Zapisy kasowe/bankowe

• (N) Nie rozliczono – jeśli zapis będzie później podlegał rozliczeniom, a aktualna kwota rozliczenia wynosi zero. Np. faktura z odroczoną płatnością, zaliczka dla pracownika, która rozliczona zostanie w dniu wypłaty…
• (-) Nie podlega. Jeśli zapisu nie dotyczą żadne rozliczenia. Np. wpływ odsetek z lokat bankowych. Stan na Nie podlega można ustawić seryjnie dla zaznaczonych zapisów wybierając na liście zapisów funkcję Zmień na nie podlega z menu kontekstowego pod prawym klawiszem myszy. Również seryjnie można przywrócić stan Nie rozliczono wybierając z listy operacji seryjnych lub w menu kontekstowym: Zmień na do rozliczenia.

• (C) Rozliczony Częściowo – gdy kwota rozliczona jest mniejsza niż kwota zapisu,
• (R) Rozliczony całkowicie – gdy kwota rozliczona jest równa kwocie zapisu.

• dla płatności gotówką – nie wprowadzamy żadnych informacji dodatkowych. Wymagane są jedynie dane kontrahenta.
• Dla płatności przelewem – bank, w którym prowadzone jest konto i numer konta. Obok pola przeznaczonego na numer rachunku pojawia się parametr IBAN. Jego wartość jest dziedziczona z formularza wpisanego wcześniej banku (można ją oczywiście zmienić). Uzupełnianie pól dotyczących banku i numeru rachunku nie jest obowiązkowe – można wprowadzić informacje na podstawie wyciągu bankowego nie uzupełniając tych informacji.

• Dla płatności kartą klienta – system, w którym wydana jest karta (np. VISA, MasterCard, AmericanExpress), numer karty oraz data jej ważności (miesiąc i rok). Numer karty jest walidowany przez program – oznacza to, że nie da się wpisać błędnego numeru karty (niespełniającego warunków algorytmu Luhna). Jeśli wykonywana operacja jest wypłatą – podanie typu i numeru karty jest obowiązkowe. Jeśli wpłatą – wypełnienie tych pól jest opcjonalne. Jeśli typ i numer karty zostaną podane – program kontroluje, czy nie minęła jej data ważności. Jeśli tak – nie pozwoli zatwierdzić zapisu.
• Dla płatności własną kartą (firmową) – jeśli zapis (wpłatę lub wypłatę) wykonujemy w rejestrze typu KARTA – obowiązkowo wprowadzamy tylko dane kontrahenta. Żadne inne informacje o karcie nie są wymagane.

• kolumna z zaznaczeniami,
• Typ – określa czy dokument jest zapisem czy zdarzeniem,
• Podmiot – podmiot wybrany na dokumencie,
• Termin – termin płatności ze zdarzenia oraz data dokumentu z zapisu kasowego/bankowego,
• Po terminie – ilość dni przeterminowania dokumentu.  W sytuacji, gdy termin płatności przypada w sobotę lub w dzień ustawowo wolny od pracy do wyliczenia ilości dni po terminie jako termin przyjmujemy najbliższy dzień roboczy. Jeżeli dokument jest w terminie w kolumnie będzie pusto. Podobnie dla zapisów kasowych/bankowych.
• Kwota dokumentu – kwota z dokumentu w walucie rozliczenia,
• Do rozliczenia – kwota pozostająca do rozliczenia. Może być modyfikowana podczas rozliczania.
• Opis – opis ze zdarzenia bądź zapisu kasowego/bankowego.

• Data dokumentu – data z zapisu kasowego bankowego oraz data dokumentu ze zdarzenia,
• Kategoria – kategoria wybrana na dokumencie,
• Kod podmiotu – kod podmiotu wybranego na dokumencie,
• Numer wewnętrzny,
• Rejestr – symbol rejestru kasowego/bankowego, w którym znajduje się zdarzenie/zapis.

• Rejestr – lista może zostać zawężona do zdarzeń i zapisów z konkretnego rejestru.
• Waluta – zgodna z walutą rozliczenia dokumentu, z którego wykonywane jest rozliczenie. Przy tym sposobie rozliczania nie ma możliwości zmiany waluty.
• Zakres dat – możliwość ograniczenia listy prezentowanych zapisów/zdarzeń dla wybranego zakresu dat.
• Podmiot – domyślnie podpowiadany jest podmiot z rozliczanego dokumentu. Można zmienić podmiot bądź wyświetlić listę zdarzeń/zapisów wszystkich podmiotów.
• Filtr – możliwość filtrowania listy z pomocą filtra prostego oraz zaawansowanego.
• W polu Opis widoczny jest Opis z rozliczanego zapisu kasowego/bankowego.
• Na liście widoczna jest również sekcja z podsumowaniem:
• Do rozliczenia – kwota do rozliczenia z rozliczanego dokumentu.
• Zaznaczone do rozliczenia – suma kwot do rozliczenia z zaznaczonych dokumentów.
• Pozostaje do rozliczenia – różnica pomiędzy kwotą Do rozliczenia oraz Zaznaczone do rozliczenia.

• Jeżeli lista jest podnoszona z zapisu k/b typu KP – wyświetlane są zdarzenia przychodowe oraz zapisy k/b typu KW.
• Jeżeli lista jest podnoszona z zapisu k/b typu KW – wyświetlane są zdarzenia rozchodowe oraz zapisy k/b typu KP.

• wprowadzanie kolejno rozliczanych zdarzeń – przy pomocy przycisku Dodaj należy otworzyć listę zdarzeń do rozliczenia, wybrać zdarzenie, zatwierdzić. Kiedy zdarzenie pojawi się na zakładce [Rozliczenia dokumentów] należy ponownie otworzyć listę, wybrać zdarzenie itd.
• Wprowadzenie wszystkich rozliczanych zdarzeń równocześnie – po wciśnięciu przycisku Dodaj na wyświetlonej liście zdarzeń należy zaznaczyć wszystkie, z którymi rozliczany jest zapis (zaznaczając check widoczny obok zdarzenia). Po zatwierdzeniu wszystkie zaznaczone zdarzenia pojawiają się na zakładce [Rozliczenia dokumentów]. Zaznaczone zdarzenia rozliczane są kolejno – jeśli program napotka zdarzenie, które nie może być rozliczone wyświetla komunikat i kontynuuje rozliczanie.

Synchronizacja kwoty zapisu z sumą rozliczeń

Biuro rachunkowe – import historii transakcji i synchronizacja danych

• importu historii transakcji z rachunków bankowych biura rachunkowego,
• importu historii transakcji z rachunków bankowych klientów biura rachunkowego,
• synchronizację kontrahentów, faktur i płatności w bazach klientów biura rachunkowego.

• założyć darmowe konto w Comarch Apfino i zintegrować je z Comarch ERP Optima. Darmowe konto można też założyć bezpośrednio w programie Comarch ERP Optima. Po zalogowaniu się do bazy firmowej biura rachunkowego, na liście zapisów bankowych należy uruchomić Import historii rachunku. Pojawi się kreator, który pomoże w założeniu i integracji konta.
• Na platformie Comarch Apfino należy aktywować usługę:
  • Rachunki bankowe firmy i dodać rachunki bankowe należące do biura rachunkowego. Pozwoli to w bazie firmowej biura rachunkowego na import historii rachunków bankowych biura.
  • Rachunki bankowe klientów biura, która umożliwi import transakcji z rachunków bankowych klientów biura rachunkowego. Biuro rachunkowe wysyła kontrahentów z Comarch ERP Optima do Comarch Apfino (Lista kontrahentów/ Przekaż do Comarch Apfino), a po zalogowaniu się do Comarch Apfino wysyła zaproszenia do klientów, z którymi chce wymieniać dane. Klient biura po otrzymaniu zaproszenia, rejestruje/loguje się na platformie Comarch Apfino, potwierdza zaproszenie i w ramach usługi Rachunki bankowe firmy dodaje rachunki bankowe, których dane mają być odczytywane przez biuro rachunkowe.

• • Biuro rachunkowe w programie Comarch ERP Optima w Konfiguracji/ Program/ Biuro Rachunkowe/ Parametry – wskazuje swoją bazę firmową,

    

    W programie Comarch ERP Optima import historii rachunku bankowego dostępny jest z poziomu Listy zapisów kasowych/bankowych. Po spełnieniu wcześniej opisanych warunków wciśnięcie przycisku  powoduje pojawienie się okno Import przelewów. Na oknie dostępne są parametry:

    

  • Rejestr – podajemy rejestr związany z rachunkiem bankowych, dla którego chcemy wykonać import. Domyślnie podpowiadany jest rejestr wskazany na Liście zapisów kasowych/bankowych.
  • Raport – wskazujemy konkretny raport. Domyślnie podpowiadany jest raport wskazany na Liście zapisów kasowych/bankowych.
  • Zakres dat – program domyślnie podpowiada zakres dat z wybranego wcześniej raportu. Po zaznaczeniu parametru mamy możliwość zawężenia okresu, którego będzie dotyczył import.
  • Wybierz definicję dokumentu dla importowanych przychodów i rozchodów – wskazujemy definicję dokumentu dla przychodów i rozchodów. Program zapamiętuje wybraną przez Użytkownika definicję i będzie ją podpowiadał przy kolejnym imporcie.
  • Wybierz sposób automatycznego rozliczania przelewów – w momencie importu program automatycznie rozliczy przelewy, stosując domyślne kryterium: podmiot oraz kwota. W programie mamy 4 kryteria rozliczania przelewów, są to:
    • •  wg podmiotu i kwoty – rozliczenie nastąpi, gdy w Preliminarzu płatności znajduje się nierozliczona płatność na ten sam podmiot (rachunek bankowy) i taką samą kwotę co w importowanym przelewie oraz zgadza się kierunek przychód/ rozchód.
      • wg kwoty i opisu – program wyszukuje nierozliczone płatności o takiej samej kwocie jak na importowanym przelewie, jeżeli znajdzie taką płatność to dalej sprawdzane jest czy pole Opis na importowanym przelewie zawiera ciąg znaków z pola Numer obcy/ Opis do banku ze zdarzenia. W przypadku gdy uda się znaleźć odpowiednią płatność, następuje ich rozliczenie.
      • wg podmiotu i opisu – program wyszukuje nierozliczone płatności na ten sam podmiot jaki jest na importowanym przelewie, jeżeli znajdzie taką płatność to dalej sprawdzane jest czy pole Opis na importowanym przelewie zawiera ciąg znaków z pola Numer obcy/ Opis do banku ze zdarzenia. W przypadku gdy uda się znaleźć odpowiednią płatność, następuje ich rozliczenie.
      • chronologicznie wg podmiotu – wyszukiwane są nierozliczone płatności na ten sam podmiot, jaki jest na importowanym przelewie i następuje ich rozliczanie chronologicznie, zaczynając od najstarszego.Użytkownik może wykonać import bez automatycznego rozliczenia. W tym przypadku należy wskazać opcję: nie rozliczaj.

• Podmiotu (numer rachunku kontrahenta)
• Kwota przelewu
• Opis
• Data przelewu

• Przekaż do Comarch Apfino – usługa dostępna z poziomu listy kontrahentów. Zaznaczeni na liście kontrahenci są przekazywani do platformy Comarch Apfino. Warunkiem przekazania kontrahentów do Comarch Apfino jest uzupełnienie numeru NIP na karcie kontrahenta. Przekazujemy informacje o NIP, nazwie, adresie mailowym, statusie nieaktywny.
• Usługi finansowe – Faktury / płatności – synchronizuj – usługa dostępna jest z listy faktur sprzedaży oraz z preliminarza płatności. Synchronizacja powoduje przesłanie faktur i płatności do Comarch Apfino.
• W bazie klienta biura rachunkowego usługi finansowe: Faktoring – finansuj faktury, Windykacja – odzyskaj pieniądze, Płatności – generuj link do płatności oraz Sprawdź w rejestrze dłużników są niedostępne.

Import historii transakcji

• • założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino i wykonać jego integrację lub założyć konto bezpośrednio w programie Comarch ERP Optima. Po uruchomieniu usługi Import historii rachunku pojawi się kreator, który w łatwy i szybki sposób poprowadzi przez proces zakładania i integracji konta na platformie Comarch Apfino.

    

  • zalogować się na platformie Comarch Apfino, aktywować usługę Rachunki bankowe firmy i dodać swoje rachunki bankowe.