Dokumenty powiązane

Na liście tej określamy definicję dokumentu i domyślną serię dla dokumentów powiązanych ze zleceniem serwisowym. Schemat i seria będą wykorzystywane w trakcie tworzenia FA, RW, PA, WZ, MM, ZD, skojarzonych ze zleceniem. Definicja dokumentu określa sposób numeracji dokumentów powiązanych ze zleceniem serwisowym (zdefiniowany w Konfiguracji Firmy/ Definicja dokumentów/ odpowiednio: Handel/ Faktura sprzedaży/ Paragon/ Zamówienie u dostawcy, Magazyn/ Przesunięcie międzymag./ Rozchód wewnętrzny/ Wydanie zewnętrzne). Seria – domyślna seria jaka będzie proponowana przy wystawianiu dokumentów powiązanych ze zleceniem serwisowym. Serię wybieramy z wcześniej zdefiniowanej listy serii (Konfiguracja Firmy/ Definicja dokumentów/ odpowiednio: Handel/ Serie dokumentów, Magazyn/ Serie dokumentów).

Automat zleceń cyklicznych

W tym miejscu użytkownik może dokonać konfiguracji programu w celu automatycznego generowania zleceń serwisowych na podstawie wzorca zleceń cyklicznych.

Okno konfiguracji Automatu Zleceń Cyklicznych
Operator – operator, w imieniu którego będą automatycznie generowane zlecenia cykliczne. Hasło – hasło wybranego operatora (jeśli zostało ustawione).
Wysyłka e-mail – jeżeli po wygenerowaniu zlecenia cyklicznego ma zostać utworzona wiadomość e-mail z informacją dla klienta o zaplanowanym dla niego zleceniu serwisowym, należy wskazać:
  • Konto e-mail – konto ustawione w Konfiguracji Programu/ CRM/ Konta e-mail, którego wybrany operator jest użytkownikiem.
  • Realizacja wysyłki e-mail – pozwala na wybór, czy utworzona wiadomość zostanie wysłana od razu po utworzeniu, czy też zapisana w folderze Robocze z możliwością późniejszej wysyłki przez Operatora.
Realizacja wysyłki sms – dla automatycznie wygenerowanych zleceń cyklicznych możliwe jest utworzenie wiadomości SMS dla klienta z informacją o zaplanowanym dla niego zleceniu serwisowym. Wiadomość SMS może zostać wysłana natychmiast po utworzeniu, lub zapisana z możliwością późniejszej wysyłki przez Operatora. Uruchom generowanie zleceń cyklicznych o godzinie – godzina, o której uruchamiany będzie Automat, czyli tworzone będą zlecenia cykliczne oraz wiadomości e-mail/SMS.
Przycisk  wywołuje listę logów z operacji wykonywanych przez Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych z włączonym filtrowaniem do zleceń cyklicznych dla tej firmy. Na dole okna znajduje się sekcja z informacją o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona. W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna.

Parametry

Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi zbiorczo za pomocą usług należy z tego poziomu zaznaczyć parametry Fakturowanie zbiorcze czynności oraz Fakturowanie zbiorcze części. Użytkownik ma możliwość zdefiniowania domyślnej usługi z cennika, którą mają być fakturowane czynności i części. Po zaznaczeniu parametru Ustaw domyślne wprowadzone ustawienia są przenoszone na zlecenia (zakładka [Czynności], [Części]). Z poziomu formularza zlecenia użytkownik ma możliwość zmiany ustawień.
Aby fakturować czynności i części powiązane ze zleceniami serwisowymi w cenach brutto należy z tego poziomu zaznaczyć parametr Fakturowanie zleceń w cenach brutto. Jeżeli czynności na zleceniach realizowane są wg terminu możliwe jest automatyczne wyliczanie ich Czasu trwania w oparciu o dane wprowadzone na Formularzu czynności w polach Termin od oraz Termin do. W tym celu należy zaznaczyć parametr Automatycznie uzupełniaj czas trwania czynności wg terminu dostępny w System/ Konfiguracja/ Serwis/ Parametry. W obszarze Parametry istnieje ponadto możliwość określenia rodzaju kursu, jaki ma być stosowany przy przeliczaniu cen na zleceniach w walutach obcych:
  • wg kursu na zleceniu – ceny czynności oraz części będą przeliczane w oparciu o kurs określony przez Operatora na formularzu zlecenia serwisowego,
  • wg aktualnego kursu – ceny czynności oraz części będą przeliczane wg kursu domyślnego, pobieranego z konfiguracji programu w momencie wprowadzania konkretnej pozycji na zlecenie.
W obszarze Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu możliwe jest również zdefiniowanie domyślnych ustawień dotyczących fakturowania czynności i części dodawanych na zlecenie serwisowe. Użytkownik ma możliwość wskazania jednej z trzech opcji:
  • Globalne – skutkuje pojawieniem się parametrów: Fakturowanie czynności oraz Fakturowanie części. Ustawienia te będą przenoszone odpowiednio na Formularz czynności oraz Formularz części na Zleceniu serwisowym.
Uwaga
Domyślnie w Konfiguracji zaznaczona jest opcja Globalne: Fakturowanie czynności.
  • Kontrahenta spowoduje, że ustawienia domyślne będą pobierane z karty kontrahenta wybranego na Zleceniu serwisowym. Stosowne parametry znajdują się w menu Ogólne/Kontrahenci, na Formularzu kontrahenta – zakładka [Handlowe], panel Zlecenia serwisowe.
Uwaga
Panel Zlecenia serwisowe na Formularzu kontrahenta jest widoczny tylko w przypadku pracy z modułem Serwis oraz jeśli w Start/Konfiguracja/ Firma/ Serwis/ Parametry zaznaczono opcję Kontrahenta.
Uwaga
Ustawienia domyślne można zdefiniować tylko dla podmiotu o typie Kontrahent. W  przypadku, gdy zlecenie jest wystawiane dla podmiotu innego typu (urząd, bank, pracownik etc.) – na formularze czynności i części pobierane będą ustawienia Globalne.
  • Urządzenia spowoduje, że ustawienia domyślne dot. fakturowania czynności i części będą pobierane z formularza Urządzenia wybranego na Zleceniu serwisowym. Jeśli na zleceniu nie wybrano urządzenia  podczas dodawania czynności i części na zlecenie pobierane będą ustawienia Globalne.
W obszarze Wskazanie cech dla części są widoczne parametry związane z cechami dostaw. Sekcja dostępna jest tylko i wyłącznie wtedy, gdy w programie jest licencja na moduł Handel Plus:
  • Automatyczny wybór ocechowanych dostaw - po zaznaczeniu parametru aktywowana jest funkcja automatycznego wskazywania partii dostaw na częściach zlecenia serwisowego. Dla każdej części zlecenia serwisowego, która na formularzu towaru, na zakładce [Atrybuty] ma wskazany atrybut z parametrem Przenosić na dostawy, na oknie wyboru partii zostaną automatycznie wskazane pobierane dostawy, zgodnie z metodą rozliczania magazynu wybraną w konfiguracji (FIFO, LIFO). Funkcja działa analogicznie jak opisana w artykule Automatyczne wskazanie rozchodowanych partii towaru na dokumentach rozchodowych. W nowych bazach danych powyższy parametr jest domyślnie zaznaczony.
  • Obowiązek wyboru partii dla części na zleceniu serwisowym -przypomina o konieczności uzupełnienia partii dla części na zleceniu serwisowym posiadających atrybut z parametrem Przenosić na dostawy. Kontrola wskazania partii następuje podczas tworzenia powiązanych dokumentów magazynowych do zlecenia serwisowego.
   

Statusy zleceń

Użytkownik może definiować własne statusy zleceń (etapy realizacji), które później można wybierać na formularzu zlecenia. Na liście znajduje się kolumna: kod (20 znaków), opis (250 znaków) oraz parametr do zaznaczenia data. Dla każdego statusu zlecenia można określić, czy jest on skojarzony z polem typu data. Jeśli tak, to po wybraniu statusu na zleceniu oprócz możliwości wpisania opisu jest również możliwość określenia daty (np. data powrotu z serwisu zewnętrznego, data sprowadzenia części itp.). Lista obsługiwana jest przez następujące przyciski:  Dodaj – umożliwi dodanie nowego statusu.  Edycja – umożliwia zmianę statusu.  Usuń – powoduje usunięcie statusu. Użytkownik ma możliwość pozycjonowania statusów zleceń na liście, dzięki czemu może ustalać priorytety dla poszczególnych statusów. Przesuwanie pozycji w górę/ w dół jest możliwe za pomocą metody „przeciągnij i upuść”. Podczas wystawiania zlecenia statusy pojawią się w kolejności ustalonej na tej liście.  Przywróć poprzedni stan – po zmianie pozycji w górę/ w dół można przywrócić poprzedni stan.  Zamknij – umożliwia zamknięcie okna.

Dokumenty

Na liście tej określamy definicję dokumentu i domyślną serię. Schemat i seria będą wykorzystywane w trakcie dopisywania nowych zleceń serwisowych. Użytkownik ma możliwość zmiany schematu oraz serii. Definicja dokumentu określa sposób numeracji zleceń serwisowych (zdefiniowany w Konfiguracji Firmy/ Definicja dokumentów/ Serwis/ Zlecenia serwisowe). Seria – domyślna seria jaka będzie proponowana przy wystawianiu zleceń serwisowych. Serię wybieramy z wcześniej zdefiniowanej listy serii (Konfiguracja Firmy/ Definicja dokumentów/ Serwis/ Serie dokumentów).