• dodanie, modyfikacja i usunięcie dokumentów oraz danych słownikowych,
• zatwierdzanie dokumentów,
• wysyłanie i odbieranie UPO dla deklaracji oraz plików JPK,
• wykonywanie wydruków (wraz z informacją jaki wydruk wykonano),
• eksportowanie danych (wraz z informacją do jakiego pliku nastąpił eksport),
• wysłanie z programu wiadomości e-mail oraz SMS
• logowanie do bazy (wraz z informacją o modułach jakie zostały pobrane),
• wykonanie kopii bazy danych,
• dodanie nowej bazy oraz jej usunięcie,
• wejście do konfiguracji programu,
• Dotyczy wersji: 2023.1

  zmiany parametrów konfiguracji

Nie jest rejestrowane jakie pola zostały zmodyfikowane na dokumencie bądź danych słownikowych a jedynie sam fakt zaistnienia tej czynności. Dla każdej operacji zapisywane są:

• Nazwisko lub Akronim Operatora wykonującego operację,
• Data i godzina operacji,
• Typ słownika lub dokumentu z którym związany jest wpis (np. Kontrahent, Pracownik, Faktura sprzedaży, Polecenie księgowania),
• Kod podmiotu lub numer dokumentu którego dotyczy operacja,
• Rodzaj wykonanej operacji (np. Dodanie, Modyfikacja, Usunięcie, Wydrukowanie, Eksport do XML),
• Dodatkowy opis operacji (np. nazwa wykonanego wydruku, lokalizacja dla eksportu danych).

Zapis operacji następuje w momencie zaistnienia zmiany dla danego dokumentu/danej w bazie – w szczególności jego dodania, zmodyfikowania bądź usunięcia. Tak więc samo podejrzenie danych bez żadnej ich zmiany nie jest zapisywane. Jeżeli jednak wykonano wydruk (podgląd wydruku) bądź jakikolwiek eksport danych (np. do PDF, Excel, XML, za pomocą pracy rozproszonej bądź IWD, eksport płatności z preliminarza, itp), to pomimo że taka operacja może nie powodować zmian w bazie, jest ona rejestrowana w Historii zmian. Ma to na celu zaewidencjonowanie wszelkich operacji pobrania danych z programu w dowolnej formie (drukowanej bądź elektronicznej). W przypadku operacji seryjnych bądź innych operacji wpływających jednocześnie na większą ilość danych w bazie, zapisywana jest informacja dotycząca każdej pozycji (kontrahenta, pracownika, dokumentu, kategorii, itp) która w efekcie tej operacji uległa zmianie. Tak więc przykładowo seryjna zmiana kategorii dla 100 kontrahentów spowoduje zapis do Historii zmian 100 operacji modyfikacji danych dla każdego ze 100 kontrahentów. Dla operacji wykonywanych dla danych/dokumentów powiązanych z pracownikiem (takich jak: dodatki, nieobecności, wypłaty pracownika), w opisie operacji prezentowany jest kod pracownika wraz z jego imieniem i nazwiskiem. W opisie pojawia się również informacja o dodaniu oraz usunięciu zapisu historycznego pracownika wraz z datą jego aktualizacji. Operacje wykonywane automatycznie (jak choćby pobieranie notowań kursów walut) również są zapisywane. Wejście Operatora do Konfiguracji, nawet jeżeli nie wiązało się z dokonaniem przez niego jakichkolwiek zmian, pojawia się jako zdarzenie w Historii zmian.

Dotyczy wersji: 2023.1

Zmiany parametrów znajdujących się w Konfiguracji w gałęzi Firma zapisywane są w Historii zmian na zakładce [Działania w obrębie firmy]. Zmiany parametrów znajdujących się w Konfiguracji w gałęzi Program zapisywane są w Historii zmian na zakładce [Działania w obszarze wspólnym dla wszystkich firm]. Zmiany parametrów znajdujących się w Konfiguracji w gałęzi Stanowisko nie są zapisywane w Historii zmian.

Zapisywane są również operacje związane z bazami danych, jak logowanie do bazy, dodanie bazy i jej usunięcie, konwersja oraz wykonanie kopii bezpieczeństwa. Podobnie logowane jest wykonanie funkcji z menu Narzędzia z gałęzi Korekty danych, Serwer bazy danych oraz Kasowanie danych. Po wybraniu funkcji Historia zmian uruchamiane jest okno z pełną listą historii zmian zawierające dwie zakładki:

• Działania w obrębie firmy [Nazwa firmy],
• Działania w obszarze wspólnym dla wszystkich firm. 

W menu System w grupie Raportowanie dostępne są dwie funkcje pomagające przygotować dane diagnostyczne w przypadku wystąpienia problemów z programem Comarch ERP Optima. Funkcje mogą być użyte gdy zostanie zaobserwowane nieprawidłowe działanie programu np. program zamknie się samoczynnie lub działa w inny sposób niż oczekujemy.

• Przygotuj logi do wysłania

Funkcja Przygotuj logi do wysłania otwiera okno Opis problemu, w którym w szczegółach należy opisać co nieprawidłowego jest w działaniu programu/funkcji, której używaliśmy. Treść wpisana w tym oknie jest przenoszona do wiadomości e-mail wraz załączonymi logami (danymi diagnostycznymi). Kliknięcie w Wyślij maila powoduje otwarcie nowej wiadomości pocztowej w domyślnym kliencie poczty lub w Skrzynce pocztowej modułu CRM. Wiadomość jest zaadresowana do optima@comarch.pl (Asysty Comarch)

• Otwórz folder z logami

Funkcja Otwórz folder z logami powoduje otwarcie folderu, w którym znajdują się logi (dane diagnostyczne) Comarch ERP Optima. Dodatkowo Comarch ERP Optima posiada także opcje wysłania raportu błędu. Opcja jest dostępna w oknach komunikatów, które mają aktywną opcję Szczegóły i udostępniony przycisk Wyślij raport . Użycie tej opcji powoduje otwarcie okna nowej wiadomości w domyślnym kliencie poczty. Wiadomość jest zaadresowana do optima@comarch.pl, a w załączniku maila znajdują się spakowane dane diagnostyczne Comarch ERP Optima, które pozwolą szybciej ustalić przyczynę wystąpienia komunikatu.

Historia wymiany widoczna jest z menu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Historia wymiany, jak również z poziomu menu Kasa/Bank oraz Rejestry VAT. Na oknie użytkownik ma możliwość podglądnięcia wysłanych paczek oraz odebranych i oczekujących na odbiór. Eksport/Import danych odbywa się z menu Narzędzia / Praca rozproszona / Eksport/Import. Może być również przeprowadzony z poziomu menu Kasa/Bank oraz Rejestry VAT. Na tej liście dostępne są dwie zakładki:

• [Wysłane] – na tej liście widoczne są paczki wysłane, które można odfiltrować zakresem dat. Zaznaczając dodatkowo parametr Pokaż dane skasowane i odebrane można zobaczyć również o takim statusie.
• [Odebrane] – na tej liście widoczne są paczki do odebrania, które można odfiltrować zakresem dat. Zaznaczając dodatkowo parametr Pokaż paczki odebrane dla oddziału można zobaczyć również paczki o takim statusie.

 

Na obu zakładkach znajdują się kolumny:

• Lp – liczba porządkowa paczki’
• Typ danych – rodzaj danych,
• Operator wysyłający – imię i nazwisko operatora, który przeprowadził eksport,
• Odbiorca/Nadawca – symbol oddziału z którego pochodzą dane,
• Data wysłania – data wysłania paczki na serwer,
• Rozmiar danych – wielkość paczki w kilobajtach,
• Status– status paczki,
• ID paczki – identyfikator paczki.

  Na liście Wysłane możliwe są następujące statusy:

• Wysłano – paczka odebrana,
• Nie wysłano – paczka nieodebrana,
• Niekompletny – niektóre oddziały odebrały paczkę, pozostałe nie odebrały lub paczka została przez niektóre oddziały skasowana,
• Skasowano – paczka została skasowana przez wysyłającego lub przez wszystkich adresatów – nikt nie będzie mógł jej odebrać.

  Na liście Odebrane możliwe są następujące statusy:

• Odebrano – paczka odebrana,
• Nie odebrano – paczka nieodebrana,
• Błąd – zaczęto pobieranie, ale go nie zakończono,
• Odrzucono – tylko ten oddział nie będzie mógł paczki odebrać

  Na obu zakładkach jest możliwe skasowanie paczki i podglądnięcie jej szczegółów, w których można dowiedzieć się, jakie operacje zostały wykonane na danej paczce. Usuń – skasowanie paczki. Podgląd – podgląd szczegółów paczki. W szczegółach paczki można dowiedzieć się, jakie operacje zostały wykonane na danej paczce. W przypadku Comarch ERP Optima w Chmurze Standard na zakładce Odebrane dodatkowo jest kolumna Nazwa Pliku. Podczas importu danych przez System Operacji Automatycznych w bazie jest zapisywany plik z danymi, których nie udało się zaimportować. Za pomocą ikony można taki plik zapisać na dysku.

• Dokonano korekty na innej nie zaksięgowanej (otwartej/zamkniętej) liście,
• W ogóle nie dokonano korekty, ponieważ wszystkie wypłaty za miesiąc deklaracji są zaksięgowane,
• Nie dokonano korekty, ponieważ nie było potrzeby (składki wypadkowa była poprawnie obliczona w wypłacie zaksięgowanej).

• stan otwarcia jest wyliczany na podstawie wprowadzonego BO dla rejestru i wszystkich wprowadzonych w poszczególnych raportach zapisów kasowych/bankowych,
• stan otwarcia jest sprawdzany dla wszystkich rejestrów zdefiniowanych w bazie,
• stan otwarcia jest sprawdzany niezależnie od statusu raportu (otwarty, zamknięty, zaksięgowany),
• jeśli program natrafi na nie prawidłowo wyliczony stan otwarcia – poprawia go.

• podczas pracy modułu Comarch ERP Optima Obieg dokumentów,
• po naciśnięciu przycisku Dokument na formularzu dokumentów handlowych, magazynowych, kasowych oraz wypłat.

• dla Kasy/ Banku
  • definicje dokumentów
  • serie dokumentów kasowych/bankowych
  • karty kredytowe
  • formy płatności
  • banki
  • urzędy
• dla Kadr i Płac
  • serie dokumentów płacowych,
  • funkcje pracowników,
  • wydziały (z lokalizacjami),
  • kody zawodów,
  • stanowiska,
  • tytuły umów,
  • przyczyny zwolnienia,
  • definicje stref,
  • serie kalendarzy,
  • kalendarze,
  • wzorce płacowe,
  • typy wypłat,
  • limity nieobecności,
  • typy nieobecności,
  • wskaźniki,
  • atrybuty pracownika,
  • jednostki miary,
  • akordy,
  • RCP formaty importu,
  • RCP reguły wygładzania,
  • wzorce zmiany pola,
  • rodzaje stażu pracy,
  • rodzaje okresów niewliczanych do stażu pracy,
  • tytuły dokumentów w e-Teczce,
  • rodzaje dni wolnych.

W przypadku wykonywania importu typów akordów powinien być wykonany również import jednostek miar – wtedy w akordach zostaną ustawione odpowiednie jednostki.

• dla Handlu
  • kontrahentów i grupy kontrahentów,
  • miejscowości
  • (jeżeli w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Parametry nie jest zaznaczony parametr Globalny słownik miejscowości),
  • cennik (przy imporcie cennika importowane są również magazyny),
  • grupy towarów,
  • kategorie,
  • jednostki miary,
  • schematy numeracji oraz serie dokumentów handlowych,
  • schematy numeracji oraz serie dokumentów magazynowych,
  • kody CN,
  • definicje atrybutów (podczas importu program pomija atrybuty oznaczone jako nieaktywne)
  • zasoby (funkcja związana z tworzeniem dokumentu Bilans otwarcia magazynu)

Uwaga

W trakcie importu, aby do kontrahentów i towarów przypisały się prawidłowe ceny należy w konfiguracji obu firm dodać ceny w takiej samej kolejności.

Import danych słownikowych

• dla Księgowości:
  • nazwy rejestrów VAT,
  • nazwy dzienników,
  • serie dokumentów księgowych,
  • plan kont (bez kont słownikowych),
  • konta słownikowe,
  • schematy księgowe,
  • zestawienia księgowe,
  • księgowania okresowe,
  • kręgi kosztów,
  • grupy kont,
  • zakłady – możliwość przeniesienia listy zakładów istnieje tylko pomiędzy bazami oznaczonymi jako firmy wielozakładowe.
  • dla Serwisu:
  • rodzaje urządzeń,
  • urządzenia.

W przypadku modułu Środki trwałe możemy importować:

• Dane słownikowe:
  • Grupy środków trwałych i w.n.p,
  • Serie dokumentów inwentaryzacji ST i WNiP,
  • Serie dokumentów inwentaryzacji wyposażenia.
• Środki trwałe:
  • z pełną historią – środki przenoszone są metodą 1: 1, czyli wszystkie karty z wszystkimi dokumentami,
  • stanem na BO – import kart oraz dokumentów jako zbiorczych stanów początkowych na 1 stycznia bieżącego roku (dokumentu OT, zbiorczego dokumentu ulepszenia oraz zbiorczego odpisu amortyzacyjnego za lata ubiegłe) i ewentualnie dokumentów z roku bieżącego,
• Wyposażenie.

Podczas importu można wybrać czy przenoszone mają być tylko środki trwałe i wyposażenia, które są w użyciu czy również zlikwidowane/zbyte.

• Firma++ (FPP) – waluty, kontrahenci, towary, rabaty, definicje produktów, bilans otwarcia magazynu:
  • podczas importu towarów nie są przenoszone długie nazwy,
  • towary, których stan w bazie programu FPP jest różny od 0, trafiają od razu na listę Bilansu Otwarcia – nie dotyczy to usług, dla których FPP nie prowadzi stanów magazynowych,
  • przenoszone są wszystkie typy rabatów występujące w bazach FPP z wyjątkiem rabatów typu cenowego (ustalona sztywno cena niższa od ceny zapisanej na karcie towaru) – w systemie Comarch ERP Optima występują tylko i wyłącznie rabaty procentowe;

Uwaga

Podczas wykonywania ponownego importu danych z tej samej bazy Comarch ERP Klasyka, użytkownik może otrzymać następujące komunikaty: Kontrahent (Nazwa Kontrahenta) już istnieje i został pominięty – dla kontrahentów, którzy zostali wprowadzeni do bazy pierwszym importem: Przeniesiono towar: (Nazwa Towaru) – dla towarów nowych oraz już istniejących (zarówno jeżeli karta towaru została zmodyfikowana w bazie źródłowej oraz jeśli pozostała niezmieniona).

• Faktury (FA) – kontrahenci, towary,
• Księga Handlowa (KH) – waluty, kontrahenci, plan kont, bilans otwarcia,

Uwaga

Nie powinno wykonywać się importu danych z bazy FPP etapami, tj. najpierw bilansu otwarcia magazynu, a później listy towarów. Wykonanie takiej operacji grozi konsekwencjami w postaci niestandardowego zachowania się systemu Comarch ERP Optima.

Płace (PL) – dla użytkowników, którzy do tej pory korzystali z programu Płace (Comarch ERP Klasyka) stworzono możliwość zaimportowania do programu Comarch ERP Optima danych kadrowych oraz urzędów skarbowych. Po wykonaniu importu, osobom tym został nadany automatycznie akronim (kod). O tym, na której liście w programie Comarch ERP Optima znajdą się zaimportowane nazwiska decyduje rodzaj zatrudnienia określony w programie Comarch ERP Klasyka Płace i tak:

• pracownicy – Lista pracowników „Etaty”,
• zleceniobiorcy/ osoby bez zatrudnienia –Lista pracowników „bez zatrudnienia”,
• właściciele – Lista „Właściciele”.

Do systemu Comarch ERP Optima przenoszone są następujące dane kadrowe: imię i nazwisko, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, informacje o ubezpieczeniach i członkach rodziny, podstawowe informacje o zatrudnieniu: data zatrudnienia, wymiar etatu, stawka zaszeregowania. Zawsze wczytywane są informacje z ostatniego zapisu historycznego. Po wykonaniu importu, w systemie Comarch ERP Optima dane należy przeanalizować i uzupełnić. W szczególności dotyczy to indywidualnych progów podatkowych, kosztów uzyskania, ulgi podatkowej, form płatności (gotówka/ROR) oraz dodatków. Po wykonaniu importu należy także ustalić listę elementów płacowych związanych z danym pracownikiem. Dodatki te definiowane są w Konfiguracji firmy/ Płace/ Typy wypłat.

Uwaga

Podczas importu pracownika (Narzędzia/ Importy / Importy z programów Comarch ERP Klasyka) automatycznie dopisywana jest forma płatności – gotówka 100%.

Płace i Kadry/Płace Plus (PIK) – dla użytkowników, którzy do tej pory korzystali z programu Płace i Kadry, Płace Plus (serii Comarch ERP Klasyka) stworzono możliwość zaimportowania do programu Comarch ERP Optima danych kadrowych. Do systemu Comarch ERP Optima przenoszone są dane personalne pracownika, dane identyfikacyjne, informacja o ubezpieczeniu, informacja o członkach rodziny, dane etatowe, lista urzędów skarbowych i wydziały pracownika. Przenoszone są również dane o właścicielach i osobach współpracujących

Uwaga

Import należy przeprowadzić w dwóch etapach: urzędy skarbowe, wydziały, a następnie pracownicy. W przypadku instalacji programu PIK w wersji Klient Server należy najpierw zainstalować program PIK w wersji standard (wersja DEMO), a następnie wykonać import.

• Dane identyfikacyjne (kod, nazwisko, imię, drugie imię, data urodzenia, miejsce urodzenia, imię ojca, imię matki, nazwisko rodowe, nazwisko rodowe matki, płeć, PESEL, NIP, dowód osobisty, data ważności dowodu, paszport wydział)
• Dane adresowe adres zameldowania, zamieszkania i korespondencyjny (kraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, poczta, rodzaj miejscowości, kod gminy, telefon)
• Dane etatowe (data zatrudnienia, data zwolnienia, rodzaj zatrudnienia, rodzaj umowy, stanowisko, licznik wymiaru etatu, mianownik wymiaru etatu, rodzaj stawki, stawka minimalna, stawka),
• Dane dotyczące ubezpieczeń (kod tytułu ubezpieczenia, prawo do renty lub emerytury, stopień niepełnosprawności, data zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych, rodzaj ubezpieczenia – emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, data ubezpieczenia zdrowotnego),
• Inne dane (numer RCP, kategoria, opis kategorii, opis pracownika),

Uwaga

Można zaimportować tylko jeden zapis RCP – najbardziej aktualny na liście.

• Formy płatności – tj. dane związane ze schematem płatności pracownika (lp., forma płatności, typ formy płatności, numer banku, nazwa banku, IBAN, numer rachunku, procent wynagrodzenia, kwota wynagrodzenia, reszta wynagrodzenia wynikająca z podziału procentowego lub kwotowego),

Uwaga

Jeżeli importujemy pracownika z przypisanym numerem bankowym, a nie ma wcześniej wprowadzonych banków, to pojawi się komunikat: Brak banku o numerze kierunkowym [10101270]. Zmiana formy płatności na gotówkę. W takim przypadku należy wprowadzić bank do systemu, a następnie przyporządkować go pracownikowi i wypełnić numer konta.

• Akordy (nazwa akordu, rodzaj akordu, miesiąc wykonywania akordu, rok wykonywania akordu, ilość wykonanych jednostek akordowych, czas wykonywania akordu, kwota akordu grupowego),
• Atrybuty (opcja dostępna w module Płace i Kadry Plus) – nazwa atrybutu, typ atrybutu, daty obowiązywania atrybutu od – do, wartość atrybutu,
• Plan pracy (kalendarz normatywny),
• Czas przepracowany z kalendarza – odczytywany czas pracy z kalendarza tylko dla pracowników rozliczanych wg Kalendarza i wg Obecności do/z Kalendarza (Nie)obecności,
• Nieobecności – dodanie eksportu nieobecności,
• Zestawienia czasu pracy – wczytuje czas pracy z zestawienia tylko dla pracowników rozliczanych wg Zestawienia do/z zestawienia czasu pracy,
• Umowy.

Uwaga

Import umów cywilnoprawnych z arkusza odbywa się tylko na zasadzie ‘Nadpisz‘, czyli opcja ta będzie dopisywać umowy jako nowe. Importowi będą podlegać dane w takim zakresie, w jakim je zapisano w arkuszu. Należy zwracać uwagę na poprawność wpisywanych danych.

• Czas przepracowany zleceniobiorcy – informacja o czasie pracy zleceniobiorcy w poszczególnych dniach trwania umowy. Czas pracy zostanie zaimportowany do kalendarza (Nie)obecności,
• Zestawienia zleceniobiorcy – zestawienie czasu pracy dla umów, dla których ewidencja czasu pracy prowadzona jest w postaci uproszczonego zestawienia.
• Diety kierowcy międzynarodowego- kwota diet, okres od- do za który przysługują oraz kraj

Po przygotowaniu arkusza z danymi należy:

• uruchomić import z pozycji Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ z arkusza MS Excel,
• pojawi się okno z parametrami importu, po wskazaniu, czy import ma być wykonany z dysku lokalnego, czy z Comarch IBARD i wciśnięciu przycisku pojawia się okno nawigacyjne pozwalające wskazać plik do importu, lokalizację pliku *.xls można także wpisać ręcznie z klawiatury.
• Przed wykonaniem importu należy określić zachowanie programu w sytuacji, gdy importowany pracownik już istnieje w docelowej bazie danych. Kryterium, które sprawdza program to akronim (kod) pracownika. Jeżeli użytkownik systemu zaznaczy:
  • pomiń – pracownik zostanie pominięty (dane pracownika nie zostaną nadpisane nowymi informacjami),
  • nadpisz – dane pracownika zostaną nadpisane nowymi informacjami.

Uwaga

Wykonując import danych kadrowych z opcją Nadpisz pola, które nie były uzupełnione w arkuszu (brak kolumny lub brak danych w kolumnie) zostają nadpisane wartościami domyślnymi, jak dla dodawanego ręcznie nowego pracownika (np. współczynnik 1.00 dla Kosztów uzyskania przychodu, współczynnik 1.00 dla ulgi podatkowej, czy główny wydział firmy w polu Wydział).

Na co należy zwrócić uwagę:

• Nazwy kolumn powinny rozpoczynać się dużą literą,
• Nie powinny zawierać spacji i polskich liter,
• Daty powinny być wpisane w formacie RRRR-MM-DD,
• W przypadku liczb separatorem dziesiętnym jest przecinek.

Minimalne dane potrzebne do wykonania importu to:

• Kod (akronim),
• Nazwisko i imię pracownika.

Uwaga

Poprawny import danych kadrowych z arkusza MS Excel nie wymaga zainstalowanego oprogramowania MS Excel.

W przypadku, gdy kolumna posiada niepoprawny nagłówek, jej zawartość jest pomijana. Jeśli nagłówek kolumny jest pusty import nie zostaje przerwany, importują się dane z kolejnych kolumn.

W dalszej części dokumentacji przedstawiono opis kolumn wraz i ich zawartość. Należy zwrócić uwagę na opis poszczególnych kolumn.

Import czasu pracy i nieobecności

Identyfikatorem pozwalającym na powiązanie poszczególnych importowanych elementów z konkretnym pracownikiem w bazie jest akronim pracownika w arkuszu MS Excel odpowiada mu pierwsza kolumna Kod. Import czasu pracy i nieobecności dostępny jest z poziomu Narzędzia/ Importy/ Danych kadrowych/ Z arkusza MS Excel po zaznaczeniu właściwej opcji. Dostępne są:

• Nieobecności,
• Plan pracy (kalendarz normatywny),
• Czas przepracowany (do kalendarza),
• Zestawienia,
• Czas pracy zleceniobiorcy,
• Zestawienia zleceniobiorcy.

Do każdej opcji udostępniono Nadpisz / Pomiń. Działanie dla importu:

• planu pracy – jeśli na importowany dzień w planie pracy pracownika (Kalendarz normatywny) wprowadzony jest wyjątek (dzień oznaczony ) – funkcja ‘napisz’ usunie dotychczasowy zapis z tego dnia w planie pracy i zapisze normę zgodną z danymi w arkuszu. ‘Pomiń’ – przy imporcie ten dzień zostanie pominięty,
• czasu przepracowanego (do kalendarza) – jeżeli na importowany dzień w kalendarzu obecności jest wprowadzony zapis (tj. data w takim dniu wyświetlana w kolorze: zielonym, niebieskim, różowym lub fioletowym – zależnie od tego, czy zapis jest wynikiem importu z RCP, ręcznej edycji czy wprowadzono dla niego jakiś opis nadgodzin) – funkcja nadpisz usunie dotychczasowy zapis z tego dnia i zapisze czas przepracowany zgodny z zapisem w arkuszu,
• zestawień czasu pracy – za okres, za jaki jest importowane zestawienie, w bazie jest już odnotowanie zestawienie, wystarczy, że zestawienie istniejące w bazie ma okres Od-Do zachodzący na co najmniej jeden dzień na okres zestawienia z importowanego arkusza – nadpisz usunie zestawienia kolidujące datami z importowanym zestawieniem i zapisze zestawienie zgodne z arkuszem.
• Czas pracy zleceniobiorcy – jeśli w kalendarzu (Nie)obecności wprowadzony jest czas pracy zleceniobiorcy, zaznaczenie opcji ‘Nadpisz’ spowoduje usunięcie dotychczasowego zapisu oraz zaczytanie czasu pracy z arkusza. Opcja ‘Pomiń’ skutkuje pominięciem czasu pracy podczas importu.
• Zestawienia zleceniobiorcy – jeśli podczas importu zostanie zaznaczona opcja ‘Nadpisz’ wówczas zestawienie za dany miesiąc zostanie zaimportowane do umowy, nawet jeśli za wskazany miesiąc zestawienie do umowy zostało już wprowadzone. Wskazanie opcji ‘Pomiń’ skutkuje pominięciem podczas importu.

Podobnie jak przy imporcie danych kadrowych, funkcja umożliwia wczytanie danych zapisanych uprzednio w pliku *.xls. W arkuszu zestawienia  czasu  pracy w kolumnie PozycjaZestawienia dla każdego zestawienia muszą być uzupełnione minimum dwa wiersze: 0 – zestawienie, 1 – pozycja w zestawieniu. Istotna jest również kolejność zapisów – w pierwszym wierszu dotyczącym danego zestawienia ma być uzupełniona wartość 0 (zapis zestawienia – informacje z zakładki 'Ogólne’), w kolejnym / kolejnych wierszach – kolejne numery dotyczące pozycji zestawienia.

Uwaga

Import z MS Excela czasu przepracowanego – jeśli w kolumnie TypDnia jest zapisane N (nieobecność), to przy imporcie taki dzień jest pomijany.

W przypadku importu planu i czasu pracy – jeśli użytkownik korzysta wyłącznie z jednego wejścia/wyjścia (W1), to wypełnia wyłącznie kolumny powiązane z tym wejściem. Nie musi wypełniać pozostałych kolumn chcąc dokonać importu danych. Jeśli w kolejnych kolumnach nic nie będzie wpisane, program potraktuje jako brak danych. W przypadku importu Zestawienia czasu pracy w arkuszu xls komórki z ilością godzin i nadgodzin muszą mieć format: >apostrof ilość godzin : ilość minut<

Przykład

Wpisanie czasu w postaci np.: '160 lub 160 spowoduje, że zaimportuje się nieprawidłowa ilość godzin (np. 162:42).

Import nieobecności z arkusza *.xls – nieobecność powiązana z limitem (np. urlop wypoczynkowy), a pracownik nie ma przyznanego limitu urlopu wypoczynkowego – w logu pojawi się informacja o tym, że pracownik nie ma przyznanego limitu.

Warunkiem importu *.xml jest włączenie w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Parametry/Dane kadrowe i deklaracje autonumeracji, ponieważ program zapisując do bazy pracowników nada im akronimy (kod). I tak:

• Autonumeracja [√] włączona – wykonywany jest import z pliku *.xml,
• Autonumeracja [ ] – import nie zostanie wykonany.

Po wykonanym imporcie z pliku *.xml na podstawie daty zgłoszenia automatycznie zostają uzupełnione pola: data zatrudnienia, data zawarcia umowy i data rozpoczęcia pracy.

• Zaznaczony – e-zwolnienie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik nie posiada w tym okresie rozliczonej innej nieobecności. Jeśli okres importowanego e-zwolnienia pokrywa się w całości lub jest dłuższy niż okres występującej u pracownika nieobecności i ta nieobecność nie jest rozliczona, e-zwolnienie zostanie zaimportowane, a inna nieobecność automatycznie usunięta. W przypadku, gdy e-zwolnienie tylko częściowo pokrywa się z wprowadzoną u pracownika nieobecnością i ten pokrywający się okres nie jest rozliczony w wypłacie, pierwotna nieobecność zostanie automatycznie skrócona i zostanie wprowadzone e-zwolnienie. W logu użytkownik dodatkowo będzie miał dostępną informację o typie nieobecności i jej okresie, który został zamieniony na e-zwolnienie.

Jeśli w okresie e-zwolnienia pracownik ma wprowadzoną obecność w kalendarzu (Nie)obecność i za ten miesiąc wypłata etatowa nie jest naliczona obecność zostanie usunięta i zostanie dodane e-zwolnienie. W logu zostanie wykazana informacja o zamianie obecności na e-zwolnienie. Jeśli występująca u pracownika nieobecność lub jej część pokrywająca się z e-zwolnieniem będzie rozliczona w wypłacie to e-zwolnienie nie zostanie zaimportowanie. W logu zostanie wyświetlona informacja: Błąd importowania nieobecności: Istnieje już rozliczona nieobecność w tym dniu. Pomimo zaznaczenia parametru Zamień nieobecność/obecność na e – Zwolnienie w przypadku próby zaimportowania e-zwolnienia będącego zwolnieniem chorobowym/zasiłkiem opiekuńczym obejmującego okres, na który wprowadzono: Urlop bezpłatny (111)/wniosek pracownika, Urlop bezpłatny (112)/odrębne ustawy, Urlop bezpłatny (111)/służba wojskowa, Urlop bezpłatny (młodociany), Urlop macierzyński, Urlop macierzyński dodatkowy, Urlop ojcowski, Urlop rodzicielski nie łączony z pracą na część etatu, Urlop wychowawczy (121), Urlop wychowawczy (122), służbę wojskową oraz dodatkowo w przypadku e-zwolnienia będącego zasiłkiem opiekuńczym przypadającym w okresie urlopu wypoczynkowego e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane.

• Nie zaznaczony – e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik w jego okresie ma wprowadzoną inną nieobecność (obecne działanie).

• tylko dopisywania nowych pozycji– program założy nowe karty dla towarów, których nie odnajdzie w aktualnej bazie danych. Jeśli w bazie będzie istniał towar o kodzie identycznym jak kod towaru w pliku – zostanie pominięty w trakcie importu.
• dopisywania nowych pozycji i aktualizacji istniejących – w trakcie importu dla towarów nieistniejących w bazie zakładane są nowe karty, natomiast na już istniejących kartach wprowadzane są informacje zgodne z zapisanymi w pliku. Wiąże się to z nadpisaniemin. nazwy towaru, cen sprzedaży itp.
• tylko aktualizacja istniejących – w trakcie importu pomijane są towary z pliku, których nie ma w bazie danych, wykonywana jest tylko aktualizacja na już istniejących kartach zgodnie z informacjami zapisanymi w pliku.

Importuj producentów i marki – jeżeli parametr zostanie zaznaczony, wówczas do programu zostanie zaimportowana lista producentów i marek, a informacja o producencie, kodzie i marce zostanie zapisana na karcie towaru (parametr dostępny w modułach Handel, Handel Plus). Importuj parametry dla sklepu – parametr dostępny tylko przy imporcie danych z pliku w formacie MS Excel. Import parametrów dedykowanych współpracy z Comach e-Sklep i Comarch e-Sale możliwy jest tylko jeśli skonfigurowano wymianę z platformami e-Commerce (parametr dostępny w modułach Handel, Handel Plus). Po zaznaczeniu parametru należy wybrać , do którego sklepu chcemy importować dane z pliku. W przypadku jednego sklepu podpowiada się on domyślnie. Więcej informacji na ten temat znajduje się w biuletynie OPT009 – Import danych z arkusza MS Excel do systemu Comarch ERP Optima Importuj zamienniki – wraz z kartą towaru zaimportowana zostanie również lista przypisanych do niego zamienników (parametr dostępny w modułach Handel, Handel Plus). Importuj schematy opakowań – zaimportowane zostaną schematy opakowań kaucjonowanych i równocześnie przypisane do towarów, zgodnie z ustawieniami w bazie źródłowej.

Uwaga

W przypadku importu receptur i schematów należy pamiętać, że jeśli w bazie docelowej istnieje już receptura/ schemat o identycznym kodzie to składniki receptury/ schematu zostaną nadpisane na już istniejące, niezależnie od ustawienia parametru Tylko dopisywanie nowych/Aktualizacja istniejących….

Importuj receptury – podczas importu cennika istnieje możliwość zdefiniowania, czy wraz z definicjami produktów mają być importowane ich receptury (parametr dostępny w modułach Handel, Handel Plus) .

• jeśli NIE (parametr Receptury odznaczony) – do programu zostaną zaimportowane tylko karty produktów. Definicje składu Użytkownik będzie musiał określić jeszcze raz.
• jeśli TAK (parametr Receptury zaznaczony) – wraz z pozycjami o statusie złożony (produkt) importowane są również receptury.

Należy pamiętać, że podczas definiowania receptury określany jest m.in. magazyn, z którego składnik ma być pobierany. W trakcie importu receptur istnieje możliwość ustalenia, jaki magazyn powinien być przepisywany na recepturę. Po zaznaczeniu Importuj receptury pojawiają się dwie opcje:

• magazyn domyślny – na receptury dla wszystkich składników zostaje przypisany określony magazyn.
• zakładanie magazynów dla receptur – program sprawdza czy magazyn określony na recepturze jest zdefiniowany w bieżącej bazie danych. Jeśli dany magazyn nie istnieje – program automatycznie dopisze go do listy magazynów.

Jeśli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Autonumeracja i kody EAN jest zaznaczony parametr Walidacja poprawności kodu EAN, podczas importu cennika z pliku XML/ MS Excel sprawdzana jest poprawność kodu EAN. W przypadku, kiedy kod EAN jest niepoprawny – kartoteka cennikowa nie zostanie zaimportowana. Dane są importowane po wciśnięciu przycisku . Jako operator zakładający i modyfikujący kartę wpisywany jest operator zarejestrowany w programie w chwili importu. W przypadku dopisywania nowych pozycji i aktualizacji istniejących z pliku pochodzącego z programów Comarch ERP Klasyka (FPP, FA) program na istniejących kartach aktualizuje wszystkie możliwe informacje. Natomiast w przypadku aktualizacji danych na podstawie pliku pochodzącego z Comarch ERP Optima lub pliku MS Excel istnieje możliwość wyboru informacji, które mają zostać zaktualizowane (m.in. nazwa, opis, stawka VAT, numer PKWiU, kod EAN, receptury, numer katalogowy, wybrane ceny sprzedaży, normatywy, kody dostawców, kody u dostawców, jednostki miary). Użytkownik powinien zaznaczyć, które informacje powinny zostać zaktualizowane. Wszystkie pozostałe nie zostaną zmienione. W trakcie importu automatycznie dopisywane są wszystkie brakujące informacje: jednostki miary, grupy towarowe jak również uzupełniana jest m.in. lista kategorii. Informacja o dokonanych zmianach jest widoczna w wyświetlanym w trakcie importu oknie. Szczegółowy opis danych importowanych z arkusza MS Excel wraz z przykładowym plikiem znajduje się tutaj.

Uwaga

Kod dostawcy oraz kod towaru u dostawcy są aktualizowane tylko w przypadku, gdy kontrahent o identycznym kodzie jest zarejestrowany w bazie, do której wykonywany jest import, jako dostawca (rodzaj: dostawca).

Uwaga

Po wykonaniu importu należy zamknąć wszystkie okna i wykonać odświeżenie konfiguracji (przycisk F9 lub funkcja w menu System/ Odśwież konfigurację). Dzięki temu na listach widoczne będą m.in. dopisane w trakcie importu informacje (np. jednostki miary).

• jeżeli jest to pierwszy import – zostanie on uruchomiony,
• jeżeli data importowanego pliku jest późniejsza niż data pliku ostatnio importowanego – import zostanie uruchomiony,
• jeżeli data importowanego pliku jest taka sama bądź wcześniejsza od daty pliku ostatnio importowanego – import nie zostanie wykonany, a w logu pojawia się komunikat: Źródło importu nie jest nowsze niż ostatnio wykonany import,
• jeżeli z pliku nie uda się odczytać daty przy imporcie pojawia się komunikat: Błąd odczytu daty źródła i import nie jest wykonywany.

• pliki są przenoszone w postaci binarnej i importowane do bazy docelowej
• skróty do plików na dysku powodują odszukanie podlinkowanego pliku i zapisanie go w postaci binarnej, a następnie zaimportowane pliku do bazy docelowej.
  Uwaga

  Należy zwrócić uwagę, iż dotychczasowe linki w bazie źródłowej zostaną zastąpione przez pliki w bazie docelowej, co znacząco zwiększa wielkość bazy danych.
• skróty do Comarch IBARD są przekazywane do bazy docelowej. Dodatkowo w konfiguracji pracy rozproszonej należy zaznaczyć, jaki login w Comarch IBARD będzie miał prawo dostępu do plików, do których link jest przekazywany. W momencie eksportu sprawdzana jest dostępność operatora do zasobów Comarch IBARD. Jeśli operator nie jest zalogowany, to pojawi się ekran z prośbą o wprowadzenie użytkownika i hasła. Jeśli logowanie nie powiedzie się, to dokument wraz z pozycją OBD z podpiętym linkiem do Comarch IBARD nie zostanie wyeksportowany.

Aby dokumenty powiązane zostały zaimportowane, należy w bazie docelowej w konfiguracji zaznaczyć parametr Przenoszenie dokumentów OBD powiązanych z eksportowanymi dokumentami (Konfiguracja Firmy/  Ogólne/ Praca rozproszona). Po imporcie w Bibliotece dokumentów nadawane są nowe numery zgodne z domyślnymi ustawieniami w bazie docelowej. Dla ewidencji dodatkowej i rejestrów VAT schemat numeracji wskazany jest w Konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/ Dokumenty powiązane bądź z Konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/  Dokumenty. Oryginalny numer z bazy źródłowej jest przenoszony do pola Opis. Mechanizm ten jest dostępny również w przypadku przenoszenia dokumentów poprzez Internetową Wymianę Dokumentów. Eksport danych – dział sprzedaży/płac W bazie danych, która jest skonfigurowana jako dział sprzedaży/płac istnieje możliwość eksportu do księgowości następujących danych: Słowniki: atrybuty, definicje dokumentów, kategorie (ogólne i szczegółowe), zakłady, banki, urzędy, pracownicy, wspólnicy, rachunki (rejestry) kasowe/bankowe, formy płatności, kontrahenci, waluty, kursy (walutowe – rodzaje), notowania (kursów walutowych), lokalizacje, wydziały, projekty, typy wypłat.

Uwaga

Jeśli w Dziale sprzedaży/płac zostanie dodany nowy rejestr K/B, należy go wysłać razem z innymi danymi słownikowymi, a następnie zaimportować do Działu księgowego. Umożliwi to w późniejszym czasie przesyłanie raportów kasowych/bankowych z Działu sprzedaży/płac do Działu księgowego.

Dokumenty: faktury sprzedaży, faktury zakupu, rejestr sprzedaży VAT, rejestr zakupów VAT, dokumenty Tax‑Free, dokumenty inne przychodowe (PZ – Przyjęcie Zewnętrzne, PW – Przyjęcie Wewnętrzne, MM+ – Przesunięcie Międzymagazynowe, WKA – Wydanie Kaucji), dokumenty inne kosztowe (WZ – Wydanie Zewnętrzne, RW – Rozchód Wewnętrzny, MM – Przesunięcie Międzymagazynowe, PKA – Przyjęcie Kaucji), ewidencja dodatkowa przychodów, ewidencja dodatkowa kosztów, listy płac, raporty kasowe/bankowe, płatności, rozliczenia, kompensaty.

Uwaga

W przypadku dokumentów typu faktura wystawionych do paragonu, eksportowane są tylko paragony, w których opisie znajduje się informacja o numerze faktury, która do tego paragonu została wystawiona.

Wyboru odpowiednich dokumentów należy dokonać zaznaczając pola wyboru z lewej strony listy w oknie eksportu danych. Oprócz tego możemy określić za jaki okres (Zakres dat) mają być eksportowane dokumenty. W przypadku faktur sprzedaży brana pod uwagę jest data wystawienia, dla faktur zakupu data wpływu, a dla listy płac data wypłaty. Możemy również przesłać wszystkie dane bez względu na datę dokumentu. W oknie eksportu należy dokonać wyboru czy mają być eksportowane pozycje dotąd jeszcze nie eksportowane lub zmienione od momentu ostatniego eksportu czy też wszystkie pozycje. Pod pojęciem zmienione rozumiemy tutaj zapisy z danych słownikowych, które już kiedyś były eksportowane, lecz od czasu ostatniego eksportu została w nich dokonana w bazie źródłowej jakaś zmiana (np. na karcie kontrahenta został zmieniony adres siedziby, został zmieniony numer konta bankowego itp.). Dokumenty, w których dokonano zmian po wykonaniu eksportu nie są eksportowane, chyba, że zaznaczymy, że chcemy eksportować wszystkie dane. Jeśli w Konfiguracji Firmy /Księgowość /Parametry zaznaczony jest parametr Księgowanie faktur VAT przez rejestr VAT, wówczas przed wykonaniem eksportu należy przenieść faktury do rejestru VAT – w innym przypadku nie przeniesione faktury nie zostaną wyeksportowane. Import danych – dział sprzedaży/płac Import danych w obrębie działu sprzedaży/płac obejmuje: Słowniki: atrybuty, definicje dokumentów, kategorie (ogólne i szczegółowe), zakłady, banki, urzędy, pracownicy, wspólnicy, rachunki (rejestry) kasowe/bankowe, formy płatności, kontrahenci, waluty, kursy (walutowe – rodzaje), notowania (kursów walutowych), lokalizacje, wydziały, projekty, typy wypłat. Dokumenty: rejestr sprzedaży VAT, rejestr zakupów VAT, dokumenty inne przychodowe, dokumenty inne kosztowe, listy płac, raporty kasowe/bankowe,  płatności (zdarzenia wprowadzone do Preliminarza płatności ręcznie, pochodzące z przeliczenia deklaracji lub wygenerowane z dekretu księgowego), rozliczenia, kompensaty. Import można ograniczyć do zapisów z wybranego zakresu dat oraz do zapisów tylko nowych (takich, które jeszcze nie były importowane) lub nowych i zmienionych. Pod pojęciem zmienione rozumiemy tutaj zapisy, które już kiedyś były importowane, lecz od czasu ostatniego importu została w nich dokonana w bazie źródłowej jakaś zmiana (np. na karcie kontrahenta został zmieniony adres siedziby, został zmieniony numer konta bankowego itp.). Każdy wyeksportowany zapis posiada własny unikalny identyfikator, który zapewnia, że raz zaimportowany dokument w łatwy sposób jest rozpoznawany jako już wprowadzony do bazy. Ponowny import dokumentu nie będzie możliwy. Jeżeli na karcie operatora (Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy) będzie zaznaczony parametr Prawo importu zapisów k/b do otwartych raportów, wówczas operator ma możliwość importu zapisów kasowych/bankowych do już istniejących raportów kasowych/bankowych które są otwarte, z zachowaniem kontroli duplikatów. Podczas importu sprawdzana jest wartość pola ID_ZRODLA. Jeśli w bazie docelowej znajduje się raport o takim samym numerze ID, nie jest dodawany kolejny, tylko importowane są poszczególne zapisy, których brak w bazie. Dział księgowy – eksport i import danych Eksport i import danych w dziale księgowym odbywa się na identycznych zasadach jak w dziale sprzedaży. Import danych obejmuje: Słowniki: atrybuty, definicje dokumentów, kategorie (ogólne i szczegółowe), zakłady, banki, urzędy, pracownicy, wspólnicy, rachunki (rejestry) kasowe/bankowe, formy płatności, kontrahenci, waluty, kursy (walutowe), notowania (kursów walutowych), lokalizacje, wydziały, projekty, typy wypłat. Dokumenty: rejestr sprzedaży VAT (faktury sprzedaży, dowody wewnętrzne sprzedaży oraz zapisy rejestru sprzedaży VAT), rejestr zakupów VAT (faktury zakupu, dowody wewnętrzne zakupu oraz rejestr zakupów VAT), dokumenty inne przychodowe (RW, WZ, WKA), dokumenty inne kosztowe (PW, PZ, MM, PKA), listy płac, raporty kasowe/bankowe, płatności, rozliczenia, kompensaty. Natomiast eksportowi podlegać mogą: Słowniki: atrybuty, definicje dokumentów, kategorie (ogólne i szczegółowe), zakłady, banki, urzędy, pracownicy, wspólnicy, rachunki (rejestry) kasowe/bankowe, formy płatności, kontrahenci, waluty, kursy (walutowe), notowania (kursów walutowych), lokalizacje, wydziały, projekty, typy wypłat. Dokumenty: rejestr sprzedaży VAT, rejestr zakupów VAT, ewidencja dodatkowa przychodów, ewidencja dodatkowa kosztów, listy płac, raporty kasowe/bankowe, płatności (zdarzenia wprowadzone do Preliminarza płatności ręcznie, pochodzące z przeliczenia deklaracji lub wygenerowane z dekretu księgowego), rozliczenia, kompensaty. W przypadku eksportu za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów do Comarch Moje BR / Comarch ERP XT opcja Kategorie jest zawsze zaznaczona i wyszarzona (niemożliwa do odznaczenia). Eksportowane są zawsze wszystkie kategorie, bez względu na ustawienie parametru Eksportowane dane na tym oknie. W przypadku importu dokumentów fakturujących niezwrócone opakowania kaucjonowane należy pamiętać, że faktura wystawiona do WKA/PKA „dziedziczy” płatności z dokumentów źródłowych (w szczególności może w ogóle nie mieć płatności, lub mieć płatności na kwotę różnicową). W pracy rozproszonej płatności przechodzą z dokumentami WKA/PKA i nie mogą się zdublować z płatnościami z rejestru VAT. W związku z tym płatności z taką fakturą do rejestru VAT przechodzą:

• jako nieaktywne (nie podlega)- pod warunkiem, że płatności były wystawione do WKA/PKA,
• jako aktywne – jeśli WKA/PKA nie miało płatności, to przechodzą one z fakturą do rejestru VAT.

Eksport danych – dział płac W bazie danych, która jest skonfigurowana jako dział płac istnieje możliwość eksportu do księgowości następujących danych: Słowniki: definicje dokumentów, kategorie, zakłady, banki, urzędy, pracownicy, wspólnicy, rachunki (rejestry) kasowe/bankowe, formy płatności, waluty, kursy (walutowe), notowania, lokalizacje, wydziały, projekty, typy wypłat. Dokumenty: listy płac, raporty kasowe, płatności, rozliczenia.

Uwaga

Eksportowi podlegają wyłącznie dokumenty zatwierdzone, tzn. zamknięte listy płac i płatności zatwierdzone do realizacji

Wyboru odpowiednich dokumentów należy dokonać zaznaczając pola wyboru z lewej strony listy w oknie eksportu danych. Oprócz tego możemy określić za jaki okres (Zakres dat) mają być eksportowane dokumenty. W przypadku faktur sprzedaży brana pod uwagę jest data wystawienia, dla faktur zakupu data wpływu, a dla listy płac data wypłaty. Możemy również przesłać wszystkie dane bez względu na datę dokumentu. W oknie eksportu należy dokonać wyboru czy mają być eksportowane pozycje dotąd jeszcze nie eksportowane lub zmienione od momentu ostatniego eksportu czy też wszystkie pozycje. Pod pojęciem zmienione rozumiemy tutaj zapisy z danych słownikowych, które już kiedyś były eksportowane, lecz od czasu ostatniego eksportu została w nich dokonana w bazie źródłowej jakaś zmiana. Dokumenty, w których dokonano zmian po wykonaniu eksportu nie są eksportowane, chyba, że zaznaczymy, że chcemy eksportować wszystkie dane.

Uwaga

Eksport struktury organizacyjnej jako Dotąd nie eksportowane i zmienione możliwy jest tylko za pierwszym razem. Kolejne zmiany w strukturze (modyfikacja i dodanie) należy eksportować z opcją Wszystkie. Struktura zostanie wyeksportowana jeszcze raz w całości. Import dopisze nowe lub zmodyfikuje istniejące dane w strukturze, ale nie usunie tych istniejących w bazie importowej (jeśli były dodane z poziomu programu, a nie mają swojego odpowiednika w pliku).

Import danych – dział księgowości Import danych obejmuje: Słowniki: definicje dokumentów, kategorie, zakłady, banki, urzędy, pracownicy, wspólnicy, rachunki (rejestry) kasowe/bankowe, formy płatności, waluty, kursy (walutowe), notowania, lokalizacje, wydziały, projekty, typy wypłat. Dokumenty: listy płac, raporty kasowe, płatności, rozliczenia. Import można ograniczyć do zapisów z wybranego zakresu dat oraz do zapisów tylko nowych (takich, które jeszcze nie były importowane) lub nowych i zmienionych. Wybranie opcji Tylko nowe spowoduje zaimportowanie tylko tych pozycji do słowników, które nie występują w bazie księgowej (np. zostaną dodani tylko nowi pracownicy). Zaznaczenie opcji Nowe i zmienione spowoduje zaimportowanie zarówno nowych pozycji do słowników jak i aktualizację istniejących danych (np. zostaną dodani nowi pracownicy oraz zostaną uwzględnione zmiany w danych już istniejących pracowników). W przypadku dokumentów są importowane zawsze tylko nowe pozycje.

Uwaga

Import Listy płac zostanie wykonany tylko wtedy, gdy wszystkie znajdujące się w niej wypłaty zostaną poprawnie zaimportowane. Jeśli z jakiegoś powodu wypłata nie zostanie zaimportowana, to nie zaimportuje się cała Lista płac. Odpowiedni komunikat zapisze się w logu oraz w pliku XML.

 

Na przedstawionym raporcie wykorzystywane są oznaczenia:

• test nie wykrył błędów,
• ostrzeżenie: test wykrył nieprawidłowość. Nie oznacza ona uszkodzenia bazy danych, ale pewną niespójność (np. wartość podatku VAT nie jest równa netto * stawka). Nie jest to brak integralności danych, ale ostrzeżenie dla użytkownika o zaistniałej sytuacji,
• błąd krytyczny – oznacza wystąpienie poważnego błędu w bazie danych.

Po wykonaniu testu można zapisać raport w pliku testowym przez wciśnięcie przycisku  Eksport do pliku tekstowego. Raport taki jest podstawą wszelkich analiz serwisowych.

Uwaga

Możliwość konfiguracji automatycznej kopii na Comarch IBARD dostępna jest tylko po zalogowaniu na operatora posiadającego uprawnienia administratora.

Wybranie opcji Automatyczna kopia na Comarch IBARD powoduje uruchomienie kreatora pozwalającego na skonfigurowanie harmonogramu tworzenia automatycznych kopii dla wybranych baz danych. Jeżeli program nie został uruchomiony z uprawnieniami administratora Windows, po wybraniu tej opcji wyświetlany jest komunikat: „Aby skonfigurować tworzenie kopii automatycznych uruchom program na prawach Administratora Windows. Czy chcesz uruchomić program z takimi uprawnieniami teraz?” Wybranie opcji Tak powoduje ponowne uruchomienie programu z uprawnieniami umożliwiającymi przeprowadzenie procesu instalacji i konfiguracji usługi. Po wybraniu opcji Nie działanie kreatora jest zatrzymywane. Przechodzenie pomiędzy poszczególnymi krokami kreatora odbywa się za pomocą przycisków Wstecz oraz Następny. Na pierwszym oknie kreatora dostępna jest opcja Dowiedz się więcej, po kliknięciu której otwierana jest strona https://www.ibard.com/pl/ zawierająca opis usługi Comarch IBARD.   W drugim kroku kreatora pojawia się informacja o komputerach/serwerach na których znajdują się bazy programu Comarch ERP Optima. Do wykonywania kopii bezpieczeństwa baz danych wymagane jest skonfigurowanie aplikacji IBARD. Jeżeli ta aplikacja w najnowszej wersji nie jest zainstalowana na wskazanych serwerach, po kliknięciu przycisku Zainstaluj teraz następuje przejście do instalacji IBARD na tych komputerach. Jeżeli przynajmniej jeden serwer na którym znajdują się bazy programu jest innym komputerem niż ten, na którym kreator został uruchomiony, otwierane jest okno na którym należy wprowadzić Login i Hasło administratora Windows na tym serwerze. Po wprowadzeniu Loginu i Hasła należy kliknąć na przycisk Zainstaluj. W przypadku problemów ze zdalną instalacją zalecamy zalogowanie się w danym systemie Windows i przeprowadzenie ręcznej instalacji. Wymagany instalator można pobrać ze strony www.ibard.com lub skopiować z folderu z zainstalowanym programem Comarch ERP Optima. Jeżeli użytkownik nie zna danych umożliwiających zalogowanie się z uprawnieniami administratora,  przycisk Pomiń ten serwer umożliwia przejście do kolejnego kroku kreatora pomijając instalację aplikacji IBARD na tym serwerze. Wykonywanie automatycznych kopii baz danych znajdujących się na tym serwerze będzie możliwe dopiero po zainstalowaniu i skonfigurowaniu na nim aplikacji IBARD, a następnie skonfigurowaniu połączenia z Comarch ERP Optima (opisane jest to w dalszej części dokumentacji). W przypadku pominięcia instalacji IBARD na wszystkich wykrytych serwerach, na których znajdują się bazy danych Comarch ERP Optima, nie jest możliwe skonfigurowanie harmonogramu kopii automatycznej i kreator jest wówczas zamykany. W kolejnym oknie należy wskazać login i hasło konta Comarch IBARD, na które mają być wykonywanie kopie automatyczne baz podłączonych w Comarch ERP Optima. Po uzupełnieniu Loginu i Hasła i kliknięciu przycisku Następny następuje zalogowanie do Comarch IBARD. Jeżeli użytkownik zapomniał hasło do IBARD, może skorzystać z przycisku Nie pamiętasz hasła? przekierowującego na stronę, na której możliwe jest zresetowanie hasła dla konta. Jeżeli użytkownik nie posiada jeszcze konta Comarch IBARD, po kliknięciu przycisku Utwórz darmowe konto otwierana jest strona służąca do zamówienia konta. Na formularzu zamówienia numer NIP pobierany jest z Pieczątki firmy, na którą nastąpiło zalogowanie w programie, natomiast jako numer klucza widnieje klucz, z którego pobrane zostały moduły podczas logowania. W kolejnym kroku kreatora wyświetlana jest lista aktywnych baz firmowych oraz baza konfiguracyjna celem wskazania dla których z nich należy skonfigurować automatyczną kopię. Domyślnie wszystkie bazy są zaznaczone. Znajdujący się na oknie parametr Włącz automatyczną kopię dla nowych firm, w przypadku jego zaznaczenia, powoduje że po dodaniu nowej bazy danych, odtworzeniu bazy z kopii bezpieczeństwa lub podpięciu istniejącej bazy na serwerze, jest ona dołączana do automatycznego backupu, z domyślnie wybranym harmonogramem. Parametr ten jest domyślnie zaznaczony. W kolejnym kroku następuje wybór domyślnego harmonogramu tworzenia kopii bezpieczeństwa. Dostępne są 3 domyślne harmonogramy wraz z ich opisami:

• Cotygodniowy
• Częsty
• Optymalny (domyślnie zaznaczona opcja)

Kliknięcie przycisku Zakończ powoduje wyjście z kreatora. Do wykonywania kopii bezpieczeństwa program wykorzystuje automatycznie tworzony login SQL: CDNBackup. Jeżeli ten login zostanie wyłączony po stronie serwera SQL, zmienione zostanie jego hasło bądź na serwerze wyłączony zostanie mieszany tryb autentykacji, wówczas Comarch IBARD nie będzie mógł dodać zadania backupu dla wybranych baz. Wówczas otwarte zostanie okno umożliwiające wprowadzenie loginu i hasła użytkownika, który ma wykonywać zadania backupu. Login CDNBackup zostanie utworzony na każdym serwerze SQL, do którego łączy się Comarch ERP Optima. Za każdym razem hasło tworzonego loginu będzie losowe. Na oknie użytkownik może podać własny login SQL (domyślnie podpowiadany jest standardowy login CDNBackup) lub skorzystać z logowania NT – wówczas Comarch IBARD będzie się logował do serwera SQL na konto Windows na którym działa usługa IBARD. Po wprowadzeniu powyższych danych należy je zatwierdzić klikając przycisk Zapisz. Jeżeli użytkownik nie zna hasła, wówczas może kliknąć na przycisk Pomiń ten serwer i zrezygnować z konfiguracji usługi na danym serwerze – wówczas automatyczne kopie dla tych baz nie zostaną włączone. W dolnej części okna istnieje możliwość zresetowania hasła dla loginu CDNBackup jeżeli użytkownik tego hasła nie zna bądź je zapomniał. Do tej operacji potrzebne jest podanie dostępu administracyjnego do serwera SQL. Należy wprowadzić dane administratora SQL oraz nowe hasło dla loginu CDNBackup. Po kliknięciu na przycisk Zmień hasło i zapisz w IBARD, dla wskazanego loginu ustawiane jest podane hasło, po czym następuje zakończenie kreatora konfiguracji automatycznego backupu. Po zakończeniu pracy kreatora otwierane jest okno Automatyczna kopia baz danych z listą aktywnych baz: Bazy pogrupowane są po statusach kopii automatycznej. Możliwe są 3 statusy:

• Status kopii automatycznej: Włączona – baza znajduje się na serwerze ze skonfigurowanym harmonogramem i jest ona włączona do mechanizmu kopii automatycznych,
• Status kopii automatycznej: Wyłączona – baza znajduje się na serwerze ze skonfigurowanym harmonogramem, ale nie jest ona włączona do mechanizmu kopii automatycznych,
• Status kopii automatycznej: Nieznany – brak połączenia z IBARD – baza znajduje się na serwerze, dla którego nie skonfigurowano automatycznej kopii w IBARD (nie zainstalowano aplikacji) lub nie udało się sprawdzić statusu bazy (serwer jest niedostępny).

Na liście baz dostępne są takie informacje, jak nazwa firmy, data i status ostatniego wykonania kopii automatycznej, wybrany harmonogram oraz data następnego wykonania kopii. Dostępne są również domyślnie ukryte kolumny: Serwer SQL oraz Baza danych. W kolumnie Harmonogram możliwe jest wskazanie dla wybranych baz danych innego harmonogramu niż domyślny (w przypadku kiedy dla bazy wybrany jest domyślny harmonogram, kolumna ta jest pusta). Znajdujący się u dołu okna przycisk Włącz domyślny harmonogram dla zaznaczonych firm umożliwia seryjną zmianę harmonogramu dla zaznaczonych na liście baz. Z kolei przycisk Wyłącz automatyczną kopię dla zaznaczonych firm umożliwia wyłączenie zaznaczonych baz z harmonogramu automatycznych kopii bezpieczeństwa. Na oknie znajduje się również parametr Włącz automatyczną kopię dla nowych firm, którego  zaznaczenie powoduje, że po dodaniu nowej bazy danych, odtworzeniu bazy z kopii bezpieczeństwa lub podpięciu istniejącej bazy na serwerze, jest ona dołączana do mechanizmu automatycznego backupu, z domyślnie wybranym harmonogramem. Poniżej parametru istnieje możliwość wskazania domyślnego harmonogramu dla automatycznej kopii bezpieczeństwa. W przypadku skonfigurowanej automatycznej kopii baz danych, po każdorazowym wybraniu w menu Narzędzia opcji Kopia bezpieczeństwa/ Automatyczna Kopia na Comarch IBARD otwierane jest powyższe okno z listą baz. Przed jego otwarciem następuje pobranie z IBARD dla każdej bazy danych informacji o statusie automatycznego backupu. Po otwarciu okna Automatyczna kopia baz danych, na wstążce programu dostępna jest sekcja Comarch IBARD z następującymi funkcjami:  Konfiguracja zaawansowana – po kliknięciu przycisku otwierany jest zainstalowany na lokalnym komputerze Comarch IBARD, umożliwiając przeprowadzenie zaawansowanej konfiguracji kopii automatycznej na tym stanowisku. Przycisk jest dostępny, jeżeli na lokalnym serwerze SQL znajdują się bazy danych Comarch ERP Optima i jest zainstalowana aplikacja Comarch IBARD. Zresetuj ustawienia – po wybraniu tej opcji ustawienia dotyczące automatycznej kopii baz wykonane przy użyciu kreatora zostaną usunięte. Pozostaną zapamiętane jedynie loginy i hasła użytkownika wykorzystywanego do wykonywania automatycznych kopii na poszczególnych serwerach SQL. Pojawia się wówczas komunikat: „Zresetowanie ustawień usunie wszystkie zadania kopii automatycznej (nie będą one wykonywane) oraz usunięte zostaną dane dotyczące pobierania statusów z IBARD. Czy chcesz zresetować ustawienia?” Wybranie opcji Tak powoduje zresetowanie ustawień i konieczność ponownego przejścia kreatora. Po wybraniu opcji Nie okno z komunikatem jest zamykane bez dokonywania jakichkolwiek zmian.  Zmień login SQL – po kliknięciu otwierane jest okno pozwalające na zmianę loginu i hasła do serwera SQL, który będzie wykorzystywany przez Comarch IBARD do wykonywania automatycznych kopii baz danych. Na oknie użytkownik może podać własny login SQL (domyślnie podpowiadany jest standardowy login CDNBackup) lub skorzystać z logowania NT – wówczas IBARD będzie się logował do serwera SQL na konto Windows na którym działa usługa IBARD. Po wprowadzeniu powyższych danych należy je zatwierdzić klikając przycisk Zapisz. W dolnej części okna istnieje możliwość zresetowania hasła dla loginu CDNBackup jeżeli użytkownik tego hasła nie zna bądź je zapomniał. Do tej operacji potrzebne jest podanie dostępu administracyjnego do serwera SQL. Należy wprowadzić dane administratora SQL oraz nowe hasło dla loginu CDNBackup. Po kliknięciu na przycisk Zmień hasło i zapisz w IBARD, dla loginu ustawiane jest podane hasło, po czym następuje zakończenie kreatora konfiguracji automatycznego backupu. Jeżeli bazy danych widoczne na liście znajdują się na więcej niż jednym serwerze SQL, wówczas po kliknięciu w przycisk Zmień login SQL rozwijana jest najpierw lista znalezionych serwerów baz danych. Po wybraniu jednego z serwerów otwierane jest okno służące do zmiany użytkownika SQL. Jeżeli serwer z bazami danych programu jest jeden, wówczas kliknięcie w przycisk Zmień login SQL od razu otwiera powyższe okno. Skonfiguruj połączenie z IBARD – funkcja służąca skonfigurowania połączenia z aplikacją Comarch IBARD na wybranym komputerze poprzez wskazanie danych konta Comarch IBARD, na które mają być wykonywanie kopie automatyczne baz znajdujących się na tym komputerze. Jeżeli bazy danych znajdują się na lokalnym komputerze oraz program został uruchomiony z uprawnieniami administratora Windows, następuje otwarcie poniższego okna. W przeciwnym przypadku pojawia się komunikat o konieczności uruchomienia programu na prawach administratora Windows. Po zatwierdzeniu komunikatu następuje ponowne uruchomienie programu z uprawnieniami umożliwiającymi przeprowadzenie tej operacji. Wówczas po kliknięciu na przycisk Skonfiguruj połączenie z IBARD otwierane jest okno umożliwiające wskazanie loginu i hasła dla Comarch IBARD: Po wprowadzeniu loginu i hasła należy kliknąć na przycisk Konfiguruj. Jeżeli bazy danych znajdują się na innym komputerze, wówczas po wybraniu opcji Skonfiguruj połączenie z IBARD otwierane jest okno, na którym oprócz loginu i hasła dla Comarch IBARD należy podać również login i hasło użytkownika Windows z uprawnieniami administratora na wskazanym serwerze: Jeżeli bazy danych widoczne na liście znajdują się na więcej niż jednym komputerze/serwerze, wówczas po kliknięciu w przycisk Skonfiguruj połączenie z IBARD rozwijana jest najpierw lista znalezionych komputerów. Po wybraniu jednego z nich otwierane jest okno służące do konfiguracji połączenia z IBARD. Jeżeli serwer z bazami danych programu jest jeden, wówczas kliknięcie w przycisk Skonfiguruj połączenie z IBARD od razu otwiera (w zależności od tego czy bazy znajdują się na lokalnym komputerze czy na innym) jedno z 2 powyższych okien. W przypadku przenoszenia baz danych na inny serwer należy skonfigurować na nowo harmonogram kopii automatycznej dla tych baz. Jeżeli baza danych jest odłączana od Comarch ERP Optima lub usuwana całkowicie z serwera SQL, jest ona również usuwana z harmonogramu wykonywania automatycznej kopii bezpieczeństwa. Funkcjonalność wykonywania kopii bezpieczeństwa z poziomu Comarch ERP Optima nie jest dostępna w przypadku wersji programu w modelu usługowym.

Jak wykonać kopię bezpieczeństwa bazy danych? Aby wykonać jednorazową kopię danych firmy lub bazy konfiguracyjnej należy z menu Narzędzia wybrać kolejno Kopia bezpieczeństwa > Utwórz teraz kopię na dysku lokalnym.

W otwartym kreatorze tworzenia kopii bezpieczeństwa należy w kolejnych krokach określić:

• Zawartość kopii bezpieczeństwa – czy utworzyć kopię bazy głównej, w której znajdują się dane dotyczące danej firmy, czy bazy konfiguracyjnej, w której znajdują się niektóre elementy konfiguracji wspólnej dla wszystkich baz
• Sposób zapisania jednorazowej kopii bezpieczeństwa – na lokalnym dysku komputera czy w bezpiecznej usłudze Comarch IBARD
• Nazwa pliku dla kopii – w przypadku wyboru opcji zapisu na lokalnym dysku komputera należy wskazać gdzie utworzyć kopię bezpieczeństwa bazy głównej i – w zależności od zaznaczeń na wcześniejszym oknie – bazy konfiguracyjnej. Podczas wskazywania można posłużyć się przyciskiem Przeglądaj
• Weryfikacja archiwum – określenie czy wykonana kopia ma dodatkowo zostać sprawdzona pod względem poprawności (parametr Weryfikacji kopii bezpieczeństwa jest domyślnie zaznaczony).

Uwaga

Funkcja wykonania kopii bezpieczeństwa dostępna w menu Narzędzia widoczna jest tylko po zalogowaniu na operatora posiadającego uprawnienia administratora.

Kopię można również wykonać z poziomu Konfiguracji Programu (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Bazy danych). Oprócz jednorazowego wykonania kopii bezpieczeństwa istnieje możliwość skonfigurowania harmonogramu automatycznego tworzenia kopii baz danych na Comarch IBARD: Automatyczna kopia na Comarch IBARD