Ponieważ zadaniem modułu Kasa/Bank jest ujęcie wszelkich zagadnień związanych z przepływem środków pieniężnych w firmie – oznacza to, że musi on gromadzić również informacje pochodzące z innych modułów systemu Comarch ERP Optima. Innymi słowy moduł Kasa/Bank musi „wiedzieć” o każdym zdarzeniu finansowym, które ma miejsce w przedsiębiorstwie. Tylko wtedy jest w stanie zarządzać finansami i generować kompletny obraz finansowy firmy (stan przeszły, bieżący i prognozy).

Informacje gromadzone w module Kasa/Bank mogą pochodzić z:

Oczywiście w samym module Kasa/Bank można bezpośrednio wprowadzać zapisy i mogą to być między innymi:

Sprawnie zarządzana firma to taka, której kadra zarządzająca ma w każdej chwili dostęp do aktualnych informacji na temat kondycji finansowej firmy, rzeczywistych źródeł uzyskiwanych przychodów, ponoszonych kosztów (może niektóre da się zmniejszyć?) czy stanu bieżących należności i zobowiązań.

Dlatego system Comarch ERP Optima wyposażony został w moduł Kasa/Bank, którego zadaniem jest nie tylko prosta ewidencja wydatków i wpływów.

Korzystając z tego modułu można między innymi znaleźć odpowiedzi na pytania:

• Jak wygląda przepływ środków pieniężnych w firmie? Odpowiedź może dotyczyć zarówno przeszłości – to raporty z dokonanych już zapisów kasowych/bankowych, jak i przyszłości – to analiza planowanych wpływów i wydatków.
• Jak wygląda Preliminarz naszych płatności? Do Preliminarza trafiają zarówno planowane terminy spłat należności przez naszych kontrahentów i spłaty naszych zobowiązań, daty płatności podatków (np. zaakceptowane do realizacji deklaracje VAT), zatwierdzone listy płac, planowany wpływ odsetek z lokat bankowych, daty spłat kolejnych rat kredytów czy miesięczne płatności za energię, telefony, itd. Preliminarz płatności pozwala, więc przewidzieć przychody i wydatki w nadchodzącym czasie i na tej podstawie podjąć odpowiednie decyzje finansowe.
• Jak wyglądają rozliczenia z dłużnikami i wierzycielami? To wykonywane w różnych przekrojach zestawienia niezrealizowanych płatności, listy największych dłużników i wierzycieli, zaległości wg typów dokumentów itd.
• Co tak naprawdę przynosi nam zysk? W co inwestujemy? Co i dlaczego nas tak dużo kosztuje? – z każdym zapisem kasowym/bankowym skojarzona jest kategoria, której zapis dotyczy. Każdy zapis niesie, więc w sobie informację, jakiego rodzaju kosztu dotyczy lub jakiego typu przychód zwiększa nasze zyski. Na tej podstawie można wykonać bardzo pomocne zestawienia pokazujące rozkład kosztów i przychodów w firmie.

Funkcjonalność modułu Kasa/Bank obejmuje również:

• Rozliczenia ze wszelkimi podmiotami prawnymi – kontrahentami i urzędami, a także z pracownikami.
• Bankowość elektroniczną – a więc komunikację z systemami typu Home-Banking obejmującą zlecanie wykonania operacji do banku (przelewy wychodzące) oraz import zrealizowanych przelewów z pliku dostarczonego przez bank.
• Słownik banków, który można uzupełnić ręcznie lub importując informacje o wszystkich bankach w Polsce z plików dostarczanych przez Krajową Izbę Rozliczeniową (KIR).
• Słownik urzędów (US, ZUS…), który raz uzupełniony jest dostępny ze wszystkich pozostałych modułów systemu Comarch ERP Optima.
• Inne słowniki – kontrahenci, pracownicy, wspólnicy, banki, urzędy, kategorie, formy płatności…
• Definiowalne schematy numeracji dokumentów.
• Import części danych z programów serii Comarch ERP Klasyka – np. lista kontrahentów, wspólników, rejestry VAT, listy płac, ewidencja samochodów, spis z natury…

Moduł Kasa/Bank ze swoją funkcjonalnością i zawartymi w nim ewidencjami zawiera, więc kompletne dane o ruchu środków pieniężnych w przedsiębiorstwie. Kompletność danych pozwala nie tylko na bieżące analizy wpływów i wydatków, ale również na generowanie precyzyjnych prognoz dotyczących przepływu środków pieniężnych. Takie prognozy stanowić mogą bardzo mocny instrument w rękach planistów, menedżerów i właścicieli firm, pozwalając skutecznie i z dużym wyprzedzeniem planować krótkofalową i długofalową strategię finansową.

Wydruki przelewów

Z poziomu zdarzenia w Preliminarzu istnieje możliwość wydrukowania przelewu wg zapisanych na formularzu informacji (bank, nr rachunku, kwota). Informacje o naszym rachunku bankowym pobierane są z rejestru, w którym zapisane jest zdarzenie.

Generując wydruk przelewu dla pracowników można w parametrach przed wydrukiem wskazać adres zamieszkania pracownika. Gdy na przelewie ma być drukowany adres zameldowania wówczas parametr nie powinien być zaznaczany.

Po wciśnięciu bezpośrednio przycisku , na drukarkę kierowany jest Pełny X 2.

Z poziomu menu dostępnego po wciśnięciu widocznej obok strzałki możliwe są wydruki:

W chwili wydruku można podać datę przelewu (podczas wpisywania daty można skorzystać z kalendarza wyświetlanego po wciśnięciu prawego przycisku myszy w polu). Aby data nie pojawiła się na przelewie należy odznaczyć parametr Drukuj datę na formularzu.

Istnieje również możliwość wydruku drugiej linii nazwy beneficjenta: 

Podział zdarzenia – funkcja Podziel

Jeśli okaże się, że wprowadzone zdarzenie nie jest zgodne z rzeczywistymi wpłatami (np. za fakturę wprowadzoną, jako jedno planowane zdarzenie klient płaci w dwóch ratach) istnieje możliwość podziału na dwa niezależne zdarzenia.

Funkcja podziału dostępna jest z poziomu menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) wyświetlanego na liście zdarzeń.

Aby dokonać podziału zdarzenia należy:

Wyświetlone zostanie okno, w którym podać należy informacje nt. zdarzenia oryginalnego oraz nowego (wprowadzanego).

W części dotyczącej zdarzenia oryginalnego należy podać kwotę, która powinna pozostać na już istniejącym formularzu. Proponowana jest kwota nierozliczona ze zdarzenia. Informacje o terminie i formie płatności nie podlegają edycji.

W części dotyczącej nowego zdarzenia program automatycznie proponuje wartość dopełniającą kwotę do zapłaty (suma wartości z oryginalnego i nowego zdarzenia musi być równa pierwotnej wartości pozostającej do zapłaty). Można również zmienić termin i formę płatności.

Podczas podziału zdarzenia istnieje możliwość zadeklarowania czy nowe zdarzenie ma mieć określony termin płatności czy nie. Obok pola Termin znajduje się parametr, którego wyłączenie powoduje, że dla zdarzenia nie określa się terminu płatności.

Na nowe zdarzenie przepisywane są ze zdarzenia oryginalnego wszystkie pozostałe informacje: priorytet, dopuszczalna zwłoka, kategoria, opis, stan oraz informacje o podzielonej płatności. W przypadku podziału płatności dla której wybrano mechanizm podzielonej płatności,  program przepisuje parametry związane ze MPP (NIP. Numer dokumentu). Wartość podatku VAT jest wyliczona proporcjonalnie w stosunku do wartości podzielonych płatności.

Jeśli zdarzenie pierwotne związane jest z dokumentem (np. fakturą zakupu) wystawionym w innym module:

Realizacja zdarzenia – funkcja Realizuj

W systemie Comarch ERP Optima w module Kasa/Bank istnieje możliwość wpisania płatności za planowane zdarzenia (np. planowany zakup komputera, planowany wpływ z tytułu realizacji kontraktu itp.). Takie zdarzenia mogą (choć nie muszą) mieć określony podmiot czy szacunkowy termin realizacji.

W momencie, gdy zdarzenie jest realizowane otrzymujemy odpowiedni potwierdzający to dokument. Wraz z jego rejestracją w systemie zdarzenie w Preliminarzu powinno zostać zastąpione nowym – związanym z wprowadzonym dokumentem.

Aby rozwiązać tego typu sytuacje w module wprowadzono nową funkcję Realizuj zdarzenie. Funkcja wywoływana jest z poziomu menu kontekstowego dostępnego pod prawym klawiszem myszy na liście zdarzeń w Preliminarzu.

Wybór opcji powoduje wyświetlenie listy zdefiniowanych typów dokumentów klasy:

Wybór odpowiedniej pozycji z menu spowoduje otworzenie nowego formularza określonego dokumentu. Podmiot wpisany na zdarzenie jest automatycznie przepisany na otwarty dokument. Dodatkowo użytkownik ma możliwość wyboru rejestru kasowego/ bankowego, do którego ma być dodane zdarzenie (np. planujemy zdarzenie płatne gotówką, ale w momencie realizacji okazuje się, że jednak płacimy z naszego konta bankowego).

Po zapisaniu dokumentu realizowane zdarzenie zostaje zastąpione przez nowe – powiązane z nowo wprowadzonym dokumentem.

Rozliczanie zdarzeń – Rozlicz pojedynczo

Istnieje możliwość rozliczenia zdarzenia w Preliminarzu tak, aby tworzony zapis KP/KW automatycznie pobierał informacje z formularza zdarzenia, które będzie rozliczał.

W Preliminarzu płatności w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) dostępna jest opcja Rozlicz pojedynczo. Funkcja służy do rozliczenia jednej podświetlonej pozycji. Po wyborze Rozlicz pojedynczo z menu kontekstowego, z kolejnego podmenu należy wybrać typ tworzonego zapisu (schemat numeracji zapisu – np. DEK/RVZ/KW), a następnie wybrać rejestr, do którego ma trafić powstający zapis kasowy/bankowy.

Wyświetlony zostanie formularz zapisu kasowego/bankowego, na którym przepisane będą informacje ze zdarzenia:

Podczas generowania zapisu kasowego/bankowego automatycznie rozliczane są zarówno zdarzenie jak i zapis (powiązanie dokumentów widoczne jest z poziomu zakładki [Rozliczenia] zarówno na zdarzeniu jak i zapisie).

Seryjne rozliczanie zdarzeń – funkcja Rozlicz

Funkcja Rozlicz dostępna w Preliminarzu płatności z poziomu menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) i pod ikoną operacji seryjnych  daje możliwość seryjnego rozliczania zdarzeń. Po zaznaczeniu kilku dokumentów i użyciu funkcji Rozlicz generowane są zapisy kasowe/bankowe rozliczające wybrane płatności. Podczas generowania zapisu kasowego/bankowego automatycznie rozliczane jest zarówno zdarzenie jak i zapis (powiązanie dokumentów widoczne jest z poziomu zakładki [Rozliczenia] zarówno na zdarzeniu, jak i zapisie).

Funkcja Rozlicz działa również dla jednego podświetlonego zdarzenia.

Zasady rozliczania zdarzeń przez funkcję Rozlicz: 

W polu Dokument należy wybrać odpowiedni schemat numeracji zapisów kasowych/bankowych.

W polu Rejestr należy wskazać rejestr, do którego mają być generowane zapisy KP/KW.

Na oknie dostępny jest również parametr Zapisy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów. Po jego zaznaczeniu dla zdarzeń na ten sam podmiot i w tej samej walucie utworzony zostanie jeden zbiorczy zapis KP/KW na łączną kwotę pozostającą do rozliczenia. Jeżeli jako data zapisów KP/KW wybrana zostanie data dokumentu, termin płatności lub data realizacji to utworzonych zostanie tyle zbiorczych zapisów KP/KW ile unikalnych dat jest na zaznaczonych zdarzeniach.

Przy zbiorczym rozliczaniu zdarzeń walutowych program sprawdza, czy wszystkie zaznaczone zdarzenia mają ten sam typ kursu, jeżeli tak to jest on przenoszony na powstały zbiorczy zapis KP/KW (wyjątkiem są zapisy o kursie ręcznym i nieokreślonym, dla których na zapis KP/KW podstawiany jest typ kursu ustawiony na formularzu rejestru K/B). Jeżeli na zdarzeniach są różne typy kursów, wówczas na rozliczającym je zbiorczym zapisie KP/KW ustawiany jest typ kursu z formularza rejestru K/B.

Do pola Opis na zbiorczym zapisie KP/KW przenoszone są numery wszystkich dokumentów biorących udział w rozliczeniu.

Na oknie z parametrami seryjnego rozliczania dostępny jest również parametr Inny podmiot – po jego zaznaczeniu pojawi się opcja wskazania podmiotu, który będzie wybrany na utworzonych zapisach KP/KW.

Jest również możliwość wskazania daty z jaką mają zostać utworzone zapisy KP/KW. Do wyboru jest data dokumentu, termin płatności, data realizacji (pobierane z formularza zdarzenia w preliminarzu płatności) oraz inna – z możliwością wskazania dowolnej daty (domyślnie podpowiadana jest zawsze data bieżąca). Przy wybranej dacie inna rozliczanie odbywa się wg kolejności zaznaczania.

Ustawienia na oknie Parametry seryjnego rozliczania są zapamiętywane i podpowiadane przy rozliczaniu kolejnych zdarzeń.

Wykorzystując funkcję Rozlicz nie dla kilku zaznaczonych, a dla jednej podświetlonej/zaznaczonej pozycji również pojawi się okno Parametry seryjnego rozliczania jednak bez widocznej opcji Zapisy zbiorczo dla poszczególnych podmiotów. W polu Dokument będzie można wybrać tylko taki typ dokumentu, jaki wynika ze zdarzenia (kierunek Wpłata lub Wypłata).

Seryjna zmiana waluty rozliczenia

Seryjna zmiana waluty rozliczenia w Preliminarzu płatności jest to dodatkowa możliwość, która jest dostępna poprzez użycie funkcji Zmień walutę rozliczenia z menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) na liście zdarzeń. Seryjna zmiana waluty rozliczenia może być wykorzystana np. do zmiany waluty rozliczenia dla wypłat pracowników (patrz poniżej).

Będąc na liście zaznaczonych dokumentów w Preliminarzu płatności użycie funkcji Zmień walutę rozliczenia powoduje wyświetlenie komunikatu Czy na pewno chcesz dokonać seryjnej zmiany waluty rozliczenia na zaznaczonych płatnościach? po zatwierdzeniu pojawi się poniższe okno Parametry seryjnej zmiany waluty na płatnościach.

Aby dokonać seryjnej zmiany waluty należy wybrać:

Rozliczanie dokumentów w różnych walutach

W programie Comarch ERP Optima można rozliczyć ze sobą dokumenty wystawione w różnych walutach – przy czym jeden z tych dokumentów musi być wystawiony w PLN (pole Waluta dok.), a drugi w walucie obcej. Dodatkowym wymogiem jest, aby obydwa dokumenty posiadały tą samą walutę rozliczenia (pole Waluta rozl.). Walutę rozliczenia można zmieniać tylko wtedy, gdy waluta dokumentu to PLN. Ponadto warto wspomnieć, iż walutę rozliczenia można zmieniać na zapisach kasowych/bankowych oraz na zdarzeniach kasowych/bankowych.

Przenoszenie zdarzeń między rejestrami

W przypadku, gdy zdarzenie zostało wprowadzone do jednego rejestru kasowego/bankowego, ale okazało się, że jednak będzie płatne z innego rejestru (np. innego konta bankowego), program posiada funkcjonalność pozwalającą na przenoszenie między rejestrami.

Funkcja Zmień rejestr jest dostępna z poziomu menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) wyświetlanego na liście zdarzeń.

Aby przenieść zdarzenie należy:

Seryjne dodawanie/zmiana kategorii

Funkcja jest dostępna w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy na liście zdarzeń w Preliminarzu płatności. Działa na wszystkie zaznaczone zdarzenia inne niż o statusie Zrealizowane oraz Całkowicie rozliczone.

Seryjna zmiana statusu

Seryjna zmiana statusu zdarzenia z Nie podlega na Do rozliczenia oraz odwrotnie jest dostępna z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) na liście zdarzeń w preliminarzu. Funkcję seryjnej zmiany statusu można również wybrać z listy operacji seryjnych .

Seryjna zmiana stanu

W menu kontekstowym (prawy przycisk myszy) dostępna jest seryjna zmiana stanu na do realizacji (ze stanu wysłane/ zrealizowane), na wysłane (ze stanu do realizacji) oraz na zrealizowane (ze stanu do realizacji). Funkcję seryjnej zmiany statusu można również wybrać z listy operacji seryjnych.

Seryjna zmiana formy płatności

W menu kontekstowym (prawy przycisk myszy) dostępna jest seryjna zmiany formy płatności (wraz z terminem płatności i datą realizacji) na zdarzeniach niezrealizowanych i nierozliczonych całkowicie. Funkcje dostępne są również z poziomu operacji seryjnych.

Seryjna zmiana podmiotu – aktualizacja rachunku /parametru MPP – podzielona płatność

W menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest funkcja Zmień podmiot. Wraz z podmiotem możemy zaktualizować numer rachunku bankowego oraz informację zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności.  Zmiana podmiotu możliwa jest na zdarzeniach nierozliczonych o stanie Bufor lub Do realizacji.

Aktualizacja informacji o podzielonej płatności dotyczy zdarzeń znajdujących się w rejestrze bankowy, wystawionych w walucie systemowej (PLN). W przypadku zdarzeń znajdujących się w innych rejestrach, np. kasowym w logu z przebiegu operacji pojawi się komunikat: Nie ma możliwości oznaczenia przelewu jako MPP. Przelew znajduje się w rejestrze innym niż bankowy

W sytuacji, gdy operacja zmiany podmiotu z aktualizacją parametru MPP – podzielona płatność wykonywana jest dla zdarzeń niemających powiązania z dokumentem źródłowym, należy uzupełnić kwotę podatku . Numer NIP pobierany jest z karty kontrahenta, jako numer dokumentu wstawiany jest numer obcy ze zdarzenia.

Zmiana podmiotu na zdarzeniu, które związane jest z dokumentem handlowym (faktura zakupu, sprzedaży, zaliczkowa, finalna lub ich korekta) lub z dokumentem wprowadzonym do rejestru VAT powoduje aktualizację podmiotu na płatności, informacja o zastosowaniu mechanizmu podzielonej płatności,  pobierana jest z kontrahenta głównego wskazanego na dokumencie źródłowym. Numer NIP i kwota VAT zawsze odczytywane są z dokumentu źródłowego. W przypadku zmiany rodzaju podmiotu z kontrahenta na pracownika/ wspólnika/ bank sekcja związana z metodą podzielonej płatności t nie będzie widoczna.

Seryjne ustawianie parametru MPP – podzielona płatność

W menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy) oraz w Operacjach seryjnych dostępna jest funkcja Zmień ustawienia MPP. Działa ona zarówno dla aktualnie podświetlonej płatności jak i dla zaznaczonych zdarzeń. Funkcja ta powoduje zaznaczenie/odznaczenie parametru MPP- podzielona płatność na płatnościach znajdujących się w rejestrze bankowym. Jeśli wśród zaznaczonych płatności będzie zdarzenie np. z rejestru kasa parametr nie zostanie zaznaczony, a w logu z przebiegu operacji pojawi się komunikat: FA/2019/100: Nie ma możliwości zmiany ustawień MPP. Przelew znajduje się w rejestrze innym niż bankowy.

Seryjne usuwanie rozliczenia

W menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) oraz w Operacjach seryjnych dostępna jest opcja Usuń rozliczenia. Opcja działa zarówno dla podświetlonej, jak i dla zaznaczonych pozycji.

Przy próbie usunięcia rozliczeń opcją Usuń rozliczenia jeżeli przynajmniej jednego z rozliczeń danego dokumentu nie uda się usunąć, pojawia się odpowiedni komunikat np. Operacja nie została pomyślnie wykonana z powodu błędów. FA/10/2017: Nie można usunąć rozliczeń płatności. Co najmniej jedno z nich zostało wybrane na dokumencie kompensaty. i żadne z rozliczeń dokumentu nie jest usuwane.

Seryjna weryfikacja rachunków bankowych

W menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszy) oraz w Operacjach seryjnych dostępna jest opcja Zweryfikuj numer rachunku. Opcja działa zarówno dla podświetlonej, jak i dla zaznaczonych pozycji.

Weryfikacji podlegają płatności, które spełniają wszystkie wymienione poniżej warunki:

• płatność znajduje się w rejestrze bankowym,
• na płatności podano numer rachunku bankowego,
• jest to zdarzenie rozchodowe,
• płatność ma stan: Bufor lub Do realizacji,
• płatność nie jest rozliczona lub jest rozliczona częściowo,
• podmiotem płatności jest kontrahent posiadający polski numer NIP,

W logu z przebiegu tej operacji pojawiają się informacje o weryfikacji numeru rachunków bankowych oraz ewentualne komunikaty dotyczące problemów z połączeniem się z serwerem Ministerstwa Finansów czy brakiem połączenia sieciowego. Informacja o pozytywnym bądź negatywnym wyniku weryfikacji zapisywana jest na karcie kontrahenta dla każdego sprawdzanego rachunku bankowego. W przypadku, gdy na płatności występuje numer rachunku, którego nie ma na karcie kontrahenta w trakcie weryfikacji jest on dodawany na kartę kontrahenta wraz z wynikiem jego weryfikacji.

Zasady dotyczące rozliczeń z Preliminarza płatności zostały omówione tutaj.

W przypadku, gdy zdarzenie rozliczane jest z kilkoma zapisami kasowymi/bankowymi, istnieją dwa sposoby wskazania tych zapisów: 

Na zakładce [Rozliczenia] w dolnej części okna widoczny jest parametr Uzgodnij kwotę zapisu z wartością rozliczanych dokumentów. Służy on do synchronizacji kwoty zdarzenia z sumą dokumentów rozliczających to zdarzenie.

Domyślnie parametr jest aktywny na wszystkich nowo otwieranych zdarzeniach (do chwili wpisania kwoty zdarzenia). Po wpisaniu kwoty – parametr jest automatycznie wyłączany. Podobnie parametr nie jest aktywny podczas powtórnej edycji zdarzenia.

Jeśli parametr nie jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że suma rozliczanych dokumentów musi być mniejsza lub równa kwocie do rozliczenia na zdarzeniu, przy czym kwota na zdarzeniu jest nadrzędna.

Jeśli parametr jest aktywny – rozliczanie dokumentu przebiega w ten sposób, że kwota zdarzenia jest przyrównywana do sumy rozliczanych zapisów. Wprowadzenie rozliczenia powoduje zmianę kwoty na zdarzeniu.

Kiedy można wykorzystać funkcję synchronizacji kwot?

Planowaliśmy zakup sprzętu biurowego za kwotę 1500 zł. Zdarzenie zostało wprowadzone w Preliminarzu płatności. Następnie okazało się, że faktura zakupu ma wartość 1550 zł. (mamy na jej podstawie wprowadzony zapis kasowy). W związku z tym podczas rozliczania zdarzenia włączamy synchronizację kwot. Teraz wskazanie odpowiedniego zapisu bankowego do rozliczenia powoduje zmianę kwoty zdarzenia z 1500 zł na 1550 zł.

Może zdarzyć się, że sprzęt został zakupiony na dwie różne faktury 1000 zł i 550 zł. Wtedy dodajemy do rozliczeń pierwszą fakturę – kwota zdarzenia zostaje zmieniona na 1000 zł. Po dodaniu kolejnej faktury na kwotę 550 zł – wartość zdarzenia zostaje zmieniona na 1550 zł.

Edycja danych na zdarzeniu dotycząca podmiotu, kwoty czy terminu płatności nie jest możliwa dla zdarzenia z nadanym stanem zrealizowano (niezależnie od sposobu nadania tego stanu).

Przypomnijmy, że stan zrealizowano można nadać zdarzeniu: 

Planowane zdarzenia do Preliminarza mogą być wprowadzane: 

Przykładami mogą być: zatwierdzona faktura sprzedaży lub zakupu z odroczoną płatnością, przygotowana, ale jeszcze nie zrealizowana lista płac, związana z wstępnie naliczoną deklaracją VAT7 zapłata podatku VAT do urzędu skarbowego itd. Jak widać więc, zapisy w Preliminarzu mogą pochodzić z różnych modułów systemu Comarch ERP Optima.

Dodawanie zdarzeń przez operatora jest możliwe wyłącznie dla wybranego konkretnego rejestru. Dzięki temu każdy wprowadzony dokument będzie jednoznacznie przypisany do jednego z rejestrów – a więc jednego z rachunków bankowych, jednej z kas lub jednej z firmowych kart kredytowych.

Zdarzenie dodajemy naciskając przycisk  lub posługując się klawiszem <INSERT>. Formularz zdarzenia składa się z trzech zakładek: [Ogólne], [Rozliczenia] i [Dodatkowe].

Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

 – lista dokumentów nierozliczonych dla podmiotu określonego na zdarzeniu.

Formularz zdarzenia – zakładka Ogólne

Na formularzu nowego zdarzenia wypełniamy (obowiązkowe pola są zaznaczone na formularzu pogrubioną czcionką):

Dokument – typ dokumentu w obrębie wskazanej klasy. W zależności od wybranego typu automatycznie zaznaczane jest czy dany dokument jest przychodem czy rozchodem.

Numer – dla zdarzeń generowanych przez program pole jest wypełniane automatycznie (wpisywany jest tam numer dokumentu źródłowego), natomiast dla zdarzeń wpisywanych przez użytkownika pole pozostaje puste.

W przypadku zdarzenia powstającego automatycznie na podstawie wprowadzonego w systemie dokumentu opis pola przyjmuje formę przycisku i po jego wciśnięciu możliwy jest podgląd dokumentu źródłowego.

Numer obcy – pole jest edytowalne i umożliwia wpisanie dokumentu, na podstawie, którego powstało zdarzenie. W przypadku zdarzeń powiązanych z dokumentami zakupowymi – w pole przepisywany jest numer wpisany na dokumencie zakupowym, jako numer obcy.

Status – podobnie jak w przypadku zapisów kasowych/bankowych istnieje możliwość ustalenia, czy dana płatność powinna podlegać rozliczeniu (status Nie rozliczono), czy też nie będzie rozliczana (status Nie podlega).

Forma – forma płatności. Można ją wybrać z listy form płatności – strzałka z prawej strony pola rozwija tą listę. Z formą płatności (definiowaną przez użytkownika w Konfiguracji firmy/ Kasa Bank / Formy płatności) jest skojarzony proponowany termin płatności. W konfiguracji na formularzu formy płatności w sekcji Płatnik można wskazać podmiot na który będą tworzone płatności w module Kasa/Bank, w przypadku wyboru tej formy płatności na dokumentach.

Kwota – kwota do zapłaty w walucie (domyślnie PLN).

Kwota rozliczona – wyliczana jest w walucie na podstawie wprowadzonych rozliczeń. Pole nie jest edytowalne.

Kwota pozostała – wyliczana jest jako różnica wartości zdarzenia i kwoty rozliczonej. Pole nie jest edytowalne.

Data dokumentu – data wystawienia danego dokumentu.

Termin – termin płatności. Jeśli zdarzenie do Preliminarza skojarzone jest z jakimś dokumentem w systemie (wprowadzane jest automatycznie przez program) – termin pobierany jest z terminu płatności na tym dokumencie. Wprowadzając zdarzenie z klawiatury termin ustala użytkownik (proponowany jest termin zgodny z ustalonym dla wykorzystanej formy płatności).

Obok pola Termin znajduje się pole wyboru (domyślnie włączone). Jego wyłączenie powoduje, że nie można określić ani terminu płatności ani daty realizacji. Zdarzenia bez terminu płatności na listach widoczne są na końcu (pod warunkiem, że na liście nie ma podanego zakresu dat).

Dopuszczalna zwłoka – ilość dni, o którą można przesunąć datę realizacji płatności w stosunku do terminu płatności. Dopuszczalna zwłoka zależy od maksymalnej zwłoki zapisanej na karcie kontrahenta oraz od czasu realizacji polecenia przelewu przez bank obsługujący płatność.

Jeśli mamy do czynienia z należnością, realna data otrzymania pieniędzy będzie przesunięta w stosunku do terminu płatności o maksymalną zwłokę kontrahenta + czas realizacji przelewu przez bank kontrahenta.

Jeśli mamy do czynienia ze zobowiązaniem – aby zapłacić naszemu kontrahentowi w terminie, realna data wysłania pieniędzy powinna być przesunięta w stosunku do terminu o maksymalną zwłokę kontrahenta – czas realizacji polecenia przelewu przez nasz bank.

Na zdarzeniach powiązanych z dokumentem w innym module (np. zdarzenie powstałe po zatwierdzeniu faktury) automatycznie wyliczana jest data realizacji. Podczas wyliczania takiego terminu program uwzględnia dwie wprowadzone w systemie wielkości: czas realizacji przelewu przez bank (z formularza banku) oraz maksymalna zwłoka dla kontrahenta (z formularza kontrahenta).

Podczas wyliczania daty realizacji brane są pod uwagę również parametry związane z wykorzystaną formą płatności: typ płatności oraz jej termin. W zależności od dwóch ustawień do terminu płatności z dokumentu doliczane są odpowiednio czas realizacji przez bank lub zwłoka klienta: 

Stan – pole stan jest edytowalne, w związku z czym użytkownik w zależności od stanu realizacji przelewu może sam zaznaczyć odpowiedni poziom: 

W chwili rozliczenia dokumentu nadawany jest stan Zrealizowano i możliwość wprowadzania zmian na zdarzeniu (w tym również pola Stan) zostaje zablokowana. Dopiero w chwili usunięcia rozliczenia zdarzenie jest odblokowywane.

Podmiot – podmiot, którego dotyczy planowane zdarzenie w Preliminarzu. Podmiotem może być kontrahent, bank, pracownik, wspólnik lub urząd.

Rachunek – lista rachunków bankowych podmiotu. Pole to pojawia się jeżeli na zdarzeniu wybrany jest podmiot Kontrahent, Pracownik/Wspólnik lub Urząd. Wyświetlany jest opis rachunku bankowego lub numer rachunku jeżeli opis jest pusty. Lista jest aktywna, jeżeli stan zdarzenia to: Bufor, Do realizacji lub Wysłano. Natomiast w przypadku stanu zdarzenia Zrealizowano lista jest wyszarzana.

Bank – akronim banku właściwego dla podmiotu. Wprowadzając dane banku można wpisać jego akronim lub numer rozliczeniowy NRB. Można również wybrać bank z listy, wyświetlonej przyciskiem Bank. Jeśli wybrany powyżej podmiot ma wpisane na swojej karcie ewidencyjnej dane banku i nr rachunku, pole to wypełni się automatycznie.

Numer rachunku – jeśli wybrany powyżej podmiot ma wpisane na swojej karcie ewidencyjnej dane banku i nr rachunku, pole to wypełniane jest automatycznie. Numer rachunku podlega edycji i zmianie przez użytkownika do momentu, gdy stan zdarzenia nie będzie zrealizowany.

Urzędy ZUS i urzędy skarbowe mają kilka rachunków bankowych w zależności od tego, z jakiego tytułu wpłacane są pieniądze.

Dlatego jeśli jako podmiot na zdarzeniu wybrany zostanie Urząd z listy widocznej obok pola z kodem urzędu można wybrać, z jakiego tytułu nastąpił przepływ pieniędzy.

Jeśli jako podmiot na zdarzeniu wybierzemy Urząd z zakładki [ZUS] – istnieje możliwość wyboru pomiędzy ubezpieczeniem społecznym, ubezpieczeniem zdrowotnym a FP i FGŚP oraz FEP. W zależności od wyboru w pole Bank oraz Numer rachunku wpisane są automatycznie dane bankowe pobrane z odpowiedniej pozycji z karty urzędu ZUS (zakładka [Rachunki]).

Jeśli jako podmiot na zdarzeniu wybierzemy Urząd z zakładki [Urzędy skarbowe] z listy istnieje możliwość wyboru pomiędzy podatkiem od osób fizycznych, podatkiem od osób prawnych, podatkiem od towarów i usług oraz zaliczkami podatku od wynagrodzeń. W zależności od wyboru w pole Bank oraz Numer rachunku wpisane są automatycznie dane bankowe pobrane z odpowiedniej pozycji z karty urzędu skarbowego (zakładka [Rachunki]).

Obsługa pól jest zgodna z mechanizmem opisanym w rozdziale Obsługa pól związanych z bankiem.

Kategoria – kategoria, z którą skojarzone jest zdarzenie. Jeżeli dokument jest typu wpłata (zdarzenie przychodowe) z karty kontrahenta na dokument przenoszona jest kategoria sprzedaży. Jeżeli dokument jest typu wypłata (zdarzenie rozchodowe) z karty kontrahenta na dokument przenoszona jest kategoria zakupu.

Przelew SEPA – parametr jest widoczny tylko na zdarzeniach rozchodowych, o walucie rozliczenia EURO i wprowadzonych do rejestru obsługującego wymianę danych za pomocą webservice. Więcej informacji w tym temacie znajduje się w rozdziale Eksport przelewów europejskich SEPA.

Priorytet – ważność zdarzenia w Preliminarzu – strzałka z prawej strony pola rozwija listę możliwych priorytetów.

MPP – podzielona płatność – parametr widoczny jest na zdarzeniach, które znajdują się w rejestrze bankowym i dotyczą kontrahentów lub urzędów. Jeżeli płatność podlega metodzie podzielonej płatności (parametr MPP – podzielona płatność jest zaznaczony) to na zdarzeniu pojawiają się dodatkowe pola: Kwota podatku, NIP i Numer dokumentu. W przypadku gdy płatność związana jest z dokumentem źródłowym edycji podlega pole podatku, oraz Numer dokumentu (istotne w przypadku płatności do faktur zaliczkowych, gdzie zamiast numeru dokumentu należy wpisać słowo zaliczka), dla zdarzeń wprowadzonych ręcznie wszystkie pola są aktywne

Formularz zdarzenia – zakładka Rozliczenia

Zakładka [Rozliczenia] podzielona jest na trzy części.

W górnej części okna znajdują się te same informacje, które widoczne są na zakładce [Ogólne], a więc rodzaj dokumentu, data dokumentu, kwota w walucie, termin i data realizacji, oraz status i kwota rozliczona.

Środkowa część okna to informacje o walucie, w jakiej wystawiony jest dokument oraz walucie rozliczenia, a w przypadku walut obcych również o typie kursu oraz notowaniu. Więcej informacji znajduje się w części poświęconej rejestracji dokumentów w walutach obcych.

Dolna część okna to lista dokumentów, z którymi zdarzenie zostało rozliczone.

Jeśli zdarzenie jest zatwierdzone do realizacji oraz ma status (N) – nierozliczony lub (C) – częściowo rozliczony – na liście aktywne są przyciski:

 – dodanie pozycji <INSERT> – dodanie dokumentu rozliczającego edytowane zdarzenie.

Podczas rozliczania z poziomu zdarzenia w preliminarzu płatności pojawia się lista z nierozliczonymi dokumentami, na której można zmodyfikować kwotę do rozliczenia. Na liście widoczne są zarówno zapisy kasowe/bankowe jak również zdarzenia z Preliminarza płatności nierozliczone oraz częściowo rozliczone. Na liście wyświetlane są również dokumenty w buforze. Na liście można zaznaczyć dokumenty, które mają zostać rozliczone.  W kolumnie Do rozliczenia można zmienić kwotę na mniejszą, jeżeli z dokumentu ma być rozliczona tylko część kwoty.

Na liście widoczne są następujące kolumny:

Pod listą dostępne są następujące przyciski:

 – Zmień – edycja pozycji, kursor w kolumnie „Do rozliczenia”.

 – Podgląd dokumentu – podnoszony jest odpowiednio formularz zdarzenia bądź zapisu kasowego/bankowego.

 – Wybierz – wybrane dokumenty przenoszone są do rozliczenia.

 – Zamknij okno – okno jest zamykane bez wybierania dokumentów do rozliczenia.

Po wyświetleniu listy jest ona zawężana w następujący sposób:

Edycja pozycji na liście umożliwia zmianę kwoty na mniejszą. Jeżeli użytkownik wpisze kwotę większą zostanie ona automatycznie zmieniona na kwotę maksymalną możliwą. Edycja pozycji możliwa jest poprzez ikonę „lupy”, <ENTER> oraz dwuklik. Pozycja, która została zmieniona jest wyróżniona na liście pogrubioną czcionką. Do rozliczenia wybierane są zaznaczone dokumenty, a jeżeli żaden nie jest zaznaczony to dokument aktualnie podświetlony.

 – podgląd pozycji –podgląd szczegółów na temat dokumentu, z którym dokonane zostało rozliczenie. Na podglądanym dokumencie nie da się wprowadzić (zapisać) żadnych zmian.

 – usunięcie pozycji <DELETE> – usunięcie pozycji, z którą nastąpiło rozliczenie. Jeśli faktura jest rozliczona całkowicie – informacje na zakładce [Ogólne] nie są edytowalne. Jeśli usuniemy rozliczenie – informacje te są ponownie edytowalne. Opcja usuwania działa zarówno dla podświetlonego, jak i dla zaznaczonych rozliczeń. Przy próbie usunięcia kilku zaznaczonych rozliczeń te rozliczenia które można usunąć są usuwane, natomiast dla tych których nie można usunąć (bo np. jest uwzględnione na dokumencie kompensaty) pojawia się odpowiedni komunikat informujący o tym, dlaczego nie można usunąć rozliczenia.

 – dostępny jest wydruk Dodatkowe: Rozliczenie dokumentu, który zawiera oprócz podstawowych informacji o zdarzeniu również listę rozliczających go dokumentów i kwoty rozliczeń. Wydruk generowany jest na podstawie informacji widocznych na zakładce [Rozliczenia].

Lista dokumentów, z którymi rozliczane/kompensowane jest edytowane zdarzenie zawiera w kolejnych kolumnach informacje o wprowadzonych na nią pozycjach:

Numer dokumentu – numer dokumentu rozliczającego lub kompensującego zdarzenie. W przypadku rozliczeń zawsze wyświetlony jest numer zapisu kasowego/bankowego, z którym skojarzyliśmy nasze zdarzenie. W przypadku kompensat jest to numer obcy albo numer dokumentu (uzupełniany automatycznie dla zdarzeń skojarzonych z innym dokumentem), a jeśli te nie są wypełnione – pierwsza linia opisu zdarzenia.

Data – data dokonania rozliczenia/kompensaty. Domyślnie jest to data późniejszego dokumentu. Wartość w kolumnie Data jest edytowalna i możliwa do zmiany.

Termin – termin płatności zapisu lub zdarzenia rozliczającego lub kompensującego nasz zapis.

Rozliczono – kwota, która została rozliczona na tym zapisie/zdarzeniu.

Pozostało – kwota, która pozostała do rozliczenia na tym zapisie/zdarzeniu.

Formularz zdarzenia –  zakładka Dodatkowe

Opis księgowy – dodatkowe pole opisujące zdarzenie. Standardowo w pierwszą linię tego pola wpisywany jest opis wybranej powyżej kategorii. Jeśli zdarzenie powstało w oparciu o wprowadzony w systemie dokument – w pole Opis przepisywany jest numer dokumentu.

Opis do banku – pole wykorzystywane podczas elektronicznej wymiany danych z bankiem. Mechanizm opisany dokładniej w rozdziale: Elektroniczna wymiana danych z bankiem. W przypadku zdarzeń generowanych do dokumentów źródłowych pierwsza linia opisu do banku jest wypełniana automatycznie. Automatyczny opis jest generowany w sytuacji, kiedy nie podstawi się z kategorii. Dla wynagrodzeń generowany jest opis: Wynagrodzenie za [miesiąc/rok], dla pozostałych dokumentów generowany jest opis Zapłata za [numer dokumentu].

Konto przeciwstawne B.O. – pole istotne przy współpracy z modułem Księga Handlowa (wykorzystywane przy inicjalizacji B.O. W Księdze Handlowej na podstawie Preliminarza płatności i zapisów kasowych/bankowych). Mechanizm został dokładnie opisany artykule Formularz bilansu otwarcia. Program umożliwia użytkownikom nie posiadającym licencji na KH lub KH Plus wybór właściwego konta z planu kont.

Wprowadził – operator, który wprowadził zdarzenie do Preliminarza.

Zmodyfikował – operator, który dokonał ostatniej modyfikacji.

Formularz zdarzenia –  zakładka Windykacja

Zakładka [Windykacja] zawiera: 

Na liście zdarzeń w Preliminarzu płatności jest dostępna opcjonalnie wyświetlana kolumna Windykacja – schemat zawierająca kod schematu windykacji przypisanego do płatności.

Zakładka [Kalendarz] to niejako zbiorcze zestawienie wpływów i wydatków na poszczególne dni, zarówno tych już wprowadzonych (zapisów) jak i planowanych (zdarzeń).

Kalendarz ma budowę hierarchiczną. Każdy wiersz odpowiada jednemu tygodniowi. Wybrany tydzień można rozwinąć na poszczególne dni, a te na poszczególne zdarzenia.

Lista zawiera sześć kolumn:

Data/ Dokument – w zależności od poziomu zawiera albo daty tygodnia albo konkretny dzień. Dla poszczególnych zdarzeń i zapisów zawiera numer dokumentu związanego (lub jeśli takiego numeru nie ma – fragment opisu zdarzenia).

Podmiot – zawiera nazwę podmiotu związanego ze zdarzeniem lub zapisem (kolumna jest wypełniona tylko na poziomie konkretnego zdarzenia).

Przychód – wartość zapisów typu przychód oraz planowanych przychodów (w zależności od poziomu w obrębie tygodnia, dnia lub zdarzenia). Dla zdarzeń uwzględniana jest jedynie wartość w części pozostającej do rozliczenia.

Rozchód – wartość zapisów typu rozchód oraz planowanych rozchodów (w zależności od poziomu w obrębie tygodnia, dnia lub zdarzenia). Dla zdarzeń uwzględniana jest jedynie wartość w części pozostającej do rozliczenia.

Bilans – różnica pomiędzy wartością przychodu i rozchodu.

Saldo – saldo określa stan rachunku na koniec danego dnia/tygodnia. W przypadku zdarzenia saldo nie jest wyliczane.

Saldo wyliczane jest w oparciu o bilans otwarcia rejestru (wybranego lub wszystkich w zależności od ustawień Kalendarza) oraz wszystkich wprowadzonych zapisów kasowych/bankowych oraz zdarzeń w części pozostającej do rozliczenia, od początku istnienia danego rejestru do podanej daty.

Lista obsługiwana jest przez:

Zakres dat od… do… – zakres dat dla jakiego liczony ma być kalendarz. Proponowany jest okres obejmujący dwa tygodnie wstecz i cztery w przód.

Rejestr – istnieje możliwość by wartości wyliczone w kalendarzu obejmowały wszystkie zapisy i zdarzenia lub tylko z jednego wybranego rejestru.

Zapisy: preliminarz, zapisy k/b – przy odznaczonej opcji preliminarz wyświetlane będą tylko zapisy kasowe/bankowe, przy odznaczonej opcji zapisy k/b wyświetlane będą tylko zdarzenia z preliminarza płatności. Przy odznaczonych obu opcjach lista będzie pusta.

Pomijaj dni bez obrotów – zaznaczenie parametru spowoduje, że w kalendarzu nie pojawią się dni, w których nie ma żadnych planowanych operacji finansowych. Tygodnie bez obrotów będą widoczne na liście dla zachowania ciągłości czasu.

Pomijaj zdarzenia/zapisy ze statusem Nie podlega rozliczeniu – parametry odpowiadają za uwzględnianie płatności/zapisów w zależności od ich statusu (Nie rozliczone / Nie podlega): 

Zasady obsługi Kalendarza: 

1. Jeśli dana część listy (odpowiadająca tygodniowi czy dniowi) jest zwinięta – obok daty widoczny jest . Jego kliknięcie spowoduje rozwinięcie listy.
2. Jeśli dana lista jest rozwinięta to widoczny jest . Jego kliknięcie spowoduje zwinięcie listy.
3. Na poziomie poszczególnych zdarzeń nie pojawiają się przyciski służące zwijaniu/rozwijaniu list. Zdarzenia oznaczone są .
4. W menu kontekstowym (prawy przycisk myszy) dostępne są dodatkowo funkcje Zwiń wszystko (powoduje zwinięcie całej listy do poziomu poszczególnych tygodni) oraz Rozwiń wszystko (powoduje rozwinięcie kalendarza aż do poziomu zdarzeń).
5. Po przeliczeniu kalendarz zawsze domyślnie wyświetlany jest jako zwinięty do poziomu tygodni.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj.

Lista zdarzeń zawiera m.in. informacje:

Numer dokumentu – jako numer dokumentu wyświetlany jest:

 – edycja pozycji – możliwość podglądu szczegółów o zdarzeniu i ich zmiany. Zmiana zapisu jest możliwa jedynie wtedy, gdy zdarzenie nie jest powiązane z wystawionym w programie innym dokumentem (np. fakturą sprzedaży z odroczonym terminem płatności).

 – usunięcie pozycji. Jeśli zdarzenie ma status (N) – Nierozliczonego, można je usunąć z listy (za potwierdzeniem). Usunięcie zdarzeń o statusie (C) – rozliczonych Częściowo i (R) – Rozliczonych całkowicie będzie możliwe dopiero zaznaczeniu parametru Kasowanie rozliczeń przy kasowaniu i anulowaniu dokumentów w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry. Nie można usunąć zdarzeń powiązanych z transakcją.

 – jest aktywny wyłącznie dla wybranego konkretnego rejestru. Szczegóły na temat wprowadzania nowych zdarzeń znajdują się w rozdziale: Preliminarz płatności – formularz zdarzenia.

Uwaga

Z poziomu Preliminarza dostępny jest dodatkowo wydruk Zestawienia nominałów. Wydruk jest tworzony dla zdarzeń rozchodowych, aktualnie zaznaczonych na liście . Wydruk obejmuje wszystkie dostępne nominały wraz z ilościami potrzebnymi do wypłacenia poszczególnych kwot. Może być wykorzystany na przykład do przygotowania wypłat gotówkowych dla pracowników.

Dodatkowo dostępne są m. in. następujące przyciski:

 – dostępny jest wyłącznie dla wybranego konkretnego rejestru, jeśli wyświetlany rejestr jest typu BANK. Przycisk ten pozwala na przygotowywanie zestawu poleceń przelewów, które mają zostać zrealizowane przez bank. Lista zaznaczonych zdarzeń zapisywana jest, jako lista poleceń przelewu do pliku tekstowego. Szczegóły na temat eksportu przelewów do banku znajdują się w rozdziale: Elektroniczna wymiana danych z bankiem.

– lista rozliczeń kasowych/ bankowych podmiotu z podświetlonego kursorem zdarzenia.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane tutaj.