Obieg dokumentów

Każdemu dokumentowi firmowemu w Bibliotece użytkownik może nadać status. Status dokumentu pomoże podczas późniejszej pracy w zarządzaniu Biblioteką, umożliwiając filtrowanie dokumentów wg statusu. Definiując status, użytkownik podaje Kod  (20 znaków) oraz szerszy Opis statusu. Lista jest obsługiwana przez standardowe przyciski:  Dodaj – dodanie nowego statusu.  Przywróć poprzedni stan - w przypadku zmiany ustawień wciśnięcie przycisku powoduje przywrócenie ustawień poprzednich (po ostatnim zapisie).  Zmień – edycja istniejącego statusu. Jeśli użytkownik zmieni w Konfiguracji kod statusu, który został już przypisany do dokumentu – status zmieni się również na wszystkich dokumentach.  Usuń – usunąć można tylko status, który nie został wykorzystany na żadnym dokumencie w Bibliotece. Statusy pojawiają się na liście wyboru w kolejności ustalonej w konfiguracji. Za pomocą metody „przeciągnij i upuść” użytkownik może ustalić poprawną kolejność statusów tak, by wyświetlały się one na dokumencie zgodnie z potrzebami

Dokumenty, które użytkownik będzie gromadził w swojej Bibliotece, mogą być przyporządkowane do tzw. katalogów. Katalogi zdefiniowane w tej gałęzi dotyczą dokumentów firmowych (tzn. zapisywanych w danej bazie firmowej). Na liście katalogów znajdują się przyciski:  Dodaj – dodaje nowy katalog,  Zmień – wyświetla formularz istniejącego katalogu,  Usuń – pozwala usunąć katalog pod warunkiem, że nie jest on skojarzony z żadnym dokumentem w Bibliotece i nie jest on katalogiem domyślnym. Na formularzu utworzonego katalogu znajdują się dwie zakładki: [Ogólne] i  [Zakazy].

Zakładka [Ogólne] Na zakładce [Ogólne] znajdują się pola: Symbol – 20-znakowa, skrócona nazwa katalogu Nazwa – pełna nazwa katalogu Symbol w numeracji – istnieje możliwość numerowania dokumentów w obrębie danego katalogu. W tym celu użytkownik, definiując schemat numeracji, powinien umieścić w nim sekcję Katalog. Podczas numerowania dokumentów w tej sekcji podstawiany będzie podany w polu symbol katalogu (maksymalnie 5-znakowy). Symbol w numeracji jest alfanumeryczny, jednak obowiązuje zasada, że wpisany tu ciąg może zawierać tylko wielkie litery. Schemat obiegu – możliwość przypisywania domyślnego schematu procesu obiegu dla dokumentów zapisywanych w tym katalogu. Schemat będzie automatycznie proponowany po przypisaniu dokumentu do katalogu w Bibliotece. Folder dla plików w IBARD – w programie istnieje możliwość zapisywania plików poza bazą, na koncie Comarch IBARD.  Z listy folderów na koncie Comarch IBARD możemy wybierać folder na koncie – wtedy pliki na koncie będą umieszczane w tym konkretnym folderze, bądź konto główne – wtedy piki będą zapisywane bezpośrednio na koncie.  

Zakładka [Zakazy] Z tego poziomu użytkownik może zdefiniować dla poszczególnych operatorów uprawnienia dotyczące dokumentów zebranych w tym katalogu. Zakazy dotyczą wtedy wszystkich dokumentów zebranych w tym katalogu. Domyślnie każdy operator ma dostęp do wszystkich dokumentów w katalogu. Aby te prawa zawęzić - na zakładce [Zakazy] użytkownik może wskazać operatora i przydzielić mu zakazy dostępu: Dodawanie – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa zapisu dokumentu w danym katalogu. Jeżeli operator ma zakaz zapisu dokumentów do katalogu, to katalog ten nie jest widoczny na liście katalogów podczas dodawania oraz edycji dokumentów zapisanych w  innym katalogu. Jeżeli na liście w Bibliotece w sekcji Katalogi wybrany jest katalog, do którego operator ma zakaz dodawania dokumentów, to przy próbie dodania nowego dokumentu wyświetlany jest komunikat: Operator nie ma prawa zapisu dokumentów w katalogu, a w polu Katalog podstawiany jest katalog !Domyślny!. Podgląd – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa na podgląd istniejących dokumentów w danym katalogu (po wciśnięciu przycisku lupki). Zakaz ten będzie obowiązywał zarówno na liście Biblioteka dokumentów, jak i przy próbie podglądu dokumentu z poziomu innej transakcji zarejestrowanej w systemie (na przykład z poziomu Faktury Sprzedaży). Zmiana – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do zmian dokumentów w danym katalogu. Przy podglądzie dokumenty będą wyświetlane w trybie tylko do odczytu. Będzie to dotyczyło wszystkich dokumentów katalogu, zarówno tych, gdzie opiekunem jest dany operator, jak i inny. Zakaz ten będzie obowiązywał również przy podglądzie dokumentu z poziomu innej transakcji zarejestrowanej w systemie Comarch ERP Optima. Zmiana cudzych – przy założonym zakazie operator będzie miał prawa do zmiany dokumentów, dla których jest przypisany jako opiekun. Natomiast w przypadku dokumentów, gdzie opiekunem jest inny operator/ pracownik – dokument będzie otwierany w trybie tylko do odczytu. Zakaz ten będzie obowiązywał również przy podglądzie dokumentów z poziomu innych transakcji zarejestrowanych w systemie. Usuwanie – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do usuwania dokumentów w katalogu, niezależnie od tego, kto jest opiekunem dokumentu. Usuwanie cudzych – przy założonym zakazie operator nie będzie miał prawa do usuwania dokumentów, gdzie opiekunem jest inny operator/ pracownik. Natomiast będzie mógł usuwać dokumenty, do których jest przypisany jako opiekun.

Uwaga

Dostęp do zakładki [Zakazy] ma tylko operator z uprawnieniami administratora w programie Comarch ERP Optima.

Użytkownik musi wskazać jeden wybrany schemat numeracji (spośród wszystkich utworzonych w Konfiguracji Firmy/ Definicje dokumentów/ Obieg dokumentów/ Biblioteka dokumentów). Schemat ten będzie traktowany jako domyślny podczas wprowadzania nowych dokumentów do Biblioteki. Ponadto, jeśli schemat zawiera serię, użytkownik może wskazać również serię domyślną.

Użytkownik musi wskazać wybrany schemat numeracji (spośród wszystkich utworzonych w Konfiguracji Firmy/ Definicje dokumentów/ Obieg dokumentów/ Biblioteka dokumentów). Schemat ten będzie traktowany jako domyślny dla automatycznie tworzonych dokumentów Biblioteki, powstałych w wyniku dodawania zapisów w ewidencjach księgowych na podstawie dokumentów zewnętrznych (skanów/plików). Dla dokumentów Biblioteki, tworzonych w wyniku zapisu poszczególnych typów dokumentów w ewidencji księgowej (Ewidencji dodatkowej kosztów/przychodów, Rejestrze sprzedaży/zakupu VAT) można określić różne schematy ze względu na typ dokumentu, z którego powstał. Ponadto, jeśli schemat zawiera serię, użytkownik może wskazać również serię domyślną.