Grupy towarów wysyłane do Comarch e-Sklep

Do sklepu będą wysyłane Grupy towarów zgodnie z definicją w konfiguracji (Konfiguracji firmy/ e-Handel). Jeśli w konfiguracji zostanie ustawiona Grupa Główna to zostaną wysłane wszystkie grupy będące w Grupie Głównej wraz z podgrupami. Jeśli zostanie wybrana inna grupa, wówczas do sklepu będą przesyłane grupy, będące jej podgrupami wraz z kolejnymi poziomami.

Uwaga

Do Comarch e-Sklep przenoszone są nazwy, a nie kody grup. Dlatego ważne jest, aby dla każdej grupy, która ma się pojawić w Comarch e-Sklep, została wypełniona nazwa grupy. Daje to dodatkową możliwość opisania grup w czytelny sposób, na potrzeby prezentacji w Comarch e-Sklep.

Na formularzu grupy towarowej dostępna jest zakładka e-Sklep/e-Sale, z poziomu której można wprowadzić dłuższą nazwę grupy czy opis dla grupy z wykorzystaniem języka HTML. Użytkownicy modułu Handel Plus mają możliwość wprowadzenia nazwy, opisu grupy także w językach obcych, m.in.: niemieckim, angielskim, francuskim. Użytkownicy modułu Handel mają do dyspozycji tylko język polski. Informacje te są eksportowane do Comarch e-Sklep.

Formularz grupy towarowej – zakładka e-Sklep/e-Sale

Po naciśnięciu ikony  na zakładce e-Sklep/e-Sale pojawi się formularz języka grupy towarowej:

Formularz języka grupy towarowej – zakładka Ogólne

Opcje dostępne na formularzu języka grupy towarowej na zakładce Ogólne:

• w przypadku Użytkowników modułu Handel Plus można wskazać język, w którym zostaną wprowadzone dane. Po zalogowaniu do modułu Handel pole Język jest zablokowane do edycji i wskazany jest język polski,
• należy uzupełnić pole Nazwa dla grupy towarowej (max. 100 znaków). Bez uzupełnienia nazwy program nie pozwoli na zapis pozycji, opis może pozostać pusty,
• w polu Nazwa grupy wyświetlana w nagłówku listy można wprowadzić nazwę dla grupy towarowej, która będzie wyświetlać się w nagłówku listy w Comarch e-Sklep
• dostępny jest edytor HTML dla opisu grupy towarowej przenoszonego do Comarch e-Sklep. Okno do edycji opisu składa się z trzech zakładek:
  • Edytor – wprowadzenie opisu, dostępny jest panel umożliwiający formatowanie tekstu,
  • HTML – prezentacja opisu w języku HTML z możliwością edycji tekstu,
  • Podgląd – podgląd opisu prezentowanego w  Comarch e-Sklep bez możliwości edycji.

  Z poziomu okna Formularz języka grupy towarowej na wstążce jest dostępny wyłącznik edytora HTML: Nie używaj edytora HTML , po wyłączeniu tej opcji zakładka Edytor nie jest widoczna – kod HTML nie jest poprawiany przez program. Ustawienie jest pamiętane dla operatora.

Uwaga

Adresy stron internetowych w hiperłączu edytora należy wpisywać z przedrostkiem http://

Na zakładce Pozycjonowanie możliwe jest zdefiniowanie metadanych dla strony prezentującej produkty z wybranej grupy. Dane te prezentowane są w wynikach wyszukiwania:

• Tytuł – tytuł strony wyświetlany w wynikach wyszukiwania. Zalecana długość do 50 znaków,
• Link – dedykowane pole dla wprowadzania nazw linków w celu efektywniejszego budowania linków URL,
• Słowa kluczowe – słowa kluczowe (frazy) najtrafniej oddające zawartość strony. Słowa kluczowe należy oddzielać od siebie znakiem przecinka. Zaleca ilość słów to od 6 do 10,
• Meta Opis – opis strony, który ma zachęcić internautę do odwiedzenia strony z produktami z wybranej grupy. Zalecana długość do 250 znaków,
• Opis skrócony – pole obecnie nie jest wykorzystywane w sklepie,
• Szukaj – podczas wyszukiwania towarów w Comarch e-Sklep uwzględniane są słowa wpisane w tym polu.

  Parametr Kolejność w menu Comarch e-Sklep poprzez wpisanie liczby umożliwia ustalenie kolejności wyświetlania grup w Comarch e-Sklep.

Towary wysyłane do  Comarch e-Sklep

Po skonfigurowaniu Comarch e-Sklep, na karcie towarowej produktu pojawi się zakładka e-Handel. Aby towary były widoczne w sklepie internetowym należy w tej zakładce zaznaczyć parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale dla wybranego sklepu i zapisać zmiany przyciskiem . Towar musi być przypisany do co najmniej jednej grupy, która znajduje się w drzewie wysyłanym do Comarch e-Sklep. Jeśli towar znajduje się w kilku grupach, to w Comarch e-Sklep zostanie umieszczony w każdej z przypisanych grup. Umożliwiono definiowanie oddzielnych danych towarowych pod każdy sklep, w którym towar ma być udostępniony. Dane towarowe, które możemy ustawiać w zależności od wybranego sklepu znajdują się na zakładkach Główne oraz Dodatkowe. Są to języki, grupa domyślna, status dostępności, ceny i koszty dostawy, atrybuty czasowe oraz jednostki pomocnicze. Wszystkie pola są dostępne do edycji niezależnie czy parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale jest zaznaczony czy nie. Do Comarch e-Sklep wysyłane są następujące dane o towarach: kod towaru, nazwa, opis, cena zgodnie z ustawieniami w konfiguracji, zdjęcia towaru , producent, marka przypisana do towaru, jednostka miary towaru podstawowa wraz z wymiarami, jednostki pomocnicze z wymiarami i jednostka dla ceny jednostkowej towaru, kod producenta, adres URL przeliczniki między jednostkami, kody CN, opiekun produktu oraz wymiary towaru. Na karcie towaru (zakładka Dodatkowe) znajdują się pola Masa w kg pozwalające na zdefiniowanie wagi towaru, pole Kod producenta umożliwiające wpisanie kodu towaru, pod jakim występuje u producenta, informacje te, podczas synchronizacji są przesyłane do Comarch e-Sklep. Użytkownicy modułu Handel Plus na karcie towaru, na zakładce e-Handel mogą wprowadzić nazwę i opis towaru także w języku obcym. Użytkownicy modułu Handel mają do dyspozycji tylko język polski. Na liście zasobów oraz cenniku dostępny jest parametr e-Sklep/e-Sale, w którym mamy do wyboru z listy zdefiniowane w konfiguracji sklepy i oddziały Comarch e-Sale. Po wybraniu sklepu, na liście towarów zostaną wyświetlone tylko towary, które są udostępnione w wybranym sklepie.

Pozycja cennika – zakładka e-Handel

Na zakładce e-Handel mamy cztery pionowe zakładki: Główne, Dodatkowe oraz Wspólne. Na zakładce  Główne znajdują się parametry związane ze współpracą programu z Comarch e-Sklep. Oprócz grupy domyślnej definiujemy tu języki dla wybranego sklepu oraz status dostępności i atrybuty czasowe. Jeżeli chcemy, aby towar udostępniany był w większej ilości sklepów to możemy dla ułatwienia skorzystać z kopiowania danych z już ustawionego sklepu korzystając z przycisku . Grupa domyślna – należy wskazać grupę domyślną. W polu tym nie może być wybrana Grupa główna oraz grupa, która jest węzłem głównym dla danego sklepu (wybrana w konfiguracji sklepu). Grupa musi zawierać się w drzewie, które jest wysyłane do sklepu. Kopiując dane z innego sklepu grupa domyślna nie będzie kopiowana.

Uwaga

Pole Grupa domyślna od wersji 2021.5 jest polem wymaganym do poprawnej synchronizacji z uwagi na poprawność generowania plików do porównywarek cenowych.

W przypadku zdefiniowania rabatu towaru typu grupa towarowa (z poziomu zakładki Ogólne/Rabaty), w Comarch e-Sklep rabat zostanie uwzględniony dla towarów znajdujących się w grupie rabatowanej, jeśli jest ona wybrana jako ich grupa domyślna. Jeżeli towar jest przypisany do kilku grup, ale na jego karcie zostanie określona grupa domyślna, po wybraniu tego towaru z wyszukiwarki (prostej lub zaawansowanej) w e-Sklep, otworzy się karta towaru ze ścieżką do grupy domyślnej. Na zakładce e-Handel znajduje się pole Nazwa Comarch e-Sklep/e-Sale, w którym podajemy nazwę towaru oraz edytor HTML dla opisu towaru przenoszonego do Comarch e-Sklep. Okno do edycji opisu składa się z trzech zakładek:

• Edytor – wprowadzenie opisu, dostępny jest panel umożliwiający formatowanie tekstu,
• HTML – prezentacja opisu w języku HTML z możliwością edycji tekstu,
• Podgląd – podgląd opisu prezentowanego w e-Sklep bez możliwości edycji.

Uwaga

Adresy stron internetowych w hiperłączu edytora należy wpisywać z przedrostkiem http://

Opis e-Sklep dla towaru – edytor HTML

Z poziomu okna Formularz języka towaru na wstążce jest dostępny wyłącznik edytora HTML: Nie używaj edytora HTML, po wyłączeniu tej opcji zakładka Edytor nie jest widoczna – kod HTML nie jest poprawiany przez program. Ustawienie jest pamiętane dla operatora. W Comarch e-Sklep wyświetlana jest w pierwszej kolejności wartość pola Nazwa Comarch e-Sklep/e-Sale, jeśli pole to jest puste, wówczas wyświetlana jest wartość pola Nazwa z formularza języka towaru znajdującego się na zakładce Języki (zakładka dostępna w module Handel Plus). Jeśli nie zdefiniujemy nic na zakładce Języki, wówczas w Comarch e-Sklep wyświetlana jest wartość pola Nazwa z zakładki Ogólne z formularza towaru. Jeśli w Comarch e-Sklep wybrany zostanie język, dla którego nie zdefiniowano nazwy towaru, wówczas wyświetlana jest nazwa towaru w języku domyślnym. Podobnie w przypadku wyświetlania opisu. W Comarch e-Sklep wyświetlana jest w pierwszej kolejności wartość pola Opis Comarch e-Sklep/e-Sale, jeśli pole to jest puste, wówczas wyświetlana jest wartość pola Opis z formularza języka towaru znajdującego się na zakładce Języki (zakładka dostępna w module Handel Plus), jeśli to pole również nie jest wypełnione, wtedy wyświetlana jest wartość pola Opis z zakładki Dodatkowe z formularza towaru. Jeśli w Comarch e-Sklep wybrany zostanie język, dla którego nie zdefiniowano opisu towaru, wówczas wyświetlany jest opis towaru w języku domyślnym. Jeżeli dla oferty został zdefiniowany język, możliwe jest przesyłanie tłumaczenia również dla jednostek miary. Definicję tłumaczenia należy wprowadzić w konfiguracji w Firma/Ogóle/Jednostki miary. Wprowadzone tłumaczenie zostanie przesyłane do e-Sklepu, zarówno dla jednostek głównych jak i pomocniczych.

Uwaga

W celu dodania plików graficznych w polu Opis należy użyć przycisku wstaw obiekt. Wklejenie tam obrazka opcją <CTRL>+<V> spowoduje, że obrazek nie będzie wyświetlał się poprawnie.

Zakładka Pozycjonowanie: Z poziomu tej zakładki możliwe jest zdefiniowanie metadanych dla strony prezentującej produkty z wybranej grupy. Dane te prezentowane są w wynikach wyszukiwania: Tytuł – Tytuł strony wyświetlany w wynikach wyszukiwania. Zalecana długość do 50 znaków. Link – dedykowane pole dla wprowadzania nazw linków w celu efektywniejszego budowania linków URL. Słowa kluczowe – słowa kluczowe (frazy) najtrafniej oddające zawartość strony. Słowa kluczowe należy oddzielać od siebie znakiem przecinka. Zaleca ilość słów to od 6 do 10. Meta Opis – Opis strony, który ma zachęcić internautę do odwiedzenia strony z produktami z wybranej grupy. Zalecana długość do 250 znaków. Opis skrócony – pole obecnie nie jest wykorzystywane w sklepie. Szukaj – podczas wyszukiwania towarów w Comarch e-Sklep uwzględniane są słowa wpisane w tym polu. Status dostępności:

• Dostępny – po zaznaczeniu parametru aktywuje się rozwijalna lista Dostępność, w której wybieramy odpowiedni status dostępności. Jest możliwość wybrania takich statusów jak:
• Dostępny od ręki
• Dostępny do 24h
• Dostępny do 48h
• od 3 do 5 dni
• do 7 dni
• do 14 dni
• powyżej 14 dni
• Dostępny na zamówienie
• Niedostępny
• Zapowiedź
• Dostępny od: – parametr zależny od parametru Zapowiedź, umożliwia określenie daty (np. premiery produktu) od której towar będzie dostępny w sprzedaży.
• Nie kontroluj stanów magazynowych – po zaznaczeniu parametru program nie kontroluje stanów magazynowych w przypadku powyższego towaru.

  Ceny i koszt dostawy:

• Zapytaj o cenę towaru – zaznaczenie parametru powoduje ukrycie ceny produktu po stronie e-sklepu.
• Towar nie podlega rabatowaniu
• Negocjowalny koszt dostawy – do wyboru z listy będą dostępne 3 parametry:
  • ustawienia e-Sklep
  • negocjowalny koszt dostawy
  • stały koszt dostawy – wraz z informacją w jakiej walucie jest powyższy koszt

  Atrybuty czasowe:

• Atrybuty czasowe – możemy wybrać atrybuty takie jak:
  • Nowość
  • Promocja
  • Produkt z gazetki
  • Produkt polecany
  • Wyprzedaż
  • Nagroda
  • Super jakość
  • Super cena
  • Najlepiej oceniany
  • Rekomendacja sprzedawcy

  W zakładce Dodatkowe możemy wybrać jednostki pomocnicze (wcześniej zdefiniowane na zakładce Jednostki i kody), które mają być wysyłane do wybranego z listy sklepu internetowego. Możemy zaznaczyć jedną z jednostek jako jednostkę domyślną. Jeżeli jedna z jednostek pomocniczych ustawiona będzie jako domyślna, wówczas w Comarch e-Sklep będą dostępne tylko jednostki pomocnicze a dodatkowo będzie widoczna cena za jednostkę podstawową. Na zakładce Wspólne znajduje się parametr Towar nadrzędny z możliwością wskazania innego towaru, który będzie służył w Comarch e-Sklep do łączenia ze sobą tych samych towarów, ale o różnych atrybutach np. butów o różnych rozmiarach. Dodatkowo na liście zasobów i cenniku będzie można dodać kolumnę Towar nadrzędny i użyć jej, jako podstawy grupowania. Przy dodawaniu atrybutu do towaru oprócz zaznaczenia parametru udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale, mamy możliwość zaznaczenia parametru  atrybut grupujący w Comarch e-Sklep/e-Sale (dotyczy atrybutów typu lista). Taki parametr powinien być zaznaczony na pogrupowanych towarach (towarze nadrzędnym i towarach podrzędnych). Towary zgrupowane będą widoczne jako jeden towar po stronie Comarch e-Sklep, na którym będzie widoczna lista z wartościami atrybutu grupującego. Po wyborze wartości, wyświetlą się dane dla konkretnej kartoteki, do której ta wartość atrybutu jest przypisana. Dla każdego atrybutu grupującego wyświetlana jest oddzielna lista. Kolejność wartości wyświetlanych w obrębie poszczególnych atrybutów grupujących uzależniona jest od kolejności tych wartości na definicji tego atrybutu w Comarch ERP Optima na zakładce Pozycje listy w menu Ogólne/ Atrybuty Towaru. Dostępna jest tam opcja ustawiania odpowiedniej ich kolejności za pomocą metody przeciąg i upuść. Dodawanie jak i aktualizacja danych towarowych dla produktów udostępnianych do Comarch e-Sklep jest możliwe również poprzez import z arkusza Excel. Szczegółowy opis importu jest dostępny w biuletynie OPT009 – Import danych z arkusza Microsoft Excel.

Cena jednostkowa towaru

Na karcie towaru (zakładka Jednostki, EAN, VAT) można zdefiniować jednostkę miary, w której będzie prezentowana cena jednostkowa. W tym celu należy w kolumnie JM dla ceny jednostkowej zmienić wartość na TAK (wartość TAK może być ustawiona tylko dla jednej jednostki pomocniczej).

Cena jednostkowa towaru

W przypadku, gdy towar posiada taką jednostkę i jest udostępniony w Comarch e-Sklep, jednostka miary i przelicznik dla ceny jednostkowej jest przesyłany podczas synchronizacji z Comarch e-Sklep.

  Dodatkowo do e-Sklep wysyłane są dane nt. wymiarów towaru ustawionych na danej jednostce: Wysokość, Szerokość oraz Długość.

Dodatkowe atrybuty towarów

Do Comarch e-Sklep można wysyłać dodatkowo inne informacje o towarze w formie atrybutów. Aby dany atrybut został wysłany wraz z towarem do Comarch e-Sklep, zarówno na definicji jak i na towarze, atrybut musi mieć zaznaczoną opcję: Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale. Jeśli zatem na kartę towaru dodajemy atrybut, który nie jest wysyłany do sklepu i zaznaczymy na nim udostępnianie, parametr zostanie też zaznaczony na definicji tego atrybutu. Jeśli z kolei atrybut jest przypisany do towarów, odznaczenie parametru na definicji atrybutu, spowoduje też odznaczenie go na kartach towarów. Do sklepu internetowego można wysyłać atrybuty o formacie: tekst, liczba, lista, data. Po zaznaczeniu parametru Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale dla atrybutów o typie: tekst, liczba lub data aktywuje się dodatkowo parametr Pozwalaj na edycję. W przypadku, gdy parametr ten jest zaznaczony do Comarch e-Sklep nie jest wysyłana wartość atrybutu ustawiona na karcie towaru. W Comarch e-Sklep Klient może sam wprowadzić wartość atrybutu dla towaru, która w przypadku wygenerowania zamówienia zostanie umieszczona w polu Opis. Kolejność atrybutów jak i ich wartości wyświetlanych w obrębie poszczególnych atrybutów uzależniona jest od ich kolejności na karcie cennikowej danego produktu na zakładce Atrybuty w Comarch ERP Optima. W celu ustawienia kolejności atrybutów na liście dostępna jest metoda przeciąg i upuść.

Uwaga

Do Comarch e-Sklep dane binarne przesyłane są jako załączniki.

Dodawanie atrybutu do towaru

Uwaga

Do Comarch e-Sklep przesyłana jest nazwa atrybutu – w przypadku braku nazwy wysyłany jest kod atrybutu.

W przypadku modułu Handel Plus i obsługi wielojęzyczności możliwe jest zdefiniowanie języka dla atrybutu. Na formularzu atrybutu, na zakładce Ogólne widoczna jest lista rozwijana, z której można wybrać język. Domyślnie, dla nowo tworzonych atrybutów podpowiada się język polski. Dla atrybutu, który jest dodawany do towaru lub modyfikowany, z poziomu formularza towaru (zakładka Atrybuty) również istnieje możliwość wybrania języka, czyli można zmienić język tylko dla wybranego towaru. Przy synchronizacji, do Comarch e-Sklep przekazywane są wszystkie dane dotyczące atrybutów wraz z informacją o języku. Atrybut wyświetlany jest tylko w tym języku, w którym został dodany. Dlatego, w przypadku, gdy atrybut ma być wykorzystywany dla wszystkich wersji językowych w Comarch e-Sklep należy dodać go trzy razy, za każdym razem z inną wersją językową.

Dotyczy wersji: 2019.3.1

Wartości atrybutów (typu lista) na kartotekach towarowych muszą być zgodne z definicją (kartą) atrybutu. W przypadku gdy na towarze znajduje się atrybut typu lista oraz ma przypisaną wartość, która została usunięta lub zmieniona na definicji atrybutu, wówczas nie jest ona wysyłana do e-Sklep. Dla atrybutów grupujących:

• jeżeli wartość na towarze nadrzędnym nie będzie posiadała odpowiednika na definicji atrybutu, wówczas atrybut nie będzie wyświetlany w e-Sklep.
• jeżeli wartość na towarze podrzędnym nie będzie posiadała odpowiednika na definicji atrybutu, wówczas atrybut będzie wyświetlany, natomiast wartość przypisana do towaru podrzędnego nie będzie możliwa do wyboru z listy rozwijalnej w e-Sklep.

  Dodatkowo aby ułatwić znalezienie towarów, dla których wartość atrybutu nie posiada odpowiednika na definicji atrybutu, został dodany test integralności Zgodność wartości atrybutów z definicją. Test jest dostępny z poziomu Narzędzia\ Testy Integralności w zakładce Testy w gałęzi Cennik.

Zdjęcie towaru Towary mogą być prezentowane w Comarch e-Sklep razem z obrazami (fotografie, grafiki itp.), przedstawiającymi ich wygląd, stan itd. Aby możliwe było wyświetlanie obrazów dla towaru w Comarch e-Sklep należy skorzystać z załączników.

Karta towaru – zakładka Atrybuty

Dodawanie danych binarnych odbywa się na karcie towaru na zakładce Atrybuty w sekcji Załączniki. W sekcji Załączniki dostępne są kolumny (w przypadku, gdy skonfigurowany jest Comarch e-Sklep):

• Nazwa pliku/ścieżka – nazwa pliku lub ścieżka, jeśli wybrano opcję link,
• Nazwa – zgodna z nazwą pliku, w przypadku dodawania pliku z dysku uzupełniana automatycznie, w przypadku dodawania z listy danych binarnych zgodna z nazwą danej binarnej,
• Typ – plik lub link,
• Typ pliku – program automatycznie rozpoznaje znane formaty i odpowiednio ustawia typ. Jeśli format nie zostanie rozpoznany wówczas ustawiony zostanie typ Inne.

  Domyślnie lista typów będzie zawierać następujące pozycje: Word – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: doc, docx, docm, txt, rtf, odt Excel – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: xls, xlsx, xlsm, xlsb PDF – pliki pdf Grafika – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: gif, png, jpg Video  – avi, mp4, mkv Audio – mp3, wav Flash – swf Archiwa – zip, rar Inne – w przypadku nierozpoznanego typu pliku.

• e-Sklep/e-Sales – opcja udostępnienia w e-Sklep, wybór TAK/NIE (opcja TAK niedostępna dla linków)
• Jeśli dodawane są załączniki, a towar ma ustawioną opcję wysyłania do sklepu, to przed dodaniem pozycji program pyta: Towar jest wysyłany do Comarch e-Sklep. Czy ustawić dla załączników parametr e-Sklep/e-Sale?,

  W przypadku zdjęć, można uzupełnić dodatkowe informacje (metadane) dotyczące zapisywanej pozycji, kolumny:

• Link – pole tekstowe do wprowadzania linku do zdjęcia (dozwolone znaki zgodnie ze specyfikacją URL),
• Atrybut Alt – atrybut znacznika obrazka w języku HTML. Służy do opisania zawartości grafiki dla robotów indeksujących. Opis ten jest kluczowy dla pozycjonowania w wyszukiwarkach,
• Atrybut Rel – wartości na liście wyboru: brak (puste), nofollow. Określa, czy odnośnik do pliku ma znaczenie dla robotów sieciowych i czy mają za nim podążać,
• Atrybut Title – tekst pojawiający się po najechaniu kursorem myszy na grafikę na stronie internetowej. Nie ma wpływu na pozycjonowanie w wyszukiwarkach.

  Dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajdują się kolumny:

• Podgląd – kolumna, w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików/linków doc, xls, pdf itp. jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki.
• Język – do wyboru lista języków.

  W sekcji Załączniki dostępne są przyciski: – Dodaj załącznik  – Podgląd pliku – podgląd załącznika z pomocą domyślnego programu ustawionego dla danego typu pliku  – Usuń  – Pozycja w górę/Pozycja w dół – przyciski ustawiania kolejności plików. W menu dostępnych opcji przy przycisku   Dodaj załącznik do wyboru są cztery opcje: Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy program wyświetli okno, gdzie Użytkownik będzie mógł wyszukać lokalizację pliku i wskazać plik. Po zatwierdzeniu wyboru wskazany plik zostanie zapisany w bazie danych. Jeśli Użytkownik zaznaczy więcej, niż jeden plik, wówczas dodane zostaną wszystkie zaznaczone pliki. W oknie wyszukiwania plików domyślnie będą się podpowiadać pliki typu pliki graficzne, zapamiętywana też będzie ostatnio wybierana ścieżka. Wybór opcji spowoduje, że załącznik trafia od razu na listę danych binarnych i zostaje zapisany w bazie. Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać, że:

• w kopii bezpieczeństwa wykonywanej z poziomu programu będą zapamiętane również pliki z załącznikami,
• zapisywanie plików w bazie danych powoduje jej szybki przyrost.

  Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz link rejestrowane jest powiązanie załącznika z plikiem, który jest zapisany na dysku komputera. W efekcie w bazie danych ten plik nie jest zapisany, a jedynie zapamiętana jest ścieżka dostępu do pliku. Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać o tym, że:

• pliki NIE BĘDĄ archiwizowane wraz z kopią bezpieczeństwa bazy danych (w kopii będą zapamiętane tylko ścieżki dostępu),
• powiązanie dokumentów jedynie w postaci linków nie powoduje szybkiego przyrostu baz danych.

 

Uwaga

Załączniki w postaci linków nie są wysyłane do Comarch e-Sklep..

Wybierając opcję Wybierz z listy danych binarnych otwierane jest okno danych binarnych, na którym możliwe jest wskazanie zapisanych już w bazie danych binarnych. Okno z listą danych binarnych posiada kolumny:

• Zaznaczeń, dzięki czemu możliwe jest równoczesne dodawanie wielu danych binarnych przez zaznaczenie wybranych pozycji,
• Podgląd – w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików doc, xls, pdf jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki,
• Nazwa – nazwa danej binarnej,
• Nazwa pliku – nazwa pliku.

  Na oknie istnieje też możliwość podglądu widoku pliku, na którym aktualnie jest umieszczony kursor. Opcja podglądu ma możliwość ukrycia lub zwinięcia. Domyślnie podgląd jest ukryty po prawej stronie listy, gdzie widnieje pasek Podgląd – kliknij, aby wyświetlić okienko podglądu pliku. Po kliknięciu w pasek rozwijany jest panel, w którym widoczny jest podgląd pliku. W panelu widoczne jest zdjęcie (grafika), w przypadku innych plików wyświetla się standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Położenie panelu może być przez Użytkownika zmieniane. Aby zadokować panel z innej strony okna należy go „złapać” i przeciągnąć w inną lokalizację. Dodatkowo panel wyposażony jest w przycisk pinezki: jeśli pinezka jest „wyciśnięta” po ustawieniu kursora z powrotem na liście danych binarnych panel jest zwijany. Jeśli pinezka jest „wciśnięta” – panel jest na stałe dokowany.

Dane binarne

Opcja Dodaj plik na podstawie URL umożliwia dodanie pliku w postaci URL do towaru, który będzie prezentowany w e-Sklepie. Maksymalny rozmiar zdjęcia nie może być większy niż 512 kB. Na liście załączników istnieje także możliwość dodania załącznika za pomocą menu kontekstowego, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy. Z tego poziomu dostępne są opcje: Dodaj (odpowiadająca opcji: Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy), Wskaż plik na dysku i zapisz link, Wybierz z listy danych binarnych. Dodanie atrybutu o typie binarnym do towaru i przypisanie wartości binarnej spowoduje automatyczne pojawienie się wskazanej pozycji binarnej na liście załączników. Aby załącznik udostępniany był w Comarch e-Sklep, w kolumnie o nazwie e-Sklep/e-Sale należy wybrać opcję TAK (opcja TAK niedostępna dla linków). Jako zdjęcie główne w Comarch e-Sklep wyświetlana jest pierwsza pozycja binarna na liście załączników. Istnieje możliwość ustawienia kolejności załączników – aby przenieść załącznik w górę lub w dół należy skorzystać z metody przeciąg i upuść. Niemożliwe jest wielokrotne dodawanie tej samej danej binarnej na jedną kartę cennikową produktu wysyłanego do Comarch e-Sklep. Przy próbie zapisania takiej karty program zwróci ostrzeżenie: Dodano dwie identyczne dane binarne wysyłane do e-Sklep! i nie pozwoli na jej zapis, dopóki nie zostanie to poprawione. Poniżej przedstawione są przykłady atrybutów i ich formaty:

Uwaga

W przypadku, gdy nastąpi próba zapisania karty towaru z oznaczoną daną binarną o wielkości przekraczającej 10MB, program zwróci komunikat: Rozmiar danej binarnej, która jest wysyłana do e-Sklep, nie może być większa niż 10MB.

Uwaga

W przypadku, gdy nastąpi próba zapisania karty towaru z oznaczonym zdjęciem (typ pliku : Grafika) o wielkości przekraczającej 512 KB, program zwróci komunikat: Rozmiar pliku graficznego, który jest wysyłany do e-Sklep, nie może być większy niż 512KB.

Seryjne dodawanie/usuwanie atrybutów Z poziomu menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby poprzez Operacje seryjne można dla pozycji zaznaczonych na liście przypisać atrybut, który będzie wykorzystywany w Comarch e-Sklep, wraz z określeniem jego wartości. Z tego poziomu można również wykonać seryjne usunięcie atrybutu z kartotek towarowych.

Producent i Marka

Do Comarch e-Sklep można wysyłać dodatkowo informacje na temat Marki i Producenta danego produktu. Informacje te można wprowadzić na zakładce Dodatkowe karty cennikowej. Na formularzach Producenta i Marki dostępna jest zakładka e-Sklep, na tej zakładce można wprowadzić dodatkowe nazwy, opisy i dane dotyczące pozycjonowania w Comarch e-Sklep

Definiowanie zamienników towarowych

Produkty podobne są wyświetlane w Szczegółach Produktu w sklepie internetowym. Aby dodać do towaru jego zamienniki (produkty podobne) należy w karcie produktu przejść do zakładki  Zamienniki. Po kliknięciu przycisku Dodaj  pojawi się lista wszystkich produktów, z których wybieramy towar, który ma być zamiennikiem (można zaznaczyć również opcję obustronnych zamienników).

Uwaga

Aby w Comarch e-Sklep dany zamiennik towaru był poprawnie wyświetlany, zamiennik musi posiadać dodane i udostepniane dla e-Sklep zdjęcie (zakładka Atrybuty, sekcja Załaczniki).

Zestawy promocyjne

W menu Ogólne/ Inne/ Zestawy promocyjne można wprowadzić zestawy promocyjne, dzięki którym w ramach sprzedaży określonego towaru głównego (lub usługi) objętego promocją, można zaoferować klientowi pakiet dodatkowych towarów i usług w obniżonej cenie. Do Comarch e-Sklep oraz wysyłany jest kod, jak również nazwa zestawu.

Formularz zestawu promocyjnego.

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ e-Handel zaznaczono opcję sklepu, na formularzu zestawu pojawi się dodatkowy parametr: Udostępniaj w e-Sklep. Aby zapis z zaznaczonym parametrem był możliwy, każdy towar  wskazany na zestawie również musi mieć zaznaczony ten parametr na swojej karcie. Skasowanie zestawu jest możliwe pod warunkiem, że nie został on udostępniony w e-Sklepie, jeżeli taka sytuacja miała miejsce, należy najpierw odznaczyć parametr na karcie zestawu, a następnie go usunąć. Podczas próby usunięcia z poziomu Cennika/Listy Zasobów towaru lub usługi, które są powiązane z zestawem promocyjnym pojawi się komunikat blokujący tą operację. Aby wykasować taką kartę z programu, należy najpierw usunąć wszystkie zestawy, na których dana pozycja występuje. Jeżeli towar jest elementem zestawu lub towarem głównym zestawu promocyjnego i na swojej karcie ma cenę 0,00 a jest zaznaczony parametr w konfiguracji e-Sklepu – Pomijaj  towary z ceną 0,00, wówczas taki zestaw nie jest przesyłany do Comarch e-Sklep. Przycisk Operacji Seryjnych , który pozwala na seryjne udostępnienie zaznaczonych zestawów w e-Sklep jest dostępny wyłącznie po zaznaczeniu opcji sklepu w Konfiguracji Firmy/ e-Handel.

Rabaty towarów

W menu Ogólne/ Rabaty dla opcji:

• grupa kontrahenta / wszystkie towary
• jeden kontrahent / wszystkie towary
• grupa kontrahenta / grupa towarowa
• grupa kontrahenta / jeden towar
• jeden towar / wszyscy kontrahenci
• jeden kontrahent / grupa towarowa
• jeden kontrahent / jeden towar
• grupa towarowa / wszyscy kontrahenci
• jeden towar / wszyscy kontrahenci
• grupa towarowa / gruba kontrahenta
• stała cena – wszyscy kontrahenci
• stała cena – grupa kontrahentów
• stała cena – jeden kontrahent

  można wprowadzić rabat mający zastosowanie w Comarch e-Sklep. Wartość rabatu dla e-Sklepu na zakładce Procentowe określana jest w kolumnie Rabat e-Sklep, wartość ceny dla e-Sklepu na zakładce Stała cena pobierana jest z kolumny Cena. Dla rabatów istnieje możliwość wprowadzenia terminu obowiązywania promocji. Informację o rabatach mających zastosowanie w Comarch e-Sklep dla danego kontrahenta można sprawdzić w oknie Lista rabatów kontrahenta (opcja dostępna z poziomu listy kontrahentów, w górnym menu ikon ). Po wprowadzeniu rabatu na kartotece kontrahenta, rabat przenosi się również do kolumny Rabat e- Sklep. Jeżeli klient indywidualnie ustawia rabat w kolumnie Rabat e-Sklep to pozostaje on bez zmian. Zamiana wartości w kolumnie Rabat e-Sklep nie wpływa na kolumnę Rabat ani na pole z rabatem na karcie kontrahenta.

Zmiana parametrów dla Comarch e-Sklep

Z poziomu menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby  w Operacjach seryjnych dostępne są funkcje:

• zmiana marki/producenta:

 

• zmiana parametrów Comarch e-Sklep:

Dla pozycji zaznaczonych na liście można zaznaczyć parametr Udostępniaj w Comarch e-Sklep/e-Sale dla wybranego sklepu, zmienić status dostępności towaru i grupę domyślną. Dodatkowo można ustawić atrybuty czasowe. Aby ustawić atrybut czasowy należy zaznaczyć opcję na przykład Ustaw nowość i potem zaznaczyć lub odznaczyć parametr Nowość. Operacja podmieni tylko te atrybuty, które były zaznaczone do ustawienia. Od wersji 2023.0.1  Z poziomu listy Zasobów i Cennika w oknie operacji seryjnej: Zmiana parametrów Comarch E-Sklep/E-sale wprowadzono możliwość seryjnej zmiany parametru dotyczącego udostępniania plików graficznych.

Kontrahenci wysyłani do Comarch e-Sklep

W menu Ogólne/ Kontrahenci można wprowadzić kontrahentów,  których karty zostaną wyeksportowane do Comarch e-Sklep. Aby kontrahent został wysłany do sklepu muszą zostać uzupełnione następujące dane:

• Kod
• Nazwa
• Ulica
• Nr domu
• Miasto
• Kod pocztowy
• E-Mail
• Kraj ISO

  Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ e-Handel skonfigurowano stanowisko sklepu, na formularzu Kontrahenta będzie dostępna zakładka e-Sklep, na której mamy możliwość wybrania, do których sklepów kontrahent zostanie wysłany.  Dodawanie kontrahentów do sklepu możliwe jest po wykonaniu pierwszej synchronizacji z Comarch e-Sklep i dotyczy tylko aktywnych sklepów Enterprise oraz B2B. W przypadku uzupełnienia na karcie Kontrahenta na zakładce Dodatkowe pola Operator do Comarch e-Sklep wysyłany jest on jako opiekun kontrahenta. Wysyłani są tylko opiekunowie o typie Operator z uzupełnionym adresem mailowym. Dla Operatora z poziomu konfiguracji możliwe jest dodanie zdjęcia, które zostanie zaprezentowane w Comarch e-Sklep.

Uwaga

Jeżeli Kontrahent został wysłany z programu Comarch ERP Optima wraz z opiekunem, a nie został wcześniej aktywowany w Comarch e-Sklep, to dane opiekuna nie zostaną wysłane do e-Sklepu. W takiej sytuacji po aktywowaniu kontrahenta w e-Sklepie niezbędne jest wykonanie pełnej synchronizacji z e-Sklepem w Comarch ERP Optima.

Udostępniając kontrahenta w sklepie, należy określić loginy przedstawicieli, dla których zostaną założone konta w Comarch e-Sklep. Jeden z loginów musi zostać oznaczony jako login główny. Jeżeli skonfigurowano więcej niż jeden sklep, loginy kontrahenta można udostępniać w wielu sklepach jednocześnie. Jeśli na zakładce Dodatkowe kontrahent ma zdefiniowanych przedstawicieli, na oknie dodawania loginów do e-Sklep można wskazać spośród nich osoby uprawnione do logowania w sklepie. Dla poszczególnych przedstawicieli można edytować adres e-mail do logowania, a także określić, który z loginów będzie głównym. Aby login przedstawiciela został dodany, pole z adresem e-mail musi być uzupełnione.

Dotyczy wersji: 2021.5.1

Dla loginu składającego się z kilku adresów mailowych rozdzielanych znakiem średnika, do Comarch ERP e-Sklep wysyłany jest pierwszy adres mailowy.

Jeżeli kontrahent nie ma dodanego żadnego aktywnego przedstawiciela, podczas dodawania kontrahenta do sklepu zostanie wyświetlony formularz umożliwiający założenie karty przedstawiciela, będącego loginem głównym w Comarch e-Sklep. Na formularzu dostępne są pola :

• Właściciel loginu – domyślnie uzupełniane jest Nazwą kontrahenta, pole obowiązkowe
• E-mail – domyślnie uzupełniane jest adresem e-mail kontrahenta, pole obowiązkowe
• Telefon

  Podczas dodawania loginów do Comarch e-Sklep, Użytkownik ma możliwość określenia ceny domyślnej kontrahenta, która będzie wysyłana do poszczególnych sklepów. W przypadku, gdy na karcie kontrahenta nie zostanie ustawiona cena domyślna dla e-sklepu, to dla danego klienta wysyłana będzie cena wskazana w konfiguracji na formularzu stanowiska Comarch e-Sklep – pole cena domyślna. Loginy przedstawicieli udostępniane w ramach jednego sklepu muszą być unikalne. Po wysłaniu kontrahentów do e-Sklep nie ma możliwości edytowania adresu e-mail do logowania ani usunięcia zsynchronizowanych loginów z zakładki e-Sklep. Jeśli chcemy zablokować przedstawicielowi możliwość logowania do sklepu, jego login należy oznaczyć na zakładce e-Sklep jako nieaktywny. Nieaktywne loginy są wyświetlane na liście w kolorze szarym. Jeśli nieaktywny login zostanie odblokowany, należy wykonać synchronizację kontrahentów, aby loginy zostały odblokowane również po stronie sklepu. Nie można też usuwać Przedstawicieli powiązanych z loginem wysłanym do Comarch e-Sklep.

Uwaga

Zmiana danych, adresu e-mail na karcie Przedstawiciela, nie powodują zmiany na loginach kontrahenta. Również podczas synchronizacji loginów z Comarch e-Sklep, karty przedstawicieli kontrahentów nie są aktualizowane.

Ponieważ karta Przedstawiciela powiązanego z loginem e-Sklep pozostaje do edycji, nazwa i adres e-mail na karcie Przedstawiciela i na loginie mogą być różne. Aby szybko sprawdzić z jakim przedstawicielem powiązany jest login, z poziomu listy loginów kontrahenta dostępna jest funkcja Pokaż powiązanego przedstawiciela. Po skonfigurowaniu sklepu w Konfiguracji Firmy/ e‑Handel, na liście kontrahentów z poziomu operacji seryjnych dostępna jest opcja: Zmiana parametrów e-Sklep. Funkcja umożliwia dodanie kontrahentów do sklepu i ustawienie dla nich ceny domyślnej w sklepie. Podczas dodawania kontrahenta do sklepu, w zależności od wybranej opcji, tworzony jest login główny, na podstawie danych kontrahenta lub danych przedstawiciela domyślnego, o ile taki przedstawiciel istnieje. Za pomocą operacji seryjnej nie ma możliwości dopisywania, usuwania czy modyfikowania przedstawicieli dla kontrahenta.

Na kartotece zaimportowanej z Comarch e-Sklep automatycznie zostanie dodany sklep, z którego kontrahent został zaimportowany, wraz z poszczególnymi loginami kontrahenta.   Skasowanie kontrahenta jest możliwe pod warunkiem, że nie został on udostępniony w e-Sklep, jeżeli taka sytuacja miała miejsce, należy najpierw odznaczyć parametr na karcie kontrahenta, a następnie go usunąć. Przesyłane są również grupy kontrahentów zdefiniowane w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Grupy kontrahentów. Anonimizacja Po anonimizacji danych w Comarch ERP Optima należy wykonać synchronizację danych do Comarch e-Sklep. Po anonimizacji kontrahenta w Comarch ERP Optima, wszystkie loginy powiązane z e-Sklep są oznaczane jako nieaktywne i usuwane z karty kontrahenta. Klient w sklepie nie ma możliwości zalogowania na takie konta. Po anonimizacji przedstawiciela, z loginu tego Przedstawiciela na zakładce e-Sklep usuwany jest adres e-mail do logowania. Kontrahent nie ma już możliwości zalogowania się na takie konto w sklepie. Po anonimizacji danych w Comarch ERP Optima, dane kontrahenta w Comarch e-Sklep nie są usuwane. Anonimizację należy więc wykonać również w sklepie.

Uwaga

Anonimizacja karty kontrahenta w Comarch e-Sklep, nie powoduje anonimizacji danych w systemie ERP. W Comarch ERP Optima należy osobno zanonimizować dane takiego kontrahenta.

W związku z wprowadzeniem w Comarch ERP Optima funkcjonalności łączenia kart kontrahentów, umożliwiono przenoszenie kont w e-Sklep pomiędzy kontrahentami. Opcja dostępna jest z poziomu listy kontrahentów w menu kontekstowym (po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na liście). Funkcjonalność jest dostępna dla Operatorów, mających uprawnienia do łączenia kart kontrahentów – zaznaczony parametr z poziomu Start/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy Prawo do łączenia kart kontrahentów. Wybranym Operatorom z uprawnieniami do łączenia kart, można natomiast zablokować możliwość przenoszenia kont. Blokada – Parametry przepinania konta e-sklep kontrahentów dostępna jest na karcie Operatora na zakładce Blokady dostępu.

Uwaga

Funkcjonalność przepinania kont e-Sklep dostępna jest dla Comarch e-Sklep w wersji 2016.5.1 i późniejszych.

Funkcja przenoszenia kont może być wykorzystywana zarówno do przepinania kont sklepów z kontrahenta duplikata na kontrahenta głównego, ale również pomiędzy kartami aktywnych kontrahentów. W celu połączenia kart kontrahentów należy:

• zrealizować zamówienia dla kontrahentów, którzy zostaną oznaczeni jako podrzędni
• wykonać operację: Przenieś konta e-Sklep na wskazanego kontrahenta
• wykonać połączenie kart kontrahentów

  Po wybraniu funkcji przepinania kont podnosi się okno Przepnij konta e-sklep, gdzie w polach „Z kontrahenta” i „Na kontrahenta” należy wskazać odpowiednich kontrahentów pomiędzy, którymi będą przenoszone dane. W polu „Z kontrahenta” jest możliwość wskazania kontrahenta duplikata, jeżeli wcześniej karty kontrahentów zostały połączone. W tym celu należy listę kontrahentów otworzyć za pomocą przycisku „Z kontrahenta” i w filtrze zaznaczyć parametry Nieaktywni oraz Pokaż duplikaty. W polu „Na kontrahenta” jest możliwość wybrania tylko aktywnych kontrahentów. W przypadku posiadania więcej niż jednego sklepu, jeżeli dany kontrahent ma na swojej karcie wybrane kilka kont e-Sklep, podczas przepinania danych przenoszone są wszystkie konta na drugiego kontrahenta. Jeżeli na karcie kontrahenta, na którego będą przenoszone dane dotyczące e-Sklep, nie był uzupełniony adres e‑mail, w wyniku przeniesienia kont na jego kartę zostanie wpisany adres e-mail z karty pierwszego kontrahenta. Adres e-mail nie będzie zmieniony i nadpisany, jeżeli był uzupełniony na kartach obu wybranych kontrahentów. Po przepięciu danych na drugiego kontrahenta, synchronizacja oraz rejestrowanie zamówień po stronie Comarch ERP Optima będą realizowane w ramach karty tego kontrahenta. Należy jednak pamiętać, że dane kontrahenta po stronie e-Sklep zostaną zmienione na aktualne w przypadku, gdy adres e-mail na karcie, na którą zostało przeniesione konto, będzie zgodny z adresem e-mail wykorzystywanym jako login przez klienta w Comarch e Sklep. W przypadku, gdyby adresy e-mail na karcie kontrahenta oraz adres służący jako login były różne, Operator może dokonać zmiany z poziomu Comarch ERP Optima bądź w Comarch e-Sklep po zalogowaniu do Panelu administratora. W przypadku, gdy obaj wskazani w funkcji kontrahenci, mają już założone konta w sklepie, po wykonaniu operacji przenoszenia danych, dotychczasowe konto kontrahenta, na którego przepinamy dane zostanie zablokowane. Ponadto na nowe konto, nie zostanie przeniesiona historia jego zamówień. Jeżeli dane przepinane są na kontrahenta, który wcześniej nie posiadał konta w Comarch e-Sklep, na jego kartę przenoszone są zarówno dane konta jak i ustalony rodzaj ceny. Jeżeli jednak kontrahent, na którego przenoszone są dane, ma ustalony indywidualny rodzaj cen dla e-Sklepu, dane te nie zostaną nadpisane. W razie potrzeby należy je zmodyfikować ręcznie na karcie kontrahenta w Comarch ERP Optima. Po przeprowadzeniu operacji przenoszenia danych między kartami kontrahentów, zalecane jest wykonanie ręcznej synchronizacji z zaznaczoną opcją „Wyślij kontrahentów”.

Zgody kontrahenta w Comarch e-Sklep

Do Comarch ERP Optima importowane są definicje treści zgód z Comarch e-Sklep oraz rejestrowane są zgody wyrażone przez kontrahentów w sklepie. Możliwa jest również synchronizacja do sklepu definicji treści zgód, dodanych z poziomu programu, a także zgód przypisanych do kontrahentów wysyłanych do sklepu. Jeśli w Comarch ERP Optima zostało skonfigurowane minimum jedno stanowisko sklepu, z poziomu Ogólne/Słowniki dostępna jest lista [Formy kontaktu]. Nie ma możliwości dodania ani usunięcia form z listy. Na formularzu formy kontaktu można zdefiniować nazwę formy w różnych językach. Ponadto, w przypadku współpracy z e-Sklepem, na formularzu definicji treści zgody widoczna jest wtedy dodatkowa zakładka [e-Sklep]. Aby zgoda została wysłana do Comarch e-Sklep, należy wskazać sklepy, w których ma być udostępniona. Dla poszczególnych sklepów można też zdefiniować treści zgód w różnych językach. Aby na liście Treści zgód zostały wyświetlone zgody synchronizowane z Comarch e-Sklep, należy zaznaczyć w filtrze parametr Pokazuj treści zgód w Comarch e-Sklep. Ustawienie parametru jest zapamiętywane. Jeżeli zgoda została zsynchronizowana do e-Sklep, nie ma możliwości edycji jej treści, dodania/usunięcia sklepu, ani dodania kolejnego tłumaczenia w innych językach. Chcąc zmienić treść zgody wysłanej do sklepu lub dodać nowe tłumaczenie, należy wprowadzić nową wersję zgody. W przypadku treści zgód zaimportowanych z Comarch e-Sklep, nie ma możliwości ich edycji, ani dodania nowych wersji zgody w programie. Ewentualnych zmian należy dokonać po stronie Panelu Administratora. W Comarch ERP Optima taką zgodę można jedynie oznaczyć jako nieaktywną. Definicje zgód z Comarch e-Sklep mogą być importowane wraz z powiązanymi regulaminami. Po stronie Panelu Administratora należy dodać regulamin wraz z podpiętym plikiem pdf (pole Treść w pdf). Taki regulamin należy następnie powiązać z treścią zgody. Po zaakceptowaniu takiej zgody przez klienta w sklepie, plik zostanie zaimportowany do Comarch ERP Optima. Plik będzie widoczny jako Załącznik do zgody zaakceptowanej przez konkretnego przedstawiciela. W Comarch e-Sklep rejestrowane są zgody podmiotu (np. podczas rejestracji) a także zgody w ramach konkretnych transakcji, składania zamówienia. Zgody wyrażone przez klientów Comarch e-Sklep są przypisywane do konkretnych loginów w e-Sklep. W Comarch ERP Optima udzielone zgody podmiotu są widoczne na formularzu przedstawiciela na zakładce [Zgody]. W polu Wyrażający podawana jest nazwa firmy kontrahenta oraz adres e-mail loginu, który wyraził zgodę. W przypadku zgody pochodzącej z e-Sklep, jeśli do zgody został podpięty regulamin, to plik .html z treścią regulaminu oraz załączniki .pdf, będą widoczne na formularzu zgody na zakładce [Dokumenty] w sekcji Załączniki. Zgody przedstawicieli powiązanych z loginem e-Sklep, wyrażone po stronie systemu ERP również są wysyłane do Comarch e-Sklep. Aby informacja o zgodach została wysłana do sklepu, należy wykonać synchronizację danych kontrahentów (ręczną bądź automatyczną). Klient może w każdej chwili wycofać wyrażoną przez siebie zgodę. Jeżeli wycofa zgodę w sklepie, informacja jest zapisywana w Comarch ERP Optima na formularzu zgody. Zgodę można również wycofać z poziomu Comarch ERP Optima. Po wykonaniu synchronizacji informacja ta jest wysyłana do Comarch e-Sklep. Usunięcie zgody z karty Przedstawiciela, nie będzie skutkować oznaczeniem jej jako wycofana w e-Sklep. W przypadku klientów niezarejestrowanych w e-Sklep, zgody wyrażone na newsletter nie są synchronizowane do Comarch ERP Optima. Takie zgody należy weryfikować po stronie Panelu administracyjnego e-Sklep.

Uwaga

Jeżeli treść zgody z Comarch ERP Optima zostanie przypisana do kilku sklepów jednocześnie, a klient jest zarejestrowany w sklepach na tym samym loginie, wyrażenie bądź wycofanie przez klienta zgody w jednym sklepie, spowoduje odpowiednio wyrażenie/wycofanie zgody w pozostałych sklepach. W związku z tym, w przypadku pracy na kilku sklepach, dla treści zgód utworzonych w Comarch ERP Optima, zaleca się zdefiniowanie osobnej treści zgody dla każdego sklepu.

Uwaga

W przypadku treści zgód synchronizowanych z Comarch e-Sklep (zarówno pochodzących ze sklepu, jak i dodanych w Comarch ERP Optima), nie zaleca się przypisywania jej w programie wielokrotnie do przedstawicieli powiązanych z loginem e-Sklep. Jeśli jedna treść zgody będzie wielokrotnie przypisana jako aktywna, wówczas informacja o wycofaniu takiej zgody w e-Sklep, może zostać zarejestrowana na niewłaściwej zgodzie w Comarch ERP Optima.

Zgody transakcyjne wyrażone podczas składania zamówienia w sklepie, są zapisywane dla danego dokumentu. Na zamówieniach pochodzących ze sklepu (dokumenty RO), na zakładce [e-Sklep] można wyświetlić listę zaakceptowanych zgód za pomocą przycisku Zgody wyrażone podczas składania zamówienia. Na liście możliwy jest tylko podgląd wyrażonej zgody. Na formularzu zgody widoczna jest tylko sekcja Wyrażenie zgody, ponieważ takich zgód nie można wycofać.

System lojalnościowy w Comarch e-Sklep

Obsługa systemu lojalnościowego Comarch ERP Optima z Comarch e-Sklep obejmuje możliwość ustalania dla poszczególnych grup cenowych ilości punktów przyznawanych za zakup towaru, a także płatność, przy użyciu zgromadzonych punktów, za zamówienia złożone w e-Sklepie. Jeśli w Comarch ERP Optima zostało skonfigurowane stanowisko e-Sklep, na kartach towarów na zakładce Ogólne, można ustalać ilość punktów w e-Sklep dla poszczególnych cen sprzedaży. Dla ceny zakupu nie ma możliwości ustalenia przelicznika.

Klienci Comarch e-Sklep mają możliwość zakupu wybranych towarów, w zamian za punkty zgromadzone na swoim koncie. Na kartach towarów, które mogą być wymienione za punkty, należy zaznaczyć parametr Nagroda, dostępny na zakładce e-Sklep w sekcji Atrybuty czasowe.

Pozycja cennika – parametr Nagroda

Jeżeli na karcie towaru zaznaczony jest parametr Zapytaj o cenę, taki towar nie może być nagrodą. Również, jeśli na karcie zaznaczony jest parametr Nagroda, nie ma możliwości zaznaczenia opcji Zapytaj o cenę, parametr jest wówczas nieaktywny. Z poziomu menu Ogólne/Cennik oraz Handel/Zasoby dla zaznaczonych pozycji dostępna jest seryjna funkcja Zmiana przyznanych punktów w Comarch e-Sklep.

Dla wybranych cen można ustalić ilość punktów na dwa sposoby:

• Ustal ilość punktów – pozwala na wpisanie konkretnej wartości przyznawanych punktów.
• Ustal przelicznik punktów – umożliwia określenie kwoty, za jaką przyznany zostanie 1 punkt. Na tej podstawie zostanie wyliczona ilość punktów dla poszczególnych cen. Ilość punktów jest wyliczana niezależnie od waluty wskazanej ceny, tylko na podstawie wartości ceny jednostkowej z karty towaru. Jeśli cena towaru będzie niższa od ustalonego przelicznika, cena otrzyma 0 punktów.

Przykład

Przelicznik : 1 punkt = 10 kwota.

Towar	hurtowa 1	PUNKTY	hurtowa 2	PUNKTY	hurtowa 3	PUNKTY
GRABIE_LIŚCIE	129.99	12	7.5	0	50 euro	5

Funkcja umożliwia też seryjne wyczyszczenie punktów dla wskazanych cen. W ramach funkcji seryjnej Zmiany parametrów Comarch e-Sklep, możliwa jest zmiana zaznaczenia parametru Nagroda na kartach produktów. Ponieważ parametry Nagroda i Zapytaj ocenę nie mogą być jednocześnie zaznaczone na kartach towarów, na oknie operacji seryjnych obowiązują następujące zależności :

• Jeśli zostanie zaznaczony parametr Zmień ukrywanie ceny i Zapytaj o cenę, można zaznaczyć tylko parametr Ustaw nagroda – parametr Nagroda będzie nieaktywny.
• Jeśli zostanie zaznaczony parametr Zmień ukrywanie ceny, a Zapytaj o cenę nie będzie zaznaczony, można zaznaczyć zarówno parametr Ustaw nagroda i Nagroda.
• Jeśli zostanie zaznaczony Ustaw nagroda i Nagroda, można zaznaczyć Zmień ukrywanie ceny, a Zapytaj o cenę będzie nieaktywny.
• Jeśli zostanie zaznaczony parametr Ustaw nagroda, a Nagroda nie będzie zaznaczony, można zaznaczyć Zmień ukrywanie ceny oraz Zapytaj o cenę.

Płatność punktami spowoduje obniżenie wartości elementów zamówienia (towarów, za które zapłacono punktami), poprzez naliczenie rabatu. Wartość takich towarów po rabacie będzie odpowiednio pomniejszona. W przypadku, gdy towar zostanie w całości wymieniony na punkty – zostanie zastosowany maksymalny rabat, wtedy wartość takiego towaru zostanie pomniejszona do 0,01 zł. Płatność punktami obniży też odpowiednio wartość całego zamówienia. Pozycje oznaczone parametrem Nagroda, nie powinny mieć zatem ustalonej Granicy ceny – minimalna marża. Jeśli po zastosowaniu rabatu, wynikającego z płatności punktami, ustalona wartość towaru – Nagrody będzie poniżej marży – takie zamówienie nie zostanie wczytane do Comarch ERP Optima. Aby zamówienie zaimportować, Operator powinien mieć prawo do sprzedaży poniżej minimalnej marży (parametr na karcie Operatora Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy – zakładka Parametry). W Comarch e-Sklep Klient gromadzi na swoim koncie punkty przyznane za składane zamówienia. Punkty są dodawane po realizacji zamówienia, tzn. gdy dane Zamówienie otrzyma w Comarch e-Sklep status Zrealizowane, na koncie Klienta zostanie zaktualizowana ilość posiadanych punktów. W przypadku zwrotu, reklamacji czy anulowania złożonego zamówienia, ewentualnych zmian, odjęcia wcześniej przyznanych punktów można dokonać po stronie Comarch e-Sklep z poziomu Panelu administracyjnego. Aby w pełni korzystać z systemu lojalnościowego, po stronie Comarch e-Sklep należy m.in. zdefiniować programy lojalnościowe, określić przeliczniki punktów przyznawanych za zamówienie. Informacje dotyczące konfiguracji systemu lojalnościowego znajdują się w dokumentacji użytkownika Comarch e-Sklep.

Weryfikacja oferty e-Sklep

Aby zweryfikować poprawność danych oferty wysyłanej do Comarch e-Sklep, można wykonać testy integralności dla kartotek udostępnianych w e-Sklep. Z poziomu menu Narzędzia/ Testy integralności na zakładce Testy dostępna jest opcja – Weryfikacja oferty dla e-Handel. Test obejmuje następujące dane :

• Ceny towarów
• Fantomy – towary połączone
• Grupy
• Kontrola duplikacji kontrahentów
• Niedozwolone znaki
• Stawki VAT dla OSS
• Załączniki

  Dodatkowo w celu weryfikacji zgodności wartości atrybutów typu lista na kartotekach towarowych z wartościami na definicji (karcie) atrybutu w gałęzi Cennik jest dostępny test:

• Zgodność wartości atrybutów z definicją

Odbiór zamówień z Comarch e-Sklep

Wszystkie zamówienia zarejestrowane w Comarch e-Sklep trafiają do bazy Comarch ERP Optima na listę dokumentów RO. W systemie dostają kolejny numer, zgodnie z ustawieniami numeratora dla dokumentów RO. Nr zamówienia wygenerowany w Comarch e-Sklep przenoszony jest do pola Nr zamówienia na dokumencie RO. Data zamówienia wysyłana jest z Comarch e-Sklep i jest zgodna z datą zatwierdzenia zamówienia przez użytkownika, Termin rezerwacji jest ustawiany zgodnie z ilością dni wpisaną w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry (termin liczony jest od daty wystawienia). Jeżeli w konfiguracji nie ustawiono ilości dni, jako termin rezerwacji ustawiana jest data bieżąca. Źródło zamówienia Zamówienia pochodzące z Comarch e-Sklep/e-Sale są odpowiednio oznaczane na liście rezerwacji odbiorcy. Dane o pochodzeniu zamówienia są widoczne w kolumnie Źródło zamówienia (domyślnie ukryta). Kolumna w zależności od pochodzenia dokumentu informuje czy dokument został utworzony w programie czy zsynchronizowany z e-Sklep/e-Sale. Dane kontrahenta importowane są na podstawie danych zapisanych przez użytkownika Comarch e-Sklep w danych kontaktowych. Klient jednorazowy Jeśli klient Comarch e-Sklep nie posiada swojego profilu, czyli nie zarejestrował się na stronie Comarch e‑Sklep, wówczas traktowany jest jako użytkownik jednorazowy, a faktura dla niego wystawiana jest na kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!. Dane kontrahenta trafiają na dokument RO, ale nie jest tworzona karta kontrahenta w bazie Comarch ERP Optima. Klient zarejestrowany Jeśli klient posiada swój profil (konto) w Comarch e-Sklep wówczas przy najbliższej synchronizacji z Comarch ERP Optima jego dane są importowane i zakładana jest karta kontrahenta. Karty kontrahentów otrzymują automatyczny Kod, składający się z członów ESKL_IDSKLEPU_IDKONTRAHENTA, gdzie IDSKLEPU i ID KONTRAHENTA to numery identyfikacyjne sklepu/kontrahenta. Dane na kartę kontrahenta pobierane są z danych fakturowych wprowadzonych  przez użytkownika sklepu. Jeśli w konfiguracji sklepu zaznaczono parametr Mapuj kontrahentów , podczas importu kontrahentów sprawdzane jest czy istnieje kontrahent o podanym adresie e-mail i numerze NIP (Dane z zakładki ogólne na karcie kontrahenta). Jeżeli istnieje taki kontrahent oraz jest powiązany z danym sklepem internetowym, wówczas nie zostanie utworzona nowa karta kontrahenta tylko tworzy się powiązanie z już istniejącym kontrahentem. W przeciwnym przypadku zostaje utworzona nowa karta kontrahenta.. Jeżeli podczas rejestracji w Comarch e-Sklep użytkownik zaznaczył parametr Firma, w Comarch ERP Optima otrzymuje status podmiotu gospodarczego a na zakładce Handlowe ustawia się parametr Dokument liczony od na netto – zamówienia z Comarch e-Sklep są realizowane w cenach netto. Jeżeli cena w e-Sklepie jest ceną typu brutto a użytkownik podczas rejestracji w e‑Sklepie nie zaznaczył parametru Firma, to w Comarch ERP Optima będzie on miał status Osoba fizyczna i parametr Dokument liczony od na jego karcie w Comarch ERP Optima ustawi się na wartość brutto. Po zaznaczeniu w konfiguracji Firma\ Ogólne\ e-Handel parametru OSS – Obsługa szczególnej procedury rozliczania Vat dla e-Commerce i wykonaniu synchronizacji każde zamówienie składane po stronie Comarch e-Sklep w procedurze OSS po pobraniu do systemu ERP będzie miało zaznaczony parametr rozliczam podatek w OSS oraz rodzaj transakcji Procedura OSS. Różne dane kontaktowe i fakturowe Jeśli użytkownik Comarch e-Sklep dane do faktury wpisał inne niż te zarejestrowane jako kontaktowe, wówczas na zamówieniu, w polach Płatnika znajdą się dane zapisane w danych do faktury, natomiast dane kontaktowe zostaną umieszczone w polach związanych z Odbiorcą. Forma płatności Forma płatności jest importowana z Comarch e-Sklep i ustawiana zgodnie z konfiguracją płatności zdefiniowaną na karcie sklepu w sekcji Formy płatności na zakładce Dodatkowe (Konfiguracja/ Firma/ e-Handel). Domyślny termin płatności kontrahenta. Do Comarch e-Sklep wysyłana jest wartość pola Termin płatności z karty kontrahenta, z zakładki Płatności. W przypadku gdy w konfiguracji nie przypisano innej domyślnej formy płatności dla sklepu wówczas na zamówieniu z Comarch e-Sklep termin płatności będzie pobierany z karty kontrahenta. Elementy zamówienia Na zamówienia trafiają towary przesłane z zamówienia złożonego w Comarch e-Sklep wraz z cenami i wskazanymi przez klienta atrybutami. Ceny zapisywane są zgodnie z przesłanymi z Comarch e-Sklep bez względu na zmiany cennika. Atrybuty towarów są przenoszone na RO w pole Opis/ atrybuty znajdujące się w oknie pozycji dokumentu oraz na zakładkę atrybuty. Dodatkowo dla zamówień pochodzących z e-Sklepu na oknie dostępna jest kolumna e-Sklep. Kolumna przyjmuje wartości TAK – w przypadku atrybutu ustawionego przez klienta podczas składania zamówienia  oraz NIE – w przypadku atrybutu z karty towarowej z zaznaczonym parametrem Przenosić na transakcje.

Na liście atrybutów istnieje możliwość zmiany kolejności pozycji metodą „przeciągnij i upuść”. Kolejność atrybutów pozycji ustawiona na  zamówieniu przenoszona jest na powstałe z niego dokumenty. Na importowane zamówienia w walucie pobierany jest aktualny kurs domyślny z konfiguracji programu, w polu typ kursu ustawiany jest kurs ręczny. W przypadku zamówień z rozróżnieniem na cechy partii (moduł Handel Plus), informacje o cechach partii znajdują się na formularzu RO, na zakładce Dodatkowe w polu Opis/ Atrybuty. Po przekształceniu RO do WZ lub Faktury Sprzedaży z opcją pobrania towaru z magazynu i wykonaniu synchronizacji z Comarch e-Sklep – w Comarch e-Sklep pomniejszany jest stan towaru o zrealizowany na FA/ WZ. Koszty transportu/wysyłki oraz płatności Na zamówienie przenoszone są również koszty związane z dostarczeniem towaru do klienta oraz realizacją płatności (np. dodatkowe koszty związane z pobraniem). Aby dane te poprawnie trafiły na dokument RO należy założyć w Cenniku kartę usługową przeznaczoną na koszty związane z dostawą/płatnością, a następnie wybrać tę pozycję w Konfiguracji Comarch   e-Sklep dla Kosztu przesyłki  (Konfiguracja firmy/ e-Handel). Zgodnie z ustawieniem w konfiguracji do RO zostanie dodana pozycja usługowa o kodzie z cennika, natomiast nazwa i wartość zostaną przesłane z Comarch e-Sklep. Pozycja z kosztem przesyłki zostanie dodana na dokumencie jako ostatnia. Na koszt przesyłki składa się koszt dostawy oraz koszt płatności ustawiony w panelu administracyjnym Comarch e-Sklep. Pozycje te wczytywane są na dokument oddzielnie. Opis transakcji Klient składający zamówienie w Comarch e-Sklep może umieścić na nim dowolne uwagi, które następnie trafiają do pola Opis na dokumencie RO. Dodatkowo, jeżeli klient wykorzysta kupon rabatowy podczas składania zamówienia, informacja o numerze kuponu przesyłana jest również w polu Opis na dokumencie RO.

Uwaga

W wersji 2017.5 Comarch ERP Optima została wprowadzona możliwość ustalania cen towarów z czterema miejscami po przecinku. Podczas synchronizacji zamówień z e-Sklep, na dokumencie RO ceny poszczególnych towarów są wyliczane od wartości pozycji (wartość / ilość).  Jeśli w Comarch e-Sklep zostanie złożone zamówienie na towar z ceną z czterema miejscami po przecinku, po imporcie zamówienia na dokumencie RO cena towaru zostanie wyliczona zgodnie z tym algorytmem.

Zakładka e-Sklep/e-Sale Na dokumentach RO wczytanych z Comarch e-Sklep wyświetlana jest dodatkowa zakładka [e-Sklep/e-Sale]. Na zakładkę przenoszone są dodatkowe informacje dotyczące zamówienia, m.in. Uwagi klienta, informacje o sposobie dostawy, dane aukcji na której zakupiono produkt.

Uwaga

Zakładka [e-Sklep/e-Sale] będzie dostępna na zamówieniach pod warunkiem współpracy z Comarch e-Sklep w wersji 2018.0.1 lub wyższej.

Na zamówieniach, zarówno zapisanych do bufora jak i zatwierdzonych, istnieje możliwość ustawienia statusu płatności oraz dostawy. Funkcja jest również dostępna z poziomu operacji seryjnych na liście dokumentów RO. Po ustawieniu statusu w programie, informacja o zmianie jest wysyłana do Klienta e-Sklep w formie powiadomienia mailowego.

Uwaga

Zmiana statusu płatności na RO z Comarch e-Sklep, nie wpływa na faktyczne rozliczenie dokumentu (paragon, faktura), wygenerowanego do zamówienia.

Informacje ogólne

Zakładka e-Sklep/e-Sale. Sposób dostawy – Przesyłka.

Do zamówienia wystawić – Paragon lub Faktura, w zależności od wyboru Klienta podczas zamówienia w Comarch e-Sklep. Planowany termin dostawy – w pole przenosi się termin dostawy wskazany przez klienta podczas składania zamówienia. Jeżeli Operator w Comarch ERP Optima uzupełni lub zmieni planowaną datę dostawy, to zostanie ona wysłana do Comarch e-Sklep. Forma płatności – w polu przenosi się forma płatności wybrana przez Klienta podczas składania zamówienia. Pole nie jest do edycji. Uwagi Klienta – w pole przenoszone są dodatkowe uwagi klienta. Status płatności – status płatności zamówienia. Powiązane aukcje – jeśli zamówienie zostało złożone poprzez serwis aukcyjny w sekcji Informacje ogólne prezentowane są również dane dotyczące aukcji, z której pochodzi zamówienie. W tabeli wyświetlana jest lista powiązanych aukcji – nazwa serwisu aukcyjnego, login użytkownika, numer ID transakcji, numery aukcji, Allegro Smart. Dodatkowo pod prawym przyciskiem myszy są dostępne dodatkowe kolumny: ID Sprzedawcy oraz Login Sprzedawcy. Informacje o dostawie Sposób dostawy – rodzaj dostawy (Przesyłka, Odbiór osobisty w punkcie, Paczkomaty InPost, Odbiór w punkcie – Poczta Polska, Odbiór w punkcie – DHL, Odbiór w punkcie – UPS, Odbiór w punkcie – pozostałe). Nazwa sposobu dostawy – nazwa sposobu dostawy wybranego przez Klienta podczas składania zamówienia. Jeśli Użytkownik zmieni sposób dostawy na zamówieniu w programie, pole jest czyszczone. Status dostawy – w polu można ustawić status dostawy dla zamówienia.   Punkt odbioru osobistego

Zakładka e-Sklep/e-Sale. Punkt odbioru osobistego.

Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep, klient wybierze sposób dostawy – Punkt odbioru osobistego, na zamówienie są przenoszone dane adresowe wybranego przez klienta punktu (nazwa, kraj ISO, województwo, ulica, nr budynku, nr lokalu, miejscowość, kod pocztowy, nr telefonu, nr telefonu GSM). Na dokumencie RO jest możliwość zmiany adresu punktu odbioru. W polu Kod z listy dostępne są adresy nadawcze zdefiniowane w konfiguracji programu (Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy nadawcze), na których zaznaczono parametr Punkt odbioru osobistego.   W programie jest możliwość zapisu nowego adresu nadawczego lub powiązanie z istniejącym. Jeśli w bazie istnieje już podobny adres, przy próbie zapisu adresu z zamówienia, wyświetlany jest komunikat : „Na liście adresów nadawczych istnieje już punkt o podobnych danych [ESKLPOO_1_1]. Czy mimo to chcesz zapisać dane? Wciśnij Tak, aby zapisać nowy punkt odbioru lub Nie, aby powiązać z istniejącym.”. Zmiany wprowadzone w programie w adresie punktu odbioru osobistego, który został wczytany z Comarch e-Sklep i zapisany, nie są wysyłane z powrotem do Comarch e-Sklep. Paczkomaty InPost

Zakładka e-Sklep/e-Sale. Paczkomaty InPost.

Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep Klient wybierze sposób dostawy – Paczkomaty InPost, na zamówienie w programie przenoszone są dane paczkomatu wybranego przez Klienta (kod paczkomatu, ulica, nr ulicy, miejscowość, kod pocztowy). Operator ma możliwość uzupełnienia również Kodu paczki na takim zamówieniu w programie. W przypadku gdy dla zamówienia utworzono paczkę InPost w panelu administracyjnym Comarch e-Sklep, na dokument Rezerwacji Odbiorcy (zakładka e-Sklep) do Comarch ERP Optima pobierany jest kod paczki. Dodatkowo przy próbie przekształcenia takiego zamówienia do Zlecenia Nadania Przesyłki pojawi się komunikat ostrzegawczy:„Do tego zamówienia utworzono już paczkę w Comarch e-Sklep. Czy mimo to chcesz ponownie nadać przesyłkę?” Odbiór w punkcie – Poczta Polska

Zakładka e-Sklep/e-Sale, Odbiór w punkcie – Poczta Polska

Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep Klient wybierze sposób dostawy – Odbiór w punkcie – Poczta Polska, na zamówienie w programie przenoszone są dane punktu, wybranego przez Klienta (identyfikator placówki, nazwa, ulica, miasto, kod pocztowy). Przekształcając takie zamówienie do Zlecenia Nadania Przesyłki Poczty Polskiej, zostanie na nim automatycznie zaznaczona usługa Odbiór w punkcie oraz zostaną przeniesione dane punktu odbioru, wybranego przez Klienta. Odbiór w punkcie – DHL

Zakładka e-Sklep/e-Sale, Odbiór w punkcie – DHL

Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep klient wybierze sposób dostawy – Odbiór w punkcie – DHL, na zamówienie w programie przenoszone są dane punktu, wybranego przez klienta (kod punktu odbioru, nazwa, ulica, nr budynku, miasto, kod pocztowy). Odbiór w punkcie – UPS

Zakładka e-Sklep/e-Sale, Odbiór w punkcie – UPS

Jeśli podczas składania zamówienia w Comarch e-Sklep klient wybierze sposób dostawy – Odbiór w punkcie – UPS, na zamówienie w programie przenoszone są dane punktu, wybranego przez klienta (identyfikator placówki, nazwa, ulica, miasto, kod pocztowy). Odbiór w punkcie – pozostałe

Zakładka e-Sklep/e-Sale, Odbiór w punkcie – pozostałe

Opcja Odbiór w punkcie – pozostałe zostanie ustawiona dla wszystkich pozostałych, dotychczas nieobsługiwanych kurierów, wybranych na zamówieniu pochodzącym z e-Sklep oraz z serwisu Allegro. Na zamówienie w programie przenoszone są dane punktu wybranego przez klienta (identyfikator placówki, nazwa, ulica, Nr budynku, miasto, kod pocztowy). Na zatwierdzonym dokumencie RO Operator może zmienić tylko rodzaj dokumentu, jaki ma zostać wystawiony do zamówienia, status płatności i status dostawy. Pozostałe pola będą aktywne, jeżeli Operator będzie miał nadane uprawnienie zmiany opisu i osoby odbierającej na dokumencie (ustawienie na karcie Operatora w konfiguracji). Na liście dokumentów RO pod opcją Wybór kolumn dostępne są dodatkowe kolumny : Status płatności i Status dostawy.

Zamówienia w cenach netto

Dla Klientów Comarch e-Sklep w wersji Enterprise, towary prezentowane są w cenach netto lub brutto. W zależności od sposobu prezentacji ceny w e-Sklep, na Rezerwacjach Odbiorcy w Comarch ERP Optima podatek VAT liczony jest algorytmem „od netto” lub „od brutto”.

Potwierdzanie zamówienia

Zamówienie zaimportowane z Comarch e-Sklep trafia do bufora. Jednak, aby zamówienie zostało zaimportowane musi ono być potwierdzone przez klienta i mieć status „Oczekuje na potwierdzenie sklepu”. Jeśli zamówienie będzie miało status „Oczekuje na Twoje potwierdzenie” to takie zamówienie nie będzie zaimportowane z Comarch e-Sklep do Comarch ERP Optima. Po jego weryfikacji, sprawdzeniu dostępności towaru, możliwości realizacji itd. zamówienie można zatwierdzić co będzie równoznaczne z potwierdzeniem zamówienia. Przy najbliższej synchronizacji informacja o potwierdzeniu zamówienia zostanie przesłana do Comarch e-Sklep. Wtedy zamówienie uzyska status „Potwierdzone”.

Realizacja zamówienia

Realizacja zamówienia polega na wygenerowaniu do zamówienia dokumentów handlowych lub magazynowych. Nie ma znaczenia czy dokument ten jest w buforze czy też zapisany na stałe. Jeśli dokument zamówienia ma status w realizacji, to w Comarch e-Sklep przy najbliższej synchronizacji zostanie ono potwierdzone. Po całkowitej realizacji zamówienia, przy synchronizacji do Comarch e-Sklep zostanie wysłana informacja o tym, że zamówienie zostało zrealizowane, a status zamówienia zmieni się na „Zrealizowane”. Na liście Rezerwacji Odbiorcy w menu rozwijalnym dostępnym w Operacjach Seryjnych dodano opcję Przekształcenia dokumentu. Zgodnie z zamówieniem. Opcja ta pozwala na seryjne przekształcanie dokumentów RO do dokumentu Faktury lub Paragonu, zgodnie z zamówieniem z Comarch e-Sklep. Na Rezerwacji Odbiorcy, a także na Paragonie, Fakturze Sprzedaży i Wydaniu zewnętrznym generowanych do zamówienia, na zakładce Kontrahent można uzupełnić numer listu przewozowego 

Dotyczy wersji: 2019.2.1

oraz informację o nazwie przewoźnika (pole Kurier).

Jeżeli istnieje potrzeba uzupełnienia więcej niż jednego numeru listu przewozowego, to aby zostały przesłane poprawnie do Comarch e-Sklep, należy oddzielić numery listów przewozowych znakiem przecinka. Numer i kurier podczas synchronizacji są przesyłane do Comarch e-Sklep, klient otrzymuje automatyczną wiadomość e-mail zawierającą nr listu przewozowego.

Dotyczy wersji: 2019.2.1

Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service, Yun Express, China Post, X-press Couriers, Rheu Logistics, Goniec.

Dla każdego z tych dokumentów (zapisanego do bufora, jak i na trwałe), istnieje możliwość wygenerowania dokumentu Zlecenia nadania przesyłki – ZNP. Jeśli Klient wybrał metodę dostawy Odbioru osobistego, na zlecenie ZNP generowane do zamówienia przenoszone są informacje o wybranym punkcie odbioru osobistego.  Po zamówieniu kuriera, na dokumencie Zlecenia przesyłki zapisywane są dla każdej paczki numery, nadane przez przewoźnika. Każda paczka otrzymuje swój własny numer listu przewozowego. Numery te są również przenoszone na dokument, z którego bezpośrednio powstało zlecenie.

Dotyczy wersji: 2019.2.1

Pole Kurier jest wówczas automatycznie uzupełniane na dokumencie, do którego zostało wygenerowane ZNP.

Informacje dotyczące ZNP nie są przenoszone dla zamówień w przypadku generowania przesyłek do powiązanych dokumentów Rozchodu Wewnętrznego. Podczas wysyłki numerów listów przewozowych do Comarch e-Sklep, program każdorazowo szuka powiązanego dokumentu zlecenia ZNP lub ręcznie uzupełnionego numeru listu/kuriera na dokumentach. Sprawdzanie odbywa się według kolejności tworzenia dokumentów – najpierw sprawdzane jest zamówienie RO, następnie utworzone z niego dokumenty – tj. WZ, FA, PA. Numer listu i kurier jest wysyłany dla pierwszego napotkanego dokumentu, wysyłka z kolejnych dokumentów jest już blokowana – są one pomijane podczas synchronizacji. Numer i kurier pochodzące ze zlecenia ZNP mają wyższy priorytet niż dane wpisane ręcznie.

Uwaga

W związku z opisanym działaniem, zalecane jest, by przyjąć jeden schemat postępowania w przypadku realizacji wysyłek zamówień, np. ustalić jeden rodzaj dokumentu, na podstawie którego będą później tworzone zlecenia nadania przesyłek.

Przykład

Do zamówienia z Comarch e-Sklep, w Comarch ERP Optima generujemy zlecenie nadania przesyłki i zamawiamy kuriera. Po wykonaniu synchronizacji, do e-Sklep zostanie wysłany nadany numer listu przewozowego oraz informacja o kurierze dla zamówienia. Następnie, do zamówienia wystawiamy fakturę sprzedaży i z niej również generujemy zlecenie nadania przesyłki. Po synchronizacji, numer listu przewozowego nadane dla zlecenia do faktury nie zostaną już wysłane do e-Sklep.

Dla zamówień z Comarch e-Sklep możliwe jest automatyczne generowanie dokumentów handlowo- magazynowych, Zleceń nadania przesyłki oraz Listów przewozowych. Więcej o tej funkcjonalności znajdziesz tutaj.

Anulowanie zamówienia

Jeśli występuje potrzeba anulowania zamówienia, należy dokument RO zatwierdzić a następnie anulować. Zapewnia to wysyłanie odpowiednich, automatycznych informacji do Klienta składającego dane zamówienie o jego anulowaniu. Program nie pozwala na usunięcie RO zaimportowanego z e-Sklepu będącego w buforze.

Uwaga

Jeśli z jakichkolwiek przyczyn z realizacji zamówienia trzeba się wycofać, wówczas nie wystarczy usunięcie faktury czy dokumentu WZ, status w sklepie pozostanie jako zrealizowany. Jeśli zamówienie nie będzie realizowane, wówczas należy anulować dokument RO. Informacja o anulowaniu zamówienia zostanie przesłana do Comarch e-Sklep.

Komunikacja z Comarch e-Sklep

Komunikacja z Comarch e-Sklep polega na synchronizacji danych w dwóch kierunkach:

• eksporcie do Comarch e-Sklep informacji o towarach, grupach towarów, cennikach, binariach oraz stanach magazynowych,
• imporcie informacji o kontrahentach zarejestrowanych w Comarch e-Sklep oraz złożonych zamówieniach.

  Proces synchronizacji odbywa się:

• Ręcznie – uruchamia się go poprzez ikonę dostępną w menu Handel,
• Automatycznie – za pośrednictwem programu do synchronizacji Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych.

Synchronizacja ręczna

Aby dokonać ręcznej synchronizacji należy nacisnąć ikonę  dostępną w menu Handel. Pojawi się okno umożliwiające rozpoczęcie synchronizacji.

Na oknie tym umożliwiono wybór jednego, kilku lub wszystkich e-Sklepów, z którymi chcemy wykonać synchronizację. Poniżej wskazujemy jaką synchronizację chcemy wykonać. W pierwszej części dostępne są dwa parametry, domyślnie zaznaczone:

• Wyślij ofertę do e-Sklepu – powoduje on różnicową synchronizację do e-Sklepu listy towarów, grup towarowych, cen, ilości punktów przyznanych w programie lojalnościowym, rabatów, zestawów promocyjnych oraz zasobów.
• Pobierz zamówienia z e-Sklepu – powoduje on synchronizację zamówień z e-Sklepu.

  W kolejnej części okna dostępne są parametry, domyślnie niezaznaczone:

• Wyślij tylko zasoby – powoduje on wysyłanie stanów magazynowych do e-Sklepu zgodnie z ustawieniami w konfiguracji stanowiska Comarch e-Sklep. Zaznaczenie tego parametru powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do e-Sklepu.
• Wyślij tylko ceny – powoduje on eksport tylko cen, ilości punktów przyznanych w programie lojalnościowym, i rabatów do e-Sklepu, jego zaznaczenie powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do e-Sklepu.
• Wyślij kontrahentów – powoduje on eksport listy kontrahentów wraz z ich cenami i rabatami do e-Sklepu.
• Wymuś pełną synchronizację oferty – powoduje on wykonanie pełnej synchronizacji oferty do e-Sklepu jedynie bez danych binarnych. Jego zaznaczenie powoduje aktywację parametru Wyślij wszystkie dane binarne.
• Wyślij wszystkie dane binarne – parametr domyślnie jest nieaktywny. Dostępny jest po zaznaczeniu parametru Wymuś pełną synchronizację oferty. Powoduje on pełną synchronizację danych binarnych do e-Sklepu, która może trwać bardzo długo.

  Opcja: Przejdź do harmonogramu przekierowuje Użytkownika do konfiguracji harmonogramu, który umożliwi skonfigurowanie synchronizacji automatycznej pomiędzy Comarch ERP Optima, a Comarch e-Sklep.

Synchronizacja automatyczna

Automatyczna synchronizacja danych polega na automatycznej wymianie danych między Comarch ERP Optima a Comarch e-Sklep. Synchronizacja automatyczna uruchamiana jest na serwerze, na którym zainstalowana jest Comarch ERP Optima. Usługa Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych instalowana jest wraz z programem Comarch ERP Optima. Jeżeli krok ten został pominięty podczas instalacji programu, usługę można zainstalować oddzielnie np. wywołując instalator Comarch ERP Optima z poziomu Panelu sterowania.

Uwaga

Po instalacji Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych usługa jest zatrzymana, po skonfigurowaniu parametrów w konfiguracji Comarch ERP Optima należy ją uruchomić w systemie Windows (Panel sterowania/ Narzędzia administracyjne/ Usługi).

Zalecane jest, aby we właściwościach Usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych, na zakładce Logowanie zaznaczyć To konto i podać nazwę Użytkownika Windows oraz jego hasło. W Start/Konfiguracja/ Program/Automat synchronizacji znajduje się podgałąź Harmonogramy, w której należy skonfigurować parametry dotyczące synchronizacji programu Comarch ERP Optima z Comarch e-Sklep. W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do bazy konfiguracyjnej, na której obecnie pracujemy. Dla każdej z baz możemy włączyć automatyczną synchronizację oraz określić, w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać. W przypadku Serwisu Operacji Automatycznych zostało zastosowane zrównoleglenie synchronizacji Comarch ERP Optima z usługami e-Commerce, tak aby synchronizacja mogła wymieniać dane z kilkoma usługami w tym samym czasie. Ręczne synchronizacje nie będą zrównoleglone. Dla Comarch e-Sklep synchronizacja automatyczna obejmuje synchronizowanie takich samych danych, jak przy zaznaczonym parametrze Wyślij ofertę do e-Sklepu dla ręcznej synchronizacji, importowanie zamówień z Comarch e-Sklep oraz synchronizację stanów magazynowych i cen towarów. Na formularzu zadania wskazywany jest również operator wykonujący zadanie. Domyślnie podpowiadany jest operator ADMIN, ale istnieje możliwość jego zmiany. W ramach synchronizacji dostępne są opcje:

• Automatyczne realizowanie zamówień – zaznaczenie parametru powoduje automatyczne przekształcenie zamówienia do dokumentów handlowo- magazynowych. Po zaimportowaniu zamówienia do Comarch ERP Optima, zamówienie zostaje poddane weryfikacji, w której sprawdzane są następujące kryteria: czy zamówienie posiada uwagi od Klienta, czy na magazynie znajduje się odpowiednia ilość towaru oraz czy zamówienie zostało opłacone.
• Eksport faktur w formacie pdf – w sytuacji, gdy zamówienie zostanie przekształcone do Faktury sprzedaży, w panelu administracyjnym oraz profilu Klienta będzie dostępna kopia elektroniczna faktury zgodna z wybranym wzorcem.
• Automatyczne generowanie zlecenia nadania przesyłki – parametr jest dostępny w przypadku skonfigurowania współpracy z Comarch Shipping lub dowolnym kurierem. Aktywowanie tego parametru umożliwi automatyczne wygenerowanie Zlecenie nadania przesyłki oraz listu przewozowego do dokumentu WZ.

 

Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji, domyślnie w lokalizacji C:\Users\nazwa_użytkownika\AppData\Roaming\Comarch\Opt!ma\Logs

Uwaga

Podczas wywoływania synchronizacji ręcznej Użytkownik może otrzymać komunikat: Synchronizacja danych odbywa się na innym stanowisku lub poprzez automat lub poprzednia została niepoprawnie przerwana. Czy wykonać synchronizację? Po kliknięciu na TAK zostanie uruchomiona synchronizacja ręczna. W przypadku wybrania opcji NIE program wróci do okna parametrów synchronizacji i nie wykona jej. Zalecane jest uruchamianie synchronizacji ręcznej w sytuacji, kiedy automat jest wyłączony lub Użytkownik ma pewność, że w danej chwili nie wykonuje się synchronizacja automatyczna. Wynika to z faktu, że uruchomienie automatu i jednocześnie synchronizacji ręcznej spowoduje, że wykonają się jednocześnie dwie synchronizacje co może spowodować niepoprawny wynik synchronizacji.

Kod towaru u kupującego

• w menu Ogólne/Atrybuty stworzyć atrybut towaru o kodzie BUYERITEMCODE, typu tekst, zależny od kontrahenta
• na odpowiedniej karcie towaru, zakładka Atrybuty dodać atrybut „BUYERITEMCODE”
• ikoną plusa dodać Kontrahenta dla którego ten atrybut ma być używany
  • w kolumnie Wartość wprowadzić kod wymagany przez sieć MAKRO po wprowadzeniu danych zatwierdzić zmiany

• w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut kontrahenta o kodzie CODEBYBUYER
• na karcie kontrahenta (kupującego) dodać atrybut
• jako wartość atrybutu wpisać kod firmy u kupującego

Numer zamówienia lub noty korygującej

• w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut dokumentu o kodzie BUYERORDERNUMBER
• podczas wystawiania dokumentu dodać atrybut
  • jako wartość atrybutu wpisać numer wymagany przez sieć MAKRO

Uwaga

Jeżeli atrybut o kodzie BUYERORDERNUMBER nie zostanie założony w programie lub nie zostanie przypisany do dokumentu z wypełnioną kolumną wartość, w Fakturze (w pliku XML) jest zapisywany numer zamówienia skojarzonego dokumentu RO.

Data zamówienia lub noty korygującej

• w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut dokumentu o kodzie BUYERORDERDATE typu Data
• podczas wystawiania dokumentu dodać atrybut
  • jako wartość atrybutu podać datę wymaganą przez sieć MAKRO

Uwaga

Jeżeli atrybut o kodzie BUYERORDERDATE nie zostanie założony w programie lub nie zostanie przypisany do dokumentu z wypełnioną kolumną wartość, w Fakturze (w pliku XML) jest zapisywana data wystawienia skojarzonego dokumentu RO

Dodatkowo dla korekt sieci TESCO Korekty do sieci TESCO rozpoznawane są po odpowiednim ILN/GLN dla kontrahenta wskazanego na korygowanej fakturze. W przypadku korekt tworzony jest atrybut dokumentu CORRECTIONREASON o wartości 1 – korekta wartości 2 -korekta ilości

• w menu Ogólne/Atrybuty utworzyć atrybut kontrahenta o kodzie CODEBYBUYER
• na karcie kontrahenta (sprzedającego) dodać atrybut
• jako wartość atrybutu wpisać kod firmy u kupującego

Eksport Awizo

Przy eksporcie Awizo wymagany jest również Kod produktu u kupującego. W tym celu należy:

• w menu Ogólne/Atrybuty stworzyć atrybut towaru o kodzie BUYERITEMCODE, typu tekst, zależny od kontrahenta
• w menu Handel/ Cennik na karcie każdego towaru, który będzie pakowany na dokumencie Awizo dodać atrybut „BUYERITEMCODE” (zakładka Atrybuty)
• ikoną plusa dodać Kontrahenta, dla którego ten atrybut ma być używany (Nabywca z dokumentu Awizo)
• w kolumnie Wartość wprowadzić kod wymagany przez sieć LEROY MERLIN, po wprowadzeniu danych zatwierdzić zmiany

• kod towaru – kod EAN pobrany z pliku
• kod EAN – kod EAN pobrany z pliku
• nazwa – nazwa towaru pobrana z pliku
• jednostka miary – jednostka pobrana z pliku. Jeśli jednostka w pliku nie występuje lub nie jest wyszczególniona w specyfikacji Comarch EDI, to przyjmowana jest jednostka „szt”
• stawka VAT sprzedaży/zakupu – 23%
• Jeśli program nie będzie w stanie założyć brakującej kartoteki towarowej, to nie zostanie zaimportowany cały dokument.

1. Towary są rozpoznawane wg kodów EAN z karty towaru, uzupełnionych na zakładce Ogólne lub Jednostki i kody. Dodatkowo przenoszona jest jednostka miary powiązana z tym kodem EAN.
2. Jeśli w bazie nie ma towaru o kodzie EAN występującym na fakturze – program założy brakującą kartotekę w poniższy sposób.

• kod towaru – kod EAN pobrany z pliku
• kod EAN – kod EAN pobrany z pliku
• nazwa – nazwa towaru pobrana z pliku
• jednostka miary – jednostka pobrana z pliku. Jeśli jednostka w pliku nie występuje lub nie jest wyszczególniona w specyfikacji Comarch EDI, to przyjmowana jest jednostka „szt”
• stawka VAT sprzedaży/zakupu – stawka pobrana z pliku
• PKWiU – wartość pobierana z pliku
• Jeśli program nie będzie w stanie założyć brakującej kartoteki towarowej, to nie zostanie zaimportowany cały dokument.

3. Wartość pozycji przenoszona jest z pliku XML.

• podmiot, któremu wysyłamy cennik.
• zakres towarów, które mają być ujęte w pliku cennika (wybrana grupa/ wszystkie, aktywny/ nieaktywny)
• grupę cenową, która będzie zapisana w cenniku (na liście dostępne są wszystkie ceny sprzedaży netto)

Uwaga

W przypadku, gdy w oknie zostanie wybrany konkretny kontrahent do pliku wysyłane są ceny uwzględniające wszystkie przydzielone rabaty: Jeśli kontrahent ma rabat typu stała cena – zostaje ona wysłana do pliku, niezależnie od wybranej w oknie grupy cenowej. Jeśli kontrahent ma przypisany rabat procentowy (standardowy lub na wybrane pozycje) – w pliku zostaną zapisane ceny ze wskazanej grupy cenowej, pomniejszone o przydzielony upust.

W programie utworzono nowy rodzaj magazynu o typie mobilny.  Z magazynu tego typu przesyłane są na urządzenia mobilne stany magazynowe (w postaci dokumentów MM). Na magazynach „mobilnych” nie można wykonywać żadnych transakcji po stronie Comarch ERP Optima.

W konfiguracji Comarch ERP Optima stworzono obszar dotyczący stanowisk mobilnych powiązanych z określonym magazynem „mobilnym” oraz operatorem (akwizytorem). Konfigurację stanowiska umieszczono w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Urządzenia mobilne/ Stanowiska. Dla nowego stanowiska definiujemy pola na trzech zakładkach. Ogólne:

• Numer stanowiska – nadawany automatycznie przez program. Poprzez ten numer możliwa jest łączność między urządzeniem (z aplikacją Comarch Mobile Sprzedaż) a stanowiskiem zdefiniowanym w Comarch ERP Optima.
• Nieaktywne – po zaznaczeniu tego parametru stanowisko jest nieaktywne.
• Grupa towarów – wybrana grupa towarowa będzie wysyłana do urządzenia. W przypadku wybrania Grupy Głównej wysyłany jest cały cennik.
• Grupa kontrahentów – wybrana grupa kontrahentów. W przypadku pozostawienia pustego pola do urządzenia mobilnego zostanie wysłana cała lista kontrahentów.
• Edycja kontrahenta – zaznaczenie parametru pozwoli na edycję danych kontrahenta na stanowisku sprzedaży mobilnej.
• Definicja PA – definicja schematu numeracji dla Paragonów wystawianych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla PA schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Han
• Definicja FS – definicja schematu numeracji dla Faktur Sprzedaży wystawianych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla FS schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
• Definicja WZ – definicja schematu numeracji dla Wydań Zewnętrznych wystawianych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla WZ schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn.
• Definicja MM – definicja schematu numeracji dla Przesunięć Międzymagazynowych. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla MM schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn.
• Definicja RO – definicja schematu numeracji dla Rezerwacji Odbiorcy wystawianych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla RO schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
• Definicja KP/ KW – definicja schematu numeracji dla zapisów generujących wpłaty i rozchód środków pieniężnych wystawionych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon REJESTR. Standardowo w programie dla KP, KW zdefiniowane są schematy o numeracji: symbol dokumentu/ numer bez zer/ rok kalendarzowy/ rejestr. Przed konfiguracją stanowiska Użytkownik może zdefiniować własne schematy (Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa i Bank).
• Definicja CRM – pole nie jest obowiązkowe (posiadanie modułu CRM lub CRM Plus jest opcjonalne). W polu należy wskazać definicję schematu numeracji dla spotkań/kontaktów utworzonych w Terminarzu na urządzeniu mobilnym. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ CRM.
• Definicja FPF – definicja schematu numeracji dla dokumentów Pro-Forma wystawianych w Comarch Mobile Sprzedaż. Definicja musi zawierać człon SERIA. Jeżeli Użytkownik nie posiada dla FPF schematu numeracji zawierającego człon SERIA, musi przed konfiguracją stanowiska zdefiniować taki schemat z poziomu Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.
  Uwaga

  W definicji dokumentów mogą występować w dowolnej kombinacji elementy: symbol/ numer/ miesiąc/ rok/ magazyn/ seria – jednakże po stronie urządzenia mobilnego symbol zawsze będzie pojawiał się na początku.

Pola związane ze schematami numeracji dokumentów są nieobowiązkowe. Nieuzupełnienie któregoś z pól będzie oznaczało blokadę wystawiania odpowiednich dokumentów na urządzeniu mobilnym. Objawia się to brakiem danego typu dokumentu na liście możliwych do wystawienia lub w przypadku KP i KW odpowiednim komunikatem. Wyjątkiem od powyższej zasady są dokumenty CRM. W przypadku tych dokumentów definicja nie jest wysyłana na urządzenie mobilne (ma zastosowanie dopiero podczas wczytywania dokumentów do systemu ERP) i nie ma możliwości zablokowania ich wystawiania. Schemat definicji może zostać uzupełniony w dowolnym momencie. Istnieje też możliwość zmiany schematu, przy czym należy pamiętać o kliku zależnościach. Jeżeli schemat numeracji zostanie zmieniony przed wczytaniem wszystkich wcześniej wystawionych na urządzeniu mobilnym dokumentów do Comarch ERP Optima, to zostaną one zapisane już w nowym schemacie numeracji z kolejnym wolnym numerem. Numeracja będzie kontynuowana ze starego schematu. Nie ma w takiej sytuacji możliwości rozpoczęcia numeracji od nowa i należy pamiętać, że wystąpi wtedy niezgodność schematu numeracji pomiędzy urządzeniem mobilnym a systemem ERP. Jedyna możliwość rozpoczęcia numeracji od nowa to wyczyszczenie bazy na urządzeniu mobilnym i zmiana schematów numeracji po stronie systemu ERP przed pierwszą synchronizacją na urządzeniu. W takim przypadku numeracja zostanie uruchomiona ponownie, ale należy pamiętać, że powrót do starego schematu numeracji może spowodować błędy duplikacji.

Uwaga

Nie jest zalecane zmienianie schematów numeracji na takie, które już kiedyś były wykorzystane na urządzeniu mobilnym. Może to prowadzić do duplikacji numerów dokumentów. Najlepszym rozwiązaniem jest tworzenie nowych stanowisk sprzedaży mobilnej lub korzystanie tylko z nowo utworzonych schematów (w celu uniknięcia pomyłki).

W schemacie numeracji może zostać użyty człon Magazyn. Numery dokumentów wystawione z takim schematem numeracji będą zawierały Symbol w numeracji magazynu domyślnego (w przypadku RO i FPF) lub mobilnego (w przypadku FA, PA i WZ).

• Rejestr – w wybranym rejestrze zapisywane są dokumenty KP/KW oraz rozliczenia dokumentów handlowych. Lista rejestrów pobierana jest z menu Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe. Jeżeli pole rejestr pozostanie puste, to wczytywanie rozliczeń dokumentów do systemu ERP będzie niemożliwe.
• Seria dla dokumentów – w tym miejscu należy zdefiniować serię, która będzie występowała w numeracji wszystkich dokumentów wystawianych na urządzeniu mobilnym.
• Typ – określa typ ceny (brutto/netto) wg jakiej będą domyślnie wystawiane dokumenty na urządzeniu mobilnym.
• Generuj WZ – zaznaczenie parametru spowoduje automatyczne generowanie dokumentów WZ do dokumentów FA i PA wczytywanych do systemu ERP.

Operatorzy, płatności i ceny:

• Operatorzy – w tym miejscu należy przypisać do stanowiska wybranego Operatora. Do jednego stanowiska możne być przypisany tylko jeden Operator, który nie może już być przypisany do innych stanowisk.
• Formy płatności – w tabeli tej Użytkownik powinien określić, które spośród zdefiniowanych w systemie form płatności będą wykorzystywane w Comarch Mobile Sprzedaż. W tym celu należy:
  • Wybrać formy płatności spośród zdefiniowanych w Konfiguracji firmy/ Kasa i Bank/ Formy płatności.
  • Zdefiniować dla nich nazwy, które będą widoczne w Comarch Mobile Sprzedaż.
  • Ustalić domyślną formę płatności. Standardowo, pierwsza dodana forma płatności ustawiana jest jako domyślna. Użytkownik ma możliwość zmiany. Domyślną formą płatności musi być płatność typu gotówka, nie odroczona.

Uwaga

Operator przypisany do stanowiska sprzedaży mobilnej musi mieć zaznaczony moduł Handel lub Handel Plus na swojej karcie na zakładce Ogólne w menu Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy. Brak zaznaczania jednego z tych modułów spowoduje błąd podczas próby synchronizacji z Comarch Mobile Sprzedaż.

Uwaga

Podczas definiowania płatności na liście dostępnych form NIE pojawią się formy płatności zablokowane w konfiguracji (w gałęzi dotyczącej modułu Kasa/Bank) oraz formy płatności typu kompensata.

• Ceny – w tabeli wybierane są ceny, które będą wysyłane na urządzenie mobilne. Wymagane jest wybranie przynajmniej jednej ceny sprzedaży. Cena zakupu jest wysyłana opcjonalnie.

Magazyny:

• Magazyn mobilny – można wybrać magazyn tylko o statusie „mobilny”. Wybrany magazyn służy do przesyłania stanów magazynowych na urządzenie za pomocą dokumentów MM, w których magazynem docelowym jest magazyn mobilny. Należy założyć tyle magazynów mobilnych, ile będzie stanowisk Comarch Mobile Sprzedaż. Na magazyn ten trafiają wystawione na urządzeniu mobilnym Faktury Sprzedaży (FS), Paragony (PA) oraz Wydania Zewnętrzne (WZ). Pole może pozostać niewypełnione, aż do momentu ustalenia schematu numeracji dla przynajmniej jednego dokumentu związanego z magazynem mobilnym (FS, PA, WZ, MM).
• Magazyn domyślny – na wybrany w tym polu magazyn (tylko o statusie „lokalny”) podczas synchronizacji trafiają zwroty niesprzedanego towaru (przesunięcia międzymagazynowe MM). Ponadto mogą tam trafiać wystawione na urządzeniu mobilnym rezerwacje odbiorcy (RO) oraz faktury pro-forma (FPF), na których domyślnie podpowiada się ten magazyn (w razie potrzeby można go zmienić na dowolny magazyn lokalny w Comarch ERP Optima na etapie wystawiania dokumentu). Pole może pozostać niewypełnione, aż do momentu ustalenia schematu numeracji dla przynajmniej jednego dokumentu związanego z magazynem domyślnym (RO, FPF, MM).\
• Lista zablokowanych magazynów – do listy blokad można dodać tylko magazyn o typie lokalny. Dodanie magazynu do listy spowoduje, że Operator danego urządzenia mobilnego nie będzie miał możliwości podglądu zasobów na tym magazynie oraz nie będzie mógł wystawiać dokumentów rezerwacji (RO) i Pro-Forma (FPF) na ten magazyn.

Synchronizacja danych

Urządzenie mobilne pobiera z bazy Comarch ERP Optima informacje o ustawieniach,  towarach, cenniku, kontrahentach oraz stanach magazynowych na podstawie danych zdefiniowanych w konfiguracji określonego stanowiska. To, z którego stanowiska dane będą ściągane, zależy od zalogowanego do urządzenia Operatora. Operator może mieć przypisane tylko jedno takie stanowisko.

• Ustawienia

Parametry synchronizowane są na podstawie zalogowanego do urządzenia Operatora. Podczas pierwszego logowania Operatora na urządzeniu mobilnym sprawdzane jest czy taki Operator istnieje we wskazanej bazie, czy ma przypisane stanowisko sprzedaży mobilnej oraz czy na jego karcie jest zaznaczony moduł Handel lub Handel Plus. Jeżeli Operator nie będzie logował się do programu Comarch ERP Optima to zaznaczenie modułów nie będzie miało wpływu na pobieranie ich licencji. Jeśli autoryzacja Operatora powiedzie się, wówczas nastąpi synchronizacja danych wg ustawień tego stanowiska. Kolejne synchronizacje można wykonywać w dowolnym momencie na urządzeniu mobilnym. Na tym etapie na urządzenie przesyłane są informacje o formach płatności i schematach numeracji. Po synchronizacji on‑line (połączenie z serwerem) dalsza praca może odbywać się w trybie off-line (brak połączenia z serwerem). Ponadto na urządzenie mobilne przesyłane są następujące ustawienia dostępne na karcie Operatora w Comarch ERP Optima:

• sprzedaż poniżej minimalnej marży,
• brak dostępu do cen zakupu,
• blokady zmiany cen na PA, FA, WZ, RO i FPF.

Umożliwienie sprzedaży poniżej minimalnej marży ma dodatkowe znaczenie w porównaniu z Comarch ERP Optima. Nawet w przypadku braku ustalenia w systemie ERP minimalnej marży towaru, na urządzeniu mobilnym domyślnie blokowana jest sprzedaż poniżej ceny zakupu (minimalna marża wynosi domyślnie 0%). To ustawienie jest niezależne od systemu ERP i tylko zaznaczenie odpowiedniego parametru na karcie Operatora (Sprzedaż poniżej minimalnej marży) spowoduje możliwość takiej sprzedaży. Do wyliczenia marży brana jest pod uwagę ostatnia cena zakupu towaru, a w przypadku dokumentów FA, PA i WZ jego rzeczywisty koszt. To działanie jest niezależne od ustawienia parametru Symulacja wartości zakupu (marży) po stronie Comarch ERP Optima.

• Towary

Do urządzenia przekazywane są dane o towarach takie jak: Kod, nazwa, kody EAN (kod domyślny oraz kody dodatkowe), jednostki miary (jednostka podstawowa oraz jednostki pomocnicze), stawka VAT, ceny, minimalna marża. Dodatkowe kody EAN wykorzystywane są do wyszukiwania towarów podczas wystawiania dokumentów na urządzeniu mobilnym. Każdy kod EAN powiązany jest z przypisaną mu jednostką miary. Na pozycjach dokumentów wczytanych do systemu ERP widoczne są domyślne kody EAN pobrane z karty cennikowej danej pozycji. O tym, które towary zostaną zsynchronizowane decyduje konfiguracja stanowiska mobilnego. Może to być albo cały cennik (Grupa Główna) albo towary z wybranej grupy towarowej. Ponadto na zakładce Dodatkowe na formularzu pozycji cennikowej w Comarch ERP Optima znajduje się parametr Dostępny w Mobile. Towar wysyłany jest na dane stanowisko sprzedaży mobilnej jeżeli spełnia dwa warunki:

Pozycje cennikowe z zaznaczonym parametrem Karta nieaktywna nie są synchronizowane.

• Ceny

Na urządzenie wysyłane są tylko te ceny, które zostały dodane do stanowiska sprzedaży mobilnej w konfiguracji Comarch ERP Optima. Wymagane jest wybranie przynajmniej jednej ceny sprzedaży, a cena zakupu może nie być wysyłana na urządzenie. Ceny wysłanej na urządzenie mobilne nie można oznaczyć jako nieaktywna w systemie ERP. W przypadku nie wysłania na urządzenie mobilne ceny zakupu, Użytkownik Comarch Mobile Sprzedaż nie będzie miał dostępu do danych związanych z marżą uzyskaną ze sprzedaży

Uwaga

Jeżeli na urządzenie nie zostanie wysłana cena, która jest ceną domyślną wybraną na towarze(-ach) wysłanym na urządzenie, to jako cena domyślna dla tego towaru ustawi się pierwsza cena (wg ID w bazie mobilnej) wysłana na urządzenie mobilne.

• Kontrahenci

Na urządzenie przekazywane są dane kontrahentów takie jak: kod kontrahenta, nazwa, adres, forma płatności, termin płatności. O tym, którzy kontrahenci zostaną zsynchronizowani decyduje konfiguracja stanowiska mobilnego. Może to być cała lista kontrahentów (puste pole Grupa kontrahentów) lub kontrahenci należący do wskazanej grupy. Ponadto możliwe jest wysyłanie kontrahentów na urządzenie mobilne wg opiekuna. Funkcjonalność ta jest dostępna po zaznaczeniu parametru Eksport wg opiekuna w konfiguracji stanowiska sprzedaży mobilnej w Comarch ERP Optima. Aby dany kontrahent został wysłany, opiekunem (ustawionym na karcie tego kontrahenta w Comarch ERP Optima) musi być Operator przypisany do danego stanowiska sprzedaży mobilnej. Ponadto, jeżeli do stanowiska sprzedaży mobilnej przypisana jest konkretna grupa kontrahentów, dany kontrahent musi do niej należeć. W przypadku wysyłania całej listy kontrahentów istotne jest to, że na urządzenie wysyłana jest informacja, do jakiej grupy należy kontrahent (przydatne podczas filtrowania listy). Na urządzenie wysyłane są również rabaty ustalone dla kontrahentów w Comarch ERP Optima. Rabaty działają na urządzeniu tak samo jak w systemie ERP. Na urządzenie przekazywany jest parametr Blokada wystawiania dok. rozchodowych. Jego działanie na urządzeniu w porównaniu do Comarch ERP Optima różni się w przypadku dokumentów Pro-Forma (FPF) oraz Rezerwacji odbiorcy (RO). Jeżeli jest zaznaczony, to w systemie ERP nie można wystawić takich dokumentów, natomiast na urządzeniu jest taka możliwość. Na urządzenie są wysyłane dane związane z kontrolą limitu kredytu i limitu przeterminowanych płatności, które uzupełnione są na formularzu kontrahenta w Comarch ERP Optima, na zakładce Handlowe.

Blokada lub ostrzeżenie podczas wystawiania dokumentów w Comarch Mobile zależy od ustawienia parametru na karcie Operatora w systemie ERP (menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy zakładka Parametry). Ponieważ kontrola na urządzeniu mobilnym dotyczy tylko zapisu na trwałe (zatwierdzenia) wysyłana jest wartość parametru Kontrola płatności – Zapis na trwałe.

Kontrola płatności standardowo dotyczy dokumentów sprzedażowych, czyli faktur sprzedaży (FA) i paragonów (PA). Jeżeli ma ona dotyczyć również wydań zewnętrznych (WZ), rezerwacji odbiorcy (RO) i dokumentów Pro‑Forma (FPP), to należy zaznaczyć na karcie Operatora w Comarch ERP Optima (menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy zakładka Parametry) parametr Kontrola płatności na dokumentach WZ, RO, FPF.

Uwaga

Aby wartości limitów oraz wykorzystanych kwot w Comarch Mobile Sprzedaż i systemie ERP były aktualne niezbędne jest częste wykonywanie synchronizacji na urządzeniu mobilnym oraz wczytywanie wystawionych na urządzeniu dokumentów do Comarch ERP Optima.

Uwaga

Kontrola płatności w Comarch Mobile Sprzedaż dotyczy tylko zapisu na trwałe czyli zatwierdzenia dokumentu na urządzeniu.

Po dokonaniu anonimizacji danych kontrahenta w Comarch ERP Optima, kontrahent ten zostaje ukryty na urządzeniu mobilnym.

• Zasoby

Na urządzeniu mobilnym stany magazynowe dla poszczególnych pozycji cennika pokazywane są dla magazynów lokalnych (zasoby w  Comarch ERP Optima) oraz dla Magazynu Mobilnego powiązanego ze stanowiskiem sprzedaży (zasoby wysłane na urządzenie mobilne).  Nie są dostępne w żaden sposób (podgląd stanu, wystawianie dokumentów) zasoby magazynów lokalnych zablokowanych w konfiguracji stanowiska sprzedaży mobilnej (menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Urządzenia mobilne/ Stanowiska zakładka Magazyny). Aby utworzyć zasób na urządzeniu mobilnym należy przesunąć towary dokumentem MM na Magazyn Mobilny powiązany z danym stanowiskiem i wykonać synchronizację na urządzeniu mobilnym. Raz przesłany na urządzenie dokument MM nie może być wysłany ponownie.

Uwaga

Aby zasoby na urządzeniu były dostępne do sprzedaży dokument przesunięcia MM musi zostać zatwierdzony na urządzeniu mobilnym. Nie dotyczy to przesunięć wystawionych na Magazyn Mobilny w Comarch ERP Optima przed pierwszą synchronizacją z urządzeniem – wtedy zasoby są dostępne od razu.

Zwrot zasobów jest realizowany na urządzeniu mobilnym poprzez wystawienie odpowiedniego dokumentu i trafia do Magazynu domyślnego (określonego w konfiguracji stanowiska). Wysyłanie zasobów na urządzenie mobilne nie zawsze jest konieczne. Stany magazynowe poszczególnych pozycji cennika w Comarch ERP Optima są widoczne zawsze, co umożliwia skuteczne wystawianie dokumentów rezerwacji i faktur Pro-Forma (RO i FPF). Należy pamiętać, że aby stany były jak najbardziej aktualne należy często wykonywać synchronizację na urządzeniu mobilnym.

Uwaga

Nie zaleca się w żadnym wypadku ręcznego wystawiania dokumentów MM z Magazynu Mobilnego oraz korygowania dokumentów MM wystawionych do Magazynu Mobilnego po stronie Comarch ERP Optima. Prowadzi to do niemożliwej do skorygowania z poziomu Użytkownika niezgodności zasobów pomiędzy urządzeniem mobilnym a systemem ERP. Z tego względu, parametr blokady wyst. dok. MM z Magazynu Mobilnego na operatorze jest domyślnie zaznaczony. W przypadku odznaczenia tego parametru operator może wykonać te operacje na własną odpowiedzialność. Ewentualne naprawy stanów magazynowych nie są obejmowane przez gwarancję Comarch.

• Atrybuty Towaru

Na formularzu atrybutu dostępne są dwa parametry, które pojawiają się tylko wtedy, gdy skonfigurowane jest przynajmniej jedno stanowisko sprzedaży mobilnej: udostępniaj w Mobile oraz pozwalaj na edycję.

Zaznaczenie parametru udostępniaj w Mobile spowoduje, że atrybut zostanie wysłany na urządzenie mobilne i będzie widoczny na karcie towaru (pod warunkiem, że jest przypisany do danego towaru po stronie systemu ERP). Zaznaczenie parametru pozwalaj na edycję spowoduje jego wysłanie bezwarunkowo (może nie mieć przypisanej wartości). Dzięki temu można będzie użyć tego atrybutu podczas wystawiania dokumentów z dowolnym towarem. Atrybutu nie można dodawać ręcznie do pozycji dokumentu do momentu zaznaczenia parametru pozwalaj na edycję. Ponadto zaznaczenie parametru spowoduje, że będzie można zmieniać wartość atrybutu dodanego do pozycji automatycznie (jeśli zaznaczony jest parametr przenosić na transakcje). Należy pamiętać, że atrybut dodany ręcznie na pozycję dokumentu wymaga ręcznego uzupełnienia jego wartości. Zaznaczony parametr przenosić na transakcje powoduje, że atrybut jest automatycznie dodawany do pozycji dokumentu (niezależnie od parametru pozwalaj na edycję). Wartość parametru (zaznaczenie lub nie) pobierana jest z atrybutu przypisanego do karty towaru (nie z ogólnej definicji atrybutu w menu Ogólne/ Atrybuty).

Uwaga

Parametr pozwalaj na edycję nie umożliwia edycji wartości parametru na karcie towarowej na urządzeniu. Karty cennikowe na urządzeniu są nieedytowalne.

Wysyłane są wszystkie formaty atrybutów (w tym typu lista, ze wszystkimi jej wartościami) za wyjątkiem atrybutów binarnych (nie dotyczy to zdjęć i filmów w formacie gif, które są wysyłane). Nie są też wysyłane atrybuty zależne od kontrahenta. Atrybuty towaru dodane na pozycjach dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym są przesyłane wraz z tymi dokumentami do systemu ERP.

• Atrybuty Kontrahenta

Atrybuty kontrahenta wysyłane są na urządzenie mobilne na takich samych zasadach jak atrybuty towarów. Na karcie atrybutu kontrahenta dostępne są dwa parametry udostępniaj w Mobile oraz pozwalaj na edycję:

Zaznaczenie parametru udostępniaj w Mobile spowoduje, że atrybut zostanie wysłany na urządzenie mobilne i będzie widoczny na karcie kontrahenta (pod warunkiem, że jest przypisany do danego kontrahenta po stronie systemu ERP). Zaznaczenie parametru pozwalaj na edycję spowoduje jego wysłanie bezwarunkowo (może nie mieć przypisanej wartości). Dzięki temu można będzie użyć tego atrybutu podczas wystawiania dokumentów na dowolnego kontrahenta oraz podczas dodawania nowego kontrahenta po stronie urządzenia mobilnego. Atrybutu nie można dodawać ręcznie do nagłówka dokumentu do momentu zaznaczenia parametru pozwalaj na edycję. Ponadto zaznaczenie parametru spowoduje, że będzie można zmieniać wartość atrybutu dodanego do nagłówka automatycznie (jeśli zaznaczony jest parametr przenosić na transakcje). Należy pamiętać, że parametr dodany ręcznie do nagłówka dokumentu wymaga ręcznego uzupełnienia jego wartości. Zaznaczony parametr przenosić na transakcje powoduje, że atrybut jest automatycznie dodawany do nagłówka dokumentu (niezależnie od parametru pozwalaj na edycję). Wartość parametru (zaznaczenie lub nie) pobierana jest z atrybutu przypisanego do karty kontrahenta (nie z ogólnej definicji atrybutu w menu Ogólne/ Atrybuty). Podczas wystawiania dokumentu dla nowo utworzonego na urządzeniu mobilnym kontrahenta możliwe jest tylko ręczne dodanie atrybutów kontrahenta do nagłówka.

Uwaga

Parametr pozwalaj na edycję nie umożliwia edycji wartości parametru na karcie kontrahenta na urządzeniu. Karty kontrahentów na urządzeniu są nieedytowalne.

Wysyłane są wszystkie formaty atrybutów (w tym typu lista, ze wszystkimi jej wartościami). Atrybuty kontrahenta dodane do nagłówków dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym są przesyłane wraz z tymi dokumentami do systemu ERP.

• Atrybuty Dokumentu

Na urządzenie wysyłane są atrybuty dokumentu, na których formularzu zaznaczono parametr udostępniaj w Mobile. Zaznaczenie tego parametru jest jednoznaczne z pozwoleniem na edycję, ponieważ na urządzenie nie trafia żadna wartość tego typu atrybutu. Atrybuty dokumentu można dodawać do nagłówka dokumentu tylko ręcznie. Atrybuty dokumentu dodane do nagłówków dokumentów wystawionych na urządzeniu mobilnym są przesyłane wraz z tymi dokumentami do systemu ERP.

Dokumenty wystawiane na urządzeniu mobilnym

W aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż współpracującej z systemem Comarch ERP Optima możliwe jest wystawianie następujących dokumentów:

• Rezerwacja odbiorcy (RO). Dokument może być wystawiony na dowolny magazyn lokalny w Comarch ERP Optima (domyślnie podpowiada się Magazyn domyślny ze stanowiska sprzedaży mobilnej).
• Dokument Pro-Forma (FPF). Dokument może być wystawiony na dowolny magazyn lokalny w Comarch ERP Optima (domyślnie podpowiada się Magazyn domyślny ze stanowiska sprzedaży mobilnej).
• Faktura sprzedaży (FA). Dokument może być wystawiony tylko na Magazyn Mobilny powiązany z konkretnym stanowiskiem (pod warunkiem istnienia odpowiedniej, dostępnej ilości zasobów). Faktury mogą być rozliczone lub nie (ogólna kwestia dotycząca rozliczenia dokumentów została przedstawiona w dalszej części punktu 3.3).
• Paragon (PA). Dokument może być wystawiony tylko na Magazyn Mobilny powiązany z konkretnym stanowiskiem (pod warunkiem istnienia odpowiedniej, dostępnej ilości zasobów).
• Wydanie zewnętrzne (WZ). Dokument może być wystawiony tylko na Magazyn Mobilny powiązany z konkretnym stanowiskiem (pod warunkiem istnienia odpowiedniej, dostępnej ilości zasobów).
• Zwrotny dokument przesunięcia międzymagazynowego (MM). Aby zwrócić zasoby wysłane dokumentem MM na urządzenie mobilne należy wykonać zwrot na urządzeniu mobilnym. Podczas synchronizacji utworzony w wyniku tej operacji dokument wykona przesunięcie zasobów z Magazynu Mobilnego na Magazyn domyślny określony w konfiguracji stanowiska.

Uwaga

Zwrotne dokumenty MM z magazynu mobilnego na magazyn domyślny wystawione po stronie Comarch ERP Optima nie trafiają do urządzenia mobilnego! Istnieje możliwość opcjonalnego zablokowanie wystawiania dokumentów MM na magazynie mobilnym. Blokada następuje po zaznaczeniu parametru Blokada wystawiania dok. MM z magazynu mobilnego na karcie Operatora, zakładka Parametry cd (menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy). Blokada nie dotyczy dokumentów MM tworzonych z poziomu korekt wystawionych do dokumentów wczytanych z Comarch Mobile Sprzedaż

Dokumenty RO, FPF, FA, PA oraz WZ wystawione na urządzeniu mobilnym mogą mieć wskazanego innego odbiorcę oraz innego płatnika (dotyczy FA i PA). Dane te są później wczytywane do systemu ERP. Ponadto na urządzeniu mobilnym można wystawiać dokumenty KP/KW. Możliwe jest również rozliczanie nierozliczonych płatności. Do urządzenia mobilnego przesyłane są informacje o nierozliczonych dokumentach dla wybranej w konfiguracji stanowiska grupy kontrahentów. Mogą to być zarówno należności jak i zobowiązania. Płatność może być rozliczona po stronie urządzenia mobilnego (utworzony zostaje dokument KP lub KW), a po kolejnej synchronizacji po stronie Comarch ERP Optima dokument, który ją wygenerował zostanie rozliczony.

Uwaga

Istnieje kilka zasad dotyczących wystawiania dokumentów na urządzeniu mobilnym, które decydują o poprawnej współpracy pomiędzy obydwoma aplikacjami. Zasady te opisane są w dalszej części instrukcji.

Istotną sprawą podczas pracy na urządzeniu mobilnym jest rozliczanie dokumentów. Należy zdecydować czy dokumenty mają być rozliczone po stronie urządzenia mobilnego czy po stronie Comarch ERP Optima. Nie powinno rozliczać się dokumentów po obu stronach. Może to spowodować wystąpienie błędów podczas wczytywania dokumentów do Comarch ERP Optima! Dokumenty mające odroczoną płatność można wczytać do Comarch ERP Optima jako nierozliczone i rozliczyć na tej samej zasadzie co inne dokumenty w programie. Dokumenty gotówkowe lub z inną formą płatności, które rozliczyliśmy na urządzeniu mobilnym najlepiej wczytać dopiero po wykonaniu na urządzeniu mobilnym rozliczenia kasy. Jeżeli nie wykonamy rozliczenia kasy dokumenty trafią do programu jako nierozliczone i należy bezwzględnie pamiętać, żeby ich nie rozliczyć po stronie Comarch ERP Optima (w przyszłości spowoduje to błędy podczas synchronizacji). Przykładem takiej sytuacji jest scenariusz:

Wczytywanie dokumentów wystawionych w Comarch Mobile Sprzedażodbywanie się za pomocą znanej Użytkownikom Comarch ERP Optima Detal ikony widocznej w grupie Handel w górnym menu programu.

Po kliknięciu w powyższą ikonę otwiera się okno synchronizacji.

Na oknie możemy określić, czy chcemy dokonać synchronizacji tylko stanowisk Comarch Mobile Sprzedaż oraz wybrać konkretne stanowisko z rozwijanej listy. Możliwa jest synchronizacja wszystkich stanowisk Comarch Mobile Sprzedaż oraz w ogóle wszystkich stanowisk skonfigurowanych w programie (Comarch ERP Optima Detal + Comarch Mobile Sprzedaż).

Uwaga

Aby możliwe było wczytanie dokumentów do Comarch ERP Optima niezbędne jest zatwierdzenie dokumentów na urządzeniu mobilnym oraz wykonanie na nim synchronizacji. Dodatkowo w przypadku dokumentów KP/KW i płatności do dokumentów handlowych należy rozliczyć stan kasy po stronie urządzenia mobilnego.

Wczytywane są następujące dokumenty:

• Rezerwacje Odbiorcy (RO) – trafiają one na wybrany podczas wystawiania dokumentu magazyn, zawsze do bufora.
• Dokumenty Pro-Forma (FPF) – trafiają one na wybrany podczas wystawiania dokumentu magazyn, zawsze jako zapisane na trwałe.
• Faktury Sprzedaży (FA) – trafiają one na Magazyn mobilny, zawsze jako zapisane na trwałe. Jeżeli faktura została rozliczona po stronie urządzenia mobilnego zostaną zaczytane dokumenty rozliczające KP powiązane z daną fakturą lub fakturami.
• Paragony (PA) – trafiają one na Magazyn mobilny, zawsze jako zapisane na trwałe. Mogą być przekształcone do faktury.
• Wydania zewnętrzne (WZ) – trafiają one na Magazyn mobilny, zawsze jako zapisane na trwałe. Mogą być przekształcone do faktury lub paragonu. W przypadku przekształcenia do paragonu VAT na dokumencie WZ musi być liczony „od brutto”.
• Zwrotne przesunięcia międzymagazynowe (MM)– magazynem docelowym jest Magazyn domyślny powiązany ze stanowiskiem sprzedaży mobilnej.

Uwaga

Zwrotne dokumenty MM z magazynu mobilnego na magazyn domyślny wystawione po stronie Comarch ERP Optima nie trafiają do urządzenia mobilnego! Istnieje możliwość opcjonalnego zablokowanie wystawiania dokumentów MM na magazynie mobilnym. Blokada następuje po zaznaczeniu parametru Blokada wystawiania dok. MM z magazynu mobilnego na karcie Operatora, zakładka Parametry cd (menu Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy). Blokada nie dotyczy dokumentów MM tworzonych z poziomu korekt wystawionych do dokumentów wczytanych z Comarch Mobile Sprzedaż.

• Dokumenty KP/KW – wystawione na urządzeniu mobilnym, trafiają do Comarch ERP Optima do rejestru powiązanego ze stanowiskiem sprzedaży mobilnej.

Jako pierwsze do systemu Comarch ERP Optima wczytywane są dokumenty RO i FPF (nie tworzą płatności, nie mają wpływu na stan magazynowy). Dzięki temu zawsze trafią one do systemu, nawet w przypadku problemów ze stanem magazynowym lub raportami kasowymi/bankowymi. Pozycje dokumentów wystawionych w Comarch Mobile Sprzedaż są wczytywane do Comarch ERP Optima w takiej samej jednostce miary, jaka została użyta na urządzeniu mobilnym. Ponadto do systemu wczytywane są rozliczenia dokumentów. W przypadku braku możliwości wczytania rozliczenia (np. rozliczenie zostało wykonane po stronie Comarch ERP Optima) jest ono pomijane, a kolejne rozliczenia są wczytywane do systemu. Komunikat o braku możliwości rozliczenia będzie pojawiał się aż do skutku (np. umożliwienia rozliczenia poprzez jego usunięcie w Comarch ERP Optima).

• Dane słownikowe
• Warunki handlowe
• Forma płatności
• Termin płatności (w przypadku płatności odroczonej maksymalna wartość przekazywana do systemu ERP to 999 dni, nawet w przypadku ustalenia większej wartości na urządzeniu mobilnym).
• Cena początkowa

• Moduł CRM/CRM Plus

• Terminarz na urządzeniu mobilnym

• Ankiety

W centrali definiowane są również m.in.:

• rejestr kasowy/ bankowy, w którym rejestrowane będą wszystkie operacje kasowe przeprowadzane w oddziale oraz skojarzone z nim formy płatności,
• grupa towarów dostępnych do sprzedaży w oddziale,
• grupa kontrahentów obsługiwanych przez oddział.

W trakcie synchronizacji informacje z centrali są przesyłane do oddziału. W efekcie w oddziale zakładany jest identyczny jak w centrali rejestr kasowy/bankowy oraz formy płatności. Uzupełniane są również dane słownikowe: lista towarów i kontrahentów. W oddziale rejestrowane są karty ewidencyjne towarów i kontrahentów przypisanych do grupy skojarzonej w centrali z oddziałem. Towar z centrali do oddziału jest przesyłany przy pomocy dokumentów MM. W oddziale istnieje możliwość wystawiania dokumentów zakupu (faktury zakupu) i sprzedaży (faktury sprzedaży, paragony),  dokumentów wewnętrznych (PW i RW) oraz zapisów kasowych. Podczas ponownej synchronizacji informacje o wystawionych dokumentach są przesyłane do centrali. W centrali dokumenty są zapisywane w magazynie wewnętrznym skojarzonym z danym oddziałem. Na ich podstawie aktualizowane są m.in. stany magazynowe.

Uwaga

Jednolity Plik Kontrolny generowany jest po stronie centrali (Comarch ERP XL).

Zakładanie nowej bazy dla oddziału w Comarch ERP Optima

Proces zakładania nowej bazy danych dla oddziału jest identyczny jak w przypadku wersji standardowej (opisany w podręczniku do Konfiguracji). Dopiero na poziomie konfiguracji Użytkownik zaznacza, że dana baza ma pełnić role oddziału. Podczas konfigurowania wersji oddziałowej programu Użytkownik musi korzystać z wizardów konfiguracyjnych wyświetlanych w momencie pierwszego uruchomienia bazy danych. Po wyświetleniu pierwszego okna powinien wybrać opcję konfiguracji zaawansowanej i zaznaczyć opcję: Współpraca modułu handlowego z Comarch ERP XL. W takim przypadku kolejne etapy konfigurowania bazy danych są znacznie ograniczane. Jedyne informacje możliwe do ustalenia w konfiguracji to:

• sposób rozliczania magazynu – Użytkownik powinien przy tym pamiętać, że ustalony tutaj algorytm powinien być zgodny z algorytmem stosowanym w centrali (program Comarch ERP XL). Na liście dostępnych algorytmów nie jest dostępna metoda AVCO, ponieważ w centrali (Comarch ERP XL) nie jest ona obsługiwana.
• katalog plików wymiany – pole na wpisanie ścieżki dostępu do katalogu, w którym program będzie zapisywał kolejne pliki wykorzystywane do synchronizacji.

Po zakończeniu konfiguracji program automatycznie ustala w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona opcję Oddział.

Uwaga

Nie ma możliwości konfigurowania wersji oddziałowej z poziomu programu. Aby zdefiniować bazę jako oddział Użytkownik musi korzystać z wizardów konfiguracyjnych.

Uwaga

W przypadku wersji oddziałowej bazy konfiguracyjna i firmowa muszą być na tym samym serwerze SQL.

Uwaga

W przypadku wersji oddziałowej nie można stosować znaków diakrytycznych niezgodnych z formatem Windows-1250. W przeciwnym razie eksport danych może zakończyć się błędem!

Synchronizacja danych

Funkcję synchronizacji w oddziale (Comarch ERP Optima) można wywołać z poziomu menu Narzędzia: Praca rozproszona centrala/ oddział po wciśnięciu przycisku  na pasku wstążce. Po wywołaniu funkcji wyświetlane jest okno: Plik wymiany – synchronizacja jest przeprowadzana w oparciu o wysyłane pliki wymiany. Plik wymiany odbierany i tworzony jest w jednym katalogu. Ścieżkę dostępu do katalogu można określić w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona. Jest on proponowany podczas kolejnych synchronizacji. E-mail centrali – utworzony plik wymiany może zostać wysłany do centrali przy pomocy programu Microsoft Outlook. Jeśli adres jest wypełniony po wykonaniu synchronizacji przycisk  staje się aktywny i jego wciśnięcie powoduje automatyczne wywołanie poczty z załączonym plikiem przeznaczonym dla centrali. Proces synchronizacji jest wywoływany po wciśnięciu przycisku . Podczas synchronizacji w oddziale odczytywane są informacje z pliku XLO utworzonego przez centralę. Równocześnie tworzony jest plik zwrotny dla centrali o określonej nazwie OD_ODDZIAL.XLO (gdzie oddział zastępowany jest przez symbol magazynu). W trakcie synchronizacji w centrali odczytywany jest plik przesłany z oddziału i równocześnie tworzony jest plik o nazwie DLA_ODDZIAŁ.XLO (gdzie oddział zastępowany jest przez symbol magazynu). Proces wymiany plików odbywa się w oparciu o pliki zawierające symbol oddziału. Kierunek (DLA, OD) określa, czy dany plik jest przeznaczony do odczytu w centrali (OD), czy do odczytu w oddziale (DLA). Wyjątkiem jest pierwsza synchronizacja, kiedy to centrala tworzy plik o nazwie DLA_MAGAZYN.XLO.

Przykład

W trakcie pierwszej synchronizacji z centrali wysyłany jest plik DLA_MAGAZYN.XLO. Nazwa oddziału nadana w centrali to KRAK. Po wykonaniu synchronizacji w oddziale (odczytaniu pliku) tworzony jest plik OD_KRAK.XLO, przeznaczony dla centrali i zawierający potwierdzenie wykonania pierwszej synchronizacji. Plik jest odczytywany w centrali. Równocześnie tworzony jest kolejny plik przeznaczony dla oddziału DLA_KRAK.XLO. Od tej pory synchronizacja opiera się już na plikach:

• XLO – plik z centrali przeznaczony dla oddziału KRAK
• XLO – plik z oddziału KRAK przeznaczony dla centrali

Transmisja z wykorzystaniem WebSerwisu

Funkcja automatycznej synchronizacji jest dedykowana dla firm, które prowadzą wiele oddziałów, gdzie „ręczne” wykonanie synchronizacji byłoby uciążliwe.

Zarówno po stronie centrali jak i oddziału należy wskazać adres serwera, gdzie zainstalowano WebSerwis. Adres należy podać w formie IP lub nazwy serwera.

W oddziale synchronizacja jest wykonywana tak jak dotychczas na żądanie (o ile użytkownik nie ma uruchomionej usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych (opis w kolejnym podpunkcie). Jednak plik wymiany dla centrali tworzony jest na wskazanym serwerze. W centrali plik wymiany jest automatycznie odczytywany. Plik zwrotny dla oddziału jest tworzony również na wskazanym serwerze, gdzie „oczekuje” na odczyt ze strony oddziału. Jeśli w oddziale zostanie wykonana synchronizacja – na serwerze tworzony jest nowy plik zwrotny dla centrali, który jest automatycznie odczytywany. Konfiguracja automatycznej synchronizacji w oddziale sprowadza się do ustalenia kilku parametrów w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona :

• Transmisja z wykorzystaniem WebSerwisu – zaznaczenie parametru spowoduje, że docelowe miejsce pliku wymiany będzie na wskazanym serwerze.
• Adres serwera plików wymiany – adres IP lub nazwa serwera, gdzie zainstalowany jest Webserwis.

W przypadku wystąpienia problemów zastosowanie mają parametry Ilość powtórzeń zerwanej transmisji oraz Czas, po którym powtórzyć przesłanie zerwanej transmisji. Jeśli pomimo powtórzeń (zgodnych z tymi ustawieniami) transmisja nie powiedzie się program szuka pliku synchronizacyjnego w katalogu wskazanym, jako Katalog pliku wymiany. Dopiero, kiedy nie znajdzie tam pliku wyświetlany jest błąd.

Uwaga

Do poprawnego działania transmisji z wykorzystaniem WebSerwisu niezbędny jest pakiet Web Services Enhancements (WSE) 3.0 for Microsoft .NET

Transmisja danych z wykorzystaniem usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych

W transmisji z wykorzystaniem Webserwisu możliwe jest skorzystanie z automatu synchronizacji po stronie oddziału. Do tego celu służy usługa Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych, instalowana wraz z systemem Comarch ERP Optima. Uruchomienie usługi musi zostać poprzedzone konfiguracją Webserwisu. Sama konfiguracja Serwisu Operacji Automatycznych sprowadza się do skonfigurowania parametrów dotyczących synchronizacji programu Comarch ERP Optima z Comarch ERP XL w Start/Konfiguracja/ Program/ Automat synchronizacji. W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do bazy konfiguracyjnej, na której obecnie pracujemy. Należy dla bazy oddziałowej włączyć automatyczną synchronizację oraz określić, w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać. W podgałęzi Operator należy wpisać akronim Operatora oraz jego hasło do programu Comarch ERP Optima, jeśli do logowania używa hasła. Jeśli hasło Operatora zostanie zmienione, należy również je zmienić w Serwisie Operacji Automatycznych. W gałęzi Start/Konfiguracja/ Stanowisko/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry w sekcji Logowanie Serwisu Operacji Automatycznych widoczne są dane: nazwa serwera, nazwa bazy konfiguracyjnej, serwer klucza. Dane uzupełniają się automatycznie, po zalogowaniu do programu. Usługa Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych po instalacji jest domyślnie wyłączona. Aby możliwe było automatyczne realizowanie zdefiniowanych zadań należy:

• zaznaczyć Logowanie usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych jako: (Konto, Hasło) podać nazwę i hasło użytkownika systemu operacyjnego dla usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych. Hasło należy podać każdorazowo przed ustawieniem tego konta dla usługi. Przy definiowaniu konta należy podać nazwę domeny\nazwę użytkownika (jeżeli komputer należy do domeny) lub nazwę komputera\nazwę użytkownika (jeżeli komputer nie należy do domeny). Przed konfiguracją należy nadać hasło użytkownikowi Windows, który jest tu wskazywany, jeżeli do tej pory użytkownik ten nie miał nadanego hasła.
• kliknąć Uruchom usługę Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych – po ustawieniu konta dla usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych należy usługę uruchomić.

Dopiero po skonfigurowaniu i uruchomieniu Serwisu Operacji Automatycznych wykonywane będą zadania automatyczne określone w programie.

Uwaga

W przypadku systemów operacyjnych Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008, Windows Server 2008 R2, Windows Server 2012 uruchomienie usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych będzie możliwe po uprzednim wyłączeniu w systemie operacyjnym trybu UAC (User Account Control – kontrola konta użytkownika) lub uruchomieniu Comarch ERP Optima w trybie Administratora.

Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych działa jako usługa systemowa i uruchamiana jest wraz z systemem operacyjnym. Nie informuje ona użytkownika o swoim działaniu. Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji, dostępnych z poziomu programu w zakładce Narzędzia/Otwórz folder z logami.

Konfiguracja oddziału w Comarch ERP Optima

Dla wersji oddziałowej programu automatycznie ograniczany jest dostęp do pewnych funkcji konfiguracyjnych. Dla potrzeb oddziału w Konfiguracji została utworzona nowa grupa parametrów Oddział.

Konfiguracja firmy

CRM

Daje możliwość skonfigurowania modułu CRM

Dane firmy

Daje możliwość podglądu Pieczątki firmy. Informacja o nazwie firmy i jej adresie jest przesyłana z centrali w trakcie synchronizacji.

Definicje dokumentów

Daje możliwość podglądu schematów numeracji ustalonych dla dokumentów wystawianych w oddziale. Dostępne grupy dotyczą dokumentów handlowych, magazynowych, kasowych/bankowych oraz CRM. Ponieważ numeracja jest narzucana z centrali – nie ma możliwości usunięcia oraz dodania nowego schematu. Nie jest również możliwa zmiana schematu – edycja ograniczona jest do podglądu. W każdej klasie dokumentów zdefiniowany jest jeden schemat numeracji, zawierający serię. Seria odpowiada symbolowi oddziału nadanemu w centrali. Klasy dokumentów w poszczególnych grupach są przystosowane do rodzajów dokumentów, które można wystawiać w oddziale (np. W grupie dokumentów magazynowych znajdują się klasy dotyczące inwentaryzacji, przesunięć międzymagazynowych,  przyjęć i wydań zewnętrznych oraz przyjęć i rozchodów wewnętrznych).

Detal

Parametry –  w tej grupie zebrane są informacje na temat parametrów pracy modułu Detal. Jest to alternatywne okno sprzedaży detalicznej dla sprzedaży realizowanej w Comarch ERP Optima. Jest to aplikacja ściśle powiązana z Comarch ERP Optima i mająca na celu uproszczenie pracy sprzedawców. Stanowisko – okno konfiguracji nowego modułu uproszczonej sprzedaży – Comarch ERP Optima DETAL. Składa się z dwóch sekcji. W oknie dodawania nowego stanowiska definiuje się parametry każdego użytkowanego stanowiska. W sekcji Rodzaje płatności dla detalu udostępnia się przesłane przez centrale formy płatności dla wszystkich użytkowanych stanowisk. Dla każdego stanowiska definiujemy pola:

• Numer stanowiska – nadawany automatycznie przez program. Poprzez ten numer możliwa jest łączność między stanowiskiem Comarch ERP Optima Detal, a stanowiskiem zdefiniowanym w Comarch ERP Optima (szczegółowe informacje w podręczniku Comarch ERP Optima Detal),
• Nazwa – nazwa stanowiska,
• Domyślny magazyn – magazyn, z którym powiązane będą wystawione w Comarch ERP Optima Detal Paragony i Faktury Sprzedaży.,
• Grupa towarów – grupa, w oparciu o którą możliwa jest sprzedaż w Comarch ERP Optima Detal,
• Numer ceny – do wyboru z rozwijanej listy cen sprzedaży pobieranych z Konfiguracji firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług,
• Definicje PA / FS / KP / KW – definicje schematów numeracji tych dokumentów pochodzą z centrali.
• Seria dla dokumentów – w tym miejscu należy zdefiniować serię, która będzie występowała w numeracji Paragonów i Faktur Sprzedaży oraz niezależnych KP/ KW wystawionych na stanowisku sprzedaży. Serie definiowane są po stronie centrali.
• Operatorzy – mający dostęp do stanowiska. Lista wyboru zawiera wyłącznie operatorów, którzy na karcie mają zdefiniowaną funkcję pracownika (Funkcja Detal).
• Nieaktywne – parametr pozwala określić dostęp do stanowiska Comarch ERP Optima Detal. Jeśli jest włączony, przy próbie uruchomienia stanowiska w punkcie sprzedaży detalicznej generowany jest komunikat: Nie znaleziono stanowiska o podanym numerze.

Handel

Ceny towarów i usług – grupy cenowe definiowane są w centrali. W związku z tym w oddziale istnieje jedynie możliwość podglądu zdefiniowanych cen, bez możliwości zmiany. Dokumenty – lista dokumentów handlowych zawężona jest do tych, które można wystawiać w oddziale: Faktur Sprzedaży, Rezerwacji Odbiorcy, Faktur Zakupu oraz Zamówień u Dostawcy. Przypisane im domyślne schematy numeracji oraz serie są przenoszone z centrali przy pierwszej synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Parametry – konfiguracja parametrów wykorzystywanych w handlu została ograniczona do takich, które decydują jedynie o sposobie obsługi programu:

• możliwości wyboru sposobu dodawania pozycji na dokument przez wybór wielu towarów (jednoczesne dodawanie kilku pozycji zaznaczonych na liście zasobów), podniesienie formularza lub dodawania towaru bezpośrednio z poziomu listy pozycji (EIP).
• Sprzedaż tylko wg kodów EAN – identyfikacja towarów podczas wpisywania na dokumenty sprzedaży opiera się TYLKO na kodach kreskowych, a nie są uwzględniane kody nadane na karcie towarowej.
• Ostrzegaj przed trwałym zapisem dokumentu dla kontrahenta !Nieokreślony! – jeśli na dokumencie wpisany będzie kontrahent nieokreślony program przed zapisem zapyta Użytkownika, czy na pewno chce taki dokument zatwierdzić.
• Pozwalaj na zapis dokumentu z odroczona płatnością dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO! – po zaznaczeniu parametru w module Handel istnieje możliwość zapisu dokumentów z odroczonym terminem płatności dla kontrahenta !NIEOKREŚLONEGO!
• Kontrola marży – kontrola marży polega na sprawdzaniu przez program czy na dokumencie nie ma towarów, dla których cena zakupu jest większa od ceny sprzedaży. Parametr decyduje o tym, czy program ma kontrolować uzyskaną marżę w chwili zapisu dokumentu do bufora czy dopiero zatwierdzenia na trwałe. Istnieje możliwość takiego ustawienia, by program w ogóle nie prowadził kontroli marży (obydwa parametry odznaczone) lub sprawdzał niezależnie od tego czy dokument jest zapisywany na trwałe, czy do bufora (obydwa parametry zaznaczone).
• Pozwalaj na zmianę netto/brutto – po zaznaczeniu parametru możliwa jest zmiana algorytmu naliczania podatku VAT na dokumentach w buforze, w przypadku kiedy na dokumencie znajdują się już pozycje.
• Procent marży obliczany metodą „w stu” – w programie istnieje możliwość określenia sposobu wyliczania procentowej wartości marży metodą „od stu” (parametr odznaczony) lub „w stu” (parametr zaznaczony).
• Kopiowanie dokumentów (<CTRL> + <INS>) – przenoś płatności z dokumentu źródłowego – po zaznaczeniu parametru podczas kopiowania dokumentów kopiowana jest również tabela płatności.
• Kontrola unikalności nazwy fiskalnej – po zaznaczeniu parametru podczas zapisywania pozycji cennika (słowniki Ogólne/ cennik lub magazyn/ zasoby/ formularz pozycji cennika) program sprawdza czy wypełniona nazwa dla urządzeń fiskalnych (zakładka Dodatkowe/ pole Nazwa) nie istnieje już w bazie.
• Generowanie kodów EAN – zdefiniowanie domyślnego zakresu dla kodów EAN generowanych na kartotekach towarowych (dla EAN-8, EAN-13, EAN-14).
• Walidacja poprawności kodu EAN – po wyłączeniu parametru poprawność struktury kodu nie jest sprawdzana i może on przyjąć dowolną wartość.

Ponieważ ceny sprzedaży są przesyłane do oddziału z centrali nie ma możliwości ustalania parametrów dotyczących aktualizacji cen. W oddziale nie można wystawiać dokumentów w walutach obcych, w związku z czym Użytkownik nie ma możliwości definiowania parametrów dotyczących tej opcji. Parametry wydruku faktury  – Pozwalają na zdefiniowanie pewnych informacji drukowanych na fakturze sprzedaży – wzór Parametryzowany. Funkcja opisana jest dokładnie w podręczniku Comarch ERP Optima 2015.5.1 – Ogólne i Konfiguracja. Rabaty – Gałąź nie jest dostępna dla Użytkownika. Polityka rabatowa jest ustalana w centrali.

Kasa i Bank

W gałęzi Kasa i Bank Użytkownik ma ograniczony dostęp do informacji związanych z:

• definiowaniem schematów numeracji dla dokumentów – schematy numeracji dla raportów kasowych i zapisów kasowych są definiowane w centrali i przesyłane do oddziału podczas pierwszej synchronizacji. Użytkownik ma możliwość podglądu ustalonych schematów.
• formami płatności – formy płatności dla oddziału również są definiowane w centrali. Użytkownik ma możliwość jedynie podglądu informacji (bez wprowadzania zmian).
• parametrami konfiguracyjnymi – część parametrów nie jest możliwa do ustawienia w oddziale (dotyczące kompensat, zapisów kasowych dla Rejestrów VAT i Ewidencji dodatkowej czy naliczania odsetek), ponieważ są to funkcje zablokowane w wersji oddziałowej programu.

Informacje możliwe do zdefiniowania w programie to:

• lista kart kredytowych – oprócz kart kredytowych predefiniowanych w programie Użytkownik ma możliwość dopisania innych, obsługiwanych w programie. Więcej informacji na temat płatności kartami kredytowymi można znaleźć w instrukcji do modułu Kasa/Bank.
• daty dokumentów – parametry zgromadzone w tej grupie dotyczą terminów płatności na dokumentach oraz zapisów kasowych tworzonych na podstawie rejestrowanych dokumentów. Więcej informacji na ten temat można znaleźć w instrukcji do modułu Kasa/Bank.
• parametry – część parametrów dotyczących pracy modułu Kasa/ Bank jest możliwa do ustalenia przez Użytkownika:
• wyświetlanie kwot na raportach otwartych – parametr dotyczy wyliczania sald otwarcia i zamknięcia na raportach kasowych, które nie zostały jeszcze zamknięte.
• kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów – parametr dotyczy automatycznego rozpinania rozliczeń w chwili anulowania dokumentu.
• kontrola numerów kart kredytowych – parametr dotyczy kontroli numerów kart kredytowych podczas wprowadzania zapisów kasowych w programie. Więcej informacji na temat kontroli numerów kart można znaleźć w podręczniku do modułu Kasa/Bank.
• automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową – parametr dotyczy tworzenia zapisów kasowych dla dokumentów płatnych kartą kredytową. Jeśli parametr jest aktywny – zapisy trafiają w chwili zatwierdzania dokumentu do Raportu kasowego. Jeśli nie – zapisy trafiają do Preliminarza płatności jako Nierozliczone.

Magazyn

Dokumenty – lista dokumentów jest zawężona do takich, które można wystawiać w oddziale: Przyjęć i Wydań Zewnętrznych, Przyjęć i Rozchodów Wewnętrznych, dokumentów MM oraz Arkuszy Inwentaryzacyjnych. Przypisane im domyślne schematy numeracji oraz serie są przenoszone z centrali przy pierwszej synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Inicjacja dokumentów – parametry dotyczące wystawiania nowych dokumentów w oddziale zostały zawężone do Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Faktur Zakupu. Podczas wystawiania dokumentów handlowych w oddziale obowiązuje zasada, że:

• dokumenty handlowe w buforze – powodują od razu zdjęcie towaru z magazynu
• w chwili zapisywania na trwałe – dokumenty handlowe są automatycznie kojarzone z magazynowymi.

W związku z tym w Konfiguracji firmy Użytkownik ma możliwość zdefiniowania jedynie domyślnych parametrów dotyczących zapisu do bufora. Kaucje: Obsługa opakowań kaucjonowanych – Użytkownik ma możliwość załączenia parametru obsługi opakowań kaucjonowanych. Automatyczne przeliczanie kaucji na dokumentach FA / PA – Możliwe do załączenia jeśli oddział obsługuje opakowania kaucjonowane. Przy załączonym parametrze program będzie automatycznie dodawał kaucje po dodaniu towaru który ma schemat opakowań. KGO – Zaznaczenie opcji obsługa KGO powoduje uaktywnienie się opcji związanych z KGO na karcie towaru oraz na elementach transakcji. Wartość KGO to integralna część ceny towaru, która będzie podlegać rabatowaniu. Rabat naliczał się będzie od sumy ceny netto towaru i wartości KGO. Parametry: Naliczanie kosztu własnego – metodę Użytkownik wybiera w chwili tworzenia nowej bazy danych, z poziomu wyświetlanego przy pierwszym uruchomieniu wizarda. Później parametry umożliwiające zmianę nie są już dostępne. Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych – parametr dotyczy sprawdzania ilości dostępnej do sprzedaży w chwili wystawiania Faktur i Paragonów:

• jeśli obydwa parametry nie są zaznaczone – program nie kontroluje ilości dostępnej w trakcie wystawiania dokumentów. Dopiero w chwili zatwierdzania dokumentu program poinformuje o braku towaru
• w edycji przed zapisem (ustawienie domyślne dla oddziału) – program będzie kontrolował ilość dostępną, zanim dokument zostanie zatwierdzony (do bufora lub na trwałe)
• przy akceptacji pozycji – program będzie kontrolował ilość dostępną przy dopisywaniu każdej kolejnej pozycji na dokument.

Symulacja wartości zakupu – parametr dotyczy wyliczania kosztu towaru na dokumencie sprzedaży (Fakturze, Paragonie) przed utworzeniem do niego dokumentu WZ. Do chwili utworzenia WZ nie ma informacji o koszcie rzeczywistym towaru i program może taki koszt symulować w oparciu o ostatnią cenę zakupu lub średnią cenę zasobów. Dzięki temu już w trakcie wystawiania dokumentu Użytkownik ma informację o uzyskanej marży. Jeśli nie zostanie zaznaczona żadna opcja – program nie będzie symulował kosztu sprzedaży w chwili wystawiania dokumentów, w związku z czym Użytkownik nie będzie miał informacji o uzyskanej na dokumencie marży. W takim przypadku informacja o koszcie będzie dostępna dopiero po zatwierdzeniu dokumentu i utworzeniu dokumentu WZ. Aktualizuj ceny zakupu na podstawie dokumentów MM – OL – parametr odpowiada za aktualizację (zmianę) ostatniej ceny zakupu na karcie towaru. Jeśli jest zaznaczony, w przypadku zatwierdzenia na trwałe dokumentu MM z magazynu odległego, zmieniana jest cena zakupu na karcie towaru. Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny) – parametr dotyczy korekty wartości (ceny) do Faktury Zakupu, Przyjęcia Zewnętrznego, Przyjęcia Wewnętrznego, Przyjęcia Kaucji. Cena zakupu widoczna na karcie towaru (menu Ogólne/ Cennik – Pozycja cennika, zakładka Ogólne – tabela z cenami) jest aktualizowana po zapisie korekty wartości (ceny) do dokumentu przychodowego na stałe. Użytkownik ma do wyboru dwie opcje:

• Zaznaczenie Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny), gdy dotyczy ostatniej dostawy spowoduje aktualizację ostatniej ceny zakupu na karcie towaru tylko w sytuacji, kiedy korekta dotyczyć będzie ostatniego dokumentu przychodowego (czyli tej dostawy, która na karcie towaru ustawiła ostatnią cenę zakupu).
• Zaznaczenie Aktualizuj ceny zakupu po korekcie wartości (ceny) wg ustawienia na dokumencie, spowoduje że na korekcie będzie widoczny parametr Aktualizuj cenę zakupu w cenniku. Użytkownik będzie mógł każdorazowo zdecydować czy chce aktualizować ostatnią cenę zakupu towaru w oparciu o daną korektę wartości (ceny).

Inwentaryzacja bez kontroli poprawności dokumentów – standardowo inwentaryzacja w programie jest blokowana przez dokumenty w buforze. Istnieje jednak możliwość zamknięcia inwentaryzacji (utworzenia dokumentów PWAI/ RWAI) z pominięciem takiej kontroli. Przyjęcie inwentaryzacyjne do bufora – w przypadku braku towaru podczas zamykania inwentaryzacji tworzone są dokumenty PW. Mogą być one zapisywane do bufora po to, by Użytkownik mógł określić wartość, w jakiej towar ma być wprowadzony na magazyn. Ilości na listach – Użytkownik ma możliwość ustalenia ilości zer po przecinku wyświetlanych na listach podczas wystawiania dokumentów (maksymalnie 4).

Ogólne

Grupy kontrahentów – w oddziale istnieje możliwość zdefiniowania grup kontrahentów i ich wykorzystania na kartach ewidencyjnych. Należy jednak pamiętać, że podział ten jest niezależny od podziału na grupy w centrali (Comarch ERP XL). Podczas synchronizacji danych informacje o grupie przypisanej kontrahentowi nie są wymieniane pomiędzy centralą i oddziałem. Parametry – parametry ogólne dotyczą przede wszystkim kontrolowania przez program poprawności danych wprowadzanych przez Użytkownika w trakcie pracy:

• Sprawdzanie poprawności NIP i Sprawdzanie poprawności PESEL – dotyczą kontroli wprowadzanych numerów zgodnie z obowiązującymi algorytmami. Jeśli parametry będą aktywne – program poinformuje o błędnym numerze może zablokować możliwość zapisania formularza.
• Zakaz używania znaków specjalnych w akronimach podmiotów – wpisanie spacji, kropki lub pauzy w kodzie kontrahenta może spowodować utrudnienia podczas wymiany danych przez pliki. Dlatego program może kontrolować poprawność akronimów podczas wprowadzania nowych kart ewidencyjnych.
• Sprawdzanie występowania podobnych kontrahentów – w systemie istnieje mechanizm sprawdzający podczas zatwierdzania nowej karty kontrahenta, czy w bazie danych nie istnieje kontrahent o podobnych danych. Wykorzystanie takiego mechanizmu zapobiega duplikacji kart kontrahentów w bazie.
• Parametry dotyczące kursów walut nie są dostępne dla Użytkownika. Kursy walut są przesyłane z centrali w trakcie synchronizacji. Jeśli w danym dniu kurs nie był uaktualniony – program podczas wystawiania dokumentów pobierze kurs z dnia najbliższego dacie wystawienia dokumentu.

Praca rozproszona – dotyczy wymiany danych z centralą. Jeśli podczas tworzenia bazy Użytkownik zaznaczył opcję Współpraca modułu handlowego z Comarch ERP XL, w konfiguracji automatycznie zaznaczona zostaje opcja Oddział (bez możliwości zmiany).

• Katalog pliku wymiany – w trakcie zakładania bazy danych, z poziomu wizardów konfiguracyjnych, Użytkownik definiuje katalog wymiany plików z programem Comarch ERP XL. Katalog ten jest podpowiadany podczas wykonywania synchronizacji.
• Adres e-mail centrali – w trakcie wykonywania synchronizacji istnieje możliwość wysyłania przygotowanego pliku pocztą elektroniczną. Wprowadzony tu adres jest podpowiadany w oknie synchronizacji, skąd można taki plik wysłać.

Stanowisko sprzedaży

Zebrane w gałęzi parametry są wykorzystywane podczas wystawiania dokumentów sprzedaży w module Detal. Konfiguracja modułu i znaczenie poszczególnych parametrów zostało dokładniej opisane w dokumentacji modułu. Warto pamiętać, że w trakcie pierwszej synchronizacji program ustawia parametry dotyczące pracy modułu w wersji oddziałowej:

• Dokumenty z WZ – parametr jest zaznaczony i nie ma możliwości zmiany ustawienia (w oddziale dokumenty handlowe zawsze są wystawiane z dokumentami magazynowymi).
• Formy płatności – wstępnie definiowana jest forma gotówka z terminem 0. Pozostałe formy płatności (jeśli są wykorzystywane w firmie) Użytkownik powinien zdefiniować sam, zgodnie z przyjętymi zasadami (opisane w ulotce dotyczącej modułu Comarch ERP Optima Detal).

Uwaga

W przypadku zmiany form płatności przesyłanych z centrali do oddziału program nie zmienia ich automatycznie dla stanowiska sprzedaży. Operator w takiej sytuacji powinien pamiętać o odpowiednim przedefiniowaniu wprowadzonych form płatności.

Konfiguracja programu

 

CRM

Konfiguracja kont e-mail wymagana dla „Skrzynki pocztowej” oraz wiadomości SMS. Szczegóły konfiguracji kont   e‑mail, SMS oraz samej funkcjonalności zawarte są w podręcznikach „Ogólne i Konfiguracja” oraz „CRM”.

Detal

Dla każdego Operatora pracującego w Comarch ERP Optima Detal należy określić funkcje, które będzie mógł wykonywać z poziomu stanowiska sprzedaży detalicznej. Standardowo w programie zdefiniowane są 3 funkcje: Kasjer, Kierownik zmiany, Menadżer – można je modyfikować, usuwać oraz dodawać nowe. Po wprowadzeniu w polu Kod nazwy funkcji nadajemy odpowiednie uprawnienia. Do wyboru dostępne są funkcje:

• Zmiana ceny sprzedaży
• Rabat pozycji
• Rabat dokumentu
• Storno ostatniej pozycji
• Storno całego paragonu
• Wpłata do kasy
• Wypłata z kasy
• Ręczne otwarcie szuflady
• Raport fiskalny
• Raport okresowy
• Podgląd stanu kasy
• Płatność innymi formami
• Faktura do paragonu
• Podgląd dokumentów własnych – jeżeli uaktywniona zostanie opcja „Podgląd dokumentów wszystkich”, parametr jest automatycznie włączany bez możliwości odznaczenia
• Podgląd dokumentów wszystkich
• Dostęp do konfiguracji stanowiska
• Dostęp do konfiguracji interfejsu
• Płatność odroczona dla !Nieokreślonego

Informacje bieżące

Informacje bieżące to funkcjonujący w systemie mechanizm wyświetlania powiadomień dla operatorów o istotnych dla nich sprawach czy zadaniach do wykonania. Funkcja została dokładnie opisana w podręczniku do Konfiguracji.

Ogólne

Stawki VAT – lista stawek VAT jest uzupełniana przez program w trakcie synchronizacji na podstawie wprowadzanych kart ewidencyjnych towarów. Waluty i Typy kursów walut – są przesyłane z centrali w trakcie synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości zmian. Drukarki fiskalne i Symbole stawek VAT – Użytkownik ma możliwość dopisania do listy pracującej w firmie drukarki fiskalnej oraz odpowiednio zdefiniować dla niej symbole stawek VAT tak, aby fiskalizacja sprzedaży była możliwa. Proces fiskalizacji został dokładniej opisany w instrukcji do modułu Faktury (Magazyn). Terminy – opcja jest związana z działaniem Informacji bieżących. Opis funkcji można znaleźć w podręczniku do Konfiguracji.

Użytkowe

Z poziomu gałęzi Użytkowe istnie możliwość zarządzania bazami danych oraz ustawiania niektórych parametrów pracy w firmie. Opis tych funkcji znajduje się w podręczniku do Konfiguracji.

Operatorzy

Lista operatorów wraz z ich uprawnieniami jest przesyłana z centrali w czasie synchronizacji. Użytkownik z poziomu programu nie ma możliwości dopisania nowego operatora. Musi to zrobić centrala, a podczas synchronizacji operator zostanie dopisany do listy. Użytkownik nie ma również możliwości wprowadzania zmian na istniejących kartach. Większość uprawnień operatora jest ustalanych w centrali. W większości przypadków uprawnienia operatora są ustalane zbiorczo (tzn. dotyczą wszystkich operatorów) i związane są z możliwością wprowadzania zmian na kartach towarów, zmian cen na dokumentach sprzedaży, zmiany cen na dokumentach zakupu oraz na zamówieniach.

Uwaga

Jeśli w centrali operator zostanie zdefiniowany jako dyrektor lub z uprawnieniami bez ograniczeń – operator zawsze ma możliwość zmiany ceny na dokumentach sprzedaży FA i PA (niezależnie od ustawień dla oddziału).

Uprawnienia indywidualne (tzn. ustalane dla poszczególnych operatorów) dotyczą np. dostępu do informacji o cenach zakupu. Nie ma możliwości ustawienia operatorowi opcji: Aktualizacja kontrahenta na dokumencie (opcja domyślnie wyłączona bez możliwości zmiany), oraz Sprzedaż poniżej min. marży/max. rabatu, Sprzedaż z przekroczonym limitem kredytu na kontrahenta, Zmiana limitu na karcie kontrahenta (wszystkie 3. opcje domyślnie załączone, bez możliwości zmiany),  parametr Blokada ponownej fiskalizacji, Blokada anulowania dokumentu, Rozliczanie dokumentów z poziomu listy, Zmiana opisu na elemencie jest dostępny dla operatora o prawach administratora. Jedyne dane na karcie operatora, które podlegają edycji to możliwość ustalenia zestawu informacji, które powinien otrzymywać operator w związku z funkcjonowaniem w programie Informacji bieżących (opis w podręczniku do Konfiguracji).

Konfiguracja stanowiska

Drukarka fiskalna –  w oknie możliwe jest podłączenie drukarki fiskalnej. Należy wskazać typ drukarki (sterownik) oraz port, do którego drukarka jest podpięta. Lista dostępnych drukarek jest tworzona w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne. Dokładne zasady obsługi mechanizmu fiskalizacji są opisane w podręczniku Użytkownika modułu Magazyn (Faktury). Moduły – w oknie można zaznaczyć moduły, które pracują na danym stanowisku. W przypadku oddziału mogą to być moduły Faktury, Magazyn, Analizy i CRM. Użytkownik powinien jednak pamiętać, że w przypadku zaznaczenia modułów, na które nie posiada licencji program będzie pracował w wersji startowej (ograniczenie wprowadzania danych do 60 dni). W przypadku oddziału zaznaczenie innych modułów (księgowych i kadrowo-płacowych) nie spowoduje wyświetlenia dostępnych funkcji w menu programu. Wydruki – zasady obsługi wydruków niestandardowych (definiowanych przez Użytkownika) są identyczne jak w przypadku wersji podstawowej programu Comarch ERP Optima i zostały opisane w podręczniku do Konfiguracji. Wydruki tekstowe – oprócz standardowych wydruków graficznych w programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość generowania wydruków tekstowych dla faktur, WZ, PZ i rejestrów VAT. Zasady generowania wydruków tekstowych zostały opisane w podręczniku do Konfiguracji.

Uwaga

W Konfiguracji oddziału zostały usunięte gałęzie dotyczące modułów kadrowo- płacowych, księgowości oraz modułu Środki Trwałe. Nie ma możliwości wykorzystania tych modułów w wersji oddziałowej programu – księgowość oraz kadry są prowadzone w centrali.

• Faktury ProForma
• Faktury RR
• Faktury Wewnętrzne Sprzedaży i Faktury Wewnętrzne Zakupu.

• zakładka Ogólne – m.in. nazwa kontrahenta, numer NIP, dane adresowe…

Użytkownik ma możliwość przypisania kontrahenta do grupy (grupy kontrahentów są definiowane w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Grupy kontrahentów). Należy jednak pamiętać, że jest to podział wewnętrzny w oddziale i informacja ta nie jest przesyłana do centrali w trakcie synchronizacji. Podział na grupy kontrahentów w oddziale i centrali jest niezależny.

Uwaga

W systemie Comarch ERP Optima całkowicie zniesiono formatowanie kodu pocztowego. W wersji oddziałowej systemu, na potrzeby synchronizacji, format kodu pocztowego ##-### jest wymagany w przypadku wystawiania dokumentów dla kontrahentów krajowych. Należy zaznaczyć, że status kontrahenta (krajowy/unijny, pozaunijny, …) dotyczy tylko płatnika wybranego na dokumencie, dlatego w przypadku kontrahenta „krajowego” wybranego jako płatnik, kod pocztowy o formacje ##-### jest wymagany także dla kontrahenta wybranego jako odbiorca.

• zakładka Handlowe – domyślnej ceny sprzedaży dla kontrahenta z możliwością przyznania upustu standardowego, oraz dane dotyczące naliczania płatności do kaucji.
• Zakładka Płatności – informacje dotyczące formy płatności i terminu płatności.

Uwaga

Ramka „Numery kont bankowych” nie jest wykorzystywana przy współpracy Comarch ERP Optima Offline a Comarch ERP XL.

Informacje te są przesyłane z centrali. Jednak operator ma możliwość ich zmiany. Zmiany są wymieniane pomiędzy centralą i oddziałem w trakcie synchronizacji (będą widoczne w centrali).

Nie są dostępne informacje o limicie kredytu dla kontrahenta (limity kredytu ustala centrala), danych bankowych kontrahenta (rozrachunki są prowadzone w centrali) oraz o statusie kontrahenta (dane te nie są synchronizowane).

• zakładka Dodatkowe – informacje o przedstawicielach firmy, domyślnym odbiorcy oraz osobie odpowiedzialnej za kontakty CRM.
• zakładka Atrybuty – edycja, dodawanie, usuwanie atrybutów dla kontrahenta (nie są one synchronizowane z centralą)
• zakładka Upusty – upusty dla kontrahenta (z Centrali)

Istnieje również możliwość kopiowania kart kontrahentów (CTRL i INSERT). Na utworzoną w ten sposób kartę przepisywane są dane kontrahenta. Użytkownik musi jednak zmienić kod kontrahenta, który jest unikalny w obrębie bazy. W trakcie synchronizacji… … informacje o dopisanych kontrahentach są przesyłane do centrali. W centrali nadawany jest im numer identyfikacyjny (tzw. GID), który jest unikalny dla kontrahenta. Numer ten jest przesyłany do oddziału w trakcie ponownej synchronizacji. Numer GID kontrahenta w centrali jest widoczny na jego karcie ewidencyjnej (zakładka Ogólne). Podczas synchronizacji danych z centralą program uaktualnia informację o przyznanym limicie kredytu dla kontrahenta. Informacje te są przesyłane z centrali i operator nie ma możliwości ich zmiany. Jednocześnie przesyłana jest informacja o aktualnym zadłużeniu kontrahenta. Warto przy tym pamiętać, że zadłużenie klienta uwzględnia nie tylko należności związane z dokumentami wystawionymi w oddziale. Dotyczy również dokumentów wystawionych w centrali i innych oddziałach. Tak więc po wykonaniu synchronizacji operator posiada informację o globalnym zadłużeniu kontrahenta w stosunku do firmy. Jeśli zdarzy się sytuacja, że równocześnie w oddziale i w centrali zostaną założone karty dla kontrahentów z identycznym kodem – w trakcie synchronizacji centrala nadaje nowy kod, dodając do duplikatu kolejną liczbę. Numer jest wpisywany w nawiasach i oznacza kolejny duplikat. Nowy kod jest uzgadniany w oddziale podczas kolejnej synchronizacji. Jeśli zdarzy się sytuacja, że w oddziale i w centrali zostaną założone karty dla tego samego kontrahenta – podczas synchronizacji karty te zostaną połączone. Identyfikacja kontrahenta odbywa się na podstawie numeru NIP i miasta wpisanego na karcie kontrahenta.

Towary

Lista towarów (Cennik oraz Zasoby) jest przesyłana do oddziału z centrali w trakcie synchronizacji. Operator nie ma możliwości dopisywania nowych pozycji do cennika, jak również zaimportowania cennika z zewnątrz. Możliwość wprowadzania zmian na karcie jest bardzo ograniczona. Większość informacji jest przesyłana z centrali i te nie są edytowalne dla operatora. Grupy cenowe są definiowane w centrali. W oddziale przyjmowane są grupy z centrali i operator nie ma możliwości wprowadzania zmian. Na zakładanych kartach jest tyle grup cenowych, ile zdefiniowano w centrali. Ceny sprzedaży są ustalane również w centrali i przesyłane do oddziału w trakcie synchronizacji. Użytkownik nie ma możliwości ich zmiany. Również w przypadku zmiany ceny zakupu (np. przez zarejestrowanie dokumentu Faktura Zakupu lub Przyjęcie Wewnętrzne) ceny sprzedaży nie ulegają zmianie. Dlatego wszystkie parametry dotyczące aktualizacji cen nie są dostępne dla Użytkownika i skonfigurowane tak, by ceny sprzedaży były stałe. Wyjątkiem jest tzw. cennik autonomiczny, opisany w odrębnym rozdziale niniejszej ulotki. Dane o towarze dotyczące stawek VAT, numeru PKWiU, kodu EAN, schemat opakowań itp.  są również przesyłane z centrali i operator nie ma możliwości ich zmiany. Na karcie towaru jest możliwość załączenia parametrów ‘Kopiuj opis na fakturę’, ‘Pozwalaj na edycję opisu na fakturze’. W wersji programu Comarch ERP Optima przeznaczonej dla oddziałów wyłączona została kontrola obecności numeru PKWiU dla stawek innych niż 23%. W wersji programu Comarch ERP Optima przeznaczonej dla oddziałów wyłączona została kontrola numeru katalogowego – numery katalogowe nadane towarom mogą być identyczne dla różnych towarów. Z możliwością wprowadzania jakichkolwiek zmian na karcie towaru jest związany parametr Blokada edycji pozycji cennika, ustalany dla operatorów. Należy pamiętać, że uprawnienia operatora są ustalane w centrali i przesyłane w trakcie synchronizacji – w oddziale możliwość zmiany karty operatora jest zablokowana. Grupy towarów są przesyłane do oddziału z centrali w trakcie synchronizacji. Operator nie ma możliwości zmiany, ani dopisywania nowych grup towarowych. Struktura w oddziale odzwierciedla strukturę drzewa w Centrali. Towar może być wpięty do jednej lub do wielu grup towarowych, z założeniem, że jedna z nich jest grupą domyślną. Po tejże grupie domyślnej robione są analizy oraz wydruki w Oddziale. Grupy towarowe można zobaczyć z poziomu Słowniki / Grupy towarowe

Uwaga

Grupy towarowe są przesyłane od wersji Comarch ERP Optima 10.0.1 z wersją Comarch ERP XL 5.0 HR3. Jeśli wymiana danych oparta jest o wersję Comarch ERP XL 5.0 HR2  i wcześniejsze, program nie przenosi grup towarów.

Pole wartość KGO na karcie towaru – w polu tym można wprowadzić jednostkowy Koszt Gospodarowania Odpadami (KGO) netto dla towaru. Wartość KGO zapisywana jest zawsze w walucie systemowej.

Uwaga

Pole wartość KGO jest edytowalne tylko wtedy, kiedy oddział nie ma blokady zmiany danych na kartach towarowych.

Dotyczy wersji: 2018.1.1

Z poziomu listy cennika i zasobów można utworzyć fakturę sprzedaży oraz paragon. Opcja dostępna pod prawym przyciskiem myszy (menu kontekstowe) : Utwórz fakturę, Utwórz paragon.

• dokument tworzony jest dla pozycji cennikowych zaznaczonych na liście bądź dla pozycji podświetlonej na liście, jeśli nie zaznaczono żadnych pozycji,
• na dokumencie domyślnie podpowiada się kontrahent !NIEOKREŚLONY!,
• cena na dokument jest pobierana zgodnie z ustawioną na karcie kontrahenta !NIEOKREŚLONY!. Jeśli kontrahent ten ma ustawioną cenę „domyślna”, to pobierana jest domyślna cena z karty towaru.
• magazyn na dokumencie tworzonym z listy zasobów podpowiada się odpowiednio w kolejności jako:
  • magazyn wybrany na liście zasobów,
  • magazyn domyślny operatora,
  • magazyn domyślny stanowiska,
  • magazyn główny.
• magazyn na dokumencie tworzonym z cennika podpowiada się odpowiednio w kolejności jako:
  • magazyn domyślny operatora,
  • magazyn domyślny stanowiska,
  • magazyn główny.

• rabatu procentowego – na liście upustów widoczna jest procentowa wartość rabatu

Przykład

Widoczna liczba 5% oznacza, że na dany towar kontrahent ma przyznane 5% upustu

• stałej ceny towaru – na liście upustów widoczna jest waluta, w jakiej określono cenę oraz to, czy ustalona cena jest ceną netto czy brutto (znacznik [N] lub [B]).

Przykład

Upust typu 4.33 [PLN] [N] oznacza, że dla kontrahenta określono stałą cenę netto na towar 4.33 PLN.

Progi upustów cenowych Jeśli w centrali ustalono system rabatowania, gdzie cena sprzedaży jest zmieniana w zależności od ilości towaru – w programie istnieje możliwość wywołania okna z możliwością podglądu. Tabela z ustalonymi progami jest dostępna po wciśnięciu przycisku :

• z poziomu karty towaru – upusty dotyczą towaru, którego karta jest aktualnie wyświetlana
• z poziomu faktury sprzedaży i paragonu – upusty dotyczą towaru, który jest aktualnie podświetlony na liście pozycji.

Podczas wystawiania dokumentów sprzedaży program wylicza cenę sprzedaży zgodnie z przesłanymi upustami. Algorytm wyliczania cen na podstawie otrzymanych informacji jest również ustalany w centrali (Comarch ERP XL). Jeśli operator ma odpowiednie uprawnienia – ma możliwość zmiany wyliczonej ceny bezpośrednio na dokumencie. Jeśli przysłany upust dotyczy stałej ceny – w trakcie wystawiania faktury/ paragonu cena ta jest uznawana przez program jako cena początkowa (przed rabatem) i od niej udzielane są inne upusty. Promocje Podczas synchronizacji danych uwzględniane są ustalone w systemie Comarch ERP XL promocje. Umożliwia to znaczne poszerzenie możliwości prowadzenia polityki rabatowej w oddziale (ustalenie progów upustów cenowych, promocje o określonym czasie trwania). Funkcjonalność pozwala na obsługę dwóch zagadnień:

• wymianę danych o promocjach podczas synchronizacji – dane ustalone w Comarch ERP XL są przesyłane do oddziału
• wystawianie dokumentów z promocjami (rabatami) – ustalone w centrali (Comarch ERP XL) promocje są uwzględniane podczas wystawiania dokumentów w oddziale (Comarch ERP Optima).

W przypadku promocji nie ma możliwości zobaczenia z poziomu programu Comarch ERP Optima ustalonych w centrali promocji. Jednak podczas wystawiania dokumentów w oddziale proponowane ceny uwzględniają wszystkie rabaty. Wszystkie rodzaje rabatów ustalone w centrali (Comarch ERP XL) są synchronizowane po stronie oddziału. Dotyczy to także terminów ustawionych na promocjach (cena lub rabat w określonych ramach czasowych).

Uwaga

Podczas synchronizacji danych z centrali przesyłana jest również informacja o aktualnym kursie walut. Jako aktualne notowanie w oddziale jest ustawiany zawsze kurs obowiązujący w centrali w chwili ostatniej synchronizacji.

• został on zafiskalizowany poprawnie
• został już wysłany do centrali (w trakcie synchronizacji) i nie jest potwierdzony

• dokument nie może być przesłany do Centrali (tylko dokumenty bez statusu E mogą być rozliczane)
• raport RKB nie może być zamknięty, ani wysłany do Centrali

Funkcja ta pozwala także na częściowe rozliczanie transakcji, do każdej częściowej zapłaty tworzy się dokument KP/KW.

W oddziale nie ma możliwości usuwania rozliczeń z poziomu listy.

Dokumenty magazynowe WZ i PZ

Dokumenty magazynowe Wydań Zewnętrznych i Przyjęć Zewnętrznych są tworzone automatycznie podczas zatwierdzania dokumentów handlowych Faktur Sprzedaży, Paragonów oraz Faktur Zakupu. Dokumenty magazynowe są od razu zapisywane na trwałe. Operator ma możliwość dopisania nowego dokumentu WZ lub PZ nie skojarzonego z dokumentem handlowym. Opcje dodawania i usuwania dokumentów są dostępne z listy dokumentów WZ oraz PZ za pomocą ikony plusa. Podczas wystawiania dokumentów WZ/PZ  użytkownik mam możliwość wyboru czy dany dokument ma być zapisany,

• do bufora
• na stałe (może później degenerować do niego dokument handlowy)
• na stałe z tworzącym się dokumentem handlowym
• na stałe bez dokumentu handlowego natomiast dokument handlowy FZ/FA będzie degenerowany w centrali (należy na dokumencie przed zapisem zaznaczyć opcję FZ/FA w centrali)
• istnieje możliwość przekształcania dokumentów magazynowych do dokumentów handlowych z różnych magazynów
• na dokumencie handlowym przekształconym z magazynowego nie ma możliwości dodawania nowych pozycji towarowo/usługowych

Anulowanie dokumentów magazynowych

• jest możliwość anulowania dokumentu, który został już przesłany do centrali o ile z centrali przyjdzie potwierdzenie wykonania takiej operacji.
• nie ma możliwości anulowania dokumentu, który posiada już wygenerowany dokument handlowy.
• jeżeli anulowany zostanie dokument handlowy (FA/FZ) który powstał z (WZ/PZ), dokument magazynowy nie zostanie anulowany, aby dokonać tek operacji należy na liście WZ/PZ osobno anulować taki dokument
• jeżeli anulowany zostanie dokument handlowy (FA/FZ) który podczas zatwierdzania wygenerował dokumenty magazynowe, skojarzone z nim transakcje (WZ/PZ) zostaną anulowane.

Dokumenty kaucyjne WKA i PKA

Dokumenty kaucyjne WKA (wydanie kaucji) i PKA (przyjęcia kaucji) mogą być tworzone:

• jako osobne dokumenty z listy PKA i listy WKA (Magazyn)
• tworzone automatycznie w przypadku zapisu dokumentu FA, PA na stałe o ile zakładka ‘Kaucje’ jest wypełniona.
• z listy wydanie zewnętrzne/przyjęcie zewnętrzne za pomocą ikonek WKA/PKA (pozycja na dokumencie magazynowym musi posiadać skojarzoną kaucję)

• jeśli tak – wysyłana jest również korekta.
• jeśli dokument korygowany nie został wysłany do centrali – korekta również nie zostanie wysłana do centrali (niezależnie od formy płatności).

Uwaga

Nie będzie możliwości zapisu korekt ilościowych, kiedy zasoby dla tego towaru zostały rozchodowane i pociągałoby to za sobą wygenerowanie dokumentów WZKK. Takie dokumenty nie są synchronizowane z Comarch ERP XL.

• w oddziale zabrakło towaru w magazynie – do centrali wysyłany jest dokument wystawiony na kontrahenta !Nieokreślonego!. Oznacza to, że zapotrzebowanie na towar jest związane z bieżącą sprzedażą.
• do oddziału zgłosił się kontrahent, który zamawia towar. Okazuje się jednak, że towaru nie ma w magazynie. W związku z tym do centrali wysyłane jest zamówienie z informacją o tym, że zapotrzebowanie na towar jest związane z rezerwacją przez klienta. Na dokumencie należy wtedy określić kontrahenta Zamawiającego.

• Etap 1 – przygotowanie arkuszy inwentaryzacyjnych (dokumentów AI lub AIP)
• Etap 2 – uzupełnienie stanów rzeczywistych towarów w magazynie
• Etap 3 – utworzenie dokumentów korygujących stany (PW i RW)

• nie można założyć raportu z datami otwarcia/ zamknięcia wcześniejszymi niż data ostatniego raportu na liście.
• zablokowana została możliwość przeprowadzenia renumeracji raportów.

Wymiana danych pomiędzy centralą a oddziałem jest wykonywana przy pomocy plików. W plikach wymiany, zarówno po stronie centrali jak i oddziału, zapamiętywana jest data utworzenia pliku. W chwili odczytania takiego pliku data ta jest zapisywana w bazie danych jako data ostatniej synchronizacji. Podczas kolejnej synchronizacji program porównuje datę utworzenia odczytywanego właśnie pliku z datą ostatniej synchronizacji.

• Jeśli data utworzenia pliku jest późniejsza niż zapamiętana w bazie data ostatniej synchronizacji – następuje pełny odczyt pliku i utworzenie pliku zwrotnego.
• Jeśli data utworzenia pliku jest wcześniejsza niż zapamiętana w bazie data ostatniej synchronizacji – program odczytuje jedynie informacje o towarach i kontrahentach. Uzupełniane są tylko informacje o pozycjach, które wcześniej nie istniały w bazie. Pozycje istniejące nie są aktualizowane. Tworzony jest plik zwrotny, jednak program nie zmienia zapamiętanej w bazie daty ostatniej synchronizacji.

Dzięki takiemu rozwiązaniu znacznie spada ryzyko zakłócenia procesu synchronizacji. Możliwa jest taka sytuacja, że w oddziale synchronizacja jest wykonywana kilkukrotnie, bez odczytu pliku w centrali. Przy każdej kolejnej synchronizacji plik tworzony po stronie oddziału będzie nadpisywany, a odczytana zostanie ”najnowsza” wersja w momencie uruchomienia synchronizacji po stronie oddziału. W Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona widoczne są informacje związane z synchronizacją:

• ID Oddziału – identyfikator oddziału nadawany w centrali
• ID ostatniego pliku wymiany – w pliku wymiany pamiętany jest jego numer kolejny, jednak zgodność tych numerów nie jest warunkiem koniecznym do przeprowadzenia synchronizacji.
• Data ostatniej synchronizacji – data ostatnio odczytanego pliku z centrali.

• zestaw operatorów, którzy powinni pojawić się w oddziałach,
• serie dokumentów,
• grupy towarowe, towary i ceny,
• rejestry kasowo-bankowe oraz formy płatności,
• stawki VAT,
• kontrahentów (chociaż ich dopisywanie jest możliwe również w oddziale),
• rabaty dla kontrahentów i towarów.

• ceny – zgodnie z parametrami synchronizacji (ceny zakupu, wszystkie ceny lub wybrane)
• progi upustów cenowych – w oddziale są zawsze nadpisywane (stare upusty są kasowane, a nowe są dodawane).

Upusty

Polityka rabatowa jest narzucana przez centralę. Informacja o rabatach kontrahentów stanowi odrębny blok danych. Upusty są przenoszone do centrali 1:1, tzn. przenoszone są wszystkie tabele związane z rabatami.

Dokumenty

Dokumenty, które są synchronizowane z oddziałem:

• MM – przesunięcia międzymagazynowe
  • MMLO – przesunięcie międzymagazynowe między magazynami (magazyn główny lokalny – centrala odległa magazyn główny lokalny – oddział odległy). Te dokumenty są wykonywane po stronie Centrali lub po stronie Oddziału
  • MMOL – przesunięcie międzymagazynowe między magazynami (centrala odległa – magazyn główny lokalny lub też oddział odległy – magazyn główny lokalny) – te dokumenty są wykonywane po stronie Centrali lub po stronie Oddziału odległego.
• FA – faktura sprzedaży
  • FA – faktura sprzedaży zwykła
  • FAKI – faktura sprzedaży korekta ilościowa
  • FAKW – faktura sprzedaży korekta wartościowa
• PA – paragon
  • PA – paragon zwykły
  • PAKI – paragon korekta ilościowa
• FZ – faktura zakupu
  • FZ – faktura zakupu zwykła
  • FZ – faktura zakupu korekta ilościowa
  • FZ – faktura zakupu korekta wartościowa
• WZ – wydanie zewnętrzne
  • WZ – dokument wydania zwykły
  • WZ – dokument wydania korekta ilościowa
  • WZ – dokument wydania korekta wartościowa
• PZ – przyjęcie zewnętrzne
  • PZ – dokument przyjęcia zwykły
  • PZ – dokument przyjęcia korekta ilościowa
  • PZ – dokument przyjęcia korekta wartościowa
• PW – przyjęcie wewnętrzne
  • PW – przyjęcie wewnętrzne
  • PWAI – przyjęcie wewnętrzne powstałe z arkusza inwentaryzacyjnego
  • PW – przyjęcie wewnętrzne korekta ilościowa
• RW – rozchód wewnętrzny
  • RW – rozchód wewnętrzny zwykły
  • RWAI – rozchód wewnętrzny powstały z arkusza inwentaryzacyjnego
  • RW – rozchód wewnętrzny korekta ilościowa
  • RW – rozchód wewnętrzny korekta wartościowa
• ZD – zamówienie u dostawcy (dostawcą może być tylko centrala)
• RO – rezerwacja odbiorcy (rezerwacja, która będzie realizowana w całości przez centralę)

Identyfikacja synchronizowanych dokumentów opiera się na nadawaniu GID po stronie centrali, podobnie jak to ma miejsce w przypadku kontrahentów.  Dokumenty wysłane z oddziału do centrali mają ustawiony znacznik wysłania (E). Po prawidłowym dodaniu, dokument w centrali otrzymuje GID. Informacja o nadanym GID jest odsyłana do oddziału jako potwierdzenie prawidłowego przyjęcia dokumentu. Od tego momentu dokument nie jest brany pod uwagę przy wykonywaniu kolejnych synchronizacji (nie jest wysyłany z oddziału do centrali). Z oddziału do centrali mogą być wysyłane wyłącznie dokumenty zatwierdzone (nie w buforze) oraz te, które nie mają GID nadanego przez centralę (nawet te, które zostały wysłane przy poprzedniej synchronizacji). Jeżeli przy synchronizacji Comarch ERP Detal do Comarch ERP Optima nie zostaną zaimportowane rozliczenia do paragonów wystawionych w Comarch ERP Detal (np. brak otwartego raportu kasowo/bankowewgo) to takie paragony nie są wysyłane do centrali. Dopiero po poprawnym przesłaniu rozliczeń, paragony zostaną wyeksportowane do centrali. Ponieważ w oddziale dopuszcza się możliwość zakładania lokalnych magazynów (po stronie centrali wszystkie te magazyny są traktowane jak jeden magazyn, czyli oddział), w oddziale mogą być wystawiane dokumenty MM między magazynami lokalnymi, ale nie są one wysyłane do centrali (centrala nie wie o ich istnieniu). Dokumenty te są wystawiane tylko na potrzeby oddziału. Na dodatkowych magazynach mogą być wystawiane te same dokumenty, które są wystawiane na magazynie głównym. Przy synchronizacji na dokumentach nie jest wysyłana informacja o magazynach – każdy dokument (wystawiony w oddziale) po stronie centrali jest więc traktowany tak, jakby był wystawiony tylko na magazynie głównym (po prostu w oddziale).

MM i synchronizacja stanów magazynowych

Informacja o stanach magazynowych jest przesyłana wyłącznie przy pomocy dokumentów MM. Po stronie centrali jest to dokument MM z magazynu lokalnego (centrali) do magazynu odległego (oddziału). W oddziale ta sama MM-ka będzie reprezentowana przez dokument MM (MMOL) z magazynu odległego (centrali) do magazynu lokalnego (oddziału). W przypadku zwrotów towarów z oddziału do centrali po stronie oddziału towar będzie przesyłany dokumentem MM (MMLO) z magazynu lokalnego (oddziału) do magazynu odległego (centrali). Po stronie centrali dokument ten będzie odwzorowany przy pomocy dokumentu MM (MMOL) z magazynu odległego (oddziału) do magazynu lokalnego (centrali). Dokument MM prawidłowo przyjęty w oddziale będzie potwierdzany przez oddział w nowym pliku synchronizacyjnym. Dokument MM potwierdzony przez oddział i oznaczony w centrali (że został prawidłowo przyjęty) nie będzie ponownie wysyłany do oddziału.

Sprawdzanie stanów magazynowych w Centrali

Sprawdzanie stanów magazynowych odbywa się na liście zasobów poprzez ikonę  znajdującą się na liście zasobów. Wybranie towaru i naciśnięcie ikony spowoduje pokazanie stanów tego towaru w Centrali oraz we wszystkich oddziałach firmy. Wymaganym komponentem jest WebSerwis.

Zamówienia wewnętrzne i zewnętrzne

Zamówienia wewnętrzne pełnią rolę zamówień u dostawcy, przy czym specyficznym dostawcą jest centrala, w której jest zainstalowany XL. Na podstawie zamówień wewnętrznych są generowane dokumenty MM z centrali do oddziału. Zamówienia zewnętrzne pełnią rolę rezerwacji odbiorców. Przesyłane do centrali stanowią zamówienia odbiorców zbierane przez oddział, ale realizowane wyłącznie w centrali. W oddziale rolę zamówienia wewnętrznego pełni zamówienie u dostawcy (ZD). Kontrahent takiego zamówienia jest !Nieokreślony!. Dla potrzeb Comarch ERP XL wymagane jest, aby zamówienie wewnętrzne posiadało pole z kontrahentem docelowym, dla którego jest przeznaczony zamawiany towar. W związku z tym ZD w oddziale posiada dodatkowo kontrahenta docelowego (zamawiającego). Rolę zamówienia zewnętrznego w oddziale pełni rezerwacja odbiorcy (RO). Kontrahentem takiej rezerwacji jest kontrahent docelowy, który zamówił towar.

Faktury sprzed., Paragony, Faktury zakupu i powiązane dokumenty magazynowe

W programie Comarch ERP Optima faktury sprzedaży i paragony oraz związane z nimi korekty ilościowe mogą być powiązane z dokumentami WZ. Podobnie dokumenty FZ mogą być powiązane z dokumentami PZ. Ponieważ Comarch ERP XL dla dokumentów WZ i PZ z Comarch ERP Optima ma swoje odpowiedniki , obowiązuje zasada, że do centrali mogą być wysłane:

• dokumenty handlowe (FA, PA, FZ),
• dokumenty magazynowe (WZ, PZ które nie mają powiązania z handlowym)
• dokumenty magazynowe wystawione z ręki i do nich handlowe
• dokumenty handlowe, które:
  • są powiązane z dokumentami magazynowymi jeśli na tych dokumentach występują jakiekolwiek towary
  • nie powiązane z dokumentami magazynowymi, jeśli na tych dokumentach występują wyłącznie usługi (takie dokumenty z definicji nie mają WZ-ek i PZ-ek).

• nierozliczonych dokumentach wystawionych w oddziale
• globalnym zadłużeniu kontrahentów.

Raporty kasowe

Raporty kasowo-bankowe są wysyłane z oddziału do centrali wraz ze wszystkimi zapisami kasowo-bankowymi przynależącymi do tego raportu. Do centrali są przesyłane tylko te raporty, które są zamknięte i nie posiadają GID. Po prawidłowym przyjęciu raportu przez centralę, raportowi nadawany jest GID, który jako potwierdzenie jest przesyłany z powrotem do oddziału i tam jest zapisywany na wysłanym wcześniej raporcie. Raportów wysłanych z centrali i niepotwierdzonych nie można otwierać.

Eksport danych

Ogólnie synchronizacja danych opiera się na odczycie pliku z centrali i automatycznym wysłaniu pliku z danymi do centrali. Istnieje jednak możliwość wysłania danych bez wcześniejszego odczytu pliku synchronizacyjnego z centrali. Funkcja jest dostępna w oknie synchronizacji po zaznaczeniu parametru Eksport. Podczas eksportu danych wysyłane są wszystkie dokumenty, które nie zostały jeszcze potwierdzone, jako odebrane przez centralę (również te, które już zostały wyeksportowane, ale jeszcze nie są potwierdzone).

• Domyślna waluta – waluta, w jakiej będą prezentowane ceny w Comarch e-Sale (domyślnie PLN). Użytkownik może wskazać dowolną walutę spośród zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty. Możliwość zmiany waluty jest blokowana po wykonaniu pierwszej synchronizacji z Comarch e-Sale,
• Dostępne waluty – W Comarch e-Sale jest możliwość wystawiania aukcji w serwisach zagranicznych. W tym miejscu można wskazać waluty w których będą prezentowane ceny w serwisach aukcyjnych skonfigurowanych w aplikacji e-Sale spośród walut zdefiniowanych w Comarch ERP Optima. Do wyboru są waluty wskazane w tabeli Dostępne waluty. Dla każdej waluty można określić kurs ręcznie lub zaznaczyć parametr pobierz kurs z konfiguracji, wówczas cena towaru w Comarch e-Sale będzie przeliczana na wybraną przez Użytkownika walutę po bieżącym notowaniu kursu domyślnego z Comarch ERP Optima (Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty).

• Cena domyślna – należy wybrać cenę, która będzie wysyłana do sklepu internetowego, Pomijaj towary z ceną 0,00 – jeśli dla danego towaru w cenniku nie ustalono ceny (wynosi ona domyślnie 0 zł), wówczas aby uniknąć sytuacji, kiedy do Comarch e-Sale zostanie wyeksportowany towar o cenie 0zł należy zaznaczyć ten parametr. Jeżeli dla towaru już sprzedawanego za pośrednictwem e-Sale zmieniono po stronie Comarch ERP Optima cenę na 0,00 PLN, przy kolejnej synchronizacji cennika z Comarch e-Sale towar zostanie usunięty z panelu administracyjnego.

• Definicja RO – schemat numeracji dla zamówień tworzonych przy synchronizacji z Comarch e-Sale,
• Seria – seria wykorzystywana w definicji schematu numeracji dla RO wskazanej powyżej,
• Koszt przesyłki (pole wymagane) – należy przypisać pozycję usługową z cennika, która będzie odpowiednikiem kosztu przesyłki w e-Sale. Nazwa i koszt usługi będą przesyłane z aplikacji e-Sale wraz zamówieniem.

• Grupa towarów – należy wybrać grupę towarową, która stanowi trzon drzewa towarów dla Comarch e-Sale; do panelu administracyjnego Comarch e-Sale trafią wszystkie grupy będące podgrupami wybranej grupy wraz z kolejnymi poziomami drzewa.
• Wyślij zasoby – parametr odpowiedzialny za wysyłanie stanów magazynowych do Comarch e-Sale:
  • jeśli parametr jest zaznaczony (domyślnie), do e-Sale zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym z magazynu domyślnego zgodnie z ilością na tym magazynie, widoczną na zakładce Zasoby na karcie towaru. Jeżeli magazyn domyślny nie jest wybrany, to stany magazynowe nie będą wysyłane,
  • jeśli parametr jest odznaczony, do Comarch e-Sale nie zostaną wysłane stany magazynowe.
• Stany na dzień – parametr odpowiedzialny za wysyłanie stanów magazynowych z datą bieżącą (datą, z którą pracuje program Comarch ERP Optima), dostępny tylko po zaznaczeniu parametru Wyślij zasoby:
  • jeśli parametr jest zaznaczony do Comarch e-Sale zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym z pola Ilość dostępna (ilość towaru na magazynie pomniejszona o rezerwacje),
  • jeśli parametr nie jest zaznaczony do Comarch e-Sale zostaną wysłane informacje o stanie magazynowym zgodnie z ilością dla wybranego magazynu, widoczną na zakładce Zasoby na karcie towaru.

• Wyślij cechy partii – Użytkownicy modułu Handel Plus mają możliwość sprzedaży towaru w serwisach aukcyjnych skonfigurowanych w Comarch e-Sale w oparciu o ocechowane partie. Klient może wybrać konkretną sztukę towaru opisaną przez cechy. Do e-Sale wysyłane są wraz z towarami cechy, które mają zaznaczony parametr udostępniaj w Comarch e-Sale oraz jako format wybrany: lista Sposób przyjmowania towaru na magazyn z podziałem na partie został opisany w podręczniku Comarch ERP Optima – Handel.

• w przypadku Użytkowników modułu Handel Plus można wskazać język, w którym zostaną wprowadzone dane. Po zalogowaniu do modułu Handel pole Język jest zablokowane do edycji i wskazany jest język polski,
• należy uzupełnić pole Nazwa dla grupy towarowej (max. 100 znaków). Bez uzupełnienia nazwy program nie pozwoli na zapis pozycji, opis może pozostać pusty,

• Edytor – wprowadzenie opisu, dostępny jest panel umożliwiający formatowanie tekstu,
• HTML – prezentacja opisu w języku HTML z możliwością edycji tekstu,
• Podgląd

• Nazwa pliku/ścieżka – nazwa pliku lub ścieżka, jeśli wybrano opcję link,
• Nazwa – zgodna z nazwą pliku, w przypadku dodawania pliku z dysku uzupełniana automatycznie, w przypadku dodawania z listy danych binarnych zgodna z nazwą danej binarnej,
• Typ – plik lub link,
• Typ pliku – program automatycznie rozpoznaje znane formaty i odpowiednio ustawia typ. Jeśli format nie zostanie rozpoznany wówczas ustawiony zostanie typ Inne. Domyślnie lista typów będzie zawierać następujące pozycje:
  • Word – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: doc, docx, docm, txt, rtf, odt
  • Excel – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: xls, xlsx, xlsm, xlsb
  • PDF – pliki pdf
  • Grafika – domyślnie ustawiany dla plików o rozszerzeniach: gif, png, jpg
  • Video – avi, mp4, mkv
  • Audio – mp3, wav
  • Flash – swf
  • Archiwa – zip, rar
  • Inne – w przypadku nierozpoznanego typu pliku.
• e-Sklep/e-Sale – opcja udostępnienia w e-Sale, wybór TAK/NIE (opcja TAK niedostępna dla linków)
• Jeśli dodawane są załączniki, a towar ma ustawioną opcję wysyłania do sklepu, to przed dodaniem pozycji program pyta: Towar jest wysyłany do Comarch e-Sklep/e-Sale. Czy ustawić dla załączników parametr e-Sklep/e-Sale?, Dla opcji Wybór kolumn (dostępnej na liście pod prawym przyciskiem myszy) znajdują się kolumny:
• Podgląd – kolumna, w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików/linków doc, xls, pdf itp. jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki.
• Język – do wyboru lista języków. Jeżeli dane zdjęcie ma być udostępniane w różnych wersjach językowych e-Sale, w tym polu należy ustawić opcję -wszystkie-. Wówczas zdjęcie widoczne jest w każdym języku, bez konieczności dodawania tego samego zdjęcia dla każdego języka osobno.

• Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy Wybierając opcję Wskaż plik na dysku i zapisz do bazy program wyświetli okno, gdzie Użytkownik będzie mógł wyszukać lokalizację pliku i wskazać plik. Po zatwierdzeniu wyboru wskazany plik zostanie zapisany w bazie danych. Jeśli Użytkownik zaznaczy więcej, niż jeden plik, wówczas dodane zostaną wszystkie zaznaczone pliki. W oknie wyszukiwania plików domyślnie będą się podpowiadać pliki typu pliki graficzne, zapamiętywana też będzie ostatnio wybierana ścieżka. Wybór opcji spowoduje, że załącznik trafia od razu na listę danych binarnych i zostaje zapisany w bazie. Stosując takie rozwiązanie należy pamiętać, że:
  • w kopii bezpieczeństwa wykonywanej z poziomu programu będą zapamiętane również pliki z załącznikami,
  • zapisywanie plików w bazie danych powoduje jej szybki przyrost.
  • Wskaż plik na dysku i zapisz link

• pliki NIE BĘDĄ archiwizowane wraz z kopią bezpieczeństwa bazy danych (w kopii będą zapamiętane tylko ścieżki dostępu),
• powiązanie dokumentów jedynie w postaci linków nie powoduje szybkiego przyrostu baz danych.
• Wybierz z listy danych binarnych

• Zaznaczeń, dzięki czemu możliwe jest równoczesne dodawanie wielu danych binarnych przez zaznaczenie wybranych pozycji,
• Podgląd – w której wyświetlana jest miniaturka zdjęcia (grafiki). W przypadku plików doc, xls, pdf jest wyświetlana standardowa ikona obrazująca rodzaj pliku. Na dole listy znajduje się suwak, który umożliwia zmianę wielkości miniaturki,
• Nazwa – nazwa danej binarnej,
• Nazwa pliku – nazwa pliku.

• zmiana marki/producenta:

Zmiana marki/producenta

• zmiana parametrów Comarch e-Sklep/e-Sale:

• Ceny towarów
• Fantomy – towary połączone
• Grupy
• Kontrola duplikacji kontrahentów
• Niedozwolone znaki
• Załączniki

• Zgodność wartości atrybutów z definicją

• eksporcie do Comarch e-Sale informacji o towarach, grupach towarów, cennikach, binariach oraz stanach magazynowych,
• imporcie informacji o złożonych zamówieniach.

• Ręcznie – uruchamia się go poprzez ikonę dostępną w menu Narzędzia,
• automatycznie – za pośrednictwem programu do synchronizacji Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych.

• braku nazwy towaru,
• braku ustawienia dostępności towaru,
• nieprawidłowej grupy domyślnej towaru.

• Wyślij ofertę do e-Sklepu/e-Sale – powoduje on różnicową synchronizację do e-Sale listy towarów, grup towarowych oraz zasobów.
• Pobierz zamówienia z e-Sklepu/e-Sale – powoduje on synchronizację zamówień z e-Sale.

• Wyślij tylko zasoby – powoduje on wysyłanie stanów magazynowych do e-Sale zgodnie z ustawieniami w konfiguracji stanowiska Comarch e-Sale. Zaznaczenie tego parametru powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do e-Sklepu/e-Sale.
• Wyślij tylko ceny – powoduje on eksport tylko cen do e-Sale, jego zaznaczenie powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do e-Sklepu/e-Sale.
• Wyślij kontrahentów – powoduje on eksport listy kontrahentów wraz z ich cenami i rabatami do e-Sklepu.
• Wymuś pełną synchronizację oferty – powoduje on wykonanie pełnej synchronizacji oferty do e-Sale jedynie bez danych binarnych. Jego zaznaczenie powoduje aktywację parametru Wyślij wszystkie dane binarne.
• Wyślij wszystkie dane binarne – parametr domyślnie jest nieaktywny. Dostępny jest po zaznaczeniu parametru Wymuś pełną synchronizację oferty. Powoduje on pełną synchronizację danych binarnych do e-Sale, która może trwać bardzo długo.

• Wybór usługi – W zależności od zaznaczonego Radio Buttona, dla klienta zostanie założony e-Sklep lub e-Sale
• E-mail – Adres na który zostanie wysłane potwierdzenie założenia sklepu
• Nazwa sklepu – Nazwa sklepu wykorzystywana w Comarch ERP Optima
• Dodatkowo na oknie znajduje się parametr do zaznaczenia z informacją o zapoznaniu oraz zaakceptowaniu Regulaminu oraz Cennika
• Przycisk Pomoc – po kliknięciu przycisku następuje przekierowanie do artykułu opisującego mechanizm zamawiania sklepu Demo.
• Po wybraniu opcji Zamów następuje założenie darmowego e-Sklep/e-Sale