Przesunięcia międzymagazynowe

Co należy wiedzieć o przesunięciach MM

Jedną z podstawowych cech modułu Handel jest wielomagazynowość. W programie można prowadzić wiele magazynów lokalnych (w obrębie jednej bazy danych) oraz odległych (odpowiadających np. oddziałom w innych miastach). Do przesuwania towaru pomiędzy magazynami służą dokumenty Przesunięć Międzymagazynowych MM. Na dokumencie MM określamy magazyn źródłowy – czyli ten, z którego wydawany jest towar oraz magazyn docelowy – czyli ten, do którego towar jest przesuwany. W wyniku przesunięcia MM towar przestaje być dostępny w jednym magazynie, a powiększa zasoby w drugim (docelowym). W przypadku przesunięć pomiędzy magazynami odległymi odbywa się to w oparciu o eksport dokumentu MM do pliku, a następnie jego import. Warto przy tym pamiętać, że w przypadku przesunięć pomiędzy magazynami lokalnymi – ogólna ilość towaru w firmie (bazie), widoczna np. na liście zasobów dla wszystkich magazynów, nie ulega zmianie. Natomiast w chwili wystawiania dokumentu, dla którego musimy określić magazyn, dostępna jest ilość odpowiednio pomniejszona/ powiększona. Należy pamiętać, że każdy dokument wystawiany w systemie musi być powiązany przynajmniej z jednym lokalnym magazynem. W przypadku, gdy przyjmujemy do firmy jedną dużą dostawę towaru, którą chcemy rozmieścić w różnych magazynach – musimy towar wprowadzić do jednego z magazynów, a następnie przesunąć odpowiednie ilości do pozostałych magazynów.

Uwaga

Warto pamiętać, że w Przesunięciu Międzymagazynowym mogą uczestniczyć tylko towary (nie można przesuwać pozycji o statusie usługa).

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne znajduje się parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych:

• w edycji przed zapisem – przy próbie dodania pozycji, której brakuje na magazynie na dokument WZ, RW, MM lub FA/PA z opcją pobrania towaru z magazynu, użytkownik otrzyma informację o brakującej ilości (towar nie zostanie dodany na dokument). Podczas weryfikacji ilości program bierze pod uwagę ilość dostępną towaru (pomniejszoną o rezerwacje) jeśli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje jest zaznaczona opcja Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, jeśli nie jest zaznaczona, sprawdzana jest całkowita ilość.
• przy akceptacji pozycji (przez bufor) – parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru. Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę.

Lista Przesunięć Międzymagazynowych

Lista MM – Przesunięć Międzymagazynowych dostępna jest z poziomu menu Handel/ Inne/ Przesunięcia międzymagazynowe. Zawiera wszystkie wystawione w programie dokumenty tej klasy. Informacje wyświetlane na liście to: Numer dokumentu – numer dokumentu zgodny z wybranym schematem numeracji. Status – informacja o typie magazynu źródłowego i docelowego. W zależności od typu magazynów z MM na liście w kolumnie Status pojawia się:

• LL – jeśli dokument dotyczył magazynów lokalnych
• LO – jeśli magazyn docelowy jest zdefiniowany jako odległy
• OL – jeśli dokument MM został zaimportowany z pliku (z magazynu odległego)
• RO – jeśli dokument MM został utworzony z Rezerwacji Wewnętrznej, a magazynem docelowym nie jest magazyn odległy.

Data operacji – data wykonania operacji przesunięcia towaru z magazynu źródłowego do magazynu docelowego. Jest to również data z jaką dany dokument będzie księgowany. Magazyn źródłowy – magazyn, z którego przesuwamy towar. Magazyn docelowy –  magazyn, na który przyjmowany jest towar. Wartość – wartość dokumentu MM Oprócz standardowych przycisków na liście znajdują się:  Księgowanie do księgowości kontowej – użycie tego przycisku powoduje rozpoczęcie księgowania Przesunięć Międzymagazynowych na odpowiednie konta księgowe. Księgowanie odbywa się na podstawie zdefiniowanych schematów księgowych i zostało opisane w odrębnym rozdziale. Korekta przesunięcia międzymagazynowego – możliwa jest tylko korekta ilościowa. Korektę możemy zrobić jedynie do zatwierdzonego przesunięcia. Sposób został opisany w rozdziale Dokumenty korygujące.

Uwaga

Korekta dokumentu MM jest Przesunięciem Magazynowym towaru w przeciwnym kierunku. Podczas korygowania dokumentu MM towar jest pobierany z magazynu źródłowego zgodnie z przyjętą zasadą rozliczania magazynu. W związku z tym może się zdarzyć, że wartość takiej „korekty” będzie inna niż wartość korygowanego przesunięcia MM, w przypadku, gdy na korekcie zostaną przesunięte towary z innej dostawy niż przesunięte dokumentem MM.

– Operacje seryjne umożliwiające:

• dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
• zmianę kategorii dokumentu.

  Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne. Warto również pamiętać, że w przypadku dokumentów MM funkcjonują pojęcia Magazyn źródłowy i Magazyn docelowy, które również mają wpływ na listę wyświetlanych dokumentów. Przez właściwy dobór tych parametrów możemy w przypadku ogólnym uzyskać wszystkie dokumenty (magazyn źródłowy: puste pole i magazyn docelowy: puste pole).

Przesyłanie dokumentów MM pomiędzy magazynami odległymi

W systemie Comarch ERP Optima istnieje możliwość wymiany dokumentów MM pomiędzy magazynami prowadzonymi w dwóch różnych bazach danych. Dokumenty takie są przenoszone w postaci plików XML. W magazynie źródłowym istnieje możliwość zapisania dokumentu MM do pliku, natomiast w magazynie docelowym istnieje funkcja, która pozwala na zaimportowanie dokumentu (i wprowadzenie towaru do magazynu).

Eksport dokumentu MM

Eksport dokumentów MM do pliku jest możliwy po wciśnięciu przycisku . Eksportowane są dokumenty MM zaznaczone na liście. Po wciśnięciu przycisku pojawia się okienko pozwalające na podanie nazwy pliku, w którym zapisane zostaną dokumenty i jego położenia. W trakcie wykonywania eksportu wyświetlane są informacje o przebiegu operacji. Po wykonaniu eksportu w kolumnie Status pojawia się znacznik E, oznaczający, że dokument został już wyeksportowany do pliku. Zasady eksportu MM do pliku:

• Eksport dotyczy tylko dokumentów MM, gdzie magazyn docelowy jest magazynem odległym.
• Nie można eksportować do pliku dokumentów MM, które dotyczą magazynów lokalnych.
• Dokument MM może być eksportowany kilka razy – program wyświetla ostrzeżenie o ponownym eksporcie.
• Dokumenty MM, które będą eksportowane do pliku należy wcześniej zaznaczyć na liście.
• Do jednego pliku można eksportować równocześnie kilka dokumentów MM (muszą być zaznaczone na liście)
• Każdy zestaw dokumentów jest zapisywany w odrębnym pliku XML. Nie ma możliwości dopisania dokumentu do już istniejącego pliku. Możliwe jest jedynie nadpisanie danych, co oznacza, że wcześniej zapisane w pliku informacje zostaną utracone.

Uwaga

W przypadku dokumentów MM, gdzie magazynem docelowym jest magazyn odległy nie ma możliwości wykonania korekty (MM zwrotnej). Aby zwrócić towar należy zaimportować odpowiedni dokument MM pochodzący z magazynu odległego.

Import dokumentu MM

Import MM jest możliwy po wciśnięciu przycisku  na liście dokumentów MM w magazynie docelowym. Nazwa pliku – pełna ścieżka dostępu do pliku zawierającego dokument MM. Podczas określania dostępu można posłużyć się przyciskiem. Na wyświetlonej liście dokumentów MM (zapisanych we wskazanym pliku) należy zaznaczyć te, które będą importowane. Dopiero po zaznaczeniu przynajmniej jednego dokumentu dostępny jest przycisk Zatwierdź. Jego wciśnięcie spowoduje zaimportowanie zaznaczonych dokumentów MM.

Uwaga

Podczas importu dokumentów MM program porównuje symbole magazynu źródłowego i docelowego określonego na dokumencie MM z symbolami magazynów zdefiniowanych w oknie importu. Jeśli symbole określone w oknie nie są zgodne z symbolami z dokumentów MM – program importuje dokumenty MM przypisując magazyny zgodnie z ustawieniami w oknie.

Jeśli symbole magazynów z dokumentów MM nie będą zgodne z symbolami magazynów zdefiniowanych w oknie importu w części Magazyny importowanego dokumentu:

• magazyn źródłowy – magazyn źródłowy, z którego pochodzą dokumenty MM. Jeśli na MM magazyn źródłowy będzie inny – program wyświetli informację o niezgodności z zapytaniem, czy mimo to przeprowadzić import. Dostępna lista magazynów zawiera tylko magazyny zdefiniowane na Liście magazynów jako odległe.
• magazyn docelowy – magazyn docelowy, do którego zostanie wprowadzony towar. Jeśli magazyn docelowy z MM jest inny niż określony w oknie importu – program wyświetli informację o niezgodności z zapytaniem, czy mimo to przeprowadzić import. Dostępna jest lista magazynów zdefiniowanych na Liście magazynów jako lokalne.

Użytkownik ma możliwość akceptacji importu z zaproponowanymi parametrami lub rezygnacji. W przypadku rezygnacji dokument MM zostanie pominięty podczas importu. Aby import przebiegał bez zakłóceń należy stosować zasady:

• jednorazowo importować tylko dokumenty MM ze zgodnym magazynem źródłowym i lokalnym.
• w oknie importu określać magazyny domyślne zgodne z magazynami z importowanych dokumentów MM.

Uwaga

Bardzo istotna jest zgodność symboli nadawanych magazynom w poszczególnych bazach, pomiędzy którymi następuje wymiana dokumentów MM.

Uwaga

W przypadku dokumentów MM, gdzie magazynem źródłowym jest magazyn odległy nie ma możliwości wykonania korekty (MM zwrotnej). Aby zwrócić towar należy wystawić odpowiedni dokument MM przeznaczony do magazynu odległego.

Zasady importu MM z pliku:

• Jeśli na dokumencie MM występują towary, które nie posiadają kart w magazynie docelowym – w trakcie importu program zakłada brakujące karty.
• Jeśli na zakładanych kartach wpisana jest jednostka miary lub grupa, która nie istnieje w magazynie docelowym – zostanie automatycznie uzupełniona.
• Program nie uzupełnia listy walut – jeśli na zakładanych kartach towarowych wykorzystana jest waluta nie zdefiniowana w bieżącej bazie użytkownik powinien ją dopisać (menu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty).
• W trakcie importu nie jest przeprowadzana aktualizacja danych na karcie towaru – tzn. na kartach już istniejących nie są wprowadzane żadne zmiany.
• Identyfikacja towaru w trakcie importu oparta jest o kody towarów.

Uwaga

Po zaimportowaniu dokumentu MM z pliku należy wykonać odświeżenie konfiguracji. Funkcja jest dostępna w menu System lub pod klawiszem F9 (po zamknięciu wszystkich okien). Dzięki temu w bazie widoczne będą wszystkie informacje dopisane do konfiguracji w trakcie importu.

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu znajduje się parametr związany z importem MM z pliku: MM-OL: Bufor:

• jeśli parametr jest odznaczony – dokument MM jest zapisywany na trwałe w chwili importu. Towar jest od razu wprowadzany na magazyn i zwiększa ilość dostępną.
• jeśli parametr jest zaznaczony – dokument jest najpierw zapisywany do bufora. Towar nie jest wprowadzany na magazyn, ilość z dokumentu MM jest widoczna w kolumnie Zamówienia. Dopiero w chwili zatwierdzenia dokumentu towar jest wprowadzany na magazyn.

Uwaga

Zaimportowany dokument MM w buforze nie podlega edycji ‑ Użytkownik nie ma możliwości wprowadzania zmian na liście pozycji.

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ceny znajduje się parametr Aktualizuja ceny zakupu na podstawie dokumentów MM-OL. Daje on możliwość aktualizowania ceny zakupu towaru na podstawie wprowadzonego dokumentu MM z magazynu odległego:

• jeśli parametr jest zaznaczony – zmianie ulega ostatnia cena zakupu na karcie wprowadzanych towarów, a tym samym istnieje możliwość aktualizacji cen sprzedaży (na ogólnie obowiązujących zasadach)
• jeśli parametr jest odznaczony – cena zakupu na karcie towaru pozostaje po imporcie bez zmian (jak dotychczas)

Dokument MM jest zawsze wystawiany w walucie systemowej PLN. Jeśli ostania cena zakupu na karcie towaru jest wprowadzona w walucie obcej, a użytkownik zaznaczy parametr o aktualizacji ostatniej ceny – to po imporcie cena zakupu na karcie będzie wyrażona w PLN.

Uwaga

W przypadku, gdy bezpośrednio po imporcie dokument MM jest zapisywany na trwałe nie jest wywoływane okno z aktualizacją cen sprzedaży. Jeśli Użytkownik chce, aby po imporcie MM możliwe było aktualizowanie cen sprzedaży powinien w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu zaznaczyć parametr MM-OL Bufor. Wtedy po imporcie MM zostanie zapisana do bufora, a przy jej zatwierdzaniu na stałe program wywoła funkcję aktualizującą ceny sprzedaży.

Formularz MM: zakładka Ogólne

W celu utworzenia nowego Przesunięcia Międzymagazynowego możemy posłużyć się klawiszem <INSERT>, przyciskiem  lub poleceniem Dodaj z menu kontekstowego. Menu kontekstowe wywołujemy z listy przesunięć prawym klawiszem myszki. Informacje zawarte na tej zakładce to: Dokument – typ dokumentu w klasie Przesunięcie międzymagazynowe. Decyduje on o sposobie numeracji. Domyślnie proponowany jest typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Dokumenty). Naciskając przycisk Dokument dostaniemy się do listy wszystkich rodzajów schematów w danej klasie i w ten sposób możemy wybrać inny sposób numeracji lub możemy stworzyć nowy schemat. Numer – wartość pola numer zależy od wybranego typu dokumentu (czyli od wybranego schematu numeracji). W zależności od schematu wyświetlonych zostanie od trzech do pięciu pól, które będą zawierały poszczególne sekcje numeru. Jeśli w schemacie numeracji ustalona została sekcja zawierająca rejestr (serię) – naciśnięcie strzałki obok pola wyświetli listę wszystkich serii zdefiniowanych dla Przesunięć Międzymagazynowych i pozwoli na wskazanie właściwej. Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.

Kategoria – standardowo proponowana jest lista przychodowych. Wybranie kategorii umożliwia przeprowadzenie raportów i analiz oraz pozwala po zaksięgowaniu uzupełnić gromadzone w księgowości dane. Data wystawienia – data wystawienia dokumentu. Razem netto – łączna wartość Przesunięcia Magazynowego. Jest to wartość netto (bez podatku VAT). Parametr Bufor – standardowo, na formularzu nowo tworzonego dokumentu parametr ten jest zaznaczony. Pozwala on na zapisanie dokumentu do bufora i późniejszą jego modyfikację i poprawę. W celu ostatecznego zatwierdzenia Przesunięcia Międzymagazynowego należy odznaczyć ten parametr (pole bufor puste) i zapisać dokument. Podczas wystawiania dokumentów  MM należy określić magazyn źródłowy i docelowy. Magazynem źródłowym podczas wystawiania dokumentu MM może być jedynie magazyn zdefiniowany jako lokalny (program automatycznie zawęża listę). Jako magazyn docelowy można określić zarówno magazyn lokalny jak i odległy.

• jeśli magazyn docelowy jest magazynem lokalnym (dotyczy też magazynów serwisowych i mobilnych) – w chwili zatwierdzenia dokumentu MM towar zostaje zdjęty z magazynu źródłowego i automatycznie wprowadzony do magazynu określonego jako docelowy.
• jeśli magazyn docelowy jest magazynem odległym – w chwili zatwierdzenia dokumentu MM towar zostaje zdjęty z magazynu. Aby pojawił się w magazynie docelowym należy wykonać eksport MM do pliku, a następnie w magazynie docelowym – jej import.

Formularz MM: zakładka Dokumenty

Zakładka ta wyświetla listę wszystkich związanych z danym MM dokumentów. Lista ta składa się z kolumn: Numer – numer dokumentu skojarzonego z MM Typ – dokumentu skojarzonego z MM. Pole to może przyjmować wartość:

• SRW – dokument utworzony w module Serwis, dla którego wykonano przeniesienie części na magazyn serwisowy
• DEK – dekret księgowy

Data – data wystawienia dokumentu skojarzonego z MM Razem netto – wartość netto dokumentu skojarzonego z danym Przesunięciem Magazynowym Przycisk  umożliwia podgląd wybranego dokumentu powiązanego z Przesunięciem Magazynowym. Na zakładce tej wyświetlane są informacje dodatkowe związane z Przesunięciem Magazynowym. Informacje te można zapisać w polu opis. Pole to może być wykorzystywane podczas wyszukiwania dokumentu.