym na niej terminem płatności. W przypadku braku domyślnej formy płatności w Konfiguracji, na karcie kontrahenta ustawiana jest gotówka. Zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta, forma płatności oraz termin płatności przenoszone są na dokument w rejestrze VAT.
• W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności mogą zostać uzupełnione przez użytkownika. W takim przypadku podczas przenoszenia dokumentu do rejestru VAT karta kontrahenta jest dodawana zgodnie z tymi ustawieniami oraz wskazana forma płatności oraz termin płatności przenoszone są na dokument w rejestrze VAT.

Na dokumencie przeniesionym do rejestru VAT zakupu data wpływu, data wystawienia, data obowiązku podatkowego oraz miesiąc rozliczenia w VAT ustawiane są zgodnie z datą przyjęcia do KSeF. Na dokumencie przeniesionym do rejestru VAT sprzedaży data wystawienia ustawiana jest zgodnie z datą przyjęcia do KSeF. W przypadku dokumentów walutowych są one przeliczanie po kursie pobranym z KSeF, a w przypadku jego braku, na dokumencie w rejestrze VAT ustawiany jest Kurs ręczny i wyliczany jest na podstawie odczytanych wartości z dokumentu.

Dotyczy wersji: 2024.2

Jeżeli na formularzu faktury pobranej z KSeF wskazano kategorię z zaznaczonym parametrem Podziel odliczenia to po przeniesieniu faktury do rejestru VAT zakupu następuje automatyczny podział odliczeń na dokumencie, zgodnie ze wskazanym na formularzu kategorii wskaźnikiem. W przypadku podatnika VAT czynnego tworzona jest pozycja z odliczeniami Tak/ Warunkowo oraz pozycja z odliczeniami na Nie. W przypadku podatnika VAT nieczynnego tworzone są dwie pozycje z odliczeniami na Nie.

Na dokument w rejestrze VAT zakupu przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii lub karcie kontrahenta (dotyczące zakupu). Na dokument w rejestrze VAT sprzedaży przenoszone są kody towarowe GTU, procedury: TP, MR_UZ lub MR_T oraz typy dokumentów pobrane z KSeF

• Jako data sprzedaży – data zakupu z Faktury pierwotnej
• Jako data wystawienia – data wystawienia

Na dowód wewnętrzny zakupu przenoszą się następujące daty:

• Jako data zakupu – data zakupu z faktury pierwotnej
• Jako data wystawienia i wpływu ustawia się data wystawienia z faktury pierwotnej.

• w Rejestrze VAT zakupu zaznaczono dokument wewętrzny,
• w Rejestrze VAT sprzedaży wskazno fakturę zwykłą (nie wewnętrzną).
• w Rejestrze VAT zaznaczono fakturę, do której utworzono już wcześniej dokument wewnętrzny,
• w Rejestrze VAT wybrano dokument przeniesiony z modułu Handel, a w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry opcja Generowanie dowodów wewnętrznych w Rejestrach VAT jest odznaczona,
• w Rejestrze VAT wskazano dokument zaimportowany poprzez mechanizm pracy rozproszonej, a w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry opcja Generowanie dowodów wewnętrznych w Rejestrach VAT jest odznaczona,
• w Rejestrze VAT sprzedaży zaznaczono dokument będący rozliczeniem marży.

• Kontrahent – taki sam jak na zaznaczanych fakturach,
• Kategoria nagłówka – przenoszony z formularza kontrahenta,
• Opis nagłówka – Zbiorczy dowód wewnętrzny,
• Korekta/ transakcja fiskalna/ Sprzedaż detaliczna – odznaczone,
• Rozliczać w VAT – zaznaczone, miesiąc i rok wybrany w oknie generowania zbiorczego dowodu wewnętrznego,
• Daty – ostatni dzień miesiąca wskazanego jako miesiąc rozliczenia w deklaracji VAT-7,
• Dane adresowe podmiotu – zakładka [Kontrahent] – przenoszone z karty kontrahenta,
• Rodzaj transakcji – przenoszony z okna generowania zbiorczego dowodu wewnętrznego,
• Finalny/ Podmiot gospodarczy/ Podatnik VAT czynny/ Rolnik – ewentualne zaznaczenia przenoszone z formularza kontrahenta,
• Wewnętrzny – zaznaczone,
• JPK_FA – odznaczone,
• Waluta – PLN.

• Kategoria, Kategoria 2, Opis 2 – przenoszone z pozycji na fakturach pierwotnych,
• Opis – numer dokumentu z faktury pierwotnej oraz opis z pozycji faktury pierwotnej,
• Stawka – mechanizm analogiczny jak podczas generowania pojedynczego dowodu wewnętrznego,
• Kwoty – w PLN, przeliczone po kursie do VAT,
• Rodzaj – mechanizm analogiczny jak podczas generowania pojedynczego dowodu wewnętrznego,
• Odliczenia – Tak,
• w proporcji – Nie uwzględniaj,
• Kolumna – Nie księgować.

• Rejestru Sprzedaży, w którym zostanie zapisany wygenerowany dokument. Domyślnie podpowiada się ostatnio wybrany w danej bazie firmowej Rejestr,
• Numeru dokumentu – automatycznie przenoszony jest numer dokumentu pierwotnego,
• Kwoty marży (automatycznie podpowiada się kwota z Faktury Sprzedaży w stawce NP).

• Tylko w mianowniku – w przypadku zmiany stawki na ZW,
• Nie uwzględniać – w przypadku zmiany stawki na NP,
• Uwzględniać – w przypadku zmiany na stawki opodatkowane.

Seryjna zmiana kategorii powoduje usunięcie kodów JPK_V7 przypisanych do kategorii wybranej pierwotnie na dokumencie i przeniesienie kodów JPK_V7 z formularza nowo wybranej kategorii. Jeżeli na dokumencie jako rodzaj transakcji wybrano Procedura OSS to po wyborze operacji seryjnej Zmień kategorię i zaznaczeniu parametrów Zmień kategorię pozycji oraz Aktualizuj stawkę VAT i Uwz. w proporcji na dokument przenoszona jest stawka wskazana na formularzu kategorii w sekcji Stawki VAT (procedura OSS) pod warunkiem, że obowiązuje ona w kraju wskazanym na zakładce [OSS]. Zmianie ulega jedynie stawka VAT, wartości na pozycji się nie aktualizują. Jeżeli na formularzu kategorii nie wskazano takiej stawki lub wybrano stawkę nieobowiązującą w kraju wskazanym na zakładce [OSS] to stawka VAT na dokumencie nie jest zmieniana.

Zmień opis

Funkcja umożliwia seryjne dodanie lub zmianę opisu w nagłówku podświetlonego/ zaznaczonych dokumentów.

Ustawienie opisu jest możliwe, jeżeli dokument nie jest zaksięgowany, nie dodano na nim predekretacji (w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową), nie wygenerowano do niego dowodów wewnętrznych, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Zmień odliczenia

Opcja dostępna tylko w Rejestrze VAT zakupu, wartość wybrana w polu Odliczenia zostanie ustawiona na wszystkich pozycjach wybranych dokumentów.

Zmień datę deklaracji VAT

Funkcja umożliwia ustawienie nowej daty deklaracji tylko dla metody zwykłej rozliczenia VAT-u. Dodatkowo jeżeli parametr Aktualizuj dokumenty z odznaczoną datą deklaracji zostanie zaznaczony, dokumenty, na których opcja Rozliczać w VAT nie była zaznaczona, zostaną również uwzględnione przy ustawieniu nowej daty rozliczenia deklaracji. Użytkownik ma również możliwość seryjnego odznaczenia parametru Rozliczać w VAT. Aby dla zaznaczonych dokumentów seryjnie odznaczyć parametr Rozliczać w VAT, należy po zaznaczeniu dokumentów uruchomić funkcję Zmień datę deklaracji VAT i odznaczyć parametr Rozliczać w VAT. Funkcja seryjnego odznaczenia parametru Rozliczać w VAT działa zarówno w przypadku rozliczania deklaracji VAT na zasadach ogólnych jaki i dla metody kasowej.

Zmień rozliczać VAT-UE

Funkcja umożliwia seryjne wskazanie dokumentów do deklaracji VAT-UE. Po zaznaczeniu parametru Zmień ustawienie parametru automatycznie zaznaczana jest opcja Rozliczać w VAT UE oraz Pomiń dowody wewnętrzne (aby nie podwoić transakcji w deklaracji VAT-UE).

Po odznaczeniu opcji Pomiń dowody wewnętrzne parametr Rozliczać w VAT-UE zostanie zaznaczony również na dowodach wewnętrznych. Jeżeli użytkownik chce seryjnie odznaczyć parametr Rozliczać w VAT-UE na dokumentach w rejestrze VAT to powinien po zaznaczeniu parametru Zmień ustawienie parametru odznaczyć parametr Rozliczać w VAT-UE. Jeżeli parametr Rozliczać w VAT-UE ma zostać odznaczony na dowodach wewnętrznych to dodatkowo należy odznaczyć parametr Pomiń dowody wewnętrzne. Seryjna zmiana ustawienia parametru Rozliczać w VAT-UE możliwa jest dla dokumentów z rodzajem transakcji:

• dostawa wewnątrzunijna,
• dostawa wewnątrzunijna trójstronna,
• dostawa poza terytorium kraju,
• poza terytorium kraju (stawka NP),
• wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca,
• pozaunijny – podatnikiem jest nabywca,
• nabycie wewnątrzunijne,
• nabycie wewnątrzunijne trójstronne.

Seryjna zmiana ustawienia parametru Rozliczać w VAT-UE nie jest możliwa w przypadku:

• dokumentu z rodzajem transakcji: krajowa, krajowa – podatnikiem jest nabywca, eksport, eksport – zwrot VAT, procedura OSS, import,
• dokumentu uwzględnionego na zatwierdzonej deklaracji JPK_V7 jeżeli na formularzu operatora dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7 zaznaczono opcję Blokuj,
• dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

 

Zmień rodzaj transakcji

Funkcja umożliwia seryjną zmianę rodzaju transakcji wybranego na zakładce [Kontrahent].

Seryjna zmiana rodzaju transakcji jest możliwa dla każdego dokumentu (w tym zaksięgowanego, z uzupełnioną predekretacją – w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, dokumentu, do którego wygenerowano dowody wewnętrzne oraz dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych). Wraz ze zmianą rodzaju transakcji następuje aktualizacja daty obowiązku podatkowego/ prawa do odliczenia/ deklaracji VAT-7 pod warunkiem, iż dokument nie jest zaksięgowany, nie dodano na nim predekretacji, nie wygenerowano do niego dowodów wewnętrznych, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych. W przypadku transakcji wewnątrzunijnych, wewnątrzunijnych trójstronnych oraz wewnątrzunijnych – podatnikiem jest nabywca zaznaczenie dla parametru Prefiks NIP opcji Nie powoduje zmianę rodzaju transakcji bez zmiany kodu kraju na dokumencie. W przypadku transakcji innych niż wewnątrzunijne zaznaczenie dla parametru Prefiks NIP opcji Tak powoduje zmianę rodzaju transakcji oraz usunięcie kodu kraju z dokumentu. W przypadku wyboru rodzaju transakcji Procedura OSS konieczne jest uzupełnienie prefiksu NIP. Podczas seryjnej zmiany rodzaju transakcji na Procedura OSS pojawia się komunikat: Zmieniając rodzaj transakcji na „Procedura OSS” zweryfikuj stawki VAT na dokumencie. Użytkownik powinien dokonać weryfikacji stawek na zmienionych dokumentach, ponieważ jeżeli nastąpi zmiana kraju odbiorcy np. z Austrii na Bułgarię to stawki VAT na dokumencie nie zostaną automatycznie zmienione na te obowiązujące w Bułgarii. Stąd konieczności ich weryfikacji przez użytkownika. Podczas próby zmiany rodzaju transakcji na dokumentach za okres, w którym deklaracja VAT-7 została zatwierdzona przez operatora, któremu w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7 wskazano opcję blokada pojawia się komunikat: Błąd zmiany rodzaju transakcji – Dokument nr [numer dokumentu]. Dokument dotyczy deklaracji VAT-7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach. Podczas próby zmiany rodzaju transakcji na dokumentach za okres, w którym deklaracja VAT-7 została zatwierdzona przez operatora, któremu w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7 wskazano opcję ostrzeżenie pojawia się komunikat: Deklaracja VAT-7 za podany okres została zatwierdzona. Po zapisaniu dokumentu należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji. Czy chcesz zapisać dokument?

Zmień rodzaj na pozycjach

Funkcja umożliwia seryjną zmianę rodzaju wybranego na pozycjach podświetlonego/zaznaczonych dokumentów.

Zmieniany jest rodzaj na wszystkich pozycjach podświetlonego/zaznaczonych dokumentów. Zmiana rodzaju na pozycjach nie jest możliwa tylko w sytuacji, gdy dokument został wyeksportowany, a na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Zmień uwz. w proporcji

Operacja widoczna tylko w rejestrze VAT sprzedaży. Funkcja umożliwia seryjną zmianę wpływającą na wyliczenie proporcji struktury sprzedaży. Po jej wyborze wyświetlane jest okno, w którym użytkownik w polu Aktualizuj dla stawki VAT powinien zaznaczyć stawki, dla których ma zostać wykonana zmiana oraz w polu Uwzględniaj w proporcji wybrać wartość, która zostanie wskazana w pozycji dokumentu w kolumnie Uwz. w proporcji.

Ustawienie Uwzględniaj w proporcji nie jest zmieniane na dokumentach ze stawką inną niż wskazana w polu Aktualizuj dla stawki VAT. Aby zmienić ustawienie Uwzględniaj w proporcji niezależnie od stawki VAT na dokumencie, należy w polu Aktualizuj dla stawki VAT wybrać opcję Wszystkie. Przykładowo po zaznaczeniu opcji Nieopodatkowana (NP), wybraniu z listy Uwzględniaj i naciśnięciu przycisku pioruna, na zaznaczonych dokumentach z pozycjami ze stawką NP następuje zmiana w kolumnie Uwz. w proporcji na: Uwzględniaj. Seryjna zmiana ustawienia Uwzględniaj w proporcji nie jest możliwa w przypadku:

• dokumentu uwzględnionego na zatwierdzonej deklaracji JPK_V7 jeżeli na formularzu operatora dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7/plik JPK_V7 zaznaczono opcję Blokuj,
• dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

 

Zmień warunki płatności

Funkcja umożliwia seryjną zmianę terminu płatności, formy płatności, ustawienia parametru Mechanizm podzielonej płatności oraz statusu płatności na Nie podlega na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.

Po zaznaczeniu parametru Zmień formę płatności istnieje możliwość wyboru formy płatności jaka ma zostać ustawiona na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach. Domyślnie ustawiana jest opcja przelew. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT to po wyborze formy płatności o typie gotówka w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający płatność do dokumentu. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas seryjnej zmiany warunków płatności pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Po zaznaczeniu parametru Zmień formę płatności aktywna staje się opcja Aktualizuj termin płatności, po zaznaczeniu której termin płatności pobierany jest z karty kontrahenta, a w przypadku braku jego zaznaczenia na karcie kontrahenta – termin wskazany na formularzu formy płatności w Konfiguracji. Termin płatności wyliczany jest jako data wystawienia plus ilość dni z karty kontrahenta/ formy płatności. Zaznaczenie parametru Zmień termin płatności powoduje wyszarzanie opcji Aktualizuj termin płatności i ustawienie opcji o ilość dni z wartością 0 dni. Użytkownik ma możliwość wpisania maksymalnie 999 dni. Termin płatności wyliczany jest jako data wystawienia plus ilość wskazanych dni. Po zaznaczeniu opcji na dzień istnieje możliwość wskazania konkretnej daty.

• Seryjna zmiana formy/ terminu płatności nie jest możliwa w przypadku:
• dokumentu rozliczonego,
• dokumentu, do którego utworzono dowody wewnętrzne,
• dokumentu, do którego została wystawiona faktura VAT marża,
• dokumentu posiadającego więcej niż jedną płatność (w tym dokumentu z zaznaczonym parametrem Płatność VAT w PLN),
• dokumentu z płatnością o stanie innym niż Do realizacji,
• dowodu wewnętrznego,
• dokumentu uwzględnionego w VAT-ZD lub w korekcie podatku dochodowego,
• dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych,
• dokumentu zaksięgowanego lub dokumentu z uzupełnioną predekretacją (w przypadku Księgowości kontowej).

W przypadku dokumentów przeniesionych z modułu Handel zmiana formy/ terminu płatności dokonywana jest tylko na formularzu dokumentu w rejestrze VAT, nie wpływa natomiast na płatność w Preliminarzu płatności. Po zaznaczeniu parametru Zmień ustawienie parametru automatycznie zaznaczany jest również parametr MPP – podzielona płatność. Jeżeli opcja MPP – podzielona płatność zostanie odznaczona to nastąpi odznaczenie tego parametru na wskazanych dokumentach, pod warunkiem, że stan płatności związanej z dokumentem jest różny od Wysłano oraz Zrealizowano. Nie ma możliwości seryjnej zmiany parametru MPP – podzielona płatność na dokumentach, na których wybrano podmiot o typie: bank, pracownik, wspólnik lub kontrahent o statusie osoba fizyczna. Zmiana nie jest również możliwa na dowodach wewnętrznych oraz na fakturach przeniesionych z modułu Handel. Po zaznaczeniu parametru Zmień status płatności na Nie podlega płatności w Preliminarzu płatności otrzymują status Nie podlega.

Uwaga

Funkcja Zmień status płatności na Nie podlega dedykowana jest w szczególności użytkownikom, którzy od 1 października 2020 r. ręcznie wprowadzają do rejestru VAT raporty fiskalne z typem dokumentu RO i dodatkowo Faktury do Paragonów z typem dokumentu FP, aby w Preliminarzu płatności nie dublowały się płatności. Dodatkowo w przypadku modułu Księga Podatkowa dla takich Faktur należy skorzystać z operacji seryjnej Ustaw kolumnę KPIR, wskazując opcję Nie księgować

Seryjna zmiana statusu na Nie podlega nie jest możliwa w przypadku:

• dokumentu rozliczonego całkowicie lub częściowo,
• dokumentu uwzględnionego w VAT-ZD lub w korekcie podatku dochodowego,
• dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych,
• dokumentu przeniesionego z modułu Handel.

Dodaj atrybut

Funkcja umożliwia dodanie na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach atrybutu dotyczącego kontrahenta lub dokumentu.

Ikona pioruna uaktywnia się po wybraniu z listy atrybutu. Użytkownik powinien wskazać wartość, jaka przypisana zostanie na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach.

Ustaw kolumnę KPiR

Operacja umożliwia seryjne wskazanie kolumny księgowania do Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach. Kolumna ustawiana jest dla każdej pozycji dokumentu.

Seryjne ustawienie kolumny KPiR jest możliwe, jeżeli dokument nie jest zaksięgowany, nie wygenerowano do niego dowodów wewnętrznych, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Ustaw kolumnę ewidencji ryczałtowej

Funkcja dostępna tylko w Rejestrze VAT sprzedaży jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Ewidencję ryczałtową.

Operacja umożliwia seryjne wskazanie kolumny księgowania do Ewidencji ryczałtowej na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach. Seryjne ustawienie kolumny ewidencji ryczałtowej jest możliwe, jeżeli dokument nie jest zaksięgowany, nie wygenerowano do niego dowodów wewnętrznych, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Ustaw zakład

Funkcja umożliwia ustawienie zakładu na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach. Operacja widoczna tylko jeżeli w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa.

 

Zmień podmiot / płatnika

Funkcja umożliwia seryjną zmianę podmiotu/ płatnika na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.

Po zaznaczeniu parametru Zmień podmiot automatycznie zaznaczana jest opcja Zmień płatnika oraz w przypadku rejestru VAT zakupu – Zaktualizuj nr rachunku bankowego. Wybór podmiotu powoduje wskazanie w oknie operacji seryjnych tego samego płatnika. Zmiana płatnika w oknie operacji seryjnych nie powoduje aktualizacji podmiotu. Podczas seryjnej zmiany podmiotu następuje aktualizacja ustawienia parametru MPP – podzielona płatność na dokumencie. Zmiana podmiotu na dokumencie powoduje usunięcie kodów JPK_V7 przypisanych do kontrahenta wybranego pierwotnie i przeniesienie kodów JPK_V7 z karty nowo wybranego kontrahenta (za wyjątkiem kodów towarowych GTU w rejestrze VAT zakupu). Zaznaczenie parametru Zaktualizuj nr rachunku bankowego powoduje aktualizację numeru rachunku bankowego na dokumencie w rejestrze VAT zakupu oraz na płatności w Preliminarzu płatności. Zmiana płatnika na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży powoduje aktualizację numeru rachunku bankowego na płatności w Preliminarzu płatności. Seryjna zmiana podmiotu nie jest możliwa w przypadku:

• dokumentu, do którego utworzono dowody wewnętrzne,
• dokumentu, do którego została wystawiona faktura VAT marża,
• dokumentu uwzględnionego w VAT-ZD lub w korekcie podatku dochodowego,
• dokumentu z płatnością o stanie Wysłane lub Zrealizowane – jeżeli zmiana podmiotu powoduje zmianę ustawienia parametru MPP – podzielona płatność,
• dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych,
• dokumentu zaksięgowanego lub dokumentu z uzupełnioną predekretacją (w przypadku Księgowości kontowej),
• jeżeli na formularzu operatora dodano blokadę Formularz rejestru VAT (opcja Zmiana).

Seryjna zmiana płatnika nie jest możliwa w przypadku:

• dokumentu rozliczonego całkowicie lub częściowo,
• dokumentu z płatnością o stanie Wysłane lub Zrealizowane,
• dokumentu, do którego utworzono dowody wewnętrzne,
• dokumentu, do którego została wystawiona faktura VAT marża,
• dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych,
• dokumentu zaksięgowanego lub dokumentu z uzupełnioną predekretacją (w przypadku Księgowości kontowej),
• jeżeli na formularzu operatora dodano blokadę Formularz rejestru VAT (opcja Zmiana).

W przypadku dokumentów przeniesionych z modułu Handel zmiana płatnika dokonywana jest tylko na formularzu dokumentu w rejestrze VAT, nie wpływa natomiast na płatność w Preliminarzu płatności.

Zmień status podmiotu

Funkcja umożliwia seryjną zmianę statusu podmiotu na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach:

Seryjna zmiana statusu podmiotu jest możliwa dla każdego dokumentu (w tym zaksięgowanego, z uzupełnioną predekretacją – w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, dokumentu, do którego wygenerowano dowody wewnętrzne oraz dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych). Podczas próby zmiany statusu podmiotu na dokumentach za okres, w którym deklaracja VAT-7 została zatwierdzona przez operatora, któremu w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7 wskazano opcję blokada pojawia się komunikat: Błąd zmiany rodzaju transakcji – Dokument nr [numer dokumentu]. Dokument dotyczy deklaracji VAT-7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach. Podczas próby zmiany statusu podmiotu na dokumentach za okres, w którym deklaracja VAT-7 została zatwierdzona przez operatora, któremu w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy dla parametru Blokada zmiany dokumentów jeżeli zatwierdzona deklaracja VAT-7 wskazano opcję ostrzeżenie pojawia się komunikat: Deklaracja VAT-7 za podany okres została zatwierdzona. Po zapisaniu dokumentu należy ponownie sporządzić deklarację lub korektę do deklaracji. Czy chcesz zapisać dokument?

Aktualizuj dane podmiotu

Funkcja umożliwia seryjną zmianę nazwy, danych adresowych oraz numeru NIP/PESEL na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.

W oknie parametrów seryjnej aktualizacji danych podmiotu domyślnie zaznaczony jest parametr Aktualizuj nazwę i dane adresowe. Użytkownik ma możliwość zaznaczenia opcji Aktualizuj numer identyfikacyjny NIP/PESEL. Seryjna aktualizacja danych podmiotu powoduje przeniesienie na dokument danych uzupełnionych aktualnie na karcie kontrahenta wybranego na dokumencie. Seryjna aktualizacja danych podmiotu możliwa jest dla każdego dokumentu, w tym zaksięgowanego, z uzupełnioną predekretacją (w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową), dokumentu, do którego wygenerowano dowody wewnętrzne, dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych). Wyjątkiem jest zmiana NIP na dokumencie z płatnością o stanie Wysłane lub Zrealizowane przy zaznaczonym parametrze MPP- podzielona płatność. Seryjna aktualizacja nie jest również możliwa jeżeli na formularzu operatora dodano blokadę Formularz rejestru VAT (opcja Zmiana). W przypadku dokumentów pierwotnych do których utworzone zostały dowody wewnętrzne (np. transakcja wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów lub rozliczenie VAT marża), zmiana danych powoduje aktualizację danych podmiotu na dowodach wewnętrznych. Automatyczna zmiana danych nie jest wykonywana dla zbiorczego dowodu wewnętrznego lub jeśli zmiana danych następuje z poziomu dowodu wewnętrznego (np. transakcja WNT i zmieniany jest numer NIP lub adres na dowodzie wewnętrznym sprzedaży).

Zweryfikuj status VAT

Zaznaczenie parametru Aktualizuj parametr podatnik VAT czynny na dokumentach umożliwia zbiorczą weryfikację statusu VAT jednocześnie dla wielu dokumentów. Po naciśnięciu ikony pioruna następuje seryjne sprawdzanie, czy dla kontrahentów wybranych na zaznaczonych dokumentach na dzień wystawienia dokumentu istnieje już zapis historii weryfikacji w bazie danych, a dopiero w razie braku takiego wpisu na określony dzień pobierany jest raport z serwisu Ministerstwa Finansów na dzień bieżący. W razie rozbieżności z bazą Ministerstwa Finansów statusy kontrahentów na dokumentach są zmieniane. W logu z przebiegu operacji dla każdego zaznaczonego dokumentu pojawia się odpowiednia informacja. Jeżeli parametr nie zostanie zaznaczony to nastąpi weryfikacja statusów VAT, ale nie zostaną one zmienione na dokumentach. Użytkownik sam może zdecydować o ich zmianie. Parametr Aktualizuj odliczenia na NIE dla osoby fizycznej lub nieczynnego podatnika VAT dostępny jest tylko po wyborze operacji seryjnej z poziomu rejestru VAT zakupu. Zaznaczenie parametru powoduje w przypadku osoby fizycznej lub nieczynnego podatnika VAT ustawienie odliczeń na Nie. Podczas seryjnej weryfikacji statusu VAT dokumentów, na których wybrano podmiot inny niż kontrahent pojawia się komunikat: Błąd weryfikacji statusu VAT – Dokument nr [Numer dokumentu]. Podmiot nie jest kontrahentem.

Zweryfikuj status VIES

Funkcja umożliwia seryjną weryfikację statusu w bazie VIES dla podświetlonego/zaznaczonych dokumentów.

Zweryfikuj numery rachunków

Funkcja umożliwia seryjną weryfikację numerów rachunków bankowych w Wykazie podatników VAT. Operacja sprawdza płatności powiązane z danym dokumentem (również dla faktur pochodzących z modułu Handel), a nie weryfikuje numer rachunku bankowego na dokumencie. Dokumenty z rejestru zakupu VAT muszą mieć wartość dodatnią, natomiast dokumenty z rejestru sprzedaży VAT muszą mieć wartość ujemną. W pierwszej kolejności następuje sprawdzenie, czy płatność jest związana z rejestrem o typie Konto bankowe, a następnie czy uzupełniono numer rachunku bankowego. Jeżeli numer rachunku bankowego na płatności znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów to pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – weryfikacja na dzień [Data systemowa]. numer rachunku [Numer rachunku] widnieje w Wykazie podatników VAT. Jeżeli numer rachunku bankowego nie znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów to pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – weryfikacja na dzień [Data systemowa]. numer rachunku [Numer rachunku] nie widnieje w Wykazie podatników VAT. Jeżeli dokument nie podlega weryfikacji, tj.:

• płatność jest na podmiot inny niż kontrahent i/lub:
• płatność ma typ Przychód

to podczas próby seryjnej weryfikacji pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – Dokument nie spełnia warunków do weryfikacji.

• do pola Dokument przenoszony jest symbol wskazany w oknie parametrów seryjnego rozliczania,
• do pola Data przenoszona jest data wskazana w oknie parametrów seryjnego rozliczania,
• do pola Kwota przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia z dokumentu,
• do pola związanego z podmiotem przenoszony jest podmiot wskazany na dokumencie w polu Domyślny płatnik,
• do pola Opis przenoszony jest opis: Rejestr VAT: [Numer dokumentu] [Opis z nagłówka dokumentu].

Seryjne rozliczenie nie jest możliwe w przypadku gdy:

• nie ma otwartego raportu, do którego można dodać zapis kasowy/bankowy rozliczający dokument,
• płatność do dokumentu posiada kierunek inny niż kierunek wybrany do rozliczenia (np. podczas rozliczania dokumentów z kwotą dodatnią z rejestru VAT sprzedaży wybrano dokument KW),
• waluta płatności dokumentu nie zgadza się z walutą rejestru kasowego/bankowego,
• dokument przeniesiono z modułu Handel.

• w przypadku Rejestru Zakupów: Towary, Usługi, Inne, Środki Trwałe, Środki Transportu, Nieruchomości, Paliwo, Bez usług, Wszystkie,
• w przypadku Rejestru Sprzedaży: Towary, Usługi, Środki Transportu, Bez usług, Wszystkie.

Faktury: Wszystkie, Zwykłe, Wewnętrzne. Transakcje

• W przypadku Rejestru zakupów: Wewnątrzunijne – zwykłe, Wewnątrzunijne trójstronne, Wszystkie,
• W przypadku Rejestru sprzedaży: Wewnątrzunijne – zwykłe, Wewnątrzunijne trójstronne, Wewnątrzunijne – podatnikiem jest nabywca, Poza terytorium kraju, Poza terytorium kraju (stawka NP), Pozaunijne – podatnikiem jest nabywca, Wszystkie.

Zakład – pole jest dostępne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa.

• Rejestr Zakupu VAT,
• Rejestr Sprzedaży VAT.

W oknie zawierającym listę rejestrów VAT – rejestry te są wyróżnione poprzez zakładki pionowe. 

• [Rejestr VAT]
• [Do VAT/JPK_V7]
• [Do deklaracji VAT- UE]
• [Wg atrybutów].

Wszystkie zakładki bezpośrednio wpływają na sposób prezentowanych danych i możliwe do wykonania funkcje. 

• Rozlicz pojedynczo – funkcja umożliwia rozliczenie podświetlonego dokumentu. Funkcja jest aktywna dla dokumentu nierozliczonego, wprowadzonego bezpośrednio do rejestru VAT, nie będącego dokumentem wewnętrznym, jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy.Po wyborze opcji Rozlicz pojedynczo należy określić typ dokumentu oraz wskazać rejestr kasowy/bankowy, w którym utworzony zostanie zapis kasowy/bankowy rozliczający dokument. Typ dokumentu jest zawężany do kierunku płatności dokumentu (np. dla dokumentu z rejestru VAT zakupu z kwotą dodatnią, istnieje możliwość wskazania symbolu zdefiniowanego dla wypłaty).

  

  Po wskazaniu rejestru pojawia się formularz zapisu kasowego/bankowego, na który przenoszone są dane:
  • do pola Dokument przenoszony jest symbol wskazany przez użytkownika, z możliwością zmiany,
  • do pola Data przenoszona jest data wskazana z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca, z możliwością zmiany,
  • do pola Kwota przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia. Jeżeli dokument posiada kilka płatności to przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia z pierwszej płatności o statusie innym niż Nie podlega,
  • do pola związanego z podmiotem przenoszony jest podmiot wskazany na dokumencie w polu Domyślny płatnik,
  • do pola Opis przenoszony jest opis: Rejestr VAT: [Numer dokumentu] [Opis z nagłówka dokumentu].
  • Podczas próby zapisania zapisu kasowego/bankowego, jeżeli za ten okres nie został jeszcze utworzony raport kasowy/bankowy, pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje otwarcie formularza raportu, gdzie jako zakres dat domyślnie ustawiany jest okres wskazany na formularzu rejestru kasowego/bankowego. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas rozliczania kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie.
• Usuń rozliczenie – funkcja umożliwia usunięcie rozliczenia z podświetlonego dokumentu. Funkcja jest aktywna jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy W przypadku rejestru VAT funkcja jest aktywna dla dokumentu rozliczonego, wprowadzonego bezpośrednio do rejestru VAT. W przypadku ewidencji dodatkowej funkcja jest aktywna dla dokumentu rozliczonego. W przypadku dokumentu z formą płatności o typie gotówka nie jest usuwany automatycznie utworzony zapis kasowy. Nie jest usuwane rozliczenie:
  • zaksięgowane,
  • związane z zaksięgowaną różnicą kursową,
  • wybrane na nocie odsetkowej,
  • wybrane na dokumencie kompensaty,
  • powiązane z rozrachunkiem, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki.

Sekcja Wymiana danych zawiera pozycje:

• Wyślij dane – po rozwinięciu dostępne są opcje:
  • Wyślij dane dotąd nieeksportowane i zmienione
  • Wyślij wszystkie dane

Po kliknięciu wysyłane są dane zgodnie z wybraną opcją. Ich zakres zależy od programu używanego przez Klienta który ma je odebrać. W przypadku Comarch ERP XT/MBR są to:

• Kontrahenci,
• Kategorie,
• Faktury za usługi księgowe,
• Płatności do deklaracji,
• Zamknięcie miesiąca.

W przypadku Comarch ERP Optima są to wszystkie dane możliwe do zaznaczenia w menu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Eksport.

• Odbierz dane – po rozwinięciu dostępne są opcje:
  • Odbierz tylko nowe dane
  • Odbierz nowe i zmienione dane

Po kliknięciu odbierane są dane zgodnie z wybraną opcją. Importowane są wszystkie dane możliwe do zaznaczenia w menu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Import (wszystkie słowniki i wszystkie rodzaje dokumentów).

• Historia wymiany – po kliknięciu otwierane jest okno zawierające informacje dotychczas dostępne na oknie Skrzynka IWD w menu Narzędzia. Okno zawiera zakładki Wysłane i Odebrane:

W bazach Klientów Biura rachunkowego w sekcji Wymiana danych dostępna jest pozycja  . Po naciśnięciu przycisku Status miesiąca  zostaje otworzone okno, na którym znajdują się  następujące dane: Miesiąc i Rok, Status oraz Data zamknięcia. Domyślnie widoczny jest miesiąc poprzedni w stosunku do daty bieżącej. Na oknie Status miesiąca można zmienić Status oraz ustalić nową datę zamknięcia. Po zmianie statusu automatycznie zostanie zmieniona Data zamknięcia na dzień bieżący. W polu Data zamknięcia można pozostawić datę bieżącą lub wybrać późniejszą. Nie ma możliwości wybrania daty wcześniejszej. Gdyby użytkownik wybrał datę wcześniejszą, to zostanie ona automatycznie zmieniona na datę bieżącą. Zmiana statusu oraz daty zamknięcia jest możliwa dla miesięcy poprzednich w stosunku do miesiąca bieżącego. Pola ze statusem i datą zamknięcia na oknie Status miesiąca dla miesiąca bieżącego i kolejnych są zablokowane do edycji.  

Po zapisaniu formularza przyciskiem Zmień dane dotyczące statusu i daty zamknięcia miesiąca zostają zaktualizowane na karcie tego kontrahenta [Księgowe] w bazie Biura. Podczas zapisywania formularza  tworzy się paczka z informacjami dotyczącymi zamknięcia miesiąca u Klienta Comarch ERP XT/ Comarch Moje BR i jest ona automatycznie wysłana do Klienta. Zamknięcie miesiąca u klient jest możliwe jeżeli:

• Na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe] w sekcji Klient Biura rachunkowego w polu Firma wskazano bazę firmową Klienta;
• Klient ma skonfigurowaną Internetową Wymianę Dokumentów w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana dokumentów/ Aktywacja, zakładka [Klienci];
• W Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana dokumentów/ Aktywacja, zakładka [Klienci], w kolumnie Aplikacja klienta wskazany jest typ wymiany z Klientem XT / Moje BR.

  Jeżeli w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/Aktywacja nie jest zaznaczony parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch, wówczas po kliknięciu w którąś z opcji w sekcji Wymiana danych pojawia się komunikat: Aby wymieniać dane z Klientem przez Internet utwórz konto w portalu iKsiegowosc24.pl, a następnie aktywuj wymianę w Konfiguracja -> Program -> Internetowa Wymiana Dokumentów->Aktywacja. Czy chcesz teraz przejść do konfiguracji? Po kliknięciu opcji Tak otwierane jest okno w Konfiguracji, gdzie operator może włączyć wymianę danych przez serwer Comarch. Ustawienia w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja są podzielone na trzy zakładki:

• Konfiguracja – zawierająca ustawienia dotyczące biura rachunkowego lub oddziału oraz datę ważności certyfikatu
• Klienci – tabela z listą baz Klientów. Kolumna Aplikacja, może przyjmować wartości: brak, XT/MBR lub Optima.
• Opcje – zakładka jest widoczna jeżeli zalogowano się do programu na klucz z modułami dla Biur Rachunkowych. Na zakładce dostępne są parametry:
  • Wymagaj opisywania dokumentów kosztowych – parametr domyślnie zaznaczony. W przypadku zaznaczenia tej opcji Klient korzystający z Comarch Moje BR lub Comarch ERP XT wprowadzając dokumenty, które prześle do Biura Rachunkowego, będzie obowiązkowo uzupełniał pola opisujące dokumenty, ułatwiając ich odpowiednie zaksięgowanie w Biurze.
  • Udostępniaj pakiet Comarch OCR swoim Klientom – parametr jest domyślnie niezaznaczony. W przypadku jego zaznaczenia Klient korzystający z Comarch Moje BR lub Comarch ERP XT może skorzystać z pakietu Comarch OCR wykupionego przez Biuro Rachunkowe podczas dodawania dokumentów kosztowych ze skanów.
  • Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ] – Parametr domyślnie nie jest zaznaczony. Po zaznaczeniu parametru uaktywnia się pole, w którym Biuro rachunkowe może wskazać dzień, kiedy nastąpi zamknięcie miesiąca dla wszystkich Klientów Comarch ERP XT i Comarch Moje BR, z którymi wymienia dane za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów. Domyślnie w tym miejscu podpowiada się 15. dzień następnego miesiąca.

Dla Klientów Biur rachunkowych pracujących na Comarch ERP XT i Comarch Moje BR istnieje możliwość oznaczenia zamknięcia miesiąca, czyli dostarczenia do Biura wszystkich dokumentów za dany miesiąc i przesłania tej informacji do Biura rachunkowego pracującego na Comarch ERP Optima. Biura rachunkowe mają możliwość zamknąć i otworzyć miesiąc u swoich Klientów oraz przesłać do Klientów informację o dniu zamknięcia, czyli o terminie do którego najpóźniej pozwalają Klientom na wysłanie dokumentów Funkcjonalność została wprowadzona, aby ułatwić Biurom rachunkowym otrzymanie dokumentów w określonym czasie tak, aby mogły terminowo wyliczać deklaracje. Klient może oznaczyć zamknięcie miesiąca po stronie programu Comarch ERP XT/ Comarch Moje BR. W ten sposób poinformuje on Biuro rachunkowe, że wszystkie dokumenty zostały dostarczone. Jeżeli Klient potrzebuje w zamkniętym miesiącu wystawić i dosłać dodatkowe dokumenty, to musi skontaktować się z Biurem rachunkowym, aby Biuro otworzyło mu miesiąc po stronie programu Comarch ERP Optima. Funkcjonalność zamknięcia miesiąca dostępna jest dla Biur rachunkowych oraz ich Klientów pracujących na Comarch ERP XT i Comarch Moje BR, którzy mają uruchomioną Internetową Wymianę Dokumentów. Ustawienia w konfiguracji W Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje] znajduje się parametr Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ]. Po zaznaczeniu parametru uaktywnia się pole, w którym Biuro rachunkowe może wskazać dzień, kiedy nastąpi zamknięcie miesiąca dla wszystkich Klientów Comarch ERP XT i Comarch Moje BR, z którymi wymienia dane za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów. Domyślnie w tym miejscu podpowiada się 15. dzień następnego miesiąca. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.

Jeżeli w konfiguracji miała miejsce zmiana parametru, czyli jego odznaczenie, zaznaczenie lub zmiana dnia zamknięcia,  to podczas zapisywania zmian w konfiguracji przyciskiem Zapisz wprowadzone zmiany informacja o tych zmianach zostanie wysłana do poszczególnych Klientów Biura pracujących na Comarch ERP XT i Comarch Moje BR, z którymi Biuro ma skonfigurowaną Internetową Wymianę Dokumentów  oraz na karcie klienta w bazie Biura jest wskazana baza klienta na zakładce [Księgowe].   Formularz kontrahenta w bazie Biura rachunkowego W bazie Biura rachunkowego na formularzu kontrahenta, na zakładce [Księgowe] znajdują się informacje o statusie zamknięcia miesiąca Klienta oraz parametr Automatyczne zamykanie miesiąca służący do wskazania indywidulanego terminu zamykania miesiąca u danego Klienta. Pola z informacjami dotyczącymi zamknięcia miesiąca Klienta są aktywne na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe]  jeżeli:

• Na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe] w sekcji Klient Biura rachunkowego w polu Firma wskazano bazę firmową Klienta;
• Klient ma skonfigurowaną Internetową Wymianę Dokumentów w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana dokumentów/ Aktywacja, zakładka [Klienci];
• W Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana dokumentów/ Aktywacja, zakładka [Klienci], w kolumnie Aplikacja klienta wskazany jest typ wymiany z Klientem XT / Moje BR.

  Po lewej stronie okna została dodana tabela z trzema kolumnami: Miesiąc, Status oraz Data zamknięcia. Na liście znajdują się miesiące od stycznia do grudnia. Widok listy zawężony jest do roku wskazanego dla parametru Status zamknięcia miesięcy w roku [ ] znajdującego się nad tabelą. W kolumnie Status mogą być wskazane dwie opcje: Otwarty i Zamknięty. Domyślnie Status dla wszystkich miesięcy to Otwarty. Status Otwarty widoczny jest w kolumnie Status jeżeli:

• nie została jeszcze odebrana paczka od Klienta z datą zamknięcia;
• Biuro otworzyło miesiąc klientowi poprzez zmianę daty zamknięcia.

  Status Zamknięty widoczny jest w kolumnie Status jeżeli:

• została odebrana paczka od Klienta z datą zamknięcia,
• Biuro zamknęło miesiąc Klientowi ustawiając datę zamknięcia.

  Pole w kolumnie Data zamknięcia może być puste lub może być wskazana data zamknięcia. Domyślnie pole jest puste. Pole w kolumnie Data zamknięcia jest puste jeżeli:

• nie została jeszcze odebrana paczka od Klienta z informacją o dacie zamknięcia,
• Biuro samodzielnie nie zamknęło Klientowi miesiąca.

  Pole w kolumnie Data zamknięcia będzie uzupełnione jeżeli:

• Biuro zaimportuje paczkę od Klienta, w której będzie informacja o dacie zamknięcia,
• Biuro ręcznie ustawi datę zamknięcia.

  Obok tabeli dostępna jest ikona Zmień . Naciśnięcie przycisku pozwala na zmianę pola ze statusem oraz na zmianę daty zamknięcia. Po zmianie statusu automatycznie zostanie zmieniona Data zamknięcia na dzień bieżący. W polu Data zamknięcia można pozostawić datę bieżącą lub wybrać późniejszą. Nie ma możliwości wybrania daty wcześniejszej. Gdyby użytkownik wybrał datę wcześniejszą z kalendarza, to zostanie ona automatycznie zmieniona na datę bieżącą. Zmiana statusu oraz daty zamknięcia jest możliwa dla miesięcy poprzednich w stosunku do miesiąca bieżącego. Podczas próby zmiany statusu oraz daty zamknięcia dla miesiąca bieżącego oraz dla miesięcy przyszłych na karcie kontrahenta w bazie Biura rachunkowego pojawia się ostrzeżenie: Nie można zamknąć miesiąca bieżącego lub przyszłego. Na formularzu kontrahenta, na zakładce [Księgowe] po prawej stronie znajduje się parametr Automatyczne zamykanie miesiąca służący do zamykania miesięcy u Klienta. Dla tego parametru dostępne są do zaznaczenia trzy opcje:

• Zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów,
• W kolejnym miesiącu na dzień [ ],
• Brak.

  Domyślnie jest ustawiona opcja Zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów. W takim przypadku data zamknięcia dla danego klienta będzie zależna od ustawienia parametru Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ] dostępnego w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje]. 

• Jeżeli parametr w Konfiguracji jest zaznaczony, to miesiąc u Klienta jest automatycznie zamykany w terminie wskazanym w Konfiguracji.
• Jeżeli parametr w Konfiguracji nie jest zaznaczony, to miesiąc u Klienta nie jest automatycznie zamykany.

  Po zaznaczeniu opcji W kolejnym miesiącu na dzień [ ] uaktywnia się pole z opcją wyboru dnia. Zaznaczenie tej opcji pozwala na ustawienie indywidulanego terminu zamknięcia dla danego Klienta, niezależnego od ustawienia parametru Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ] dostępnego w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje].  Po zaznaczeniu opcji Brak Klient nie będzie korzystał z funkcjonalności zamykania miesięcy. Ustawienia parametru o automatycznym zamykaniu miesiąca na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe] mają pierwszeństwo nad ustawieniami parametru w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje]. Po dodaniu nowego kontrahenta na listę kontrahentów domyślnym ustawieniem dla parametru Automatyczne zamykanie miesiąca  będzie opcja Zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów.

Jeżeli na karcie kontrahenta nastąpiła zmiana terminu automatycznego zamykania miesiąca lub zmiana statusu zamknięcia miesiąca lub zmiana daty zamknięcia miesiąca, to podczas zapisywania formularza za pomocą przycisku Zapisz zmiany informacja o zmianach zostaje automatycznie wysłana do Klienta. Klient po odświeżeniu danych w aplikacji Comarch ERP XT lub Comarch Moje BR od razu widzi zmiany w statusie miesiąca.   Zamknięcie miesiąca w bazie Klienta W bazie Klienta Biura na wstążce programu w sekcji Wymiana danych dodano przycisk Status miesiąca  Przycisk jest dostępny w następujących miejscach w programie Comarch ERP Optima:

• Rejestry VAT,
• Rejestry VAT/ Rejestry VAT
• Kasa Bank
• Kasa Bank/ Preliminarz płatności

  Po naciśnięciu przycisku Status miesiąca  zostaje otworzone okno, na którym znajdują się  następujące dane: Miesiąc i Rok, Status oraz Data zamknięcia. Domyślnie widoczny jest miesiąc poprzedni w stosunku do daty bieżącej. Na oknie Status miesiąca można zmienić Status oraz ustalić nową datę zamknięcia. Po zmianie statusu automatycznie zostanie zmieniona Data zamknięcia na dzień bieżący. W polu Data zamknięcia można pozostawić datę bieżącą lub wybrać późniejszą. Nie ma możliwości wybrania daty wcześniejszej. Gdyby użytkownik wybrał datę wcześniejszą, to zostanie ona automatycznie zmieniona na datę bieżącą. Zmiana statusu oraz daty zamknięcia jest możliwa dla miesięcy poprzednich w stosunku do miesiąca bieżącego. Pola ze statusem i datą zamknięcia na oknie Status miesiąca dla miesiąca bieżącego i kolejnych są zablokowane do edycji.  

Po zapisaniu formularza przyciskiem Zmień dane dotyczące statusu i daty zamknięcia miesiąca zostają zaktualizowane na karcie tego kontrahenta [Księgowe] w bazie Biura. Podczas zapisywania formularza  tworzy się paczka z informacjami dotyczącymi zamknięcia miesiąca u Klienta Comarch ERP XT/ Comarch Moje BR i jest ona automatycznie wysłana do Klienta.  Informacja o zamknięciu miesiąca w bazie Klienta jest również widoczna na pierwszej zakładce:

• w rejestrach VAT sprzedaży,
• w rejestrach VAT zakupu,
• w ewidencji przychodów,
• w ewidencji kosztów.

  W nagłówku okna znajduje się informacja o następującej treści: Klient zamknął miesiąc [miesiąc] [rok]. Powyższa informacja  jest widoczna w nagłówku okna jeżeli miesiąc poprzedni względem miesiąca z daty systemowej jest zamknięty.

  Zamknięcie miesiąca w strukturze pliku XML Na oknie Eksportu danych za pomocą pracy rozproszonej, w części Dokumenty została dodana pozycja Zamknięcie miesiąca wraz z opisem: Dzień zamknięcia, miesiąc i rok zamknięcia oraz data zamknięcia. Pozycja pojawia się w bazie Klientów Comarch ERP XT oraz Comarch Moje BR, z którymi została skonfigurowana Internetowa Wymiana Dokumentów. Pozycja Zamknięcie miesiąca na oknie Eksportu jest domyślnie zaznaczona i nie ma możliwości jej odznaczenia. Informacja o zamknięciu miesiąca będzie zawsze wysyłana do Klienta niezależnie od tego czy dla parametru  Eksportowane dane została zaznaczona opcja Dotąd nie eksportowane lub zmienione czy Wszystkie oraz jaki został wskazany Zakres dat. Dzień zamknięcia zapisany w bazie Klienta wysyłany jest podczas każdej wysyłki danych do Klienta. Miesiąc i rok, dla którego zmieniamy status zamknięcia lub otwarcia oraz data zamknięcia eksportowane są tylko w przypadku, gdy po stronie programu Comarch ERP Optima miała miejsce ich modyfikacja.

Klient pracujący na Comarch ERP XT lub Comarch Moje BR przesyła do Biura rachunkowego informację tylko o zamknięciu miesiąca. Po imporcie paczki, informacje o zamknięciu są zapisywane w bazie firmowej Klienta. Na formularzu kontrahenta w bazie biura rachunkowego zostaje dodany wpis dla miesiąca, który został przez Klienta zamknięty.   Informacje o zamknięciu miesiąca w module Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe W konfiguracji Programu/ Biuro Rachunkowe/ Atrybuty/ Ogólne dodany został nowy atrybut Klient zamknął m-c. Jeżeli status zamknięcia miesiąca u Klienta jest Otwarty, to program dla atrybutu Klient zamknął m-c. wyświetla wartość Nie. Jeżeli status zamknięcia jest Zamknięty, to program wyświetla wartość Tak. Atrybut jest widoczny w module Comarch ERP Optima Biuro Rachunkowe w obszarze Informacje o firmie klienta pod grupą: Ogólne. Informacja o zamknięciu miesiąca jest znajduje się również w widoku standardowym Stan, w kolumnie Klient zamknął m-c.

• Przez wpisanie w polu Kod w przypadku Kontrahenta, Pracownika, Wspólnika dokładnego kodu lub akronimu w przypadku Banku i Urzędu.
• Przez wybranie kombinacji klawiszy <ALT>+<K>, a następnie wskazanie na wywołanej liście danego kontrahenta.
• Przez wpisanie dokładnego numeru NIP kontrahenta w polu Kod kontrahenta.
• Przez wskazanie podmiotu na liście pomocniczej. Listę pomocniczą podmiotów otwieramy przez naciśnięcie przycisku „Rozwiń”, który otwiera menu z podmiotami:

Następnie wybieramy właściwy podmiot z listy.

W przypadku, gdy dane podmiotu nie zostały uprzednio zarejestrowane, możemy założyć kartotekę wpisując numer NIP podmiotu. Jeżeli nie chcemy na stałe rejestrować danych podmiotów w systemie (np. kontrahent jednorazowy), możemy jego dane wprowadzić bezpośrednio na dokumencie w Rejestrze na zakładce [Kontrahent].

Uwaga

Po wyborze kontrahenta na dokumencie, dokument zostanie wystawiony w walucie, która została określona jako domyślna na karcie kontrahenta. Użytkownik ma możliwość jej zmiany na zakładce [Waluta] przed dodaniem pierwszej pozycji na dokumencie.

Istnieje możliwość pobrania danych o Kliencie z bazy GUS za pomocą ikony . Pozwala to na szybsze wprowadzanie danych identyfikacyjnych i adresowych kontrahentów oraz wyeliminowanie pomyłek związanych z ręcznym wypełnianiem formularzy. Przycisk jest aktywny w przypadku gdy kod kraju jest pusty lub wybrano prefiks PL. Usługa jest dostępna tylko dla Klientów, którzy posiadają oprogramowanie na gwarancji. Istnieje również możliwość weryfikacji statusu VAT kontrahenta za pomocą ikony . Po naciśnięciu przycisku w pierwszej kolejności następuje sprawdzenie, czy dla podmiotu na dzień wystawienia dokumentu istnieje już zapis historii weryfikacji w bazie danych, a dopiero w razie braku takiego wpisu na określony dzień pobierany jest raport z serwisu Ministerstwa Finansów na dzień bieżący.Sprawdzanie kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP (weryfikowane są wyłącznie polskie numery NIP). Jeżeli dla podmiotu na dzień wystawienia dokumentu istnieje zapis w historii weryfikacji to weryfikacja statusu VAT kontrahenta działa w następujący sposób:

Status na dokumencie	Informacja na stronach Ministerstwa Finansów	Podjęte działania
Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynny	Podatnik VAT czynny	Po zaakceptowaniu komunikatu: Status kontrahenta nie zgadza się z informacją ze strony Ministerstwa Finansów. Czy chcesz przestawić status kontrahenta? Uwaga! Zweryfikuj odliczenia na dokumencie . następuje zaznaczenie parametru Podatnik VAT czynny . W przypadku rejestru VAT zakupu użytkownik powinien zweryfikować poprawność odliczeń na dokumencie.
Podatnik VAT czynny	Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynny	Po zaakceptowaniu komunikatu: Status kontrahenta nie zgadza się z informacją ze strony Ministerstwa Finansów. Czy chcesz przestawić status kontrahenta? Uwaga! Zmiana statusu na podatnika VAT nieczynnego lub osobę fizyczną spowoduje ustawienie odliczeń na NIE . następuje odznaczenie parametru Podatnik VAT czynny oraz w przypadku rejestru VAT zakupu zmiana odliczeń na Nie .
Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynny	Osoba fizyczna lub podatnik VAT nieczynny	Komunikat: NIP nie jest zarejestrowany w VAT.
Podatnik VAT czynny	Podatnik VAT czynny	Komunikat: NIP jest aktywny w VAT .

Uwaga

Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

Po naciśnięciu ikony  następuje sprawdzenie kontrahenta na podstawie numeru NIP w bazie VIES (VAT Information Exchange System). Jeżeli numer VAT jest aktywny to użytkownik ma możliwość przeniesienia danych kontrahenta na formularz pod warunkiem, że dokument nie jest zaksięgowany, nie dodano na nim predekretacji, nie wygenerowano do niego dowodów wewnętrznych, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych. Po dokonaniu weryfikacji statusu VAT w bazie VIES i przeniesieniu danych na formularz, na dokumencie aktualizowane jest pole Kraj, a status weryfikacji kontrahenta zapisywany jest na jego karcie. Jeśli na dzień wystawienia faktury na karcie kontrahenta widnieje informacja o jego statusie to na dokumencie w rejestrze VAT pokazuje się odpowiedni komunikat. Funkcja weryfikacji i pobierania danych kontrahenta z bazy VIES dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji. W kolejnym polu wprowadzamy opis zdarzenia gospodarczego (Kategorię dokumentu). Opis zdarzenia możemy wprowadzić z listy pomocniczej Kategorii poprzez wpisanie kodu kategorii lub wciśnięcie przycisku Kategoria. Wybór z listy dokonuje się przez podświetlenie odpowiedniej kategorii i użycie przycisku  lub naciśniecie klawisza <ENTER>. Jeżeli chcemy dodać nową kategorie, należy nacisnąć klawisz  Dodaj lub <INSERT> na liście kategorii – pojawi się formatka dla dodania nowego zapisu i po jej uzupełnieniu pole należy zapisać przyciskiem  Zapisz lub klawiszem <ENTER>. W przypadku, gdy na kartotece kontrahenta zdefiniowano kategorię domyślną (opis w podręczniku Ogólne i Konfiguracja w rozdziale Kontrahenci), wówczas po wybraniu kontrahenta kategoria dokumentu zostanie wprowadzona automatycznie.

Jeżeli nie wybraliśmy opisu dokumentu z listy kategorii, należy uzupełnić go ręcznie. Podczas edycji formularza dokumentu w rejestrze VAT, po zmianie kategorii w nagłówku dokumentu pojawia komunikat: Czy chcesz ustawić tą samą kategorię na pozycji dokumentu? Jeśli wybierzesz 'Tak’ zaktualizowane zostaną również: opis, rodzaj, odliczenia i ich ewentualny podział (w przypadku rejestru VAT zakupu), kolumna do księgowania (w przypadku Księgi podatkowej lub Ewidencji ryczałtowej) i oraz kody JPK_V7. Zaakceptowanie komunikatu powoduje zmianę kategorii w każdej pozycji dokumentu oraz aktualizację: opisu, rodzaju, odliczeń wraz z ich ewentualnym podziałem (dla rejestru VAT zakupu) oraz w przypadku Księgi podatkowej/ Ewidencji ryczałtowej – kolumny do księgowania w KPiR/ ryczałcie. Wybór opcji Nie powoduje zmianę kategorii tylko w nagłówku dokumentu. Zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że przy kolejnej zmianie kategorii w nagłówku dokumentu komunikat nie pojawi się ponownie dla danego operatora. W polu Domyślny płatnik podpowiadany jest podmiot wybrany na dokumencie. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego płatnika poprzez wybór dowolnego podmiotu z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów. Na dokumencie w rejestrze VAT zakupu w polu Nr rach. bankowego dla płatnika wybranego z listy kontrahentów podpowiadany jest domyślny rachunek tego płatnika dla waluty, w której wystawiony jest dokument. Po rozwinięciu pola z numerem rachunku użytkownik może wskazać inny rachunek niż domyślny (podpowiedziany automatycznie na dokumencie). Na dokumentach złotówkowych w tym polu można wskazać wyłącznie rachunki bankowe w PLN. Na dokumentach walutowych w polu Nr rach. bankowego możliwe jest wybranie zarówno rachunku w walucie zgodnej z wybraną na dokumencie jak również rachunku w PLN. Na dokumencie walutowym nie ma możliwości wskazania rachunku bankowego w innej walucie obcej. W sytuacji, gdy dokument dodany został w walucie PLN a kontrahent ma przypisany wyłącznie domyślny rachunek w walucie obcej, wówczas pole z numerem rachunku bankowego na dokumencie pozostaje puste. Na zdarzeniu w preliminarzu płatności wygenerowanym do dokumentu znajduje się numer rachunku który został podpowiedziany automatycznie bądź wybrany na dokumencie przez użytkownika. Dla dokumentów walutowych w rejestrze VAT zakupu, ze stawką VAT inną niż 0% lub NP i z zaznaczonym parametrem Płatność VAT w PLN generowane są dwa zdarzenia w preliminarzu płatności: na kwotę VAT w PLN i na kwotę netto w walucie. Na zdarzeniu związanym z kwotą VAT podstawiany jest domyślny numer rachunku bankowego płatnika w PLN. Na zdarzeniu związanym z kwotą netto w walucie obcej podstawiany jest numer rachunku bankowego dla waluty z formularza dokumentu. W polu Rejestr wprowadzana jest nazwa podrejestru, w którym chcemy umieścić dokument. Nazwa rejestru wprowadzana jest ze rozwijanej listy pomocniczej (ang. drop-down) przez naciśnięcie przycisku . Listę nazw rejestrów (oddzielnie dla rejestrów zakupów i sprzedaży) określa się z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość. Pole Liczba porządkowa uzupełniane jest automatycznie przy dodawaniu nowego zapisu jako numer kolejny zapisu w danym rejestrze w miesiącu lub w roku (w zależności od sposobu numeracji określonego w Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Parametry). Istnieje możliwość zmiany liczby porządkowej podczas wprowadzania dokumentu. Funkcja przydatna szczególnie w przypadku rozpoczęcia pracy w programie w trakcie roku podatkowego. Przy wprowadzaniu dokumentu do Rejestru VAT w polu Liczba porządkowa widoczne jest AUTO – numer jest nadawany przy zapisie. Zmiana numeru jest możliwa przy ponownym edytowaniu dokumentu.

Uwaga

Użytkownicy, którzy dokonali zmiany numeru liczby porządkowej zapisu w rejestrze, nie powinni dokonywać funkcji renumeracji.

Numer Identyfikator księgowy jest proponowany przez program automatycznie jako numer/ rok/ nazwa rejestru. Istnieje również możliwość zdefiniowania własnego schematu numeracji ID księgowego po zaznaczeniu w Konfiguracji w gałęzi Firma/ Księgowość/ Parametry parametru Definiowalny schemat numeracji ID księgowego. Numeracja ID księgowego może zawierać człony: symbol dokumentu, numer bez zer, numer z zerami, miesiąc, rok kalendarzowy, rejestr (wymagalny). Jeśli zapis jest przenoszony pomiędzy rejestrami, istnieje możliwość zmiany identyfikatora poprzez zaznaczenie parametru Nadawać identyfikator księgowy. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, podczas księgowania dokumentów identyfikator jest przenoszony do dzienników księgowych.

Uwaga

W sytuacji, kiedy w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Parametry został zaznaczony parametr Przenoszenie numeru własnego do identyfikatora księgowego, po przesłaniu dokumentów z modułu Faktury (z wyjątkiem Paragonów przenoszonych zbiorczo) do rejestrów VAT lub dzienników księgowych (gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową), otrzymują one ID księgowy zgodny z numerem własnym dokumentów znajdujących się w module Faktury.

Dokument – numer własny dokumentu źródłowego (Faktury Zakupu lub Sprzedaży). W przypadku wprowadzania faktury korygującej należy zaznaczyć pole Korekta oraz wpisać numer dokumentu źródłowego (transakcji korygowanej). W przypadku Rejestru zakupu należy wypełnić pola: Data wpływu – data wpłynięcia dokumentu do firmy. Z tą datą dokument będzie uwzględniany w rejestrze VAT. Data zakupu – data dokonania operacji gospodarczej (zakupu). Data wystawienia – data wystawienia faktury. Obow. podat. – data powstania obowiązku podatkowego. W polu domyślnie podpowiada się Data zakupu dla dokumentów wprowadzonych z datą od 01.01.2014. Dla dokumentów wprowadzonych z wcześniejszą datą podpowiada się Data wpływu. Istnieje możliwość edycji tej daty i wpisania dowolnej innej. W przypadku kontrahenta z zaznaczonym parametrem VAT wg daty wystawienia podpowiada się Data wystawienia dokumentu. W przypadku transakcji wewnątrzunijnych (lub wewnątrzunijnych trójstronnych) dla pozycji z rodzajem usługi data obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty zakupu, a dla pozycji z rodzajem towary według daty wystawienia. W przypadku importu usług (transakcja nabycia, pole 27, 28, 29, 30 oraz 42 i 43 części deklaracyjnej pliku  JPK_V7) data powstania obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty zakupu. W przypadku transakcji krajowych – podatnikiem jest nabywca wprowadzonych do rejestru VAT zakupu w stawce NP oraz z zaznaczonym parametrem Podatnik VAT czynny, dowód wewnętrzny sprzedaży generowany jest z datą obowiązku podatkowego zgodną z datą zakupu. Jeżeli na fakturze jest jedna pozycja – data obowiązku aktualizuje się od razu. Jeżeli pozycji jest więcej to przy zapisywaniu dokumentu jest ona weryfikowana i gdy zostaną spełnione pewne warunki to pojawia się stosowny komunikat – czy zaktualizować datę obowiązku (jeśli wszystkie pozycje są tego samego rodzaju a data obowiązku jest nieprawidłowa) lub – komunikat o konieczności wprowadzenia takiej faktury dwoma dokumentami (jeśli pozycje są z różnymi rodzajami: towar i usługa): Dla faktur wewnątrzunijnych mogą być różne daty obowiązku podatkowego i notowania kursów dla towaru i usługi. Taką fakturę należy wprowadzić jako dwa osobne dokumenty. Czy jesteś pewien, że mimo to chcesz zapisać tak wprowadzoną fakturę? Tak lub Nie.  Tak- zapisuje fakturę tak jak jest, Nie – wraca na fakturę i pozwala ją zmodyfikować. Domyślnie data notowania kursu i data obowiązku podatkowego podstawiana jest na podstawie pierwszej pozycji z faktury – towar lub usługa. Prawo do odlicz.- data prawa do odliczenia. Domyślnie w to pole podstawiana jest późniejsza z dat: Obow. podat oraz Data wpływu. W przypadku Rejestru Sprzedaży należy wypełnić pola: Data wystawienia – data wystawienia dokumentu sprzedaży. Z tą datą dokument będzie uwzględniany w rejestrze VAT. Data sprzedaży – data dokonania operacji gospodarczej (zakupu). Obow. podat. – data powstania obowiązku podatkowego. Domyślnie w to pole podstawiana jest Data sprzedaży (zasada ogólna) dla dokumentów wprowadzonych z datą od 01.01.2014. Dla dokumentów wprowadzonych z wcześniejszą datą podpowiada się Data wystawienia. W przypadku kontrahenta z zaznaczonym parametrem VAT wg daty wystawienia podpowiada się Data wystawienia dokumentu. Pole z datą jest edytowalne. W przypadku transakcji wewnątrzunijnych (lub wewnątrzunijnych trójstronnych) dla pozycji z rodzajem usługi data obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty sprzedaży, a dla pozycji z rodzajem towary według daty wystawienia. Natomiast dla rodzaju transakcji eksport, jako data powstania obowiązku podatkowego ustawiana jest data sprzedaży.

Dotyczy wersji: 2019.0.1

W przypadku transakcji wewnątrzunijny, wewnątrzunijny trójstronny oraz wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, jeżeli na dokumencie dodano pozycje z różnymi rodzajami (np. Towary i Usługi) to podczas zapisywania dokumentu pojawia się komunikat: Dla faktur wewnątrzunijnych mogą być różne daty obowiązku podatkowego i notowania kursów dla towaru i usługi. Taką fakturę należy wprowadzić jako dwa osobne dokumenty. Czy jesteś pewien, że mimo to chcesz zapisać tak wprowadzoną fakturę? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie faktury. Wybór opcji Nie umożliwia modyfikację dokumentu.

Dla dokumentów wprowadzonych przed datą 01.01.2014 moment obowiązku podatkowego związany był z datą wystawienia faktury. Od 01.01.2014 rozpoznanie momentu powstania obowiązku podatkowego określamy jako datę dokonania dostawy bądź też wykonania usługi. Jest to zasada ogólna jednak określonych jest kilka wyjątków od tej reguły: usługi medialne, usługi budowlane kiedy to moment powstania obowiązku podatkowego związany jest z datą wystawienia faktury, czy inne szczególne momenty związane np.: z otrzymaniem całości bądź części zapłaty. Od 01.01.2014 prawo do odliczenia podatku powstaje z chwilą powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy (dostawcy) jednak nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym otrzymana została faktura lub dokument celny. Parametr Rozliczać w VAT określa, czy dokument ma zostać uwzględniony w deklaracji VAT‑7/ części deklaracyjnej pliku JPK_V7. Parametr domyślnie zaznaczony. Jeżeli parametr jest zaznaczony, wówczas należy określić miesiąc, w którym dokonujemy rozliczenia dokumentu na deklaracji, przy czym domyślnie w dokumentach rozliczanych na zasadach do końca roku 2013 jest to miesiąc zgodny z datą wpływu (Rejestr Zakupów) lub datą wystawienia (Rejestr Sprzedaży) dokumentu. Dla dokumentów wprowadzonych z datą od 01.01.2014 data rozliczenia w deklaracji VAT-7 podpowiada się jako data Prawo do odliczenia (Rejestr Zakupów) lub data Obowiązek Podatkowy (Rejestr Sprzedaży). Pole z datą jest edytowalne.  Dla dokumentów z rodzajem transakcji Procedura OSS sekcja ta jest ukrywana.

Uwaga

W przypadku dokumentu z datą sprzedaży od 1 października 2020 z kodem FP miesiąc wskazany w polu Rozliczać w VAT powinien być zgodny z datą wystawienia dokumentu. Podczas próby zapisania dokumentu na którym miesiąc rozliczenia VAT jest różny od daty wystawienia pojawia się komunikat: Zapisujesz fakturę wystawioną do paragonu z kodem JPK_V7 – FP. Data Rozliczenia w VAT powinna być zgodna z datą wystawienia. Czy chcesz ustawić datę Rozliczać w VAT zgodną z datą wystawienia? Zaakceptowanie komunikatu powoduje ustawienie w polu Rozliczać w VAT miesiąca z daty wystawienia. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem w polu Rozliczać w VAT miesiąca zgodnego z datą obowiązku podatkowego.

Jeżeli na dokumencie z datą sprzedaży od 1 października 2020 bez uzupełnionego kodu FP (zarówno w przypadku gdy tego kodu nie było w ogóle, jak i w sytuacji, gdy z poziomu zakładki [JPK] usunięto kod FP) miesiąc wskazany w polu Rozliczać w VAT jest różny od daty obowiązku podatkowego to podczas próby zapisania dokumentu pojawia się komunikat: Zapisujesz dokument, w którym data Rozliczenia w VAT nie jest zgodna z datą obowiązku podatkowego. Czy chcesz ustawić datę Rozliczać w VAT zgodną z datą obowiązku podatkowego? Zaakceptowanie komunikatu powoduje ustawienie w polu Rozliczać w VAT miesiąca z daty obowiązku podatkowego. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem w polu Rozliczać w VAT wybranego wcześniej miesiąca. Jeżeli w Konfiguracji ustawiono metodę kasową lub na dokumencie zaznaczono parametr Metoda kasowa to po dodaniu na dokumencie kodu FP (bezpośrednio na dokumencie lub za pomocą operacji seryjnej) lub po przeniesieniu z menu Handel faktury zafiskalizowanej z kodem FP, na dokumencie data rozliczenia w VAT ustawia jest zgodnie z datą wystawienia

Uwaga

W przypadku transakcji wewnątrzunijnych wprowadzonych do Rejestru VAT zakupu lub sprzedaży z różnymi datami (miesiącami) operacji i wystawienia, na dokumencie zaksięgowanym, z uzupełnioną predekretacją lub na dokumencie, do którego wygenerowano dowody wewnętrzne przy zmianie rodzaju na pozycji (Usługi <-> inny niż Usługi) pojawia się komunikat: Data deklaracji VAT-7 jest różna od daty jaka wynikałaby dla rodzaju na pozycji. Czy chcesz zweryfikować i zmodyfikować datę deklaracji VAT-7? Daty obowiązku podatkowego i daty prawa do odliczenia są w takim przypadku blokowane i użytkownik musi sam zweryfikować datę deklaracji VAT-7.

Pole Wg kasy aktywne tylko dla użytkowników, którzy wybrali metodę kasową rozliczania podatku VAT. Kolejne pola są związane z formą i terminem płatności. Forma płatności – forma płatności za fakturę, wypełniana automatycznie zgodnie z warunkami płatności ustalonymi na kartotece Kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane poprzez wybór ze spuszczanej listy pomocniczej. W przypadku dokumentów w Rejestrze zakupów VAT dla formy płatności o typie Przelew Operator ma możliwość wyboru numeru rachunku bankowego płatnika.

Uwaga

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczony zostanie parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT to podczas zapisywania dokumentu z formą płatności gotówka za okres, w którym nie ma otwartego raportu kasowego/bankowego pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie komunikatu powoduje utworzenie nowego raportu kasowego. Wybór opcji Nie wiąże się z koniecznością dodania przez użytkownika raportu kasowego samodzielnie.

Termin płatności – jest liczony dla Faktur Zakupu zgodnie z parametrem FZ – termin płatności liczony od, który dostępny jest w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów, a określa, od jakiej daty liczony jest termin płatności dla Faktur Zakupu. Do wyboru mamy datę wystawienia, datę zakupu oraz datę wpływu. Dla Faktur Sprzedaży i paragonów jest liczony zgodnie z parametrem FA, PA – termin płatności liczony od, który określa od jakiej daty liczony jest termin płatności dla Faktur Sprzedaży i paragonów. Do wyboru mamy datę wystawienia oraz datę sprzedaży. Pole jest automatycznie wypełniane zgodnie z wybraną datą oraz warunkami płatności ustalonymi na kartotece kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane. Brutto – sumaryczna kwota brutto dokumentu (podsumowanie kwoty brutto w poszczególnych stawkach). Zapłata – w polu tym wykazywana jest ta część kwoty, która została zapłacona gotówką i został wygenerowany zapis kasowy w Raporcie kasowym. Pozostaje – pole to wypełnia się automatycznie jako różnica Brutto minus Zapłata. Zapłacono – parametr, po zaznaczeniu którego będzie możliwość, filtrowania takich dokumentów z listy i na podstawie nich, ręcznego dodawania korekty kosztów. Nie wpłynie on na rozliczenie z poziomu Kasa/Bank. MPP – podzielona płatność – parametr jest widoczny jeżeli dokument nie jest dowodem wewnętrznym oraz nie przeniesiono go z modułu Handel. Użytkownik powinien zaznaczyć parametr jeżeli chce wykonywać przelewy za pomocą mechanizmu podzielonej płatności. Parametr jest możliwy do zaznaczenia jeżeli na dokumencie wybrano kontrahenta o statusie Podmiot gospodarczy lub na dokumencie wybrano urząd. Jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczono parametr MPP – podzielona płatność to parametr MPP – podzielona płatność jest automatycznie zaznaczany na dokumencie w rejestrze VAT i jest możliwy do odznaczenia przez użytkownika. Jeżeli na karcie kontrahenta nie zaznaczono parametru MPP – podzielona płatność to parametr MPP – podzielona płatność jest odznaczony na dokumencie rejestrze VAT i jest możliwy do zaznaczenia przez użytkownika pod warunkiem, iż na dokumencie wybrano kontrahenta będącego podmiotem gospodarczym. Istnieje możliwość zaznaczenia/odznaczenia parametru MPP – podzielona płatność na dokumencie zaksięgowanym. Zaznaczenie na dokumencie w rejestrze VAT parametru MPP – podzielona płatność powoduje zaznaczenie parametru MPP – podzielona płatność na płatności powstałej w rejestrze o typie Konto bankowe, a tym samym przelew zostanie wykonany mechanizmem podzielonej płatności – kwota netto na rachunek kontrahenta i kwota VAT na odrębny rachunek VAT. W przypadku dokumentu walutowego parametr MPP – podzielona płatność jest możliwy do zaznaczenia jeżeli na dokumencie zaznaczono parametr Płatność VAT w PLN. W związku z tym, że mechanizm podzielonej płatności dotyczy rozliczania transakcji za pomocą przelewów, jeżeli na dokumencie zaznaczono parametr MPP – podzielona płatność i wskazano formę płatności związaną z rejestrem o typie innym niż Konto bankowe, pojawia się ostrzeżenie: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Dla takich dokumentów wymagane jest rozliczenie przelewem. Zmień formę płatności. Dodatkowo podczas zapisywania takiego dokumentu pojawia się komunikat: Dokument został zakwalifikowany do rozliczenia mechanizmem podzielonej płatności. Na dokumencie wybrana forma płatności nie jest skojarzona z rejestrem bankowym. Czy chcesz zmienić płatność? Zaakceptowanie komunikatu pozwala na edycję dokumentu. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie dokumentu. Jeżeli na dokumencie zaznaczono parametr MPP – podzielona płatność, a płatność ma stan Wysłano lub Zrealizowano i następuje próba zmiany na dokumencie numeru dokumentu lub numeru NIP lub parametru MPP – podzielona płatność to pojawia się komunikat: Parametry dotyczące MPP nie mogą być zmieniane dla płatności wysłanych do banku lub zrealizowanych. Zmień stan płatności w preliminarzu na 'do realizacji’. Akcyza – pole z kwotą akcyzy, dla dokumentów dodawanych w rejestrze VAT domyślnie ma wartość zero, ale można je ręcznie uzupełnić. W przypadku dokumentów z modułu Faktury wyliczona wartość akcyzy automatycznie przenoszona jest do tego pola. Wartość pola można modyfikować. Kolumna KPiR – pole widoczne w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową Określa kolumnę księgi, do której zostanie zaksięgowana kwota akcyzy. W przypadku faktur zawierających akcyzę a przeniesionych z modułu Faktury kolumna do księgowania podpowiada się na 13.Inne. Dla ręcznych dokumentów kolumna domyślnie ustawia się na Nie księgować. Zakład – pole jest dostępne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Należy go uzupełnić przed zaksięgowaniem dokumentu. Dla Rejestru Sprzedaży uzupełniamy jeszcze dwa dodatkowe parametry: Transakcja fiskalna – parametr zaznacza się w przypadku, jeżeli wprowadzany dokument jest raportem z kasy fiskalnej. Parametr ten jest ustawiany po wybraniu kategorii dokumentu, zgodnie z ustawieniami na formularzu kategorii. Sprzedaż detaliczna – parametr jest zaznaczany, jeżeli wprowadzany dokument jest dziennym lub miesięcznym zestawieniem sprzedaży detalicznej, podlegającej rozliczeniu strukturą zakupów. Parametr ten jest ustawiany po wybraniu kategorii dokumentu, zgodnie z ustawieniami na formularzu kategorii. JPK_FA – parametr należy zaznaczyć w przypadku, gdy na żądanie Urzędu Skarbowego podatnik jest zobligowany do złożenia pliku z fakturami (JPK_FA) i wprowadza je ręcznie do Rejestru VAT z pominięciem modułu Handel. Parametr nie dotyczy plików JPK_VAT składanych obowiązkowo co miesiąc. Parametr domyślnie zaznaczony na nowo dodawanych dokumentach do Rejestru VAT sprzedaży. Podczas dodawania dokumentów do Rejestru VAT zakupu domyślnie nie jest zaznaczany. Istnieje możliwość zaznaczenia parametru na dokumentach zaksięgowanych.

Uwaga

Dokumenty z zaznaczonym parametrem JPK_FA przenoszone są do pliku JPK_FA. Z kolei dokumenty znajdujące się w Rejestrach VAT trafiają do pliku JPK_VAT/ JPK_V7  bez względu na to, czy parametr JPK_FA jest zaznaczony, czy odznaczony.

Metoda kasowa – zaznaczenie parametru na dokumencie w Rejestrze zakupów VAT powoduje oznaczenie faktury do rozliczenia na zasadach metody kasowej. Zaznaczenie parametru Metoda kasowa dla Rejestru sprzedaży VAT pozwala na rozliczenie transakcji sprzedaży zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt. 1e Ustawy o VAT. Przejdź do artykułu. Wewnętrzny – wraz z wejściem Polski do Unii Europejskiej, zmieniały się procedury importowe. Pojęcie importu w odniesieniu do krajów UE jest zastępowane pojęciem nabycia wewnątrzunijnego. W odniesieniu do krajów UE zniknął obowiązek sporządzania dokumentu SAD. W zamian podatnik musi sporządzać parę dokumentów, tj. Dowód Wewnętrzny Sprzedaży i Dowód Wewnętrzny Zakupu. Charakter Dowodu Wewnętrznego jest taki jak w przypadku zwykłej faktury, za wyjątkiem braku płatności. Dowód Wewnętrzny służy do zarejestrowania wartości towarów z uwzględnieniem prawidłowej kwoty VAT-u w celu umożliwienia umieszczenia jej w Rejestrze VAT i rozliczenia na deklaracji. Zatwierdzenie takiego zapisu zgodnie z założeniem nie powoduje wygenerowania płatności w module Kasa/Bank. W dolnej części okna znajduje się lista zawierająca kwoty dla poszczególnych stawek VAT. Zawartość Tabeli VAT można modyfikować za pomocą klawiszy:  Kwoty dodatkowe – ikona widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. Umożliwia podzielenie kwoty i wprowadzenie prostej dekretacji (szczegółowy opis kwot dodatkowych poniżej w podrozdziale Kwoty dodatkowe). Uzupełnianie Tabeli kwot odbywa się w trybie edycji bezpośrednio w Tabeli (ang. edit in place). W trakcie edycji wiersza, pomiędzy kolumnami przemieszczamy się klawiszami: <TAB> – następna kolumna <SHIFT>+<TAB> – poprzednia kolumna <CTRL>+<ENTER> – zapisanie całego wiersza. Na formularzu dokumentu w rejestrze VAT zakupu, który został dodany za pomocą usługi Comarch OCR widoczny jest przycisk OCR, który służy do oznaczenia dokumentu jako zweryfikowany. Bezpośrednio po przetworzeniu dokumentu na przycisku jest znak  który świadczy o tym, że dokument nie został jeszcze zweryfikowany przez użytkownika. Po kliknięciu w przycisk wartość atrybutu zmienia się na Zweryfikowany i przycisk zmienia swój wygląd na .

Dotyczy wersji: 2020.5.1

Istnieje również możliwość zmiany oznaczenia dokumentu zweryfikowanego na niezweryfikowany poprzez naciśnięcie przycisku . Po naciśnięciu przycisku wartość atrybutu zmienia się na Niezweryfikowany i przycisk zmienia swój wygląd na.

Szczegółowe informacje na temat usługi Comarch OCR dostępne są w biuletynie Usługa Comarch OCR – instrukcja instalacji i korzystania.  Na formularzu zapisu w Rejestrze VAT istnieje możliwość dodawania dokumentów na podstawie skanów i plików, jeżeli pobrana jest licencja na moduł Obieg Dokumentów. Na dodawanym formularzu znajduje się przycisk , który umożliwia wywołanie skanowania lub dodawania pliku z dysku (również skrót klawiszowy <Ctrl>+<Shift>+<P>). Przycisk widoczny jest tylko podczas dodawania nowego dokumentu. Po naciśnięciu przycisku dostępne są opcje, z których użytkownik może skorzystać Ostatnio wybrana opcja jest zapamiętywana, tak by wciśnięcie przycisku wywołało taką samą opcję jak ostatnio (dzięki temu użytkownik, który na przykład zawsze skanuje dokument nie musi za każdym razem wybierać tej opcji).

Uwaga

W Comarch ERP Optima w modelu usługowym nie jest dostępna opcja skanuj.

Wskaż plik na dysku i zapisz … (w IBARD/ do bazy/link):

• po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu pojawia się okno wyboru dokumentu z dysku,
• wskazywany jest plik,
• wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
• na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
• dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze VAT),
• tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
• plik wysyłany jest na IBARD/ zapisywany do bazy/ zapisywany jako link (w zależności od wybranej opcji),
• w dokumencie Biblioteki zapisywany dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
• zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.

Skanuj dokument i zapisz… (w IBARD/ do bazy):

• po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu wywoływany jest interfejs do skanowania,
• zeskanowany plik jest widoczny w bocznym panelu,
• na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
• dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze VAT),
• tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
• plik wysyłany jest na IBARD / do bazy (w zależności od wybranej opcji),
• w dokumencie Biblioteki zapisywany jest dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
• zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.

Wskaż plik z IBARD i… (zapisz do bazy/ zapisz link):

• po wciśnięciu przycisku Dodaj plik łączymy się z IBARD,
• wskazywany jest plik,
• wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
• na formularzu dokumentu są wprowadza dane, a następnie zapisywane,
• dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Rejestrze VAT),
• tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
• zapisywany jest link do IBARD lub plik (w zależności od wybranej opcji), jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu,
• zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.

Po wybraniu opcji, na podstawie której dodawany jest dokument, w lewej części okna rozwija się dodatkowy panel, w którym widoczny jest podgląd wskazanego pliku. Na panelu z podglądem dostępne są opcje związane z powiększaniem/ pomniejszaniem widoku pliku.

Uwaga

Plik w panelu jest otwierany za pomocą przeglądarki internetowej. Dlatego możliwe jest otwieranie tylko plików typu: PDF, TIFF, GIF, JPG, PNG.

Po wskazaniu pliku w innym formacie niż PDF, TIFF, GIF, JPG, PNG pojawia się komunikat: Zawartość pliku z rozszerzeniem: np.xls nie może być wyświetlona! Ponowne wciśnięcie przycisku Dodaj plik spowoduje ponowne rozpoczęcie realizacji procesu wg wybranej opcji. W wyniku tego w oknie przeglądarki pojawi się nowy dokument. Jeśli użytkownik zeskanuje na przykład nie ten dokument to wystarczy, że podmieni go w skanerze i ponownie wciśnie przycisk Dodaj plik. Z chwilą zapisu dokumentu w Rejestrze VAT tworzony jest dokument w Bibliotece w module Obieg Dokumentów i zapisywane jest powiązanie dokumentów (widoczne na zakładce [Dokumenty]). Na utworzonym w ten sposób dokumencie w Bibliotece ustawiane jest:

• dokument – symbol dokumentu nadawany wg schematu z konfiguracji. W Konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów dodano nową gałąź Dokumenty powiązane, gdzie dla poszczególnych typów dokumentów (w rejestrze VAT), można wskazać domyślny schemat numeracji i domyślny katalog dla automatycznie tworzonych dokumentów w Bibliotece,
• numer obcy – numer wprowadzanego dokumentu,
• data wprowadzenia – data bieżąca, z którą dokument został zarejestrowany,
• operator – aktualnie zalogowany,
• katalog – pobrany z ustawień w Konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane,
• podmiot – na zakładce Podmioty przypisany zostaje podmiot z wprowadzanego zapisu.

Uwaga

W celu prawidłowego otwierania plików do podglądu w panelu potrzebny jest zainstalowany program Adobe Acrobat.

W zależności od sposobu obsługi formularza mamy dostęp do poszczególnych opcji.

• Przy dodawaniu pojedynczego dokumentu podnosi się jego formularz, następnie przez przycisk Dodaj plik dokonywany jest wybór opcji dodawania/zapisu dokumentu. Po wskazaniu pliku z lewej strony formularza rozwija się okno podglądu pliku. W prawej części formularza użytkownik uzupełnia dane na dokumencie i zapisuje go.
• Przy seryjnym dodawaniu po jego zapisie pierwszego dokumentu, formularz dokumentu po prawej stronie zostaje wyczyszczony i zwinięte okno podglądu pliku po lewej stronie formularza. Po wciśnięciu przycisku Dodaj plik i wyborze pliku panel z lewej strony ponownie się rozwija.
• Przy zapisie dokumentu bez zamykania formularza (<SHIFT>+<CTRL>+<ENTER>) na formularzu dokumentu nadal widać dane, a w oknie po lewej stronie podgląd dokumentu, ale przycisk Dodaj plik jest już nie widoczny (dokument pozostaje w edycji).

Po zapisaniu dokumentu w Rejestrze VAT przy ponownej edycji dokumentu użytkownik ma możliwość podglądu załączników do dokumentu Biblioteki za pomocą ikony . Funkcja umożliwia weryfikację poprawności zapisanych dokumentów, dojście do dokumentu Biblioteki i wyświetlenie zapisanego tam pliku. Pliki wyświetlane są w panelu podglądu.

Podczas przenoszenia z menu Handel do rejestru VAT dokumentu z podpiętym dokumentem Biblioteki, na dokumencie w rejestrze VAT na zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów automatycznie podpinany jest ten dokumentu Biblioteki. Dzięki temu użytkownik ma możliwość bezpośredniego podglądu załącznika z poziomu otwartego formularza dokumentu w rejestrze VAT, a także dostęp do samego dokumentu Biblioteki. Podgląd jest możliwy bez konieczności pobrania modułu Obieg Dokumentów.

W polu Lp widnieje kolejny numer pozycji nadawany przez program w trakcie wprowadzania poszczególnych pozycji dokumentu. Pole Kategoria jest automatycznie wypełniane na podstawie kategorii wpisanej w nagłówku dokumentu lub może ona zostać pobrana z listy przez naciśnięcie prawego przycisku myszy. Kategorię przypisaną do danej kwoty można zmienić przez wpisanie w polu Kategoria kodu kategorii. Jeżeli wpisany kod jest niepoprawny, program automatycznie otworzy listę pomocniczą kategorii. Po wprowadzeniu kategorii w wierszu Tabeli, automatycznie ustawiane są, zgodnie z ustawieniami na formularzu kategorii, pola: Stawka oraz w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową – Kolumna, a dla Rejestru Zakupów również Rodzaj zakupów i Sposób odliczania podatku VAT. Jak widać, dzięki zastosowaniu kategorii, wprowadzanie dokumentów może być bardzo wygodne. Jeżeli system kategorii jest właściwie wprowadzony, po wyborze Kontrahenta kategoria jest automatycznie wpisywana do nagłówka dokumentu. Następnie, kwoty w tabeli VAT również mają automatycznie wypełnianą kategorię, a co za tym idzie, odpowiednio ustawiane wszystkie parametry pozycji (takie jak Stawka VAT, Rodzaj zakupów, Sposób odliczania VAT, Podział procentowy odliczeń oraz w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową – Kolumna). Użytkownikowi pozostaje jedynie wpisanie kwoty netto lub brutto z dokumentu.

Uwaga

Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową i na dokumencie wprowadzonym do rejestru VAT zakupu wybrano w pozycji dokumentu kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wybranej na dokumencie. Jeżeli na dokumencie wybrano odliczenia Tak lub Warunkowo to do KPiR księgowana jest kwota netto przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii. Jeżeli na dokumencie wybrano odliczenia Nie to do KPiR księgowana jest kwota brutto przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii.

Uwaga

Kwota kosztu podlegająca księgowaniu do KPiR wyliczana jest jako suma pozycji, w których wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty, przemnażana przez % wskazany na formularzu kategorii, a następnie zaokrąglana i przenoszona do KPiR.

Uwaga

Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową i parametr Księguj w koszty zaznaczono na formularzu kategorii, na której zaznaczono wcześniej parametr Podziel odliczenia to użytkownik powinien zweryfikować Kolumnę do księgowania do KPiR i wybrać przykładowo 13. Inne – tak, aby dokument został zaksięgowany do Księgi Podatkowej. Wynika to z tego, iż dotychczas tego typu dokumenty nie podlegały księgowaniu do KPiR z poziomu rejestru VAT/ ewidencji dodatkowej. Stosowano do nich natomiast tzw. “Kilometrówkę” i korzystano z opcji Rozliczenia samochodu.

Pole Opis jest wypełniane automatycznie opisem z Kategorii, ale użytkownik może wpisać własny opis pozycji. Pola Kategoria2 i Opis2 pozwalają dodatkowo opisać dokument oraz pomóc w jego rozksięgowaniu, domyślnie w tabeli z pozycjami kolumny te są ukryte. Pole Stawka VAT jest automatycznie wypełniane po wybraniu kategorii. Jeżeli kategoria nie została określona, wówczas pole Stawka VAT jest domyślnie ustalane na 23%. Wartość tego pola można zmienić, wybierając stawkę ze spuszczanej listy pomocniczej . Lista stawek VAT jest określana w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Stawki podatkowe. Pola Netto, VAT i Brutto służą do wprowadzania kwoty w określonej stawce VAT. Pomiędzy tymi polami istnieją ścisłe powiązania matematyczne, przy czym użytkownik może wprowadzić te kwoty w jeden z następujących sposobów:

• Wpisujemy wartość Netto, a naciśnięcia klawisza <TAB> spowoduje automatyczne wyliczenie kwoty VAT = Netto * Stawka oraz kwoty Brutto = Netto + VAT.
• Wpisujemy wartość Netto,  po naciśnięciu klawisza <TAB> i automatycznym obliczeniu kwot VAT i Brutto ręcznie korygujemy kwotę VAT. Po zatwierdzeniu kwoty VAT (<TAB>) zostanie automatycznie obliczona kwota Brutto = Netto + VAT. Jeżeli wpisana kwota VAT nie spełnia równania VAT = Netto * Stawka, użytkownik usłyszy ostrzegawczy dźwięk.
• Wpisujemy wartość Brutto, a naciśnięcie klawisza <TAB> spowoduje automatyczne wyliczenie kwoty VAT = Brutto * Stawka / (1 + Stawka) oraz kwoty Netto = Brutto – VAT.

Na formularzu powyżej pól Netto, VAT i Brutto wyświetlane jest podsumowanie tych kolumn.

Uwaga

Kolejne pola w tabeli określają sposób rozliczenia, księgowania oraz rozliczenia deklaracji JPK_V7. Ich poprawne wypełnienie jest bardzo ważne dla poprawnego przetwarzania danych przez program.

Pola, które musimy uzupełnić w kolejnych kolumnach, zależą od rodzaju rejestru. W przypadku dokumentu w Rejestrze Zakupu Rodzaj – określa rodzaj zakupu:

• Towary – dotyczy zakupu towarów handlowych, wykorzystywane przy liczeniu współczynników do struktury zakupów
• Usługi – zakup usług
• Inne – zakupy kosztowe
• Środki Trwałe – zakupy środków trwałych
• Środki transportu – zakup środków transportu
• Nieruchomości – zakup nieruchomości
• Paliwo – zakup paliwa.

  Odliczenia – określa sposób odliczania podatku na deklaracji JPK_V7:

• Tak – zakupy opodatkowane związane ze sprzedażą opodatkowaną, od których należne są pełne odliczenia VAT,
• Nie – zakupy, od których nie należą się odliczenia VAT,
• Warunkowo – zakupy opodatkowane związane ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną.

 

Uwaga

Podczas dodawania dokumentu do rejestru VAT zakupu na kontrahenta będącego osobą fizyczną lub podatnikiem VAT nieczynnym, domyślnie odliczenia na pozycjach ustawiają się na Nie (nie są pobierane z kategorii wybranej w pozycji dokumentu).

Uwaga

Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT, na którym wybrano odliczenia Tak lub Warunkowo, na zakładce [Kontrahent] odznaczony zostanie parametr Podatnik VAT czynny lub zaznaczony zostanie parametr Finalny to podczas zapisywania dokumentu pojawia się komunikat: Dokument wystawiony na osobę fizyczną lub podatnika VAT nieczynnego. Czy chcesz przestawić odliczenia na NIE?.

Uwaga

Jeżeli w module Handel na Fakturze Zakupu wybrano kontrahenta o statusie osoba fizyczna lub podmiot gospodarczy bez zaznaczonego parametru Podatnik VAT czynny to po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT zakupu odliczenia na pozycjach ustawiane są na Nie (niezależnie od domyślnego ustawienia odliczeń na kategorii wybranej w pozycji dokumentu).

Kolumna – pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Określa kolumnę księgi, do której zostanie zaksięgowana dana kwota (nie jest widoczna w przypadku Ewidencji ryczałtowej):

• Towary: Zakup towarów handlowych i materiałów,
• Uboczne: Koszty uboczne zakupu,
• Wynagrodzenia: Koszty wynagrodzeń,
• Inne: Pozostałe wydatki,
• Zaszłości,
• 10 + 16.Towary + koszty BR,
• 11+ 16.Uboczne + koszty BR,
• 12 + 16.Wynagrodzenia + koszty BR,
• 13 + 16.Inne + koszty BR.
• Nie księgować: w przypadku, gdy to pole jest zaznaczone, dana wartość nie jest przenoszona do Książki przychodów i rozchodów.

  Przykładowo, jeżeli na dokumencie wybrano kolumnę 10 + 16.Towary + koszty BR to podczas jego księgowania kwota w tej samej wysokości przenoszona jest do kolumny Zakup towarów oraz Koszty B +R.

Uwaga

Podczas wprowadzania dokumentu zwykłego (nie dowodu wewnętrznego) na kontrahenta o statusie podmiot gospodarczy z datą zakupu późniejszą niż 31.12.2016 r., o kwocie powyżej 15 000 płatnej gotówką z nieodroczonym terminem płatności pojawia się ostrzeżenie: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zmień formę płatności. Dodatkowo podczas zapisywania takiego dokumentu pojawia się komunikat: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Czy zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji NIE pozwala na edycję dokumentu. 

W przypadku dokumentu w Rejestrze Sprzedaży Rodzaj – określa rodzaj sprzedaży:

• Towary,
• Usługi,
• Środki transportu.

  Uwzględniać w proporcji – można określić, przez wybór opcji Uwzględniaj, że dany zapis ma być sumowany zarówno w liczniku jak i mianowniku przy wyliczaniu proporcji, według której dokonuje się odliczenia podatku VAT naliczonego. Jeśli dany zapis ma być uwzględniony tylko w mianowniku proporcji, to należy wybrać opcję Tylko w mianowniku. Jeżeli natomiast zapis nie ma być w ogóle ujęty w proporcji, to należy wybrać opcję Nie uwzględniaj. Dla Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży z automatu zostanie ustawiony parametr na Nie uwzględniaj, gdyż Dowody Wewnętrzne nie powinny być ujmowane przy liczeniu proporcji. Kolumna – pole jest widoczne tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Określa kolumnę księgi, do której zostanie zaksięgowana dana kwota:

• 7. Sprzedaż: Sprzedaż towarów,
• 8. Pozostały: Pozostały przychód,
• 15. Zaszłości,
• Nie księgować: w przypadku, gdy to pole jest zaznaczone dana wartość nie jest przenoszona do Książki przychodów i rozchodów.

  W przypadku Ewidencji ryczałtowej opcje do wyboru w tym polu zmieniają się odpowiednio na określenia stawek podatku ryczałtowego:

• Stawka 17,00%,
• Stawka 15,00%,
• Stawka 14,00%,
• Stawka 12,50%,
• Stawka 12,00%,
• Stawka 10,00%,
• Stawka 8,50%,
• Stawka 5,50%,
• Stawka 3,00%,
• Stawka 2,00%,
• Stawka 20,00%,
• Nie księgować – w przypadku, gdy to pole jest zaznaczone dana wartość nie jest przenoszona do Ewidencji ryczałtowej.

 

Uwaga

Dzięki określaniu kolumny księgowej i sposobu odliczania VAT indywidualnie dla każdej pozycji w tabeli kwot, program pozwala na zaksięgowanie faktury do różnych kolumn Książki Przychodów i Rozchodów/ różnych stawek podatku ryczałtowego. Podobnie, w przypadku odliczeń VAT, na tej samej fakturze można wprowadzić równocześnie zakupy związane wyłącznie ze sprzedażą opodatkowaną, jak i związane ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną.

Uwaga

W przypadku Ewidencji ryczałtowej, podczas próby zapisania dokumentu z datą wcześniejszą niż 1 stycznia 2021 r. (pod uwagę brana jest data wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w polu Księgowanie dokumentów z datą) z wybraną stawką 15,00% pojawia się komunikat uniemożliwiający zapisanie takiego dokumentu: Na dokumencie wskazano stawkę 15%, która obowiązuje od 01.01.2021 roku. Proszę wskazać prawidłową stawkę do księgowania.

Uwaga

W przypadku Ewidencji ryczałtowej, podczas próby zapisania dokumentu z datą późniejszą niż 31 grudnia 2020 r. (pod uwagę brana jest data wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w polu Księgowanie dokumentów z datą) z wybraną stawką 20,00% pojawia się komunikat uniemożliwiający zapisanie takiego dokumentu: Na dokumencie wskazano stawkę 20%, która nie obowiązuje od 01.01.2021 roku. Proszę wskazać prawidłową stawkę do księgowania.

 

Dotyczy wersji: 2022.1.1

Uwaga

W przypadku Ewidencji ryczałtowej, podczas próby zapisania dokumentu z datą wcześniejszą niż 1 stycznia 2022 r. (pod uwagę brana jest data wskazana w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry w polu Księgowanie dokumentów z datą) z wybraną stawką 12% lub 14% pojawia się komunikat uniemożliwiający zapisanie takiego dokumentu: Na dokumencie wskazano stawkę 12%/ 14%, która obowiązuje od 01.01.2022 roku. Proszę wskazać prawidłową stawkę do księgowania.

Na formatce faktury istnieje możliwość ukrywania kolumn. Aby ukryć/odkryć wybraną kolumnę należy kliknąć prawym klawiszem myszy na pasek nazw kolumn, rozwinąć z menu kontekstowego Kolumny i zaznaczyć/odznaczyć odpowiednie kolumny. W przypadku dokumentu w rejestrze VAT zakupu oraz korekty dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży, jeżeli:

• łączna kwota brutto dokumentu (również w przypadku wielu płatności czy pozycji dokumentu) jest większa niż 15 000 PLN w przypadku dokumentów w walucie obcej sprawdzana jest wartość po

 

Dotyczy wersji: 2022.1.1

Uwaga

Numer rachunku jest sprawdzany dla kwoty wyższej niż 15 000. Istnieje możliwość weryfikowania dokumentów z niższą kwotą po po zaznaczaniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT domyślnie odznaczonej opcji Niezależnie od kwoty dokumentu.

• na dokumencie, na pierwszej zakładce jest wybrana forma płatności powiązana z rejestrem bankowym,
• NIP płatnika (czyli kontrahenta wybranego w polu Domyślny płatnik na dokumencie) jest polskim numerem NIP

  następuje automatyczna weryfikacja, czy wskazany numer rachunku bankowego znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. W przypadku dokumentu w rejestrze VAT zakupu sprawdzany jest numer rachunku wybrany na formularzu dokumentu, a w przypadku korekty dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży weryfikowany jest numer rachunku wskazany jako domyślny na karcie płatnika wybranego na dokumencie. Podczas weryfikacji numeru rachunku bankowego na dokumencie przeniesionym do rejestru VAT zakupu z modułu Handel sprawdzany jest numer rachunku wybrany na fakturze zakupu w module Handel. Po dokonaniu weryfikacji na dokumencie jest wyświetlana informacja o tym, czy numer rachunku widnieje w Wykazie podatników VAT. Po zmianie numeru rachunku na dokumencie w rejestrze VAT zakupu/ na dokumencie w ewidencji dodatkowej kosztów lub po zmianie płatnika na korekcie dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży/ na korekcie dokumentu w ewidencji dodatkowej przychodów weryfikacja następuje ponownie i wyświetlany jest stosowny komunikat. Informacja o weryfikacji numeru rachunku bankowego jest wyświetlana tylko na dokumentach podlegających edycji. Weryfikacja rachunków bankowych odbywa się na dzień bieżący. Każda weryfikacja numeru rachunku bankowego jest zapisywana na karcie kontrahenta. Jeśli w danym dniu numer rachunku był już zweryfikowany to dodając kolejny dokument spełniający warunki do weryfikacji na ten sam numer rachunku, status rachunku pobierany jest z karty kontrahenta.

Dotyczy wersji: 2020.2.1

Użytkownik ma możliwość wyłączenia weryfikacji numeru rachunku bankowego na formularzu dokumentu w rejestrze VAT. Numer rachunku bankowego nie będzie sprawdzany po odznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT domyślnie zaznaczonej opcji Z formularza dokumentu w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej.

Na zakładce [KSeF/JPK] wyodrębnione są następujące sekcje:

• KSeF – sekcja zawiera pola:
  • Numer KSeF – numer dokumentu, pod jakim jest identyfikowany w KSeF.
  • Data przyjęcia – data przesłania faktury do KSeF określona jako data wystawienia numer dokumentu, pod jakim jest identyfikowany w KSeF.

Na dokumencie pobranym z KSeF wyżej wymienione pola uzupełniane są automatycznie i nie podlegają edycji. Jeżeli na fakturze w module Handel uzupełnione są pola Numer KSeF oraz Data przyjęcia (automatycznie lub ręcznie) to po przeniesieniu faktury do rejestru VAT pola te nie podlegają edycji na dokumencie w rejestrze VAT.

Uwaga

Jeżeli Numer KSeF został uzupełniony ręcznie bezpośrednio na dokumencie w rejestrze VAT lub został uzupełniony ręcznie na fakturze w module Handel, która następnie została przeniesiona do rejestru VAT, to taki dokument w rejestrze VAT nie ma podglądu graficznego dokumentu pobranego z KSeF.

• Kody JPK_V7 – zawiera informację o kodach towarowych, procedurach oraz znaczniku technicznym ZakupVAT_Marza typach dokumentów, które opisują dokument wysyłany w pliku JPK_V7. Mogą one zostać dodane ręcznie bezpośrednio na formularzu dokumentu w rejestrze VAT, przeniesione z karty kontrahenta, przeniesione z modułu Handel, dodane automatycznie na podstawie danych z karty kontrahenta, danych z modułu Handel lub parametrów zaznaczonych bezpośrednio na formularzu dokumentu w rejestrze VAT.
  Dotyczy wersji: 2022.1.1

  Lista kodów jest odpowiednio zawężana w zależności od daty rozliczenia w VAT (a w przypadku metody kasowej w zależności od daty bieżącej).
• Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 – z poziomu której istnieje możliwość dodania atrybutów na formularzu których zaznaczono parametr Widoczny JPK_VAT. Atrybuty dodane w tej sekcji pozwalają na wykazanie kwot w odpowiednich polach w plikach JPK_VAT i JPK_V7.
• JPK_FA – z poziomu której istnieje możliwość dodania atrybutów na formularzu których dla parametru Widoczny JPK_FA wybrano opcję: VAT.

Sekcja Kody JPK_V7 Na dokumentach w rejestrze VAT zakupu istnieje możliwość dodania procedur i  typu dokumentu dotyczących zakupu oraz znacznika technicznego ZakupVAT_Marza. Na dokumentach w rejestrze VAT sprzedaży istnieje możliwość dodania procedur i  typu dokumentu dotyczących sprzedaży oraz dowolnych kodów towarowych. Na dokumencie można dodać tylko jeden kod towarowy/ procedurę/ typ dokumentu danego rodzaju. Przykładowo, nie ma możliwości dodania dwóch pozycji o kodzie GTU_02 na jednym dokumencie. Na dokumencie można dodać tylko jeden kod dotyczący typu dokumentu. Podczas próby dodania na dokumencie w rejestrze VAT zakupu/ sprzedaży więcej niż jednego kodu dotyczącego typu dokumentu pojawia się komunikat: Zaznaczono zbyt wiele kodów dla typów dokumentów. Wybierz jeden kod opisujący typ dokumentu. Jeżeli na dokumencie w wersji programu wcześniejszej niż 2021.0.1 dodano jeden lub więcej typów dokumentu to po dodaniu kolejnego typu dokumentu wcześniejsze typy są usuwane i pozostaje tylko jeden typ dokumentu. Jeżeli w wyniku modyfikacji dokumentu dodany zostanie automatycznie typ dokumentu to dodane wcześniej typy dokumentu są również usuwane. Jeżeli podczas wykonywania operacji seryjnej Dodaj kody JPK_V7 wskazano kod dotyczący typu dokumentu to wybrany wcześniej na dokumencie typ dokumentu jest usuwany i pozostaje tylko jeden typ dokumentu.

Uwaga

Jeżeli w bazie istnieją już dokumenty zawierające jednocześnie więcej niż jeden kod dotyczący typu dokumentu, podczas przeliczania pliku JPK_V7 pojawia się komunikat uniemożliwiający utworzenie pliku: Plik JPK_V7 nie może być naliczony. Istnieją transakcje zawierające więcej niż jeden typ dokumentu na zakładce Kody JPK_V7. Po zatwierdzeniu komunikatu pojawia się Lista dokumentów z więcej niż jednym typem dokumentu JPK_V7. Użytkownik powinien na każdym z tych dokumentów pozostawić tylko jeden kod dotyczący typu dokumentu.

Na formularz dokumentu w rejestrze VAT na zakładkę [JPK] do sekcji Kody JPK_V7 automatycznie przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii wybranej w nagłówku dokumentu oraz w pozycjach dokumentu (w kolumnie Kategoria oraz Kategoria 2). Jeżeli na dokumencie dodano wcześniej dany kod JPK_V7 to nie jest on dublowany. Jeżeli na formularzu kontrahenta uzupełniono kody JPK_V7 oraz wskazano domyślną kategorię sprzedaży/ zakupu z uzupełnionymi kodami JPK_V7 to po wyborze takiego kontrahenta na dokumencie w rejestrze VAT przenoszone są kody JPK_V7 z karty kontrahenta i formularza kategorii (kody nie są dublowane). Na dokumenty w rejestrze VAT zakupu przenoszone są procedury i typ dokumentu dotyczące zakupu oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza. Na dokumenty w rejestrze VAT sprzedaży przenoszone są procedury i typ dokumentu dotyczące sprzedaży oraz kody towarowe. Procedura MPP jest dostępna na dokumentach z datą rozliczenia w VAT do czerwca 2021 r. Jeżeli na dokumencie zmieniono datę rozliczenia w VAT na wcześniejszą niż lipiec 2021 r. to kod MPP jest dodawany na dokument po jego zapisaniu jeżeli na dokumencie zaznaczony jest parametr MPP – Podzielona płatność i kwota dokumentu przekracza 15 tys. zł brutto. W przypadku metody kasowej kod MPP nie jest dostępny dla daty bieżącej od lipca 2021 r.

Dotyczy wersji: 2022.1.1

Procedura SW jest możliwa do wyboru na dokumentach z datą rozliczenia w VAT do czerwca 2021 r. W przypadku metody kasowej pod uwagę brana jest data bieżąca w programie. Procedura EE jest możliwa do wyboru na dokumentach z datą rozliczenia w VAT do grudnia 2021 r. W przypadku metody kasowej pod uwagę brana jest data bieżąca w programie. Procedury WSTO_EE oraz IED są możliwe do wyboru na dokumentach z datą rozliczenia w VAT od stycznia 2022 r. Jeżeli na dokumencie zmieniono datę rozliczenia w VAT na wcześniejszą niż styczeń 2022 r. to kody te nie są usuwane z dokumentu, natomiast kod WSTO_EE zostanie przeniesiony do pliku jako kod EE, z kolei kod IED nie zostanie przeniesiony do pliku JPK_V7. W przypadku metody kasowej pod uwagę brana jest data bieżąca w programie.

Zmiana kontrahenta na dokumencie powoduje usunięcie kodów towarowych/ procedur przypisanych do kontrahenta wybranego pierwotnie na dokumencie (łącznie z kodami uzupełnionymi na formularzu domyślnej kategorii kontrahenta) i przeniesienie kodów towarowych/ procedur z karty nowo wybranego kontrahenta (łącznie z kodami uzupełnionymi na formularzu domyślnej kategorii kontrahenta) za wyjątkiem procedury MPP, która nie jest przenoszona na dokument o łącznej kwocie brutto nie przekraczającej 15 tys. (dotyczy daty rozliczenia w VAT przed lipcem 2021 r.). Pozycje dodane ręcznie w sekcji Kody JPK_V7 nie są usuwane przy zmianie kontrahenta. Zmiana kategorii na dokumencie (zarówno z poziomu formularza, jak i za pomocą operacji seryjnej Zmień kategorię) powoduje usunięcie kodów JPK_V7 przypisanych do kategorii wybranej pierwotnie na dokumencie i przeniesienie kodów JPK_V7 z formularza nowo wybranej kategorii, za wyjątkiem procedury MPP, która nie jest przenoszona na dokument o łącznej kwocie brutto nie przekraczającej 15 tys. (dotyczy daty rozliczenia w VAT przed lipcem 2021 r.). Kody JPK_V7 dodane ręcznie, przeniesione z karty kontrahenta oraz dodane automatycznie w sekcji Kody JPK_V7 nie są usuwane przy zmianie kategorii. Wyjątkiem jest również kod dotyczący typu dokumentu – jeżeli na kategorii uzupełniono taki kod to po jej wskazaniu wybrany wcześniej na dokumencie typ dokumentu jest usuwany i pozostaje tylko typ dokumentu uzupełniony na kategorii. Usunięcie z dokumentu pozycji w której wskazano kategorię z uzupełnionymi kodami JPK_V7 powoduje usunięcie tych kodów JPK_V7 z formularza dokumentu za wyjątkiem przypadku, w którym ta kategoria jest wskazana w nagłówku dokumentu lub w innej pozycji dokumentu lub kod jest wybrany na innej kategorii, która pozostaje na dokumencie. W przypadku dokumentu przetworzonego za pomocą usługi Comarch OCR, jeżeli rozpoznany kontrahent ma uzupełnioną kategorię domyślną to na dokument przenoszone są kody JPK_V7 z karty kontrahenta oraz z formularza kategorii (za wyjątkiem kodów towarowych GTU w przypadku rejestru VAT zakupu).

Uwaga

W przypadku wyboru na dokumencie z rodzajem transakcji Procedura OSS kontrahenta i/lub kategorii z uzupełnionymi kodami JPK_V7 nie są one przenoszone na dokument. Po zmianie na dokumencie rodzaju transakcji na inny niż Procedura OSS kody JPK_V7 nie są automatycznie dodawane na dokument. Aby zostały przeniesione, należy dokonać modyfikacji dokumentu (np. dodać nową pozycję z taką kategorią).

Dodanie/ usunięcie pozycji w sekcji Kody JPK_V7 na zaksięgowanym dokumencie jest możliwe jeżeli na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana atrybutów/kodów JPK na zatw. dok. W przypadku dokumentów wyeksportowanych dodanie/ usunięcie pozycji jest możliwe jeżeli na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Uwaga

Po konwersji bazy danych do wersji 2020.4.1 na wszystkich dokumentach wprowadzonych do rejestru VAT we wcześniejszych wersjach programu sekcja Kody JPK_VAT na zakładce [JPK] jest pusta. W przypadku dokumentów wystawionych po 31 marca 2020 r. użytkownik powinien uzupełnić odpowiednie kody JPK_V7. Można do tego wykorzystać operację seryjną Dodaj kod JPK_V7, opisaną w dalszej części tego artykułu.

Przenoszenie dokumentów z modułu Handel Podczas przenoszenia faktur sprzedażowych i zakupowych z modułu Handel wszystkie zapisane na nich kody towarowe, procedury i typ dokumentów przenoszone są na formularz dokumentu w rejestrze VAT, gdzie podlegają edycji. Nie są natomiast dodawane kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii wybranej na Fakturze. Zmiana kategorii na przeniesionym dokumencie powoduje dopisanie kodów JPK_V7 z formularza nowo wybranej kategorii. Podczas tworzenia dowodów wewnętrznych do Faktur Zakupu przeniesionych z modułu Handel, na dowody wewnętrzne przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na dokumencie pierwotnym. Nie są natomiast dodawane kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii wybranej na dokumencie. Podczas przenoszenia paragonów (zbiorczo lub pojedynczo) na formularz dokumentu w rejestrze VAT sprzedaży przenoszone są procedury i typy dokumentów uzupełnione na paragonie w module Handel. Nie są natomiast przenoszone kody towarowe. Podczas zbiorczego przenoszenia paragonów na dokument w rejestrze VAT przenoszone są wszystkie procedury i typy dokumentów wybrane na zaznaczonych paragonach.

Uwaga

Paragony wystawione przez podatników zwolnionych z obowiązku posiadania kas fiskalnych powinny być wykazywane w pliku JPK_V7 z kodem WEW (zamiast RO jak w przypadku paragonów fiskalnych). Jeżeli paragony przenoszone są z modułu Handel do rejestrów VAT, należy zmienić na nich domyślnie dodawany kod RO na WEW. Można posłużyć się operacjami seryjnymi dostępnymi w rejestrach VAT (Dodaj kody JPK_V7). Po wybraniu kodu WEW, kod RO zostanie usunięty z dokumentów. Jeżeli paragony były przenoszone pojedynczo do rejestrów VAT, po zmianie kodu wykazywane są w pliku JPK_V7 jako jeden zapis zbiorczy z kodem WEW dla kontrahenta o nazwie Raport okresowy sprzedaży detalicznej oraz numerze dokumentu: Detal – dokument zbiorczy sprzedaży.

Przenoszenie zafiskalizowanych Faktur Sprzedaży W momencie przenoszenia do rejestru VAT zafiskalizowanej Faktury Sprzedaży z datą sprzedaży od 1 października 2020 r., przenoszona jest Faktura z typem dokumentu FP oraz automatycznie tworzony jest dodatkowy dokument techniczny z typem dokumentu RO. Dokument dodawany jest z tym samym kontrahentem, numerem dokumentu, w tej samem kwocie co Faktura Sprzedaży, oraz z opisem Zapis techniczny do rozliczenia JPK_V7. Na dokumencie technicznym nie jest zaznaczany parametr Wewnętrzny. Dokument taki, pomimo że nie jest dowodem wewnętrznym to nie generuje płatności. Podczas edycji wygląda jak dowód wewnętrzny. Dokumenty techniczne z typem dokumentu RO są uwzględniane przy liczeniu części deklaracyjnej pliku JPK_V7, w związku z czym są wyświetlane na zakładce [Do VAT/JPK_V7]. Dokumenty techniczne utworzone do zafiskalizowanych Faktur Sprzedaży nie podlegają księgowaniu. Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową to na dokumencie technicznym jako kolumna do księgowania ustawiana jest opcja Nie księgować. Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to podczas próby księgowania dokumentu technicznego pojawia się komunikat: Nie można rozpocząć księgowania dokumentu [numer dokumentu] z dnia [data dokumentu]. Zapis jest dokumentem technicznym służącym prawidłowemu rozliczeniu JPK_V7. Po usunięciu z rejestru VAT zafiskalizowanej Faktury Sprzedaży automatycznie usuwany jest powstały do niej dokument techniczny. Podczas próby usunięcia tylko dokumentu technicznego pojawia się komunikat: Dokument techniczny został utworzony w celu prawidłowego rozliczenia JPK_V7 i jest powiązany z Fakturą sprzedaży [Numer dokumentu]. Czy na pewno chcesz usunąć zaznaczoną pozycje? Zaakceptowanie komunikatu powoduje usunięciu dokumentu technicznego. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem dokumentu technicznego. Podczas eksportu za pomocą pracy rozproszonej dokumentów z poziomu rejestrów VAT, przenoszone są również dokumenty techniczne utworzone do zafiskalizowanych Faktur Sprzedaży. Podczas importu za pomocą pracy rozproszonej dokumentów z poziomu modułu Handel, do zafiskalizowanych Faktur Sprzedaży w rejestrze VAT sprzedaży tworzone są automatycznie zapisy techniczne. Dokumenty techniczne utworzone po przeniesieniu do rejestru VAT zafiskalizowanych Faktur Sprzedaży wraz z Paragonami przeniesionymi do rejestru VAT pojedynczo oraz dokumentami dodanymi do rejestru VAT sprzedaży z kodem RO, przenoszone są do pliku JPK_V7 jako jeden zbiorczy zapis na koniec miesiąca.

Uwaga

Użytkownicy ewidencjonujący zafiskalizowane Faktury Sprzedaży z pominięciem modułu Handel powinni od 1 października 2020 r. do rejestru VAT sprzedaży wprowadzać dwa dokumenty, odpowiednio z typem dokumentu FP oraz RO, jeśli nie jest on uwzględniany w ręcznym raporcie fiskalnym. Na dokumencie z typem dokumentu RO i rodzajem transakcji innym niż Krajowa nie należy zaznaczać parametru Wewnętrzny, a na zwykłej fakturze należy ustawić status płatności Nie podlega.

Uwaga

Jeżeli na dokumencie z kodem RO dodatkowo wybrane są kody JPK określające procedury dla sprzedaży, są one przenoszone do części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Kody towarowe (GTU) wybrane na dokumencie z kodem RO nie są przenoszone do pliku.

Automatyczne dodawanie kodów JPK_V7 Po zaznaczeniu na dokumencie parametru Wewnętrzny automatycznie dodawany jest typ dokumentu WEW. Na formularzu zapisu korekcyjnego, wygenerowanego do zawiadomienia VAT-ZD w rejestrze VAT zakupu/sprzedaży, typ dokumentu WEW nie jest automatycznie dodawany. Nie są również przenoszone kody JPK_V7 uzupełnione na dokumencie pierwotnym. Po zaznaczeniu na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży parametru Sprzedaż detaliczna lub po wyborze w nagłówku dokumentu kategorii na formularzu której zaznaczono parametr Detal automatycznie dodawany jest typ dokumentu o kodzie RO. Usunięcie kodu RO nie powoduje odznaczenia parametru Sprzedaż detaliczna. Po wyborze na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży kontrahenta na kartotece którego zaznaczono parametr Kontrahent powiązany automatycznie dodawana jest procedura o kodzie TP. Po wyborze na dokumencie w rejestrze VAT zakupu podmiotu na kartotece którego dla parametru Metoda kasowa zaznaczona opcję Zakup lub o zaznaczeniu na dokumencie parametru Metoda kasowa automatycznie dodawany jest typ dokumentu o kodzie MK. Usunięcie kodu MK nie powoduje odznaczenia parametru Metoda kasowa. Po wyborze na dokumencie w rejestrze VAT zakupu podmiotu na kartotece którego zaznaczono parametr Rolnik lub po zaznaczeniu na dokumencie parametru Rolnik automatycznie dodawany jest typ dokumentu o kodzie VAT_RR. Jeżeli na kartotece kontrahenta dodano kod TT_WNT to podczas generowania dowodów wewnętrznych kod ten przenoszony jest na dowód wewnętrzny sprzedaży Po wyborze na dokumencie w rejestrze VAT zakupu rodzaju transakcji Import automatycznie dodawana jest procedura o kodzie IMP. Usunięcie kodu IMP nie powoduje zmiany rodzaju transakcji.

Uwaga

Podczas próby zapisania dokumentu w rejestrze VAT zakupu z rodzajem transakcji Import oraz rodzajem Usługi (bez pozycji z rodzajem Towary) pojawia się komunikat: Zapisujesz dokument z kodem IMP. Kod ten powinien być stosowany do importu towarów. Na dokumencie nie ma pozycji z rodzajem towar. Czy chcesz aby program usunął kod IMP? Zaakceptowanie komunikatu powoduje usunięcie z dokumentu kodu IMP. Wybór opcji Nie skutkuje pozostawieniem kodu IMP na dokumencie. Zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że komunikat nie pojawi się ponownie dla danego operatora.

Po zaznaczeniu na dokumencie z datą rozliczenia w VAT wcześniejszą niż lipiec 2021 r. o łącznej kwocie brutto powyżej 15 tys. zł parametru MPP – podzielona płatność automatycznie dodawana jest procedura o kodzie MPP. Usunięcie kodu MPP nie powoduje odznaczenia parametru MPP – po dzielona płatność. Po odznaczeniu na dokumencie parametru MPP – podzielona płatność procedura o kodzie MPP nie zostanie usunięta jeżeli na dokumencie dodano kody towarowe: GTU_05, GTU_06 lub GTU_08. Podczas próby dodania na dokumencie o łącznej kwocie brutto nie przekraczającej 15 tys. zł procedury o kodzie MPP pojawia się komunikat: Wybierasz kod transakcji objętej obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności MPP a dokument nie spełnia warunków takiej weryfikacji. Czy jesteś pewien, że chcesz dodać taki kod? Podczas generowania z poziomu rejestru VAT zakupu dowodów wewnętrznych, w przypadku kontrahentów powiązanych na dowodach wewnętrznych sprzedaży dodawany jest typ dokumentu TP.

Uwaga

Procedury o kodach SW, EE, TT_WNT, TT_D, I_42, I_63, B_SPV, B_SPV_DOSTAWA, B_MPV_PROWIZJA, WSTO_EE i IED oraz znacznik techniczny ZakupVAT_Marza nie są automatycznie dodawane na dokumencie. Mogą zostać one przeniesione na dokument w rejestrze VAT z karty kontrahenta, z formularza kategorii, z modułu Handel lub dodane ręcznie przez użytkownika.

Uwaga

Dokument posiadający kod ZakupVAT_Marza zostanie uwzględniony w części ewidencyjnej pliku JPK_V7 zgodnie z okresem rozliczenia w VAT wraz z informacjami: numer dokumentu, dane kontrahenta i jego numer NIP oraz kwota brutto prezentowana w tagu ZakupVAT_Marza.

Dotyczy wersji: 2021.1.1

Sekcja Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 W celu wykazywania:

• w pliku JPK_VAT kwot w polach odpowiadającym poz.36-39 oraz poz. 47-50 na deklaracji VAT-7,
• w pliku JPK_V7 kwot w polach 33-36 oraz 44-47 części deklaracyjnej pliku należy dodać do rejestru VAT dokument techniczny z odpowiednim atrybutem w sekcji Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7

W przypadku pliku JPK_VAT, atrybut należy dodać jeżeli na formularzu deklaracji VAT-7 pojawiły się wartości w polu 36-39, 47-50 (kwoty w tych pozycjach mogą być wyliczane na podstawie dokumentów z poprzednich okresów bądź uzupełniane ręcznie).

Uwaga

W przypadku kiedy w programie utworzony został załącznik VAT-ZD o typie zakup i wygenerowany/e z niego zapis/y korekcyjny/e, atrybutów VAT ZD ZAKUP NIEZAPŁ oraz VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC. nie należy dodawać na dokumentach w rejestrze VAT ponieważ spowoduje to duplikację kwot w pliku JPK_VAT. Zapisy korekcyjne z VAT-ZD o typie zakup są wykazywane w pliku JPK_VAT jako korekta zgodnie z Art. 89b, odpowiednio ust. 1 lub 4. Podobnie w przypadku atrybutu WEWN.NABYCIE ŚR.TRAN – jeżeli na przeliczanej w programie Comarch ERP Optima deklaracji VAT-7 pole Podatek od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu jest uzupełniane automatycznie przez program na podstawie wprowadzonych dokumentów, atrybutu nie należy stosować. Wspomniane atrybuty należy wykorzystywać tylko pod warunkiem, że odpowiadające im pola na deklaracji VAT-7 Użytkownik uzupełnia ręcznie.

Dokument techniczny nie musi posiadać żadnej pozycji, natomiast należy wybrać na nim odpowiedni wskazany powyżej atrybut (jeden bądź więcej) uzupełniając jego wartość kwotą z odpowiadających im pól na deklaracji. W celu spełnienia wymagań wzorca dokumentu elektronicznego, należy uzupełnić numer dokumentu (np.: Dokument techniczny do deklaracji VAT-7 pod plik JPK_VAT). Zalecamy kontakt z Urzędem Skarbowym celem uzgodnienia jakie dane powinny się na tego typu dokumentach znaleźć. W przypadku korzystania z atrybutów VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ lub VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC należy na wprowadzonych dokumentach nie dodawać pozycji, natomiast uzupełnić numer dokumentu oraz wskazać kontrahenta jaki występował fakturze która ma zostać skorygowana. W przypadku pliku JPK_V7, po wprowadzeniu dokumentów technicznych z odpowiednimi atrybutami, w części deklaracyjnej zostaną automatycznie uzupełnione odpowiadające im pola, za wyjątkiem pól 44 i 45, dla których należy dodać dokument techniczny (w celu wykazania w części ewidencyjnej pliku), a dodatkowo na części deklaracyjnej uzupełnić wartość. Wynika to z tego, że te pola są wyliczane automatycznie w pliku JPK_V7 za styczeń bądź pierwszy kwartał jako korekta roczna, w przypadku stosowania szacunkowego współczynnika struktury sprzedaży, i może zaistnieć potrzeba ich ręcznej zmiany. Aby wykazać w polach P_31 oraz P_32 nabycie energii i gazu objętych odwrotnym obciążeniem VAT należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie SPRZ_ENERGIA_GAZ_OO i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Po wybraniu tego atrybutu na dokumencie w rejestrze sprzedaży VAT, dokument taki jest wykazywany w części deklaracyjnej pliku w polach P_31 oraz P_32 oraz w części ewidencyjnej w polach K_31 oraz K_32. Aby wartość w polu P_33 (Podatek należny od towarów objętych spisem z natury) została uwzględniona na deklaracji i w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie PODATEK OD SPISU i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Aby wartość w polu P_34 (Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących) została uwzględniona na deklaracji i w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie ZWROT ZA KASĘ FISKAL i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Wartość w polu P_35 (Podatek od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu) jest częścią pola P_24 (Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów – kwota VAT dokumentów z wybranym rodzajem Środki transportu). Jeśli wartość w polu P_35 nie wynika z pola P_24, wówczas należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie WEWN.NABYCIE ŚR.TRAN i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Aby wartość w polu P_36 (Podatek od wewn. nabycia towarów art. 103 ust. 5aa) została uwzględniona na deklaracji i w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze sprzedaży dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie WEWN.NAB.PALIW SILN. i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Aby wartość w polu P_44 (Korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych) została uwzględniona w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie KOREKTA ŚR. TRWAŁYCH i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Aby wartość w polu P_45 (Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć) została uwzględniona w części ewidencyjnej pliku należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z atrybutem JPK_V7 o nazwie KOREKTA POZ. NABYĆ i odpowiednią wartością oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Wartość w polu P_46 (Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 1 ustawy) wynika z zapisów korekcyjnych do VAT-ZD. Jeśli nie ma takich zapisów, wówczas należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z danymi korygowanego dokumentu: np. numerem faktury oraz danymi kontrahenta, z atrybutem JPK_V7 o nazwie VAT-ZD ZAKUP NIEZAPŁ i odpowiednią wartością na minus oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT. Wartość w polu P_47 (Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 4 ustawy) wynika z zapisów korekcyjnych do VAT-ZD. Jeśli nie ,ma takich zapisów, wówczas należy dodać w rejestrze zakupu dokument bez pozycji z danymi korygowanego dokumentu: np. numerem faktury oraz danymi kontrahenta, z atrybutem JPK_V7 o nazwie VAT-ZD ZAKUP ZAPŁAC. i odpowiednią wartością na plus oraz zaznaczoną datą Rozliczać w VAT.

Chcąc oznaczyć dokument w rejestrze sprzedaży VAT jako korektę o której mowa w art. 89a ust. 1  Ustawy (zmniejszenie podstawy opodatkowania, korekta pierwotna), należy dodać atrybut KOREKTA_ART.89A, wybierając wartość Tak oraz atrybut TERMIN_PLATNOSCI i uzupełnić na nim oczekiwaną datę. Chcąc oznaczyć dokument w rejestrze sprzedaży VAT jako korektę o której mowa w art. 89a ust. 4  Ustawy (zwiększenie podstawy opodatkowania, korekta powrotna), należy dodać atrybut KOREKTA_ART.89A, wybierając wartość Tak oraz atrybut DATA_ZAPLATY i uzupełnić na nim oczekiwaną datę. Oznaczenie w ten sposób dokumentów spowoduje odpowiednie ich wykazanie w części ewidencyjnej pliku JPK_V7. Jeżeli chodzi o pola P_68 oraz P_69 znajdujące się na części deklaracyjnej pliku, powinny one zostać uzupełnione przez użytkownika samodzielnie. Sekcja JPK_FA Jeżeli na formularzu atrybutu dotyczącego JPK_FA dla parametru Widoczny JPK_FA wybrano opcję: VAT oraz zaznaczono przenosić na transakcje to pojawia się on na nowo dodawanym dokumencie w Rejestrze VAT sprzedaży w sekcji JPK_FA. Jeżeli na formularzu atrybutu dotyczącego JPK_VAT zaznaczono parametr przenosić na transakcje to pojawia się on na nowo dodawanym dokumencie w Rejestrze VAT zakupu/sprzedaży w sekcji JPK_VAT. Przy kopiowaniu dokumentu z atrybutami na kopiowany dokument przenoszone są atrybuty 1:1, łącznie z datami dla atrybutów o typie Data. Na kopiowanym dokumencie nie dodają się ponownie atrybuty mające zaznaczony parametr przenosić na transakcję.

Uwaga

Jeżeli w module Handel na fakturze dodano atrybuty dotyczące JPK_FA, na formularzu których zaznaczono parametr kopiować przy przenoszeniu do rejestru VAT to po przeniesieniu dokumentu do Rejestru VAT atrybuty są widoczne w sekcji JPK_FA.

• Wprowadzanie dokumentu z tzw. Kontrahentem (podmiotem) jednorazowym, którego nie ma potrzeby umieszczać w bazie podmiotów. W takim przypadku wszystkie dane podmiotu wpisujemy bezpośrednio na zakładce [Kontrahent].

• Faktura od podmiotu, którego dane są już wprowadzone na liście podmiotów, a pewne dane np. adres musi zostać jednorazowo, na wprowadzanym zapisie, zmodyfikowany. Przy dodawaniu zapisu dla podmiotu już istniejącego w pierwszej kolejności musimy go wybrać z listy podmiotów (analogicznie jak przy wyborze na zakładce [Ogólne]). W przypadku rejestru VAT sprzedaży należy bardzo uważnie wypełnić pola związane z charakterystyką Kontrahenta, potrzebne do poprawnego wypełnienia deklaracji VAT-7. Rodzaj transakcji: Krajowa, Dostawa wewnątrzunijna, Dostawa wewnątrzunijna trójstronna, Eksport, Eksport – zwrot VAT, Krajowa – Podatnikiem jest nabywca, Dostawa poza terytorium kraju, Poza terytorium kraju (stawka NP), Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca, Pozaunijny – podatnikiem jest nabywca, Procedura OSS.

Uwaga

Zmiana rodzaju transakcji, statusu podatnika, kodu kraju oraz numeru NIP możliwa jest również na zaksięgowanym dokumencie, na dokumencie, na którym uzupełniono predekretację (w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową), na dokumencie, do którego wygenerowano dowody wewnętrzne oraz na dokumencie wyeksportowanym jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Dotyczy wersji: 2020.4.1

   W polu z prefiksem kraju dostępna jest lista kodów krajów wg ISO 3166 uzupełniona o kody 6 krajów:

• SX – Wyspa Sint Maarten(część holenderska),
• BQ – Bonaire, Sint Eustatius i Saba,
• SS – Sudan Południowy,
• CW – Curacao,
• GR – Grecja.
• XI– Irlandia Północna.

Dostępny jest mechanizm podpowiadania prefiksów najczęściej wybieranych przez operatora. Oznacza to, że na wyświetlanej liście prefiksów w pierwszej kolejności proponowane są kraje najczęściej wybierane przez operatora w danej bazie. Dodatkowo pięć najczęściej wybieranych krajów wyświetlane jest pogrubioną czcionką. Ustawienia są zapamiętywane dla każdego operatora i każdej bazy firmowej.

W przypadku transakcji wewnątrzunijnych (lub wewnątrzunijnych trójstronnych lub wewnątrzunijnych – podatnikiem jest nabywca) dla pozycji z rodzajem usługi data obowiązku podatkowego ustawiana jest według daty sprzedaży, a dla pozycji z rodzajem towary według daty wystawienia. W przypadku wewnątrzwspólnotowego importu usług data powstania obowiązku podatkowego ustawiana jest według data zakupu. Podczas wprowadzania/ modyfikacji faktury w rejestrze VAT z usługą i towarem, przy próbie zapisania dokumentu pojawia się komunikat: Dla faktur wewnątrzunijnych mogą być różne daty obowiązku podatkowego i notowania kursów dla towaru i usługi. Taką fakturę należy wprowadzić jako dwa osobne dokumenty. Czy jesteś pewien, że mimo to chcesz zapisać tak wprowadzoną fakturę? Tak lub Nie.  Tak- zapisuje fakturę tak jak jest, Nie – wraca na fakturę i pozwala ją zmodyfikować. Jeśli parametr Rozliczać w VAT-UE jest zaznaczony, to faktury wykazywane są na deklaracji VAT-UE zgodnie z miesiącem rozliczenia dokumentów na deklaracji VAT-7. Parametr jest dostępny i domyślnie zaznaczony dla transakcji wewnątrzwspólnotowych i wewnątrzwspólnotowych trójstronnych. Jeśli ponadto zostanie zaznaczony parametr Wewnętrzny, to parametr Rozliczać w VAT-UE jest dostępny, ale niezaznaczony. Na transakcjach kwalifikowanych na VAT-UE podczas dodawania dokumentu nie ma konieczności uzupełnienia prefiksu kraju. Transakcja uwzględniana na VAT-UE powinna mieć uzupełniony prefiks kraju najpóźniej do dnia złożenia deklaracji VAT-UE, na której ta transakcja ma być ujęta.

Dotyczy wersji: 2021.1.1

Uwaga

Podczas próby zapisania dokumentu z datą wystawienia późniejszą niż 31 grudnia 2020 r. z prefiksem kraju GB i rodzajem transakcji Wewnątrzunijna lub Wewnątrzunijna trójstronna lub Wewnątrzunijny – podatnikiem jest nabywca pojawia się komunikat: ’Od 1 stycznia 2021 r. zmieniły się zasady handlu z Wielką Brytanią. Czy chcesz pozostawić rodzaj transakcji jako wewnątrzunijny i zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji Nie skutkuje przeniesieniem na zakładkę [Kontrahent] z kursorem ustawionym w polu Rodzaj transakcji.

Na formularzu dokumentu widoczny będzie parametr Podatnik VAT czynny gdy podmiot wskazany na dokumencie będzie podmiotem gospodarczym i rodzaj transakcji to Krajowa lub Krajowa – podatnikiem jest nabywca. Dodatkowo na formularzu dokumentu sprzedaży dla rodzaju transakcji Krajowa – podatnikiem jest nabywca widoczny jest parametr Rozliczać w VAT-27.

Faktury medialne – VAT wg daty wystawienia

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowym od 01.01.2014 roku faktury medialne są rozliczane na takich samych zasadach jak usługi budowlane, czy drukowanie czasopism i książek – data powstania obowiązku podatkowego to data wystawienia dokumentu. Jest to jeden z tych szczególnych momentów powstania obowiązku podatkowego, który został zachowany w znowelizowanej ustawie o VAT. W celu obsłużenia tego szczególnego momentu powstania obowiązku podatkowego zastosowano parametr VAT wg daty wystawienia. Dla dokumentów wystawionych do 31.12.2013 parametr działa tak, że data deklaracji jest wg terminu płatności. Od roku 2014 data powstania obowiązku podatkowego dla kontrahentów z zaznaczonym tym parametrem ustawiana jest jako data wystawienia dokumentu. Zaznaczenie tego parametru dotyczy zarówno dokumentów zakupowych, jak również sprzedażowych.

Płatności

Na zakładce [Kontrahent] użytkownik ma możliwość podglądnięcia informacji związanych z płatnościami do dokumentu. Zawarte są one w Tabeli (lewy dolny róg) , w której każdy zapis o płatności składa się z pól: Termin – termin, czyli data realizacji wpłaty Forma płatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana Waluta – waluta płatności Kwota – wartość płatności Kwota rozliczona – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za fakturę Płatnik – w przypadku, kiedy na dokumencie została wybrana forma płatności z podpiętym płatnikiem to w tabelce z płatnościami w polu Płatnik podpowiadany jest podmiot z formy płatności wybranej na dokumencie. Jeżeli użytkownik zmieni podmiot lub domyślnego płatnika na dokumencie to w tabelce z płatnościami na wszystkich płatnościach związanych z formą płatności, która nie ma swojego płatnika, zostanie ustawiony nowy płatnik. Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:  – dodanie nowej raty płatności  – edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian  – usunięcie pozycji z listy płatności.

Uwaga

Przy dzieleniu płatności na raty program w bardziej skomplikowanych przypadkach nie jest w stanie automatycznie przeliczać kwot tak, aby suma rat zgadzała się z wartością faktury. Jeśli kwoty te są różne, przy próbie zatwierdzenia dokumentu pojawia się stosowny komunikat, wyświetlający wartość różnicy.

Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać tylko na fakturach, które nie są zaksięgowane. Na fakturach zatwierdzonych nie ma możliwości wprowadzania tutaj zmian ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze. Program pozwala na automatyczne generowanie dokumentów kasowych do Faktur Sprzedaży i Zakupów wprowadzonych do rejestru. Data, z jaką zostanie wygenerowana płatność, zależy od następujących parametrów dostępnych w Konfiguracji firmy/ Kasa/Bank/ Daty dokumentów:

• Data zapisu kasowego przy zapisie FS – określa, czy zapis kasowy, generowany przy Fakturze Sprzedaży, będzie opatrzony datą sprzedaży, datą wystawienia czy terminem płatności Faktury Sprzedaży.
• Data zapisu kasowego przy zapisie PA – określa, czy zapis kasowy, generowany przy paragonie, będzie opatrzony datą sprzedaży, datą wystawienia czy terminem płatności paragonu.
• Data zapisu kasowego przy zapisie FZ – określa, czy zapis kasowy generowany przy fakturze zakupu będzie opatrzony datą wystawienia, datą zakupu, datą wpływu czy terminem płatności z Faktury Zakupu.

W tym miejscu dostępny jest jeszcze parametr Data zdarzenia w Preliminarzu dla FZ, który określa, czy zapis wygenerowany w Preliminarzu podczas zapisu Faktury Zakupu w rejestrze VAT, będzie opatrzony datą wystawienia, datą zakupu czy datą wpływu.

Przykład

Jeśli wprowadzimy fakturę, która w całości ma zostać zapłacona określonego dnia i w określonej formie płatności, na zakładce Płatności automatycznie pojawi się jedna pozycja. Termin oraz forma płatności będą takie same, jak ustalone na zakładce Ogólne. Kwota będzie równa wartości brutto faktury. Kwota rozliczona w chwili wystawiania dokumentu będzie równa zero. Zmieni się dopiero w chwili, gdy wśród zapisów w rejestrach kasowych lub bankowych pojawi się potwierdzenie otrzymanej należności. Opisywany tutaj przypadek, gdy realizacja zapłaty będzie wykonana w całości określonego dnia, nie wymaga od użytkownika wprowadzania jakichkolwiek zmian w proponowanym przez program zapisie. Do Rejestru Sprzedaży wprowadzamy zapis płatny w całości, w chwili wystawiania dokumentu gotówką, na kwotę brutto 800 zł. Na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności pojawi się zapis:

• termin – data dzisiejsza,
• forma płatności: gotówka,
• kwota: 800 zł,
• kwota rozliczona: 0 zł.Efekty zatwierdzenia zapisu płatnego gotówką przy wystawieniu to:
• W chwili zatwierdzenia zapisu (bezpośrednio do rejestru) program automatycznie generuje wpłatę gotówki – 800 zł – do kasy.

• na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 800 zł,
• na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 800 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
• w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka – patrz konfiguracja form płatności) pojawi się zapis potwierdzający przyjęcie kwoty 800 zł przez kasjera,

w Preliminarzu pojawiło się rozliczone zdarzenie sygnalizujące dokonanie zapłaty za fakturę.

Przykład

Wprowadzam zapis do Rejestru Sprzedaży płatny w całości przelewem, w terminie 14 dni, na kwotę brutto 1300 zł. Na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności pojawi się zapis:

• termin: data dzisiejsza + 14 dni,
• forma płatności: przelew,
• kwota: 1300 zł,
• kwota rozliczona: 0 zł.
• Efekty zatwierdzenia zapisu z odroczoną w całości płatnością to:

• na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, w dalszym ciągu mamy 0 zł. Przelew za fakturę jeszcze nie wpłynął,
• na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 0 zł (bo nie otrzymaliśmy zapłaty),
• w żadnym z rejestrów bankowych nie pojawił się zapis związany z naszą fakturą,
• w Preliminarzu pojawiło się nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 1300 zł.
• Gdy za 14 dni na wyciągu bankowym otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 1300 zł, taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:

• zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
• na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono pojawi się kwota, która wpłynęła na nasze konto – 1300 zł,
• na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności Kwota rozliczona również będzie równa 1300 zł (do banku wpłynęła zapłata).

Jeśli wprowadzana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom.

Jeśli wprowadzana faktura ma zostać zapłacona w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom

Przykład

Wprowadzamy fakturę sprzedaży na kwotę 2400 zł. Klient wpłaca w chwili wystawiania dokumentu 500 zł gotówką, pozostałe 1900 zł zapłaci przelewem w terminie 14 dni. W tym przypadku, płatność musimy rozbić na dwie części (dwie pozycje w Tabeli płatności): Pierwsza pozycja dotyczyć będzie zapłaty gotówką:

• termin: data dzisiejsza,
• forma płatności: gotówka,
• kwota: 500 zł,
• kwota rozliczona: 0 zł.

Druga pozycja to dane dotyczące przelewu:

• termin: data dzisiejsza + 14 dni,
• forma płatności: przelew,
• kwota: 1900 zł,
• kwota rozliczona: 0 zł.

Zatwierdzamy zapis. Efekty zatwierdzenia naszej faktury to:

• na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 500 zł,
• na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie równa 500 zł(bo do kasy wpłynęła zapłata),
• na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności, w pozycji Przelew, nic się nie zmieni – nie otrzymaliśmy jeszcze wpłaty,
• w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka) pojawił się zapis rozliczony, potwierdzający przyjęcie kwoty 500 zł przez kasjera,
• w Preliminarzu pojawiło się Nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 1900 zł,
• w Preliminarzu pojawiło się Rozliczone zdarzenie sygnalizujące, że wpłacono już kwotę 500 zł.

Gdy za 14 dni, na wyciągu bankowym, otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 1900 zł – taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:

• zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
• na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się całkowita kwota zapłacona jako rozliczenie naszej faktury: 500 + 1900 = 2400 zł,
• na zakładce Kontrahent, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie w dalszym ciągu równa 500 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
• na zakładce Kontrahent, w pozycji Przelew, kwota rozliczona będzie równa 1900 zł (otrzymaliśmy potwierdzenie przelewu i rozliczyliśmy zdarzenie w Preliminarzu),
• zdarzenie w Preliminarzu na kwotę 1900 zł uzyskało status Rozliczonego.

Inny płatnik na dokumencie

Użytkownik ma możliwość generowania płatności do dokumentów na inny podmiot niż ten wskazany na dokumencie. Na wybranych dokumentach jest dostępne pole z wyborem płatnika. Funkcjonalność może być wykorzystywana m.in. w przypadku zapłaty za fakturę kartą kredytową gdy płatność rozliczana jest np. z operatorem kart płatniczych lub do rozliczeń opłat na fundusz promocji produktów rolno-spożywczych. W Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności na formularzu formy płatności dostępna jest sekcja Płatnik z możliwością wyboru podmiotu, na który będą tworzone płatności w module Kasa/Bank w przypadku wyboru tej formy płatności na dokumencie. Na dokumentach Rejestr VAT oraz Ewidencja dodatkowa jest dostępna sekcja Domyślny płatnik. Sekcja ta nie jest widoczna na dowodach wewnętrznych oraz dokumentach w ewidencji dodatkowej kosztów, dla których nie są generowane płatności. W polu Domyślny płatnik domyślnie podpowiadany jest podmiot z dokumentu. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego płatnika na dokumencie poprzez wybór dowolnego podmiotu z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów. W przypadku, kiedy na dokumencie została wybrana forma płatności z podpiętym płatnikiem to w tabelce z płatnościami w polu Płatnik podpowiadany jest podmiot z formy płatności wybranej na dokumencie. Jeżeli użytkownik zmieni podmiot lub domyślnego płatnika na dokumencie to w tabelce z płatnościami na wszystkich płatnościach związanych z formą płatności, która nie ma swojego płatnika, zostanie ustawiony nowy płatnik. W przypadku, kiedy na dokumencie zostanie wybrana forma płatności o typie Przelew, na dokumencie w Rejestrze zakupów VAT w sekcji Domyślny płatnik Operator ma możliwość wyboru numeru rachunku bankowego płatnika. Na zdarzenie związane z domyślnym płatnikiem, które powstaje do takiego dokumentu jest przenoszony nr rachunku bankowego z dokumentu. Dla płatnika związanego z formą płatności na zdarzeniu podstawia się domyślny numer rachunku z karty płatnika. W przypadku, kiedy w tabelce z płatnościami użytkownik dokona podziału płatności to dla nowych płatności pobierany jest płatnik z dokumentu z pola Domyślny płatnik, a w przypadku kiedy na nowej płatności zostanie wybrana forma płatności z ustawionym płatnikiem – do pola Płatnik zostanie podstawiony podmiot z formy płatności.

Uwaga

W przypadku podziału płatności aktualizowany jest tylko płatnik na pozycjach, dla których forma płatności nie ma podpiętego własnego płatnika.

Automatycznie generowane zapisy kasa/bank są tworzone na podmiot – płatnika przypisanego w tabelce z płatnościami na dokumencie. W przypadku rozliczania dokumentu z zaliczkami, w tabelce z zaliczkami podpowiadane są zaliczki domyślnego płatnika wybranego na dokumencie. Użytkownik ma możliwość zmiany podmiotu, dla którego mają być rozliczane zaliczki na dokumencie. Na listach z dokumentami w Rejestrze VAT oraz Ewidencji jest widoczna kolumna Płatnik, w której jest wyświetlany kod Płatnika z tabelki z płatnościami. W przypadku kiedy na dokumencie jest kilka płatności z różnymi Płatnikami na liście dokumentów w kolumnie Płatnik jest wyświetlany znak *.

Zaliczki do rozliczenia

Program pozwala na realizację zaliczek dotyczących różnych rodzajów podmiotów: kontrahentów, pracowników/wspólników, banków i urzędów. Podczas dodawania faktur bezpośrednio do rejestru VAT, na dokumencie na zakładce [Kontrahent], dostępna jest dodatkowa Tabelka (prawy dolny róg) pozwalająca na wprowadzanie informacji o zaliczce bezpośrednio związanej z daną fakturą. Przycisk wyboru zaliczkobiorcy, widoczny pod tabelką, w rejestrze VAT domyślnie wskazuje pracownika. Można jednak na liście pomocniczej pod przyciskiem  wybrać inny rodzaj podmiotu. W przypadku zaliczki płatnika, jeżeli w zapisach kasowych lub bankowych znajdują się jakieś nierozliczone dokumenty związane z danym płatnikiem, to w momencie wprowadzania faktury ikona plusa dostępna pod tabelą zawiera dodatkowo wykrzyknik . Aby zaliczka pojawiła się w tabeli należy kliknąć ikonę plusa, otworzy się wtedy dodatkowa lista potencjalnych zaliczek, na której należy wybrać konkretną zaliczkę. Kwotę, jaką chcemy rozliczyć można podać już na liście potencjalnych zaliczek w kolumnie Do rozliczenia lub po wybraniu zaliczki, która zostanie podstawiona do tabeli, zmodyfikować wartość w kolumnie Kwota. Dla pracownika, jeżeli dana faktura jest związana z zaliczką dla konkretnego pracownika, należy wpisać w pole Pracownik jego kod (lub wybrać go z listy wyświetlonej po wciśnięciu przycisku Pracownik) i z listy potencjalnych zaliczek wybranego pracownika wybrać konkretną zaliczkę postępując analogicznie jak w przypadku zaliczki kontrahenta. Jeśli zaliczka dotyczy wspólnika należy na liście pomocniczej pod przyciskiem  wybrać rodzaj podmiotu Wspólnik. W tabeli dotyczącej zaliczek do rozliczenia dostępne są kolumny:

• Kwota – kwota, jaką chcemy rozliczyć. Program nie pozwoli rozliczyć kwoty większej niż to wynika z zapisu kasowego/bankowego.
• Kwota maksymalna – wyświetlona jest tu kwota, jaką możemy rozliczyć. Kwota ta wynika bezpośrednio z zapisu kasowego/bankowego w module Kasa/Bank.
• Numer dokumentu – wyświetlany jest numer dokumentu, z którym będzie rozliczana faktura.

Pod tabelą dostępne są przyciski plus, lupka i kosz pozwalające na dodawanie, edycję oraz usuwanie zaliczek. Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać podczas dodawania faktury i podczas edycji, ale tylko do momentu zaksięgowania. Na fakturach zaksięgowanych oraz na dokumentach do których wygenerowano dowody wewnętrzne nie ma możliwości wprowadzania zmian, ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze. W wyniku rozliczenia zaliczki:

• dokument otrzymuje status rozliczonego w części odpowiadającej rozliczonej zaliczce,
• na liście zapisów kasowych lub bankowych zaliczka otrzymuje status rozliczonej częściowo lub całkowicie, w zależności od kwoty rozliczonej z wystawionym dokumentem.

Mechanizm rozliczania zaliczek działa w ten sposób, że płatności w pierwszej kolejności są rozliczane z zaliczkami odpowiadającego płatnika, a po ich rozliczeniu następuje rozliczenie płatności z zaliczkami różnych podmiotów.

• dodano pozycję, w której wybrano kategorię z podziałem odliczeń lub
• w nagłówku dokumentu wybrano kategorię z podziałem odliczeń i dodano pozycję, w której nie wybrano żadnej kategorii,

• Ewidencję przychodów,
• Ewidencję kosztów.

Ewidencję przychodów i kosztów wyróżniono dwiema pionowymi zakładkami. W ramach ewidencji przychodów i kosztów, program pozwala na tworzenie dowolnej ilości podrejestrów. Podrejestry definiuje się z poziomu Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Rejestry Kosztów lub Rejestry Przychodów. Lista Okno ewidencji dodatkowej (przychodów, kosztów) pozwala na wprowadzanie dokumentów do dowolnego, wcześniej utworzonego podrejestru. Wprowadzone zapisy mogą być edytowane, kasowane pod warunkiem, że nie zostały zaksięgowane. Na liście zapisów widoczne są następujące dane dokumentu: Lp. – numer kolejny nadawany przez program wprowadzanym dokumentom. W zależności od wybranego parametru w Konfiguracji programu, dokumenty numerowane są narastająco w roku lub tylko w obrębie danego miesiąca. Data – data zapisu dokumentu w ewidencji dodatkowej. Numer dokumentu – wyświetla numer obcy, a jeżeli ten jest pusty to numer wewnętrzny. Numer wewnętrzny – numer nadawany dokumentowi automatycznie przez program. Status – status dokumentu. Kontrahent – w tym polu widoczne są dane podmiotu. Kwota – wartość wyświetlana z formularza dokumentu, z pola Razem. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb Użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Waluta – umożliwia zawężenie listy do określonej waluty. PRED – informacja czy na dokumencie użyto predekretacji czy nie. Domyślnie kolumna ta jest niewidoczna.

Rejestr  – umożliwia wybranie ze spuszczanej listy pomocniczej (ang. drop‑down) nazwy rejestru, dla którego chcemy wyświetlić zapisy na liście. Program posiada oddzielną listę rejestrów przychodów i kosztów. Nazwy Rejestrów Zakupów i Sprzedaży ustala się w Konfiguracji firmy. Zakres dat   – wybór odpowiedniej opcji Za rok, miesiąc lub dzień pozwala na wyświetlenie listy zapisów ograniczonych do żądanego okresu. Pola Dzień, Miesiąc i Rok służą do wprowadzenia odpowiednio dnia, miesiąca i roku, za który chcemy wyświetlić zapisy. Okres   – pozwala na wyświetlenie zapisów za dowolnie wybrany okres, mieszczący się pomiędzy datą początkową a końcową.  Usuń – przycisk pozwala na usunięcie dokumentu, ale tylko w przypadku, gdy nie został on zaksięgowany. Jeżeli dany zapis został zaksięgowany, jego usunięcie jest możliwe dopiero po wcześniejszym wykasowaniu z bufora lub wystornowaniu z księgi związanego z nim zapisu księgowego. Zapis można usunąć również klawiszem <DELETE>.  Renumeracja rejestru – po naciśnięciu przycisku zapisy w rejestrze są automatycznie przenumerowywane. W przypadku, gdy dokumenty nie były wprowadzane do rejestru w porządku chronologicznym, ich kolejność na liście jest zaburzona – funkcja renumeracji pozwala na uporządkowanie dokumentów wg dat i nadanie im kolejnych numerów. Renumeracja rejestru jest możliwa, jeżeli wybrano zapisy dla konkretnego rejestru za miesiąc lub rok. Renumerację można również uruchomić klawiszem <F8>. Renumeracja Ewidencji dodatkowej wykonywana jest zgodnie z ustawieniem parametru Numeracja ewidencji dodatkowej ciągła w roku, dostępnego w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry (zaznaczenie parametru powoduje numerowanie dokumentów narastająco w ramach całego roku. Jeżeli parametr jest odznaczony to wówczas w ramach każdego miesiąca zapisy są numerowane począwszy od liczby porządkowej 1).  Księguj – księgowanie można uruchomić również klawiszem <F7>. Funkcja jest aktywna wyłącznie, jeżeli wybrano zapisy konkretnego rejestru za dzień, miesiąc, rok lub okres. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową funkcja ta dokonuje zaksięgowania zaznaczonych zapisów do Księgi Handlowej za pomocą Schematów księgowań (opis w rozdziale: Schematy księgowań) lub wg predekretacji. Po wywołaniu funkcji księgowania pojawia się okno, na którym użytkownik może wybrać w jaki sposób chce zaksięgować dokumenty, które mają uzupełnioną predekretację: czy wg wcześniej dokonanej na każdym dokumencie z osobna predekretacji czy jednak wg schematu i wybrać konkretny schemat księgowy, a dla dokumentów bez predekretacji może wybrać odpowiedni schemat księgowy.

W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową lub Ewidencję ryczałtową funkcja ta umożliwia zaksięgowanie zaznaczonych zapisów do odpowiedniej kolumny Księgi podatkowej lub ryczałtu.  Operacje seryjne – po rozwinięciu strzałki obok przycisku oraz w menu kontekstowym w grupie Operacje seryjne widoczne są opcje:

• Zmień rejestr – funkcja umożliwia przenoszenie zapisów pomiędzy rejestrami cząstkowymi.

  

• Zmień kategorię – po zaznaczeniu parametru Zmień kategorię nagłówka użytkownik może przypisać nową lub zmienić dotychczasową kategorię nagłówka dla zaznaczonych dokumentów. Zaznaczenie parametru Aktualizuj opis powoduje przeniesienie do nagłówka dokumentu opisu z formularza wybranej kategorii.

  

• Zmień warunki płatności – funkcja umożliwia seryjną zmianę formy płatności oraz terminu płatności na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.

  

  Po zaznaczeniu parametru Zmień formę płatności istnieje możliwość wyboru formy płatności jaka ma zostać ustawiona na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach. Domyślnie ustawiana jest opcja przelew. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT to po wyborze formy płatności o typie gotówka w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający płatność do dokumentu. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas seryjnej zmiany warunków płatności pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Po zaznaczeniu parametru Zmień formę płatności aktywna staje się opcja Aktualizuj termin płatności, po zaznaczeniu której termin płatności pobierany jest z karty kontrahenta, a w przypadku braku jego zaznaczenia na karcie kontrahenta – termin wskazany na formularzu formy płatności w Konfiguracji. Termin płatności wyliczany jest jako data wystawienia plus ilość dni z karty kontrahenta/ formy płatności. Zaznaczenie parametru Zmień termin płatności powoduje wyszarzanie opcji Aktualizuj termin płatności i ustawienie opcji o ilość dni z wartością 0 dni. Użytkownik ma możliwość wpisania maksymalnie 999 dni. Termin płatności wyliczany jest jako data wystawienia plus ilość wskazanych dni. Po zaznaczeniu opcji na dzień istnieje możliwość wskazania konkretnej daty. Seryjna zmiana formy/ terminu płatności nie jest możliwa w przypadku:
  • dokumentu bez zaznaczonego parametru Generowanie płatności,
  • dokumentu rozliczonego,
  • dokumentu posiadającego więcej niż jedną płatność,
  • dokumentu z płatnością o stanie innym niż Do realizacji,
  • dokumentu z płatnością o statusie Nie podlega,
  • dokumentu uwzględnionego w korekcie podatku dochodowego,
  • dokumentu wyeksportowanego jeżeli na formularzu operatora nie zaznaczono parametru Zmiana dokumentów wyeksportowanych,
  • dokumentu zaksięgowanego lub w przypadku księgowości kontowej dokumentu z uzupełnioną Predekretacją,
  • Jeżeli na formularzu operatora dodano blokadę Parametry seryjnej zmiany warunków płatności.
• Ustaw zakład – funkcja widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa. Operacja umożliwia ustawienie zakładu na podświetlonym/zaznaczonych dokumentach.

  

   
• Rozlicz – funkcja jest aktywna jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy. Funkcja umożliwia rozliczenie podświetlonego/ zaznaczonych dokumentów. Po wyborze opcji Operacje seryjne/ Rozlicz pojawia się okno Parametry seryjnego rozliczania, na którym należy określić typ dokumentu, wskazać rejestr kasowy/bankowy, w którym będą tworzone zapisy kasowe/bankowe rozliczające poszczególne dokumenty oraz wskazać datę, z jaką będą one generowane. Domyślnie wskazana jest data dokumentu, z możliwością zmiany na termin płatności lub wybranie opcji inna i wskazanie dowolnej daty.

Po naciśnięciu przycisku Rozlicz we wskazanym przez użytkownika rejestrze tworzone są zapisy kasowe/bankowe rozliczające poszczególne dokumenty. Na utworzonym zapisie kasowym/bankowym:

• • do pola Dokument przenoszony jest symbol wskazany w oknie parametrów seryjnego rozliczania,
  • do pola Data przenoszona jest data wskazana w oknie parametrów seryjnego rozliczania,
  • do pola Kwota przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia z dokumentu,
  • do pola związanego z podmiotem przenoszony jest podmiot wskazany na dokumencie w polu Domyślny płatnik,
  • do pola Opis przenoszony jest opis: [Opis dokumentu] [Numer dokumentu].

Seryjne rozliczenie nie jest możliwe w przypadku gdy:

• • nie ma otwartego raportu, do którego można dodać zapis kasowy/bankowy rozliczający dokument,
  • płatność do dokumentu posiada kierunek inny niż kierunek wybrany do rozliczenia (np. podczas rozliczania dokumentów z kwotą dodatnią z ewidencji dodatkowej przychodów wybrano dokument KW),
  • waluta płatności dokumentu nie zgadza się z walutą rejestru kasowego/bankowego.

 

• Usuń rozliczenia – funkcja jest aktywna jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy. Funkcja umożliwia seryjne usunięcie rozliczeń z podświetlonego/zaznaczonych dokumentów. Nie jest usuwany automatycznie wygenerowany zapis kasowy.Podczas próby usunięcia rozliczenia związanego z zaksięgowaną różnicą kursową pojawia się komunikat: Nie można kasować zaksięgowanych różnic kursowych.W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową, podczas próby usunięcia zaksięgowanego rozliczenia pojawia się komunikat: Nie można kasować zaksięgowanych rozliczeń.Podczas próby usunięcia rozliczenia wybranego na Dokumencie kompensaty pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie kompensaty.Podczas próby usunięcia rozliczenia wybranego na Nocie odsetkowej pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie noty odsetkowej.W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki to podczas próby usunięcia rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem pojawia się komunikat: Nie można usunąć rozliczenia powiązanego z rozrachunkiem. Należy usunąć rozrachunek z poziomu Księgowość/Rozrachunki.
• Zweryfikuj numery rachunków – funkcja umożliwia seryjną weryfikację numerów rachunków bankowych w Wykazie podatników VAT. Operacja sprawdza płatności powiązane z danym dokumentem, a nie weryfikuje numer rachunku bankowego na dokumencie. Dokumenty z ewidencji dodatkowej kosztów muszą mieć wartość dodatnią, natomiast dokumenty z ewidencji dodatkowej przychodów muszą mieć wartość ujemną. W pierwszej kolejności następuje sprawdzenie, czy płatność jest związana z rejestrem o typie Konto bankowe, a następnie czy uzupełniono numer rachunku bankowego. Jeżeli numer rachunku bankowego na płatności znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów to pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – weryfikacja na dzień [Data systemowa]. numer rachunku [Numer rachunku] widnieje w Wykazie podatników VAT. Jeżeli numer rachunku bankowego nie znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów to pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – weryfikacja na dzień [Data systemowa]. numer rachunku [Numer rachunku] nie widnieje w Wykazie podatników VAT. Jeżeli dokument nie podlega weryfikacji, tj.:
  • płatność jest na podmiot inny niż kontrahent i/lub:
  • płatność ma typ Przychód
  to podczas próby seryjnej weryfikacji pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – Dokument nie spełnia warunków do weryfikacji. W przypadku, gdy uzupełniony na karcie płatnika numer NIP nie jest polskim numerem NIP to podczas próby seryjnej weryfikacji pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – Na płatności jest niepolski NIP. W przypadku, gdy na karcie płatnika nie uzupełniono numeru NIP to podczas próby seryjnej weryfikacji pojawia się komunikat: [Numer dokumentu] – błąd weryfikacji numeru rachunku [Numer rachunku]: pusty numer NIP. Weryfikacja rachunków bankowych odbywa się na dzień bieżący. Wyjątkiem jest sytuacja gdy operacja seryjna weryfikuje płatności o stanie Wysłano/Zrealizowano. W takim przypadku pojawia się komunikat o weryfikacji na dzień kiedy ta płatność była faktycznie weryfikowana/nastąpił przelew. Każda weryfikacja numeru rachunku bankowego jest zapisywana na karcie kontrahenta. Jeśli w danym dniu numer rachunku był już zweryfikowany to dodając kolejny dokument spełniający warunki do weryfikacji na ten sam numer rachunku, status rachunku pobierany jest z karty kontrahenta. Na liście dokumentów w ewidencji dodatkowej pod prawym przyciskiem myszy dostępne są opcje: Rozlicz pojedynczo – funkcja jest aktywna dla dokumentu nierozliczonego, z zaznaczonym parametrem Generowanie płatności, jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy. Funkcja umożliwia rozliczenie podświetlonego dokumentu. Po wyborze opcji Rozlicz pojedynczo należy określić typ dokumentu oraz wskazać rejestr kasowy/bankowy, w którym utworzony zostanie zapis kasowy/bankowy rozliczający dokument. Typ dokumentu jest zawężany do kierunku płatności dokumentu (np. dla dokumentu z ewidencji dodatkowej kosztów z kwotą dodatnią, istnieje możliwość wskazania symbolu zdefiniowanego dla wypłaty).

  

  Po wskazaniu rejestru pojawia się formularz zapisu kasowego/bankowego, na który przenoszone są dane:
  • do pola Dokument przenoszony jest symbol wskazany przez użytkownika, z możliwością zmiany,
  • do pola Data przenoszona jest data wskazana z poziomu Narzędzia/ Data bieżąca, z możliwością zmiany,
  • do pola Kwota przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia. Jeżeli dokument posiada kilka płatności to przenoszona jest kwota pozostająca do rozliczenia z pierwszej płatności o statusie innym niż Nie podlega,
  • do pola związanego z podmiotem przenoszony jest podmiot wskazany na dokumencie w polu Domyślny płatnik,
  • do pola Opis przenoszony jest opis: [Opis dokumentu] [Numer dokumentu].
  Podczas próby zapisania zapisu kasowego/bankowego, jeżeli za ten okres nie został jeszcze utworzony raport kasowy/bankowy, pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje otwarcie formularza raportu, gdzie jako zakres dat domyślnie ustawiany jest okres wskazany na formularzu rejestru kasowego/bankowego. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas rozliczania kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie.
  • Usuń rozliczenie – funkcja jest aktywna dla dokumentu rozliczonego jeżeli na formularzu operatora na zakładce [Ogólne] w sekcji Parametry wspólne zaznaczono parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy. Funkcja umożliwia usunięcie rozliczenia z podświetlonego dokumentu. W przypadku dokumentu z formą płatności o typie gotówka nie jest usuwany automatycznie utworzony zapis kasowy.
  Nie jest usuwane rozliczenie:
  • zaksięgowane,
  • związane z zaksięgowaną różnicą kursową,
  • wybrane na nocie odsetkowej,
  • wybrane na dokumencie kompensaty,
  • powiązane z rozrachunkiem, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczono parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki.
   

Dodanie nowego zapisu – Zakładka Ogólne

Dodanie nowego zapisu – zakładka Kontrahent

Dodanie nowego zapisu – zakładka Dokumenty

Podgląd zapisu – zakładka Predekretacja

Zakładka [Predekretacja] jest widoczna tylko wtedy, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. Umożliwia dokonanie predekretacji dokumentów, czyli sprawdzenie przyszłego księgowania dokumentu przed jego zaksięgowaniem. Użytkownik może „wrzucić” przyszłe księgowanie dokumentu wg wybranego schematu, sprawdzić czy dekret się bilansuje, ewentualnie poprawić kwoty, konta, zmienić dziennik księgowań oraz dopisać własne księgowania. Dokument zapredekretowany jest blokowany do edycji. Ostateczne księgowanie do dziennika może odbywać się wg predekretacji albo wg schematu księgowego. Na zakładce widoczne są informacje o sumie księgowań po stronie Wn i Ma, data księgowania, pole z wyborem schematu księgowego i dziennika księgowań oraz tabela z pozycjami. Tabela zawiera kolumny Kategoria, Opis, Konto Wn, Kontow Wn Nazwa, Konto Ma, Konto Ma Nazwa, Kwota, Kwota w walucie i Waluta, R. W kolumnie R pokazywana jest informacja czy w danej pozycji zaznaczony jest parametr Rozrachunek. Litera T w kolumnie R oznacza zaznaczony rozrachunek. Kolumna Kwota w walucie i Waluta dostępna tylko gdy pobrano moduł Księga Handlowa Plus. Kolumny Konto Wn Nazwa i Konto Ma Nazwa są domyślnie ukryte.

 

Wydruki

Z poziomu listy Ewidencja dodatkowa przychody/koszty dostępne są następujące wydruki: Lista dokumentów – wzór standard Dodatkowe, w tym:

• Lista dokumentów wg kategorii nagłówka,
• Wydruk wg kategorii elementu,
• Wydruk wg kategorii 2 elementu,
• Wydruk wg kategorii nagłówka.

Dokumenty zaznaczone, w tym:

• Nota księgowa,
• Dowód wewnętrzny

Natomiast z poziomu otwartego dokumentu przychodów/kosztów w ewidencji dodatkowej udostępniono dwa wydruki, a mianowicie:

• Dowód wewnętrzny – wzór standard,
• Nota księgowa.

Wydruk Noty księgowej (zamiennie określana notą obciążeniową) jest dowodem księgowym rozliczeniowym, stwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej przeprowadzonej między jednostką a jej kontrahentem i stanowi podstawę zapisów w księgach rachunkowych, jeśli spełnia warunki ustawy o rachunkowości (art.20 ust.2). Jeśli edycji zostanie poddany dokument przychodowy, to wartość dokumentu na wydruku znajdzie się po stronie obciążeniowej, jeśli dokument kosztowy to po stronie uznaniowej. Wydruk jest możliwy tylko w walucie polskiej, natomiast użytkownicy, którzy chcą skorzystać z wydruku w walucie obcej, mogą w opisie wprowadzić kwotę dokumentu w walucie obcej oraz kurs waluty.

Uwaga

Szczególnym przypadkiem jest dokument przychodowy lub kosztowy w kwocie ujemnej. W takim przypadku, jeśli dokument przychodowy jest na kwotę ujemną, to kwota na wydruku pojawi się po stronie uznaniowej. Natomiast, jeśli dokument kosztowy jest na kwotę ujemną, to na wydruku pojawi się po stronie obciążeniowej.

Podczas wydruku Noty księgowej operator proszony jest o uzupełnienie opisu noty. Opis ten jest zapamiętywany i podpowiadany przy następnym wydruku.

Jeżeli opis nie zostanie uzupełniony, wówczas na wydruku pojawi się opis z pola Kategoria. Istnieje możliwość wykorzystania makr w szablonie e-mail na liście dokumentów w ewidencji dodatkowej. Funkcja jest dostępna jeżeli pobrano moduł CRM lub CRM Plus. Podczas konfiguracji szablonu e-mail istnieje możliwość wykorzystania w temacie i treści wiadomości następujących makr:

• Data – data zapisu z dokumentu.
• E-mail z podmiotu – adres e-mail z karty podmiotu wybranego na dokumencie.
• Id – numer identyfikacyjny dokumentu zapisany w bazie.
• Kwota z dokumentu – kwota z dokumentu z zakładki [Ogólne].
• Nazwa – nazwa podmiotu wybranego na dokumencie.
• Nazwa wydruku – nazwa wydruku.
• Numer dokumentu – numer obcy dokumentu.
• Opis – opis uzupełniony na dokumencie.
• Podmiot – Id – numer identyfikacyjny podmiotu zapisany w bazie.
• Podmiot – Kod – kod podmiotu wybranego na dokumencie.
• Podmiot – Nazwa – nazwa podmiotu wybranego na dokumencie.
• Podmiot – Typ – typ podmiotu zapisany w bazie.
• Termin płatności – termin płatności z dokumentu.
• Typ dokumentu – typ dokumentu zapisany w bazie.
• Waluta dokumentu – waluta w jakiej wystawiony jest dokument.
• Waluta rozliczenia – waluta w jakiej rozliczany jest dokument.

Z wyżej wymienionych makr można skorzystać w przypadku wysyłki wydruków: Dokumenty zaznaczone/ Nota księgowa oraz Dokumenty zaznaczone/ Dowód wewnętrzny.

• Człon pierwszy: symbol dokumentu,
• Człon drugi: numer,
• Człon trzeci: miesiąc,
• Człon czwarty: rok kalendarzowy,
• Człon piąty: rejestr.

Uwaga

W schemacie numeracji dokumentów Ewidencji dodatkowej Rejestr oznacza Serię. Serie definiujemy z poziomu Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Serie dokumentów. Można ją przypisać w momencie wprowadzania dokumenty do Ewidencji dodatkowej lub w definicji dokumentów domyślnych, z poziomu Konfiguracja firmy/ Księgowość/ Dokumenty. Jeżeli w trakcie wprowadzania dokumentu do ewidencji, zostanie użyta definicja dokumentu zawierająca w schemacie numeracji człon (Rejestr), któremu nie przypisano serii, przy próbie zapisu dokumentu zostanie wyświetlony komunikat Brak wymaganego składnika w numeracji dokumentu (Rejestr).

Pole Kontrahent  na formularzu służy do wprowadzenia danych o podmiocie z listy pomocniczej podmiotów. Dane wyświetlą się na zakładce [Kontrahent]. Dane uprzednio zarejestrowanego podmiotu można wprowadzić z listy pomocniczej:

• Przez wpisanie w polu Kod w przypadku Kontrahenta, Pracownika, Wspólnika dokładnego kodu lub w przypadku Banku i Urzędu akronimu.
• Przez wpisanie dokładnego numeru NIP kontrahenta w polu Kod kontrahenta.
• Przez wskazanie podmiotu na liście pomocniczej. Listę pomocniczą podmiotów otwieramy przez naciśnięcie przycisku strzałki, który otwiera menu z podmiotami:

Następnie wybieramy właściwą listę i wybieramy właściwy podmiot z listy. W przypadku, gdy dane podmiotu nie zostały uprzednio zarejestrowane, możemy założyć kartotekę wciskając przycisk  Dodaj – na liście konkretnych podmiotów. Jeżeli nie chcemy na stałe rejestrować danych podmiotów w systemie (np. kontrahent jednorazowy), możemy jego dane wprowadzić bezpośrednio na dokumencie w rejestrze na zakładce [Kontrahent]. Po wyborze kontrahenta na dokumencie, dokument zostanie wystawiony w walucie, która została określona jako domyślna na karcie kontrahenta. Zmiana waluty jest możliwa do momentu rozliczenia lub zaksięgowania dokumentu.

Uwaga

Jeżeli na karcie kontrahenta wskazano jako domyślną walutę obcą, a na dzień wprowadzenia dokumentu do Ewidencji dodatkowej nie pobrano kursu waluty, to na dokumencie podstawia się kurs ręczny równy: 1 [symbol waluty] = 1 PLN. Podczas zapisywania dokumentu pojawia się komunikat: Na dokumencie ustawiono walutę niesystemową o kursie ręcznym 1:1. Czy zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji Nie przenosi kursor do pola określającego typ kursu, aby umożliwić użytkownikowi zmianę kursu.

Istnieje możliwość pobrania danych o Kliencie z bazy GUS za pomocą ikony . Pozwala to na szybsze wprowadzanie danych identyfikacyjnych i adresowych kontrahentów oraz wyeliminowanie pomyłek związanych z ręcznym wypełnianiem formularzy. Przycisk jest aktywny w przypadku gdy kod kraju jest pusty lub wybrano prefiks PL.

Uwaga

Usługa jest dostępna tylko dla Klientów, którzy posiadają oprogramowanie na gwarancji.

Po naciśnięciu ikony  następuje sprawdzenie kontrahenta na podstawie numeru NIP w bazie VIES (VAT Information Exchange System). Jeżeli numer VAT jest aktywny to użytkownik ma możliwość przeniesienia danych kontrahenta na formularz pod warunkiem, że dokument nie jest zaksięgowany, nie dodano na nim predekretacji, a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na formularzu operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.Po dokonaniu weryfikacji statusu VAT w bazie VIES i przeniesieniu danych na formularz, na dokumencie aktualizowane jest pole Kraj, a status weryfikacji kontrahenta zapisywany jest na jego karcie. Jeśli na dzień wystawienia faktury na karcie kontrahenta widnieje informacja o jego statusie to na dokumencie w rejestrze VAT pokazuje się odpowiedni komunikat.

Uwaga

Funkcja weryfikacji i pobierania danych kontrahenta z bazy VIES dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

W kolejnym polu wprowadzamy opis zdarzenia gospodarczego (kategorię dokumentu). Opis zdarzenia możemy wprowadzić z listy pomocniczej kategorii poprzez wpisanie kodu lub wciśnięcie przycisku .

Wybór z listy dokonuje się przez podświetlenie odpowiedniej kategorii i użycie przycisku  lub naciśniecie klawisza <ENTER>. Jeżeli chcemy dodać nową kategorie, należy nacisną klawisz Dodaj  lub <INSERT> na liście kategorii, pojawi się formatka dla dodania nowego zapisu i po uzupełnieniu jej należy pole zapisać przyciskiem Zapisz    lub klawiszem <ENTER>. W przypadku, gdy na kartotece Kontrahenta zdefiniowaliśmy kategorię domyślną (opis w podręczniku Ogólne i Konfiguracja w rozdziale Kontrahenci), wówczas po wybraniu kontrahenta kategoria dokumentu zostanie wprowadzona automatycznie. Jeżeli nie wybraliśmy opisu dokumentu z listy kategorii, należy uzupełnić go ręcznie.

Uwaga

Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową i na dokumencie w ewidencji dodatkowej kosztów nie uzupełniono Kwot dodatkowych, a w nagłówku dokumentu wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wskazanej na formularzu kategorii. Jeżeli na dokumencie uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest kwota uzupełniona w pozycji Kwot dodatkowych przemnożona przez % wskazany na formularzu kategorii do kolumny KPiR wybranej w Kwotach dodatkowych. Jeżeli na dokumencie uzupełniono Kwoty dodatkowe i wskazano w nich kategorię bez zaznaczonego parametru Księguj w koszty to podczas księgowania dokumentu na zapis w Księdze Podatkowej przenoszona jest cała kwota uzupełniona w Kwotach dodatkowych.

Uwaga

Kwota kosztu podlegająca księgowaniu do KPiR wyliczana jest jako suma pozycji, w których wybrano kategorię z zaznaczonym parametrem Księguj w koszty, przemnażana przez % wskazany na formularzu kategorii, a następnie zaokrąglana i przenoszona do KPiR.

W polu Domyślny płatnik domyślnie podpowiadany jest podmiot z dokumentu. Użytkownik ma możliwość zmiany domyślnego płatnika na dokumencie poprzez wybór dowolnego podmiotu z listy kontrahentów, banków, pracowników, wspólników, urzędów. W przypadku, kiedy na dokumencie zostanie wybrana forma płatności o typie Przelew, na dokumencie w sekcji Domyślny płatnik dla płatnika wybranego z listy kontrahentów podpowiadany jest domyślny rachunek tego płatnika dla waluty, w której wystawiony jest dokument. Po rozwinięciu pola z numerem rachunku użytkownik może wskazać inny rachunek niż domyślny (podpowiedziany automatycznie na dokumencie). Na dokumentach złotówkowych w tym polu można wskazać wyłącznie rachunki bankowe w PLN. Na dokumentach walutowych w polu Nr rach. bankowego możliwe jest wybranie zarówno rachunku w walucie zgodnej z wybraną na dokumencie jak również rachunku w PLN. Na dokumencie walutowym nie ma możliwości wskazania rachunku bankowego w innej walucie obcej. W sytuacji, gdy dokument dodany został w walucie PLN a kontrahent ma przypisany wyłącznie domyślny rachunek w walucie obcej, wówczas pole z numerem rachunku bankowego na dokumencie pozostaje puste. Na zdarzeniu w preliminarzu płatności wygenerowanym do dokumentu znajduje się numer rachunku który został podpowiedziany automatycznie bądź wybrany na dokumencie przez użytkownika. Dla płatnika związanego z formą płatności na zdarzeniu podstawia się domyślny numer rachunku z karty płatnika. W polu Rejestr wprowadzana jest nazwa podrejestru, w którym chcemy umieścić dokument. Nazwa rejestru wprowadzana jest ze spuszczanej listy pomocniczej (ang. drop-down) przez naciśnięcie przycisku . Listę nazw rejestrów (oddzielnie dla ewidencji przychodów i kosztów) określa się w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Rejestry Przychodów lub Rejestry Kosztów. Pole Liczba porządkowa uzupełniane jest automatycznie przy dodawaniu nowego zapisu jako numer kolejny zapisu w danym rejestrze w miesiącu/roku. Istnieje   możliwość zmiany liczby porządkowej przy zapisaniu dokumentu. Funkcja przydatna szczególnie w przypadku rozpoczęcia pracy na programie w trakcie roku podatkowego. Przy wprowadzaniu dokumentu do ewidencji dodatkowej, w polu Liczba porządkowa można zmienić AUTO, na konkretny numer. Jest on nadawany przy zapisie. Zmiana numeru jest możliwa przy ponownym edytowaniu dokumentu.

Uwaga

Użytkownicy, którzy dokonali zmiany numeru liczby porządkowej zapisu w ewidencji dodatkowej, nie powinni dokonywać funkcji renumeracji

Numer obcy – w polu wpisujemy numer własny dokumentu źródłowego (rachunku, zlecenia, dowodu wewnętrznego). Data zapisu – data wprowadzenia dokumentu do ewidencji. Data wystawienia – data wystawienia dokumentu. Data operacji – data dokonania operacji gospodarczej (zakupu). Kolejne pola związane są z formą i terminem płatności: Generowanie płatności – parametr domyślnie zaznaczony. Jeżeli na dokumencie zostanie wybrana forma płatności o typie gotówka, program automatycznie, w Raporcie kasowym, wygeneruje zapis po stronie przychodu dla dokumentu przychodowego oraz po stronie rozchodu dla dokumentu kosztowego. Odznaczenie parametru lewym klawiszem myszy pozwala na zapis dokumentu z formą płatności gotówka bez generowania płatności w raporcie. Data, z jaką zostanie wygenerowany zapis, zależy od parametru Data zapisu kasowego dla ewidencji dodatkowej w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów, który określa, czy operacja kasowa będzie opatrzona datą wystawienia, datą zapisu, datą operacji czy terminem płatności. Forma płatności – forma płatności wypełniana automatycznie zgodnie z warunkami płatności ustalonymi na kartotece kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane poprzez wybór ze rozwijanej listy pomocniczej.

Uwaga

Pole na formularzu widoczne tylko w przypadku zaznaczenia parametru Generowanie płatności.

Uwaga

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczony zostanie parametr Automatyczna generacja kasy dla ewidencji dodatkowej to podczas zapisywania dokumentu z formą płatności gotówka za okres, w którym nie ma otwartego raportu kasowego/bankowego pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie komunikatu powoduje utworzenie nowego raportu kasowego. Wybór opcji Nie wiąże się z koniecznością dodania przez użytkownika raportu kasowego samodzielnie.

Termin płatności – jest liczony zgodnie z parametrem Ewidencja dodatkowa – termin płatności liczony od, który dostępny jest w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Daty dokumentów, a określa, od jakiej daty liczony jest termin płatności zapisów w ewidencjach dodatkowych. Do wyboru mamy datę wystawienia, datę zapisu oraz datę operacji. Pole jest automatycznie wypełniane zgodnie z wybraną datą oraz warunkami płatności ustalonymi na kartotece kontrahenta. Pole może być w razie konieczności zmieniane.

Uwaga

Pole na formularzu widoczne tylko w przypadku zaznaczenia parametru Generowanie płatności

Razem – tu wprowadzana jest wartości dokumentu. Zapłacono – w polu tym wykazywana jest ta część kwoty, która została zapłacona gotówką i został wygenerowany zapis kasowy w Raporcie kasowym.

Uwaga

Pole na formularzu widoczne tylko przy zaznaczonym parametrze Generowanie płatności.

Pozostaje – pole to wypełnia się automatycznie jako różnica Razem minus Zapłacono.

Uwaga

Pole na formularzu widoczne tylko w przypadku zaznaczenia parametru Generowanie płatności.

W przypadku dokumentu w ewidencji dodatkowej kosztów oraz korekty dokumentu w ewidencji dodatkowej przychodów, jeżeli:

• łączna kwota brutto dokumentu (również w przypadku wielu płatności) jest większa niż 15.000 PLN w przypadku dokumentów w walucie obcej sprawdzana jest wartość po przeliczeniu na PLN wg kursu wskazanego na dokumencie,

Dotyczy wersji: 2022.1.1

Uwaga

Numer rachunku jest sprawdzany dla kwoty wyższej niż 15 000. Istnieje możliwość weryfikowania dokumentów z niższą kwotą po zaznaczaniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT domyślnie odznaczonej opcji Niezależnie od kwoty dokumentu.

• na dokumencie, na pierwszej zakładce jest wybrana forma płatności powiązana z rejestrem bankowym,
• NIP płatnika (czyli kontrahenta wybranego w polu Domyślny płatnik na dokumencie) jest polskim numerem NIP

następuje automatyczna weryfikacja, czy wskazany numer rachunku bankowego znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. W przypadku dokumentu w ewidencji dodatkowej kosztów sprawdzany jest numer rachunku wybrany na formularzu dokumentu, a w przypadku korekty dokumentu w ewidencji dodatkowej przychodów weryfikowany jest numer rachunku wskazany jako domyślny na karcie płatnika wybranego na dokumencie. Po dokonaniu weryfikacji na dokumencie jest wyświetlana informacja o tym, czy numer rachunku widnieje w Wykazie podatników VAT. Po zmianie numeru rachunku na dokumencie w ewidencji dodatkowej kosztów lub po zmianie płatnika na korekcie dokumentu w ewidencji dodatkowej przychodów weryfikacja następuje ponownie i wyświetlany jest stosowny komunikat. Informacja o weryfikacji numeru rachunku bankowego jest wyświetlana tylko na dokumentach podlegających edycji. Weryfikacja rachunków bankowych odbywa się na dzień bieżący. Każda weryfikacja numeru rachunku bankowego jest zapisywana na karcie kontrahenta. Jeśli w danym dniu numer rachunku był już zweryfikowany to dodając kolejny dokument spełniający warunki do weryfikacji na ten sam numer rachunku, status rachunku pobierany jest z karty kontrahenta.

Dotyczy wersji: 2020.2.1

Użytkownik ma możliwość wyłączenia weryfikacji numeru rachunku bankowego na formularzu dokumentu w ewidencji dodatkowej. Numer rachunku bankowego nie będzie sprawdzany po odznaczeniu w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Automatyczna weryfikacja numerów rachunków w Wykazie podatników VAT domyślnie zaznaczonej opcji Z formularza dokumentu w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej.

Na dole, po lewej stronie formularza dokumentu, znajdują się jeszcze dwa dodatkowe parametry: Waluta – pole pozwala na wybór waluty, jeżeli dokument jest w walucie obcej. Po wybraniu waluty następuje przeliczenie wartości na walutę systemową wg wybranego kursu. Kurs jest definiowany w Konfiguracji programu lub można wprowadzić kurs ręczny. Magazyn źródłowy – do pola przenoszony jest symbol magazynu źródłowego z dokumentów magazynowych oraz z ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów podczas importu poprzez pracę rozproszoną. Pole można uzupełnić również ręcznie. Magazyn docelowy – do pola przenoszony jest symbol magazynu docelowego z dokumentów magazynowych oraz z ewidencji dodatkowej przychodów i kosztów podczas importu poprzez pracę rozproszoną. Pole można uzupełnić również ręcznie. Zakład – pole jest widoczne w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową oraz w Konfiguracji zaznaczono parametr Firma wielozakładowa.

Uwaga

Podczas wprowadzania dokumentu na kontrahenta o statusie podmiot gospodarczy z datą zakupu późniejszą niż 31.12.2016 r., o kwocie powyżej 15 000 płatnej gotówką z nieodroczonym terminem płatności oraz przy zaznaczonym parametrze Generowanie płatności, pojawia się ostrzeżenie: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Zmień formę płatności. Dodatkowo podczas zapisywania takiego dokumentu pojawia się komunikat: Został przekroczony limit płatności gotówkowych między przedsiębiorcami. Płatności gotówkowej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Czy zapisać dokument? Zaakceptowanie komunikatu powoduje zapisanie dokumentu. Wybór opcji NIE pozwala na edycję dokumentu.

Na formularzu zapisu w Ewidencji dodatkowej istnieje możliwość dodawania dokumentów na podstawie skanów i plików, jeżeli pobrana jest licencja na moduł Obieg Dokumentów. Na dodawanym formularzu znajduje się przycisk , który umożliwia wywołanie skanowania lub dodawania pliku z dysku. Przycisk widoczny jest  tylko podczas dodawania nowego dokumentu. Po naciśnięciu przycisku dostępne są opcje, z których użytkownik może skorzystać: :

Ostatnio wybrana opcja jest zapamiętywana, tak by wciśnięcie przycisku wywołało taką samą opcję jak ostatnio (dzięki temu użytkownik, który na przykład zawsze skanuje dokument nie musi za każdym razem wybierać tej opcji).

Uwaga

W Comarch ERP Optima w modelu usługowym nie jest dostępna opcja skanuj.

Wskaż plik  na dysku i zapisz … (w IBARD/ do bazy/link):

• po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu pojawia się okno wyboru dokumentu z dysku,
• wskazywany jest plik,
• wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
• na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
• dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Ewidencji dodatkowej),
• tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
• plik wysyłany jest na IBARD/ zapisywany do bazy/ zapisywany jako link (w zależności od wybranej opcji),
• w dokumencie Biblioteki zapisywany dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
• zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Rejestrze VAT.

Skanuj dokument i zapisz… (w IBARD/ do bazy):

• po wciśnięciu przycisku Dodaj plik na formularzu wywoływany jest interfejs do skanowania,
• zeskanowany plik jest widoczny w bocznym panelu,
• na formularzu dokumentu są wprowadzane dane, a następnie zapisywane,
• dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Ewidencji dodatkowej),
• tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
• plik wysyłany jest na IBARD/ do bazy (w zależności od wybranej opcji),
• w dokumencie Biblioteki zapisywany jest dostęp do pliku (jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu),
• zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Ewidencji dodatkowej.

Wskaż plik z IBARD i… (zapisz do bazy/ zapisz link):

• po wciśnięciu przycisku Dodaj plik łączymy się z IBARD,
• wskazywany jest plik,
• wskazany plik jest widoczny w bocznym panelu,
• na formularzu dokumentu są wprowadza dane, a następnie zapisywane,
• dodawany dokument jest zapisywany (zapis w Ewidencji dodatkowej),
• tworzony jest nowy dokument Biblioteki,
• zapisywany jest link do IBARD lub plik (w zależności od wybranej opcji), jak przy standardowo dodawanym dokumencie tego typu,
• zapisywany jest dokument Biblioteki oraz jego powiązanie pomiędzy zapisem w Ewidencji dodatkowej.

Po wybraniu opcji, na podstawie której dodawany jest dokument, w lewej części okna rozwija się dodatkowy panel, w którym widoczny jest podgląd wskazanego pliku. Na panelu z podglądem dostępne są opcje związane z powiększaniem/ pomniejszaniem widoku pliku.

Uwaga

Plik w panelu jest otwierany za pomocą przeglądarki internetowej. Dlatego możliwe jest otwieranie tylko plików typu: PDF, TIF, GIF, JPG, JPEG

Po wskazaniu pliku w innym formacie niż PDF, TIF, GIF, JPG, JPEG pojawia się komunikat: Zawartość pliku z rozszerzeniem: np.xls nie może być wyświetlona! Ponowne wciśnięcie przycisku Dodaj plik  spowoduje ponowne rozpoczęcie realizacji procesu wg wybranej opcji. W wyniku tego w oknie przeglądarki pojawi się nowy dokument. Jeśli użytkownik zeskanuje na przykład nie ten dokument to wystarczy, że podmieni go w skanerze i ponownie wciśnie przycisk Dodaj plik. Z chwilą zapisu dokumentu w Ewidencji dodatkowej tworzony jest dokument w Bibliotece w module Obieg Dokumentów i zapisywane jest powiązanie dokumentów (widoczne na zakładce [Dokumenty]). Na utworzonym w ten sposób dokumencie w Bibliotece ustawiane jest:

• dokument – symbol dokumentu nadawany wg schematu z konfiguracji. W Konfiguracji Firmy/Obieg dokumentów dodano nową gałąź Dokumenty powiązane, gdzie dla poszczególnych typów dokumentów (w Ewidencji dodatkowej), można wskazać domyślny schemat numeracji i domyślny katalog dla automatycznie tworzonych dokumentów w Bibliotece,
• numer obcy – numer wprowadzanego dokumentu,
• data wprowadzenia – data bieżąca, z którą dokument został zarejestrowany,
• operator – aktualnie zalogowany,
• katalog – pobrany z ustawień w konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane,
• podmiot – na zakładce Podmioty przypisany zostaje podmiot z wprowadzanego zapisu.

Uwaga

W celu prawidłowego otwierania plików do podglądu w panelu potrzebny jest zainstalowany program Adobe Acrobat.

W zależności od sposobu obsługi formularza mamy dostęp do poszczególnych opcji.

• Przy dodawaniu pojedynczego dokumentu podnosi się jego formularz, następnie przez przycisk Dodaj plik dokonywany jest wybór opcji dodawania/zapisu dokumentu. Po wskazaniu pliku z lewej strony formularza rozwija się okno podglądu pliku. W prawej części formularza użytkownik uzupełnia dane na dokumencie i zapisuje go.
• Przy seryjnym dodawaniu po jego zapisie pierwszego dokumentu, formularz dokumentu po prawej stronie zostaje wyczyszczony i zwinięte okno podglądu pliku po lewej stronie formularza. Po wciśnięciu przycisku Dodaj plik i wyborze pliku panel z lewej strony ponownie się rozwija.
• Przy zapisie dokumentu bez zamykania formularza (<SHIFT>+<CTRL>+<ENTER>) na formularzu dokumentu nadal widać dane, a w oknie po lewej stronie podgląd dokumentu, ale przycisk Dodaj plik jest już nie widoczny (dokument pozostaje w edycji).

Kwoty dodatkowe dokumentów w ewidencji dodatkowej wprowadzamy po naciśnięciu przycisku . Zawartość listy kwot dodatkowych można modyfikować za pomocą klawiszy:  Dodaj lub <INSERT> – dodanie nowej kwoty.  Zmień lub <ENTER>, ewentualnie dwukrotne kliknięcie na wierszu – zmiana wskazanego wiersza Tabeli.  Usuń lub <DELETE> – skasowanie wiersza z Tabeli. Uzupełnianie Tabeli kwot odbywa się w trybie edycji bezpośrednio w Tabeli (ang. edit in place). Jeżeli jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową to otwierany jest dodatkowy formularz. W trakcie edycji wiersza, pomiędzy kolumnami przemieszczamy się klawiszami: <TAB> – następna kolumna, <SHIFT>+<TAB> – poprzednia kolumna <CTRL>+<ENTER> – zapisanie całego wiersza. W przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową lub Ewidencję ryczałtową, użytkownik może uzupełnić następujące pola: Kategoria, Opis, Kwota, Kolumna, Kategoria2 i Opis2. Kolumna Kwota – służy do wprowadzenia kwoty z dokumentu. Kolumna Kolumna – poszczególnym pozycjom możemy przypisać kolumnę Książki przychodów i rozchodów lub stawkę ryczałtową.

• Wprowadzanie dokumentu z tzw. Kontrahentem (podmiotem) jednorazowym, którego nie ma potrzeby umieszczać w bazie podmiotów. W takim przypadku wszystkie dane podmiotu wpisujemy bezpośrednio na zakładce [Kontrahent].
• Dokument (rachunek) od podmiotu, którego dane są już wprowadzone na liście podmiotów, a pewne dane, np. adres, muszą zostać jednorazowo, na wprowadzanym zapisie, zmodyfikowane. Przy dodawaniu zapisu dla podmiotu już istniejącego w pierwszej kolejności musimy go wybrać z listy podmiotów (analogicznie, jak przy wyborze na zakładce [Ogólne]).

Na zakładce tej dodatkowo użytkownik ma możliwość podglądnięcia informacji związanych z płatnościami do dokumentu. Zawarte są one w Tabeli, w której każdy zapis o płatności składa się z pól: Termin – termin, czyli data realizacji wpłaty Forma płatności – forma, w jakiej wpłata ma zostać zrealizowana Kwota – wartość płatności Rozliczono – wpłata, która została zrealizowana i dotyczy wskazanej płatności. Wpisana w tym miejscu wartość różna od zera oznacza, że otrzymaliśmy już wymienioną tu kwotę jako zapłatę za wystawiony dokument (rachunek).

Listę można modyfikować posługując się standardowymi przyciskami:  – dodanie nowej raty płatności – edycja pozycji – możliwość wprowadzania zmian  – usunięcie pozycji z listy płatności.

Uwaga

Przy dzieleniu płatności na raty program w bardziej skomplikowanych przypadkach nie jest w stanie automatycznie przeliczać kwot tak, aby suma rat zgadzała się z wartością dokumentu. Jeśli kwoty te są różne, przy próbie zatwierdzenia dokumentu pojawia się stosowny komunikat, wyświetlający wartość różnicy

Przykład

Jeśli wprowadzimy dokument, który w całości ma zostać zapłacony określonego dnia i w określonej formie płatności, na zakładce [Płatności] automatycznie pojawi się jedna pozycja. Termin oraz forma płatności będą takie same, jak ustalone na zakładce [Ogólne]. Kwota będzie równa wartości z pola Razem dokumentu. Kwota rozliczona w chwili wystawiania dokumentu będzie równa zero. Zmieni się dopiero w chwili, gdy wśród zapisów w rejestrach kasowych lub bankowych pojawi się potwierdzenie otrzymanej należności. Opisywany tutaj przypadek, gdy realizacja zapłaty będzie wykonana w całości określonego dnia, nie wymaga od użytkownika wprowadzania jakichkolwiek zmian w proponowanym przez program zapisie. Do ewidencji wprowadzamy zapis płatny w całości, w chwili wystawiania dokumentu, gotówką, na kwotę brutto 800 zł. Na zakładce [Ogólne] w Tabeli płatności pojawi się zapis:

• termin – data dzisiejsza,
• forma płatności: gotówka,
• kwota: 800 zł,
• kwota rozliczona: 0 zł.

W chwili zatwierdzenia zapisu do ewidencji program automatycznie generuje wpłatę gotówki (800 zł) do kasy. Efekty zatwierdzenia zapisu płatnego gotówką przy wystawieniu to: na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 800 zł, w polu pozostaje – kwota 0 zł,

• na zakładce Dodatkowe w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 800 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
• w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka – patrz konfiguracja form płatności) pojawi się zapis potwierdzający przyjęcie kwoty 800 zł przez kasjera,

w Preliminarzu pojawiło się Rozliczone zdarzenie sygnalizujące dokonanie zapłaty za dokument.

Przykład

Wprowadzam zapis do ewidencji dodatkowej płatny w całości przelewem, w terminie 14 dni, na kwotę brutto 700 zł. Na zakładce Dodatkowe, w Tabeli płatności pojawi się zapis:

• termin – data dzisiejsza + 14 dni,
• forma płatności: przelew,
• kwota: 700 zł,
• kwota rozliczona: 0 zł.

Efekty zatwierdzenia zapisu z odroczoną w całości płatnością to:

• na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono w dalszym ciągu mamy 0 zł. Przelew za dokument jeszcze nie wpłynął,
• na zakładce Dodatkowe w Tabeli płatności kwota rozliczona również będzie równa 0 zł (bo nie otrzymaliśmy zapłaty),
• w żadnym z rejestrów bankowych nie pojawił się zapis związany z naszym dokumentem,
• w Preliminarzu pojawiło się Nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 700 zł.

Gdy za 14 dni, na wyciągu bankowym, otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 700 zł – taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:

• zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
• na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła na nasze konto – 1300 zł,

na zakładce Dodatkowe, w Tabeli płatności, Kwota rozliczona również będzie równa 700 zł (do banku wpłynęła zapłata).

Przykład

Jeśli wprowadzany dokument ma zostać zapłacony w kilku ratach (np. część płatna gotówką przy wystawianiu dokumentu, część przelewem za 7 dni) – operator wystawiający dokument musi dokonać „rozbicia” płatności. Na liście płatności powinno pojawić się tyle pozycji, ile rat przewidzieliśmy na spłatę należności. Terminy, formy płatności oraz kwoty muszą odpowiadać poszczególnym ratom. Wprowadzamy dokument na kwotę 2400 zł. Klient wpłaca gotówką, w chwili wystawiania dokumentu 500 zł, pozostałe 1900 zł zapłaci przelewem w terminie 14 dni. W tym przypadku płatność musimy rozbić na dwie części (dwie pozycje w Tabeli płatności): Pierwsza pozycja dotyczyć będzie zapłaty gotówką:

• termin: data dzisiejsza ,
• forma płatności: gotówka,
• kwota: 500 zł,
• kwota rozliczona: 0 zł.

Druga pozycja to dane dotyczące przelewu:

• termin – data dzisiejsza + 14 dni,
• forma płatności: przelew,
• kwota: 1900 zł,
• kwota rozliczona: 0 zł.

Zatwierdzamy zapis. Efekty zatwierdzenia to:

• na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się kwota, która wpłynęła do kasy – 500 zł,
• na zakładce Dodatkowe w Tabeli płatności, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie równa 500 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
• na zakładce Kontrahent w Tabeli płatności, w pozycji Przelew, nic się nie zmieni – nie otrzymaliśmy jeszcze wpłaty,
• w rejestrze kasowym (skojarzonym z formą płatności gotówka) pojawił się zapis rozliczony, potwierdzający przyjęcie kwoty 500 zł przez kasjera,
• w Preliminarzu pojawiło się Nierozliczone zdarzenie sygnalizujące, że za 14 dni spodziewamy się przelewu na kwotę 1900 zł,
• w Preliminarzu pojawiło się Rozliczone zdarzenie sygnalizujące, że wpłacono już kwotę 500 zł.

Gdy za 14 dni, na wyciągu bankowym otrzymamy potwierdzenie przelewu na nasze konto 1900 zł – taką wpłatę wprowadzimy do rejestru bankowego i rozliczymy z opisanym wyżej zdarzeniem w Preliminarzu. Efekty to:

• zdarzenie w Preliminarzu otrzyma status Rozliczonego w całości,
• na zakładce Ogólne, w polu Zapłacono, pojawi się całkowita kwota zapłacona jako rozliczenie naszej faktury: 500 + 1900 = 2400 zł,
• na zakładce Dodatkowe, w pozycji Gotówka, kwota rozliczona również będzie w dalszym ciągu równa 500 zł (bo do kasy wpłynęła zapłata),
• na zakładce Kontrahent, w pozycji Przelew, kwota rozliczona będzie równa 1900 zł (otrzymaliśmy potwierdzenie przelewu i rozliczyliśmy zdarzenie w Preliminarzu),

zdarzenie w Preliminarzu na kwotę 1900 zł uzyskało status Rozliczonego

W tabeli dotyczącej zaliczek do rozliczenia dostępne są kolumny:

• Kwota – kwota, jaką chcemy rozliczyć. Program nie pozwoli rozliczyć kwoty większej niż to wynika z zapisu kasowego/bankowego.
• Kwota maks. – wyświetlona jest tu kwota, jaką możemy rozliczyć. Kwota ta wynika bezpośrednio z zapisu kasowego/bankowego w module Kasa/Bank.
• Numer dokumentu – wyświetlany jest numer dokumentu, z którym będzie rozliczana faktura.

Pod tabelą dostępne są przyciski plus, lupka i kosz pozwalające na dodawanie, edycję oraz usuwanie zaliczek. Wszelkie zmiany na liście płatności można wprowadzać podczas dodawania faktury i podczas edycji, ale tylko do momentu zaksięgowania. Na fakturach zaksięgowanych nie ma możliwości wprowadzania zmian, ani rozliczania faktur z poziomu tej zakładki. Wszelkie rozliczenia dokonywane są za pośrednictwem rejestrów kasowych i bankowych – każda wpłata w nich zapisana będzie automatycznie widoczna na fakturze. W wyniku rozliczenia zaliczki:

• Dokument otrzymuje status rozliczonego w części odpowiadającej rozliczonej zaliczce.
• Na liście zapisów KB zaliczka otrzymuje status rozliczonej częściowo lub całkowicie, w zależności od kwoty rozliczonej z wystawionym dokumentem.