Wszystkie dokumenty wystawione w module Detal: :

oraz:

można zaimportować do Comarch ERP Optima.

Proces synchronizacji danych z Comarch ERP Optima Detal do Comarch ERP Optima odbywa się:

Synchronizacja ręczna

Funkcja  Wymiana danych – Detal / Mobilna sprzedaż jest dostępna z poziomu aplikacji Comarch ERP Optima w menu Handel. Jej uaktywnienie generuje okno:

Przed wczytaniem dokumentów do programu Comarch ERP Optima użytkownik może wywołać raport towarów, których może brakować, aby pokryć sprzedaż zrealizowaną w Detalu.

Po wybraniu Stanowiska i wciśnięciu ikony Kontrola zasobów  program wyliczy ewentualne braki w magazynie przypisanym do wskazanego stanowiska i wyświetli je w odrębnym oknie. Możliwe jest również wygenerowanie listy braków dla wszystkich stanowisk jednocześnie, w tym celu w polu Stanowisko należy wybrać opcję Wszystkie.

Na podstawie paragonów wystawionych w Detalu wyliczana jest łączna ilość sprzedanych towarów w ramach danego dnia i magazynu, a następnie porównywana jest ona ze stanem towaru (Magazyn/ Zasoby/ kolumna Ilość) w magazynie przypisanym do stanowiska. Jeżeli ilość w magazynie jest mniejsza niż ilość sprzedana na stanowisku detalicznym – różnica (wyrażona w jednostce podstawowej towaru) wykazywana jest jako brak w oknie Kontroli zasobów, w kolumnie Ilość.

Oprócz kolumny Brakująca ilość w oknie Kontroli zasobów dostępne są następujące kolumny:

Na oknie dostępne są również przyciski PW, PZ oraz ZD, dzięki którym możliwe jest uzupełnienie braków poprzez automatyczne wygenerowanie dokumentów przyjęcia wewnętrznego, przyjęcia zewnętrznego lub zamówienia u dostawcy.

Właściwości dotyczące tworzenia dokumentów PW, PZ, ZD:

1. Dla każdego magazynu i każdej daty, na które wykazano braki tworzony jest odrębny dokument.
2. Dokumenty generowane są dla kontrahenta !Nieokreślony!.
3. Data wystawienia na dokumencie to data, która została wykazana na raporcie braków.
4. Towary na dokumencie dodawane są w ilościach pozwalających na pokrycie braków.
5. Towary dodawane są na dokument w ostatniej cenie zakupu.
6. Dokumenty zapisywane są do bufora.

Aby wczytać dokumenty wystawione na stanowisku sprzedaży do programu Comarch ERP Optima w polu Stanowisko należy wybrać jego nazwę, i wcisnąć ikonę  Uruchom synchronizację. W polu Stanowisko można też wybrać opcję Wszystkie – wówczas zaimportowane zostaną dokumenty z wszystkich stanowisk.

Synchronizacja automatyczna

Automatyczna synchronizacja danych polega na wczytywaniu danych z Comarch ERP Optima Detal do systemu Comarch ERP Optima regularnie w określonych odstępach czasowych bez konieczności ręcznego wywoływania importu przez użytkownika.

Konfiguracja parametrów synchronizacji automatycznej odbywa się w Konfiguracji programu/ Automat synchronizacji.

W podgałęzi Harmonogramy można dodać zadanie synchronizacji z Optima Detal, na którym określamy bazę firmową, której ma dotyczyć synchronizacja, operatora, w imieniu którego będzie wykonywane zadanie oraz zakres godzin i częstotliwość wykonywania zadania:

Wszelkie komunikaty występujące podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji. Więcej w tym temacie można przeczytać w artykule Harmonogramy.

Wczytywanie dokumentów do Comarch ERP Optima

Właściwości dotyczące importowanych dokumentów:

1. W pierwszej kolejności wczytywane są dokumenty PKA.
2. Na PA/ FA , PAKOR, FSKOR, PKA (zakładka [Płatności]) widoczny jest akronim operatora, który dany dokument wystawił.
3. Kategoria skojarzona z dokumentem jest zgodna z ustawieniami na karcie kontrahenta (Comarch ERP Optima, Słowniki/ Kontrahenci, karta kontrahenta, zakładka [Ogólne]).
4. Kategoria elementu jest zgodna z kategorią sprzedaży ustaloną na karcie ewidencyjnej towaru (Comarch ERP Optima, Słowniki/ Cennik, pozycja cennika, zakładka [Ogólne]).
5. Pozycje towarowe występujące na Paragonie kilkakrotnie nie są agregowane do jednej pozycji.
6. Jeśli na Paragonie zostały sprzedane kaucje po imporcie trafią one na zakładkę [Kaucje] na dokumencie.
7. Jeżeli w ustawieniach stanowiska (Konfiguracja firmy/ Detal/ Stanowiska) zaznaczono parametr Generuj WZ, do importowanych dokumentów automatycznie generowane są dokumenty WZ/ WZKOR. Dokumenty te zapisywane są na trwałe. Ponadto jeżeli schematy numeracji dla dokumentu WZ/ WZKOR zawierają składnik SERIA i w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry zaznaczono parametry dotyczące przenoszenia serii na dokumenty i korekty powiązane, to automatycznie wygenerowane dokumenty WZ i WZKOR będą miały serię ustaloną dla stanowiska Detalu.
8. Nie jest uwzględniana blokada dla operatora dotycząca sprzedaży poniżej min. marży/ maks. rabatu.
9. Nie jest uwzględniany parametr na karcie kontrahenta (Słowniki/ Kontrahenci, zakładka Handlowe) Blokada wystawiania dok. rozchodowych.
10. Jako odbiorca Paragonu/ Faktury Sprzedaży występuje nabywca. Nie jest uwzględniany odbiorca domyślny zdefiniowany na karcie ewidencyjnej kontrahenta (zakładka [Dodatkowe]).

Płatności do Paragonów

Podczas wczytywania Paragonów do Comarch ERP Optima generowane są związane z nimi płatności. W ten sposób powstają:

Dla płatności odroczonych (przelew, gotówka z odroczonym terminem itp.) – zdarzenia w Preliminarzu płatności: 

Dla płatności gotówkowych z terminem 0 dni – zapisy KP w aktualnym raporcie kasowym:

Dla płatności kartą z terminem 0 dni – w zależności od ustawień parametru w konfiguracji programu Comarch ERP Optima (Konfiguracja/ Firma/ Kasa i Bank/ Parametry), Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową tworzone są:

Jeżeli na jednym Paragonie określonych jest kilka form płatności związanych z powstaniem zapisów KP (np. część kwoty jest płacona gotówką, a część bonami lub część gotówką, a część kartą kredytową) – program podczas importu dokumentu tworzy kilka zapisów kasowych w aktualnych raportach, w rejestrach skojarzonych z wybranymi formami płatności. Jeżeli w jednym z rejestrów nie ma otwartego raportu – podczas importu zostaje wczytany Paragon bez wygenerowania płatności z nim wiązanych. W logu importu generowany jest komunikat

Aby poprawnie zakończyć import należy otworzyć odpowiedni raport.
W przypadku, gdy na Paragonie występowały kaucje podczas importu zawsze generowane są oddzielne płatności do kaucji.
Jeżeli Paragon został zapłacony kilkoma formami płatności, na dokumencie zaimportowanym do Comarch ERP Optima na zakładce [Ogólne] widoczna jest pierwsza z wykorzystanych form płatności. Wszystkie płatności związane z Paragonem są widoczne w zakładce [Płatności]  dokumentu.

Niezależne zapisy  KP/ KW (niepowiązane z dokumentami zapisy kasowo/ bankowe):

Numer zapisu jest zgodny ze schematem numeracji dla KP zdefiniowanym w Konfiguracji firmy/ Detal/ Stanowiska na formularzu stanowiska, definicja KP/ KW.

Pracownik Detalu, który ma w Comarch ERP Optima (Konfiguracja programu/ Detal/ Funkcje Pracowników) włączony parametr Dostęp do konfiguracji interfejsu – po zalogowaniu do okna głównego sprzedaży widzi ikonę  – Konfiguracja układu ekranu – umożliwiającą zdefiniowanie wyglądu i funkcjonalności stanowiska pracy.

Moduł standardowo pracuje w jednym głównym oknie. Użytkownik ma możliwość indywidualnego doboru funkcji i informacji w nim widocznych. Elastyczna konfiguracja zapewnia maksymalne dostosowanie punktu sprzedaży do indywidualnych potrzeb.

Układ okna głównego

Program Comarch ERP Optima Detal zawiera kilka domyślnych układów ekranu. Użytkownik może pracować w oparciu o predefiniowane układy ekranu. Może także je modyfikować lub tworzyć swoje własne.

Powyżej menu głównego dostępny jest pasek narzędzi optymalizujący pracę nad konfiguracją interfejsu.

W jego skład wchodzą opcje:

Układ ekranu można dzielić na dowolną ilość paneli, ustalać ich rozmieszczenie i rozmiary. W panelach z kolei należy umieszczać sekcje (Paragon, Podsumowanie paragonu, Wyszukiwanie, Lista towarów, Przyciski, Klawiatura ekranowa) pełniące określone funkcje (szczegółowy opis poniżej w obszarze Sekcje danych na ekranie głównym). Utworzony układ ekranu można kopiować i wykorzystywać na innych stanowiskach.

 – opcje ogólne – pozwalają określić ustawienia ogólne interfejsu użytkownika:

Panel główny można dowolnie dzielić pionowo lub poziomo na wiele mniejszych paneli:

 – podziel pionowo – wybiera akcję podziału panelu pionowo. Po kliknięciu na panel dzieli go pionowo, tworząc dwa nowe panele, w które można wstawiać sekcje.

 – podziel poziomo – wybiera akcję podziału panelu poziomo. Po kliknięciu na panel dzieli go poziomo, tworząc dwa nowe panele, w które można wstawiać sekcje.

Linie oddzielające poszczególne panele nazywane są podzielnikami. Po najechaniu strzałką myszy na linię rozdzielającą panele zmianie ulega jej kolor . Dla podświetlonego podzielnika pod prawym przyciskiem myszy dostępna jest jego konfiguracja:

Rozmiar utworzonych paneli można zmieniać poprzez przemieszczanie oddzielających je podzielników. Wprowadzone w ten sposób ustawienia z poziomu Konfiguracji są pamiętane na stałe w oknie pracy (przy każdym logowaniu do programu). Zmiany rozmiaru poszczególnych paneli wprowadzone w trybie pracy są tymczasowe (nie są pamiętane po powtórnym zalogowaniu do programu).

Sekcje:

W każdym panelu dostępne są sekcje odpowiedzialne za funkcjonalność stanowiska pracy:

 – sekcja przycisków – wybiera akcję wstawienia sekcji przycisków. Po kliknięciu na panel wstawia w niego sekcję przycisków,

 – sekcja paragonu – wybiera akcję wstawienia sekcji paragonu. Po kliknięciu na panel wstawia w niego sekcję paragonu,

 – sekcja podsumowania paragonu – wybiera akcję wstawienia sekcji podsumowania paragonu. Po kliknięciu na panel wstawia w niego sekcję podsumowania paragonu,

 – sekcja wyszukiwania – wybiera akcję wstawienia sekcji wyszukiwania. Po kliknięciu na panel wstawia w niego sekcję wyszukiwania,

 – sekcja klawiatury – wybiera akcję wstawienia sekcji klawiatury. Po kliknięciu na panel wstawia w niego sekcję klawiatury,

 – sekcja listy towarów – wybiera akcję wstawienia sekcji listy towarów. Po kliknięciu na panel wstawia w niego sekcję listy towarów.

Funkcje dostępne są również z poziomu menu kontekstowego dostępnego pod prawym przyciskiem myszy w obszarze panelu:

 – anulowanie wybranej akcji <ESC> – usuwana jest wybrana akcja.

 – Zmień skórkę – do wyboru z rozwijanej listy dostępnych jest kilkanaście skórek definiujących wygląd aplikacji.

Stopka okna głównego

Komponent w zależności od ustawień może pokazywać godzinę oraz informacje o aktualnie zalogowanym do stanowiska pracy operatorze. W skład menu głównego wchodzi sekcja przycisków (poprzez menu kontekstowe możne zdefiniować przyciski widoczne w pasku stopki – szczegółowy opis definiowania sekcji przycisków został opisany poniżej w sekcji przyciski.

W menu kontekstowym stopki (pod prawym przyciskiem myszy) dostępna jest jej konfiguracja, na którą składają się parametry:

Sekcje danych na ekranie głównym

Paragon

Sekcja odpowiedzialna jest za wyświetlanie listy pozycji cennikowych dodawanych na Paragon. Kolumny dostępne dla sekcji to: kod towaru, nazwa towaru, ilość, jednostka miary, cena brutto, wartość brutto, rabat %, rabat zł, stawka VAT.

Pod prawym przyciskiem myszy w menu kontekstowym dostępna jest konfiguracja sekcji. Użytkownik może zdecydować czy podczas wystawiania paragonu widoczne będą:

W tym miejscu można również określić Tytuł paragonu, czyli oznaczenie, które można nadać paragonom, np. stolik w przypadku pracy z wieloma paragonami. Tytuł wyświetlany jest  wraz z numerem, przy czym numer nie oznacza numeru wystawianego paragonu, lecz kolejny numer przycisku paragonu.

Podsumowanie paragonu

Sekcja pokazuje łączną wartość brutto Paragonu w walucie PLN, nazwę kontrahenta, dla którego wystawiany jest PA oraz rabat Paragonu ustalony przed dodaniem towarów na PA (jego wartość podpowiada się na dodawanych pozycjach). Konfiguracja dostępna pod prawym przyciskiem myszy pozwala na zdefiniowanie wielkości czcionki dla wyświetlanej kwoty oraz ustalenie czy ma ona być pogrubiona.

Wyszukiwanie

Sekcja odpowiedzialna za wyszukiwanie towarów o wprowadzonym Kodzie. Po wpisaniu poprawnego kodu towaru, naciśnięcie klawisza <ENTER> lub ikony  skutkuje automatycznym dodaniem towaru na Paragon.

W opcjach ogólnych konfiguracji układu ekranu znajduje się parametr Kursor zawsze w polu wyszukiwania (omówienie w rozdziale 4.1 „Układ okna głównego”). Jego zaznaczenie powoduje, że kursor bez względu na wykonywaną akcję zawsze znajduje się w polu wyszukiwania.

Przyciski

Sekcja zawiera trzy rodzaje przycisków:

Okno Konfiguracji sekcji jest podzielone na dwie części. Z prawej strony widoczne są zakładki [Funkcyjne], [Towary], [Grupy] zawierające przyciski, które można dodać do sekcji przycisków. Z lewej strony okna znajdują się przyciski wybrane przez użytkownika. Przenoszenie przycisków do sekcji i ich usuwanie umożliwiają strzałki:

 – Wstaw do sekcji,

 –  Usuń z sekcji

lub dwukrotne kliknięcie na przycisk.

Po dodaniu przycisków do sekcji można ustalić ich rozmieszczenie:

 – w górę – przesuń zaznaczone przyciski w górę,

 – w dół – przesuń zaznaczone przyciski w dół.

Zakładka [Funkcyjne] zawiera przyciski pełniące określone funkcje:

 – Zmień cenę – funkcja pozwala na wpisanie nowej ceny dla uprzednio wybranej pozycji Paragonu,

 – Zmień ilość – funkcja służy do zmiany ilości i/lub jednostki miary wskazanej pozycji Paragonu,

 – Zmień wartość – funkcja umożliwia zmianę wartości wskazanej pozycji Paragonu. Na podstawie podanej wartości i ceny pozycji zostaje wyliczona ilość,

 – Rabat pozycji – rabat ustalany indywidualnie dla poszczególnych pozycji Paragonu. Po wywołaniu funkcji pojawia się okno, w którym należy wprowadzić % wartość rabatu – na tej podstawie obliczana jest wartość kwotowa upustu.

 – Rabat paragonu – funkcja pozwala na wprowadzenie rabatu od całego Paragonu,

 – Storno pozycji – umożliwia wystornowanie pozycji Paragonu (towar drukowany jest w ilości ujemnej),

 – Storno paragonu – funkcja umożliwia wystornowanie wszystkich pozycji PA,

 – Usuń pozycję – akcja usunięcia podświetlonej pozycji z PA,

 – Anuluj Paragon – akcja anulowania całego PA,

 – Zapłać – funkcja otwiera okno związane z płatnością Paragonu. Użytkownik może wpisać płaconą przez klienta kwotę oraz wybrać formę płatności, którą zostanie dokonana wpłata.

 – Zakończ – automatyczne zatwierdzenie Paragonu z automatycznym rozliczeniem domyślną formą płatności ustaloną po stronie Comarch ERP Optima  w Konfiguracji firmy/ Detal/ Stanowiska.

 – Lista towarów – funkcja powoduje wyświetlenie listy towarów z możliwością wyszukania właściwego i przeniesienia go na Paragon,

 – Lista kaucji – służy do wyświetlenia listy kaucji z możliwością wyszukania opakowania zwrotnego i przeniesienia go na Paragon lub na Przyjęcie kaucji,

 – Sprawdź stan –  wywołuje okno, w którym po wyszukaniu towaru/ kaucji wyświetlany jest aktualny stan na magazynie przypisanym do danego stanowiska oraz na innych magazynach, o ile operator w Comarch ERP Optima w Konfiguracji programu/ Detal/ Funkcje Pracowników  ma włączony parametr Podgląd stanu na wszystkich magazynach.

Jeżeli funkcja sprawdzania stanu zostanie wywołana z poziomu Paragonu, w oknie Stan magazynowy domyślnie podpowie się stan pozycji, na której aktualnie znajduje się kursor (z możliwością wyszukania i sprawdzenia innego kodu).

 – Kontrahent – wyświetlenie listy kontrahentów z możliwością przypisania wybranego kontrahenta do Paragonu,

 – Otwarcie szuflady – wywoływana jest akcja otwarcia szuflady drukarki fiskalnej,

 – Raport fiskalny – umożliwia wykonanie raportu dobowego/ okresowego na drukarce fiskalnej,

 – Operator – funkcja umożliwia chwilową zmianę zalogowanego pracownika,

 – Wystaw fakturę – opcja umożliwiająca odszukanie wybranego Paragonu i wystawienie do niego Faktury Sprzedaży,

 – Przyjęcie kaucji – funkcja pozwala wystawić dokument Przyjęcia kaucji (PKA),

 – Wpłata – wykonanie KP niepowiązanego z Paragonem,

 – Wypłata – wykonanie KW niepowiązanego z Paragonem,

 – Stan kasy – funkcja generuje podgląd stanu kasy dla operatora/ stanowiska w rozbiciu na poszczególne formy płatności. Stan kasy pokazuje stan z bieżącego dnia.

  – Zestawienia – zestawienie  Paragonów oraz wygenerowanych płatności,

 – Zamknięcie zmiany – wywołuje okno z raportem podsumowującym zmianę i umożliwia jej zamknięcie,

 – Wyloguj – zmiana zalogowanego operatora lub zakończenie pracy programu,

 – Przełącz paragon –  umożliwia przełączanie widoku z okna wystawiania paragonu, do okna wyboru paragonu, niezbędny przy pracy z wieloma paragonami,

 – Przekaż paragony –  pozwala przekazać otwarte Paragony innemu operatorowi,

 – Zwrot towaru – po wybraniu przycisku zostanie otwarte okno Lista dokumentów do korekty

Dla poszczególnych funkcji można:

W zależności od ustawienia dla drukarki fiskalnej w konfiguracji Comarch ERP Optima Detal (okno startowe programu, przycisk Zaloguj do konfiguracji) – program może współpracować z drukarką w trybie off-line lub on-line. Wybrany sposób pracy znacząco wpływa na sposób działania wyżej opisanych funkcji .

Zakładka [Towary] – z tego poziomu użytkownik definiuje przyciski identyfikujące poszczególne towary. W prawym górnym rogu okna widoczna jest ikona  – Dodaj przycisk towaru. Akcja dostępna jest także po kliknięciu prawym przyciskiem myszy z poziomu zakładki.

Dla utworzonego przycisku określamy:

Zakładka [Grupy] pozwala na utworzenie grupy przycisków funkcyjnych lub grupy przycisków towarów. Jeżeli podczas pracy użytkownik będzie wykorzystywał dużą ilość przycisków, próba umieszczenia ich wszystkich w oknie głównym możne negatywnie wpływać na ergonomię pracy. Dlatego te przyciski, które będą używane często należy umieścić bezpośrednio w oknie głównym, pozostałe można pogrupować.

W prawym górnym rogu okna dostępne są ikony:

 – Dodaj grupę przycisków funkcyjnych.

 – Dodaj grupę przycisków towarów.

Opcje te dostępne są także w menu kontekstowym zakładki pod prawym przyciskiem myszy. Konfiguracja przycisków z tego poziomu obejmuje ustalenie:

Po utworzeniu grupy przycisków funkcyjnych/ towarów należy daną grupę skonfigurować – przyporządkować jej wybrane przyciski funkcyjne/ towarów. Po kliknięciu na przycisk grupy uaktywniana jest opcja,  dostępna również w menu kontekstowym przycisku.

W przypadku grupy przycisków funkcyjnych, po włączeniu konfiguracji grupy pojawia się zakładka zawierająca wszystkie dostępne przyciski funkcyjne. Użytkownik decyduje, które mają się znaleźć w tworzonej grupie.

W przypadku grupy przycisków towarów, po włączeniu konfiguracji grupy pojawia się zakładka Towary.

Aby przywrócić ustawienia domyślne dla poszczególnych przycisków należy wykorzystać menu kontekstowe dostępne dla nazw parametrów przycisku.

W tym celu definiuje grupę przycisków funkcyjnych o nazwie „KASA”. Podczas konfiguracji grupy wybiera wspomniane wyżej funkcje wchodzące w skład tej grupy.Następnie definiuje drugą grupę o nazwie „Upusty”. W jej skład wejdą przyciski funkcyjne: Zmień cenę, Rabat pozycji, Rabat paragonu oraz przycisk grupujący „KASA”.
Po rozpoczęciu pracy na stanowisku, z poziomu okna głównego Operator będzie widział jeden przycisk o nazwie „Upusty”. Po kliknięciu na przycisk pojawią się trzy zdefiniowane wcześniej przyciski funkcyjne: Zmień cenę, Rabat pozycji, Rabat paragonu oraz przycisk grupujący „KASA”. Po kliknięciu na grupę KASA pojawią się zdefiniowane dla niej funkcje.

Klawiatura ekranowa

W oknie głównym sprzedaży można umieścić klawiaturę ekranową, opcja szczególnie ważna podczas pracy z wykorzystaniem ekranu dotykowego. Konfiguracja klawiatury dostępna w menu kontekstowym sekcji pozwala ustalić:

Lista towarów

Sekcja zawiera listę towarów należących do grupy towarów, w oparciu o którą będzie odbywała się sprzedaż. Dla listy dostępne są kolumny Kod, Nazwa, Nr katalogowy, Kod EAN, Cena, VAT, Dostawca, Opis, JM (jednostka miary). Konfiguracja dostępna pod prawym przyciskiem myszy pozwala na zdefiniowanie wielkości czcionki oraz ustalenie czy ma ona być pogrubiona.

Opcja Szukaj pozawala zawęzić listę do określonego ciągu znaków.

Kolumny na listach

Po zdefiniowaniu układu ekranu odpowiadającego potrzebom danego stanowiska detalicznego można rozpocząć pracę. Operator, który w Comarch ERP Optima (Konfiguracja programu/ Detal/ Funkcje Pracowników) ma włączony parametr Dostęp do konfiguracji interfejsu może z poziomu okna sprzedaży decydować, które kolumny z wszystkich dostępnych dla danej listy chce wyświetlać na ekranie. Standardowo widoczne są wszystkie kolumny dostępne dla danej listy.

Operator umieścił w szablonie m.in. sekcję Lista towarów. Następnie rozpoczął pracę na stanowisku w oparciu o zdefiniowany układ. Dla sekcji Lista towarów widzi wszystkie dostępne kolumny:

Ponieważ posiada dostęp do konfiguracji interfejsu, po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na nazwie jednej z kolumn ma dostęp do menu kontekstowego:

Zmiany wykonane z poziomu menu kontekstowego są zapamiętywane przez program przy każdym kolejnym logowaniu do stanowiska.

Z listy pracowników (Kadry) oraz z poziomu Formularza danych kadrowych pracownika dostępny jest przycisk . Rozwinięcie menu  wyświetla listę dostępnych opcji związanych z kalendarzem. Są to omawiane poniżej:

Kalendarze (plan pracy, harmonogramy) definiuje się w Konfiguracji firmy/ Płace/ Kalendarze, a przypisuje do pracownika na zakładce [Etat] w polu Kalendarz.

Plan pracy określa harmonogram (grafik) czasu pracy danego pracownika. Opcja ta pozwala na odnotowanie na pracowniku zmian w grafiku (np. zamiana dnia pracy z innym pracownikiem). W celu zmiany edytujemy formularz planu pracy, na którym możemy zmienić: typ dnia, godzinę rozpoczęcia i czas trwania pracy. W przypadku modyfikacji dnia „pracy” na „wolny” lub „świątecznych”, wpisana poprzednio godzina rozpoczęcia pracy oraz ilość godzin pracy jest zerowana.

Formularz ten zawiera także informację o tym, kto i kiedy wprowadził zmiany.

Przykład

W firmie wszyscy pracują 4 dni po 9 godzin, w poniedziałek 4 godziny. Dla wszystkich pracowników definiujemy jeden, wspólny kalendarz. W pewnym miesiącu pracownik uzyskał zgodę i zamiast w poniedziałek 4 godziny pracuje we wtorki. Aby to odnotować nie tworzymy nowego kalendarza tylko w Kadrach wyświetlamy Plan pracy i dokonujemy potrzebnych zmian. Wszystkie modyfikowane w planie pracy dni zaznaczane są w ten sposób:

Rzeczywiście przepracowany czas widoczny jest z poziomu (Nie)obecności na zakładce [Kalendarz] (dla pracowników rozliczanych wg Kalendarza i wg Obecności) lub na zakładce [Zestawienia] (wg Zestawienia).

W planie pracy oraz w kalendarzu (Nie)obecności na formularzu wejścia w dniu w polu Uwagi można wpisać opis dotyczący danego wejścia. Opis znajdujący się w polu Uwagi w danym wejściu jest wyświetlany na formularzu dnia w kolumnie Uwagi. Pole Uwagi można uzupełniać pojedynczo poprzez edycję danego dnia lub za pomocą opcji seryjnego wstawiania dni. Uwagi dotyczące poszczególnych wejść znajdujące się w planie pracy pracownika są dziedziczone do kalendarza (Nie)obecności i czasu pracy w aplikacji Comarch HRM.

Dodawanie Nieobecności dostępne jest pod ikoną  z kilku poziomów:

1. na Formularzu danych kadrowych, po prawej stronie klikamy ikonę   (Nie)obecności,
2. z Listy pracowników (Kadry) – po zaznaczeniu pracownika należy nacisnąć wskazaną powyżej ikonę lub rozwinąć menu kontekstowe (prawy klawisz myszy) i wybrać opcję (Nie)obecności,
3. z poziomu Wypłat pracowników również można dodać nieobecność naciskając ikonę .

Przy dodaniu pracownikowi nieobecności, które mogą wpływać na wysokość należnego limitu urlopowego za dany rok wyświetlany jest komunikat: Należy przeliczyć limity urlopowe. Dotyczy to nieobecności, które w definicji mają zaznaczone parametry:

Przy dodawaniu nieobecności indywidualnie odnotowanie nieobecności (urlopu) dla pracownika niemającego limitu, jest możliwe, ale program ostrzega o braku limitu i dopiero po ponownym potwierdzeniu przez Operatora, nieobecność taka jest zapisywana.

Zwolnienie chorobowe

Należy wykonać kroki opisane powyżej. Nanosząc zwolnienie chorobowe należy uzupełnić:

• Typ nieobecności – Zwolnienie chorobowe,
• Czas trwania nieobecności – uzupełnić daty od-do trwania nieobecności,

Dotyczy wersji: 2019.0.1

• Liczba dni chorobowego w obrębie okresu zasiłkowego – informacja o wykorzystanej do tej pory łącznej liczbie dni chorobowego przypadającego w okresie zasiłkowym. Do limitu wliczane są poprzednie okresy nieprzerwanej niezdolności do pracy oraz okresy, między którymi wystąpiła przerwa, ale które dotyczą tego samego okresu zasiłkowego (zaznaczony parametr Kontynuacja okresu zasiłkowego). W limicie nie są uwzględniane dni zwolnienia chorobowego, przypadające w okresie, gdy pracownik nie miał prawa do zasiłku, rozliczone w wypłacie jako Okres wyczekiwania na zasiłek chorobowy. Podczas zapisu formularza nieobecności typu Zwolnienie chorobowe, która powodowałaby przekroczenie limitu 182/270 dni pojawi się odpowiedni komunikat z możliwością wyboru przez użytkownika, czy cały okres nieobecności ma być zapisany jako zwolnienie chorobowe, czy ma zostać podzielona i na dni powodujące przekroczenie limitu ma być wprowadzona nieobecność usprawiedliwiona niepłatna.

• Tytuł ubezpieczenia – uzupełniany jest automatycznie w przypadku, gdy zostanie wybrana jedna z nieobecności: urlop macierzyński lub urlop wychowawczy. Wówczas pojawi się odpowiedni kod ubezpieczenia, którego nie należy kasować ani modyfikować.
• Przyczyna – w przypadku wprowadzania zwolnień lekarskich, pole obowiązkowe, decyduje o sposobie rozliczania tej nieobecności. W programie dostępna jest stała lista przyczyn, którymi są:
  • Nie dotyczy – wyświetlane dla nieobecności niebędących zwolnieniami chorobowymi,
  • Zwolnienie lekarskie – powód, jaki proponuje się standardowo przy wpisywaniu nieobecności „Zwolnienie chorobowe”,
  • Niezdolność do pracy/kwarantanna służb medycznych – zostanie policzony 100 % zasiłek z kodem 313,
  • Wypadek w pracy/ choroba zawodowa – zostanie policzony 100% zasiłek z kodem na RSA 314,
  • Wypadek w drodze do/z pracy – również 100%, ale najpierw wynagrodzenie za czas choroby (RSA z kodem 331), następnie zasiłek chorobowy 100% (313),
  • Zwolnienie w okresie ciąży – program wyliczy 100% wynagrodzenie, a później zasiłek chorobowy,
  • Zwolnienie spowodowane gruźlicą,
  • Nadużycie alkoholu,
  • Przestępstwo/wykroczenie – po wybraniu tego powodu program wylicza zerowy (0,00) zasiłek, na deklaracji RSA nieobecność wykazywana jest z kodem 151,
  • Badania dawcy/pobranie organów – 100% zasiłek (po 8.02.2005),
  • Leczenie szpitalne – zasiłek chorobowy (nie wynagrodzenie chorobowe) wypłacany jest w wysokości 70% podstawy wymiaru zasiłku.
  • Niepoprawne wykorzystanie zwolnienia- po wybraniu tego powodu program wylicza wynagrodzenie za czas choroby/zasiłek chorobowy w kwocie zerowej. Na deklaracji ZUS nieobecność jest wykazywana z kodem 151. Okres nieobecności wlicza się do okresu zasiłkowego. [/su_list

Uwaga

Od 1 stycznia 2011 roku w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia i w programie Comarch ERP Optima na formularzu danych kadrowych tego pracownika został zaznaczony parametr Chorobowe finansowane przez pracodawcę do: 14 dni, zasiłek chorobowy za okres pobytu w szpitalu od 15 do 33 dnia niezdolności do pracy w roku kalendarzowym wynosi 80% podstawy wymiaru zasiłku.

• Kod choroby – należy uzupełnić zgodnie z informacją podaną na zaświadczeniu lekarskim. Kody mają wpływ na prawo do zasiłku chorobowego lub jego wysokości (art.57 ust.1, 2 Ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). Kod ten pojawi się na raporcie RSA.
• Kontynuacja okresu zasiłkowego – określa, czy zwolnienia lekarskie mają się sumować do jednego okresu zasiłkowego (182 dni lub 270 dni).

Po zatwierdzeniu formularza , nieobecność pojawi się na liście i zostanie odnotowana w kalendarzu.

Zasiłki z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego wypłacane dla zleceniobiorców

Przepisy nie nakładają na zleceniodawcę wprost obowiązku odprowadzania zaliczki podatku od zasiłków wypłaconych osobom niebędącymi pracownikami. Jest to jednak dopuszczalne (i w praktyce bardzo często stosowane), ale uzależnione od zgody zleceniobiorcy.

Sposób opodatkowania/wykazania na PIT zasiłków ZUS zleceniobiorcy ustala użytkownik programu wskazując odpowiednią opcję na nieobecności.

Na formularzu nieobecności pracownika w grupie Zasiłek ZUS dla zleceniobiorcy niebędącego pracownikiem etatowym w polu Zaliczka podatku od zasiłku dostępne są następujące opcje:

W zależności od opcji na wypłacie generowane jest odpowiednie rozliczenie i tak dla opcji:

Zwolnienie chorobowe dla osoby, która ukończyła 50 r. życia

Z dniem 1.02.2009r. weszła w życie nowelizacja Kodeksu pracy skracająca okres wypłacania wynagrodzenia chorobowego finansowanego przez firmę dla pracowników powyżej 50-tego roku życia do 14 dni w roku (zamiast standardowych 33 dni obowiązujących nadal dla pozostałych pracowników).

Informacje te odnotować można na formularzu pracownika - zakładka [Inne informacje] - w sekcji „Niestandardowe wyliczenie"

Zaznaczenie u pracownika Chorobowe finansowane przez pracodawcę do [v] i wpisanie liczby dni równej 14 spowoduje, że dla takiego pracownika zasiłek chorobowy będzie wypłacany począwszy od 15-go dnia niezdolności do pracy z powodu choroby w roku (a nie od 34-go dnia).

Zgodnie wyjaśnieniami ZUS, wchodzące w życie 1 lutego skrócenie okresu wypłaty wynagrodzenia chorobowego, nie ma zastosowania do nieobecności ze stycznia 2009.

Wyjaśnienie ZUS „Zasiłek chorobowy dla pracowników, którzy ukończyli 50 rok życia” z dn. 30.01.2009r. opublikowane na stronie www.zus.pl

Od wersji 2013.0.1 programu Comarch ERP Optima na zakładce [Inne informacje] formularza danych kadrowych uzupełniono przy polu Chorobowe finansowane przez pracodawcę do: informację dotyczącą daty obowiązywania parametru. Na podstawie odnotowanej daty urodzenia pracownika wypełniane są automatycznie dane dotyczące skróconego do 14 dni okresu finansowania przez firmę wynagrodzenia za czas choroby i daty obowiązywania tego ustawienia.  Program ustawia datę zgodną z wymogiem ZUS, czyli pierwszym dniem roku następującego po roku, w którym pracownik ukończył 50 lat. Dodatkowo sprawdzana jest data obowiązywania ustawy i w przypadku pracowników, którzy ukończyli 50 lat przed 2009 rokiem ustawiana jest data graniczna 01.01.2009. Podczas naliczania wypłat pracowników sprawdzana jest dodatkowo data obowiązywania parametru Chorobowe finansowane przez pracodawcę. Dane odnotowywane są w ostatnim zapisie historycznym pracownika. Dane zostaną uzupełnione automatycznie przez program Comarch ERP Optima, jeżeli nie zostały one wcześniej wypełnione przez użytkownika programu.

Świadczenie rehabilitacyjne

Jeśli pracownik nabywa prawo do świadczenia rehabilitacyjnego, należy z listy typów nieobecności wybrać Urlop rehabilitacyjny.

Zasiłek opiekuńczy

W przypadku odnotowywania zasiłku opiekuńczego należy wybrać Typ nieobecności Urlop opiekuńczy (zasiłek) i dodatkowo w polu Przyczyna wybrać jedną z dostępnych opcji:

W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka).

Zwolnienie z FP/FGŚP- parametr pozwala na automatyczne ustalenie okresu zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. Podczas zapisu kalendarza (Nie)obecności przy zaznaczonym parametrze automatycznie zostanie ustalony okres zwolnienia z FP/FGŚP i zapisany na formularzu wskazanego dziecka na zakładce [4 Zwolnienie z FP/FGŚP].

Parametr jest automatycznie zaznaczany po ustawieniu dziecka w nieobecności związanej z rodzicielstwem wprowadzonej dla pracownika-kobiety. Ze zwolnienia z FP/FGŚP w przypadku, gdy oboje rodziców korzystało z urlopów związanych z rodzicielstwem może korzystać tylko jeden pracodawca, dlatego w programie domyślnie ustawiane jest zwolnienie z tych składek dla pracownika-kobiety. W przypadku, gdy ze zwolnienia będzie korzystał pracownik-mężczyzna podczas wprowadzania urlopu związanego z rodzicielstwem należy samodzielnie zaznaczyć parametr.

Urlop macierzyński (dodatkowy)

Dla odnotowania pracownikowi urlopu macierzyńskiego dodatkowego należy dodać nieobecność Urlop macierzyński dodatkowy. W polu Przyczyna należy wskazać odpowiednią przyczynę, która będzie miała wpływ na wysokość zasiłku macierzyńskiego(dodatkowego): 

W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka).

Zwolnienie z FP/FGŚP- parametr pozwala na automatyczne ustalenie okresu zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. Podczas zapisu kalendarza (Nie)obecności przy zaznaczonym parametrze automatycznie zostanie ustalony okres zwolnienia z FP/FGŚP i zapisany na formularzu wskazanego dziecka na zakładce [4 Zwolnienie z FP/FGŚP].

Parametr jest automatycznie zaznaczany po ustawieniu dziecka w nieobecności związanej z rodzicielstwem wprowadzonej dla pracownika-kobiety. Ze zwolnienia z FP/FGŚP w przypadku, gdy oboje rodziców korzystało z urlopów związanych z rodzicielstwem może korzystać tylko jeden pracodawca, dlatego w programie domyślnie ustawiane jest zwolnienie z tych składek dla pracownika-kobiety. W przypadku, gdy ze zwolnienia będzie korzystał pracownik-mężczyzna podczas wprowadzania urlopu związanego z rodzicielstwem należy samodzielnie zaznaczyć parametr.

Jeśli pracownik podczas urlopu macierzyńskiego dodatkowego pracuje na część etatu należy na formularzu nieobecności zaznaczyć parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego.

Urlop macierzyński uzupełniający

Dla odnotowania pracownikowi urlopu macierzyńskiego uzupełniającego należy dodać nieobecność Urlop macierzyński uzupełniający. W polu Przyczyna wskazana jest domyślnie przyczyna: Urlop macierzyński 100%.

W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka).

Zwolnienie z FP/FGŚP- parametr pozwala na automatyczne ustalenie okresu zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. Podczas zapisu kalendarza (Nie)obecności przy zaznaczonym parametrze automatycznie zostanie ustalony okres zwolnienia z FP/FGŚP i zapisany na formularzu wskazanego dziecka na zakładce [4 Zwolnienie z FP/FGŚP].

Parametr jest automatycznie zaznaczany po ustawieniu dziecka w nieobecności związanej z rodzicielstwem wprowadzonej dla pracownika-kobiety. Ze zwolnienia z FP/FGŚP w przypadku, gdy oboje rodziców korzystało z urlopów związanych z rodzicielstwem może korzystać tylko jeden pracodawca, dlatego w programie domyślnie ustawiane jest zwolnienie z tych składek dla pracownika-kobiety. W przypadku, gdy ze zwolnienia będzie korzystał pracownik-mężczyzna podczas wprowadzania urlopu związanego z rodzicielstwem należy samodzielnie  zaznaczyć parametr.

Jeśli pracownik podczas urlopu macierzyńskiego dodatkowego pracuje na część etatu należy na formularzu nieobecności zaznaczyć parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego.

Urlop rodzicielski

Jeśli pracownik przebywa na urlopie rodzicielskim należy dodać nieobecność Urlop rodzicielski. W polu Przyczyna dostępne są przyczyny, wpływające na wysokość zasiłku macierzyńskiego (rodzicielskiego):

W przypadku ustawienia u pracownika łączenia pracy z urlopem rodzicielskim parametr Praca na część etatu w trakcie urlopu rodzicielskiego zostanie zaznaczony w nieobecności typu urlop rodzicielski, która jest nierozliczona.

W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka). Edycja tego pola jest dostępna także na rozliczonych nieobecnościach. Dane wpisane w tym polu są wykazane na świadectwie pracy.

Imię i nazwisko dziecka, można wprowadzić również na zakładce [Pozostałe].  W sytuacji gdy uzupełniono zarówno pole Dziecko jak i zakładkę  [Pozostałe] do świadectwa pracy pobierane będą dane z pola Opieka nad.

W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka).

Zwolnienie z FP/FGŚP- parametr pozwala na automatyczne ustalenie okresu zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych. Podczas zapisu kalendarza (Nie)obecności przy zaznaczonym parametrze automatycznie zostanie ustalony okres zwolnienia z FP/FGŚP i zapisany na formularzu wskazanego dziecka na zakładce [4 Zwolnienie z FP/FGŚP].

Parametr jest automatycznie zaznaczany po ustawieniu dziecka w nieobecności związanej z rodzicielstwem wprowadzonej dla pracownika-kobiety. Ze zwolnienia z FP/FGŚP w przypadku, gdy oboje rodziców korzystało z urlopów związanych z rodzicielstwem może korzystać tylko jeden pracodawca, dlatego w programie domyślnie ustawiane jest zwolnienie z tych składek dla pracownika-kobiety. W przypadku, gdy ze zwolnienia będzie korzystał pracownik-mężczyzna podczas wprowadzania urlopu związanego z rodzicielstwem należy samodzielnie zaznaczyć parametr.

Urlop ojcowski

Pracownikowi przebywającemu na urlopie ojcowskim należy na kalendarzu (Nie)obecności wprowadzić nieobecność Urlop ojcowski.

W polu Dziecko można wskazać dziecko, na które został udzielony urlop. Na rozwijanej liście wykazywane są dzieci wprowadzone na Listę członków rodziny z kodem stopnia pokrewieństwa 11 (dziecko własne, przysposobione lub dziecko drugiego małżonka).  Edycja tego pola jest dostępna także na rozliczonych nieobecnościach. Dane wpisane w tym polu są wykazane na świadectwie pracy.

Imię i nazwisko dziecka, można wprowadzić również na zakładce [Pozostałe].  W sytuacji gdy uzupełniono zarówno pole Dziecko jak i zakładkę [Pozostałe] do świadectwa pracy pobierane będą dane z pola Opieka nad .

W programie jest wprowadzona kontrola liczby dni urlopu ojcowskiego. Podczas wprowadzania nieobecności Urlop ojcowski na formularzu nieobecności wyświetlana jest informacja o wykorzystanej do tej pory liczbie dni urlopu ojcowskiego łącznie z wprowadzaną nieobecnością, na dane dziecko (jeśli w bieżącej nieobecności zostało wskazane dziecko w polu Dziecko lub w ciągu 1 roku (jeśli w bieżącej nieobecności nie zostało wybrane dziecko)

W trakcie zapisu formularza nieobecności Urlop ojcowski, która powodowałaby przekroczenie limitu 14 dni pojawi się odpowiedni komunikat z możliwością wyboru czy nieobecność ma być zapisana pomimo przekroczenia limitu czy użytkownik chce ją edytować i zmienić okres.

W sytuacji gdy na formularzu nieobecności Urlop ojcowski zostało wskazane dziecko dla którego uzupełniono datę urodzenia, podczas zapisu formularza program weryfikuje, czy ukończyło 1 rok (dzieci urodzone od 26. 04.2023r.) lub 2 lata (dzieci urodzone do 26. 04.2023r) na datę DO nieobecności. Gdy wiek dziecka przekroczy określony wiek pojawi się odpowiedni komunikat.

Podczas seryjnego wstawiania nieobecności w trybie automatycznym w razie wpisania nieobecności Urlop ojcowski w wymiarze, który spowodowałby przekroczenie limitu 14 dni, nieobecność nie zostanie dodana, a w logu pojawi się odpowiednia informacja. Podczas importu nieobecności z arkusza Excel, z Comarch ERP Migrator nie ma kontroli limitu dni urlopu ojcowskiego

Zwolnienie (siła wyższa)

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika.

W celu odnotowania zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej, w programie należy dodać nieobecność Zwolnienie (siła wyższa) (2dni) lub Zwolnienie (siła wyższa) (2dni)/godz.

Po odnotowaniu pracownikowi powyższych nieobecności w wypłacie jest naliczany składnik ‘Wynagr. za czas zwol. (siła wyższa)’ w wysokości 50% wynagrodzenia.

Dni wolne na poszukiwanie pracy

Nieobecność służy do odnotowania zwolnienie na poszukiwanie pracy (art. 37 kodeksu pracy). Nieobecność pomniejsza wynagrodzenie zasadnicze oraz czas pracy pracownika. Po odnotowaniu pracownikowi nowej nieobecności, w wypłacie zostanie naliczony składnik ‘Wynagr. za wolne na poszukiwanie pracy’, wyliczony jak urlop okolicznościowy.

Dni wolne z tyt. krwiodawstwa

Dni wolne z tyt. krwiodawstwa.  Nieobecność służy do odnotowania nieobecności związanej z oddawaniem krwi przez pracownika.  Nieobecność pomniejsza wynagrodzenie zasadnicze oraz czas pracy pracownika. Po odnotowaniu pracownikowi nowej nieobecności, w wypłacie zostanie naliczony nowy składnik ‘Wynagr. za wolne z tyt. krwiodawstwa’, wyliczony jak urlop okolicznościowy.

 Nieobecność B2B

Nieobecność Nieobecność (B2B) należy odnotować w przypadku wykorzystania dni wolnych przez osobę z odnotowaną umową B2B. Nieobecność jest  powiązana  z limitem  nieobecności  Nieobecność (B2B).

Formularz danych kadrowych

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługują­cego mu po przepracowaniu roku.

Na formularzu danych kadrowych pracowników podejmujących pierwszą pracę należy zaznaczyć na zakładce [Etat] parametr Limit urlopu – pierwsza praca, który ma wpływ na sposób naliczenia limitu urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku zatrudnienia. W module Płace i Kadry Plus jest możliwość zaznaczenia/odznaczenia tego parametru poprzez Seryjną zmianę pola dla zaznaczonych pracowników.

Ogólne zasady wyliczenia limitu urlopu – pierwsza praca

Dla pracowników podejmujący pierwszą pracę nalicza się standardowy limit nieobecności Urlop wypoczynkowy. Limit urlopu wypoczynkowego nalicza się w wysokości 1/12 rocznego limitu, za każdy przepracowany miesiąc.

Liczenie okresów „miesięcznych” uzależnione jest od parametru w konfiguracji Limit urlopu dla pracownika tymczasowego/pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni oraz Limit urlopu pierwsza praca – upływ miesiąca w dniu, który datą poprzedza dzień zatrud.

W przypadku zaznaczenia obu parametrów limit urlopu dla pracownika podejmującego pierwszą pracę wyliczany jest zgodnie z parametrem Limit urlopu pierwsza praca – upływ miesiąca w dniu, który datą poprzedza dzień zatrud.

Parametr Limit urlopu dla pracownika tymczasowego/pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni – działanie: 

Przy naliczaniu limitu urlopu wypoczynkowego nie stosuje się zaokrąglenia w górę do pełnych dni i nie uwzględnia się niepełnych miesięcy.

Przykład

Pracownik podejmujący pierwszą pracę jest zatrudniony od 1.01.2017 do 31.03.2017 na pełny etat. Parametr Limit urlopu dla pracownika tymczasowego/pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni nie jest zaznaczony.

Za każdy przepracowany miesiąc naliczy się 1/12 przysługującego mu rocznego limitu. Za 3 miesiące pracy pracownik uzyskał prawo do 5 dni urlopu wypoczynkowego.

Parametr Limit urlopu pierwsza praca – upływ miesiąca w dniu, który datą poprzedza dzień zatrud. – działanie : 

Podczas zapisu nieobecności Urlop wypoczynkowy dla pracownika podejmującego pierwszą pracę wprowadzona jest kontrola limitu urlopu wypoczynkowego, aby należny za dany miesiąc urlop można było wykorzystać dopiero po upływie miesiąca pracy. W przypadku próby wprowadzenia większej niż przysługująca liczby dni urlopu pojawia się komunikat: „Przekroczono limit nieobecności na ten miesiąc. Czy chcesz kontynuować ?” z możliwością wyboru czy nieobecność ma być zapisana jako urlop wypoczynkowy pomimo przekroczenia limitu czy użytkownik chce ją edytować i zmienić okres.

W związku ze zmianami przepisów od 1.01.2016 r. pracownik może wykorzystywać urlop opiekuńczy kp. 188 na godziny lub dni. Do naliczenia przysługującego pracownikowi limitu urlopu opiekuńczego na dni służy standardowy limit Urlop opiekuńczy kp 188 (2dni), który jest powiązany z nieobecnością Urlop opiekuńczy kp 188 (2dni). Wprzypadku urlopu opiekuńczego udzielanego na godziny należy dodać pracownikowi limit Urlop opiekuńczy kp.188/godz. i powiązaną z nim nieobecność Urlop opiekuńczy kp 188 (2dni)/godz.

Limit Urlop opiekuńczy kp.188/godz. jest liczony proporcjonalnie do wymiaru etatu i przeliczany na godziny. Wyliczony limit podlega zaokrągleniu w górę do pełnych godzin. Limit Urlop opiekuńczy kp 188 (2dni) zawsze jest naliczany w wysokości 2 dni niezależnie od wymiaru etatu pracownika. Wykorzystany przez pracownika urlop opiekuńczy kp. 188 jest wykazywany w świadectwie pracy.

Formularz limitu zawiera następujące informacje: 

Nieobecności nieusprawiedliwione, urlop bezpłatny, trwające co najmniej miesiąc pomniejszają limit urlopu wypoczynkowego o 1/12 za każdy miesiąc nieobecności, jeśli pracownik po takiej nieobecności powraca do pracy w trakcie danego roku kalendarzowego.

Podczas wpisywania nieobecności typu urlop wypoczynkowy, należny limit urlopu jest pomniejszany godzinowo zgodnie z obowiązującą pracownika normą czasu pracy w okresie, w którym korzysta z urlopu. W bazie danych jest zapisywana informacja o godzinowej wysokości limitu w przeliczeniu na pełny wymiar etatu, w danych pracownika jest wyświetlana zarówno ta wartość, jak i limit godzinowy dla aktualnego wymiaru etatu pracownika. W związku z tym przy zmianie wymiaru etatu pracownika w trakcie roku, jest widoczna prawidłowa informacja również w limitach nieobecności za dany rok.

Podstawa wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy liczona ze średniej z wypłat z poprzednich miesięcy również jest wyliczana z dokładnością do godziny.

Program pozwala na wprowadzenie nieobecności powodującej przekroczenie limitu. W takim przypadku program wyświetla ostrzeżenie, a liczba dni pozostałych do wykorzystania przyjmuje ujemne wartości.

Może zaistnieć taka sytuacja, że w danych pracownika odnotowaliśmy nieobecność, a później w Konfiguracji firmy/Typy nieobecności powiązaliśmy nieobecność z limitem. Podczas wpisywania limitu u pracownika program „zobaczy” wcześniej odnotowaną absencję i wykaże w polu Wykorzystano. Pozostała część limitu wyświetli się w polu Pozostało.

Limity nieobecności – pozwalają na odnotowanie informacji o przysługującym i wykorzystanym limicie. Domyślnie w programie zostały zdefiniowane progi urlopowe dotyczące limitu dotyczące urlopu wypoczynkowego (20, 26 dni), limit urlopu wypoczynkowego dla pracowników młodocianych, limit urlopu dodatkowego dla pracowników z niepełnosprawnością, limit urlopu opiekuńczego nad zdrowym dzieckiem (kp.188) rozliczany w dniach i godzinach.

Lista limitów nieobecności pracownika zawiera informacje o:

Dla urlopów rozliczanych w dniach (np. urlop opiekuńczy art. 188 Kp) kolumny, dotyczące limitu przeliczanego na godziny są wypełniane zerami.

Dodatkowo na formularzu można filtrować limity po latach poprzez zaznaczenie flagi „zawęź do roku” i wpisaniu konkretnego roku. Jeżeli flaga nie jest zaznaczona, to na liście wyświetlają się wszystkie limity, które miał przyznane pracownik.

Z poziomu listy limitów nieobecności pracownika dostępna jest funkcja przelicz wybrany limit   z dwoma opcjami do wyboru: automatycznie przeliczony zostanie pojedynczy limit za wybrany rok lub wszystkie limity nieobecności za dany rok, bez konieczności otwierania kolejno formularzy poszczególnych limitów, przydatne np. po zmianie wymiaru etatu w trakcie roku, czy po uzupełnieniu historii zatrudnienia (wykształcenia) pracownika powodującej zwiększenie stażu pracy uwzględnianego przy wyliczaniu limitu. Jeżeli na liście wyświetlone są limity za kilka lat i uruchomimy opcje pojedynczego przeliczanie limitów, to przeliczy się tylko limit, z tego roku, który był wpisany w polu „zawęź do roku”.

Przy dodawaniu i przeliczaniu standardowego limitu dla urlopu wypoczynkowego u pracownika – proponuje się należny limit w wysokości wyliczonej na podstawie ogólnego stażu pracy i nauki. Przy automatycznym naliczaniu program pobiera dane o stażu z następujących formularzy kadrowych:

Procedura uwzględnia również niewykorzystany limit urlopowy z poprzedniego roku.

W module Płacy i Kadry Plus udostępniona jest funkcjonalność odbierania nadgodzin. Do odnotowania odbioru nadgodzin służy dostępna na formularzu dnia w kalendarzu czasu pracy pracownika kolumna Nadg. z rozwijaną listą znaczników:

Formularz dnia pracy pracownika – kolumna Nadgodziny

AKRONIM	Płatne (% wynagrodzenia zasadniczego)	Wliczać do czasu pracy	Wliczać do czasu do wyliczenia nadgodzin
O.BM	Zgodnie ze strefą (0%)	Jak strefa (Nie)	Nie
O.NM	Zgodnie ze strefą (100%)	Jak strefa (Tak)	Nie
W.PŁ	Zgodnie ze strefą (100%)	Jak strefa (Tak)	Tak
W.NP	Zgodnie ze strefą (0%)	Jak strefa (Nie)	Tak

Sposób zapłaty i wliczania do czasu pracy będzie odczytywany ze strefy, którą opisuje dany znacznik.

Z tabeli wynika, że opisy „O.NM” i „W.PŁ” uwzględniane są wyłącznie dla wejść odnotowanych jako strefy wliczane do czasu pracy, a dwa pozostałe – wyłącznie dla stref niewliczanych do czasu pracy. Zapisy na definicji dnia są sprawdzane, w przypadku błędnego wypełnienia zapisu pojawi się komunikat: Niepoprawnie wypełniono kolumnę z rozliczeniem nadgodzin/niezgodność z definicją strefy.

Należy poprawić wszystkie niezgodności, w przeciwnym wypadku program nie pozwoli zapisać naniesionych zmian w danym dniu.

Przy wyliczaniu nadgodzin licząc czas przepracowany w danych strefach: 

Innym sposobem ewidencjonowania czasu pracy jest wypełnienie zestawienia czasu pracy. Dodanie zestawienia czasu pracy jest możliwe, gdy na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce [Etat] została wybrana opcja Rozlicz. czasu pracy wg Zestawienia.

Aby dodać zestawienie należy z poziomu formularza danych kadrowych pracownika lub listy pracowników przejść do Nie(obecności) a następnie wybrać zakładkę [3.Zestawienia].

Zakładka [Ogólne] – tu należy podać:

Przez rzeczywisty czas pracy należy rozumieć ilość godzin i dni jakie pracownik faktycznie przepracował. W sytuacji, gdy w danym miesiącu pracownik był nieobecny należy w kalendarzu Nieobecności odnotować jej rodzaj i czas trwania, a w zestawieniu podać czas przepracowany.

Program, zgodnie z kalendarzem wybranym w etacie, wyświetli normę czasu pracy (w godzinach i dniach), jaką pracownik był zobowiązany w danym okresie przepracować. W celu odnotowania nadgodzin należy uzupełnić pola informujące o łącznej liczbie nadgodzin 50%, 100% i nocnych. W ten sam sposób wpisujemy liczbę godzin pracy w nocy.

Godziny nocne standardowo zdefiniowane są pomiędzy 21.00 a 7.00, należy dostosować zapis do godzin nocnych obowiązujących w firmie (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Konfiguracja kalendarzy).

W zestawieniu zawsze wpisujemy okres pełnego miesiąca. Wyjątek stanowi miesiąc, w którym zatrudniamy/zwalniamy pracownika w trakcie miesiąca – podajemy faktyczny okres zatrudnienia oraz sytuacja, gdy w trakcie miesiąca wykonano aktualizacje danych – zestawienie wpisujemy za każdy okres oddzielnie. Przy wpisywaniu nowego zestawienia czasu pracy domyślnie podpowiada się okres od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca zgodnego z datą bieżącą ustawioną w programie. Jeśli zestawienie za ten okres już istnieje, to ustawia się okres miesiąca następnego w stosunku do ostatnio wpisanego. W przypadku, gdy pracownik jest zatrudniony/zwolniony w trakcie wybranego miesiąca to zakres podpowiadanych dat dodatkowo ograniczony do okresu zatrudnienia/zwolnienia.

Zakładka [Pozycje] – dotyczy szczegółowego rozpisania w jakiej strefie (strefach) czasu pracy przepracował pracownik. Dostępne są tu identyczne pola, jak na zakładce [Ogólne].

W module Płace i Kadry Plus dodatkowo dostępne są pola powiązane ze strukturą organizacyjną firmy, to znaczy: wydział i projekt. Pozwala to na precyzyjne określenie czasu przepracowanego na poszczególnych wydziałach, projektach.