Listy harmonogramów pogrupowana jest wg nazwy usługi której dotyczą:

W górnej części okna znajduje się informacja o stanie uruchomienia usługi Serwis Operacji Automatycznych wraz z przyciskiem Przejdź do konfiguracji usługi odsyłającym do okna konfiguracji usługi SOA (Konfiguracja Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry) w razie gdyby usługa SOA nie była uruchomiona.

Dla każdej z baz firmowych podpiętych do bazy konfiguracyjnej można włączyć automatyczną synchronizację z wybraną usługą oraz określić w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać.

Po kliknięciu ikony  Dodaj na formularzu zadania należy wskazać bazę danych oraz wybrać rodzaj zadania, które ma być wykonywane automatycznie. Określany jest również harmonogram – zakres godzin oraz częstotliwość wykonywania zadania Na formularzu zadania wskazywany jest również operator wykonujący zadanie. Domyślnie podpowiadany jest operator ADMIN, ale istnieje możliwość jego zmiany. Jeżeli operator ma ustawione hasło, należy je podać.

Wywołanie podglądu zapisanego wcześniej zadania możliwe jest za pomocą ikony  Zmień. Z poziomu formularza zadania Automatu synchronizacji, po kliknięciu ikony  otwierane jest okno z logiem historii zdarzeń dla Serwisu Operacji Automatycznych.

Zadanie synchronizacji z Comarch Apfino dodawane jest automatycznie po uzupełnieniu klucza wymiany z Comarch Apfino.

W przypadku Comarch ERP Optima w modelu usługowym sekcja ta nie jest dostępna.

Automatyczna synchronizacja danych jest możliwa między Comarch ERP Optima a aplikacjami integralnymi: Comarch e-Sklep/Comarch e-Sale, Comarch ERP Optima Detal lub Comarch ERP Mobile oraz platformą Comarch Apfino. Wymiana danych polega na eksporcie i imporcie danych, zgodnie z ustawieniami konfiguracyjnymi zdefiniowanymi w Comarch ERP Optima (na zasadach opisanych przy synchronizacji ręcznej). Synchronizacja automatyczna uruchamiana jest na serwerze, na którym zainstalowana jest Comarch ERP Optima.

Przed uruchomieniem automatycznej synchronizacji danych należy skonfigurować usługę Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych z poziomu Konfiguracji Stanowiska/ Serwis Operacji Automatycznych/ Parametry. Każda zmiana parametrów automatu synchronizacji powoduje restart usługi Serwis Operacji Automatycznych w przypadku, gdy usługa jest uruchomiona na tym komputerze. Jeżeli usługa jest uruchomiona na innym komputerze, restart usługi należy przeprowadzić na tamtym stanowisku samodzielnie. Opis konfiguracji usługi Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych  znajduje się w artykule Parametry.

Gałąź Serwis Operacji Automatycznych w Konfiguracji Stanowiska nie jest dostępna w przypadku programu w wersji usługowej. Użytkownicy korzystający z takiej wersji oprogramowania powinni od razu skonfigurować Automat synchronizacji.

Definiując wzorzec faktury cyklicznej, na której będą znajdować się usługi, jest możliwość zdefiniowania nazwy usługi tak, by podczas wpisywania jej na dokument program automatycznie podstawiał odpowiednie dane, odbywa się to za pomocą makra w nazwie pozycji.

Możliwość wykorzystywania makr dotyczy tylko nazwy usługi, co wiąże się z tym, że na formularzu takiej usługi należy zaznaczyć parametr: Pozwól na edycję nazwy na fakturze a następnie na wzorcu należy wpisać nazwę z wykorzystaniem makra. Podczas generowania faktury wg wzorca program pod makra wstawi odpowiednią wartość.

Na wzorzec faktury cyklicznej jest możliwość wprowadzenia następujących makr:

@PM – poprzedni miesiąc

@MC – bieżący miesiąc

@NM – następny miesiąc

@PMSL – poprzedni miesiąc słownie

@MCSL – bieżący miesiąc słownie

@NMSL – następny miesiąc słownie

@KWARTAL – kwartał (I, II, III, IV)

@PROK – poprzedni rok

@ROK – bieżący rok

@NROK – następny rok

W trakcie generowania faktur, jeśli nazwa zawiera makra – program podstawia odpowiednie dane. Miesiąc, rok i kwartał określane są na podstawie daty sprzedaży ze wzorca.

Jeśli na wzorcu jest podana konkretna data sprzedaży to pobierany jest miesiąc/ rok/kwartał z tej daty i w zależności od wykorzystanego makra podstawione są dane.

Jeśli na wzorcu wybrana jest opcja „data bieżąca” to wartości makra określane są na podstawie daty bieżącej z chwili generowania faktur.

Na przełomie roku zestawienie makr poprzedni miesiąc i bieżący rok, działa w sposób opisany poniżej

Na zakładce [Dokumenty] widoczna jest lista faktur utworzonych na podstawie tego wzorca. Listę można zawęzić do wybranego okresu. Ikona  Otwórz pozwala podejrzeć dokument, a dla faktur w buforze możliwa jest z tego poziomu ich edycja.

Eksport

Eksport danych do arkusza MS Excel dostępny jest z zakładki Podmioty oraz z listy wzorców faktur cyklicznych (pod prawym przyciskiem myszy). Eksportowane są dane indywidualne dla wszystkich towarów i podmiotów wskazanych na wzorcu zgodnie z poniższą strukturą pliku:

Kolumna Lp

Kolumna Kod towaru – kod eksportowanego towaru

Kolumna Kod Nabywcy– kod podmiotu/ grupy kontrahentów.

Kolumna Typ Nabywcy– zawiera typ podmiotu (G – grupa kontrahenta, K – kontrahent, P – pracownik, W – wspólnik, B – bank, U – urząd). Uzupełnienie kolumny Typ Nabywcy jest wymagane podczas importu danych z arkusza. Jeśli wartość nie będzie uzupełniona, podmiot nie zostanie zidentyfikowany i pojawi się komunikat: Kod podmiotu: Nowak pobrany z arkusza Excel nie został znaleziony w bazie danych!

Kolumna Kod odbiorcy, –  kod odbiorcy. Pole nie będzie wypełniane, jeśli w kolumnie Typ Nabywcy jest G (grupa kontrahenta)

KolumnaTyp odbiorcy – zawiera typ odbiorcy.

Kolumna Ilość – indywidualna ilość towaru dla podmiotu.

Kolumna Jm – indywidualna jednostka miary.

Kolumna Cena – indywidualna cena towaru dla podmiotu.

Kolumna Obowiązuje od, Obowiązuje do – okres obowiązywania wzorca. Wymagany w arkuszu format daty to RRRR-MM-DD.

Funkcja obsługiwana jest przez przyciski:

Eksportuj dane do pliku MS Excel

Importuj dane z pliku MS Excel

Eksport możliwy jest również z pozycji faktury z zakładki [Ogólne], po wcześniejszym zaznaczeniu ceny lub ilości indywidualnej. W tym przypadku eksportowane są dane indywidualne dotyczące tylko jednej pozycji wybranej na oknie

 Eksport wartości indywidualnych do arkusza MS Excel. Dane można zapisać na dysku lokalnym bądź w Comarch IBARD.

Import wartości indywidualnych z arkusza MS Excel. Dane można importować z dysku lokalnego bądź z Comarch IBARD.

Import

Sposób importu z arkusza MS Excel na wzorzec faktury cyklicznej zależy od parametru Blokuj wielokrotne dodawanie tego samego kontrahenta lub grupy. Jeżeli parametr jest:

Podczas importu z poziomu pozycji faktury cyklicznej, program weryfikuje czy w arkuszu danych jest kolumna z kodem towaru:
-jeżeli jest, to importowane są tylko te pozycje, których kod w arkuszu jest taki sam jak kod towaru wybranego na formularzu. Pozostałe pozycje są pomijane.
-jeżeli kolumny nie ma w arkuszu, to zaimportowane zostaną wszystkie wiersze z arkusza.

Na zakładce Podmioty można seryjnie zaimportować kontrahentów oraz pozycje, wraz z ilościami i cenami indywidualnymi. Jeżeli w arkuszu przy towarze nie są podane ilości i/lub ceny indywidualne, lub wartości są zerowe, to taka pozycja zaimportuje się z ustawieniami stała ilość/cena.

Na zakładkę [Pozycje faktury] dodawane są towary, które mają być generowane na fakturę. Na wzorzec faktury cyklicznej nie można dodawać usług złożonych. Zakładka składa się z kolumn: Lp, kod, nazwa, ilość, jm, cena i wartość (z symbolem waluty wzorca) oraz magazyn (domyślnie ukryta).

Kolumny zawierające Ilość oraz Cenę nie muszą być określane bezpośrednio na wzorcu, mogą być pobierane indywidualnie dla podmiotu, dlatego podczas wyświetlania listy pozycji przyjęto zasadę:

• jeśli określona jest stała wartość dla ilości/ceny wyświetlana jest ona na liście,
• jeśli ilość lub cena są określone indywidualnie dla podmiotów przypisanych do wzorca – na liście pozycji wyświetlane są [—].

Jeżeli na karcie towaru zaznaczono parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, możliwe jest wprowadzanie cen dla pozycji z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Wartość pozycji zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.

Lista obsługiwana jest przez przyciski:

Dodaj – umożliwia dodanie nowej pozycji

Usuń- umożliwia usunięcie pozycji

Zmień- umożliwia podgląd formularza towaru

Znajdź

Podczas dodawania nowego elementu wyświetla się Formularz pozycji faktury cyklicznej .

Na formularzu znajdują się następujące parametry:

Towar – pole, na którym należy wpisać nazwę towaru bądź wybrać z listy dostępnej po naciśnięciu przycisku (wywoływana jest lista zasobów). Przy czym należy pamiętać, że edycja pola Nazwa, uzależniona jest od ustawienia parametru Pozwalaj na edycje nazwy na fakturze z karty towaru.

Użytkownik może również zdecydować czy na fakturę ma być pobierana nazwa ze wzorca faktury cyklicznej czy z karty towaru. Decyduje o tym parametr dostępny w konfiguracji programu (Firma/ CRM/ Parametry): Pobieraj nazwę z karty towaru.

Magazyn – można wskazać magazyn dla pozycji dokumentu, w polu domyślnie podpowiada się magazyn ustawiony na zakładce Nagłówek faktury.

Uwaga

Uwaga: Pole magazyn na pozycji faktury cyklicznej jest aktywne tylko w przypadku pracy z modułem Handel Plus.

Ilość

• indywidualna – wpisywana indywidualnie dla podmiotów przypisanych do danego wzorca na odrębnej zakładce [Ilości indywidualne] (zakładka ta pojawia się w momencie zaznaczenia tego parametru),
• stała – stała ilość dla wszystkich podmiotów przypisanych do wzorca, jest zawsze przenoszona na fakturę.

Jednostka miary – w tym polu domyślnie ustawia się jednostka podstawowa, natomiast można wskazać pomocniczą jednostkę miary przypisaną na karcie towaru/usługi.

Cena

Ceny pozycji dodanych do wzorca wyświetlone są w walucie wskazanej na wzorcu. Jeśli na wzorcu faktury cyklicznej, na zakładce [Pozycje faktury] ustawiono:

• cenę stałą, to ustawiamy ją również na fakturach wystawianych dla wszystkich typów podmiotów innych niż kontrahent. Na wzorcu w walucie obcej jest to cena domyślna przeliczona po kursie bieżącym, przy czym użytkownik ma możliwość jej modyfikacji.
• Cenę indywidualną, to na zakładce [Ceny indywidualne] w tabeli Podmioty można ustawić cenę w walucie wzorca dla wszystkich podmiotów (również innych niż kontrahent).
• Cenę kontrahenta, to na fakturze wystawianej dla kontrahenta ustawiana jest cena zgodnie z przypisanym mu cennikiem, natomiast dla innych typów podmiotów – cena domyślna towaru. W przypadku wzorców walutowych zostanie ona pobrana i przeliczona po wskazanym kursie w momencie generowania dokumentów wynikowych.
• Grupa cenowa, to na fakturze zostanie pobrana cena z karty towaru zgodnie ze wskazaną grupą cenową, a dla wzorców w walucie obcej – dodatkowo przeliczona po wskazanym kursie w momencie generowania dokumentów wynikowych.

Jeśli cena towaru  zgodnie z wybraną grupą cenową wynosi 0,00 – pozycja towarowa jest przenoszona na faktury generowane z wzorca w zależności od ustawenia parametru w Konfiguracji firmy/ CRM/ Parametry: przenoś pozycje z ceną zerową.

Uwaga

Jeśli wybrana jest cena indywidualna, stała lub grupa cenowa –  to nie są brane pod uwagę ewentualne rabaty kontrahenta.

Jeżeli użytkownik wybierze cenę indywidualną lub stałą oraz na karcie danego towaru zaznaczono parametr Ceny z czterema miejscami po przecinku, to na pozycji faktury cyklicznej będzie możliwe wprowadzenie cen z dokładnością do czterech miejsc po przecinku. Wówczas cena netto i brutto będzie widoczna z większą precyzją. Taka cena przenoszona jest na dokumenty przekształcone, natomiast wartość pozycji zawsze jest zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku.

Jeśli użytkownik wybierze jako Ilość lub Cenę opcję indywidualną –  wtedy pojawia się nowa zakładka [Ilości indywidualne/ Ceny indywidualne]. Zakładka ta ma podobny podział jak zakładka [Podmioty] na formularzu wzorca faktury cyklicznej. Na zakładce odwzorowane są zakładki grup/ podmiotów z zakładki [Podmioty] z dodatkową kolumną, gdzie można ustalić ilość/ cenę (w walucie wzorca) obowiązującą dla poszczególnych grup/ podmiotów. Na zakładce Ilości indywidualne w kolumnie Jm istnieje możliwość wskazania jednostki pomocniczej przypisanej na karcie towaru/usługi. Natomiast na zakładce Ceny indywidualne kolumna Jm jest nieedytowalna i prezentuje jednostki jakie zostały przypisane kontrahentowi w Ilościach indywidualnych. Stała cena zawsze odnosi się do jednostki przypisanej kontrahentowi w ilościach indywidualnych lub do stałej ilości. W przypadku ustawienia jednostki pomocniczej program nie przelicza ceny wg ustawień na karcie cennika.

 

Uwaga

Na zakładce [Indywidualne pozycje/ ceny] jest możliwość edycji tylko przypisanych wartości/ ilości. Nie ma możliwości usunięcia/ zmiany podmiotu czy grupy kontrahentów.

Aby ułatwić przygotowanie arkusza z ilościami/ cenami indywidualnymi towarów, możliwy jest eksport i import tych danych w formacie .xls.

Jeżeli do wzorca zostały dodane już towary/ usługi, to po zmianie waluty wzorca, ceny zostaną przeliczone według kursu domyślnego ustalonego w konfiguracji. W związku z tym, iż na wzorcu nie ma określonych dat, program przeliczy ceny po bieżącym notowaniu, a w przypadku kursu ręcznego – po ustalonym kursie na wzorcu.

Przy zmianie waluty wzorca, program dodatkowo wyświetli komunikat: „Zmieniono walutę dla wzorca faktur cyklicznych na: EUR. Czy przeliczyć ceny wg bieżącego kursu waluty? Kurs waluty: 1 EUR = 4,5101 PLN” Po kliknięciu w TAK, zostanie zmieniona waluta wzorca, a ceny (indywidualna i stała) zostaną przeliczone po bieżącym kursie dla nowej waluty. Po kliknięciu w opcję NIE, zmieni się waluta wzorca faktury cyklicznej, ale ceny nie zostaną przeliczone.

Uwaga

Jeśli na wzorzec faktury cyklicznej zostanie dodany towar, a następnie zostanie usunięty z cennika to z wzorca jest również automatycznie usuwany.

Zakładka [Atrybuty] umożliwia przypisanie i modyfikację atrybutów towaru. Do pozycji można przypisać dowolną liczbę atrybutów, a jeden atrybut może być przypisany do pozycji wiele razy (na przykład z różnymi wartościami).

Atrybuty prezentowane są w formie listy z możliwością edycji wartości.

Na liście widoczne są kolumny:

• Lp – numer kolejny atrybutu,
• Kod – kod atrybutu,
• Wartość – wartość atrybutu w formacie tekst, liczba, lista lub data. Pole edytowalne.

Na liście dostępne są przyciski:
1. Zapisz zmiany / Anuluj zmiany – odpowiednio powodujące zapis lub zaniechanie zapisu zmian na oknie oraz jego zamknięcie.
2. Dodanie atrybutu – umożliwia dodawanie atrybutów poprzez edycję bezpośrednio na liście, bez konieczności podnoszenia formularza atrybutu. Naciśnięcie przycisku powoduje utworzenie nowego wiersza dla atrybutu, gdzie możemy wprowadzić kod atrybutu lub za pomocą przycisku , otworzyć listę atrybutów. Jeśli podamy nieistniejący kod atrybutu lub naciśniemy otworzy się lista atrybutów zdefiniowana w menu Ogólne/ Atrybuty na zakładce Towaru (z pominięciem atrybutów o formacie binaria).

3. Edycja atrybutu – umożliwia edycję na liście dla wartości z kolumny Kod lub Wartość atrybutu
4. Usunięcie atrybutu

Dodatkowo w menu kontekstowym, uruchamianym prawym klawiszem myszy, dostępna jest opcja Dodaj seryjnie, wywoływana również skrótem klawiszowym <ALT>+<INSERT>. Dodawanie seryjne, w odróżnieniu od dodawania pojedynczego <INSERT>, po zatwierdzeniu dodawanej pozycji powoduje dodanie kolejnej. Wyjście z trybu dodawania seryjnego następuje poprzez wycofanie się z nowo dodanej pozycji klawiszem <ESC> lub anulowanie formularza.

Na liście można zmieniać dowolnie kolejność atrybutów metodą „przeciągnij i upuść”, przestawiając poszczególne atrybuty z wciśniętym lewym klawiszem myszy.

Możliwe jest również kopiowanie atrybutów wraz z wartościami. Po ustawieniu się w wybranym wierszu należy nacisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+<INSERT> lub przytrzymać <CTRL> i nacisnąć ikonę zielonego plusa. Skopiowany atrybut pojawi się w ostatnim wierszu.

Dwukrotne kliknięcie w kolumnie [Wartość] na konkretnym atrybucie, uruchamia edycję bezpośrednio na liście.
Dla atrybutów typu lista możliwe jest dodanie nowej wartości dla definicji atrybutu, bezpośrednio z poziomu formularza pozycji dokumentu. Wprowadzając atrybut typu lista dla pozycji dokumentu, możemy wskazać opcję <Nowa> z rozwijanej listy wartości. Po jej wybraniu podnoszone jest okno Nowa wartość – zostanie dodana, w którym można zdefiniować nową wartość listy.

Atrybuty są przenoszone na wszystkie faktury z wzorca. Podczas przekształcania Faktury Cyklicznej do Faktur, domyślnie dodawane są również atrybuty z pozycji cennika, które mają zaznaczony parametr przenoś na transakcje. Natomiast na formularz faktury cyklicznej nie są przenoszone atrybuty przypisane na pozycji cennikowej. Dodatkowo pomijane są te atrybuty z karty cennikowej, które zostały dodane na wzorzec ręcznie. Weryfikacja odbywa się na podstawie kodu atrybutu.

Zakładka [Podmioty] zawiera listę podmiotów, dla których mają być generowane faktury wg danego wzorca. Podmiotem na wzorcu może być kontrahent, pracownik, wspólnik, bank lub urząd.

Okno podzielone jest na dwie zakładki:

Grupy kontrahentów – gdzie dodawane są grupy kontrahentów, dla których dany wzorzec obowiązuje. Lista zawiera kolumny: Lp, Kod grupy, Nazwa grupy, Obowiązuje od, Obowiązuje do oraz Indywidualny opis na fakturze (kolumna ta domyślnie jest ukryta, istnieje możliwość dodania jej do listy korzystając z opcji Wybór Kolumn dostępnej pod prawym przyciskiem myszki). Lista obsługiwana jest przez przyciski:

Dodaj – umożliwia dodanie grupy kontrahentów. Po naciśnięciu Dodaj otwierany jest formularz, na którym dodawana jest grupa kontrahentów oraz okres obowiązywania umowy.

Usuń – umożliwia usunięcie grupy kontrahentów.

Zmień- umożliwia podgląd grupy kontrahenta

Podmioty – gdzie dodawane są pojedyncze podmioty. Lista zawiera kolumny: Lp, Kod nabywcy, Nazwa nabywcy, Kod odbiorcy, Nazwa odbiorcy, Obowiązuje od, Obowiązuje do oraz Indywidualny opis na fakturze (kolumna ta domyślnie jest ukryta, istnieje możliwość dodania jej do listy korzystając z opcji Wybór Kolumn dostępnej pod prawym przyciskiem myszki). Lista obsługiwana jest przez przyciski:

Dodaj –umożliwia dodanie podmiotu. Wybierając pojawia się okno z listą podmiotów , umożliwiające wybór podmiotu z dedykowanej dla niego listy. Program umożliwia seryjne dodanie podmiotów na wzorzec. Przed dodaniem zaznaczonych podmiotów pojawia się okno z możliwością podania okresu obowiązywania umowy.

Usuń- umożliwia usunięcie podmiotu.

Podgląd – otwiera okno Faktura cykliczna – Edycja danych o podmiocie, w którym można można ustalić okres obowiązywania umowy, nie ma natomiast możliwości edycji danych podmiotu.

W kolumnach Obowiązuje od/ do można ustalić okres obowiązywania umowy. Dodając podmiot bądź grupę kontrahentów, na wyświetlonym formularzu jest możliwość wpisania okresu obowiązywania – co jest przydatne w momencie tworzenia wzorców faktur cyklicznych, które mają obowiązywać w zadanym okresie czasu

Po wprowadzeniu dat, program kontroluje czy wprowadzona data końcowa nie jest mniejsza niż data bieżąca w programie. W takiej sytuacji pojawi się komunikat:

W sytuacji, kiedy daty obowiązywania umowy nie zostaną określone, na zakładce [Podmioty], w kolumnach Obowiązuje od/ do – wyświetlane są kreski.

Podczas generowania faktur dla poszczególnych podmiotów porównywana jest data obowiązywania umowy (rozpoczęcia/ zakończenia) z datą sprzedaży na wzorcu. Program sprawdza czy data sprzedaży z faktury zawiera się w okresie obowiązywania umowy. Jeśli nie – faktura dla takiego podmiotu nie jest tworzona.

Indywidualny opis na fakturze – Informacje wprowadzone w tym miejscu przenoszone są na Fakturę Sprzedaży/ Fakturę Pro Forma w pole Opis/Atrybuty, ma ono wyższy priorytet niż informacje zawarte w polu Opis na fakturze na zakładce [Nagłówek faktury]

W dolnej części okna znajduje się parametr Blokuj wielokrotne dodawanie tego samego kontrahenta lub grupy, który jest domyślnie zaznaczony. Przy dodawaniu tego samego podmiotu na formularz, wyświetla się pytanie:

„[KOD_PODMIOTU] – [Nazwa podmiotu] znajduje się już na formularzu. Aby dodać ten podmiot ponownie, należy wyłączyć parametr „Blokuj wielokrotne dodawanie tego samego kontrahenta lub grupy” na formularzu wzorca. Czy wyłączyć parametr?”

Tak – parametr zostanie wyłączony a powtarzający się kontrahenci dodani na wzorzec

Nie – parametr pozostaje włączony a zduplikowany kontrahent pominięty

Po odznaczeniu tego parametru można ponownie dodać tą samą grupę kontrahentów lub tego samego kontrahenta, oraz wskazać dla niego odbiorców.

Dodawanie Nabywcy na wzorzec faktury cyklicznej i przypisanie do niego Odbiorcy, działa w taki sam sposób jak na formularzu faktury sprzedaży:

• Jeżeli zostanie wybrany kontrahent, który na karcie ma przypisanego domyślnego odbiorcę, wtedy na wzorzec automatycznie przenoszone są dane tego odbiorcy;
• Jeżeli kontrahent na karcie ma przypisanych odbiorców, ale żaden nie jest ustawiony jako domyślny, wtedy na wzorcu kontrahent ustawiony jest zarówno jako nabywca i odbiorca.
• Jeżeli nabywcą jest bank, pracownik, wspólnik lub urząd, wtedy podmiot wyświetlany jest jako nabywca i odbiorca.
• Dane odbiorcy przypisanego do kontrahenta wyświetlane są w kolumnach Nazwa odbiorcy i Kod odbiorcy.

Na zakładce Podmioty w menu dostępnym obok przycisku plusa istnieje możliwość wybierania Odbiorców. Kontrahenci zaznaczeni na liście zostaną dodani na wzorzec jako odbiorcy. Jako nabywca ustawi się:

• nabywca, do którego zaznaczony kontrahent jest przypisany jako odbiorca
• jeśli kontrahent jest przypisany do więcej niż jednego nabywcy, na wzorcu ustawi się pierwszy nabywca w kolejności alfabetycznej
• jeżeli kontrahent nie jest przypisany nigdzie jako odbiorca, to jego dane będą ustawione również jako dane nabywcy.

Jeżeli na formularzu dodano kilkukrotnie tą samą grupę kontrahentów lub podmiot, to włączenie parametru Blokuj wielokrotne dodawanie tego samego kontrahenta lub grupy, nie będzie możliwe. Należy najpierw usunąć z wzorca powtarzające się podmioty. W celu sprawdzenia zduplikowanych nabywców, użytkownik może wykonać sortowanie po kolumnie z kodem nabywcy, klikając w nagłówek kolumny.

Po dodaniu kontrahenta na wzorzec, aby zmienić dla niego odbiorcę należy wybrać , a następnie w sekcji Odbiorca wskazać Kontrahenta, Bank, Pracownika, Wspólnika, Urząd lub Odbiorcę

Faktury generowane będą zgodnie z ustawioną na wzorcu kolejnością Podmiotów i Grup kontrahentów. Faktury cykliczne nie są generowane dla kontrahentów oznaczonych jako nieaktywni oraz dla archiwalnych pracowników i wspólników. Nie można usunąć też z bazy podmiotu wybranego na wzorcu faktury cyklicznej.

Na zakładce [Nagłówek faktury] znajdują się parametry dotyczące konkretnych danych na tworzonych fakturach.

Typ generowanego dokumentu: Faktura Sprzedaży/ Faktura Pro Forma

Dokument – schemat numeracji dokumentu podpowiada się zgodnie z wybranym typem. 

Opis – Informacje wprowadzone w tym miejscu przenoszone są na Fakturę Sprzedaży/ Fakturę Pro Forma w pole Opis.

Na zakładce [Ogólne] znajdują się następujące pola: 

• Kod – tutaj należy wprowadzić kod, dzięki któremu możliwe jest identyfikowanie wzorca przez użytkownika. Kod może się składać z maksymalnie 40 znaków.
• Nazwa – nazwa wprowadzanego wzorca. Nazwa może się składać z maksymalnie z 50 znaków.
• Uwagi – możliwość wprowadzania uwag do wzorca. Należy pamiętać, że uwagi wpisane w tym miejscu nie są przenoszone na faktury.
• Data generowania faktur – Jest to data kolejnego generowania faktur zgodnie z ustalonym cyklem.
• Nieaktywny – parametr do zaznaczania wzorców niewykorzystywanych.

Faktury cykliczne można tworzyć w cyklu tygodniowym oraz miesięcznym a dokładniej, co podaną ilość tygodni bądź miesięcy, dlatego na zakładce [Ogólne] znajdują się parametry dotyczące przypomnienia o konieczności wygenerowania faktur cyklicznych.

Ponadto w zależności czy wzorzec jest tygodniowy, miesięczny, kwartalny itd., jest możliwość zaznaczenia/ określenia dokładniejszych parametrów.

Jeśli zaznaczony zostanie okres tygodniowy, to poniżej pola z możliwością wyboru dnia tygodnia, pojawi się pole Generuj co…tygodni począwszy od …, przy czym jeśli użytkownik ustawi co 1 tydzień pole z datą się nie pojawi.

Jeśli zaznaczony zostanie okres miesięczny, to w polu obok poniżej pola z możliwością wyboru dnia miesiąca pojawi się pole Generuj co… miesiące począwszy od …, przy czym jeśli użytkownik ustawi opcję  co 1 miesiąc, pole z datą się nie pojawi.

Przykład

Jeśli zaznaczymy, że wzorzec faktury cyklicznej ma być generowany 10go dnia miesiąca to data początkowa będzie 10tym dniem miesiąca i analogicznie, jeśli zaznaczymy, że dniem tygodnia, w którym mają być generowane faktury cykliczne to poniedziałek, to podana data początkowa będzie poniedziałkiem. Jeśli jednak daty zostaną zmodyfikowane, program nie pozwoli na taki zapis.

Uwaga

W polu Generuj co… można maksymalnie ustawić generowanie wzorca co 255 tygodni/ miesięcy.

Dodatkowo wyświetlana jest informacja, który operator wprowadził dany wzorzec wraz z datą utworzenia jak również informacja o operatorze, który modyfikował wzorzec.

Uwaga

Jeśli miesiąc ma 30 dni, a na wzorcu faktury cyklicznej jest ustawione, aby generować faktury w 31. dniu –  to program ustawi generowanie faktury w 30. dniu (jako faktury na dzień bieżący).

W sekcji Cykl fakturowania znajduje się też pole Data generowania faktur. Jest to data kolejnego generowania faktur zgodnie z ustalonym cyklem. Po utworzeniu faktur na podstawie wzorca, data jest automatycznie przestawiana na kolejny termin generowania faktur. W oparciu o tę datę działa Przypominacz i Automat generowania faktur cyklicznych.

W przypadku zmiany jakichkolwiek parametrów związanych z cyklem fakturowania – data generowania faktur jest zawsze wyliczana od nowa. W razie konieczności użytkownik powinien ją zmodyfikować ręcznie.

Na liście wzorców ta data jest widoczna w kolumnie Data kolejnego generowania faktur. Wzorce przeterminowane są oznaczone wykrzyknikiem widocznym w tej kolumnie.

Ponadto możliwe jest wyświetlanie Przypomnienia dla Faktur cyklicznych. W tym celu na formularzu faktury cyklicznej należy zaznaczyć parametr Przypomnienie. Dodatkowo jest możliwość ustalenia ile dni przed terminem, ma się przypomnienie wyświetlić.

Na formularzu wzorca faktury cyklicznej, na zakładce [Ogólne] widnieje panel dotyczący automatycznego generowania faktur. Sekcja jest widoczna po zaznaczeniu parametru Automat faktur cyklicznych w menu Start/Konfiguracja/Firma/CRM.

Dla nowego wzorca parametr Generuj faktury automatycznie jest domyślnie niezaznaczony. Po jego zaznaczeniu można zaznaczyć parametr Wyślij e-mail z wydrukiem faktury – faktury generowane cyklicznie przez automat będą równocześnie wysłane do klientów. Dla wysyłanych faktur należy wybrać wzór wydruku i szablon wiadomości e-mail. Dostępne szablony i wyduki wyświetalne są dla Faktury Sprzedaży/ Faktury Pro Forma – w zależności od typu dokumentu wybranego na wzorcu. Domyślna lista wydruków dla Faktury Sprzedaży/ Faktury Pro Forma jest ograniczona w stosunku do listy wydruków dostępnej z formularza, nie zawiera m.in. tekstowych i seryjnych.

Przy automatycznym generowaniu faktur cyklicznych wydruk typu XML musi mieć w konfiguracji wydruków zaznaczoną opcję łączenia plików PDF w jeden dokument.

W polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne są adresy e-mail UDW powiązane z wybranym szablonem e-mail.

W przypadku automatycznego generowania faktur cyklicznych na dokumenty wynikowe daty i kurs ustalone na wzorcu w walucie obcej przenoszą się tak samo jak przy ręcznym wystawianiu dokumentów walutowych. Dla kursu ręcznego pobierane jest notowanie ustalone na wzorcu. W przypadku braku odpowiedniego kursu waluty w logu operacji automatycznych pojawi się odpowiedni komunikat z informacją.

Na liście wzorców faktur cyklicznych dostępna jest dodatkowa kolumna Automat przyjmująca wartości Tak/ Nie, gdzie operator może sprawdzić, które faktury są generowane automatycznie, a które z wykorzystaniem Serwisu Operacji Automatycznych.

Nowy wzorzec faktury cyklicznej można dodać będąc na liście faktur cyklicznych.

Formularz faktury cyklicznej składa się z sześciu zakładek: [Ogólne], [Nagłówek faktury], [Podmioty], [Pozycje faktury] , [Dokumenty] oraz [Atrybuty].

Obsługiwany jest przez przyciski:

 Zapisz zmiany

Zamknij okno

Generuj faktury cykliczne wg wzorca

Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika.