Parametry

Korekta kosztów do podatku dochodowego wyliczana na dzień: parametr umożliwia zaznaczenie jednej z dwóch opcji: 30/90 lub 31/91. W zależności od zaznaczenia tego parametru korekta będzie wyliczana albo na 30/90 dzień albo na 31/91 dzień.

Automatycznie pobieraj kursy walut: parametr umożliwiający po zalogowaniu do bazy firmowej pobranie kursów walut z poprzednich dni (do 30 dni wstecz), w przypadku ich nie pobrania. Proces pobierania notowań z bieżącego dnia zostanie uruchomiony, jeżeli upłynęła godzina 12:20. Pobierane są: średni kurs NBP, kurs kupna NBP oraz kurs sprzedaży NBP. Funkcjonalność wymaga połączenia z siecią Internet oraz aktualnej gwarancji na program Comarch ERP Optima.

Zapisuj historię działań Operatorów – parametr jest domyślnie zaznaczony. Włączenie oraz wyłączenie parametru jest zapisywane w historii zmian. Zaznaczenie parametru powoduje zapisywanie kolejnych działań wykonywanych przez operatorów w programie.

Automatyczne pobieranie wskaźników – parametr umożliwiający po zalogowaniu do bazy firmowej pobranie dostępnych wskaźników kadrowo-płacowych i księgowych. Funkcjonalność wymaga połączenia z siecią Internet oraz aktualnej gwarancji na program Comarch ERP Optima.  Parametr jest domyślnie zaznaczony.  Po odznaczeniu parametru automatyczne pobieranie wskaźników nie będzie wykonywane.

Globalny słownik miejscowości – parametr decyduje o tym, czy Użytkownik będzie korzystał z globalnego słownika miejscowości czy też listy miejscowości będą osobno tworzone dla każdej firmy.

  • Jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas zaimportowany z bazy Teryt słownik miast pobierany jest z bazy konfiguracyjnej – jest to domyślne działanie programu,
  • Jeśli parametr jest odznaczony, wówczas słownik miast pobierany jest z bazy firmowej (czyli z listy utworzonej przez Użytkownika).

 



Kasy fiskalne

Opcja ta umożliwia dodanie kasy fiskalnej  do systemu, Użytkownik na tym poziomie wprowadza numer kasy zakres w przedziale 1-9999, nazwę kasy jako dowolne znaki alfanumeryczne, z listy dokonuje wyboru odpowiedniego sterownika do wyboru są: ELZAB, NOVITUS, SHARP. Pola o nazwie Numer, Nazwa oraz Sterownik są wymagane, aby program zezwolił na dodawanie i zapisanie w bazie danych nowej kasy.

 



e – Deklaracje / JPK / CUK

Adres usługi Web Service e-Deklaracje https://bramka.e-deklaracje.mf.gov.pl, automatycznie uruchamiany przy wysyłaniu deklaracji podatkowych drogą elektroniczną.

Sprawdzaj poprawność e-Deklaracji przed wysłaniem – zaznaczenie parametru powoduje weryfikowanie przez Comarch ERP Optima zgodności wysyłanej e-Deklaracji ze schematem dokumentu elektronicznego, który udostępnia Ministerstwo Finansów. Weryfikowana jest kompletność zarówno danych automatycznie pobieranych na deklarację (np. danych adresowych firmy bądź właściciela/pracownika), jak i wprowadzanych bezpośrednio na formularzu deklaracji.

Uwaga
Jeżeli podczas wysyłki najnowszych wersji formularzy deklaracji do systemu e‑Deklaracje pojawi się podczas weryfikacji komunikat o treści: Nie udało się zwalidować e-deklaracji z powodu błędów. Brak schematu dokumentu elektronicznego na stronach e-PUAP. Poprawność deklaracji zostanie sprawdzona podczas odbioru UPO. [-2146232832], może to świadczyć o przejściowych problemach z dostępem do serwera e-Deklaracji. Należy w takim wypadku wstrzymać się z wysyłką deklaracji i ponowić próbę za jakiś czas.  Jeżeli użytkownik zdecyduje się na wysyłkę, powinien od razu spróbować pobrać UPO, aby mieć pewność poprawności wysłanej deklaracji.

Adres usługi Web Service PUESC https://ws.puesc.gov.pl/seap_wsChannel/DocumentHandlingPort wykorzystywany do przesyłania drogą elektroniczną deklaracji AKC-WW/AKC-WWn oraz Intrastat. Poniżej adresu znajduje się miejsce na wpisanie loginu do platformy PUESC.

Adres usługi Web Service JPK https://e-dokumenty.mf.gov.pl, automatycznie uruchamiany przy wysyłaniu plików JPK drogą elektroniczną.

Sprawdzaj poprawność plików JPK przed wysłaniem – zaznaczenie parametru powoduje, że podczas generowania plików JPK jest sprawdzana ich struktura poprzez porównanie z wzorcem dokumentu elektronicznego.

Adres usługi EWD ZUS https://www.ewd2.warszawa.zus.pl/ – adresy usługi EWD ZUS, na które wysyłane są przesyłki ZUS podczas wysyłki deklaracji DRA bezpośrednio do ZUS.

 Adres usługi EWD ZUS (alternatywny) https://www.ewd2.wroclaw.zus.pl/

 



Działy dla kas fiskalnych

Na tym poziomie użytkownik definiuje dział (grupę) dla kas fiskalnych oraz przypisuje numer, nazwę, stawkę VAT dla tworzonego działu. Działy dla kas są wykorzystywane w kasach SHARP.



Drukarki fiskalne

Lista drukarek fiskalnych współpracujących z programem. System Comarch ERP Optima współpracuje aktualnie z następującymi drukarkami: 

  • POSNET (oparte o protokół DF-3001, Thermal, Thermal HS i FV, HD, HD EJ, XL2 OnLine, Temo)
  • ELZAB (Omega, Mera, Mera OnLine, ZETA),
  • INNOVA (Profit, Market, DF-1),
  • NOVITUS (Vivo, Vento, Quarto, Delio Prime (E) , Deon(E), Deon OnLine, Bono (E), Bono OnLine, HD Online),POINT,
  • TORELL (Duo Pro, Andros),
  • EMAR (Printo, Tempo 3),
  • Epson TM-T801FV.

Podczas dopisywania nowej drukarki należy określić:

Nazwa – w pole należy dokładnie przepisać symbol drukarki (typ) zgłaszany po zainstalowaniu obsługującego ją sterownika (Konfiguracja stanowiska/ Drukarka fiskalna).

Opis – dokładny opis drukarki.

Lista drukarek jest obsługiwana przez standardowe przyciski obsługi listy, opisane szczegółowo w niniejszym podręczniku.

Należy pamiętać, by przed rozpoczęciem wydruków na drukarce fiskalnej stawki VAT zdefiniowane w programie przyporządkować stawkom na drukarce fiskalnej. Dokładniejszy opis znajduje się w rozdziale o Symbolach stawek VAT.



Formularz schematu procesu

Formularz schematu procesu

Na formularzu schematu użytkownik wprowadza:

Kod – kod schematu, widoczny potem podczas wprowadzania dokumentu do Biblioteki.

Nazwa – nazwa schematu.

Nieaktywny – pozwala na zaznaczenie schematów, które nie są już wykorzystywane w firmie. Schematy nieaktywne nie są widoczne na liście schematów podczas wprowadzania dokumentów do Biblioteki.

W przypadku, gdy schemat został przypisany do dokumentu, a następnie zaznaczony jako nieaktywny – dokument nadal będzie obsługiwany wg tego schematu, natomiast nie będzie można wybrać schematu na nowych dokumentach.

Formularz schematu procesu zbudowany jest z dwóch części:

  • Etapy,
  • Etapy kolejne.

Definiując schemat użytkownik najpierw musi wskazać wszystkie etapy, z jakich budowany będzie schemat. Robi to w części Etapy. Dopiero potem może budować powiązania pomiędzy nimi. Dla  etapu z części lewej użytkownik musi wskazać, jaki etap następuje w procesie bezpośrednio po nim. Służy do tego część Kolejne etapy.

Schemat procesu: Etapy

W części Etapy użytkownik musi wskazać wszystkie etapy, jakie składają się na dany proces.

W schemacie procesu funkcjonują dwa typy etapów:

  • główne – etapy, w oparciu o które buduje się proces i ustala kolejność „przechodzenia” przez etapy podczas obsługi dokumentu,
  • powiązane – etapy, które powinny być wykonane w ramach realizacji danego etapu głównego.

Przykład
Podczas realizacji procesu związanego z zapytaniem ofertowym występuje etap związany z przygotowaniem oferty. Do tego konieczna jest konsultacja handlowa. Wtedy podczas definiowania schematu procesu jako jeden z etapów wskazany będzie etap przygotowania oferty, natomiast jako etap powiązany do niego: konsultacja.

Istnieć mogą dwa rodzaje etapów powiązanych:

  • obowiązkowe – bez wykonania etapu powiązanego obowiązkowego podczas realizacji procesu użytkownik nie będzie mógł przekazać dokumentu do kolejnego etapu,
  • nieobowiązkowe – operator będzie mógł przekazać dokument „dalej” nawet w przypadku, gdy taki etap powiązany nie będzie wykonany.

Na liście Etapy widoczne są kolumny:

  • Symbol – symbol etapu z jego definicji,
  • Nazwa – nazwa etapu z jego definicji,
  • Obowiązkowy – w kolumnie zapisywana jest informacja, czy wykonanie danego etapu podczas realizacji procesu jest wymagane. Parametr jest zaznaczony zawsze dla etapów głównych i użytkownik nie ma możliwości zmiany zaznaczenia (etapy te są zawsze wymagane, jeśli zostaną wskazane podczas realizacji procesu). Użytkownik może zaznaczać i odznaczać ten parametr tylko w przypadku etapów powiązanych, gdzie może zadecydować, który etap będzie wymagany podczas realizacji procesu.

Lista jest obsługiwana jest przez przyciski:

 Dodaj – pozwala dopisać nowy etap do schematu. Po wciśnięciu wyświetlana jest lista etapów zdefiniowanych w Konfiguracji programu/ Obieg dokumentów/ Etapy.

Po wciśnięciu strzałki z boku przycisku użytkownik może wybrać czy dodaje etap główny, czy powiązany. Jeśli wybierze etap powiązany – wtedy zostanie on dodany do etapu głównego, na którym aktualnie ustawiony jest kursor. Jeśli kursor ustawiony jest na innym etapie powiązanym – do etap zostanie dodany jako powiązany do skojarzonego z nim etapu głównego.

Uwaga
Należy pamiętać, że etap może być dopisany do danego schematu tylko raz. Podczas dodawania kolejnych etapów lista jest zawężana i nie widać na niej tych etapów, które już zostały dopisane do schematu. Zasada ta obowiązuje tylko podczas dodawania etapów głównych. Etapy powiązane (na drugim poziomie) mogą być dodawane wielokrotnie, bez ograniczeń.

 Usuń – pozwala usunąć etap ze schematu.

Uwaga
W przypadku, gdy etap ma przyporządkowane etapy powiązane (na drugim poziomie) to usunięcie etapu głównego spowoduje automatyczne usunięcie ze schematu podpiętych etapów powiązanych.

Etap może być usunięty tylko w przypadku, gdy nie został jeszcze wskazany jako etap kolejny w prawej części okna. Jeśli etap jest już wskazany jako kolejny – należy najpierw usunąć powiązanie (z części Etapy kolejne), a dopiero potem można usunąć etap ze schematu.

Zasada ta obowiązuje tylko podczas usuwania etapów głównych. Etapy powiązane mogą być usuwane bez ograniczeń.

  Przesuń w górę/ Przesuń w dół – pozwala użytkownikowi na zmianę kolejności wyświetlania etapów na liście.

Możliwość zmiany kolejności etapów na liście dotyczy tylko etapów głównych. Etapy powiązane, które z założenia są równorzędne, widoczne są na liście w kolejności ich dodawania do schematu.

Uwaga
Jeśli dla etapu wskazane są już etapy kolejne i użytkownik przestawia kolejność etapów w prawej części okna, to dotychczas ustalone etapy kolejne pozostają bez zmian.

Schemat procesu: Etapy kolejne

Jeśli na liście użytkownik wskazał już wszystkie etapy, z których budowany jest proces może ustalać kolejność „przechodzenia” pomiędzy nimi podczas obsługi dokumentu.

Lista etapów kolejnych obsługiwana jest przez przyciski:

 Dodaj – pozwala dodać etap kolejny,

 Usuń – pozwala usunąć etap kolejny. Usuwane jest tylko powiązanie pomiędzy etapami, natomiast sam etap pozostaje w definicji procesu.

Istnieją dwa sposoby definiowania kolejności etapów w schemacie:

  • automatycznie poprzez kliknięcie ikony pioruna

Sposób ten można zastosować w przypadku prostych procesów, gdzie poszczególne etapy następują kolejno po sobie. W takim przypadku użytkownik powinien ustawić etapy w lewej części okna w kolejności, w jakiej po sobie następują. Następnie po wciśnięciu przycisku pioruna program sam wygeneruje powiązania pomiędzy etapami głównymi, w kolejności ich ustawienia na liście.

  • ręcznie.

Sposób ten musi być stosowany podczas tworzenia bardziej skomplikowanych procesów, gdzie:

  • nie ma możliwości ustawienia etapów w kolejności ich realizacji,
  • operator po zrealizowaniu etapu musi mieć wybór, który z kilku etapów będzie realizowany następnie (węzły decyzyjne).

Aby zdefiniować etap kolejny lub węzeł decyzyjny w lewej części okna Etapy użytkownik ustawia kursor na etapie, dla którego wskazywany będzie etap kolejny. Następnie w prawej części okna przyciskiem Dodaj może wskazać etap kolejny.

  • Lista etapów podczas dodawania etapu kolejnego jest zawężana do etapów wpisanych wcześniej w oknie lewym. Nie można jako etapu kolejnego wskazać etapu, który nie jest ujęty w definicji procesu.
  • Do jednego etapu można wskazać wiele etapów kolejnych. Wtedy podczas realizacji procesu kończąc wykonanie „swojego” etapu operator będzie mógł wybrać, który ze wskazanych etapów kolejnych będzie w ramach danego procesu realizowany.
  • Jeśli etap nie będzie miał skazanego etapu kolejnego – program potraktuje go jako etap końcowy i podczas realizacji procesu operator nie będzie miał możliwości przekazania dokumentu „dalej”.
  • Etap, który w procesie występuje jako ostatni, nie powinien mieć wskazanego etapu kolejnego.

Podczas zapisywania  zdefiniowanego schematu procesu program sprawdza tylko podstawowe powiązania pomiędzy etapami. Jeśli w schemacie zdefiniowanych jest więcej niż jeden etap główny – program sprawdza, czy są zdefiniowane jakiekolwiek relacje pomiędzy etapami (bez kontroli ich logiki).



Schematy procesów

Schematy procesów, czyli ścieżki, wg których obsługiwane są dokumenty w firmie, są wspólne dla wszystkich baz firmowych podpiętych do danej bazy konfiguracyjnej. Oznacza to, że te same schematy mogą być wykorzystywane na wszystkich dokumentach firmowych i wspólnych.

Lista schematów

Na liście schematów widoczne są symbol i nazwa schematu. Schematy, które nie są już wykorzystywane firmie, użytkownik może oznaczyć jako nieaktywne. W związku z tym na liście znajduje się parametr Pokazuj nieaktywne:

  • jeśli jest zaznaczony – na liście widoczne są wszystkie schematy,
  • jeśli jest odznaczony – na liście pojawiają się tylko schematy aktywne, które można wskazać z poziomu dokumentu.

Lista schematów obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

 Dodaj – umożliwia dopisanie nowego schematu,

 Zmień – umożliwia podgląd i modyfikację istniejącego schematu.

Uwaga
W przypadku, gdy operator wskaże schemat na dokumencie, a następnie dokona w nim zmian – wtedy dokument będzie obsługiwany zgodnie ze schematem w wersji z chwili jego przypisania do dokumentu (nie będzie uwzględniał zmian).

 Usuń – pozwala usunąć schemat. Podczas usuwania schematu program kontroluje, czy nie został on przypadkiem wykorzystany na dokumencie wspólnym. Jeśli tak – blokuje usunięcie. Jeśli jednak schemat został wykorzystany na dokumencie firmowym – program pozwoli go usunąć, bez ostrzeżenia. Wtedy na dokumentach, gdzie taki schemat został przypisany, pojawi się ostrzeżenie o braku schematu w konfiguracji. Użytkownik będzie mógł jednak kontynuować obsługę procesu zgodnie z wersją aktualną podczas przypisywania procesu do dokumentu.



Parametry

Katalog IBARD do przechowywania kopii elektronicznych wydruków – w tym polu istnieje możliwość wskazania folderu w Comarch IBARD służącego do przechowywania kopii elektronicznych wydruków, dla których zaznaczono że ich kopia elektroniczna ma być zapisywana na Comarch IBARD.

 



Katalogi wspólne

Dokumenty, które użytkownik będzie gromadził w swojej Bibliotece, mogą być przyporządkowane do tzw. katalogów. Katalogi zdefiniowane w tej gałęzi dotyczą dokumentów wspólnych (tzn. zapisywanych w danej bazie konfiguracyjnej).

Na liście katalogów znajdują się przyciski:

 Dodaj – dodaje nowy katalog,

 Zmień – wyświetla formularz istniejącego katalogu,

 Usuń – pozwala usunąć katalog pod warunkiem, że nie jest on skojarzony z żadnym dokumentem w Bibliotece i nie jest on katalogiem domyślnym.

Na formularzu utworzonego katalogu znajdują się dwie zakładki: [Ogólne] i [Zakazy].

 



Etapy

Procesy budowane są na podstawie etapów. W programie istnieje jedna wspólna lista etapów, a jeden etap może być wykorzystany w wielu różnych schematach.

Lista etapów

Lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski:

 Dodaj – umożliwia dodanie nowego etapu. Na liście etapów działa możliwość kopiowania, przy czym kopiowana jest również lista z zakładki [Operatorzy] (można ta funkcjonalność wykorzystać, by skrócić czas wprowadzania etapu z podobną listą osób uprawnionych do wykonania).

 Zmień – umożliwia podgląd i zmianę istniejącego etapu.

 Usuń – umożliwia usunięcie etapu. Usunięcie etapu jest możliwe tylko w przypadku, gdy etap nie był wykorzystany w żadnym schemacie.

Uwaga
Program blokuje możliwość usunięcia definicji etapu w sytuacji, gdy ten jest wykorzystany w schemacie. Jednak w przypadku, gdy etap nie jest wprowadzony w definicji schematu, ale został dopisany podczas obsługi procesu bezpośrednio na dokumencie, program pozwoli na jego usunięcie. W takim przypadku po otwarciu dokumentu pojawi się komunikat o braku definicji etapu w konfiguracji i dalsza obsługa procesu nie będzie możliwa.

Formularz etapu

Formularz etapu składa się z dwóch zakładek:

  • [Ogólne] – tutaj użytkownik musi wprowadzić kod i nazwę etapu.
  • [Operatorzy] – tutaj użytkownik wprowadza listę operatorów, którzy są uprawnieni do wykonania danego