Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo tutaj.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza.

Aby obliczyć deklarację, należy na liście deklaracji VAT-7 wcisnąć przycisk (znajdujący się obok ikony )  i wybrać z rozwijalnego menu Wersja formularza 20.

Po naciśnięciu przycisku plusa pojawia się zawsze formularz deklaracji w wersji wybranej za poprzedni miesiąc.

Formularz deklaracji VAT-7 składa się z następujących zakładek: 

Na każdej z zakładek formularza deklaracji działają następujące przyciski i klawisze:

Struktura zakupów – przycisk uruchamia funkcję obliczania sprzedaży nieudokumentowanej metodą struktury zakupów.

Przelicz deklarację – przycisk pozwala na przeliczenie deklaracji VAT-7 za wybrany miesiąc, deklaracja może zostać przeliczona również za pomocą klawisza <F8>.

Wyślij deklarację do systemu e-Deklaracje – przycisk służący do wysyłki do systemu e-Deklaracje staje się aktywny po przeliczeniu deklaracji VAT-7 za pomocą przycisku . Po naciśnięciu przycisku  następuje zablokowanie deklaracji i jej wysłanie. Po wysłaniu deklaracji ikona wysyłki zostaje zamieniona na ikonę odbioru UPO .

Dotyczy wersji: 2020.2.1

Uwaga

Dla deklaracji z terminem płatności późniejszym niż 31.12.2019 r., podczas zapisywania deklaracji następuje weryfikacja czy uzupełniony został indywidualny numer podatkowy firmy, który ma pojawić się na płatności. Jeżeli nie został określony, wówczas pojawia się komunikat:

Na oknie z komunikatem dostępny jest link do Generatora mikrorachunku wraz z polem do uzupełnienia numeru Indywidualnego rachunku podatkowego. Po jego uzupełnieniu i zapisaniu zmian za pomocą ikony , numer rachunku zostaje zapisany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa. Podany tu numer rachunku umieszczony zostaje na płatności z deklaracji.
Wybór opcji Anuluj zmiany (kliknięcie ikony )powoduje zapisanie deklaracji i wygenerowanie płatności bez uzupełnionego numeru rachunku bankowego. Należy uzupełnić go na płatności przed eksportem przelewów do banku bądź wydrukowaniem formularza przelewu.

Deklaracja VAT- 7 – zakładka Sekcja C

Przed wykonaniem obliczenia deklaracji, należy na zakładce [Sekcja C] uzupełnić dane ogólne, takie jak rok i miesiąc deklaracji.

Zakładka [Sekcja C] zawiera następujące informacje ogólne: 

Deklaracja VAT-7 – zakładka [Sekcja C, D]

Na tej zakładce znajdują się informacje o czynnościach opodatkowanych oraz podatku należnym od tych transakcji, znajdujące się w sekcji C deklaracji VAT-7:

W sekcji D.1. oprócz tego pojawia się informacja o kwocie nadwyżki podatku naliczonego przeniesiona z poprzedniej deklaracji.

W [Sekcji D.2] jest wykazywana wartość towarów i usług zaliczanych do środków trwałych i pozostałych oraz kwota podatku naliczonego, w takiej wysokości, w jakiej przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od należnego lub zwrot podatku naliczonego określony na zasadach zawartych w przepisach.

Na deklaracji oddzielnie jest wykazywana kwota podatku naliczonego do odliczenia wynikająca z korekty wskaźnika struktury sprzedaży oraz korekty podatku VAT od dokumentów zakupowych niezapłaconych, dla których minęło 150 dni od ich terminu płatności w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada przed 01.01.2019 r.) lub 90 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada po 31.12.2018 r.) – pole 49. Informację tę zawiera Sekcja D.3.

Deklaracja VAT-7 – zakładka [Sekcja E]

Sekcja E zawiera informację odnośnie wielkości zobowiązania podatkowego

Po uzupełnieniu kwoty w poz. 57 Kwota do zwrotu na rachunek bankowy użytkownik ma możliwość wykazania kwoty do zwrotu tylko w jednej z poz. 58-61.Kwota wykazana w jednej z poz. 58-61 nie może być mniejsza od kwoty wskazanej w poz. 57.

Po uzupełnieniu kwoty w poz. 58  W tym kwota do zwrotu na rachunek VAT automatycznie zaznaczana jest poz. 68 Podatnik wnioskuje o zwrot podatku na rachunek VAT (wykazany w poz. 58). Użytkownik ma możliwość odznaczenia tej pozycji.

Deklaracja VAT-7 – zakładka [Sekcja F,G,H]

Zakładka odpowiada sekcjom F, G, H na deklaracji, numeracja pól odpowiada tej, która jest na oryginalnym druku VAT-7.

Na tej zakładce znajduje się informacja o załącznikach VAT-ZD, danych kontaktowych podatnika lub osoby reprezentującej podatnika, dacie obliczenia i zatwierdzenia deklaracji oraz osobie wykonującej te czynności.

Deklaracja VAT-7 – zakładka [e-Deklaracje]

Zakładka [e-Deklaracje] zawiera m.in. informacje o statusie deklaracji, numerze referencyjnym, dacie wysłania deklaracji, dacie odebrania UPO.

Deklaracja VAT-7 – zakładka Predekretacja

Zakładka [Predekretacja] jest widoczna na formularza zatwierdzonej deklaracji VAT-7 w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgowość kontową. Umożliwia zdefiniowanie ręczne kwoty, kont księgowych, na które ma być księgowana deklaracja VAT-7 oraz modyfikację pobranego schematu księgowego o typie Deklaracje.

Lista deklaracji jest otwierana z menu przez wybór: Rejestry VAT/ Inne/ Deklaracje VAT-7 lub przez naciśnięcie przycisku Deklaracje VAT-7 w menu Nawigacji Comarch ERP Optima: Rejestry VAT/ Inne.

Na liście deklaracji użytkownik ma przede wszystkim możliwość dodawania i obliczania nowych deklaracji, jak również przeglądania, ponownego przeliczania czy też całkowitego usuwania wcześniej obliczonych deklaracji. Na liście znajdują się następujące informacje: miesiąc i rok deklaracji, wersja formularza deklaracji, zgodnie z którą została wyliczona deklaracja, oznaczenie, w jakim celu została sporządzona deklaracja (złożenie deklaracji lub korekta deklaracji), data obliczenia deklaracji, kwota należna z tytułu deklaracji, status określający stan deklaracji (obliczona lub zamknięta) oraz informacje dotyczące statusu e-Deklaracji. Istnieje możliwość wyświetlania listy deklaracji tylko za konkretny rok przez zaznaczenie parametru Rok i wybranie konkretnego roku.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj.

Klasyfikacja sprzedaży na deklaracji VAT-7 wg wzoru 20

Poz. na VAT 7	Stawka VAT	Rodzaj faktury	Rodzaj sprzedaży	Rodzaj transakcji	Uwagi
10	ZW	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	wszystkie	Krajowa	Uwzględnia NP, jeśli jest ustawiony parametr „Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT-7” i transakcja krajowa.
		FA zwykłe	wszystkie	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca Eksport, Eksport – zwrot Krajowa – podatnikiem jest nabywca Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
		FA zwykłe Dowód wewnętrzny	wszystkie	Poza terytorium kraju (stawka NP)
11	Wszystkie	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	wszystkie	Dostawa poza terytorium kraju	Zawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)
	NP	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	wszystkie	Poza terytorium kraju (stawka NP)
		FA zwykłe	Usługi	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
12	Wszystkie	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	Usługi	Dostawa poza terytorium kraju i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”	Zawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)
	NP	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	Usługi	Poza terytorium kraju (stawka NP) i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”
	NP	FA zwykłe	Usługi	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca i dla każdej wymienionej transakcji zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”
13	0%	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	wszystkie	Krajowa Poza terytorium kraju (stawka NP)
		FA zwykłe	wszystkie	Podatnikiem jest nabywca Eksport – zwrot VAT
14	0%	FA zwykłe	wszystkie	Eksport – zwrot VAT
15,16	3% 5%	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	wszystkie	Krajowa Poza terytorium kraju (stawka NP)
		FA zwykłe	wszystkie	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna Eksport, Eksport – zwrot Krajowa – podatnikiem jest nabywca Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
17,18	7% 8%	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	wszystkie	Krajowa Poza terytorium kraju (stawka NP)
		FA zwykłe	wszystkie	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna Eksport, Eksport – zwrot Krajowa – podatnikiem jest nabywca Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
19.20	22% 23%	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	wszystkie	Krajowa Poza terytorium kraju (stawka NP)
		FA zwykłe	wszystkie	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna Eksport, Eksport – zwrot Krajowa – podatnikiem jest nabywca Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
21	0%	FA zwykłe	Towary Śr. Transportu	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
22	0%	FA zwykłe	Towary Śr. Transportu	Eksport
23,24	wszystkie	Dowód wewnętrzny	Towary Śr. Transportu	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna
25,26	wszystkie	Dowód wewnętrzny	Towary Śr. Transportu	Eksport, Eksport – zwrot
27,28	wszystkie	Dowód wewnętrzny	Usługi	Eksport, Eksport – zwrot
29,30	wszystkie	Dowód wewnętrzny	Usługi	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna
31	NP	FA zwykłe	wszystkie	Krajowa – podatnikiem jest nabywca	Tylko podatnicy VAT czynni
32,33	wszystkie	Dowód wewnętrzny	Towary, Śr. transportu	Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca, Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
34,35	wszystkie	Dowód wewnętrzny	Wszystkie	Krajowa – podatnikiem jest nabywca	Tylko podatnicy VAT czynni
38	wszystkie	Dowód wewnętrzny	Śr. Transportu	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna

Informacją bardzo istotną ze względu na poprawne wyliczenie deklaracji VAT-7 (zarówno w przypadku zapisów w Rejestrze Zakupów i Sprzedaży) jest miesiąc rozliczenia na deklaracji VAT-7, wprowadzany przy dodawaniu faktury do rejestru. Standardowo program proponuje w przypadku dokumentów w Rejestrze Zakupu – miesiąc zgodny z datą wpływu. Natomiast w przypadku dokumentów w Rejestrze Sprzedaży – z datą wystawienia, jednak sam moment rozliczania na deklaracji może być przez użytkownika zmieniany, dokument może również zostać wyłączony z rozliczania w deklaracji VAT-7.

Określenie miesiąca rozliczenia dokumentu w deklaracji VAT-7

Wszystkie dane dla poprawnego wyliczenia VAT-7 pobierane są z faktur, które zostały wprowadzone do Rejestrów VAT, dlatego istotne jest, aby przy wprowadzaniu dokumentów właściwie zaznaczyć informacje potrzebne do wyliczenia deklaracji.

W przypadku Rejestru Zakupu, bezpośredni wpływ na sposób rozliczania deklaracji VAT-7 (właściwego zaklasyfikowania kwot) mają następujące pola:

Odliczenia VAT: 

Przykład zaklasyfikowania kwot w rejestrze zakupów

W przypadku Rejestru Sprzedaży, oprócz poprawnego wpisania stawek VAT, bezpośredni wpływ na sposób rozliczania deklaracji VAT-7 (właściwego zaklasyfikowania kwot) mają pola:

Dokument wewnętrzny

Status kontrahenta 

Rodzaj – określa rodzaj sprzedaży:

Uwzględniać w proporcji – można określić, przez wybór opcji Uwzględniaj, że dany zapis ma być sumowany zarówno w liczniku jak i mianowniku przy wyliczaniu proporcji, według której dokonuje się odliczenia podatku VAT naliczonego. Jeśli dany zapis ma być uwzględniony tylko w mianowniku proporcji, to należy wybrać opcję Tylko w mianowniku. Jeżeli natomiast zapis nie ma być w ogóle ujęty w proporcji, to należy wybrać opcję Nie uwzględniaj. Dla Dowodów Wewnętrznych Sprzedaży z automatu zostanie ustawiony parametr na Nie uwzględniaj, gdyż Dowody Wewnętrzne nie powinny być ujmowane przy liczeniu proporcji.

Mali podatnicy mogą rozliczać się w okresach kwartalnych stosując formularz deklaracji VAT-7K (za wyjątkiem pierwszych 12 miesięcy od rejestracji do VAT, gdzie deklaracje VAT składane są w okresach miesięcznych). Inni podatnicy mogli do 1 stycznia 2017 r. rozliczać się w okresach kwartalnych przy zastosowaniu formularza deklaracji VAT-7D. Deklaracja ta, tym się różni się od deklaracji VAT-7K, że podatnicy wpłacają zaliczki na podatek za pierwsze dwa miesiące kwartału, a później rozliczają je w deklaracji kwartalnej razem z należnością za trzeci miesiąc.

Zaliczki za pierwsze 2 miesiące kwartału

Kwoty zaliczek za pierwszy i drugi miesiąc kwartału należy uzupełnić ręcznie na formularzu deklaracji VAT-7D.

Po zapisaniu deklaracji, w Preliminarzu płatności powstają zdarzenia związane z kwotami wprowadzonych zaliczek – odpowiadające odpowiednio pierwszemu i drugiemu miesiącowi deklaracji VAT-7D. Jeżeli deklaracja jest korektą, płatności nie zostaną wygenerowane.

Kwotę zaliczek można zmienić aż do momentu rozliczenia zdarzenia. Zmieniając kwotę zaliczki na formularzu deklaracji VAT-7D, automatycznie zmienia się kwota na zdarzeniu w preliminarzu płatności.

Zdarzenia powstające w preliminarzu płatności otrzymują status Do realizacji.

W opisie do banku, na formularzu zdarzenia, pojawia się informacja o roku i miesiącu zaliczki oraz o tym, iż jest to zaliczka na VAT-7D.

Formularz deklaracji VAT-7D(8)

Na pierwszej zakładce deklaracji VAT-7D wprowadzane są informacje o wysokości zaliczek za pierwszy i drugi miesiąc danego kwartału. Istnieje możliwość zapisania deklaracji bez jej przeliczania (czyli można wypełnić tylko kwoty zaliczek i zakładkę NAD-ZP, ale nie trzeba przeliczać deklaracji). Podczas zapisywania deklaracji VAT-7D o ile nie uzupełniono uzasadnienia wniosku o zaliczenie nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych na zakładce NAD-ZP, pojawia się komunikat o braku uzupełnionej odpowiedniej zakładki. Uzupełnienie zakładki pozwala na zapisanie formularza deklaracji.

Kwota nadpłaty wynikająca z rozliczenia za poprzedni kwartał, poz. 56.: przenoszona jest kwota z poz. 60. Kwota nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych z deklaracji VAT-7D za poprzedni okres. Pole jest edytowalne tylko na formularzu pierwszej deklaracji VAT-7D w danej bazie.

Zaliczenie nadpłaty na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych

Jeżeli w poz. 59. zaznaczono opcję TAK: 

Schemat postępowania przy wyliczaniu deklaracji VAT-7D wraz z kwotami zaliczek: 

1. W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe zaznaczamy parametr Kwartalne rozliczenia VAT-7K i VAT-7D.
2. Należy również odpowiednio ustawić datę (miesiąc i rok) od kiedy ma obowiązywać wybrany sposób rozliczania się z podatku.
3. Po zaznaczeniu parametru, kliknięcie na ikonę  z poziomu Rejestry VAT/ Deklaracje VAT-7 otwiera formularz deklaracji VAT-7D .
4. Na zakładce [1. Zaliczki deklaracji VAT-7D] odpowiednio uzupełniamy kwoty zaliczek na podatek za pierwszy i drugi miesiąc kwartału.
5. Po zapisaniu formularza, w Preliminarzu płatności powstają 2 zdarzenia dotyczące zaliczek – powiązane z daną deklaracją VAT-7D.
6. Nie trzeba przeliczać deklaracji, aby w preliminarzu płatności powstały zdarzenia na kwoty zaliczek.
7. Po zakończeniu kwartału, ikoną  przeliczamy i zapisujemy dany formularz deklaracji VAT-7D – wówczas w preliminarzu płatności powstaje kolejne zdarzenie. Zapis generowany jest na kwotę z pozycji DO ZAPŁATY – jako planowany rozchód bądź z pozycji Kwota do zwrotu na rachunek bankowy – planowany przychód.

Użytkownik ma możliwość rozliczenia transakcji sprzedaży zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt. 1e Ustawy o VAT. Aby taką transakcję wprowadzić w systemie należy na formularzu kontrahenta na zakładce [Handlowe] zaznaczyć parametr Metoda kasowa – Sprzedaż. Po wybraniu takiego kontrahenta na dokumencie w Rejestrze sprzedaży VAT zostanie zaznaczony parametr Kasowy VAT. Dodatkowo przy wprowadzaniu dokumentu do Rejestru sprzedaży VAT Operator ma możliwość zaznaczenia parametru Kasowy VAT bezpośrednio na dokumencie, nawet jeżeli na formularzu kontrahenta ten parametr nie był zaznaczony. Dokument sprzedaży z zaznaczonym parametrem Kasowy VAT zostanie rozliczony w deklaracji JPK_V7 w miesiącu z daty rozliczenia, bez względu na to czy podatnik rozlicza VAT na zasadach ogólnych czy według metody kasowej.

Małym podatnikiem w rozumieniu ustawy o VAT jest podatnik VAT: 

• U którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1 200 000 EURO.
• Prowadzący przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzający funduszami powierniczymi, będący agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45 000 EURO.

Najważniejszą różnicą w zakresie rozliczenia VAT przez małych podatników jest możliwość wyboru metody kasowej rozliczania VAT. Metoda ta polega na tym, że obowiązek podatkowy w VAT powstaje z dniem uregulowania całości lub części należności, nie później niż 180 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, jeżeli kontrahent nie jest podatnikiem VAT czynnym. W przeciwnym wypadku obowiązek podatkowy powstanie z dniem uregulowania całości lub części należności.

Podatek należny może zostać obniżony o podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług w rozliczeniu za kwartał/miesiąc, w którym:

• uregulowano częściowo lub w całości należność wynikającą z otrzymanej od kontrahenta faktury,
• dokonano zapłaty podatku wynikającego z dokumentu celnego.

Dodatkowo mali podatnicy, którzy wybrali metodę kasową rozliczania VAT, składają deklaracje podatkowe za okresy kwartalne (za wyjątkiem pierwszych 12 miesięcy od rejestracji do VAT, gdzie deklaracje VAT składane są w okresach miesięcznych), w terminie, do 25 dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym powstał obowiązek podatkowy.

W związku z powyższymi użytkownik ma możliwość wyboru zwykłej lub kasowej metody rozliczania VAT.

Możliwość wyboru kasowej metody rozliczania podatku VAT i wyliczania deklaracji JPK_V7 za okresy kwartalne lub miesięczne dostępna jest w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe.

Na formatce faktury w Rejestrze Sprzedaży, przy włączonej metodzie kasowej wprowadzono parametr Wg kasy oraz pole . Po naciśnięciu przycisku Do VAT użytkownik ma możliwość sprawdzenia i ewentualnego skorygowania kwot do rozliczenia VAT (zmiana kwot jest możliwa po uprzednim odznaczeniu parametru Wg kasy).

Jeżeli jest zaznaczony parametr Wg kasy, to kwoty na tym oknie rozbijane są proporcjonalnie do poszczególnych zapłat od Kontrahentów o statusie krajowy lub krajowy – podatnikiem jest nabywca na poszczególne miesiące. Pozostali kontrahenci rozliczani są na zasadach ogólnych. Należy pamiętać, że VAT należny musi zostać rozliczony nie później niż 180 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi, jeżeli kontrahent nie jest podatnikiem VAT czynnym. W celu automatycznego rozbijania sprzedaży wg dokonywanych zapłat konieczne jest rozliczanie dokumentu w module Kasa/Bank.

Jeżeli parametr Wg kasy nie jest zaznaczony, to na oknie działają standardowe przyciski pozwalające na zmianę kwot.

Na formatce faktury w rejestrze VAT zakupu wprowadzono również parametr Wg kasy oraz pole . Jeżeli parametr jest zaznaczony, to faktura jest rozliczana w deklaracji JPK_V7 w momencie całkowitej lub częściowej zapłaty.

W przypadku wystąpienia szczególnych przypadków przy rozliczaniu VAT metodą kasową, należy odznaczyć parametr Wg kasy i ręcznie ustawić datę rozliczenia na deklaracji.

Wyliczanie deklaracji JPK_V7.

Deklaracja JPK_V7 w przypadku użytkowników, którzy wybrali metodę kasową, wyliczana jest za okresy kwartalne (za wyjątkiem pierwszych 12 miesięcy od rejestracji do VAT, gdzie deklaracje JPK_V7 składane są w okresach miesięcznych). Jeżeli w Konfiguracji zaznaczono parametr Kwartalne rozliczenia VAT to po wejściu na deklaracje JPK_V7 wybór danego miesiąca powoduje przeliczenie części ewidencyjnej JPK_V7 za dany miesiąc. Podatnik w każdym momencie (od każdego kwartału) ma możliwość przejścia na metodę kasową i przez pierwsze 2 kwartały przysługuje mu pełne prawo do dołączenia załącznika VAT-ZD z należnościami przeterminowanymi powyżej 90 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada po 31.12.2018 r.) lub 150 dni od terminu płatności (w przypadku dokumentów, dla których 90 dni od terminu płatności przypada  przed 01.01.2019 r.) od faktur wystawionych przed wejściem w rozliczenia kasowe. Faktury wystawione w okresie rozliczenia kasowego nie są uwzględniane na zawiadomieniu VAT-ZD.

Rejestr Sprzedaży i Zakupu, zakładka [Do VAT/JPK_V7] - został zmieniony sposób wyświetlenia informacji dla poszczególnych miesięcy zgodnie z tym, co było wcześniej ustawione dla poszczególnych faktur na polu .

W programie bazy, które nie obsługują metody kasowej mogą kwalifikować do odpowiedniej deklaracji JPK_V7 automatycznie z poziomu Rejestru VAT Zakupu faktury od małych podatników. Na karcie kontrahenta Ogólne/ Kontrahenci na zakładce [Handlowe] widnieje parametr Metoda kasowa VAT  , dostępny do zaznaczenia tylko, gdy wcześniej zaznaczony zostanie parametr Podatnik VAT czynny . Zaznaczenie parametru powoduje oznaczenie podmiotu jako małego podatnika.

Zapisy w Rejestrze VAT Zakupu dla tego kontrahenta wykazują sekcję Rozliczać w VAT, parametr Wg Kasy oraz tabelkę Do VAT i prawidłowo kwalifikowane są do VAT/JPK_V7 na podstawie płatności i statusów kontrahentów (krajowy, krajowy – podatnikiem jest nabywca, podatnik VAT czynny, podmiot gospodarczy, osoba fizyczna).

W Rejestrze VAT Zakupu na formularzu dokumentu widoczny jest z lewej strony od parametru Wewnętrzny parametr Kasowy VAT.

W sytuacji, gdy w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe zostanie zaznaczony parametr Rozliczanie VAT metodą kasową to na wszystkich dokumentach w Rejestrze VAT parametr Kasowy VAT jest niewidoczny. Kwalifikowanie do deklaracji zapisów krajowych odbywa się wtedy tak samo jak dotychczas zgodnie z metodą kasową.

Jeżeli parametr na karcie kontrahenta jest zaznaczony to dodając dokument do Rejestru VAT Zakupu również się zaznaczy automatycznie. Jeżeli na karcie kontrahenta parametr będzie odznaczony to dodając dokument do rejestru VAT również się automatycznie odznaczy.

Parametr w rejestrze VAT zakupu można zaznaczyć/odznaczyć niezależnie od tego czy jest zaznaczony on na karcie kontrahenta.

Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT zakupu zaznaczono parametr Kasowy VAT to jest on kwalifikowany do JPK_V7 w miesiącu z daty rozliczenia lub wystawienia (w zależności, która z dat jest późniejsza).

Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży zaznaczono parametr Kasowy VAT to jest on kwalifikowany do JPK_V7 w miesiącu z daty rozliczenia.

Metoda kasowa VAT może być stosowana tylko dla podatników krajowych – podmiotów gospodarczych – podatników VAT czynnych. Jeżeli wybierze się jakiegokolwiek innego podatnika (jeśli jeden z tych składników nie będzie spełniony) to parametr Kasowy VAT jest wyszarzany i faktura jest rozliczana na zasadach ogólnych.

Informacja o metodzie kasowej jest zapisywana na dokumencie. Jeżeli kontrahent już nie ma zaznaczonego na karcie parametru o metodzie kasowej, ale wystawiając dokument miał to podglądając dokumenty wstecz nadal na nich będzie informacja o metodzie kasowej i wykazywanie na JPK_V7 będzie wg metody kasowej, a dokładnie według faktycznie dokonanych płatności. Jeżeli metoda kasowa VAT na karcie kontrahenta zostanie zaznaczona, a już były wystawione/wprowadzone zapisy do Rejestru VAT Zakupu to nie są one modyfikowane. Podobnie jeżeli metoda kasowa zostanie zaznaczona za okres, za który już były wystawione/wprowadzone zapisy do Rejestru VAT Zakupu to nie są one modyfikowane.

Przenoszone faktury FZ z modułu Handel bezpośrednio do Rejestru VAT Zakupu, które były wystawione na podmiot z zaznaczonym parametrem  Metoda kasowa VAT posiadają po przeniesieniu do rejestru parametr zaznaczony (ale tylko jeśli kontrahent jest krajowy, podmiot gospodarczy i podatnik VAT czynny).

Podatnicy, którzy nie są obowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży, mogą w celu obliczenia podatku należnego dokonać podziału sprzedaży za dany miesiąc w proporcjach wynikających z udokumentowanych zakupów.

Równocześnie Rozporządzenie w sprawie prowadzenia Książki przychodów i rozchodów mówi, że: Podatnicy, o których mowa w art. 30 Ustawy o VAT, mogą ewidencjonować przychody w księdze oraz w ewidencji sprzedaży łącznie z podatkiem od towarów i usług z tym, że na koniec miesiąca przychód pomniejsza się o należny podatek od towarów i usług (art. 24 Rozporządzenia).

W celu poprawnego rozbicia sprzedaży metodą struktury zakupów, należy w programie odpowiednio wprowadzić dokumenty do rejestru VAT, i tak: 

Wyliczenie struktury zakupów

Na formatce do wyliczenia struktury zakupów (Rejestry VAT/ Struktura zakupów) użytkownik powinien wprowadzić następujące informacje:

Rozliczenie sprzedaży za miesiąc – rok i miesiąc, za który sprzedaż ma być rozliczana strukturą zakupów.

Korektę umieścić w rejestrze – nazwa Rejestru Sprzedaży, w którym zostanie umieszczona korekta należnego podatku VAT (przy czym, jeżeli w danym miesiącu była już wyliczana struktura zakupów, to program automatycznie wymusi zapis dokumentu korekcyjnego do tego samego rejestru, co poprzednio).

Struktura zakupów wg rejestru – nazwa Rejestru Zakupów, z którego zapisy mają być uwzględnione przy liczeniu strukturą zakupów (zwykle są to wszystkie rejestry).

Za okres – okres, za który zakupy mają być uwzględniane przy liczeniu współczynników (zwykle jest to ten sam miesiąc, za który wyliczana jest sprzedaż).

Formatkę obsługują standardowe przyciski – przejdź do artykułu.

W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej formatki.

 Przelicz strukturę zakupów – przycisk pozwala na przeliczenie struktury zakupów, funkcja uruchamiana jest również za pomocą klawisza <F8>.

Po dokonaniu przeliczenia struktury zakupów, w dolnej części okna widoczne są następujące informacje: stawka VAT, łączne zakupy brutto w poszczególnych stawkach, procentowy udział zakupu w poszczególnych stawkach, sprzedaż brutto rozbita proporcjonalnie do zakupów w poszczególnych stawkach, wartość VAT sprzedaży, wartość netto sprzedaży.

Po wyliczeniu struktury zakupów i wciśnięciu przycisku Zapisz, program automatycznie generuje zapis korekcyjny w Rejestrze Sprzedaży. Zapis ten zawiera wystornowaną wartość w stawce zwolnionej oraz wartości netto i VAT dla poszczególnych stawek VAT. Zapis należy zaksięgować do zapisów Księgi Handlowej lub Księgi Podatkowej w celu pomniejszenia przychodu, który uprzednio zaksięgowano w wartości brutto, o wartość naliczonego podatku VAT.

Wartości netto sprzedaży w poszczególnych stawkach i VAT należny, po wyliczeniu, zostaną uwzględnione automatycznie na deklaracji JPK_V7.

Informacje ogólne

Kojarzenie dokumentów związane jest z powiązaniem odpowiednich dokumentów handlowych i magazynowych. W programie występuje kilka klas dokumentów ze sobą skojarzonych. Kojarzenie polega na wskazaniu dokumentu głównego i automatycznym utworzeniu na jego podstawie nowego dokumentu.

W trakcie przekształceń dokumentów (np. tworzenie faktury sprzedaży na podstawie rezerwacji odbiorcy), jeśli dokument docelowy jest przez program zapisywany do bufora, w chwili przekształcenia użytkownik od razu widzi formularz tworzonego dokumentu (bez konieczności wyszukiwania go na innej liście). Zasady edycji tworzonego dokumentu pozostają bez zmian.

Uwaga

Dokument docelowy jeszcze przed wyświetleniem jest zapisywany do bufora. Jeśli użytkownik na wyświetlonym dokumencie wciśnie przycisk  to pomimo to zostanie on zarejestrowany w systemie (dokument w buforze).

Faktura zakupu i przyjęcie zewnętrzne

Kojarzone ze sobą mogą być faktury zakupu i przyjęcia zewnętrzne. Oczywiście mogą one istnieć samodzielnie, ale poprzez odpowiednie ich połączenie otrzymujemy pełną informację o transakcji zakupu (faktura zakupu jest dokumentem handlowym, dopiero dokument PZ wprowadza towar do magazynu).

W zależności od przyjętego w firmie stylu pracy możemy najpierw rejestrować faktury zakupu i na ich podstawie generować przyjęcia zewnętrzne, albo najpierw na podstawie przyjęć PZ wprowadzamy towar na magazyn, a później po otrzymaniu faktury rejestrujemy ją.

FZ i PZ wystawiane razem

Dokumenty handlowe i magazynowe powinny być ze sobą powiązane. Powiązanie takie możemy ustalić w trakcie wpisywania danego dokumentu do systemu. W zależności od sposobu wpisywania dokumentów możemy to zrobić z poziomu:

• FZ - wpisujemy fakturę zakupu, zaznaczamy na niej parametr PZ i zapisujemy ją. W trakcie zapisu FZ program automatycznie generuje dokument przyjęcia zewnętrznego (PZ). W wyniku tej operacji mamy wpisaną fakturę zakupu - naliczony podatek VAT i płatności i wprowadzony towar na magazyn
• PZ – wpisujemy przyjęcie wewnętrzne, zaznaczamy parametr FZ i zapisujemy dokument. Na liście faktur zakupu pojawia się nowy dokument. Faktura ta jest w buforze, możemy na niej modyfikować dane dostawcy, cenę, wartość, formę i termin płatności.
• Kreatora wiązania FZ z PZ lub poprzez wiązanie automatyczne – funkcjonalność została opisana w artykule Wiązanie dokumentów FZ w buforze z zatwierdzonymi dokumentami PZ.

Od faktury zakupu do PZ

Po wprowadzeniu na listę FZ nowego dokumentu, zatwierdzamy go. Na jego podstawie został naliczony podatek VAT i płatności. W celu wprowadzenia towaru na magazyn należy na podstawie faktury utworzyć dokument magazynowy. Do tego celu służy przycisk  lub funkcja Przekształcenie do PZ w menu kontekstowym (pod lewym przyciskiem myszy).

Przy generowaniu dokumentu PZ obowiązują następujące zasady: 

Wyjątek od tych reguł stanowią dokumenty FZ wystawiane w module Handel Plus, gdzie można określić różne magazyny dla poszczególnych pozycji dokumentu.

Seryjne tworzenie dokumentów PZ

W systemie istnieje możliwość seryjnego utworzenia dokumentów PZ do faktur zakupu. Opcja jest dostępna w menu kontekstowym na liście FZ lub po wciśnięciu przycisku . Zasady są podobne jak w przypadku seryjnego tworzenia WZ.

Od PZ do faktury zakupu

W przypadku tej metody możliwe jest generowanie jednej faktury na podstawie kilku dostaw (przyjęć zewnętrznych). faktura zakupu powstaje z zaznaczonych i zapisanych na stałe przyjęć zewnętrznych. Sam proces generowania dokumentu handlowego uruchamiany jest za pomocą przycisku  lub z poziomu menu kontekstowego. 

Pozycji przeniesionych z PZ nie można usunąć, natomiast można zmienić ich cenę, rabat (należy uprzednio zaznaczyć w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/Ceny parametr Pozwalaj na edycje cen/kursu na FZ powstałym z PZ).

Dla nowych (dopisywanych) pozycji użytkownik ma możliwość pełnej ich edycji, tak jak w przypadku wystawiania zupełnie nowego dokumentu.

Istnieje również możliwość przekształcania dokumentów magazynowych  PZ wystawionych w różnych magazynach (lokalnych) do jednej faktury zakupu. Umożliwia to obsłużenie przykładowego scenariusza, gdy kontrahent wprowadza towar do różnych magazynów, a otrzymuje tylko jedną fakturę zakupu.

Przy zatwierdzaniu faktury zakupu, na której zmodyfikowano ceny, tworzona jest korekta wartości do przyjęcia zewnętrznego.

Wartość zasobu na magazynie jest zmieniana zgodnie z wartością korekty. W przypadku kiedy korygowany zasób został już wydany z magazynu, tworzony jest dokument WZKK – korekta kosztu.

Agregacja kilku PZ do FZ

Jeżeli FZ została utworzona z kilku PZ, przy zapisie FZ tworzone są korekty wartości do poszczególnych przyjęć zewnętrznych. Przekształcenie kilku PZ z różnymi kursami do jednej faktury zakupu jest możliwe tylko wtedy, jeśli zaznaczono parametr Przeliczaj ceny po nowym kursie.

Zmiana wartości dostawy przez zmianę kursu waluty na FZ

Na FZ powstałej z przyjęcia zewnętrznego wystawionego w walucie obcej można zmienić kurs waluty (nie można zmienić samej waluty). Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ceny jest zaznaczony parametr Przeliczaj ceny po nowym kursie na FZ pobierany jest kurs zgodnie z ustawieniem w Konfiguracji firmy/ ogólne/ parametry – Pobieraj kurs waluty z dnia poprzedniego dla dokumentów kosztowych wg daty: zakupu/ wystawienia/ wpływu. Jeżeli parametr Przeliczaj ceny po nowym kursie nie jest zaznaczony, na FZ jest przenoszony kurs z PZ (z możliwością ręcznej zmiany).  Po zmianie kursu, przy zapisie FZ generowana jest korekta wartości w PLN do przyjęcia zewnętrznego.

Faktury sprzedaży (paragony) i wydania zewnętrzne

Każdy z tych dokumentów może istnieć samodzielnie, ale jedynie połączone ze sobą dokumenty handlowe i magazynowe dostarczają nam pełnej informacji o działalności handlowej naszej firmy. Nie można powiązać ze sobą dwóch, samodzielnie wprowadzonych dokumentów. Połączenie takie dotyczy Faktury Sprzedaży przekonwertowanej do WZ i odwrotnie. Samo kojarzenie dokumentów zależy od przyjętego w firmie systemu pracy.

FS (PA) i WZ wystawiane razem

Najczęściej mamy do czynienia z sytuacją, gdy wydanie towaru z magazynu wiąże się z wystawieniem faktury sprzedaży, czyli klient otrzymuje razem towar i dokument. Możliwe są tutaj dwie opcje:

Od faktury (paragonu) do WZ

Wystawiamy fakturę sprzedaży (paragon). faktury sprzedaży (paragony) rezerwują towar na magazynie, co widać na liście Zasobów w kolumnie Rezerwacje (menu Handel/ Zasoby). W celu wydania towaru z magazynu musimy zaznaczyć na liście daną fakturę sprzedaży i za pomocą przycisku  przekształcić ją do WZ.

Zasady stosowania takiego modelu pracy:

Wyjątek od tych reguł stanowią dokumenty FS/PA wystawiane w module Handel Plus, gdzie można określić różne magazyny dla poszczególnych pozycji dokumentu.

Seryjne tworzenie dokumentów WZ

Na liście faktur sprzedaży oraz paragonów istnieje możliwość seryjnego tworzenia dokumentów WZ. Dokumenty, do których generowane będą WZ użytkownik musi wcześniej zaznaczyć na liście . Opcja seryjnego tworzenia WZ jest dostępna, podobnie jak generowanie pojedynczych WZ, w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy) jako opcja Przekształcenie do WZ lub po wciśnięciu przycisku . Dokumenty WZ są tworzone do faktur sprzedaży, które:

Od WZ do faktury sprzedaży (paragonu)

Jest to odwrotna sytuacja niż ta opisana poprzednio. Najpierw wystawiamy wydanie zewnętrzne, a następnie przekształcamy go do faktury/ paragonu.

Na fakturze, która powstała na podstawie wystawionego wcześniej dokumentu WZ możliwa jest zmiana ceny sprzedaży oraz rabatu. Dzięki temu użytkownik może bezpośrednio na fakturze sprzedaży ustalać wartość sprzedanego towaru: zmienić cenę sprzedaży towaru lub udzielić dodatkowych upustów.

Proces generowania dokumentów handlowych uruchamiamy z poziomu menu kontekstowego lub za pomocą przycisku  lub .

Jeśli w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne zaznaczono parametr Agregacja pozycji na dokumentach utworzonych  z  WZ PZ, wówczas podczas przekształcania kilku dokumentów WZ do jednej faktury/ paragonu program porównuje pozycje towarowe. Jeśli są one identyczne – towar z kilku pozycji jest agregowany do jednej. Jeśli pozycje na WZ różnią się przynajmniej jednym parametrem – na fakturze sprzedaży towar pojawi się w różnych pozycjach.

W przypadku, gdy przekształcane dokumenty WZ pochodzą z tego samego magazynu - na utworzonej fakturze sprzedaży/ paragonie można dopisywać nowe pozycje.

Dla pozycji przepisanych z WZ nie ma możliwości ich zmiany czy usunięcia. Takie pozycje muszą pozostać bez zmian.

Dla dopisywanych pozycji Użytkownik ma możliwość pełnej ich edycji, tak jak podczas wystawiania zupełnie nowego dokumentu.

Istnieje również możliwość przekształcania dokumentów magazynowych WZ wystawionych w różnych magazynach (lokalnych) do jednej faktury sprzedaży/ paragonu. Umożliwia to obsłużenie przykładowego scenariusza, gdy wydawany jest kontrahentowi towar z różnych magazynów, a wystawiana  tylko jedna faktura sprzedaży (PA).

Fakturę sprzedaży (PA) utworzoną z WZ można zapisać do bufora. W takim przypadku nowe (dopisane) pozycje powodują zmiany na liście zasobów (ilość/ rezerwacje) zgodnie z ustawieniami w konfiguracji (tak jak w przypadku nowego dokumentu wystawianego bezpośrednio z listy).

Przy zapisie faktury sprzedaży (PA) na trwałe program na nowe (dopisane) pozycje tworzy odrębny dokument WZ. W przypadku dopisywania usług dokument WZ jest tworzony w zależności od ustawienia parametru w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne: Konwersja FS/PA/PF/PZ do WZ – przenoś usługi na WZ.

Rezerwacje odbiorców

Przekształcanie RO do FS/PA/WZ/RW/MM

Dokument rezerwacji może być przekształcany do dokumentów wynikowych wielokrotnie, do momentu kiedy zostanie zrealizowany w całości (całość ilości towaru/usługi zostanie pobrana na dokumenty powiązane). Po dokonaniu przekształcenia dokument rezerwacji pozostaje niezmienny, ale znajduje się na nim informacja, w jakiej części został już zrealizowany i poprzez jakie dokumenty.

Istnieje również opcja zamknięcia rezerwacji niezrealizowanych lub częściowo zrealizowanych z równoczesnym zwolnieniem rezerwacji towaru.

Przekształcenie do paragonu – wykonuje się po zaznaczeniu wybranych rezerwacji. Do paragonu można przekształcić tylko zatwierdzoną rezerwację, wyliczoną algorytmem od brutto.

 Przekształcenie do faktury – funkcja programu pozwala na przekształcenie wybranych rezerwacji do faktury sprzedaży. Funkcja ta dotyczy tylko zatwierdzonych rezerwacji.

Możliwe jest przekształcenie kilku RO wystawionych na różne magazyny do FS/PA.

Przekształcenie do WZ – funkcja umożliwia utworzenie dokumentu WZ na podstawie wcześniejszej rezerwacji towaru. Należy jednak pamiętać, że dokument WZ powoduje od razu zdjęcie towaru z magazynu – aby przekształcenie powiodło się w magazynie musi być odpowiednia ilość towaru.

Przekształcenie do rozchodu wewnętrznego – funkcja pozwala na wydanie z magazynu towaru, zarezerwowanego np. na wewnętrzne potrzeby przedsiębiorstwa. Ponieważ wartość towarów na RW wyliczana jest zgodnie z rzeczywistym rozchodem, w przypadku tego przekształcenia ceny wprowadzone na RO nie mają znaczenia.

Przekształcenie do przesunięcia międzymagazynowego – aby użytkownicy programu mogli zarezerwować towar wewnątrz firmy na potrzeby innego magazynu lub oddziału, w programie możliwe jest tworzenie rezerwacji wewnętrznych, a następnie przekształcenie ich do MM. Operacja taka jest dostępna na liście rezerwacji odbiorcy pod przyciskiem  oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Na formularzu RO w prawym górnym rogu znajduje się parametr Rezerwacja wewnętrzna. Po jego zaznaczeniu pole z wyborem kontrahenta zostanie zastąpione polem, w którym należy wskazać magazyn docelowy dla rezerwowanego towaru. Wartość towarów na MM jest wyliczana zgodnie z rzeczywistą wartością tego przesunięcia. Przesunięcie międzymagazynowe realizuje Rezerwacje na zasadach analogicznych, jak w przypadku przekształcenia RO do innych dokumentów.

Do przesunięcia międzymagazynowego można przekształcać wyłącznie rezerwacje oznaczone jako Rezerwacja wewnętrzna. Takie RO można przekształcać również do innych dokumentów.

Seryjne przekształcanie rezerwacji odbiorcy do dokumentów

Na liście rezerwacji odbiorcy w menu rozwijalnym dostępnym pod ikoną Operacji seryjnych znajduje się opcja Przekształcenie dokumentu. Dokumenty przekształcane są w stosunku 1:1. Istnieje możliwość seryjnego przekształcenia RO po wyborze jednej z dostępnych opcji:

W przypadku współpracy z Comarch e-Sklep i wybrania opcji innej niż Zgodnie z zamówieniem, dokument jest przekształcany do dokumentu wybranego na RO, na zakładce [e-Sklep/e-Sale].

Edycja dokumentu wynikowego

Po zmianie ilości na dokumencie wynikowym, pozostała część towaru przywracana jest na dokument rezerwacji.

Jeśli podczas edycji dokumentu wynikowego ilości na pozycjach są:

wówczas anulowanie dokumentu wynikowego spowoduje zwrócenie rezerwacji na dokument źródłowy. Zostanie to odnotowane w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Fakt ten będzie miał również wpływ na ilość towaru zarezerwowanego na liście zasobów.

Powiązania pomiędzy RO a dokumentami wynikowymi

Z jednego dokumentu RO można wygenerować wiele dokumentów wynikowych jak również wiele RO może być przekształcanych do jednego dokumentu wynikowego.

Każdy element dokumentu RO może występować na wielu dokumentach wynikowych oraz ten sam towar występujący na wielu RO może występować na jednym dokumencie wynikowym.

Informacje o tym, które towary zostały już przeniesione na dokumenty wynikowe a które są jeszcze rezerwowane są widoczne dla poszczególnych elementów na dokumencie w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Natomiast powiązania obustronne widoczne są na formularzach dokumentów powiązanych na zakładce [Dokumenty].

Zakładka [Rezerwacje] na formularzu towaru

Ilości w kolumnie Rezerwacje pobierane są z kolumny Pozostaje z formularza RO. Tym samym wyświetlana jest ilość pozostająca do realizacji. Ponadto, na zakładce tej wyświetlane są dokumenty RO przeterminowane.

Konwersja wielu RO

Przy przekształcaniu RO do dokumentów handlowych bądź magazynowych można wskazać konkretne dokumenty RO poprzez zaznaczenie na liście, a następnie wybrać jedną z opcji: FS, PA, WZ. Przekształcenie utworzy wybrany dokument, na który przeniesione zostaną wszystkie pozycje z tych RO dla których rezerwacja nie została jeszcze zrealizowana, zagregowane lub nie w zależności od zaznaczenia parametru Agregacja pozycji na dokumentach utworzonych z: RO ZD w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne. 

Zasady przekształcania kilku RO do jednego dokumentu:

Przekształcanie RO do faktury proforma

Na liście dokumentów RO znajduje się ikona umożliwiająca generowanie faktur proforma  do zaznaczonych dokumentów RO.

Na liście RO można zaznaczyć kilka RO i przekształcić je do jednej faktury proforma. FPF jest edytowalna tylko częściowo – daty, numer, termin, rabat, ceny. Nie można zmieniać ilości czy też dodawać nowych pozycji, zmieniać Kontrahenta.

W celu wygenerowania FPF do zaznaczonych RO muszą być spełnione następujące warunki:

1. Wszystkie RO musza być wystawione na tych samych Kontrahentów.
2. Wszystkie RO muszą być zatwierdzone na stałe.
3. Wszystkie RO muszą być niezrealizowane.
4. Wszystkie RO muszą być wystawione w tej samej walucie.

W momencie kiedy jeden z powyższych warunków nie jest spełniony, program nie pozwoli na wygenerowanie FPF do RO. Odpowiednio będą pojawiały się komunikaty o błędzie agregowania dokumentów.

W przypadku kiedy RO jest powiązane z FPF i zostało dokonane jakiekolwiek przekształcenie z FPF to na zakładce [Dokumenty] na formularzu RO widoczne są dokumenty powiązane z FPF.

RO i zamówienia u dostawcy

W systemie istnieje możliwość tworzenia zamówienia towaru (ZD) na podstawie dokumentów rezerwujących towar dla klienta. Przekształcenie jest możliwe z listy dokumentów RO, po wciśnięciu przycisku  lub z poziomu menu kontekstowego, dostępnego pod prawym przyciskiem myszy.

Przekształcać można dokumenty 1:1 lub wiele:1 (w tym przypadku dokumenty RO, na podstawie których tworzone będzie ZD, należy wcześniej zaznaczyć  na liście).

Przekształcanie przebiega na trochę innych zasadach niż pozostałe konwersje dostępne w module Handel:

Obok przycisku Przekształcenie do ZD, dostępnego z poziomu listy rezerwacji odbiorcy znajduje się strzałka  , której rozwinięcie umożliwia dostęp do dwóch opcji:

ZD na całość – utworzenie ZD na podstawie RO przy czym ilość pobierana jest w całości z dokumentu RO, niezależnie od ilości zrealizowanych i pozostających do realizacji

ZD na różnicę - utworzenie ZD na podstawie RO, na ilości pozostające do realizacji

Domyślnie, po kliknięciu na przycisk ZD uruchamiana jest opcja ZD na całość.

Program nie pozwoli na utworzenie dokumentu ZD do rezerwacj odbiorcy o statusie „Zamknięto” lub „Zrealizowano”. Przy próbie przekształcenia poinformuje odpowiednim komunikatem:

Błąd agregowania dokumentów! Nr_rezerwacji: Rezerwacja odbiorcy jest przekształcona całkowicie lub została zamknięta.

RO i przyjęcie wewnętrzne produktów

Istnieje możliwość przekształcenia dokumentu rezerwującego towar dla kontrahenta do dokumentu produkcyjnego PWP:

1. Przekształcenie jest możliwe tylko w przypadku, gdy na przekształcanych RO są towary/ usługi złożone. Na tworzony dokument PWP przepisywane są tylko towary/ usługi złożone.
2. Przekształcane dokumenty RO muszą być zapisane na trwałe (nie są przekształcane dokumenty w buforze czy anulowane)
3. Dla poszczególnych produktów na PWP pobierana jest receptura zdefiniowana jako domyślna.
4. Istnieje możliwość utworzenia PWP na podstawie kilku dokumentów RO. W takim przypadku w trakcie przekształcania program wymaga, by zaznaczone dokumenty RO dotyczyły tego samego magazynu.
5. Podczas przekształcania kilku RO nie jest wymagana zgodność pozostałych danych jak kontrahent, waluta czy sposób liczenia netto/ brutto.
6. W przypadku przekształcania kilku RO do jednego PWP w programie zapamiętywane są powiązania obustronne między dokumentami, widoczne na zakładce [Dokumenty].

Istnieje możliwość tworzenia PWP na całość lub na różnicę:

Po rozwinięciu menu obok przycisku , dostępne są opcje:

PWP na całość – utworzenie PWP na podstawie RO zawierającego towary złożone, z pobraniem całej ilości z RO

PWP na różnicę - utworzenie PWP na podstawie RO, na ilości pozostające do realizacji

Domyślnie, po kliknięciu na przycisk PWP uruchamiana jest opcja PWP na całość.

Program nie pozwoli na utworzenie dokumentu PWP do Rezerwacji Odbiorcy o statusie „Zamknięto” lub „Zrealizowano”. Przy próbie przekształcenia poinformuje odpowiednim komunikatem:

Błąd agregowania dokumentów!

Nr_rezerwacji: Rezerwacja odbiorcy jest przekształcona całkowicie lub została zamknięta.

Faktury proforma

Faktura PF i rezerwacje odbiorcy

Przekształcenie do dokumentu rezerwacji odbiorcy następuje po wciśnięciu przycisku . Funkcja jest dostępna również w menu kontekstowym na liście faktur proforma (prawy przycisk myszki).

Na formularz RO przenoszone są wszystkie pozycje z FPF. Użytkownik może modyfikować RO powstałe na podstawie FPF (dodawać, usuwać pozycje, zmieniać ilość, ceny, rabat, datę wystawienia, termin rezerwacji, formę płatności). Zmiany wprowadzone na takim RO nie zostaną uwzględnione na FPF. W takiej sytuacji zaleca się wykonywanie dalszych operacji (tworzenie FS/ WZ) z poziomu listy RO. Jeżeli użytkownik będzie generował dokumenty wynikowe (FZAL/ FS/ WZ) z poziomu FPF należy pamiętać, że nie zostaną na nich uwzględnione modyfikacje wprowadzone na RO. Jeżeli na RO dodano pozycje, zwiększono ilość towaru – po zrealizowaniu FPF, RO nie uzyska statusu „Zrealizowano”. Widoczna będzie informacja „W realizacji”. Takie RO należy zamknąć – opcja dostępna na liście RO pod prawym przyciskiem myszy. W razie konieczności jego dalszej realizacji należy posłużyć się opcją „Zamknij i wygeneruj RO różnicowe”.

Faktura PF i faktura sprzedaży

Przekształcenie do dokumentu faktury sprzedaży następuje po wciśnięciu przycisku . Funkcja jest dostępna również w menu kontekstowym na liście faktur proforma (prawy przycisk myszki).

W przypadku przekształcania FPF do faktury sprzedaży program dokonuje zmian na liście zasobów zgodnie z ustawieniem parametru dotyczącego pobierania towaru na Fakturze (Konfiguracja firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentów: FS - pobranie): 

Faktura PF i dokumenty WZ

W programie istnieje możliwość wydawania towaru na dokumenty WZ na podstawie wystawionej wcześniej faktura proforma. Funkcja może być wykorzystywana w przypadku, gdy kontrahent najpierw wpłacił zaliczkę na towar (więc w programie istnieje faktura proforma i faktura zaliczkowa), a następnie, jeszcze przed wystawieniem faktury częściowej, pobiera towar z magazynu.

Utworzenie WZ do FPF jest możliwe po wciśnięciu przycisku  na liście faktur proforma. Faktura proforma, do którego został wystawiony dokument WZ, jest widoczny na liście ze statusem WZ. Również dokument WZ wystawiony na podstawie faktury proforma, jest widoczny na liście ze statusem PF.

Tworzenie dokumentów WZ w oparciu o FPF opiera się na kilku zasadach: 

Faktura PF i zamówienie u dostawcy

W systemie istnieje możliwość tworzenia zamówienia towaru (ZD) na podstawie dokumentów rezerwujących towar dla klienta (FPF). Przekształcenie jest możliwe z listy dokumentów FPF. Funkcja działa w sposób identyczny jak w przypadku przekształceń rezerwacji odbiorcy do ZD

Zamówienia u dostawcy

Przekształcanie ZD do FZ, PZ

Dokument zamówienia może być przekształcany wielokrotnie, do momentu kiedy zostanie zrealizowany w całości (całość ilości towaru/usługi zostanie pobrana na dokumenty powiązane). Po dokonaniu przekształcenia dokument zamówienia pozostaje niezmienny, ale znajduje się na nim informacja, w jakiej części został już zrealizowany i poprzez jakie dokumenty.

Istnieje również opcja zamknięcia zamówień niezrealizowanych lub częściowo zrealizowanych.

Przekształcenie do FZ - po zaznaczeniu zamówienia i wykorzystaniu tego przycisku na podstawie zamówienia tworzony jest dokument faktury zakupu. Możliwe jest przekształcenie kilku ZD wystawionych na różne magazyny do FZ.

Przekształcenie do PZ – po zaznaczeniu zamówienia i wykorzystaniu tego przycisku na podstawie zamówienia tworzony jest dokument PZ

Edycja dokumentu wynikowego

Po zmianie ilości na dokumencie wynikowym, pozostała część towaru przywracana jest na dokument zamówienia.

Jeśli podczas edycji dokumentu wynikowego ilości na pozycjach są:

wówczas anulowanie dokumentu wynikowego spowoduje zwrócenie zamówień na dokument źródłowy. Zostanie to odnotowane w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Fakt ten będzie miał również wpływ na ilość towaru zamówionego na liście zasobów.

Powiązania pomiędzy ZD a dokumentami wynikowymi

Z jednego dokumentu ZD można wygenerować wiele dokumentów wynikowych jak również wiele ZD może być przekształcanych do jednego dokumentu wynikowego.

Każdy element dokumentu ZD może występować na wielu dokumentach wynikowych oraz ten sam towar występujący na wielu ZD może występować na jednym dokumencie wynikowym.

Informacje o tym, które towary zostały już przeniesione na dokumenty wynikowe a które są jeszcze na zamówieniu, widoczne są dla poszczególnych elementów na dokumencie w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Natomiast powiązania obustronne widoczne są na formularzach dokumentów powiązanych na zakładce [Dokumenty].

Zakładka Zamówienia na formularzu towaru

Ilości w kolumnie Zamówienia pobierane są z kolumny Pozostaje z formularza ZD. Tym samym wyświetlana jest ilość pozostająca do realizacji. Ponadto, na zakładce tej wyświetlane są dokumenty ZD przeterminowane.

Wyświetlanie zamówień i rezerwacji na zasobach

W Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje znajduje się parametr Wyświetlanie ZD na zasobach wg: Daty wystawienia /Terminu zamówienia. Standardowo zaznaczona jest opcja wg Terminu zam. Oznacza to, że począwszy od terminu dostawy, dokument ZD wpływa na ilość w kolumnie Zamówienia na liście zasobów.

Jeśli zaznaczymy opcję wg Daty wystawienia, wówczas dokument wpływa na kolumnę Zamówienia od dnia z pola Data wystawienia na formularzu ZD.

Konwersja wielu ZD do dokumentu zakupowego

Zamówienia, które mają być przekształcone do dokumentu zakupu muszą zostać zaznaczone na liście ZD:  .

Przekształcenie do FZ/PZ utworzy wybrany dokument, na który przeniesione zostaną wszystkie pozycje z tych ZD dla których zamówienie nie zostało jeszcze zrealizowane, zagregowane lub nie w zależności od zaznaczenia parametru Agregacja pozycji na dokumentach utworzonych z: RO ZD w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne.

Zasady przekształcania kilku ZD do jednego dokumentu są analogiczne jak w przypadku przekształcenia dokumentów RO: 

Seria dla dokumentów skojarzonych

W numerze dokumentu można wskazać serię jako dodatkową informację do rozróżnienia dokumentów (schematy numeracji definiujemy w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów).

W Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Serie i Daty znajduje się opcja Przenoś serie na dokumenty przekształcone - po zaznaczeniu parametru seria z dokumentu podstawowego jest przenoszona na nowo tworzony dokument, czyli np. wydanie zewnętrzne tworzone na podstawie faktury sprzedaży otrzyma serię z FS.

W programie istnieje funkcja automatycznego generowania płatności do wyliczonych deklaracji podatkowych i ZUS. W Konfiguracji firmy/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa wybieramy formę płatności. Forma ta dotyczy wszystkich wygenerowanych w programie deklaracji.

Typ dokumentu dla płatności deklaracji – użytkownik wybiera tutaj rodzaj dokumentu zapisu kasowo – bankowy związanego z podatkiem.

Forma płatności dla deklaracji – wybieramy formę płatności dla podatków np. przelew.

Po wyliczeniu i zapisaniu raportu pomocniczego PIT-4, PIT-8A i DRA, gdy w danym miesiącu powstaje obowiązek przekazania kwot do zapłaty, generowany jest zapis w module Kasa/Bank zależny od parametru w Konfiguracji – Forma płatności dla deklaracji. Odroczona forma płatności np. przelew generuje zapis w preliminarzu płatności, do którego po zablokowaniu deklaracji przed zmianami (parametr dostępny na formularzu deklaracji) można wystawić przelew bankowy lub wysłać do banku w odpowiednim formacie. Gotówka (zerowy termin płatności) też w pierwszej kolejności zapis trafia do Preliminarza płatności (kolor zielony). W momencie zablokowania deklaracji przed zmianami automatycznie zapis związany z podatkiem Do zapłaty w Preliminarzu płatności, a płatny gotówką powoduje wygenerowanie zapisu w odpowiednim raporcie kasowym i otrzymuje status zapisu rozliczonego.

Domyślnie dla płatności związanych z deklaracjami proponowany jest typ dokumentu DEK i forma płatności – przelew.

Dodatkowo lista urzędów (Ogólne/ Inne/ Urzędy/ Urzędy ZUS) uzupełniona została o ZUS, dla którego zdefiniowane zostały trzy konta związane ze składkami na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy i FGŚP. Od 1.01.2018 r. płatnik ma obowiązek przekazywania wszystkich składek na indywidualny rachunek składkowy przydzielony przez ZUS. Na formularzu ZUS w sekcji Indywidualne rachunki bankowe należy wprowadzić numer indywidualnego rachunku składkowego, na który będą przekazywane składki za pracowników oraz dodatkowe indywidualne rachunki składkowe dla poszczególnych właścicieli, jeśli opłacają składki tylko za siebie, które zostały przydzielone danemu płatnikowi przez ZUS.