Weryfikacja pozycji na dokumencie zaimportowanym z KSeF

Podczas importowania faktur zakupu, przy wyszukiwaniu pozycji w pierwszej kolejności weryfikowane jest, czy w bazie istnieje produkt o kodzie EAN odczytanym z zaimportowanej z KSeF faktury. Jeżeli nie ma takiego kodu EAN w bazie, wówczas weryfikowana jest nazwa. Jeżeli w cenniku znajduje się pozycja o wskazanym kodzie EAN lub nazwie, wówczas dodawana jest na dokument.

Jeżeli w bazie nie ma pasującej pozycji, podczas importowania faktur zakupu proponowane jest założenie kart towarów/usług. Pojawia się wówczas okno Wybierz parametry dodawanych towarów, na którym widoczne są wszystkie pozycje dokumentu, które nie zostały odnalezione w bazie:

Import z KSeF faktur korygujących do faktur zakupu

Podczas importu dokumentów korygujących z KSeF program weryfikuje, czy na liście faktur zakupu znajduje się zatwierdzona faktura, do której odnosi się korekta. Jeśli taka faktura istnieje, korekta zostanie prawidłowo przeniesiona na listę faktur VAT i powiązana z fakturą zakupu.

W sytuacji gdy korygowana faktura zakupu nie zostanie odnaleziona w systemie, program wyświetli komunikat: Nie dodano dokumentu [numer dokumentu]. Na liście faktur zakupu nie istnieje dokument, do którego jest utworzona korekta.

Jeśli w programie nie ma dokumentu korygowanego, użytkownik ma możliwość utworzenia pierwotnej faktury zakupu, dla której korekta zostanie przeniesiona na listę faktur zakupu . Na formularzu pierwotnej faktury zakupu znajduje się pole Nr KSeF, w którym należy uzupełnić numer identyfikujący fakturę korygowaną w KSeF. Jeżeli Użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego, to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego.

Zakładka [KSeF] na zaimportowanych dokumentach sprzedażowych

Na formularzu faktury zakupu widnieje zakładka [KSeF]. Po lewej stronie okna znajduje się podgląd dokumentu zaimportowanego z KSeF.

Na zakładce [KSeF] znajdują się następujące pola:

Numer dokumentu – numer dokumentu nadany w KSeF, numer zwracany jest bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO.

Forma płatności – wybrana płatność dla KSeF, przenoszona z dokumentu na zakładkę [KSeF] z możliwością edycji pola.

Data przyjęcia – data przesłania faktury do KSeF określona jako data wystawienia.

Środowisko – środowisko pracy z KSeF, wskazane w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.

Link weryfikacyjny – link przenoszony z podglądu faktury zakupu zaimportowanej z KSeF służący do weryfikacji danych w KSeF.

Zakładka [KSeF] jest dostępna również na dokumentach zakupowych wprowadzonych ręcznie. Użytkownik ma wtedy możliwość ręcznego uzupełnienia dostępnych pól. Wprowadzone w tym miejscu dane są przenoszone do Rejestru VAT.

Przenoszenie dokumentów z KSeF na listę faktur zakupu w module Handel

Możliwość przeniesienia faktur zakupu oraz korekt do faktur zakupu pobranych z KSeF na listę faktur zakupu dostępna jest w menu KSeF/ Faktury/Zakup oraz w menu Handel/Faktury zakupu.

Faktury zaliczkowe do faktur zakupu mogą być przenoszone wyłącznie do rejestru VAT zakupu. Podczas próby przeniesienia faktury zaliczkowej na listę faktur zakupu pojawi się informacja: Nie dodano dokumentu [Numer dokumentu]. Nie można dodać faktury zaliczkowej, fakturę można przenieść do rejestru VAT.

Import z listy faktur z KSeF

Po przejściu na listę KSeF/ Faktury z KSeF program automatycznie rozpoczyna pobieranie faktur za okres dwóch miesięcy wstecz. Przy kolejnym otwarciu listy faktury pobierane są za okres, który upłynął od daty ostatniego pobrania. Podczas pobierania faktur z KSeF wyświetlone zostaje okno informujące o przebiegu procesu.

Dla każdego pobranego dokumentu można otworzyć formularz wraz z podglądem dokumentu, klikając dwukrotnie prawym przyciskiem myszy lub używając przycisku Zobacz dokument .

Na podstawie podglądu można wstępnie zweryfikować dokument, sprawdzić kontrahenta, wartości dokumentu, formę płatności, datę przyjęcia w KSeF.

Z poziomu edytowanego formularza dokumentu można wybrać kwalifikację: Do handlu, co po zatwierdzeniu zmian ikoną Przenieś spowoduje utworzenie faktury zakupu widocznej na liście w menu Handel/ Faktury zakupu.

Fakturę zakupu można również utworzyć z listy dokumentów z KSeF poprzez zaznaczenie jednego lub kilku dokumentów, a następnie kliknięciu przycisku Przenieś do handlu.

Po wygenerowaniu faktury zakupu, taki dokument otrzyma status FZ.

Jeżeli w bazie nie ma pasującej pozycji, podczas importowania faktur zakupu proponowane jest założenie kart towarów/usług, bądź wskazanie odpowiadającego towaru z bazy. Pojawia się wówczas okno Wybierz parametry dodawanych towarów, na którym widoczne są wszystkie pozycje dokumentu, które nie zostały odnalezione w bazie:

Import na liście faktur zakupu

Na liście faktur zakupu dostępny jest przycisk KSeF pozwalający na pobranie faktur z KSeF. Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:

Dodaj faktury – otwierane jest okno Faktury z KSeF, a następnie pobierane są wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno Faktury z KSeF, z dostępną zakładką [Zakup] Z poziomu listy faktur z KSeF użytkownik może przenieść dokumenty do handlu w sposób opisany wyżej.
Dodaj fakturę – pobierany jest pojedynczy dokument. Pojedynczą fakturę z KSeF można pobrać na podstawie numeru KSeF identyfikującego dokument na platformie KSeF:

lub podając numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP Kontrahenta, gdzie również należy wskazać przedział czasowy w jakim został wystawiony ten konkretny dokument:

Nie ma możliwości ponownego pobrania faktury zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel. Podczas próby pobrania takiego dokumentu program wyświetli komunikat: Nie dodano dokumentu. Faktura [numer dokumentu] znajduje się na liście faktur zakupu w module Handel.

Nie jest możliwe również pobranie dokumentu, który został wystawiony na, lub przez numer NIP niezgodny z NIPem uzupełnionym w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. Podczas próby pobrania takiego dokumentu program wyświetli komunikat: Nie dodano dokumentu. Dokument nie został wystawiony przez / dla podatnika.

W sytuacji, jeśli użytkownik w polu Numer faktury wprowadzi numer własnej faktury sprzedaży wysłanej do KSeF pojawi się komunikat: Nie można dodać faktury sprzedaży.

Import dokumentów na listę faktur z KSeF

Jeżeli użytkownik chce pobrać faktury z innego zakresu dat, może tego dokonać za pomocą:

przycisku Pobierz faktury, który jest dostępny na wstążce w pasku głównym programu,
opcji Pobierz faktury, która jest dostępna na liście faktur z KSeF w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy (dostępny skrót klawiszowy <Ctrl>+<Shift>+<P>).

Po naciśnięciu przycisku Pobierz faktury lub wybraniu w menu kontekstowym opcji Pobierz faktury należy wskazać, za jaki okres faktury mają zostać pobrane. Dokumenty są przenoszone na listę Faktury z KSeF po naciśnięciu przycisku Pobierz. Jeżeli dokument został już wcześniej zaimportowany to przy ponownym pobieraniu nie zostanie dodany ponownie.

Dokumenty po zaimportowaniu należy zweryfikować i zdecydować, czy mają być przeniesione do rejestru VAT, czy do handlu. Opcje zostały szczegółowo opisane w artykułach:

Na formularzu znajduje się przycisk Przenieś, po wybraniu którego dokument jest przenoszony zgodnie ze wskazaną kwalifikacją.

Po lewej stronie okna widoczny jest podgląd dokumentu pobranego z KSeF. Na podstawie podglądu można wstępnie zweryfikować dokument, sprawdzić kontrahenta, wartości dokumentu, formę płatności, datę przyjęcia w KSeF

Na zakładce [Ogólne] wyświetlane są następujące sekcje:

Kwalifikacja – umożliwia zakwalifikowanie dokumentu do przeniesienia do rejestru VAT lub handlu. Domyślnie zaznaczona jest opcja Jeżeli użytkownik nie chce przenosić dokumentu do rejestru VAT lub do handlu, to powinien zaznaczyć opcję Do archiwum.
KSeF znajdują się dane przeniesione z dokumentu pobranego z KSeF. Dane te nie są możliwe do edycji.
Sprzedawca – jeśli w programie istnieje kontrahent o numerze NIP podanym na fakturze z KSeF, to zostanie zaznaczona opcja Istniejący kontrahent oraz wyświetli się akronim tego kontrahenta. Kontrahenta można zmienić poprzez wskazanie innego z dostępnej listy kontrahentów. Jeśli nie uda się zidentyfikować kontrahenta zostanie zaznaczona opcja Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu. W takim przypadku po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT lub handlu zostanie założona nowa karta kontrahenta.

Pozostałe – można wskazać kategorię, formę płatności i termin płatności, które zostaną przeniesione na fakturę zakupu. Forma i termin płatności pobierane są w oparciu o wybór w sekcji Sprzedawca. Jeżeli zostanie

zaznaczona opcja Istniejący kontrahent to forma płatności oraz termin płatności zostaną przeniesione z karty kontrahenta, dane można edytować. W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe nie zostaną uzupełnione. Użytkownik może ręcznie uzupełnić te dane, zostaną one przeniesione na nowo założoną kartę kontrahenta, oraz na dokument przenoszony do handlu. Jeżeli forma płatności oraz termin płatności nie zostaną uzupełnione przed przeniesieniem dokumentu do handlu, to na karcie kontrahenta zostanie ustawiona domyślna forma płatności z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności wraz z wskazanym na niej terminem płatności. W przypadku braku domyślnej formy płatności w Konfiguracji, na karcie kontrahenta ustawiana jest gotówka. Ustawienia te przenoszone są na dokument, do handlu.

Na zakładce [Atrybuty] istnieje możliwość dodania atrybutu dokumentu lub kontrahenta. Dodanie/ usunięcie dodanego wcześniej atrybutu nie jest możliwe na dokumentach przeniesionych do rejestru VAT lub Handlu.

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT

Możliwość przeniesienia faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT jest dostępna w menu KSeF/ Faktury oraz w menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT.

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT z menu KSeF/ Faktury

Faktury pobrane z KSeF można przenieść do rejestru VAT z menu KSeF/ Faktury na dwa sposoby:

Z poziomu formularza dokumentu z KSeF. W pierwszej kolejności na dokumencie z KSeF w polu Kwalifikacja należy wybrać opcję Do rejestru VAT oraz wskazać rejestr, do którego ma trafić dokument. Domyślnie ustawiany jest pierwszy rejestr z listy. Po zaznaczeniu opcji Do rejestru VAT aktywny staje się przycisk Przenieś, po naciśnięciu którego faktura jest przenoszona do rejestru VAT
Z listy Faktury z KSeF – po zaznaczeniu faktur i naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru VAT.

W celu uzupełnienia docelowego rejestru VAT można skorzystać z operacji seryjnej Zmień rejestr. Jeżeli użytkownik nie skorzysta z tej opcji to podczas przenoszenia do rejestru VAT pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury. Domyślnie podpowiadany jest pierwszy rejestr z listy.

Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT, ewid. dodatkowej i na fakturach zakupu to podczas przenoszenia dokumentów do rejestru VAT następuje kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT zgodnie kryteriami wskazanymi w Konfiguracji. W przypadku wystąpienia duplikatów, dokumenty nie są przenoszone do rejestru VAT.

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT oraz na fakturze wskazano formę płatności o typie gotówka to w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający fakturę. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas przenoszenia dokumentów pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas przenoszenia kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie.

Przenoszenie faktur pobranych z KSeF bezpośrednio na listę dokumentów w rejestrze VAT

Na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu oraz sprzedaży dostępny jest przycisk KSeF, który umożliwia pobranie faktur oraz pobranie pojedynczej faktury z KSeF. Przycisk jest aktywny jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Prawo do odbierania e-Faktur oraz odpowiednio Zakup i/lub Sprzedaż.

Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:

Dodaj faktury – wybór opcji otwiera listę Faktury z KSeF, na którą pobierane są wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. Po wybraniu opcji z poziomu rejestru VAT zakupu wyświetlana jest lista Faktury z KSeF z widoczną tylko zakładką [Zakup]. Po wybraniu opcji z poziomu rejestru VAT sprzedaży wyświetlana jest lista Faktury z KSeF z widoczną tylko zakładką [Sprzedaż]. W filtrze pod listą Faktury z KSeF w polu Dokumenty domyślnie wskazana jest opcja Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT.

Po naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru VAT, jeżeli na którymś z zaznaczonych dokumentów nie określono rejestru, pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury. Domyślnie podpowiadany jest pierwszy rejestr z listy.

Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.

Dodaj fakturę – wybór opcji umożliwia import pojedynczej faktury z KSeF do rejestru VAT. Po wyborze opcji Dodaj fakturę pojawia się okno wraz z domyślnie zaznaczoną opcją numer KSeF.

Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer KSeF.

Użytkownik ma możliwość wyboru opcji numer faktury i NIP kontrahenta. Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP. Istnieje również możliwość wskazania kontrahenta z listy kontrahentów oraz zakresu dat.

Faktura dodawana jest do rejestru wskazanego w filtrze pod listą dokumentów w rejestrze VAT.

Jeżeli w polu Rejestr wybrana jest opcja -wszystkie- to pojawia się dodatkowe okno, na którym istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego faktura zostanie dodana.

Po naciśnięciu przycisku Dodaj dokument na oknie Dodawanie faktury z KSeF wyświetlany jest formularz dokumentu w rejestrze VAT, który podlega edycji przez użytkownika. Jeżeli faktura została już wcześniej przeniesiona do rejestru VAT to dokument podlega edycji pod warunkiem że nie jest zaksięgowany, nie uzupełniono na nim predekretacji a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.

Nie ma możliwości pobrania do rejestru VAT zakupu faktury zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel oraz faktury, która została zakwalifikowana do modułu Handel. Nie jest również możliwe pobranie dokumentu, który nie został wystawiony przez / dla podatnika.

Wygląd dokumentu przeniesionego do rejestru VAT zakupu:

Na dokumencie dodanym w rejestrze VAT a pobranym z KSeF:

Po lewej stronie wyświetlany jest podgląd dokumentu.
Akronim kontrahenta pobierany jest z bazy, a nazwa i adres kontrahenta pobierane są na podstawie informacji otrzymanych z KSeF.
Numer rachunku bankowego, forma płatności oraz termin płatności pobierane są z KSeF.
Na dokumencie w rejestrze VAT zakupu data wpływu, data wystawienia, data obowiązku podatkowego oraz miesiąc rozliczenia w VAT ustawiane są zgodnie z datą przyjęcia w KSeF.
Na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży data wystawienia ustawiana jest zgodnie z datą przyjęcia w KSeF.
Na dokumencie walutowym kwoty są przeliczanie po kursie pobranym z KSeF, a w przypadku jego braku, na dokumencie w rejestrze VAT ustawiany jest Kurs ręcznyi wyliczany jest na podstawie odczytanych wartości z dokumentu.
Na dokument w rejestrze VAT zakupu przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii lub karcie kontrahenta (dotyczące zakupu).
Na dokument w rejestrze VAT sprzedaży przenoszone są kody towarowe GTU, procedury: TP, MR_UZlub MR_T oraz typy dokumentów pobrane z KSeF.
Na zakładce [KSeF/JPK]widoczny jest Numer KSeF oraz Data przyjęcia.
Na zakładkę [Notatka/Atrybuty]przenoszona jest notatka uzupełniona na dokumencie KSeF.

Odbiór UPO dla dokumentów wysłanych do KSeF

W celu pobrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru – UPO, na liście faktur sprzedaży należy użyć przycisku Odbierz Dane z KSeF . Opcja działa dla podświetlonego na liście dokumentu lub dla pozycji zaznaczonych na liście, których status KSeF ma wartość Wysłane\ nie odebrano UPO.

Po odebraniu UPO status dokumentu zmieni się na Wysłane\ odebrano UPO, informacja widoczna jest na liście faktur sprzedaży, w kolumnie Status KSeF oraz na otwartym formularzu dokumentu, w zakładce [KSeF]. Szerszy opis zakładki [KSeF] dostępny jest w artykule Zakładka [KSeF] na dokumentach handlowych.

Jeżeli faktura nie została wysłana do KSeF z poziomu programu, to po wybraniu przycisku Odbierz dane z KSeF zostanie wyświetlony komunikat: Brak danych do pobrania.

W przypadku gdy operator nie ma zaznaczonego parametru Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO na karcie operatora, pojawi się następująca informacja przy próbie odbioru UPO: Operator nie posiada uprawnień do odbioru UPO z KSeF.

Wysyłka faktur do KSeF

Dokumenty, które mogą być wysyłane do KSeF:

Faktury sprzedaży (w przypadku, gdy faktura posiada powiązania z wydaniami zewnętrznymi, do KSeF wysyłana jest również informacja o numerach dokumentów WZ)
Faktury VAT marża
Faktury zaliczkowe
Korekty wystawione do wyżej wymienionych dokumentów za wyjątkiem korekty danych

Przed wysłaniem faktury do KSeF, każdorazowo wyżej wymienione dokumenty zostaną zweryfikowane co do zgodności ze strukturą. Po pozytywnej weryfikacji poprawności dokumentu, będzie on mógł zostać przesłany do KSeF.

Istnieją dwie możliwości wysyłki faktur do KSeF:

automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu – wymagane jest zaznaczenie parametrów na karcie operatora, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne]:
Prawo do wysyłania e- faktur/odbioru UPO
Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu.

Podczas wysyłki automatycznej program także weryfikuje dokumenty pod kątem zgodności ze strukturą KSeF. Jeśli są rozbieżności, pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF. Czy chcesz poprawić błędy i zatwierdzić dokument. Tak Nie

Wybór opcji Tak skutkuje powróceniem do edycji dokumentu.
r
Po zaznaczeniu opcji Nie – faktura zostaje zatwierdzona, a program wyświetli ostrzeżenie: Nie udało się wysłać dokumentu do KSeF ze szczegółami dotyczącymi nieprawidłowości w strukturze wysyłanego dokumentu. Po zatwierdzeniu, dokumentu nie będzie można już edytować.

Istnieje także możliwość seryjnego zatwierdzania dokumentów. W przypadku korzystania z wysyłki automatycznej, faktury będą wysyłane natychmiastowo po ich zatwierdzeniu). Podczas wykonywania operacji seryjnego zatwierdzania dokumentów, faktury niezgodne ze strukturą KSeF nie zostaną zatwierdzone ani rozliczone. Zostanie wyświetlony komunikat blokujący to działanie: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF

ręcznie w wybranym przez operatora terminie – po naciśnięciu ikony z poziomu listy faktur

Operator ma możliwość nie tylko wysyłki pojedynczego dokumentu, ale także opcję seryjnego wysyłania faktur do KSeF po zaznaczeniu wybranych faktur na liście. Podczas takiej wysyłki nie ma możliwości uwierzytelnienia przy pomocy tokenu. Również podczas tego typu wysyłki system sprawdzi zgodność dokumentu ze strukturą KSeF. W przypadku rozbieżności pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF.

Po wysłaniu faktury do KSeF oraz pobraniu UPO, na formularzu faktury bądź faktury korygującej, na zakładce [KSeF] automatycznie zostaną uzupełnione pola dotyczące danych faktury w KSeF.

Na wydruku sPrint, faktur, które zostały wysłane do KSeF i dla których pobrano UPO umieszczane są dodatkowe informacje: numer KSeF oraz link weryfikacyjny. Na podstawie linku weryfikacyjnego generowany jest kod QR, który umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF.

Podczas konfigurowania szablonu wiadomości e-mail oraz SMS dla faktur sprzedaży, faktur zakupu i w Rejestrach VAT istnieje możliwość dodania makra z numerem KSeF.

W celu dodania numeru KSeF do szablonu wiadomości, należy na otwartym formularzu szablonu kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Wstaw makro. Z wyświetlonej listy makr należy następnie wybrać pozycję Numer dokumentu KSeF.

Faktury korygujące

Wysłanie do KSeF faktury korygującej możliwe jest, jeśli do faktury korygowanej, która została wcześniej wysłana do KSeF, zostało pobrane UPO. W przeciwnym wypadku korekta nie zostanie wysłana, a program wyświetli stosowną informację:

Faktura sprzedaży, do której wystawiana jest korekta, nie została wcześniej wysłana do KSeF z poziomu programu, należy w pierwszej kolejności wystawić fakturę pierwotną sprzedaży, a następnie ręcznie uzupełnić jej numer KSeF w dedykowanym polu formularza faktury pierwotnej. Podczas wysyłania korekty do faktury pierwotnej, numer ten jest pobierany do pliku w celu powiązania korekty z dokumentem korygowanym na platformie KSeF. Na podstawie tej informacji dokument wysłany do KSeF otrzyma odpowiedni znacznik. Jeżeli użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego.

W sytuacji gdy do KSeF została wysłana faktura zaliczkowa do której nie zostało pobrane UPO, program uniemożliwi wysyłkę faktury sprzedaży rozliczającej daną zaliczkę. Podczas próby wysyłki faktury sprzedaży pojawi się informacja: [Numer faktury] – nie odebrano UPO dla dokumentu zaliczki.

Ustawienia dotyczące KSeF na karcie kontrahenta

Na formularzu kontrahenta, na zakładce [Handlowe], w sekcji KSeF – Krajowy System e-Faktur znajduje się parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF. Jeśli parametr zostanie zaznaczony, faktury wystawiane na danego kontrahenta nie będą wysyłane do systemu KSeF. Pozostawienie niezaznaczonego parametru skutkuje wysyłaniem dokumentów wystawionych na tego kontrahenta do KSeF zgodnie z ustawieniami z karty operatora.

Pole zaznaczane jest automatycznie dla kontrahentów o statusie Osoba fizyczna oraz dla zamówień zaimportowanych z Comarch e-Sklep/e-Sale dla transakcji B2C.

Operacja seryjna KSeF – Krajowy System e-Faktur dostępna na liście kontrahentów, umożliwia seryjne odznaczenie lub zaznaczenie parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF.

Uwaga

Zaznaczenie/ odznaczenie parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF można aktualizować na wystawionej i nie wysłanej do KSeF fakturze, stosując funkcję Aktualizacji danych kontrahenta lub po zaznaczeniu parametru Zmiana opisu i osoby odbierającej na dok., a karcie Operatora, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne].

Operacje dotyczące KSeF w historii zmian

W przypadku pracy na środowisku produkcyjnym każda operacja związana z KSeF jest odpowiednio zapisywana w Historii zmian, w kolumnach:

Data operacji – data wysłania Faktury do KSeF w przypadku wysyłki lub data odbioru UPO – po jego odbiorze.
Kod/ Numer dokumentu – numer dokumentu.
Rodzaj operacji – Wysłanie w przypadku wysyłki do KSeF lub Odbiór UPO – po odbiorze UPO/wyborze ikony Odbierz dane z KSeF.
Operator – imię i nazwisko operatora wysyłającego dokument do KSeF lub. odbierającego UPO.