Deklaracje ZUS i PIT

Utworzenie deklaracji zgłoszeniowej do ZUS

Wszystkie deklaracje zgłoszeniowe dostępne są w programie z poziomu Listy pracowników (Kadry). Dla każdego pracownika powstanie odrębna lista utworzonych i zapisanych deklaracji.

Deklaracja ZUA

W celu wygenerowania deklaracji zgłoszeniowej należy:
  1. wyświetlić listę pracowników w Kadrach (np. wszyscy),
  2. kursorem ustawić się na nazwisku pracownika, dla którego zostanie przygotowane zgłoszenie i wybrać z poziomu ikony  Deklaracje zgłoszeniowe ZUS,
  3. domyślnie wyświetla się lista deklaracji zgłoszeniowych ZUS. Klawiszem <INSERT> lub przyciskiem dodajemy nową deklarację, podajemy plik KEDU, do którego będzie ona zapisana. Możemy po edycji listy dostępnych KEDU utworzyć nowy plik i następnie wybrać go z listy,
  4. podajemy, czego dotyczy zgłoszenie wszystkich ubezpieczeń, czy tylko społecznych/ zdrowotnych, datę wypełnienia,
  5. po uzupełnieniu tych danych możemy przystąpić do naliczenia deklaracji. Możemy to zrobić za pomocą klawisza F8 lub przycisku . Po skończonym procesie naliczania deklaracji możemy ZUA: 
    • wyeksportować do Programu Płatnik. Jeśli wycofamy się bez zapisu z formularza ZUA, deklaracja nie zostanie zapisana,
    • zapisać ZUA za pomocą przycisku dyskietki i nie wysyłać jej od razu do Płatnika. Wysłanie nastąpi później z poziomu zapisanej ZUA albo z poziomu Kadry – Pliki KEDU. Wysłana zostanie cała zawartość wybranego KEDU.
    • Zapisać ZUA i od razu przesłać do programu Płatnik.
  6. Przesłanie deklaracji do programu Płatnik następuje po wciśnięciu przycisku . Warunkiem automatycznego uruchomienia Płatnika wpisanie/wybranie poprawnej ścieżki dostępu do Płatnika w Konfiguracji/ Program/ Płace/ Parametry oraz zaznaczenia parametru Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu na oknie Parametry eksportu deklaracji do Programu Płatnik .

Deklaracja ZCNA

Obecnie ZUS wymaga składania zgłoszenia członków rodzin wyłącznie na deklaracji ZUS ZCNA. ZUS wycofał obowiązek składania deklaracji zgłoszeniowej ZUS ZCZA. Opcja pozostała w programie z uwagi na zapisy historyczne.
  1. Wyświetlamy Listę pracowników (Płace i Kadry /Kadry) i kursorem podświetlamy właściwą osobę.
  2. Z menu dostępnych opcji przy ikonie  wybieramy Deklaracje zgłoszeniowe ZUS. Domyślnie wyświetli się Lista deklaracji ZUA. Na dole okna w polu Lista wybieramy ZCNA.
  3. Klawiszem <INSERT> lub przyciskiem  wywołujemy formularz deklaracji ZCNA. Podajemy nazwę pliku KEDU, w którym ma być zapisana deklaracja, datę aktualności danych oraz datę wypełnienia deklaracji.
  4. Przyciskiem wywołujemy  Listę członków rodziny pracownika.
  5. Na liście tej kolumna Deklaracja jest pusta. Wybierając polecenie Zmień (pod prawym klawiszem myszy) lub klikając 2-krotnie myszką w tym polu uaktywniamy zawartość kolumny. Mamy do wyboru zgłoszenie/wyrejestrowanie członka rodziny z ubezpieczenia zdrowotnego. Po wybraniu opcji naciskamy <ENTER>.
  6. Następnie .
  7. Tak przygotowany plik *.xml można zapisać na dysku po naciśnięciu ikony , a następnie zaimportować do programu płatnik.
  8. Tak przygotowaną deklarację należy ostatecznie zapisać . Po zapisaniu pojawi się ona na Liście deklaracji ZCNA.
W przypadku zgłaszania/wyrejestrowania większej liczby osób opisany proces musimy powtórzyć dla każdego z nich.  

Deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA dla właściciela

Cel ćwiczenia: Wygenerowanie deklaracji ZUS DRA dla właściciela.
  • Wybieramy z menu głównego modułu Płace i Kadry Listy płac.
  • Otwieramy nowy Formularz listy płac i wybieramy (pod przyciskiem Dokument) symbol W (Właściciel).
    • Rodzaj: Właściciel
    • data wypłaty: ostatni dzień bieżącego miesiąca
W oknie Wypłaty pracowników z filtrem Wszyscy wybieramy wcześniej zdefiniowaną listę płac o symbolu W za bieżący miesiąc.
  • Ustawiamy kursor na osobie Tadeusz Nowak i ikoną plusa uruchamiamy naliczenie wypłaty.
  • Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Deklaracje ZUS rozliczeniowe
  • Dodajemy nową Deklarację DRA i uzupełniamy na zakładce Ogólne:
    • KEDU – wybieramy z listy utworzony wcześniej plik KEDU (zestaw)
    • Właściciel – wybieramy nazwisko właściciela Tadeusz Nowak
    • Deklaracja za miesiąc: bieżący
    • Identyfikator deklaracji: akceptujemy 01 – będzie to pierwsza deklaracja
  • Na zakładce Płatności – Termin płatności: wyświetli się termin ustawiony w  konfiguracji  firmy (Konfiguracja/ Firma/ Zobowiązania wobec  ZUS/PFRON) w polu Kod terminu składania deklaracji ZUS
  • Weryfikujemy kwotę płatności.

Przygotowanie deklaracji rozliczeniowej ZUS

Cel ćwiczenia: Naliczenie deklaracji do ZUS i wyeksportowanie jej do programu Płatnika.
  • Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Pliki KEDU.
  • Otwieramy nowy plik KEDU (zestaw) i uzupełniamy pola:
    • Nazwa: {rok_ bieżący miesiąc}
    • Zapisujemy formularz
  • Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Deklaracje ZUS rozliczeniowe
  • Dodajemy nową Deklarację DRA i uzupełniamy na zakładce Ogólne:
    • KEDU – wybieramy z listy utworzony wcześniej plik KEDU (zestaw)
    • Deklaracja za miesiąc: bieżący
    • Identyfikator deklaracji: akceptujemy 01 – będzie to pierwsza deklaracja
  • Po uzupełnieniu tych danych, ikoną pioruna uruchamiamy procedurę naliczania deklaracji DRA wraz z załącznikami – po zakończeniu operacji pojawia się log informacyjny, który następnie należy zamknąć.
  • Nim zapiszemy formularz deklaracji, sprawdzamy:
    • Zakładkę Dodatkowe – tutaj zostało uzupełnione pole: „Liczba ubezpieczonych”
    • Zakładkę Płatności – pojawiła się  kwota płatności do ZUS.
  • Po zapisaniu deklaracji, ponownie ją edytujemy w celu wyeksportowania do programu Płatnik – dokonujemy tego za pomocą przycisku z literą P. Po naciśnięciu tego przycisku pojawia się okno Parametry eksportu deklaracji. Poprzez przycisk Nazwa pliku wskazujemy dysk, ewentualnie katalog oraz wpisujemy nazwę pliku z rozszerzeniem xml (np. c:\nazwa.xml). Po zaakceptowaniu okna, plik xml zostanie zapisany na dysku (we wskazanym miejscu) oraz automatycznie zostanie uruchomiony Program Płatnik jeśli zaznaczono parametr „Otwórz program Płatnik po wyeksportowaniu” i pod warunkiem, że będzie zainstalowany lokalnie na tym komputerze.
  • W programie Płatnik dokonujemy importu dokumentów (wskazując na zapisany plik xml).
  • Po zweryfikowaniu poprawności raportów możemy zamknąć deklarację – w tym celu ponownie edytujemy formularz deklaracji i zaznaczamy pole (Na liście kolor deklaracji zmieni się z zielonej na czarny).
Informacja
Istnieje możliwość eksportu deklaracji ZUS DRA bezpośrednio do ZUS. W menu przy przycisku Eksport deklaracji znajduje się opcja ‘Wyślij bezpośrednio do ZUS’ . Wybranie opcji rozpocznie proces wysyłki deklaracji. W pierwszym kroku zostaną przygotowane dane. Po ich przygotowaniu użytkownik zostanie poinformowany o możliwości ich weryfikacji: „Czy chcesz zweryfikować deklaracje przed wysłaniem ich do ZUS?” Jeżeli zostanie wybrana opcja NIE, użytkownik zostanie przekierowany do kolejnych kroków wysyłki. Jeśli zostanie wybrana opcja TAK, wówczas na formularzu deklaracji automatycznie otwiera się zakładka [4 Dokumenty], w której dostępne są formularze naliczonych deklaracji. Z tego poziomu możliwy jest podgląd, edycja i usunięcie deklaracji utworzonych na podstawie danych w programie. Po sprawdzeniu deklaracji, można je przesłać do ZUS wybierając ponownie opcję ‘Wyślij bezpośrednio do ZUS’. Użytkownik zostanie poproszony o wskazanie certyfikatu, który posłuży do podpisywania deklaracji. Po wskazaniu certyfikatu i podaniu numeru PIN, wyświetli się log z przebiegu eksportu, który kolejno będzie wskazywał jakie czynności są wykonywane: przygotowanie, walidacja, podpisywanie. Podczas walidacji sprawdzane jest czy wszystkie wymagane pola na deklaracji są uzupełnione. Przy braku wymaganych danych pojawia się odpowiedni komunikat informujący, które pole należy uzupełnić.

Przygotowanie zestawienia zaliczek na PIT-4R

Cel ćwiczenia: Obliczenie miesięcznej zaliczki podatkowej do wpłaty do urzędu skarbowego.
  • Z menu modułu Płace i Kadry wybieramy: Zaliczki na PIT-4R.
  • Dodajemy <plusem> formularz zaliczki na PIT-4R.
  • Na zakładce 1.C – w polu „Podatek na PIT-4R za miesiąc” – wybieramy bieżący miesiąc
  • Używając ikony pioruna przeliczamy kwoty deklaracji – przeglądamy zakładki.
  • Zaznaczamy pole „Zablokuj deklarację przed zmianami” i zapisujemy deklarację.