W przypadku naliczania wypłaty istnieje możliwość zapisania w formie pliku tekstowego informacji o sposobie jej wyliczenia. Umownie w programie pliki te nazwane są logami i zapisują się w katalogu Optima.log. Pliki te tworzone są zarówno przy indywidualnym jak i seryjnym naliczaniu wypłat. W zależności od wybranego parametru logi systemowe będą zawierały informacje o:

Pierwszy kurs dnia ustalamy posługując się przyciskiem:

 – wprowadzanie kursu dnia. Dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszki na wskazanej walucie można zmienić zawartość kolumn:

Dodawać – Tak/Nie. Jeśli Nie – dla danego dnia nie zostanie wprowadzony kurs waluty.

Notowanie – wprowadzamy kurs waluty. Istnieje możliwość podania wartości dla określonej wielokrotności waluty. Można podać kurs dla 100 JPY (jen japoński) lub dla 1CHF (frank szwajcarski). Kursy zawsze podawane są w stosunku do waluty systemowej PLN.

Podana w nagłówku formularza Data jest dniem, na który jest ważny ten kurs lub terminem od którego kurs zacznie obowiązywać, jeżeli w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry jest zaznaczony parametr Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu).

Jeśli danego dnia kurs został już wprowadzony – jego zmiany można dokonać z poziomu zakładki [Historia]

Dodanie nowej waluty

Pobieranie kursów walut. Pobieranie kursów walut ze stron Narodowego Banku Polskiego jest dostępne dla typów kursów: średni kurs NBP, kurs kupna NBP, kurs sprzedaży NBP, kurs EBC (Europejskiego Banku Centralnego). Po wybraniu typu kursu waluty NBP, NBPK, NBPS, EBC uaktywnia się ikona pioruna. Wykonując opcję importu zawsze importowany jest kurs NBP lub EBC, aktualny na dzień określony w oknie kursów walut. Import kursów walut NBP możliwy jest dla walut znajdujących się w tabeli A. Istnieje możliwość wskazania zakresu dat, dzięki czemu można jednocześnie zaimportować kursy z więcej niż jednego dnia. Kursy walut dla innych typów kursów użytkownik może wprowadzić ręcznie.

W przypadku kiedy Klient nie posiada aktualnej gwarancji bądź pracuje na wersji Demo w momencie wywołania importu kursów walut pojawi się komunikat: Wystąpił błąd: Usługa dostępna tylko dla programów na gwarancji.

Wprowadzając nową walutę, na zakładce [Ogólne], określamy jej:

Symbol – krótkie (maksymalnie trzy znaki) oznaczenie waluty (np. EUR, USD…). Symbol waluty będzie wykorzystywany w programie, np. W cenniku i na dokumentach.

Nazwę – dłuższa nazwa waluty.

Kraj – kraj pochodzenia waluty.

Słownie – nazwa słowna waluty.

Domyślne konta dla różnic kursowych – domyślne konta księgowe dla różnic kursowych dodatnich i ujemnych. Konta są wykorzystywane jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa na zakładce [Konta różnic kursowych] nie wskazano kont księgowych dla danej waluty.

Poniżej znajduje się tabela z historią kursów wskazanej waluty, na której można zmieniać wprowadzony wcześniej kurs dnia. W tym miejscu można również sprawdzić czy notowanie zostało pobrane automatycznie, czy też jest to kurs wpisany ręcznie, jak również numer tabeli kursów z której został zaimportowany, datę opublikowania kursu oraz godzinę pobrania/wpisania kursu. Gdy dodajemy do listy nową walutę, tabela z historią jest pusta i nie da się na niej wprowadzić żadnych zmian.

Formularz waluty

Pod tabelą dostępne jest pole Typ kursu waluty z możliwością wyboru typu kursu wprowadzonego w Konfiguracji Programu/ Ogólne/ Typy kursów walut. Po otwarciu okna podpowiada się typ kursu oznaczony jako domyślny.

Nieaktywna – zaznaczenie parametru powoduje, iż waluta staje się nieaktywna. Co powoduje, że waluta nie jest dostępna do wyboru przy wprowadzaniu dokumentów walutowych, nie jest uwzględniana podczas pobierania kursów walut, nie jest uwzględniana podczas sprawdzania aktualnych kursów przy logowaniu, przy zaznaczonym parametrze: Pokazuj formularz kursów walut po wejściu do programu, jeśli nie był aktualizowany (Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry) oraz po wejściu na dowolną listę w programie, np. listę zasobów/ cennik przy odznaczonym parametrze: Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu) – nie wyświetla się komunikat: Błąd ustalenia kursu waluty [waluta] dla ceny towaru. Waluta nieaktualizowana nie jest wyświetlana na listach z wyborem waluty, natomiast na zapisanych wcześniej dokumentach jest widoczna.

Nie można zaznaczyć parametru Nieaktywna dla waluty systemowej.

Walutą systemową, w której dokonywane są wszystkie zapisy i transakcje w systemie Comarch ERP Optima jest Złoty polski (PLN). Inne waluty mogą być wykorzystywane na przykład przy konstruowaniu cennika, wystawianiu faktur czy wprowadzaniu raportów kasowych/bankowych.

Na liście walut oprócz PLN domyślnie wpisane są: AUD (Dolar australijski), CAD (Dolar kanadyjski), CHF (Frank szwajcarski), DKK (Korona duńska), EUR (Euro), GBP (Funt brytyjski), JPY (Jen japoński), NOK (Korona norweska), SEK (Korona szwedzka) i USD (Dolar amerykański).

Podobnie jak w przypadku waluty PLN, blokowana jest również możliwość usunięcia waluty EUR, co związane jest z procedurą VAT-OSS.

Lista Typów kursów walut jest w programie wykorzystywana do określania rodzaju kursów walutowych, np. średni kurs NBP, kurs kupna NBP, kurs sprzedaży NBP, kurs EBC, kurs wybranego banku (banków).

Lista zawiera kolumny Symbol, Nazwa oraz Domyślny. Kolumna Domyślny ustawiona na Tak określa, że dany typ kursu jest proponowany domyślnie przy wprowadzaniu dokumentów. Istnieje możliwość wyboru, który typ kursu ma być domyślny.

Lista walut obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku.

Formularz typu kursu waluty zawiera następujące informacje:

Symbol – oznaczenie kodowe typu kursu waluty

Nazwa – nazwa typu kursu

URL – adres strony z kursami walut. Wciśnięcie klawisza  spowoduje uruchomienie przeglądarki internetowej i otwarcie wpisanej w polu URL strony. Wpisany adres jest również wyświetlany na oknie Wprowadzanie kursu dnia.

Domyślny – parametr zaznaczony spowoduje, iż na wystawianych dokumentach w walucie wybrany typ kursu będzie podpowiadał się domyślnie.

Nieaktywny – parametr zaznaczony spowoduje, że tego typu kursu nie można wybrać na dokumencie. Jeżeli jednak przed oznaczeniem typu kursu jako nieaktywnego został on wybrany na dokumencie, nadal będzie na nim widoczny. Nie są również dla typu kursu nieaktywnego automatycznie pobierane kursy walut. Nieaktywne typy kursów walut wyświetlane są na liście w kolorze szarym. Domyślny typ kursu nie może zostać oznaczony jako nieaktywny. Podobnie nieaktywny typ kursu nie może zostać wybrany jako domyślny.

Zakładka [Ogólne] zawiera następujące dane:

Kod – oznaczenie kodowe terminu. Kod musi być unikalny w skali całej bazy danych.

Nazwa – nazwa terminu.

Rodzaj – rodzaj informacji. Obecnie dostępne są tylko Informacje bieżące.

Typ – typ terminu. Do wyboru mamy 4 opcje: dzienny, tygodniowy, miesięczny oraz czasowy. Wybór typu determinuje dostęp do sekcji tydzień miesiąca, dzień tygodnia, miesiąc w roku oraz okno czasowe.

Tydzień miesiąca – parametr określa termin wyświetlenia informacji poprzez wybór numeru tygodnia w miesiącu. Sekcja jest aktywna tylko w przypadku wyboru typu tygodniowy lub miesięczny.

Dzień tygodnia – parametr określa dzień tygodnia, w którym mają być wyświetlane informacje bieżące. Sekcja jest aktywna zawsze, niezależnie od ustawień w polu Typ.

Miesiąc w roku – parametr określa miesiąc w roku, w którym mają być wyświetlane informacje bieżące. Sekcja jest aktywna tylko w przypadku wyboru typu Miesięczny. Ponadto istnieje możliwość określenia konkretnego dnia w roku, w którym mają być wyświetlane informacje bieżące.

Okno czasowe – parametr pozwala określić dodatkowe warunki wyświetlania informacji bieżących. Dodatkowym warunkiem może być podanie ile dni przed zdefiniowanym w sekcjach tydzień miesiąca, dzień tygodnia i miesiąc w roku terminem ma zostać zrealizowane wyświetlenie informacji na ekranie. Wartość tego pola nie może być mniejsza od 1, natomiast jeśli pole jest nieaktywne, zawsze powinno być równe 0. Dla terminu o typie czasowy użytkownik ma możliwość wskazania na ile dni przed i po terminie ma być wyświetlana dana informacja. Dla analiz, które będą miały podpięty termin czasowy będą wyświetlane pozycje spełniające warunek analizy w dniu zgodnym z datą bieżącą oraz dodatkowo w zadanym zakresie wokół tej daty.

Drugim warunkiem może być zaistnienie jakiegoś zdarzenia (o ile) – w tym przypadku zdefiniowane są 3 zdarzenia: nie wykonano deklaracji VAT-7, nie wykonano zaliczki na PIT-36,nie wykonano zaliczki na PIT-4R, nie wykonano zaliczki na CIT-8 lub nie wykonano deklaracji DRA. Lista zdarzeń jest stała i niemożliwa do rozszerzenia przez użytkownika.

Zakładka [Dodatkowe] zawiera informacje dotyczące operatora i czasu wprowadzenia (modyfikacji) terminu do bazy danych.

Sekcja Terminy służy do definiowania terminów wyświetlania powiadomień i informacji w oknie Informacje bieżące. Zdefiniowane terminy są przypisywane do wprowadzanych do bazy informacji bieżących w Konfiguracja/ Program/ Informacje bieżące. Standardowo po wykreowaniu bazy danych zdefiniowanych jest 8 terminów systemowych, których nie można usunąć, ani zmodyfikować.

W tej części konfiguracji możemy przypisać możemy przypisać symbol fiskalny który odpowiada danej stawce VAT w kasie fiskalnej, w górnej części okna jest widoczna lista kas, które zostały wprowadzone do programu w gałęzi Kasy fiskalne, symbole stawek są przypisywane dla odpowiedniej kasy wybranej na tej liście.

Przed przystąpieniem do pracy z drukarką fiskalną należy przyporządkować stawki VAT zdefiniowane w programie – stawkom drukowanym na drukarce fiskalnej. 

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku.

Lista stawek podzielona jest na poszczególne kraje i zawiera stawki VAT obowiązujące we wszystkich krajach UE.

Wprowadzając nową stawkę podatku VAT wypełniamy kolejno pola: