Wiadomości SMS

Na wstążce programu (w górnym menu ikon) z poziomu poszczególnych list i formularzy znajduje się przycisk Wyślij SMS: Po naciśnięciu przycisku   otwiera się okno do wpisania wiadomości SMS: Naciśnięcie strzałki pod przyciskiem Wyślij SMS pozwala wybrać zdefiniowany wcześniej szablon. W takim przypadku wskazany szablon jest od razu podstawiany na wiadomość sms.

Na formularzu wiadomości sms dostępne są dwie zakładki [Ogólne] i [Dokumenty]. Na zakładce [Ogólne] znajdują się pola: Szablon – możliwość wybrania szablonu zdefiniowanego uprzednio w Konfiguracji szablonów, Podmiot – rozwijana lista z wyborem odbiorcy wiadomości sms. Lista zawiera kod, nazwę podmiotu i numer telefonu dla SMS. Po naciśnięciu przycisku Podmiot widoczna jest książka adresowa, z której również można poprzez przycisk  wskazać podmiot, do którego ma zostać wysłany SMS. Wybór podmiotu jest możliwy spośród Kontrahentów, Pracowników (w tym Właścicieli), Urzędów i Banków. Dla każdego kontrahenta dostępna jest lista jego aktywnych przedstawicieli wraz z ich numerami telefonów SMS.

Numer telefonu – pole do wpisania numeru telefonu, na jaki ma zostać wysłana wiadomość SMS. Przy wysyłaniu wiadomości program sprawdza poprawność wpisanego numeru.  Do czasu wysłania wiadomości sms numer telefonu oraz treść podlegają edycji. Na zakładce [Ogólne] formularza wiadomości SMS dostępne są przyciski: Wyślij wiadomość SMS – przycisk dostęny tylko na dodawanej i roboczej wiadomości SMS, służy do wysłania wiadomości. Zapisz zmiany <Ctrl+Enter> – przycisk służy do zapisania wiadomości, nie skutkuje wysłaniem SMS. W przypadku wiadomosci jeszcze nie wysłanych, SMS zostaje zapisany jako roboczy. Taki SMS jest widoczny na liście w kolorze zielonym, do czasu wysłania podlega edycji.  Anuluj zmiany. W dolnej części okna jest dostępna informacja, ile znaków pozostało do wykorzystania na przygotowywanym SMS. Jeden SMS zawiera 160 znaków. Po przekroczeniu liczby znaków dopuszczalnych w jednym smsie pojawi się dodatkowa informacja o ilości SMS, w których zostanie wysłany wpisany tekst. W takim przypadku w programie na liście będzie widoczna jedna wiadomość, natomiast podczas wysyłania zostanie podzielona na kolejne SMSy. Nie zalecamy używania polskich znaków w wiadomości SMS, ponieważ w takiej sytuacji wiadomość SMS może zostać podzielona na większą liczbę smsów. Poniżej znajduje się informacja odnośnie dostępnej ilości SMS na koncie użytkownika. Na zakładce [Dokumenty] widoczne są dokumenty skojarzone, z poziomu których był wysyłany SMS.

Użytkownik może poprzez ikonę  wiązać SMSa z dokumentami wystawionymi w programie: Z poziomu zakładki [Dokumenty] można również tworzyć i wiązać z SMSem kontakty i zadania CRM oraz dokumenty w module Obieg Dokumentów.  Zakładka [Dokumenty] jest aktywna również dla już wysłanych SMSów. Wysyłanie SMS z poziomu formularza w programie: Jeśli na formularzu można wybrać podmiot, zostanie on automatycznie uzupełniony w oknie dodawanej wiadomości SMS wraz z numerem telefonu. Przykładowo przy wysyłaniu SMS z poziomu Faktury Sprzedaży, w oknie sms podpowie się kontrahent wybrany na FA wraz z numerem telefonu SMS ustalonym uprzednio na jego karcie (menu Ogólne/ Kontrahenci). Przed wysłaniem wiadomości SMS dokument zostaje automatycznie zapisany! Dlatego nie można wysłać wiadomości SMS z poziomu formularza dokumentu, którego nie można zapisać. W takim przypadku użytkownik otrzyma stosowny komunikat: Wydruk niemożliwy. Nie można zapisać formularza. Wysyłanie SMS z poziomu listy: Wysyłanie SMS z poziomu listy działa w trybie wysyłania seryjnego. W miarę możliwości do SMSów od razu przypisywany jest podmiot. Oznacza to, że:

Obsługa SMS przebiega na zasadzie pre-paid. Użytkownik najpierw musi wykupić pakiet SMS, a dopiero potem może wysyłać wiadomości z poziomu programu. Po zakupie pakietu zostaje zwiększona pula jego SMS, z której może korzystać. Ilość smsów, jaka jeszcze pozostała do wykorzystania, jest widoczna na formularzu sms.

Uwaga

Pula SMS jest przydzielona dla użytkownika wg jego ID, niezależnie od wykorzystywanej nazwy nadawcy. Nawet, jeśli uzytkownik będzie miał zdefiniowanych wiele nazw nadawcy, wszyscy będą korzystac z tej samej puli dostepnych SMS. 

W menu Ogólne w sekcji w sekcji SMS jest dostępny przycisk  umożliwiający zakup pakietów SMS: Zamawiana ilość – należy podać, ilość pakietów sms jaką użytkownik chce zamówić. Jeden pakiet umożliwia wysłanie 300 wiadomości. Cena brutto – cena jednego pakietu zawierającego 300 smsów. Wartość zamówienia – wyliczona w oparciu o cenę pakietu i wskazaną ilość.

Dotyczy wersji: 2020.1.1

Wybierz adres e-mail, na który przesłane zostanie potwierdzenie płatności – można wybrać adres e-mail inny, niż podany w konfiguracji (Start/Konfiguracja/Firma lub Program/SMS/SMS).

Płatność za zamówienie jest realizowana przez serwis płatności on-line Przelewy24. Jeśli zakup się powiedzie, użytkownik może rozpocząć wysyłanie smsów.  

Poprzez Comarch ERP Optima można wysyłać wiadomości sms, dzięki czemu użytkownicy mogą automatycznie informować swoich Klientów o nieuregulowanych płatnościach, informować ich o stanie realizacji ich zamówień, itp. W menu Ogólne na wstążce znajduje się grupa SMS: Aby możliwe było wysyłanie wiadomości sms należy przeprowadzić konfigurację oraz wykupić pakiet.

Uwaga

Wysyłka sms jest realizowana przez serwisy zewnętrzne. Identyfikują one użytkownika w oparciu o jego numer identyfikacyjny (ID). W przypadku wysyłania sms z poziomu Comarch ERP Optima ID klienta jest ustalane na podstawie numeru klucza zabezpieczającego.

Konfiguracja SMS opisana jest szczegółowo w artykule o konfiguracji SMS.

Użytkownik może definiować szablony wiadomości SMS, które później można wykorzystywać przy wysyłaniu SMS. Dzięki temu nie musi każdorazowo przy wysyłaniu SMS ręcznie wpisywać powtarzających się treści. Wysłanie SMS w programie jest możliwe prawie z każdej listy i formularza. Użytkownik może tworzyć odrębne szablony dla poszczególnych miejsc w programie. Na wstążce (w górnym menu ikon) dostępny jest przycisk Wyślij SMS: Po wciśnięciu strzałki na przycisku Wyślij SMS dostępna jest Konfiguracja szablonów SMS oraz lista już zdefiniowanych szablonów SMS:

Z poziomu konfiguracji użytkownik może dodawać i modyfikować szablony. Przyciski dostępne w panelu konfiguracji szablonów SMS:  Dodaj szablon  Edytuj szablon  Usuń szablon  Podłącz szablon do procedury – można podpiąć szablon zdefiniowany dla innej procedury. Będzie widoczny z poziomu danego okna pod opcją Wyślij SMS.  Odłącz szablon od procedury – po odłączeniu szablon nie będzie widoczny z poziomu danego okna pod opcją Wyślij SMS.  Znajdź szablon

Lista tworzonych w programie wiadomości SMS jest dostępna w menu Ogólne/ SMS:

Lista zawiera kolumny: Filtrowanie: Status (wysłane/ robocze/ wszystkie) – wiadomości robocze/niewysłane widoczne są na liście w kolorze zielonym. Są to wiadomości przygotowane do wysłania. Smsy wysłane widoczne są w kolorze czarnym. Kontrahent – możliwy jest wybór kontrahenta, pracownika, wspólnika, banku czy urzędu. Lista zostanie zawężona do wybranego podmiotu. W oknie nowej wiadomości sms widoczny jest podmiot wybrany na liście smsów (z możliwością zmiany). Przyciski dostępne na liście wiadomości SMS:  Wyślij wiadomość SMS – seryjne wysłanie zaznaczonych, roboczych wiadomości SMS. Jeśli nie zaznaczono kilku wiadomości, przycisk wysyła SMS dla pozycji podświetlonej na liście. Opcja wysłania SMS jest również dostępnadla wiadomości roboczej w menu kontekstowym wyświetlanym pod prawym przyciskiem myszy.  Dodaj wiadomość.  Edytuj wiadomość.  Usuń wiadomość.

Uwaga

Uwaga: W wiadomościach SMS nie są wysyłane polskie znaki diakrytyczne.

W przypadku kopiowania wiadomości SMS, jeśli szablon wybrany na kopiowanej wiadomości nie jest podpięty pod procedurę Formularz wiadomości sms, na kopiowaną wiadomość przeniesie się treść, ale pole szablon będzie puste.

W szablonie SMS zdefiniuje się wzorcową treść wiadomości, którą można wykorzystać przy wysyłaniu sms. Użytkownik może zdefiniować dowolną ilość szablonów dla każdej listy i formularza. Jeden z nich można określić jako Domyślny. Szablon domyślny podpowie się automatycznie po wybraniu opcji wysłania sms (bezpośrednio na formularzu operator może wybrać inny). W treści sms można wykorzystać makra widoczne na rysunku poniżej (opcja jest dostępna pod prawym przyciskiem myszy). Wprowadzanie makr w treści szablonu jest uzasadnione tylko w przypadku smsów wysyłanych z poziomu formularza konkretnego podmiotu/ dokumentu. Wtedy podczas wysyłania wiadomości pod makra zostaną podstawione dane, np. w przypadku makra Numer dokumentu w wiadomości sms wysyłanej z poziomu Faktury Sprzedaży będzie widoczny numer tej Faktury. W przypadku smsów, gdzie nie jest możliwe powiązanie wiadomości z konkretnym dokumentem (na przykład smsy wysyłane z poziomu list), makra nie zostaną wypełnione danymi. Dodatkowo w treści SMS istnieje możliwość użycia funkcji GetSQL. Za pomocą polecenia GetSQL można pobrać dodatkowe informacje, niedostępne w ramach standardowych makr. Więcej informacji na temat predefiniowanych w programie makr dostępne jest tutaj.

Pod treścią sms znajduje się licznik już wykorzystanych znaków: Szablon zawiera .. znaków. Jest to liczba orientacyjna, podczas wysyłania sms po podstawieniu pod makra właściwych wartości ilość znaków może ulec zmianie.

Na formularzu Kontrahenta, Pracownika, Właściciela, Urzędu i Banku (menu Ogólne) znajduje się pole służące do wpisania numeru telefonu komórkowego przeznaczonego dla wiadomości sms – Telefon SMS.

Uwaga

Wiadomości SMS wysyłane są tylko na polskie numery telefonów. Nie ma możliwości wysłania wiadomości SMS na numer zagraniczny.

W przypadku kontrahenta obok pola z telefonem sms znajduje się opcja umożliwiająca wysłanie wiadomości sms. Dla kontrahenta można również zdefiniować indywidualne numery telefonów sms jego poszczególnych przedstawicieli (menu Ogólne/ Kontrahenci – karta kontrahenta, zakładka [Dodatkowe], tabela Przedstawiciele, formularz Przedstawiciela pole Telefon SMS). Można również zdefiniować indywidualny numer telefonu sms dla wiadomości wysyłanych poprzez automatyczną windykację należności w rozdziale CRM Plus. Na liście kontrahentów z pośród kolumn dodatkowych można wybrać kolumnę Telefon SMS, podobnie na liście Przedstawicieli widocznej na karcie kontrahenta, na zakładce [Dodatkowe]. Więcej informacji na temat konfiguracji wysyłki wiadomości SMS znajduje się tutaj.

Telefon SMS – eksport i import kontrahentów z arkusza MS Excel

Na liście kontrahentów (menu Ogólne/ Kontrahenci) w lewym dolnym rogu okna jest dostępna opcja eksportu kontrahentów do arkusza MS Excel  . Podczas eksportu danych do arkusza wysyłana jest również informacja o numerze telefonu SMS (kolumna TelefonSMS). Funkcja może być wykorzystana do uzupełnienia numeru telefonu sms na podstawie numeru telefonu wpisanego wcześniej w innym polu. W tym celu wystarczy wysłać dane kontrahentów do arkusza i skopiować wartość z kolumny Telefon lub Telefon2 do kolumny TelefonSMS. Następnie na liście kontrahentów wykonać import z arkusza MS Excel z opcją aktualizacji danych dla istniejących kontrahentów (przycisk ).

W menu Ogólne, w sekcji SMS dostępny jest Raport wysłanych z programu smsów. Raport jest pobierany z serwisu obsługującego wysyłanie smsów – obejmuje ostatnich siedem dni. Lista składa się z kolumn:

 

W przypadku dokumentów, gdzie na zakładce [Dokumenty] jest dostępna tabela z zadaniami i kontaktami CRM, poprzez przycisk  można dodawać wiadomości sms i wiązać z dokumentem już istniejące smsy.